Microsoft 365 — пользователей · 7.Привлечение спонсоров из...

Microsoft 365 — руководство по адаптации конечных пользователей

2

Содержание

Заинтересованные лица

Информационная поддержка проекта

Обучение

Планирование, внедрение и управление

7. Привлечение спонсоров из числа высшего руководства

9. Выбор владельца успеха

10. Предоставление полномочий сторонникам

Сценарии15. Определение сценариев

20. Определение приоритетов для сценариев

22. Определение критериев успеха

26. Публикация результатов

29. Создание плана коммуникаций

35. Стимулирование постоянного интереса

38. Создание плана-графика для обучения сотрудников

40. Доступ к ресурсам для обучения

43. Планирование действий по адаптации

46. Запуск программы ранней адаптации

51. Создание плана достижения успеха

53. Повторение всех этапов для закрепления успеха

54. Подготовка к изменениям и управление ими

ВведениеПо мере изменения бизнес-среды меняются и ожидания сотрудников и клиентов. Это приводит к возникновению новой культуры, связанной со стилем нашей работы. Сотрудники стремятся добиться успехов в работе, а работодатели стремятся задействовать способности сотрудников. Впервые в человеческой истории международную рабочую силу составляют пять поколений самых разных сотрудников.

Совместная работа и работа в группе вместе с коллегами — это часть нашей повседневной деятельности, при которой важно иметь возможность работать из разных мест, используя различные устройства. Сотрудники больше не ограничены физическим и географическим расположением и могут применять свои знания и умения, находясь в любой точке мира.

Если развивается наша культура работы, то должны развиваться и инструменты, которые мы применяем в работе. Решение Microsoft 365 позволяет реализовать в вашей организации эту новую культуру работы, создав для сотрудников среду для безопасной совместной работы и творчества. Microsoft 365 — это комплексное интеллектуальное безопасное решение, которое включает в себя Office 365, Windows 10 и Enterprise Mobility + Security.

Это руководство по адаптации конечных пользователей предназначено для организаций,

стремящихся добиться максимальной отдачи от вложений в Microsoft 365. Оно послужит источником пошаговых инструкций по определению и последующему выполнению конкретных задач, которые позволят реализовать новую культуру работы в вашей организации.

Передовые практики, о которых рассказывается в этом руководстве, основаны на опыте наших самых успешных клиентов, в течение нескольких лет внедрявших различные технологии, которые в настоящее время входят в состав Microsoft 365 — Office 365, Windows 10 и Enterprise Mobility + Security.

Надеемся, что эта информация заинтересует вас и вы расскажете об этом сотрудникам в своей организации. Мы будем рады получить отзывы в сообществе адаптации по адресу:

http://aka.ms/driveadoption

И помните, вы не одиноки. В этом сообществе вы можете связаться с разными организациями, которые в данный момент занимаются развертыванием технологий Microsoft 365.

В процессе нашей работы мы все больше и больше взаимодействуем между собой. Давайте попробуем объединить стили нашей работы.

Решение Microsoft 365 позволяет реализовать в вашей организации эту новую культуру работы, создав для сотрудников среду для безопасной совместной работы и творчества.

3

4

Успешное развертывание Microsoft 365 помогает всем сотрудникам достигать более высоких результатов в своей работе.

Перед развертыванием Microsoft 365 сделайте шаг назад и вспомните, почему ваша организация приобрела именно этот продукт. Это было вызвано конкретными техническими требованиями, процессом обновления ИТ-инфраструктуры или особыми потребностями бизнеса?

Адаптация связана с пониманием бизнес-проблем, которые предстоит устранить с помощью решений на основе Microsoft 365. Кроме того, ее целью является информирование сотрудников и принятие ими предлагаемых преимуществ и решений. Люди всегда с осторожностью относятся к переменам, поэтому нужно объяснить, какую пользу несут в себе эти перемены именно для них.

Мы хотим, чтобы вы максимально эффективно использовали Microsoft 365, поэтому рекомендуем уделить основное внимание вопросам планирования. Это руководство по адаптации конечных пользователей предназначено исключительно для упрощения процесса внедрения технологий.

Анализируя предыдущий опыт клиентов, мы поняли, что для успешной адаптации к Microsoft 365 важно сфокусироваться на следующих четырех факторах успеха: заинтересованные лица, сценарии, информационная поддержка проекта и обучение.

Вы можете подробнее узнать об основных факторах успеха, влияющих на адаптацию Microsoft 365:

https://aka.ms/successfactors

Заинтересованные лица

Привлечение спонсоров из числа высшего руководства

Предоставление полномочий сторонникам

Сценарии

Определение приоритетов для сценариев

Определение критериев успеха

Информационная поддержка проекта

Развертывание коммуникационной кампании

Проведение мероприятий, приуроченных к запуску

Обучение

Обучение конечных пользователей

Готовность службы поддержки

ОБУЧЕНИЕ И ЗАКРЕПЛЕНИЕ ЗНАНИЙ

Факторы успеха при адаптации конечных пользователей к Microsoft 365

Присоединяйтесь к сообществу адаптации


5

Заинтересованные лицаПервое правило успешной адаптации Microsoft 365 заключается в создании динамической группы, состоящей из ключевых заинтересованных лиц и подходящих людей, способных убеждать других в необходимости и привлекательности изменений.

Из этого раздела вы узнаете, какую роль играют различные сотрудники организации в процессе развертывания решения и ролям каких основных заинтересованных лиц следует уделить особое внимание.

Вы также узнаете, как в процессе развертывания решения правильно выбрать людей из вашей организации на роли сторонников, владельцев успеха и спонсоров из числа высшего руководства. Кроме того, вы узнаете какими полномочиями следует наделить сторонников в ходе реализации программы для сторонников.

КРАТКИЙ ОБЗОР

• За что отвечают сторонники, владельцы успеха и спонсоры из числа высшего руководства и почему их поддержка так важна?

• Основные сведения о поддержке высшего руководства?

• Что такое программа для сторонников и как ее использовать для предоставления полномочий сторонникам?

Роль Обязанности Подразделение

Спонсор из числа высшего руководства

Информирует сотрудников организации о концепции и ценности Microsoft 365. Высшее руководство

Владелец успеха Следит за выполнением бизнес-целей для развертывания Microsoft 365. Любое подразделение

СторонникиПомогают в продвижении Microsoft 365 и в работе с возражениями конечных пользователей.

Любое подразделение (персонал)

Руководитель проектов Контролирует запуск и развертывание Microsoft 365 в целом. Управление проектами

Руководитель по обучению

Управляет программой обучения и (или) учебными ресурсами для развертывания Microsoft 365.

ИТ-отдел и (или) отдел кадров

Руководители подразделений

Определяют, каким образом конкретные подразделения будут использовать Microsoft 365, и поощряют вовлеченность.

Любое подразделение (руководство)

ИТ-специалист Контролирует все технические аспекты развертывания. ИТ

Менеджер отдела кадров

Интегрирует Microsoft 365 в процессы управления персоналом и управляет материалами отдела кадров в Microsoft 365.

Отдел кадров (руководство)

Руководитель по коммуникациям

Руководит коммуникациями, связанными с Microsoft 365, в масштабах организации.

ИТ и (или) корпоративные коммуникации

Менеджер по социальным сетям

Управляет повседневной работой сети Yammer, дает рекомендации и реализует передовые практики.

ИТ и (или) корпоративные коммуникации

Менеджер сайта SharePoint

Помогает управлять стратегией сайтов SharePoint в организации, являясь связующим звеном между представителями бизнеса и ИТ.

ИТ-отдел и (или) персонал

Клю

чевы

е ро

ли

Роли заинтересованных лиц

Стратегия успешной адаптации начинается с формирования заинтересованной группы, представляющей все слои организации. В таблице ниже приведены сведения о различных заинтересованных лицах, их ролях и обязанностях в процессе успешного развертывания Microsoft 365. Основные роли, которым следует уделить особое внимание, — это спонсоры из числа высшего руководства, владельцы успеха и сторонники.

6Заинтересованные лица: Роли заинтересованных лиц

Предупреждение

Следует иметь в виду, что приведенные здесь роли являются рекомендуемыми. В зависимости от размера и структуры

организации эти роли могут быть не нужны или перекрываться друг с другом.

Чтобы узнать, что такое ключевые роли, для чего они нужны и что требуется от вашей группы, перейдите по адресу:

http://aka.ms/stakeholders

http://aka.ms/stakeholders

7

Привлечение спонсоров из числа высшего руководства

Спонсоры из числа высшего руководства — это ведущие руководители в организации, которые играют важную роль в адаптации сотрудниками новых технологий. Они оказывают наибольшее влияние на культуру организации и могут активно пропагандировать ценность и преимущества новых технологий и способов работы в масштабе всей организации. Они также могут обеспечить лучшее понимание ключевых бизнес-целей и распространенных проблем, которые потребуется решать в ходе развертывания Microsoft 365.

Спонсоры из числа высшего руководства задают общие бизнес-цели.

Советы и рекомендацииВ процессе определения рекомендуется обратить внимание на основных заинтересованных лиц из разных областей, затрагиваемых изменениями.

