Manual SGC

8/16/2019 Manual SGC

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Manual del Sistema Gestión de la Calidad

Vicepresidencia Desarrollo Corporativo y Nuevos Negocios

Gerencia Arquitectura Organizacional

08 de julio de 2013


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Índice

1. Introducción

2. Alcance del SGC

3. Requisitos excluidos del SGC

4. Documentación del SGC

5. El Sistema Gestión de la Calidad

Elaboró: Coordinadora deCalidad. Adriana Grisales Díez

Revisó: Gerente ArquitecturaOrganizacional. Martha Ligia Delgado Mejía

Aprobó: Vicepresidente DesarrolloCorporativo. Representante del SGC. AnaMaría Calle López

Versión: 4Fecha aprobación.08-07-2013


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1. Introducción


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Celsia esta comprometida con el

logro de sus objetivos de

crecimiento, sostenibilidad y

competitividad, que deben

soportarse en la innovación y el

permanente mejoramiento de todos

los procesos de la organización, en

donde la calidad se vuelve el pilar

fundamental de la gestión. Para

lograr lo anterior, nos apoyamos en

nuestro Sistema de Gestión de

Calidad – SGC-.

Introducción


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2. Alcance del Sistema Gestión de laCalidad


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• El Sistema de Gestión de la Calidad en nuestras compañías Celsia y Zona

Franca Celsia está definido para los servicios de:

– Generación de energía eléctrica

– Comercialización de energía eléctrica

– Comercialización de gas natural

• El cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 9001: 2008 y el

campo de aplicación del sistema de la calidad (procesos documentados

definidos en la cadena de valor de la organización para este alcance).

Alcance del SGC


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Continua Una transformación con éxito

1919. Nacimiento de Coltabaco

1920-1960. Crece Coltabaco empiezan las inversiones

Década de los 60. Sigue el crecimiento de Coltabaco

Década de los 70. El portafolio de inversiones se diversifica

Década de los 80. El mundo mira a la industria del tabaco

Década de los 90. Se consolida el portafolio de inversiones

2001. Colinversiones: el nacimiento de un proceso de transformación

2005 y 2006. Colinversiones se fortalece

2007. La energía eléctrica nuevo foco de inversión

2008. Comienza la focalización de inversiones y las desinversiones

2009. EPSA una gran adquisición

2010. Concentración total en la energía

2012. Nace Celsia un jugador relevante en el sector energético

2013. Unificación de prácticas en Celsia y sinergias efectivas con Celsia

Futuro. Hacia adelante: crecimiento y expansión de la compañía

http://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/1919nacimientodeColtabaco.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/1920-1960empiezanlasinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/D%C3%A9cadadelos60sigueelcrecimientodeColtabaco.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/D%C3%A9cadadelos70diversificaci%C3%B3ndeinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/D%C3%A9cadadelos80elmundomiraalaindustriadeltabaco.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/D%C3%A9cadadelos90consolidaci%C3%B3nportafoliodeinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2001naceColinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2005y2006Colinversionessefortalece.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2007laenerg%C3%ADanuevofoco.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2008inversionesydesinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2009EPSAunagranadquisici%C3%B3n.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2010concentraci%C3%B3ntotalenlaenerg%C3%ADa.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2012nacelamarcaCelsia.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/Futurocrecimientoyexpansi%C3%B3n.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/Futurocrecimientoyexpansi%C3%B3n.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2012nacelamarcaCelsia.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2010concentraci%C3%B3ntotalenlaenerg%C3%ADa.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2009EPSAunagranadquisici%C3%B3n.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2008inversionesydesinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2007laenerg%C3%ADanuevofoco.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2005y2006Colinversionessefortalece.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/2001naceColinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/D%C3%A9cadadelos90consolidaci%C3%B3nportafoliodeinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/D%C3%A9cadadelos80elmundomiraalaindustriadeltabaco.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/D%C3%A9cadadelos70diversificaci%C3%B3ndeinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/D%C3%A9cadadelos60sigueelcrecimientodeColtabaco.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/1920-1960empiezanlasinversiones.aspxhttp://www.celsia.com/site/Nuestraempresa/Historia/1919nacimientodeColtabaco.aspx


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Estructura Organizacional Celsia y Zona Franca Celsia


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3. Requisitos excluidos del SGC


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Requisitos excluidos del SGC

Debido a las características del servicio que presta la compañía, los

siguientes requisitos de la norma ISO 9001: 2008, no aplican.


