Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward),...

18
Gannawarra Shire Council – Ordinary Meeting Agenda Ordinary Meeting Minutes Council Chambers, Kerang Wednesday 20 April, 2016 7.00pm Unconfirmed

Transcript of Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward),...

Page 1: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

Gannawarra Shire Council – Ordinary Meeting Agenda 

Ordinary Meeting Minutes 

Council Chambers, Kerang Wednesday 20 April, 2016 7.00pm 

Unconfirm

ed

Page 2: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

Gannawarra Shire Council 

Ordinary Meeting Minutes 

Wednesday 20 April, 2016 

7.00pm 

1. Apologies 12377

2. Confirmation of Minutes 12377

3. Apologies 12377

4. Confirmation of Minutes 12377

5. Declaration of Pecuniary Interest 12377

6. Question Time 12377

7. Assembly of Councillors 12378

8. Business Reports for Decision 12378

8.7  Application to Amend Planning Permit P14.028 12378

8.1  Domestic Animal Management Plan 12381

8.5  Gunbower Creek Proposed Waterway Rule Changes – Public Consultation 12382

8.2  Community Grants 2015/2016 (Round 2) – Approved Applications 12384

8.3  Audit Committee Report – April 2016 12385

8.4  Mystic Park Recreation Reserve – Proposed Sale of Land 12387

8.6  Fluoridation for Cohuna 12388

9. Information Reports 12390

10. Urgent Items 12390

11. Notices of Motion 12390

12. Delegates Reports 12392

13. Confidential Items 12393

Unconfirm

ed

Page 3: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

1 Acknowledgement of Country 

2 Opening Prayer 

Cr Arians read the Opening Prayer. 

Present: Cr  Lorraine  Learmonth  (Yarran Ward), Cr Neville Goulding  (Yarran Ward), Cr Mark Arians  (Patchell Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr  Brian  Gibson  (Patchell  Ward),  Eric  Braslis  –  Chief  Executive  Officer,  Chris  White  –  Director  Strategic Development, Mandy Hutchinson – Director Community Wellbeing, Geoff Rollinson – Director  Infrastructure Services,  Tom  O’Reilly  –  Director  Corporate  Services,  Lisa  Clue  –  Manager  Governance,  David  Pietsch  – Manager Planning, Kellie Burmeister – Statutory Planning Officer and Russell Barnes – Local Laws Team Leader. 

Gallery: 8 Media: 1 

3 Apologies 

Nil 

4 Confirmation of Minutes 

MOVED:  CR ARIANS SECONDED:  CR AERTSSEN 

That Council: 1. Adopt the minutes from the Ordinary Council Meeting held on 16 March 2016.

CARRIED 

5 Declaration of Conflict of Interest 

Cr  Mark  Arians  declared  an  indirect  Conflict  of  Interest  by  close  association  in  writing  for  Item  8.2  – Community Grants Program, Application Number 14. 

Cr  Lorraine  Learmonth  declared  a  direct  Conflict  of  Interest  in  writing  for  Item  8.2  –  Community  Grants Program, Application No. 5. 

6 Question Time 

Question  ‐ Karen Clavin – How can Agenda  Item 8.5  recommendation be justified given content within  the Officer's report, consideration of submissions, the Gannawarra Shire Council Plan and Strategic Tourism Plan and safety issues. 

Response ‐ Director Infrastructure Services ‐ Recommendation to prohibit wake enhancing vessels addresses Council concerns around erosion and safety. The Marine Safety Victoria approval process will include assessing public submissions as well as erosion and safety matters. 

Response  ‐  Chief  Executive  Officer  –  The  proposed  change  is  to  ban  wake  enhancing  vessels,  not  the wakeboarding activity. 

Question ‐ Karen Clavin – What is Council doing, or intending to do to mitigate bank erosion, compaction and destruction of native flora and contamination of the Gunbower Creek? 

Response  ‐ Director  Infrastructure  Services  – Council  is  committed  to working  closely with  the Catchment Management Authority to  investigate ways to reduce negative environmental and public health  issues along the Gunbower Creek. 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12377 of 12393

Unconfirm

ed

Page 4: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

Question  ‐ Noel Howard  –  In  relation  to Agenda  Item 8.7, will  community  concerns  about  illegal  firewood collection be included in consideration of the application? 

Response ‐ Chief Executive Officer – Illegal firewood collection is not relevant to Council’s consideration of the application. 

Response  ‐   Director  Strategic  Development  –  Council  has  written  to  relevant  legal  representatives  and  is  actively investigating concerns raised regarding this matter. 

7 Assembly of Councillors 

Context In accordance with Section 76A of the Local Government Act 1989 the definition of an Assembly of  Councillors is: 

A  meeting  at  which  matters  are  considered  that  are  intended  or  likely  to  be  the  subject  of  a  Council decision  or  the  following  exercise  of  a  delegated  authority  and which  is  either  of  the  following: 

1. A planned or scheduled meeting that includes half the Councillors and at least one Officer, or

2. A meeting of an advisory committee where at least one Councillor is present.

3. If a meeting  fits either of  these  types the procedures applying to an Assembly of Councillors  must becomplied with,  irrespective  of  any  name  or  description  given  to  the  committee  or  meeting.  Not  allgatherings  or meetings  at which  Councillors  are  present will  constitute  Assembly of Councillors.

