MØDETIDSPUNKT MØDESTED - ITA... · Digitalisering af sundhedsvæsenet er et komplekst setup, ......

IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET

MØDETIDSPUNKT 08-09-2015 14:30

MØDESTED Mødelokale H7/H8 på regionsgården

MEDLEMMER

DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - mødesager

Pia Illum Erik Sejersten Vagn Majland Özkan Kocak Charlotte Fischer Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Marianne Frederik

Side 1 af 19

INDHOLDSLISTE 1. Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde 2. Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) 3. Godkendelse: Studietur 4. Eventuelt

Side 2 af 19

1. TEMADRØFTELSE: DET FÆLLESOFFENTLIGE OG TVÆRREGIONALE SUNDHEDS-IT SAMARBEJDE

BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE På It- og afbureaukratiseringsudvalgets møde d. 24. juni 2015 deltog Direktør for Sundhed.dk Morten Elbæk Petersen med en præsentation af Sundhed.dk. Det var planlagt, at der samtidig skulle gives en præsentation af det samlede landkort over det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it-samarbejde, men grundet tidspres blev denne del af punktet udskudt til dette møde.

INDSTILLING Administrationen indstiller at It- og afbureaukratiseringsudvalget:

1. tager præsentationen til efterretning og drøfter Region Hovedstadens portefølje på it-området.

POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning:

SAGSFREMSTILLING Region Hovedstaden indgår i et omfattende samarbejde om it-løsninger på tværs af stat, regioner, kommuner og praksissektor. På dette møde vil CIMT's direktør Mikael Skov Mikkelsen give en præsentation af dette landskab og et overblik over regionens bidrag til de hertil hørende projekter og udviklingsaktiviteter. Dette vil endvidere blive sat i perspektiv til regionens samlede projektportefølje og pipeline med henblik på at give udvalget forudsætninger for at drøfte Region Hovedstadens overordnede portefølje på it-område. Det nationale sundheds-it-samarbejde Digitalisering af sundhedsvæsenet er et komplekst setup, med mange bidragsydere og mange såvel politiske som klinisk faglige interesser. Regionernes daglige samarbejdspartnere vedrørende sundheds-it er i overordnede termer:

� Nationalt Sundheds-it under Sundhedsministeriet � Praksissektoren � Kommunerne � De øvrige regioner

Den overordnede retning for it-aktiviteter i sundhedsvæsenet lægges af Digitaliseringsstyrelsen og Sundhedsministeriet i dialog med regionerne (via Danske Regioner) og kommunerne (via KL). De fælles rammer og retning tager generelt udgangspunkt i den gældende nationale strategi for digitalisering af den offentlige sektor. En strategi for perioden 2016-2020 er under udarbejdelse, og forventes vedtaget af folketinget til foråret. En del af denne strategi bygger på den nationale strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet for årene 2013-17. Regionernes bidrag til sidstnævnte, er udformet i den fællesregionale digitaliseringsstrategi for årene 2013-19. Regionerne er enige om, at der fremover skal ske en styrkelse af det tværoffentlige styrings-setup så der kommer fokus på øget gennemsigtighed og inddragelse af alle parter i beslutningsprocesserne for de nationale samarbejder. Videreudvikling af den fællesoffentlige styring af sundheds-it-initiativer er dermed et centralt emne i dialogen med såvel stat og kommuner. I den sammenhæng er det også afgørende for regionerne, at indfrielse af de store ambitioner, der er for digitalisering af sundhedsvæsenet i disse år, sikres gennem både tildeling af ressourcer og gennem realistiske tidsplaner. I dialogen med sundhedsvæsenets øvrige parter, herunder i udarbejdelsen af den nye strategi for digitalisering af den

Side 3 af 19

offentlige sektor, er det derfor vigtigt for regionerne at understrege, at ambitionerne om udvikling af nye it-løsninger skal tage hensyn til de store igangværende digitaliseringsprojekter på sundhedsområdet. Regionernes sundheds-it-samarbejde - RSI Region Hovedstadens primære indgang til det nationale samarbejde om it-løsninger for sundhedsvæsenet er den regionale sundheds-it-organisation RSI, som blev etableret i 2010 ud fra et ønske om at synliggøre og styrke regionernes it-samarbejde. Samarbejdet bygger på viljen til at opstille fælles mål for digitalisering af hospitalerne og sundhedsvæsenet i det hele taget, og derudfra sikre fokuseret og prioriteret udvikling af nye digitale sundhed-it løsninger på tværs af landet. Ud fra et princip om, at alle regioner, på en række væsentlige områder, følger samme mål og planer, skabes en frivilligt vedtaget forpligtelse, som er stærkt motiverende for såvel samarbejde som resultatopnåelse på tværs af regionsgrænser og klinisk faglige interesser. Hertil kommer fordelen ved fælles anskaffelser hvor det er relevant. Som eksempler herpå kan nævnes den kommende fællesoffentlige sygesikringsløsning (Praksys) og den præhospitale patientjournel (PPJ). Med gennemførelse af foreløbig 32 ud af de 51 fælles projekter (pejlemærker), som er besluttet for perioden 2010 til og med foreløbig 2016, har regionerne allerede demonstreret gevinsterne ved det tætte samarbejde. To eksempler på gennemførte pejlemærker med fælles udgangspunkt er konsolideringen af de elektroniske patientjournaler (EPJ) så der nu kun findes én EPJ i hver region (mod før 14 forskellige i alt). EPJ giver bl.a. adgang til væsentlige journal informationer, og at alle regioner stiller de patientadministrative og øvrige EPJ-data til rådighed for sundhedspersoner og borgere i den landsdækkende Sundhedsjournal på sundhed.dk. Aktuelt arbejder regionerne i fællesskab med nye digitaliseringstiltag som:

� FMK (hvor der til stadighed kontinuerligt arbejdes på at forbedre anvendelsesgraden på hospitalerne)

� Digitale indkaldelser og breve � Telemedicin, så som Telesår og etablering af teknisk infrastruktur for telemedicin � Nyt praksissystem (Praksys) � Opdateret apotekersystem � Opdatering af Sundhedsjournal (version 2.0)

I de kommende år vil regionerne rette øget fokus mod emner som:

� Informationssikkerhed � Telemedicin � Dataledelse og synliggørelse af effekter ved digitalisering � Adgang for praksissektoren til digital booking af hospitalsydelse � Patientrapporterede oplysninger (PRO)

Region Hovedstadens aktiviteter i det nationale og tværregionale samarbejde Region Hovedstaden har i 2014 og 2015 bl.a. gennemført følgende digitaliseringstiltag i relation til de fæl- lesregionale RSI pejlemærker:

� Reimplementering af FMK � Implementering af en række MedCom standarder � Digitalisering af indkaldelser og breve � Projekter til støtte for tele- og internetpsykiatri � Implementering af Sundhedsjournal 1.0 � Udarbejdelse af fællesregional benchmark af it � Implementering af SMS-påmindelser

Derudover er der gennemført en række projekter med ophæng i nationale og fællesregionale samarbejder. Bl.a.:

� Etablering af struktur for erstatnings-CPR � Sikring af kvalitet i EDI-forsendelser

Side 4 af 19

� Telemedicinske projekter, så som e-gastro, e-graviditet og NetKOL

Region Hovedstaden har i 2015 budgetteret med gennemførelse af bl.a. følgende fællesregionale it- aktiviteter:

� Telesår-løsning � Præhospital Patientjournal (PPJ) � Telemedicinsk platform � Praksys.dk � Sundhedsjournal 2.0 � Digital selvbooking � NemID

Derudover arbejdes på en række projekter med ophæng i nationale og fællesregionale samarbejder. Bl.a.:

� Fællesregional Informationssikkerhed � Regionernes opkobling til billedindeks � It-udbud til anskaffelse af fælles løsning til de kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP-samarbejdet)

I de kommende år vil det – udover de nationale og regionale forpligtelser - særligt være Sundhedsplatformen, som på Sundheds-it-området bliver omdrejningspunktet for Region Hovedstaden. Sundhedsplatformen lægger således både på investerings- og ressourcesiden beslag på en stor del af regionens kapacitet. Det gælder både i forhold til arbejdet med etablering og implementering af Sundhedsplatformen og i forhold til de mange forudsætningsaktiviteter, som skal sikre regionen en god overgang til Sundhedsplatformen. Dette massive ressourcetræk bevirker dog også en naturlig tilbageholdenhed i forhold til mængden af nye aktiviteter, der kan igangsættes i regionen, herunder ift. de fællesoffentlige samarbejder, hvilket også er kommunikeret til regionens aftalepartnere. Sundhedsplatformen indeholder dog en mængde ny funktionalitet (fx i forhold til bedre muligheder for inddragelse af borgerne i sundhedsarbejdet), der også er efterspurgt i nationalt- og tværregionalt regi - og som de øvrige regioner derfor også planlægger at anskaffe. På den baggrund forventes udviklingen med bedre og mere ensartet funktionalitet samt forøgede digitale samarbejdsmuligheder på tværs af regioner at fortsætte i de kommende år. Hvor Sundhedsplatformen dækker behovet for Region Hovedstaden bliver det blot ikke nødvendigvis med fokus på fælles systemløsninger med de øvrige regioner, men Sundhedsplatformen er dog et fælles projekt mellem Region Sjælland og Region Hovedstaden. Formålet med det fællesregionale samarbejde er dog heller ikke nødvendigvis anskaffelse af fælles systemløsninger, men netop etableringen af en mere ensartet funktionalitet, som giver sundhedspersoner bedre og flere digitale (samarbejds-) muligheder på tværs af landet, herunder i forhold til fx datadeling på tværs af hospitaler, hvor det er relevant. Region Hovedstadens øvrige projektportefølje- og –pipeline Region Hovedstadens projektportefølje består af 23 aktive projekter og programmer. Foruden fællesregionale og nationale samarbejdsaktiviteter indeholder porteføljen en del lokale Region H projekter. Der er stor diversitet i porteføljen hvori der både indgår IT system-, medico- og infrastrukturprojekter. Aktuelt er porteføljen i høj grad præget af komplekse projekter med stærke bindinger til kritiske forretningsaktiviteter i regionen, herunder Sundhedsplatformen og Hospitalssammenlægningerne. Kørende projekter:

� Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet � Telefonistabilisering � Netværksprogrammet � RHEL indfusionering og understøttelse � Sundhedsplatform Egenleveranceprogrammet � Datacenternet ibrugtagning � Kvalitetsfondsbyggerierne � Citrix Driftsstabilisering (under afslutning) � Exchange Genopretning (under afslutning)

Side 5 af 19

� Windows OS Opgradering fase 2 � EKG regional digital løsning � Mars (medicoteknisk apparatur registrerings system) � Mobile Enheder � Nødweb � Præhospitale Patientjournal (PPJ) � Sundhedsjournalen 2.0 � Apoline Foranalyse � Captia/Workzone (journaliseringssystem) � RIS/PACS (røntgenbookingsystem og billedarkiv � Hospitalssammenlægningerne 2015 � Sundhedsplatformen � Sygesikringssystemudbud (Praksys) � Kommunikationsplatform (CMS) (under afslutning

