i

MIDDLE SCHOOL HANDBOOK 2012-2013

Kimberly A. MaGee, Interim Head of School Erin Mayo, Assistant Head of School for Academics 

 Scott Kimball, Head of Middle School            4100 Merrell Road Laura Baker, Assistant Head of Middle School         Dallas, Texas 75229 Michael York, 8th grade Team Leader            (214) 358‐4368 Bill Cook, 7th grade Team Leader  Darla Hodge, 6th grade Team Leader Greg Crook, 5th grade Team Leader  

  

FOUNDING BELIEF All children are made in the image of a loving God.

MISSION STATEMENT The Episcopal School of Dallas prepares young men and women for lives of intellectual discovery, integrity, and purpose. The School develops the unique talent and potential in each student and embraces sound learning, discipline, and faith as essential elements of an educated conscience.

FOUNDING TENETS The Founding Tenets of the Episcopal School of Dallas were created simultaneously with the original Mission Statement. These Tenets provide a structure that enables the faculty, staff, and students to work and study in a faith-centered environment.

Daily Worship

Nurturing a spiritual relationship with God through the use of the Book of Common Prayer within the context of a pluralistic and diverse student and faculty population.

Community Experiencing mutual trust, respect, and honor while preserving individual identity, uniqueness of thought, and personality.

Ethical Decision Making Preparing students for actions which promote the common good through the study of religious and moral paradigms of history and contemporary thought.

Service Advancing the common good through acts of mercy and renewal here and within the larger community. Daily worship, experiences in community, and studies in ethical decision making prepare members of this community for service to others, the highest manifestation of God’s presence in our lives. 

ii

      The Episcopal School of Dallas 4100 Merrell Road Dallas, Texas  75229 

 August 2012  Dear Students and Parents,  This Handbook is designed to enhance communication among all members of the Episcopal School of Dallas community.  It serves as the starting point for receiving information pertaining to school policy and procedure.  If you do not find the information  you  need  in  this  Handbook,  our  staff,  administration,  or  faculty  are  available  to  assist  you.    Parent awareness of and support for school policies is paramount to the successful functioning of the school.   We encourage parents to join their children in reading and discussing the entire contents of this Handbook.  This version of the ESD Handbook contains information pertinent to the Middle School.  The content is designed to be both informational and regulatory.  While some rules need to be in writing, we try to keep the number of policies to a minimum.    Please  pay  particular  attention  to  the  sections  that  apply  to  your  children.    Please  also  note  that  the Handbook  is  subject  to amendment as necessary at any  time during  the school year; any such changes  in policy and procedure will be announced and reflected in the online version.  The Episcopal School of Dallas is a faith‐centered community in which we all work together to maintain an atmosphere of mutual trust and respect.  Through daily worship the student body is encouraged to develop a set of inner values to control  and guide  their behavior.    Students are expected  to  take  responsibility  for  their  actions and  to balance  their needs with the overall good of the school community.  We look forward to a very successful school year in which each student's intellectual, emotional, and social growth is accompanied by spiritual and moral growth.   Faithfully yours,  

               Scott Kimball                Laura Baker Head of Middle School              Assistant Head of Middle School                    

   

 

iii

Table of Contents  

  Mission Statement and Founding Tenets           i   Letter from the Middle School Office    ii   Table of Contents        iii 

Leadership Team        v   Administrative Staff        v   Department Chairs        v   Whom to See          vi   Disclaimers and Limitations      vi 

Daily Schedule            1 School Year and Hours          1 

  Inclement Weather        1               Academics           1 

  Drop/Add Policy                    2   Enrollment/Residency Status                  2   Grade Reports          2   Academic Honors                    2   Course Credit, Attendance, & Incomplete Grades  2     Outside Course Credit        3   Academic Probation                    3   Make‐Up Work Policies        3   Late Arrivals          3 

Papers and Projects        3   Obtaining Learning Assistance          3 Extended Time on Tests         3 Tutoring Policies and Guidelines         4 

  Study Hall                     4   Semester Exams         4    

    Chapel                       4   School Service Program                   5 

    Community Service Program                 5     Outdoor Education Program                 5     Attendance                     5 

Extra‐curricular Participation      5   Pre‐planned Absence        5   Explanation for Absence        5   Absences Relative to Course Credit    6     Honor Code                     6   Discipline Policies                           7   Skipping Classes         8   Leaving Campus         8   Regarding Drugs and Alcohol         8   Search and Seizure Policies      9   Harassment Policy                 9   Threatening Statements                 10   Bullying Policy          10 

Student Code of Conduct        11   Student Pledge          11   Uniform Policy                   11   Casual Dress Days        12 

Student Services                  12 Advisory                   12 

  First Aid Facility                  12   Medications and Health Records      12   Student Assistance Program             13 

    Student Life                   13 

iv

  Clubs and Organizations                 13   Student Council Members               13   Athletics                   14   Practice and Game Guidelines      14   SPC Sportsmanship Creed      14   General Information                 14   Athletic Bags          14   Backpacks          14   Bulletin Boards and Flyers      15   Cell Phones          15   Computers (Acceptable Use)      15   Contraband                   16   Driving to Events Off Campus      16 

Electronic Devices        16   Emergency Evacuation                 16   Food and Drink on Campus             16   Fund Raising                  16   Gill Library                  16   Life Studies Philosophy        16 

Lightning Alarm         17 Lost and Found           17 

  Lockers               17 Pets                 17 

  Publications Review Board      17   Reconsideration Committee      17   School Parties          17   Visitors           18   Accreditation          18 

                               

v

LEADERSHIP TEAM     Kimberly A. MaGee     Interim Head of School 

Erin Mayo      Assistant Head of School for Academics Donna Hull      Head of Upper School Scott Kimball      Head of Middle School Sandy Kerr      Head of Lower School Robert Buchholz     Chief Financial Officer Ruth Burke      Chief Advancement Officer David Tollison      Director of Athletics & Wellness   MIDDLE SCHOOL ADMINISTRATIVE STAFF

    Scott Kimball      Head of Middle School     Laura Baker      Assistant Head of Middle School 

Greg Crook      5th grade Team Leader     Darla Hodge      6th grade Team Leader     Bill Cook      7th grade Team Leader     Michael York      8th grade Team Leader 

Father Michael Wallens    Senior Chaplain     Shelle Montgomery    Assistant Director of Admission and Financial Aid 

Christi Morrow      Director of Community Service Sharon K. Stout       Director of Diversity David Tollison      Director of Athletics & Wellness Laura Gomez      Assistant Athletic Director  

    Casey Fields      Admin. Asst. to Director of Athletics & Wellness     Julie Allen      5th through 7th Learning Support Counselor 

Dr. Hilary Hodgson     8th Learning Support Counselor Dr. Renee Phillips    Emotional Wellness Counselor Mike Schneider      Assistant Director of Health & Wellness/PE Dept. Chair/Director of          Summer School Robbie Cook      Admin. Asst. to Head of Middle School Marcia Biggs      Attendance ‐ Nurse 

    Charlene Temples    Registrar/Calendar & Events Katonya Lapoint     Resource Center 

  

DEPARTMENT CHAIRS Elaine Murphy      English Department Chair, Curriculum Coordinator Mark Biedel      Mathematics Department Chair Claire Mrozek      History Department Chair Amy Henderson      Science Department Chair Dr. Angela Fritsen    Foreign Language Chair Kristi Cardwell      Fine Arts Department Chair Kimberly Rogers     Religion Department Chair Mike Schneider      Assistant Director of Health & Wellness/PE Dept. Chair/Director of Summer School Michelle Randall     Library Department Chair Debra Goudy      Computer Science Department Chair 

    

vi

 WHOM TO SEE – MIDDLE SCHOOL

 Academics      Scott Kimball        Middle School Head Athletics      David Tollison        Director of Athletics and Wellness Attendance       Marcia Biggs        Attendance ‐ Nurse     Business Matters    Mary Hernandez       Director of Finance Calendar/Events    Charlene Temples      Calendar & Events/Registrar/Assistant to US Director of Scheduling Chapel        Father Michael Wallens      Chaplain Clubs & Organizations    Laura Baker        Assistant Head of Middle School Community Service    Christi Morrow        Director of Community Service Counseling      Dr. Renee Phillips      Emotional Wellness Counselor Discipline      Laura Baker        Assistant Head of Middle School Extended‐time Accommodations  Julie Allen        5th‐7th grade Learning Support Counselor         Dr. Hilary Hodgson      8th grade Learning Support Counselor Facilities      Matthew Noack        Director of Facilities & Project Management Lockers & Keys       Laura Baker        Assistant Head of Middle School Lost & Found      Laura Baker        Assistant Head of Middle School Lunch Program      Lily Garza        Business Office  Outdoor Education    Andy Perry        Director of Outdoor Education Parents' Association    Christie Schmitt        Parents' Association President Photocopying       Katonya Lapoint       Resource Center Student Council      Greg Crook/Michael York    Student Council Sponsors Student Life      Greg Crook        5th grade Team Leader         Darla Hodge        6th grade Team Leader         Bill Cook        7th grade Team Leader         Michael York        8th grade Team Leader Textbooks      Brenda Sliva        Eagle’s Nest Campus Store Tuition Assistance    Shelle Montgomery      Assistant Director of Admission/Director of                   Tuition Assistance Web Site      Jamie Mitcham        Digital Communications Specialist Wolf Run      Andy Perry        Director of Outdoor Education Yearbook      Susan Weil        Carillon Sponsor   

        

DISCLAIMERS AND LIMITATIONS  

1. The ESD Handbook is not a legal binding contract. A family’s legal contract with the School is their Enrollment Contract. 

