Manual Treinamentu Administrasaun Edisi III, By Plas

Manual Treinamento Administrasaun Público iha ACF Training Center, Rua: Aitarak Laran, Dili, Mob: +670 7297699;

FB; action for change foundation Email: [email protected]; Web; www.actionforchangefoundation.info

MaNUaL TREINaMENTO

GESTaUN aDMINISTRaSaUN PÚBLICO

TRaINING CENTER

NaRaN ESTUDaNTE : …………………………………………………………….



Legalizasaun husi Centro

Manual treinamentu Gestaun Administrasaun ne’e produs husi Action for Change Foundation

(ACF) uza ba periodu 2012 – 2020 hodi fo formasaun iha area Gestaun public.

Hakerek nain :

ACF Training Center

Edisaun :

IV - 2012

Implementasaun :

Iha ACF Training Center

Direitu hotu iha hakerek nain nia liman. Manual Gestaun Administrasaun ne’e sei uza iha area

Treinamentu Gestaun Administrasaun nia laran no la iha parte ida maka atu dulpika se la iha

autolizasaun husi hakerek nain.

Dili, 30 de Maio de 2012

Aprova husi

José de Jesus

Fundador no Director



Introdusaun

Action for Change Foundation (ACF) hanesan ONG local nebé mak base iha Dili no hari’I iha

loron 17 de Maio de 2010 husi ema Timor oan no halo esforsu atu kapasita maluk joventude Timor

Leste liu husi aktividades treinamento nebé mak sei fo impacto positivo ba futuro sustentavel.

Centro Treinamento ACF establese baseia ba nesesidades joventude barak mak defisil atu hetan

servisu tamba afeita husi menus rekursus humanus atu buka servisu hanesan rekursu atu halo

komunikasaun ho dalen Ingles, portugues inklui defisil atu uja fasilidades hanesan komputador ou

teknologia moderno seluk nebé mundu komesa avansado liu ona.

Durante Centro Treinamento ACF loke kursu, joven lubuk ida mak hetan ona susesu depois de

remata formasaun iha Centro ida ne’e. Manual ida ne’e sai hanesan padraun ida ba partisipantes

ida-idak atu kaerhodi fo kuinesementu ba ema nebé tuir kona ba kursu ida ne’e, manual ne’e sei

ajuda maluk sira nebé presija prepara a’an molok atu buka servisu hodi fasilita ita nia an atu halao

servisu iha areas oin-oin uja makina computador

Ho manual ida ne’e partisipantes sira sei aprende konaba oinsa atu;

1. Saida mak Organizasaun

2. Komprende konaba saida mak eskritóriu no ninia jestaun,tanbasa organiza eskritóriu ida.

3. Komprende funsaun bazika jestaun eskritóriu nian

4. Komprende prosedimentu no sira nia razaun

5. Oinsa uza ho diak ekipamentu eskritóriu nian

6. Komprende jestaun ba arkivu dokumentu sira, prepara relatoriu, nsst.

7. Komprende oinsa hasa’e produtividade iha serbisu fatin

Atu hatene konaba informasaun no treinamento seluk ou perguntas ruma konaba manual ida ne’e

bele contacto ami liu husi diresaun nebé descreve iha okos.



KONTEUDO

1. Introdusaun ........................................................................................... .................................. 3

2. Konteudo ............................................................................................... .................................. 4

3. Administrasaun ..................................................................................... .................................. 5

1. Tipu De Organizasaun .......................................................................... .................................. 6

2. Tipu Organigrama ................................................................................. .................................. 7

3. Jestaun Komunikasaun ......................................................................... .................................. 9

3.1. Objektivu Eskritorio ........................................................................... .................................. 9

3.2. Importansia Husi Esctoriu ................................................................. .................................. 10

3.3. Funsaun Eskritoriu Moderna (Function Of a Modern Office) .......... .................................. 11

3.4 Funsaun Sira Basiku (basik faction)................................................... .................................. 12

1. Jestaun Eskritoriu (office management) ............................................... .................................. 15

a. Definisaun Gestaun Eskritoriu ............................................................. .................................. 15

b. Ambitu Jestaun Eskritoriu (scope of office management) .................... .................................. 16

c. Objektivu Jestaun Eskritoriu ................................................................. .................................. 19

d. Rekursu Ba Jestaun Eskritoriu ............................................................. .................................. 20

e. Office Layout ......................................................................................... .................................. 20

1. Koñesemento Ekuipamentos Eskritoriu Nian ....................................... .................................. 21

2. Pratika Hakerek Karta .......................................................................... .................................. 22

3. Jestaun Arkuivu Dokumentos ............................................................... .................................. 23

Sistema Arkivu Dokumentos ..................................................................... .................................. 24

Relatoriu Semanal ..................................................................................... .................................. 24



1. ADMINISTRASAUN

1.1 Definisaun ba Administrasaun

Eskritóriu mak fatin ka babain uma (edifisiu) ka fatin balun hosi uma nebé organizasaun ida halo nia serbisu (Office is understood here as a location usually a building or portion of a building, where an organization or government conducts its business).

a. Fatin nebé operasaun administrativa halao ba (Office is a place where clerical operations are carried on - Denyer, J.C.)

b. Fatin serbisu iha nebé profesional ka staff administrativa dezempena sira nia funsaun (a place of business where professional or clerical duties are perfórmed)

c. Eskritóriu mak unidade ida iha nebé halo rejistu hotu-hotu ho objetivu atu kontrollu, planeia no prepara jestaun organizasaun nian bele efisiente, oinsa rezolve no prezerva rejistu hirak ne’e.

