Manual Facturacion

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD SOFTWARE FACTURACIÓN

SOFTWARE INTEGRAL HOSPITALARIO CITISALUD

INTRODUCCIÓN

Este conjunto de programas es una herramienta informática, que permite a su empresa optimizar los procesos; logrando mejores tiempos de atención al usuario, en los diferentes tipos de ingreso (Urgencias, consulta externa, ambulatorio y hospitalización), capturando los datos de los Registros individuales de Prestación de Servicios de Salud, a medida que se van prestando los servicios. La interfaz gráfica hace que la operatividad del módulo sea fácil para los usuarios, quiénes de manera intuitiva pueden navegar por nuestras ventanas con el solo conocimiento de Windows. Permite establecer puntos de control y realizar auditoría sobre el estado de cuenta de los servicios prestados a los pacientes y registrados en cualquier instante. Es de anotar que cada una de los procedimientos que se registren en el programa son cargados a un centro de costos, lo cual garantiza la futura generación de reportes por unidades funcionales o centros de costo, por cada una de las empresas con las cuales se tiene contrato. Este módulo tiene reportes estándar y los nuevos reportes son creados por parte del administrador del sistema quien cuenta con el apoyo de una potente herramienta desarrollada por nuestra empresa con el objeto de lograr independencia entre las instituciones y nuestros programadores en cuanto a la generación de reportes de interés institucional.

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Debido a las características de la atención, en este manual se tendrá en cuenta los siguientes tipos de atención:

Urgencias: Son aquellos servicios prestados en el área de urgencias que aún el paciente queda en observación por un tiempo determinado no genera estancia.

Consulta externa: Servicios de primer nivel prestados a pacientes que no requieren estancia.

Ambulatoria: Servicios prestados de segundo nivel (cirugías) que no generan estancia. Hospitalización: servicios prestados de cualquier nivel que generan estancia.

I. EJECUCIÓN DEL PROGRAMA Antes de ejecutar el programa se debe solicitar al administrador del sistema una cuenta de usuario. Para ejecutar el programa se debe dar doble click a un icono en el escritorio llamado citisalud, o buscar en el menú inicio el acceso directo que está en la ubicación Inicio->Programas-> Citisalud->Citisalud

Después de ejecutar la aplicación, aparece la ventana en donde cada usuario debe ingresar el código y password asignados. Requiere de mucha responsabilidad el manejo de esta clave, sea cuidadoso en cerrar el programa siempre que se aleje de su sitio de trabajo. Si desea cambiar el password comuníquese con el administrador del sistema. Una vez haya dado correctamente su clave de acceso visualizará la ventana Citisalud que contiene el menú principal, el cual estudiaremos en el transcurso de este manual.

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II. MENU PRINCIPAL En esta ventana se muestra el menú horizontal con diferentes opciones que a su vez se convierten en menús verticales.

Archivo: Este menú contiene las siguientes funciones. 1. Editor de SQL: Es una ayuda donde se digita sentencias SQL y verifica la

sintaxis también muestra el resultado de la consulta. Administrador. 2. Configuración: Opción para configurar los perfiles de los usuarios y la creación

de los mismos. Administrador. 3. Cierres mensuales: Se utiliza para realizar el cierre mensual de la caja del

usuario cuando no se tiene el módulo de tesorería. 4. Cambio de mes: Cambia de mes al usuario que esta trabajando en el modulo

hacia delante y hacia atrás siempre y cuando los clientes que tiene el modulo de contabilidad no hallan cerrado el mes contable.

5. Actualización Tarifas SOAT: Nos permite actualizar de manera rápida y eficaz las tarifas del manual SOAT.

6. Salir: Sale del modulo Facturación.

Facturación: Son las opciones necesarias para facturar los servicios prestados por los diferentes tipos de ingreso.

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Pacientes: En esta ventana se crea y modifica los datos básicos del paciente, al digitar el número de documento de identificación y verifica que el paciente no existe, solicita la creación. En este formulario o ventana hay 2 tipos de casillas: Las de digitación como “nombres” o las de selección como “sexo”, para desplazarse de una casilla a otra, lo hacemos con la tecla TAB y para devolvernos lo hacemos con la combinación shift + TAB.