2. The School reserves the right to change its policies, curricula, and calendar at any time. The on‐line version of the Handbook will be the most recent edition. 

3. Continued re‐enrollment is contingent on satisfactory academic performance by the student and satisfactory conduct by both student and parents. 

4. The Handbook is the School’s official academic policy document.    

Recent handbook changes are noted in red. 

1

MIDDLE SCHOOL   4100 Merrell, Dallas, Texas 75229 

 The  Episcopal  School  of  Dallas  Middle  School  maintains  a  stimulating  and  challenging  fully  accredited  college‐preparatory curriculum.   The academic program provides broad training  in the  liberal arts and sciences and stresses independent  thinking, writing,  critical  reading,  discipline,  and  creativity.   As  learners  in  a  faith‐centered  community, students  develop  the  habits  of  daily  worship  and  individual  study  and  the  motivation  and  intellectual  curiosity necessary  to  fulfill  their  potential.  Students  develop  a  sense  of  responsibility  for  self  and  one's  community,  and  a commitment to community life based on trust, honesty, and respect. 

 Daily Schedule  

  Monday  Tuesday  Wednesday Thursday 1st & 2nd Friday 

3rd & 4th

Friday Chapel  8:00‐8:20  8:00‐8:20  8:00‐8:45 8:00‐8:20 8:25‐8:45  8:00‐8:201st  8:25‐9:10  8:25‐9:10  8:50‐9:35 8:25‐9:10 8:50‐9:35  8:25‐9:102nd  9:15‐10:00  9:15‐10:00  9:40‐10:25 9:15‐10:00 9:40‐10:25  9:15‐10:003rd  10:05‐10:50  10:05‐10:50  10:30‐11:15 10:05‐10:50 10:30‐11:15  10:05‐10:504th  10:55‐11:40  10:55‐11:40  11:20‐12:05 10:55‐11:40 11:20‐12:05  10:55‐11:40

6th/8th lunch 

11:40‐12:05  11:40‐12:05  12:05‐12:30 11:40‐12:05 12:05‐12:30  11:40‐12:05

5th/7th  Lunch 

12:05‐12:30  12:05‐12:30  12:30‐12:55 12:05‐12:30 12:30‐12:55  12:05‐12:30

6th   12:35‐1:20  12:35‐1:20  1:00‐1:45 12:35‐1:20 1:00‐1:45  12:35‐1:207th   1:25‐2:10  1:25‐2:10  1:50‐2:35 1:25‐2:10 1:50‐2:35  1:25‐2:108th   2:15‐3:00  2:15‐3:00  2:40‐3:25 2:15‐3:00 2:40‐3:25  2:15‐3:00

  

School Year The school year begins in August and the first semester is completed two to three weeks after the Christmas vacation.  To  accommodate  family  vacations,  the  school  year  allows  days  of  vacation  at  Thanksgiving,  Christmas,  and  Spring Break.   The school calendar is constructed at least a year in advance.   When making early vacation plans, parents are asked to check the school calendar in advance to avoid conflicts.  School Hours The Study Commons  is open at 6:45 a.m. The Dining Commons opens at 7:00 a.m.  for breakfast.   The Middle School Office opens at 7:30 a.m.  After the school day ends, students may remain on campus to use the Library, to visit or study in the Commons, and to participate in the athletic programs, theatre practices, or other supervised activities.   The Gill Library opens at 7:30 a.m. and closes at 4:30 p.m. Monday – Friday.  The 5th and 6th grade After‐School Program begins at 4:00 and ends at 6:00 p.m. This program is required for 5th and 6th grade students who remain on campus after 4:00 and  who  are  not  involved  in  a  school‐sponsored,  teacher‐directed  activity.  The  Middle  School  does  not  offer  a supervised extended day program for 7th and 8th grade students. Students must be picked up by 6:00.  Inclement Weather The School Administration will decide on school cancellation with the safety of the students and faculty in mind.  In the event  of  a  school  cancellation  prior  to  8:00  a.m.,  the  School  will  post  information  on  the  School’s  website,  send information via the First Class email system. The school will also notify the following media: radio stations WBAP  820 AM and KRLD  1080 AM; and television stations KTVT channel 11, WFAA channel 8, KXAS channel 5, and KDFW channel 4.  

 ACADEMICS 

As a college preparatory school, the Episcopal School of Dallas provides a program for pre‐elementary through grade twelve  students  emphasizing  academic  excellence.    The  school  is  administered  in  three  divisions.    The  academic curriculum, Chapel, school service, community service, and wilderness programs are specifically designed for the needs of the students in each division.  

2

The  academic  program  of  the  Middle  School  provides  broad  training  in  the  liberal  arts  and  sciences  and  stresses independent  thinking,  writing,  critical  reading,  discipline,  and  creativity.    Homework  and  outside  preparation  are required.  Students may expect to spend 15 to 30 minutes per day outside of class on each academic subject.    The daily schedule allows time for students to meet with teachers outside of class.   Each student is assigned a faculty advisor who provides guidance, counseling, and support.  Advisors and students spend time together at daily lunch and advisory meetings.  There are also club meetings and other opportunities to convene with faculty and friends.  Drop/Add Policy for 8th grade Foreign Language  Because foreign language is an Upper School course, eighth grade students will follow Upper School guidelines and may drop the course within the first 10 days of the 1st semester.  Eighth grade students who wish to drop foreign language after the drop/add deadline may do so through the end of the 3rd quarter only with the approval of the teacher, the Department Chair, and the Middle School Head.  If the action is approved, the first semester grade will be erased from the transcript.  Eighth grade students who remain enrolled in the course as of the beginning of the 4th quarter will receive grades for both semesters.  These grades will appear on the transcript.  Students who withdraw from foreign language in eighth grade will be enrolled in a level 1 foreign language in the ninth grade.  Enrollment/Residency Status All  students  enrolled  and  attending  classes  at  ESD  must  reside  with  a  parent  or  legal  guardian  regardless  of  the student’s age.   Grade Reports The academic year is divided into four quarters.  Semester examinations are given to eighth grade students prior to the Christmas holiday and to 7th and 8th grade students prior to the end of the 4th quarter.  Grade Reports are issued at the close  of  each  quarter.    The  Grade  Report  provides  an  evaluation  of  the  student's  academic  performance,  effort  and behavior.  All students receive a letter grade and a teacher comment in each subject.  The following grade scale is used:  

Letter Grade  Numerical Value A+    97 ‐ 100 A    90 ‐   96 B+    85 ‐   89 B    80 ‐   84 C+    75 ‐   79 C    70 ‐   74 D    65 ‐   69  F    Below 65 

 Academic Honors To qualify  for the Headmaster's List, a student must receive an A  in all courses. To earn Honor Roll status, a student must receive a B or above in all courses.  

 Grade Changes Quarterly grade reports are the finalized and official record of a student's performance in a course. After the issuance of Grade Reports, requests for grade reconsideration or change will be denied for any other reason than computational error.  Course Credit, Attendance, and Incomplete Grades If a student accumulates more  than 10 absences  for a semester,  the student may  forfeit  credit  for  the course and be placed on conditional re‐enrollment. The Middle School Head will review special cases of absence caused by unusual circumstances, such as accident or lengthy illness, and coordinate the development of a plan for the student to make up schoolwork.    Students receiving an  incomplete  for a course must complete all missing course work by the end of  the next grading period or date assigned by the Head of Middle School.  An incomplete grade that is not reconciled by the next grading period or assigned date will become an “F”.  The Head of Middle School may extend a deadline for incomplete work if deemed necessary.   

