Word 2007Word 2007Outlook 2007Excel 2007Access 2007PowerPoint 2007O N t   Di it l  t b k t f   i iOneNote 2007‐ Digital notebook‐ great for organizingPublisher 2007‐ Desktop publishingGroove 2007 – Client software for collaborative virtual 7workspacesInfoPath 2007‐ Form designer

CPU 500MHz CPU minimum 1.4GHz processor recommended for some features RAM 256MB RAM minimum 512MB recommended for certain functions in Outlook2GB free hard drive space for installation; final amount used depends on which features are installed Media drive CD or DVD drive Monitor capable of 1024 x 768 resolution pOperating system Windows XP with Service Pack 2 or laterBrowser Internet Explorer 6.0 or later, 32‐bit browser only 

New File Formats .  docx,  xlsx . pptx, etc, pp ,http://technet2.microsoft.com/Office/en‐us/library/cce79538‐711f‐4686‐9a31‐2bdc7dd999d51033.mspx?mfr=true

New User Interface  ‐ Meet the Ribbons 

Live PreviewSnappy Visuals ppySave Directly to PDF format More Security & Privacy More Security & Privacy 

The new file formats are XML based. They are essentially zip files.  If you change h i f d i h i h fil ithe extension from .docx to .zip you can open them with any file compression utility such as Winzip or 7zip.  File parts are compartmentalized packages.

Make data mining and content searching faster

Significantly Reduce file size. This is very useful for PowerPoint and file storage.g

Improve date recovery of corrupted files.

Make document creation from different data   isources easier

• They are not backwardly compatible.  You can’t open and file saved in the new office file formats open and file saved in the new office file formats and open in it a previous version of Office unless, you have installed the Office compatibility pack y p y pwhich is available on the K: drive.

Mac users can not open files in the new formats   Mac users can not open files in the new formats.  At present there is no compatibility pack for Mac office One is expected later this summer. office One is expected later this summer. 

Office 2007 applications have “compatibility mode” –that insures  the editing environment in Word 2007 is similar to that of Word 2003.that of Word 2003.

The Compatibility Checker will tell you what features are p y ysupported in previous versions if you are sharing documents with Office 2003 users. 

Some new features do not work in compatibility mode, but the compatibility checker allows you to see what they arecompatibility checker allows you to see what they are .

The Office Button is where e O ce utto s e eyou will find everything do with creating, printing or processing a document

It is also where you set options for the application.

This is also where you can save a document as a pdf file   

The Ribbon, according to Microsoft’s research makes users , gmore efficient. However,  there is a learning curve.  

The Ribbon can be minimized but not customizedThe Ribbon can  be minimized but not customized. You can customize the Quick Access Toolbar instead. (See pg. 13)

If you get lost go Home . The Home tab provides easy access to the most frequently used commandsq y

• Ribbon = a collection of all the tabs.

• Tab = a container for several groups of related commands. Examples of tabs include "Page Layout" g p p g yand "Insert".

• Group = a labeled set of closely related features. Examples of groups include "Font" and "Clipboard".

• Contextual Tab = is similar to a normal tab except Contextual Tabs are only available when an object is selected in the document. For example, when a picture is selected, the contextual tabs associated with pictures are available. 

• Dialog Box Launcher = the icon that appears in the bottom‐right corner of some groups that can be clicked on to open the dialog box relating to the features contained in the group. For example, the "Font" and "Paragraph" groups each have a dialog box launcher which launches the "Font" and "P h" di l  b   ti l  "Paragraph" dialog boxes, respectively. 

Th  Q i k A  T lb  

. . 

The Quick Access Toolbar –Just above or below you ribbon

1. Select Text and Right Click to launch Right Click to launch the Mini toolbar.   It provides easy access provides easy access to the most frequently used text‐q yformatting commands. 

