ManuelQualite V14 1 - IUT AIX-MARSEILLE · Page 1 sur 40 Seule la version disponible auprès du...

sur 40 Seule la version disponible auprès du Responsable Qualité fait foi. MàJ 19 avril 2015 – p10-15-19-21-33-35 Version 14

MANUEL QUALITE

Date d’application :

Rédacteur : Valérie KAZARIAN

Approbateur : Mme LENGRAND-JACOULET

08/01/15

Visa : Signé Visa : Signé

sur 43 Version 14

Sommaire

1. Objet et domaine d’application ................................................................................................................................. 3

2. Documents de référence .............................................................................................................................................. 5

3. Présentation de l’IUT d’Aix-Marseille ...................................................................................................................... 6

4. Engagement de la direction, politique et objectifs qualité ...................................................................................... 7

5. Système de management de la qualité ....................................................................................................................... 8

Annexe 1 : Check lists calendaires des processus Métier et « Sélection Evaluation et Suivi des Intervenants » . 15 1.1 Organisation annuelle: .......................................................................................................................................... 15 1.2 Processus Promotion: ........................................................................................................................................... 16 1.3 Processus Recrutement : ....................................................................................................................................... 17 1.4 Processus Relation entreprises: ............................................................................................................................ 18 1.5 Processus Réalisation : ......................................................................................................................................... 19 1.6 Processus Insertion Professionnelle : ................................................................................................................... 20 1.7 Processus Sélection Evaluation et Suivi des intervenants: ................................................................................... 21

Annexe 2 : Procédures de Management et Amélioration .......................................................................................... 22 2.1 Audit Qualité interne : .......................................................................................................................................... 22 2.2 Maitrise des non-conformités, actions correctives et préventives : ...................................................................... 23

2.2.1 Maitrise des non-conformités ....................................................................................................................... 23 2.2.2 Traitement des actions correctives et préventives ........................................................................................ 23

2.3 Maitrise des documents et enregistrements remplis : ........................................................................................... 24 2.3.1 Maitrise des documents ................................................................................................................................ 24 2.3.2 Maitrise des enregistrements remplis ........................................................................................................... 25

2.4 Revue de direction : .............................................................................................................................................. 26 2.4.1 Participants ................................................................................................................................................... 26 2.4.2 Périodicité de la revue de direction .............................................................................................................. 26 2.4.3 Domaines examinés ...................................................................................................................................... 26 2.4.4 Compte rendu de la revue de direction ......................................................................................................... 26

2.5 Formation du personnel : ...................................................................................................................................... 27 2.5.1 Identification des besoins en formation ........................................................................................................ 27 2.5.2 Moyens de formation : .................................................................................................................................. 27 2.5.3 Planification et suivi des actions de formation : .......................................................................................... 27

2.6 Conception de l’action de formation : .................................................................................................................. 28 2.6.1 Objet : ........................................................................................................................................................... 28 2.6.2 Conception de l’action de formation : ......................................................................................................... 28

2.7 Gestion de projet : ................................................................................................................................................ 29 2.7.1 Objet : ........................................................................................................................................................... 29 2.7.2 Gestion des projets : ..................................................................................................................................... 29

Annexe 3 : Procédures Support ................................................................................................................................... 30 3.1 Gestion des moyens pédagogiques : ..................................................................................................................... 30

3.1.1 Gestion des moyens pédagogiques ............................................................................................................... 30 3.1.2 Entretien locatif des départements ............................................................................................................... 31

3.2 Sélection, évaluation des intervenants : ............................................................................................................... 33 3.2.1 Recrutement des intervenants ....................................................................................................................... 33 3.2.2 Évaluation des interventions ......................................................................................................................... 34

3.3 Suivi du système d’information : ......................................................................................................................... 35 3.4 Gestion administrative et financière : ................................................................................................................... 37

3.4.1 Description des opérations : ......................................................................................................................... 37 3.4.2 Formation initiale et formation initiale par apprentissage .......................................................................... 38 3.4.3 Formation continue et formation permanente .............................................................................................. 40

Annexe 4 : Corrélation entre processus et abréviations ............................................................................................ 43

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1. Objet et domaine d’application Ce manuel qualité décrit les dispositions prises par l’IUT d’Aix-Marseille, pour manager la qualité de la conception, l’organisation et la réalisation de prestations de formations professionnelles diplomantes. Il s’applique aux formations suivantes: Formations en Alternance certifiées ISO 9001 – 2008 : 17 (voir certificat AFAQ IUT Marseille http://www.afaq.org/certification=471323149691 ) o Diplôme Universitaire de Technologie (DUT) : 3 - DUT Chimie option Chimie Industrielle - Section Apprentissage (1994) - DUT Génie Electrique et Informatique Industrielle - Marseille - Section Apprentissage (1995) - DUT Techniques de Commercialisation - Marseille o Licence Professionnelle (LP) : 14 - LP Réseaux et Télécommunications - Réseaux Sans Fil et haut débit (RSF) - 2001 4313 - Section apprentissage (2001) - LP Production Industrielle - Gestion et Contrôle des Procédés Chimiques (GCPC) - 2004 4511 - Section apprentissage (2006) - LP Santé - Optique Professionnelle (OP) - 2004 4513 - LP Commerce - Marketing Relationnel et Négociation (MRN) - 2006 0150 - LP Management des Organisations- Management Financier et Comptable appliqué aux PME PMI (MAFICO) - 2005 1062 - Section apprentissage (2011) - LP Réseaux et Télécommunications – Intégration des Systèmes Embarqués en Aéronautique (ISEA) – 2001 4307 - Section apprentissage (2008 : extension de périmètre depuis R&T-RSF). - LP Industries Chimiques et Pharmaceutiques- Méthodes et Techniques d'Analyses Chimiques et Biologiques (MTACB) - 2005 1066 - LP Santé - Maintenance et Technologie Biomédicales (MTB) – 2008 0136 - LP Management des Organisations - Management Général Appliqué aux PME-PMI (MAAP) - 2008 0132 - LP Electricité et Electronique - Electronique pour les Télécommunications (ET) - 008 0070 - LP Electricité et Electronique - Conception des Systèmes Electroniques & Optoélectroniques (CONSEPT)- 2004 4559 - LP Activités et Techniques de Communication - Management des Nouvelles Technologies de l'Info et de la Communication (M@NTIC)- 2005 1163 - LP Energie et Génie climatique – Maitrise de l'Energie et Energies Renouvelables (MEER) - 2006 0149 Section Apprentissage en LP EGC (2013) - LP Réseaux et Télécommunications – Administration et Sécurité des réseaux d’entreprise (ASUR) – 2004 4516 - Section apprentissage (2012 : extension de périmètre depuis R&T-RSF).

Formations en alternance en projet de certification : 20 o Diplôme Universitaire de Technologie (DUT) : 5 - DUT GEA (Marseille) : Gestion des Entreprises et Administration - DUT GMP : Génie Mécanique et Productique – Section Apprentissage - DUT TC (Aix) : Techniques de Commercialisation – Section Apprentissage - DUT QLIO : Qualité Logistique Industrielle et Organisation - DUT GLT : Gestion Logistique et Transport – Section Apprentissage o Licence Professionnelle (LP) : 14 - LP Automatique et Informatique Industrielle - Systèmes Automatisés et Réseaux Industriels (SARI) - 2008 0071 - LP Management des Organisations - Contrôle et Pilotage des Performances (CPP) – 2012 0612 Section apprentissage (2012)

