Microsoft Office Live Meeting (Public Beta) Getting...

Date de publication : septembre 2007

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting

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des marques de Microsoft Corporation, soit des marques déposées de Microsoft Corporation, aux États-Unis d’Amérique et/ou

dans d’autres pays.

Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

SommaireIntroduction......................................................................................1

Public visé....................................................................................1Forum Aux Questions...................................................................1Nouveautés de Microsoft Office Live Meeting...............................2

Participation à une réunion...............................................................3Accès à une réunion.....................................................................3Démarrage de l’audio et de la vidéo............................................4Utilisation du client Microsoft Office Live Meeting........................6Interaction avec les autres participants d’une réunion................9

Création d’une réunion...................................................................10Organisation à l’avance d’une réunion.......................................10

Présentation dans une réunion.......................................................12Présentation de contenu pendant la réunion.............................12Utilisation de notes partagées....................................................14Distribution de documents.........................................................15Gestion des questions et réponses.............................................15Utilisation des salles d’atelier.....................................................16Démarrage d’une réunion instantanée de type Conférence maintenant...................................................................................................17

Enregistrement d’une réunion........................................................18Annexe A : Fonctionnalités ne figurant pas dans le client Web.......20Annexe B : Configuration logicielle requise pour le client Web Microsoft Office Live Meeting..................................................21Annexe C : Connexion du système audio de l’ordinateur et de la téléconférence...................................................................22

IntroductionCe guide est destiné aux utilisateurs du service Microsoft® Office Live Meeting 2007. Il vous indique comment joindre rapidement des réunions et contient des instructions sur l’organisation des réunions, la présentation des réunions ou le partage de présentations, entre autres informations. Il décrit également les nouvelles fonctionnalités du client de réunion, notamment les améliorations qui y ont été apportées, les salles d’atelier et les optimisations en termes de vidéo et d’audio.

Public viséCe guide s’adresse aux personnes ne connaissant pas Live Meeting ou ayant déjà utilisé Live Meeting, mais pas sa dernière version. Ce guide vous aide à faire vos premiers pas avec Microsoft Office Live Meeting 2007. Pour obtenir des détails et consulter des rubriques approfondies, consultez l’aide en ligne, accessible dans le client Microsoft Office Live Meeting.

Forum Aux QuestionsSi vous ne connaissez pas Live Meeting ou n’avez pas utilisé sa dernière version, vous vous poserez peut-être les questions ci-dessous.

Qu’est-ce que Microsoft Office Live Meeting ?

Microsoft Office Live Meeting est un espace de réunion en ligne auquel votre organisation a souscrit un abonnement. Grâce à Microsoft Office Live Meeting, vous pouvez vous réunir en ligne avec vos collègues, ce qui permet une collaboration en temps réel, même sur de grandes distances.

Que faire avant de commencer ?

Si vous souhaitez simplement participer à une réunion planifiée par un tiers, vous pouvez cliquer sur le lien Participez à la réunion dans l’invitation par courrier électronique. Live Meeting vous signale si l’installation d’un logiciel est requise. Si vous souhaitez planifier des réunions ou lancer une réunion de type Conférence maintenant à la demande, vous devez d’abord configurer les informations relatives à votre compte. Consultez la procédure « Pour configurer votre compte » à la section « Démarrage d’une réunion instantanée de type Conférence maintenant », plus loin dans ce guide.

Pourquoi la boîte de dialogue de configuration du compte contient-elle une section « Serveur » ?

Certaines organisations hébergent des réunions sur leurs serveurs internes et d’autres s’abonnent au service Office Live Meeting. Votre administrateur vous donnera les informations nécessaires à la configuration du service Live Meeting. Si cela ne s’applique pas à votre cas, vous pouvez laisser la section Serveur vide.

Comment savoir si le client de réunion est installé ?

Vous pouvez déterminer si le client Microsoft Office Live Meeting est installé sur votre ordinateur en cliquant sur Démarrer, sur Tous les programmes, puis en recherchant dans la liste des programmes Microsoft Office Live Meeting 2007.

Que faire si je ne peux pas installer le client de réunion ?

Le service Microsoft Office Live Meeting permet de participer à une réunion, même si vous ne pouvez pas installer le client de réunion sur votre ordinateur. Si le client de réunion n’est pas installé et si vous tentez de participer à la réunion, Microsoft Office Live Meeting affiche une option permettant de se connecter à la réunion à l’aide d’un navigateur Web. Cette méthode possède certaines restrictions (voir Annexe A ), mais la plupart des fonctionnalités de la réunion sont mises à votre disposition.

Je souhaite planifier une session Live Meeting, mais certains participants n’ont pas accès à un ordinateur. Peuvent-ils quand même participer à la réunion ?

Bien que les participants n’ayant pas accès à un ordinateur ne puissent pas assister à la réunion, ils ont quand même la possibilité de participer à la partie audio de celle-ci. Le service Microsoft Office Live Meeting permet de configurer une réunion afin d’utiliser à la fois le système audio de l’ordinateur et la téléconférence. L’organisateur de la réunion doit choisir ces deux options audio lors de la planification de la réunion. Ensuite, lorsque la réunion commence, tout présentateur peut activer le son afin que les utilisateurs de l’ordinateur et ceux de la téléconférence puissent s’entendre. Pour plus de détails, consultez la section « Création d’une réunion », plus loin dans

ce guide.

Nouveautés de Microsoft Office Live MeetingSi vous avez utilisé Microsoft Office Live Meeting précédemment, vous constaterez les nouvelles fonctionnalités ou améliorations suivantes :

Menu Démarrer. Vous pouvez ouvrir, à partir du menu Démarrer, le client Live Meeting en mode de préparation de réunion pour démarrer une réunion de type Conférence maintenant, modifier les options de réunion Conférence maintenant ou joindre une réunion organisée.

Options audio et vidéo. Des améliorations ont été apportées aux audioconférences par ordinateur et téléconférences, ce qui vous permet d’utiliser l’une ou les deux au cours d’une réunion. Vous pouvez utiliser des webcams pour afficher des données vidéo d’un ou de plusieurs présentateurs. Dans les réunions utilisant l’audioconférence par ordinateur, la vidéo bascule de façon active vers l’orateur s’exprimant. Vous pouvez également utiliser le système de communications et d’archivage Microsoft RoundTable™ pour montrer une vidéo panoramique d’une salle de conférence aux participants à distance ; vous pouvez également connecter deux salles de conférence pour des réunions entre des groupes de travail se trouvant à différents endroits.