Июль 2017 года, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com

© McKinsey & Company, 2017. Все права защищены.

Переиздано с разрешения.

Исследования показывают, что проекты преобразований

реализуются более успешно при заметном участии

спонсора из числа высшего руководства. Более 85 %

опрошенных заявили, что при заметном или активном

участии генерального директора проект преобразований

оказался очень или даже крайне успешным.

Обязанности спонсоров из числа высшего руководства.

Помогать проектной группе с определением нужных сценариев и назначением им приоритетов.

Рассказывать о том, как планируется использовать Microsoft 365 для достижения бизнес-целей, другим руководителям в организации.

Принимать активное участие и использовать возможности Microsoft 365 для адаптации пользователей и формирования нужных принципов поведения.

Дополнительные сведения о том, что спонсор из числа высшего руководства может сделать для успешного развертывания проекта Microsoft 365, см. по адресу https://aka.ms/execsponsor

Заинтересованные лица: привлечение спонсоров из числа высшего руководства

8

Убедитесь, что спонсоры из числа высшего руководства понимают три основных принципа.

А ктивное и заметное участие

С оздание коалиции руководящих сотрудников

П рямое взаимодействие с сотрудниками

© Prosci®. Все права защищены.

Заинтересованные лица: понимание трех основных принципов

9

Выбор владельца успехаВыбор владельцев успеха в организации имеет важное значение для достижения бизнес-целей, заданных для Microsoft 365. Они следят за тем, чтобы люди использовали службу и извлекали из этого пользу.

Обязанности владельцев успеха.

Следят за тем, чтобы люди использовали службу Microsoft 365 и извлекали из этого пользу.

Помогают привлечь к работе подходящих заинтересованных лиц.

Преобразуют бизнес-цели, установленные вашей организаций для Microsoft 365, в сценарии Microsoft 365.

Обеспечивают успешное взаимодействие и обучение.

Заинтересованные лица: выбор владельца успеха

10

Предоставление полномочий сторонникам Создание и задействование сторонников Microsoft 365 внутри организации является другой важной задачей заинтересованных лиц по адаптации Microsoft 365.

Получение одобрения у каждого пользователя в организации может оказаться непростой задачей. Сторонники могут упростить выполнение этой задачи, сыграв важную роль. Они обладают знаниями, склонны к углубленному изучению различных аспектов, а также стремятся обучать своих коллег и оказывать им помощь. Они помогают сформировать такую рабочую среду Microsoft 365, которая подойдет их подразделению или группе.

Обязанности сторонников:

Создание собственной программы для сторонниковЧтобы получить дополнительные ресурсы и материалы для создания собственных сторонников Microsoft 365, скачайте следующее руководство: https://aka.ms/office365champions

Продвигают решение Microsoft 365 и информируют о его ценности членов рабочих групп.

Помогают другим членам своей группы понять, чем эта служба может быть полезной для них.

Осуществляют информационную поддержку решения Microsoft 365 с помощью неофициальных каналов общения.

Помогают осваиваться новым пользователям, предоставляют инструкции и рекомендации, делятся знаниями и опытом.

Предоставляют отзывы проектной группе относительно вовлечения пользователей и адаптации.

Заинтересованные лица: предоставление полномочий сторонникам

11

Создание программы для сторонниковСторонники являются увлеченными людьми и с энтузиазмом

продвигают продукт, помогая своим коллегам получать

дополнительные сведения о более эффективных решениях. Они помогут снизить нагрузку на основную группу проекта и повысить уровень вовлеченности участников сообщества.

Поддержка энтузиазма для ускорения адаптации усовершенствованных методик работы.

Создание зоны влияния в своих группах.

Внедрение новых методик работы в группах.

Определение проблем бизнеса и возможных решений.

Предоставление отзывов проектной группе и руководителям.

«Я опытный пользователь. Я пытаюсь делать все наилучшим образом, чтобы другие следовали моему примеру. Я имею в виду обмен идеями».

— Пол

«Все дело в том, что нужно найти мотивированных людей. Я считаю, что это можно сделать. Помимо всего прочего, я продвигаю участие в сообществе и поощряю обмен знаниями».

— Даррен

Важная работа, которую выполняют сторонники:

Заинтересованные лица: создание программы для сторонников

В каждом подразделении мы взаимодействуем со сторонником адаптации, который еженедельно рассылает письма об Office 365. Каждый инструмент Office 365 обладает важными преимуществами, и неспешное ознакомление с ними пользователей помогает работать с большей отдачей.

— Ник Ламшед (Nick Lamshed), менеджер по реорганизации, Qantas

12

Формирование сообщества сторонников

Найдите полных энтузиазма сторонников, которые могут выделять свои ценные ресурсы — время и усилия.

Создайте группу Yammer, где сторонники могут делиться обновлениями и рассказывать об успехе.

Проведите упрощенное обучение работе с основными элементами Microsoft 365.

Предоставьте готовые материалы для поддержки их работы с группами и отдельными лицами на местах (например, короткие презентации и семинары).

Регулярно проводите обсуждения успехов и неудач.

Разработайте программу поощрения и признания их усилий, например предоставление возможности привилегированного участия в соответствующих мероприятиях или выступлениях.

Информируйте людей о роли сторонников и их доступности — помните, что они не занимаются ИТ-поддержкой, а являются представителями деловых кругов.

Советы и рекомендации

Сделайте программу сторонников обязательным элементом плана адаптации. Мы выяснили, что наиболее распространенным и эффективным способом обучения является получение информации и знаний от своих коллег. Узнайте, кто является прирожденными лидерами и преподавателями в вашей организации, и пригласите их в качестве ключевых сторонников для развития сообщества.

http://aka.ms/championsguide

Заинтересованные лица: формирование сообщества сторонников

13

Получите представление о различных ролях и обязанностях в рамках организации и их вкладе в процесс развертывания Microsoft 365.

Разберитесь, что влияет на успешность спонсора из числа высшего руководства.

Создайте программу для сторонников.

Познакомьте членов своей проектной группы с решением Microsoft 365, чтобы они оценили этот продукт и поняли, как он способен повысить производительность труда их коллег.

Заинтересованные лица: контрольный список

Заинтересованные лица: контрольный список

14

СценарииВыявление и определение сценариев является важным шагом, позволяющим вашей организации добиться максимальной пользы от развертывания Microsoft 365 и общей плавности адаптации. Сценарии определяют, как люди будут использовать Microsoft 365 для решения бизнес-задач и достижения поставленных целей.

Благодаря четким сценариям и критериям успешности после внедрения решения вы сможете эффективно оценивать свои успехи и достигать ощутимых результатов. Сценарии позволяют группам понять, как включение продуктов из решения Microsoft 365 в контекст их деятельности может повысить эффективность повседневной работы. Благодаря этому сотрудники будут знать, как и когда их следует использовать.


• Как определять сценарии и их приоритет?

• Как определять критерии успешности, которые помогут оценить значимость достигнутых результатов?

• Как отслеживать адаптацию организации?

15

Определение сценариев

Чтобы определить подходящие сценарии, привлеките людей, которые будут участвовать в реализации и поддержке изменений в масштабах организации. Нужно будет провести несколько семинаров для руководителей подразделений, руководителей проектов, ИТ-специалистов и других заинтересованных лиц, которые помогут найти достойное применение для Microsoft 365 в организации. Приведенные ниже вопросы являются отличной отправной точкой для определения сценариев:

В чем заключаются проблемы организации, связанные с коммуникацией и совместной работой?

В каких основных областях ваша организация хотела бы видеть усовершенствования?

Какие из стратегических инициатив или реализуемых проектов преобразований в организации способна поддержать система Microsoft 365?

Какие методы коммуникации и совместной работы являются предпочтительными в вашей организации?

В чем заключается процесс подготовки, распространения информации и предоставления к ней общего доступа?

Сценарии: определение сценариев

Office 365 предоставляет технологии, улучшающие общение и совместную работу на международном уровне. Мы используем видеоконференции, презентации и совместный доступ к рабочему столу во время работы с партнерами.

— Клаус Хюльзевише (Klaus Huelsewiesche), начальник отдела ИТ-систем для исследований и разработки, подразделение Laundry and Home Care компании Henkel

16

Поиск сценариев с использованием библиотеки производительности

В своей библиотеке производительности мы собрали множество бизнес-сценариев, описывающих такое использование

Microsoft 365, которое может оказать существенное влияние на организацию.

http://aka.ms/productivitylibrary

Сценарии: поиск сценариев с использованием библиотеки производительности

17

Чтобы помочь пользователям Microsoft 365 приступить к работе, мы создали шесть базовых сценариев, соответствующих различным типам повседневных задач. Сюда входят задачи от общения по электронной почте, использования календарей, хранения файлов и обмена ими и до проведения виртуальных собраний и совместной работы в режиме реального времени.

Шесть базовых сценариев приведены ниже:

Шесть базовых сценариев

Индивидуальная и групповая работа с электронной почтой

Microsoft Exchange Online — это основной инструмент для работы с календарем и электронной почтой. Он позволяет организовать совместную работу в хорошо знакомой вам среде Outlook. Exchange Online позволяет работать эффективнее и использовать все функции Outlook на любом устройстве.