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4. Documentación del SGC


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Documentación obligatoria del SGC

Los procedimientos obligatorios requeridos por la norma NTC-ISO 9001:2008

son los siguientes:

Nombre del documento Código Requisito

Procedimiento Control de Documentos GDO-P-002 4.2.3

Procedimiento Control de Registros GDO-P-003 4.2.4

Procedimiento Auditorias Internas GDO-P-004 8.2.2

Procedimiento Incidentes (Producto no

Conforme)GDO-P-005 8.3

Procedimiento Acciones Correctivas,

Preventivas y de MejoraGDO-P-006 8.5


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• La estructura del contenido y la presentación de los documentos del

Sistema Integrado de Gestión de los procesos asociados a la cadena devalor son:

Caracterizaciones

Procedimientos

Instructivos

Formatos

Matrices, tablas, información de apoyo

En las centrales de generación se cuenta con manuales de mantenimiento y

operación que agrupan documentos de soporte para los procesos, estos tienen

una estructura de codificación y de control diferente según cada central. Encada manual se define los parámetros de control de este documento.

• El acceso al PORTAL SIG es:

• http://intranet/Pages/HomeCelsia.aspx(acceso restringido, solo al personal

de la organización autorizado)

Documentación del SGC


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Clasificación de la documentación de SGC

Enlace Instructivo, si

se requiere y todo lo

demás asociado al

proceso

Caracterización

Procedimiento

Instructivo


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5. El Sistema Gestión de la Calidad


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• Se creó un sistema con los siguientes

componentes de planificación:

Planificación del SGC

Celsia esta comprometida con el

logro de sus objetivos de

crecimiento, sostenibilidad y

competitividad, que deben

soportarse en la innovación y elpermanente mejoramiento de

todos los procesos de la

organización, en donde la calidad

se vuelve el pilar fundamental dela gestión. Para lograr lo anterior,

nos apoyamos en nuestro Sistema

de Gestión de Calidad – SGC-.


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En la planeación del SIG se definieron las directrices y los lineamientos que

lo regirán, los cuales serán implementados a través de:

Planeación del SGC

ESTABLECIMIENTO DEPOLITICAS, OBJETIVOS

y METAS

Orientadas a mejorar eldesempeño.

DEFINICIÓN DE LOSPROCESOS

Que tienen en cuenta losrequisitos de los clientes,

la legislación y demáscompromisos adoptadospor Celsia y Zona Franca

Celsia, incluyendomedidas específicas para

controlar los riesgos de laspersonas, la información ylos aspectos ambientales

significativos.

PLANEACION DERECURSOS

REQUERIDOS

para el mantenimiento y lamejora del sistema y quedebe ser plasmados en el

presupuesto.


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Planeación del SGC

Elemento del

Sistema

Requisito asociado

de la norma

Cumplimiento en Celsia

Planificación4.1, 4.2, 5.1, 5.2,

5.3, 5.4, 5.5, 7.2.1

A través de la definición de: políticas, objetivos, metas y

procesos; garantizando los recursos requeridos

Cadena de valor 6., 7., 8.2.3., 8.2.4Corresponde a los diez y seis procesos definidos para la

gestión de la organización

Producto no

conforme e

incidentes

8.3

Se realiza con el control de los eventos (incidentes)

ocurridos en las centrales para entrega del servicio de

generación

Evaluación del

desempeño8.2.2, 8.2.3, 8.4

Realizando auditorias interna y externa, grupos

primarios, seguimiento trimestrales, revisión por la

dirección

Mejoramiento 8.5

Contribuyen los incidentes, las acciones correctivas,

preventivas y de mejora, evaluación del desempeño del

SIG

Revisión por la

Dirección5.6, 6.1

Anualmente los responsables de la Alta Dirección

verifican si el sistema funciona, se puede mejorar o

necesita ajustes y aprueba los recursos requeridos

Comunicaciones 5.5.3., 7.2.3, 8.2.1 Se disponen de los mecanismos necesarios quepermiten la comunicación interna y externa frente al SGC


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• Prestar servicios de generación de energía eléctrica y comercialización de

energía y gas natural caracterizados por la oportunidad, disponibilidad y

confiabilidad de los recursos de generación, el cumplimiento de los

requisitos legales y regulatorios y los acuerdos realizados con nuestros

clientes, el mejoramiento continuo de los procesos y la participación de

colaboradores competentes.