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting 3

Documents. En tant que présentateur, vous pouvez distribuer du contenu que les participants peuvent télécharger avant ou pendant la réunion. Une analyse anti-virus est automatiquement effectuée sur les fichiers lorsqu’ils sont ajoutés à la réunion.

Salles d’atelier. Les salles d’atelier sont une fonctionnalité du service Microsoft Office Live Meeting. Vous pouvez créer des salles d’atelier pour permettre à des sous-groupes de participants de se réunir séparément.

Notes partagées. Vous pouvez créer et enregistrer des notes que tous les participants peuvent voir.

Enregistrement sur votre ordinateur. Les présentateurs et les organisateurs de réunions peuvent activer l’enregistrement pour leurs réunions et vous permettre de sauvegarder cet enregistrement sur votre ordinateur.

Participation à une réunionLorsque vous recevez une invitation électronique à une réunion Microsoft Office Live Meeting, vous pouvez cliquer sur le lien de l’invitation pour joindre en toute facilité la réunion. L’invitation électronique contient également des informations sur l’installation du client de réunion sur votre ordinateur.

Lorsque vous êtes connecté à une réunion, vous pouvez la voir et y participer de différentes manières. Cette section traite des tâches suivantes :

Participation à une réunion

Démarrage de l’audio et de la vidéo

Utilisation du client Microsoft Office Live Meeting

Accès à une réunionVous pouvez directement joindre une réunion à partir de l’invitation électronique. L’invitation contient un lien Joindre la réunion qui démarre automatiquement le client Microsoft Office Live Meeting et vous connecte à la réunion. Si vous joignez une réunion pour la première fois, il peut s’avérer nécessaire d’installer au préalable le client Microsoft Office Live Meeting.

RemarqueOffice Live Meeting détermine automatiquement si vous devez installer le client de réunion et fournit des liens d’installation le cas échéant.

ConseilAvant de joindre une réunion pour la première fois, vous pouvez vérifier si le client Microsoft Office Live Meeting est installé sur votre ordinateur en cliquant sur Démarrer, sur Tous les programmes, puis en recherchant dans la liste des programmes Microsoft Office Live Meeting 2007. Si ce programme figure dans la liste, le client de réunion est installé. S’il n’est pas répertorié, utilisez les liens sous Nouveaux utilisateurs dans l’invitation électronique pour installer le client de réunion.

4 Mise en route de Microsoft Office Live Meeting

Si vous ne parvenez pas à installer le client Microsoft Office Live Meeting sur votre ordinateur, vous pouvez tout de même joindre la réunion si le lien Utiliser la console Web est indiqué dans la page d’installation du client. Le client Live Meeting Web vous connecte à la réunion à l’aide de votre navigateur Web. Vous pouvez participer à la réunion, mais avec quelques limitations (reportez-vous à l’Annexe A ). L’option Utiliser la console Web est uniquement disponible dans les réunions organisées avec le service Microsoft Office Live Meeting.

Pour joindre une réunion Effectuez l’une des opérations suivantes :

Dans votre boîte de réception de messagerie électronique, ouvrez l’invitation à la réunion.

Ou, dans votre calendrier, ouvrez l’élément de réunion.

Dans l’invitation électronique ou l’élément de calendrier, cliquez sur le lien Participez à la réunion, comme le montre la figure 1 ci-dessous. Microsoft Office Live Meeting s’ouvre automatiquement et vous permet de joindre la réunion. Si le client n’est pas installé sur votre ordinateur, l’invitation contient des instructions concernant son installation.

Figure 1. Lien pour joindre la réunion

Si vous ne pouvez pas vous connecter à la réunion, ouvrez le client Microsoft Office Live Meeting en cliquant sur Démarrer, sur Tous les programmes, sur Microsoft Office Live Meeting 2007, puis sur Microsoft Office Live Meeting 2007. Entrez l’ID de la réunion, le Code d’accès (s’il est fourni) et l’Emplacement indiqués dans l’invitation électronique ou dans l’élément de calendrier.

Démarrage de l’audio et de la vidéoSelon la manière dont l’organisateur de la réunion a configuré celle-ci, vous pouvez communiquer avec les autres participants par le biais de votre ordinateur ou d’une téléconférence. Vous avez également la possibilité de connecter une webcam à l’ordinateur pour que les autres participants puissent vous voir. Dans l’invitation par courrier électronique, lisez la section Informations audio pour déterminer si la réunion utilise le système audio de l’ordinateur ou la téléconférence.

Si la réunion utilise le Système audio de l’ordinateur, vous pouvez vous connecter à la réunion en utilisant les haut-parleurs de votre ordinateur et un microphone, ou utiliser un combiné équipé d’un microphone.

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting 5 Si la réunion utilise la Téléconférence, vous pouvez demander à vous faire appeler

par le service de conférence ou utiliser votre téléphone pour composer le numéro de ce dernier.


Selon le type de son utilisé lors de la réunion, exécutez l’action appropriée ci-dessous.

Pour vous connecter au système audio de l’ordinateur1. Raccordez les haut-parleurs à votre ordinateur pour écouter la réunion. Si vous avez

l’intention de parler lors de la réunion, connectez un microphone. Vous pouvez aussi utiliser un casque avec des écouteurs et microphone intégrés.

2. L’audio doit être activée par défaut. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Audio et vidéo pour rouvrir le volet Audio et vidéo, puis cliquez sur Joindre l’audioconférence.

Pour vous connecter à la téléconférence en vous faisant appeler par le service de conférence1. Cliquez sur Audio et vidéo pour ouvrir le volet Audio et vidéo.

2. Si vous n’êtes pas connecté au système audio, cliquez sur la flèche vers le bas en regard du bouton Joindre l’audioconférence, puis cliquez sur M’appeler.

3. Si vous participez pour la première fois à une téléconférence, la boîte de dialogue Nouveau numéro de téléphone s’affiche. Tapez votre indicatif régional et votre numéro de téléphone, puis cliquez sur OK.

