Copyright © 2014 by American Chamber of Commerce Resources, LLC.

All rights reserved.  No part of this site may be reproduced or copied in any form without permission from the publisher, except where expresslypermitted.

This publication presents a summary of information that is intended to be accurate and authoritative.  The publisher and the authors cannot beresponsible for any errors, omissions, or changes in the material presented, nor for any administrative or adjudicative body’s interpretation orapplication of the legal premises upon which this material is based.

This publication is an attempt to summarize certain legal principles in the field of employmentrelated and labor laws and regulations, but should not beconsidered legal advice.  Varying factual circumstances may require special consideration.  Should you have any questions, you should contact legalcounsel for advice related to specific topics and circumstances.

Missouri Chamber of Commerce and Industry

The Missouri Chamber of Commerce and Industry understands that the quality of life in our state depends on quality jobs for Missourians. To that end,we have one simple mission: to protect and advance Missouri business.

Whether you are part of a small business, large corporation, or manage a local chamber of commerce or association, the Missouri Chamber ofCommerce and Industry provides you with a voice of experience and influence. Our staff of policy experts, lobbyists, and legal advisors make up thestate’s largest and most influential business association representing more than 3,000 employers who provide more than 425,000 jobs for Missourians.

All Missouri Chamber members have access to these valuable benefits:

Effective representation before the Missouri General Assembly, government agencies, and the courts to reduce taxes, limit regulation, supportinfrastructure improvements, protect the education system, and foster positive economic development opportunities for Missouri employers.

Valuable tools to help you grow your business, including a wide variety of business products and services and networking opportunities.

Cuttingedge information, including online and print publications and an extensive seminar program, to keep you informed of the issues impactingyour business.

Leadership and professional development for youth and adults, through our extensive education programs.

Polsinelli – Kansas, Missouri, Illinois

Polsinelli is proud to work with the American Chamber of Commerce Resources to produce the Kansas Human Resources Manual: A Guide to Kansasand Federal Employment Laws and Regulations, Model Policies and Forms for Illinois Employers and the Missouri HR Library.  Our firm’s national reachincludes two Kansas offices – one in Overland Park and one in Topeka – that have grown to support our many Kansas clients. Our presence in theregion is further strengthened by our headquarters in Kansas City, which offers the collective services of more than 40 attorneys committed solely to thepractice of labor and employment law.

Nationwide, the firm has more than 650 attorneys in 17 cities stretching from New York to Los Angeles, including offices in Phoenix, Washington, D.C.,Chicago, Denver, Dallas, Chattanooga, St. Louis and Kansas City.  With more than 50 areas of practice, our attorneys possess the breadth ofexperience and depth of talent to guide diverse clients through legal complexities at every stage of their organization’s life cycle.

In every matter, our goal is to provide advice that is both direct and practical.  We also endeavor to understand your business, which we believe iscritical in offering advice within your unique context. 

For more information, please visit www.polsinelli.com.

Information in this publication:

Polsinelli PC has written this material for informational purposes only.  The material provided herein is general and is not intended to be legal advice. Nothing herein should be relied upon or used without consulting a lawyer to consider your specific circumstances, possible changes to applicable laws,rules and regulations and other legal issues.  The choice of a lawyer is an important decision and should not be based solely upon advertisements.

Authored by

Contents

http://www.polsinelli.com/

Editor's forewordIntroduction Features of the HR LibraryChapter 1 Snapshot – An HR auditChapter 2 Compliance thresholdsChapter 3 Recruiting and hiringChapter 4 ImmigrationChapter 5 Federal contractors and affirmative actionChapter 6 Employee handbooksChapter 7 Independent contractorsChapter 8 Wages and hoursChapter 9 Prevailing wageChapter 10 Performance evaluationsChapter 11 Child laborChapter 12 Workplace investigationsChapter 13 Discrimination in employmentChapter 14 Whistleblower protectionsChapter 15 Disabilities and reasonable accommodationChapter 16 Family and medical leaveChapter 17 Military leaveChapter 18 Employee disciplineChapter 19 TerminationChapter 20 Relationships in the workplaceChapter 21 Reductions in forceChapter 22 Plant closings and mass layoffsChapter 23 Restrictive covenants and trade secretsChapter 24 Privacy and technology in the workplaceChapter 25 Social networkingChapter 26 Protecting electronic informationChapter 27 Safety in the workplaceChapter 28 Workplace violenceChapter 29 Employee benefitsChapter 30 Health care reformChapter 31 Workers' compensationChapter 32 Unemployment insuranceChapter 33 Health care continuationChapter 34 HIPAAChapter 35 Public employersChapter 36 Labor relations for the nonunion employersChapter 37 Disaster planningAppendix A Recordkeeping requirementsAppendix B Posting requirements

Editor's forewordOur firm is honored to once again author this manual on Missouri employment and labor law.

This book offers an overview of labor and employment laws that impact Missouri employers.  Because the material provided herein is general, it is notintended to be legal advice and should not be relied upon or used without consulting a lawyer to consider your specific circumstances, possible changesto applicable laws, rules and regulations and other legal issues.  We hope you will use this book as a starting point in considering almost any legal issuein the employment arena.

Many of our firm’s nearly 50 Labor and Employment attorneys worked to create this publication.  I wish to especially thank Erin Schilling for herleadership and direction, as well as the following attorneys for their substantial contributions to this project: Carol Barnett, Jeffrey Bell, Jon Bierman, JillBorgonzi, Jay Dade, Lilian Doan Davis, Hannah DeLuca, Karen Glickstein, Elizabeth Gross, Jennifer Growcock, Robert Hingula, JoAnne SpearsJackson, Christopher Johnson, Brian Johnston, Bradley Kafka, Jamie Zveitel Kwiatek, Alison Lungstrum, Latrice McDowell, Eric Packel, WilliamRobbins, Anthony Romano, Katharine K. Sangha, Emma Schuering, James Sullivan, Chris Swenson, Eric Trelz, Lynn TrevinoLegler, Mark Weisman,Judy Yi, and Brian Zickefoose.

Thanks also to the team at American Chamber of Commerce Resources and the Missouri Chamber of Commerce for their support and assistance.

We welcome your inquiries or comments about the material presented in this publication.  Please contact me at 816.374.0533 with comments orquestions.

W. Terrence Kilroy ChairLabor and Employment PracticePolsinelliKansas City, Missouri June 2014

Introduction Features of the HR Library 

Employment laws are modified every year and staying up to date on all the changes can be a fulltime job – and is, for human resources professionalsand employers.  For the experienced attorneys who write our books, this manual is a way to help businesses stay on the right side of employment law,minimize the risk of litigation, and avoid costly penalties.  This reference has been organized to fit your needs and outfitted with numerous features tohelp you make sure your policies and business practices are in compliance with the law.

The snapshot and compliance thresholdTo start the book off with a bang, we’ve gathered a list of questions (provided in Chapter 1) that will create a snapshot for you to use in determiningwhether or not you are complying with fundamental employment laws.  If you do not know an answer to one of the questions, a page reference isprovided so you can quickly find what you need to know and what you need to do.  Chapter 2 is formatted to help you determine what you areresponsible for depending on the number of employees you have and lists prevalent employment laws, their compliance thresholds, and where theyare discussed in this manual.