Рабочая область с функциями чата

Microsoft Teams объединяет всю информацию, которая нужна группам для эффективной работы и выполнения своих задач. Решение поддерживает мобильные устройства и представляет собой рабочую область, объединяющую чат, нужные инструменты и работу с контактами и документами.

Объединяйте специалистов организации

Yammer позволяет легко получать доступ к людям и данным вашей организации, о которых вы даже не подозревали. Обсуждайте идеи, делитесь новостями и ищите ответы на актуальные вопросы с коллегами из самых разных подразделений.

Создавайте собрания и организуйте совместную работу без лишних усилий

Взаимодействие с коллегами в режиме реального времени позволит эффективно решать задачи. Skype для бизнеса — это комплексное решение для собраний, представляющее собой единую платформу для обмена мгновенными сообщениями, аудио- и видеозвонков, конференц-связи и совместных сеансов, которая позволяет быстро получать ответы на вопросы и контролировать выполнение проектов.

Общий доступ к сайтам и содержимому

SharePoint предлагает мощные возможности общего доступа и совместной работы в интрасети. Создавайте сайты и порталы, которые смогут вовлекать людей в работу и предоставлять доступ к экспертной поддержке, контенту, аналитическим данным и коллективным знаниям.

Сценарии: шесть базовых сценариев

Создавайте яркий контент вместе

Office позволяет вам быстро решать свои задачи практически где угодно. Благодаря интеграции Office с OneDrive и SharePoint вы можете легко открывать свои документы, предоставлять к ним общий доступ и работать над ними вместе с другими пользователями.

Как член группы...[Группа]

Я хочу...[описание того, что

я хочу сделать]

Применяя[определенное

применение технологии]

Я узнаю, что успех достигнут, когда...[Укажите показатель

успеха решения]

18

Как член группы по управлению сбытом.

Я хочу использовать одну

версию предложения, которую смогут применять

и редактировать все сотрудники, вместо

пересылки разных версий по электронной почте.

Применяя сайт SharePoint для централизованного

хранения и совместного использования одной

версии коммерческого предложения, которую

моя группа может редактировать с помощью

функции совместного редактирования в Word

и PowerPoint.

Я узнаю, что успех достигнут, когда

моя группа продаж сможет быстрее

создавать предложения и уделять больше

времени заключению сделок.

Чтобы приступить к формированию своих сценариев,

рассмотрите возможность применения следующей схемы:

Как член группы [ГРУППА]

Я хочу [ОПИСАНИЕ ТРЕБУЕМОГО ДЕЙСТВИЯ]

Применяя [Укажите конкретное ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ]

Я узнаю, что успех достигнут, когда [ПОКАЗАТЕЛЬ УСПЕХА РЕШЕНИЯ]

Не знаете, с чего начать?

Сценарии: не знаете, с чего начать?

Использование чужого опыта. Присоединяйтесь к сообществу!

Являясь членом сообщества адаптации, входящего в сообщество по технологиям Microsoft, вы можете связаться с тысячами

других клиентов Microsoft и узнать, какой именно сценарий подошел им.

Какая от этого выгода?

Обновления продуктов

Связь с инженерами

Совместная работа с коллегами

Начинайте общаться с коллегами уже сегодня — присоединяйтесь к сообществу адаптации.


Формирование отношений

Дополнительные ресурсы пользователей

Использование чужого опыта

19

Страница сообщества адаптации

Проведение обсуждений и обмен рекомендациями

Просмотр последних обсуждений

Сведения, о чем говорит сообщество

Присоединение к сферам

Тематические обсуждения в рамках сообщества

Объявления по адаптации Просмотр последних объявлений

СообществоСведения о членах сообщества

Сценарии: использование чужого опыта. Присоединяйтесь к сообществу!

20

Определение приоритетов для сценариевТак как система Microsoft 365 способна улучшить любые аспекты вашего бизнеса, важно классифицировать сценарии по приоритету, чтобы понять, на чем сконцентрировать усилия в первую очередь.

Помните, что определяемые вами сценарии и их приоритеты помогут в процессе внедрения системы доносить до других ваш план коммуникаций. Перепроверяйте сценарии при создании плана коммуникаций.

Сценарии: определение приоритетов для сценариев

Низкое

Среднее

Высокое

Возд

ейст

вие

Сложность

Низкая Средняя Высокая

Взаимодействие с коллегами в рабочей области с акцентом на чат

Замена традиционных телефонных систем облачной УАТС

Поддержка и повышение заинтересованности сотрудников через социальные сети

Организация обучения сотрудников по всему миру

Организация более эффективной работы сотрудников из любого места благодаря размещенным службам электронной почты

Оперативная поддержка новых сотрудников в процессе адаптации

Реализация безопасного единого входа с использованием Azure Active Directory

Реализация классификации и защиты данных с помощью Azure Information Protection

21

Определение приоритетов сценариев

Ознакомьтесь с приведенной ниже диаграммой и расположите на ней свои сценарии в соответствии с уровнем ожидаемого влияния на организацию и трудностью его достижения. Здесь вы сможете понять, какие сценарии быстрее всего обеспечивают наибольшее влияние, а также выявить более сложные проекты, которые могут иметь большее значение, но при этом требовать больше усилий по планированию.

Советы и рекомендацииПрежде всего, следует думать о том, что именно окажется наиболее полезным для сотрудников. Некоторые вещи, которые вам захочется сделать немедленно (например, перенос электронной почты), могут сразу не принести заметную пользу. Следует сконцентрироваться на небольших задачах, дающих заметные результаты (например, предоставление всем сотрудникам доступа к мгновенным сообщениям).

Сценарии: определение приоритетов сценариев

22

Определение критериев успехаПри разработке идеальных сценариев крайне важно иметь формальный набор критериев успеха для оценки влияния развертывания Microsoft 365. Необходимо определить, что именно будет оцениваться и как будет выполняться сбор количественных и качественных данных. Порядок определения критериев успеха:

Определите ключевые показатели эффективности (KPI) бизнеса, которые могут улучшаться в результате реализации вашей организацией различных сценариев (например, снижение затрат, повышение уровня удовлетворенности клиентов, повышение заинтересованности сотрудников, ускорение обработки заказов).

Оцените свое состояние до внедрения Microsoft 365. Установите номинальные ключевые показатели эффективности и исходный уровень знаний ваших пользователей об Microsoft 365.

Выберите такие критерии, которые помогут показать группе руководства влияние, которое Microsoft 365 оказывает на организацию.

Сценарии: определение критериев успеха

Шаблоны опросов конечных пользователейИспользуйте шаблон опроса для оценки уровня удовлетворенности и показателей успеха и сравнивайте их с контрольными значениями.

http://aka.ms/usersurveys

Советы и рекомендации

Используйте руководство по оценке успеха, чтобы определить, насколько успешным был ваш запуск Microsoft 365, и закрепить достигнутые успехи.

http://aka.ms/measuringsuccess

http://aka.ms/measuringsuccess

23

Формулируя критерии успеха, учитывайте их следующие характеристики

Формулируя критерии успеха, учитывайте следующие их характеристики, которые позволят установить действительно достойные цели.

Четкие и однозначные, отвечающие на вопросы «что, для чего, кто, где?»

Конкретные

Точные, четко демонстрирующие ход выполнения.

Измеряемые

Реалистичные, не экстремальные.

Достижимые

Актуальные для заинтересованных лиц.

Значимые

Привязанные к конкретной целевой дате, отвечающие на вопрос «когда?»

Своевременные

Сценарии: формулируя критерии успеха, учитывайте их следующие характеристики

Критерии успеха Метод и источник Показатели Пример цели

Ускоренная адаптация

Более частое использование коррелирует с адаптацией технологии пользователями

Количественный

Отчеты об использовании Office 365

Использование почтового ящикаИспользование SharePointМгновенные сообщения и конференции Skype для бизнесаИспользованные минуты голосовой связи Skype для бизнеса

Сравнение отчетов об использовании до и после развертывания покажут повышение адаптации на 10 % в месяц

Эффективность обучения

Более частое использование коррелирует с эффективностью обучения


Отчеты об использовании Office 365

Качественный

Опросы конечных пользователейГруппы Yammer и обратная связь Учебные курсы в Интернете по практикам соблюдения требований

Использование почтового ящикаИспользование SharePointМгновенные сообщения и конференции Skype для бизнесаИспользованные минуты голосовой связи Skype для бизнесаУдовлетворенность сотрудниковПроцент завершения учебного курса

Сравнение отчетов об использовании до и после обучения покажут повышение адаптации за месяцОценка чистой удовлетворенности сотрудников составляет более 130 на основании окончательного опроса после обученияПроцент завершения учебного интернет-курса по соблюдению требований корпоративной безопасности — 100 %

Сокращение операционных расходов

Эффективность адаптации коррелирует со снижением использования конференц-связи сторонних производителей, сокращением времени командировок и распределения ресурсов


Отчеты об использовании Office 365 Отчеты по финансам и бухгалтерскому учетуОтчеты службы технической поддержкиОтчеты о расходах на командировки и телефонИзмерения на выходе