4. Dans la boîte de dialogue Activer les contrôles de téléconférence, si vous êtes un participant, cliquez sur Joindre. Si vous êtes le leader de la conférence, sélectionnez la case d’option Leader, tapez le nom du leader ou le code PIN, puis cliquez sur Joindre.

ConseilPour vérifier que les haut-parleurs et la webcam fonctionnent correctement, utilisez l’option Configurer les paramètres audio/vidéo après la première connexion à la réunion. Appuyez sur CTRL + T. (Vous pouvez également accéder aux options de configuration dans le volet Audio et vidéo en cliquant sur Options, puis sur Configurer les paramètres audio/vidéo.) Suivez les instructions de l’Assistant pour spécifier et tester les haut-parleurs, le microphone et la webcam.

RemarqueLorsque vous joignez une réunion, vous entendez la diffusion audio, mais votre microphone est désactivé. Si vous souhaitez intervenir lors de la réunion, vous devez d’abord activer le microphone.

RemarqueLorsque vous participez pour la première fois à une réunion qui utilise uniquement la téléconférence, une boîte de dialogue s’affiche pour vous permettre d’entrer un numéro de téléphone que le service de conférence doit utiliser pour vous appeler.


Pour vous connecter à la téléconférence en composant le numéro du service1. Cliquez sur Audio et vidéo pour ouvrir le volet Audio et vidéo.

2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Joindre l’audioconférence.

3. Cliquez sur Afficher les informations des appels entrants, puis utilisez votre téléphone pour composer les numéros répertoriés.

Pour recevoir la vidéo de la réunion1. Si la vidéo principale n’est pas visible, cliquez sur Audio et vidéo pour ouvrir le volet

Audio et vidéo, cliquez sur la flèche vers le bas située en regard de l’icône de la webcam, puis cliquez sur Afficher la vidéo principale.

2. Si la réunion utilise Microsoft RoundTable pour la vidéo panoramique, dans le volet Audio et vidéo, cliquez sur la flèche vers le bas située en regard de l’icône de la webcam, puis cliquez sur Afficher la vidéo panoramique.

Pour envoyer votre vidéo Si vous souhaitez envoyer votre vidéo à l’aide d’une webcam, suivez les instructions

fournies avec celle-ci pour la connecter à l’ordinateur et installer les pilotes. Ensuite, cliquez sur Audio et vidéo. Dans le volet Audio et vidéo, cliquez sur l’icône de la webcam, puis sur Démarrer ma vidéo.

Utilisation du client Microsoft Office Live

MeetingAu cours de la réunion, vous pouvez régler le volume des haut-parleurs et du microphone. Vous pouvez également communiquer avec d’autres personnes pendant la réunion en utilisant la messagerie instantanée ou poser une question au présentateur.

RemarqueLors de la réunion, la vidéo bascule automatiquement vers l’orateur s’exprimant. Toutefois, lorsque vous parlez, les autres participants vous voient, mais vous-même ne vous voyez pas.

8 Mise en route de Microsoft Office Live MeetingL’élément le plus en haut de la fenêtre du client Office Live Meeting est la barre de menus qui contient des éléments de menu. Les éléments de menu du client de réunion sont des volets mobiles. Vous pouvez cliquer sur un élément de menu, puis faire glisser la barre de titre n’importe où sur l’écran. Par exemple, pour ouvrir le volet Audio et vidéo, cliquez sur Audio et vidéo, puis faites glisser la barre de titre au centre de la fenêtre du client Live Meeting, comme le montre la figure 2 ci-dessous. Vous pouvez également redimensionner un volet ou l’ancrer sur le bord gauche, droit ou inférieur de la fenêtre.

Figure 2. Client Microsoft Office Live Meeting

La figure 3 ci-dessous représente les éléments de menu et les icônes de la barre de menus.


A Bouton Menu. Vous pouvez configurer les informations relatives à votre compte et définir les options de votre carte de visite.

B Contenu. Les présentateurs peuvent partager des documents, des applications ou leur Bureau avec les participants.

C Participants. Vous pouvez afficher la liste des participants ou le plan de salle. Les présentateurs peuvent inviter d’autres participants, désactiver le son des autres participants ou définir leurs autorisations.

RemarqueEn fonction de la configuration de la réunion et selon que vous disposez ou non des autorisations d’utiliser certaines fonctionnalités, il se peut que des éléments de menu ne soient pas disponibles.


D Audio et vidéo. Vous pouvez démarrer et arrêter l’audio et la vidéo, désactiver les haut-parleurs ou le microphone ou régler leur volume.

E Q et R. Vous pouvez taper des questions destinées au présentateur et celui-ci peut y répondre.

F Réunion. Présente les détails de la réunion, notamment l’ID de la réunion et le code d’accès.

G Enregistrement. Les présentateurs peuvent démarrer, suspendre ou arrêter un enregistrement de la réunion, y compris audio.

H Icône Désactiver le microphone. Cliquez sur l’icône pour activer ou désactiver le microphone.

I Icône Désactiver les haut-parleurs. Cliquez sur l’icône pour activer ou désactiver les haut-parleurs.

J Icône de webcam. Cliquez sur l’icône pour démarrer ou arrêter l’envoi de votre vidéo.

K Documents. Vous pouvez télécharger des documents que le présentateur a ajoutés à la réunion.

L Notes partagées. Vous pouvez créer et enregistrer des notes que tous les participants peuvent voir.

M Commentaires. Vous pouvez modifier le statut des commentaires, par exemple pour signaler au présentateur de ralentir.

Figure 3. Éléments de menu et icônes de la barre de menus

Pour régler le volume des haut-parleurs ou du microphone Pour désactiver les haut-parleurs ou le microphone, cliquez sur le bouton Désactiver

le microphone ou Désactiver les haut-parleurs dans la barre de menus.

Pour modifier le volume des haut-parleurs ou du microphone, dans le volet Audio et vidéo, cliquez sur la flèche vers le bas en regard du bouton du microphone ou des haut-parleurs, puis déplacez le curseur du volume vers le haut ou le bas.

RemarqueLa barre de menu peut également contenir un élément appelé Autres si un volet personnalisé de diffusion multimédia a été configuré pour la réunion.

