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CONTENIDO

1. INTRODUCCIN ......................................................................................................... 1

1.1 QU ES UN PROYECTO? .................................................................................. 1 1.2 PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO .............................................. 1 1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO ... 2 1.4 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ............................................................... 2 1.5 CREACIN DE LA PROGRAMACIN .............................................................. 3

1.6 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS ............................................ 3 1.6.1 MTODO DE RUTA CRTICA (MRC) ........................................................ 3

1.6.2 DIAGRAMA DE GANTT .............................................................................. 4

2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT ..................................................................... 5

2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO ....................................................................... 7 2.2 GUARDAR UN PROYECTO ................................................................................ 8

3. TAREAS ........................................................................................................................ 1

3.1 TAREAS REPETITIVAS ....................................................................................... 3 4. FASES E HITOS ........................................................................................................... 6

4.1 FASES .................................................................................................................... 6

4.2 HITOS ..................................................................................................................... 8 5. REALIZACIN DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO (PROGRAMACIN DE TAREAS) ..................................................................................... 1

5.1 RELACIN ENTRE TAREAS .............................................................................. 2 5.2 RELACIN ENTRE FASES ................................................................................. 7

5.3 ASOCIACIN DE TAREAS POR FECHAS ........................................................ 8 5.4 ESPECIFICACIN DE LOS PERODOS LABORALES .................................. 12

6. CALENDARIO DE TRABAJO .................................................................................. 15

7. REGISTROS DE RECURSOS ..................................................................................... 1

7.1 ASIGNACIN Y ADMINISTRACIN DE COSTOS ......................................... 5

7.2 ACUMULACIN DE COSTOS ............................................................................ 8 8. ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS TAREAS ................................................... 10

9. EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN ............................................................. 16

9.1 MTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIN ............. 16

9.2 LA EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN ................................................ 16

9.3 VERIFICACIN DE LA RELACIN ENTRE TAREAS .................................. 17 9.4 IDENTIFICACIN DE LA RUTA CRTICA ..................................................... 17 9.5 BSQUEDA DE MRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIN ..... 19 9.6 REVISIN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS ........................... 19 9.7 BSQUEDA DE LOS RECURSOS SOBREASIGNADOS Y LAS

ASIGNACIONES DE TAREAS ..................................................................................... 20 9.8 REDUCCIN DE LA PROGRAMACIN ......................................................... 21

10. COSTO DEL PROYECTO ...................................................................................... 23

10.1 COSTO DE UNA TAREA ............................................................................... 24

11. SOBREASIGNACIN DE RECURSOS .................................................................. 1

11.1 ELIMINAR LA SOBREASIGNACIN ............................................................ 3 11.2 CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS ...................... 4

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11.3 REASIGNACIN DEL RECURSO ................................................................... 7 11.4 DISMINUCIN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN RECURSO ......................................................................................................................... 7 11.5 CAMBIO DE LA PROGRAMACIN LABORAL ........................................... 8

11.6 RESOLUCIN AUTOMTICA Y MANUAL DE LAS SOBRE ASIGNACIONES .............................................................................................................. 8 11.7 RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO ..... 8 11.8 REDUCCIN DE COSTOS ............................................................................... 9

11.8.1 REDUCCIN DE LOS COSTOS POR USO ................................................. 9

11.8.2 REDUCCIN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS ................................ 9

11.9 ADMINISTRACIN DE LOS FLUJOS DE CAJA .......................................... 9 12. INFORMACIN DEL PROYECTO ....................................................................... 10

12.1 TABLAS Y FILTROS ...................................................................................... 10 12.2 TABLAS ........................................................................................................... 10 12.3 FILTROS ........................................................................................................... 20

13. CONTROL DEL PROYECTO ................................................................................ 30

13.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA LNEA BASE ............................................. 30 14. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........................................................................ 35

14.1 ACTUALIZACIN DEL PROYECTO ........................................................... 37

15. INTERCAMBIO DE INFORMACIN ................................................................... 38

15.1 COMPARTIR INFORMACIN ...................................................................... 38 15.2 FONDO DE RECURSOS ................................................................................. 38

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1. INTRODUCCIN

1.1 QU ES UN PROYECTO?

Un proyecto es un emprendimiento temporneo creado para realizar un producto o servicio particular y con objetivos definidos.