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- LP Energie et Génie Climatique - Gestion et Maintenance des Installations Energétiques (GMIE) - 2002 4196 - Section Apprentissage en LP EGC (2013) - LP Electricité et Electronique - Électrotechnique et Électronique de Puissance (EEP) - 2006 0151 - LP Management des Organisations - Métiers de la Comptabilité, Option Comptabilité et Paye (Gestion de la Paye et du Social – GPS) – 2011 0416 - LP Management des Organisations - Métiers de la Comptabilité, Option « Responsable de Portefeuille Clients en Cabinet d’Expertise Comptable » (RPC) -2012 0524 - LP Sécurité des Biens et des Personnes – Coordonnateur de Prévention, Santé-Sécurité au Travail, Evaluation des Risques (CPSSTER) – 2000 0899 - LP Systèmes Informatiques et Logiciel – Développement et Administration Internet et Intranet (SILDA2I) – 2010 0582 - LP Commerce – Spécialité Organisation et Gestion des Achats (OGA) 2000-0911 Section Apprentissage (2000) - LP Commerce – Spécialité Distribution : Management de Rayons (Distech –DISTRISUP) – 2004 4492 - Section Apprentissage (2004) - LP Activités et techniques de communication - Spécialité Conception et Administration de Site Web (LP ATC CA)– 2008 0334 & LP Activités et techniques de communication - Spécialité Créations Multimédia pour le Web (LP ATC CW) – 2004 4539 - LP Commerce – Spécialité Action Commerciale Inter-entreprises : Industrie et service aux entreprises (ACI) – 2002-4302 -Section apprentissage (2002) - LP Logistique – Spécialité Management Logistique Opérationnel (MLOMI) – 2004 4495 o Diplôme d’Etudes Supérieures Universitaires (DESU): 1 - DESU GOL : Gestion des Opérations Logistiques – Section Apprentissage

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2. Documents de référence

Norme ISO 9001 : 2008

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3. Présentation de l’IUT d’Aix-Marseille L’IUT d’Aix-Marseille est une composante de l’Université d’Aix-Marseille, créée le 1° janvier 2013 par fusion des IUT de Marseille (ex Aix-Marseille III), d’Aix (ex Aix Marseille II), et de Provence (ex Aix Marseille I). L’IUT porte 23 DUT et 45 LP, répartis en 23 départements sur 8 sites: Aix-Arles-La Ciotat-Digne-Gap-Marseille St Jérôme et Luminy – Salon. La Directrice met en application les décisions votées en Conseil d’IUT. Deux Directeurs Délégués gèrent des groupes de sites :

- Aix-Arles-La Ciotat-Gap - Marseille St Jérôme et Luminy – Salon - Digne.

Avec trois Directeurs Adjoints thématiques (Offre de Formation, Finances et Recherche), la Responsable Administrative, la Responsable des services communs, les Chefs de Service et la Directrice, ils constituent l’Equipe de Direction de l’IUT. Le Conseil de Gestion associe les Chefs de Départements et un représentant des personnels Techniques et Administratifs. Ces deux organes assurent la gestion fonctionnelle de l’IUT. Les Chargés de Mission y sont invités en fonction des thèmes abordés. L’organigramme ci après positionne le fonctionnement du Périmètre Qualité dans l’IUT.

Le comité de pilotage est composé des membres de la revue de direction (Les participants à la revue de direction sont, au minimum le directeur de l'IUT, les directeurs adjoints, le RA, le CMQ, le CSFC, les Assistantes de Formation, les Chefs de Département, les RAF du périmètre et un représentant de l’organisme Formasup.). Ce comité a pour fonction de piloter l’ensemble des actions Formations Continue, Alternance et Qualité du Périmètre, et se réunit suivant un agenda de séances dont la périodicité est validée en Revue de Direction.

Conseil d’IUT

Conseils de Gestion et de Direction /

Comité de Pilotage

Directrice RA

CMQ/RQ

Chef Dpt 1 CSTG

RAF

Université

Chef Dpt 2

AF

Périmètre de certification

Organigramme du périmètre de certification

CFA/ FORMASUP

RSC

RAF

RAF

RAF

CMP

Etc…

CSFC

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4. Engagement de la direction, politique et objectifs qualité Avec plus de 45 ans de succès, les IUT font toujours la preuve de leur dynamisme et de leur capacité à évoluer. La pluridisciplinarité, associant culture scientifique, culture technologique et culture générale, la composition très diversifiée de l’équipe pédagogique et l’encadrement poussé sont les principaux atouts de notre établissement, qui propose l’une des Offres de Formation les plus larges des IUT. Un nombre croissant de formations est accessible par la voie de l’Alternance. Ces multiples actions de formation professionnelle ont été construites en étroit partenariat avec les entreprises et les collectivités territoriales, et pour certaines d’entre elles avec les Pôles de Compétitivité. Nous assurons le développement d’un Système de Management de la Qualité en conformité à la norme ISO 9001:2008 afin de répondre aux besoins de nos clients et partenaires d’Alternance et de garantir leur confiance. Nos objectifs majeurs se déclinent suivant trois axes :

Assurer le maintien de l’adaptation de nos diplômes au secteur professionnel sur lequel ils débouchent ;

Améliorer la satisfaction des participants en faisant progresser leurs chances de réussite ; Améliorer l’insertion professionnelle de nos diplômés.

Ces objectifs sont servis par l’implication des Responsables d’Action de Formation, placés au centre du système Qualité. En tant que Directrice de l’IUT d’Aix-Marseille, je m'engage personnellement à promouvoir cette orientation pour nous permettre d’adapter et de développer notre offre de formation afin de mieux assurer notre mission de service public. En complément à cette action, nous débutons en 2015 la mise en place progressive du Plan Vert de l’Université à l’IUT, organisée autour de formations à la Responsabilité Sociétale et Environnementale, de la définition d’une politique d’achats responsables et de la diffusion de pratiques Hygiène et Sécurité homogènes.

Mme LENGRAND-JACOULET

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5. Système de management de la qualité Notre système de management de la qualité est basé sur des procédures et des formulaires d’enregistrement. La boucle jointe schématise le système de management de la qualité. On distingue 4 familles de processus :

- Processus métier - Processus de management - Processus support - Processus Amélioration

Amélioration

Promotion Réalisation

Relationentreprises

Recrutementparticipants

CLIENT

Satisfaction(financeur,Participant,Entreprise)

GestionAdministrativeet financière

des formations

Sélection etévaluation

des intervenants

Gestion desmoyens

pédagogiques

Management

InsertionProfessionnelle

CLIENT

Exigences(financeur,Participant,Entreprise)

Systèmesd’information

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DONNEES ENTREE •  Programmes: - PPN - Dossier Habilitation - Projet Ouverture

•  Concurrence •  Site internet

Activités:

•  Définition stratégie communication

•  Mise à jour documents communication (sites Web, fiches de promotion…)

•  Mise à jour dossier de candidature

•  Participation aux actions de promotion (salons, Journées Portes Ouvertes…)

•  Bilan des actions de promotion

DONNEES SORTIE • <Module, Sous module> • Dossier de Candidature •  Catalogue, Fiches

• Sites WEB IUT, AMU, CFA

Pilote : RAF Client: Participant, entreprise

Indicateur: Nombre de dossiers pertinents retournés / Nombre de places

« Faire connaître pour attirer participants et entreprises et améliorer la pertinence des dossiers reçus (adaptation du diplôme détenu par le candidat à la Formation)»

PROCESSUS DE PROMOTION

DONNEES ENTREE

•Catalogue :- Critères de sélection- Nombre de places

•Dossier candidaturerempli

Activités:

•Méthode de recrutement

• Examen des dossiers de candidature

• Préparation du recrutement

•Calendrier des entretiens

•Convocation des candidats

•Décisions de recrutement

• Inscriptions

DONNEES SORTIE

•Liste Principale

• Liste ComplémentaireRefusés

•DécisionsIndividuelles pourcandidats FC

Pilote : RAF Client: Participant

Indicateur: Taux de remplissage = Nombre d’inscrits/ Nombre de places

« Maintenir un effectif de qualité et optimum »

PROCESSUS DE RECRUTEMENT PARTICIPANT

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DONNEES ENTREE •  Dossiers candidature rempli •  Catalogue Formation (Nombre de places, relation entreprises-IUT pour l�alternance)

Activités: •  Prospection entreprises

•  Adéquation entreprise – Formation

•  Mode de recrutement entreprise

•  Mise en relation candidat – entreprise

•  Validation du recrutement par l�entreprise

DONNEES SORTIE • Contrats alternance signés

•  Mise à jour contacts entreprise

•  Identification tuteurs Entreprise

Pilote : RAF Client: Participant et entreprise

Indicateur: Taux de satisfaction des entreprises

« Mise en relation d�un participant avec une entreprise »

PROCESSUS DE RELATION ENTREPRISES

DONNEES ENTREE

• Inscrits

• Entreprises accueillantes

•  Contenu pédagogique

Activités: •  Accueil des participants •  Réalisation interventions

•  Gestion des absences

•  Bilan acquis participants à mi-parcours •  Suivi des participants en entreprise • Evaluations en cours de formation

•  Évaluation de la formation par entreprises •  Conseils de perfectionnement

•  Attribution des diplômes

•  Préparation année N+1

•  Bilan de la réalisation

DONNEES SORTIE •  Diplômés

•  Passage année supérieure

•  Redoublants

•  Non diplômés

•  <Bilan formation>


Indicateur: Taux de réussite

« Mettre les participants dans les meilleures conditions pour qu�ils réussissent leur diplôme »

PROCESSUS DE REALISATION

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DONNEES ENTREE   Liste Diplômés

Activités: •  Administration des enquêtes d�Insertion Professionnelle: - 6 mois - 18 mois • Transmission des coordonnées fournies par les anciens à l’Observatoire de la Vie Etudiante pour l’enquête à 30 mois – Récupération des résultats.