3

Outside Course Credit Once enrolled at the Episcopal School of Dallas, a student may not take courses outside the school for credit.   Faculty Review Faculty Review is notice to students who have shown academic deficiency that their future enrollment is conditional.  Measures to remedy deficiencies are recommended and the academic progress of these students is closely monitored by the Advisor and Middle School Head.   Make‐up Work Policies Students with  excused  absences may make  up  class  assignments,  tests,  and  quizzes.    The  student  is  responsible  for obtaining  and  completing  the  assignments.    Students  should  phone  classmates  and  check  First  Class  to  obtain assignments and class notes. A student who has been absent for two or more days may contact the Middle School office to assist in collecting make‐up work.   Upon returning from full-day absences, students are permitted one day for each excused day of absence to complete all missed assignments and tests, except long-term projects. Students will be required to make up a test or quiz on the first available make-up time. Students who miss a “review day” prior to a test are not allowed to postpone a test that is scheduled for a day when they are in attendance. If a student is absent on a day a long-term project or paper is due, the project or paper is due immediately upon return to school. Students returning from an extended absence should set a make-up schedule through the Middle School advisor.  Late Arrival Make‐up Work Students arriving after  the school day has begun must  take any  test or quiz scheduled  for  that day on the same day. They must also deliver papers and projects to the course teacher on the due date.  Papers and Projects All major papers and projects are to be delivered to the teacher on the due date.  Papers and projects received after the due  date  will  have  a  late  penalty  consequence.  In  the  event  of  an  absence,  it  is  the  student’s  responsibility  to communicate with the teachers. In addition to turning in a printed version of a paper or project, students may also be required to turn in an electronic version of their paper or project via flash drive or email.  All papers and projects may be subjected to Internet screening for plagiarism.   Policy for Obtaining Learning Assistance Support Students with special needs must meet  the  following requirements  to be eligible  for  learning assistance support and modifications.  An  assessment  from  a  licensed  professional,  current  within  three  years,  documenting  a  diagnosable learning difference or disability must be in the student file.  Specific recommendations for appropriate accommodations must be a part of the written report from the evaluator before the recommendations can be considered.   The written report of the evaluation must:    State the specific learning difference or disability.  The condition must directly affect the student's ability to learn in 

school and must be listed in the current edition of the Diagnostic and Statistical Manual (DSM) or be recognized by the Rules and Regulations of the Texas Education Agency as a learning disability. 

  Provide complete educational, developmental, and relevant medical history.   Describe the tests or techniques used to arrive at the diagnosis and include the date of evaluation, test results, and 

the functional limitations resulting from the disability.   Describe specific accommodations requested.   State the evaluator's credentials, which must be appropriate to administer the assessment and to diagnose the 

condition.  A medical statement alone is not sufficient for a diagnosis of ADD/ADHD. The statement must accompany a full 

evaluation.  Extended Time (Tests and Semester Exams) Some students with learning differences qualify for extended time on tests and semester examinations. The amount of extended time granted must be part of the student’s prescribed accommodation.  Semester exams are scheduled to last 90 minutes (2 hours for the high school credit classes of 8th grade math and foreign language). Students with extended time will be given 135 minutes (3 hours for the high school credit classes).    

4

 Tutoring Students  having  academic  difficulties may,  in  certain  situations,  be  advised  to work with  a  tutor.    The  goal  behind tutoring  should  be  to  bolster  the  student’s  ability  to  work  independently  and  to  be  an  active  participant  in  the classroom.    Over  reliance  on  tutoring  to  explain materials  covered  in  class  is  not  in  the  student’s  best  interest  and should be  avoided.   The  student  is  responsible  for  completing  all  assignments  independently.    Students  and parents should be aware that allowing a peer, parent, or tutor to edit or modify a student’s work in any substantive fashion is considered collusion and a violation of the Honor Code.  Tutoring Guidelines 

Tutorials on campus must be approved by the Head of Middle School who should be contacted by the student’s parents, teacher, or advisor. 

Tutors will sign in and out with the Middle School Library upon arrival and departure from campus.  The front desk will issue a tutor/visitor badge, which is to be worn while on campus. 

Tutors  will  make  regular  contact  with  the  teacher  (or  teachers)  to  monitor  the  student’s  continued  effort, participation in class activities, and progress. 

Tutors should supply the Middle School Office with a complete list of regularly scheduled appointments.  Full‐time ESD  faculty members may not  tutor  ESD  students.  ESD  faculty members  employed on  a  part‐time 

basis may tutor ESD students who are not in their class or taking the same subject they are teaching.  In no circumstance may students miss any class for tutoring appointments or exam‐prep courses. 

 Study Hall Study Halls are considered a regular period in the school day.  Attendance in study hall is required.  Study halls are to be quiet and orderly.  Students must arrive with the necessary study materials, prepared to work for 45 minutes. Students may not use electronic devices such as cell phones, iPods, or CD players during study hall. Students may not leave the study hall without permission from the Study Hall proctor. Students may not bring backpacks to study hall.  Semester Exams  Each 7th and 8th grade class is assigned an exam day. Seventh grade has end of the year exams only. Eighth grade has exams in December and May. At the end of exam week, there is an assigned make‐up day. Students who miss an exam must make up the exam on the assigned day or schedule a make‐up day through the Middle School Office. Exams may not be given early to accommodate travel.  Student Records Student records are the property of the School. The school administration retains sole discretion regarding the content of  student  records.  The  school  administration  also  retains  sole  discretion  regarding  the  release  of  information  and school reports, including grades, to parents or guardians.  

CHAPEL The Episcopal School of Dallas is a spiritual community that embraces the uniqueness of each individual as a child of God.    Daily  worship  provides  the  framework  for  a  faith‐centered  environment  where  each  student's  intellectual, emotional, and social growth is accompanied by spiritual and moral growth.  Chapel services and weekly Eucharist are an essential part of the ESD experience.  Through worship and religious studies students and faculty examine their own personal faith and come to a clearer understanding of God's purpose in their lives.  The  chapel  services,  under  the  guidance  of  ordained  Episcopal  clergy  and  committed  laity,  conform  to The Book  of Common  Prayer.    With  this  liturgical  structure,  the  School  brings  together  students  and  faculty  from  a  variety  of religious traditions for daily prayer and praise to God.  Chapel attendance is compulsory at ESD.  All members of the school community are to enter quietly, orderly, and reverently and are expected to participate in worship services.  A student who is tardy or absent from chapel is subject to the same attendance rules and regulations as for academic classes.    

5

COMMUNITY SERVICE PROGRAM One  of  the  requirements  at  the  Episcopal  School  of  Dallas  is  participation  in  the  Community  Service  Program.  The Community Service Program is designed to prepare our students for a lifetime of service to others.  Program goals   

Provide help where needed in many areas of society.  Understand their lives in relation to others and feel a sense of responsibility toward the greater community.  Broaden their horizons through exposure to a wide range of experiences.  Foster the relationship between ESD and the Dallas community.  Recognize that they are serving God by serving others. 

  

OUTDOOR EDUCATION PROGRAM The Outdoor Program is an  important and  integral part of each student's education at Episcopal.   The mission of  the Outdoor  Program  is  to  help  young  people  experience  a  sense  of  community  through  a  nature.  The  Program's experiential  structure  provides  students  with  opportunities  to  learn  and  grow.  Students  participate  in  activities designed to promote cooperation, teamwork, responsibility, and self‐reliance.  

ATTENDANCE The Episcopal School of Dallas attendance policy promotes regular class attendance as an integral part of the learning process and an orderly atmosphere  in which  learning may  take place.    Students are  to attend all  classes,  advisories, chapel services, assemblies, class meetings, and relevant club meetings during the school day. When a student is absent from school, a parent or guardian should phone or email the Nurse’s office before 8:00 a.m.    Signing In or Out of School A student  leaving campus during the school day must submit a note  from the parent or guardian (emails and phone calls from parents are also sufficient for verification) and sign out in the Nurse’s office before leaving campus.  Failure to follow  this procedure may  result  in  an unexcused absence or  tardy,  detention, or  other  consequence  such as  loss of privileges or athletic eligibility.   Students returning to school or arriving late to school from off‐campus appointments are to sign in at the Nurse’s office before attending class.  Tardiness Tardiness  is  a  disruption  to  the  learning  atmosphere;  tardies  are  often  unexcused  and may  result  in  a  demerit.    An excused tardy requires a pass from the Nurse’s office or a teacher for entrance to class.   When a student misses more than 20 minutes of a class period, the student is considered absent from the class.  Early Dismissal by Written Request Appointments for students should be made after school hours.  If it is necessary for a student to leave during the school day  for  an  appointment,  a written  request  from  a  parent  or  guardian must  be  submitted  to  the  school  office  at  the beginning of the school day.  Upon returning to school the student must have an appointment verification note from the doctor for the absence to be excused. Students with regularly scheduled appointments should vary the times to avoid missing the same class repeatedly. Early dismissal for reasons other than school trips or medical appointments may be considered unexcused.   Written/Phone Explanation for Absence A student who has missed any part of a school day must have the absence excused and verified. Verification may come in the form of a written explanation signed by the student's parent or guardian, a phone call or email from the student's parent or guardian to the school, or a note from the doctor’s office.  Students who do not verify their absence within 24 hours may receive a Saturday detention.   Middle School Attendance Categories   School‐Related Absence – this category is for absences that are related to school‐sponsored events.  They will count towards “total absences,” which are used simply as a means of record keeping and are reported to the parents on the report card. Examples: school sporting event, school sponsored community service, field trip, suspension from school, religious holiday.  