De største og mest komplekse lokale projekter er: Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet, Netværksprogrammet, RIS/PACS og Hospitalssammenlægningerne (Sundhedsplatformen ikke inkluderet). Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet opgraderer regionens pc’ere til Windows 7, og derved etableres et tidsvarende desktop system som sikrer fremadrettet understøttelse af regionens forretningsområder. Projektet har høj kompleksitet da opgraderingen berører hele regionen samt skal ske i hensyn til de mange applikationer som der findes i regionen. Netværksprogrammets formål er at sikre øget driftsstabilitet og tilgængelighed på regionens netværk. Dette gøres igennem en tidssvarende og homogen standardarkitektur på Regionens kablede og trådløse netværk. RIS/PACS skal sikre understøttelse af relevante billedproducerende specialer i forhold til eksempelvis diagnostik, konference og forskning for deltagende specialer samt give adgang til billeder og tilhørende rapportering for alle regionens kliniske brugere. Hospitalssammenlægningerne 2015 skal sikre, at de it-systemmæssige problemstillinger og fordele vedr. hospitalssammenlægningerne håndteres, så sammenlægningerne kan foretages på de fastlagte datoer. Pipeline: Projektpipelinen indeholder en liste af aktiviteter som alle er mulige fremtidige projekter. Pipelinen skal sikre kontinuitet, optimal planlægning samt muliggøre prioritering i forhold til hvilke aktiviteter der skal igangsættes samt hvornår. Prioriteringen foretages blandt andet ud fra kritikalitet samt et ressourcemæssigt aspekt. Af forventede kommende projekter kan blandt andet nævnes:

� Digital Patologi � Arkivering til statens arkiver � Windows OS opgradering fase 3. � Stabilisering af brugerstyring � It-system til forskningsdata

ØKONOMISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

KOMMUNIKATION Der er ikke planlagt yderligere kommunikationstiltag.

TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Der er ikke planlagt en videre proces. Eventuel opfølgning aftales med udvalget.

Side 6 af 19

DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen

JOURNALNUMMER 14002072

Side 7 af 19

2. ORIENTERING: ÆNDRING AF FORSINKELSE I BORGERENS ADGANG TIL EGNE SUNDHEDSDATA I SUNDHEDSJOURNALEN (SUNDHED.DK)

BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Danske Regioners bestyrelse har på deres møde den 20. august 2015 vedtaget at ændre forsinkelsen på borgerns adgang til egne data, således at prøvesvar og journalnotater fremover vil være tilgængelige via sundhed.dk efter 3-5 dage, mod i dag 2 til 3 uger. It- og afbureaukratiseringsudvalget orienteres derfor om regionernes arbejde for at sikre en god overgang til den ny praksis for patienter og medarbejdere.

INDSTILLING Administrationen indstiller: at It- og afbureaukratiseringsudvalget tager orienteringen til efterretning.


SAGSFREMSTILLING Bestyrelsen for Danske Regioner har på deres møde den 20. august 2015 besluttet, at ændre den eksisterende forsinkelse på borgernes adgang til egne data i Sundhedsjournalen (sundhed.dk). Det betyder, at alle elektroniske sundhedsdata der leveres til Sundhedsjournalen kan ses efter 3-5 dage (se evt. detaljerede oplysninger i bilag 1). Ændringen sker pr. 9/9 2015. Forberedelsen af dette har foregået siden foråret 2015, hvor Danske Regioner også havde sagen på deres dagsorden. Som det er nu, kan alle borgere med NemID over 15 år tilgå deres egen sundhedsjournal via sundhed.dk., men aktuelt er der en forsinkelse på henholdsvis 2 og 3 uger på at få forevist journalnotater og prøvesvar. Ændringen af forsinkelsen til mellem 3 og 5 dage på borgernes adgang til egne data er i tråd med det generelle regionale og fællesregionale politiske ønske om større åbenhed, øget inddragelse og samarbejde med patienterne. Ændringen er således også en del af den fællesregionale indsats ”Borgernes sundhedsvæsen – vores sundhedsvæsen”. Ændringen får indflydelse på patienternes mulighed for at orientere sig under aktuelle sygdomsforløb og kan potentielt nedsætte bekymrende ventetid på prøvesvar for patienterne. Ændringen medfører samtidig, at patienterne potentielt set kan se deres prøvesvar før disse har været drøftet med en læge, hvis der går mere end tre dage fra prøvesvaret er klar, til den aftalte dialog om svaret med en læge. Denne udfordring imødegås på to måder:

1. Patientens selvvalgte adgang til egne sundhedsdata. Patienten får som noget nyt mulighed for selv at til- eller fravælge at se prøvesvar og andre data i Sundhedsjournalen. Dette sikres ved, at sider med data kun vises i Sundhedsjournalen, når patienten aktivt tilvælger at se dem.

2. Lægen er ekstra opmærksom på vigtigheden af sædvanlig praksis med at sikre god dialog med patienten om undersøgelser og prøvesvar. Fx om hvilke prøver og undersøgelser, der foretages, hvorfor prøver og undersøgelser foretages, hvilken type svar, der er mulige (overordnet set – f.eks. kræft ja eller nej), hvordan svar kan tolkes (fx at et ”negativt” svar kan være godt) og hvem svarene skal drøftes med og hvornår.

For at understøtte en god overgang til den nye mulighed for adgang til sundhedsdata har Danske Regioner nedsat en arbejdsgruppe, der siden maj 2015 har arbejdet med at forberede lanceringen af ændringen d. 9/9 2015. Arbejdsgruppen koordinerer på tværs af regionerne, og det overordnede princip for

Side 8 af 19

forberedelsesstrategien er intern før ekstern, hvilket vil sige at det prioriteres at klæde de sundhedsprofessionelle medarbejdere godt på til ændringen inden der kommunikeres eksternt til borgerne. Onsdag d. 26/8 2015 blev der således sendt informationsmateriale til alle hospitalerne til brug for intern videndeling og dialog (se Bilag 1 med materiale). De praktiserende læger er informerede og der har været samarbejde med div. faglige interesseorganisationer, patientforeninger og Kommunernes Landsforening i regi af Danske Regioner. Det forventes at der bliver en borger/patientrettet informationsindsats primo 2016, når det sundhedsprofessionelle personale er klar. Der er desuden lagt op til at forsinkelsen på tre dage på sigt skal ophæves fuldstændigt. Adgangen til egne sundhedsdata efter 3-5 dage er en forløber for hvad der kommer til at ske når My Chart under Sundhedsplatformen lanceres i Region H og Sjælland. My Chart har mulighed for at give patienterne adgang til stort set tidstro data, omend der her er udvidede funktionalitetsmuligheder, såsom kommentarfelt fra klinikere om f.eks. prøvesvar. Til gengæld kan MyChart-notater ikke ses tværregionalt i hele Danmark, hvilket er en af fordelene ved Sundhedsjournalen. MyChart ansvarlige i regi af Sundhedsplatformen er i dialog med arbejdsgruppen for ændringen pr. 9/9 - 2015, således at der kan ske erfaringsdeling i forhold til eventuelle både positive og negative afledte effekter af hurtigere patientadgang til egne sundhedsdata.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER Indtil videre ingen. Der forhandles muligvis senere med regionerne om finansiering af ekstern kommunikationsindsats overfor patienter og borgere.

KOMMUNIKATION Der planlægges yderligere national kommunikationsindsats til patienter og borgere primo 2016.

TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Se sagsfremstilling

DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Christian Worm


BILAGSFORTEGNELSE 1. Den_vigtigste_viden

Side 9 af 19

3. GODKENDELSE: STUDIETUR

BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Der er afsat midler til at de stående udvalg kan komme på studietur i valgperioden. Studieture afholdes med henblik på at finde inspiration og viden om emner som hører ind under udvalgenes område.

INDSTILLING Administrationen indstiller at It- og afbureaukratiseringsudvalget: 1. beslutter om konkret forslag til studietur skal udarbejdes I givet fald, indstilles ligeledes: 2. tiltræder forslag til tidsrum og tema


SAGSFREMSTILLING Udvalget kan selv tilrettelægge sit arbejde, herunder evt. planlægning af studietur. Såfremt udvalget ønsker at planlægge en studietur, skal dette forelægges regionsrådet, som træffer beslutning herom. Forelæggelsen skal indeholde forslag til program for turen, et specificeret budgetforslag, forslag til embedsmandsdeltagelse og en begrundelse for, hvordan studieturen kan bidrage til udviklingen af Region Hovedstadens opgaveløsning. Administrationen beder på den baggrund It- og afbureaukratiseringsudvalgets tage stilling til om, administrationen skal igangsætte arbejdet med planlægning af en studietur med henblik på mulig forelæggelse for Regionsrådet. Skulle udvalget ønske at tage på studietur, skal der endvidere tages stilling til hvilke datoer samt hvilket tema, som skal være fokus for studieturen. I det følgende fremlægges forslag til tidsrum og muligt tema skitseres. Tidsrum Af hensyn til udvalgets planlægning og Regionsrådets mulighed for godkendelse kan en studietur tidligst afholdes i foråret 2016. Erfaringerne tilsiger, at en varighed på 2-4 dage giver mulighed for at gå i dybden med det valgte tema samtidig med at det ikke er længere end, at det kan passes ind i udvalgsmedlemmernes kalendere, og kan holdes indenfor den afsatte økonomiske ramme på 15.000 kr. per udvalgsmedlem. Administrationen foreslår på den baggrund, at en studietur afholdes i løbet af tidsrummet 27-30 april 2016. Tema Region Hovedstaden ”går live” med den nye Sundhedsplatform på første hospital – Herlev – i foråret 2016. Det vil derfor være oplagt for udvalget at besøge en destination, hvor man kan høste erfaringer fra hospitaler som allerde har implementeret EPIC's Sundhedsplatform samt få et indtryk af effekten af Sundhedsplatformen på afbureaukratisering af de kliniske arbejdsgange. Det være sig muligheder og begrænsninger i forhold til bedre deling af data, mere strukturerede data samt mere optimerede workflows o.l. Samtidig er en studietur en oplagt mulighed for udvalget til at rette blikket lidt ud i tid og søge inspiration og perspektiver på hvad fremtiden bringer af muligheder indenfor udvalgets ressortområde. Hvilke

Side 10 af 19

funktioner kunne være interessant at se på i næste bølge af Sundhedsplatformen? Hvad er det sidste nye indenfor it og sundhedsteknologi og hvad forventes at komme til at fylde om 5 år? Er der inspiration at hente fra andre sektorer i relation til fx optimering af arbejdsgange og afbureaukratisering? Med et fokus på Fremtidens muligheder indenfor it- og afbureaukratisering, vil en studietur kunne understøtte udvalget i dets politikformulerende rolle. I denne sammenhæng kunne en oplagt rejsedestination være fx Holland, som er et højteknologisk samfund og hvor flere hospitaler allerede har implementeret EPICs Sundhedsplatform.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt.

TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Tiltrædes indstillingerne forelægges udvalget sag om studietur i januar 2016.

DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen / Christian Worm


Side 11 af 19

4. EVENTUELT

EVENTUELT Tomt indhold

Side 12 af 19

MØDETIDSPUNKT 08-09-2015 14:30

MØDESTED Mødelokale H7/H8 på regionsgården

MEDLEMMER

DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - meddelelser

Pia Illum Erik Sejersten Vagn Majland Özkan Kocak Charlotte Fischer Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Marianne Frederik

Side 13 af 19

INDHOLDSLISTE 1. Meddelelser - Status på Sundhedsplatformen 2. Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data 4. Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT 5. Meddelelser - Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget

Side 14 af 19

1. MEDDELELSER - STATUS PÅ SUNDHEDSPLATFORMEN

MEDDELELSER Centerdirektør Mikael Skov Mikkelsen giver en mundtlig status på arbejdet med Sundhedsplatformen, herunder præsentation af økonomi og finansieringsforhold.


Side 15 af 19

2. MEDDELELSER - ORIENTERING OM SVAR TIL DATATILSYNET PÅ HENVENDELSE VEDRØRENDE ADGANG TIL DATA

MEDDELELSER Regionrådet blev den 16. september 2014 orienteret om at Datatilsynet havde været på inspektion på Rigshospitalet som følge af en sag i pressen, hvor det blev hævdet at Se & Hør havde fået oplysninger om kendte personers graviditet via ansatte på Rigshospitalet. Inspektionen havde fokus på hospitalets anvendelse af bookingsystem for nakkefold scanninger. Som opfølgning på inspektionen stillede Datatilsynet i december 2014 en række uddybende spørgsmål. Spørgsmålene blev besvaret i brev af 14. januar, hvoraf det bl.a. fremgik, at regionen havde konstateret, at der var 52.389 åbne brugere i den elektroniske patientjournal (GS!Åben/OPUS). På denne baggrund igangsatte Center for It, Medico og Telefoni en afdækning af situationen samt en oprydning i antallet af brugere. Det har vist sig, at man ikke i tilstrækkelig effektiv grad har fået slettet brugeradgange i takt med ansættelsesophør. Der er derfor igangsat lukning af 40 % af de åbne brugere i GS!Åben/OPUS. Fremadrettet igangsættes endvidere et initiativ med henblik på at sikre proces for systematisk revision/gennemgang af åbne brugere én gang årligt. På baggrund af regionens svar fra januar har Datatilsynet den 18. juni 2015 stillet supplerende spørgsmål om adgang til oplysninger om nakkefold scanninger mv., herunder om hvilke brugere, der har adgang til hvilke data i regionens EPJ-systemer, og med hvilken hjemmel. Til orientering vedlægges Datatilsynets seneste spørgsmål (bilag 1) og Region Hovedstaden svar (uden bilag), som blev fremsendt til Datatilsynet den 28. august (bilag 2). Det bemærkes endvidere, at regionen i svaret til Datatilsynet har gjort opmærksom på, at Region Hovedstaden i samarbejde med Region Sjælland er ved at udvikle en ny elektronisk patientjournal, kaldet Sundhedsplatformen, og at de to regioner vil rette henvendelse til Datatilsynet med henblik på at sikre implementering af sikkerhedsbestemmelserne i forhold til Sundhedsplatformen.


BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag 1 - Datatilsynets skrivelse 2. Bilag 2 - Svar til datatilsynet 150828 (uden bilag)

Side 16 af 19

4. MEDDELELSER - OVERORDNET STATUS PÅ DRIFT OG UDVIKLING - ORIENTERING FRA CIMT

MEDDELELSER Forretningsudvalget har siden 1. januar 2013 modtaget rapporten "Overordnet status på drift og udvikling - orientering fra CIMT" med kvartalsvis kadence. I forbindelse med godkendelsen af arbejdsplanen for It- og afbureaukratisering (ITA) er det besluttet at denne rapport ligeledes skal forelægges ITA til orientering forud for at den forelægges Forretningsudvalget. Konklusioner fra rapporten Sagshåndtering

� I maj var der høje gennemsnitlige ventetider ved telefoniske henvendelser. Dette skyldes en kombination af at hospitalssammenlægningen affødte perioder med mange henvendelser samtidig med, at bemandingen i servicedesken var lav pga. sygdom.

� Årest bedste svartider ved tefonerne blev til gengæld målt i juli.

Systemdrift

� Der kan generelt måles en positiv udvikling i systemernes drift. � Der kunne i juli måles et fald i det webbaserede mail/kalender system. Performance er genoprettet i

august.

Større aktiviteter

� Sundhedsplatformen følger planen. � Exchange-projektet er gennemført og under afslutning � Windows 7-projektet har på nuværende tidspunkt opgraderet 34.600 pc’er og følger ligeledes

planen.

Rapportens opbygning Rapporten består af følgende afsnit:

1. CIMT Servicedesk I dette afsnit præsenteres data for håndtering af henvendelser i CIMT Servicedesk.SS

2. Systemdrift og support I dette afsnit præsenteres driftsmålinger for vore kritiske systemer, samt data for håndtering af henvendelser til Klinisk programhjælp, er hjælper i forhold til de mere specialiserede systemer og programmer.

3. Større aktiviteter Her gives status på en række større projekter, der er med til at løfte driftsniveauet og understøtter god service og høj kvalitet i regionens teknologiske miljø.

4. Baggrund I baggrundafsnittet gives en grundigere teknisk forklaring af det data, der præsenteres i afsnit 1-3. I del 1-3 er udviklingen på områderne illustreret via enten grafer eller tabeller. Dertil er tilknyttet en kort skriftlig kommentar, der beskriver årsager og forklaringer på den aktuelle udvikling. Formålet med denne opdeling er at give modtageren en så kortfattet præsentation af rapporten som muligt. Ønskes en grundigere forklaring af grafer, henvises der til afsnit 4, hvor der gives en mere teknisk og grundig redegørelse af de foregående afsnit.


Side 17 af 19

BILAGSFORTEGNELSE 1. Rapport

Side 18 af 19

5. MEDDELELSER - ARBEJDSPLAN FOR IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET

MEDDELELSER Vedlagt er arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget for 2015. Arbejdsplanen er et dynamisk dokument og der vil derfor løbende kunne kommer ændringer i forhold til aktuelle sager, herunder vil der være sager, der forventeligt ikke kan afsluttes på ét møde. En opdateret version af arbejdsplanen forelægges udvalget under meddelelser på hvert møde.


BILAGSFORTEGNELSE 1. ITA Arbejdsplan

Side 19 af 19

DEN VIGTIGSTE VIDEN OM

BORGERNES HURTIGERE

ADGANG TIL EGNE

SUNDHEDSDATA FRA

D. 9. SEPTEMBER 2015

VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015

Materiale til intern information, videndeling og

dialog blandt sundhedsprofessionelle

Udarbejdet af arbejdsgruppe om borgernes hurtige adgang fra 9. september 2015

til egne data i Sundhedsjournalen (Vores sundhedsvæsen – dine data)

i regi af Danske Regioner, august 2015

Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egnesundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk)Bilag 1 - Side -1 af 6

Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015

1 │ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015

Baggrund

Regionerne har i fællesskab besluttet at arbejde for at understøtte øget inddragelse af patien-

ten i eget behandlingsforløb1. Et konkret tiltag er at åbne for patientens adgang til egne sund-

hedsdata med kun 3 dages forsinkelse i Sundhedsjournalen pr. 9. september 20152. Det er en

ændring i forhold til nu, hvor der er henholdsvis 14 dage og tre ugers forsinkelse på visningen

af notater og prøvesvar3. Der er lagt op til at forsinkelsen på sigt skal ophæves fuldstændigt.

Hurtigere adgang til egne sundhedsdata skaber mere gennemsigtighed for patienten og bedre

muligheder for samarbejde på tværs mellem patienten og dig som sundhedsprofessionel. Den

mulighed efterlyser mange patienter. Ændringen understøtter dermed visionen om et sund-

hedsvæsen, der i højere grad giver mulighed for samarbejde med og inddragelse af patienten.

Fordelen for jer som sundhedsprofessionelle kan være mere vidende patienter, at dialogen

med patienten kan starte et andet sted, mindre bekymrende ventetid for patienterne og at pa-

tienterne får mulighed for selv at tilegne sig større helbredsindsigt.

Patienterne kan tilgå deres sundhedsdata om eget behandlingsforløb i Sundhedsjournalen via

sundhed.dk. I 2014 var der 718.000 borgere, der lavede et opslag i deres sundhedsjournal via

sundhed.dk, hvilket svarer til 18 % af den danske befolkning. Hele 52 % af den danske befolk-

ning har anvendt sundhed.dk4.

Alle sundhedsprofessionelle medarbejdere i sundhedsvæsenet skal informeres om, at borger-

ne får mulighed for hurtigere adgang til deres sundhedsdata i deres sundhedsjournal på sund-

hed.dk fra den 9. september 2015.

Tilgængeligt materiale til understøttelse af information

og dialog

Formålet med materialet er, at I som sundhedsprofessionelle medarbejdere i sundhedsvæse-

net får information om borgernes hurtigere adgangsmulighed til deres sundhedsdata i Sund-

hedsjournalen. Ændringen kan få betydning for jeres interne arbejdsgange og dialogen mel-

lem borgerne og jer som sundhedsprofessionelle.

1 Jævnfør Borgernes sundhedsvæsen- vores sundhedsvæsen

2 Beslutning truffet af Danske Regioners bestyrelse den 19. marts 2015 samt beslutning den 20. august 2015

3 Dvs. 3 uger fra prøvetagningstidspunktet

4 Jens Rahbek Nørgaard, MedCom, log-databasen, årsstatistikken 2014



http://regioner.dk/sundhed/tema+borgernes+sundhedsv%C3%A6sen+-+vores+sundhedsv%C3%A6sen

http://regioner.dk/~/media/Mediebibliotek_2011/Om%20Danske%20Regioner/Dagsordener%20for%20bestyrelsesm%C3%B8der/2015/Referater/Referat%20af%20m%C3%B8de%20den%2019.%20marts%202015%20i%20Danske%20Regioners%20bestyrelse.ashx


Materialet er udarbejdet for at gøre det nemt at formidle viden om ændringen internt på hospi-

talerne og for at give basis for en dialog om, hvad den betyder lokalt for jer. Materialet er ud-

arbejdet5 til anvendelse i alle regioner

6. Der er blandt andet følgende materiale til rådighed:

Den vigtigste viden om patienternes adgang til egne sundhedsdata (nærværende do-

kument)

Patientrettet information og videre opfølgning

Materialer til understøttelse af yderligere videndeling og dialog:

o PowerPoint præsentation

o Dialogspørgsmål

o Test din viden – tip en 13’er Svar til tip en 13ér

o Få svar på dine spørgsmål – Frequently Asked Questions (FAQ)

Se alle de udarbejdede materialer i netværket ”Vores sundhedsvæsen – dine data” på VIS.dk7

Materialerne ligger i såvel pdf- som word-dokumenter, så I har mulighed for at tilpasse doku-

menterne til jeres kontekst. Man kan samme sted komme med forslag til forbedringer eller

dele gode erfaringer.

Hvad indebærer borgerens hurtigere adgang til egne sund-

hedsdata?