Eskritóriu fórnese fasilidade ba komunikasaun interna no esterna no koordena atividade hosi departementu oioin iha organizasaun nia laran. Hosi definisaun temin iha leten, eskritóriu refere ba Fatin (espasu) ka uma (edifisiu) ka fatin ida hosi edifisiu hanesan sala (room) aloka ba ema hodi halo atividade administrativa (clerical works, no jestaun hanesan planeia, organiza, orienta no kontrollu, etc. Simples deit, eskritóriu bele defini hanesan fatin ka espasu ida iha nebé atividade hot-hotu relasiona ho rekoilla, prosesa, armazena, no distribui infórmasaun ba jestaun organizasaun ida efisiente no efetivu. Naran seluk ba office iha Portuges mak hanesan Gabinete, purezemplu Gabinete (gabinete PM/office of the PM, gabinete Diretor Geral) Lia-fuan office iha Inglês refere mós ba purezemplu

a. Serbisu, funsaun ida (office boy) b. Puder/power (Of a government or government official holding an office means being in

power, “during his first year in office” = during his first year in power, the new government took over the office, etc.

1.2. Karakterístika eskritóriu

a. Rekoilla informasaun (collecting information) b. Prosesa informasaun (processing information) c. Armazena informasaun (storing information) d. Koordena informasaun (coordinating information) e. Distribui informasaun (distributing information)



2. TIPO DE ORGANIZASAUN Definisaun ba Organizasaun Organizasaun katak grupu ida nebé iha ninia Visaun, Misaun, struktura ho responsablidade klaru, hetan legalizasaun husi orgaun kompotente, iha programa servisu nebé planeadu, iha mos estatutu atu atinji objektivu organizasaun nian, sai mos hanesan parseiro implementador husi governu nia ba dezenvolvimento nasional. 2.1 Aktividade 1 - Halo diskusaun grupu – Treinador sei fahe ba grupos tolu (3) – Oras 2 Grupu I ; Identifika tipo organizasaun Internasional nebé eziste iha Timor Leste Grupu II ; Identifica tipo de Ministerios nebé pertense husi Governu Grupu III ; Identifica tipo de NGO local nebé eziste iha Timor Leste

- Kada grupu halo apresentasaun iha oin - Perguntas no respostas - Treinador; Halo resumu ba resultado husi diskusaun konaba diferensia entre NGO,

Companhia, Governu. - TPC ; ……………………………(Identifica husi Treinador)



TIPO DE ORGANIGRAMA IMPORTANTE IHA ORGANIZASAUN

Fundador

Chefe Administrasaun Finansas / Tezoreira/o

Manajer projetu

Sekertario/a

Konsilheiro/a

Chief of Executive

Officer

Dep. Das

Programas Depart.

Logistika

Depart.

Promosaun

Dep. Recursus

Humanus



Kada organizasaun ida-idak hamrik, sempre iha dezenho composisaun estrutura hanesan iha leten, maibe depende husi recursus husi kada organizasaun nian, composisaun iha leten bele muda, aumenta no hamenus tuir desesidades organizasaun nia. 2.2 Aktividade 2 - Halo diskusaun grupu – Treinador sei fahe ba grupos tolu (3) – Oras 2 Grupu I ; Halo dezenho ba composisaun estrutura Governu nia Grupu II ; Halo dezenho ba composisaun estrutura Companhia nia Grupu III ; Halo dezenho ba composisaun estrutura Partido Politico nia

- Kada grupu halo apresentasaun iha oin - Perguntas no respostas - Treinador; Halo resumu ba resultado husi apresentasaun - TPC ; ……………………………(Identifica husi Treinador)

2.3 Aktividade 3 - Halo diskusaun grupu – Treinador sei fahe ba grupos tolu (3) – Oras 2 Grupu I ; Esplika responsabilidade husi Counselhor, Director no Secretario/a Grupu II ; Esplika responsabilidade husi Administrasaun, Finansas no Manager do Projecto Grupu III ; Esplika responsabilidade husi Departemento Promosaun, Logistic, Recursus Humanus no Programas

- Kada grupu halo apresentasaun iha oin - Perguntas no respostas - Treinador; Halo resumu ba resultado husi apresentasaun - TPC ; ……………………………(Identifica husi Treinador)



3. GESTAUN KOMUNIKASAUN Komunikasaun hanesan meius importante atu komunika ba malu konaba asuntus oi-oin liu-liu atu informa situasaun servisu nia iha tereno ho maneira imparsial, tipo de comunikasaun iha oi-oin hanesan tuir mai;

a. Komunikasaun Verbal ; Komunikasaun verbal hanesan komunikasaun nebé halo direitamente entre ema ho ema

b. Komunikasaun non-verbal ;

Komunikasaun non-verbal hanesan komunikasaun entre ema ba ema liu husi carta, telfone, Memo, Mensagen, Email ho etc.

c. Komunikasaun Formal

Komunikasaun formal mak hanesan komunikasaun nebé halo entre ema/organizasaun liu husi enkontru, workshop/seminar, komunikasaun liu husi telfone/email/karta ho asuntu klaro nebé aplika iha servisu fatin tuir nesesidades.

d. Komunikasaun Non-Formal

Komunikasaun non-formal mak hanesan komunikasaun nebé halo entre kolegas iha fatin nebé deit no koalia laiha asuntus nebé klaro hanesan “small talk” ou koalia halimar.