6

Excused Absence – this means that the School knows and approves of the reason for the absence, and the absence is not for a school related reason. Examples: illness, doctor’s appointment, family trip approved by the School, required court appearance, etc.   Unexcused Absence – this category is for absences that are not approved by the School. An unexcused absence may result in disciplinary measures (demerits or Saturday detentions) and may also result in the student receiving zeros for class work, papers, quizzes, or tests on the days missed. Examples: skipping class, school, chapel, lunch, and family trips.   At each report card period, the student, parent, teacher, and advisor will be notified of the student’s total absences, school‐related absences, excused absences, and unexcused absences.   Absence and Participation in Extra‐Curricular Activity  A student who is absent all or part of a school day due to illness is not permitted to represent the School in an extra‐curricular activity on that day without the approval of the Assistant School Head. Also, an athlete may not participate in practice on that day without the written approval of the Assistant School Head.   Pre‐Planned Absence  To request an excused absence for a reason that is not listed, a student must submit a written request from a parent or guardian to the Assistant School Head at least one week prior to the absence, explaining the reason for and dates of the absence. The Assistant School Head and Division Head will determine whether the absence is excused or unexcused. Failure to follow this procedure may result in an unexcused absence.   The Assistant School Head will meet with the parent or guardian and student who is repeatedly absent on announced test days.  Attendance Policy Consequences and Course Credit  A student is allowed 10 absences (excused or unexcused) per semester. At 11 absences the student may lose credit for the course. The following steps will be taken at each absence level.   6 Absences – the Middle School Office will notify the student, parents, and advisor that the student has accumulated 6 absences and will remind them of the absence policy as listed in the Handbook.   11 Absences – the Middle School Office will notify the student, parents, and advisor that the student has accumulated 11 absences. The following steps will be taken:  

1. The student and parents will be given the opportunity to submit any extra information regarding absences that they feel would be helpful to the school in determining the outcome of surpassing the 10 absence mark.  2. The Middle School office will review the student’s attendance record and determine if there were any extenuating circumstances in this student’s situation (long term illness, etc).  3. The Middle School Office will determine whether or not credit will be received for the class and how further absences will be treated.  4. The Middle School Office will determine if an official excuse (doctor’s note, scholarship interview documentation, court papers, etc.) is required for each and every future absence. Notes from parents will not be considered an official excuse.  5. The Middle School Office will communicate its decision on the student’s absence situation to the student, parents, and advisor.  6. If a student continues to accumulate absences, the school may revisit and reevaluate the situation at any time.  

  

HONOR CODE The  Episcopal  School  of  Dallas  is  a  community  based  on  honor,  trust,  and  respect.  Honesty  and  self‐respect  are recognized values of responsible citizenship.  Mutual trust depends upon truthfulness and fairness in all relationships.  ESD places great emphasis upon the development of spiritual strength and those facets of character which are essential ingredients  of  one's  integrity.  All  members  of  the  community  are  expected  to  conduct  themselves  in  a  thoughtful, responsible manner.  Students are expected to maintain a quality of community life from which all members can benefit, represent themselves truthfully, do their own work, and claim for themselves only that which is truly theirs.  The honor 

7

system is based on mutual trust rather than a set of rules.  To this end, the Episcopal School of Dallas has the following Honor Code:  

On my honor, I promise that I will not lie, steal, or cheat. I will abide by and  support this Honor Code as a member of the Episcopal School of Dallas. 

  Honor Code Policies   A faculty member who suspects that a violation of the Honor Code has been committed is required to report this 

possibility to the Assistant School Head.  An assessment is made by conferring with all parties involved, including the student and the student's Advisor.  The Assistant School Head will confer with the faculty member and advise regarding the procedural action to be taken.  

  The Assistant Head of Middle School and Head determine whether  there was an Honor Code  infraction and then recommend  a  consequence.  If  a  student  violates  the Honor  Code,  a  notation  is made  on  the  student’s  discipline record. 

  A  student who has been suspended may be  required  to bring his or her parents  to a meeting with  the Assistant Head to redefine the student's status with the School. 

  A second Honor Code violation may result in separation from the school.  The Episcopal School of Dallas defines the following as violations of the Honor Code: Lying:    Making a false representation of the truth.  Quibbling:    Avoiding acknowledgment of the truth or speaking the truth in such a manner to deceive another. Cheating:  Any acts of deception that result in gaining or attempting to gain an unfair academic advantage over 

another, representing another's work as your own, or aiding another student in such deception.  Cheating includes but is not limited to copying from notes, books, or material without the permission of the teacher, or aiding another student in such practices. 

Copying:   The direct use of another student's work to complete a test or assignment, or to allow another student to copy your work. 

Plagiarism:    The  use  or  paraphrasing  of  another's  ideas  or  expressions  in  your  writing  without  properly acknowledging (citing) the source. This includes material posted on the Internet. 

Collusion:    Allowing a peer, parent, or tutor to edit or modify your work in any substantive fashion.  Corrections made to papers, etc., should reflect your own work.  

Stealing:  To take something that is not yours or to borrow without consent.  

 DISCIPLINE POLICIES 

The Discipline Policy is designed to ensure that ESD is an honest and safe place to attend school.  School rules apply to all  students while  they  are  under  the  School's  jurisdiction,  on  campus  or  on  a  school‐sponsored  trip.  In  the Middle School, demerit and detention systems are used. The Assistant Head of Middle School is responsible for responding to faculty and community concerns regarding maintaining the standards of good behavior in the School.  Deviations from these standards will be addressed by faculty or staff members and, if necessary, referred to the Assistant School Head.  The School may elect to respond to student behavior in the community at large if such behavior, in the opinion of the administration, adversely reflects on the good name of the School.  Disciplinary Warning is a specified period of time for a student who has been disciplined. During this time a student should focus on corrective measures which will result in acceptable community conduct.  The student's behavior will be closely monitored on a weekly basis by  teachers and the administration.     The continued enrollment of a student on Disciplinary Warning will be evaluated during this period.  Disciplinary Probation  is  notice  to  a  student  who  has  shown  continued  disregard  for  regulations.  The,  disruptive behavior,  and  disrespect  for  others,  or  conduct  which  reflects  negatively  on  the  reputation  of  the  school.  The probationary period is a time during which the student is expected to demonstrate to the administration and the school community that he or she is willing to change his or her behavior and show a willingness to be a positive member of school. While on probation, a student who commits any other serious offenses may receive more severe consequences. At the end of a probationary period, the student and their parents will be notified if the probation will cease, or if it will continue. A student who does not carry out the terms of their probation may be separated from the School (expelled). Disciplinary Probation may include denial of privileges and participation in extra‐curricular activities.  

8

Suspension is a temporary separation from the School for a student with a serious academic offense or behavior that negatively affects the School community.  Students who are suspended are required to meet with the Assistant School Head before returning to school.  Suspension may be from one to three days.  Expulsion  is  separation  from  the  School  at  the  discretion  of  the  Rector/Headmaster.    Expulsion  for  behavior which negatively affects the School community may be for the remainder of the academic year or permanently.  Demerits: The Middle School discipline procedures are a means of  instructing students to be  thoughtful,  responsible citizens  by  correcting  inappropriate  behavior  and  complying  with  school  regulations.    Detentions  are  issued  for disregard  for  school  regulations  and  disruptive  or  disrespectful  behavior  which  negatively  affects  the  School community.   Behavioral Detentions are issued for an accumulation of five demerits during the interim period (half of the  quarter).  If  the  detention  number  is  reached,  a  detention  is  served  and  the  demerit  tally  starts  over.  Saturday Detentions are from 8:00‐10:00 a.m. Students must arrive on time, in uniform, and will have school service projects and writing assignments to do. Organizational detentions are issued for an accumulation of five demerits during the interim period. If the detention number is reached, a detention will be served on Wednesday during advisory.  Chronic misbehavior,  even minor  incidents, may  lead  to major  consequences.  Any  student  who  receives  eight demerits  in  a  quarter  will  receive  a  disciplinary  warning  letter.  Any  student  who  receives  a  substantial  number  of demerits (fifteen or more during any quarter) may be placed on Disciplinary Probation.   If  a  student  is  placed on Disciplinary Probation  for more  than one quarter,  the  student  is automatically placed on conditional re‐enrollment. This means that re‐enrollment for the following semester or year is conditional and will depend on the student’s overall behavior during the rest of the school year.  Administrative  Attention:  Some  disciplinary  offenses  warrant  the  immediate  attention  of  an  administrator.  The School’s response may vary anywhere from a verbal reprimand to separation from School (expulsion). Administrative offenses include but are not limited to the following: 

Bullying  Egregious disrespect  Fighting  Harassment  Leaving campus without permission during the day  Possession, sale, or use of alcohol or drugs  Tampering with fire alarms  Vandalism 