Præcisering af ændringen

Med ændringen pr. 9. september 2015 ændres den hidtidige forsinkelse på visningen af prø-

vesvar, notater og epikriser. Fra denne dag kan patienterne se deres journalnotater og epikri-

ser mellem 3 og 5 dage efter, at de er tilgængelige i diverse elektroniske systemer, der leverer

sundhedsdata til Sundhedsjournalen. De 3 dage er den ”kunstigt” indlagte forsinkelse, de 0-2

dage skyldes opdateringstekniske forhold8. Når journalindhold foreligger i elektronisk form, går

der således maksimalt fem dage, førend data er tilgængelige for patienten i Sundhedsjourna-

len. For prøvesvar derimod tæller de 3 dage fra prøvetagningen, og herefter tæller de 0-2 da-

ge, fra svaret er tilgængeligt i de elektroniske systemer.

OBS! Det er udelukkende tidsrammen for patientens adgang til data, der ændres. Dataindhol-

det i Sundhedsjournalen ændres ikke. Det vil sige, at det er nøjagtig de samme oplysninger

som hidtil, der leveres til Sundhedsjournalen. Det vil blandt andet sige:

FMK – det fælles medicinkort (har hele tiden kunnet ses uden forsinkelse)

Sygehusenes journalnotater fra hele Danmark

Prøvesvar fra Patologiafdelingen

Prøvesvar fra Klinisk Biokemisk Afdeling

Prøvesvar fra Klinisk Mikrobiologisk Afdeling

5 Alle dele af det dialogunderstøttende materiale er udarbejdet af bl.a. repræsentanter fra alle fem regioner, herunder klini-

kere og patientrepræsentanter. Liste over arbejdsgruppens medlemmer kan ses på VIS.dk 6 Materialet står i øvrigt til rådighed for også andre relevante aktører, herunder for eksempel med KL.

7 http://vis.dk/node/7694/overblik

8 Hver aften indlæses data fra diverse elektroniske systemer, der leverer data til Sundhedsjournalen. I tilfælde af mange

data kan der opstå kø under denne proces. Det vil sige, at det kan ske, at data må vente med at blive leveret til Sundheds-journalen, indtil at næste dags opdatering foregår.



http://vis.dk/node/7737

http://vis.dk/node/7694/overblik










Prøvesvar fra Klinisk Immunologisk Afdeling

Prøvesvar fra Billeddiagnostisk Afdeling (ikke alle regioner)

Der er lidt forskel fra region til region og fra sygehus til sygehus i forhold til, hvilke data der

leveres til Sundhedsjournalen og hvornår. Der arbejdes aktuelt på at skabe en fælles standard

for de fem regioner.

Hvem gælder ændringen for?

Ændringen gælder for alle patienter9, dvs. både somatiske og psykiatriske specialer. Der er

dog enkelte afdelinger, der ikke leverer data til Sundhedsjournalen. Det er som hidtil muligt at

se data i Sundhedsjournalen fra hele Danmark, på tværs af regionale skel.

Hvilke data kan ikke ses i Sundhedsjournalen?

Journalmateriale i papirform eller scannet materiale

Foreløbige prøvesvar

Notater fra privatpraktiserende læger, speciallæger og private sygehuse

Prøvesvar fra praktiserende læge og speciallæge uploades til Sundhedsjournalen, hvis

prøvestedet leverer data til Sundhedsjournalen.

Er du fortsat i tvivl om indholdet i Sundhedsjournalen?

Hvis du fortsat er i tvivl om, hvad der konkret er tilgængeligt for patienten fra din afde-

ling/enhed/din region, så spørg din nærmeste leder eller alternativt den ansvarlige for Sund-

hedsjournalen i din region.

Regionens systemadministration, der er ansvarlig for Sundhedsjournalen i din region, kan

kontaktes på følgende mailadresse:

Region Hovedstaden: Send mail til [email protected]

Region Midtjylland: Send mail til [email protected]

Region Nordjylland: Send mail til [email protected]

Region Sjælland: Send mail til [email protected]

Region Syddanmark: Send mail til [email protected]

Patientens selvvalgte adgang til egne sundhedsdata

Patienten får som noget nyt mulighed for selv at til- eller fravælge at se prøvesvar og andre

data i Sundhedsjournalen. Dette sikres ved, at sider med data kun vises i Sundhedsjournalen,

når patienten aktivt tilvælger at se dem.

9 Dog alene borgere med NemID, hvilket reelt betyder, at det er borgere, der er fyldt 15 år og har et dansk CPR-nummer,

der kan tilgå deres egen sundhedsjournal elektronisk via sundhed.dk.




Afgivelse af prøvesvar på en hensynsfuld måde

Patienten har krav på at få prøvesvar på en hensynsfuld måde10

. Patientens hurtigere mulig-

hed for adgang til egne sundhedsdata kan stille større krav til dig som sundhedsprofessionel,

når du kommunikerer skriftligt og mundtligt om for eksempel prøvetagning. I princippet skal

lægen gøre det samme som hidtil - nemlig have en god dialog med patienten om undersøgel-

ser og prøver. I praksis skal patienterne nu også forberedes på, at de har adgang til eventuelt

kritiske prøvesvar, før de måske har fået overbragt svaret mundtligt af en læge.

Det kræver tydelig kommunikation om:

Hvilke prøver og undersøgelser, der foretages

Hvorfor prøver og undersøgelser foretages

Hvilke prøver og undersøgelser der ikke foretages (overordnet set)

Hvilken type svar, der er mulige (overordnet set)

Hvordan svar kan tolkes (fx at et ”negativt” svar kan være godt)

Hvornår svaret kan forventes at være tilgængeligt i Sundhedsjournalen

Hvem svarene skal drøftes med og hvornår, hvis der er behov for det

Hvor, hvordan og hvornår patienten skal henvende sig ved spørgsmål til prøvesvar eller

øvrige data

Ansvar for drøftelse af svar med patienten

Ansvaret for at afgive, tolke og handle på prøvesvar er det samme for jer som sundhedspro-

fessionelle som hidtil. Ansvaret for afgivelse og drøftelse af svar med patienten er således

fortsat placeret hos den behandlende læge, alternativt personalet på den behandlingsansvar-

lige afdeling/enhed11

. Det er ikke en opgave, der skal løses i akutsystemet (akuttelefoner og

vagtlægeordninger). I dialogen med patienten er det vigtigt at være opmærksom på:

At patienten kan have læst svaret i Sundhedsjournalen på forhånd

At patienten ikke nødvendigvis har adgang til samme informationer som dig som sund-

hedsprofessionel (fx midlertidige prøvesvar eller svar, der lige er leveret til Sundheds-

journalen, hvor systemet endnu ikke er opdateret)

At patienten kan have læst, men ikke forstået – eller endda misforstået – et prøvesvar.

Det er som hidtil dit ansvar som sundhedsprofessionel at sikre en dialog med patienten, der

medfører, at prøvesvar formidles, så patienten kan forstå det.

I Sundhedslovens § 16, stk. 3 står der således: Informationen skal gives løbende og give en

forståelig fremstilling af sygdommen, undersøgelsen og den påtænkte behandling. Informatio-

nen skal gives på en hensynsfuld måde og være tilpasset modtagerens individuelle forudsæt-

ninger med hensyn til alder, modenhed, erfaring m.v12

.

Ændringens betydning for organiseringen af arbejdet

10

Sundhedslovens §16, stk. 3 11

Se vejledningen om håndtering af parakliniske undersøgelser Vejledning om håndtering af parakliniske undersøgelser 12

Se evt. mere om juridiske forhold i Frequently asked questions (FAQ)



https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=137127



Det skal drøftes lokalt i regi af sygehusledelsen og/eller afdelingsledelsen, hvordan de nye

muligheder kan eller skal påvirke jeres nuværende arbejdsgange.

Ændringen kan for eksempel betyde:

At der kan være behov for dialog om patientens nye mulighed for at se sundhedsdata

under den enkelte konsultation/stuegang.

At nogle patienter ikke vil behøve samme antal besøg i ambulatoriet som hidtil, da de

selv kan se deres prøvesvar.

At der kan være behov for en mere fleksibel tilgang til ambulatorietider inkl. tilpasset

mulighed for telefonisk adgang.

At det ikke længere er nødvendigt i samme omfang at printe journal og prøvesvar til

patienterne.

At personalet kan advisere patienten om, at de eventuelt selv kan se data i deres

sundhedsjournal i stedet for at få en printet journal med hjem.

At der kan være behov for at sikre, at der ikke er forsinkelse på skrivning af journalno-

tater.



1. Datatilsynet afholdt den 20. august 2014 inspektion på Rigshospitalet på

baggrund af tilsynets egen drift-sag om muligt læk af patientoplysninger til Se

og Hør.

Region Hovedstaden har i forbindelse med sagen oplyst nærmere om medar-

bejdernes adgang til oplysninger i visse elektroniske systemer.

Regionens svar rejser problemstillinger, som Datatilsynet finder det mest hen-

sigtsmæssigt at behandle separat fra den oprindelige sag om muligt læk af

patientoplysninger, herunder tilsynets inspektionssag. Med dette brev skal

tilsynet således anmode regionen om en udtalelse særligt vedrørende medar-

bejderes brugeradgange til personoplysninger på regionens hospitaler. Regio-

nens svar vil dog også kunne indgå i Datatilsynets sag om muligt læk af pati-

entoplysninger, herunder tilsynets inspektionssag (tilsynets j.nr. 2014-632-

0095 og j.nr. 2014-622-0011).

2. Datatilsynet har som led i inspektionssagen spurgt nærmere ind til adgan-

gen til personoplysninger i systemerne Nakkefold Booking og GsÅben.

Region Hovedstadens har hertil i sit brev af 15. januar 2015 til Datatilsynet

bl.a. oplyst følgende vedrørende systemet Nakkefold Booking:

”Ja, udover Rigshospitalet så benyttes systemet på Hvidovre, Herlev og Hillerød.

[…]

Ja medarbejdere fra Rigshospitalet kan se oplysninger om bookinger på Hvidovre og

vice versa.”

Regionen har endvidere vedrørende systemet GsÅben (herunder Opus) oplyst:

”Der er p.t. 52389 åbne brugere i GS/OPUS. De har alle som minimum en læsead-

gang, hvilket vil sige, at man kan læse journalen på hele sygehuset, og man kan tilgå

informationer på de andre sygehuse i regionen via ’sygehusbuddies’ og Patientindeks.

For at kunne logge ind i GS/OPUS kræver det, at brugeren først er logget ind via Win-

dows login.

Region Hovedstaden

Kongens Vænge 2

3400 Hillerød

Sendt til: [email protected]

med kopi til: [email protected]

18. juni 2015 Vedrørende adgang til patientoplysninger i regionens elektroniske syste-

mer Datatilsynet Borgergade 28, 5. 1300 København K CVR-nr. 11-88-37-29 Telefon 3319 3200 Fax 3319 3218 E-mail [email protected] www.datatilsynet.dk J.nr. 2015-632-0124 og 2014-622-0011 Sagsbehandler Victoria Maria Ljunggren Direkte 3319 3214

Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelsevedrørende adgang til dataBilag 1 - Side -1 af 3


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

2

[…]

De manuelt indtastede skanningsoplysninger fra Nakkefold Booking, såfremt det er

GS/OPUS det tastes ind i, så kan de også ses af alle der har adgang, med mindre der er

tale om data på en beskyttet afdeling”

2.1. Datatilsynet skal i den forbindelse vedrørende Nakkefold Booking anmo-

de Region Hovedstaden om at oplyse:

om det er rigtigt forstået, at medarbejdere fra Rigshospitalet kan se op-

lysninger om bookinger på hospitalerne i Hvidovre, Herlev og Hille-

rød, og at medarbejdere på hospitalerne i Hvidovre, Herlev og Hille-

rød ligeledes kan se oplysninger om bookinger på Rigshospitalet,

hvilke – herunder hvor mange – medarbejdere på andre hospitaler end

Rigshospitalet, der i Nakkefold Booking har adgang til oplysninger

om bookinger på Rigshospitalet,

hvilket sagligt formål medarbejdere på et hospital i regionen har til op-

lysninger om bookinger på andre hospitaler i regionen.