3.1 Objetivu eskritóriu Objectivo eskritorio nia mak hanesan tuir mai;

a. Apoiu ba Jestan (Aid to Management):

Apoiu ba Jestaun liu hosi funsaun: Diresaun (Direction): Diresaun/orientasaun no matadalan jestaun ba seksaun no

departementu sira hasai hosi eskritóriu (Direction and guidance of management to various sections and departments are issued through the office).

Komunikasaun: Eskritóriu serve hansesan kanal komunikasaun nian entre parte hirak diferente iha organizasaun ida nia laran, purezemplu korespondensia, email, fax, nsst.

Planeamentu: Eskritóriu ajuda fórnese infórmasaun no dadus hodi jestaun bele planeia ka halo planu atu funsaun no progresu organizasaun nia lao ba oin ho lalais,

Koordenasaun: Eskritóriu fasilita mos koordenasaun liu hosi mantein ligasaun entre departementu sira iha organizasaun nia laran.

b. Prezerva dokumentu sira rejistu (Preserving Records)

Prezerva no mantein rejistu no dokumentus organizasaun nian (arkivu, nsst).

c. Fornese infórmasaun (Providing Infórmation) Fornese tipu infórmasaun ne’ebé loos ba jestaun iha tempu ne’ebé presiza no ba parte sira eksternal.

d. Fornese atendementu eskritóriu (Providing Office Services)

Fornese serbisu administrativa no sekretariadu nian ba nivel ezekutivu sira, imprime surat, fotokopia, lori surat ba parte relevante, nsst.



e. Distribuisaun serbisu (Distribution of work) Distribuisaun serbisu ba impregadu oioin no identifika sira nia tarefas no funsaun.

f. Selesaun no Apontamentu (Selection and Appointment)

Halo selesaun no kolokasaun ba impregadu sira.

Badak de’it katak eskritóriu importante tebes ba organizasaun ida (In short, the office is an important and indispensable part of every organisation).

3.2. mportansia hosi Eskritóriu

Eskritóriu importante tebes ba organizasaun hotu-hotu, hanesan kakutak ema moris nian, eskritóriu mak sentru ba funsionamentu organizasaun, ajuda jestaun planeia, ezekuta, komunika, kontrollu, no koordena atividade sira hodi bele atinji objetivu organizasaun nian ne’ebé determina tiha ona.

Importansia eskritóriu bele haree hosi diskusaun tuir mai:

Eskritóriu hanesan sentru atendementu (Office as a service centre)

Eskritóriu fórnese atendementu ba:

a. Hakerek surat, duplika, emprime, fó infórmasaun hirak mai hosi rejistu, fórnese fórmatu surat no material eskritóriu nian, etc.

b. La iha organizasaun ida mak bele serbisu no funsiona diak sem atividade sira temin iha

leten. Tanba ne’e esktritoriu dalabarak refere ba sentru fó atendementu.

Eskritóriu hanesan sentru ida memoria nain (Office as a memory centre)

a. Tipu infórmasaun hotuhotu ema rejista, tuir mai arkiva no halot ka prezerva iha eskritóriu no distribui ba jestaun bainhira presija.

b. Tranksasaun no atividade oioin organizasaun nian ne’ebé rejista no armazena halo eskritotiu sai hanesan sentru memoria, sentru infórmasaun, kakutak ba organizasaun

Eskritóriu hanesan kanal komunikasaun (Office as a channel of communication)

a. Liu hosi eskritóriu mak komunikasaun, liuliu komunikasaun hakerek ka eskrita prosesa hodi

liga entre departementu no nivel diferente organizasaun nian. b. Organizasaun ida monu ka failla, maski iha rekursu di’ak ka sufisiente bainhira ninia

sistema komunikasaun la efetivu.

Eskritóriu hanesan koordenador (Office as a co-ordinator)

a. Eskritóriu mantein ligasaun ho departementu hotuhotu iha organizasaun nia laran no halo departementu sira infórmadu konaba saida mak mosu ka akontese iha departementu hirak ne’e.

b. Tanba ne’e, eskritóriu fórnese baze ba koordenasaun entre departementu sira. Purezemplu, entre planeamentu no finansas, lojistika. Koordenasaun ne’e importante hodi bele halo jestaun organizasaun nian efetivu liu.