Getting Started Add‐Ins will add the Get Started ribbon to your Word, Excel and PowerPoint.  They provide very convenient assistance.y p yThe Interactive guide will help you find how to find Office2003 commands in Office 2007 The Get up to Speed demos are very informative 10‐20 minute The Get up to Speed demos are very informative 10 20 minute demonstration videos. They can be installed from here: http://office.microsoft.com/en‐us/help/results.aspx?qu=get+started+add‐in

Our install sets all applications to default to ppthe 2002‐2003 file format.  This should eliminate most of the compatibility issues. We have included the installer that enables  to you convert documents directly to .pdf or .xpsy y p pformat.  We have not included the Desktop Search add pin but will have it available on the K: (software) drive.

• File Compatibility – New formats are not backwardly compatiblyp y y p y

• Ribbons – Who decided to put the Macros button on the View Tab in Excel ?

• New Visuals‐ The gallery previews are nice, but they don’t work in all situations you think they should. y y

• New fonts  Calabri and Cambria are nice but don’t always display properly for those who don’t have office.  p y p p y

New security is sometimes painful.

Office Support Team  Office Extension

Deb McCulloch 8466

Devinda Hardawar 2158

M l  M b h 8Marlene Merzbach 2587

Chirs Burnor 2920

Rob Latour 8288

Presented by Devindra HardawarPresented by Devindra Hardawar

Calibri font 11pt text size11pt text size1.15 line spacing

Now easier to use and practically essentialCan change style set  color  and font to make your Can change style set, color, and font to make your documents uniformly good‐lookingDemonstration of Style changesy g

Where you go to add any sort of design element to your document: i.e., pictures, tables, chartsy , p , ,

Demonstration of adding design elements g g

Reveal formatting is there if you can find it .Hint: Customize your Quick access toolbar.   

What’s NewT  D  B   l   i ht  d   f    h  O tl k To Do Bar – runs along right edge of screen when Outlook is open. Can expand it to show calendar, appointments and tasks.

I t t S h R i  Mi f  Wi d  D k  Instant Search – Requires Microsoft Windows Desktop Search (you need to download it).

User interface – ribbon interface when viewing messages g ginstead of menu bar. 

Category coloring feature

fBenefitsEasily manage daily priorities (To‐do bar)Organize your information: using color categories you can easily personalize and add categories to emails, calendar items, contacts, or tasks.

Can email your calendar to someone who doesn’t have Outlook. 

Discontinued Features

Outlook native email editor – new version uses an editor based on MS Word 2007; can’t turn 7this off as you could in other versions

Personal Address Book – no longer supported. If you have a .pab file, it will be migrated to Contacts folder in Outlook 2007.

Email Accounts Wizard replaced by Account Settings dialog box (under Tools, Options)

Task Pad – You can no longer see the Task Pad in the Calendar or the Task Pad menu options on the View menu. It’s been replaced by the To‐Do Bar.

Follow‐up flags replaced by task flags and color categories.

Free/busy bar. The Free/Busy bar is removed on calendar items if the item is marked as busy. 

Security Settings now appear in the new Trust Center

H l f l Li kHelpful Links

What's New in Outlook 2007 http://office microsoft com/us en/outlook/HA100743061033 aspxhttp://office.microsoft.com/us‐en/outlook/HA100743061033.aspxCreate an email signaturehttp://office.microsoft.com/us‐en/outlook/HA102106571033.aspxShare contact information with electronic business cards Share contact information with electronic business cards http://office.microsoft.com/us‐

en/outlook/HA102106611033.asp?pid=CH100740861033Crabby Lady's Favorite New Featuresh // ffi i f / /h l /HAhttp://office.microsoft.com/us‐en/help/HA102019121033.aspxTest Your Knowledge ‐ some quizzeshttp://office.microsoft.com/us‐en/outlook/CH100743471033.aspx

M ki  I f ti  U f lMaking Information Useful

Presented by Chris Burnor

Data Import & Analysisp yEnhanced Sorting and FilteringData Validation, Duplicate RemovalGroupingGroupingEasier to make and use Pivot Tables

FormulasFormula menus and auto‐suggestFormula menus and auto‐suggestTools for checking formulasAbility to use names for variables

Technical ImprovementsTechnical ImprovementsMuch larger tablesBetter use of available computing power