Documento: Número de identificación del paciente. Tipo: Tipo de documento de identificación del paciente, cedula de

ciudadania, tarjeta de identidad entre otros. Nombres: Nombres del paciente, primer nombre y segundo nombre. Apellidos: Apellidos del paciente, primer apellido y segundo apellido. Historia: consecutivo interno de identificación del paciente en la mayoria de

los casos es el mismo número ingresado en documento. Carnet: número de carnet de afiliación. Sexo: sexo del paciente.



Estado civil: Estado civil del paciente soltero, casado entre otros. Dirección: Dirección de recidencia del paciente. Telefono: Número telefonico del paciente. Estado: El estado del paciente en el modulo activo e inactivo. Estrato: Clasificación de rangos según entidad salud. G. Aten. Especial: Información de grupos poblacionales especiales. Tipo Usuario: Regimen de afiliación del paciente según entidad de salud.

Contributivo, particular, subsidiado entre otros. Tipo de afiliado: Tipo de afilición del paciente a la entidad de salud.

Cotizante, beneficiario. E-Mail: Dirección de correo electronico del paciente. Departamento: Departamento de residencia del paciente. Municipio o Cuidad: Municipio o cuidad de recidencia del paciente. Barrio: Barrio de residencia del paciente. Zona Resid: Zona de residencia del paciente. Urbana, Rural. Ocupación: Ocupación que desempeña el paciente. Grupo Sanguineo: Grupo sanguineo al que pertence el paciente. Factor RH: Clasificación del grupo sanguineo. Positivo o Negativo. F. Hora de Nacimiento: Fecha y hora de nacimiento del paciente, se debe

digitar según formato dd/mm/aaaa y la hora hh:mm. Edad: Edad del paciente, campo calculado automaticamente. F. Afiliación: Fecha de afiliación del paciente a la entidad de salud. Semanas cotizadas: Semanas de cotización del paciente en las entidades de

salu, campo calculado automaticamente. IPS Primaria: Donde se le preta el servicio primario al paciente según la

entidad de salud.

Lo anterior son los datos básicos del paciente, ahora se debe relacionar el paciente con la empresa de salud a la cual se encuentre afiliado, y esta a su vez relacionarlo con los servicios a prestar que se encuentran dentro del contrato.

Primero se debe seleccionar la empresa en el cuadro de selección, seguida del contrato o convenio, luego se da clic al botón adicionar para que descienda a la malla de empresa. Si hay algún error en la asignación de empresa, damos click al botón eliminar para quitarlas de la malla de empresas.



Al digitar el número de identificación del paciente y presionar Enter, el sistema válida si el paciente ya se encuentra en la Base de Datos, en caso negativo, despliega la siguiente ventana. Si la repuesta es afirmativa presenta el formulario paciente en blanco listo para diligenciar los campos descritos anteriormente. En caso que el paciente exista muestra los datos registrados.

Para guardar la información del formulario paciente se debe escoger el botón guardar.



Si desea buscar los datos de un paciente el formulario tiene la opción de búsqueda.

La consulta se puede hacer por varias condiciones, como los primeros dígitos del documento, los primeros caracteres del nombre o del apellido. También permite realizar búsqueda en bases externas para entidades que manejan capitación, para ello se utiliza la opción de base de datos que solicita las mismas condiciones de búsqueda que la opción anterior. Después de encontrar el paciente se da doble click en el registro y sube la información al formulario paciente.

El formulario paciente tiene un menú de acceso rápido a las actividades más comunes que se realizan después de crear un paciente.



Llevar a facturación: Toma la información del paciente y la carga en la malla de facturación dejando listo para digitar los servicios a cobrar, esta opción es utilizada en consulta externa. Llevar a Admisión Urgencias: Carga los datos necesarios del paciente en el formulario de admisión de urgencias para agilizar el diligenciamiento de la información restante. Llevar a Admisión Ambulatoria: Carga los datos necesarios del paciente en el formulario de admisión ambulatoria para agilizar el diligenciamiento de la información restante. Llevar a Admisión de Hospitalización: Carga los datos necesarios del paciente en el formulario de admisión de hospitalización para agilizar el diligenciamiento de la información restante. Llevar Asig. Cargue Proced. Hosp: Carga los datos necesarios del paciente en el formulario de asignación de procedimientos a pacientes hospitalizados para agilizar el diligenciamiento de la información restante. Llevar Asig. Cargue Proced. Urg: Carga los datos necesarios del paciente en el formulario de asignación de procedimientos a pacientes de urgencias para agilizar el diligenciamiento de la información restante. CITISER SISTEMAS LTDA. ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR PAG 8


Actualización documento de pacientes: cuando se desea cambiar el numero de identificación de un paciente.