RemarqueIl est également possible de désactiver le microphone ou les haut-parleurs dans le volet Audio et vidéo en cliquant sur l’icône Désactiver le microphone ou Désactiver les haut-parleurs dans le volet.


Interaction avec les autres participants d’une réunion

Le client Microsoft Office Live Meeting fournit aux participants d’une réunion plusieurs méthodes pour interagir entre eux. Si vous souhaitez communiquer en privé avec un autre participant à la réunion, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Conversation. Si vous souhaitez poser une question au présentateur, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Questions et réponses.

Utilisation de la conversationVous pouvez converser avec d’autres participants ou avec les présentateurs au cours d’une réunion. Par exemple, le présentateur peut organiser une session de discussion en petits groupes pour évoquer un point précis.

Pour tenir une conversation avec un participant ou un présentateur1. Dans le volet Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom du participant ou

du présentateur avec qui vous souhaitez converser, puis cliquez sur Conversation.

2. Tapez votre commentaire ou question dans la zone de texte, puis cliquez sur Envoyer. La conversation entre vous et le participant choisi s’affiche dans la zone supérieure.

Poser des questionsLe menu Questions et réponses permet de communiquer avec le présentateur au cours de son intervention. Vous pouvez, par exemple, demander des précisions sur un point spécifique ou lever la main pour attirer l’attention du présentateur afin de vous adresser à l’ensemble des participants.

Pour poser une question1. Sur le client de la réunion, cliquez sur le menu Questions et réponses.

2. Tapez votre question dans la zone de texte Questions et réponses, puis cliquez sur Poser une question.

3. Lorsque vous cliquez sur Poser une question, le nom du bouton devient Modifier. Lorsque vous recevez une réponse, celle-ci apparaît dans la zone la plus grande de la zone Questions et réponses.

Pour lever la main1. Sur le client de la réunion, cliquez sur le menu Questions et réponses.

2. Dans la zone Questions et réponses, cliquez sur l’icône Lever votre main.

RemarqueVous ne pouvez pas converser si le présentateur a désactivé ou bloqué la fonction de conversation.


Création d’une réunionVous pouvez planifier des réunions à l’avance de deux manières : à l’aide du Complément de conférence pour le client de messagerie et de collaboration Microsoft® Office Outlook® ou du Gestionnaire Microsoft Office Live Meeting en ligne. Vous avez également la possibilité de démarrer des réunions instantanées ad hoc à l’aide de l’option Conférence maintenant. Cette section traite des tâches suivantes :

Organisation à l’avance d’une réunion

Démarrage d’une réunion instantanée de type Conférence maintenant

Organisation à l’avance d’une réunion

Le service Microsoft Office Live Meeting vous permet d’organiser des réunions à l’aide du Complément de conférence pour le client de messagerie et de collaboration Microsoft® Office Outlook® ou du Gestionnaire Microsoft Office Live Meeting en ligne.

Pour configurer le Complément de conférence pour Outlook1. Installez le Complément de conférence pour Outlook sur votre ordinateur selon les instructions

de l’administrateur.

2. Dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Conférence, puis cliquez sur Comptes d’utilisateurs.

3. Dans la boîte de dialogue Comptes d’utilisateurs, sous Service Live Meeting, effectuez l’une des opérations suivantes :

Dans la zone de texte URL, tapez l’URL de votre portail Internet.

ou

RemarquePour créer des réunions, vous devez disposer d’un compte de service Live Meeting. Votre administrateur vous donnera les informations de compte nécessaires pour configurer Live Meeting.

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting 13 Dans la zone de texte URL, tapez l’URL de votre centre de conférence Live

Meeting. Ensuite, activez la case à cocher J’entre un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à mon compte, puis tapez vos informations de connexion dans les zones de texte fournies.

4. Pour vérifier vos informations de connexion, cliquez sur Tester la connexion.

5. Cliquez sur OK.

Pour organiser une réunion à l’aide du Complément de conférence pour Outlook1. Dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Organiser une réunion Live Meeting.

2. Sous l’onglet Rendez-vous, dans la zone de texte Objet, tapez la description de votre réunion. Dans la zone de texte À, entrez les adresses de messagerie de vos invités, en séparant chaque adresse par un point-virgule.

3. Pour indiquer les présentateurs, cliquez sur Participants/présentateurs. Dans la liste Participants, cliquez sur un nom, puis cliquez sur Ajouter. Cliquez sur OK.

4. Pour choisir le type de son de votre réunion, cliquez sur Options de la réunion, puis sur Audio. Effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour autoriser les participants à se connecter à l’aide d’un ordinateur en utilisant un combiné ou un microphone et des haut-parleurs, cliquez sur Inclure l’audioconférence par ordinateur.

Si la réunion comprend de nombreux participants et si vous souhaitez que tous restent muets pendant la durée de la réunion, à l’exception du présentateur, cliquez sur Activer la diffusion audio Internet monodirectionnelle.

Pour autoriser les participants à se connecter à une téléconférence, cliquez sur Inclure la téléconférence, puis remplissez les informations restantes relatives aux paramètres audio.

RemarqueCertaines organisations s’abonnent au service Live Meeting et hébergent Live Meeting dans Office Communications Server en interne. Si votre compte est configuré pour utiliser à la fois le service Live Meeting et Office Communications Server, une liste déroulante s’affiche pour vous permettre de sélectionner Service Live Meeting.

RemarqueSi vous souhaitez donner le choix aux participants d’utiliser un ordinateur ou un téléphone pour participer à la réunion, vous pouvez activer les cases à cocher Inclure l’audioconférence par ordinateur et Inclure la téléconférence. Lorsque la réunion commence, l’un des présentateurs peut se connecter au système audio de l’ordinateur avec le son de la téléconférence afin que tous les participants puissent s’entendre les uns les autres. Pour obtenir des instructions, consultez la section « Annexe C : Connexion du système audio de l’ordinateur et de la téléconférence ».