2.2. Datatilsynet skal vedrørende GsÅben (herunder Opus) anmode Region

Hovedstaden om at oplyse:

om det er rigtig forstået, at alle medarbejdere i regionen som minimum

har læseadgang til alle patientjournaler (og eventuelt øvrige oplysnin-

ger i GsÅben om patienterne) på det sygehus, hvor medarbejderen ar-

bejder, og i så fald

om denne læseadgang omfatter alle oplysninger i patientjournalerne,

herunder om der er forskelle i de forskellige medarbejdergruppers ad-

gange,

hvilke medarbejdere der ikke kun har læseadgang til oplysningerne,

samt hvad disse medarbejdere har adgang til at foretage sig med op-

lysningerne.

Regionen bedes derudover præcisere, hvad der skal forstås ved det anførte

om, at medarbejdere på de andre sygehuse kan tilgå informationer via ’syge-

husbuddies’ og Patientindeks. Det bedes bl.a. oplyst:

hvilke oplysninger, der gives adgang til via ’sygehusbuddies’ og Pati-

entindeks, herunder om der gives adgang til oplysninger om alle pati-

enter på de pågældende sygehuse,

hvilke personalegrupper der har adgang til disse oplysninger, herunder

om der er forskelle i de forskellige personalegruppers adgange,

hvilket sagligt formål medarbejderne har til adgangen.

Datatilsynet skal i den forbindelse også henvise til det i referatet af 18. de-

cember 2014 fra tilsynets inspektion anførte om, at alle sundhedsfaglige med-

arbejdere i regionen i GsÅben som udgangspunkt har adgang til oplysninger

om alle regionens patienter.



3

Endvidere bedes regionen præcisere, hvad der menes med det anførte om, at

de manuelt indtastede skanningsoplysninger fra Nakkefold Booking, såfremt

det er GS/OPUS, det tastes ind i, kan ses af alle der har adgang, medmindre

der er tale om data på en beskyttet afdeling. Det bedes bl.a. oplyst:

om oplysninger fra Nakkefold Booking indtastes i andre systemer end

GsÅben, og

hvad der menes med ”data på en beskyttet afdeling”.

2.3. Regionen bedes desuden redegøre for, med hvilken hjemmel/hvilke hjem-

ler de forskellige personalegrupper har adgang til de forskellige oplysninger

på regionens hospitaler. Det bedes herunder oplyst, om adgangen for nogle

medarbejdere er teknisk begrænset til oplysninger om patienter, der er i be-

handling på samme behandlingsenhed, som den pågældende medarbejder er

tilknyttet, jf. sundhedslovens § 42 a, stk. 2, og stk. 11.

3. Region Hovedstaden har i brevet af 15. januar 2015 oplyst, at der ikke er

opsat nogen arkiveringsfunktion på oplysninger i Nakkefold Booking, og at

det er forskelligt fra hospital til hospital, hvor lang tid oplysningerne gemmes.

Ældst er de på Rigshospitalet, hvor de første oplysninger er fra 2004.

Det følger af persondatalovens § 5, stk. 5, at indsamlede oplysninger ikke må

opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i

et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil

oplysningerne behandles.

Datatilsynet skal anmode Region Hovedstaden om at oplyse, hvad regionen

gør for at sikre, at patientoplysninger slettes i overensstemmelse med person-

datalovens § 5, stk. 5, herunder om der er fastsat interne slettefrister.

Datatilsynet forudsætter i øvrigt, at sletning af oplysninger sker i overens-

stemmelse med sletningsfristen i regionens anmeldelse af ”Patientbehandling

i regionalt regi”. Såfremt sletningsfristen ønskes ændret, skal anmodning her-

om indgives til Datatilsynet.

Svar bedes være Datatilsynet i hænde senest den 14. august 2015.

Med venlig hilsen

Maiken Christensen

Chefkonsulent



Ce

nte

r for It, M

ed

ico

og

Te

lefo

ni R

eg

ion

Ho

ved

sta

den

Ce

nte

r for It, M

ed

ico

og

Te

lefo

ni R

eg

ion

Ho

ved

sta

den

Region Hovedstaden

Center for It, Medico og Telefoni

Overordnet status på

drift og udvikling –

orientering fra CIMT August 2015

Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fraCIMTBilag 1 - Side -1 af 16


2

Indholdsfortegnelse

1 CIMT SERVICEDESK ...................................................................................... 3

1.1 Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk ..................... 3

1.2 Straksafklaringer og svartid inden for 5 min i CIMT Servicedesk .................. 4

1.3 Antal indkomne og lukkede sager .................................................................... 5

2 SYSTEMDRIFT OG -SUPPORT ...................................................................... 6

2.1 Systemsvartider ................................................................................................ 7

2.2 Håndteringen af telefoniske henvendelser i Klinisk Servicedesk.................... 8

3 STØRRE AKTIVITETER ................................................................................. 9

3.1 Tværregionale projekter ................................................................................... 9

3.2 Projekter i CIMT og Region Hovedstaden .................................................... 10

4 BAGGRUND ................................................................................................... 16

Dette er 12. afrapportering vedrørende udviklingen i systemdriften,

sagshåndteringen, væsentligste aktiviteter samt driftsforbedrende tiltag

og udviklingstiltag for Center for It, Medico og Telefoni i Region

Hovedstaden.

Vores vigtigste opgave er at sikre sammenhængende og stabile it-

systemer, medicoteknisk udstyr og telefonisystemer til Region

Hovedstadens ansatte og derved sikre gode forudsætninger for en

højere kvalitet og effektivitet i patientbehandlingen.

Direktionen i CIMT



3

1 CIMT SERVICEDESK

CIMT Servicedesk er den centrale indgang for brugerhenvendelser og det er via denne, at størstedelen af

sagerne håndteres. Den fælles CIMT Servicedesk sikrer en forbedret og ensartet service af brugerne i

regionen. Via den fælles CIMT Servicedesk kan brugerne trykke sig videre og blive stillet om til enten

Servicedesk, som håndterer generelle it-problemer, eller Klinisk Servicedesk, der håndterer spørgsmål

vedrørende brugen af de kliniske it-systemer (OPUS/GS, EPM, ORBIT og MIRSK) (se afsnit 2.2.).

Hver gang en bruger kontakter CIMT, oprettes en sag, uanset om sagen løses øjeblikkeligt eller kræver

yderligere sagsbehandling. En sag kan være et incident, hvor brugeren oplever fejlende eller manglende it-

service, eller service requests, hvor brugerne anmoder om ex. opsætning af en computer eller installation af

et program. En sag bliver først betragtet som lukket, når den er løst tilfredsstillende for brugeren, da der tages

højde for en periode på 7 dage, hvori brugeren kan klage, såfremt de ikke er tilfredse med sagens afslutning.

1.1 Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk

Henvendelser til Servicedesken kan ske enten telefonisk eller gennem vores selvbetjeningsportal, CIMT

Service. Størstedelen af henvendelserne til CIMT Servicedesk sker telefonisk. I juli udgjorde de telefoniske

henvendelser således ca. 86 % af alle henvendelserne.

Grafen nedenfor viser antallet af henvendelser til CIMT Servicedesk (blå), den gennemsnitlige ventetid (rød)

samt hvor mange afbrudte opkald der er (lilla).

I maj og juni har efterspørgslen ligget konstant på ca. 30.000 henvendelser, men falder betydeligt ved

sommerferiens start. Udsvingene på denne graf følger dermed sæsonbetonede udsving. Den gennemsnitlige

ventetid var høj i maj på grund af sygdom og følgende underbemanding i servicedesken. Samtidig var der en

række projekter, herunder sammenlægningen af Herlev og Gentofte hospital, samt periodiske udfordringer

21.064

26.173 25.525

28.038 26.647

31733

26145

31426

28483 30243 30169

20852

2.092 1.742 2.553

3.399 3.755 4261 2865

4752 4127 5579

3056 1012

01:43

01:16

01:52

02:23

02:45 02:44

02:17

03:24

03:02

04:24

01:58

00:56

00:00

00:43

01:26

02:10

02:53

03:36

04:19

05:02

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

35.000

aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul

Aks

eti

tel

Håndtering af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk 2014-2015

præsenterede opkald Antal afbrudte opkald Gennemsnitlig ventetid



4

med netværk. Dette har medført enkelte dage i maj med usædvanlig mange henvendelser til servicedesken og

deraf meget længere svartid på de dage. Det er årsagen til, at den gennemsnitlige ventetid var højere i maj

end juni på trods af, at der set over de to måneder var samme antal henvendelser.

Udviklingen i antallet af afbrudte opkald svinger med nogenlunde samme frekvens som de to andre kurver,

hvilket indikerer, at man endnu ikke er helt nede på det ”naturlige leje”1 for antal afbrudte opkald.

1.2 Straksafklaringer og svartid inden for 5 min i CIMT Servicedesk

Tabellen viser i hvilken grad CIMT Servicedesk overholder servicemål for svartider (blå) og

straksafklaringer (rød). Begge mål stammer fra serviceaftalen, der beskriver det aftalte serviceniveau. En

straksafklaring betyder, at brugeren får løst sin sag over telefonen ved første kontakt. Det er en målsætning

for CIMT, at minimum 60 % af alle henvendelser straksafklares (rød stiplet linje). Der er ligeledes et

servicemål for svartider, hvor målsætningen er, at 80 % af brugerne maksimalt må vente i fem minutter, før

de kommer igennem til en medarbejder (blå stiplet linje).

Siden sidste rapport, har SLA-opfyldelsen på opkald besvaret inden for 5 minutter været varierende. I maj

har man ikke levet op til SLA-målene på 80 %.jf. ovenstående. Andelen af besvarede opkald har været over

SLA i både juni og juli og ligger på det højeste niveau vi har målt i år.

Straksafklaringer har siden november ligget stabilt over SLA. Således får mere end 80 % af alle brugere løst

deres sag ved første telefoniske kontakt.

1 Det ”naturlige leje” for antal afbrudte opkald er det niveau, hvor det ikke længere er muligt at reducere antallet ved at

forbedre service eller øge ressourcerne. Når det ikke er muligt at komme helt ned på 0 % uafbrudte opkald så skyldes

det, at der altid vil være nogle brugere som enten bliver nødt til at lægge på før de når igennem eller som får løst deres

sag på anden vis mens de sidder med røret. Det kan fx være ved at de selv husker løsningen eller at en kollega hjælper

dem.

82% 80%

78%

83%

72% 73%

67%

85%

95%

84%

82%

81%

81%

84% 82% 83%

80%

81%

50%

55%

60%

65%

70%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

november december januar februar marts april maj juni juli

Straksafklaringer og antal besvaret inden for 5 min

SLA for svartid

Besvaret inden for 5 min.