Política de Calidad

La política fue aprobada en Comité No. 021 del Grupo Directivo de septiembre 30 de

2010 y revisada en marzo de 2013, la cual continua vigente; en esta se define el

marco de actuación, así como el compromiso de Celsia S.A. E.S.P., Zona Franca

Celsia y su equipo de trabajo frente al sistema de gestión de la calidad.

Fue revisada en seguimiento trimestral en marzo de 2013 y continua vigente.


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Las políticas son un marco de referencia mediante el cual laorganización define su actuar. Adicionalmente existen condiciones

generales y/o lineamientos en los procesos que deben ser seguidos.

La política se encuentra disponible para quien la quiera consultar a

través de la red de la empresa en el portal del SIG.

La política de calidad se comunica a través de los mecanismos internosde comunicación como:

Inducción a los nuevos colaboradores que ingresan a la

compañía

Intranet

Comunicaciones Celsia

Portal del SIG

Reuniones con los colaboradores

Comunicación de la política de Calidad

http://www.celsiasig.com/SIG/index.php/planear-y-gerenciar-el-negocio/politicashttp://www.celsiasig.com/SIG/http://www.celsiasig.com/SIG/http://www.celsiasig.com/SIG/index.php/planear-y-gerenciar-el-negocio/politicas


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•

Los objetivos del SGC son:

Específicos: Objetivos claros: Qué se hace, cuándo, cómo, etc., sin

ambigüedades.

Medibles: Que puedan cuantificarse para poder determinar, en primer

lugar, si se han alcanzado, y en segundo, en que proporción. Un objetivo

medible tiene asociado un indicador.

Alcanzables: Los objetivos deben ser retadores y tienen que tener

presente los recursos, costos, plazos, etc. que se tienen para lograrlos.

Realistas: Qué puedan cumplirse dadas todas las circunstancias que

influyen en su logro.

Limitados en el tiempo: Debe establecerse el periodo en el que se hade alcanzar el objetivo.

Objetivos y metas del SGC


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Objetivos y metas del SGC

Objetivo de Calidad Indicador Meta Portal del SIG

1. Mantener y mejorar el grado de

satisfacción

de los clientes

Porcentaje del nivel de satisfacción del Cliente

comercialización

Mín. 80%

(Anual)GCO

Cumplimiento OEF en eventos de escasez

para el Cliente de Generación

Mín. 80%

(mensual)

>80%

GCO

2. Mejorar continuamente la eficacia de

los procesos del SGC

Crecimiento en el registro de acciones

correctivas, preventivas y de mejora

Mín. 20%

(Semestral)GDO

3. Mantener la disponibilidad de la

operación de las plantas minimizando

costos

Disponibilidad

ZFC 95% GOP

ME 93% GOP

RP 94% GOP

4. Asegurar la oportunidad en el servicio

minimizando costosDesviaciones

ZFC 1% GOP

ME 1% GOP

5. Aumentar la confiabilidad de los

recursos de generación minimizando

costos

Confiablidad

ZFC 95% GOP

ME 95% GOP

RP 96% GOP

6. Desarrollar las competencias de los

colaboradores

Planes de desarrollo implementados para el

desarrollo de competenciasLa medición se inicia en enero de 2014 GH

Identificación de sucesores para cargos

críticos y claves

La medición se inicia en diciembre de

2013GH

http://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-comercial/indicadores/1101-seguimiento-de-indicadoreshttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-comercial/indicadores/1101-seguimiento-de-indicadoreshttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-desarrollo-organizacional/indicadores/1444-indicadoreshttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-tfhttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-mehttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-rphttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-tfhttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-mehttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-tfhttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-mehttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-rphttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-rphttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-mehttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-tfhttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-mehttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-tfhttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-rphttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-mehttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-de-la-operacion/indicadores/planta-tfhttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-desarrollo-organizacional/indicadores/1444-indicadoreshttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-comercial/indicadores/1101-seguimiento-de-indicadoreshttp://www.celsiasig.com/SIG/index.php/gestion-comercial/indicadores/1101-seguimiento-de-indicadores


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•

La alta dirección de la Compañía, comprometida con el Sistema de Gestiónde la Calidad, SGC, a través de la circular 001 de febrero de 2012 emitida

por Presidencia, definió que la Dra. Ana María Calle López, Vicepresidenta

Desarrollo Corporativo y Nuevos Negocios, es la Representante de la

Dirección para el SGC, quien participa de manera activa en el Grupo

Directivo.

