Manual MS Project Avanzado 4850a6b2f0340fe

7/27/2019 Manual MS Project Avanzado 4850a6b2f0340fe

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MS Project AvanzadoDolores Lankenau Caballero


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Derechos de autor

El contenido intelectual de este manual es propiedad del autor.

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Noviembre 2012

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Dolores Lankenau Caballero


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Caballero

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MS Project Avanzado

ndice1. La planeacin integral del proyecto

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2. Programacin de actividades y asignacin de recursos26

3. Administrando la holgura del proyecto 38

4. La nivelacin de recursos50

5. El presupuesto del proyecto59

6. Vistas ejecutivas del cronograma 697. La administracin de proyectos mltiples

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8. El control eficiente de proyectos70

9. Cmo prepararse para los reportes de avance

9410. El mtodo Earned Value

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MS Project Avanzado

1. La planeacin integral del proyecto. La especificacin del proyecto;

introduciendo la Estructura de la Divisindel Trabajo y los paquetes de trabajo(Work Breakdown Structure); la matriz deresponsabilidades, aprovechando filtros ybanderas.

En este manual se utilizan las siglas MSP para hacer referencia a Microsoft Project2010.

DESCRIPCIN DEL CASOLa planeacin integral de un proyecto

Dime cmo empieza el proyecto y te dir como va a terminar es una frase queresume la importancia de comenzar adecuadamente los proyectos; sin embargo lapregunta bsica es dnde comenzarlos? o cmo iniciarlos?

Indudablemente que la justificacin del proyecto, como satisfactor de unanecesidad, es un buen principio, pero a partir de ah se debe realizar una

planeacin adecuada y sistemtica, donde el conocimiento y la difusin delobjetivo del proyecto es determinante.


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MS Project AvanzadoUna vez que se tienen los elementos descritos anteriormente, se da respuesta alqu se va a hacer en el proyecto. El paso inmediato sera definir quin lo va a

hacer. En este caso la matriz de responsabilidades permite asignar diferentesfunciones dentro del proyecto.

La util izacin de MSPEn los proyectos es necesario integrar la toda la informacin inicial de manera

que sea la base para la programacin del proyecto (el diagrama de Gantt o la Red),asegurando adems que cada vez que un miembro del equipo de trabajo acceda alarchivo del proyecto pueda revisar la especificacin del proyecto, la EDT o la matrizde responsabilidades.

Una vez que la informacin se encuentra en el archivo de MSP, es posibledisear filtros y/o banderas de tal manera que se pueda mostrar e imprimirsolamente las actividades que le corresponden a cada responsable. Esto permiteque el responsable de la actividad reciba solamente sus actividades y no todo elprograma del proyecto.


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MS Project Avanzado

1. La planeacin integral del proyecto. La especificacin del proyecto;

introduciendo la Estructura de la Divisindel Trabajo y los paquetes de trabajo(Work Breakdown Structure); la matriz deresponsabilidades, aprovechando filtrosy banderas.

SOLUCIN DEL CASO1. Iniciar un proyecto nuevo

Un proyecto puede ser creado apartir de un nuevo documento outilizando plantillas previamentecreadas o del sitio de Office

Dependiendo de la seleccinhecha, se mostrarn las plantillasdisponibles que pueden ser

modificadas en el proceso decreacin del proyecto:Figura 1.1


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MS Project AvanzadoAl iniciar el proyecto se despliega la pgina principal del proyecto:

Figura 1.3

Una vista es un formato para analizar lainformacin del proyecto o para introducir datos.Existen tres formatos de vistas: Hojas Grficas y diagramas Formularios

Las vistas pueden combinarse mostrando dos vistas individuales

Para desplegar la barra lateral de desplazamiento,se debe presionar el botn derecho del mousey


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MS Project AvanzadoPara iniciar el proyecto se realiza lo siguiente: Definir la fecha de inicio del proyecto en la pestaa File , seleccionando Info y

haciendo el cambio en la opcin Start Date que aparece a la derecha de laventana o accediendo a la opcin Project Information de la pestaa Project:

Proporcionar los datos solicitados: Fecha de inicio (Startdate) Fecha de terminacin (Finish date) Programar segn (Schedule from)

Fecha de inicio (Project Start date) Fecha de terminacin (Project

finish date) Fecha actual (Current date) Fecha de Status (Status date) Tipo de calendario (Calendar):

Estndar, 24 horas, Turnos Prioridad del proyecto (Priority)

Figura 1.5

Ajustar la escala de tiempo que representa el tiempo en el que se realizan lastareas e incluye de una a tres escalas.

Para realizar el ajuste se hace doble clic sobre la escala:


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MS Project Avanzado Definir el calendario del proyecto para indicar los das de trabajo y los das en

que no se trabaja. Esto se hace en la pestaa Project en la opcin ChangeWorking Time :

Figura 1.8 Guardar el proyecto con el nombre indicado en la pestaa File , en la opcinSave.2. Introducir el documento de especificacin del proyecto en elarchivo de MSP

En la planeacin del proyecto se define el esquema de trabajo que se requiere

para desarrollar los entregables del proyecto con base en la estructura dedesglose del trabajo.

S S


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MS Project AvanzadoInauguracin (meta) 0d

Para introducir las tareas se selecciona la vista del diagrama de Gantt (GanttChart)

de la pestaa View y se introducen los nombres de las tareas en la columna TaskName , incluyendo actividades sumarias y metas intermedias.Las tareas pueden calendarizarse de dos modos:

Calendarizadas manualmente Auto calendarizadas

Por omisin, las tareasestn definidas paracalendarizarsemanualmente, por lo quesi se desea que sean auto

calendarizadas, debehacerse el cambio en elmen desplegable.

Si se desea que todas lastareas sean autocalendarizadas, se

seleccionan y se utiliza laopcin deseadade la


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MS Project AvanzadoFigura 1.10

Las tareas son administradas en Ms Project 2010 de acuerdo a su definicin de lasiguiente manera: Tareas calendarizadas manualmente: Las tareas no se movern despus de ser

creadas, aun si se les han asignado recursos, se encuentren ligadas o serealizan cambios al calendario del proyecto.

Tareas calendarizadas automticamente: Se calendarizan con base en lasdependencias, restricciones, calendarios y otros factores que afecten suprogramacin.

Pueden introducirse tareas que solo se desea documentar pero que no afecten la

programacin de actividades mediante el botn:

Aunque las tareas permanecen en el proyecto, no afectan la programacin o la

disponibilidad de los recursos.

Para insertar una nueva tarea: Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se insertar la nueva

tarea Oprimir la tecla Ins o seleccionar el botn Task de la pestaa Task

Para eliminar una tarea Se coloca el cursor sobre el nmero del rengln de la tarea que se eliminar Oprimir la tecla Del o seleccionar la opcin Cut de la pestaa Task

P d i i


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MS Project Avanzado La indentacin a la izquierda genera un nuevo grupo o una nueva tarea

Las tareas se apreciarn en forma de grupos Otra forma de hacerlo es seleccionando las tareas y utilizando la opcin del

rea Insert de la pestaa Task .

Para ver las tareas de un grupo se hace clic en el signo(+) del grupo. Para cerrar el grupo, se hace clic en elsigno (-)

O se selecciona, desde la pestaa View , el botnOutline , teniendo el cursor sobre el grupo deseadoPara abrir todas las tareas o niveles determinados de ellas,se selecciona la opcin All Subtasks

Figura 1.11

La duracin de las tareas puede introducirse de la siguiente manera:


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MS Project AvanzadoFigura 1.12

Las duraciones pueden ingresarse de diferentes formas, dependiendo delmtodo de calendarizacin seleccionado:

Tareas calendarizadas manualmente: Se ingresa la duracin en forma denmero o texto. Por ejemplo: Al inicio de Marzo o Despus de terminarX

Tareas calendarizadas automticamente: Se ingresa la duracinnumrica o en forma estimada, agregando un sigo de interrogacin (?).

Cuando la programacin es automtica, debe evitarse el ingreso de las fechas deinicio o terminacin, que se calculan de acuerdo a la fecha de inicio, duracin ydependencias, y que pueden cambiar dependiendo de los recursos asignados.Si se crea una tarea resumen con duracin, fecha de inicio o fecha de terminacin,las tareas del grupo no se calcularn ya que se consideran independientes. Esto seconoce como programacin Top-down .3. Definir la EDT con sus respectivos cdigos estructurados y elObjetivo General del Proyecto.Es til referenciar las actividades de un proyecto mediante su numeracin y unaactividad resumen para conocer los datos consolidados del proyecto.

Para asignar los cdigos de la EDT se activa la casilla Outline Number que seencuentra en la pestaa , tal y como se muestra en la figura 1.13


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MS Project Avanzado

El resultado sera el siguiente:

Figura 1.14

Es posible definir una actividad resumen que sirve como marco de referencia parael proyecto. En la misma pestaa Format , activar la casilla Project SummaryTask . A continuacin se muestra en figura 1.15:


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MS Project Avanzado

Figura 1.16

Otra opcin para insertar una actividad resumen pero con ID igual a 1 esinsertando una actividad directamente en la tabla de datos y moviendo a un nivelinferior todas las actividades debajo de sta con la opcin Indent que se encuentraen la pestaa Task .


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MS Project AvanzadoLas dependencias organizan el orden en el que se realizan las tareas. Para elejercicio, se consideran las siguientes:

Actividad Predecesora1.1.1 -1.1.2 1.1.1 (FS)1.1.3 1.1.2 (SS)1.2.1 1.1.3 (FS)1.2.2 1.1.3 (FS)1.2.3 1.2.2 (FS)1.3.1 1.2.1 (FS+2)1.3.2 1.3.1 (FS)1.3.3 1.3.2 (FS)1.3.4 1.3.3 (FS)1.3.5 1.3.4 (FS)

Por omisin, la dependencia entre dos tareas es de fin a inicio

Para definir una dependencia: Se seleccionan las tareas que dependern entre s

Se oprime el botn que se encuentra en la pestaa T a s k , en elapartado S c h e d u l e

Otra opcin es describir la dependencia en la ventana T a s ken la pestaa


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MS Project Avanzado

Se crea una tarea resumen que incluya dos actividades definidas como

metas intermedias La primera meta intermedia se liga con la tarea inicial, con tipo Start to

Start (SS) La segunda actividad se liga con la ltima tarea, con tipo Final to Final (FF) Se define una barra nueva para la actividad resumen.

De esta manera la tarea resumen definir su duracin dependiendo de la duracinde sus tareas del grupo.

Para introducir el objetivo general del proyecto se inserta el archivo de laEspecificacin del Proyecto (Archivo Especificacion.doc) en la actividad resumenSimposium Internacional de Soldadura. Esto se hace desde la pestaa Task y enseguida se selecciona la opcin Task Notes .

Figura 1.18

Se selecciona la opcin Insert Object como se muestra en la figura 1.19:


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MS Project AvanzadoEn la ventana que aparece se selecciona la opcin Create from file y con el botnBrowse se elige el archivo. Activar la opcin Link para que cualquier cambio quese haga al objeto insertado se refleje tanto en MSP como en el programa deldocumento original. As mismo activar la opcin Display as Icon para que semuestre como un cono junto a la actividad.

Figura 1.20

El proyecto queda como se muestra en la Figura 1.21. El proyecto tiene una

duracin de 29 das, las fechas no necesariamente deben coincidir.


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MS Project Avanzado4. Describir el paquete de trabajo para dos actividades.

Para ejemplificar esta accin se realiza el ejercicio nicamente con dosactividades: "Buscar Patrocinadores" y "Disear reconocimientos".

Se insertan los documentos siguiendo los mismos pasos que al insertar laEspecificacin del Proyecto. Para la actividad Buscar Patrocinadores se inserta elarchivo Buscar Patrocinadores.doc. Para la actividad Disear Reconocimientos seinserta el archivo Disear Reconocimientos.doc. En ambos casos se debe

seleccionar la opcin Link y Display as Icon. Finalmente queda como se muestra, con los tres documentos insertados:


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MS Project Avanzado5. Disear la matriz de responsabil idades.

Para crear la matriz de responsabilidades, se selecciona la opcin MoreTables en el men Tables, en la pestaa View :

Figura 1.23

En la ventana que aparece se selecciona la tabla Entry y se presiona el botn Edit.


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Figura 1.25

Agregar un nuevo rengln con la siguiente informacin:

FieldName AlignData Width Title AlignTitle HeaderWraping TextWrapingText1 Left 40 Responsible Center Yes Yes


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MS Project AvanzadoSi se desea que aparezca esta tabla en el men de tablas se debe marcar la opcinShow in menu . Al terminar los cambios y dar clic en OK aparece nuevamente laventana More Tables, se selecciona la tabla nueva y se da clic en Apply. La tablaMatriz de Responsabil idades aparece a la izquierda de la vista Gantt.

La informacin que debe contener esta tabla es la siguiente:

Actividad Responsable1.1.1 Hernn Gonzlez1.1.2 Juan Santos1.1.3 Hernn Gonzlez1.2.1 Jess Montes1.2.2 Vicente Pereda1.2.3 Juan Santos1.3.1 Hernn Gonzlez

1.3.2 Sindy Rivera1.3.3 Jess Montes1.3.4 Antonio Carbajal1.3.5 Hernn Gonzlez

Finalmente queda como sigue (figura 1.27):


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MS Project Avanzado6. Programar filtros y banderas de manera que se permita mostrarsolamente las actividades por responsable.

Para crear filtros, se debe ir a la pestaa View y en el apartado Filter se debeseleccionar la opcin More Filters .

Figura 1.28

En la ventana que aparece estn definidos todos los filtros del proyecto. Paracrear uno nuevo se selecciona New . Aparece la ventana Filter Definition . Llenarun rengln con la siguiente informacin:

Name Field Name Test Value (s)


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MS Project AvanzadoMarcar la opcin Show in menu . Al terminar dar clic en OK para volver a la

ventana More Filters . Al seleccionar el Filtro Responsible y dar clic en Apply,aparece una pantalla en la que se pide el nombre del responsable a filtrar. Teclearel nombre de alguno de los responsables definidos y dar clic en OK . Se muestra enla figura 1.30:

Figura 1.30

Aparecen en la pantalla nicamente las actividades del responsable escrito:


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MS Project AvanzadoPara aplicar el filtro nuevamente se debe ir al men Project y seleccionar laopcin Filter: Responsible. Para quitar el filtro se debe seleccionar Filter: [Nofilter].

Figura 1.32

Tambin es posible resaltar elementos de la programacin


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7. Usar el Organizer para importar/exportar vistas, tablas, mdulos,y otros componentes de MSP.MSP permite importar y exportar tablas, filtros, vistas y otros componentes.

Para hacer disponibles estos componentes a todos los proyectos, MSP designa unespacio llamado Global.mpt, en donde se guardan las definiciones de loscomponentes. Este archivo se abre automticamente por MSP al iniciar el

programa, de manera que simplemente el conocer su existencia permite hacer usodel mismo.

Si se crea una vista, filtro, o tabla, sta estar disponibles nicamente para elproyecto en el que se crea, es decir en el archivo del proyecto. Para poder utilizarcomponentes creados en un archivo (.mpp), stos se importan/exportan al archivoGlobal.mpt.

Para importar/exportar archivos ir a la pestaa File , seleccionar la opcin Infoy enseguida Organizer(figura 1.34).


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MS Project Avanzado

Figura 1.35

Todas las pestaas tienen el mismo formato para exportar/importarcomponentes.

Ejercicios Extras: Agregar la columna Puesto a la Matriz de Responsabilidades y mostrarla en la

pantalla.


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2. Programacin de actividades y

asignacin de recursos.

Manipulando el calendario y el horario.

Determinar las horas de trabajo, laduracin y las unidades asignadas.

DESCRIPCIN DEL CASOEn una compaa de software se est llevando a cabo el proyecto Desarrollo deProyectos en Red. El objetivo especfico de este proyecto es:

Dentro del alcance se debe incluir la compra e instalacin del softwarenecesario para realizar el proyecto, ya que la compaa no lo tiene.

Deber considerarse que hay que cargarle al proyecto parte del costo de larenta del local como un costo fijo.

Los recursos que se van a involucrar en el proyecto tienen un horario ycalendario diferente, como se describe a continuacin:

Analista. Es el asistente de investigacin que desarrollar directamente eltrabajo. Su calendario es de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 13:00 p.m.

Lder del proyecto. Es el responsable del proyecto y trabaja en steparcialmente, ya que atiende otros cuatro proyectos. Su semana laboral esde lunes a viernes de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00 p.m.


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MS Project AvanzadoLa util izacin del MSPEn este caso ser necesario utilizar el paquete para designar los calendarios de

trabajo correspondientes y asignar los recursos a cada actividad y revisar la cargade trabajo de cada persona.

EjercicioAbrir el diagrama de Gantt del proyecto Caso 2 . Proyectos en Red y realizarlos siguientes pasos:

1. Ingresar los recursos a la hoja de recursos.2. Definir el calendario laboral para cada recurso.3. Asignar los recursos respectivos a las actividades.


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MS Project Avanzado

2. Programacin de actividades y

asignacin de recursos.

Manipulando el calendario y el horario.

Como determinar las horas de trabajo, laduracin y las unidades asignadas.

SOLUCIN DEL CASO1. Ingresar los recursos a la hoja de recursos.La programacin de este caso se encuentra en el siguiente archivo: Caso 2.mpp. El caso inicial debe apreciarse como en la Figura 2.1.


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MS Project AvanzadoLa informacin que se ingresa en la hoja de recursos es la siguiente:

Nombre delRecurso Unidades Cuota Cuotapor HoraExtraCostopor Uso Se Aplicaal

Analista 2 $100.00 $200.00 $0.00 Prorrateado

Lder deProyectos

1 $200.00 $0.00 $0.00 Prorrateado

Consultor 1 $0.00 $0.00 $10,000.00 Final

Los recursos pueden mostrarse en porcentaje o decimales. Para indicar el formatode preferencia se hace el cambio en la pestaa File , seleccionando Options-Schedule- Show assignments units as a:


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MS Project AvanzadoFigura 2.42. Definir el c alendario laboral para cada recurso.

Una vez especificados los recursos disponibles para el proyecto, se define uncalendario para cada uno de stos. A continuacin se especifican los calendariosque utiliza cada uno de los recursos:

Nombre del Recurso CalendarioAnalista Lunes a Viernes de 9:00 a 13:00 hrs.

Lder de Proyecto Lunes a Viernes de 9:00 a 14:00 hrs.y de 16:00 a 19:00 hrs.

Consultor Viernes de 16:00 a 20:00 hrs. ysbados de 9:00 a 12:00 hrs.

En la misma hoja de recursos, dar doble clic en cualquiera de los recursosdefinidos. Aparece la ventana del Calendario del Recurso; en la pestaa General,hacer clic en Change Working Time Aparece una nueva ventana con elcalendario del recurso seleccionado.

En la pestaa Work Weeks dar clic en el botn Details Aparece otra ventana enla que se especifica el horario para cada da de la semana. En esta ventana se debedefinir el calendario de trabajo para cada recurso del proyecto.

La Figura 2.5 muestra el calendario definido para el caso del analista:


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MS Project Avanzado

Los calendarios de los recursos deben aparecer en las opciones de calendarios enla ventana Change Working Time de la pestaa Project:

Figura 2.6

El calendario estndar del MSP utiliza un horario por omisin de 8:00 a.m. a 5:00p.m., de Lunes a Viernes (40 horas a la semana). Estos datos por omisin aplican alas actividades y a los recursos que no tengan otra informacin como calendariosespeciales ingresados directamente.

Por lo tanto, si en una compaa se trabaja normalmente otro horario o los sbadospor ejemplo, es conveniente crear el calendario para la compaa y cambiar losdatos en el men de opciones Para crear un nuevo calendario se debe presionar el


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MS Project Avanzado Unidades (Units) . Son unidades de recursos (personas o equipo)

asignados a una actividad, las cuales pueden estar tiempo completo o

parcial. Esfuerzo (Work) . Es la cantidad de tiempo que requieren todos los

recursos asignados a una actividad para llevarla a cabo. Cuando unaactividad no tiene recursos asignados, el esfuerzo es igual a cero.

La relacin de estos tres conceptos es: Duracin = Esfuerzo / Unidades. MSP define tres tipos de actividades: Fixed Duration (duracin fija), Fixed Units(unidades fijas)y Fixed Work (esfuerzo fijo).El MSP define por omisin todas las actividades como Fixed Units y con EffortDriven. Este ltimo concepto se refiere a la programacin dirigida por el esfuerzo(sin cambiar el esfuerzo de cada actividad); en donde el MSP extiende o reduce laduracin de una actividad cuando se asignan o remueven recursos a la misma.Es importante remarcar que este concepto nicamente se aplica despus de la

primera asignacin de recursos.Las reglas que se aplican para cada tipo de actividad se muestran en la tabla acontinuacin:

TaskType MantieneFijoCon Effort Driven Sin Effort Driven

FixedCambia las unidades


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Figura 2.7

Si se desea hacer el cambio a todas las tareas del proyecto, se realiza lo siguiente:

Se selecciona la columna Task Name En la pestaa Task se selecciona Information Se realiza el cambio en la ventana que aparece:


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Figura 2.9

Otra manera de hacer la asignacin de recursos es dividiendo la pantalla en lapestaa View , seleccionando Details la opcin Splitview y accediendo a la vistaTask Form que aparece en la lista desplegable. Con esto, aparece la vista en laparte inferior de la pantalla:


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MS Project AvanzadoPara llevar a cabo la asignacin de recursos se utiliza la siguiente tabla:

Actividad Recursos AsignadosDefinir Equipo 1 AnalistaComprar Equipo 1 Analista + 1 ConsultorConseguir Manuales 1 AnalistaComprar Diskettes 1 AnalistaSupervisin 1 Lder de Proyecto (1

hora)

El lder de proyecto utiliza nicamente 1 hora diaria para la actividad deSupervisin, por lo que si su calendario de trabajo es de 8 horas diarias, se debeasignar 1/8 del recurso a esta actividad. Se asigna 0.125 (o 12.5%) del recurso a laactividad.

Despus de llevar a cabo la asignacin de recursos, la grfica de Gantt debertener la apariencia de la Figura 2.11.


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MS Project Avanzado

Para ver la utilizacin de cada recurso se debe seleccionar la vista ResourceUsage.La Figura 2.13muestra la distribucin del esfuerzo en las actividades asignadas,durante las primeras dos semanas del proyecto.

Figura 2.13

Planeacin de lasactividades delequipo: Para activar la vista se selecciona TeamPlanner de la pestaa File Con esta vista se pueden hacer asignaciones o

ajustes arrastrando las tareas hacia el recursoo fecha deseada


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MS Project Avanzadode las tareas en la grfica de Gantt.

Figura 2.14


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MS Project Avanzado

3. Administrando la holgura del

proyecto.Ruta crtica, inicio ms temprano,

inicio ms tarde, la liquidez delproyecto (ligado con excel).

DESCRIPCIN DEL CASO

Una de las herramientas ms utilizadas en la administracin de losproyectos es la Red de Actividades. El arreglo de red ms ampliamente utilizadoactualmente es el Diagrama de Actividades en los Nodos, tambin conocido comoDiagrama de Precedencias.

Un programador de proyectos que desea administrar un proyecto mediantela red, debe tener un conocimiento preciso de las actividades predecesoras y

sucesoras que integran el proyecto. De igual importancia son las dependenciasobligatorias y las dependencias opcionales.

El trabajo de programar la red de actividades es intenso e importante, peroes igualmente importante el anlisis de la red de proyectos una vez que ha sidoconstruida para optimizar las operaciones.

Suponga que se necesita alimentar una serie de actividades para unproyecto que empieza el mircoles 03/10/11, cuya duracin, precedencias y costos


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MS Project Avanzado

- Tiempo ms temprano de inicio - Tiempo ms tardo de inicio

- Tiempo ms temprano determinacin

- Tiempo ms tardo determinacin

- Holgura total - Holgura libreUna vez que se tienen todos los elementos anteriores, se desea obtener undiagrama de flujo de caja del proyecto, as como sus costos acumulados.

La util izacin del MSPDe acuerdo a la informacin anterior, habr que utilizar el MSP para

construir la red del proyecto y realizar los anlisis correspondientes.

Actividades:1.Construir la red del proyecto en la lista de actividades y costos mencionados en

la lista anterior.2.Modificar la informacin de cada mdulo para observar el tiempo ms temprano

y ms tardo de inicio, as como el ms temprano y ms tardo de terminacin.3.Construir un diagrama de Gantt que muestre la ruta crtica y la holgura total.4.Variar los tiempos de duracin del proyecto y revisar el comportamiento de la

holgura libre y de la holgura total y la relacin de ambas con la duracin total delproyecto.

5. Obtener el diagrama de flujo de caja considerando el inicio de las actividades lo


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MS Project Avanzado

3. Administrando la holgura del proyecto. Ruta crtica, inicio ms temprano, inicio

ms tarde, la liquidez del proyecto (ligadocon excel).

SOLUCIN DEL CASO

1. Construir la red del proyecto con la l ista de actividades y costos.

Abrir el archivo Caso 3.mpp. La Figura 3.1 muestra la vista NetworkDi ag ra m de este archivo.


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MS Project Avanzado

Figura 3.2

Los campos que tiene esta ventana son los siguientes:

Style settings for: En este espacio se selecciona el tipo de caja que se desea


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Figura 3.3

Despus de haber dado clic a New aparece la ventana de edicin de datos.Para cambiar el nmero de celdas en la nueva caja se debe de editar desde el botnCell Layout y para incrementar el nmero de renglones de las cajas se utiliza laopcin Lim it cel l tex t to:

Las cajas del proyecto se editan como se muestra en la Figura 3.4.


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MS Project AvanzadoDespus de crear esta vista, se da clic en OK y en la ventana Box Styles se

selecciona esta nueva opcin para las actividades crticas en el apartado Datatemplate. Se seleccionan tambin las actividades no crticas y se aplica lamisma opcin en Data template. 3. Construir un diagrama de Gantt que muestre la ruta crtica y laholgura total.

Se debe utilizar la vista Detail Gantt , ya que sta muestra la ruta crtica delproyecto (en color rojo). Esta vista se encuentra en la pestaa View , en la opcinOther Views, posteriormente seleccionar la opcin More Views

Se puede modificar la vista Detail Gantt para que muestre la holgura totalde cada una de las actividades del proyecto. Para hacer esto se utiliza la pestaaFormat y en el botn Format , se selecciona la opcin Bar Styles. Esta ventanase divide en dos partes, en la parte superior se encuentran los smbolos

disponibles en esa vista y en la parte inferior se puede editar el smbolo que seseleccione.

Insertar un rengln debajo de Slack , y editar las siguientes caractersticasen la pestaa Bars:

Name Appearance

Show for Row From ToTotal Slack 2 Task Total Slack


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MS Project Avanzado

Figura 3.5

Una vez hechas estas modificaciones, se podr visualizar la Holgura Total(izquierda) y la Holgura Libre (derecha) de cada una de las actividades, as como

una lnea en la base de cada barra de una actividad no crtica que indica la holguralibre.

La grfica de Gantt se debe ver como se muestra en la Figura 3.6.


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MS Project Avanzado

Si se modifica el valor la duracin de la actividad B de 3 a 5 semanas, laholgura libre de esa actividad es igual a cero, mientras que la holgura total es de 1

semana. Esto indica que una semana ms de retraso sobre esta actividadimpactar a las actividades sucesoras; sin embargo no impactara a la fecha determinacin del proyecto. Si se modifica nuevamente la duracin de la actividad B,ahora a 7 semanas, se afectar la fecha de terminacin del proyecto. La RutaCrtica puede cambiar cada vez que se modifique la duracin de alguna actividad.

Modificar la duracin de la actividad B a su valor original: 3 semanas.

5. Obtener el diagrama de flujo de caja considerando el inicio de lasactividades lo ms pronto posible y lo ms tarde posible.

Se utiliza la vista Task Usage para mostrar el flujo de caja semanal delproyecto. Seleccionar la vista en el men Vi ew.

Para que aparezca la informacin de costos en la vista Ta sk Usage, se debeir a la pestaa Format y seleccionar la opcin: Cost. Aparece la informacin decostos, al igual que la de esfuerzo (work). Para ocultar informacin de esfuerzo sedebe ir al men Format y quitar la seleccin en: Work.

Para hacer el corte por semana, se debe ir a la ventana Timescale que se

encuentra en la pestaa View, en el botn Timescale y nuevamente enTimescale. En la pestaa Middle Tier se selecciona Months en Units y se debe


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MS Project Avanzado

Debido a que el proyecto se rige por la fecha de inicio, todas las actividadesempiezan lo ms pronto posible, con lo que el flujo de caja que acabamos de

obtener corresponde a esta situacin.Para obtener el flujo de caja suponiendo que el inicio de las actividades fueralo ms tarde posible se debe seleccionar simultneamente todas las actividades nocrticas (actividades de color azul: B, D y E). Con el botn derecho del mouse seabre la ventana Information. En la pestaa Advanced, en el cuadro Constraintty pe se debe selecciona la opcin As La te As Po ss ib le : (Figura 3.8).

Despus de realizar esto todas las actividades se vuelven crticas y el iniciode las actividades se programa lo ms tarde posible.

Figura 3.8


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6. Llevar los datos a Microsoft Excel y graficar los diagramas de flujoen cada caso.

Para una mejor interpretacin del flujo de caja semanal se grafican los datos.En este punto se asume que el flujo de caja est definido para un inicio lo mstemprano posible, por lo que se debe seleccionar nuevamente las actividades B, D yE y cambiar el Constrain type a As Soo n As Pos sible

MSP permite llevar datos de un proyecto a un archivo de Microsoft Excel.

Esta funcin se encuentra en la pestaa Proj ect en la opcin Repor ts. Se abreuna ventana en la que se puede seleccionar la informacin que se desea tener enExcel, se selecciona la opcin Costs y posteriormente la opcin Cash Flow(Figura 3.10)


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MS Project Avanzado En la vista Pert cambiar el formato de las cajas (box styles) con la siguiente

informacin:

Campo No Variable1 Name2 ID3 Duration4 Free slack5 Total

slack

a) Cul es la holgura total de la actividad A?b) Cul es la holgura libre de la actividad E?

En la vista Detail Gantt modificar el formato de las barras (bar styles) agregandola holgura total y la holgura libre como se muestra en la pgina 43.

a) Cambiar la duracin de la actividad E a 9 semanas e identificar los nuevosvalores de su holgura total y libre.

b) Cambiar la duracin de la actividad A a 6 semanas Qu es lo que se afectacon este cambio y por qu?

Obtener el diagrama de caja con el comienzo lo ms pronto posible y que seamensual.


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4. La nivelacin de recursos.Opciones de nivelacin, anlisis de flujode caja (ligado con Excel).

DESCRIPCIN DEL CASOAl asignar recursos en un proyecto se pretende asegurar el desarrollo de

cada una de las actividades del proyecto. El proceso normal de asignacin derecursos empieza por programar las actividades y sus secuencias (ver caso 2),despus se asignan recursos, ya sea maquinaria y/o equipo.

Despus de que se ha realizado la asignacin de recursos a las actividades,los administradores de proyectos deben asegurarse que los recursos se apliquende manera uniforme a lo largo del proyecto, lo que se conoce como nivelacin derecursos.

La nivelacin de recursos permite un uso ms eficiente de stos, evitandoque en determinadas fechas se tenga una utilizacin excesiva y en otras fechas unasubutilizacin de los recursos.

Es importante analizar tambin si la fecha de terminacin del proyecto serecorre por el hecho de nivelar los recursos, y si este retraso es econmicamenteviable, en funcin de posibles multas o exceso de gastos indirectos, o sencillamentesi el cliente lo acepta.

Habr que hacer entonces ensayos de nivelacin con algunas variantes y


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MS Project Avanzado2. Realizar la nivelacin con las diferentes opciones del MSP hasta obtener la

mejor opcin desde dos puntos de vista diferentes:

a)

La opcin que elimine la sobre-asignacin de recursos sin que vare la fechade terminacin del proyecto.b) La opcin que optimiza el uso uniforme de los recursos, permitiendo un flujo

de caja uniforme.3. Obtener los diagramas de flujo de caja (en Microsoft Excel) para las dos

opciones de nivelacin (a y b) mencionadas en el inciso anterior.

4. La nivelacin de recursos. Opciones de nivelacin, anlisis de flujode caja (ligado con Excel).

SOLUCIN DEL CASO1. A partir del proyecto Automatizacin del Horno de Fusin B, quetiene una serie de recursos asignados, revisar el histograma, lashoras hombre asignadas a cada recurso, el c ostocorrespondiente por recurso y verif icar si existen recursos sobre-asignados o sub-util izados.

El Archivo con las actividades se encuentra en Caso 4.mpp . Se debeguardar este archivo con otro nombre, pues en varias ocasiones de este caso seutiliza el proyecto inicial.


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Figura 4.12. Realizar la nivelacin con las diferentes opciones del MSP hastaobtener la mejor opcin desde dos puntos de vista diferentes:Para este punto del caso se utiliza la vista Tracking Gantt , que se elige en

pestaa View, opcin Other Views submen More Views . (Figura 4.2 )


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Figura 4.3

Para hacer la nivelacin respetando la fecha de terminacin definida originalmente,se elige la opcin Level only within available slack y Level can adjustindividual assigments on a task y se selecciona la opcin Automatic delapartado Leveling Calculations. MSP intenta resolver los conflictos en lamedida que las holguras libres de las actividades de los proyectos lo permitan.

(Figura 4.4)


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MS Project AvanzadoSe puede indicar al MSP que salte las nivelaciones que no pueda resolver (SkipAll), que salte la nivelacin actual (Skip), o que detenga la nivelacin (Stop) paratratar de nivelar de otra manera.

Figura 4.5

Otra alternativa es la nivelacin manual; sin embargo en un proyecto largono sera sencillo. Si esto no es una opcin se puede permitir el retraso de algunasactividades.

La Figura 4.6muestra el efecto de aplicar la nivelacin de recursos usandolas holguras para llevar a cabo la nivelacin y evitar el modificar la fecha determinacin del proyecto. En este ejercicio todava siguen existiendo sobre-

asignaciones, pero stas pueden ser manejadas de distintas maneras, desdeasignar ms recursos para deshacer las sobre-asignaciones, hasta retrasar


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MS Project Avanzadob) La opcin que optimiza el uso uniforme de los recursos,permitiendo un flujo de caja uniforme.

En este ejercicio se compara la lnea base del proyecto sin nivelar con lalnea base del proyecto nivelado. Esto es para tener una mejor visin de los efectosde la nivelacin en el diagrama de Gantt.

Se debe abrir el proyecto original Caso 4.mpp y grabarlo con el nombreCaso 4b.mpp con baseline, de esta manera se puede establecer una dimensincomparativa utilizando la lnea de base del proyecto.

Una vez grabada la lnea base se hace la nivelacin de recursos sin que se restrinjala fecha de terminacin actual del proyecto. Se debe ir a la opcin LevelingOptions de la pestaa Resource. Asegurarse de NO tener activada la opcinLevel only within available slack , y las otras opciones pueden o no estarseleccionadas. La opcin Automatic del apartado Leveling Calculations debeestar seleccionada. La nivelacin de recursos se hace de manera uniforme. Figura4.7


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Figura 4.8

La Figura 4.9muestra la nivelacin de recursos, permitiendo un flujo de cajauniforme.


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Seleccionar Details: Cost de la pestaa Format para incluir la informacin delos costos y de igual manera seleccionar Details: Work para deshabilitar la

informacin de asignacin de carga de trabajo.

Si el flujo no est en meses se modifica la escala de tiempo seleccionandoTime sc ale en la pestaa View .

La informacin se puede copiar a una hoja de Excel para realizar la grfica. LaFigura 4.5 corresponde al archivo Caso 4a.xls, el cul se us para construir la

grfica. Se puede abrir este archivo y usarlo como referencia o bien construir lagrfica. El procedimiento para construir la grfica es:

En Excel en la columna A en el primer rengln se escribe la palabra Meses, enel segundo rengln Costo a y en el tercero Costo b. En el primer rengln seescriben las fechas de corte correspondientes al proyecto, mensualmente y a partirdel mes en que inician los proyectos hasta el mes de finalizacin del proyecto ms

largo.

Del archivo Caso 4a.mpp, de la vista Task Usage , se copia el rengln de loscostos del proyecto (actividad sumaria) a la hoja de datos de Excel, ubicndolos enel segundo rengln; se hace lo mismo para los costos del C aso 4b.mpp, ubicandolos datos en el tercer rengln. Por ltimo se construye la grfica de los datos deflujo de caja que es el resultado de ambas nivelaciones.


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MS Project Avanzado Realizar la nivelacin en orden estndar, desactivando Level only withinavailable slack y desactivando Leveling can adjust individual

assignments on a task . Comentar con el grupo las diferencias. Qu sera lo primero que se utilizara para nivelar los recursos, si la restriccin

principal fuera la fecha de terminacin del proyecto?

Es conveniente hacer la nivelacin manualmente?, Por qu, y en qu casos?

Cules son los parmetros ms importantes a tomar en cuenta cuando sequiere llevar a cabo la nivelacin?


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5. El presupuesto del proyecto.La tabla de costos del proyecto a partirde los recursos asignados, costo fijo y

costo variable, costo de lnea base, eldiagrama de flujo de caja y la curvaacumulada de costos (exportada aExcel).

DESCRIPCIN DEL CASOUna de las actividades ms importantes del proyecto es la preparacin delpresupuesto. La recomendacin principal para elaborarlo es a travs de la EDT en

sus diferentes niveles, para tener de esta manera diferentes niveles de control.

En un presupuesto debern incluirse todos los conceptos de los costos, tantodirectos como indirectos. Como parte de los costos directos hay que incluir loscostos de Mano de Obra, Materiales, Maquinaria y Equipo. Dentro de los costos

indirectos se pueden mencionar las rentas de instalaciones de oficinas, gastosadministrativos, entre otros.

Una vez que se tiene el presupuesto por actividades, habr que preparar unflujo de caja, para asegurar la liquidez del proyecto y una curva acumulada decostos para realizar posteriormente un buen control de gastos del proyecto.

Finalmente, es necesario preparar un reporte del presupuesto detallado parael grupo de trabajo del proyecto y un presupuesto a nivel ejecutivo, con los rubros


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5. El presupuesto del proyecto.La tabla de costos del proyecto a partirde los recursos asignados, costo fijo ycosto variable, costo de lnea base, eldiagrama de flujo de caja y la curvaacumulada de costos (exportada aExcel).

SOLUCIN DEL CASO1. Introducir las diferentes actividades a un proyecto y asignarrecursos humanos, material y equipo.El Archivo con las actividades es el Caso 5.mpp .Los recursos del proyecto son como se muestran en la Figura 5.1., en la vistaResource Sheet .


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MS Project AvanzadoMS P Multiusuarios 2 AnalistasIntegrar Ligas

Multiusuarios

2 Analistas

Supervisin 0.25 Lder de Proyectos


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MS Project Avanzado2. Asignar costos indirectos.

Para ver la tabla de costos de debe seleccionar ir a la pestaa de View Tables - Cost .

Figura 5.2

La actividad "Pagar Local se considera un costo indirecto, por lo que se leasigna un costo de $1,100.00 por cada ocurrencia de la actividad. Asignar este valoren la columna Fixed Cost de la tabla de costo.3. Revisar la tabla de costos del proyecto.

La tabla de costos debe lucir como la que se muestra en la Figura 5.3.


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MS Project Avanzado4. Alimentar horas extras.

El MSP no tiene la capacidad de interpretar las sobre-asignaciones paraintroducir las horas extras de trabajo, por lo que se tienen que definir de maneramanual.

Se debe ir a la vista Resource Graph para observar la sobre-asignacin enel proyecto. Se puede dividir la pantalla y elegir la vista Resource Graph en laparte inferior de la pantalla. Para Dividir la pantalla se selecciona la opcin Detailsy la vista deseada del men desplegable:

Figura 5.4

En los das 24 y 25 de Octubre aparece una sobre asignacin en las actividades


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Figura 5.7

5. Obtener el f lujo de caja y los costos acumulados.Se utiliza la vista Task Usage de la pestaa View para mostrar los flujos de

caja, as como uno de los reportes para revisar en forma impresa la informacin.


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Figura 5.9

Como se puede observar, los flujos de caja son diarios, pero para este caso es ms

fcil visualizarlos de manera semanal. Para lograr esto se modifica la escala detiempo en la pestaa View en la opcin Timescale.

Figura 5.10

La Figura 5 11 muestra todos los ajustes estn marcados los flujos de caja


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Figura 5.11

La informacin se debe copiar a una hoja de Excel para realizar la grfica. Seutiliza el archivo Caso 5.xls . y se copian a la hoja los datos de los flujos de cajasemanales de la vista Task Usage . Se agrega un rengln con el acumulado y lasf h d t

MS P j t A d


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Figura 5.13

Para obtener el reporte impreso en MSP se selecciona Reports del de lapestaa Project, y aparece la ventana de reportes. Seleccionar el grupo dereportes de costos (Cost), y de stos seleccionar el reporte Cash Flow (Usando elbotn Select). Aparece una vista previa del reporte.

Ejercicios Extras:

En qu vista se editan las horas extras y en dnde se pone el costo de stas

!"#$#%&'()

()*"+$%

(,*"+$%

(-*"+$%

(.*"+$%

(/*"+$%

(0*"+$%


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6. Vistas ejecutivas del cronograma. Presentacin ejecutiva del cronograma,

dando formato de color y exportacin a lapresentacin final desde Ms Project.

DESCRIPCIN DEL CASOUna de las actividades ms comunes que un lder de proyectos realiza es la

de comunicar eficazmente la cronologa del proyecto a los involucrados.

A pesar de todos los sistemas para gestionar proyectos, formatos debalance, plantillas disponibles para la administracin de proyectos, es mseficiente presentar mediante cuadros y diagramas la cronologa, lo cual representaun reto para el administrador de proyectos al realizar la presentacin delcronograma mediante programas como Power Point o Visio ya que el estar

ajustando fechas, horarios y actividades en grandes proyectos puede resultartedioso e involucra inversin de tiempo.

En este caso se analizar una forma rpida y sencilla de realizar elcronograma del proyecto para la presentacin de nuestro informe.

La util izacin del MSPUtilizar la funcin del MSP para abrir la vista del cronograma.


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6. Vistas ejecutiva del cronograma. Presentacin ejecutiva del cronograma,dando formato de color y exportacin a lapresentacin final desde Ms Project.

SOLUCION DEL CASO1. Abrir vista de Timeline.

En la pestaa View seleccione la opcin Timeline.

Figura 6.1

2. Incluir las tareas Equipo, Supervisin, Instalacin eimplementacin a la vista Timeline, as como los milestones de lasactividades Equipo completo, Plataforma corriendo y Marcos


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Figura 6.3

Si aparecen las actividades en una sola lnea de tiempo, se puede activar laopcin de Overlapped y la opcin Detailed Timeline Task en la pestaa deFormat, estas opcionesle permiten visualizar el nombre y detalles de lasactividades. Revise las diferentes opciones que proporciona la vista Date Format .


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Para cambiar el formato del cronograma, vaya a la pestaa de Format seleccionela tarea en la que aplicar el cambio de formato seleccione la tipografa de letra,tamao, color as color de la barra.

Figura 6.5

Para exportar el cronograma dentro de la pestaa de Format seleccione CopyTimeline esta opcin le permite copiar el cronograma, es importante tenga abiertoel archivo Power Point o Outlook a donde ser exportado.


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7. La administracin de proyectos

mltiples.

Asignacin de recursos, el pool de

recursos, consolidacin de proyectos,nivelando recursos.

DESCRIPCIN DEL CASOCmo asignar eficientemente recursos en dos o ms proyectos

simultneos?Cmo asegurar que no se sobrecargan los recursos cuando trabajan envarios proyectos simultneos?

Cmo nivelar recursos en proyectos que se estn ejecutando al mismotiempo?

Estas preguntas se presentan frecuentemente en la administracin de

proyectos mltiples, situacin que se presenta para todos aquellos que administrano participan en diferentes proyectos a la vez.

El uso de herramientas de administracin de proyectos como el diagrama deGantt, la asignacin y nivelacin de recursos, los diagramas de cargas de trabajo,se aplican tambin en el caso de proyectos mltiples. El principio de aplicacin esel mismo, slo que se debe tener cuidado de reflejar las necesidades de recursos

tomando en cuenta la exigencia de cada proyecto.


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7. La administracin de proyectos

mltiples.

Asignacin de recursos, el pool de

recursos, consolidacin de proyectos,nivelando recursos.

SOLUCION DEL CASO1. Alimentando el pool de recursos.

Al asignar recursos a varios proyectos se debe revisar que estnadecuadamente distribuidos, para que no haya sobre asignaciones ni recursossubutilizados. El conjunto de recursos humanos y materiales y equipo es el poolde recursos.

En MSP se puede dar de alta un grupo de recursos abriendo un archivo nuevo

y alimentando los recursos disponibles en la hoja de recursos. En el archivo GrupoA de P.mpp se encuentran los recursos humanos asignados al grupo deAdministracin de Proyectos como se muestra en la Figura 7.1.


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MS Project Avanzado- Organizacin curso CEP.mppPara empezar la asignacin de recursos, se debe indicar al MSP que losrecursos se van a tomar del archivo Grupo A de P , por lo que se debe tener

abierto este archivo para tenerlo activo.

Activar el proyecto Curso MS Project, seleccionndolo en la opcin SwitchWindow de la pestaa View.


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Figura 7.3

Aparece la ventana para compartir recursos con otros proyectos (Figura 7.4).Seleccionar la opcin Use resources y dar clic en el men From , donde semuestran los nombre de los proyectos abiertos. Seleccionar Grupo A de P. Serecomienda elegir la opcin Sharer takes precedence , para que cualquiercambio necesario en los proyectos nuevos sea respetado sobre los datos que tieneel archivo del grupo de recursos.


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MS Project AvanzadoRealizar la misma operacin de compartir los recursos del Grupo A de P en el

proyecto Organizacin del curso CEP.

Los recursos disponibles se deben de poder visualizar en la hoja de recursos decada uno de los proyectos.

En la pestaa Task, se selecciona la opcin Information. Aparece laventana Multiple Task Information . En seguida se selecciona la pestaaAdvanced y es importante desactivar Effort Driven y marcar cada actividad conFixed Duration , para que se pueda planear la asignacin de recursos sin cambiosen la duracin de las actividades.


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MS Project AvanzadoAsignar los recursos al proyecto Curso MS Project de acuerdo la siguiente

tabla:

Curso MS Project Recursos (Unidades)Especificacin del curso Adn Lpez (50%), Vicente Prez

(50%)Elaboracin del contenido Adn Lpez (50 %), Vicente Prez

(50%)Preparacin de los casos Adn Lpez (100%)

Solucin de los casos Adn Lpez (25 %) Vicente Prez(100%)Edicin del manual Vicente Prez (100%), Alejandra

Rivera (50%)Curso 1 y 2 Adn Lpez (100%), Vicente Prez

(100%)

El diagrama de Gantt con los recursos asignados debe verse como semuestra en la Figura 7.6.


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El diagrama de Gantt del proyecto debe quedar como el de laFigura 7.7

.

Figura 7.7

Cerrar los tres archivos.

3. Consolidando proyectos.Se abre un archivo nuevo con el nombre Proyectos Consolidados. En la celda

de la primera actividad se inserta el proyecto Curso MS Project por medio de lapestaa Project. En seguida elegir la opcin Subproject. Aparece la pantallaque se muestra en la Figura 7.8.


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MS Project Avanzadoal tratar de ver las actividades, aparece la ventana de la Figura 7.9. Seleccionar laopcin: Open resource pool to see asignments across all sharer f iles ypresionar OK .

Figura 7.9.

Aparece la actividad sumaria del proyecto Curso MS Project. Se debenocultar las actividades del Proyecto insertado antes de insertar otro objeto.

Repetir las operaciones para insertar el proyecto Organizacin del cursoCEP

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Figura 7.10.

Con los dos proyectos consolidados, se puede utilizar cualquiera de las vistasque MSP tiene para el anlisis de recursos. Dividir la pantalla y revisar la vista

Resource Graph en la parte inferior de la pantalla. Se puede notar que no hayrecursos sobre-asignados.

4. Integrando un tercer proyecto con recursos propios.Se integran los recursos del proyecto ISO al Grupo A de P. Abrir archivoProyecto ISO.mpp (Figura 7.11) y revisar la asignacin de recursos.

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Figura 7.12

Se inserta el proyecto ISO en el archivo de Proyectos Consolidados. Se debeseleccionar la celda que est debajo de la ltima actividad y seleccionar la pestaaProject y despus Subproject. Los tres proyectos se muestran en el diagramade Gantt.

Revisar nuevamente los recursos para ver si existen sobre-asignaciones. El

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Figura 7.14

Para nivelar los recursos de todos los proyectos, ir a la pestaa Resource yseleccionar la opcin Leveling Options. Desactivar la opcin Level only withinavailable slack , permitiendo que MSP pueda partir las actividades si esnecesario. En esta misma ventana debe estar seleccionada la opcin Level entireProject.

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6. Ligando actividades entre proyectos.Para ligar una actividad de un proyecto con una actividad de otro proyecto, se

puede hacer con el botn Link Tasks de la pestaa Task o directamente con elcursor sobre las barras del diagrama de Gantt.

En el archivo de Proyectos Consolidados se programa la actividad dedocumentacin en el proyecto ISO hasta que se haya terminado la edicin delmanual del Curso MS Project, para permitir que Alejandra Rivera no est sobre-

asignada y que el curso no se retrase. El resultado se aprecia en la Figura 7.16.Esta liga permite mantener la fecha del Curso MS Project y quitar la sobre-asignacin a Alejandra Rivera, pero se tendr que retrasar la fecha de lacertificacin en ISO.

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8. El control eficiente de proyectos.La vista Tracking, manipulandovistas, adaptando la vista Gantt,definiendo diferentes baselines.

DESCRIPCIN DEL CASOEl control es sin duda uno de los aspectos ms importantes de la

administracin de proyectos; sin embargo es a la vez el ms descuidado. Pordiversos aspectos se deja la informacin de planeacin como est, es decir no seactualiza y los miembros del equipo trabajan intuitivamente o con controles muygenerales.

La base del control del proyecto consiste en conocer tres aspectosprincipales:

- El estado actual- La planeacin original- La proyeccin a futuro o el pronstico

Todo buen sistema debe contener esos tres elementos, en tiempo, en costo yen calidad.

Otra complicacin adicional se deriva de la cantidad y calidad de la

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A partir de la programacin de un proyecto, generar un diagrama de controlque permita:

1. Visualizar el plan original, tanto en barras como en milestones.2. Visualizar el estado actual de avance del proyecto.3. Visualizar lo que falta por hacer y/o lo que se ha tenido que reprogramar.4. Aplicar filtros y manipular el diagrama de Gantt de manera que se pueda ver el

plan original y el avance actual en actividades sumarias, as como el estado delos milestonesms importantes.

5. Modificar el plan original (rebaseline) pero sin perder el anterior, de manera quese tengan dos lneas bases y un avance actual.

8. El control eficiente de proyectos.La vista Tracking, manipulandovistas, adaptando la vista Gantt,

definiendo diferentes baselines.

SOLUCIN DEL CASOVisualizar el plan original, tanto en barras como en m i l e s t o n e s .Visualizar el estado actual de avance del proyecto.Visualizar lo que falta por hacer y/o lo que se ha tenido quereprogramar.

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La definicin original de la vista Tracking Gantt no muestra algunos de lossmbolos de los milestones. La simbologa se puede modificar para mostrar losmilestones programado, reprogramado y logrado. Esto se hace en la ventana BarStyles que aparece al seleccionar la opcin Bar Styles en el botn Format de lapestaa Format.

Los smbolos se modifican como se indica a continuacin:

Milestone Reprogramado: Se edita el smbolo que no tiene un nombredefinido. Definir el nombre de este smbolo como Milestone Reprogramadoen la columna Name. Seleccionando la columna Appareance se modifica elsmbolo a un tringulo blanco, esto se hace en la pestaa Bars.

Milestone Programado: Se modifica el smbolo Baseline Milestone, con elnombre Milestone Programado.

Milestone Logrado: Se edita el smbolo Milestone. En las columnas From y To seleccionar el campo Actual Start. Cambiar el nombre de este smbolo aMilestone Logrado.

La Figura 8.1 muestra todos los cambios en la simbologa.

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Aplicar f iltros y manipular el diagrama de Gantt de manera que sepueda ver el plan original y el avance actual en actividades sumarias,as como el estado de los milestones ms importantes.Antes de crear los filtros se deben definir algunas banderas para marcar los

milestonesms importantes. Para esta seccin se utiliza la vista Gantt Chart dela pestaa View .

Se inserta una columna a la izquierda de la columna de la duracin, esto se

logra seleccionando Insert Column en el pestaa Format . Aparece el men conel listado de tipos de campos para definir el tipo de columna. Seleccionar el campoF l a g 1 , al presionar aparece esta columna en la pantalla. Esta columnapuede guardar valores de YES y NO (NO es el valor por default). En seguidaseleccionar la opcin Custom Fields y escribir "Importante" en el ttulo del campoF l a g 1 .

Figura 8.2

Se deben marcar como importantes (YES) los milestonessiguientes:

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Una vez definido el filtro, dar clic en Save. Aplicar el filtro y ver lo queocurre: Se deben ver nicamente las actividades sumarias y los milestones msimportantes. (Figura 8.3)

Figura 8.3

Para deshacer el efecto del filtro se debe seleccionar en el icono de Filter : NoFilter en la pestaa de View . Hacer esto antes de continuar con el caso.Existe otro mecanismo conocido como AutoFilter para crear filtros de

manera interactiva, este puede ser realizado directamente del encabezado de cadacolumna al hacer clic sobre en el triangulo invertido (para activarlo ir al iconoF i l t e r opcinD i s p l a y A u t o F i l te r ). Al hacer esto aparece un men desplegable elcual permite elegir algn criterio para filtrar la informacin de acuerdo a losvalores permitidos por esa columna. Ver figura 8.4

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Dentro del men desplegable la opcin Filter despliega un submen en el que hayopciones constantes que se pueden aplicar como filtro a esa columna, entre ellasse encuentran las opciones All task y Custom La primera opcin deshace el filtroen la columna seleccionada. La segunda opcin permite crear un filtro, en lacolumna seleccionada, con algn valor que no aparezca en el men desplegable.Los dems valores corresponden a constantes que MSP considera de uso comn.

La Figura 8.5 muestra la ventana que aparece al seleccionar la opcin

(Custom). En esta ventana se puede crear un filtro ms flexible, el cual se puedegrabar para usarlo posteriormente por medio del botn Save. Los valores que sepueden filtrar son constantes, o referencias a variables que utiliza MSP comoDuration, Work, Start, Finish , etc. Los valores a filtrar deben ser del mismotipo (no filtrar duracin contra fechas, por ejemplo).

Figura 8.5

Crear un filtro interactivo de manera que no se muestren los milestonessolo

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Deshacer el filtro anterior antes de pasar a la siguiente seccin.

Modificar el plan original ( r e b a s e l i n e ) pero sin perder el anterior, demanera que se tengan dos l neas bases y un avance actual.Si se desea alterar la lnea base para adecuarla

a la situacin actual del proyecto y al mismo tiempoconservar este baseline para futuras referencias, se

puede hacer de la manera siguiente: SeleccionarSetBaseline en el botn Set Baseline en la pestaaProject. En la ventana Set Besaline que aparece

seleccionar la opcin Set interim plan. En Copy seleccionar B a s e l i n e y en Into seleccionarS t a r t 1 / F i n i s h 1 . Marcar la opcin Entire Project ydar clic en OK.

Para redefinir el baseline de manera quecoincida con el plan actual se debe abrir nuevamente la ventana Set Baseline , seselecciona la opcin Set baseline y dar clic en OK .

Figura 8.7

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Figura 8.8

Los cambios en la vista Tracking Gantt se muestran en la Figura 8.9.

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Ejercicios Extras: Modificar la definicin de las actividades sumarias en la vista Tracking Gantt

de manera que:

la sumaria de lnea base (baseline) se vea as:

y la sumaria actual se vea as:

No debe aparecer la barra de avance en ninguno de los smbolos de lasactividades sumarias.

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9. Cmo prepararse para los reportes deavance.

Alimentando porcentajes, asignandomilestones, definiendo el % total deavance y el tiempo restante.

DESCRIPCIN DEL CASOCuando se maneja un proyecto donde participan personas de diferentes

departamentos o de diferentes compaas es necesario establecer un sistema deinformacin que permita recolectar informacin de avance del proyecto,alimentarla al MSP y generar con ello las grficas o reportes respectivos.

El sistema debe identificar inicialmente las horas hombre o las horasmquina asignadas a cada actividad. Debe tambin contar con un proceso deregistro de horas reales. Adems de estos dos datos, debe registrarse el

porcentaje de avance por actividad. Cuando se trabaja intensivamente en horashombre, el dato del porcentaje de avance se puede sustituir proporcionando unestimado de cunto falta para terminar. Este dato puede registrarse mencionandola fecha probable de terminacin o las horas hombre que faltan para terminar laactividad.

Resumiendo lo anterior, cuatro datos son importantes para cada actividad si

se quiere actualizar sistemticamente el estado de avance del proyecto:

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La util izacin del MSP

Tomando como base un proyecto que ya ha sido planeado y cuyos recursosya han sido asignados, realizar los siguientes ejercicios:

1. Revisar la lnea base del proyecto, tanto en tiempo como en horas hombre yhoras mquina asignadas a cada recurso

2. Alimentar fechas de inicio, horas reales asignadas (hombre o mquina) o elporcentaje de avance

3. Alimentar la informacin de lo que falta para terminar (tambin con informacinrecopilada), ya sea en fechas o en horas de recurso

4. Reflejar el estado de avance en el diagrama de Gantt y asignar las metasintermedias logradas cuando la actividad que la genera haya sido realizada

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9. Cmo prepararse para los reportes deavance.

Alimentando porcentajes, asignandomilestones, definiendo el % total deavance y el tiempo restante.

SOLUCIN DEL CASORevisar la l nea base del proyecto, tanto en tiempo como en horas -hombre y horas mquina asignadas a cada recurso.

Para este caso se utiliza el archivo Caso 9.mpp (Figura 9.1)

Figura 9.1

Para visualizar la lnea base del proyecto, tanto en tiempo como en horas -hombre o mquina asignadas a cada recurso es necesario ir a la vista

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Para elegir los campos a visualizar en esta vista, es necesario ir a la pestaaFormat y elegir las opciones: Baseline Work , Actual Work y PercentComplete como se muestra en la Figura 9.3.

Figura 9.3

Si la opcin Percent Complete no aparece en las opciones de la pestaaFormat, entonces se debe seleccionar la opcin Add Details. Aparece unaventana en la que se pueden elegir ms detalles para visualizar en la vista. Seselecciona Percent Complete de la lista de opciones en Available f ields : y seda clic en el botn Show. Observe la Figura 9.4.

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Finalmente, queda como se muestra en la figura 9.5.

Figura 9.5

Alimentar fechas de inicio, horas reales asignadas (hombre omquina) o el porcentaje de avance.Para alimentar las horas reales se toma un ejemplo de formato (Tabla 9.1), el

cual sirve para despus alimentar estas mismas horas al MSP Para las primeras

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Tabla 9.2 Horas reales asignadas durante las primeras 4 semanas del proyecto

Ya que se tienen las horas reales en un cierto periodo de tiempo, el siguientepaso es vaciar esta informacin en la vista Task Usage (Figura 9.6). Lainformacin se debe capturar en el recurso asignado de cada actividad para que se

refleje el avance en la misma, esta informacin puede ser en horas o en porcentajede avance.

CONSTRUCCION L3 M4 M5 J6 V7 L10 M11 M12 J13 V14 L17 M18 M19 J20 V21 L24 M25 M26 J27 V28 TOTLimpieza de terreno 16 16 16 16 16Remover material de limpieza 16 16 8 0 0 16 16 8

Nivelar terr eno 4 8 8 8 8 4Compra de tuberas 10% 20% 20% 0 0 0 0 0Instalar redes de Agua

Instalar red de drenaje

Poner piso

Instalar c aseta mvil

Instalacin elctr ica

Caseta mvil instalada

TOTAL

Comentarios:

3- 7de Nov 10- 14de Nov 17- 21de Nov 24- 28de Nov

Horasasignadas(Reales)

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Figura 9.7

Alimentar la informacin de lo que falta para terminar (tambin coninformacin recopilada), ya sea en fechas o en horas recurso.Para introducir la informacin que falta para terminar, ya sea en horas o

duracin, se puede hacer en la vista Task Usage , utilizando la tabla que aparecepor default y cambiando los campos que no son de utilidad, en este caso secambian las columnas y . Estos cambios se hacen dando un doble clic

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Figura 9.8

La vista Task Usage modificada se ve como se muestra en la Figura 9.9.

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Figura 9.10

Como ejercicio se pide realizar los avances de las actividades restantesutilizando los reportes de avances y el trabajo pendiente para observar los cambios

que van surgiendo en el diagrama de Gantt.

Ejercicios Extras: Qu parmetros se utilizan para llevar el control de avance de los proyectos y

por qu? Se utiliza algn formato o procedimiento para alimentar las horas reales de

trabajo realizado (S/No)?, Por qu? Qu informacin (columna) se agregara para conocer el trabajo que an queda

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10. El mtodo Earned Value. La tabla Earned Value, pronsticos, lascurvas S de control costo-avance(exportadas a Excel).