Los proyectos para su ejecucin necesitan de recursos, estos pueden ser el personal y el equipamiento.

El esfuerzo es encargado a un equipo u organizacin, por lo que los proyectos tienden a ser eventos planificados. El xito de un proyecto depende de una preparacin y planificacin previa.

La razn por la que se emprende un proyecto es crear un producto o servicio nico.

1.2 PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO

Todo proyecto posee algn elemento de tiempo, algn componente financiero y requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna rea.

Tiempo

Posiblemente el tiempo limitado es la delimitacin con la que estaremos ms familiarizados en cualquier proyecto. Puede que no conozca el presupuesto del proyecto o el mbito de trabajo, pero lo que es seguro que conocer la fecha lmite para la entrega del producto.

Un ejemplo de la delimitacin del tiempo puede ser: necesitamos el software de inventario implantado en la empresa dentro de dos meses.

Costo

Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero, pero el costo de un proyecto tiene un significado mucho ms amplio. El costo son todos los productos requeridos para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo. Incluye las personas, el equipamiento, materiales utilizados y todos los dems eventos y aspectos que requieran dinero o la atencin de alguien en un proyecto.

mbito

Se debe considerar dos aspectos: el mbito del producto y el mbito del proyecto.

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El mbito del producto describe la calidad, caracterstica y funciones del producto de manera detallada.

El mbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyecto con el mbito previsto del producto.

1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Todo proyecto debe tener las siguientes fases:

Planeacin.- Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, despus se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo da una representacin grfica de las relaciones entre las actividades del proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas actividades o fases del proyecto, y de esta manera se puede sugerir mejoras antes que el proyecto se ejecute.

Programacin.- Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los tiempos de iniciacin y terminacin para cada actividad y la relacin con el resto de actividades del proyecto, el programa seala las actividades crticas es decir, aquellas que requerirn de una atencin especial, para las actividades no crticas el programa debe indicar los tiempos de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto permitir el uso eficiente de recursos limitados.

Control.- Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de flechas y la grfica de tiempo para hacer reportes peridicos de progreso. Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto.

1.4 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La Administracin de Proyectos es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

Tambin se dice que la Administracin de proyectos es un conjunto de tcnicas, destrezas, herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases, actividades y tareas que la experiencia y el sentido comn consideran como buenos para la realizacin de un proyecto.

La Administracin de Proyectos ocurre cuando se da nfasis y una atencin especial para conducir actividades con el propsito de lograr un conjunto de metas.

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Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar proyectos.

La administracin de proyectos est compuesta por las siguientes fases:

Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: Es la fase ms importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de los recursos, la asignacin de los mismos. Todas las fases posteriores se basan directamente en la informacin que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.

Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado la planificacin, y concluye cuando el proyecto est terminado. La administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programacin para que refleje los cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto.

Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la informacin del proyecto a los clientes, personal y a la administracin. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes a fin de que muestren la informacin deseada en un formato conveniente.

1.5 CREACIN DE LA PROGRAMACIN

Consiste en la lista de tareas o actividades que se llevarn a cabo y la cantidad de tiempo o duracin que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y dems informacin, como flechas y lmites para construir la programacin y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a administrar.

1.6 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS

1.6.1 MTODO DE RUTA CRTICA (MRC)

El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los aos 50. Dupont Corporation y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las tcnicas de programacin de proyectos, desarrollaron un sistema de programacin llamado Mtodo de Ruta Crtica, un modelo matemtico que calculaba la duracin total de un proyecto basndose en la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias que identifica que tareas son crticas. Este modelo es el mtodo de programacin utilizado en el software para la administracin de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project.

Durante los aos 50, la marina de Estados Unidos, desarroll el proyecto Misiles Polares, un sistema de programacin PERT (Programme Evaluation And Review

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Technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en da un diagrama Pert (tambin llamado un diagrama de red) hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas.

El mtodo de camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios de la teora de grafos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante grficos. Se denomina grfica o grafo a un conjunto de puntos llamados nodos o vrtices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas grficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el mtodo busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duracin. Esto es denominado camino crtico e interesa conocerlo, pues condicionar la duracin total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas crticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habr que comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una terminacin, es decir, no son continuos y que representan cierta complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman.