• Entre las responsabilidades que le corresponde cumplir están:

– Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC

– Promover la toma de conciencia sobre la importancia del sistema y

asegurar el correcto funcionamiento de éste en la organización

Representante de la Dirección del SGC


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Matriz de responsabilidades frente al SGC

Grupo

Directivo

• Presidente CE y ZFC

• Auditor corporativo• Vicepresidente Comercial y de

Operaciones

• Vicepresidente Dsllo. Proyectos

Generación

• Vicepresidente Dsllo. Corporativo y

Nuevos Negocios

• Vicepresidente Gestión Humana y

Administrativa

• Vicepresidente Asuntos Regulatorios

• Vicepresidente Financiero

• Vicepresidente Asuntos Corporativos

• Establecer las políticas en la organización

• Definir los objetivos estratégicos

• Revisar anualmente los resultados alcanzados dentro del

SGC

• Dar a conocer, la revisión, a sus grupos primarios

Representante

• Vicepresidente Dsllo. Corporativo y

Nuevos Negocios - Representante del

SIG: Representante del Sistema Gestión

de la Calidad, Representante del Sistema

de Gestión Ambiental en la CentralMeriléctrica

• Proponer objetivos para el sistema de gestión coherentes

con los objetivos estratégicos, siendo validados en el Grupo

Directivo

• Dar a conocer al grupo de presidencia los resultados de la

revisión por la Gerencia

• Gestionar recursos para el SIG• Definir el road map (nuevos procesos incluir y referentes

adicionales)


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Matriz de responsabilidades frente al SGC

Grupo de

Apoyo del SIG

• Gerente Arquitectura Organizacional

• Proveer metodologías y herramientas (sistemas de gestión)

a la organización permitiendo garantizar que los elementos

(estrategia, estructura, procesos, tecnología,organizacionales se cohesionen para lograr el

cumplimiento de la estrategia

• Evaluar trimestralmente el desempeño del Sistema Gestión

de la Calidad

• Asegurar la realización de la Revisión por la Gerencia del

Sistema Gestión de la Calidad

• Coordinadora de Calidad (Líder Técnico

Corporativo de Calidad ISO 9001 y

Coordinadora SIG)

• Gerente Ambiental (Líder Técnico

Corporativo y Coordinador Sistema ISO

14001)

• Jefe SISO (Líder Técnico Corporativo y

Coordinador del Sistema OHSAS 18001)

• Gerente Operación Generación

(seguimiento regulatorio en centrales)

• Asegurar los programas de gestión en el logro de los

objetivos

• Realizar seguimiento a los indicadores asociados a los

objetivos de los sistemas de gestión

• Realizar seguimiento al sistema de gestión que permita la

evaluación trimestral

• Integrar los diversos elementos técnicos de los sistemas de

gestión

Rol de

facilitadores

en los

procesos y

las Centrales

•Colaboradores que apoyan integralmente

el SIG (Calidad, ambiental, y GRO)

Procesos: PGN, GAL, GMT, GOP, GCO, GH,

GTI, GDO

Centrales: ZFC, ME, RP y HM

• Apoyar la definición, documentación y desarrollo de la

documentación del SIG

• Administrar la documentación de cada sede/central

• Apoyar el proceso de auditoria en cada sede/central

• Identificar cambios y planear ajustes con los responsables

de los procesos

• Apoyar el mejoramiento del sistema integrado de gestión


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Nuestro futuro

Retos planteados

•

Triplicar el EBITDA (2.3 billones COP$ a2021) actual en los próximos 10 años, apartir de nuevos negocios y de la excelencia

operacional.

• Incursionar en nuevos mercados, enpaíses Latinoamericanos y del Caribe,

preferiblemente interconectados con

Colombia, en donde se ha comenzado a

evaluar opciones en Panamá, Perú y Chile.

• Ajustar las capacidades organizacionalescorporativas y de negocio para afrontar la

nueva etapa de expansión.

• Generar con nuestra estrategia, valor a

todos nuestros públicos de interés conuna política de desarrollo sostenible, que

distinguirá nuestro actuar frente a otros

jugadores en el mercado.


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Nuestro futuro

Desarrollo de competencias esenciales

• Desarrollar ofertas competitivas e innovadores para

atender a nuestros mercados y clientes.• Buscar la excelencia operativa, en la ejecución de

proyectos de expansión y en la gestión de los riesgos

inherentes a los negocios, tanto en generación como en

distribución.