The requirement for reporting  provides increased transparency and the opportunity  for  Councillors to check the record, particularly the declaration of Conflict of Interest. 

MOVED:  CR AERTSSEN SECONDED:  CR GOULDING 

That Council: 

1. Notes the record of Assemblies of Councillors as outlined in this report.

CARRIED

8 Business Reports for Decision 

MOVED:  CR AERTSSEN SECONDED:  CR GOULDING 

That Item No. 8.7 – Application to Amend Planning Permit P14.028 be the first Business Report for Decision considered on the Agenda. 

CARRIED

8.7 Application to Amend Planning Permit P14.028 

Context The  existing  use  of  land  for  the  cutting  and  storage  of  firewood  came  to  Council’s  attention  following  a complaint  from  an adjoining property owner. Concern at  the  time was expressed over  the noise associated with the operation causing a loss of amenity in the area. A planning permit for the use was required as the  use is a commercial firewood operation and not ancillary to the farming use of the land. 

The  application  was  presented  to  Council  for  a  determination  on  20  May  2014  and  recommended  by Council  officers  for  approval.  Council  resolved  to   approve  the  application  with  some  modifications  to recommended conditions in relation to hours of operation. 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12378 of 12393

Unconfirm

ed

Page 5: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

 

 

It was recommended that: 

Chainsaws may only operate within the following times: ‐ Monday – Friday: 0800 – 1800 ‐ Saturday, Sunday and public holidays: 0900 – 1300 

Council resolved that: 

Chainsaws may only operate within the following times: ‐ Monday – Friday: 0700 – 2000 ‐ Saturday, Sunday and public holidays: 0900 – 2000 

 It  is  also   noted  that  this  condition  referred  only  to  the  use  of  chainsaws  which  allowed  wood  to   be stacked/loaded and vehicles to enter and exit the property at any time. 

The  Council  decision was  appealed  by  the  objector.  The  VCAT  hearing  commenced  14  October  2014.  The Tribunal order is as follows: 

1) The decision of the responsible authority is varied. 

2) The  tribunal directs  that permit no. P14.028 a permit  is granted and directed  to be  issued  for  the land at 562 Koondrook‐Murrabit Road, Koondrook on the conditions set out in Apendix A. 

3) The  permit allows  the  use of  the  land  for  the  cutting and  storage of  firewood  in  accordance with the endorsed plan. 

 The variations to the approval that were required included: 

1) The addition of an Amended Plan  condition  to  show  in more detail  the  specific activities occurring on the subject land. 

2) The  addition  of  a  condition  specifying  ‘No  chainsaw  cutting  associated  with  this  use may  occur within 500m of the dwelling at 544 Koondrook – Murrabit Road, Koondrook. 

3) The  rewording  of  a  condition  that  specifies  ‘The  use  (including  the  use  of  chainsaws) may  only operate within the following times: ‐ Monday – Friday 0700 ‐ 1800 ‐ Saturday, Sunday and public holidays 0900 – 1300 

 

This  condition now  restricts wood  stacking/loading and vehicles entering and exiting  the property associated with the approved use – not just the use of chainsaws. 

The Council consequently issued the permit as directed by the Tribunal with the required changes.  On 8 

February 2016, the applicants applied to amend their permit by: 

‐ Removing  reference  to  ‘Log Buffer Mounds’  in Condition 1  (and  ‘Log Buffer’  to be deleted  from the endorsed plan). 

‐ Delete Condition 6 (Hours of Operation)  

The  applicants  considered  that  the  hours  of  operation were  too  restrictive,  given  the  part  time  nature  of the operation. In particular, the hours proved to be problematic for the applicants to arrange  truck  deliveries within specified hours. 

The  application was  also  supported  by  an  acoustic  report which  specifically  assessed  the  noise  levels  from the  approved  use  and  the  effects on  the  neighbouring  property.  This was  considered  in  the  context of  the Noise from Industry in Regional Victoria (NIRV) and planning permit conditions. 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12379 of 12393

Unconfirm

ed

Page 6: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

 

 

MOVED:  CR AERTSSEN SECONDED:  CR GOULDING 

That Council:  

1. Issue  a  Notice  of  Decision  to  Grant  an  Amendment  to  Permit  P14.028  with  the following conditions: 

Amended Plan Prior  to  the  commencement  of  use,  amended  plans  must  be  submitted  to  the satisfaction  of  the  Responsible  Authority. The  plans must  be  drawn  to  scale  and generally in accordance with the application plans but amended to show; 

 

The area within which the proposed use is to be confined; 

The location of the cutting area (chainsaw area); 

Area for the storage of raw material or logs; 

Area for the storage of cut material; 

Log barrier or noise barrier as required by Condition 10 (EPA); 

Proposed and existing tree screen areas; 

Truck route within activity area and site.  