Eskritóriu hanesan kontrolu nain ida (Office as a controller) Eskritóriu mak fatin ba ogranizasaun halo kontrollu. Lian fuan seluk katak kontrollu nuudar funsaun ida nesesariu jestaun nian ne’ebé ezekuta liu hosi eskritóriu. Kotrollu rekere:

a. Estabele padraun ka estandar sira b. Sukat dezempenu hasoru padraun ka estandar sira c. Koloka didiak desviu sira mosu, no d. Halo koresaun ba desviu sira ne’e tuir padraun/estandar no planu sira

Eskritóriu hanesan intermediariu ida (Office as a intermediary)

a. Eskritóriu mantein kontaktu ho entidade sira iha liur no liga organizasaun ho kliente sira,

fórnesedor sira, nsst.

b. Eskritóriu atende duvidas, perguntas, rekizasaun no keixa sira

Importansia eskritóriu ba empregadu sira (Importance of office to employees)

a. Responsibilja ba oinsa organiza ho diak lista prezensa ka atendementu, preparasaun ba lista salariu, halo orariu serbisu no orariu selu salariu, nsst.

b. Responsibilija mos ba funsionamentu programa oioin ne’ebé fó benefisiu ba traballador sira hanesan seguru/jaminan ba grupu, fó insentivu, nsst.

Importansia eskritóriu ba kliente sira (Importance of office to customers)

a. Eskritóriu serve hanesan pontu ligasaun entre organizasaun ho ninia kliente sira. Duvidas, rekizisaun ruma, no keixa hetan atendementu hosi eskritóriu.

b. Nia fó hatene produsaun oioin no sira nia utilizasaun hanesan infórmasaun ba kliente sira.

Importansia ba públiku jeral (Importance to general public)

a. Eskritóriu serve hanesan fatin ligasaun entre publiku ho organizasaun. b. Nia responsabilija ba kriasaun imajen diak organizasaun nian iha ema nia hanoin no haree.

Purezemplu hatudu hosi parte resepsaun. 3.3. Funsaun Ekritoriu Moderna (Functions of a Modern Office)

a. Funsaun maior eskritóriu nian mak rekoilla, prosesa, no distribui infórmasaun. Infórmasaun ne’ebé aktualizadu no loloos relasiona ho organizasaun no organizasaun ka ajensia sira seluk sempre afeta organizasaun em termus atu halo desizaun no politika.

b. Nune’e mos, eskritóriu asumi responsabilidade seluk hanesan asegura patrimoniu, jestaun

pesoal nian, aprovizionamentu ne’ebé atu apoiu funsaun maior temin iha leten.

c. Funsaun Bazika (Basic Functions) d. Funsaun Administrativa (Administrative functions)



3.4. Funsaun Sira Báziku (Basic functions) Funsaun bazika mak sira funsaun sira ne’ebé tenke halo hosi organizasaun, mak hanesan simu no fo informasaun. Funsaun bazia hanesan tuir mai:

Rekoilla infórmasaun (Collecting infórmation)

a. Eskritóriu simu no rekoilla infórmasaun konaba atividade oioin organizasaun nian. b. Infórmasaun hirak ne’e bele hetan hosi fóntes internal no eksternal. c. Fontes internal mak empregadu no departementu sira iha organizasaun nia laran.

Infórmasaun hirak nee iha fórma karta, sirkular sira, relatoriu. d. Fontes eksternal mak kliente sira no fornesedor sira. Infórmasaun hirak ne’e liu hosi karta,

lista hola sasan, invois, perguntas ruma, relatoriu ruma, etc. e. Parte ezekutivu sira iha organizasaun bele rekoilla infórmasaun liu hosi sira nia vizita ba

organizasaun sira seluk. Rejistu informasaun (Recording information)

a. Eskritóriu mak kontinua rejistu inormasaun hotuhotu rekoilla hosi ontes oioin atu nune’e bele prontu no disponivel ba jestaun.

b. Informasaun hirak ne’e iha fórma korespondensia, relatoriu, deklarasaun, sirkular, lista, diagrama, livru, etc.

c. Eskritóriu tenke mantein mos dokumentus balun tuir lei hateten. Aranja, analiza no prosesu infórmasaun (Arranging, analysing and processing the

information)

a. Rekoillamentu ba informasaun iha eskritóriu jeralmente tenke organiza ho didiak. Faktus, numeru hirak ne’ebé simu tenke halo prosesu, analiza, no koloka ho didiak, atu nune’e util duni ba jestaun sira.

b. Relasiona ho ida ne’e, deklarasaun finanseira no estatistika, diagrama, lista sira, relatoriu

sei tau iha forma sumariu no preparadu bainhira jestan sira husu.

Prezerva infórmasaun (Preserving Infórmation)

a. Informasaun sira ne’ebé simu sei analiz, halo identifikasaun, selesaun, no prezerva ho

maneira ka meius ida ekonómiku, no sientífiku.

b. Tipu ekipamentu, filing cabinets, etc. uza hodi prezerva informasaun hira ne’e. Sira ne’ebé la relevante no la nesesariu ona sei so’e tiha atu nune’e bele iha nafatin espasu ka fatin ba informasaun foun no iha valor ba organizasaun.