The visual aidsTo make this book a more functional resource, we’ve displayed lots of the subject matter in lists, tables, and charts.  Don’t miss:

the list of Inspection tips

or

the Commonly asked questions and answers in Chapter 12, Discrimination in employment

or

the prevailing wage compliance checklists. 

The contentWhile we’ve worked to make this book as effective as possible – providing efficient ways to find specific content without expecting busy employers tosit down and read the text straight through – we want every chapter to be readable and uncomplicated, letting you know what to do, how to do it, anda little bit of why.  In case you don’t have time to read the whole book, here are some current hot topics we’d like to highlight:

The use of mobile technology is now widespread and many employees are enjoying the ability to work in nontraditional settings using theirown mobile devices.  Find out what a “BYOD” policy is and how to outline the use of personal electronic devices in the new Bring your owndevice section.

Workplace romances can lead to a whole slew of legal and practical concerns for the employer.  Chapter 36, Relationships in the workplace,has been added to assist you in creating policies to address any issues related to dating in the workplace.

The connectionsAs there is a lot of information in this book that requires interaction with different professional parties, contact information – including websites, emailaddresses, phone numbers, and fax numbers for many government departments and local organizations – is spread throughout the book.  Intextmentions of external sources are followed by links to make it easier for you to apply our text to your own business.  To continue the dialogue, lookout for sections entitled, Where to go for more information.  Think of it as the most detailed address book you’ve ever owned!

The appendicesWe’ve tried to make every page of this manual useful, not just the beginning; so don’t dismiss the appendices.  At the end of the text there are anumber of valuable resources for your use.  The topics include recordkeeping and posting requirements, both complete with federal and stateconstraints.  Find the exact information you need, compiled and at hand, ready for your use.

HRsimpleThis publication also comes with a yearlong subscription to the Missouri Human Resources Manual on HRsimple.com – a website version of thetext that provides the same great material in an online format. HRsimple allows you to access the information anywhere there is an Internetconnection. It’s the HR Library you trust, for the digital era you live in. For more information, please contact us at (855) 4774675.

So relax – from hiring to firing, this manual will be your personal bookshelf HR manager.

Chapter 1 Snapshot – An HR audit 

The following list of questions will provide a snapshot for you to use in determining whether or not you are complying with fundamental employmentlaws and regulations. You should know the answer to every one of these questions. Although a “No” answer does not necessarily mean you are inviolation of any laws or regulations, you should understand why the answer is “No.” A link to the answer is provided for quick reference.  

Yes   No

Have you posted all required employee notices in conspicuous places (EEO, minimum wage, unemployment compensation, workers’compensation, child labor, etc.)?

Yes   No Do you keep all medical records separate from other personnel files?

Yes   No Do you have all new hires complete I9 forms and do you keep the I9 forms separate from supporting documentation?

Yes   No Do you retain employment records for as long as you should?

Yes   No Do you know what questions you can’t ask job applicants, and which ones you should?

https://hrsimple.com/chapter/823/825https://hrsimple.com/chapter/823/826https://hrsimple.com/chapter/823/848#Inspection_tipshttps://hrsimple.com/chapter/823/836#Commonly_asked_questions_and_answershttps://hrsimple.com/chapter/823/833#Compliance_checklist_--_public_bodieshttps://hrsimple.com/chapter/823/844#Should_employees_bring_their_own_devicehttps://hrsimple.com/chapter/823/3087https://hrsimple.com/chapter/823/853#Where_to_go_for_more_informationhttps://hrsimple.com/chapter/823/857https://hrsimple.com/chapter/823/858https://hrsimple.com/chapter/823/858https://hrsimple.com/chapter/823/837#Confidentialityhttps://hrsimple.com/chapter/823/828#What_responsibility_do_employers_have_to_verify_the_employment_eligibilityof_workershttps://hrsimple.com/chapter/823/857https://hrsimple.com/chapter/823/827#General_interviewing_guidelines

Minimumemployees Law Notes # Chapter

1 Employee Polygraph ProtectionAct (EPPA) Very restricted use. 24Privacy andtechnology in theworkplace

1 Fair Labor Standards Act(FLSA) – including child labor   8 Wages and hours

1 Federal new hire reportingrequirementsThe law does not currently provide minimum number of employees forcoverage. 3 Recruiting and hiring

1 Immigration Reform andControl Act (IRCA)   3 Recruiting and hiring

1 Unemployment CompensationLaw    32Unemploymentinsurance

1 Workers’ Compensation Law Construction/coal and mining. 31Workers’compensation

Yes   No Do you check all job and personal references before hiring?

Yes   No

Do you have an employee handbook? If so, is it regularly updated, and do you include a clear statement that employment is atwill and notguaranteed?

Yes   No Do you pay required overtime compensation to nonexempt employees, which can include salaried employees?

Yes   No Do you have a written unlawful harassment policy, and are your employees aware of it?

Yes   No Do you have a procedure for investigating employee complaints about harassment?

Yes   No Do you test for drugs or alcohol in compliance with both Missouri and federal law?

Yes   No Do you have a discipline policy, and do your supervisors understand it and apply it consistently?

Yes   No Are you aware of federal requirements regarding continuation of group health care coverage?

Yes   No Does your company need an affirmative action policy?

Yes   No Do you know if your employees are eligible for family and medical leave?

Yes   No Are your employees represented by a union? If not, are you prepared for a union campaign?

Yes   No Does your company have a plan for complying with WARN in the case of a mass layoff or plant closing?

Yes   No Do you know the procedure for reinstating a veteran after military leave?

Yes   No Does your company have an electronic mail, Internet, social networking and other communications policy?

Yes   No

Are you aware of how the federal Health Care Reform Act will impact your employee benefit programs? 

 

Chapter 2 Compliance thresholds 

The following list does not include all federal and Missouri employment laws, but it does provide a snapshot view of how many employees an employermust have to be covered by the most significant laws. Remember, however, that coverage for some of the laws also depends on requirements otherthan the number of employees. If the number places your business on the borderline, consult further in the chapter indicated for an explanation of thoseother requirements.

https://hrsimple.com/chapter/823/844http://hrsimple.com/chapter/823/844https://hrsimple.com/chapter/823/844https://hrsimple.com/chapter/823/832https://hrsimple.com/chapter/823/832https://hrsimple.com/chapter/823/827https://hrsimple.com/chapter/823/827https://hrsimple.com/chapter/823/827https://hrsimple.com/chapter/823/827http://hrsimple.com/chapter/823/852https://hrsimple.com/chapter/823/852https://hrsimple.com/chapter/823/851http://hrsimple.com/chapter/823/851https://hrsimple.com/chapter/823/851https://hrsimple.com/chapter/823/827#Should_employers_check_an_applicants_references_and_backgroundhttps://hrsimple.com/chapter/823/830https://hrsimple.com/chapter/823/832#How_should_employees_be_compensated_for_working_overtimehttps://hrsimple.com/chapter/823/830#Non-harassment_policyhttps://hrsimple.com/chapter/823/835https://hrsimple.com/chapter/823/827#Drug_and_alcohol_testinghttps://hrsimple.com/chapter/823/839#Progressive_disciplinehttps://hrsimple.com/chapter/823/853https://hrsimple.com/chapter/823/829https://hrsimple.com/chapter/823/838#Who_is_covered_under_FMLAhttps://hrsimple.com/chapter/823/856https://hrsimple.com/chapter/823/842https://hrsimple.com/chapter/823/847#What_reinstatement_rights_do_employees_havehttps://hrsimple.com/chapter/823/845#What_should_an_employer_include_in_social_networking_and_Internet_usage_policieshttps://hrsimple.com/chapter/823/850

