Manual Usuario COMPLETO

8/19/2019 Manual Usuario COMPLETO

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR MANUAL DEL USUARIO VERSIÓN 2006-09-13 PAGINA 1

GOBIERNO DEL ESTADO DE DURANGO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN

ESCOLAR

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

MANUAL DEL USUARIOVERSION 2006-09-13

SECRETARÍA TÉCNICA

ASESORÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN


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INDICE GENERAL.

CAPITULO PÁGINA

1 ANTECEDENTES

1.1 SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

1.2 SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

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2 OPERACIÓN DEL SISTEMA

2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES

2.2 VENTANAS Y FORMULARIOS DE USO COMUN Y FRECUENTE

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3 ENTRADA AL SISTEMA

3.1 CALENDARIO DE PROCESOS

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4 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR

4.2 GRUPOS ACADÉMICOS

4.3 GRUPOS DE TALLER

4.4 PLANES DE ESTUDIO

4.5 CATÁLOGO DE TALLERES NACIONAL

4.6 CATÁLOGO DE MATERIAS

4.7 CONFIGURAR INFORMES

4.8 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL®

4.9 CATÁLOGO DE USUARIOS

4.10 CATÁLOGO DE OPCIONES

4.11 COMANDOS SQL

4.12 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA

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6.19 ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE DATOS DE ALUMNOS 52

7 PROCESOS BIMESTRALES

7.1 ABRIR Y CERRAR PERIODO DE CAPTURA BIMESTRAL

7.2 CAPTURA DE CALIFICACIONES BIMESTRALES

7.3 CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO

7.4 MODIFICACION DE CALIFICACIONES

7.5 SEGUIMIENTO DE ALUMNOS

7.6 ALUMNOS CON MATERIAS REPROBADAS

7.7 ALUMNOS CON MEJORES PROMEDIOS

7.8 ALUMNOS CON MEJOR PROMEDIO POR MATERIA

7.9 MEJORES ALUMNOS POR GRADO

7.10 ESTADÍSTICAS POR GRUPO Y MATERIA

7.11 ESTADÍSTICAS POR GRADO Y MATERIA

7.12 ESTADÍSTICAS POR GRUPO DE TALLER

7.13 FORMA AP TURNO MATUTINO Y VESPERTINO (PROMEDIO Y

APROVECHAMIENTO)

7.14 GENERAR CALIFICACIONES PARA WEB

7.15 CREAR GRÁFICAS

7.16 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL®

7.17 GENERAR ARCHIVO BIMESTRAL (T.M. y T.V.)

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8 PROCESOS CONTINUOS

8.1 EMISIÓN DE CONSTANCIAS

8.2 BORRAR ALUMNOS

8.3 BAJA DE ALUMNOS

8.4 MEMORANDUM DE BAJA

8.5 MEMORANDUM DE ALTA

8.6 CONSULTA DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR

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9 PROCESO DE FIN DE CICLO

9.1 ACTUALIZAR FOLIOS DE BOLETA Y CERTIFICADOS DE ARCHIVO 75


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9.2 CAPTURA DE FOLIOS DE BOLETA Y KARDEX PARA PRIMERO Y SEGUNDO GRADO

9.3 CAPTURA DE FOLIOS DE BOLETA, KARDEX Y CERTIFICADO PARA TERCER GRADO

9.4 REVISAR QUE LA CAPTURA DE CALIFICACIONES ESTÉ COMPLETA (los 5 periodos)

9.5 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES POR GRUPO

9.6 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES PARA TERCER GRADO

9.7 REPORTE DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS9.8 REPORTE DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS (por grupo)

9.9 REPORTE DE CONCENTRADO DE REPROBADOS POR MATERIA DEL CICLO ESCOLAR

ACTUAL

9.10 FORMAS ‘R’

9.11 KARDEX CON FORMATO

9.12 IMPRESIÓN DE KARDEX EN PAPEL BOND

9.13 IMPRESIÓN DE UNA BOLETA OFICIAL

9.14 ANVERSO BOLETA OFICIAL

9.15 IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS

9.16 FORMAS ‘REL’

9.17 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE FIN DE CICLO ESCOLAR

(FORMA 911, ANUARIO ESTADISTICO, INFORMACION GENERAL)

9.18 GENERAR ARCHIVO DE FIN DE CICLO, TURNO MATUTINO Y

VESPERTINO

9.19 PROCESO DE PROMOCIÓN DE ALUMNOS AL FIN DEL CICLO

ESCOLAR

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10 PROCESO DE EXÁMENES DE REGULARIZACIÓN

10.1 BORRADO DE SOLICITUDES PARA EXAMEN E.E.R.

10.2 SELECCIONAR PERIODO Y FECHA OFICIAL PARA EXÁMENES

10.3 REGISTRO DE FECHAS DE EXAMENES E.E.R.

10.4 LISTADO DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON

ADEUDOS

10.5 LISTADO DE ALUMNOS CON ADEUDOS

10.6 LISTADOS DE ALUMNOS CON ADEUDOS (QUE NO SE HAN

INSCRITO A E.E.R.)

10.7 LISTADOS DE ALUMNOS CON ADEUDOS (POR GRUPO)

10.8 CONCENTRADO DE ALUMNOS POR MATERIA REPROBADA

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10.9 IMPRESIÓN DE SOLICITUDES PREVIAS PARA E.E.R.

10.10 INSCRIPCION A E.E.R.

10.11 IMPRESIÓN DE ACTA DE EXAMENES E.E.R.

10.12 CAPTURA DE RESULTADOS DE E.E.R.

10.13 CONCENTRADOS DE RESULTADOS POR MATERIA DE E.E.R.

10.14 IMPRESIÓN DE CONSTANCIAS DE E.E.R.

10.15 IMPRESIÓN DE SYRCER

10.16 GENERAR ARCHIVO CON LOS DATOS DE LOS E.E.R.

10.17 ACTUALIZAR RESULTADOS DE EXÁMENES EXTRAORDINARIOS

EN HISTORICO DE ALUMNOS

10.18 LISTADOS DE ALUMNOS POSIBLES A CERTIFICAR DESPUES DE

LA APLICACIÓN DE LOS E.E.R.)

10.19 LISTADO DE ALUMNOS CONDICIONADOS PARA BAJA (MAS DE

DOS MATERIAS REPROBADAS)

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11 HISTÓRICO DE ALUMNOS

11.1 CONSULTAR DATOS DE LA HISTORIA ACADEMICA DE UN

ALUMNO

11.2 ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS EN HISTÓRICO DE ALUMNOS

11.3 GENERAR ARCHIVO CON HISTORIA DE ALUMNOS

11.4 REPORTE DE INFORMACIÓN CAPTURADA EN HISTORIA (T.M.) y

(T.V.)

11.5 REPORTE DE ALUMNOS SIN HISTORIA

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12 PROCESOS ESPECIALES

12.1 BORRAR TODA LA INFORMACIÓN DE ALUMNOS DE LA ESCUELA

ACTUAL

12.2 CARGAR INFORMACIÓN DE UNA ESCUELA

12.3 CONSULTA DE ALUMNOS DADOS DE BAJA

12.4 CONSULTA DE ALUMNOS DADOS DE ALTA

12.5 CONSULTA DE ALUMNOS BECADOS

12.6 CONSULTA DE ALUMNOS REPORTADOS

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1- ANTECEDENTES

La SECRETARÍA DE EDUCACIÓN tiene entre otras muchas funciones, las siguientes:

- La responsabilidad de controlar las actividades de registro y certificación

escolar, tanto en las escuelas oficiales como en las particulares.

- Estructurar el sistema de control escolar en el Estado, originando losindicadores de información que lo alimentan.

- Instalar el sistema de registro continuo de alumnos para automatizar lasactividades de control escolar y simplificar la captura y emisión de formatosrequeridos por la SEP.

- El control de los bienes de activo fijo propiedad de la Secretaría.

- Llevar un correcto control del personal, elaborando y manteniendoactualizadas las plantillas.

- Mantener actualizada la información referente a los bienes inmuebles queforman la infraestructura escolar.

Los planteles educativos (Escuelas), son las unidades básicas que permiten realizarla función sustantiva de la Secretaría de Educación; “Proporcionar Educación deCalidad y con Equidad a todos los habitantes en edad de recibirla”.

Las Escuelas han utilizado durante muchos años, diversos formatos y medios pararegistrar y controlar los datos de los alumnos, sus calificaciones y, para informar alos alumnos, padres de familia y a las áreas de la Secretaría de Educación de losresultados obtenidos. Utilizando para el efecto una gran cantidad de personas que,con gran esfuerzo y trabajo manual tienen que cumplir los procesos programadosen los tiempos establecidos.

El control de personal, inventarios e infraestructura ocupa también numerosaspersonas y gran variedad de formatos que requieren ser elaborados y serentregados en tiempo y forma a diversas áreas de la Secretaría.