Hato’o informasaun (Supplying information) Akumulasaun no prosesu ba informasaun sei la iha fólin bainhira la komunika. Eskritóriu serve hanesan meius ka dalan ka kanal ba: a. Hafoin rekoilla, rejistu, no prosesa hodi fórnese ka kanaliza ba jestaun, no b. Polítika, desizaun, matadalan, no instrusaun sira hasai hosi jestaun ba departementu sira mos

la’o ka kanaliza liu hosi eskritóriu. c. Informasaun hirak ne’e bele distribui verbalmente no pur eskrita. Funsaun Administrativa (Administrative Functions) a. Funsaun administriva hanesan funsaun adisional ba funsaun baziku. Maski nune’e sem funsaun

ida ne’e defisil ba serbisu eskritóriu ida atu lao ba oin ho diak. b. Funsaun ida relasiona ho protesaun no asegura patrimoniu, mantein no hasa’e efisiénsia

operasaun, kontrollu ba material eskritóriu (stationery), selesaun no uza ekipamentu, formasaun, kolokasaun, remunerasaun ba staff, nsst.

c. Funsaun hirak tuir mai normalmente konsidera hanesan funsaun administrativa: Funsaun Jestaun (Management functions) a. Funsaun hirak jestaun nian bele aplika mos ba funsaun jestaun eskritóriu nian. b. Serbisu eskritóriu nian tenke planeia, organiza, koloka ema ho diak halo komunikasaun,

koordenasaun, motivasaun hodi ezekuta planu. c. Tuir mai iha kontrollu atu asegura efisiensia operasaun iha eskritóriu. Staffing, diresaun,

komunikasaun, koordenasaun, motivasaun importante mos ba jestaun eskritóriu. Institusionaliza sistema no rutina eskritóriu (Instituting office systems and routines) a. Eskritóriu ida tenke dezenvolve sistema atu fornese serbisu ho diak ba departementu hotuhotu. b. Serbisu eskritóriu nian tenke analiz no kria prosedura propriu, tau iha sekuensia hodi bele

garante kontinuadade ritmu serbisu nian. Sosa Sasan no fornesementu (Procuring stationery and supplies) a. Fornesementu ba material eskritóriu ho adekuadu no kualidade importante tebes ba dizempenu

serbisu eskritóriu nian. b. Sosa suratahan ho kualidade diak, lapizeira, agrafador no sira seluk, no mantein material

eskritóriu hirak ne’e tuir nesesidade. Dezina no kontrola fórmasu eskritóriu (Designing and control of office fórms) a. Eskritóriu uza formatu padraun ka estandar atu simplifika no halo fasil operasaun eskritóriu. b. Ida ne’e hanesan responsabilidade eskritóriu atu dezeina, estandariza, fórnese no kontrollu

formatu hirak ne’e bele uza iha departementu sira iha organizasaun nia laran.



Sosa ekipamentu no mobiliariu eskritóriu (Purchasing office equipments and furniture) a. Serbisu eskritóriu ne’ebé efisiente no halo dezempenu diak no ekonomiku rekere mobiliariu

(furniture), ekipamentu no Mákina hirak propriu. b. Eskritóriu mak aranja, halo selesaun no sosa sasan hirak ne’e hosi fornesedor hirak ne’ebé

hetan fiar. c. Eskritóriu tenke asegura katak sasan hirak ne’e tenki disponivel bainhira presija hosi

departmentu no empregadu sira, fasilita utilizasaun, manutensaun, no truka tuir nesesidades. Salvaguarda patrimoniu eskritóriu (Safeguarding of Assets) a. Eskritóriu sai fatin atu asegura patrimoniu organizasaun nian, protesaun atu labela aat no

lakon, ahi labele han ka ameasa sira seluk. b. Iha eskritóriu mak iha sistema ida ne’ebé bele jere no garante katak patrimoniu organizasaun

nian bele funsiona ho diak. Jestaun ba pesoal (Personnel Management) a. Efisiensia serbisu eskritóriu depende tebes ba empregadu sira. b. Sira nia kolokasaun, formasaun, promosaun, avaliasaun no oinsa moris diak ba sira halao iha

eskritóriu nia laran. Manutensaun ba relasaun públika (Maintaining Public Relations) a. Organizasaun ida depende ba reputasaun no hakarak diak ba ezistensia no progresu. b. Organizasaun hotuhotu sempre iha ninia parte resepsaun hodi simu no kumprimenta sira nia

vizitante sira. c. Iha mos meius seluk ne’ebé eskritóriu ida bele halo atu hatudu imazen diak liu hosi bulletin,

jornal, website, nsst. Ho lia-fuan badak Ita bele dehan katak: a. Buat hirak temin iha leten nuudar funsaun importante balun deit hosi esktritoriu. b. Natureza no funsaun sira eskritóriu nian bele oioin ka la hanesan hosi organizasaun ida ba

organizasaun seluk tuir idaidak nia nesesidade.



I. JESTAUN ESKRITÓRIU (Office Management) Office administration (Administrasi perkantoran) Office management (Manajemen perkantoran) (konseitu ne’e utiliza truka malu ho sentidu kuaze hanesan de’it) Portuges/Tetun: Jestaun eskritóriu (la’os administrasaun eskritóriu?)

A. Definisaun jestaun eskritóriu

1. Jestaun eskritóriu mak funsaun administra komunikasaun no rejistu ka arkivu konaba organizasaun ida (Office management is the function of administering communication and record of an organization, Arthur Grager).