 Skipping Classes All students are expected to attend scheduled classes, advisories, study halls, Chapel, and school assemblies.  Students who skip any of these will receive an unexcused absence for course work missed and be issued a Saturday detention.  Offenders  may  be  required  to  appear  before  the  Assistant  Head  of  Middle  School  and  are  subject  to  more  serious responses from the School such as suspension and disciplinary probation.  Students Leaving Campus Middle  School  students  become  the  responsibility  of  the  School  immediately  upon  their  arrival  at  school.    Once  on campus, students may not leave without permission and they must be properly signed out in the Nurse’s office.   This policy  also  applies  to  students who  arrive  at  school  early  or  stay  late,  after  school  hours.    Students may  not  leave campus before or after school hours with another student without written consent from both sets of parents and school permission.  Offenders  may  be  subject  to  severe  responses  from  the  School  such  as  suspension  and  disciplinary probation.  Regarding Drugs and Alcohol – ESD Substance Policy The Episcopal School of Dallas supports and adheres to all State and Federal laws regarding the use of any controlled substance,  including alcohol. The School  is  concerned about  the  increasing use of alcohol and  illegal drugs by young people  in  our  society.    The  School  desires  that  students,  school  property,  and  school  events  are  kept  free  from  the presence of these substances and from their influence.  For this reason, the School forbids the use, sale, or distribution of alcohol and illegal drugs by its students at any school‐related function, on or off school property.  The School reserves the right to request that a student be screened immediately by a school official or nurse for alcohol or substance use if 

9

the School has suspicion or reason to believe  the student  is under  the  influence of alcohol or a controlled substance. Failure by student or guardian  to comply with  the request will  result  in  immediate suspension  from school until  the School determines its disciplinary response. The Episcopal School of Dallas reserves the right to expel any student at any time, including first‐time offenders, if the School determines that such separation is in the best interest of the school community. This policy  is  intended  to keep  the school community  free of  such substances and  to provide  the School with the right to take firm disciplinary action against students whom the School believes are using or influencing other members  of  the  student  body  to  use  such  substances.  Violation  of  the  substance  policy  may  result  in  required counseling, screening for substance use, suspension, or expulsion from school.  The Episcopal School of Dallas encourages students who are dealing with problems of alcohol or substance abuse  to seek  immediate  professional  treatment.  School  counselors  and  administrators  are  available  to  make  appropriate referrals when help  is needed. The School provides a number of age‐appropriate educational programs to encourage healthy decision‐making and to inform students about the dangers and legal consequences of drug and alcohol use.   ESD  parents  are  also  reminded  of  the  legal  and  civil  liability  related  to  the  provision  of  alcohol  to minors.  Parents involved with illegal provision of alcohol or any controlled substance place their child’s enrollment status in immediate jeopardy.  Search and Seizure Policies To maintain order and discipline on school property, and at school‐related events and to protect the safety and welfare of students and school personnel, the Episcopal School of Dallas has the right to perform unannounced searches and to seize contraband, and has the right to perform physical searches of students to determine whether they pose a danger to themselves or others.   School administrators and authorized staff may search a student’s pockets, purse, backpack, gym bag, or other personal property; student lockers, desks, or other school property; or student automobile parked on school  property  or  adjoining  public  curb.  Failure  by  student  or  guardian  to  comply with  the  request  for  a  personal, locker,  or  automobile  search  will  result  in  immediate  suspension  from  school  until  the  School  determines  its disciplinary response.  No student may possess any  illegal substance, object, or contraband that constitutes a  threat to  the health, safety, or welfare of  any person or persons on  school property. Contraband  is  any  substance or material prohibited by  school policy or  state or  federal  law,  including but not  limited  to controlled  substances, drugs,  alcoholic beverages,  tobacco products, guns, knives, weapons, or  incendiary devices.   All  items deemed to be  illegal,  illicit, disruptive, or a general nuisance to the educational process may be seized by staff.  Storage, return, or destruction of such items shall be at the discretion of the School, subject to legal impoundment.  The Search and Seizure Policy will be disseminated to students and their parents or guardians annually.   Personal Searches A  student’s  person  or  personal  effects may  be  searched  by  a  staff member  to  determine whether  the  student  is  in possession of contraband. Personal searches may be performed without notice, without consent, and without a search warrant.  All  personal  searches will  be  performed  in  a manner  that  is  respectful  of  the  norms  of  decency  and  the  emotional maturity of the student. A school administrator of the same sex will conduct the search in private, with another adult witness of the same sex present, and only upon approval of the School Head or designee.  The student’s parents will be notified  of  the  search  as  soon  as  reasonably  possible.  Under  no  circumstance  will  a  strip  search  be  permitted  or performed by school personnel.  Locker Searches A  student’s  locker  or  desk  is  the  property  of  the  school  and  is  at  all  times  under  the  control  of  the  school.  School administrators  may  perform  general  inspections  of  lockers  or  desks  at  any  time  without  notice,  without  student consent,  and without  search warrant.  Students  are not  permitted  to  impede  access  to  any  locker  except with  a  lock provided by or approved by the school. Students should keep their school locker locked at all times.  Harassment Policy The  Episcopal  School  of  Dallas  is  committed  to  providing  a  school  environment  that  is  free  of  discrimination  and harassment.  Actions, words, jokes, or comments based on an individual’s gender, race, ethnicity, disability, age, religion, 

10

sexual orientation, or any other characteristic will not be tolerated.  As an example, Sexual harassment, both overt and subtle, is a form of misconduct that is demeaning to another person, undermines the integrity of student relationships, and is strictly prohibited.  This includes emails and postings on social Internet sites, on or off campus, whether using an ESD or personal account. Hazing of any form, including pressuring classmates or teammates to cut or dye their hair, is considered harassment.  Incidents of harassment should be reported to the Assistant School Head immediately.   An advisor, teacher, coach, or administrator who becomes aware of possible harassment should promptly advise the Assistant School Head, who will handle the matter in a timely and confidential manner.  Anyone engaging in harassment will be subject to disciplinary action, up to and including separation from School. Questions or additional information regarding harassment should be directed to the Assistant School Head.  Threatening Statements Policy The Episcopal School of Dallas provides a safe atmosphere to support its community of learners.  The School responds to threatening statements in a very serious manner.  Students who make threatening statements about their intent to bring  a  weapon  to  school  or  to  harm  themselves  or  others  may  be  suspended  and  may  face  possible  expulsion.  Additionally, the student may be required to undergo an evaluation by a counselor of the School’s choice to establish for the School and the student’s family that the student is safe to return to school.  The student may be referred for further evaluation or counseling.  All members of the School community, students and adults, are to be aware that statements such  as  “I  was  just  kidding”  or  “I  didn’t  mean  it”,  are  not  acceptable  excuses.    This  policy  regarding  a  threatening statement applies to incidents on and off campus.  Bullying Policy The Episcopal School of Dallas strives to create an environment that is safe for all students.  To that end, ESD does not tolerate bullying, which we define as follows:  A student is being bullied when another individual repeatedly subjects him or her to negative actions in which there is also an imbalance of power.  Bullying includes, but is not limited to these actions:  Verbal:  Verbal Bullying is defined as harm to someone’s self‐esteem or safety through verbal means such as:  teasing, name calling, or insulting remarks.  Physical: Physical Bullying is defined as harm to someone’s body or property such as pushing, shoving, destruction of one’s locker or its contents, or theft (or destruction) of school materials.  Social/Relational:  Social/Relational Bullying is defined as harm to someone’s group acceptance through purposeful exclusion, telling another not to be someone’s friend, gossiping, or spreading or starting rumors.  Cyber:  Cyber Bullying is defined as the use of electronic communication technologies to intentionally engage in repeated or widely disseminated acts of cruelty towards another that result in emotional harm.  Cyber Bullying includes, but is not limited to:  cyber stalking or impersonation through social media or texting.   Sexual:  Harm of a sexual nature to someone’s self‐esteem, body, property, or sense of safety, and includes, but is not limited to:  unwelcomed sexual comments, leering, gestures, and actions or comments based on a person’s sexual orientation or perceived sexual orientation.    The Episcopal School of Dallas does not tolerate bullying behavior in any situation, whether during or after school hours. Cyber bullying will not be tolerated on or off campus. Students who engage in such behavior are subject to serious disciplinary action.  In keeping with our philosophy, all ESD students should abide by the following:  

We will not bully others.  We will help students who are bullied.  We will be inclusive of all students.  When we know someone is being bullied, we will tell an adult at school and an adult at home. 

11

If we see someone standing up for others and exhibiting exceptional leadership qualities, we will tell an adult at school and an adult at home. 

  Student Code of Conduct In order to maintain an atmosphere of mutual trust and respect and to foster the community atmosphere stated in the Mission Statement, all students and their parents or guardians are expected to read and abide by the school rules and policies as stated in the Handbook.   Student Pledge I  promise  to  do my  best  to  behave  honorably  while  enrolled  in  the  Episcopal  School  of  Dallas.  I  commit myself  to upholding the Honor Code, to obeying school rules, and to conducting myself in a manner that reflects positively on the School.  I understand that the Episcopal School of Dallas may respond to any incident in which I am involved, on or off school  property,  that  reflects  negatively  on  the  School.  Responses  may  include,  but  are  not  limited  to,  counseling, detention,  termination  of  privileges,  suspension  or  expulsion  from  extra‐curricular  groups,  teams  or  activities, suspension from classes, or expulsion from school. Examples of behaviors that reflect negatively on the school are, but not  limited  to,  the  following:  harassing,  threatening,  or  disrespecting  others;  accumulating  excessive  amounts  of detentions for the violation of school rules; using or being in possession of alcohol, tobacco, drugs, or other contraband.      