Использование почтового ящикаИспользование SharePointОплата и использование звуковой конференц-связиРасходы на командировки и телефонОбращения в службу технической поддержки

Использование телефонной конференц-связи сторонних поставщиков после развертывания должно сократиться на 10 % в месяц

Повышенная безопасность

Повышение показателей адаптации коррелирует с повышением уровня безопасности и степени соответствия требованиям


Опросы конечных пользователей

Доступность и восстановление конечных пользователей

Удовлетворенность сотрудников Обращения в службу технической поддержки

Сравнение удовлетворенности пользователей до и после Снижение числа обращений в службу технической поддержки, сокращение времени восстановления данных

Повышенная производительность

Эффективность адаптации коррелирует с оперативностью коммуникации и принятия решений, сокращением времени выполнения задач


Опросы конечных пользователей Использование классификации данных

Время, необходимое на выполнение проектов

Число помеченных документов

Сроки выполнения заказов клиентов должны сократиться на 15 % в течение полугодия

Оптимизация совместной работы

Оптимизация коммуникации между рабочими группами и филиалами


Опросы конечных пользователейОтзывы и группы Yammer

Удовлетворенность сотрудниковСэкономленное время

Группы, которые работают в разных филиалах, сообщат об ощущении улучшения связи с коллегами в течение трех месяцев с момента развертывания Skype для бизнеса

Повышенная удовлетворенность сотрудников

Широкие возможности для работы повышают удовлетворенность сотрудников за счет большей заинтересованности, снижения уровня стресса и улучшения баланса между работой и жизнью


Опросы конечных пользователейОтзывы и группы Yammer

Удовлетворенность сотрудников Удовлетворенность сотрудников повышается на 15 % за полугодие

24

Примеры критериев успеха

При определении критериев успеха

воспользуйтесь приведенными ниже примерами:

Сценарии: примеры критериев успеха

Используемые клиенты Skype для бизнесаОтчет об активных пользователях

Активность групп Office 365 Пакет содержимого для адаптации Office 365

https://aka.ms/o365adoptioncontentpack

25

Отслеживание адаптации Office 365 в организации

На портале администрирования Office 365 находятся отчеты, показывающие текущие уровни вовлеченности пользователей для разных рабочих нагрузок.

Запишите показатели использования перед запуском, чтобы отслеживать эффективность проводимых мероприятий по адаптации.

Используйте данные этих отчетов для сравнения достигнутых результатов с критерием успеха и выяснения, что именно следует улучшить в процессе адаптации.

Сценарии: отслеживание адаптации Office 365 в организации

26

Истории успеха часто могут быть столь же ценным ресурсом демонстрации успешного внедрения Microsoft 365, что и количественные показатели. На протяжении развертывания участники проектной группы и сторонники могут определять примеры взаимодействия функциональных групп и командной работы и обсуждать их в Yammer.

Рассказывая о своем опыте использования Microsoft 365, не забудьте включить следующие сведения.

Истории о ценности для бизнеса можно легко опубликовать на внутреннем ресурсе в группе Microsoft 365 Success Stories в сети Yammer. Кроме того, историями успеха можно поделиться с широким сообществом Microsoft 365, используя для этого сообщество адаптации.


Советы и рекомендацииПолучайте удовольствие! Создание атмосферы соперничества и хорошего настроения вокруг Microsoft 365 может быть интересным и увлекательным. Попробуйте создать следующее.

Время. В начале истории следует назвать дату, чтобы слушатели знали, когда все происходило.

Действующие лица. В истории должны присутствовать имена, чтобы пользователи знали, кто был вовлечен.

Мероприятия и события. В истории должны быть названы проведенные мероприятия и произошедшие события.

Наглядные изображения. Слушатели должны представить, что происходило.

Публикация результатов

Сценарии: публикация результатов

27

Контрольный список по сценариям

Определите сценарии для получения максимальной отдачи от решения Microsoft 365.

Рассмотрите шесть базовых сценариев, чтобы определить сценарии, которые подходят вашему бизнесу.

Определите приоритеты ваших сценариев и решите, на чем следует сосредоточиться в первую очередь.

Определите критерии успеха, чтобы измерить воздействие, оказанное развертыванием решения Microsoft 365.

Узнайте, как отслеживать адаптацию в организации с помощью средств аналитики Office 365.

Порекомендуйте сотрудникам собирать истории успеха в ходе развертывания.

Контрольный список по сценариям

28

Информационная поддержка проектаВажно планировать коммуникации до, во время и после развертывания решения Microsoft 365, чтобы сохранять вовлеченность и интерес организации.

Осуществляйте информационную поддержку проекта, используя такие средства, как рассылка по электронной почте, плакаты, мероприятия и конкурсы. Эти меры должны соответствовать внутренней культуре вашей компании. Информационная поддержка внутри организации способствует принятию решения Microsoft 365 и его адаптации в долгосрочной перспективе.


• Что следует включить в план коммуникаций для Microsoft 365?

• Как мои сценарии впишутся в план коммуникаций?

• Как стимулировать постоянное вовлечение в систему Microsoft 365 и ее адаптацию на длительный срок?

29

Воспользуйтесь коммуникационной стратегией для привлечения внимания и освещения хода проекта. Следует вызвать у сотрудников интерес к службе еще до того, как она станет доступна, а затем поддерживать этот интерес, чтобы они были готовы пользоваться ей после запуска.

Составляя свое обращение, не забывайте о нуждах сотрудников. Они должны получить четкий ответ на вопрос «Чем это может быть полезно именно мне?».

Согласуйте набор мер, включая электронную почту, плакаты и мероприятия (возможно, даже с тортом), и распределите их по сроку реализации проекта.

Запланируйте мероприятия, на которых люди смогут ознакомиться с продуктами и задать вопросы.

Согласуйте меры по информационной поддержке проекта с корпоративной культурой и политиками организации.

Если руководитель сделает заявление о внедрении Microsoft 365, проведет мероприятие, посвященное запуску, либо расскажет о преимуществах на общем собрании, это подчеркнет важность новой технологии и поспособствует ее освоению коллективом.

Создание плана коммуникаций

Нам не приходится самим придумывать ничего нового в Office 365. С этим прекрасно справляется корпорация Microsoft. Нам же остается как можно быстрее адаптировать технологию и активно использовать ее на благо своим клиентам.

— Даррен Рассел (Darren Russell), подразделение цифровых технологий, директор по

Дополнительные сведения:

http://aka.ms/officeblogs/adoption

преобразованиям, Mott MacDonald

Информационная поддержка проекта: создание плана коммуникаций

30

Используйте базовые сценарии в качестве

отправной точки для создания стратегии

коммуникаций и обучения.

Превратите базовые сценарии в средство решения реальных бизнес-проблем.

Решите, какие сценарии являются целесообразными для вашей организации с точки зрения продвижения запуска Microsoft 365.

Используйте связанные с каждым сценарием ресурсы для отправки объявлений по электронной почте и реализации учебных мероприятий.

Выделите время на проверку своих сценариев, чтобы определить, какие из них лучше всего подходят для запуска в организации. Сценарии помогут донести до других ваш план коммуникаций..

Проверка сценариев

Информационная поддержка проекта: проверка сценариев

http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary

Поиск ресурсов по сценариям

31

Каждый базовый сценарий на сайте FastTrack содержит шаблоны для сообщений электронной почты, плакатов и листовок, а также видеоролики и учебные ресурсы. Шаблоны, включаемые в план коммуникаций, можно настроить.

Информационная поддержка проекта: поиск ресурсов по сценариям

32

В каждый сценарий входят настраиваемые шаблоны электронной рассылки, соответствующие стандартным коммуникационным задачам на каждом этапе запуска и адаптации Microsoft 365. Сообщения содержат ссылки на учебные курсы и ресурсы со сведениями о возможностях Microsoft 365. Эти ссылки отбираются для каждого конкретного сценария. Доступны следующие шаблоны электронной рассылки:

Шаблоны электронной рассылки

Сообщения электронной почты доступны в виде шаблонов Outlook и документов Word (DOCX-файлов). Выберите нужные шаблоны, а затем настройте их в соответствии с коммуникационными целями. Персонифицируйте сообщения согласно стилю организации, добавьте логотип и внесите нужные данные. Сообщения для целевой аудитории следует отправлять с заранее определенной учетной записи (например, спонсора из числа высшего руководства).

Советы и рекомендацииНе ограничивайтесь электронной почтой! Для формирования интереса к запуску Microsoft 365 в рамках информационной кампании, проводимой в офисных и близлежащих помещениях, можно использовать готовые к печати плакаты и листовки, а также рекламные ролики.

http://aka.ms/drivevalue

Тип сообщения электронной почты

Стадия Назначение

«Обратный отсчет» До запускаИспользуйте это сообщение, чтобы заинтересовать аудиторию и проинформировать сотрудников о том, какие задачи они смогут решать с помощью Microsoft 365. Одно сообщение для сценария.

«Объявление» ЗапускИспользуйте это сообщение в день запуска и проинформируйте пользователей о начале работы с Microsoft 365. Одно сообщение для сценария.