SLA for straksafklarede

straksafklarede



5

1.3 Antal indkomne og lukkede sager

Den røde og grønne graf nedenfor viser omfang og tendens i mængden af hhv. indkomne og lukkede sager.

Den giver dermed et indtryk af det flow af sager, der er igennem CIMT og dækker både sager, der modtages

telefonisk, samt sager som oprettes igennem selvbetjeningsløsningen.

Den blå graf viser hvor stor en procentdel af de sager, som ikke løses ved første telefoniske kontakt, der løses

inden for de aftalte serviceniveauer (SLA). Hvis sagen ikke kan løses ved første henvendelse, bliver sagens

kritikalitet vurderet og den sendes til en sagsbehandler med den nødvendige faglighed. Der gælder

forskellige servicemål for kritikalitetsniveauerne. Sager med høj kritikalitet skal selvsagt håndteres hurtigere

(inden for tre dage) end sager med medium eller normal kritikalitet (hhv. fem og ti dage).

Siden den sidste rapportering i april, har der været store udsving i både antal indkomne og lukkede sager.

Den varierende sagsmængde kan i høj grad tilskrives sommerferien. Sagsløsningsgraden var , lav i maj på

baggrund af både sygdom samt øget belastning fra bl.a. hospitalssammenlægningerne, men har siden

bevæget sig i positiv retning. Tendensen er, at mængden af lukkede sager tilsvarer antallet af indkomne

sager.

Sagsløsningsgraden ligger dog under det fastsatte SLA-niveau der definerer, at 90 % af de ikke-

straksafklarede sager skal løses jævnfør kritikalitet og relaterede servicemål.

For at sikre en løbende forbedring og udvikling af de brugerrettede services, og bibeholde det høje niveau,

har CIMT bl.a. implementeret driftmålstyring, hvor alle organisatoriske enheder løbende følger op på den

aktuelle driftssituation. Dette sikrer et konstant fokus på antallet af både indkomne og lukkede sager.

31265 31102 30742

28327

35661

30746

34753

30255

31233

34357

25153

37316

30473 30550

27383

34304

31089

34129

29502

30980

34386

25776

80%

92%

89%

87% 86%

87%

91%

87%

78%

81%

85%

70%

75%

80%

85%

90%

95%

15000

20000

25000

30000

35000

40000

sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15

Antal indkomne og lukkede sager 2014-2015

antal indkomne antal lukkede Sager løst inden for SLA



6

2 SYSTEMDRIFT OG -SUPPORT

Systemdriften er en samlebetegnelse for drift og support af de kritiske systemer. På nuværende tidspunkt

drifter og supporterer CIMT en stor systemportefølje. Af disse er 12 af dem kategoriseret som kritiske. Dette

indebærer bl.a., at de indgår i Serviceaftalen, hvori der er fastlagt konkrete aftaler om supportniveau og

systemernes tilgængelighed. CIMT arbejder løbende for at udvide og forbedre målingerne på systemerne

med henblik på at sikre den bedst mulige brugeroplevelse. Der er pt. systematiske målinger på nedenstående

kritiske systemer:

System Beskrivelse

Orbit Regionens operationsplanlægningssystem til booking, aflysninger, afvikling,

ressourcestyring m.m.

Labka II Laboratorieinformationssystemer, der anvendes af klinisk-biokemiske afdelinger samt til

rekvisition af og søgning på laboratoriesvar i regionen.

Blodinfo II System til bestilling af blodprodukter til brug i behandling af patienter – ex. plasma.

Patologi Laboratorieinformationssystem til rekvisition og svar på histologiske og cytologiske

analyser.

Web 1000 Anvendes til at se billeder i røntgensystemet RIS/PACS.

GS (grønt

system)

Patientadministrativt system, der sammen med OPUS anvendes til registrering af patientens

forløb fra henvisning til afslutning.

WWBakt Webbaseret overbygning til det mikrobiologiske laboratoriesystem ADBakt, der giver

rekvirenten adgang til at søge på prøvesvar, printe prøvesvar m.m.

EPM3 Elektronisk Patient Medicinering, et it-værktøj, der anvendes på alle regionens hospitaler til

dokumentation og aflæsning af patienters medicineringsstatus

Opus notat Et modul i Opus arbejdsplads, der bruges til at skrive notat til patientkontakter

Mail/kalender System til at sende og modtage e-mails samt organisere kalender og kontaktpersoner



7

2.1 Systemsvartider

Nedenstående tal fra CIMT’s monitoreringssystem viser, hvor godt de kritiske systemer håndterer

efterspørgsler fra brugerne. Tallene er aggregerede tal, der udtrykker et gennemsnit af den procentvise

overholdelse af de tidsgrænser, der er sat for forskellige typer handlinger på tværs af hospitalerne i Region

Hovedstaden. Herunder er det eksempelvis defineret, at et login på et system maksimalt må tage 15

sekunder. En søgning derimod, må ikke tage mere end 3 sekunder. En værdi på 100 udtrykker, at systemet i

alle tilfælde på tværs af alle lokationerne håndterede en given handling indenfor den fastsatte tærskelværdi

(for uddybende information – se kapitel 4).

Orbit Labka II Blod-info

2 Patologi via Opus

Web GS WWBakt EPM3

Opus Notat

Mail/ Kalender 1000

SLA 99,80% 99,80% 99,40% 99,00% 99,00% 99,40% 98,50% 99,80% 99,40% 99,40%

Januar 94,30% 99,80% 99,40% 99,70% 98,70% 100,00% 100,00% 99,10% 99,00% 76,40%

Februar 94,00% 99,80% 99,70% 100,00% 97,80% 100,00% 100,00% 98,80% 97,30% 82,90%

Marts 93,00% 99,95% 98,62% 100,00% 98,14% 100,00% 100,00% 98,24% 99,49% 85,44%

April 92,28% 99,91% 95,08% 100,00% 98,91% 99,99% 100,00% 97,21% 99,63% 88,29%

Maj 99,99% 99,79% 95,77% 100,00% 99,02% 100,00% 99,95% 98,18% 99,66% 98,09%

Juni 100,00% 99,92% 95,61% 100,00% 99,01% 99,17% 100,00% 98,54% 99,50% 97,39%

Juli 100,00% ingen data2 95,01% 99,99% 99,25% 99,99% 100,00% 99,06% 99,64% 91,03%

Der kan overordnet måles en positiv tendens.

Dog viser målingen på den webbaserede mail/kalender et fald i performance. Det skal påpeges, at denne

måling dækker den webbaserede mail/kalender, men ikke de outlook-klienter, der anvendes hyppigst og hvor

CIMT netop har afsluttet en omfattende opgradering (se kapital 3). Der pågår et arbejde med at udvide

overvågningen, så hele exchange-miljøet dækkes. Det kan allerede nu konstateres, at en tilfredsstillende

performance er genoprettet i august.

På Blodinfo 2 har performance været faldende i maj, juni og juli, hvilket skyldes problemer med en lokalitet,

Frederikssund. På de øvrige lokaliteter har svartiderne været over SLA.

På RIS/PACS-området anvendes en række forskellige systemer, hvoraf det kun er web1000, der anvendes på

de klinisk rekvirerende afdelinger, som indgår i svartidsrapporten ovenfor. De øvrige systemer anvendes

primært af de billedproducerende afdelinger. Flere af disse, herunder WEB 1000, er forældede og giver

derfor nogle udfordringer. Dette er en af de væsentligste årsager til at der gennemføres et projekt i Region

Hovedstaden med implementering af nyt RIS/PACS-system på tværs af alle regionens hospitaler. Status for

dette fremgår af kapitel 3.

2 Målingen på LabkaII er blevet sat i bero på midlertidig basis, da målingen påvirkede systemdriften negativt. En

løsning forventes at være på plads i løbet af efteråret.



8

2.2 Håndteringen af telefoniske henvendelser i Klinisk Servicedesk

Figurerne nedenfor viser udviklingen i de telefoniske henvendelser til Klinisk Servicedesk, der har åbent i

hverdage mellem 8-16 (fredag 8-15) og håndterer henvendelser vedrørende de kliniske systemer: GS

Åben/OPUS, EPM3, Orbit og Mirsk. Graferne viser antallet af indkomne opkald (blå) og antallet af afbrudte

opkald (lilla).

Mængden af opkald til klinisk Servicedesk i 2015 udviser en betydelig variation, hvor der i juni var det

højeste antal henvendelser i næsten to år. Den kliniske Servicedesk virker i mindre grad til at være påvirket

af sæsonudsving end CIMT Servicedesk. Dette afspejler sig også i den høje SLA-overholdelse (rød linje)

nedenfor.

3.003 2.802

4304 4262

3822

3513

4137 4102 3902

3247

3749

4417

3132

383 269 445 467 380 315 367 410 307 259 316

460 208

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

5.000

jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj jun jul

Håndtering af opkald i Klinisk Programhjælp 2014-2015

præsenterede opkald Antal afbrudte opkald

87%

89%

86% 85%

90% 91%

85%

90%

93%

70%

75%

80%

85%

90%

95%

nov dec jan feb mar apr maj jun jul

SLA-overholdelse i Klinisk Servicedesk

SLA - 80 % inden for 5 min Andel besvaret inden for 5 min



9

3 STØRRE AKTIVITETER

3.1 Tværregionale projekter

SUNDHEDSPLATFORMEN

Hovedformålet er at samle oplysninger om

patienten i én elektronisk journal. Det

skaber overblik og høj sikkerhed for

patienter og sundhedspersonale i

Østdanmarks hospitalsvæsen.

Dette giver mere sikre og

sammenhængende behandlingsforløb.

Samtidig bliver det lettere for patienten at

følge med i og spille en aktiv rolle i egen

behandling. Derudover erstatter

Sundhedsplatformen mere end 30 it-

systemer og giver sundhedspersonalet

mere tid til at fokusere på patienten og den

høje faglige kvalitet. Endelig understøtter

Sundhedsplatformen den papirløse

arbejdsgang på hospitalerne og giver

større sammenhæng og bedre planlægning

af patientens behandlingsforløb

Arbejdet med at implementere en ny fælles Sundhedsplatform for

Region Hovedstaden og Region Sjælland startede i maj 2014 og

forventes afsluttet ultimo 2017 med udrulning af

Sundhedsplatformen på alle hospitaler og sygehuse i hele

Østdanmark.

Sundhedsplatformen er på plan i forhold til Go-live i 2016. Der

sker løbende justeringer af de mere detaljerede tidsplaner for de

enkelte projekter frem mod denne dato.

Sundhedsplatformen er i fase 3, som er ’Build-fasen’, hvilket

blandt andet betyder at det kliniske indhold og de nye

arbejdsgange opsættes i systemet. Omfanget af dette arbejdet har

betydet mindre justeringer i tidsplanen som dog ikke har betydning

for Go-live tidpunktet som fortsat afholdes på Herlev og Gentofte

hospital i maj 2016. I fase 3 er arbejdet vedrørende klargøring af

Herlev og Gentofte Hospital samt Rigshospitalet tillige påbegyndt

som planlagt.

Programmet for Sundhedsplatformen er i gang med at planlægge

overgangen til fase 4 som forventes medio september. Fase 4

forløber frem til Go-live i maj 2016 og aktiviteterne i denne fase

består hovedsagligt af færdiggørelse af systemopsætning, test,

uddannelse og planlægning af Go-live.