La administración de las escuelas y de las áreas administrativas de la Secretaría deEducación requiere de un proceso de modernización, mediante el uso de lasTecnologías de la Información y reingeniería de procesos.


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1.1 EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

Con el propósito de apoyar e impulsar la modernización administrativa se desarrollóun moderno sistema de computo llamado “SISTEMA INTEGRAL DEADMINISTRACIÓN ESCOLAR”, el cual permite que las escuelas de Educación básica

realicen la administración del Personal, el control de los Inventarios, mantenganinformación de su Infraestructura y lleven el Control Escolar, de una manera máseficiente, con más calidad y mediante un uso optimo de los recursos humanos ytecnológicos.

Al modernizar la administración en las Escuelas, se moderniza y simplifica también,el control y la supervisión que las diversas áreas de la Secretaría de Educaciónrealizan hacia las escuelas, ya que, mediante el intercambio en medios magnéticos,se obtiene información real y actual con una gran precisión, con mucha calidad, enmenor tiempo y, sobre todo, sin necesidad de recapturar datos.

Una vez que las áreas cuentan con la información de las escuelas, la puedenprocesar, consultar, concentrar, analizar y explotar mediante el uso de programasde cómputo específicamente desarrollados o mediante programas de uso cotidiano,dándole una gran capacidad de tomar las decisiones correctas que se requieren enla Secretaría de Educación.

El SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR hace uso de las modernastecnologías de la información con el fin de simplificar el proceso de los datos:

- En las escuelas,

- En las áreas de acreditación,- En las áreas educativas,- En todas las áreas administrativas de la Secretaría de Educación que

utilizan la información que se genera en las escuelas.

El SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR esta formado de variossubsistemas (para el efecto les llamaremos SISTEMAS), que operan en diferentesinstancias, con el objeto de captar, generar, procesar, intercambiar y concentrarinformación, lo que permite prestar un mejor servicio y tomar decisionesinformadas.

Por ejemplo, los siguientes sistemas se instalan y operan directamente en lasescuelas:

1. SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR2. SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL3. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS4. SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR


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En las áreas educativas y administrativas de la Secretaría de Educación operan lossiguientes sistemas (algunos están en proceso de desarrollo):

A. SISTEMA DE ACREDITACIÓN ESCOLARB. SISTEMA DE INFORMACIÓN ESCOLAR

C. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONALD. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOSE. SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLARF. Varios sistemas específicos en los niveles educativos.

1.- En el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, las escuelas capturan y procesan losdatos de los alumnos, sus calificaciones bimestrales y finales y se generan losproductos que la escuela requiere, tanto para su operación cotidiana como paraentregar en medios magnéticos y en reportes, a las diferentes áreas que lasrequieren en la Secretaría de Educación.

2.- En el SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL, las escuelas registran y procesan

los datos del personal, el control de asistencia, sus horarios, y se generan losproductos que la escuela requiere (plantillas, reportes, etc.), tanto para su usointerno como externo.

3.- En el SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS, las escuelas registran yprocesan los datos de los bienes muebles existentes, su localización, característicasfísicas, quien los tiene asignados, etc. y se generan diversos productos que laescuela requiere para su control interno y para cumplir con la entrega deinformación oficial en medios magnéticos y en reportes.

4.- En el SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR, las escuelas registran yprocesan los datos de los inmuebles que forman la escuela, su localización,características y condiciones físicas, uso, etc. y se generan diversos productos quela escuela requiere, tanto para su control interno como para entregar en mediosmagnéticos y en reportes, a las áreas normativas de la Secretaría de Educación.

A.- El SISTEMA CENTRAL DE CONTROL ESCOLAR, opera en las áreas de acreditaciónde la Secretaría y en las oficinas regionales de administración escolar. En estesistema se valida, se revisa, se procesa, se explota y se concentra la información decontrol escolar de las escuelas, con lo cual se automatiza el control escolar,generando los formatos preelaborados como son: kardex, boletas, certificados, etc.

B.- El SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, opera en las áreas de personalde la Secretaría y en las oficinas regionales de administración escolar. En estesistema se recibe, se concentra y se procesa la información del personal de lasescuelas.


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C.- El SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS, opera en las áreascentrales encargadas de administrar el inventario de bienes muebles propiedad dela Secretaría. En este sistema, se recibe, se revisa, se concentra y se procesa lainformación de los inventarios de las escuelas.

D.- El SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR, opera en las áreas centrales de laSecretaría. En este sistema se recibe, se concentra y se procesa la información de lainfraestructura física de las escuelas.

E.- En cada nivel educativo de la Secretaría de Educación, existen sistemas quereciben, concentran y procesan la información que reciben de las escuelas, de talmanera que pueden consultar y emitir reportes detallados y/o concentrados quepermitan conocer la situación de todas y cada una de las escuelas.

La operación del SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR permite que,

con menos trabajo físico del personal, las tareas de administración escolar, elcontrol de inventarios, el control de personal y el registro de la infraestructuraescolar, se realicen con mayor eficiencia, mejor calidad y en menor tiempo tanto enlas escuelas como en las áreas administrativas y educativas de la propia Secretaríade Educación.


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1.2 EL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR opera directamente en cada escuela deeducación básica, apoyando la operación del control escolar, simplificando yapoyando los procesos y el trabajo cotidiano.

o El sistema de control escolar genera los reportes, los formatos y lainformación que la escuela necesita para uso interno y externo durantetodo el ciclo escolar.

o Genera la información para envío mediante medios magnéticos yelectrónicos (disquetes, CD’s, memoria USB, correo electrónico) y enreportes, a las diversas áreas de la Secretaría que así lo requieren.

o Las escuelas necesitan menos trabajo físico del personal para realizar lostrabajos de administración escolar con mayor eficiencia, calidad y

rapidez, permitiendo atender otras funciones que mejoren la calidad enlos servicios que se prestan a los alumnos, padres de familia y maestros.

El sistema apoya en los diferentes procesos que se realizan en las escuelas durantetodo el ciclo escolar:

• PROCESO DE PREINSCRIPCION.- Registro e impresión de solicitudes,formatos Said, etc.

• EXAMENES DE ADMISIÓN Y SELECCIÓN DE ALUMNOS.- Información para

exámenes de admisión, asignación de grupo a alumnos aceptados, etc.• PROCESOS DE INICIO DE CICLO ESCOLAR.- Inscripción y reinscripción,

generación de estadísticas, asignación de números de lista, impresión delistas de asistencia, etc.

• PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR.- Impresión deconstancias, credenciales, listas de alumnos, altas y bajas de alumnos,reportes de apoyo, etc.

• PROCESOS BIMESTRALES.- Registro de calificaciones, boletas

provisionales, informes de aprovechamiento de alumnos, informesestadísticos, etc.

• PROCESOS DE FIN DE CICLO ESCOLAR.- Impresión de formas ‘R’, kardex,boletas, certificados, generación de estadísticas, reportes auxiliares,promoción, etc.


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• PROCESO DE EXAMENES EXTRAORDINARIOS DE REGULARIZACIÓN.-Reportes de alumnos con adeudos, inscripciones a exámenes, captura deresultados, impresión de formas SYRCER, constancias, etc.

Los reportes: R-1, R-2, R-3, SYRCER, constancias de exámenes extraordinarios y

formas REL, Han sido autorizados por la DIRECCIÓN GENERAL DE ACREDITACIÓN YREVALIDACIÓN (DGAyR) de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, para queeste sistema los genere e imprima directamente en papel común, considerándoseformatos oficiales, sin necesidad de utilizar las antiguas formas preimpresas.

El SAE genera los archivos necesarios para que la información sea incorporada alSISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE CONTROL ESCOLAR (SINCE).


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2- OPERACIÓN DEL SISTEMA

2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES

Para facilitar la navegación a través del sistema, le mencionamos en forma genérica

para qué sirven y como operan los diferentes elementos y objetos que contiene elsistema, así como las teclas especiales que se utilizan en él.

El sistema opera a través de formularios (pantallas), los cuales pueden contenerdiferentes objetos, como son:

ETIQUETAS.- Generalmente solo sirven paraidentificar qué dato contiene el objeto que estaa la derecha o debajo de él.

CAMPOS DE TEXTO.- Sirven para presentary/o aceptar información.

ÁREA DE MENSAJES.- Contieneinstrucciones acerca de lo que se debe opuede hacer, dependiendo del objeto queen ese momento tenga el “foco” (dondeesta ubicado el cursor).

CUADRICULAS.- Se utilizan parapresentar diferentes registros deinformación (Ej. Alumnos, grupos), lascuadrículas contienen renglones, columnasy encabezados.Encabezados: Indican el contenido de lacolumna. Si es de color rojo, al darle clic, lainformación en la columna se ordenará.Renglones: generalmente, al hacer clicsobre este, se presentará otro formularioconteniendo información detallada delregistro (Ej. alumnos, grupos, etc.).