DESCRIPCIN DEL CASO

El mtodo de control Earned Value (EV) permite tener informacin delavance y del gasto del proyecto simultneamente.

Este mtodo es uno de los ms utilizados para el control de los proyectos enEstados Unidos; sin embargo, en Mxico es muy poca la aplicacin que se le da.

El mtodo EV es bsicamente un mtodo ponderado que utiliza tres datoselementales:

Valor del traba jo progr ama do VTP (BCWS por Budgeted cost of workscheduled). Es el presupuesto del proyecto.

Valor del traba jo reali zad o VTR (BCWP por Budgeted cost of workperformed). Es el avance de la actividad multiplicado por el valorpresupuestado.

Co st o re al CR (ACWP por Actual cost of work performed). Es el costo

realmente facturado o desembolsado.

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Con estos tres elementos se pueden calcular ndices de productividad:

Costo de desempeo en costo (CPI por Cost Performance Index)CPI = BCWP/ACWP

Costo de desempeo en tiempo (SPI por Scheduled PerformanceIndex).

SPI = BCWP/BCWS

Otras variables importantes del mtodo EV son:

Presupuesto al terminar (BAC por Budgeted at Completion). Es elpresupuesto total de las actividades del proyecto, basado en la planeacin

original. Estimado al terminar (EAC por Estimated at Completion). Es el

presupuesto actualizado del costo total del proyecto.

EAC = BAC/CPI

Estimado para completar (ETC por Estimated to Complete). Es elpresupuesto actualizado del costo del trabajo pendiente.

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En forma tabular, los resultados de un anlisis EV, incluyendo pronsticos sepresentan de la siguiente manera:

BAC BCWS BCWP ACWP CPI EAC

ProyectoX $31,000 $7,546 $6,128 $7,400 0.83 $37,349

Tanto la tabla como las grficas presentan informacin del estado actual delproyecto, sus tendencias (segn el perfil histrico de las curvas) y los pronsticos.

La util izacin del MSP

El software contiene las tablas para calcular los valores del mtodo EV y su

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10. El mtodo Earned Value. La tabla Earned Value, pronsticos, lascurvas S de control costo-avance(exportadas a Excel).

SOLUCIN DEL CASORevisin de los valores de la tabla EV sin alimentar avances en unproyecto dado.

El archivo del caso es Caso 10.mpp (Figura 10.1).

Figura 10.1. Gantt original del proyecto

Para ver la tabla EV es necesario ir a la pestaa View y seleccionar Tables:

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Figura 10.2. Ventana Set Baseline

Se inserta una columna ms que contenga el campo Actual Cost , de preferenciasituada despus de ACWP . La Figura 10.3muestra la tabla Earned Value para elejemplo seleccionado.

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La barra de avances se accede desde la pestaa Task, las funciones seencuentranen la seccin Schedule. (Figura 10.4) Esta barra es muy prctica paraalimentar avances en los proyectos.

Figura 10.4. Barra de opciones Tracking

Se deshabilita la opcin Actual costs are always calculated byMicrosoft Office Project . Para lograr esto se debe ir a la Pestaa File seccinOptions. En la ventana Project Options , seleccionar la opcin Schedule, enlas ltimas opciones de la misma. (Figura 10.5)

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La primera fecha de corte es al 7 de octubre de 2011. A esta fecha lanica actividad realizada es la de Limpieza de terreno, la cual tiene un avance del100% y un costo real de $1,000; esta cantidad se introduce en la columna ActualCost y el porcentaje de avance se actualiza con los botones de la barra deherramientas. La tabla EV a esta fecha se ve como se muestra en la Figura 10.6:

Figura 10.6. Tabla EV al viernes 7 de Octubre

La segunda fecha de corte es al 14 de Octubre de 2011 . Durante estasemana la actividad Remover material de limpiezase realiz con un costo real de$500 al 50%, por lo que el trabajo restante se reprogram para la siguientesemana, moviendo adems las actividades sucesoras y generando un nuevodiagrama de Gantt como lo muestra la Figura 10.7 (Grfico Tracking Gantt ). Lanueva tabla EV se muestra en la Figura 10.8.

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La tercera fecha de corte es al 21 de Octubre de 2011 . La actividadRemover material de limpieza se termin con un costo total real de $846. Laactividad Nivelar terrenoavanz conforme a lo programado, 50%, teniendo un costo

real de $2,000. La actividad Instalar redes de agua avanz conforme a loprogramado, 50%, teniendo un costo real de $196. El Nuevo diagrama de Gantt semuestra en la Figura 10.9. La tabla EV en la tercera semana de corte se muestraen la Figura 10.10.

Figura 10.9. Diagrama de Gantt al 21 de Octubre

Figura 10.10. Tabla EV al 21 de Octubre de 2011

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Figura 10.11. Diagrama de Gantt al 28 de Octubre de 2011

Figura 10.12. Tabla EV al 28 de Octubre de 2011

A esta fecha de corte el pronstico EAC indica que el proyecto va a necesitarde un aumento o ampliacin del presupuesto.

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Figura 10.13. Grfica de Earned Value

Ejercicios Extras:

Qu se puede decir de un proyecto, si se tiene la siguiente informacin?VTP=1000 VTR=800 CR=1200

Cul es el parmetro que pronostica la cantidad o el presupuesto del proyecto

!"#$##"

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/012

34451"

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60278"9/3:"

60278"9/3;"

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El control de costos del proyecto mediante las luces de un semforoExisten varias maneras para reportar el estado del proyecto: En funcin del avance

de las tareas, de la variacin del presupuesto y mediante otras medidas, sinembargo, es conveniente utilizar formatos menos tcnicos y ms orientados a lacomunicacin efectiva de acuerdo a las necesidades de los diversos involucrados(Stakeholders).

El formato para el reporte del estado del proyecto debe responder a preguntascomo:Qu nivel de detalle en los reportes requieren los involucrados?El patrocinador del proyecto debe revisar diferentes aspectos del proyecto adiferencia de otros involucrados?

Las respuestas a estas preguntas son importantes para el trabajo deladministrador de proyectos, que puede utilizar una amplia gama de herramientasde comunicacin para construir la informacin del estado del proyecto que sirva dela mejor manera a cada uno de los involucrados.

La util izacin de MSPLa variacin en el programa es causado por las tareas que se han desplazado de

las fechas de inicio o terminacin planeadas y registradas en la lnea base. Paraidentificarlas se puede utilizar una combinacin de vistas, tablas, filtros y reportes.

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Figura 11.1. Tareas del proyecto

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11. Reporte de la variacin del costo con lavista semforo (Stop light View)

Anlisis de la variacin del costo delproyecto mediante identificadoresgrficos fciles de identificar y entender

por todos los involucrados.

SOLUCIN DEL CASO1. En la pestaa View , seleccione Other views, dentro del grupo TaskView

Figura 11.2. Pestaa View

2. Seleccione la vista Task sheet , y la Tabla de costo3. En la pestaaFormat, seleccione Custom Field4. En el Tipo (Type ) de campo,seleccione nmero (Number):

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1. En la lista de campos, seleccione el nmero 3 (Number3) que ser utilizado

para este ejemplo, que es el campo que se programar:

Figura 11.4. Ventana Custom Fields para seleccionar el campo

2. La creacin de la vista semforo requiere el uso de frmulas en los campospersonalizados (Custom fields) por lo que el campo ser renombrado yadaptado con la frmula:

Utilice el botn para renombrar (Rename)para cambiar el nombre delcampo por el nombre Presupuestado:

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Seleccione el botn Frmula para introducir la condicin del semforo

Introduzca la siguiente frmula, utilizando los botones para campo (Field) y funcin (Function):

Figura 11.5. Ventana Custom Fields para introducir la frmula

La frmula obtiene los siguientes valores: Si el costo de la tarea es un 10% arriba de la lnea base, se asigna un

valor del 10

Si el costo est entre un 10% y 20% arriba de la lnea base, se asignal l d 20

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Figura 11.6. Ventana Custom Fields para introducir indicadores grficos

4. Hasta este momento se han creado los indicadores, por lo que ya puedenvisualizarse en el proyecto, insertando la columna de sus valores:

Inserte una columna en la tabla de costos, junto a Task Name yseleccione Presupestado:

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Figura 11.7. Indicadores grficos en la columna

Como puede observarse, se han colocado indicadores de acuerdo a los

rangos especificados en la frmula, de tal manera que pueden identificarselas tareas que tienen una variacin mayor en el costo deseado:

Verde, si el costo de la tarea es un 10% arriba de la lnea base

Amarillo, si el costo est entre un 10% y 20% arriba de la lnea base

Rojo, si el costo de la tarea est arriba del 20% de la lnea base

Nota: Para ver el indicador numrico que se est utilizando, solo coloque elcursor sobre el indicador y ser mostrado.


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