•  Bilan enquêtes d�Insertion Professionnelle

DONNEES SORTIE •  Synthèse des enquêtes d�insertion professionnelle


Indicateur de Performance: Taux d�insertion professionnelle (à 6, 18 et 30 mois)

Indicateur de Contexte : Taux de réponse à l’enquête

« S�assurer d�une bonne insertion professionnelle des diplômés »

PROCESSUS INSERTION PROFESSIONNELLE

DONNEES ENTREE

•  <Intervention>

Activités: • Identification besoin

• Engagement intervenant • Signature de la Charte d’intervention

• Évaluation intervention

• Suivi des intervenants

DONNEES SORTIE <Évaluation des interventions>


Indicateur: Nbre d�interventions satisfaisantes / nbre d�interventions évaluées

« Définir et évaluer les interventions »

PROCESSUS DE SELECTION, EVALUATION ET SUIVI DES INTERVENANTS

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DONNEES ENTREE • Résultats <audits> •  Améliorations

Activités:

•  Écoute client

•  Adaptation, Conception, Mise à jour de l�offre

•  Audit interne

•  Améliorations, Actions correctives, préventives

•  Gestion de projet

DONNEES SORTIE

•  Suivi des actions

Pilote : CMQ Client: Acteurs du système, Participants, Entreprises

Indicateur: Taux de réalisation des actions

« Améliorer l�organisation et la coordination de l�offre de formation»

PROCESSUS AMELIORATION

DONNEES ENTREE

• Exigence et satisfactionclient

•Besoins en personnel

Activités:

•Revue de Direction

•Gestion documentaire

•Affectation des personnes au poste

•Formation

DONNEES SORTIE

• Politique et objectifsqualité

• Système qualité

•Organigramme

• <Poste>

• Plan de formation

Pilote : Directeur Client: Acteurs du système

Indicateur: Taux de présence au comité de pilotage

« Impliquer les différents acteurs internes »

PROCESSUS DE MANAGEMENT

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DONNEES ENTREE •  Inscrits

•  Convention CFA/Formasup

•  JO, Infos CFA

Activités: •  Suivi administratif et financier (CFA/Formasup Ou SFCA, Services Administratif et Financier Iut)

• Veille réglementaire (RA)

DONNEES SORTIE •  Traçabilité de l�utilisation des ressources •  Budget prévisionnel

Pilote : RA Client: Chefs de département / RAFs

Indicateur: Taux d�autofinancement

« Assurer le suivi administratif et financier adapté à chaque public »

PROCESSUS DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES FORMATIONS

DONNEES ENTREE

•  Besoins en travaux

• Besoins en salles et équipements

Activités: • Localisation des enseignements

• Maintenance des locaux

•  Travaux

DONNEES SORTIE

•  Salles et équipements réservés et en état de

fonctionnement

Pilote : RA Client: Participants / RAF

Indicateur: Taux moyen de satisfaction sur ce thème lors de l�enquête en cours de formation

« Fournir des locaux et équipements en accord avec les attentes des participants »

PROCESSUS DE GESTION DES MOYENS PEDAGOGIQUES

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DONNEES ENTREE

•  Besoins d�information et de communication

•  Offre de formation

•  SMQ

Activités: •  Maintenir l�inventaire des différentes Bases de Données utilisées

•  Déployer les services en ligne proposés par la Plateforme Collaborative Formasup en lien avec le RQ Formasup

•  Planifier de façon calendaire les mises à jours des bases de données

DONNEES SORTIE • Site WEB Iut •  Plateforme collaborative Formasup : •  Documents de référence en ligne •  Gestion des enregistrements hébergée •  Archivage •  Evaluations en ligne

•  Bases de données à jour

Pilote : CMQ Client: RAF / Participants

Indicateur: Taux d�utilisation de la plateforme Collaborative Formasup

«Accompagner l’utilisation de la plateforme Collaborative Formasup par les RAF et participer à son amélioration continue »

PROCESSUS SYSTEME D�INFORMATION

sur 43

V

ersion 14

Annexe 1 : C

heck lists calendaires des processus Métier et « Sélection E

valuation et Suivi des Intervenants » 1.1

Organisation annuelle:

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

Processu

ssep

toct

nov

dec

janv

fevmars

avrilmai

juin

jullet

sept

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Promotio

nRecru

temen

tRelatio

n4En

treprise

Realisatio

nInsertio

n4Professio

nnelle

Sélection4Evalu

ation4et4Su

ivi4des4In

tervenants

sur 43

V

ersion 14 1.2

Processus Promotion:

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!Actions

septoct

novdec

janvfev

mars

avrilmai

juinjuil

septoct

Définition+Stratégie+Communication

.3Forums/Salons/Revues

.3Site3Web

.3Remise3des3diplom

es.3Dates3JPO.3Rencontres3Partenaires

CP1

Mise+à+jour+docum

ents+Communication

.3Catalogue3IUT3et3fiches3form

ation.3Fiches3RO

F,3RNCP3si3habilitation

.3Site3Web3IU

T/Dept/CFA.3Structure3Apogée,3M

odalités3de3Contrôle3des3Connaissances.3Cohérence3Program

me3/3FE3M

odules.3Planning3annuel,3Tarif3année3N

+1

CP2RD

Mise+à+jour+des+dossiers+de+candidatures

.3Postbac3ou3Ciell.3Dossier3FI/CP3m

ixte.3Dossier3FI/CP3indépendants.3Dossier3FIA.3Dossier3FC

RDParticipations+aux+actions+de+prom

otionSalons33Studyram

a3/3L'étudiant3/3ApprentissageSem

inaire3Qualité3

CFA/Formasup

Remise3des3diplom

esJPOPublications3Autres3salons

Bilan+des+actions+de+promotion

.3Statistiques3Ciell/postbac.3O

rigine3des33Inscrits.3Bilan3des3actions3de3prom

otion3de3l'année3N

U1

CP1

sur 43

V

ersion 14 1.3

Processus Recrutem

ent : Actions

septoct

novdec

janvfev

mars

avrilmai

juinjuil

septoct

Méthode-de-recrutem

ent.3M

éthode3évaluation3dossier.3M

éthode3entretien

Examen-des-dossiers-de-candidature

.3Listes3candidats3Ciell3/3PostBac.3Dossiers3de3candidatures3com

plets

Préparation-du-recrutement

Calendrier-des-entretiens

Convocation-des-candidats

Décisions-de-recrutement

.3Liste3Principale3333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333.3Liste3Com

plémentaire3333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333

.3Refusés333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333.3Décisions3individuelles3pour3candidats3FC

Inscriptions

sur 43

V

ersion 14 1.4

Processus Relation entreprises:

Actions

sept

oct

nov

dec

janv

fevmars

avrilmai

juin

juill

sept

oct

Prospection,entreprise

.3Fiche3fo

rmatio

n333333333333333333333333333333333333333333333333333

.3Plan

ning3an

nuel

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ts3CFA

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asup3ou3SFC

A

.3Invitatio

n3à3la3rem

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333333333

Mode,de,recrutem

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encontre3En

treprise

.3Forum3En

treprise

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tification3tu

teurs3en

treprise

CP1

sur 43

V

ersion 14 1.5

Processus Réalisation :