BOTONES DE COMANDO.- Al hacer clic sobre algunose realizará la operación indicada en él.Por ejemplo:

• El botón presenta un formulario quepermite capturar un nuevo registro (alumno,grupo, etc.).

• El botón hace que el sistemaregrese al formulario anterior.

• El botón hace que el sistema regreseal menú principal.

• El botón permite salir totalmente delsistema en forma inmediata.

• El botón borra el registro que estapresente en el formulario.

• El botón posiciona el cursor enel primer campo modificable, permitiendomodificar los datos.


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CAJAS DE EDICIÓN.- Son parecidos a las cajas de texto, se utilizan para registrardatos variables en su longitud, la información puede estar separada en renglones(esto se hace oprimiendo la tecla en la parte del texto que se deseaterminar el renglón actual e iniciar uno nuevo). Las CAJAS DE EDICIÓN puedenestar vacías o contener hasta aproximadamente 65000 caracteres. En este sistema

se utilizan pocas veces.GRUPOS DE BOTONES (BOTONES DE OPCIÓN).- Se utilizan para acceder a lasdiferentes opciones del sistema, al hacer clic sobre un botón se realizará la accióndescrita en él, puede ser que realice algún proceso o que presente un formulario.

TECLAS ESPECIALES.

• Tecla .- Sirve para salir del campo actual y pasar al siguiente (por

ejemplo: al terminar de incorporar o modificar datos en un campo de texto)• Tecla .- Regresa al campo anterior (su uso aparece indicado

en el área de mensajes), casi siempre tiene el mismo efecto que la tecla ( significa que deberá oprimir la techa y la techa al mismo tiempo).

• Tecla .- Tiene la misma función que la tecla , salvo en lascajas de edición, en las cuales se agregara un nuevo renglón. De preferenciautilice la tecla .

• Tecla .- Generalmente se utiliza para terminar la captura omodificación y regresar al formulario anterior (su uso aparece indicado en el

área de mensajes).• Teclas , .- Al estar capturando datos

en un campo de texto o caja de edición desplaza el cursor hacia la izquierda oderecha.

• Tecla .- Se utiliza para regresar al campo anterior, salvo enlas cajas de edición, en las cuales se desplaza el cursor hacia el renglónanterior.

• Tecla .- Casi siempre tiene la misma función que la tecla, pasa al siguiente campo.

• Tecla o .- Cuando estemos en unacuadricula, regresará varios registros hacia atrás (en caso de que existan).

• Tecla o .- Cuando estemos en unacuadricula, avanzará varios registros hacia adelante (en caso de que existan).

Otras teclas especiales operan de igual manera que en los programas basados enWindows.


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Después de oprimir “SI” aparecerá la siguiente , donde se seleccionará launidad de almacenamiento en que se guardará la información respaldada.

En esta parte se describirá elsignificado de los símbolos que se utilizarán para indicar los diferentes procesos queen lo sucesivo veremos en este manual del usuario.

Selección de un SUBMENÚ ó PESTAÑA del MENU PRINCIPAL.

Selección de OPCIÓN contenida dentro del SUBMENÚ elegido en el pasoanterior.

Selección de BOTÓN el cual realizará un proceso o mostrará un nuevoformulario contenido dentro de alguna de las OPCIONES ó PROCESOS delSistema.

Captura de datos en formulario relacionado con el BOTÓN y la OPCIÓN encuestión.


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3- ENTRADA AL SISTEMA

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR incluye un control de acceso mediante claves deusuario, contraseña (password) y derechos de acceso, lo cual permite que se puedacontrolar con gran seguridad, el acceso al sistema, a los menús y a cada una de las

opciones de manera individual, el administrador del sistema puede asignar o quitarlos derechos de acceso a cada usuario.

Para ingresar al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, debe hacer doble clic sobre elicono de acceso en el escritorio de su PC, al realizar la acción aparecerá elformulario de ESCUELAS REGISTRADAS EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓNESCOLAR, donde se seleccionará la escuela a accesar:

Al presionar doble clic en el renglón de los datos de la escuela deseada, apareceráel formulario de acceso al sistema:


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En este formulario deberá introducir su CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD(contraseña) de acceso.

Al introducir una CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD validos, se presentara elformulario “MENU PRINCIPAL”, desde es cual se accesan los diferentes submenús yopciones del sistema:


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opciones del sistema

El MENU PRINCIPAL se divide en ocho SUBMENUS los cuales serán identificados conlos símbolos “” y se accesa haciendo clic en la “pestaña”correspondiente, estos SUBMENUS contienen cada uno de ellos una serie deopciones las cuales se accesan mediante un clic al botón ó texto correspondiente adicha opción; con la finalidad de realizar un análisis detallado de cada uno de losSUBMENUS, se destinará un capitulo para cada uno de ellos, como sigue:

• INSCRIPCIONES• ALUMNOS• BIMESTRALES• EER (Exámenes Extraordinarios y de Regularización)• PROCESOS DE FIN DE CICLO• HISTORIA• ESCUELAS• ADMINISTRACIÓN


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Cada uno de los siguientes SUBMENUS cuenta con sus propias opciones, las cualesserán analizadas más adelante, de acuerdo a los PROCESOS en que esténinvolucrados, cabe mencionar que para ingresar a cada submenú y a cada opcióndel sistema, se validan los derechos de acceso de acuerdo a su clave de USUARIO,

desde el momento que el usuario ingresa al sistema, los submenús se activan o sedesactivan de acuerdo a los derechos asignados, por lo cual es probable que nopueda accesar a algún submenú.

En caso de las opciones correspondientes a cada submenú, éstas son validadas enel momento que se tratan de seleccionar, por lo cual, durante la operación delsistema podrá encontrar un mensaje como el siguiente:

El mensaje anterior le avisa que no puede acceder a la opción porque eladministrador no le asignó derechos de acceso a esa opción por ejemplo: “SEC_MODALU”.

3.1 CALENDARIO DE PROCESOS

PROCESOS: AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN

INICIO DE CICLO

EXAMEN DE REGULARIZACIÓN

BIMESTRALES

CONTINUOS

CONFIGURACIÓN DE FORMATOS

DE REPORTES OFICIALESHISTORICO DE ALUMNOS

PREINSCRIPCIÓN

FIN DE CICLO


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4- ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

El Sistema de Administración Escolar requiere de una adecuada administración parasu correcto funcionamiento y operación. En el modulo de ADMINISTRACIÓN se

encuentran las opciones que permiten preparar la información inicial básica de laescuela, de los grupos académicos y de taller, el control de los usuarios que tienenderechos de acceso al Sistema, así como configurar adecuadamente diversosreportes para que puedan imprimirse correctamente en la impresora que tenga laescuela.

En este modulo se encuentran también opciones para realizar el mantenimiento yrespaldo necesario a las bases de datos del Sistema.

4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR.- En esta opción se registra la informacióngeneral de la escuela, clave de centro de trabajo, nombre del director, cicloescolar actual, teléfono, etc., así como datos que se requieren para lacorrecta impresión de los formatos oficiales.

Nota: Se recomienda que a esta opción solamente tenga acceso el administradordel Sistema.

ADMINISTRACIÓN datos del ciclo escolarmodificarCapturar y/o modificar datos de la escuela

grabar


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4.2 GRUPOS ACADÉMICOS.- En esta sección se podrá registrar altas, bajas ycambios de los grupos académicos que se tienen en la escuela.Como una medida de seguridad, a cada grupo se le asigna un usuarioencargado, el cual es el único que puede registrar movimientos de alumnos

en este grupo, incluyendo el registro de calificaciones.ADMINISTRACIÓN grupos académicos


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4.3 GRUPOS DE TALLER.-En esta parte del sistema se registran los grupos detaller y se indica el usuario encargado de administrar el grupo.Los grupos de taller están integrados generalmente por alumnos dediversos grupos académicos, sin embargo cada grupo de taller

tiene su propia clave, independiente de la procedencia de losalumnos.Un taller o grupo de tecnología se conforma de la siguiente manera:

Grupo Grado + grupo + turno + “-” + clave de taller1AM-325 = 1 A M - 3252AM-199 = 2 A M - 199

Generalmente existe un solo grupo por tecnología y grado, solo en lasescuelas muy grandes existen dos grupos de la misma tecnología delmismo grado, en cuyo caso se registran por ejemplo: grupo 1AM-325 y elgrupo 1BM-325.

ADMINISTRACIÓN grupos de taller


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4.4 PLANES DE ESTUDIO.- En este Sistema están registrados los diversosplanes de estudios que se han utilizado en las escuelas secundarias desde1960, en caso de ser necesario registrar nuevos planes de estudio, eldepartamento de acreditación de la Secretaría de Educación realizará el

proceso correspondiente y lo distribuirá a las escuelas y área que lorequieran.En esta opción se pueden consultar e imprimir los planes de estudioregistrados.