2. Jestaun eskritóriu mak funsaun ida, nuudar parte ida hosi arte no siensia jestaun relasiona ho dezempenu serbisu eskritóriu ne’ebé efisiente, bainhira no iha ne’ebé de’it serbisu ne’e atu halo. (Office management as a function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient perfórmance of office work, whenever and wherever that work is to be done, William Leffingwell and Edwin Robinson)

3. Hau haree katak jestaun eskritóriu iha sentidu klean bele inklui, la’os de’it funsaun atendementu ne’ebé jeralmente aseita ona maibe mos funsaun kontrollu diresaun administrativa ba serbisu eskritóriu no suratahan. (It seems to me that office management in the broader sense might embrace, not only the generally accepted service function but also the arise of functional control administrative direction of most clerical and paperwork, Hal Nourse)

4. Jestaun eskritóriu relasiona ho diresaun no supervizaun ba serbisu eskritóriu nian (Office management is concerned with the direction and supervision of office work (Edwin Robinson)

5. Jestaun eskritóriu jeralmente deskreve hanesan organiza no administra serbisu ekritoriu nian, servisu lorloron parte oin eskritóriu nian (Office management is generally described as organizing and administering the auxiliary, day-to-day chores of the front office (Encyclopedia of Business, 2nd ed.)

6. Jestaun eskritóriu mak deresaun hotuhotu konaba atividade auxiliariu ka administrativa hodi haketak hosi buat hirak hanesan transportasaun, fabrika, armazen no faan (Office management is the over all direction of clerical activities as distinguished such as transportation, manufacturing, warehousing and sales, William Spriegel and Ernest Davies)

7. Jestaun eskritóriu bele difini hanesan planeia, kontrollu, no organiza serbisu eskritóriu, atuasaun ba sira halo serbisu hodi bele atinji objetivu determnia tiha ona. Nia relasiona ho siklu infórmasaun no retensaun ba valor sira diak no halakon buat hirak ne’ebé la benefisiu organizasaun.



Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those perfórming is so as to achieve the predetermined objective. It deals with life cycle of business infórmation and retention, if of permanent value, of destruction if obsolete (George Terry) Hosi difinisaun hirak iha leten ita bele habadak de’it katak jestaun eskritóriu refere ba: 1. Sentidu ne’ebé klot refere ba atividade administrativa (clerical works, haree funsaun eskritóriu) 2. Sentidu klean refere ba parte ida hosi siensia jestaun ne’ebé involve atividade hirak hanesan

planeia, organiza, atua, no kontrollu serbisu eskritóriu nian

Aplikasaun funsaun jestaun nian ba atividade serbisu eskritóriu:

1. Planeamentu (determina serbisu hirak ne’ebé tenke halo, alokasaun orsamentu, hola sasan, nsst)

2. Organiza (prosesu koloka ema no serbisu, responsabilidade 3. Atuasaun (menggerakkan staff, fó orientasaun, motivasaun, utilizasaun fasilidade serbisu ho

diak) 4. Kontrollu (akompana ka halo monitorizasaun ba prosesu implementasaun serbisu, halo

standar/indikador, oinsa implementa, no avalia ka sukat ninia susesu, no hola asaun koretiva

B. Âmbitu Jestaun Eskritóriu (Scope of Office Management) Charles O Libbey fahe ambitu/skop/ruang lingkup Jestaun Eskritóriu ba komponenti 9 : 1. Espasu eskritóriu (Office Space) 2. Komunikasaun (Communications) 3. Eskritóriu Pesoal (Office Personnel) 4. Mobiliariu no ekipamentu (Furniture and Equipment) 5. Ekipamentu no Mákina (Appliances and Machines) 6. Lojistika no mobiliariu (Supplies and Stationery) 7. Metodu (Methods) 8. Rejistu (Records) 9. Kontrollu hosi ezekutivu (Executive Controls)

Espasu eskritóriu (Office Space) Espasu eskritóriu kompostu hosi: a. Previzaun ba nesesidade fatin (Space fórecasting) b. Alokasaun ba fatin (Space allotment) c. Modelu fahe sala ka espasu (Office layouts) d. Sistema halo manas iha sala no sirkulasaun anin (Heating and ventilating) e. (Air conditioning) f. Implikasaun lian iha sala laran (Acoustics) g. Pintura no Dezeina (Painting) h. Fasilidade ijenia (Service facilities) i. Sala enkontru (Assembly room) j. Fator seguransa (Safety factors) k. Muda eskritóriu (Moving offices) l. Alterasaun ka mudansa (Alterations) m. Manutensaun (Maintenance)



Komunikasaun (Communications) a. Haruka surat (Mailing) b. Haruka mensajem (Messanger service) c. Telefóne (Telephones) d. Wiring layouts (ligasaun fiu) e. Sistema telefone entre eskritóriu (Interoffice telephone systems) f. Kuadru informasaun (Bulettin boards) g. Atendementu resepsaun (Reception service) Serbisu rekursu umanu nian (Office Personnel) a. Selesaun (Selection) b. Orientasaun (Orientation) c. Fórmasaun (Training) d. Teste/prova (Testing) e. Promosaun (Promotion) f. Truka/pergantian (Turnover) g. Sisteme hato’o sujestaun (Suggestion system) h. Orientasaun ba impregadu (Pooling employees) i. Atraza tempu (Tardiness) j. Falta (Absenteeism) k. Motivasaun serbisu hamutuk (Morale) l. Disiplina (Discipline) m. Refórma/Pensaun (Retirement) n. Avaliasaun (Rating) o. Keixa (Grievances) p. Nsst. Mobiliariu no Ekipamentu (Furniture and Equipment) a. Meja serbisu (Desk) b. Kadeira (Chairs) c. Meja bo’ot ba enkontru (Tables) d. Ekipamentu arkivu (Filling equipment) e. Fatin ka brankas mak seguru (Vaults and safes) f. Mobiliariu funsional (Functional furniture) g. Armazen ba mobiliariu (Warehousing furniture) h. Manutensaun no hadia (Maintenance and repair) i. Armariu no fatin ba suratahan (Supply cabinets and shelving)