«Советы и рекомендации» После запускаИспользуйте сообщение с советами и рекомендациями, чтобы представить дополнительные возможности Microsoft 365 и побудить пользователей к повышению эффективности работы. Три сообщения для сценария.

Информационная поддержка проекта: шаблоны электронной рассылки

Ознакомительный набор бизнес- пользователей Windows 10

https://aka.ms/win10businesskit

Сообщения электронной почты с обратным отсчетом и объявлениями


Плакаты, брошюры и печатные материалы


Дополнительные ресурсы для вашей коммуникационной стратегии

Серия сообщений электронной почты с советами и рекомендациями


33Информационная поддержка проекта: дополнительные ресурсы для вашей коммуникационной стратегии

34

Мероприятия, приуроченные к запуску Учитывайте цели по использованию Microsoft 365.

Как может ваше мероприятие, посвященное запуску, способствовать достижению этих целей и развитию соответствующих частей бизнеса?

Учитывайте вашу корпоративную культуру. Мероприятия какого рода согласуются с вашим стилем руководства и лучше всего подойдут для ваших сотрудников?

Учитывайте время и ресурсы. Можете ли вы совместить разные мероприятия, чтобы спланировать все с учетом своих потребностей и ресурсов?

Учитывайте имеющиеся корпоративные мероприятия. Имеется ли корпоративное мероприятие, проводимое вскоре после развертывания Microsoft 365, к которому можно приурочить запуск?

Выбор мероприятия, приуроченного к запуску

Ресурсы и тактика для эффективного запуска

Ниже мы предлагаем некоторые ресурсы, идеи и тактики для создания эффективного запуска Microsoft 365.

Члены групп и сторонники, одетые в футболки Office 365, которые можно заказать по адресу https://www.co-store.com/iw (только для клиентов в США).

Плакаты, афиши и листовки, развешанные в офисах.

Демонстрационные стенды в кафетериях и фойе, рассказывающие о различных инструментах и функциях Microsoft 365, а также позволяющие приобрести практический опыт работы.

Проведение мотивационных собраний по сети с помощью Трансляции собраний Skype для сотрудников в удаленных офисах.

В план коммуникаций необходимо включить мероприятия, приуроченные к запуску Microsoft 365, чтобы вызвать интерес к этому продукту у сотрудников организации.

Информационная поддержка проекта: мероприятия, приуроченные к запуску

35

Стимулирование постоянного интереса

Вы можете улучшить адаптацию Microsoft 365 в долгосрочной перспективе за счет постоянной информационной поддержки проекта и обучения.

Используйте сообщения электронной почты с советами и рекомендациями, чтобы ускорить выработку навыков: https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com

Создайте группу Yammer, в которой можно продолжить разговор о передовых практиках и новых функциях.

Делитесь историями успеха, чтобы показать, как ваши сотрудники используют Microsoft 365 для реализации новых и эффективных способов работы.

Регулярно проводите дополнительные мероприятия по привлечению пользователей, например корпоративные собрания или обеденные семинары.

Ставьте задачи и проводите конкурсы, позволяющие отметить наиболее инновационные способы работы с Microsoft 365.

Советы и рекомендацииИстории успеха, собранные участниками проектной группы в ходе развертывания системы, будут способствовать постоянному привлечению интереса к ней. Посмотрите на странице 26 раздела «Сценарии», какую информацию следует включить в историю успеха.

Информационная поддержка проекта: стимулирование постоянного интереса

Покажите это видео для привлечения интереса к Office 365 на мероприятии, посвященном запуску, либо организуйте его повторяющееся воспроизведение в кафетериях или рядом с лифтами.

http://aka.ms/teaservideo

Видео для привлечения интереса к Office 365

Другие видеоролики см. по адресу http://aka.ms/officevideo

36

Включите в план коммуникаций набор таких мер, как рассылка по электронной почте, плакаты и мероприятия, чтобы подогреть интерес к запуску продукта.

Снова обратитесь к сценариям при создании плана коммуникаций.

Соответствующим образом настройте доступные шаблоны и ресурсы для поддержки запуска.

Включите в план коммуникаций меры, которые будут приниматься после запуска продукта и способствовать постоянному привлечению интереса к нему.

Информационная поддержка проекта: контрольный список

Информационная поддержка проекта: контрольный список

37

ОбучениеОбучение играет крайне важную роль, так как помогает сотрудникам использовать Microsoft 365 максимально эффективно. Для достижения успеха необходимо разработать комплексную программу обучения перед запуском продукта.

Обучение не должно ограничиваться только лишь предоставлением методических сведений о выполнении задач. Пользователи должны знать причины изменений и какие преимущества они получат в связи с этим. Предоставив эту информацию конечным пользователям, вы поспособствуете адаптации решения Microsoft 365 на длительный срок.


• Какую информацию об организации следует учитывать при составлении программы обучения?

• Какие ключевые моменты следует включить в программу обучения?

• Какие обучающие ресурсы доступны для запуска Microsoft 365?

Обучение: создание плана-графика для обучения сотрудников 38

Создание плана-графика для обучения сотрудников

При составлении плана обучения вам потребуется учитывать следующее:

Используемая система для повышения производительности труда Если вы используете систему для повышения производительности труда, на этапе обучения может потребоваться приложить дополнительные усилия, так как необходимо изменить сложившийся стиль работы.

Понимание технологии персоналом При планировании программы обучения вам следует знать, насколько технически подкованным является ваш персонал. Это поможет определить, насколько легко сотрудники освоят новые способы работы.

Другие инициативы, реализуемые в организации Важно знать, какие другие программы действуют в организации, чтобы не обескуражить сотрудников и не запутать их при освоении новых способов работы.

Наилучший способ подачи материала Важно понимать, как лучше всего провести обучение в организации, например в виде легкоусвояемого микрообучения, очного обучения либо интерактивных руководств с пояснениями инструктора или без них.

Учитывайте внутреннюю культуру организации Все компании разные, и для донесения своей программы обучения вам следует учитывать принятый способ общения внутри компании.

Обучение: ключевые моменты программы обучения 39

Календарь регулярных занятий по переподготовке

Семинары в рамках подразделений с описанием пользы новой технологии

Оперативное обслуживание людей, у которых возникают сложности

Способность сотрудников службы технической поддержки предоставлять инструкции по выполнению различных операций

Правильный план обучения очень важен, так как разные люди и группы будут по-разному приобретать знания и умения, связанные с Microsoft 365. Советуем включить в план обучения следующие моменты.

Готовность сотрудников службы технической поддержкиОбеспечьте сотрудников службы поддержки всей информацией, которая нужна для поддержки обучения.

Используйте это руководство, чтобы подготовить сотрудников службы технической поддержки к устранению любых неполадок Office 365 и ответу на вопросы пользователей.

http://aka.ms/helpdeskready

Ключевые моменты программы обучения

Обучение по продукту

Обучение работе с продуктом подготовит ваших сотрудников к эффективному использованию служб и приложений.

Доступность в сети

В форме статей

http://aka.ms/o365producttraining

Небольшой объем

С описанием подробностей

Краткие руководства по началу работы с Windows 10Найдите руководства и учебники, которые помогут вашим пользователям познакомиться с основными и дополнительными функциями и возможностями Windows 10 в бизнес-среде.

https://aka.ms/win10quickstartguides

Практическое руководство по Windows 10. 5 советов для повышения производительностиНастройте работу в Windows 10 с помощью приложений, меню «Пуск» и других возможностей. Следуйте этим пяти советам, чтобы повысить эффективность работы в Windows 10.

https://aka.ms/windows10productivitytips

Обучение для повышения производительности трудаОбучение на основе сценариев подготовит ваших сотрудников к продуктивной работе с Microsoft 365.

Видеообучение

На основе сценариев

http://aka.ms/productivitytraining

Прямолинейность

Простой язык

Обучение: доступ к ресурсам 40

Доступ к ресурсам для обучения

Используйте бесплатные обучающие интернет-ресурсы, чтобы помочь себе с запуском Microsoft 365. Обучающие ресурсы Microsoft 365 можно даже интегрировать во внутренний обучающий сайт вашей организации.

При создании программы обучения учитывайте внутреннюю культуру вашей организации, техническую грамотность персонала, используемые в настоящее время системы и прочие факторы.

Включите в программу обучения ключевые моменты.

Обеспечьте готовность службы технической поддержки отвечать на вопросы пользователей до, во время и после запуска продукта.

Изучите доступные ресурсы, которые позволят быстро обеспечить работоспособность организации.

Обучение: контрольный список

Обучение: контрольный список 41

42

Планирование, внедрение и управлениеИнформация из этого раздела поможет вам спланировать дальнейшие действия по адаптации, программу ранней адаптации, реализацию плана достижения успеха и последовательность действий по достижению устойчивого успеха в бизнесе. Здесь также указаны необходимые сроки, которые позволят вам не выбиться из графика работы до, во время и после запуска Microsoft 365.

Помните, что наиболее успешные технологические внедрения на 80 % ориентированы на помощь людям и лишь на 20 % — на инфраструктуру. Отдавайте приоритет пользователям и их поведению, чтобы обеспечить отсутствие проблем при развертывании.