EGENLEVERANCEPROGRAMMET

Programmet skal sikre, at en række

forudsætninger for Sundhedsplatformen

(SP) er etableret forud for go live i maj

2016.

Der er etableret 11 egenleveranceprojekter/opgaver. De er

organiseret i et samlet program (Egenleveranceprogrammet), og

der er klarhed over det linjemæssige ansvar.

På nuværende tidspunkt er projekterne i kontrol og har fornuftig

fremdrift.

Der er 7 af egenleverancerne der er i planlægnings- og

scopingsfasen. For at sikre den fortsatte fremdrift, er der allokeret

betydelige interne og eksterne ressourcer til opgaven. Endelig er

der 2 af de 7 projekter hvor behovene er under uddybning i

Sundhedsplatformen.

Egenleverancerne skal være endeligt i drift maj 2016 med intern

deadline til SP test 17. januar 2016.

PRÆHOSPITAL

PATIENTJOURNAL (PPJ)

Hovedformålet er at erstatte den

nuværende præhospitale papirjournal med

Projektet følger tidsplanen.

Projektet er opdelt i to faser. I fase 1 skal den elektroniske journal

implementeres i alle ambulancer, akutlægebiler og sygetransporter.

I fase 2 skal den elektroniske journal integreres med



10

3.2 Projekter i CIMT og Region Hovedstaden EKG

Projektet skal konsolidere det eksisterende

sortiment af systemer til at måle EKG ved

at etablere en fællesregional digital

løsning, der i højere grad end de

eksisterende løsninger understøtter

kommunikation af data på tværs.

Projektet er tidligere blevet ca. 14 uger forsinket på grund af

afklaring af datacenter løsning.

Projektet har, på trods af forsinkelsen, kunnet gennemføre

hovedleverancerne for 1. halvår af 2015. Dette indebærer

migrering af data, igangsættelse af integration mod EPIC

(Sundhedsplatformen) samt planlægning af evaluering

Derudover er der i forberedelsen af pilot samt idriftsættelse

afsendt implementeringsaftaler til hospitalerne og samarbejdet

mellem medarbejdere hos hhv. CIMT og hospitalerne er startet.

Projektet forventes fortsat at være færdigt december 2015.

MARS

Systemet skal sikre mulighed for en effektiv

og ensartet registrering af medicoteknisk

apparatur og tilhørende aktiviteter.

Projektet følger tidsplanen

Den 1. august blev ansøgnings - og anskaffelsesmodulet idriftsat i

hele regionen. Det vil sige, at alle 2016-ansøgninger angående

en elektronisk journal, herunder at

installere det nødvendige udstyr i

ambulancer og akutlægebiler.

Projektet er et samarbejde mellem de fem

regioner og CSC ScandiHealth, der er

hovedleverandør.

regionsspecifikke kliniske systemer - herunder

Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden.

Region Hovedstaden, der var udpeget til pilotmyndighed, gik i fuld

drift d. 9 marts 2015. Anvendelse af PPJ i sygetransporter er dog

på grund af systemmæssige udfordringer udskudt indtil videre.

Systemforvaltningen af systemet er besluttet placeret i Region

Nordjylland, og overdragelse fra projekt til systemforvaltning er i

gang. Sideløbende hermed implementeres i projektregi en række

optimeringer.

PRAKSYS

Projektet skal, i samarbejde med CSC

Scandihealth, levere en fælles it-platform,

der skal understøtte arbejdsgangene og

administrationen af praksissektoren i

samtlige regioner og kommuner.

Projektet er i gang med konstruktionsfasen, og implementering er

planlagt til at påbegynde i den første region den 1. januar 2016.

Imidlertid kan der forventes en forsinkelse på tre måneder i

konstruktionsfasen, som kan påvirke implementeringsdatoen. Pt. er

det ikke muligt at vurdere den potentielle samlede forsinkelse som

følge af dette.

Der arbejdes med flere metoder for at minimere konsekvenserne af

forsinkelserne. Der er fortsat et konstruktivt samarbejde med

leverandøren omkring en revideret tidsplan med henblik på at

minimere forsinkelse samt at undgå væsentlige merudgifter i

forhold til det oprindelige budget.



11

Fokus for MARS-projektet er at få

implementeret

ansøgnings/anskaffelsesmodulet Medusa på

samtlige hospitaler i regionen. Formålet

med modulet er at håndtere ansøgninger

om medicoteknisk udstyr fra hospitalerne

Systemet skal overordnet give mulighed for

opfølgning på alt medicoteknisk udstyr og

dermed danne basis for den daglige

support i forbindelse med vedligeholdelse

og rekvirering af reservedele. Endvidere

skal projektet sikre en systematiseret

arbejdsgang for håndtering af ansøgninger

og anskaffelse af medicoteknisk udstyr..

medicoteknisk udstyr vil blive indført og behandlet i Medusa på

samtlige virksomheder.

Ansøgningerne behandles i forbindelse med

apparaturudvalgsmøderne og behandles regionalt fra september til

december 2015.

Projektet forventes at være færdigt december 2015.

NETVÆRKSPROGRAMMET

Opgradering af LAN og WLAN

gennemføres over en årrække på alle

regionens adresser. Opgraderingen sker

gennem omfattende udskiftning af

hardware.

Endvidere vil programmet på det trådløse

netværk opgradere, udvide og renovere

dækningen og kapaciteten.

Programmets leverancer skal planlægges i

forhold til Sundhedsplatformens

udrulningsplan på de forskellige lokationer

i regionen.

Netværksprogrammet følger tidsplanen.

De eksisterende projekter, Konsolidering af det trådede netværk

(LAN) og opgradering af trådløst netværk (WLAN), er blevet slået

sammen i netværksprogrammet. Dette er med til at sikre en mere

effektiv udnyttelse af ressourcer ift. til de opgraderingsopgaver, der

før lå i de enkelte projekter.

På baggrund af skærpede budgetmæssige krav, er udrulningen af

LAN-konsolidering blevet tilrettelagt med henblik på at sikre den

bedst mulige platform for implementeringen af

Sundhedsplatformen.

Scope for netværksprogrammet i 2015 er i juni blev udvidet med

WLAN stabiliseringsleverancer for Bispebjerg Hospital,

Rigshospitalet, Hvidovre Hospital samt fremrykke idriftsætning af

det nye WLAN på Herlev hospital for bygningerne Sengetårnet og

Behandlingsbygningen. Udvidelsen af scope for 2015 sker for at

imødekomme Sundhedsplatformens udrulningsplan.

Programmet forventer at have WLAN 75 % færdigt på Herlev

Hospital ved udgangen af 2015. Ligeledes forventes 50 % af

WLAN på hhv. Rigshospitalet og Bispebjerg Hospital at være

færdigt.

Projektet forventer ligeledes ultimo 2015, at blive færdig med LAN

på Glostrup hospital, samt at have nået størstedelen af

opgraderingen på hhv. Herlev Hospitalet, Bispebjerg Hospital,

Psykiatrien og Den Sociale Virksomhed.



12

NETVÆRKSPROGRAMMET –

TELEFONISTABILISERING

Projektet skal skabe øget stabilitet i et

telefonisystem, der håndterer ca. 15.000

telefoner, via konsolidering og

modernisering af komponenter.

Forudsætning for at der kan opgraderes

er, at omstillingerne på Gentofte Hospital,

Herlev Hospital, Glostrup Hospital og

Hvidovre Hospital flyttes til en fælles

omstillingsløsning.

Projektet er gennemført og afsluttet den 30. juni 2015.

Det nye telefon-omstillingssystem, CMG-NOW, er idriftsat på

CIMT, Herlev Hospital, Glostrup Hospital, Hvidovre Hospital og

Gentofte Hospital, Regionsgården og senest på Nordsjællands

Hospital. Der er idriftsat 7 nye omstillinger bestående af 37

omstillingsborde – alt gennemført i løbet af 1. halvår 2015.

Idriftsættelse af telefonisystemet blev gennemført den 25. april

2015. Der er udtrykt stor ros til CIMT for kommunikation og

information.

Der føres en tæt dialog med de berørte hospitaler og virksomheder,

med henblik på at sikre en hurtig håndtering af eventuelle fejl.

CAPTIA

Hovedformålet med projektet er

forenkling, modernisering, bedre drift og

forberedelse til fremtidigt samlet ESDH

udbud. Dette gøres ved at samle de

eksisterende Captia-løsninger, samt en

delmængede af de resterende EDSH

systemer i et nyt og moderne ESDH

system, Workzone.

Workzone bruges til arkivering og styring

af sagsdokumenter, blandt andet i

forbindelse med borgehenvendelser,

aktindsigter, klager, miljøsager og generel

lovpligtig dokument arkivering.

Med den nye løsning forventes bedre

økonomi, simplere drift og øget kapacitet.

Projektet har fået godkendt ny tidsplan der i forhold til sidstestatus

forsinker projektet med to måneder. Projektet forventes afsluttet

medio december.

Grunden til forsinkelsen skyldes tekniske udfordringer med

etablering af servermiljøerne samt fejl i overførelsen af data i

forbindelsen med hjemtagning af data fra den eksterne leverandør.

Projektet er nu i implementeringsfase og har netop succesfuldt

overført det første dataload fra Regionsgårdens Captia database.

Yderligere er alle servere oppe at køre og klar til at blive testet og

driftssat inde for den kommende periode.

Implementeringsaftaler er fremsendt til direktionerne.

I den kommende periode vil fokus ligge på planlægning af

undervisning, test samt konfigurering af Workzone.

EXCHANGE

Mail og kalender er et af de systemer, der

medfører flest supportsager. Det er

estimeret at ca. 35 % af disse, skyldes

lange svartider for brugerne og

manglende driftsstabilitet.

Løsningen består bl.a. af en migreringen

af brugerne i Region Hovedstaden til en

ny platform, der skal sikre bedre

systemsvartider og den fornødne

driftsstabilitet.

Projektet er gennemført og er under afslutning

CIMT har pr. august 2015 opgraderet regionens mail og kalender

system til nyeste version (Exchange 2013).

Det betyder, at brugerne vil opleve at deres mail - og

kalenderfunktionalitet er blevet stabil og at applikationen fungerer

hurtigere end tidligere.

Selve Outlook-applikationen er den samme som før, mens den

webbaserede (webmail) version er opgraderet fra v. 2010 til v.

2013.

Regionen har med projektet etableret sin mail- og

kalenderfunktionalitet på nyeste version, baseret på en



13

understøttende IT-infrastruktur, der sikrer området et

kapacitetsmæssigt overskud og dermed et tidssvarende mail- og

kalendersystem nogle år frem.

Således er der overført 80.000 postkasser fra 2010-platformen til

den ny 2013-platform. Der er etableret en ”up to date” infrastruktur

under systemet, hvorfor der nu er tilstrækkelig kapacitet til at sikre

en stabil og sikker mail- og kalenderservice for regionens brugere.

Projektet er blevet gennemført uden større gene for brugerne.

WINDOWS 7 Windows 7 projektet opgraderer alle

nuværende pc’er fra Windows XP til

Windows 7 og sikrer dermed en øget

sikkerhed og stabilitet for IT systemerne.