TablesEasy to create and Format

Conditional FormattingVisually see trends in data

ChartsChartsMany pre‐made styles but can also customize

Page Layout Tabf l l f f d dPowerful tools for formatting and presenting data

WordArtFor making headings and other ‘stand out’ infog g

Runs slower on older machinesCalculationsGraphics

Trouble with VB Script from older versionsH     ll       f  h   bl  b   h    Have not personally seen any of these problems, but they are 

reported online

Changes in connecting to DatatelChanges in connecting to Datatel‘Connection Properties’ in quick access toolbar to edit a query

Not all Ribbon organization makes sense‘Macros’ under ‘View’ Tab

Presented by Rob Latour

Get better results faster with a new user interface. Office Access 2007 provides a completely new experience with a redesigned, results‐oriented user interface, new navigation pane, and tabbed window views. Even with no database experience, any user can start tracking information and creating reports to make more informed decisions. Get started quickly using prebuilt solutions With a rich library of prebuilt solutions  you can start Get started quickly using prebuilt solutions.With a rich library of prebuilt solutions, you can start tracking your information immediately. Forms and reports are already built for your convenience, but you can easily customize them to meet your business needs. Contacts, issue tracking, project tracking, and asset tracking are only few of the out‐of‐the‐box solutions included in Office Access 2007 Create multiple reports with different views of the same information. Creating a report in Office Access 2007 is truly a “what you see is what you get” (WYSIWYG) experience. You can modify a report with real time visual feedback and save various views for different audiences  The new grouping pane and filtering and with real‐time visual feedback and save various views for different audiences. The new grouping pane and filtering and sorting capabilities help you display the information so you can make more informed business decisions. Create tables quickly without worrying about database complexity.With automatic data type detection, table creation in Office Access 2007 is as easy as working with a Microsoft Office Excel table. Type your information and Office Access 2007 will recognize whether it is a date, currency, or another common data type. You can even paste an entire Excel table into Office Access 2007 to begin tracking the information with the power of a database  database. Enjoy new field types for even richer scenarios.Office Access 2007 enables new field types such as attachments and multivalue fields. You can now attach any document, image, or spreadsheet to any record in your application. With the multivalue field, you can now select more than one value (for example, assign a task to more than one person) in each cell. 

I f d  hi    h l f l i f i f   h  f ll i  I found this very helpful information from the following source: http://allenbrowne.com/Access2007.html#Good

Microsoft also has a very good instructional video to help you get started using Access 2007 View Videoget started using Access 2007 View Video

Here is an initial response to the new Access, covering:What's Good ‐ Useful new features What's Mixed ‐ Both good and bad gWhat's Gone ‐ Features removed What's Fixed ‐ Old issues solved What's Broken ‐ New bugs Configuration Setup options for developers Configuration ‐ Setup options for developers Compatibility ‐ Issues with previous versions Should I buy? ‐ Buy now, or wait for SP1? Links ‐ Technical info for developers. 

The .accdb format offers some compelling new features. We very briefly describe a few of those features here; our intent is only to offer some ideas to help you evaluate whether you want to further investigate converting your particular applications. If you want to use the complex data types Access 2007 provides—attachment, column history, and multivalue fields—you need to use the .accdb format. On a UI level, the .accdb format adds support for the new Access Themes: Luna (the blue theme used in Microsoft Windows XP) and Obsidian (the black theme used in Windows Vista). 

You should not convert a database to the .accdb format if people who are using Access 2003 (or earlier versions of Access) need to open and work with the database. Access 2007 can read and write Access 2000, Access 2002, and Access 2003 .mdb files, but those earlier versions cannot read th   db f tthe .accdb format.You may also not want to convert if you use Access replication to keep databases synchronized. Replication is not supported by the .accdbformat. The tools to create and synchronize masters and replicas are still available in Access 2007 when you are working with an  mdbstill available in Access 2007 when you are working with an .mdbdatabase. They are located on the Database Tools tab of the Ribbon.You should not convert your database if it relies on user‐level security. As with replication, Access 2007 supports user‐level security for .mdbdatabases  but not for  accdb databases  If your database application databases, but not for .accdb databases. If your database application relies on user‐level security to keep certain users from viewing or editing data or from changing the design of objects, or to change the way different users navigate in your application, you need to redesign the application before you convert to the new format.