• Почему требуется уделить время планированию действий по адаптации?

• Что такое программа ранней адаптации и как добиться успеха?

• Как можно достичь большего успеха, продолжая последовательную работу с Microsoft 365?

Стандартный подходКонечным пользователям уделяется второстепенное внимание. Например, «сообщение электронной почты со ссылкой на обучение».

Оптимальный подходАдаптация конечных пользователей представляет собой параллельный рабочий поток, интегрированный с развертыванием.

Сроки развертывания Сроки развертывания

Ресу

рсы

по

разв

ерты

вани

ю

Ресу

рсы

по

разв

ерты

вани

ю

Планирование мероприятий для пользователей

Траектория адаптацииПланирование и выполнение технических работ по развертыванию

43

Планирование действий по адаптации При планировании мероприятий по адаптации важно приобрести представление о ситуации, выходящее за рамки первоначального запуска. Многие организации считают адаптацию пользователей второстепенной задачей, так как распространено мнение о том, что новые технологии всегда используются, как только становятся доступными. Но именно ее следует рассматривать в качестве основы для дальнейшей работы. Люди могут сопротивляться изменениям, именно поэтому данный этап следует учесть в плане и реализовывать параллельно с планированием развертывания технологии. Поэтому не расслабляйтесь!

Планирование, внедрение и управление: планирование действий по адаптации

44

Используйте Группы Office 365 для планирования

проекта и совместной работы с документами,

связанными с внедрением Microsoft 365.

Используйте Планировщик (Microsoft) в целях

управления повседневными задачами для проекта

внедрения Microsoft 365.

Используйте Yammer для формирования, подготовки

и поддержки своего сообщества сторонников

Microsoft 365.

Используйте Skype для бизнеса для проведения

собраний по сети со своей проектной группой, ведя

протоколы собраний в Microsoft OneNote.

Используя различные службы и приложения Microsoft 365 во время планирования и реализации, вы можете сделать развертывание более успешным. Кроме того, это позволяет членам вашей группы ознакомиться со службой в степени, достаточной для дальнейшего ее продвижения среди коллег. Можно привести несколько примеров:

Мне было отрадно видеть, как вся организация объединилась в стремлении к этому глобальному преобразованию.

У нас были выделенные группы, которые заранее провели серьезную работу по планированию. При этом Yammer показал себя как отличный агент изменений базового уровня. Группы формировались в динамическом режиме и сотрудничали с группами по внедрению в каждой из стран. Обсуждения проводились повсеместно, и это оказалось отличным каналом поддержки конечных пользователей.

К концу развертывания Office 365 я даже и не представлял, как бы мы справились без этого средства.— Энди Тидд (Andy Tidd), директор по информационным технологиям, ABB

Использование Microsoft 365 для планирования и реализации развертывания

Планирование, внедрение и управление: использование Microsoft 365 для развертывания

45

До запускаЗа пять недель перед запуском вам следует начать работу по развертыванию Microsoft 365 в организации, составив план коммуникаций, организовав подготовку к обучению и проведя программу ранней адаптации. Ознакомьтесь с приведенным ниже расписанием, в котором описано время перед запуском. Информация из следующего раздела поможет вам выполнить программу ранней адаптации.

Сроки Рабочий поток Описание

1-я неделя

Коммуникации Разработка плана коммуникаций и стратегии мероприятий. Подготовка материалов

Обучение Планирование программы обучения конечных пользователей

2-я неделя

Коммуникации Отправка сообщения электронной почты с обратным отсчетом, чтобы рассказать своим коллегам о предстоящих изменениях, сформулировать ожидания и заинтересовать их вопросом «Что это даст лично мне?»

Программа ранней адаптации

Начало программы ранней адаптации путем привлечения и обучения участников, а также создания группы Yammer для этой программы. Дополнительная информация доступна в руководстве по программе ранней адаптации: https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Проведение базового опроса незадолго до того, как пользователи, участвующие в пилотном запуске, получат активированные учетные записи и устройства, чтобы понять, насколько хорошо они знают Microsoft 365

Поддержка Проверка готовности сотрудников службы технической поддержки к оказанию помощи пользователям и ознакомление их с руководством по устранению неполадок для сотрудников службы технической поддержки http://aka.ms/helpdeskready

3-я неделя

Коммуникации Обеспечение заметности информации об Microsoft 365 во всех офисах компании путем распространения плакатов, листовок и рекламных видеороликов

Обучение Настройка внутреннего сайта группы для хранения учебных ресурсов, таких как руководства по началу работы и советы и подсказки. Можно также направить пользователей в общедоступный центр обучения Microsoft. Посетите центр обучения Office 365 на странице http://aka.ms/O365learning


Общение с участниками программы ранней адаптации для сбора отзывов

Проведение опроса, когда пройдет половина срока пилотного запуска, чтобы собрать сведения о впечатлениях об Microsoft 365 и на основании результатов внести изменения перед общим развертыванием

4-я и 5-я недели

Коммуникации Вместе с отделом внутренних коммуникаций публикация объявлений на корпоративном портале, ИТ-портале и других внутренних сайтах по необходимости

Как и в случае с пилотной группой, проведение опросов среди пользователей во всей организации, прежде чем предоставлять им учетные записи и устройства

Подготовка к мероприятию, посвященному запуску


Проведение окончательного опроса сразу после периода пилотного запуска, чтобы решить, надо ли менять что-то еще в общих обучающих и информационных материалах

Планирование, внедрение и управление: до запуска

ДО ЗАПУСКА ЗАПУСК ПОСЛЕ ЗАПУСКА

46

Запуск программы ранней адаптации

Для успешного запуска развертывание Microsoft 365 следует начинать с программы ранней адаптации. Это позволяет собрать начальные отзывы и затем сохранить эту динамику при развертывании программы в масштабе всей организации.

Во время технического внедрения Microsoft 365 важно использовать программу ранней адаптации, включающую в себя ключевую группу бизнес-пользователей, а также членов ИТ-группы, которые будут их поддерживать. Эта программа позволяет собрать отзывы о впечатлениях пользователей и уже на этапе запуска получить истории успеха, которые можно использовать во время запуска Microsoft 365 в масштабе всей организации.

Кроме того, программа ранней адаптации позволит создать группу первых пользователей, которые превратятся в сторонников и смогут оказывать поддержку при более обширном запуске. Эта программа дает вам возможность протестировать продукт с группой доверенных пользователей, которые смогут проявить повышенную гибкость при возникновении проблем.

Советы и рекомендацииВ общем случае при выборе участников программы ранней адаптации отдавайте предпочтение тем, кто радеет за успешное выполнение проекта. Участники программы имеют большое влияние и будут рассказывать коллегам об опыте работы с развертыванием.

Используйте программу ранней адаптации для решения реальных проблем, а не только для оценки новой технологии. Призывайте участников программы использовать Microsoft 365 для выделенных вами сценариев. Определите, какие изменения нужно внести в сценарии, чтобы достичь бизнес-целей, установленных для этапа адаптации Microsoft 365 в организации.

Планирование, внедрение и управление: запуск программы ранней адаптации

47

Пользователи из разных подразделений и областей коммерческой деятельности. Желательно, чтобы они работали совместно в рамках проекта или бизнес-процесса.

Сторонники или лидеры, которые станут продвигать технологию во время общего запуска в масштабе всей организации.

Пользователи, которым обычно нелегко дается освоение новых технологий. Вашей группе важно понять их потребности и удовлетворить их во время запуска.

ИТ-специалисты или сотрудники службы поддержки, которые будут помогать пользователям во время запуска.

Не включайте генерального директора и высшее руководство. Хотя участие генерального директора может показаться заманчивым, исключение таких сотрудников из программы ранней адаптации позволяет устранять возникающие проблемы до того, как они появятся во время развертывания.

Включение в программу ранней адаптации подходящих заинтересованных лиц

Выбрав правильных людей для участия в пилотной группе программы ранней адаптации, вы получите ценную аналитическую информацию, которую можно будет использовать во время запуска. Приведенный ниже список поможет решить, кого следует включить в вашу программу.

Планирование, внедрение и управление: включение в программу ранней адаптации подходящих заинтересованных лиц

Советы и рекомендацииКачества, которыми должен обладать сторонник, приведены на стр. 10 в разделе «Заинтересованные лица».

48

Проведите для участников программы ранней адаптации обучение по выбранным сценариям, включая базовые. Ознакомьтесь с доступными в системе FastTrack коммуникационными и учебными ресурсами по сценариям: http://aka.ms/productivitylibrary

Начните программу для сторонников Microsoft 365. Сообщите людям, выбранным в качестве сторонников, о программе и начинайте привлекать и обучать их.

Получайте отзывы участников программы ранней адаптации в режиме реального времени и корректируйте план адаптации соответствующим образом. Попробуйте создать группу Yammer для участников программы, чтобы они могли просматривать опубликованные отзывы и смелее добавлять туда свои собственные размышления и идеи.