1.6.2 DIAGRAMA DE GANTT

Henry L. Gantt desarroll un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. La grfica de Gantt cubre las distintas funciones de la programacin: asignacin de recursos y la determinacin de la secuencia y cronologa. A pesar de su sencillez constituye uno de los mtodos de programacin ms completos y sin duda el ms usado. La grfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, das, semanas); en la vertical se ordenan los elementos que intervienen en la programacin: mquinas, hombres tareas, rdenes de trabajo. La grfica establece una relacin cronolgica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el grfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusin simultnea de estos dos ltimos aspectos implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir, controlar lo programado.

Podr utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programacin, as como, hacer el seguimiento e imprimir informes.

La administracin de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad, tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

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2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT

1. Pulse el botn Inicio (Start) en la barra de tareas de Windows.

2. Seleccione Todos los Programas (All Programs) en el men Inicio (Start), a continuacin elija Microsoft Office y luego Microsoft Project 2010.

Grfico # a Microsotf Project

3. Se iniciar Microsoft Project 2010 donde se distinguen los siguientes elementos:

Videos/project/compilados/Ingresar_a_Project/Ingresar_a_Project.htmVideos/project/compilados/Ingresar_a_Project/Ingresar_a_Project.htmVideos/project/compilados/Ingresar_a_Project/Ingresar_a_Project.htmVideos/project/compilados/Ingresar_a_Project/Ingresar_a_Project.htm

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Grfico #

Barra de

vistas

Tabla de

entrada

Diagrama

de Gantt

Barra de men Barra de Titulo

Grupo de vistas

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2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO

1. Elija la opcin Archivo (File), New (Nuevo) y Blank Project (Proyecto en Blanco).

Grfico #

2. Pulse el botn Crear (Create), le aparecer la pantalla de Inicio de Microsoft Project.

Videos/project/compilados/Crear_un_proyecto_demo/Crear_un_proyecto_demo.htmVideos/project/compilados/Crear_un_proyecto_demo/Crear_un_proyecto_demo.htm

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Grfico #

La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada Tabla Entrada y un grfico en la parte derecha.

2.2 GUARDAR UN PROYECTO

1. Pulse el botn Guardar (Save) en la barra de herramientas estndar

2. Elija el lugar donde guardar (carpeta), en el cuadro de texto Nombre de archivo (File Name) escriba un nombre para el archivo, por ejemplo prueba1

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Grfico #

3. Pulse el botn Guardar (Save) para cerrar el cuadro de dilogo. Microsoft almacenar el archivo prueba1.

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3. TAREAS

La organizacin de un proyecto se basa en el ordenamiento del mismo en base a un listado de tareas a las que se les asigna duracin y recursos.

MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas o automticamente.

Con la finalidad de realizar un inventario de los bienes de una institucin ingrese tareas utilizando Project.

1. Si queremos asignarle automticamente las duraciones a las tareas, haga clic en la opcin Formato (Format) de la Tabla de Men de Herramientas de Diagrama de Gantt (Gantt Chart Tools) y luego elegir la opcin Duracin automtica (Auto Schedule)

Grfico # Duracin

2. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de Tarea (Task Name) en la tabla Entrada.

3. Escriba Reunin de grupo de trabajo y despus pulse la tecla Enter. Note

que el icono de la columna Modo de Tarea (Task Mode) es:

Automatico Manual.

Videos/project/compilados/Fecha_de_inicio_asignar_calendario_insertar_tareas_demostracion/Fecha_de_inicio_asignar_calendario_insertar_tareas_demostracion.htmVideos/project/compilados/Fecha_de_inicio_asignar_calendario_insertar_tareas_demostracion/Fecha_de_inicio_asignar_calendario_insertar_tareas_demostracion.htmVideos/project/compilados/Fecha_de_inicio_asignar_calendario_insertar_tareas_demostracion/Fecha_de_inicio_asignar_calendario_insertar_tareas_demostracion.htmVideos/project/compilados/Fecha_de_inicio_asignar_calendario_insertar_tareas_demostracion/Fecha_de_inicio_asignar_calendario_insertar_tareas_demostracion.htm

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Grfico #

4. Ingrese los siguientes nombres de tarea debajo de Reunin de grupo de trabajo ; pulse la tecla Enter despus de cada nombre de tarea.