1 National Labor Relations Act(NLRA)The law’s application depends on whether the employer is engaged ininterstate commerce and meets the NLRB’s jurisdictional thresholds 36

Labor relations forthe nonunionemployer

2 Health Insurance Portability andAccountability Act (HIPAA)   34 HIPAA

5 Workers’ Compensation Law   31 Workers’compensation

6 Missouri Human Rights Act    13 Discrimination inemployment

15 Title VII of the Civil Rights Act of1964   13Discrimination inemployment

15 Americans with Disabilities Act(ADA)   13Discrimination inemployment

20 Age Discrimination inEmployment Act (ADEA)   13Discrimination inemployment

20 Consolidated Omnibus BudgetReconciliation Act (COBRA)   29 Employee benefits

50 Family and Medical Leave Act(FMLA) Private employer. 16Family and medicalleave

50 Affordable Care Act (ACA)   30 Health Care Reform

 

Chapter 3 Recruiting and hiring 

Federal and state laws prohibit employers from failing or refusing to hire job applicants because of their: 

race

color

religion

national origin

sex (including pregnancy, childbirth, and related conditions)

ancestry

age

disability

genetic information

military service or status.

These are often referred to as “protected classes.”  Employers are also prohibited from using any form of applications for employment or making anyinquiry in connection with prospective employment that expresses, directly or indirectly, any limitation, specification, or discrimination based on anapplicant’s race, color, religion, national origin, sex, ancestry, age, disability, citizenship status, genetic information, or military service or status. Municipal laws may prohibit discrimination on additional bases, such as sexual orientation. 

Although these prohibitions seem relatively simple on their face, a significant number of discrimination charges arise from the recruiting and hiringprocess.  As a result, every employer should make sure that the employees who conduct interviews on its behalf have been trained (and areperiodically retrained) regarding what interviewing practices are legal and proper.       

What goes into a job description?Once the need for a new employee is established, one of the most important aspects of screening and selecting a new employee is to develop a jobdescription that clearly and accurately defines the fundamental requirements and functions of the position.  In addition to the obvious function ofidentifying the employer’s hiring needs, the job description also serves an important legal function by providing an objective standard by which aprospective employee’s qualifications can be measured.  A prospective employee who does not meet the standard typically does not have a basis for aclaim of unlawful discrimination.  The job description also becomes an important document in the event of a dispute between the employer andemployee regarding his or her ability to perform the essential functions of the position and, therefore, should be maintained in the permanentemployment record.

The following information should be included in a job description:

https://hrsimple.com/chapter/823/856https://hrsimple.com/chapter/823/856https://hrsimple.com/chapter/823/854https://hrsimple.com/chapter/823/854https://hrsimple.com/chapter/823/851http://hrsimple.com/chapter/823/851https://hrsimple.com/chapter/823/851https://hrsimple.com/chapter/823/836https://hrsimple.com/chapter/823/836https://hrsimple.com/chapter/823/836https://hrsimple.com/chapter/823/836https://hrsimple.com/chapter/823/836https://hrsimple.com/chapter/823/836https://hrsimple.com/chapter/823/836https://hrsimple.com/chapter/823/836https://hrsimple.com/chapter/823/849https://hrsimple.com/chapter/823/849https://hrsimple.com/chapter/823/838https://hrsimple.com/chapter/823/838https://hrsimple.com/chapter/823/850https://hrsimple.com/chapter/823/850

Job title

Department

Supervisor title

Exempt or nonexempt status

Job summary: describe the primary reason for and function of the job.  The job summary should describe the job without detailed task descriptions. Its length should be one to three sentences, depending on the complexity of the job.

Qualifications: what are truly the acceptable job skills and other bonafide qualifications necessary to perform the job if you were seeking to hiresomeone today?  This should be a realistic assessment of the job requirements and not a wish list for the perfect employee.  Include the following:

Education: the type and minimum level, such as high school diploma and bachelor’s degree.

Experience: the type and minimum level, such as three to five years of supervisory experience.

Special skills: such as languages spoken and computer software proficiencies.

Certifications and licenses: such as industry certifications.

Essential functions and responsibilities: what are the crucial tasks involved in performing this job?  Please keep the following in mind when draftingthis section:

This section should include the “essential functions” of the job.  A term that comes from the Americans with Disabilities Act (ADA), “essentialfunctions” are the crucial tasks that must be performed to accomplish the purpose for which the job exists.

According to the Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), factors to consider in determining if a function is essentialinclude:

whether the reason the position exists is to perform that function

the number of other employees available to perform the function or among whom the performance of the function can bedistributed

the degree of expertise or skill required to perform the function.

The employer’s judgment as to which functions are essential, and a written job description prepared before advertising orinterviewing for a job, will be considered by EEOC as evidence of essential functions.  Other kinds of evidence that EEOC willconsider include:

the actual work experience of present or past employees in the job

the time spent performing a function

the consequences of not requiring that an employee perform a function

the terms of a collective bargaining agreement, if any.

This section should also include other primary functions of the position.  In determining the functions of the job, consider what an employee inthat position does or should do on a daily basis.

If the description is for an exempt employee, highlight the duties and responsibilities that bring the employee within one of the exemptions. Note, however, that the basis for an individual employee’s classification should not be the job description or position title only, but should bewhat the employee actually does.  In other words, if a job description specifies that a particular position is exempt, but an employee in thatposition does not actually perform the duties that support the exempt classification, that employee should actually be treated as nonexempt.

Other job duties

Disclaimer: include language similar to the following at the end of the job description.

This job description is only a summary of the typical functions of the job, not an exhaustive or comprehensive listof all possible job responsibilities, tasks, and duties.  The responsibilities, tasks, and duties may differ from thoseoutlined in the job description and other duties, as assigned, may be required.  This document does not create anemployment contract.  Employees are employed on an “at will” basis and may be terminated at any time.

How should employers advertise job postings?Federal and state laws make it unlawful to publish or cause to be published an advertisement that indicates, or could reasonably be understood asindicating, an intention by anyone to commit an act of discrimination.  The EEOC has stated that, to “determine whether an advertisement shows anintention to discriminate unlawfully, the advertisement has to be read as a whole, according to what an ordinary reasonable person, without any specialknowledge, would find to be the natural and ordinary meaning of the words used.”  An “advertisement” has been interpreted to include advertising in themedia, on the Internet, by direct mail, inhouse and through career films.

Written advertisements

An employer must carefully review its written job advertisement to ensure that the advertisement does not directly or indirectly contain discriminatory

language.  The following types of “trigger” phrases should not be placed in advertisements:

“Recent college graduate desired” (ADEA violation)

“0 to 1 years of experience” (ADEA violation)

“Young, energetic” (ADEA violation)

“Young executive position” (ADEA violation)

“A few good men wanted” (Title VII violation)

“Hostess or waitress” (Title VII violation)

“Christian carpenter wanted” (Title VII violation).

Illustrated advertisements

In general terms, it is good practice for an advertisement with illustrations to represent all protected classes, in both numbers and prominence.  If this isnot feasible, then the advertisement should include a statement that the employer is an equal opportunity employer that is sufficiently prominent andexplicit to counterbalance the message conveyed by the illustration. 