Будьте готовы к получению отзывов, оставаясь на связи посредством Skype для бизнеса и Yammer в рабочие часы, чтобы отвечать на возникающие вопросы и давать советы.

Самостоятельно обращайтесь к участникам программы за отзывами. Зайдите к ним лично, отправьте мгновенное сообщение или позвоните по телефону. Помните, если никто из участников не предоставляет отзывы, ваша программа не раскрывает свой потенциал.

Ознакомьтесь с руководством по программе ранней адаптации

Руководство по программе ранней адаптации содержит еще больше советов и рекомендаций, необходимых для успешной реализации этой программы. https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Не забудьте поблагодарить участников программы и собрать отзывы и комментарии с помощью шаблона электронной рассылки с благодарностями.

https://aka.ms/eapthankyouemail

Планирование, внедрение и управление: основные меры, необходимые

для проведения успешной программы ранней адаптации

Основные меры, необходимые для проведения успешной программы ранней адаптации

49

ЗапускПроведение запуска Microsoft 365 в масштабе всей организации — это важный и ответственный момент. Пришло время, когда все ваши планы и усилия должны воплотиться в жизнь.


6-я неделя

Коммуникации Проведите мероприятие, посвященное запуску Microsoft 365, чтобы заинтересовать пользователей. Отправьте сообщение электронной почты с объявлением, чтобы пользователи знали, какие есть возможности, как начать работу и где найти помощь и ресурсы.

Обучение Проведите учебные занятия для конечных пользователей.

Планирование, внедрение и управление: запуск


50

После запускаПосле успешного запуска Microsoft 365 в организации важно поддерживать связь с пользователями относительно их взаимодействия с Microsoft 365. Самостоятельно обращайтесь к пользователям, предлагая дополнительные советы и рекомендации либо подходящее обучение. В этом разделе рассказывается о том, как можно продолжить стимулирование адаптации в организации и оставаться в курсе служебных возможностей и обновлений.


8-я и 12-я недели

Коммуникации Периодически отправляйте конечным пользователям советы, используя шаблоны сообщений электронной почты с советами и рекомендациями, чтобы поддержать интерес и расширить использование Microsoft 365.

После развертывания для всей организации организуйте окончательный опрос, чтобы оценить знания и впечатления пользователей об Microsoft 365.

Обучение Проводите текущие учебные занятия для конечных пользователей.

Планирование, внедрение и управление: после запуска


51

Создание плана достижения успеха

План достижения успеха крайне важен для развертывания, так как представляет собой стратегию по достижению целей с помощью Microsoft 365.

Порядок создания плана достижения успеха

Планирование, внедрение и управление: создание плана достижения успеха

01. Войдите на сайт FastTrack по идентификатору

своей организации в Microsoft 365.

https://fasttrack.microsoft.com

04. Выберите сценарии в плане достижения успеха

и щелкните «Сохранить и продолжить».

02. Щелкните «Начать новый план».

03. Выполните действия в мастере создания и

щелкните «Готово».

05. Укажите информацию о сроках для каждого

сценария и щелкните «Сохранить и продолжить».

06. Внесите заинтересованных лиц в контакты

и щелкните «Сохранить и продолжить».

Для нас было крайне важно поддерживать ход изменений без нарушения функционирования бизнеса. Наше сотрудничество со специалистами FastTrack было просто потрясающим. Они помогли нам преодолеть множество проблем на этапе внедрения, а также стратегически настроить бизнес-процессы и спланировать бизнес-изменения.

– Омар Бхатти (Omar Bhatti), старший специалист, CSC

52

Вам поможет FastTrackFastTrack — это рабочая группа из сотен инженеров, помогающая специалистам в области

ИТ и партнерам по всему миру воспользоваться всеми преимуществами Microsoft 365.

Клиенты Microsoft FastTrack могут пользоваться удаленной и индивидуальной помощью

сотрудников службы внедрения. Наши инженеры FastTrack помогут вам спланировать

проект Microsoft 365, оценить свою техническую среду, составить указания по решению

проблем, перенести данные в Office 365*, а также обеспечить адаптацию технологии

пользователями.

Вы можете начать работу уже сегодня.

http://fasttrack.microsoft.com

Вам поможет FastTrack

* Услуги по миграции доступны клиентам с более чем 500 соответствующими лицензиями.

Планирование, внедрение и управление: вам поможет FastTrack

53

Повторение всех этапов для закрепления успеха

Процесс адаптации является непрерывным и не завершается после даты запуска и оценки влияния запуска. Продолжайте искать новые способы повышения эффективности бизнеса с помощью Microsoft 365 для удовлетворения растущих требований вашей организации и меняющихся потребностей пользователей.

Используйте результаты процесса оценки для проведения дополнительного обучения и предоставления рекомендаций по работе с высокоэффективными решениями Microsoft 365.

Запланируйте дополнительные семинары по разработке бизнес-сценариев и решений с участием еще большего количества подразделений в организации. После этого проведите обучение на уровне подразделений, чтобы объяснить преимущества Microsoft 365 для каждого конкретного бизнес-направления.

Вы можете воспользоваться библиотекой производительности, чтобы выявить новые бизнес-сценарии для дальнейшего использования Microsoft 365:


Попросите пользователей и сторонников придумать, как Microsoft 365 может оптимизировать приемы ведения бизнеса, и поделиться идеями в рамках мероприятий по привлечению, действий сообщества и через группу Yammer. Используйте эти идеи для создания дополнительных решений и организации дополнительного обучения.

Мы хотим, чтобы сотрудникам понравилось это средство, поэтому мы не только выслушиваем их, но и прорабатываем их отзывы и мнения, чтобы реализовать сделанные выводы на практике.

— Джеф Шуман (Jeff Schuman), Nationwide

Планирование, внедрение и управление: повторение всех этапов для закрепления успеха

54

Подготовка к изменениям и управление ими

https://aka.ms/managingchangeO365

Управление изменениями в Office 365

Ваш бизнес и облачная среда постоянно обновляются. Люди всегда ищут новые способы для более эффективной работы, и регулярно обновляемые функции в облаке дают им такую возможность.

Следите за общедоступным планом по развитию и читайте тематические блоги, чтобы быть в курсе новых возможностей и обновлений службы, преимущества которых вы можете реализовать.

Планирование, внедрение и управление: подготовка к изменениям и управление ими

http://aka.ms/win10roadmap

Осуществляйте фильтрацию по приложениям, службам или платформе, чтобы найти функции и компоненты, которые окажутся полезными

именно вам.

55

Общедоступный план по развитию

Планирование, внедрение и управление: общедоступный план по развитию

Функции сгруппированы по этапам разработки, поэтому вы можете видеть грядущие обновления, внедряемые в настоящий момент возможности и

возможности, уже доступные вашим клиентам.

https://roadmap.office.com

Следите за планами по развитию Windows 10 и Office 365, чтобы знать, какие служебные обновления помогут вашей организации использовать Microsoft 365 максимально эффективно.

План по развитию Windows 10

План по развитию Office 365

http://aka.ms/win10blog

56

Блоги

Блог, посвященный использованию Windows в бизнесе

Планирование, внедрение и управление: блоги

http://blogs.office.com

Блоги Office

Станьте участником программы, чтобы получить доступ к дополнительным ресурсам

Присоединяйтесь к программе предварительной оценки Windows или программе предварительной оценки Windows для ИТ-специалистов, чтобы получать ранний доступ к новым сборкам и делиться отзывами и комментариями о новых возможностях и функциях.

http://aka.ms/windowsinsider

http://aka.ms/windowsitproinsider

Читайте блог, посвященный использованию Windows в бизнесе, и блоги Office, чтобы знать, каким образом ваша организация может повысить эффективность своей работы, используя новые служебные возможности и обновления.

57

Управление обновлениями С помощью центра администрирования Office 365 вы можете подписаться

на ранний выпуск, чтобы ваша организация сразу же получала все обновления. Кроме того, можно указать, что обновления должны получать только отдельные пользователи либо следует придерживаться стандартного графика выпусков и получить обновления позднее. Дополнительные сведения о доступных вариантах см. здесь:

http://aka.ms/releaseoptions

Планирование, внедрение и управление: управление обновлениями Office 365

Windows 10 предоставляет новую модель непрерывного развертывания и обновления функций Windows и возможностей для организаций. Эта новая модель, получившая название «Windows как услуга» (WaaS), требует переосмыслить привычный процесс развертывания и обновления Windows.

Для учета различных потребностей и вариантов использования в вашей организации вы можете выбирать различные ветви обслуживания Windows.

Обновление Office 365

Обновление Windows 10

Ветвь Current Branch (CB) предназначена для ранних пользователей, ИТ-групп и других более широких пилотных групп. Она используется для дополнительной проверки совместимости приложений и недавно добавленных возможностей.

Ветвь Current Branch for Business (CBB) предназначена для большей части людей в организации. Она допускает поэтапное внедрение новых возможностей в течение большого периода времени.

Ветвь Long-Term Servicing Branch (LTSB) предназначена для использования в критически важных или специализированных устройствах. Она не получает новые функции, но получает обновления безопасности и прочие обновления в течение длительного времени.