The  plan,  once  to  the  satisfaction  of  the  Responsible  Authority,  shall  be  endorsed and form part of this permit. 

 Layout Not Altered The use as shown on the endorsed plan must not be altered without the consent of the Responsible Authority. 

 

Amenity The  use must  be managed  so  that  the  amenity  of  the  area  is  not  detrimentally affected, through the: 

transport of materials, goods or commodities to or from the land, 

emission of noise, dust or vibration, 

any other reason. In  the  event  of  any  such  nuisance  in  the  opinion  of  the  Responsible  Authority occurring,  additional  suitable procedures  for  suppression must  be developed  and implemented to the satisfaction of the Responsible Authority. 

Dust Control The  applicant  must  ensure  that  dust  suppression  is  undertaken  in  the  form  of water spraying or other natural based proprietary dust suppressant to ensure that dust  caused  by  vehicles moving  along  the  access  road does not  cause  a nuisance to surrounding properties, to the satisfaction of the Responsible Authority. 

No more than two (2) chainsaws may be used at any one time. 

No Chainsaw cutting associated with this use may occur within 500m of the  dwelling at 544 Koondrook‐Murrabit Road, Koondrook. 

   

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12380 of 12393

Unconfirm

ed

Page 7: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

 

 

 Hours of Chainsaw Operations a) Two chainsaws may operate only within the following times: 

Monday – Friday: 0700 – 1800 

Saturday: 0900 – 1300  

b) One chainsaw may operate only within the following times: 

Monday – Friday: 1800 – 2000 

Saturday: 1300 – 1800 

Sunday and public holidays: 0900 – 1800  

Environmental Health Officer The  applicant must  comply  with  EPA  Publication  1411  –  Noise  from  Industry  in Regional Victoria (NIRV) Guidelines. 

 

Engineering The  applicant  must  enter  into  an  agreement  with  Council’s  Engineering Department  regarding the necessary  removal of vegetation within  the Koondrook‐ Murrabit  Road  reserve  to  ensure  that  necessary  sightlines  to  the  property  access are maintained. Any  costs associated with  the  removal of  this vegetation  is  to be borne by the applicant and is to be to Council’s satisfaction. 

 

Environmental Protection Authority a) Nuisance dust must not be discharged beyond the boundaries of the premises. b) Noise emitted  from  the premises must not exceed  the recommended  levels as set 

out  in Noise  from  Industry  in Regional Victoria  (NIRV, EPA Publication 1411, 2011) or as amended. 

c) The  proponent  must  provide  a  report  prepared  by  a  suitably  qualified  person detailing  the  dimensions  of  a  log  or  noise  barrier  required  to  attenuate  noise  at nearby sensitive sites to the east/south east of the site, under 41 dB  in all climatic conditions  to  a maximum of  41 dB during evening period  and  46 dBA during day period. 

d) The proponent must  install a  log barrier, or noise barrier as  recommended by  the consultant prior to operational hours of operation being modified. Noise emitted  from  the premises must not exceed  the recommended  levels as set out  in Noise  from  Industry  in Regional Victoria  (NIRV, EPA Publication 1411), or as amended. 

 2. Allow officers  to make any minor corrections  to permit conditions where  they do not 

change the intent of Council’s decision. 

CARRIED 

8.1 Domestic Animal Management Plan Annual Review   

Context The  Domestic  Animal  Management  Plan  (DAM  Plan)  is  a  statutory  requirement  for  every  Victorian municipality  under  the  Domestic  Animals  Act  1994.  The  plan  addresses  responsible  pet  ownership  and animal  welfare  by  focussing  on  registration,  identification,  dog  attacks,  nuisance  behaviour,  dangerous, menacing  and  restricted  breed  dogs,  and  animal  businesses.  It  also  deals  with  Council’s  domestic  animal control  services,  authorised  officer  training,  emergency  management  and  matters  relating  to  the enforcement, compliance and evaluation of the Council’s control measures. 

   

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12381 of 12393

Unconfirm

ed

Page 8: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

The current DAM Plan has undergone a review in accordance with the Domestic Animals Act 1994.   

The draft Plan has been amended to: 

remove reference to DEPI;

update tables within the document to reflect 2015 figures;

ensure the content is reflective of Council’s current practices; and

make the document easier to read and implement.

Also  included  in  this  review  is  the  annual  update  of  the  performance  measures  against  the activity/evaluation  tables.  Council  is  required  to  include  the  performance  measure  update  in  its  annual report, in accordance with Section 68A (3)(c) of the Domestic Animals Act 1994. 

MOVED:  CR AERTSSEN SECONDED:  CR ARIANS 

That Council: 

1. Adopt the 2015/2016 Domestic Animal Management Plan review as presented.

CARRIED 

MOVED:  CR DEN HOUTING SECONDED:  CR AERTSSEN 

That Item No. 8.5 – Gunbower Creek Proposed Waterway Rule Change – Public Consultation be the next Business Report for Decision considered on the Agenda. 