Después de digitar documento anterior y nuevo el programa muestra una ventana de alerta confirmando si se desea cambiar el documento del paciente, esta opción sólo estará disponible para los usuarios de nivel 5 asignados por el administrador del sistema.

Ubicación de paciente: Consulta el historial del paciente, tipo de ingreso, ubicación, cantidades de ingresos y estado del ingreso.

Presupuesto: Por medio de este formulario se realiza cotizaciones de servicios a clientes que lo solicitan, es más utilizado en clientes particulares.



Facturación: Es el formulario donde se ingresan los servicios a cobrar de los ingresos de consulta externa, tambien se observan los servicios cargados al paciente desde los diferentes áreas y por tipo de ingreso, esto permite una auditoria de los que se va a cobrar al paciente y generar la factura.



En la figura anterior se puede observar la información general del paciente, el tipo de admisión y el sevicio que se va a cobrar con sus correspondientes valores. Para guardar la información se realiza con CTRL+F3 , para guardar imprimir con F3 o con el click sobre la opcíon del menú. Las actividades anteriores, son las correspondientes a la opertavidad del área de consulta externa, la transición a los otros tipos de ingreso, ocurre cuando se genera las diferentes admisiones.

Hospitalzación: Menu desplegable que permite cargar los servicios prestados a los pacientes hospitalizados y ambulatorios.

Admisión Paciente: En este formulario se da ingreso al paciente a la institución por

ingreso hospitalización.

Se muestra la información general del paciente, la via de ingreso, profesional que autoriza el ingreso del paciente y motivo de ingreso.

La pestaña de ubicación diagnóstico, si diligencia con la información del pabellón, sección y cama en la cual se ubica el paciente, tambien se registra el diagnóstico de ingreso. CITISER SISTEMAS LTDA. ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR PAG 11


En la pestaña Acudiente observación se diligencia la información del acompañante del paciente y la observación que tiene la admisión si la hay.

Admisión ambulatoria: por esta ventana se ingresa los pacientes que se les prestará servicios ambulatorios.

Como se puede observar es parecida a la ventana de ingreso de pacientes hospitalizados, la diferencia es que en este formulario la pestaña de ubicación ingreso no muestra la parte de ubicación, en cambio aparece un objeto nuevo con la figura de una camilla en la parte derecha, este comando permite cambiar de tipo de ingreso, de ambulatorio a hospitalizado.

Admisión de urgencias: Se diligencia cuando el paciente ingresa por el área de urgencias.



Se puede visualizar los datos generales del paciente también los datos de la atención, causa externa, observación, triage y diagnóstico de ingreso que se puede digitar directamente o presionando F1 puede obtener ayuda para seleccionar el Diagnóstico. Es necesario revisar la fecha y hora del ingreso al servicio de Urgencias. Finalmente hay que grabar la admisión con la opción del menú archivo -> Guardar o con la combinación CTRL + F3.

En la pestaña acompañante Accidente de tránsito, se registran los datos del acompañante del paciente e información básica del accidente. Nota aclaratoria: Un paciente solo puede tener una admisión activa a la vez, por ejemplo un paciente que ingrese por Urgencias no puede ser admitido a Hospitalización sin antes haber sido facturada la admisión de Urgencias, a menos que la admisión de Urgencias pase a Hospitalización por medio del icono que se encuentra en la parte superior derecha.

• Modificar o anular una admisión: Es posible que sea necesario cambiar los datos ingresados en alguna admisión, en este caso se ingresa por la opción del menú archivo->consulta de la correspondiente ventana de admisión.