• Convertirse en una compañía simple, que aprende y que

gestiona su conocimiento para responder a los desafíosdel crecimiento.

• Buscar atraer, retener y desarrollar el mejor talento

humano.

• Gestionar la compañía bajo preceptos éticos, de buen

gobierno y contribuyendo al desarrollo de los mercados en

donde tengamos presencia.La innovación efectiva, la sostenibilidad y la confiabilidaddeben ser el sello que marque la gestión de nuestrosnegocios.


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Nuestro futuro

En Generación

•

Se espera continuar creciendo enColombia, manteniendo nuestra

participación en el mercado, mejorando

la competitividad de nuestro parque de

generación y dando inicio a la búsqueda

decidida de oportunidades para el

crecimiento internacional.

• El desarrollo de competencias

comerciales, de gestión del riesgo y la

obtención de sinergias entre diferentes

activos, la aceptabilidad ambiental y

social de nuestras plantas de generación

y la excelencia desde la selección de los

activos hasta su operación serán losprincipales retos de este negocio para

buscar ganar en el mercado.

En Distribución

• Buscar nuevas fuentes de ingreso apartir de la incorporación de nuevas

tecnologías que permitan ampliar

nuestra oferta de productos y servicios a

los clientes.

• Buscar opciones de crecimiento en otros

mercados, igualmente en Colombia y enLatinoamérica y el Caribe, replicando el

modelo de EPSA como referente para la

transferencia de mejores prácticas hacia

las nuevas empresas que se adquieran.


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Nuestro futuro


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En la cadena de valor se encuentra

La ejecución de las actividades serealiza a través de los procesos que

están expresados en la cadena de valor;en su desarrollo se aplican las medidas ylos controles definidos para alcanzar la

calidad que el clientenecesita, controlando tanto los riesgospara las personas, como los aspectos

ambientales significativos.

Los procesos son desarrollados porpersonas cuyas responsabilidades estándefinidas en las descripciones del cargo.

Durante el desarrollo de éstos, sepresentan incidentes que se atienden

con el fin de resolver la situación.

También se atienden las emergencias enlas que se responde según los planesdefinidos.


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Cadena de valor de Celsia y ZFC

Servicio:•Generación ycomercialización de energíaeléctrica y gas natural

Sedes:•Medellín

Centrales•Zona Franca Celsia S.A. E.S.P.•Meriléctrica-Barrancabermeja•Río Piedras-Jericó•Hidromontañitas-Don Matías

Clientes:•Sistema InterconectadoNacional -CND•Distribuidores de Gas•Comercializadores Energía yGas•Productores de Gas•Industriales•Transportadores de Gas•Agentes Térmicos•Agentes Generadores

Partes interesadas:•CREG•CND•XM•SSP•Accionistas•Inversionistas•Comunidad


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Objetivos de los procesos de la cadena de valor

Planear y Gerenciar el Negocio

Asegurar la viabilidad y elcrecimiento de lacompañía

Gestión de Adquisiciones y Logística

Asegurar la disponibilidadoportuna y eficiente demateriales y serviciosrequeridos en la empresa,

garantizando elcumplimiento de lasespecificaciones técnicasy de calidad, lapreservación de losmateriales y a su vez,respetando nuestrocompromiso con el medioambiente.

Gestión de Mantenimiento

Mantener la funcionalidadde los equipos de planta,

con una oportuna,eficiente y segurautilización de los recursos,para lograr niveles deconfiabilidad ydisponibilidad.

Gestión deOperación

Asegurar la entrega deenergía brindandoconfiabilidad al SistemaEléctrico Nacional ymanteniendo ladisponibilidad de energíapara entrega cuando searequerida.


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Objetivos de los procesos de la cadena de valor

Gestión Comercial

Optimizar el resultado comercial apartir de la generación de lasplantas y la intermediación deelectricidad y gas natural de forma

dinámica con una exposición alriesgo acorde con las políticasinternas.

Gestión Humana

Buscar permanentemente elmejoramiento de la competencia del

recurso humano de la organizacióny que el ambiente laboral sea eladecuado, mediante la ejecución deactividades de selección,contratación, capacitación yevaluación, que permitan elmejoramiento continuo de laorganización

Gestión de Tecnología

Asegurar el soporte de los sistemasde información para la ejecución delos procesos de la compañía, elcontrol y gerencia de los mismos.