Material no Mákina (Appliances and Machines) a. Mákina hakerek/komputador (Type writers) b. Mákina sura nian (Calculating machines) c. Material/ekipamentu haruka surat (Mailing equipment) d. Ekipamentu reprodusaun (Reproduction equipment) e. Ekipamentu izenia (Janitorial equipment) f. Biblioteka g. nsst



Fornese no material eskritóriu (Supplies and Stationary) a. Stationary items b. Suratahan c. Lapijera d. Mákina halo koak surak e. Tizora f. Mákina Scanner g. Mákina Fótokopia h. Mákina Emprime Métodu (Methods) a. Prosesu dadus (Data processing), PMIS? b. Peskiza ba eskritóriu (Office surveys) c. Sukat rezultadu serbisu administrativa (Measurement of clerical output), karta sai-tama,

prosesu fóllow up nia durasaun, nsst. d. Halo programa ka orariu ba serbisu rutina nian (Scheduling of routines): extra hours (day off) e. Halo diagrama ba prosedimentus (Charting procedures) f. Utiliza filmazen (Use of films): ba relatoriu, referensia, nsst g. Analiza Estatistika (Statistical analysis), evolusaun atividade ruma hanesan krime, kazu,

violensia, nsst Rejistu (Records) a. Koordenasaun halo fórmatu sira (Fórms coordination) b. Dezeina fórmatu (Fórms design) c. Atendementu ba korespondensia (Correspondence service) d. Fórmatu ba karta sira (Fórms letters) e. Revizaun ba karta sira (Letter writing reviews) f. Metodu relatoriu (Reporting methods) g. Pratika konaba sistema arkivu no armazena h. Nsst. Kontrollu ezekutivu (Executive controls) a. Organiza planu b. Sentralizasaun no Desentralizasaun ba serbisu. c. Planu orsamentu d. Previzaun e. Manual instrusaun f. Konferensia g. Fó fórmasaun ba ema hirak ne’ebé truka malu pozisaun h. Analiza ba serbisu i. Padraun/estandar ba salariu



C. Objetivu Jestaun Eskritóriu, inklui: a. Fornese infórmasaun kompletu ba parte hirak ne’ebé presija hodi implementasaun serbisu

organzasaun efisiente b. Fornese infórmasaun no relatoriu ne’ebé diak ho kustu baratu c. Ajuda organizasaun asegura ninia nesesidades d. Fornese serbisu administrativa ne’ebé loos no atendementu ba kliente no parseiru sira e. Halo notas/catatan sira ho diak uza kustu ne’ebé ladun karu Prosesu jestaun eskritóriu ninia objetivu fó infórmasaun ne’ebé prontu atu uza. Karakteristika infórmasaun ne’e mak: a. Kompletu b. Relevanta ba ninia uzu c. La atraza/tarde (aktualizadu ka up to date) d. Loos (accurate) e. Bele responsabilija ba ninia autentiku/kebenaran Tuir J.C. Denyer, iha prinsipiu 11 sistema esktritoriu 1. Sistema eskritóriu ida diak mak iha kanalizasaun serbisu ne’ebé la’o ho diak no laiha

impedementu oioin 2. Sistema eskritóriu ida diak mak ida ne’ebé la iha duplikasaun 3. Sistema ne’e impede impregadu sira atu labele lao ba-mai hodi gasta tempu let deit 4. Sistema ne’e prevene ema labele hakerek arbiru deit 5. Sistema eskritóriu utiliza didiak ema espesializadu sira iha implementasaun serbisu 6. Sistema ida ne’ebé uza suratahan minimu tebes 7. Prevene halo rejistu bebeik bainhira iha ona programa no orariu, karik buat ruma importante

deit mak tenke halo rejistu 8. Tenke halo tuir prosidementu, esepsaun ba regras tenke diminui tebes 9. Lalika cek bebeik serbisu karik la presija 10. Utiliza didiak mákina maibe labele bebeik (bele at lalais). 11. Tuir prinsipiu simplisidade em termus prosedimentu, ema bele kompriende no bele halo tuir Tuir Komaruddin, iha prinsipiu 9 jestaun esktritoriu: 1. Jerente hanesan ezekutivu ne’ebé halo planu, lidera empregadu sira halo serbisu no kontrollu

ba maioria serbisu hothotu eskritóriu nian. 2. Organiza eskritóriu laran (layout) ho sistematiku hodi bele halo movimentasaun ema la’o ho

di’ak, la atraza, no fasil atu asesu ba 3. Mákina no ekipamentu hirak automatiku bele uza bainhira la gasta barak 4. Tenke aplika simplifikasaun serbisu hare hosi tempu no movimenta ema nian. 5. Sistema no prosedimentu serbisu eskritóriu tenke hadia bebeik hodi bele efisiente ka reduz

kustu 6. Sistema jestaun ba arkivu hetan kontrollu bebeik, hadia metodu arkivu ida ne’ebé la efisiente,

marka tempu ka durasaun ba arkivu hirak ne’ebé atu halakon ka destroi, nsst. 7. Dezenvolve relasaun diak entre empregadu liu hosi analiz ba serbisu, halo programa ba

fórmasaun, sujestaun hosi empregadu sira, no iha matadalah orientasaun nian. 8. Padraun kualidade no kuantidade serbisu eskritóriu nian tenke dezenvolve bebeik no tenke uza

duni.