Internet advertising

The Internet has been touted as breaking down communication barriers and expanding everyone’s ability to seek new opportunities.  Although true onmany levels, this praise ignores certain realities of the Internet that may be important for employment law purposes:

computer use is concentrated among the population segment that is more highly educated and affluent

the use of many computer systems and the ability to retrieve and comprehend all the information available on a website may be limited for thosewho have certain disabilities.

As a result, an organization that relies exclusively or predominately on Internet advertising and recruiting to create a pool of applicants from which hiringdecisions are made may face allegations of discrimination and claims of disparate impact.

Of course, for certain industries, as well as certain positions, the use of Internet recruiting is particularly appropriate.  For example, it is reasonable thata software company or ecommerce company will utilize the Internet as a way to reach potential employees.  Similarly, an organization that seeks tohire a systems manager or website developer would likely have the ability to use the Internet listed as an essential function of the job, thereby makingInternet recruiting a reasonable tool for locating qualified applicants.

For other employers who seek to fill nonInternetrelated positions, certain cautionary steps should be taken.  For example:

Run advertising concurrently on the Internet and other media.  This may include newspaper advertising, job hotlines, postings at schools orcommunity organizations or even radio advertising.

Permit applicants to respond to the advertisement by means other than the Internet.  It is important to remember the challenges faced earlier byemployers who wouldaccept resumes only via facsimile.  An applicant may learn of a position that is listed on the Internet, but may not be able to usethe Internet to respond.

Make screening and hiring determinations based upon the qualifications of the applicant and not on whether the applicant used a particular meansof communication to apply.

What benefits do applications provide?The employment application is a good starting point from which an employer may identify candidates who likely possess the qualifications set forth inthe job description.  Whether the employer uses a written application or other means of collecting information, an employer must seek only informationthat is required for the position or positions for which the individual is applying.  Employers should request the following information in connection withthe application process:

position applied for

date of application

name

address

telephone number

email address (optional)

expected compensation

whether seeking parttime or fulltime position

whether previously filed application with or been employed by employer

convictions (with statement that convictions will not necessarily bar employment)

work experience:

name of prior employer

dates of employment

job description

contact information of prior employer

name of supervisor

compensation

reason for leaving

educational experience (without requiring dates of attendance or graduation)

specialized training and/or skills

signature of applicant:

acknowledging employment atwill

certifying that answers are true, accurate, and complete

agreeing that the applicant’s misrepresentation of information in contravention of the certification is grounds for discipline (includingtermination)

authorizing the employer to investigate the contents of the application

releasing anyone from supplying information to employer

equal employment opportunity statement.

Applications should not solicit information about an applicant’s: 

age

citizenship

disability

gender

health insurance eligibility

genetic information

marital status

national origin

political affiliation

race

religion

union affiliation. 

It is, however, permissible to ask applicants if they are authorized to work in the United States.

What are the pitfalls of employment interviews?General interviewing guidelines

Job interviews are conducted to eliminate unqualified employment candidates and to evaluate qualified candidates.  Interviews may also, however,intentionally or unintentionally have the effect of denying employment opportunities to:0

women

minorities

individuals over 40

individuals with disabilities

members of certain religions. 

The law, interpreted through court rulings and by the EEOC, prohibits the use of all preemployment questions that can disproportionally screen outmembers of a protected class.  Questions should be valid predictors of successful job performance and justified by “business necessity.”  Employersshould avoid questions on written application forms and during an interview concerning any protected class.   

In questioning job applicants, managers should ask themselves:

Will the answer to the question, if used in making a selection, have the effect of screening out members of a protected class (for example, race, over40 years old, gender, disability)?

Is this information really necessary to judge an applicant’s competence or qualifications for the job in question?

Things you may do

DO ask questions that are jobrelated.  Logically, an employer would only ask those questions on which it intended to base a hiring decision.

DO ask the applicant about prior employment to develop a general work attitude.

DO ask reasons for leaving prior positions and about gaps in employment history.

DO ask whether the applicant has any educational background that is pertinent to the position.              

DO ask whether the applicant has any training or experience in the military that is related or useful to the position.

DO ask whether the applicant is at least 18 years of age. 

DO inform applicants that they, if hired, must establish identity and authorization to work in the United States in order to comply with the ImmigrationReform and Control Act (IRCA).

DO inform an applicant that the company is an equal opportunity employer.  Ensure that the applicant is aware of the company’s policy that thecompany does not consider factors such as age, race, national origin, religion, disability, sex, or any other protected classes in any employmentdecisions.

DO require the applicant to fill out the application completely, sign and date the application and require the applicant to specify the position(s) appliedfor and availability.

DO evaluate the capability of an applicant by using specific, written job criteria, and refer to these criteria when specifying the reason for rejecting anapplicant.

DO document objective reasons for not hiring an applicant.  The interviewer should not make any notation or comment on the application thatindicates, for example, the age, sex, race, color, citizenship status, genetic information, or physical disability of the applicant.

DO reduce the number of persons involved in the decisionmaking and, where possible, limit them to the person who conducts the preliminaryinterview and ultimate decision maker.

DO train the interviewer to follow these requirements.

Things you may not do

DO NOT ask questions regarding race or color.  For example, do not ask:

“How do you feel about working with members of a different race?”

“Your supervisor is white (or black, etc.), does that create any difficulties for you?”

DO NOT ask female candidates different questions than you ask males.  For example, do not ask females:

“Who watches your children while you’re at work?”

“Do you get along with other women?”

“Do you plan to have children (get married, etc.)?”

“Will it bother you if men swear?”

“Are you supplementing the household income?”

DO NOT ask about arrest records unless job related. Employers may ask about convictions if substantially related to an applicant’s ability to performa specific job (if the applicant reveals a conviction that is substantially related to the specific job, an employer should investigate to minimizenegligent hiring issues) or if the applicant has ever been discharged from the military.

DO NOT ask about the applicant’s credit references, credit history, or home ownership without carefully studying and following the Fair CreditReporting Act.

DO NOT ask questions regarding religious beliefs, affiliation or holidays, or about the applicant’s church or pastor.  For example, do not ask whetheran applicant is active in any church or whether an applicant will miss work to attend services on religious holidays. 

DO NOT ask an applicant’s age, either directly or indirectly.  For example, date of birth is a direct inquiry and date of graduation from high school isan indirect inquiry.

DO NOT ask about marital status, regardless of gender.

DO NOT ask questions about national origin, either directly or indirectly.  For example, do not ask:

“Were you born in this country?”

“That’s an unusual name.  What nationality are you?”

DO NOT ask for “maiden name.”  This constitutes a question as to the marital status of female applicants, but not of males.  It is acceptable to askabout previous names (without inquiry into reasons for the change, such as previous married name) if previous employers or references would knowthe applicant by another name.

DO NOT ask about pregnancy and family plans, name of spouse, spouse’s occupation or place of employment, or names and ages of children.

DO NOT require the applicant to submit a photograph with the application.

DO NOT ask about political affiliations, union membership or sympathies.

DO NOT ask if the applicant can read, write or speak a foreign language, unless necessary to perform the job.

Also, do not ask these questions about the applicant’s spouse or family.  Some of this information may be necessary for personnel records and benefitprograms once an individual is hired.  The employer should wait until the individual is hired, however, to collect this information.