El campo búsqueda es para definir el tipo de búsqueda y se digita el criterio, luego click en la opción buscar y finalmente cuando se encuentre la admisión deseada, con clic derecho muestra el menú desplegable, en el que se puede modificar algún dato de la admisión se hace con ver documento, si lo que se quiere es anular del todo una admisión se hace por la opción anular documento. III. CARGUE DE SERVICIOS Esta parte es muy importante por que es donde se cargan los servicios que se van a cobrar y que se le realizaron al paciente. En términos generales hay que considerar 3 divisiones de los servicios: Cirugías, medicamentos y procedimientos. De acuerdo al tipo de atención la opción de asignación de procedimientos se ejecuta de la siguiente forma desde el menú. Consulta Externa: Facturación -> Facturación.



El registro de los servicios prestados en consulta externa se realiza directamente en la malla de facturación. Digitando el código del procedimiento y si no se conoce se puede consultar con la ayuda F1. Después de cargado el procedimiento con el valor se guarda y genera factura con F3, CTRL + F3 guarda e imprime o utilizando el menú guardar. Hospitalización y Ambulatoria: Hospitalizaciones -> Asignación de procedimientos. Urgencias: Urgencias-> Asignación de procedimientos.



Al digitar el documento de identificación valida que el paciente tiene admisión activa, si no la tiene muestra el mensaje “El paciente no esta admitido en la institución”, si encuentra admisión muestra la ventana flotante con las empresas que están asociadas al paciente, “se debe tener especial cuidado en esta opción”, por que los procedimientos que se digiten quedan cargados a la empresa escogida.

Después de escoger la empresa queda listo para el registro de los servicios realizados al paciente, pero antes se debe llenar los campos solicitados como:

U. Funcional: Es de donde solicitan el servicio. Prof. Solicita: Profesional de la salud que solicita el servicio. Procedimiento: Código del servicio (procedimiento) prestado, si no se sabe el código se

puede consultar presionando la tecla F1 para llegar a la ventana ayuda de procedimientos en donde se escribe el criterio o los criterios de búsqueda usando área, código, o descripción de la siguiente forma: si se desea buscar un procedimiento llamado cuadro hemático, se escribe en la casilla descripción la frase “cuadro hema”, en caso que la búsqueda no sea exitosa es posible que la descripción empiece por otra fase, en ese caso se escribe ”%cuadro hematico”, para que busque todas las descripciones que incluyen la frase “cuadro hemático” en cualquier parte ya sea al inicio, en el medio o al final. Otra opción de búsqueda es por el área, estas áreas están clasificadas según Manual de Procedimientos definido por el Ministerio (Mapipos), aunque la clasificación empleada es de total autonomía de la EPS.



Después de visualizar el resultado de la búsqueda, click sobre el procedimiento deseado o con barra espaciadora, para el caso de Consulta Externa el procedimiento desciende a la malla de facturación y los RIPS de ese procedimiento se diligencian cuando se guarda la factura; en Hospitalizaciones y Urgencias el procedimiento desciende a la correspondiente carpeta de acuerdo al tipo de RIP que maneja y permite cargar la información de atención inmediatamente.

Una vez el procedimiento es clasificado en alguna de las carpetas se debe llenar los RIPS correspondientes. De acuerdo al tipo de RIP los datos que se ingresan son distintos. En todos los casos podemos digitar directamente el código de cada Ítem o pedir ayuda con F1. RIP de Consulta: Esta comprendido por los siguientes Ítems:

o Tipo de consulta: Definidos por los CUPS



o Especialidades: De acuerdo a las especialidades de las consultas definidas por el

ministerio o Tipos de discapacidad

o Grado de Discapacidad: Leve, moderada, severa, sin especificar. o D. Incap: Se digita el número de días de incapacidad que genera esa consulta. o Conductas.