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Competencia, gestión del conocimiento (formación) y toma de

conciencia

De conformidad al requisito 6.2.2. de la norma, se debe:

a) determinar la competencia necesaria para los colaboradores de la compañía requeridos para realizar los

trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del servicio

b) proporciona formación o toma otras acciones para lograr las competencias necesarias en el personal

c) evalúa la eficacia de las acciones tomadas.d) se asegura de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de

cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y

e) mantiene los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia.

El cumplimiento de este requisito se evidencia en el procedimiento GRH-P-001 y en el

instructivo GRH-I-002


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Gestión del Conocimiento

Colaboradores CE y ZFC: Integrales

• Competencias yhabilidades

• Aptitudes• Actitudes

• Conocimiento• Innovación

Saber

crear Saber

Saberhacer Ser


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Interrelación con grupos de interés

• La razón de ser del Sistema Integrado de

Gestión en CE y ZFC es el cumplimientode lo acordado con sus grupos de interés.

• Para el SGC, el foco es el grupo de

clientes, es decir, el Sistema

Interconectado Nacional, los

distribuidores de gas, comercializadores

energía y gas, productores de gas,

industriales, transportadores de gas,

agentes térmicos, agentes generadores.

• Otros grupos partícipes o beneficiarios

(partes interesadas) del SIG son:

accionistas, inversionistas, colaboradores,comunidades adyacentes, sociedad, y

proveedores.

SIG

Accionistas –

Inversionistas

Colaboradores

Entes de control

Comunidades Adyacentes

Sociedad

Proveedores

Medio Ambiente


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•

Para establecer relaciones con los clientes se cuenta con mecanismos decomunicación, de doble vía:

La atención de peticiones, quejas y reclamos que se realiza por diversos medios

y, se canaliza a través de la gestión comercial quien atiende y responde las

inquietudes.

Esto se define en el instructivo GCO-I-007 Gestionar Comunicación con Clientes.

La evaluación de satisfacción se realiza anualmente y el cliente puede expresar

su satisfacción o insatisfacción en relación con el servicio recibido. Esto se defineen el instructivo GCO-I-008 Medir y Evaluar la Satisfacción de Clientes

Mecanismos externos de Comunicación


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• La línea de transparencia a través del 018000123420 descrita en la página web de Celsiahttp://www.celsia.com/site/

• La comunicación a través de los correos electrónicos, permitiendo percibir su satisfacción

en respuesta a la gestión del día a día.

• La base de datos intEGra para el registro de quejas y reclamos

http://www.celsia.com/site/http://www.celsia.com/site/


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• Los mecanismos establecidos para comunicar internamente los cambios o mejoras delsistema de gestión de la calidad en la organización, se realiza por medio de:

GrupoDirectivo

Gruposprimarios

Reuniones

equipos detrabajo

Boletín“Noticias”

Carteleras

Charlastécnicas

Leccionesaprendidas

Portal delSIG


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• Para el manejo del producto no conforme en la organización se ha determinado el

procedimiento manejo de incidentes GDO-P-005, define las actividades a ejecutar que

permite tomar acciones para mantener el servicio, evitar los daños a las personas y al medio

ambiente cuando ocurren eventos que afectan la operación, la salud de las personas y/o el

medio ambiente en las centrales.

• La palabra incidente se refiere al producto no conforme de la norma NTC ISO 9001: 2008

(requisito 8.3)

• Los superintendentes o responsables de las centrales son quienes realizan la

implementación y cumplimiento de este procedimiento. Estos colaboradores deben ser

informados oportunamente del incidente, de los resultados de la investigación realizada y delas acciones tomadas.

Control de Producto No Conforme (Incidentes)


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Evaluación del Desempeño del SGC

Los responsables de los procesos,a través de sus grupos primarios,realizan los seguimientos a la

gestión de los procesos e informanal representante de la direcciónacerca de los avances

El seguimiento del SGC se realizaen los comités del Grupo Directivo

y es presentado por elrepresentante de la dirección

Se ejecutan actividades para verificar el logro de los objetivos, realizar las mediciones

requeridas (asegurando la confiabilidad de las mismas) y con los controles

establecidos para hacer seguimiento a los procesos y el desempeño esperado


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Componentes del seguimiento del SGC

Seguimiento deprocesos

• Escenario: Reuniones internas

para revisar procesos• Temáticas: Seguimiento deIndicadores, incidentes, cambiosregulatorios, accionescorrectivas, preventivas y demejora, satisfacción de clientes

• Asistentes : Los colaboradoresdel mismo proceso

Seguimiento aldesempeño

•Escenario: Reunión de

seguimiento. Grupo apoyo delSGC

•Periodicidad: Semestral

•Temática: Analizar el avance delSGC para ajustar y corregir elrumbo. Desarrollar temasasociados.