Region Hovedstaden er ved at opgradere

alle regionens pc’ere til Windows 7. Der

er tale om et omfattende projekt, som også

realiserer regionens desktopstrategi og

delvist printstrategien. Efter projektet er

tilendebragt, vil der være et langt bedre

overblik over regionens pc’ere, printere

og applikationer. Hertil kommer, at der vil

være højere it-sikkerhed, bedre kontrol

over applikationsporteføljen og større

brugervenlighed.

Projektet følger planen

It- og Afbureaukratiseringsudvalget fik den 24. februar forelagt en

plan for den resterende del af opgraderingerne.

Planen indebærer, at alle de ”almindelige” pc’ere vil være

opgraderet med udgangen af september måned 2015, mens kritiske

og specielle pc’ere vil være afsluttet i januar måned 2016

Der er medio august måned opgraderet i alt ca. 34.600 pc’ere.

OMLÆGNING AF REGION HOVEDSTADEN ELEKTIVE LABORATORIUM (RHEL)

Projektet udspringer af budgetaftalen for

2015 og blev besluttet af Regionsrådet 23.

september 2014. Hovedformålet er at

samordne den klinisk biokemiske

laboratoriebetjening af praksisområdet

både organisatorisk og fysisk.

Beslutningen indebærer bl.a., at Region

Hovedstadens Elektive Laboratorium

nedlægges, og laboratorie- og

analysefunktionen fremover varetages af

hospitalernes laboratorier og fordeles

svarende til de medicinske

optageområder.

RHEL anvender laboratoriesystemet

Projektet følger tidsplanen.

Projektet kræver en række IT-tilpasninger til bl.a.

laboratoriesystemet Labka, som anvendes af hospitalerne. Det

betyder, at en række systemer skal omlægges til Region

Hovedstaden, hvilket betyder at både data og servere skal flyttes.

RHEL’s ni blodprøvetagningssteder skal have omlagt deres IT til

Region Hovedstadens netværk og systemer. Medicoudstyr skal

flyttes, og det skal sikres, at udstyret virker på de nye lokationer,

og endelig skal flytningen af alle RHEL’s medarbejdere

understøttes på de nye lokationer.

Styregruppen for RHEL-omlægningen godkendte den 23. juni IT-

programmets forslag til løsningsbeskrivelse for IT-omlægningen af

RHEL. Herefter har projektet igangsat udarbejdelsen af

specifikationer og krav samt bestilling af løsninger hos diverse

leverandører af bl.a. flytning af infrastruktur som netværk, telefoni

mv. samt udvikling af forskellige systemer herunder



14

NetLab samt en række andre systemer med

integrationer hertil, mens regionens

øvrige laboratorier anvender LABKAII.

Omlægningen indebærer, at der fremover

skal anvendes ét laboratoriesystem i

regionen

Omlægningen skal ske med virkning fra 1.

januar 2016.

laboratoriesystemet Labka, rekvireringssystemet Webreq, EKG-

løsning, logistik og kvalitetssystemer mv.

Projektet forventes færdigt, så hospitalernes laboratoriebetjening af

praksissektoren kan træde i kraft per 1. januar 2016.

HOSPITALSSAMMENLÆGNINGER 2015

Baggrunden for sammenlægningen er krav

til opdaterede organisationsstrukturer før

opsætning af Sundhedsplatformen.

Dette har indvirkning på hospitalets it-

brugere og alle it-systemerne. Herudover

bliver patientdata og indlagte patienter

flyttet til den ny samlet hospitalsstruktur

Hospitalerne vurderer, at

sammenlægningerne vil skabe en mere

entydig hospitalsstruktur i Region

Hovedstaden, bedre fordeling af patienter

og bedre patientforløb samt bedre

forskningsmiljø og endelig: Fokus og

Forenkling i en stærk og effektiv

organisation.

Projektet overholder tidsplanen, og den 1. sammenlægning af

Herlev og Gentofte Hospital er gennemført efter planen og til

tiden.

De nye hospitalsnavne og datoer for sammenlægningerne er:

1. Herlev og Gentofte Hospital blev sammenlagt d. 8.-10. maj

2015

2. Rigshospitalet, d. 4.-6. september 2015 (kaldenavnet bliver

Rigshospitalet Blegdamsvej og Rigshospitalet Glostrup)

3. Glostrup Medicinsk afdeling under HVH, d. 4.-6.

september 2015

4. Amager og Hvidovre Hospital, d. 4.-6. december 2015

Projektet forventes afsluttet i 2015.

RIS/PACS Projektet skal skabe et hurtigere og mere

stabilt billeddiagnosticeringssystem via en

konsolidering af Region Hovedstadens

eksisterende RIS/PACS-miljøer til et fælles

system.

RIS/PACS anvendes til lagring og visning

af billeddiagnostisk materiale – bl.a.

røntgenundersøgelser.

Projektet holder sig inden for de økonomiske rammer, men er

udfordret på fremdriften på grund af udfordringer med den

tekniske løsning.

Der er derfor over sommeren arbejdet intensivt på at forbedre

driftsstabiliteten af systemet med fokus på at sikre stabil drift på

Amager Hospital. Endvidere har både CIMT, leverandør samt

hospitalerne prioriteret flere ressourcer til projektet med henblik på

at sikre den fornødne driftsstabilitet inden systemet idriftsættes på

øvrige hospitaler.

En vigtig aktivitet i den forbindelse er, at der er blevet arbejdet

med opsætning af automatiserede målinger af svartider og oppetid,

så systemets ydelse kan monitoreres løbende.

Forberedelserne af implementeringen på Amager og Hvidovre



15

Hospital går som planlagt og der tilbydes løbende undervisning i

systemets funktioner. RIS/PACS forventes idriftsat på Amager og

Hvidovre Hospital medio september.



16

4 BAGGRUND

@ 1.1 Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk

Servicedesken er CIMT’s primære kontaktflade til brugerne og modtager hver uge flere tusinde opkald.

Figuren viser udviklingen i nøgletal for CIMT Servicedesk.

@ 1.2 Straksafklaringer og svartider

Målet for hvor stor en andel af opkaldene som skal besvares inden for fem minutter er blevet hævet til 80 % i

det nye servicekatalog. Da det er en meget stor del af alle henvendelser, som foregår telefonisk, er dette et

centralt mål for brugernes oplevede service.

Straksafklaringerne er ligeledes af stor betydning. En straksafklaring betyder, at en sag løses ved første

kontakt. Dette er en vigtig forudsætning for, at brugerne hurtigst muligt kan komme videre i deres daglige

virke. Målsætningen er i det nye servicekatalog ændret til, at minimum 60 % af alle sager løses ved første

kontakt.

@1.3 Antal indkomne og lukkede sager

Figuren viser det samlede antal registrerede sager (rød graf), der håndteres af CIMT og eksterne

leverandører. I forbindelse med en henvendelse, både telefoniske og via serviceportalen på intranettet,

registreres en sag i overensstemmelse med sagens kritikalitet. Henvendelsen prioriteres ud fra bl.a.

henvendelsens art/emne, antal berørte brugere og risikoen for fx patientsikkerhed eller produktionsstop.

Henvendelsen kategoriseres derefter som Kritisk, Høj, Medium eller Normal.

Udover antal registrerede sager, så viser figuren også antallet af sager som er lukket (dvs. løst) i den givne

periode, samt hvor stor en andel af de sager, som ikke løses ved første kontakt, der løses indenfor de aftalte

tidsrum. SLA står for Service-level-agreement. Hvis sagen ikke kan løses ved første henvendelse, bliver

sagens kritikalitet vurderet og den sendes til en sagsbehandler med den nødvendige faglighed. Der gælder

forskellige servicemål for kritikalitetsniveauerne. Sager med høj kritikalitet skal selvsagt håndteres hurtigere

(inden for tre dage) end sager med medium eller normal kritikalitet (hhv. fem og ti dage).

@2.1 Systemsvartider

Systemsvartiderne på de kritiske systemer udgør pt. den mest direkte måling af brugernes oplevelse af

systemernes performance. På nuværende tidspunkt er der målinger på samtlige kritiske systemer undtagen

Mirsk. Målingerne foretages i et krydsfelt på de enkelte virksomheder og vil derfor være afhængige af en

række lokale forhold (kabling, netværksudstyr, gamle pc’er mv.).

Målingerne er udtryk for, hvor lang tid diverse handlinger tager – ex. tiden fra en søgning påbegyndes til

resultaterne præsenteres. Der er opsat tærskelværdier for de forskellige typer handlinger, hvor der skelnes

mellem datatunge handlinger (15 sek.) og standardhandlinger (3 sek.).

@2.2 Håndtering af telefoniske henvendelser i Klinisk servicedesk

Figuren viser antallet af opkald til klinisk servicedesk (lilla), hvor mange opkald, der afbrydes før tid (blå)

samt den procentvise besvarelse (rød). Klinisk servicedesk tager sig af de henvendelser, der omhandler de

kliniske systemer (GS Åben/OPUS, EPM3, Orbit og Mirsk).



Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget 2015 - Opdateret 3. september 2015

6. OKTOBER 2015

Sundhedsplatformen - Mychart og dialogmuligheder

Brugerfladen for patienter, herunder muligheder for dialog med hospitalet og de fordele/udfordringer dette giver, samt brugervenlighed ift. handikappede borgere.

Meddelelse: Kvartårlig status på driftsmålsstyring

Status på driftsmål forelægges ITA til orientering 4 gange årligt.

ITA arbejdsplan Drøftelse af indhold på ITA-arbejdsplan forår 2016, herunder eventuelle ønsker fra udvalget.

3. NOVEMBER 2015

Sundhedsplatformen - Scope og gevinster Præsentation af, scope og gevinster forbundet med implementering af Sundhedsplatformen ved Business Change Manager Torben Stentoft. Udvalget har efterspurgt et pædagogisk økonomioverblik.

Afbureaukratisering - Pilotprojekt Orienteringssag om projektbeskrivelse

Afbureaukratisering - Status på indsats for reduktion af regionale vejledninger

Opfølgning på afbureaukratiseringsindsatsen vedrørende reduktion af regionale vejledninger

Opdatering af driftsmål og ambitionsniveauer

Udvalget forelægges sag med forslag til opdatering af driftsmål og ambitionsniveauer

1. DECEMBER 2015

It- og medicoteknologi i kvalitetsfondsbyggerierne

Præsentation af arbejdet med it- og medicoteknologi i kvalitetsfondsbyggerierne.

Informationssikkerhed Status på informationssikkerheden, herunder indsatser, sikkerhedsniveau mv.

Telemedicin Præsentation af erfaringer fra storskalaprojektet KIH og drøftelse af proces for udarbejdelse af regional målbillede for telemedicin, set i forhold til de nationale målsætninger på området, jf ØA16.

Overordnet status på drift og udvikling (CIMT)

Meddelelse - Kvartalsvis orientering fra CIMT vedr. status på drift og udvikling

Punkt nr. 5 - Meddelelser - Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalgetBilag 1 - Side -1 af 1


MØDETIDSPUNKT MØDESTED - ITA... · Digitalisering af sundhedsvæsenet er et komplekst setup, ......

Documents

Transcript of MØDETIDSPUNKT MØDESTED - ITA... · Digitalisering af sundhedsvæsenet er et komplekst setup, ......