CARRIED 

8.5 Gunbower Creek Proposed Waterway Rule Changes – Public Consultation  Results 

Context Council  requested  that  Council  officers  investigated  a  waterway  rule  change  on  the  Gunbower  Creek  to ban  wake‐enhancing  vessels  or  devices.  Council  completed  and  submitted  to  Marine  Safety  Victoria (MSV) a Notice of Intention to request a Waterway Rule (WM1) on 27 August 2015.  Due  to additional safety concerns on  the  waterway, the  proposed rule included  the  following  provisions: 

1. A Safety height when triggered below reduces the speed limit to 5 knots.

2. Additional requirement to prohibit the use of wake enhancing vessels.

3. Redefining  the managed waterway  from Cohuna Weir  to 700m upstream of Daltons Bridge  (asshown on the attached plan).

Maritime  Safety  Victoria  concluded  Council  was  required  to  conduct  public  consultation  regarding  the proposed  rule  change  and  advertise  the  proposed  rule  change  in  a  state  wide  publication  to  gauge the public opinion.  Any rule changes of a material nature would require public support. 

Council publicly displayed the proposed rule change at the front desk of Cohuna and Kerang offices,  Gateway Centre,  as  well  as  on  the  Council  website.  Director  Infrastructure  Services,  Environment/Traffic  Engineer and  Team  Leader  Local  Laws  attended  a  public  session  at  the  Gateway Centre  to answer questions along with Mayor Learmonth. 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12382 of 12393

Unconfirm

ed

Page 9: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

Council received 35 submissions from the public including a petition with 341 signatures by 4pm on  4 March 2016 (Copies distributed to Councillors). 

Rule  Number For Number Against No Comment

Change  to  5  knots  when  low  water level 

2  4  29 

Banning of Wake Boarding  0  33  2 

Banning of Wake Enhancing Vessels  13 16 6

Redefining the managed waterway  0 0 0

The petition was worded as follows and contained 341 signatures. “We object  to  the Gannawarra Shire’s proposal  to ban Wakeboards and Wake enhancing vessels on the Gunbower Creek at Cohuna.  The Creek should be available for ALL to use safely” 

Council gives direction 

Submit WM1 form to MarineSafety Victoria (MSV)

MSV advise if rule is of amaterial nature

Public consultation

Staff evaluate responses andseek direction from Council

Council submit proposedchange to MSV

We are here

Rule change approved Rule change not approved 

Rule change gazetted andinfrastructure installed

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12383 of 12393

Unconfirm

ed

Page 10: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

 

When submitting the final rule change to Maritime Safety Victoria, Council will need to: 

• Demonstrate  it  has  taken  into  account  all  relevant  public  comments  relating  to  the  rule  change(must address the safety issues around the rule change)

• Demonstrate identifiable safety issues in relation to wake‐enhancing vessels

Maritime    Safety   Victoria   will    then    access    the    final    proposed    rule    information    from    the    public consultation and how it addresses the key areas of the Marine Safety Act. 

MOVED:  CR GOULDING SECONDED:  CR GIBSON 

That Council: 1. Proceed with the proposed waterway rule changes to:

a. Impose a 5 knot speed limit when a safety height is triggered.b. Redefine the managed waterway from Cohuna Weir to 700m upstream of Daltons

Bridge.c. Ban wake enhancing vessels under the following criteria

i. Vessels that are designed to enhance wakeii. Vessels that have ballast tanksiii. Vessels that have adjustable CAV plates or wedgesiv. Vessels that have excessive loading

2. Not proceed with the proposed waterway rule change to:a. Prohibit wakeboarding.

3. Work with North Central Catchment Management Authority, Parks Victoria, DepartmentEnvironment,  Land,  Water  and  Planning,  Goulburn  Murray  Water  and  adjoininglandowners to investigate an ongoing bank stabilisation program.

CARRIED 

8.2 Community Grants Program 2015/2016 – Round 2 

Context At  its  Ordinary  Meeting  held  23  June  2015,  Council  approved  that  $110,000  be  allocated  for Community Grants in the 2015/2016 budget. 

Round  1   of   2015/2016  Community  Grants   Program   saw  39   applications   received   totaling $183,011  in requests  for  funding.  Council  approved  funding  to  15  Community  Groups  across  the  Shire with a  total of $61,210 of funding expended. 

This  current  round  is  Round  2  of  2015/2016  Community  Grants  Program.  This  round  saw  31 applications  received  ‐  totalling  $105,955  in  requests  for  funding.  These  applications  and  Council  Officers’ proposed  recommendations  for  the  award  of  funding  are  outlined  in  Attachment  1  –  which,  if endorsed, would  result  in an allocation of $48,785  for this round.  Such an award would  also fully defray the budgeted amount for the program for this year. 

It  is considered  that  the projects  recommended  for approval have demonstrated  compliance with  Council’s overall  objectives  of    supporting  key  community  initiatives  and    will  also    assist   many  groups  that experience difficulty in competing for grant support from other sources. In this round,  the  recommendations include  a  suite  of  projects  which  focus  on  improvements  to  community  facilities  and  buildings  –  support for which will encourage greater community usage and  secure  these important assets into the future. 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12384 of 12393

Unconfirm

ed

Page 11: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

 

It  should be noted  that, as  the Community Grants Program has developed,  the  standard of  applications  for funding  has  increased  markedly.  However,  in  line  with  established  practice  and  where  applicants  are unsuccessful or unfamiliar with the grant process, officers will provide  assistance to increase their capacity and competitiveness for future submissions. 