UNIFORM  POLICY  

Students are to wear the school uniform correctly throughout the school day.  The School strongly encourages students to label all appropriate uniform items to aid students in finding lost items.  Students who are constantly consistently out of uniform will be denied admission to class and subject to disciplinary probation or suspension.  Parker Uniforms is the official uniform provider of our school uniforms. Culwell & Sons is an alternate source for boys’ uniforms.   Applies to All Students White Shirt Oxford button‐down; tucked in and appropriately sized with all but the top button buttoned (long‐sleeved shirts must remain buttoned at wrist). Shirts may not be stained, drawn on, missing buttons, or torn. Undershirt Solid white crewneck without logos or printing; short‐sleeved only under short‐sleeved shirt. Socks Solid white sock –small logo acceptable (no Nike Elites or similar); sock must completely cover the ankle bone at all times (ankle socks not permitted); navy socks –small logo on formal dress days; navy socks are permitted on regular and formal dress days.  Navy Blazer Worn on Wednesdays and all other formal uniform days. A blazer is not necessary 1st and 4th quarter due to the hot weather, except for special events. Blazers should fit and be in good condition. Navy Sweater Cardigan, pullover, crew, or V‐neck; without logo (monogram permitted); regular or formal dress. Navy Sweatshirt or Fleece Sweatshirt or Fleece (ESD logo or no logo), solid navy only; regular dress days. Headwear and Accessories  Bandanas, stocking caps, large flowers, and hats are not permitted during the school day. Bows and headbands must be uniform color. Bows can be no larger than four inches. No additional items may be worn in the hair. Coats and Scarves Worn to and from school; uniform sweater, fleece, or sweatshirt worn in school. Exception: if the temperature is below 40 degrees or it is raining, students may wear coats or jackets to and from class. Jewelry Appropriate, simple, not excessive, long, large, messy, or distracting; heavy chains, long chains, chokers, large earrings, and body‐piercing jewelry not allowed, with the exception of pierced‐ear jewelry for girls. Gym/Athletics Two navy gym shorts; two gray ESD gym T‐Shirts; one set gray sweats ‐ top & bottom; one pair athletic shoes. Athletic clothes may be purchased in the Eagle’s Nest.  Applies to Girls Skirt Navy green‐gold plaid. Approximate knee length (less than 4 inches above the top of the knee in the front and less than 4 inches above the crease of the knee in the back).   Skort Navy green‐gold plaid or solid navy; no more than 4” above the crease in the back of the knee; not allowed on formal dress days. Navy Tights No sweat pants or long underwear under skirt. Tights must be in good condition without rips or holes. No logos on tights. Shoes Solid brown or black DRESS shoes (no two‐toned shoes), white & navy or white & black saddle oxfords; good condition with enclosed toe and heel; heel may not exceed 1.5” in height measured from the back; platform shoes and 

12

clogs not allowed. Shoes may not be drawn on, ripped, torn, or stepped down. Slippers and moccasins are not allowed. Shoes may not be fuzzy inside and should have a sole. Shoes must remain tied with entire foot in the shoe throughout the day. Hair Clean, well groomed; not bleached or dyed an unnatural color. Make‐up 7th & 8th grades – appropriate, simple; not excessive or distracting; 5th & 6th grades – may not wear make‐up; nail polish allowed.  Applies to Boys    Belt  Solid brown or black belt to be worn at all times with shorts or pants; no large or distracting belt buckles. Gray Slacks Plain or pleated; in good condition ‐ no rips or holes; low‐riding pants not allowed. Gray Shorts Dress shorts; knee length; in good condition‐no rips or holes; not on formal dress days; low‐riding pants not allowed. Shoes Solid brown or black DRESS shoes (no two‐toned shoes; dark soles only); good condition with enclosed toe and heel. Shoes may not be drawn on, ripped, torn, or stepped down. Slippers and moccasins are not allowed. Shoes may not be fuzzy inside and should have a sole. Shoes must remain tied with entire foot in the shoe throughout the day. Tie ESD School tie (top button of oxford shirt must remain buttoned at all times); worn tied securely on formal dress days. Hair Clean, well groomed ‐ hair may not fall in the eyes; not bleached or dyed an unnatural color; worn in ponytail if length warrants it; facial hair not permitted.  Casual Dress or Spirit Days On approved casual dress or spirit days, students may wear casual, modest attire. Good taste and discretion should be used  in  the  choice of  clothing.   T‐shirts may not have  inappropriate  logos.    Shorts, dresses,  and  skirts  should be  the regulation  length  (four  inches  above  the  back  of  the  knee).    Tops  should  cover  the  entire middle  torso,  shoulder  to waist.   Tank tops must be two fingers in width and bare midriffs are not allowed. Leggings are not allowed. Hats may not be worn in inside unless the spirit theme calls for them. Students dressed inappropriately will be asked to change or sent home.  

STUDENT SERVICES Advisory Each student has a faculty advisor who is charged with the responsibility of supporting and guiding the student with regard to the academic and social life of the School.   The Advisor helps a student establish realistic goals and develop the skills needed to attain success at ESD.  Also, the Advisor is available to listen to student concerns and needs and to advise when a  student  encounters  academic or personal problems.   At  the  end of  each quarter,  the Advisor  reviews report  cards  and  discusses  any  teacher  comments  or  suggestions  with  the  advisee.    Also,  the  Advisor  facilitates discussions between student or parent and teacher, assists advisees in selecting courses and participates in discipline discussions.  The primary contact between the School and the home is the Advisor; thus parental questions concerning academic progress or other issues should be taken to the Advisor.  First Aid Facility A First Aid facility is located in the Nurse’s office.  Assistance is available for students who become ill or injured during school hours.  A student's parent or guardian will be notified should the student need additional care.  Administration of Medicine by School Personnel School  personnel may  administer  special  health‐care  procedures  and medications  at  school when  such  treatment  is necessary for school attendance and cannot otherwise be accomplished.   Prescribed medication or treatment may be administered  by  a  school  nurse  or  by  a  non‐health  professional  designee  of  the  School  Head  or  school  nurse.  Medications must  be  brought  to  school  in  the  original  container  appropriately  labeled  by  the  pharmacy  along with specific  instructions  from  the  doctor  on  how  the  medication  is  to  be  dispensed.    The  School  will  not  accept  or administer medications  that  are  not  packaged  in  the  original  container with  appropriate  labeling.    Any  alteration of prescribed dosage must be expressed in writing from the doctor.  Prescribed asthma inhalers may be kept by Middle school students and self‐administered if the physician indicates this in  writing.    The  School  recommends  that  a  back‐up  inhaler  be  provided  to  the  school  nurse.  Prescription  drugs  or medication, which students take during the school day, must be kept in the Nurse’s office with authorized instructions for administration.  

13

Health Records Health  Information  forms must  be  on  file  in  the  Infirmary/Attendance Office.    A  record of  immunization  and  health updates are required on each student.  The additional information is necessary if students are to be properly cared for when ill or taking medication.  Students must have an up‐to‐date physical (within the last year) on file.  ABC (Addressing Behavioral Concerns) – Student Assistance Program  The  Episcopal  School  of  Dallas  has  employed  a  staff  of  counselors  and  learning  specialists  to  assist  the  school administration  with  helping  our  students  make  good  choices  and  deal  with  difficult  personal  issues.  Students  are sometimes troubled by problems which interfere, not only with their academic and co‐curricular performance, but with their emotional, physical, mental, and social development as well. The main goal of the Student Assistance Program is to respond systematically  to  students' problems as  they are manifested  in  school. The Student Assistance Program will provide  a  structured  approach  that  will  offer  assistance  to  medical,  familial,  or  chemical‐use  problems.  It  will  also provide an organized liaison between the School and outside agencies.   It is the intent of the Student Assistance Program to work cooperatively with the parents or guardians of the student to resolve problems. Parents or guardians will be contacted by the school when or if it is deemed appropriate. All records of  personal  problems  will  be  handled  by  the  counselors  in  a  confidential  manner.  These  records  are  kept  by  the counselors and do not become part of the student’s cumulative file. The Program provides for preliminary assessment of  student  issues,  but  is  not  intended  as  a  complete  treatment  program.  Cost  for  diagnosis  and  treatment  services outside the school are the responsibility of the parent or guardian. 

 STUDENT LIFE 

Extra‐curricular  activities  enrich  the  lives  of  students  and  provide  them  with  opportunities  to  express  themselves through  the  arts,  athletics,  service  organizations,  publications,  and  clubs  or  organizations  with  a  particular  focus.  Leadership  and  organizational  skills  are  developed within  student  activities  by  chairing  committees  and  serving  as officers.  Clubs may meet before school, during the club period, or after school.  A balance of student life and academics must be maintained.  A student may not hold more than two major offices during an academic year.  Students interested in starting a new club or organization must meet with the Assistant School Head for approval.   Extra‐curricular  activities  enrich  the  lives  of  students  and  provide  them  with  opportunities  to  express  themselves through  the  arts,  athletics,  service  organizations,  publications,  and  clubs  or  organizations  with  a  particular  focus. Leadership  and  organizational  skills  are  developed within  student  activities  by  chairing  committees  and  serving  as officers.  