Interview questions regarding disabilities

Things you may do

Employers may do the following, provided that the questions are asked of all applicants.

DO attach a job description to the application form with information about specific job functions, or simply describe the functions to the applicantduring the job interview.  Provided that the following questions are asked of all applicants, the interviewer can then ask the applicant:

“Are you able to perform these job duties with or without a reasonable accommodation?”

“How would you perform the tasks, and with what accommodation(s)?” (If the applicant indicates that he or she can perform the job duties withan accommodation).

DO ask questions regarding ability to perform all job functions or duties, not merely those functions or duties that are “essential” to the job.

DO provide information on the employer’s regular work hours, leave policies and any special attendance requirements, and ask if the applicant canmeet these requirements.

DO obtain information about the applicant’s previous work attendance on the application form, during the interview or in reference checks, butquestions should not refer to illness, disability or workers’ compensation history.

Things you may not do

DO NOT ask whether the applicant ever suffered from or was treated for conditions or diseases presented as a checklist.

DO NOT ask the applicant to list conditions or diseases for which he/she has been treated.

DO NOT ask whether the applicant has ever been hospitalized and if so, for what condition(s).

DO NOT ask whether the applicant has ever been treated by a psychiatrist or psychologist.

DO NOT ask whether the applicant has ever been treated for any mental condition.

DO NOT ask whether there is any healthrelated reason the applicant may not be able to perform the job for which he/she is applying.

DO NOT ask whether the applicant has had a major illness.

DO NOT ask the applicant how many days he/she was absent from work because of illness last year.

DO NOT ask whether the applicant has any physical defects or impairments that preclude him/her from performing certain kinds of work and/or todescribe such defects or impairments and the specific work limitations.

DO NOT ask whether the applicant has any disability or impairments that may affect his/her performance in the position for which he/she is applying.

DO NOT ask whether the applicant is currently taking any prescribed drugs.

DO NOT ask whether the applicant has ever been treated for drug addiction or alcoholism.

DO NOT ask whether the applicant has ever filed a workers’ compensation claim.

Not only should employers refrain from asking an applicant the preceding questions, they should also refrain from asking an applicant’s referencesthese questions regarding the applicant.   

Interview notes

During the interview, the interviewer should feel free to take notes regarding the applicant’s responses to questions and qualifications.  Employers maymake notes about an applicant’s general appearance (that is, professional or unprofessional), interpersonal communication skills, attitude, and othersubjective factors concerning the applicant’s ability to perform the job in question.  However, employers should be careful about the type of notes theywrite down concerning an applicant because such notes likely will be subject to disclosure in any later lawsuit or charge of discrimination.  Notes relatingdirectly or indirectly (through codes) to an applicant’s protected class are unlawful and must be avoided.  Only factors relevant to an applicant’s ability toperform the job may be considered and/or recorded during the hiring process.

Must employers conduct reference and background checks?One of the riskiest tasks performed by an employer is hiring a new employee.  Before making any offer of employment, an employer should conduct abackground check, including verification of the information supplied by the candidate.  This is especially true in light of the fact that studies have shownthat one in four job applicants has falsified his or her job application.   In performing an adequate background check, it is imperative that you understandthe purpose behind such an investigation.  First, a background check is an additional tool for the employer to use in selecting the candidate who is bestsuited for the position and the organization.  You may discover information that was not available to you through the application and interview process,but that would influence your hiring decision.  Of equal importance, a background check may provide protection to an employer against future claims ofnegligent hiring. 

Negligent hiring is a legal cause of action under which an employer may be held liable if an employee commits a crime or intentional tort against acoworker or third party.  Generally, an employer may be held liable whenever it hires someone it knew or should have known presented a danger toothers, and thereafter that individual injures a third party.  As most employers would never knowingly hire such a person, most negligent hiring casesturn on the question of whether the employer should have known that the employee was a danger to others.  Typically the resolution of this questioninvolves an analysis of whether, and to what extent, the employer investigated the background of the offending employee.

Whether an employer may be found negligent in hiring a particular employee will depend upon whether the employer’s selection procedure isreasonable.  An assessment of reasonableness will depend, in part, upon the position in question.

A background check should include, at a minimum, the following steps:

Verify all information on employment application and résumé prior to hiring an applicant.

Question each candidate about any gaps in his or her employment history (any such gaps should be treated as “red flags,” unless and untilsatisfactorily explained and the information verified).

When speaking with an applicant’s prior employer, ask about the applicant’s reliability, honesty, and reasons for leaving their employ.  Although thereference will probably decline to answer such inquiries, the exercise provides the employer with a possible defense to a claim of negligent hiring, asit will be difficult for a third party to show that an employer “should have known” of an employee’s history if the employer sought, but was refused,that information.

Use an employment application that advises applicants that the discovery of an omission, misrepresentation, or falsification of information will resultin the rejection of the applicant or justify subsequent termination of employment.

Conduct any other necessary background checks, including criminal convictions, credit history, and driving record.

Document all investigative efforts and all information received from prior employers, references, and other sources.

DO NOT extend an offer of employment until after the screening process has been completed.

Arrest and conviction records

In August 2012, the EEOC issued guidance regarding employer use of arrest and conviction records.  The EEOC guidance is available at:

www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.

The EEOC has long taken the position that an employer's use of an individual's criminal history in making employment decisions may, in someinstances, violate Title VII of the Civil Rights Act of 1964 (Title VII).  The EEOC’s primary concern is discrimination on the basis of race and nationalorigin, because minorities and some ethnic populations have a higher rate of arrest and conviction.  The EEOC’s position is that a covered employer isliable for violating Title VII when an individual demonstrates that:

the employer’s neutral policy or practice has the effect of disproportionately screening out a Title VIIprotected group (for example, a blanket policythat the employer will not hire any individual with a criminal record)

and

the employer fails to demonstrate that the policy or practice is job related for the position in question and consistent with business necessity.

In its guidance, the EEOC sets forth several best practices for employers when considering arrest and conviction records, including that employersshould:

Eliminate policies or practices that automatically exclude people from employment based on any criminal record.

http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm

Develop a narrowly tailored written policy for criminal background screening that:

identifies essential job requirements

and

determines the specific offenses that may demonstrate unfitness for performing such jobs

and

determines the duration of exclusions for criminal conduct. 

Employers should also record the justification for the policy and keep a record of consultations and research considered in crafting the policy andprocedures.

Train managers, hiring officials, and decision makers about Title VII and its prohibition on employment discrimination and about the narrowly tailoredwritten policy.

When asking questions about criminal records, limit inquiries to records for which exclusion would be job related for the position in question andconsistent with business necessity.

Keep information about applicants’ and employees’ criminal records confidential and only use it for the purpose for which it was intended.

Under the EEOC’s guidance, background check practices or policies should be revised to include a targeted screening process that includes theconsideration of three factors:

1.   the nature and gravity of the offense or conduct

2.   the time that has passed since the offense, conduct, and/or completion of the sentence

3.   the nature of the job held or sought. 

For any individuals “screened out” by this targeted screening process, the employer must then provide an opportunity for an individualized assessment. Under the EEOC’s guidance, an individualized assessment includes:

notice to individual that he/she has been screened out because of criminal conviction

opportunity to demonstrate that the exclusion should not be applied due to his/her particular circumstance

consideration by the employer as to whether the additional information provided by the individual warrants an exception to the exclusion and showsthat the policy as applied is not job related and consistent with business necessity.  