7.49 pm – Cr Learmonth and Cr Arians left the meeting Cr Goulding took the Chair. 

MOVED:  CR GIBSON SECONDED:  CR DEN HOUTING 

That Council: 

1. Confirm    funding    support    for    the    projects  numbered  5  and  14  recommended    forapproval   as  per   the  attachment.

2. Authorise  Council  Offers  to  respond  to  each  applicant  in  writing  advising  them  of  theoutcome of their application.

CARRIED 

7.52 pm – Cr Learmonth and Cr Arians returned to the meeting Cr Learmonth returned to the Chair. 

MOVED:  CR DEN HOUTING SECONDED:  CR GIBSON 

That Council: 

1. Confirm   funding   support   for   the   projects, with the exception of those numbered 5 and14, recommended   for   approval   as  per   the  attachment.

2. Authorise  Council  Offers  to  respond  to  each  applicant  in  writing  advising  them  of  theoutcome of their application.

CARRIED 

8.3 Audit Committee Report – April 2016 

Context In  accordance  with  Section  139  of  the  Local  Government  Act  1989,  Council  has  established  an  Audit Committee  as  an  Advisory  Committee  of  Council.  The  Audit  Committee  Charter  documents  the requirement for the Director Corporate Services to provide a report of each Audit  Committee  meeting to the next ordinary meeting of the Council. 

A meeting of the Audit Committee was held on 5 April 2016, attended by the following members: 

8.4.1 Deanne Van der Drift (Chairperson) 8.4.2 Alan Darbyshire (Independent Member) 8.4.3 Luigi Basile (Independent Member) 

8.4.4 Cr Keith den Houting 

8.4.5 Cr Brian Gibson 8.4.6 Brad Ead, Internal Auditor, AFS and Associates 8.4.7 Brad Bohun, Partner, Crowe Horwath (via phone link up for VAGO Audit Strategy only) 8.4.8 Eric Braslis (Chief Executive Officer) 

8.4.9 Tom O’Reilly (Director Corporate Services) 

8.4.10 Georgene Bryant (Administration Officer, Corporate Services) 

Apologies:  Sid Hutchinson (Manager Finance) and Lisa Clue (Manager Governance)   

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12385 of 12393

Unconfirm

ed

Page 12: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

 

The following items were considered by the Committee at the February meeting: 

Report  Discussion  Recommendation/outcome 

AFS & Associates Pty Ltd – Internal Audit Service 

Aquatic Facilities Operational Review including management responses. 

The report and management comments were presented. The report was moved and accepted. The Committee congratulated the Council on the reported “low risk” outcome. An annual end of season report on pools will include all the areas mentioned in the Review. 

AFS & Associates Pty Ltd – Internal Audit Service 

3 Year Audit Program  A planning letter was received for 2016/17 program.  Payroll review to be added to Council’s internal audit program for completion in October 2016. 

AFS & Associates Pty Ltd – Internal Audit Service 

Asset Management and Capital Expenditure 

A planning letter was received on 17 March 2016.  Audit to commence on 18 April 2016.

Crowe Horwath (VAGO) 

Audit Strategy for year ending 30 June 2016 

The Audit Strategy 2015/16 was presented and discussed.  It is considered that there are no foreseeable issues for 2016 outcomes. 

Follow up of Previous Audit Recommendations 

The register for previous auditrecommendations was presented to the Committee and discussed. 

No items were removed.

Remaining items on the register werereviewed and discussed.

Business continuity plan’s deadlinewas moved from May 2016 to July2016. 

Performance Statement Reporting’sdeadline was moved from November 2016 to September 2016. 

MOVED:  CR AERTSSEN SECONDED:  CR DEN HOUTING 

That Council: 

1. Note the recommendations/outcomes of the Audit Committee meeting held on Tuesday5  April 2016.

CARRIED

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12386 of 12393

Unconfirm

ed

Page 13: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

 

8.4 Mystic Park Recreation Reserve – Proposed Sale of Land 

Context Council has  identified a parcel of  land, known as the Mystic Park Recreation Reserve being  Lot  1,  TP409266 (CA  Pt  14,  Sec  6),  Parish  of  Boga, Wilson  Street, Mystic  Park, which,  in  accordance  with  Sec.  189  of  the Local  Government  Act  1989,  is  no  longer  required  by  Council for the purpose for which it was acquired. 

Council advertised  its  intention to sell the property  in the Gannawarra Times and the Swan  Hill Guardian on 26  February 2016 and  called  for  submissions under  Sec. 223 of  the  Local  Government Act 1989 for a period of 28 days. 

At  the  close  of  the  submission  period,  Council  had  received  two  expressions  of  interest  to  purchase  the property  and  has  received  no  objections  to  the  potential  sale  the  property.  (Copies of the Expressions of Interest have been previously provided to Council). 