14 Mise en route de Microsoft Office Live MeetingPour organiser une réunion avec le service Microsoft Office Live Meeting

1. Ouvrez un navigateur Web et tapez l’URL du service Microsoft Office Live Meeting.

2. Si nécessaire, entrez votre ID d’utilisateur et votre mot de passe.

3. Cliquez sur Connexion à Live Meeting.

4. Sous Réunion, cliquez sur Organiser une réunion.

5. Dans la zone de texte Participants, entrez les adresses de messagerie des invités, en séparant chaque adresse par un point-virgule.

6. Dans la zone de texte Présentateurs, entrez les adresses de messagerie des personnes qui pourront être présentateurs de la réunion.

7. Dans la zone de texte Objet, tapez la description de la réunion.

8. Définissez les dates et heure Début et Fin en fonction de vos besoins.

9. Dans la zone de liste déroulante Audio, choisissez le type de système audio pour la réunion. Si vous envisagez d’utiliser un service de téléconférence, cliquez sur Options de la réunion, cliquez sur Audio, puis entrez les informations du fournisseur de la conférence. Cliquez sur OK.

10. Pour définir d’autres options de réunion, cliquez sur Options de la réunion. Pour consulter le détail de chaque paramètre, cliquez sur Aide en haut de la page.

11. Lorsque vous avez terminé d’entrer les détails de la réunion, effectuez l’une des opérations suivantes :

Cliquez sur Envoyer des invitations pour enregistrer la réunion et envoyer des invitations aux participants.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la réunion et envoyer des invitations ultérieurement.

Présentation dans une réunionLa conception élaborée du client Microsoft Office Live Meeting permet de mettre l’accent sur le contenu que vous présentez. Vous pouvez présenter du contenu de différentes manières et plusieurs options vous permettent de personnaliser la réunion selon vos besoins. Cette section traite des tâches suivantes :

Présentation de contenu pendant la réunion

Distribution de documents

RemarqueVous pouvez sélectionner Envoyer des invitations via le client de messagerie, ce qui vous permet de copier et de coller les informations relatives à la réunion dans votre nouveau programme de messagerie, ou sélectionner Envoyer des invitations Live Meeting pour autoriser Live Meeting à envoyer automatiquement les courriers électroniques aux invités.


Utilisation des salles d’atelier

Présentation de contenu pendant la réunionLes présentateurs peuvent montrer au cours des réunions une présentation préparée ou ils peuvent créer de nouvelles pages dans le client Microsoft Office Live Meeting. Vous pouvez importer des documents de programme graphique de présentation Microsoft Office PowerPoint® (.ppt). Vous pouvez également télécharger des documents Microsoft Office, notamment des documents Microsoft Office Word (.doc ou .docx) et Microsoft Office Excel® (.xls ou .xlsx).

Pour afficher une présentation ou un document aux participants1. Cliquez sur Contenu, sur Partager, puis sur Télécharger un fichier (Affichage

seul).

2. Naviguez vers le fichier à ajouter.

3. Cliquez sur Ouvrir. La boîte de dialogue Télécharger un fichier (Affichage seul) s’affiche et indique que les fichiers peuvent faire l’objet d’une analyse anti-virus. Cliquez sur Continuer.

4. Microsoft Office Live Meeting convertit le fichier au format Live Meeting et l’ajoute à la liste Contenu. Le premier fichier que vous téléchargez s’affiche automatiquement pour les autres participants de la réunion.

Figure 4. Flèches de page précédente et page suivante

Pour insérer une page dans une présentation déjà ajoutée à la réunion1. Cliquez sur Contenu, cliquez sur la présentation à laquelle vous voulez ajouter une

page, puis cliquez sur Miniatures.

2. Dans le volet Miniatures, cliquez avec le bouton droit sur la miniature située juste au-dessus du point d’insertion voulu pour la page, cliquez sur Insérer une nouvelle page, puis cliquez sur le type de page à ajouter (Tableau blanc, Page Web, Page de

RemarqueUne fois que vous avez ajouté des fichiers supplémentaires à la liste Contenu, vous pouvez les afficher dans la réunion en cliquant sur Contenu, puis en cliquant sur le nom du fichier. Pour naviguer dans un fichier, utilisez les flèches situées au bas de la fenêtre, comme le montre la figure 4 ci-dessous. Vous pouvez également utiliser CTRL + flèche vers le haut et CTRL + flèche vers le bas pour parcourir le fichier.

16 Mise en route de Microsoft Office Live Meetingtexte, Sondage ou Instantané d’écran). La page est alors ajoutée en dessous du point d’insertion que vous avez spécifié dans la présentation existante.

Pour créer un tableau blanc1. Cliquez sur Contenu, sur Partager, puis cliquez sur Tableau blanc.

2. À l’ouverture du Tableau blanc, cliquez sur les outils de dessin et de texte situés au bas de la fenêtre pour créer du contenu.

Pour créer une page de texte1. Cliquez sur Contenu, sur Partager, puis cliquez sur Page de texte.

2. Lorsque la page de texte s’ouvre, tapez votre texte.

Pour créer un sondage1. Cliquez sur Contenu, sur Partager, puis cliquez sur Page de sondage.

2. Dans la boîte de dialogue Créer un sondage, tapez une question, puis les intitulés correspondant à chaque choix.

3. Cliquez sur OK.

Pour partager une page Web1. Cliquez sur Contenu, sur Partager, puis cliquez sur Page Web.

2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle page Web, tapez l’URL de la page Web vers laquelle les participants doivent pointer.

3. Cliquez sur Vérifier la page Web. La boîte de dialogue Vérification de la page Web s’affiche. Si la page Web s’affiche correctement, cliquez sur Créer une page Web.

Pour partager un instantané d’une partie de votre écran1. Cliquez sur Contenu, sur Partager, puis cliquez sur Instantané d’écran.

2. Positionnez le cadre sur la zone de l’écran à partager, puis cliquez sur l’icône de caméra. Vous pouvez redimensionner le cadre en fonction des besoins.

Utilisation de notes partagéesLa fonctionnalité Notes partagées vous permet de prendre des notes, de les enregistrer et de les partager avec d’autres participants au cours d’une réunion. Vous pouvez aussi donner aux participants l’autorisation d’ajouter et d’enregistrer des notes.

Pour ajouter des notes1. Dans la barre de commandes, cliquez sur l’icône Notes partagées.