ADMINISTRACIÓN Planes de estudios


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4.5 CATALOGO DE TALLERES NACIONAL.- En este Sistema están registradoslas diversas claves de Tecnología que se han utilizado en las escuelassecundarias, en caso de ser necesario registrar nuevas claves, eldepartamento de acreditación de la Secretaría de Educación realizará el

proceso correspondiente y lo distribuirá a las escuelas y área que lorequieran.En esta opción se pueden consultar las claves de tecnología registradas.

ADMINISTRACIÓN Catálogo de talleres nacional

\ catálogo de talleres nacional


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4.6 CATALOGO DE MATERIAS.- En este Sistema están registrados las diversasclaves de materias que se han utilizado en las escuelas secundarias, encaso de ser necesario registrar nuevas claves, el departamento deacreditación de la Secretaría de Educación realizará el proceso

correspondiente y lo distribuirá a las escuelas y áreas que lo requieran.En esta opción se pueden consultar e imprimir las claves de materiaregistradas.

ADMINISTRACIÓN catálogo de materias


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4.7 CONFIGURAR INFORMES (REL, R´s, BOLETAS, KARDEX, LISTAS, ETC.).-En las escuelas que utilizan el Sistema existen muchos diferentes modelosde impresoras, por lo cual algunos reportes se imprimen con variación enlos márgenes ocasionando desfasamientos en los campos.

Esta opción permite que, en cada escuela puedan realizarse los ajustesnecesarios a cada uno de los reportes del Sistema, para que la informacióna imprimir, coincida perfectamente en los formatos prediseñados dekardex, boletas oficiales, certificados y otros, además de que otrosreportes puedan tener los márgenes necesarios para una adecuadapresentación.

Antes de imprimir una formato oficial deberá realizarse una prueba en unahoja de papel bond, cotejarla a contraluz con el formato oficial, en caso deno coincidir algún dato con dicho formato, se debe proceder a realizar los

ajustes necesarios.

Para configurar un reporte hacer lo siguiente:- seleccionar el reporte deseado en el formulario,- seleccionar el campo o campos que se quieren mover (dando un clic en

algún lugar y dejándolo presionado, hacer una especie de cuadro y soltar elbotón; esto hará que se seleccione todo lo que quede dentro del cuadro),(nota: generalmente todos los campos estan agrupados por lo cualno se pueden mover individualmente, para desagruparlos haga clicen algun campo del reporte, luego haga clic en “Formato” o

“Format”, ubicado en la parte superior y clic en “desagrupar” o“ungroup”)- con las teclas de flecha puede mover hacia arriba, abajo, izquierda ó

derecha, hasta que se localice en la posición requerida (se recomienda quecon una regla mida cuanto se va a mover, en la parte inferior hay unaespecie de barra que le indica la posición actual ),

- para terminar haga clic use la (x) de la parte superior derecha, le hará unapregunta que si quiere guardar los cambios “do you want to save changes to report designer”,

yes = grabar cambios y salir,no = no grabar cambios y salir,

cance l= no grabar cambios y seguir modificandosi pulsa esc (techa escape) se cancela la configuración y no seguardan los cambios

(descart changes) yes= descartar los cambios y salir.

En caso de que los cambios realizados al formato del reporte estén muymal (muy alterados), puede recuperar el formato original más reciente quele fue enviado, utilizando el botón que dice “RECUPERAR FORMATOORIGINAL” que se encuentra al lado derecho de cada reporte.


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ADMINISTRACIÓN configurar informes (rel, r´s, boletas, kardex, listas, etc.)


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4.8 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel ®.- Considerando la importancia detraslación de datos a otros formatos, el Sistema cuenta con la opción degenera un archivo con datos de la alumnos en formato Excel ®, quepermite al usuario crear sus propios informes. Se puede seleccionar de un “grupo” ó “grado” el periodo que se desea exportar a Excel ®, solo en el

caso de que seleccione “todos los grados” únicamente podrá exportar “datos generales”.

ADMINISTRACIÓN exportar información a Excel® seleccionar grupo, grado e información para exportarseleccionar exportar xls


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4.9 CATALOGO DE USUARIOS.- En esta parte SE REGISTRAN, SE MODIFICANY SE BORRAN LOS USUARIOS DEL SISTEMA, ADEMÁS DE ASIGNARLE LOSDERECHOS DE ACCESO A LAS DIFERENTES OPCIONES Y MENÚS DELSISTEMA, un usuario es una persona que tiene derecho de entrar al

sistema con una clave específica “CLAVE DE USUARIO”, una vez dentro delSistema puede usar las diferentes opciones del Sistema de acuerdo a losderechos de acceso que se hayan asignado.

Se recomienda que los usuarios utilicen un “password” (contraseña deseguridad) que solo ellos conozcan, para evitar que otras personas lautilicen en forma inadecuada.

ADMINISTRACIÓN catalogo de usuarios nuevo usuariograbar los derechos


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Nota: Un usuario puede cambiar su contraseña tantas veces seanecesario solo debe de seleccionar en el menú principal un botón deacción en la parte inferior de la pantalla que dice MODIFICARPASSWORD, solo debe de teclear el password anterior y si es el correcto

debe de ingresar el nuevo password dos veces para cotejarlo, despuésse deberá grabar, al ingresar de nuevo al sistema deberá utilizar lanueva contraseña.


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4.10 CATALOGO DE OPCIONES.- Se cuenta con un catalogo que permitecontrolar el acceso a las opciones al Sistema que tienen acceso restringido,en este módulo se registran dichas opciones.

Nota: Generalmente todas las opciones están incluidas en el catálogo quese distribuye con el Sistema, por lo que es poco probable que exista lanecesidad de agregar ó modificarlo.Para registrar una nueva opción:

ADMINISTRACIÓN catalogo de opciones nueva opcióngrabar

Para modificar o borrar una opción:ADMINISTRACIÓN catalogo de opciones seleccionar opciónmodificar ó borrar opción

Nota: En anexo “A” se presenta el catálogo de opciones.

4.11 COMANDOS SQL.- Esta opción es de uso restringido para usoexclusivo del personal responsable del desarrollo del Sistema.


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4.12 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA.- Para proteger lainformación que se genera en el Sistema es importante realizar procesosde respaldo y mantenimiento a las bases de datos del Sistema. Estosprocesos deben de realizarse sin que otros usuarios estén dentro del

Sistema. Respaldar: Uno de los procesos mas importantes para proteger ypreservar la información almacenada en el Sistema, es el respaldo deinformación. Para tal propósito existe dentro de este formulario un botón “respaldar base de datos”, el cual creará un respaldo de la base dedatos en un archivo comprimido que se guarda en el disco duro de la PCdonde se realiza el proceso de respaldo, en la carpeta:

c:\respaldos_administración_escolar El sistema cada semana le pregunta si realizar el respaldo pero esrecomendable que, en los días que se realice mucho trabajo de

captura o modificación de datos, se realice un respaldo extra, paramayor seguridad en su información, ya que, de un respaldo se puede recuperar la información en caso necesario.

Nota importante: al terminar de realizar un respaldo, el sistema lepreguntará si desea copiarlo a algún dispositivo(disquete o memoria USB),se recomienda realizar una copia a una memoria USB con el fin de quepodamos recuperar su información en caso de que su computadora se dañeo cambie de dueño.

Reindexar: Este proceso es también muy importante, debido a quecuando ocurre un fallo en la energía eléctrica se pueden perder los índicesde los archivos y el sistema después de esto proporciona informaciónincorrecta ó presentar errores, se debe realizar después de un fallo deenergía eléctrica y también se recomienda realizarlo diariamente al iniciarla sesión( se tarda solamente unos segundos).

Pack: Este proceso realiza la función de compactar las bases de datos, yaque cuando se borran registros dentro del Sistema, estos solamente sonmarcados (borrados en forma lógica), una vez que se realiza el proceso “PACK”, los registros marcados son eliminados físicamente de la base de

datos del Sistema.

ADMINISTRACIÓN mantenimiento y respaldos del sistema reindexar ó pack ó respaldar base de datos


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Solución de problemas en el Sistema.- Los respaldos de la base dedatos generados en el Sistema permiten que se pueda recuperar lainformación tal y como estaba en la fecha y hora especifica en que serealizaron los respaldos.

En caso de haber problemas graves en el Sistema, póngase en contactocon el área encargada del desarrollo del Sistema en donde le asesoraránpara encontrar una solución en la cual puede estar incluido la recuperaciónde datos de algún respaldo y/o correcciones a los programas del sistema.