Actionssept

octnov

decjanv

fevmars

avrilmai

juinjuill

septoct

Accueil!!!Accueil!des!participants

.3Liste3inscrits,3Vérif3/3mise3à3jour3inscript°/3Délégués

!!!Organisation!du!Tutorat!(alternance)

.3Rencontre3IUTAEntreprise

.3Affectation3des3Tuteurs.3Planning3des3visites3et3réunions.3Livret3d'accueil3pour3tuteur3entreprise

!!!Mise!en!place!livret!de!suivi!(alternance)

.3Livret3d'alternance3et3mode3circulation

Réalisation!!!Réalisation!des!interventions

.3FE3Module,3Em

plois3du3temps,3Gestion3Cours3hors3IU

T.3Evaluation3acquis3participants

!!!Rencontres!IUT!;!Entreprises

A3Réunions,3jurys,3conseil3perfect°3périmètre3et3diplôm

e!!!Bilan!acquis!participant!à!m

i;parcoursCP4

!!!Sensibilisation!participants!au!suivi!IP.3Présentation3résultats3et3dispositif3d'enquête

Gestion/des/absences

!!!Contrôle!hebdomadaire

.3Niveau3détail3m

ini3=31/23jour.3Signature3participant3obligatoire.3Validation3par3intervenant

!!!Synthèse!mensuelle

Saisie3YPAREO3(contrat3pro3et3App)

Suivi/des/alternants/en/entreprise!!!Visites!alternants

PV3Visite3et3Livret3suivi!!!Rapport!et!SoutenanceSuivi/des/stages/en/entreprise!!!Conventions!de!stage

Selon3modèle3en3vigueur

!!!Affectation!tuteur!IUT

!!!Visites!stagiaires!!!Rapport!et!SoutenanceEvaluations!!!Evaluation!en!cours!de!form

ationFE3Q

uestionnaire3éval3en3cours3+3synthèseCP4

CP5!!!Evaluation!form

ation!par!entreprisesFE3Q

uestionnaire3éval3par3entreprise3+3synthèse

Synthèse/année/N/</Attribution/des/diplôm

es.3Analyse3des3données3de3sortie3du3CPerf3du3diplôm

e:33adaptations3des3enseignem

ents3respectant3la3maquette33333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333

.3Jury3(DUT,3LP,3DU

)CP1

Préparation/accueil/année/N+1

.3Demandes3de3m

odification3du3programme3en3CFVU

33333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333.3Livret3d'accueil,3Em

ploi3du3temps

RDCP1

Bilan/réalisation/année/N.3FE3Bilan3de3la3form

ationCP1

sur 43

V

ersion 14 1.6

Processus Insertion Professionnelle : Actions

septoct

novdec

janvfev

mars

avrilmai

juinjuill

septoct

Administration,enquête,à,6,

mois

.3Diffuser3FE3enquête9post3formation33lors3de3la3

convocation3à3la3remise3des3diplom

es.3Collecte3enquête3à3la3rem

ise3des3diplomes

.3Mise3à3jour3fichier3des3anciens

CP3CP4

RD


mois

.3Renseigner3FE3enquête3post3formation3par3

phoning/mailing

.3Mise3à3jour3fichier3des3anciens


mois

.3Transmission3des3coordonnées3fournies3par3les3

anciens3à3l'Observatoire3de3la3Vie3Etudiante.333333333333333

.3Récupération3synthèse3résultats333333333333333333333333333333333333CP1

Bilan,des,enquêtes,IPSynthèse3enquêtes36/18/303m

oisCP5

CP1

sur 43

V

ersion 14 1.7

Processus Sélection Evaluation et Suivi des intervenants:

!

!!

!!

!!

!A

ctions

sept!oct!

nov!dec!

janv!fev!

mars!

avril!mai!

juin!juill!

sept!oct!

Sélection*des*Intervenants*

3!!Identifier!les!besoins/maquette!pédagogique!du!diplôm

e!3!!Choix!:!Titulaire!AM

U!ou!hors!AM

U!/!Professionnel!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

3!!Suivi!de!l'enveloppe!Budgétaire!d'Heures!Com

plémentaires!de!la!Form

ation!avec!le!Chef!de!Départem

ent!!!!!!!!!!!!!3!!Sélection!de!l'Intervenant!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!3!Signature!de!la!Charte!d'Intervention!!!!!!!

!!CP1!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!CP1!

Habilitation*des*intervenants*

extérieurs*

3!Transm

ission!du!

dossier!d'habilitation!

à!l'intervenant!

extérieur!3!Transfert!du!dossier!com

plet!à!la!DRH!AMU!et!suivi!par!l'AF!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

3!Signature!des!Contrats!au!retour!d'habilitation!

!CP1!

CP2!RD!

!CP3!

CP4!!

CP5!!

!!

!Suivi*Intervention*

3!Fiches!Module!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!

Evaluation*des*interventions*

3!Organisation!des!Evaluations!des!Interventions!par!le!RAF!!!!!!!!!!!!!

3!Discussion!des!résultats!(RAF/Intervenant),!et!remédiation!

si!nécessaire!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!3!Bilan!en!Conseil!de!Perfectionnem

ent!du!Diplôme!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!

Paiement*des*interventions*

3!Préparation!de!l'état!à!payer!avec!le!Chef!de!Département!

et!transmission!au!service!RH!IU

T!par!l'AF!3!Suivi!du!paiem

ent!!(RAF/AF/Chef!de!Département)!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!!!

!!

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Annexe 2 : Procédures de Management et Amélioration 2.1 Audit Qualité interne : L’audit qualité interne est conçu pour : • vérifier la conformité du système de management de la qualité aux exigences spécifiées, • déterminer l’efficacité du système mis en œuvre afin de satisfaire aux objectifs qualité, • donner aux audités l’occasion d’améliorer le système de management de la qualité, Synoptique de déroulement d'un audit interne «FE Planning des audits internes » «FE Liste des auditeurs internes»

Planning des audits internes ou demande ponctuelle Définition : - processus à auditer - formations auditées - constitution groupe audit (responsable + auditeur)

CMQ

Préparation de l’audit Liste des points à vérifier

Groupe d’audit

Amélioration Compte Rendu d’audit interne

Réalisation de l’audit Transcription des écarts constatés en fiches d’amélioration

Conclusions, Diffusion du rapport

Groupe d’audit et audités

Planning des audits internes ou demande ponctuelle Les audits internes sont planifiés annuellement par le CMQ qui édite «Formulaire d’enregistrement planning des audits internes ». Chaque processus est audité au moins tous les 2 ans. Des audits internes peuvent être réalisés à l’initiative du CMQ ou du directeur de l’IUT. Le responsable d’audit ne doit pas avoir de responsabilité directe avec la formation qu’il aura à auditer. Les auditeurs doivent être qualifiés. Le responsable d'audit peut être choisi au sein du «Formulaire d’enregistrement liste des auditeurs internes». La qualification d’auditeur est obtenue à l’issue d’une formation à l’audit interne. Elle est conservée en réalisant au moins un audit tous les trois ans. Passé ce délai, l’auditeur devra assister à un audit en tant qu’observateur pour retrouver sa qualification. N.B : Des membres externes à l’IUT (ex : CFA) peuvent réaliser des audits internes de l’IUT s’ils répondent à ces exigences de qualification. Préparation de l’audit L'équipe d’audit prépare l’audit à partir du rapport du précédent audit et des éléments à auditer. Réalisation de l’audit / Formalisation et suivi des écarts constatés Pour chaque point à vérifier, le responsable d’audit note sur le Compte Rendu d’audit interne les documents examinés et les éventuels écarts constatés, présente les conclusions aux responsables des formations auditées. Les actions retenues sont intégrées au tableau de suivi des actions. Le responsable d’audit diffuse le Compte Rendu d’audit interne au minimum aux responsables des formations audités et au CMQ qui s’assure que les documents qui lui sont transmis sont bien complétés.

sur 43 Version 14

Suivi des actions Le suivi des actions est effectué grâce au tableau de suivi des actions et/ou du «Formulaire d’enregistrement d’amélioration». 2.2 Maitrise des non-conformités, actions correctives et préventives : Cette procédure s'applique à l'ensemble des non conformités détectées, ainsi qu’aux actions correctives et préventives. Le fonctionnement général est le suivant : 2.2.1 Maitrise des non-conformités Toute non-conformité signalée est enregistrée dans le tableau de suivi des actions et/ou dans le «Formulaire d’enregistrement d’amélioration». Le CMQ assure régulièrement le suivi du tableau des actions et des «Formulaire d’enregistrement amélioration ». Il vérifie la mise en place et l’efficacité des actions. 2.2.2 Traitement des actions correctives et préventives Toute action corrective ou préventive signalée est enregistrée dans le tableau de suivi des actions et/ou dans le «Formulaire d’enregistrement d’amélioration». Le CMQ assure régulièrement le suivi du tableau des actions et des «Formulaire d’enregistrement amélioration ». Il vérifie la mise en place et l’efficacité des actions. L’évolution du tableau des actions est présentée à chaque Comité de Pilotage. La synthèse des actions de l’année universitaire écoulée est réalisée lors du CP1. Elle est validée en Revue de Direction. La préparation du tableau de l’année universitaire suivante est réalisée à l’issue du CP1 en intégrant les actions en cours et la synthèse des audits internes.

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2.3 Maitrise des documents et enregistrements remplis : Cette procédure définit les règles pour assurer la maîtrise :

des documents (internes et externes) requis pour le management de la qualité. des enregistrements remplis.

2.3.1 Maitrise des documents 2.3.1.1 Identification, création et modification des documents du Système Qualité Le système qualité est composé de différents types de documents:

- manuel qualité (incluant les procédures) - formulaires d’enregistrements

L’identification des documents (intitulé et version) est attribuée par le CMQ. Les documents sont rédigés, approuvés et mis en ligne par le CMQ (seul le Manuel Qualité est aussi approuvé par le directeur). Toute modification de document suit le même cheminement que sa création. L’attention du lecteur est attirée par un trait vertical dans la marge en face du texte modifié. L’ensemble des documents est revu au moins tous les 3 ans (lors de l’évolution du manuel qualité).

2.3.1.2 Diffusion des documents du système qualité: Le CMQ assure la diffusion de tous les documents par accès site Web Serveur Qualité. Seule la version disponible en ligne fait foi. 2.3.1.3 Archivage, Sauvegarde, confidentialité et accès aux documents et enregistrements : Les anciennes versions des documents doivent pourvoir être relues pendant 5 ans. Elles sont conservées par le CMQ sur le serveur Qualité de la Plateforme Collaborative Formasup. La mise en place de la Plateforme par migration de la version de test du serveur Qualité (2010-2013), a été validée par convention entre l’IUT/ AMU et Formasup entre février et mars 2014. L’accès au serveur qualité est protégé par login / mot de passe. Les droits sont définis en fonction du profil utilisateur (CMQ, RAF, Participant). La sauvegarde des informations Qualité est assurée sur ses serveurs par l’hébergeur de la plateforme collaborative Formasup, qui en garantit également la sécurisation et la maintenance. 2.3.1.4 Documents d’origine externe : Les normes relatives à la qualité sont gérées par le CMQ. Au moins une fois par an, il s’assure auprès des organismes éditeurs de la pertinence des éditions en sa possession. Les documents officiels (Journal Officiel, Bulletin Officiel, Code du travail, réglementation en matière de sécurité …) sont gérés par le responsable administratif de l’IUT ou du CFA, qui les reçoit, les examine et transmet au CMQ les textes qui le concernent.

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2.3.2 Maitrise des enregistrements remplis Les enregistrements remplis sont gérés selon le tableau ci-dessous :

Qui Où Durée classement / Archivage

FE Indicateurs qualité Année / Formation CMQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

FE Poste Fonction / date CMQ Bureau RQ Durée de l'activité / 4 ans

FE Suivi des formations réalisées Nom/ Formation CMQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

Compte rendu de revue de direction Date CMQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

Dossier personnel Nom (version papier) RA Service personnel Durée de l'activité / 4 ans

FE Amélioration Numéro CMQ Serveur Qualité Durée du traitement / 4 ans

FE Liste des auditeurs internes Date CMQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

FE Planning des audits internes Date CMQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

FE Projet Intitulé CMQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

FE Suivi conception de l'action de formation Année CMQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

Compte rendu d'audit interne Secteur audité / date CMQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

FE Module / sous module Année RAF Bureau RAF Durée du Module / 4 ansDossier de candidature Formation / nom AF / RAF SFCA/Bureau RAF Année universitaire / 4 ans

FE Bilan de la formation Formation / année RAF/ RQ Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

FE Contrôle de présence par semaine Semaine (version papier)RAF Bureau RAF

Année universitaire / 4 ans

FE Questionnaire évaluation formation par les entreprises Année / NomEntreprise **

FE Synthèses évaluations formation par les entreprises Année RAF Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

Notes des participants Intervention / Date / Participant RAF Bureau RAF Année universitaire / 4 ans

FE Questionnaire d'évaluation Post-Formation Formation/Date RAF Serveur Qualité Année universitaire / 4 ans

Contrat ou Convention de formation professionnelle Nom / Formation AF SFCA / Formasup Année universitaire / 4 ans

FE Charte d'intervention Titulaire Intervention / annee RAF Bureau RAF Année universitaire / 4 ans

Fiche de renseignement intervenant Intervenant (version papier) RA Service du personnel Durée de l'activité / permanent

** Seule la synthèse est archivée

Amélioration

Sélection et évaluation des intervenants

Gestion administrative et financière des formations

Réalisation

Insertion professionnelle

Gestion des moyens pédagogiques

Classement / Archivage

Management

Titre Mode d'indexage

Promotion

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2.4 Revue de direction : La présente procédure précise le déroulement de la revue de direction. Le système qualité est évalué régulièrement par la direction afin de s'assurer qu'il est toujours approprié et efficace. 2.4.1 Participants Les participants à la revue de direction sont, au minimum le directeur de l'IUT, les directeurs adjoints, le RA, le CMQ, le CSFC, les Assistantes de Formation, les Chefs de Département, les RAF du périmètre et un représentant de l’organisme Formasup. 2.4.2 Périodicité de la revue de direction La revue de direction a lieu une fois par an. 2.4.3 Domaines examinés Les points suivants sont examinés.

Bilan des indicateurs qualité et des processus : Le fonctionnement des processus est analysé. Le bilan de la politique, des objectifs et des indicateurs qualité de l’année précédente est effectué. Pour cela, chaque RAF aura fourni (1 semaine avant la revue de direction) au directeur de l’IUT le « Formulaire d’enregistrement bilan de la formation ».

Réactualisation de la politique, des objectifs et des indicateurs qualité : Le directeur de l’IUT présente la nouvelle politique qualité ainsi que les objectifs et le « Formulaire d’enregistrement indicateurs qualité » qui en découlent..

Bilan de la vie du système qualité Le CMQ présente le bilan de la vie du système qualité à travers les différents points suivants :

- Bilan des audits internes et externes - Bilan des améliorations - Bilan des actions correctives/préventives - Etat d’avancement des projets - Bilan des actions Formasup

Le CMQ passe en revue les actions initiées lors de la revue de direction précédente et en présente les principales conclusions. Au travers des résultats présentés et analysés, les participants examinent l'ensemble du système qualité afin de déterminer s'il répond toujours aux exigences normatives ainsi qu'aux besoins de ses clients et décident des éventuelles actions correctives à mettre en place.

Besoins en ressources Le directeur de l'IUT présente le plan de formation pour l ‘année à venir (Plan de formation intégré à l’agenda qualité). Les évolutions de fonctions sont discutées ainsi que l’aspect budget (cadrage budgétaire par formation). 2.4.4 Compte rendu de la revue de direction Un Compte Rendu de revue de direction est rédigé par le CMQ et le directeur de l’IUT.