En cada una de las conductas se debe marcar con una “x” en caso de que aplique, prescripción de medicamentos, orden de procedimientos diagnósticos, orden de procedimientos terapéuticos, remisión, ínter-consulta por otro especialista, orden de hospitalización, se requiere consulta de control.



o Diagnóstico: Maneja 4 dígitos de acuerdo a la codificación internacional de enfermedades, si no se conoce el código, se busca con la tecla F1 que despliega la ventana de ayuda de diagnósticos.

o Tipo de diagnóstico: Confirmado nuevo, confirmado repetido, impresión

diagnóstica. RIP de Procedimientos: Este RIP aplica para procedimientos tales como cirugías, terapias y otros.

o Tipo de procedimiento: Detección temprana, diagnóstico, protección específica, terapéutico.

o Persona que atiende: Es obligatorio para procedimientos obstétricos como partos y legrados. Contempla las siguientes opciones: Auxiliar de enfermería, enfermera, médico especialista, médico general, otro.

o Diagnósticos: Exige diagnóstico previo y posterior, la forma de registrarlo es la misma que el RIP de consulta.

RIP de Laboratorio: Aplica para los procedimientos de tipo diagnóstico como son laboratorio, imaginología, patología. Este RIP, exige además profesional que solicita y profesional que realiza el procedimiento diagnóstico. Una vez se ha cargado la información de los procedimientos, procedemos guardar con la opción del menú Archivo -> Guardar o con la combinación CTRL + F3. Retomando la división de los servicios, la cual se hablo al inicio de este capitulo, sigue el cargue de Cirugías y el cargue de medicamentos. CITISER SISTEMAS LTDA. ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR PAG 19


Cargue de Cirugías: Cada cirugía o acto Quirúrgico puede contener varios procedimientos, a su vez cada uno de ellos maneja información adicional como vía de acceso, si es bilateral o si es incruento y los especialistas que intervinieron. Ejemplo: El paciente Juan prueba ha sido Hospitalizado y necesitó una cirugía, en dicha cirugía se le practicaron los siguientes procedimientos: Drenaje y curetaje de Tibia, Fasciotomía de Tibia, Reducción abierta fractura tibia, Drenaje de Rotula, Artrotomia Rodilla. En este caso hay involucradas 2 vías de acceso y fue el mismo cirujano el que realizó todos los procedimientos, además los 3 primeros procedimientos fueron bilaterales.

Una vez cargados los procedimientos a la malla se guarda con la combinación ctrl + F3, o con la opción del menú Archivo -> Guardar.

Como podemos ver a los procedimientos que fueron bilaterales se les ha colocado una X. Como existe más de una vía se da clic en Definición Vías.



Con la combinación ALT + 1 o ALT +2 o ALT + n, o dando click a la izquierda de vía 1 o 2, se puede seleccionar la vía a la cual se va a llevar cada una de las cirugías del listado, luego seleccionando cada una de las cirugías de la vía 1 y damos la tecla Insert para hacer descender cada uno de los procedimientos, luego cambia de vía y hace el mismo procedimiento.

Cuando la clasificación de vías, es la correcta se da aceptar y el sistema da la opción de elegir por cada una de las cirugías los Ítems a facturar. CITISER SISTEMAS LTDA. ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR PAG 21


En el listado anterior se puede seleccionar o aceptar los Ítems discriminados de cada cirugía, en este caso no se tiene en cuenta el especialista, debido a que el cirujano factura directamente sus honorarios a la EPS sin que la IPS se los detalle en la factura, para guardar la cirugía se da click en aceptar. Cargue de Medicamentos: Esta opción es tomada como un caso particular puesto que depende si la IPS adquirió el módulo de suministros o no, en caso tal que lo halla adquirido, desde módulo de facturación se hace la solicitud como un procedimiento cualquiera y en el módulo de suministros se descarga el medicamento e inmediatamente se descarga del inventario; o despachar desde suministros sin necesidad de hacer solicitud en facturación. Si la IPS no adquirió suministros no hay la posibilidad de descargar del Inventario y tampoco valida si hay existencias, de todas formas se puede cargar los medicamentos por asignación de procedimientos sin ningún problema. IV. CARGUE DE SOPORTES Esta opción de cargue de soportes se ha realizado para efectuar las correcciones necesarias en cuanto a cargue de servicio se refiere, como anulación, modificación de RIPS de algún procedimiento, omitir cobro de algún procedimiento de una orden de servicio, cambiar fecha de la orden, entre otras. Para acceder a esta herramienta por la opción del menú Hospitalizaciones -> Cargue de Soportes para hospitalizaciones y cirugías ambulatorias o la opción Urgencias -> Cargue de Soportes para el servicio de Urgencias. Al entrar a la ventana de cargue de soportes se digita el documento del paciente y luego Enter o se busca el paciente con la Tecla F1, luego con la combinación ctrl. + H para llegar a la ventana Histórico de procedimientos.