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5- PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN

En el mes de Febrero son las preinscripciones, es por ello que este proceso es desuma importancia para un buen inicio en el control de los alumnos que aspiran aformar parte del plantel de esta Institución. Es recomendable realizar los pasos

que a continuación se describen, en forma secuencial y sobre todo sin omitirninguno de ellos:

1. Borrado de datos de preinscripciones anteriores2. Datos generales para preinscripción e inscripción3. Distribución de salones para presentar examen said4. Registro de preinscripciones5. Formato de preinscripción6. Generar archivo said gama

7. Lista de asistencia para examen said


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5.1 BORRADO DE DATOS DE PREINSCRIPCIONES ANTERIORES.- Cuando ya serealizó un proceso de preinscripción previamente o se practicó dando dealta alumnos, se queda información almacenada en la base de datos, por lotanto se deberá borrar dicha información.

INSCRIPCIONES borrar solicitudes de nuevo ingreso(todas)

5.2 DATOS GENERALES PARA PREINSCRIPCION E INSCRIPCIÓN.- En esteformulario registra la fecha, hora, requisitos y compromisos, estainformación es utilizada a la hora de imprimir los formatos depreinscripción e inscripción de alumnos.

INSCRIPCIONES datos para preinscripción e inscripción


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5.3 DISTRIBUCION DE SALONES PARA PRESENTAR SAID.- El sistema permitey facilita la organización para el examen SAID, en la siguiente forma seindica el número de salón y los folios (inicial y final) que ahí presentaránexamen. Puede agregar un nuevo salón o borrarlo con los botones que se

encuentran en la parte inferior de la forma.INSCRIPCIONES salones para examen de admisión

5.4 REGISTRO DE PREINSCRIPCIONES.- En esta opción se registran losaspirantes a ingresar a esta institución académica, en ella se registran susdatos personales tales como nombre, fecha de nacimiento, curp, primariaprocedencia, escuelas alternas, etc. al presionar grabar le dará opción de

imprimir la solicitud, después puede buscar algún alumno y modificar algúndato o reimprimir de nuevo la solicitud.INSCRIPCIONES registro de solicitudes nueva solicitudregistro de datos del aspirante


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5.5 FORMATO DE PREINSCRIPCION.- Partiendo del punto anterior, una vez queha sido dada de alta la preinscripción, se puede imprimir el formato depreinscripción en forma directa, como se indica a continuación:

INSCRIPCIONES registro de solicitudes

imprimir


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5.6 GENERAR ARCHIVO SAID GAMA.- Este proceso se debe realizar al terminarla preinscripción y enviarlo al área correspondiente, preferentemente serecomienda utilizar una memoria USB, ya que esta es más confiable.

INSCRIPCIONES

generar archivo said gama


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5.7 LISTA DE ASISTENCIA PARA EXAMEN SAID.- Para facilitar el control deasistencia al momento de aplicación del SAID se generó el siguientereporte.

INSCRIPCIONES asistencia para examen SAID


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6- PROCESO DE INICIO DE CICLO

En este capitulo se describen los diversos proceso que se realizan al iniciar unciclo escolar como son: inscripción y reinscripción de alumnos, impresión delistas de asistencia, etc. Es fundamental realizar los pasos en el orden que a

continuación se describen en forma secuencial, puede omitir solamente aquellosque generen algún reporte que sea requerido.

1. Reporte de solicitantes con hermanos2. Asignación de grupo a aceptados de primer grado3. Impresión de listado de alumnos aceptados con grupo4. Impresión de listado de alumnos aceptados alfabético5. Inscripción de nuevos ingresos6. Formato de inscripción7. Reinscripción a segundo y tercer grado8. Formato de reinscripción9. Asignar grupo de taller10. Generar números de lista11. Cambio de grupo o turno a alumnos ya inscritos12. Listas de asistencia por grupo ó taller13. Credenciales de alumnos14. Estadísticas de inicio de ciclo (forma 911)15. Imprimir anuario estadístico16. Generar información (en medio magnético) de inicio de ciclo17. Introducir clave de acreditación para validar revisión inicial

18. Borrar alumnos no reinscritos19. Altas, bajas y cambios de datos de alumnos

A continuación se describe cada uno de ellos.


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6.1 REPORTE DE SOLICITANTES CON HERMANOS.- Con el fin de seleccionar alos solicitantes que se preinscribieron, se obtiene una relación de alumnossolicitantes que tienen algún hermano(a) en el plantel, para apoyar adecidir su aceptación, conforme al reglamento y políticas de la escuela.

INSCRIPCIONES

reporte de solicitantes con hermanos

6.2 ASIGNACION DE GRUPO A ACEPTADOS DE PRIMER GRADO.- Permiteregistrar a los alumnos aceptados el grupo al que se acepta su inscripciónpor ejemplo: 1AM (primero “A” Matutino), 1DV (primero “D” vespertino), aldejar el grupo en blanco, el sistema interpreta que fue rechazado y nopodrá inscribirse.

INSCRIPCIONES

asignación de grupo para alumnos aceptados


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6.3 IMPRESIÓN DE LISTADO DE ALUMNOS ACEPTADOS CON GRUPO.- Puedeimprimir listados de los alumnos aceptados con el grupo respectivo, estopara informar a los padres y alumnos de su situación, están ordenados porturno, grupo académico y en orden alfabético.

INSCRIPCIONES reporte de solicitantes aceptados por grupo

6.4 IMPRESIÓN DE LISTADO DE ALUMNOS ACEPTADOS ALFABÉTICO.- Puede

imprimir listados de los alumnos aceptados, en orden alfabético, esto parainformar a los padres y alumnos de su situación, están ordenados porturno y en orden alfabético.

INSCRIPCIONES reporte alfabético de solicitantes aceptados


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6.5 INSCRIPCION DE NUEVOS INGRESOS.- En agosto se realiza el proceso deinscripción de nuevos alumnos, en esta pantalla solamente aparecerán lossolicitantes que tengan grupo registrado, ya que esto indica que fueronaceptados.

INSCRIPCIONES inscripciones a primer grado seleccionar alumno a inscribir (aceptado)inscribirgrabarimprimir formato de inscripción


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6.6 FORMATO DE INSCRIPCION.- Al terminar de inscribir a un alumno (punto6.5), podrá imprimir el formato de inscripción. También podrá imprimirlocuando seleccione un solicitante con situación de “INSCRITO”.

6.7 REINSCRIPCIÓN A SEGUNDO Y TERCER GRADO.- En agosto se realiza elproceso de re-inscripción de alumnos a segundo y tercer grado, en esteformulario aparecerán los alumnos promovidos y/o repetidores del cicloanterior, con adeudos y reprobados del ciclo escolar anterior, además de

su situación actual, la cual puede ser:- PROMOVIDO DEL CICLO ANTERIOR- PROMOVIDO CON ADEUDOS- REPETIDOR DEL CICLO ANTERIOR- REPETIDOR DEL CICLO ANTERIOR POR ACUMULAR MAS DE 5ADEUDOS

La situación puede variar ya que ésta se asigna al realizar el procesode promoción y no se actualiza automáticamente al presentar E.E.R.Al seleccionar al alumno con un clic o sobre este, aparece unapantalla donde puede modificar datos generales del alumnos y realizar la

reinscripción.

INSCRIPCIONES reinscripción de alumnos seleccionar alumno a reinscribir (promovido)reinscribirgrabarimprimir formato de inscripción


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6.8 FORMATO DE REINSCRIPCION.- Al terminar de reinscribir a un alumno(punto 6.7), podrá imprimir el formato de reinscripción.

6.9 ASIGNAR GRUPO DE TALLER.- Esta opción permite registrar rapidamente elgrupo y número de lista de taller que seleccionó cada alumno de nuevoingreso, deberá tener cuidado al momento de indicar el número de listapara no duplicar dicha numeración

ALUMNOS registrar grupo de taller seleccionar alumnocapturar grupo de taller y número de lista


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6.10 GENERAR NUMEROS DE LISTA.- Después de los procesos de inscripción yreinscripción, los alumnos no tienen número de lista correcto en el grupoacadémico o tecnología, por lo tanto hay que asignarle uno.

En el siguiente formulario podrá ver los grupos académicos y de tecnologíaque tenga registrados como usuario responsable (esto se vio en manejode grupos y talleres), al dar un clic sobre el grupo o taller, en la partecentral aparecen en orden alfabético los alumnos del grupo, al dar clicsobre el botón “generar números de lista”, automáticamente se asignarannúmeros de lista a los alumnos de ese grupo, de acuerdo al ordenalfabético.