Arrest records 

According to the EEOC, the fact of an arrest does not establish that criminal conduct has occurred, and arrests are not proof of criminal conduct. However, an arrest may, in some circumstances, trigger an inquiry into whether the conduct underlying the arrest justifies an adverse employmentaction.  Title VII calls for a factbased analysis to determine if an exclusionary policy or practice is job related and consistent with business necessity. Therefore, an exclusion based on an arrest, in itself, is not job related and consistent with business necessity.  Although an arrest record standing alonemay not be used to deny an employment opportunity, an employer may make an employment decision based on the conduct underlying the arrest if theconduct makes the individual unfit for the position in question.  The conduct, not the arrest, is relevant for employment purposes.

Conviction records 

By contrast, a record of a conviction will usually serve as sufficient evidence that a person engaged in particular conduct.  As a best practice, the EEOCrecommends that employers not ask about convictions on job applications and that, if and when they make such inquiries, the inquiries be limited toconvictions for which exclusion would be job related for the position in question and consistent with business necessity.

Job related and consistent with business necessity 

Employers can establish that an exclusion is job related and consistent with business necessity in two ways:

1. the employer must validate the criminal conduct exclusion for the position in question with the EEOC’s Uniform Guidelines on Selection Procedures 

or

2. the employer must consider at least the nature of the crime, the time elapsed, and the nature of the job and provides an opportunity for anindividualized assessment. 

The individualized assessment would consist of notice to the individual and an opportunity for the individual to demonstrate the exclusion should notapply to his or her circumstances.

Credit checks and consumer reports

The EEOC takes the position that credit checks may have an adverse impact on minorities and women.  Thus, it is a good employment practice to limitthe use of credit checks to positions for which there is a legitimate business necessity.  For example, a credit check for a restaurant cook with nofinancial responsibilities would be inappropriate, while a credit check for a controller or accounts payable clerk might be more legitimate.  Moreover,credit checks should be performed only where such checks are conducted for all applicants for a particular position. 

The Fair Credit Reporting Act (FCRA) regulates procurement and use of “consumer reports.”  “Consumer reports” are not limited to those involvingcredit information, but are “any written, oral or other communication of any information by a consumer reporting agency bearing on a consumer’s creditworthiness, credit standing, credit capacity, character, general reputation, personal characteristics or mode of living which is used or expected to beused or collected in whole or in part for . . . employment purposes.”

It is best to assume that a report containing any information that someone would likely consider personal, private, or confidential, and that is obtainedfrom someone providing such information in the regular course of their business, will be a “consumer report.”  Courts have held that consumer reportsinclude driving record checks, criminal background checks, educational records checks, prior employment record checks, and credit history checks.  Asa result, employers should consider these types of reports to be consumer reports subject to the requirements of the FCRA.

Under the FCRA, an individual may seek compensatory damages, court costs and attorney’s fees against an employer who violates the FCRA.  Inaddition, both the applicant and the third party entity issuing the consumer report may seek punitive damages from a hiring employer who deliberatelyviolates the FCRA.

Permissible uses for consumer reportsConsumer reports may be furnished only in limited circumstances.  Among other circumstances that are not relevant to this discussion, the FCRAallows consumer reports to be furnished to someone who intends to use the information for “employment purposes.”  For example, someoneinvolved with evaluating an employee or potential employee for hiring, promotion, reassignment or retention may be entitled to consumer reports for“employment purposes.” 

Before obtaining a consumer reportThe FCRA requires an employer to do all of the following before obtaining a consumer report:

provide the applicant with a “clear and conspicuous disclaimer” that a consumer report is going to be requested before the report is procured

and

provide the disclosure to the applicant in a separate document that consists solely of the disclosure

and

obtain written authorization from the applicant.

The following is a sample authorization to obtain information under the FCRA from a consumer reporting agency.

FCRA NOTICE

The company intends to obtain a consumer report within the meaning of the Fair Credit Reporting Act (FCRA) regarding youduring the application process and/or during the course of your employment with the company.

AUTHORIZATION TO PROCURE CONSUMER REPORTS AND/OR OTHER BACKGROUND INFORMATION

I understand that the company or a thirdparty, consumer reporting agency acting on its behalf may conduct an investigation to obtain information about my background including, but not limited to:  information about my personal character, previous employment, general reputation, educational background, credit history, driving record, and/or criminal history.  I authorize all persons, corporations, credit agencies, educational institutions, law enforcement agencies, city, state, county, and federal courts, and military services to release any such information.  Moreover, I authorize any person or entity conducting the investigation or compiling and/or processing such information.  I release anyone providing such background information and the company from any and all liability and damages whatsoever in connection with collecting, furnishing, obtaining, or using such information.  I further understand that the company will provide me with written notice if any adverse employment action is to be taken based in whole or in part on information contained in a consumer report within the meaning of the FCRA.

_____________________  ____________________________

WITNESS                   Applicant’s Signature

                                                                       

                                                                        _____________________________

                                                                        APPLICANT’S PRINTED NAME

           

                                                                        _____________________________

                                                                        DATE

           

           

 

An employer must do the following before taking adverse action based on the contents of a consumer reportIf an employer decides to take adverse action (for example, to not refer an applicant and/or not to hire an applicant) based in any way on informationcontained in a consumer report, the employer must do all of the following:

provide the applicant with oral, written or electronic notice of the adverse actionandprovide the name, address, and telephone number of theconsumer reporting agency that furnished the report, as well as a statement that the reporting agency did not make the decision to take theadverse action and will not have information regarding the specific reasons behind the decision

and

provide notice of the applicant’s right to dispute the accuracy of the report

and

provide the applicant with a copy of the consumer reportandprovide the applicant with a statement of his or her rights under the statuteincluding the right to request the disclosure of the nature, source, and recipients of any credit report.

Technically, the FCRA requires an employer to take all of the abovereferenced steps before taking any adverse action, the theory being that theapplicant should have the opportunity to correct any erroneous information in the consumer reports before suffering adverse consequences.  Obviously,however, this requirement places a great burden on the hiring employer as recognized by courts and commentators.  In any event, an employer shouldcomplete the abovereferenced tasks as soon as it determines that it is going to take adverse action against an applicant based in any way uponinformation contained in a consumer report.

The following is a sample letter that should be provided to applicants and/or employees who experience an adverse employment action based at leastin part on a consumer report under the FCRA.

NOTICE OF ADVERSE EMPLOYMENT ACTION

 

[ON THE COMPANY LETTERHEAD]

[Employee Address]

Re:    Notice of Adverse Employment Action

Dear [Employee Name]:

Based in whole or in part on information contained in the consumer report that the company obtained from [Name of Consumer Reporting Agency] (CRA), a copy of which [the company previously provided you][is enclosed], the company has decided _____________ at this time.  [Please note that the last sentence of this paragraph may change depending on the type of adverse action at issue (i.e., failure to promote, decision to terminate, etc.)]  The address and telephone number of the CRA is [insert].

Please note that the consumer reporting agency that provided the consumer report was not involved in the decision to take an adverse employment action against you.  As a result, the consumer reporting agency cannot provide you with the specific reason for the adverse employment action at issue.  However, you have the right to obtain from the consumer reporting agency identified previously a free copy of the consumer report in question if you request a copy of the report within 60 days following your receipt of this notice.  Moreover, you have the right to dispute with the consumer reporting agency the accuracy or completeness of the information contained in the consumer report it provided to the company.