Después de cargar la ventana, seleccionamos la orden de servicio buscada se da click en buscar para que se carguen todos los procedimientos involucrados en esa orden de servicio. SI lo que se quiere es quitar un procedimiento de la orden, al seleccionar con click derecho, una vez salga el menú emergente eliminar el registro o modificarlo. Al dar click a modificar registro, lleva el procedimiento a la ventana anterior para permitir realizar los cambios deseados, no olvidar dar la opción guardar. Las otras opciones disponibles en cargue de Soportes se obtienen dando clic derecho en el listado de las ordenes de servicio para sacar el menú desplegable.



Cambiar fecha: Se digita la nueva fecha de la orden.

Anular orden: Se usa cuando se desea anular todos los procedimientos de una orden.

Cargo A: Esta opción ofrece la posibilidad de asignar una por una las órdenes de servicio a una nueva empresa responsable, que será tenida en cuenta a la hora de llevar a facturación.

Cargo A Todas las ordenes: Esta opción ofrece la posibilidad de asignar todas las órdenes de servicio a una nueva empresa responsable, que será tenida en cuenta a la hora de llevar a facturación.

Omitir Cobro y Activar cobro: Por medio de esta opción se omite el cobro de los servicios, tales como: Medicamentos o materiales de sutura y curación usados en algún procedimiento, o en el caso de un paquete en donde no se facturan los servicios individuales.

Adicionar a un paquete: Con esta opción se puede agrupar los procedimientos cargados al paciente en una orden de servicio en un paquete esto se ve reflejado en la factura.

V. TRASLADO DE PACIENTES Esta opción esta disponible sólo para los pacientes admitidos en hospitalización, a través de esta se registra cada una de las ubicaciones del paciente durante su estancia en hospitalización. Se ejecuta por medio de la combinación ctrl. + C. Desde el menú principal.



La ventana muestra la última ubicación del paciente y la nueva ubicación donde quedará registrado el paciente. También escogiendo la pestaña Historial, se puede observar todos los traslados del paciente dentro de la institución. VI. SALIDA PACIENTE Esta opción no aplica para Consulta Externa puesto que allí no se hace admisión de pacientes y por lo tanto no se hace salida. Para acceder a esta opción se hace por la opción del menú Hospitalizaciones -> Orden de salida para hospitalización y cirugías ambulatorias y por la opción Urgencias -> Orden de Salida para el servicio de Urgencias.



Se digita el documento del paciente y si no se conoce el numero de identificación con F1 muestra el listado de todos los pacientes que tienen admisión. Después de cargar la información del paciente, procedemos a cargar los datos del egreso como son: Fecha y Hora de Salida, Diagnóstico de Egreso, Estado de salida del paciente

Para guardar la salida lo hacemos con la opción del menú Archivo -> guardar o con la combinación Ctrl. + F3.



VII. FACTURACIÓN Este capitulo es la culminación de todos los esfuerzos realizados durante el transcurso de los anteriores capítulos, aquí se consolida la serie de servicios prestados a un paciente y se genera nuestro producto final llamado “factura”. Para acceder a esta opción se hace a través de la opción del menú Principal Facturación -> Facturación o lo podemos hacer con la combinación Ctrl. + F. 1. Facturación de Consulta Externa: Se hace de forma directa sobre la malla, como se había descrito anteriormente, no es necesario realizar ninguna admisión sino que se cargan los procedimientos de forma directa, digitándolos o buscándolos con F1.

La anterior ventana muestra un ejemplo de facturación a un paciente un uroanalsis y un hemoclasificación, el costo total de los procedimientos es de $6.849 en donde las empresas responsables en este caso solo una, asume el total del costo de los procedimientos. 2. Facturación de Hospitalización y Urgencias: Se realiza a través de la misma ventana,

difiere en que en esta facturación los servicios ya han sido cargados previamente. Al



digitar el número de identificación del paciente el programa verifica la vía de ingreso y de esta manera al generar la factura según la vía de ingreso.