Middle School Clubs  

Clubs and Interest Groups  There  are many opportunities  for  students  to participate  in  school  clubs  (official,  formal  school  groups dedicated  to different activities) and  interest groups (informal organizations that meet during the school day). A current  listing of the clubs and organizations presently active at the ESD is posted in First Class (email) under MS Student Notices. Clubs may  meet  before  school,  during  advisory  time,  or  after  school.  A  balance  of  student  life  and  academics  must  be maintained. Students  interested  in starting a new club or organization must meet with the Assistant School Head for approval.  Student Council In weekly meetings, the Council serves as a forum for student opinions and suggestions, working with the faculty, administration and student body to enhance daily life in school.   Members of the Student Council meet weekly, serving as a forum for student opinions and suggestions, working with faculty, administration and the student body to enhance daily life at the school. The Council seeks to build school spirit with contests and to contribute to the community with service projects.  The 7th grade elects the leading officers in the spring before their 8th grade year.  Representatives from each of the four grade levels are elected in the fall.  2012-2013 Student Council Sponsors: Greg Crook and Michael York Executive Officers: Carter Daulton, Caroline Durante, Madhav Nair   

14

ATHLETICS The Athletic Department at the Episcopal School of Dallas supports the basic Mission and Founding Tenets of the School. This is accomplished by expecting student athletes and coaches to focus on character development, teamwork, commitment, hard work, and excellence within a balanced program of athletic offerings. Additionally, the athletic department develops programs that teach positive lessons of perseverance, sportsmanship, respect for one’s opponent, respect for the rules, and the ability to win and lose with grace.  The Middle School has three athletic seasons. Students may elect to participate in P.E. or play a sport. 7th and 8th grade sports begin 8th period and extend into after‐school time. Middle School athletes will be finished with school practice by 4:00. Competitions are scheduled every day of the school week with the exception of Wednesday.    Fall:  Boys: Cross Country and Football (Club Volleyball may also be an option) 

  Girls: Cross Country, Field Hockey, and Volleyball    Winter: Boys: Basketball, Soccer, and Wrestling  

  Girls: Basketball, and Soccer  

  Spring:  Boys: Baseball, Golf, Lacrosse, Tennis, and Track/Field    Girls: Golf, Lacrosse, Softball, Tennis and Track/Field  

 Practice Guidelines for Student Athletes   Attend and be on time to all scheduled practices.  Give notice if practice will be missed.  Excused absences are for 

academic or health reasons or extreme circumstances.   All non‐academic excuses must be approved by the Head Coach and/or  the Athletic Director, must be  in written  form and given  to  the coach 24 hours before or after  the absence. The Head of  the Middle School may require an absence and approve an excuse  for academic reasons. A student with an unexcused absence may face disciplinary action. 

  Wear the prescribed uniform or practice attire as determined by the Head Coach and/or Athletic Director.   Follow the prescribed team rules and guidelines established by the Head Coach.   Attend all scheduled classes in order to participate in practice and games.  Game Guidelines for Student Athletes   Attend all  scheduled games.   The Head Coach and  the Athletic Director must be notified of  family  trips or other 

events  that  conflict with  games or  tournaments  at  least  two weeks prior  to  the  event. The pre‐planned absence must be approved by the School Head.   Absences due to  illness or  injury are excused with a written note  from a parent or doctor. 

  Wear the prescribed uniform for all games.   Follow team rules and guidelines established by the Head Coach.   If a student misses any part of the school day, he or she may be ineligible for extracurricular activities that day.  The 

Head  of  Middle  School  and  the  Athletic  Director  may  determine  that  an  excuse  is  appropriate  for  maintaining eligibility that day. 

  Every team member must abide by ESD’s Athletic Code of Conduct.   The Episcopal School of Dallas will not tolerate inappropriate behavior or poor sportsmanship from players, fans, 

or  coaches.    Players  exhibiting  poor  sportsmanship  are  subject  to  suspension  from  the  game  or  team.    Fans exhibiting poor sportsmanship may be asked to leave the game. 

 GENERAL INFORMATION 

 Athletic Bags School athletic bags must be locked and stored in the student’s assigned gym locker.  Students may not leave their athletic bags in the academic buildings. The school reserves the right to search all gym bags and gym lockers.  Backpacks Middle School  students may not carry backpacks on campus during  the school day and are expected  to unload  their backpack into their lockers before Chapel. While not in use, backpacks should be locked in the student’s locker or, if the pack does not  fit, placed neatly  in a Middle School cubby.   The School  is not  responsible  for  lost backpacks or  items taken  from a backpack that were not  locked  in a school  locker.   The administration reserves the right to  inspect any backpack on campus (see Search and Seizure Policy).  

15

 Bulletin Boards and Flyers Random  posting  in  the  hallways,  doors,  and  windows  is  not  permitted.  Students  and  organizations  wishing  to disseminate information should the Assistant Head who will broadcast appropriate information on First Class Student Notices and the information monitors.  Cell Phones The Episcopal School of Dallas permits students to carry cell phones on school property for safety and emergency use. While on  campus, Middle School  students’  cell phones are  to be  turned off  and  left  in  the  lockers.  Students may not receive or make personal calls or text messages during the school day. Students who violate this policy will forfeit their privilege of having a cell phone on campus. They may also have their cell phone taken away for a period of time and receive a demerit.   Computers (Acceptable Use Policy)  The Episcopal  School  of Dallas  electronic  communications  system,  including  the  Internet,  shall  be made  available  to students and employees for instructional, research, and administrative purposes exclusively.   The  Episcopal  School  of  Dallas  strictly  prohibits  the  use  of  the  school  name,  email  accounts,  or  any  ESD  electronic domain for any use other than instruction, research, or administrative purpose. Specifically, ESD students may not use their ESD email account, or identify themselves as an ESD student, to register on Internet sites such as Facebook.com, Myspace.com, or Xanga.com. Students who violate this policy will lose their email/Internet privileges and are subject to disciplinary action from the School.  Electronic mail  use  or  other  use  of  the  electronic  communications  systems  by  students  and  employees may  not  be considered  private.  Designated  staff  shall  be  authorized  to  monitor  such  communication  at  any  time  to  ensure appropriate  use.  ESD  shall  not  be  liable  for  inappropriate  use  of  electronic  communications  resources,  violations  of copyright  restrictions  or  other  laws,  users’  mistakes  or  negligence,  or  costs  incurred  by  users.  ESD  shall  not  be responsible for ensuring the accuracy, age‐appropriateness, or usability of any information found on the Internet.  Access  to  ESD’s  electronic  communications  systems  is  a  privilege,  not  a  right.    All  users  shall  be  required  to acknowledge receipt and understanding of the following regulations governing the use of the systems and shall agree  in writing  their  compliance with  such  regulations.  Non‐compliance may  result  in  suspension  of  access  or termination of privileges or other disciplinary action. Misuse of ESD electronic communications systems is a violation of the  Texas  Computer  Crimes  Statue.  Violations  of  the  law may  result  in  criminal  prosecution  as well  as  disciplinary action.   Prohibited use includes: 

Use for commercial purposes   Copying, installing, or storing licensed software or files without owner’s permission  Authorizing anyone else to use your personal log‐in password or files  Use of confidential or personal information without consent of owner  Obscuring the true identity of sender of electronic mail  Accessing or intentionally destroying files or software without permission of the owner of such files  Communicating or collecting any financial account information without the permission of owner  Inhibiting or interfering with the use of the ESD communications network  Transmitting information containing obscene, indecent, disrespectful material  Violating any laws or participating in any crime for unlawful purposes  Using the computer to harass others in any way, including unacceptable language, images, or threats  Tampering with computers, networks, printers, scanners, cameras, or associated equipment  Revealing your name, address, phone number, or other personal information, or that of other students or 

colleagues, over the Internet for other than academic purposes.  Playing games, listening to music, and using personal email that may conflict with any academic or other 

authorized school use  Posting videos or images taken on the ESD campus to the Internet (for example: YouTube.com) without prior 