If you have any questions regarding your rights under the Fair Credit Reporting Act (FCRA), please do not hesitate to call the Consumer Financial Protection Bureau, the agency responsible for enforcing the FCRA at 18554112372.

Sincerely,

[Company Representative]

When should employers offer the job to a candidate?Because an employer may ask disabilityrelated questions and require medical examinations after a job offer, it is important that the job offer be real.  Ajob offer is real if the employer has evaluated all relevant nonmedical information that it reasonably could have obtained and analyzed prior to giving

the offer.  An employer may give offers to fill current vacancies or reasonably anticipated openings.  Additionally, a job offer will still be considered real,even if an employer gives offers that exceed the number of vacancies or reasonably anticipated openings, if the employer can demonstrate that itneeds to give more offers in order to actually fill vacancies or reasonably anticipated openings.

Can employers engage in preemployment testing?Medical examinations

At the preoffer stage, an employer cannot require a job applicant to have a medical examination.  However, an employer can require a physical agilitytest as long as it is given to all similarly situated applicants regardless of disability.  If a test screens out individuals with disabilities, the test must be jobrelated.

At the postoffer stage, an employer may conduct medical examinations to get any information it believes to be relevant to an applicant’s ability toperform a job.  Similar to postoffer medical inquiries, an employer may condition a job offer on the satisfactory result of a postoffer medicalexamination if this is required of all entering employees in the same job category.  A postoffer medical examination does not have to be jobrelated. However, if an individual is not hired because a postoffer medical exam reveals that the applicant has a disability, the reason for not hiring thatindividual must either:

be jobrelated and necessary for the business

or

involve avoiding direct threat to health or safety.

The employer must also show that no reasonable accommodation was available that would have enabled this individual to perform the essential jobfunctions.

An employee’s medical information must be kept confidential.  The ADA has narrow exceptions for disclosing limited information to supervisors andmanagers, first aid and safety personnel, and government officials investigating compliance with the ADA.  Finally, while the ADA permits an employer touse medical examinations and inquiries, there are strict limitations on the use of information obtained from such examinations and inquiries.  Allinformation obtained from postoffer medical examinations and inquiries must be collected and maintained on separate forms. 

Applicant performance and aptitude testing

An employer may decide to use a preemployment test as a way to predict the future job performance of an applicant.  While these tests are legal,employers should still exercise caution.  For example, preemployment tests that tend to screen out individuals with disabilities may constitutediscrimination under the ADA unless they are jobrelated and necessary for the business.  Tests must accurately reflect the skills, aptitude, or otherfactors being measured and not the impaired manual, speaking or sensory skills of an applicant with a disability (unless those are the skills the test isdesigned to measure).  For example, a psychological test is permitted as long as its purpose is to measure honesty, habits or other traits of anindividual applicant not associated with a medical condition.  A skills testis also permissible as long as the testing is related to the essential functions ofthe particular job.

Scored tests

Employers often use scored tests to assist in making hiring decisions.  Scored tests include paper and pencil tests or other scored measures thatpurport to evaluate an applicant’s knowledge, skill, or ability level.  Private employers often use these tests to measure not only cognitive ability, but alsoto assess personal characteristics such as integrity, selfinitiative, conscientiousness, and responsibility.

The scores of these tests can be used in a variety of ways.  For example, scores can be used to rank candidates, for screening purposes to determinewhich candidates meet a predetermined minimum level of qualifications, or for use as one objective piece of information to be considered with all theother available relevant information.

Section 703(h) of Title VII expressly authorizes employers to use professionally developed scored tests.  These professionally developed tests,however, must be jobrelated and cannot show bias toward any protected classes.

Drug and alcohol testing

Federal law does not prevent an employer from issuing a preemployment drug test.  Accordingly, it is not a violation of the ADA for employers to usedrug tests to find out if applicants are currently using illegal drugs.  Under the ADA, a drug test is not considered a “medical examination” and thereforeis not prohibited preemployment.  Alcohol tests, however, are considered medical examinations under the ADA.  Therefore, an employer may test foralcohol use only after making a conditional offer of employment.  Individuals who abuse alcohol may be considered disabled if they are recoveringalcoholics.  However, an employer can withdraw the offer based on the test result if failing the alcohol test establishes that the applicant is unable toperform his or her job.

The ADA specifically provides that any applicant who is currently an illegal drug user is not a qualified individual with a disability.  However, people whohave been rehabilitated and do not currently use drugs illegally may be protected by the ADA.  An employer should follow three general requirementsfor drug tests:

the drug test must be mandatory for all incoming employees without taking into considerations any specific disability

the employer must store the information and test results in confidential medical files

the results must be in accordance with the ADA as a whole.

If an applicant’s test results are positive for illegal drug use, the employer may ask the job applicant whether he or she uses lawful drugs or if there are

other possible explanations for the positive result.  The employer’s ability to test is limited to testing for illegal drugs.

Fingerprinting

There are no federal or state restrictions preventing a private employer from requiring applicants to undergo fingerprinting.  However, should anemployer decide to fingerprint applicants, it should create a policy that is uniformly applied to all applicants in a job category.

How can employers preserve the atwill employment status of their employees?Employment “atwill” means that when an employee is hired for an indefinite duration either the employer or the employee may terminate theemployment relationship for any lawful reason, or for no reason at all as long as the reason for the termination is not prohibited by law (for example,discriminatory reason).

Offer letters

A common way that employers communicate information to potential hires about employment positions is through offer letters.  Offer letters generallycontain items such as staring salary, start date, bonus information, and other information about the prospective employee’s compensation and benefits. Such letters also may be used to advise the potential hire of any remaining steps that must be taken or any obligations that must be met beforeemployment can begin (for example, drug testing, criminal background check, and fitness for duty tests).

Employers should be mindful that offer letters can be a trap for the unwary.  For example, if an employer uses language in an offer letter that suggestspermanence or a specific duration for the employment relationship, such language might be interpreted as creating an employment contract for adefinite or fixed term.  Based upon the letter, the employee may claim to have an enforceable contract.  Employers should safeguard against suchpotential claims by always including a specific atwill disclaimer in offer letters and by avoiding language that suggests a specific duration of employment(for example, annually).  Employers should also not use language that suggests a permanent employment relationship will be created, such as “as longas you perform satisfactorily, you will have a job,” or “we consider your employment to be part of an enduring employment relationship.”

What tax forms must be completed during the hiring process?Income tax is withheld from the pay of most employees.  Upon hire, each employee must complete an IRS Form W4, which, once signed and returned,should be kept in the employee’s personnel file.  The amount of income tax withheld from an employee’s pay depends on the amount the employeeearns and the information provided to the employer on the employee’s   W4.  Three types of information determine the level of withholding: 

1.   whether the employee withholds at the single rate or at the lower married rate

2.   the number of withholding allowances the employee claims

3.   whether the employee requests an additional amount of pay to be withheld. 

If an employee does not submit a W4, the employer is required to withhold at the highest rate as if the employee is single and claims no withholdingallowances. 