2. Dans la zone de texte, tapez vos notes.

Pour enregistrer des notes

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting 171. Dans la barre de commandes, cliquez sur l’icône Notes partagées.

2. Cliquez sur l’icône Enregistrer.

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez l’emplacement dans lequel vous voulez enregistrer les notes.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour afficher des notes partagées Dans la barre de commandes, cliquez sur l’icône Notes partagées.

Pour donner aux participants l’autorisation d’afficher, d’ajouter et d’enregistrer des notes1. Dans la barre de commandes, cliquez sur Participants pour afficher le volet

Participants.

2. Dans ce volet, cliquez sur l’icône Autres, puis sélectionnez Autorisations.

3. Dans la boîte de dialogue Autorisations des participants, sous la zone Notes partagées, sélectionnez les autorisations appropriées que vous souhaitez octroyer aux participants.


Distribution de documentsEn tant que présentateur, vous pouvez télécharger dans la réunion des documents que les participants pourront télécharger sur leur ordinateur. Vous pouvez télécharger les documents avant la réunion (pratique recommandée) ou pendant celle-ci. Live Meeting effectue une analyse anti-virus du fichier lors de son téléchargement.

Pour télécharger des documents dans la réunion1. Dans la barre de menus, cliquez sur l’icône Documents.

2. Cliquez sur Télécharger. Si le fichier que vous recherchez est introuvable, utilisez la liste déroulante Type de fichiers pour sélectionner le type de fichier à ajouter.

3. Accédez au fichier sur votre ordinateur, puis cliquez sur Ouvrir.

4. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque fichier à ajouter. Lorsque vous avez terminé, fermez la boîte de dialogue Documents.

Pour télécharger des documents sur l’ordinateur1. Cliquez sur l’icône Documents.

2. Cliquez sur le fichier à télécharger, puis cliquez sur Télécharger.

3. Accédez à l’emplacement de votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le fichier.

4. Cliquez sur OK.

Gestion des questions et réponsesLe volet Questions et réponses permet aux présentateurs de consulter les questions des participants et d’y répondre. Il identifie la personne ayant posé la question et l’heure à laquelle elle a été posée. Vous pouvez afficher, imprimer et enregistrer un journal répertoriant toutes les questions ayant été posées au cours de la réunion ainsi que les réponses données.

Pour afficher le volet Questions et réponses Dans la barre de commandes, cliquez sur Questions et réponses. Le volet Questions

et réponses s’affiche et présente la liste de toutes les questions reçues des participants.

Pour répondre à une question pour tous les participants1. Dans le volet Questions et réponses, cliquez sur l’onglet Gérer.

2. Cliquez sur la question à laquelle vous souhaitez répondre.

3. Dans la zone de réponse, entrez votre réponse, puis cliquez sur Répondre à tous. La question s’affiche avec votre réponse dans le volet Questions et réponses de chaque participant à la réunion.


Pour répondre en privé à une question1. Dans le volet Questions et réponses, cliquez sur l’onglet Gérer.


3. Dans la zone de réponse, entrez votre réponse, puis cliquez sur Répondre de façon privée. La question s’affiche avec votre réponse dans le volet Questions et réponses de la personne qui a posé la question.

Pour donner la parole à la personne ayant posé la question1. Dans le volet Questions et réponses, cliquez sur l’onglet Gérer.


3. Dans la barre de menus, cliquez sur Donner la parole pour donner la parole à la personne ayant posé la question. Les questions et les réponses s’affichent dans le volet Questions et réponses de chaque participant à la réunion.

Pour répondre à quelqu’un ayant levé la main1. Dans le volet Questions et réponses, cliquez sur l’onglet Gérer.

2. Si une icône en forme de main s’affiche en regard du nom d’une personne, vous pouvez répondre à cette personne en entamant une conversation avec elle ou en lui donnant la parole.

Pour afficher et enregistrer un journal des activités liées aux questions et réponses1. Dans le volet Questions et réponses, cliquez sur l’onglet Gérer, puis cliquez sur

l’icône Afficher le journal des questions et réponses.

2. Le journal texte de la réunion contenant toutes les questions et les réponses s’affiche dans une fenêtre de navigateur. À l’aide des commandes de votre navigateur, imprimez ou enregistrez ce journal.

Utilisation des salles d’atelierLes salles d’atelier sont une fonctionnalité du service Microsoft Office Live Meeting. Au cours d’une réunion, les présentateurs peuvent utiliser des salles d’atelier pour créer des espaces de réunion distincts. Vous pouvez répartir les participants entre les salles, de façon manuelle ou automatique, et permettre à chaque groupe de se réunir séparément. Une fois les sessions en atelier terminées, vous pouvez rassembler tous les participants dans la réunion principale.

RemarqueLa question et la réponse s’affichent également dans le volet Questions et réponses des autres présentateurs de la réunion.


Pour configurer des salles d’atelier1. Au cours de la réunion, cliquez sur Participants, puis cliquez sur Salles.

2. Spécifiez le nombre de salles à créer.

3. Si vous choisissez Assigner manuellement les participants, vous pouvez faire glisser des participants vers des salles en particulier. Dans le volet Participants, cliquez sur le nom d’un participant, puis faites glisser le nom du participant vers une salle.

4. Pour activer les salles d’atelier, dans le volet Participants, cliquez sur Démarrer. Une page de transition s’affiche pour tous les participants, qui accèdent ensuite à la salle qui leur est assignée. Dans la salle d’atelier, les participants et les présentateurs peuvent effectuer les tâches de réunion habituelles.

5. Pour rassembler tout le monde dans la salle principale, vous devez tout d’abord arrêter les salles d’atelier. Dans le volet Participants, cliquez sur Arrêter.

Démarrage d’une réunion instantanée de type

Conférence maintenantVous pouvez démarrer une réunion à tout moment, sans l’organiser à l’avance, en utilisant l’option Conférence maintenant. Une fois la réunion commencée, vous pouvez inviter les autres participants.

Pour utiliser la fonctionnalité Conférence maintenant pour la première fois, votre compte doit être configuré. Si vous n’avez pas encore configuré votre compte, procédez comme suit.

Pour configurer votre compte1. Cliquez sur Démarrer.