school consent  

16

 Contraband Dangerous or disruptive articles, such as firearms, knives, fireworks, mace, or water guns, are not in keeping with the purpose and standards of the School and are not permitted.  Such articles will be confiscated and not returned.   Driving to Events off Campus The School provides transportation to school‐sponsored events. Students are expected to use the school transportation when provided. In the unusual event that a student needs to be driven separately to an activity, a written note from a parent or guardian must be submitted in advance for approval by the School. If approval is granted, the family assumes all  legal  liability  for  their  student  being  driven.  On  occasion,  school  clubs meet  at  off‐campus  locations  during  non‐school hours and are asked to provide their own transportation.   Electronic Devices Electronic  communication and entertainment devices,  such as  iPods,  radios,  televisions,  disc players,  tape  recorders, telephones, or beepers, may not be displayed or used during class time. Students are strongly encouraged not to bring these devices on campus at any time because they may become lost or stolen.  Emergency Evacuation Emergency evacuation routes are posted in every classroom on campus. The School periodically holds fire and tornado drills for the safety of the students.   Appropriate signal and evacuation plans are conveyed in assembly and Advisory.  During  evacuations,  students  are  to  move  to  their  assigned  area  in  a  quiet,  orderly  manner,  then  await  further instruction.    In  case  of  a  fire  alarm,  students  assemble  by  advisory  in  a  specially  designated  area.  If  circumstances require, students may be walked to Walnut Hill Recreation Center or another safe location.  Food and Drink on Campus Middle School students are allowed to purchase food before school, during lunch, and after school only. Food and drink are allowed only in the Common areas and Dining Hall. Only under the supervision of a faculty member may food and drink be consumed in a classroom.   Fund Raising Fund  raising  by  solicitation  of  the  School  families,  whether  on  or  off  campus,  must  be  approved  by  the  Directors' Clearinghouse Committee annually. The Director of Development serves as the staff liaison to this subcommittee of the Board of Directors.  Any group wanting to solicit money from parents during the school year must file an application, which may  be  obtained,  through  the  Development  Office.  Fundraising may  commence  only  after  approval  has  been granted by the Directors Clearinghouse Committee. Every letter and/or announcement requesting or requiring money from school families must be  filed with an application to the Directors Clearinghouse Committee  in the Development Office.   Gill Library ‐ Hours:  7:30 a.m. to 4:30 p.m. Monday through Thursday; 4:00 PM closing on Friday. The Gill Library is an area designated for quiet, individual study, research, and reading.   Students are welcome to use the library at all  times during hours of operation before, during, and after school.   Students often come to the library with their teacher and classmates.  If a student enters the library from a proctored study hall, permission from a teacher is needed.  The library computers are available for curriculum directed work.    The circulation period for books and materials is three weeks.  All materials must be checked‐out before removing them from the library.  Taking books or materials without properly checking them out is an Honor Code violation.  Students are responsible for all items that they check‐out and reimbursement is required if an item is lost or damaged.  Students are asked to maintain a responsible library record to avoid losing their privileges.  At the end of the year, each student must clear all library obligations before a yearbook is released.  Life Studies Philosophy The Episcopal School of Dallas is committed to the arts.   Our goal is to advance the appreciation and education of art. This  includes the creation and display of  life drawings. Because ESD recognizes that  there are disparate  feelings that exist  regarding  life drawings, we employ  faculty evaluation of  all  artworks displayed on  campus,  and  the  school has designated a Reconsideration Policy to address concerns. 

17

 Lightning Alarm In the event the lightning alarm is activated, students who are outside should seek immediate shelter indoors. Extreme caution should be exercised during passing periods avoiding open paths to classes.  Lost and Found Lost and Found  items are placed  in  the cubbies  located on the south side of second  floor of  the Phase  II  (Commons) building next  to  the  elevator.    Students  should  check  the  Lost  and Found  for misplaced  items.    Items which  are not claimed at the end of the month are given away to the uniform re‐sale and Goodwill.  Taking items which are not yours from the Lost and Found is an Honor Code violation.  Lockers All school and gym lockers are the property of the Episcopal School of Dallas, assigned to students for their use.  Each student is assigned a school locker and key (or combination lock).  Students are responsible for keeping their personal belongings and valuables locked in their locker.  The School is not responsible for items lost or stolen, especially if the stolen or lost items were not locked in an assigned locker.   Students are responsible for maintaining a neat and well‐organized  locker.    Students may  not  change  lockers  or  use  someone  else’s  locker without  permission  the  Assistant School Head.  Lockers should not be banged, kicked, defaced, or otherwise damaged.  7th and 8th grade sports signs are allowed during the respective sports season. Locker decorations are also allowed for one week for birthdays and must not be offensive. No other decorations on the outside of lockers are permitted. Candy and other food may not decorate the outside of lockers and will be removed. Students are to keep their lockers secured at all times.  Replacement keys or locks are $5. Students must understand that the administration has the legal right to  inspect  lockers at any time (see Search and Seizure Policy).  Report locker or key problems to the Assistant Head of School’s office.  Pets Members of the school community may not bring their pets on school property for various safety and health reasons. This policy includes bringing pets, leashed or not, to athletic events.  Publications Review Board All school publications are required to be submitted to the School’s Review Board in order to receive approval prior to printing and distribution to the school community. The School reserves the right to edit all school publications.   Reconsideration Committee All  complaints  regarding  publications,  artwork,  performances  or  presentations  will  be  forwarded  to  the Reconsideration  Committee.  The  Reconsideration  Committee  will  consist  of  the  Assistant  Headmaster,  the  Division Head, Assistant School Head, and two rotating faculty members.  School Parties and Guidelines Every ESD student is encouraged to attend school parties.  These guidelines are for school‐sponsored parties.   Students are encouraged to arrive on time and will not be admitted later than one hour after the event starts.   The use of alcohol, illegal drugs, or tobacco is not permitted on school property or at school‐sponsored functions.  A 

student may not arrive at a school  function having consumed or used alcohol, drugs or mood‐altering substance.  All students and their guests attending school functions are subject to screening for alcohol use. 

  Appropriate conduct and behavior are expected at all activities.   Those not complying will be asked to  leave and their parents will be called. 

  Once a student chooses to leave an activity or event, he or she may not return.   All school parties must be chaperoned by parents or faculty and a School official may be present and in charge of 

the party.    Guests (non‐ESD students) must be approved in advance by the Assistant Head of Middle School. Students should 

introduce  their  guests  to  the  head  chaperone  upon  arrival.    The  School  reserves  the  right  to  deny  admission  of guests. 

A uniformed police officer may be required at school parties.   All  school‐sponsored parties will  end before 11:00 p.m.  or 12:00 midnight  in  compliance with  the City of Dallas 

Curfew.    

18

Visitors Arrangements for visitors should be made with the Assistant School Head at least a day in advance of the visit.  A parent or guardian must sanction the visitor.  Student visitors must register in the division office and wear name tags while on school property.  Students are to introduce their visitor to each class period teacher.   

 ACCREDITATION AND MEMBERSHIPS 

 The Episcopal School of Dallas is accredited by: The Independent Schools Association of the Southwest, whose accreditation is recognized by the Texas Education Agency.  The Episcopal School of Dallas holds membership in: Texas Independent Schools Conference      Southwestern Association of Episcopal Schools National Association of Episcopal Schools      National Association of Independent Schools Southwest Preparatory Conference      College Board National Association of College Admission Counselors  Multi‐Cultural Alliance Texas Association of College Admission Counselors  National Middle School Association National Association of Secondary School Principals  Association for Supervision and Development American Association of Counseling and Development  Texas Association for the Gifted and Talented                            

  

  

19

Index (Alpha Order)        

  Absences Relative to Course Credit    6     Academic Honors                    2   Academic Probation                    3 

    Academics           1   Accreditation          18   Administrative Staff        v 

Advisory                   12   Athletic Bags          14   Athletics                   14 

    Attendance                     5   Backpacks          14   Bulletin Boards and Flyers      15   Bullying Policy          10   Casual Dress Days        12   Cell Phones          15 

    Chapel                       4   Clubs and Organizations                 13 

    Community Service Program                 5   Computers (Acceptable Use)      15   Contraband                   16   Course Credit, Attendance, & Incomplete Grades  2   

Daily Schedule            1   Department Chairs        v   Discipline Policies                           7   Disclaimers and Limitations      vi   Driving to Events Off Campus      16   Drop/Add Policy                    2 

Electronic Devices        16   Emergency Evacuation                 16   Enrollment/Residency Status                  2   Explanation for Absence        5 

Extended Time on Tests         3 Extra‐curricular Participation      5 

  First Aid Facility                  12   Food and Drink on Campus             16   Fund Raising                  16   General Information                 14   Gill Library                  16   Grade Reports          2   Harassment Policy                 9   Honor Code                     6   Inclement Weather        1             Late Arrivals          3 

Leadership Team        v   Leaving Campus         8   Letter from the Middle School Office    ii   Life Studies Philosophy        16 

Lightning Alarm         17   Lockers               17 

Lost and Found           17   Make‐Up Work Policies        3   Medications and Health Records      12   Mission Statement and Founding Tenets           i 

Obtaining Learning Assistance          3     Outdoor Education Program                 5 

20

  Outside Course Credit        3 Papers and Projects        3   Pets                 17 

  Practice and Game Guidelines      14   Pre‐planned Absence        5   Publications Review Board      17   Reconsideration Committee      17   Regarding Drugs and Alcohol         8   School Parties          17   School Service Program                   5 

School Year and Hours          1   Search and Seizure Policies      9   Semester Exams         4      Skipping Classes         8   SPC Sportsmanship Creed      14   Student Assistance Program             13 

Student Code of Conduct        11   Student Council Members               13 

    Student Life                   13   Student Pledge          11 

Student Services                  12   Study Hall                     4   Table of Contents        iii   Threatening Statements                 10 

Tutoring Policies and Guidelines         4   Uniform Policy                   11   Visitors           18   Whom to See          vi