The  land  is  zoned  “Public Park  and Recreation  Zone”  (PPRZ)  and may be  required  to be  re‐  zoned prior to the finalisation of any sale. 

The  land currently has a Lower Murray Water  town water connection  for which Council  is  responsible.  This connection would be transferred at the time of sale. 

There  is  a Goulburn Murray Water  irrigation  allocation  of  0.08 Delivery  Share  attached  to  the  land which will be  included with  the  sale of  the  land.  There  are 11 megalitres of High  Reliability and 3.8 megalitres of Low Reliability water which will not be included in the Contract of Sale, but will be amalgamated into Council’s overall water entitlement for use at other sites. 

MOVED:  CR GIBSON SECONDED:  CR GANNON 

That Council: 

1. Authorise  the  Chief  Executive  Officer  (“the  CEO”)  to  obtain  a  valuation  for  the  sitedescribed  as  Lot  1,  TP409266  (CA  Pt  14,  Sec  6),  Parish  of  Boga,  9  Wilson  Street,Mystic  Park  from  a  qualified  Valuer  as  specified  under    Section  130A(2)  of  theValuation of Land Act 1960 to report on the value of the land and buildings.

2. Commence the statutory procedures to sell the  land which  includes 0.08 Delivery  Sharefor  water,  and  buildings,  by  public  tender  in  accordance  with  Sec.189  of  the  LocalGovernment Act 1989.

3. Give public notice under Sections 82A and 223 of  the Local Government Act 1989  (“thestatutory  advertising”)  of  the  proposed  public  tender  for  the  sale  of  the  property inthe appropriate newspapers and on Council’s website.

4. Authorise the CEO to enter into a Contract of Sale, on terms satisfactory to the CEO  (“theContract of Sale”). The Contract of Sale will include, but not be limited to the  following:a. All  existing  services,  covenants,  easements  and  encumbrances  (if  any)  located

on  the  land  are  adequately  protected  and  remain  in  place,  except  for  theallocation of an irrigation water supply.

b. Appropriate rezoning (if necessary) of the land prior to title transfer.

5. Amalgamate  the  High  Reliability  and  Low  Reliability  water  share  with  Council’soverall water entitlement.

CARRIED

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12387 of 12393

Unconfirm

ed

Page 14: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

8.6 Fluoridation Advocacy for Cohuna 

Context Gannawarra  Shire Council  is part of  the Rural  Engaging Communities  in Oral Health Research Project  (Rural ECOH). 

Funded  through  the National Health and Medical Research Council,  this  three year partnership  study  (2014‐ 2016)  has  brought  together  community members  and  health  professionals  to  discuss  oral  health,  explore solutions and plan for future improvements. 

The  Rural  ECOH  project   involves  six  communities  –   three   in   rural  Victoria   (Kyabram,  Swan  Hill  and Gannawarra) and three in rural Queensland (Hughenden, Ingham, and Bowen). 

The  Gannawarra  Shire  was  selected  as  one  of  the  Victorian  communities  to  be  involved  due  to  its hospitalisation  rate  for  oral  health  conditions  of  children  under  14  years  being  three  times  the  Victorian average,  lack  of  access  to  public  dental  services,  and Gannawarra  children  aged  0‐5  having  higher  rates  of tooth decay compared to the Victorian average. 

Poor oral health  causes disability, pain  and  suffering,  eating  and  speech difficulties. Poor oral health  is  also significantly  associated  with  major  chronic  diseases  such  as  diabetes,  heart  disease  and  mental  health issues. 

While  oral  health  disease  is  almost  totally  preventable  through  healthy  lifestyle  choices  the  reality  is  that access  to  public  dental  services  and  affordability  of  preventative  dental  care  presents  an  issue  for  many residents of the Gannawarra Shire. 

The Rural ECOH project  involved extensive  community  consultation which  resulted  in  the development of a Gannawarra Oral Health Action Plan. Four priorities were identified in the Action plan: 

1. Strengthen oral health systems and support especially across the early years focusing on Maternal  andChild Health Key Ages and Stage visits.

2. Professional Development of staff around oral health.3. Screening programs across early year and school settings.4. Investigate advocating for fluoridation of the Cohuna water supply.

There have been a number of key achievements relating to Action Plan items 1‐3 above including: 

Oral Health has been  included  in 2014  and 2015 Gannawarra VicHealth Walk  to  School program  andthe  Gannawarra  Ride2School  program.  Toothbrush  and  toothpaste  prize  packs  have  been  awarded,oral health messages  included  in  take home packs, and health promotion messages of Drink Well, EatWell, Brush Well  included  in talks at each primary school along with the  interactive sugar display whichformed part of the 2015 Walk to School program at all 11 local primary schools.

New dental service brochures have been finalised and distributed.

Maternal  and  Child Health  Key Ages  and  Stages  visits  have  been  strengthened  and  reminder  stickersdeveloped for the 18 month and 2 year visits.

Professional development  training around oral health has been undertaken by Council’s Maternal andChild Health and Community Health teams.