2. Cliquez sur Tous les programmes, sur Microsoft Office Live Meeting 2007, puis sur Microsoft Office Live Meeting 2007.

RemarqueIl peut être nécessaire de cliquer sur le bouton Autres (>>) pour afficher les Salles.

RemarqueSi besoin est, vous pouvez nettoyer les salles d’atelier et tout le contenu créé en cliquant sur Options, puis en cliquant sur Supprimer le contenu de toutes les salles d’atelier ou Supprimer toutes les salles d’atelier.

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting 213. Sur la page Bienvenue dans Microsoft Office Live Meeting, si c’est la

première fois que vous ouvrez Office Live Meeting, la boîte de dialogue Comptes

d’utilisateurs s’affiche.

RemarqueSi la boîte de dialogue Comptes d’utilisateurs ne s’affiche pas, vous pouvez l’ouvrir en cliquant sur le bouton Menu dans l’angle supérieur gauche, puis sur Ouvrir les comptes d’utilisateurs.


4. Dans la boîte de dialogue Comptes d’utilisateurs, sous Service Live Meeting, effectuez l’une des opérations suivantes :

Dans la zone de texte URL, tapez l’URL de votre portail Internet.

ou

Dans la zone de texte URL, tapez l’URL de votre centre de conférence Live Meeting. Ensuite, activez la case à cocher J’entre un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à mon compte, puis tapez vos informations de connexion dans les zones de texte fournies.

5. Cliquez sur Tester la connexion.

6. Cliquez sur OK.

Pour lancer une réunion instantanée de type Conférence maintenant1. Cliquez sur Démarrer.

2. Cliquez sur Tous les programmes, sur Microsoft Office Live Meeting 2007, puis sur Microsoft Office Live Meeting 2007.

3. Dans la page Bienvenue dans Microsoft Office Live Meeting, cliquez sur Conférence maintenant. La réunion commence.

4. Pour inviter des participants à la réunion Conférence maintenant, cliquez sur Participants.

5. Dans le volet Participants, cliquez sur Inviter, puis sur Par courrier électronique.

6. Dans la zone À de l’invitation par courrier électronique, tapez les adresses de messagerie de vos participants, en séparant chaque adresse par un point-virgule.

7. Pour envoyer l’invitation, cliquez sur Envoyer.

Enregistrement d’une réunionLes organisateurs et présentateurs de réunion peuvent activer l’enregistrement pour leurs réunions, ce qui vous permet de sauvegarder l’enregistrement dans le centre de conférence du service Live Meeting ou sur votre ordinateur.

Pour définir les options d’enregistrement

RemarqueSelon votre organisation, vous pouvez choisir d’héberger votre réunion sur Office Communications Server 2007 ou sur le service Office Live Meeting. Pour indiquer votre préférence, cliquez sur le bouton Menu, sur Compte Conférence maintenant, puis sur Office Communications Server 2007 ou sur Service Office Live Meeting 2007.

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting 231. Cliquez sur Enregistrement. Si le volet d’enregistrement contient à la fois un onglet

Vers mon ordinateur et un onglet Vers le service, cliquez sur l’un des deux pour indiquer à quel endroit sauvegarder l’enregistrement.

2. Cliquez sur Options.


3. Dans la boîte de dialogue Options de l’enregistrement personnel, sélectionnez toutes les options de la réunion que vous souhaitez enregistrer (y compris Données, Audio, Vidéo et Vidéo panoramique).

4. Si vous souhaitez modifier l’emplacement où l’enregistrement de la réunion est sauvegardé, cliquez sur Modifier en regard de la zone de texte Enregistrer dans, puis accédez au dossier dans lequel sauvegarder votre enregistrement.

Pour enregistrer une réunion1. Dans le volet Enregistrement, cliquez sur Enregistrer.

2. Si la réunion utilise le système audio de l’ordinateur, aucune configuration supplémentaire n’est requise. Si elle utilise un service de téléconférence et que vous souhaitiez enregistrer le contenu audio sans avoir encore joint la téléconférence, la boîte de dialogue Son non configuré s’affiche. Sélectionnez la case d’option Configurer le son, puis cliquez sur OK. Dans la zone de texte Touches de numérotation de la boîte de dialogue Configuration de l’enregistrement du son du téléphone, entrez les informations appropriées, puis cliquez sur Configurer. Lorsque le message Votre réunion est maintenant prête à enregistrer le son du (numéro de téléphone) s’affiche, cliquez sur Terminé.

3. Pour sauvegarder votre enregistrement, cliquez sur l’icône Arrêter, sélectionnez Sauvegarder l’enregistrement, puis cliquez sur OK.

4. Pour vérifier le statut de l’enregistrement, cliquez sur Démarrer, sur Tous les programmes, cliquez sur Microsoft Office Live Meeting 2007, puis cliquez sur Gestionnaire d’enregistrement Microsoft Office Live Meeting.

Pour visionner un enregistrement qui est sauvegardé sur votre ordinateur1. Cliquez sur le menu Démarrer de votre ordinateur, cliquez sur Tous les

programmes, sur Microsoft Office Live Meeting 2007, puis sur Gestionnaire d’enregistrement Microsoft Office Live Meeting.

2. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire d’enregistrement Live Meeting, sous Enregistrements récents, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l’enregistrement, puis cliquez sur Lire.

Pour visionner un enregistrement qui est sauvegardé dans votre centre de conférence Live Meeting (Vers le service)1. Connectez-vous au gestionnaire Live Meeting.

2. Dans la page Ma page d’accueil, sous Affichage, cliquez sur Enregistrements.

RemarqueLorsque vous utilisez cette méthode pour vous connecter à la téléconférence, une pause d’une minute environ a lieu avant que le flux audio de la réunion ne se connecte à la téléconférence et que le système audio ne commence l’enregistrement.

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting 253. Sous Visionner l’enregistrement, dans les zones ID et Clé d’enregistrement, entrez

respectivement l’ID d’enregistrement et la clé d’enregistrement. Par défaut, la clé d’enregistrement est la même que la clé de réunion. Si aucune clé de réunion n’était requise pour la réunion, par défaut la clé d’enregistrement n’est pas requise.