Присоединяйтесь к программе предварительной оценки Windows, чтобы развернуть и протестировать предварительный программный код и заранее ознакомиться с возможностями, которые появятся в будущих обновлениях Windows.

https://insider.windows.com/en-us/

https://insider.windows.com/en-us/

Задача 1-я неделя 2-я неделя 3-я неделя 4-я неделя 5-я неделя 6-я неделя (запуск)

7-я неделя 8-я неделя 9-я неделя 10-я неделя 11-я неделя 12-я неделя

Определение ключевых заинтересованных лиц и формирование группы

Определение и привлечение владельцев успеха и руководителя проекта

Определение и привлечение спонсоров из числа высшего руководства, а также заполнение оставшихся вакансий в группе

Определение сценариев и классификация их по приоритету

Определение и разработка сценариев для организации



Определение критериев успеха и ключевых показателей эффективности (KPI), а также определение номинальных KPI


Начало сбора сведений о проекте в плане достижения успеха по адресу http://fasttrack.microsoft.com

Финальная доработка плана достижения успеха

Создание программы для сторонников

Определение и привлечение сторонников

Создание группы Yammer для поддержки сторонников

Обучение сторонников и коллективный поиск идей

Определение постоянных обязанностей сторонников

Финальная доработка мероприятий по запуску с участием сторонников

Сбор отзывов и историй успеха сторонников, которые можно использовать при запуске

Сбор отзывов сторонников и при необходимости пересмотр программы


Набор участников программы. Настройка группы Yammer для упрощения взаимодействия и сбора отзывов

Проведение базового опроса среди участников. Предоставление участникам активированной учетной записи, чтобы они могли официально приступить к реализации программы ранней адаптации

Общение с участниками программы для сбора неофициальных отзывов

Проведение окончательного опроса и использование собранных ценных данных для корректировки процедуры запуска

Информационная поддержка проекта и коммуникации

Разработка плана коммуникаций и стратегии мероприятий по привлечению пользователей. Разработка коммуникационных материалов на базе имеющихся шаблонов

Отправка сотрудникам сообщения электронной почты с обратным отсчетом

Предоставление информационных материалов по Microsoft 365 всем офисам организации

Объявление о предстоящем запуске Microsoft 365 в интрасети организации. Подготовка к мероприятию, посвященному запуску

Создание группы Yammer, где конечные пользователи смогут обмениваться своими историями успеха по Office 365. Проведение базового опроса среди конечных пользователей

Отправка пользователям по электронной почте информационного письма о новых возможностях. Проведение мероприятия, посвященного запуску

Отправка сообщения электронной почты с советами и рекомендациями конечным пользователям

Отправка сообщения электронной почты с советами и рекомендациями конечным пользователям. Проведение опроса после запуска


ОбучениеСоставление плана обучения конечных пользователей

Настройка внутреннего учебного сайта для хранения учебных ресурсов


Обучение конечных пользователей.

Организация учебных курсов

ПоддержкаПодготовка сотрудников службы поддержки к поддержке пользователей

Вовлечение пользователей и стимуляция адаптации

Подготовка и проведение конкурсов для сохранения вовлеченности пользователей

Обновление и ведение внутреннего учебного сайта

Публикация историй успеха

Регулярное проведение дополнительных мероприятий по вовлечению пользователей


Отслеживание прогресса по общедоступному плану по развитию и новой информации в блогах

Информирование пользователей о появлении новых функций и подготовка к работе с ними

Оценка успеха, сведения о результатах и повторение всех этапов

Сбор данных и составление отчетов по критериям успеха Microsoft 365 и ключевым показателям эффективности (KPI)

Сбор данных и публикация историй успеха

Развертывание новых сценариев

58План-график развертывания Microsoft 365



Рабочий поток 1-я неделя 2-я неделя 3-я неделя 4-я неделя 5-я неделя 6-я неделя (запуск)

7-я неделя 8-я неделя 9-я неделя 10-я неделя 11-я неделя 12-я неделя

Определение ключевых заинтересованных лиц и формирование группы

Определение и привлечение владельцев успеха и руководителя проекта.

Определение и привлечение спонсоров из числа высшего руководства, а также заполнение оставшихся вакансий в группе

Определение сценариев и классификация их по приоритету

Определение и разработка сценариев для организации



Определение критериев успеха и ключевых показателей эффективности (KPI), а также определение номинальных KPI


Начало сбора сведений о проекте в плане достижения успеха по адресу http://fasttrack.microsoft.com

Завершение плана достижения успеха

Создание программы для сторонников

Определение и привлечение сторонников

Создание группы Yammer для поддержки сторонников

Обучение сторонников и коллективный поиск идей

Определение постоянных обязанностей сторонников

Завершение мероприятий по запуску с участием сторонников

Сбор отзывов и историй успеха сторонников, которые можно использовать при запуске

Сбор отзывов сторонников и при необходимости пересмотр программы


Набор участников программы. Настройка группы Yammer для упрощения взаимодействия и сбора отзывов

Проведение базового опроса среди участников. Предоставление участникам активированной учетной записи, чтобы они могли официально приступить к реализации программы ранней адаптации

Общение с участниками программы для сбора неофициальных отзывов

Проведение окончательного опроса и использование собранных ценных данных для корректировки процедуры запуска

Информационная поддержка проекта и коммуникации

Разработка плана коммуникаций и стратегии мероприятий по привлечению пользователей. Разработка коммуникационных материалов на базе имеющихся шаблонов

Отправка сотрудникам сообщения электронной почты с обратным отсчетом.

Предоставление информационных материалов по Microsoft 365 всем офисам организации.

Объявление о предстоящем запуске Microsoft 365 в интрасети организации. Подготовка к мероприятию, посвященному запуску

Создание группы Yammer, где конечные пользователи смогут обмениваться своими историями успеха по Office 365. Проведение базового опроса среди конечных пользователей

Отправка пользователям по электронной почте информационного письма о новых возможностях. Проведение мероприятия, посвященного запуску


Отправка сообщения электронной почты с советами и рекомендациями конечным пользователям. Проведение опроса после запуска


ОбучениеСоставление плана обучения конечных пользователей

Настройка внутреннего учебного сайта для хранения учебных ресурсов



Организация учебных курсов

ПоддержкаПодготовка сотрудников службы поддержки к поддержке пользователей

Вовлечение пользователей и стимуляция адаптации

Подготовка и проведение конкурсов для сохранения вовлеченности пользователей

Обновление и ведение внутреннего учебного сайта

Публикация историй успеха

Регулярное проведение дополнительных мероприятий по вовлечению пользователей


Отслеживание прогресса по общедоступному плану по развитию и новой информации в блогах

Информирование пользователей о появлении новых функций и подготовка к работе с ними

Оценка успеха, сведения о результатах и повторение всех этапов

Сбор данных и составление отчетов по критериям успеха Microsoft 365 и ключевым показателям эффективности (KPI)

Сбор данных и публикация историй успеха

Развертывание новых сценариев

59Приведенный ниже шаблон поможет вам распланировать развертывание Microsoft 365. Внесите необходимые изменения, чтобы составить план-график развертывания для своей организации.

Вы можете узнать, как организация Henkel спланировала успешное внедрение Office 365.

60

Когда руководители компании Henkel поняли, что ИТ-системы их компании морально устарели и потеряли актуальность, они решили, что надо менять ситуацию и осуществили революционный переход на облачные технологии. Посмотрите это видео, что узнать, как компания Henkel спланировала успешный запуск Office 365.

http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: выдающаяся адаптация

История успеха клиента

Планирование, внедрение и управление: история успеха клиента

61

Используйте службу FastTrack — она облегчит запуск Microsoft 365.

Создайте план достижения успеха, который поможет вам реализовать планы по адаптации Microsoft 365.

Запустите программу ранней адаптации, чтобы получить ценную аналитическую информацию, которую можно будет использовать в процессе запуска решения.

До, во время и после запуска используйте соответствующие этим этапам контрольные списки — они позволят вам не выбиться из графика развертывания решения.

Продолжайте контроль и подготовку к изменениям, следя за блогами и общедоступным планом Microsoft по развитию.

Планирование, внедрение и управление: контрольный список

Планирование, внедрение и управление: контрольный список


Посетите сайт fasttrack.microsoft.com

http://aka.ms/win10blog


https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility

Следите за последними новостями


https://techcommunity.microsoft.com

Присоединяйтесь к сообществам технических специалистов

© Корпорация Microsoft (Microsoft Corporation), 2017. Все права защищены. Этот документ предоставляется «как есть». Сведения и данные, представленные в этом документе, включая URL-адреса и другие ссылки на веб-сайты в Интернете, могут изменяться без предупреждения. За все риски, связанные с использованием этого документа, ответственны вы.

Этот документ не предоставляет никаких юридических прав на интеллектуальную собственность любого продукта Microsoft. Этот документ можно скопировать и использовать его внутри организации в справочных целях. Этот документ можно изменять в справочных целях для внутреннего использования.


https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility/


Microsoft 365 — пользователей · 7.Привлечение спонсоров из...

Documents

Transcript of Microsoft 365 — пользователей · 7.Привлечение спонсоров из...