9. Konsiensia ba serbisu tuir konseitu baziku jestaun nian tenke dezenvolve bebeik hosi nivel hirak iha leten hodi fórma atitude staff sira.

D. Rekursu ba Jestaun eskritóriu: a. Funsionáriu b. Orsamentu c. Material (suratahan, lapijera, agrafador, kuadru, nsst.) d. Mákina/ekipamentu (komputadór, scanner, kareta, nsst. e. Métodu (prosedura/mekanizmu serbisu) f. Tempu (periodu/durasaun ba prosesu atividade) E. Office Layout: Alokasaun espasu ne’ebé presija no detailadu konaba utilizasaun espasu hirak ne’e hodi halo fator fizika hirak ne’ebé nesesariu pratikamente bele organiza ba ezekusaun serbisu eskritóriu ho kustu ida razoavel (Office lay out is the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessecary fór the execution of the office work within reasonable cost (George R. Terry, 1958) Objetivu office layout 1. Prevene gasta enerjia, no tempu 2. Garante prosesu serbisu la’o ho di’ak 3. Maximiza utilizasaun sala ho efisiente 4. Prevene ema atu labele persege/disturbu malu 5. Garante ambiente ida halo ema konfórtabel 6. Fó inpresaun ba ema bainaka sira 7. Halo movimentasaun ema nian diak Tipu office layout Cubicle Type Offices ou fatin ka ruangan/sala serbisu ne’ebé fahe ketaketak Vantajem: a. Garante konsentrasaun serbisu b. Garante ka fó protesaun ba serbisu hirak segredu c. Garante ka mantein dignidade ofisial jerente ka xefi sira d. Garante susesu sebisu, xefe iha responsabilidade ba ninia sala/ruangan serbisu Disvantanjem/Frakeza a. Komunikasaun diretamente ho staff sira ladun la’o di’ak b. Presija orsamentu bo’ot ba manuntesaun, ligasaun ahi no sira seluk tan c. Ladun iha fleksibilidade bainhira iha mudansa ka ekspansaun d. Difikulta kontrolu/pengasawan e. Presija fatin bo’ot hodi bele fahe sala hirak ne’e.



1. KOÑESE EKUIPAMENTOS ESKRITORIU NIAN

KOMPUTER RUANG KERJA ARMARI

PRINTER

PRINTER

TELEFONE PRINTER TELEFONE

IOSLASI KALKULATOR

HEKTER

1

2

3 4

7

8

5

12 9

6

10



BILING MAKINA KOPIA

MAKINA KOPIA ARMARIO MEJA OFFICE

FLASH/USB PROJECTOR MEMO MAKINA SCAN MAKINA KOPIAR PLASTER

Identifika Eskritoriu

Laminator

Stapler/Hekter

Sticky Tape

Scanner

OHP tranparans

Makina foto copia

14

13

11

16 15

20

19 18

17

21 22



PLASTER MAKINA SCAN

OHP TRANPARENSE STICKY TAPE STICKY TAPE

MEETING ROOM

2. PRATIKA HAKEREK KARTA

Iha komunikasaun liu husi karta ka surat ne’e importante ita atu hatene mekanismu saida maka ita bele uza hodi hakerek karta ka surat ba ita nia Direktur, Manajer ka ba Organizasaun seluk nebé ita atu haruka surat ba. Liu husi pajina ida ne’e ita atu aprende klean liu kona ba hakerek tipo de karta oi-oin hanesan; 2.1. Karta Pedido / Permohonan 2.2. Karta Convite / Undangan 2.2. Karta Deklarasaun / Deklarasi Ezemplo husi tipo de karta tolu nebé mensiona iha leten bele hare iha anexo iha kotuk.

3. JESTAUN ARKIVU DOKUMENTUS

Iha Organizasaun ka iha kompania ida tenke iha jestaun ba arkivu dokumentus nebé diak atu ajuda ita wainhira ita presiza dokumentus hirak ne’e la difisil atu hetan ka hare. Mai ita hare oinsa jestaun arkivu dokumentus nebé hato’o iha tuir mai ne’e: Exemplu arkuivu dukumentus

23 24

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SISTEMA ARKIVU DOKUMENTUS Sistema arkivu dokumentus fahe ba parte 4 (haat) hanesan:

1. sentral 2. desentraliza 3. surat 4. elektronika

RELATORIU SEMANAL Aneksus;

1. “Sample” Logi books 2. “Sample” Asset Register List 3. “Sample” Karta Pedido 4. “Sample” Karta Konvite 5. “Sample” Karta Deklarasaun 6. “Sample” Planu no Relatorio Semanal.

Manual Treinamentu Administrasaun Edisi III, By Plas

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