During the course of employment, an employee may experience changes to marital status or other events that necessitate revisions to the employee’sexemptions, adjustments, deductions, or credits that the employee expects to claim on his or her tax returns.  In these circumstances, an employeemay provide a revised W4 to change withholding status or the claimed number of allowances.  Generally, an employee can also submit a new W4whenever he or she wishes to change the number of withholding allowances for any other reason.  In all cases, the deadline for an employer puttinginto effect any changes made by an employee is at the start of the first payroll period ending 30 or more days after the employee submits a new orrevised W4.

The W4 form is available for download at: 

www.irs.gov/pub/irspdf/fw4.pdf.

What health insurance notices must be given to new employees?All employers covered by the Fair Labor Standards Act (FLSA) must provide information about the new health insurance marketplaces (also called theHealth Insurance Exchanges) to current employees (to have been done before October 1, 2013) and to new employees within 14 days of their startdate. Model versions of these notices can be found online at:

www.dol.gov/ebsa/pdf/FLSAwithplans.pdf (for those employers with benefit plans)

and

www.dol.gov/ebsa/pdf/FLSAwithoutplans.pdf (for those employers without benefit plans).    

Chapter 4 Immigration 

What responsibility do employers have to verify the employment eligibilityofworkers?

http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw4.pdfhttp://www.dol.gov/ebsa/pdf/FLSAwithplans.pdfhttp://www.dol.gov/ebsa/pdf/FLSAwithoutplans.pdf

In recent years, the Department of Homeland Security (DHS), through its principle investigative agency Immigration and Customs Enforcement (ICE),has stepped up enforcement efforts to ensure employers’ workforces do not include unauthorized aliens.  The penalties for employing unauthorizedworkers include sizeable civil fines, as well as the potential for criminal prosecution of:

individual supervisors

human resources personnel

managers

owners

who know, or should have known, that unauthorized workers were on payroll.

Immigration worksite enforcement continues to expand.  At this point in time, the prospects for comprehensive immigration reform in the near futureseem very low.  Without meaningful reform, the high level of enforcement against employers will continue.

The immigration laws make it unlawful for a person or entity to hire, or to recruit for a fee, for employment in the United States knowing that theimmigrant is an undocumented immigrant. Employers that violate this prohibition may be subject to federal civil and criminal sanctions.  By law,employers must take affirmative steps to verify an employee’s eligibility for employment. Employers are required to attest, under penalty of perjury thatthe employer has taken steps to verify that the employee is not an undocumented immigrant by examining documents which establish the individual’sidentity and his or her authorization to work in the United States.

Employers verify employees’ identity and work status on Form I9.  Unfortunately for employers, the federal government does not provide I9 trainingand the instructions on how to complete the I9 are over 70 pages long.

NoteOn March 8, 2013, USCIS released the latest version of the I9 Form. This version contains the date 03/08/13 in the bottom left corner, and is the onlyacceptable version of the I9 to verify newly hired employees.

Although little guidance is offered, the penalties for even innocent mistakes in completing an I9 can be severe.  Money penalties for paperworkviolations range from $110 to $1,100 per I9.  Criminal penalties exist for knowingly hiring or continuing to employ undocumented immigrants.   

Since 2009, ICE has emphasized worksite enforcement, publicly proclaiming:

Worksite enforcement actions target a key component of the illicit support structure that enables illegalimmigration to flourish. No employer, regardless of industry or location is immune from complying with the nation’slaws. ICE and our law enforcement partners will continue to bring all of our authorities to bear in this fight usingcriminal charges, asset seizures, administrative arrests and deportation. ICE will also use all available civil andadministrative tools, including civil fines and debarment, to penalize and deter illegal employment.

In this continuing era of high enforcement, employers need to understand what it takes to meet their obligations for “immigration compliance” and howto develop internal strategies and programs to manage and minimize risk.

How do employers comply with I9 requirements?In order to satisfy its I9 compliance obligations, an employer must understand the concepts of I9 completion, reverification and retention.

When must the I9 be completed?

The I9 form is in three parts or sections.  The newly hired employee is required to complete Section 1 of the I9 no later than the first day ofemployment.

After the employee completes Section 1, the employer is to examine the employee’s work eligibility and identity documents and provide verification ofthese in Section 2 of the I9 within three days of the employee's first day of employment.  However, if a worker is hired for less than three days, theemployer must complete Section 2 at the time of hire.

A common question is the meaning of “three days.”  DHS has issued guidance in interpreting three days to mean three business days.  As such, if theemployee begins work on a Monday, the employer must complete Section 2 of the I9 by Thursday.

A preliminary question for an employer to determine is whether an I9 must be completed at all.  I9s are only completed for employees.  An employeeis an individual who provides services or labor for an employer for wages or other remuneration, and does not include independent contractors.  Casualhires limited to domestic employment that is sporadic, irregular or intermittent are not considered employees.  Volunteers are not considered employeesfor verification purposes unless the volunteer will receive something of value (remuneration) for the services provided.

The next question is whether the individual is “hired.”  Hiring means the actual start of employment for wages or other compensation, and includes theuse of contracts, subcontracts, or exchange to obtain the labor of a person. 

Notwithstanding this definition of hired, DHS has determined that an employer may complete the I9 before the first day of employment if the employerhas offered the individual a job and the individual has accepted.  Employers may not ask a candidate to complete Section 1 of the I9 before he or shehas accepted an offer of employment.  Similarly, an employer is prohibited from requiring a candidate to complete an I9 or provide employmenteligibility verification documents as part of the application process.  Any “prescreening” of a candidate’s documents may be considered by theDepartment of Justice to be unfair immigrationrelated discrimination, which will be discussed later in this article.

Exceptions to the I9 requirements

Not all employees are subject to verification.  Employees hired prior to November 6, 1986 and still employed by the employer as of June 1, 1987 are notsubject.  Also, employees who left employment and then rehired within three years of the original hire date are not subject to verification, provided theemployee’s work authorization document remains unexpired. (See below regarding rehires.)            

How to access the I9 form

The I9 Form has undergone various changes and revisions over the years and the current version is dated March 8, 2013 (03/08/2013).  The I9 formcan be downloaded from USCIS at:

www.uscis.gov/files/form/i9.pdf.

When an employer hires an individual, the employer must complete verification on the current version of the I9 Form.  Employers are advised toperiodically check the USCIS website to ensure the current version being used is the current and accepted version.

Employee requirements (Section 1)

Section 1 of the I9 requires an employee to:

provide basic biographic information

to identify his or her work authorization status

requires the employee to verify this information under penalty of perjury.

The employee is to complete Section 1 by the first day of employment.  Although Section 1 is completed by the employee, the employer is liable for anyerrors.  Because of this, employers should carefully review the employee’s data entries at the time the I9 is completed to confirm the employee hasfully completed all required fields in Section 1.  

EXAMPLE: SECTION 1 OF THE I9 FORM

Upon completing Section 1, the employee is to write in:

his or her full name (including maiden or other names used)

or

address

or

date of birth. 

The I9 Form also requests the employee’s telephone number and email address, although this information is voluntary for the employee to provide. 

Unless the employer is enrolled in EVerify, an employee is not required to provide his or her Social Security as part of completing the I9.  Further, theemployer is not allowed to ask the employee to provide a specific document containing his or her Social Security number as part of I9 completion. Doing so may constitute unlawful immigrationrelated discrimination.

Section 1 requires the employee to identify the status which allows the employee to work in the United States.  The employee must declare himself orherself as: