Manual Oshas18001

Rev 2 MANUAL CURSO GESTION DE PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. OHSAS 18001

AUDITORIAS OHSAS 18001:2007 SISTEMAS INTEGRADOS

ANEXO MANUAL CURSO 2012 2013

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Manual de Gestin de Prevencin

de Riesgos Laborales OHSAS 18001




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El objetivo planteado con este "proyecto formativo", sin duda, es la mejora de competencias y cualificaciones, adems del reciclado de los PROFESIONALES dedicados al asesoramiento documental o tcnico en los procesos de implantacin de modalidades diferentes de la gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales en las empresas, en consonancia a la norma OHSAS 18001 y familia. Objetivos: Identificar y Auditoar los principios de los Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo. Entender la estructura, conceptos y particularidades de la especificacin OHSAS. Planificar y llevar a cabo auditoras en funcin de la Especificacin OHSAS 18001:2007. Conocer la metodologa necesaria para programar, desarrollar y gestionar las auditoras.




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CAPTULO 1. INTRODUCCIN ...................................................................................... 7 1.1. Introduccin ..................................................................................................................... 9 1.2. Objetivo............................................................................................................................ 9 1.3. Estructura del Manual .................................................................................................... 10 1.4. Criterios de referencia .................................................................................................... 10 1.5. Trminos y definiciones ................................................................................................ 12 1.6. Tipos de Auditoras ........................................................................................................ 15

CAPTULO 2. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA .............................................. 17 2.1. Designacin del Auditor Jefe del Equipo....................................................................... 20 2.2. Definicin de los objetivos, el alcance y criterios de la Auditora ................................ 20 2.3. Determinacin de la viabilidad de la Auditora ............................................................. 25 2.4. Seleccin del Equipo Auditor ........................................................................................ 25 2.5. Preparacin del Plan de Auditora ................................................................................ 26 2.6. Elaboracin del Programa de Auditora......................................................................... 32 2.7. Preparacin de los documentos de trabajo ..................................................................... 34

CAPTULO 3 REALIZACIN DE LA AUDITORA ................................................... 35 3.1. Reunin de preparacin ................................................................................................. 37 3.2. Reunin inicial con la Direccin.................................................................................... 38 3.3. Bsqueda de evidencias ................................................................................................. 38 3.4. Visita a las instalaciones ................................................................................................ 40 3.5. Anlisis de la documentacin ........................................................................................ 41 3.6. Realizacin de entrevistas .............................................................................................. 55 3.7. Reunin de los auditores ................................................................................................ 76 3.8. Reunin de salida ........................................................................................................... 76

CAPTULO 4. LA AUDITORA DEL ESTNDAR OHSAS 18001:2007.................... 79 4.1. Poltica ........................................................................................................................... 81 4.2. Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles ........... 82 4.3. Requisitos legales y otros requisitos ............................................................................. 82 4.4. Objetivos y programa de gestin ................................................................................... 83 4.5. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ......................................................... 83 4.6. Competencia, formacin y toma de conciencia ............................................................ 84 4.7. Comunicacin ................................................................................................................ 84 4.8. Participacin y consulta ................................................................................................. 85 4.9. Documentacin .............................................................................................................. 85 4.10. Control de documentos ................................................................................................ 86




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4.11. Control Operacional ................................................................................................... 864.12. Preparacin y respuesta ante Emergencias ............................................................. 874.13. Seguimiento y medicin del desempeo................................................................. 884.14. Evaluacin del cumplimiento legal......................................................................... 894.15. Investigacin de incidentes ..................................................................................... 894.16. No conformidad y accin correctiva y preventiva................................................... 904.17. Registros y gestin de los registros......................................................................... 904.18. Auditora interna ..................................................................................................... 914.19. Revisin por la direccin ........................................................................................ 91

CAPTULO 5. INFORME DE LA AUDITORA ........................................................... 93 5.1. Las No Conformidades ................................................................................................ 101




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ANOTACIONES DEL ALUMNO:




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CAPTULO

Introduccin




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1.1. INTRODUCCIN Al igual que cualquier accin de la actividad empresarial, la prevencin de los riesgos laborales no debe realizarse de una manera inconexa, sino que debe efectuarse de forma estructurada y sistematizada. Para ello, se constituyen los denominados Sistemas de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales (SGPRL) dirigidos a garantizar la poltica preventiva y las metas que determina la direccin de las empresas en esta materia.

Los SGPRL parten de una agrupacin de procesos interrelacionados que funcionan juntos para alcanzar un nico objetivo y que son revisados mediante el desarrollo de auditoras.

Las auditoras de los sistemas de gestin pueden ser una valiosa fuente de informacin a la direccin, pues aportan una evaluacin desde una visin global de la eficiencia y eficacia de los procedimientos operativos y los controles internos.

Por todo ello, el Anlisis o Auditora del SGPRL, se considera una herramienta fundamental de la Gestin para comprobar que el sistema cumple con los requisitos para los que fue establecido, as como para evidenciar aquellos puntos que deben ser mejorados.

La auditora aplicada a un sistema de gestin se puede definir como una evaluacin sistemtica, documentada, peridica y objetiva que se realiza para conseguir uno o varios de los siguientes objetivos:

Determinar la idoneidad y efectividad del sistema para alcanzar los objetivos establecidos. Proporcionar al auditado la informacin necesaria para mejorar su sistema de gestin y, con ello, contribuir a la mejora continua de su comportamiento.

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente. Evaluar, en el marco de la propia organizacin, el sistema de gestin con respecto a las normas de referencia.

En cualquier caso, las auditoras nunca deben considerarse como una inspeccin o un control de la eficacia de las personas o de la organizacin, sino como una ayuda a la propia gestin de la empresa y en relacin con la Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales, la auditora debe valorar la integracin de la prevencin mediante la implantacin y aplicacin del plan de prevencin y comprobar la eficacia del sistema en el conjunto de la empresa y no limitarla al rea preventiva.

1.2. OBJETIVO Se confecciona este Manual con objeto de proporcionar una herramienta eminentemente prctica para entender, preparar y seguir las auditoras de los Sistemas de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales.

A lo largo del manual se incide en el trmino "Anlisis", con el sentido de asesoramiento, en lugar de "auditora", para no confundir con el carcter oficial que puede tener esta ltima, cuando se efecta de conformidad con el Reglamento de los Servicios de Prevencin. Aunque, en definitiva, para no inducir a error, se emplearn los trminos auditora, auditor o auditado, en lugar de anlisis, analista o analizado, por ser de uso ms comn.




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1.3. ESTRUCTURA DEL MANUAL El contenido de este Manual se estructura en cuatro partes totalmente diferenciadas.

La primera analiza los aspectos correspondientes a la planificacin de la auditora que, lejos de ser un esfuerzo puntual o espordico, debe programarse adecuadamente en el tiempo y obedecer a una poltica decidida de mejora contina de la eficacia de la gestin de la prevencin en la empresa. Hay que tener en cuenta que, incluso dentro de una misma organizacin, el desarrollo de cada auditora va a ser diferente y va a requerir de una planificacin previa especfica, de la que en gran parte, va a depender la eficacia de la misma.

En segundo lugar, el manual se centra en la propia realizacin de la auditora, exponiendo la metodologa, las acciones de control y evaluacin de la documentacin, la observacin de las instalaciones y el contenido de las entrevistas o reuniones. En esta parte, se destaca el aspecto diferencial del anlisis de la documentacin con respecto a las observaciones de campo, acciones necesariamente complementarias para poder estar en disposicin de emitir un informe.

La auditora interna del Estndar OHSAS 18001:2007 constituye la tercera parte del manual, en la que se pretende profundizar en las principales peculiaridades de esta especificacin con respecto a los requerimientos que determina la normativa espaola, destacando aquellos aspectos diferenciales que aporta el citado estndar.

La ltima parte se refiere al informe de auditora, cuyo contenido va a ser el reflejo de la eficacia de todo el proceso. Por tanto, se prestar especial importancia a los aspectos a considerar durante la elaboracin y presentacin del informe, cuya redaccin y exposicin son esenciales para trasmitir la informacin a la direccin de la empresa y que adems, reflejan la profesionalidad del trabajo efectuado por el equipo auditor.

1.4. CRITERIOS DE REFERENCIA Desde la aprobacin de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevencin de Riesgos Laborales (LPRL), se considera a la Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales (GPRL) como un factor clave para la consecucin de los objetivos que se persiguen en la misma, y que se dirigen a la eliminacin o control de todos los de riesgos que, en la empresa, pueden afectar a la seguridad y salud de los trabajadores. Para ello, en la "redaccin inicial" de la LPRL se establece la necesidad por parte de los empresarios de realizar una planificacin de las actividades preventivas, a partir de una evaluacin inicial ce los riesgos, sin especificar los aspectos requeridos para llevar a cabo los sistemas de Gestin de la Prevencin en sus empresas u organizaciones.

La Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de Reforma del Marco Normativo de la Prevencin de Riesgos Laborales, en su artculo 2 punto 2, modifica el Art. 16 de la LPRL para introducir los aspectos esenciales del sistema de gestin de la prevencin, indicando:

"La prevencin de riesgos laborales deber integrarse en el sistema general de gestin de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerrquicos de sta, a travs de la implantacin y aplicacin de un plan de prevencin de riesgos laborales a que se refiere el prrafo siguiente.




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Este plan de prevencin de riesgos laborales deber incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la accin de prevencin de riesgos en la empresa, en los trminos que reglamentariamente se establezcan.

Los instrumentos esenciales para la gestin y aplicacin del plan de prevencin de riesgos, que podrn ser llevados a cabo por fases de forma programada, son la evaluacin de riesgos laborales y la planificacin de la actividad preventiva... ".

Con posterioridad, el Reglamento de los Servicios de Prevencin (RSP) es modificado por el Real Decreto 604/2006, de 19 de mayo, que, entre otros, ampla los conceptos sobre la gestin de la prevencin, que pasa a ser considerada una herramienta fundamental para la realizacin de la actividad preventiva, en cualquier tipo de empresa u organizacin. Dicha norma rene algunos aspectos en cuanto al sistema de gestin de la prevencin, como por ejemplo:

Adems de la obligatoriedad de integrar la prevencin en las actividades propias de la em-presa, establece claramente que la accin en materia de PRL pasa por el establecimiento de un "plan de prevencin" que incluya la estructura organizativa, la definicin de funciones, las prcticas, los procedimientos, los procesos y recursos necesarios para llevar a cabo dicha accin preventiva.

Desarrolla los diferentes modelos de organizacin de recursos para llevar a cabo la actividad preventiva, que parten de la asuncin directa por parte del propio empresario, la designacin de trabajadores, la constitucin de un Servicio de Prevencin Propio o Mancomunado para finalizar con el recurso a uno o ms Servicios de Prevencin Ajenos. Todo ello, a determinar por las empresas en funcin de diferentes variables como el nmero de trabajadores, los peligros de la actividad y otras circunstancias que se establecen en el propio Reglamento.

La puesta en prctica de la accin preventiva requiere el conocimiento de las condiciones de cada uno de los puestos de trabajo, para identificar y eliminar los riesgos evaluando los que no puedan evitarse. A partir de la evaluacin de los riesgos se deber planificar la actividad preventiva.

La planificacin de la actividad preventiva debe incluir los medios humanos y materiales necesarios, as como la asignacin de recursos precisos para la consecucin de los objetivos propuestos, incluyndose dentro de sta, las medidas de emergencia y de vigilancia de la salud, as como la informacin y formacin de los trabajadores en esta materia.

La planificacin debe realizarse fijando fases y prioridades para su desarrollo, en funcin de la trascendencia de los riesgos evaluados. Adems, deber llevarse a cabo un seguimiento y control peridico de la ejecucin y fiabilidad de la misma.

La obligacin de efectuar una auditora del sistema de prevencin en aquellas empresas que asuman actividades preventivas con recursos propios.

Determina las funciones y cualificaciones de las distintas personas que asuman funciones de prevencin.

Sin embargo, en el citado Reglamento no se especifica la forma de llevar a cabo la implantacin de los sistemas de prevencin, por lo que es preciso disponer de herramientas de ayuda para su




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realizacin. De todo ello se desprende que, aunque no de una manera explcita, la LPRL establece la necesidad de implantar y mantener actualizado un Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales, siguiendo un modelo dinmico de actuacin que permita alcanzar de una manera satisfactoria los objetivos que persigue.

En el ao 1999 fruto de la colaboracin de diferentes instituciones, se publica la especificacin OHSAS para dar respuesta a la necesidad de contar con un documento, de reconocido prestigio, que permita evaluar y certificar los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Recientemente, tras una revisin en profundidad de la versin inicial, se ha publicado el estndar OHSAS 18001:2007, que ha sido desarrollado para ser compatible con las normas sobre sistemas de gestin ISO 9001:2000 (calidad) e ISO 14001:2004 (medio ambiente) y, en su caso, facilitar la integracin de Tos tres sistemas de gestin'.

Actualmente, son muchas las empresas que se han acogido al citado estndar, lo que crea la necesidad de que en sus auditoras tengan en cuenta sus requisitos, motivo por el cual se ha credo conveniente dedicarle de forma especfica un captulo del manual.

1.5. TRMINOS Y DEFINICIONES Antes de comenzar con los aspectos relativos al proceso de auditora, en este apartado se incluyen diferentes trminos y definiciones, extrados de la norma ISO 19011 sobre "Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y ambiental" y del estndar OHSAS 18001:2007 "Sistemas de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo", cuyo conocimiento es necesario, si bien considerando determinadas puntualizaciones relacionadas con la Prevencin de Riesgos Laborales.

Accin correctiva: Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto o cualquier otra situacin indeseable existente, para impedir su repeticin.

Accin preventiva: Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial, de un defecto o cualquier otra situacin potencial indeseable, para impedir que suceda.

Auditado: Organizacin, o parte de sta, sometida a Auditora.

Auditor: Persona o equipo de personas debidamente cualificadas para realizar auditoras de sistemas de gestin para la prevencin de riesgos laborales (SGPRL).

En relacin con los auditores, la auditora puede ser llevada a cabo por un slo auditor o por varios, en funcin del tamao de la empresa, en cuyo caso existir un auditor jefe.

Las responsabilidades de los auditores son:

Establecer los requisitos de la auditora en funcin de los objetivos marcados. Actuar segn los requisitos y mantenerse dentro del alcance fijado a la auditora. Preparar y realizar con objetividad y eficacia las tareas asignadas. Seguir los procedimientos definidos.

Ver Norma UNE 66A77:2005 Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los sistemas de gestin




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Reunir y analizar hechos relevantes y suficientes para obtener conclusiones sobre la eficacia del SGPRL.

Documentar e informar sobre los resultados de la auditora. Conservar y salvaguardar los documentos de la auditora. Cooperar con el auditor jefe. Las caractersticas bsicas a las que debe responder un auditor o rasgos de carcter son:

Persona dinmica, habituada al trato social y con facilidad para relacionarse. Con capacidad para escuchar y una actitud no agresiva sino paciente. Educada, correcta, desenvuelta, honesta y objetiva. Capaz de crear un clima de confianza cuando solicita informacin o datos referidos al trabajo.

Respecto a su comportamiento, estn establecidas determinadas reglas que deben cumplir los auditores, y que son principalmente las siguientes:

Observar la mxima profesionalidad, discrecin y correccin en todos los mbitos de su trabajo (informacin recibida, trato, presencia fsica, etc.).

Procurar no emitir juicios personales sobre: La forma en que los dems hacen su trabajo. Los jefes y compaeros. - Muy especialmente, sobre la direccin de la empresa.

Si auditar es or, se debe procurar hablar lo menos posible (y menos de uno mismo), y dejar que los otros hablen.

Planificar cuidadosamente el trabajo. Ser ordenado, metdico y sistemtico. Conservar la independencia de criterios y la objetividad. Cumplir de manera responsable con los compromisos, puntual en las citas, respetar los horarios, as como las costumbres y hbitos de la empresa.

Cuidar la redaccin y el estilo. Los informes deben ser claros, breves y sintticos. Auditor jefe: Auditor designado para dirigir la auditora de un sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales.

Son responsabilidades del auditor jefe:

Fijar el alcance de la auditora en colaboracin con el cliente. Establecer los requisitos de cada auditora asignada incluyendo las cualificaciones de los auditores necesarios.

Participar en la seleccin de los dems miembros del equipo. Asegurar el cumplimiento de los requisitos aplicables. Representar al equipo auditor ante el auditado.




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Obtener toda la informacin necesaria sobre el auditado. Identificar los criterios ce la auditora revisando la documentacin existente relativa al SGPRL.

Preparar el plan de la auditora. Desarrollar los procedimientos de auditora preparando los documentos de trabajo y dando instrucciones al equipo auditor.

Indicar cualquier incidencia importante encontrada. Informar inmediatamente al auditado sobre las no conformidades crticas. Comunicar claramente los resultados de la auditora, de manera concreta y sin retrasos. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y eva-luarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

Cliente: Persona u organizacin que solicita la auditora, pudiendo no coincidir con el auditado.

No es vlido que el solicitante de la auditora dependa jerrquicamente de alguno de los miembros a auditar de la organizacin (Ejemplo: un tcnico de prevencin solicita que se audite su centro de trabajo).

Coordinador: Persona nombrada por el cliente o direccin del centro a auditar para servir de enlace con el equipo auditor, tanto en la preparacin de sta, como durante su desarrollo.

El coordinador que nombre el centro deber tener conocimientos en PRL, de la organizacin y en los sistemas de gestin de la empresa y podr acceder a la documentacin que se le solicite, por lo que preferentemente deber ser un miembro de la lnea jerrquica (habitualmente el Tcnico de Prevencin).

Criterio de actuacin en Prevencin de Riesgos Laborales: Indicadores de gestin que permiten a la organizacin determinar el grado de aquella y lograr el nivel de cumplimiento de su poltica de prevencin de riesgos laborales.

Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Desempeo: Resultados medibles de la gestin que hace una organizacin de sus riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, incluyendo la eficacia de los controles de la organizacin.

Especificacin: Conjunto de requisitos que ha de cumplir un producto, un proceso o un sistema, as como los mtodos a utilizar en su verificacin.

Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

Incidente: Suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podra haber ocu-rrido un dao, un deterioro a la salud o una fatalidad.

Inspeccin: Actividad encaminada a la medicin, examen, ensayo o contratacin, con un




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Patrn de una o varias caractersticas, del sistema de gestin de la prevencin de riesgos la-borales de la organizacin, y la comparacin de los resultados con los requisitos especificados, a fin de determinar si la conformidad se obtiene para cada una de estas caractersticas.

Mejora continua: Proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales, para lograr mejoras en el desempeo global del sistema de forma coherente con la poltica de PRL de la organizacin.

No conformidad: Incumplimiento de los requisitos especificados.

En una auditora del SGPRL se debe considerar "no conformidad" al incumplimiento de la normativa en PRL.

Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo, que tiene inters o est afectado por el desempeo de la Seguridad y Salud en el Trabajo de una organizacin.

Plan de auditora: Descripcin de las actividades in situ y de los preparativos de una auditora de un sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales.

Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un

proceso. Los procedimientos pueden estar documentados o no.

(ISO14001:2004, 3.4.5)

Registros de la prevencin de riesgos laborales: Documentos que proporcionan evidencias de las actividades desempeadas, cuya veracidad puede demostrarse en relacin a hechos obtenidos mediante observacin, medicin, ensayo u otros medios.

Sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales: Es la parte del sistema general de gestin de la organizacin que define la poltica de prevencin, y que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para llevar a cabo dicha poltica.

1.6. TIPOS DE AUDITORAS Las auditoras pueden ser clasificadas en funcin de diferentes criterios. En este apartado se describirn las relativas a la procedencia del equipo auditor y el alcance de las mismas.

Dependiendo de la procedencia del equipo auditor, se distinguen los siguientes tipos de auditoras:

a) Auditoras internas: Las realizadas por una organizacin para evaluar su propio rendimiento.

b) Auditoras externas: Realizadas por una organizacin para evaluar las actividades de otras organizaciones.

c) Auditoras extrnsecas: Desarrolladas en una empresa por otras organizaciones, entre ellas los organismos de certificacin.

Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se realizan por la propia organizacin o por encargo de la misma, para la revisin del sistema de




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gestin por la direccin y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una posterior auto declaracin de conformidad por parte de la propia organizacin.

Las auditoras externas incluyen aquellas habitualmente denominadas auditoras de segunda y tercera parte. Las de segunda parte, se llevan a cabo por agentes que tienen un inters en la organizacin, como los clientes u otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte son llevadas a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan la certificacin o el registro de conformidad de acuerdo con los requisitos de una Norma.

Segn el alcance de la auditora, se pueden identificar:

1) Auditora de sistema: Analiza la validez de un sistema de gestin comparndolo con la Norma en la que se inspira. La forma habitual de realizarla consiste en comparar el manual del sistema con la Norma de referencia, comprobando que cada punto de la misma est recogido correctamente en algn apartado del manual. Posteriormente, se comprueba que los procesos que se efectan se corresponden con lo reflejado en la documentacin que los soportan.

2) Auditoria de cumplimiento: Busca evidencias objetivas de que la poltica de la empre-sa se est llevando a la prctica, de acuerdo con lo establecido en los procedimientos e instrucciones que constituyen el sistema de gestin auditado. Este tipo de auditoras se puede restringir a determinados elementos del sistema para comprobar su grado de implantacin.

3) Auditoria de seguimiento: Realizada para comprobar el grado de correccin de las no conformidades detectadas en anteriores auditoras de sistema o de cumplimiento.




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CAPTULO

Planificacin de la Auditora




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Para empezar a planificar una auditora, deberemos contar en primer lugar con una solicitud del "cliente", en la que se indicar el alcance (centro de trabajo) y mbito (organizacin) sobre la que se pretende actuar. Esta solicitud debe ser escrita y adems, realizarse por un miembro de la jerarqua superior de la organizacin o, en su caso, por el mximo responsable del centro a auditar.

Es en este momento cuando hay que plantear las cinco interrogantes: "qu", "cundo", "dnde", "quien" y "cmo".

- Qu se va a auditar?

- Cundo se va a comenzar con la auditora?

Qu rea o reas van a ser auditadas? Con qu personas se va a contactar? - Cmo se va a realizar?

Normalmente, en la solicitud del centro a auditar se indicar la persona de contacto para preparar la auditora, que generalmente va a recaer en el responsable de prevencin del centro, en caso de empresas con servicio propio, o en un tcnico del servicio de prevencin propio que tenga asignado dicho centro. En todo caso, siempre se deber contar con este coordinador del centro ya que va a ser la persona que recopile la documentacin previa a la auditora.

Una vez nombrado el "coordinador", se pueden iniciar los trabajos de planificacin de la auditora, funcin que corresponde al auditor jefe.




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2.1. DESIGNACIN DEL AUDITOR JEFE DEL EQUIPO

El primer paso dentro de las actividades de una auditora, es la designacin de un auditor jefe por parte de los responsables de la gestin del programa para que posteriormente, pueda organizar el equipo auditor y asignar las responsabilidades en funcin del alcance de la auditora y de la especializacin de los miembros del equipo.

En esta fase, el auditor jefe debe asegurar que los objetivos, el alcance, los criterios de referencia y la composicin del equipo auditor, son los idneos para la realizacin de la misma.

Por tanto, antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor, se deber adquirir una experiencia en auditoras actuando como auditor jefe del equipo en prcticas, para poseer los conocimientos y habilidades necesarias.

2.2. DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS, EL ALCANCE Y CRITERIOS DE LA AUDITORA

En las auditoras de gestin, a diferencia de otras auditoras, no existen normas de aplicacin general, tales como las normas de auditora para la revisin de los estados contables. Por tanto, se hace necesario definir los criterios de referencia, es decir, el estndar razonable que permita comparar y evaluar las condiciones existentes en la empresa.

Para analizar el Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales y su grado de cumplimiento, deber considerarse la normativa vigente, la poltica de la empresa y, por ejemplo, su adecuacin al estndar OHSAS 18001:2007. No obstante, en ocasiones, se podra pretender evaluar objetivos distintos en funcin de diferentes consideraciones, que pueden ir desde las prioridades del cliente a requisitos especficos de carcter reglamentario o contractual, lo que conllevara a adaptar los criterios de referencia a utilizar.

Una vez identificados los objetivos a comprobar, antes de iniciar el plan de auditora, es de la mayor importancia concretar el alcance de la misma, pues puede limitarse a un nico centro productivo o de tipo administrativo o alcanzar al conjunto de una organizacin con mltiples centros.

Por todo lo anterior, como primer paso se debe especificar la relacin de centros de trabajo a auditar, as como su proceso productivo, organizacin y plantilla. A partir de dicha informacin, el auditor jefe podr estimar la configuracin del equipo auditor, los plazos de ejecucin y, en su caso, el alcance de los trabajos de adaptacin de la metodologa e incluso profundizar en las necesidades de identificacin y anlisis de la normativa que afecta al sistema. Para resolver estas cuestiones suele efectuarse una visita inicial a la empresa en la que el auditor jefe solicita la informacin necesaria para establecer el programa de auditora. En determinados casos, est informacin tambin puede ser requerida mediante solicitud documental.

En este primer contacto inicial se deben definir claramente los objetivos de comn acuerdo con el auditado, ya que pueden variar dependiendo de la cultura de la empresa, el tamao o el tipo de gestin, etc., no debindose iniciar una auditora sin una definicin clara de los mismos, y el establecimiento de los canales de comunicacin, a fin de poder preparar el plan de la auditora.




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De entre los principales objetivos que pueden conseguirse en una auditora del sistema de prevencin de una organizacin destacan:

Analizar la implantacin y aplicacin del sistema de gestin de la Prevencin de Riesgos laborales, as como su adecuacin a la normativa vigente y a la especificacin OHSAS 18001:2007.

Orientar a la empresa hacia la mejora continua de su sistema de gestin de la prevencin y de sus prcticas preventivas.

Ayudar a establecer en la empresa una poltica preventiva, en el caso de que el auditado no la tenga definida o necesite reorientarla.

En cuanto a los criterios de una auditora, pueden incluirse polticas, procedimientos, normas, legislacin, reglamentos, requisitos del sistema de gestin y cdigos de conducta entre otros, que harn que adaptemos la metodologa auditora en cada caso.

Por otra parte, es una prctica comn entre la mayora de las entidades que se dedican a la realizacin de auditoras, el solicitar el mximo de informacin documental a auditar antes del inicio de la misma, con objeto de efectuar un anlisis previo que permita ganar tiempo en la realizacin de la auditora y, en algunos casos, preparar listas de comprobacin que faciliten y homogenicen los trabajos del equipo auditor. Como complemento de esta informacin, es frecuente la solicitud de informes de auditoras anteriores, procedimientos, manuales, etc.

En todo caso, en la sistemtica que se desarrolla en puntos posteriores, se obvia este aspecto por las siguientes razones:

1. Dado el carcter interno de este tipo de auditoras, en muchas ocasiones los auditores son conocedores del sistema de gestin de la empresa y disponen de dicha documentacin.

2. Puede no estar totalmente documentada la accin preventiva de la empresa o que la persona encargada de enviar la documentacin no haya sabido recopilarla, lo que puede llevar a reflejar una imagen distorsionada de la realidad de la empresa.

3. Adems de existir hoy en da mucha documentacin en soporte informtico, la mayora de las empresas son reacias a sacar fuera de sus centros documentacin que consideran propia y que vamos a tener la oportunidad de examinar en nuestra visita al centro.

4. Esta metodologa permite preparar las listas de comprobacin con anterioridad al inicio de la auditora, en cuanto a la informacin requerida segn se muestra a continuacin, y donde se solicita de manera previa el Plan de Prevencin de la empresa, como documento base de la gestin de prevencin de riesgos laborales.

A continuacin se adjunta un ejemplo de documento de solicitud previa de datos a la empresa:




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AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTIN DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

RAZN SOCIAL: ACTIVIDAD: DOMICILIO: LOCALIDAD: PERSONA DE CONTACTO: CARGO:

TELFONO: FAX:

E-MAIL:

Descripcion de la empresa y de sus centros de trabajo objeto de la auditoria:

Plantilla por centro:

Organigrama:

Horario:

ESTADISTICAS DE ACCIDENTES Datos Ejercicio n 1 Ejercicio n 2 Ejercicio n 3

Accidentes totales con baja

Accidentes leves

Accidentes graves Accidentes In Itinere Accidentes sin baja registrados Enfermedades Profesionales

ndice de Incidencia

Das totales de baja ndice de gravedad




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INFORMACIN BSICA DEL SISTEMA DE GESTIN DE P.R.L. ____________________________________________________________________________ Se ha realizado el Plan de Prevencin a medio plazo?

Quin lo ha aprobado y quin los gestiona?

Citar los principales objetivos en PRL para el ao

Estn definidas las funciones y responsabilidades en materia preventiva? Cmo se han distribuido? Descripcin de la modalidad de organizacin preventiva adoptada: -Trabajadores designados (N ) Servicio Propio - Especialidades )

Servicio Mixto (propio y ajeno) Especialidades contratadas )- Concierto con Servicio de Prevencin Ajeno (especialidades

y ao de contratacin )- Servicio Mancomunado 1

Se ha realizado la evaluacin inicial de riesgos de toda la empresa? ,

.

Cuntas revisiones o actualizaciones se han realizado a la misma (indicar aos)? Quin participa en las evaluaciones?

Existe planificacin de la actividad preventiva? Quin controla el cumplimiento de la planificacin?

Porcentaje de acciones pendientes de los dos ltimos aos:

N de reuniones del ao

Se ha llevado a cabo en la Empresa alguna auditora de PRL? Empresa auditora:

Est implantado en la Empresa la Norma OHSAS i800i?

Est implantado en la Empresa el Sistema de Aseguramiento de la Calidad? Est implantado en la

Empresa el Sistema de Gestin Medioambiental?

El Sistema de Gestin de PRL est implantado mediante manual y procedimientos/instrucciones y especificaciones?

Indice de procedimientos/instrucciones y especificaciones:

Est constituido el Comit de Seguridad y Salud o representacin legal de los trabajadores?




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INFORMACIN BSICA DEL SISTEMA DE GESTIN DE P.R.L.

(*) NP.- No procede

Adjuntar el Plan de Prevencin vigente Observaciones:

Fecha: ___________________________ Informacin facilitada por

Descripcin Si NO NP La Lnea de Mando lleva a cabo evaluaciones de riesgo o controles peridicos?

La Lnea de Mando imparte formacin preventiva?

La Lnea de Mando lleva a cabo investigacin de Daos a la Salud?

Existe sistema de comunicacin implantado en la Empresa?

Existe buzn de sugerencias?

Existe Manual de Autoproteccin o Plan de Emergencias?

Est constituida la brigada de emergencia?

Se realizan simulacros? (fecha del ltimo______

Existe procedimiento de Formacin? Existe Plan

de Formacin anual en RR.L.?

Responsable ____________________

Existe histrico de la Formacin?

Hay procedimiento de Coordinacin de Actividades Empresariales?

Documentacin que se le exige a las contratas:

Documentacin que se le exige a trabajos puntuales (pequeas reparaciones):

Hay control de acceso para proveedores o visitas?

Cmo controla la Direccin de la empresa la accin preventiva y el cumplimiento de objetivos?




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2.3. DETERMINACIN DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORA Para determinar la viabilidad de la auditora, como paso previo al inicio de cualquier actividad, el auditor jefe debe realizar un anlisis de la informacin facilitada para, a partir del mismo, determinar la viabilidad de la misma, teniendo en cuenta los siguientes factores:

Que el contenido de la informacin recibida permite desarrollar un programa de auditora.

La colaboracin inicial del cliente o auditado. La disponibilidad de tiempo y de recursos necesarios para su realizacin conforme a los objetivos previstos.

Que se constata una suficiente implantacin del Sistema de Gestin que permita efectuar la auditora.

En caso de que resulte inviable o innecesaria la realizacin de la auditora, se debe proponer al cliente o auditado, una solucin alternativa.

2.4. SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR La seleccin del equipo auditor es un aspecto esencial para conseguir un nivel de calidad en la ejecucin de la auditora. El auditor jefe debe participar de forma activa en la eleccin de los miembros de su equipo, para lo que deber tener en cuenta los siguientes aspectos:

Objetivos de la auditora. Tipo de empresa, organizacin, actividad y funciones a auditar. Necesidad de cualificaciones profesionales o especialidades tcnicas, as como conocimiento de la actividad de la empresa.

Aptitudes personales necesarias para relacionarse con el auditado. Capacidad lingstica requerida. Ausencia de conflictos de intereses que comprometan su independencia u objetividad. El nmero de componentes del equipo auditor variar en funcin de la complejidad de la empresa a auditar (nmero de centros, tamao de los mismos, etc.), aunque a modo de gua, se puede seguir el siguiente esquema para una auditora de carcter interno:

Tipo de Empresa

Menos de so trabajadores

Auditor Jefe

1

Auditores

NO

Entre 5o y 50o trabajadores 1 1 - 2

Entre 50o y t000 trabajadores 1 2 - 3

Ms de t000 trabajadores 1 3 - 4




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Cabe la posibilidad de que en empresas multicentro se tengan que realizar de forma simultnea auditoras en varios centros de trabajo. En estos casos, se mantendr la proporcionalidad de los equipos auditores e incluir la figura de un Coordinador de los mismos que intervengan de modo trasversal en el proceso.

En algunos procesos de auditora, el equipo puede verse acompaado por algn tcnico de la entidad auditora, como observador, en aras de adquirir experiencia y poder auditar en prximas ocasiones. En este caso, se deber presentar como Observador ante el auditado.

Una vez designados sus miembros, puede consensuarse el equipo auditor, tanto con el cliente de la auditora como con el auditado, ya que podran requerir la sustitucin de alguno de sus miembros, de acuerdo a los principios de auditora.

2.5. PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORA Revisada la informacin relativa a la empresa y a su sistema de prevencin, el auditor jefe deber:

Elaborar un plan de auditora que presentar a la empresa a auditar, a fin de que lo exami-ne y apruebe. El plan deber facilitar la programacin y la coordinacin de las actividades de auditora.

Asignar a cada miembro del equipo auditor los procesos especficos del sistema de ges-tin, funciones, lugares, reas o actividades que debe auditar. En todo caso, suele ser usual que, a medida que progrese la auditora, se puedan hacer cambios en las asignaciones de trabajo, para asegurar el logro de los objetivos de sta.

Se anexa el modelo de Distribucin de tareas al equipo auditor.




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DISTRIBUCIN DE TAREAS AL EQUIPO AUDITOR Actividades y Elementos a auditar Da Auditores Departamento o rea

Reunin Inicial 1 A.I, AI,A2

Visita a las Instalaciones

1 Al, Al,A2 Entrevista a Direccin 1 AJ, Al Direccin

Consulta y participacin

1 A2 RR.HH.

Contratacin de personal

1 As RR.HH.

Responsabilidades y funciones

1 As RR.HH.

Documentacin del SGPRL:

- Sistema de Gestin

- Evaluaciones de riesgo

- Controles operacionales

- Anlisis de Incidentes

- Plan de Emergencia-

-Procedimientos y normas

1,2,3 AJ, to,A2 Servicio de Prevencin

Formacin

2 AJ Formacin

Objetivos

2 Al Produccin

No conformidades

2 Al Produccin

Inspecciones Tcnicas Reglamentarias 2 As Mantenimiento

Adecuacin de equipos

2 A2 Mantenimiento

Coordinacin de actividades empresariales

2 AJ Administracin

Adquisiciones y compras

2 Al Compras

Obras e Instalaciones

2 Al Compras

Control Operacional

2 Az Produccin

Anlisis de incidentes

2 A2 Produccin

Tareas criticas 2

Az Produccin/Mantenimiento

Consulta y participacin 3

Al Comit de S. y S.

Control de productos 3 Al Produccin

Observaciones preventivas 3

A2 Produccin

Reunin de cierre 3 AJ, Ai,A2

AJ.- Auditor Jefe. Al y A2.- Auditores




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El plan de auditora debe ser flexible, de forma que pueda permitir cambios en funcin de la informacin recogida durante la realizacin de la misma, como por ejemplo:

Los objetivos y alcance de la auditora. La identificacin de los documentos de referencia y los criterios de la auditora consiguientes.

La identificacin de las personas que tengan responsabilidades directas importantes con los objetivos y el alcance.

Identificacin de los componentes del equipo auditor. Fechas, lugar y la duracin prevista para cada actividad principal de la auditora, incluyendo las reuniones a celebrar con la Direccin de la empresa auditada.

Identificacin de las reas de la organizacin a auditar. La asignacin de recursos necesarios a las reas crticas de la auditora. Requisitos de confidencialidad. Contenidos del informe de auditora, formato y fecha prevista de su emisin. Por otro lado, el auditor jefe deber considerar qu detalles especficos del plan de auditora deben comunicarse al auditado en el transcurso de la misma, para evitar que por su divulgacin anticipada, se vea comprometida la obtencin de evidencias objetivas.

Se incorpora ejemplo del Informe tipo del plan de auditora de la gestin de Prevencin de Riesgos Laborales, que debe remitir el auditor jefe a la direccin de la empresa auditada:

EMPRESA:

1. Objetivos y alcance de la auditora D. _________________________de la Empresa ______________________ y en base a la solicitud

realizada por D., (cargo), presenta este Plan de Actuacin para llevar a cabo la auditora internas del Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales que la Empresa tiene implantado en su centro de (localidad)incluyendo tanto la parte productiva como administrativa, as como las actividades realizadas por personal externo.

Con esta "Auditora del S.G.P.R.L.", se pretende fundamentalmente:

a ) Analizar el sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales, la poltica de pre-ventiva de la Empresa, su organizacin y su implantacin, as como su adecuacin a la normativa vigente y a la Norma OHSAS 18007:2007, para:

- Confirmar que la documentacin del sistema de gestin cumple con los requisitos de la norma y auditora de referencia.

- Comprobar que el s istema de gest in est diseado para alcanzar la pol t ica y los objet ivos de la organizacin .

' Indicar el tipo de auditora (interna, previa a la certificacin, etc.)




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Si el auditado formulase objeciones a alguna de las disposiciones del pian de auditora, conviene que se resuelvan entre el auditor jefe y el auditado, y si fuera necesario, con el cliente antes de la ejecucin de la auditora.

3 Se deber indicar a qu personas va a entregarse el informe, debiendo ser en todos los casos, el cliente o solicitante de la auditora y el director del centro auditado.

4. Equipo auditor

Sr. .............................................. - Auditor jefe

Sr. ............................................ - Auditor

Sr. .............................................. - Observador

5. P r o c e s o g e n e r a l F a s e p r e p a r a t o r i a :

- A p o r t a c i n d o c u m e n t a l d e l C e n t r o .

Da 1.- Reunin preparatoria del equipo auditor.

Fase desarrollo (a consensuar con la Empresa)

- Da 2.- Entrevista con la Direccin del Centro

Dia 2.- Visita a instalaciones. Da 2.-Anlisis documental de la Prevencin. Das 2, 3 y 4.- Entrevistas.- - Lnea jerrquica - Lnea operacional

Da 4.- Reunin del equipo auditor. Da 4.- Reunin de sntesis con la Direccin. Fase final:

Confeccin y entrega del "informe" de forma restringida o':

6. Requisitos de confidencialidad

Toda la informacin, documentacin revisada, proporcionada o generada por la empresa auditada, ser tratada de forma confidencial. Como parte del proceso de auditora y para mantener la confidencialidad de los hallazgos de auditoria, _______________________se compromete a entregar a la empresa todos los registros generados durante la auditora, los cuales incluyen el plan de auditora, los registros de observaciones y el informe final.

(Firma)

Auditor Jefe (Lugar y Fecha)




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A continuacin, se adjunta ejemplo de tres cronograrnas de actuacin segn el tamao de la empresa a auditar: CRONOGRAMA DEL PLAN DE AUDITORA PARA PYMES (< 50 TRABAJADORES)

CRONOGRAMA DEL PLAN DE AUDITORA PARA PYMES (de 50 a 500 TRABAJADORES)

CRONOGRAMA DEL PLAN DE AUDITORA PARA PYMES (>500 TRABAJADORES)

PLANIFICACION SEMANAS

1 2 3 4 5

Solicitud de informacin al centro Seleccin del equipo auditor Preparacin del Plan de auditora Envo del Plan de auditora Elaboracin del Programa Realizacin de la auditora "in situ Redaccin del informe y entrega del informe


1 2 3 4 5 6

Solicitud de informacin al centro Seleccin del equipo auditor Preparacin del Plan de auditora Envo del Plan de auditora Elaboracin del Programa Realizacin de la auditora "in situ Redaccin del informe

Entrega del informe


1 2 3 4 5 6 7

Solicitud de informacin al centro Seleccin del equipo auditor Preparacin del Plan de auditora Envo del Plan de auditora Elaboracin del Programa

Realizacin de la auditora "in situ

Redaccin del informe

Entrega del informe




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2.6. ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA

Determinado el equipo auditor y vistos los recursos con los que se cuenta, se debe elaborar el programa de trabajo para que este resulte ordenado y se consigan los plazos fijados en el "Plan de Auditora" que se ha consensuado con la empresa.

Para ello, teniendo en cuenta los das fijados para realizar la auditora en la empresa, se realizar un calendario de trabajo, donde se concretar el plan de entrevistas. Este calendario, junto con una lista de la documentacin bsica que se pretende examinar en la empresa, se remitir una semana antes de iniciar la auditora a la direccin para su conformidad.

Dicha lista de documentacin bsica comprende los siguientes puntos:

El Plan o planes de prevencin vigentes y las correspondientes revisiones anteriores, incluyendo al documento de Poltica Preventiva.

El Manual del Sistema de Gestin de PRL y los procedimientos aplicables. Las estadsticas de daos a la salud de los tres ltimos aos. El Procedimiento y registro de investigacin de daos a la salud o incidentes producidos. La definicin de objetivos en materia preventiva y sus programas de aplicacin. El documento donde se definan responsabilidades y funciones en materia preventiva. Las evaluaciones de riesgos efectuadas durante los tres ltimos aos. El Plan o planes de emergencia existentes. El programa del control peridico de las condiciones de trabajo y sus resultados de los tres ltimos aos.

El Programa de vigilancia de la salud de los tres ltimos aos. La documentacin de la modalidad de prevencin adoptada (servicio propio, ajeno, etc.). Los Procedimientos de compras y de contratacin de servicios. El Procedimiento de coordinacin de actividades empresariales. Las Normas de prevencin aplicables en la empresa. Los registros de la formacin en prevencin. Los Procedimiento de adquisicin y entrega de equipos de proteccin individual. Los Procedimientos y los registros del desarrollo de la informacin, consulta y participacin preventiva en la empresa, incluyendo las actas del Comit de Seguridad y Salud.

Inventarios de equipos afectados por reglamentacin de seguridad industrial y documentacin pertinente que les afecte (legalizaciones, manuales de uso, acreditaciones o certificaciones, revisiones peridicas y oficiales, etc.).

Inventario de productos qumicos con sus fichas de datos de seguridad. Auditoras e inspecciones de prevencin internas y externas. Nota para el auditor.- Esta relacin podr variar en base al tipo de centro que se vaya a auditar. Adems, en caso de requerirse

alguna variacin, esta se confirmara con la direccin en la reunin inicial.




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A continuacin, se adjunta el Calendario de Auditora donde se concreta el plan de entrevistas a realizar en la empresa: AUDITORA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES EMPRESA: _______________________________________________ (localidad)

Da 20-mes-ao

Hora Actividad o persona a entrevistar Auditores 08,30/10,00 Reunin inicial con Direccin (Sr. Nombre) 1-2 10,00/11,00 Breve visita a las instalaciones (Sr, Nombre) 1-2

11,00/15,00 Anlisis de la documentacin bsica junto con el Responsable de Prevencin (Sr. Nombre)

1-2

15,00/16,30 Comida

16,30/18,00 Continuacin del anlisis de la documentacin bsica junto con el Responsable de Prevencin (Sr. Nombre) 1- 2

18,00/19,00 Reunin Equipo Auditor -

Da 21mes-ao

Hora Actividad o persona a entrevistar ., Auditores

08,00/09,00 Responsable de produccin (Sr. Nombre) 1

08,00/09,00 Responsable de mantenimiento (Sr. Nombre) 2 09,00/10,00 Responsable de RR.HH. (Sr. Nombre)

09,00/10,00 Delegado de Prevencin (Sr. Nombre) 1 10,00/11,00 Responsable de administracin (Sr. Nombre) 2

10,00/11,00 Responsable de compras (Sr. Nombre) 2 11,00/12,00 Responsable de turno maana (Sr. Nombre) 1 11,00/12,00 Entrevista a operarios (fijos, ETT y contratas) 2 12,00/13,00 Visita a instalaciones por reas de cada auditor 1-2

13,00/14,00 Entrevista a 3 mandos medios (Sr. Nombres). Uno por auditor. 1-2 14,00/15,00 Reunin Equipo Auditor

15,00/16,30 Comida 16,30/17,30 Entrevista a operarios (fijos, EIT y contratas) 1-2

16,30/17,30 Delegados de Prevencin (Sr. Nombre) 2 16,30/17.30 Responsable de turno tarde (Sr. Nombre) 1

17,30/19,00 Reunin Equipo Auditor

Equipo de Anlisis Sr. (Nombre) Auditor jefe Sr. (Nombre) Auditor

Sr. (Nombre) Auditor jefe Sr. (Nombre) Auditor




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Da 22-mes-ao

Hora Actividad o persona a entrevistar Auditores08,00/09,00 Responsable del Servicio Mdico (Sr. Nombre) 08,00/09,00 Entrevista a 2 mandos medios (Sr. Nombres). Uno por auditor. 2

09,00/10,00 Reservado para posibles entrevistas o verificacin de datos (Sr. Nombre) 1-2

10,00/11,00 Reunin con el Responsable de Prevencin (Sr. Nombre) 1-2

11,00/13,30 Reunin Equipo Auditor, Preparacin de conclusiones y ltimas aproximaciones -

13,30 Reunin con Direccin. Presentacin de sntesis provisional 1-215,00/16,30 Comida 16,30/19,00 Reunin Equipo Auditor y finalizacin clel trabajo de auditora

Nota para el auditor.- En caso de necesidad de mayor nmero de entrevistas por tamao de la empresa o diversidad de lneas de produccin, se aumentaran los das de trabajo de campo.

2.7. PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO El auditor jefe, una vez asignadas las funciones a cada miembro del equipo auditor, deber preparar los documentos de trabajo a utilizar. Tal y como se ha indicado en apartados anterio-res, podr ser necesario emplear las listas de verificacin y formularios para registrar informa-cin, sin que suponga una restriccin de la extensin de las actividades de la auditora.

Las listas de verificacin deben incluir los distintos aspectos a comprobar durante la auditora, as como los criterios de valoracin de los mismos, en base a las referencias legislativas o normativas seleccionadas, agrupando las preguntas por temas o apartados, en funcin del objetivo que se quiera chequear.

En todo caso, es importante considerar que todos los documentos de trabajo utilizados para el desarrollo de la auditora, incluyendo los registros verificados, deben mantenerse disponibles al menos, hasta finalizar la auditora.




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CAPTULO 3

Realizacin de la Auditora




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3.1. REUNIN DE PREPARACIN

En caso de componer el equipo auditor dos o ms personas, es necesario mantener una reunin de preparacin previa a la auditora, donde el auditor jefe distribuya los trabajos al equipo, se establezca el sistema interno de coordinacin y se distribuyan y expliquen las listas de verificacin y formularios asignados a cada miembro del equipo auditor. Adems, antes de finalizar la reunin, se debern coordinar y ultimar las estrategias particulares para abordar las entrevistas y buscar las evidencias.

A partir de la reunin inicial, el equipo ya est preparado para iniciar el desarrollo de la au-ditora que, en todo caso, seguir un proceso ordenado: Reunin de apertura, visitas, analisis documental, entrevistas, evidencias y reunin cierre con preparacin del informe final.

3.2. REUNIN INICIAL CON LA DIRECCIN La auditora debe comenzar con una reunin inicial con la direccin a la que habitualmente asisten el equipo auditor, la direccin de la empresa, el responsable de seguridad, los directores o jefes de departamentos o de las reas que se van a auditar, los delegados de prevencin y la persona responsable que va a acompaar a los auditores (coordinador). En esta reunin se abordarn los siguientes aspectos: Presentacin de los componentes del equipo auditor y del personal de la empresa audi-tada. Dar a conocer los objetivos y alcance de la auditora. Presentar la metodologa y procedimientos que van a ser utilizados. Revisar el plan de auditora. Clarificacin de las cuestiones confusas del programa y confirmacin del calendario de las entrevistas. Establecer una comunicacin entre el equipo auditor y los auditados. Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el equipo auditor. Establecer la fecha de la reunin final y de cualquier otra reunin intermedia entre el equipo auditor y la direccin. Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar cualquier pregunta que estime pertinente acerca de la auditora, desarrollo, equipo auditor, etc. La reunin se iniciar con la presentacin por parte de la direccin del personal de la empresa asistente, indicando su cometido en cada caso, para luego ofrecer una explicacin de lo que es la empresa, su sistema de gestin, organizacin, instalaciones, productos, etc. A continuacin, el auditor jefe presentar a los miembros de su equipo e informar del alcance y objetivos de la auditora. Explicar de forma breve la metodologa a emplear y el calendario previsto, confirmando el horario de entrevistas. Por ltimo, el auditor jefe debe hacer una declaracin de confidencialidad sobre la informacin a la que se acceda y explicar el carcter muestra' de la auditora, en cuanto a la cantidad de elementos que se van a elegir para una mejor estimacin de la adecuacin de la empresa. Esta presentacin es conveniente realizarla con medios audiovisuales. Por otra parte, y en relacin a los representantes de los trabajadores, en caso de no asistir a la reunin, es necesario garantizar el deber de informacin, al objeto de que conozcan el proceso




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al que va a ser sometida la empresa y a la forma en que se va a dar cumplimiento a la participacin de los mismos. La reunin finalizar con un turno de ruegos y preguntas, emplazando a los asistentes a la reunin de salida, donde se ciarn a conocer las conclusiones provisionales de la auditora efectuada.

3.3. BSQUEDA DE EVIDENCIAS Si el objetivo fundamental de una auditora es encontrar tanto las conformidades como las no conformidades del sistema de gestin, es lgico que el proceso se base en la bsqueda de evidencias.

La evidencia se obtiene por el auditor a travs del resultado de las pruebas de auditora aplicadas, segn las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con su juicio profesional. La bsqueda de "evidencias objetivas" es la auditora en s, ya que a travs de las mismas, el auditor constatar sus conclusiones.

La bsqueda de evidencias requiere realizar verificaciones de los procesos identificados y as avalar la informacin y los datos contenidos en los registros y documentos.

Garantizar la representatividad de las pruebas efectuadas, hace necesario el empleo de tcnicas de muestreo (no necesariamente aleatorio), para alcanzar una seleccin representativa de la totalidad de los registros y puntos susceptibles de ser revisados, ya que lgicamente es inviable e innecesario implantar chequeos que incluyan la totalidad de los registros. Los criterios para seleccionar el tamao de la muestra, se determinarn en funcin del nivel de confianza requerido, del tiempo y el coste y en todo caso, vendrn condicionados por la experiencia del auditor.

Para valorar un S.G.P.R.L. la bsqueda de evidencias debera alcanzar:

El anlisis de la documentacin para verificar el cumplimiento legislativo o las normas de referencia.

El anlisis de los registros para comprobar la conformidad de las actuaciones del personal en relacin a los planes y programas de prevencin establecidos.

La evaluacin del funcionamiento del sistema para valorar la eficacia de las distintas actividades que constituyen el mismo.

La evaluacin del nivel de integracin de la Prevencin en el sistema general de gestin de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades, como en todos los niveles jerrquicos de la misma.

Descripcin del proceso de obtencin de conclusiones de una Auditora.




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Esquema de desarrollo de una Auditora

Recogida de informacin mediante muestreo----------> INFORMACIN

Verificacin ---------------------------------------------------->EVIDENCIA

Evaluacin frente a criterios de auditora--------------------->HALLAZGO

Revisin -------------------------------------------------------->CONCLUSION AUDITORIA En cuanto a las tres primeras fases del proceso de bsqueda de evidencias (recogida de informacin, verificacin y evaluacin) la dificultad nicamente estriba en determinar la re-presentatividad de la muestra a verificar, para posteriormente efectuar la comprobacin de los registros. En definitiva, la eficacia del proceso de recopilacin y verificacin de la informacin proporcionar la fiabilidad de la generacin de hallazgos para la auditora. No obstante, en algunos casos, a partir de los procesos de anlisis de evidencias de carcter objetivo, es necesario obtener valoraciones de carcter subjetivo. Por ejemplo, al auditar los sistemas de gestin de la prevencin, uno de los objetivos a evaluar es el grado de integracin de la prevencin en el sistema general de gestin de la empresa. Para ello, se hace necesario que el jefe de la auditora tenga definidos previamente los indicadores que va analizar, para que a partir del anlisis objetivo de los mismos, proceda a emitir un dictamen subjetivo sobre los aspectos de referencia que pretenden evaluar.

A continuacin, se destacan los posibles indicadores que pueden considerarse para evaluar la integracin de la gestin en la empresa:

Disponibilidad de procedimientos y documentacin de prevencin por parte de los ni-veles jerrquicos.

Desarrollo de los trabajos considerando las funciones y responsabilidades asignadas en PRL.

Verificar si el personal con funciones en PRL participa en los procesos de cambio (equi-pos, instalaciones, procesos).

Comprobar si la evaluacin de riesgos es conocida por todo el personal afectado por la misma.

Observar si se utilizan las lneas de informacin habituales para la comunicacin de as-pectos preventivos.




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Analizar si existe participacin directa de los mandos en las inspecciones generales y especficas de sus reas.

Chequear si el sistema de mantenimiento preventivo incluye actuaciones preventivas. De todo lo visto, es importante resaltar que el ejercicio de auditora exige al auditor co-nocimientos, experiencia, criterios e imparcialidad tcnica, pero especialmente, evidencias e indicadores al objeto de evaluar de forma correcta el sistema de gestin verificado.

3.4. VISITA A LAS INSTALACIONES El objetivo de visitar las instalaciones de los centros a auditar es doble: Por un lado, para la preparacin del programa de auditora, debemos realizar la visita inicial para conocer las instalaciones y la actividad que se desarrolla en las mismas, y por el otro, durante el proceso de bsqueda de evidencias, se deben realizar verificaciones puntuales de los indicadores auditados.

Por ello, el equipo auditor, acompaado por el coordinador y en ocasiones, por el jefe de fabricacin o la propia direccin, realizar una visita inicial , no excesivamente detallada, a las instalaciones de la empresa con objeto de conocer su disposicin fsica, procesos productivos, etc. Durante el proceso de auditora, las visitas se dirigirn a analizar la veracidad y efectividad de las evaluaciones de riesgos y dems actividades preventivas, e ir profundizando en las evidencias de algunas de las posibles no conformidades que se observen.

En las posteriores visitas programadas a las instalaciones por parte del equipo auditor, y en donde cada miembro del mismo debera dedicarse a un rea concreta, se anotarn los hallazgos encontrados mediante observacin fsica, relacionados con las condiciones de trabajo, equipos, actos inseguros, etc., para posteriormente poderlos confirmar como evidencias de no confor-midades o incluso poder reflejarlos en el informe como complemento a la auditora del SGPRL, dado que el objetivo es auditar la gestin y no realizar una auditora tcnica.

Entre los puntos que se pueden observar en las visitas a las instalaciones, se destacan:

Verificar la adaptacin de los equipos de trabajo al R. D. 1215/1997 por el que se establecen las disposiciones mnimas de seguridad y salud para la utilizacin por los trabajadores de los equipos de trabajo.

Analizar los canales de comunicacin: tablones de anuncios, carteles y paneles informa-tivos.

Observar las condiciones de seguridad de los productos qumicos, en cuanto a envasado, etiquetado, almacenamiento y disponibilidad de las fichas de datos.

Comprobar la finalizacin de las acciones correctoras previstas como resultado de inspecciones, anlisis de accidentes, evaluaciones de riesgos, etc.

Uso y disponibilidad de los equipos de proteccin individual (EPI). Verificacin de instalaciones y equipos sometidos a Inspecciones Tcnicas Reglamentarias por estar contemplados en la normativa de seguridad industrial.

Sealizacin preventiva. Comprobar la aplicabilidad de los procedimientos de trabajo seguro.




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Analizar los procedimientos de coordinacin de actividades empresariales. Identificar la presencia de contaminantes qumicos, fsicos o biolgicos. Observar las posibles prcticas inseguras del personal para evaluar los atributos individuales y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades.

Verificar el nivel de actualizacin e implantacin del Plan de Emergencia.

3.5. ANLISIS DE LA DOCUMENTACIN De todas las fases de una auditora, el anlisis de la documentacin es la que requiere proporcionalmente una mayor dedicacin y esfuerzo del auditor. La bsqueda de evidencias a travs de los registros y documentacin existente, es fundamental para poder apoyar las ase-veraciones que se hagan en el informe. No obstante, no hay que perder nunca de vista que el objetivo final del anlisis documental, es buscar si la documentacin del Sistema de Gestin tiene articulados los mecanismos necesarios para detectar los riesgos, evaluarlos, programar su eliminacin o reduccin y detectar posibles incumplimientos documentales. El anlisis documental se efectuar acompaados del coordinador designado por la empresa o en su caso, por aquella persona que custodie la documentacin a analizar.

A partir de la documentacin bsica solicitada con anterioridad a la empresa (ver punto 2.6 "Elaboracin del Programa de Auditora"), se iniciar el proceso de anlisis documental que iremos completando a lo largo de la Auditora.

La mayora de la documentacin podr ser examinada en la sala que la empresa haya destinado a tal fin y en otras ocasiones, en el despacho del responsable de prevencin.

A continuacin, se incluye una relacin de posibles cuestionarios a realizar para facilitar el anlisis de la documentacin y algunos de ellos, a modo de ejemplo:




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RELACIN DE POSIBLES CUESTIONARIOS:

1. Plan de Prevencin de Riesgos

2. Organizacin Preventiva

3. Delegados de Prevencin

4. Comit de Seguridad y Salud

5. Evaluacin de Riesgos

6. Planificacin de la Actividad Preventiva

7. Informacin, Consulta y Participacin de los Trabajadores

8. Formacin

9. Medidas de Emergencia

10. Riesgo Grave e Inminente

11. Accidentes y Daos a la Salud

12. Trabajadores Especialmente Sensibles

13. Menores

14. Maternidad y Lactancia

15. Vigilancia a la Salud

16. Coordinacin de Actividades Empresariales

17. Obras e Instalaciones

18. Trabajadores Contratados Temporalmente

19. Equipos de Proteccin Individual

20. Productos y Sustancias Qumicas

21. Equipos de Trabajo

22. Conservacin de Documentos

23. Normativa Industrial. Obligaciones del Empresario

24. Normativa Industrial. Baja Tensin

25. Normativa Industrial. Alta Tensin

26. Normativa Industrial. Instalaciones de Proteccin contra Incendios

27. Normativa Industrial. Aparatos de Elevacin y Manutencin

28. Normativa Industrial. Aparatos a Presin

29. Normativa Industrial. Instalaciones Frigorficas

30. Normativa Industrial. Almacenamiento de Productos Qumicos

31. Normativa Industrial. Radiaciones Ionizantes

32. Normativa Industrial. Instalaciones Petrolferas para uso propio

33. Normativa Industrial. Industria (le la Minera

34. Fichas de anlisis del Estndar OHSAS 18001:2007.




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Ejemplos:

Ref.: : FORMACIN

Rev: Fecha:

Pg.1 de 1

ORGANIZACIN Y GESTIN DE LA PREVENCIN

FORMACIN PLAN DE FORMACIN LPRL. Art. 79 Aspectos valorados SI NO NP

1 Se dispone de un Plan o Programa de formacin en materia preventiva en el que se registran los cursos y actividades planificadas y se controlan los desarrollados, con relacin nominal de asistentes y archivo de copia de los certificados emitidos

2 Se planifican actividades formativas a consecuencia de las evaluaciones de riesgos

3 Los planes de formacin estn centrados en el puesto de trabajo

4 La formacin impartida es terico-prctica y se considera adecuada y suficiente

5 Los planes de formacin sobre riesgos especficos del puesto de trabajo se establecen con independencia de la temporalidad de contratacin del trabajador

6 Est prevista una actualizacin de la formacin de los trabajadores en materia preventiva?

7

El reciclaje se realiza en funcin de: 1. Cambios en las funciones que se desempeen 2. introduccin de nuevas tecnologas 3. Cambios en los equipos de trabajo 4. Evolucin de los riesgos o aparicin de otros nuevos

8 La formacin se repite peridicamente en aquellos casos que se ha considerado necesario

PUNTUALIZACIONES

1.- Comprobar que el Plan de Formacin cumple al menos, las necesidades formativas indicadas en la Planifica-cin de la Prevencin y estn establecidos los programas, documentacin a entregar, duracin y cualificacin de los formadores.