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2.5 Formation du personnel : La présente procédure spécifie la manière dont est gérée la formation du personnel. L’IUT débute la mise en place du Plan Vert des Universités en 2015, dont l’un des axes est la poursuite des formations des apprenants et des personnels à la Responsabilité Sociétale et Environnementale. 2.5.1 Identification des besoins en formation Les besoins en formation émanent de diverses sources :

des besoins généraux décidés par la direction de l’IUT des besoins d’une formation identifiés et liés aux objectifs de la formation des besoins individuels exprimés auprès de la hiérarchie

2.5.2 Moyens de formation : Les formations sont réalisées à l’aide des moyens suivants :

formations définies par l’IUT et animées par des organismes externes formations organisées par FORMASUP/CFA Epure formations proposées par l’académie formations proposées par l’Université formations proposées par des organismes privés formations réalisées en interne

2.5.3 Planification et suivi des actions de formation : Le directeur de l’IUT établit le plan de formation (formalisé dans l’agenda qualité). Le suivi de la réalisation est assuré à l’aide du Formulaire d’enregistrement Suivi des formations réalisées. L’efficacité des formations est évaluée à l’issue de la formation et est formalisée dans le compte rendu de réunion associé (ex : Comité de pilotage).

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2.6 Conception de l’action de formation : 2.6.1 Objet : Cette procédure a pour but la description de la conception, l’adaptation ou la mise à jour d'une action de formation. La conception initiale du produit est réalisée en amont : - par un programme pédagogique national (PPN) pour les DUT - par un cadrage national pour les Licences Professionnelles La conception consiste donc à mettre en œuvre et adapter (adaptation locale) les programmes nationaux au sein de l’IUT.

2.6.2 Conception de l’action de formation :

Les données d'entrées suivantes sont à considérer : dossier d'habilitation validé (si Ministère) ou d’accréditation (si Université- Arrêté du 22 janvier 2014), projet d’ouverture validé (si CFA Epure) ou Programme pédagogique national validé (si Ministère). Dans ces différents documents, on retrouve les informations suivantes : objectifs pédagogiques, volume horaire, découpage en Unités d’Enseignement. La planification de la conception est réalisée en s’appuyant sur le « Formulaire d’enregistrement Suivi conception action de formation ». La planification de la conception consiste à planifier la mise en œuvre de la formation au sein de l’IUT. La planification de la conception inclura la planification des activités de revue, de vérification et de validation de la conception. Les données de sortie de la conception sont les suivantes : • Fiche RNCP inscrite au RNCP • Fiche du ROF de la formation • Fiche de promotion • « Formulaire d’enregistrement Module » • « Formulaire d’enregistrement Charte d’intervention » • Emploi du temps

Début

6 Validation

Fin

Actualiser l'objectif

Conception

5 Vérification

Réalisation d'1 cycle de formationoui

oui

RAF

Planifier la Conception

RAF

Dossier Habilitation ou Projet Ouverturevalidé

Ministère, CFA

Dossier habilitationProjet ouverture

"FE Suivi Conception de l'action de

formation"

"FE Bilan de la formation"

"FE Modules""FE Charte d'intervention"

Fiche catalogueEmploi du temps

2

Habilitation des diplômes (Ministère) Accréditation des Diplômes (Université - post 2018) Autorisation d’ouverture obtenue (CFA Epure) .

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La vérification de la conception consiste à s’assurer que les données de sortie sont cohérentes avec les données d’entrée de la conception. La validation de la conception consiste à valider la conception après être passé par un premier cycle de réalisation. 2.7 Gestion de projet : 2.7.1 Objet : Cette procédure définit une méthodologie à respecter pour la gestion des différents projets. Projet: activité temporaire nécessitant un investissement (humain, matériel, financier) important 2.7.2 Gestion des projets : !

Intitulé du projet Objectif du projet

Idée de projet

!

! ! !! Analyse

Risques/Opportunités !non!→ Abandon projet!

!

! Comité de pilotage !! Oui! !

« FE Projet » Nommer Responsable projet ! Comité de pilotage ! ! ! ! ! Valider le cahier des charges

Valider la fiche projet

non → ↑!

CMQ, Directeur IUT, CD ! ↓!

Oui ! Abandon projet ! Lancer le Projet ! ! Responsable du projet ! ! ! ! ! Suivi du projet ! Responsable du projet ! ! !

Bilan de fin de projet ! !

Responsable du projet et responsables des actions

! !

La décision de lancement d’un projet est prise par le Comité de pilotage qui délègue sa signature au CMQ. Le responsable du projet organise les réunions de revue de projet (dates, participants, ordre du jour, …). Les comptes rendus de ces revues sont diffusés au minimum aux responsables d’actions. La réunion bilan de fin de projet permet de faire le point sur le fonctionnement global du projet (écart entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé). Le « formulaire d’enregistrement projet » totalement renseigné est diffusé au CMQ.

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Annexe 3 : Procédures Support

3.1 Gestion des moyens pédagogiques : Cette procédure explicite comment sont gérés les moyens pédagogiques. L’IUT débute la mise en place du Plan Vert des Universités en 2015, organisée autour : - du déploiement d’une procédure d’achats responsables ; - de la diffusion de pratiques Hygiène et Sécurité homogènes. 3.1.1 Gestion des moyens pédagogiques Chaque département est responsable du maintien en bon état d’usage de ses locaux et des moyens pédagogiques critiques ayant une influence sur la qualité des formations réalisées. Chaque département dispose de moyens logistiques dédiés, et met à la disposition des personnels et usagers un Registre Hygiène et Sécurité et un affichage des noms des personnels formés aux premiers secours, ainsi que l’emplacement du défibrillateur le plus proche. Une information pour tous les Départements et un accompagnement pour les volontaires seront organisés sur 2015, portant sur la désignation d’Agents de Prévention et la mise en place du Document Unique, déjà effectives sur plusieurs Départements portant des formations Certifiées. 3.1.1.1 Localisation des enseignements La localisation des enseignements est indiquée sur les emplois du temps des formations ou sur un planning à court terme (quelques semaines) réalisé par chaque RAF distribué aux participants et aux intervenants. Chaque intervenant doit s’assurer de disposer de la clef qui permet l’accès aux salles de formation (amphithéâtres, salles de cours, de TD, de TP, d’informatique …) 3.1.1.2 Les salles et équipements Avant son intervention, l’intervenant (ou le RAF si l’intervenant est extérieur) s’assure du bon fonctionnement des moyens pédagogiques et des équipements. La gestion et la maintenance de tous les équipements sont assurées par les services techniques de l’IUT, de l’Université (pour certaines salles informatiques),.ou par le département d’accueil de l’action de formation. 3.1.1.3 Procédure d’achat de fournitures au sein des départements : Les Procédures de Référence AMU en cours de validité sont accessibles sur l’ENT AMU par le lien : http://procedures.univ-amu.fr/node a) Principes généraux Dans le cadre de l’application du Plan Vert des Universités à l’IUT, tout projet d’achat (ménage, papeterie, mobilier), doit intégrer comme critère de choix prioritaire les qualités environnementales et sociétales du produit. Pour 2015, l’objectif prioritaire est le ménage. Une preuve objective de ces qualités doit être recherchée : Ecolabel ou label NF environnement, label PEFC, conformité à la norme ISO 14001, label Fairtrade, engagement ISO 26000 du prestataire, circuits courts… Un bilan financier de ces substitutions à des produits non éco labellisés est attendu, de même qu’une liste des produits n’ayant pas de version éco-responsable au Marché.

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b) Achat des fournitures liées au fonctionnement: Estimation des besoins réalisée au moment du montage du budget du Département en

concertation avec le service technique Achat par bon de commande Remise du matériel au technicien du département contre bordereau à remettre au

Service Technique Général Le Service technique général prend en charge les fournitures nécessaires à l’entretien courant. c) Achat de fournitures liées à l’équipement pédagogique : Le département prend en charge les fournitures nécessaires à la pédagogie. Les projets pédagogiques nécessitant des investissements lourds sont pris en charge :

dans le cadre de projets pédagogiques discutés en Conférences Budgétaires au niveau de l’IUT

dans le cadre de demandes de subventions gérées par le CFA (FIA) 3.1.1.4 Procédure de destruction des documents confidentiels Dans le cadre de la protection de la vie privée, les documents contenant des informations nominatives (dossiers personnels et de candidature, copies…), doivent être détruits par broyage tracé et recyclés, tout comme les documents financiers périmés doivent l’être pour des raisons de confidentialité. Les opérations d’élimination mutualisée de ces documents sont encouragées. Un opérateur spécialisé est sélectionné aux Marchés Publics d’AMU. 3.1.2 Entretien locatif des départements 3.1.2.1 Obligations : Les personnels qui effectuent des travaux doivent se conformer à la législation en vigueur. Il est impératif de consulter et d’informer le Service Technique Général avant d’effectuer tous types de travaux d’infrastructure, et d’effectuer une demande de travaux. 3.1.2.2 Périmètres d’intervention Service technique général / Départements

a) Locaux communs et administratifs : Toutes les interventions concernant les locaux communs et administratifs de l’IUT sont dans le périmètre du Service Technique Général.