An application to Colgate for 500 toothbrushes and toothpaste to support Council’s Maternal and ChildHealth and immunisation services has recently been successful.

Oral  health  screening  has  been  conducted  at  all  local  public  primary  schools  and  pre‐schools  by  theRoyal Flying Doctor’s Service and Dental Health Services Victoria.

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12388 of 12393

Unconfirm

ed

Page 15: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

The  above  achievements  have  complemented other oral  health  initiatives  Council  and partnership  agencies are involved in including: 

The awarding of 5  local pre‐schools under the Dental Health Service’s Victoria Smiles4Miles program  in2015 and expanding the program to include playgroups. 

The delivery  of  the  Healthy Together  Victoria Achievement program    for  early  childhood   and    caresettings  through  5  local  pre‐schools  and  the  Gannawarra  Children’s  Centre with  all  soon  to  achieve recognition under the  Healthy Eating and Oral Health priority area. 

With  respect  to  Action  Plan  item  4  –  Investigate  advocating  for  fluoridation  of  the  Cohuna water  supply, fluoridation  briefings  and  information  sessions  have  been  provided  to  Council  and  the  local  community  by Helen  Walsh  from  the  Department  of  Health  and  Human  Services  and  Dr.  Virginia  Dickson  Swift  from LaTrobe  University.  Briefings  have  been  provided  to  the  Cohuna  Progress  Association  and  a  community drop‐in  session was held  at Cohuna on 4 August  2015 where  information was provided  about  fluoride  and questions were answered. A total of 8 community members attended. 

Some questions that were asked and answered as part of the drop in session: 

What  is  fluoride? Fluoride  is a naturally occurring compound. To  fluoridate water,  the gas  is extracted  from fluoride containing rock and then bottled. A fluoride plant is constructed as part of a water supply system  and the gas is added to a water supply at a specified level. Fluoride does not change the taste of the water  and is a very stable compound (unlike Chlorine for example). 

How effective is fluoride? There  is strong evidence to support fluoridation as a safe and effective  population based  intervention  for preventing  tooth decay. Fluoridation  is  supported by  the World Health  Organisation. The Australian National Oral Health Plan supports fluoridation of communities with a  population greater than 1000.  In Australia  the maximum  level of  fluoride  in  drinking water  permitted  is one  milligram  per  litre,  as recommended by the World Health Organisation. Any naturally occurring fluoride in  the existing water supply is taken into consideration when determining the level of fluoride to be added to  a water supply. 

Personal  choice  options  for  residents?  In  townships with  a  fluoridated water  supply  residents who  feel  so strongly against fluoridation may opt out of the system at their own cost by installing a reverse osmosis  system. This removes most of the fluoride (and other compounds) from the tap water. 

Cost  and benefit?  The  cost  is  fully met by  the  state  government  (estimated  at  around $1.3M).  The  cost of fluoridation is outweighed by the benefit of reduced treatment costs. This cost/benefit analysis is  supported by evidence. 

While  there  are  opinions  for  and  against  fluoridation,  fluoride  remains  the most  effective  population wide measure  for  reducing  dental  disease.  Fluoridation  is  endorsed  through  scientific  research  and  review  by leading  organisations  in  Australia  and  internationally  by  the World Health Organization,  Australian Medical Association,  National  Health  and  Medical  Research  Council,  American  Academy  of  Paediatrics  and  the Australian Dental Association. 

The  National  Oral  Health  Plan  2014  states  that  ‘communities  of  1000  should  have  access  to  reticulated fluoridated  water supplies’, and that ‘82% of Australians currently have access to fluoridated  water’.  Kerang’s reticulated water  supply has been  fluoridated  since 2010. 90% of Victoria’s population  currently  has access to  fluoridation. Water  fluoridation  reduces  the  socioeconomic  inequities of oral health disease  and remains the most  socially  equitable means  of  achieving  community‐wide  exposure  to  the  preventative  effects  of fluoride. 

The  full  cost of  fluoridation  is met by  the Victorian Government with  the Department of Health and Human Services liaising with the relevant water authority (in the case of Cohuna, Coliban Water) to have a  fluoridation plant  installed.  There  is  no  cost  to  Council. While  the  Victorian  State  Government  continues  to  support fluoridation  of  communities  there  is  no  current  Victorian  Government  budget  allocation  for  additional communities to receive a fluoridated water supply. 

Noting  again  that  there  is  no  current  budget  allocation,  it  has  been  suggested  that  Council  advocate  for fluoridation  of  the  Cohuna  township   water  supply  by writing    a  letter  to    the  Minister  for Health,  the Honourable Jill Hennessy. 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12389 of 12393

Unconfirm

ed

Page 16: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

The  Strategic Gannawarra  Local Agency Meeting  (GLAM)  consisting of  Chief  Executive Officers  representing Council,  Northern  District  Community  Health,  Cohuna  District  Hospital,  Kerang  District  Health,  Victoria Police,  Mallee  District  Aboriginal  Service  and  the  Southern  Mallee  Primary  Care  Partnership  agreed  in December 2015 to support a letter of advocacy from Council to the Minister for Health. 