• Asistentes: Grupo de apoyo delSIG, VP´s asociadas,

es un escenario transversal

Revisión por ladirección

•Escenario: Reunión del Comité

Directivo•Periodicidad: Anual/•Temática: Evaluar la eficaciadel sistema, revisar / definirobjetivos y metas

• Asistentes: Presidente,Representante del SGC, VP´sasociadas


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Revisión por la Dirección

La revisión del Sistema Integrado de Gestión, se realiza con elpropósito de asegurar su continua conveniencia, adecuación yeficacia para los clientes y los grupos de interés.

Con el compromiso de la Alta Dirección se desarrollan lasacciones enfocadas a la mejora del sistema integrado degestión, permitiendo que la organización funcione de maneraeficaz a través de los sistemas que adopte.

Semestralmente los representantes de la gerencia y el equipo

de apoyo técnico revisan el desempeño del sistema integradode gestión para definir las acciones necesarias para corregir su rumbo o mejorar los resultados alcanzados.


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Auditorías Internas

Objetivo delprocedimiento

Definir las actividades y responsabilidades para la realización de las auditorias internas alSistema Integrado de Gestión, que buscan determinar si éste se ha implementado y semantiene de manera eficaz, así mismo si cumple con los requisitos establecidos en ladocumentación interna, en la normatividad aplicable a la organización y de acuerdo con lossistemas implementados en el Sistema Integrado de Gestión.

Responsable La VP Desarrollo Corporativo y Nuevos Negocios, es responsable de coordinar larealización de las auditorias internas

Procedimiento Código GDO-P-004, bajo el referente 19011 de 2011 “Directrices para la auditoría de lossistemas de gestión”


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Auditorías Internas

RESPONSABLE DE AUDITORÍAS RESPONSABLE DEL SGC EQUIPO AUDITOR

Planificación y

envío del

programa

Preparación

Ejecución

Cierre y

envío deinforme

RESPONSABLE AUDITADO

Aprobar el

“PROGRAMA”

de auditoria

Examinar informe de

cierre

(Opcionalmente se

pueden introducirobservaciones de

seguimiento frente a

la implementación

de las acciones y su

eficacia)

SI

NO

Elabora el

programa de

auditorías

centrales, sedes,

procesos,

auditados)

Aprobación

del

programa de

auditorías


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Auditorías Internas – Gestión Programa Auditoría

5.2 Establecimiento de los objetivosdel programa de Auditorías

5.3 Establecimiento delprograma de Auditorías

5.4 Implementación delprograma de Auditorías

5.5 Seguimiento al programa deAuditorías

5.6 Revisión y mejora alprograma de Auditorías

Competencia y

Evaluación de

Auditores

Realización de

la Auditoría


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Mejora continua

• Acciones recurrentes para

mejorar continuamente la

eficacia del Sistema de

Gestión de la Calidad con la

información de la política de la

calidad, los objetivos de la

calidad, los resultados de las

auditorías, el análisis de datos,

las acciones correctivas y

preventivas y la revisión por la

dirección.

Planeaciónestratégica

• Planesmultianuales y dedesarrollo

Programas

• Planes anualesasociados aobjetivosespecíficos

Accionescorrectivas,preventivas,

mejora

• Asociados aproblemas del díaa día


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Planificación y ejecución Gestión Control del Cambio

• Frente a los cambiosorganizacionales en el día a

día, la compañía busca

competencia (poder hacer),

motivación (querer hacer) y

desempeño (saber hacer) detodos quienes participan en

los siguientes elementos:

TecnologíaEstrategia

Procesos

Colaboradores


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Una empresa de Grupo Argos

Gracias

• Ana María Calle López. Vicepresidente Desarrollo Corporativo y Nuevos Negocios

• Martha Ligia Delgado Mejía. Gerente Arquitectura Organizacional

• Adriana Grisales Díez. Coordinadora de Calidad

• Carrera 43 A No 1 A Sur 143, Torre Sur, piso 6

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