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b) Départements (clarification des responsabilités):

Equipements

du département A la charge du Département A la charge des Services techniques généraux de

l’IUT et/ou de l’Université

Electricité Ampoules et Luminaires, Fusibles, Prises, Interrupteurs

Câblages et tableaux de distribution, Mise en conformité aux normes

Téléphone Postes téléphoniques, Câbles mobiles Autocommutateurs, Standard, Dépannage des lignes

Eau Chaude/Froide

Robinets et Joints, Chauffe eau Grosses canalisations jusqu’à l’entrée des locaux, Pompage de puits

Assainissement Siphons, canalisations du local, Lavabos, Eviers, Cuvettes de WC

Grosses canalisations jusqu’à l’entrée des locaux, Stations de relevage

Sécurité intrusion Détection des anomalies de fonctionnement, Vérification quotidienne des issues (portes, fenêtres)

Entretien du système anti-intrusion

Sécurité Entretien de l’éclairage de secours (ampoules, accumulateurs …), Tuyaux flexibles de gaz, Grilles ventilation, Détection d’anomalies de fonctionnement sur détecteurs de fumées (*)

Mise en sécurité des bâtiments, Entretien du Système de Sécurité Incendie (SSI) des désenfumages, des extincteurs des couloirs et portes coupe feu

Clos et couvert Toitures, Chauffage

Equipements techniques

Ascenseurs, Moteurs de hottes

Serrurerie Réparations de serrures, Modifications de clés, Echange de ferme porte, Ventouse

Menuiserie Travaux (menuiseries, ébénisterie)

Entretien Vitre, Portes ou Fenêtres, Visseries, Produits de nettoyage, Peinture, Stores, Hottes de labo

Surfaces intérieures

Peinture, Pose de plafonds, Revêtements sols

Equipements pédagogiques

PCpédagogiques, Vidéo projecteurs, Salle de TP

PC salles info

(*) : L’organisation des visites de contrôle règlementaires est à la charge des Services Techniques Généraux. Chaque Chef de Département gère la priorisation des travaux de son département. Le Correspondant Technique Service Général assure le suivi des demandes de travaux. N.B : Des collaborations entre Service technique général et Départements auront lieu pour des opérations spécifiques et ponctuelles (travaux de ferronnerie, informatique). En cas d’absence du Correspondant Technique Service Général, cette responsabilité est assurée par le Responsable Administratif de l’IUT. L’évaluation de cette prestation se fait par l’intermédiaire du questionnaire en ligne : «Evaluation en Cours de Formation».

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Recherche Intervenant

RAF

Déjà intervenu ?

Examiner les évaluations existantes Examiner la candidature

RAF RAF

Vacataire ou enseignant IUT

Renseigner le dossier administratif et pédagogique

Vacataire

Recevabilité ?

RAF / Service du Personnel

Oui Non

VacataireEnseignant IUT

Valider le "Formulaire d'enregistrement charte

d'intervention" en cas de modification

RAF et intervenant

3.2 Sélection, évaluation des intervenants : La présente procédure précise les règles de sélection, d’évaluation et de suivi des intervenants. 3.2.1 Recrutement des intervenants

Suivi du budget d’Heures Complémentaires avec le Chef de Département

Signature de la Charte d’Intervention

Déclaration des heures d’enseignement dans la Déclaration de Service AMU

Transmission à l’antenne DRH Retour et Signature du Contrat

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3.2.2 Évaluation des interventions Les interventions peuvent n’être évaluées qu’une année sur deux sauf si le taux a été inférieur au taux visé ou si l’intervenant est nouveau. Pour les modules dont la durée est inférieure à 10 heures, aucune évaluation n’est obligatoire.

1

Réaliser l’intervention

Évaluer l'intervention

Synthétiser les évaluations

Exploiter la synthèse des évaluations pour la préparation de la revue de direction

Outil « Eval »

Intervenant

Participant

RAF

RAF

CMQ

Valider la synthèse des évaluations et prévoir les actions correctives si l’objectif fixé en revue de

direction n’est pas atteint

Outil « Eval »

Outil « Eval »

Outil « Eval »

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3.3 Suivi du système d’information : La présente procédure précise les règles de suivi du système d’information IUT. Les différentes données du système d’information sont gérées de manière calendaire. Le calendrier des actions montre l’utilisation des différentes bases de données en fonction des processus. Les bases de données suivantes sont utilisées :

Management / Amélioration : Serveur SMQ / Application GED (Gestion Documentaire + Communication Qualité)

Gestion Administrative et Financière:

SIFAC (Suivi financier) ARES (Suivi des services d’enseignement des intervenants)

Promotion:

Site WEB Iut (Portail d’accès formations Iut) Site WEB CFA Formasup (Portail d’accès formations par alternance) Site WEB des départements

Recrutement: CIELL2 (recrutement LP) PostBac (recrutement DUT)

Relation entreprise: YPAREO (Gestion de l’alternance)

Réalisation:

ADE (Emploi du temps et occupation des salles –Formation en 2015 pour Application 2016) HYPERPLANNING (Emploi du temps et occupation des salles - 2015) APOGEE (Inscriptions et délivrance des diplômes) YPAREO (Gestion de l’alternance)

Insertion Professionnelle: Base de Données « MEN » pour DUT / Base de Données « OVE » pour LP

Sélection et Evaluation des intervenants: Serveur SMQ / Application EVAL (Evaluation des interventions)

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Processus(\(Mois(

Sept( Oct( Nov( Déc( Janv( Fev( Mars( Avril( Mai( Juin( Juillet(

Management(Amélioration(

Diffusion du SMQ

Gestion(administrative(et(financière(

Elaboration du budget prévisionnel

Clôture de l’exercice année en cours Suivi budgétaire

Promotion(Mise à jour données de formation sites Web année N+1

Calendrier

prévisionnel et tarifs des formations

Recrutement( Inscriptions

Apogée / YPAREO

Mise à jour dossiers de candidature

Début des candidatures

Gestion du recrutement

Relation(entreprise(

Mise à jour base de données entreprises Alternance

Réalisation((

Gestion emploi du temps / Saisie des absences

Réalisation((

Bilan Intermédiaire Jury Semestre

Insertion(Professionnelle(

Enquêtes DUT

Enquêtes LP

Remise Diplômes

Sélection(et(évaluation(des(intervenants(

EVAL Période 9

EVAL Période 1

EVAL Période 2

EVAL Période 3

EVAL Période 4

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EVAL Période 6

EVAL Période 7

EVAL Période 8

EVAL Période 9

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3.4 Gestion administrative et financière :

La présente procédure précise le fonctionnement du support administratif et financier apporté par les services communs de l’IUT, dont le SFCA, et par le CFA / FORMASUP. 3.4.1 Description des opérations : Les dossiers de candidatures concernant tout public et toutes formations sont accessibles en téléchargement à partir du site Web de l’IUT. Le traitement des dossiers de candidatures reçus à l’IUT s’effectue par un jury de recrutement spécifique à chaque formation qui communique ensuite les résultats au service de la scolarité de l’IUT et au service formation continue en fonction du régime d’inscription envisagé (FI, FIA, FC, FP). Après vérification des pièces justificatives, l’inscription administrative finale est réalisée par le service de la scolarité, sauf pour les stagiaires relevant de Formation Continue (Hors Contrats de Professionnalisation). Pour ce public, l’inscription administrative finale est réalisée par le SFC. Le suivi administratif et financier adapté à chaque public est décrit ci-après. On distingue :

Formation Initiale (FI) : étudiants Formation Initiale par Apprentissage (FIA) : apprentis Formation Continue (FC) : Salariés, CIF, Contrats de Professionnalisation, Demandeurs

d’Emploi et contrats aidés avec prise en charge du coût de la formation Formation Permanente (FP) : Adultes en reprise d’études, sans prise en charge du coût

de la formation

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3.4.2 Formation initiale et formation initiale par apprentissage

Inscription

Fourniture du dossier d'inscription au participant

RAF ou Téléchargement

Remise du dossier complété à la scolarité

Participant

Remise de la carte d'étudiant et établissement des listes dans Apogéé

Scolarité

Suivi financier de la formation initiale

Suivi des encaissements des droits nationaux

Scolarité

Le financement de la formation initiale est assuré par une dotation d’état liée à l’effectif inscrit.