Se recomienda que, una vez que se entreguen las listas definitivasa los maestros, ya no se vuelvan a generar estos números de lista, para que los números de la lista de asistencia coincidan con los del

formulario de captura de calificaciones.ALUMNOS generar número de lista seleccionar grupo académico ó de tallergenerar número de lista


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6.11 CAMBIO DE GRUPO O TURNO A ALUMNOS YA INSCRITOS.- Al inicio delciclo se realizan muchos cambios de grupo y/o turno, para realizar dichoscambios, solo busque al alumno y de un clic sobre él, en la parte inferiordel formulario “cambio de grupo” aparece el grupo anterior y le solicita el

nuevo, al grabar el cambio se le asigna un número de lista en el nuevogrupo, ejemplo un alumno que estaba en 1AM con numero 2, pasa a 1CMque tiene 20 alumnos el nuevo numero seria el 21 ya que lo pone al final,al cambiarlo de turno se puede imprimir un memorando de baja y alta,queda como antecedente del cambio baja en la tarde y alta en la mañanasegún sea el caso.

ALUMNOS cambiar alumnos de grupo seleccionar alumnoindicar nuevo grupo académico ó de taller


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6.12 LISTAS DE ASISTENCIA POR GRUPO Y TALLER.- Se obtiene un listado dealumnos para llevar el control de asistencia.

ALUMNOS informes por grupo académico y de taller

seleccionar grupo académico ó de tallerseleccionar lista de asistencia de grupo ó taller


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6.13 CREDENCIAL DE ALUMNOS.- El sistema permite imprimir las credencialesde los alumnos por grupo (se imprimen 4 por hoja), esta puede ser con osin logotipo en la parte posterior.El logotipo que aparece al reverso de la credencial es originalmente el del

Gobierno del Estado, si desea cambiarlo (por el de la escuela u otro),deberá crear su logotipo en formato JPG y copiarlo en el directorio(C:\Administracion_escolar\control_escolar) con el nombre escuela.JPG.

ALUMNOS informes por grupo académico y de taller seleccionar grupo académicoseleccionar credenciales ó credenciales logo reverso

6.14 ESTADISTICAS DE INICIO DE CICLO (FORMA 911).- Imprime la forma 911.ALUMNOS forma 911 turno matutino ó vespertino


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6.15 IMPRIMIR ANUARIO ESTADÍSTICO.- El Sistema genera un reporteestadístico conteniendo información de inscripción de grupos académicos ypor tecnología.

ALUMNOS

anuario estadístico

6.16 GENERAR INFORMACIÓN (EN MEDIO MAGNÉTICO) DE INICIO DE CICLO.-La información de inicio de ciclo deberá entregarse al área de acreditaciónpara su revisión. Puede seleccionar turno matutino (T.M.) o vespertino(T.V.).- Se genera un archivo en el disco duro y le da opción paraguardarlo en un medio magnético, le recomendamos utilizar una memoriaUSB.

ALUMNOS generar archivo para revisión inicial (T.M.) ó (T.V.)


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6.17 INTRODUCIR CLAVE DE ACREDITACIÓN PARA VALIDAR REVISIONINICIAL.- Al entregar la información (en un medio magnético) de inicio alárea de acreditación y después de ser revisada y no tenga errores, el AREADE ACREDITACIÓN le asigna un número único que debe registrarse en el

sistema, solo tiene cuatro días para hacerlo, ya que caduca el número ydebe de solicitar uno nuevo al ÁREA DE ACREDITACIÓN, este proceso espara que el sistema reconozca que esta autorizada la inscripción de iniciode ciclo, el numero es único para cada escuela, le debe de mandar unmensaje de que se realizó el proceso de aceptación.

ALUMNOS actualización después de revisión inicial digitar clave de autorización

6.18 BORRAR ALUMNOS NO REINSCRITOS.- Después de algún tiempo (porejemplo después de noviembre), existen alumnos que no se reinscribieron,hay que eliminarlos del sistema, al borrarlos permanecerán susantecedentes en la historia de alumnos.

ALUMNOS borrar alumnos no reinscritos


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6.19 ALTA, BAJAS Y CAMBIOS DE DAT0S DE ALUMNOS.- Para registrar alumnosde nuevo ingreso ( a primer grado que no se preinscribieron o a segundo otercer grado que vienen de otra escuela), modificar datos de los alumnosya registrados o registrar una baja de un alumno.

En virtud de que las estadísticas educativas se basan en información quese captura en el Sistema, es importante poner atención especial en losiguiente :

- Poner especial atención a los comentarios que aparecen en la barrade mensajes en color amarillo, que se muestra en la parte inferior delmonitor.

- SEXO: se debe indicar “H” para hombre y “M” para mujeres.- FECHA DE NACIMIENTO: esta debe coincidir con el acta de

nacimiento.- NÚMERO DE LISTA: en caso de asignar “0” a este campo, el Sistema

le asignará al alumno el número de lista siguiente.- LUGAR DE NACIMIENTO: este debe coincidir con el acta de

nacimiento.- CURP: cada dígito capturado de la CURP será verificado con la

información capturada en los campos anteriores.- INDÍGENA S/N?: indicar si es indígena “S”= SI ó “N”= NO.- NEE S/N?: indicar si tiene necesidad de una atención especial

“S”=SI ó “N” = NO - USAER S/N?: indicar si pertenece al programa USAER, “S”= SI ó

“N”= NO.

- TIPO DE DISCAPACIDA O APTITUDES SOBRESALIENTES: debeseleccionar el tipo de discapacidad o aptitud sobresaliente de entrelas opciones que presenta el Sistema.

- DATOS DEL PADRE O TUTOR: la información requerida por el Sistemaen esta sección no es de carácter obligatorio, pero si es muynecesaria en caso de una identificación o localización urgente, por loque se recomienda que se recabe dicha información.

- SITUACIÓN: este campo se refiere a la situación que guarda elalumno en la Institución, de tal forma que si tiene “1-INSCRITO”indica que su fecha de inscripción es igual o anterior al 30 deSeptiembre, y si dice “2- ALTA” significa que se inscribió después del

30 de Septiembre. - REPETIDOR : cuando un alumno proviene de otra escuela, al

momento de inscribirlo, se debe indicar con una “R”, si el alumnoreprobó el ciclo anterior, cuando los alumnos de esta escuelareprueban el ciclo escolar, se realiza en forma automática el procesode actualización de este campo.

- CONDUCTA: indica el comportamiento que ha observado el alumnodurante su permanencia en la Institución, este puede ser “E”=EXCELENTE, “B”= BUENO, “R”= REGULAR, “M” = MALO, “ ” = POR


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OMISIÓN ES BUENO; es importante indicar el tipo de conducta yaque es fundamental al momento de elaborar algunos tipos deConstancias.

- ALUMNOS DEL EXTRANJERO: en este campo se indica si el alumnoque se inscribe proviene de otro país, el Sistema nos presenta varias

opciones, que se eligen de acuerdo a la situación del alumno. - GRABAR: es básico presionar el botón “GRABAR ” cuando seterminen de capturar o modificar los datos de este formulario.

ALUMNOS alta, baja y cambio de datos de alumnos seleccionar altascapturar información del alumnograbar


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7- PROCESOS BIMESTRALES

Los siguientes procesos corresponden al proceso bimestral de registro de losresultados de las evaluaciones y aportan al sistema la información generada por losalumnos en cuanto a sus calificaciones y aprovechamiento escolar. Esta información

es utilizada a su vez en la emisión de reportes estadísticos que sirven para la tomaoportuna de decisiones. Es recomendable realizar los pasos que a continuación sedescriben, en forma secuencial:

1. Abrir y cerrar periodo de captura bimestral2. Captura de calificaciones bimestrales3. Consulta de calificaciones por alumno4. Modificación de calificaciones5. Seguimiento de alumnos6. Alumnos con materias reprobadas7. Alumnos con mejores promedios8. Alumnos con mejor promedio por materia9. Mejores alumnos por grado10. Estadísticas por grupo y materia11. Estadísticas por grado y materia12. Estadísticas por grupo de taller13. Forma “AP” turno matutino y vespertino (promedio

y aprovechamiento)14. Generar calificaciones para WEB

15. Crear gráficas16. Exportar información a Excel®17. Generar archivo bimestral (t.m. Y t.v)


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7.1 ABRIR Y CERRAR PERIODO DE CAPTURA BIMESTRAL.- Con el fin de evitarla modificación de calificaciones de los alumnos sin autorización, eladministrador del Sistema deberá registrar el periodo correspondiente cadabimestre, para lo cual deberá modificar el campo “periodo para

calificaciones” en el formulario “datos de la escuela”, puedeseleccionar entre (0,1,2,3,4,5), si selecciona “0” no se podrá capturarcalificaciones de ningún periodo, esto es para cerrar proceso de captura yproteger para que no le modifiquen calificaciones después de su revisión(solo el administrador debe de hacer esto).

ADMINISTRACIÓN datos del ciclo escolar


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7.2 CAPTURA DE CALIFICACIONES BIMESTRALES.- El Sistema permite lacaptura de calificaciones por materia o por concentrado general dematerias. Una vez capturadas las calificaciones se selecciona el botón “grabar” para registrarlas en forma definitiva.