Reparto de funciones y planificar calendario

Revisar bienes

Consolidacin de la informacin

Revisin de la informacin

Entrega de informe de inventario

5. La apariencia de su ventana ser la siguiente.

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Grfico #

De manera predeterminada las tareas poseen una duracin estimada de un da.

3.1 TAREAS REPETITIVAS

Una tarea repetitiva es una tarea que se ejecuta repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podra definir la reunin semanal como una tarea peridica.

Crear una tarea repetitiva

Si una tarea se repite a intervalos fijos, establecer esta como una tarea repetitiva. Si no se repite a intervalos fijos, establecer como una tarea habitual cada vez que ocurre.

1. En la pestaa Ver (View), en el grupo de tareas Vistas (Task Views), haga clic en Diagrama de Gantt (Gantt Chart).

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2. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.

3. En la ficha Tarea (Task), en el grupo Insertar (Insert), haga clic en la parte inferior del botn Tarea (Task) y haga clic en Tarea repetitiva (Recurring Task).

4. En el cuadro Nombre de tarea (Task Name), escriba el nombre de la tarea.

5. En el cuadro Duracin (Duration), escriba la duracin de la tarea.

6. En la seccin de patrn de repeticin (Recurrence pattern), haga clic en diario, semanal, mensual o anual.

7. Seleccione la casilla de verificacin junto a cada da de la semana en que la tarea debe realizarse.

8. En el cuadro Iniciar (Start), escriba una fecha de inicio y una de las siguientes:

a. Seleccione Terminar despus de (End after), a continuacin, escriba el nmero de ocurrencias de la tarea.

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b. Seleccione Terminar el (End by), a continuacin, escriba la fecha en que desea que la tarea se repite hasta el final.

Nota.- Si no especifica una fecha en el cuadro Inicio (Start), Project usa la fecha de inicio del proyecto.

9. En el calendario (Calendar) para la programacin de esta seccin de tareas, seleccione un calendario de recursos de la lista del calendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno (None).

Al insertar una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se re enumeran automticamente y aparece en la columna indicador un indicador de tarea

repetitiva

Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo nombres de los recursos en el campo Nombres de los recursos, el recurso ser asignado a la obra total en la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales a medida que ocurren.

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4. FASES E HITOS

4.1 FASES

Si posee un conjunto complejo de tareas, debera considerar la posibilidad de organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las fases estn representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las dems, ya que no podr editar directamente su duracin y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener informacin sobre las fases del trabajo del proyecto. MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas resumen o calcularlas automticamente.

A continuacin se crear una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales.

1. entrada.

2. Haga clic en el icono Insertar Tarea de Resumen (Insert Summary

Task) en el grupo Insertar (Insert) de la Cinta de men Tarea (Task). La apariencia de la ventana ser la siguiente:

Grfico # de Resumen

Videos/project/compilados/Fases_Hitos_demo/Fases_Hitos_demo.htmVideos/project/compilados/Fases_Hitos_demo/Fases_Hitos_demo.htmVideos/project/compilados/Fases_Hitos_demo/Fases_Hitos_demo.htm

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3. En el campo Nombre de tarea (Task Name) de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y pulse la tecla Enter.

4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2 (Reunin de trabajo):

Diagnostico institucional

Entrega horario de reuniones

Entrega de procedimiento a seguir

5. Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean subtareas de la tarea de resumen Estudio preliminar; revise la

indentacin, utilice el botn Indentar Tarea (Indent Task) para que todas las tareas se encuentren en el mismo nivel.

La tarea 1 se convertir en una tarea resumen y aparecer una barra de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, as:

Grfico # Creacin de la

Ejercicio

Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades:

a) Clasificar por tipo de bienes

b) Codificar por tipo de bienes

c) Elaborar etiquetas para los bienes

Tarea de resumen Barra de tarea de resumen

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d) Poner etiquetas a los bienes

La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las siguientes actividades:

a) Consolidacin de la informacin

b) Revisin de la informacin

c) Entrega de informe de inventario

Al final del ejercicio, la apariencia de la ventana ser la siguiente:

Grfico # tres

4.2 HITOS

Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede uno querer realizar el seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando finalizar la fase de Estudio Preliminar del proyecto. Para hacer esto creamos un hito.

Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto, por ejemplo una fecha lmite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en s no supone la realizacin de un trabajo, los hitos estn representados como tareas con duracin cero.