Suivi financier de la formation initiale par apprentissage L’apprenti est dispensé du paiement des droits nationaux. Le département d’accueil prend en charge cette dépense. Le financement de la formation initiale par apprentissage est assuré :

- par dotation d’état liée à l’effectif inscrit - par subvention attribuée par le Conseil Régional (via le CFA), liée à l’effectif inscrit - par collecte de la Taxe d’Apprentissage (TA), via le CFA

Le CFA exige la réalisation d’un budget prévisionnel par formation ainsi qu’une traçabilité des fonds alloués à la formation. Ces formations présentent un coût de fonctionnement élevé et doivent développer une importante capacité d’autofinancement par l’intermédiaire de la collecte TA. L’indicateur choisi pour le processus « gestion administrative et financière » surveille cette capacité d’autofinancement et est issu du tableau de bord du CFA.

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Etablissement des conventions dans le cadre de l’apprentissage Cette procédure n’est pas obligatoire, mais fortement recommandée par le CFA

Oui

Candidat apprenti recruté par l'entreprise

et l'IUT

Convention Cadre Entreprise-CFA

RAF

Identification du montant de TA à percevoir par apprenti

RAF

Rédaction d'une convention de formation selon modèle CFA

RAF

3 exemplaires à diffuser après signature (CFA, entreprise, IUT)

Non

RAF

Identification du montant de TA à percevoir par apprenti

Suivi encaissement TA

Vérification versement TA effectué par entreprises (suite à réception Tableau récapitulatif du CFA)

RAF

Identifier les écarts Prévisionnel / Réalisé,Fournir les éléments de correction au CFA

RAF

Valider le tableau auprès du CFA,

RAF

Vérifier le versement TA sur le compte apprentissage du département concerné

RAF

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3.4.3 Formation continue et formation permanente

Stagiaires de formation continue en Contrats de Professionnalisation voir le: * cahier des charges IUT-Formasup, signé par chaque formation en contrats de professionnalisation gérée par Formasup * service Formation Continue Alternance de l’IUT pour les autres formations en contrats de professionnalisation de l’IUT.

- Etablissement des conventions

Définition!

d’un!

nouveau!

sujet! ou!

recherche!

d’une!

nouvelle!

entreprise!

oui!

non!

Entreprise!et!apprenant!

Signature! de! la! fiche!

d’information! et! envoi! à!

la!formation.!

Formasup!ou!SFCA!

Prise! de! contact! avec!

l’entreprise!:!

-Informations! sur! le!

contrat!

-Validation! des!

coordonnées!

Formasup!ou!SFCA!

Envoi! de! la! convention!

de! la! formation! à!

l’entreprise.!

Entreprise!Rentre!en!contact!avec!l’OPCA!pour!:!

- se! renseigner! sur! le! financement!du!contrat!

- connaître! les!aides!apportées!pour!la!formation!des!tuteurs!

- connaître! la! procédure! de!

conclusion!des!contrats!et!les!pièces!

à!fournir!

Entreprise!et!apprenant!Signature! du! contrat! de!

professionnalisation! et! de! la!

convention.!

Entreprise!Envoie!les!volets!3,!4!et!5!à!l’OPCA!et!

de!la!convention!(+!les!autres!pièces!

demandées)! dans! les! cinq! jours!

suivants!la!signature!du!contrat.!

Envoi! convention! +! photocopie! du!

contrat!à!Formasup!ou!au!SFCA.!

OPCA!Vise! les!contrats!puis! les!envoie!à! la!

DIRECCTE! les!volets!3!et!4,!dans! les!

30! jours!qui!suivent! la! réception!du!

contrat.!

DIRECCTE!

Vise!les!contrats!puis!les!envoie!au!

dernier!destinataire,!la!DARES.!

Formation!

Transfert! des! fiches! à!

FORMASUP! ou! au!

Service!FCA!de!l’IUT!

Formation!

Validation!

de!la!mission!

de!

l’apprenant.!

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- Facturation

Déroulement!des!enseignements!

Formation!

Synthèse!mensuelle!des!absences!

Formation!

Signature! du! document! de! synthèse!

mensuelle! par! le! responsable! de!

formation! et! l’alternant! (document!

qualité!FORMASUP!le!cas!échéant)!

Formation!et!alternant!

Transmission! du! document! de!

synthèse! à! l’entreprise! par! la! voie! du!

carnet!de!liaison!

Formation!et!alternant!

Envoi! du! document! original! et! des!

justificatifs!d’absences!à!Formasup!ou!

au!SFCA!

Formation!

Selon!un!calendrier!défini!en!début!de!

formation,! FORMASUP! ou! le! SFCA!

établit! la! facture,! en! fonction! du!

nombre! d’heures! d’absences! justifiées!

et!injustifiées!

FORMASUP!ou!SFCA!

Envoi!de! la! facture! à! l’entreprise! ou! à!

l’OPCA!(cas!de!subrogation)!

FORMASUP!ou!SFCA!

Formasup! ou! le! SFCA! réceptionne! les!

fonds!et!les!envoie!à!l’agent!comptable!

de! l’Université! selon! le! calendrier! de!

versement!établi!déduction!faite!le!cas!

échéant! des! dépenses! engagées!

directement! par! FORMASUP! sur!

demande! de! la! formation! (mesures!

d’accompagnement)!

FORMASUP!ou!SFCA!

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Stagiaires de formation continue hors Contrats de Professionnalisation

- Etablissement des conventions : Le SFC établit les conventions de Formation, suivant le modèle mis à disposition par le SUFA AMU (Service Universitaire de Formation tout Au long de la vie de l’Université d’Aix-Marseille).

- Facturation A partir de la convention de formation, le service financier de l’IUT prépare, à l’aide du logiciel SIFAC, une facture correspondante qui est envoyée par l’Agence Comptable de l’Université. L’Agence Comptable est chargée du recouvrement.

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Annexe 4 : Corrélation entre processus et abréviations Corrélation entre processus

ISO

900

1

Prom

otio

n

Rec

rute

men

t pa

rtici

pant

s

Rel

atio

n en

trepr

ises

Réa

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Séle

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G

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s M

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s pé

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giqu

es

Syst

èmes

d’

info

rmat

ion

4.2 X 5.1 X 5.2 X 5.3 X 5.4 X 5.5 X 5.6 X 6.1 X X 6.2 X 6.3 X X 6.4 X 7.1 X 7.2 X X X X 7.3 X 7.4 X X 7.5 X X X 7.6 X 8.1 X 8.2 X 8.3 X 8.4 X X 8.5 X

Principales abréviations utilisées : AMU : Université d’Aix-Marseille AF : Assistante de Formation CPN : Commission Pédagogique Nationale CMQ/RQ : Chargé de Mission Qualité / Responsable Qualité CMP : Chargé de mission patrimoine CTSG : Correspondant Technique Service Général CSFC : Chef du Service Formation Continue CFA : Centre de Formation des Apprentis (CFA PACA Inter universitaire Epure Méditerranée) CP : Comité de Pilotage DIR : Directeur & DA : Directeur Adjoint DUT : Diplôme Universitaire Technologique FC : Formation Continue FIA : Formation Initiale par Apprentissage FORMASUP : Organisme gestionnaire du CFA IUT : Institut Universitaire de Technologie LP : Licence professionnelle RA : Responsable Administratif RAF : Responsable d’Action de Formation RSC : Responsable des Services Communs SFCA : Service Formation Continue Alternance SUFA : Service Universitaire de Formation tout Au long de la vie

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