BIMESTRALES registro de calificaciones por periodo seleccionar periodoseleccionar gruposeleccionar materia(s)grabar


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7.3 CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO.- Esta opción permite alusuario realizar consultas individuales de calificaciones y promedios, cabemencionar que debido a que es solo consulta, no se podrán realizar ningúntipo de cambio a las calificaciones.

ALUMNOS

consulta de alumnos del ciclo escolar seleccionar alumnover calificaciones

Al consultar las calificaciones de un alumno, podrá imprimir un informe(Boleta)


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7.6 ALUMNOS CON MATERIAS REPROBADAS.- Con la finalidad de darseguimiento a los alumnos reprobados, se presenta un reporte decalificaciones por periodo, por grupo(s) y grado(s) de los alumnos queadeudan materias.

BIMESTRALES

alumnos con materias reprobadas seleccionar periodoseleccionar mínimo de materias reprobadasseleccionar grupo ó grado


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7.7 ALUMNOS CON MEJORES PROMEDIOS.- Siguiendo con el análisis deaprovechamiento escolar, se presenta un reporte de alumnos con mejorpromedio, el cual muestra información que se puede filtrar por número demejores alumnos ó promedio mínimo y por promedio de un periodo

específico ó por promedio general a la fecha, además de poder seleccionartoda la escuela, un solo grado ó uno ó varios grupos.BIMESTRALES alumnos con mejores promedios seleccionar por número de alumnos ó por promedioseleccionar periodo, grupo o grado

Ejemplos:Para obtener reporte de los 5 mejores promedios del 3er. Periodo de los

grupos de 1AM,1AV,1CM:BIMESTRALES alumnos con mejores promedios seleccionar “por número de alumnos de un solo periodo”seleccionar “5” en “número de mejores alumnos por grupo”seleccionar “III-Periodo”seleccionar (con botón derecho del ratón) los grupos 1AM,1AV,1CMseleccionar el botón de “PROCESAR”

Para obtener reporte de alumnos del grupo 1AM con promedio mínimo de 8.5:BIMESTRALES alumnos con mejores promedios seleccionar “por promedio mínimo de los periodos capturados”seleccionar “8.5” en “promedio mínimo”

seleccionar “1AM”


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7.8 ALUMNOS CON MEJOR PROMEDIO POR MATERIA.- Al termino de la capturade calificaciones de cada periodo escolar, se puede obtener un reporte delos alumnos con mejor aprovechamiento por materia, la información sepuede filtrar por periodo, grado y materia.

BIMESTRALES alumnos con mejor promedio por materia seleccionar el número de mejores alumnos por gruposeleccionar periodoseleccionar gradoseleccionar materias a reportar


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7.9 MEJORES ALUMNOS POR GRADO.- Existe la necesidad de realizarcomparaciones estadísticas de aprovechamiento escolar, es debido a estoque el Sistema cuenta con opciones que permiten obtención de este tipo dereportes.

BIMESTRALES mejores alumnos por grado seleccionar número de mejores alumnos por gruposeleccionar periodoseleccionar gradoseleccionar materias a reportar


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7.10 ESTADISTICAS POR GRUPO Y MATERIA.- Con la finalidad de obtenerinformación estadística, se presenta este reporte donde se concentrainformación de una fase, por grupo y materia, número de alumnosreprobados, inasistencias y promedios.

BIMESTRALES estadísticas por grupo y materia seleccionar periodo

7.11 ESTADISTICAS POR GRADO Y MATERIA.- Para obtener concentradosestadísticos que permitan evaluar el aprovechamiento escolar se muestraeste reporte, el cual contiene información de un período, por grado y

materia, número de alumnos reprobados, inasistencias y promedios.BIMESTRALES estadísticas por grado y materia seleccionar periodo


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7.14 GENERAR CALIFICACIONES PARA WEB.- Tomando en cuenta el avancetecnológico, el Sistema contiene esta opción, la cual genera una serie dearchivos con información en Excel, al cual se puede aplicar el formatodeseado y luego transferir a un formato (HTML), para publicar en la web.

BIMESTRALES

generar calificaciones para web 7.15 CREAR GRÁFICAS.- Una imagen puede decirnos mucho mas que un reporte

con cantidades y porcentajes, ya que con solo ver una gráfica podemostener una percepción completa de la situación, con este propósito elSistema tiene la opción de crear graficas de varios periodos, turno, grado yseleccionar generar datos después elija promedio general y mostrargráfica, o seleccionar promedio final, aprobados, reprobados e inasistenciaspor materia.

BIMESTRALES crear gráficas


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7.16 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel®.- Considerando la importancia detraslación de datos a otros formatos, el Sistema cuenta con esta opción, lacual genera un archivo en formato Excel®, el cual permite al usuario crearsus propios informes.

BIMESTRALES

importar información a Excel® seleccionar grupo o grado y tipo de información para exportarseleccionar exportar xls

7.17 GENERAR ARCHIVO BIMESTRAL (T.M. y T.V.).- Considerando las normas y

lineamientos de la Secretaría de Educación, existen tiempos en los cualesse recaba información de aprovechamiento académico, para lo cual en estaopción se genera un archivo conteniendo información de cada turnoreferente a alumnos, grupos, calificaciones del bimestre, etc. Dicho archivose entrega al ÁREA DE ACREDITACIÓN cada bimestre.El propósito de estos archivos es: publicar calificaciones en Internet,realizar análisis del aprovechamiento escolar y generar estadísticasoficiales.

BIMESTRALES generar archivo bimestral


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8- PROCESOS CONTINUOS

Durante el ciclo escolar se realizan procesos y actividades en forma cotidiana, estosprocesos por su naturaleza no requieren que se realice un proceso previo para su

ejecución, por lo cual se pueden realizar en cualquier momento dentro del periododel ciclo escolar.

1. Emisión de constancias, credenciales, formatos e informesde un alumno

2. Borrar alumnos3. Baja de alumnos4. Consulta de alumnos del ciclo escolar5. Informes varios por grupo6. Consultas especiales


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8.1 EMISIÓN DE CONSTANCIAS, CREDENCIALES, FORMATOS E INFORMES DEUN ALUMNO.- El Sistema permite obtener diversos tipos de constancias einformes de un alumno específico. En las constancias se imprime un texto indicando la finalidad de dicha

constancia “para los usos y fines legales a que hubiese lugar”, la cual sepuede modificar agregando el texto deseado en el campo “efectos de laconstancia”. Para obtener constancias, credenciales, formatos e informessolo deberá dar clic en el botón correspondiente.

ALUMNOS alta, baja y cambio de datos de alumnos seleccionar un alumnomenú constancias


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8.2 BORRAR ALUMNOS.- Cuando se desea eliminar un registro de la base dedatos, el Sistema nos permite borrarlo en forma definitiva, antes derealizar la operación aparece una ventana de confirmación del proceso.Este proceso es irreversible, ya que una vez realizado, no se puede

reactivar dicho alumno. Al borrar el alumno ya no aparecerá en laestadística de la escuela por lo cual solamente se deberán borraralumnos que no hayan sido reportados en la estadística

ALUMNOS alta, baja y cambio de datos de alumnos seleccionar un alumnoborrar alumno

8.3 BAJA DE ALUMNOS.- Cuando un alumno causa baja en la escuela, elSistema nos permite realizar dicha operación suministrando a lacomputadora la fecha y el motivo de la baja, seguido al procesamiento dela baja, se genera un memorando de baja el cual se puede imprimirinmediatamente. El alumno dado de baja seguirá formando parte de laestadística de la escuela. Este proceso es reversible, ya que en cualquiermomento se puede reactivar el alumno.

ALUMNOS alta, baja y cambio de datos de alumnos seleccionar un alumnobaja de alumno


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8.4 CONSULTA DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR.- El Sistema permiteconsultar información de todos los alumnos de la escuela, sin poder realizarcambios a los datos. Al seleccionar un alumno podrá consultarlodetalladamente, incluso consultar sus calificaciones e imprimir reportes yconstancias.

ALUMNOS alta, baja y cambio de datos de alumnos seleccionar un alumno


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8.5 INFORMES VARIOS POR GRUPO.- Las escuelas tienen la necesidad derealizar una serie formatos y reportes, los cuales permiten llevar un controloptimo de los alumnos, con la finalidad de que estas tareas se realicen conmayor facilidad y menor margen de error, el Sistema cuenta con una serie

de informes y reportes por grupo, todos ellos de gran utilidad y de fácilobtención.REPORTES POR GRUPO ACADEMICO QUE PUEDE GENERAR:- Credenciales, credenciales con logotipo oficial al reverso, alumnos portaller, general de alumnos, lista de asistencia por grupo, calificaciones porgrupo, constancias p/ingresar a educación media superior, constanciasbuena conducta, directorio de alumnos, alumnos por municipio, lista parareuniones por periodo, lista de asistencia para reuniones, etiquetas paracorrespondencia y para archivo histórico, boletas provisionales (2 en 1) y(1 en 1), listado con folios de boletas y kardex, solicitud de inscripciónpróximo ciclo y estadísticas para acreditación turno matutino y vespertino.