MOVED:  CR AERTSSEN SECONDED:  CR GOULDING 

That Council: 

1.  Send a letter to the Minister for Health, the Hon. Jill Hennessy, Shadow Minister for Healthand the Leader of the Opposition, advocating for fluoridation of the Cohuna township watersupply in order to improve oral health outcomes of the community.

CARRIED 

9 Information Reports 

Nil 

10 Urgent Items 

Nil 

11 Notices of Motion 

Nil 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12390 of 12393

Unconfirm

ed

Page 17: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

12  Delegates Reports 

Cr Lorraine Learmonth 17 March  Koondrook Wharf Community Announcement 19 March  Women on Farms Gathering – Hopetoun 21 March  Cohuna Progress Meeting 22 March  CEO Meeting 

Citizenship Ceremony – Kerang Receive Plaque re Violence against women – Loddon Mallee Women’s Health 

23 March  Easter Picnic Family Day Care Harmony Day – Cohuna Swearing in of Youth Council 

25 March  Rotary Art Show 26 March  Kerang Races 

Quambatook Tractor Pull 28 March  Volunteer at Gateway to Gannawarra Visitor Centre 31 March  ABC Interview 1 April    Regional Police Awards – Swan Hill 

Cohuna Bar b que for new arrivals 3 April    Legacy Changeover Dinner 4 April    Loddon/Campaspe Councils Meeting – Echuca 5 April    Guest Speaker Probus Meeting – Kerang 6 April    Big Dry Meeting with Community Groups 

Leitchville Progress Association meeting 7 April    ABC Interview 8 April    Koondrook Seniors Guest Speaker 

Lunch with RDV – Kerang 11 April   Dairy Australia Water meeting – Cohuna 12 April   Council Briefing – Kerang 13 April   NCCMA tour – Upper end of Gunbower forest 14 April   3SH Interview – Vic WAER Plan forum – Bendigo 15 April   Open Mental Health forum – Kerang 

CLLM Annual meeting & forum 17 April   Boys of War – Tragowel 

Volunteer Gateway to Gannawarra Visitor Centre 18 April   Cohuna Progress Association meeting 19 April   CEO Meeting 

Parks Vic Red Gum Management Plan – Kerang 20 April   Ordinary Council Meeting ‐ Kerang 

Cr Neville Goulding 18 March  LMWRR Board meeting ‐ Bendigo 

Photo competition – Barham 21 March  Cohuna Progress 24 March  Met with John Mawson 27 March  Volunteer Gateway to Gannawarra Visitor Centre 1 April  Cohuna Bar b que for new arrivals 5 April  Dairy meeting with presentation by multinational company 6 April  GMID Water meeting 8 April  LMWRRG waste meeting –Melbourne 12 April  Council Briefing – Kerang 13 April  Forest trip with NCCMA looking at environmental watering proposal for next year 14 April  Water and bio diversity meeting – Bendigo 19 April  Discussion with Parks Victoria re Forest management 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12392 of 12393

Unconfirm

ed

Page 18: Meeting Agenda Unconfirmed · Ward), Cr Oscar Aertssen (Murray Ward), Cr Neil Gannon (Avoca Ward), Cr Keith den Houting (Patchell Ward), Cr Brian Gibson (Patchell Ward), Eric Braslis

Cr Neil Gannon No written report received 

Cr Keith den Houting 25 March  Rotary Art Show – Kerang 5 April  Audit Committee – Kerang 12 April  Council Briefing – Kerang 20 April  Ordinary Council meeting – Kerang 

Cr Oscar Aertssen 17 March  Wetlander Cruise with Museum Victoria staff 

Koondrook Wharf Community Announcement 21 March  MMLLEN Swan Hill 23 March  Youth Council Civic Reception – Kerang 1 April  Youth Council planning meeting – Kerang 12 April  Council Briefing – Kerang 

Koondrook Development Committee meeting Meeting with ratepayer re planning matter 

13 April  Meeting with ratepayer re planning matter 14 April  Family day care meeting Cohuna 18 April  MMLLEN AGM Swan Hill 19 April  Parks Victoria Park Management Community Forum Kerang 20 April  Ordinary Council Meeting – Kerang 

Cr Brian Gibson No written report received 

Cr Mark Arians 17 March  Kerang Progress 21 March  Show and Shine Meeting 23 March   Kerang Progress 25 March  Kerang Rotary Art Show 9 April  Cohuna Men’s Breakfast 12 April  Council Briefing – Kerang 14 April  Planning Permit Meetings 

 Refugee Support Group 18 April  Show and Shine Meeting 20 April  Ordinary Council Meeting ‐ Kerang 

13  Confidential Items 

Nil 

Meeting Closed at 8.13 pm 

Confirmed this Eighteenth Day of May, 2016 

_________________________________________ 

Cr Lorraine Learmonth ‐ Mayor 

Gannawarra Shire Council - Ordinary Council Meeting Minutes 20 April 2016

Our Values.... Collaborative, Resourceful, Innovative, Flexible Page 12393 of 12393

Unconfirm

ed