Después de verificar la vía de ingreso, se carga en la malla de facturación los procedimientos previamente cargados por asignación de procedimientos, incluyendo las cirugías y sus procedimientos discriminados como son honorarios de profesionales y estancia. Para guardar e imprimir la factura se hace con la tecla F3, solo para guardarla e imprimir posteriormente lo hacemos con la combinación ctrl + F3 La ventana anterior nos muestra los datos básicos del paciente, el estrato, la empresa responsable y el convenio o contrato, en la casilla abonos nos presenta el total de abonos hechos por el paciente que aún no han sido cargados a ninguna factura, en la casilla autorización va el número de autorización dado por la EPS para autorizar el servicio; si al momento de facturar se encuentra que algunos servicios pertenecen a otra empresa, con click derecho muestra la opción Cargo a. Por cada uno de los procedimientos del cuerpo de la factura existirá una empresa que asume el servicio, es posible que sean varias empresas incluyendo la empresa llamada particular.



En la parte inferior de la ventana de facturación muestra la sumatoria de los valores correspondientes a servicios, a medicamentos y el valor que debe cancelar el paciente según el estrato y tipo de afiliación. Si el paciente tiene que cancelar algún valor y tiene abonos de dinero cargados, el sistema solicita la identificación y el cruce del valor del abono con el valor a pagar del paciente.

En este caso la respuesta es si, entonces se muestra la ventana para descargar el valor correspondiente al paciente, esto quiere decir que puede existir un abono por mayor valor a lo que tiene que pagar el paciente. CITISER SISTEMAS LTDA. ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR PAG 29


Como se puede observar el valor del abono, para aplicar todo el abono se da click en el registro de abonos y aceptar. Cuando el paciente debe cancelar algún valor y no tiene abonos solo hay dos opciones, escoger la respuesta afirmativa y exonerar el valor, o escoger la respuesta negativa.



Con la cual se asume que el valor de paciente se pago, entonces se genera una factura y un recibo de caja por el valor cancelado. Para consultar una factura se utiliza la combinación ctrl. + B o a través del Ítem del menú.



Para buscar una factura elegimos el mes en el cual fue generada, por defecto el sistema selecciona el mes actual, luego elegimos el criterio de búsqueda en la casilla “buscar por”, donde lo podemos hacer por documento o por número de factura, en este ejemplo lo hicimos por documento, y como resultado hemos obtenido todas las facturas que se han generado al paciente en el mes.

Si deseamos imprimir una copia, seleccionamos la factura y damos la tecla F3. Para seleccionar una factura lo hacemos con click derecho para mostrar el menú desplegable y elegimos la opción deseada, con la opción “ver documento“ obtenemos una vista preliminar de la factura que a su vez podemos imprimir con la tecla F3 o si elegimos la opción anular factura, y si es exitosa la transacción sale un mensaje como este.

3. Manejo de Abonos: Cuando un paciente es ingresado a la institución es posible que se le exija la cancelación de un abono, este será tenido en cuenta en el momento de generar la factura, y cubrirá parte del copago o en algunos casos generará una devolución.



Para acceder a la opción de abonos lo podemos hacer mediante la opción del menú Abonos-> Abonos.

F1 Sobre esta celda

Seguido al cargue de esta ventana procedemos a digitar el documento del paciente y damos Enter, se debe escribir el concepto bajo el cual se realiza el abono, Ej. “Abono ingreso Hospitalización”; luego pasamos a la ventana valor en donde escribimos el valor total del abono, por defecto el sistema asume que el abono se realiza en efectivo, si deseamos cambiar la forma de pago o queremos adicionar otra lo podemos hacer mediante la tecla F1

En esta ventana se debe seleccionar la forma de pago deseada que ha sido previamente definida, si la forma de pago es diferente a efectivo, el sistema solicita información adicional antes de permitir guardar. - Banco: Para cargar el código respectivo lo podemos digitar directamente o mediante la tecla F1 sobre la celda Banco, en donde elegimos el banco deseado.



- No Documento: Si el pago se realiza en cheque se debe digitar el número del cheque, se realiza mediante tarjeta de crédito se debe digitar el número de autorización. - Fecha documento: Registra la fecha del cheque o la fecha de la autorización de pago de

tarjeta de crédito. - No cuenta o autorización: No cuenta corriente o No de tarjeta de crédito. 4. MANEJO DE REGISTROS INDIVIDUALES DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS DE SALUD Esta opción del programa permite revisar y modificar la información cargada de los Registros individuales de Prestación de Servicios de Salud, así mismo permite realizar la generación de los archivos planos correspondientes según resolución del Ministerio 1832. Para acceder a esta opción lo hacemos mediante la ruta del menú soporte de RIPS -> Cargue de Soportes y Generación o mediante la combinación Ctrl + T.

La forma de operar en esta ventana es la siguiente: Siempre se elige Lugar, y vía de Ingreso (campos necesarios), luego de acuerdo a nuestras necesidades seleccionamos la combinación deseada, por ejemplo, si deseamos buscar por un rango de facturas todos los RIPS correspondientes a las atenciones prestadas en consulta externa, escribimos el rango de facturas en los campos “Facturas de” “Hasta:” y luego en el campo RIP elegimos



“Consulta”. Luego procedemos a ejecutar la búsqueda con la combinación Ctrl + B o con la opción del menú Archivo -> Buscar.

Cada uno de los Ítems pueden ser digitados directamente, si ya nos hemos familiarizado con los códigos, o podemos solicitar ayuda con la tecla F1, como muestra el gráfico anterior. Para mayor información acerca del llenado de cada uno de estos campos remítase a la sección asignación de procedimientos. Esto es aplicable solo a las carpetas Consulta, Procedimientos y Laboratorio. En la carpeta Hospitalización y Urgencias la búsqueda se realiza por documento del paciente o por número de Historia clínica, si el paciente ha tenido mas de una admisión, ya sea por Hospitalización o por urgencias, se activa la casilla de selección “número de Factura” para elegir la admisión correspondiente a la misma.

Una vez son revisados y actualizados los datos de la admisión correspondiente se procede a dar click en el botón guardar. RIP, de Recién nacido: Este registro recoge toda la información que se genera cuando sucede atención de parto ya sea en condiciones normales o con operación cesárea. Si en el parto hay nacimiento de mas de un bebe, se debe llenar este RIP por cada uno de ellos.



Para consultar y editar la información de este RIP, digitamos el documento de la madre en la casilla DC. Madre o lo podemos hacer a través del número de H. Clínica; si es el caso de un nacimiento múltiple elegimos cada uno de ellos por medio de la casilla de selección “Recién N.” Para guardar los datos se da click en el botón guardar. Con los datos actualizados se procede a generar los archivos planos, para ello se ingresa por Menú -> Rips -> Generación Archivo plano.

Se escoge el mes y la fecha de corte para generar los archivos planos, también se debe identificar la empresa y escoger la opción cargar, entonces sube a la malla las facturas que cumplen con las condiciones, se puede seleccionar factura por factura con ENTER o todas las facturas con selección todas, luego click en el botón generar y crea los archivos planos, los guarda en una carpeta ubicada en la raíz con nombre Rías.



5. REGISTRO DE ACCIDENTES Cuando el paciente ingresa por accidente de transito se debe registrar esa información por Hospitalización -> Accidentes -> Registro de Accidentes

Al digitar el número de identificación del paciente carga la información general del paciente, se debe digitar el resto de información. Para ingresar al formulario de reclamación Hospitalización -> Accidentes -> Formulario de Reclamación.

En este formulario se debe registrar toda la información correspondiente al accidente para después imprimir el FUSOAT.



6. REPORTES El modulo de facturación tiene reportes propios que se pueden observar por Hospitalización -> Reportes de hospitalización. Primero se debe escoger el tipo de admisión y el número de admisión que tiene el paciente. El reporte detalle de cuenta de hospitalización, muestra la información solo de los procedimientos cargados en los servicios de hospitalización. Detalle de cirugía, muestra la información para todos los procedimientos que intervienen en una cirugía. Estado de Cuenta, muestra todos los servicios cargados independiente del área. También se pueden mostrar reportes diseñados por la herramienta CitiReportes, ingresando por Facturación -> Reportes.


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