Annexe A : Fonctionnalités ne figurant pas dans le client Web

Il existe certaines limitations lorsque vous utilisez le client Web dans le service Microsoft Office Live Meeting. Les fonctionnalités disponibles dans le client Windows, mais pas dans le client Web, sont indiquées ci-dessous.

Système audio de l’ordinateur

Webcam et dispositif vidéo Microsoft RoundTable

Affichage de l’état audio des participants

Ancrage des volets de menu

Navigation et raccourcis clavier

Partage d’une application unique

Utilisation du partage de Bureau et de cadre lors d’une exécution sous Microsoft® Windows® (ces fonctionnalités sont disponibles lors d’une exécution sous Sun® Solaris™ ou Apple® Macintosh®)

Création et partage d’un instantané d’écran

Enregistrement des notes partagées à l’aide de l’icône Enregistrer

Rendu et animation de diapositives haute fidélité PowerPoint

Contrôle de la lecture synchronisée de contenu multimédia

Téléchargement et suppression de documents (le client Web prend en charge le téléchargement des documents sur les ordinateurs)

Configuration et gestion des salles d’atelier (les salles d’atelier sont prises en charge, mais leur configuration et leur gestion doivent se faire à l’aide d’un client Windows)

Enregistrement personnel

Interface utilisateur localisée (disponible en anglais uniquement)


Annexe B : Configuration logicielle requise pour le client Web Microsoft Office Live Meeting

Pour exécuter le client Web Live Meeting, votre ordinateur doit avoir la configuration minimale requise indiquée dans le tableau ci-dessous. Il s’agit de la configuration minimale requise qui a été testée et qui est prise en charge. Le client Web Live Meeting nécessite l’installation et l’exécution d’une machine virtuelle Java™ (JVM™). Le client Web peut se charger et s’exécuter correctement sur d’autres combinaisons de système d’exploitation, navigateur et machine virtuelle Java™, mais d’autres combinaisons ne sont pas prises en charge.

Les logiciels supplémentaires suivants sont requis :

Navigateur Système d’exploitation

Machines virtuelles Java

Internet Explorer® 6.0 SP2

Windows XP SP2 Machine virtuelle Java Microsoft (JVM) 1.1, Sun® 1.5.11, 1.6.x

Internet Explorer 7 Windows XP SP2 Sun® 1.5.11, 1.6.xInternet Explorer® 6.0 SP1

Windows XP SP1a Machine virtuelle Java Microsoft (JVM) 1.1, Sun® 1.5.11, 1.6.x

Internet Explorer 6.0 SP1 Windows 2000 SP4 Machine virtuelle Java Microsoft (JVM) 1.1, Sun® 1.5.11, 1.6.x

Internet Explorer 6.0 SP1 Windows 98 Deuxième Édition

Machine virtuelle Java Microsoft (JVM) 1.1, Sun® 1.5.11, 1.6.x

Internet Explorer 7 Windows Vista Sun® 1.6.xFirefox 2.0 Windows XP SP2 Sun® 1.5.11, 1.6.xSafari 2.0™ MAC OS® X V10.4 Apple®

Java™ 1.4.2Safari 1.3™ MAC OS® X V10.3 Apple®

Java™ 1.4.2Mozilla 1.7 Solaris 10™ Sun® 1.5.11


Programme graphique de présentation Microsoft Office PowerPoint® 2000 ou version ultérieure, ou Microsoft Office Standard ou Professionnel (qui inclut le logiciel PowerPoint) pour télécharger les présentations.

Adobe® Flash® Player version 9 ou ultérieure pour afficher les diapositives de contenu de données multimédias.

Pour afficher des diapositives incorporant du contenu audio ou vidéo au cours de la réunion : Lecteur Windows Media® version 9 ou 10 (la version est vérifiée au démarrage du

client de réunion) pour afficher le contenu Windows Media de la réunion. Lecteur Apple® QuickTime® et composants Windows.

Annexe C : Connexion du système audio de l’ordinateur et de la téléconférence

Le service Microsoft Office Live Meeting permet à l’organisateur de la réunion de configurer une réunion afin d’utiliser à la fois le système audio de l’ordinateur et la téléconférence. L’organisateur de la réunion doit choisir à la fois Inclure l’audioconférence par ordinateur et Inclure la téléconférence lors de la planification de la réunion. Ensuite, lorsque la réunion commence, tout présentateur peut connecter le son afin que les utilisateurs de l’ordinateur et ceux de la téléconférence puissent s’entendre.

Une fois la réunion commencée, tout présentateur peut procéder comme suit pour connecter le son.

Pour connecter le système audio de l’ordinateur et la téléconférence lors d’une réunion1. Participez à la réunion.

2. Si vous êtes automatiquement connecté au système audio de l’ordinateur, cliquez sur Audio et vidéo. Dans le volet Audio et vidéo, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l’icône du téléphone, puis cliquez sur Terminer l’appel et se connecter avec mon téléphone.

3. Dans la boîte de dialogue Activer les contrôles de téléconférence, si vous souhaitez activer la téléconférence, sélectionnez le bouton Leader, tapez le code du

RemarqueSi vous participez pour la première fois à une téléconférence, la boîte de dialogue Nouveau numéro de téléphone s’affiche. Tapez votre indicatif régional et votre numéro de téléphone, puis cliquez sur OK.

Mise en route de Microsoft Office Live Meeting 29leader, puis cliquez sur Joindre. Si la téléconférence est déjà activée, sélectionnez le bouton Participant, puis cliquez sur Joindre. Le service de conférence vous appelle.

4. Dans le volet Audio et vidéo, cliquez sur le bouton Autres (>>), le cas échéant, cliquez sur Options, puis sur Connecter le système audio du téléphone et de l’ordinateur.

5. Dans la zone de texte Touches de numérotation, tapez le code du participant, ainsi que les pauses et caractères supplémentaires éventuels. Une pause d’une seconde est représentée par un « p ». Par exemple, la saisie de ppppp123456#ppppp# a les effets suivants :

Pause de 5 secondes après la composition du numéro de téléphone du centre de conférence.

Envoi du code du participant 123456 et d’un signe dièse (#).

Pause de 5 secondes supplémentaires (par exemple, pour permettre à un utilisateur de prononcer son nom), puis envoi d’un autre signe dièse (#).

6. Cliquez sur Connexion.

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