REPORTES POR GRUPO DE TALLER QUE PUEDE GENERAR:- General de alumnos, alumnos por grupo, lista de asistencia ycalificaciones por tecnología.

ALUMNOS informes por grupo académico y de taller seleccionar grupo académico ó de tallerseleccionar informe deseado


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A continuación se muestran algunos ejemplos :

CREDENCIALES DE LOS ALUMNOS DEL GRUPO

BOLETAS DE CALIFICACIONES POR GRUPO

CONSTANCIA DE BUENA CONDUCTA:


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8.6 CONSULTAS ESPECIALES.- Con el fin de poder analizar informacióndetallada de los alumnos, el Sistema cuenta con una serie de consultasespeciales en las cuales se muestra información complementaria dediferentes situaciones como: alumnos sin CURP, alumnos extranjeros,alumnos becados, indígenas, etc.

ALUMNOS consultas especiales


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9- PROCESO DE FIN DE CICLO

Al término de un ciclo escolar se realizan una serie de procesos diseñados paraevitar cualquier omisión en cuanto al registro de calificaciones se refiere, losreportes que se emiten son los requeridos en forma oficial por la Secretaría de

Educación y al final existen procesos de cierre y promoción, los cuales tambiéntransfieren información al histórico de cada alumno, creando así la memoriaacadémica de cada escuela. Es recomendable realizar los pasos que acontinuación se describen, en forma secuencial:

1. Actualizar folios de boleta y certificados de archivo2. Captura de folios de boleta y kardex para primero y segundo grado3. Captura de folios de boleta, kardex y certificado para tercer grado4. Revisar que la captura de calificaciones esté completa (los 5

periodos)5. Reporte de promedios finales por grupo6. Reporte de promedios finales para tercer grado7. Reporte de alumnos del ciclo escolar actual con adeudos8. Reporte de alumnos del ciclo escolar actual con adeudos (por grupo)9. Concentrado de reprobados por materia del ciclo escolar actual10. Formas ‘R’11. Kardex con formato12. Impresión de Kardex en papel bond13. Impresión de una Boleta oficial

14. Anverso boleta oficial15. Impresión de Certificados16. Formas ‘REL’17. Información estadística de fin de ciclo escolar (forma 911, anuario

estadístico, información general)18. Generar archivo de fin de ciclo, turno matutino y vespertino19. Proceso de promoción de alumnos al fin del ciclo escolar


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9.1 ACTUALIZAR FOLIOS DE BOLETA Y CERTIFICADOS DE ARCHIVO.- Eldepartamento de acreditación ó el área correspondiente en su oficinaregional, le entregará a cada escuela un archivo conteniendo los folios delas boletas y los certificados correspondientes a la escuela, el cual deberá

procesarse para registrarlos en la información de alumnos del ciclo escolar. El usuario insertará en la computadora el disco ó memoria USB quecontiene dicho archivo (el archivo se llama clave_cct_folios.zip, ejemplo:10DST0019N_FOLIOS.ZIP).

PROCESOS DE FIN DE CICLO actualizar folios de boleta y certificados de archivo seleccionar archivo en ubicación correspondiente


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9.3 CAPTURA DE FOLIOS DE BOLETA, KARDEX Y CERTIFICADO PARA TERCERGRADO.- Para llevar un mejor control y tener seguridad en los procesos defin de ciclo, el Sistema permite asignar un número de folio a cada alumnode tercer grado, en kardex, boletas y certificados. También se pueden

modificar directamente los folios de boleta, kardex y certificado de cadaalumno en las columnas correspondientes. PROCESOS DE FIN DE CICLO captura folios de boletas y kardex para primero y segundo grado seleccionar grupoindicar “letra y folio inicial”asignar kardex, boleta ó certificadograbar


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9.4 REVISAR QUE LA CAPTURA DE CALIFICACIONES ESTÉ COMPLETA (los 5periodos).- Cuando llega la conclusión del ciclo escolar, se requiereimprimir algunos reportes con información evaluatoria de fin de ciclo, esteproceso permite verificar que la totalidad de los alumnos tengan

capturadas sus calificaciones en todos los periodos, en caso contrarioaparecerán en una lista general y por grupo, esto indica que a esosalumnos se les deberá suministrar la información faltante.

PROCESOS DE FIN DE CICLO revisar que captura de calificaciones esté completa (los 5 periodos)

9.5 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES POR GRUPO.- Al final del ciclo escolar

se deberá imprimir el siguiente reporte, el cual proporciona información decómo quedaron los alumnos; promedios, quienes reprobaron y cuantosdeudores van a quedar para EER.

PROCESOS DE FIN DE CICLO reporte de promedios finales por grupo y para tercer grado


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9.6 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES PARA TERCER GRADO.- Al final del cicloescolar se deberá imprimir siguiente reporte que proporciona informaciónde los alumnos de tercer grado, respecto a sus calificaciones de primero,segundo y tercer grado, además de un promedio final, con el fin de revisar

su promoción.PROCESOS DE FIN DE CICLO reporte de promedios finales para tercer grado

9.7 REPORTE DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS.- Sepresenta una relación de alumnos del ciclo escolar actual que tienen alguna

materia con adeudo, esto con la finalidad de conocer resultados antes delcierre del ciclo.PROCESOS DE FIN DE CICLO alumnos del ciclo escolar actual con adeudos


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9.8 REPORTE DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS (porgrupo).- Se presenta una relación por grupo académico de alumnos delciclo escolar actual, que tienen alguna materia con adeudo, esto con lafinalidad de conocer resultados antes del cierre del ciclo.

PROCESOS DE FIN DE CICLO

alumnos del ciclo escolar actual con adeudos (por grupo)

9.9 REPORTE DE CONCENTRADO DE REPROBADOS POR MATERIA DEL CICLOESCOLAR ACTUAL.- Se presenta una relación de alumnos reprobadosagrupados por materia, esto con la finalidad de conocer resultados antes

del cierre del ciclo.PROCESOS DE FIN DE CICLO alumnos del ciclo escolar actual con adeudos (por materia)


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IMPRESIÓN DE REPORTES Y FORMATOS OFICIALES DE FIN DE CICLO

Una vez que se ha revisado que toda la información de los alumnos y suscalificaciones del ciclo actual, así como las calificaciones de los grados anteriores

para alumnos de tercer grado, podrá imprimir los reportes y formatos oficiales(formas “R”, “REL”, BOLETAS, KARDEX, Certificados).PROCESOS DE FIN DE CICLO impresión de formas “R”, “REL”, kardex, boletas y certificados por grupo

Este proceso verifica que ya esté terminada la captura de todos los periodos paratodos los alumnos, en caso contrario no se presentara el formulario que nospermite imprimir.


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9.10 FORMAS ‘R’.- Al finalizar el ciclo escolar, se debe presentar información enformatos oficiales, para tal motivo el Sistema tiene la opción que permite laimpresión de formatos “R”, con información estadística de primero y

segundo grado, para el proceso de fin de ciclo.PROCESOS DE FIN DE CICLO impresión de formas “R”, “REL”, kardex, boletas y certificados por grupo seleccionar grupopresionar el botón “formas R”

9.11 KARDEX CON FORMATO.- El Sistema presenta en esta opción el reporte dekardex en papel con formato, antes de comenzar a imprimirlo nos muestra

un previo, si estamos seguros de que así lo deseamos, entoncesconfirmamos y se imprimen en los formatos prediseñados.PROCESOS DE FIN DE CICLO impresión de formas “R”, “REL”, kardex, boletas y certificados por grupo seleccionar gruposeleccionar la forma “kardex formato”


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9.12 IMPRESIÓN DE KARDEX EN PAPEL BOND.- El Sistema cuenta con reportede kardex, el cual se imprime en papel bond tamaño carta, se presenta enformato autorizado por la Secretaria de Educación de México D.F.

PROCESOS DE FIN DE CICLO impresión de formas “R”, “REL”, kardex, boletas y certificados por grupo

seleccionar grupopresionar el botón “kardex pepel bond”

9.13 IMPRESIÓN DE UNA BOLETA OFICIAL.- Al termino de cada ciclo escolar seimprimen las boletas correspondientes, antes de realizar el proceso deberátener en cuenta, que los formatos de boletas estén correctamenteposicionados en la impresora.

PROCESOS DE FIN DE CICLO

impresión de formas “R”, “REL”, kardex, boletas y certificados por grupo seleccionar grupopresionar el botón “boleta oficial”


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9.14 A

Manual Usuario COMPLETO

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