2.- Verificar si se realizan encuestas de satisfaccin entre los asistentes y se analizan las mismas, y si se coteja la evolucin de la siniestralidad con la eficacia de la formacin impartida.

3.- Observar cumplimiento en un trabajador con contrato temporal.

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS




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Rev.:

Fecha:

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COMIT DE SEGURIDAD Y SALUD

Aspectos valorados S NO NP Si se tiene obligacin de constituir el Comit de Seguridad y Salud, Se ha constituido este?

1 Su composicin est ajustada a los criterios legales mnimos 2 Se dispone de acta de constitucin 3 Dispone de normas propias de funcionamiento

4 Se rene (al menos) con carcter trimestral y, siempre que lo solicite alguna de las representaciones del mismo

5 Realiza la empresa las consultas en materia de prevencin de riesgos?

Se han definido de entre las competencias del Comit de Seguridad y Salud las siguientes :

6

Participar en la elaboracin y puesta en prctica de los planes y programas de prevencin de riesgos

7

Proyectos en materia de planificacin, organizacin del trabajo, introduccin de nuevas tecnologas, etc.

8 Promover iniciativas para la efectiva prevencin de los riesgos Se ha facultado al Comit de Seguridad y Salud para :

9 Conocer directamente la situacin relativa a la prevencin de riesgos en el centro de trabajo, realizando las visitas que se estimen oportunas

10

Conocer cuntos documentos o informes relativos a las condiciones de trabajo sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones

11

Conocer y analizar los daos producidos en la salud o la integridad fsica de los trabajadores

12 Es conocida la memoria y la programacin anual de los Servicios de Prevencin?

PUNTUALIZACIONES 5, 6, 7 y 8.- Verificar si son debatidos a partir de las actas del CSS




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EQUIPOS DE PROTECCIN INDIVIDUAL

RD 773/1997

Aspectos valorados S NO NP Se han determinado los puestos en los que debe recurrirse a la proteccin individual

_

1 Para cada uno de los puestos se ha precisado : - Riesgo/s frente a los que debe ofrecerse proteccin - Parte/s del cuerpo a proteger - Tipo de equipo para cada uno de ellos

2

Se han tenido en cuenta en la eleccin de los EPI, los art. 5 y 6 del R.D. 773/1997

3 Se ha tenido en cuenta la opinin de los trabajadores en la eleccin de los equipos

4

Se dispone en los centros de trabajo, de la documentacin de los EPI utilizados en el mismo

5 Se supervisa la utilizacin de EPI por parte de los trabajadores

6

Se dispone de algn mtodo que asegure el correcto mantenimiento de los mismos

7 Se ha facilitado a los trabajadores informacin/formacin acerca de la utilizacin de los equipos y el mantenimiento a efectuar en los mismos

8 Es documentada la entrega de material de proteccin a los trabajadores PUNTUALIZACIONES

Para la determinacin de los puestos debe haberse tenido en cuenta el art. 4 del R.D. 773/1997

1.- Los criterios coinciden con los resultados de la evaluacin de riesgos

4.- Indicar cmo

O B S E R V A C I O N E S Y C O M E N T A R I O S




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Durante el anlisis de la documentacin se aprovechar para realizar la entrevista al res-ponsable de prevencin de la empresa, en la que debe estar presente todo el equipo auditor, motivo por el cual, hay que preparar detalladamente el orden de intervenciones, ya que se corre el peligro de convertir la entrevista en un interrogatorio.

Dado que algunos de los documentos solicitados (al no ser posible o conveniente su traslado) debern ser examinados en el rea de custodia de los mismos, el auditor jefe decidir si es necesario que alguno de los auditores se desplace para analizar dicha documentacin o aprove-chando la entrevista con el responsable de la misma, sea solicitada como evidencia.

Con el fin de facilitar la identificacin de los aspectos clave en el anlisis de la documentacin de prevencin, a continuacin se describen, para cada uno de los documentos ms repre-sentativos, los aspectos a considerar durante la revisin de los mismos:

PLAN DE PREVENCIN: El plan de prevencin, al constituirse como elemento esencial del sistema de gestin de la prevencin en la empresa, debe ser el documento analizado en primer lugar. En cuanto a su contenido, es fundamental valorar su adecuacin a la poltica, objetivos y compromisos esta-blecidos por la empresa. Asimismo, se debe verificar si su estructura y contenido se ajustan a lo dispuesto en la normativa aplicable (R.D. 604/2006 por el que se modifica el R.D. 39/1997 sobre el Reglamento de los Servicios de Prevencin).

Como aspectos complementarios, de entre las comprobaciones a realizar, se sugiere verificar documentalmente las siguientes cuestiones:

La realizacin de la consulta a los representantes de los trabajadores antes de su implan-tacin.

Su aprobacin y conocimiento por la Direccin y si se ha divulgado a todos los niveles de la empresa.

La identificacin de la empresa y la descripcin de sus actividades, nmero de centros de trabajo, etc., indicando los trabajadores con funciones concretas en la prevencin de riesgos.

La inclusin de la poltica, objetivos y metas que en materia preventiva tiene establecidos la empresa, as como los recursos humanos, tcnicos, materiales y econmicos que dispone para su ejecucin.

La modalidad de organizacin preventiva elegida y los rganos de representacin existentes, incluyendo el documento de constitucin del servicio propio o el contrato con los servicios ajenos y la adecuacin de la modalidad elegida.

La estructura organizativa de la empresa, con las responsabilidades y funciones asumidas por los distintos niveles jerrquicos, as como los cauces de comunicacin entre ellos.

Los distintos procesos tcnicos, las prcticas y los procedimientos organizativos existentes en la empresa, en relacin con la prevencin de riesgos laborales.

Posteriormente, se deber comprobar durante las entrevistas, el nivel de implantacin del Plan de Prevencin y si alcanza a todos los niveles de la empresa y contribuye a la integracin de la prevencin de riesgos laborales en el sistema general de gestin de la misma.




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EVALUACIN DE RIESGOS En primer lugar, se comprobar la existencia del documento de evaluacin inicial de riesgos y sus posteriores revisiones. Este anlisis, aparte de verificar el cumplimiento legal, permite identificar cules son los riesgos ms significativos.

Adems, es necesario verificar si se ha seguido un procedimiento o metodologa de evaluacin conforme a los principios que se determinan en la normativa de referencia, para posteriormente contrastarlo en las visitas a las instalaciones y en las entrevistas que realicemos.

Al efectuar el anlisis documental de la evaluacin de riesgos, entre otras, se deben verificar documentalmente las siguientes cuestiones:

La realizacin de la consulta a los representantes de los trabajadores sobre la metodologa utilizada, as como la participacin de los mismos.

Que la evaluacin ha sido realizada por personal competente y se ha aplicado el mtodo adecuadamente.

Que incluye todos los puestos de trabajo y actividades de la empresa, con inclusin de los elementos peligrosos de los mismos.

Que las mediciones, ensayos y pruebas han sido realizados por personal competente, de acuerdo a mtodos normalizados y con equipos calibrados.

La inclusin en la evaluacin de aquellos puestos ocupados por personal especialmente sensible (maternidad, lactancia, menores, etc.).

Los riesgos derivados de las actividades de contratas, puestos ocupados por E.T.T., etc. OBJETIVOS Y METAS Al tratarse de uno de los aspectos clave en la evaluacin de la eficiencia de los sistemas de gestin, el auditor debe efectuar una verificacin especialmente cuidadosa del tratamiento dado a los objetivos y metas, pues es el indicador que representa la determinacin de la empresa para asegurar el cumplimiento de su poltica de prevencin. Por ello, uno de los aspectos ms importantes a considerar es si la determinacin de estos objetivos va ms all de la actividad del servicio de prevencin o si, dentro de un esquema de integracin, alcanzan desde los aspectos generales a otros ms especficos de la lnea jerrquica.

Por lo dems, es aconsejable verificar documentalmente, para su posterior contrastacin a nivel de entrevistas, los siguientes aspectos:

Contenido del Documento de objetivos y metas en los tres ltimos aos. Difusin de los objetivos y metas. Registros del seguimiento de cumplimiento de los objetivos. Inclusin entre los objetivos de medidas correctoras o preventivas. Evaluacin de los objetivos por parte de la direccin. PLANIFICACIN DE LA ACTIVIDAD PREVENTIVA La empresa debe disponer de una planificacin de la actividad preventiva cuando el resultado de las evaluaciones de riesgos hayan puesto de manifiesto situaciones en las que sea necesario eliminar, controlar o reducir dichos riesgos. La ejecucin de las medidas




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planificadas, se programar conforme a un orden de prioridades en funcin riel nivel de riesgo evalua

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