Manual de Usuario STDW

8/19/2019 Manual de Usuario STDW

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Manual deUsuario Operador

Sistema de Trámite Documentario Webpara las Dependencias de la Administración Central del

Ministerio de Salud

STDW – MINSA Fecha: 02/09/2005


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INDICE

I) INTRODUCCIÓN 3REQUISITOS TECNICOS 3CONFIGURACIÓN DE INTERNET EXPLORER 3

II) ACCESO DE USUARIO AL SISTEMA 4CAMBIO DE CLAVE 4III) PAGINA PRINCIPAL 5

DETALLES DE LA PAGINA PRINCIPAL 5IV) SECCION DE EXPEDIENTES 6

4.1) NUEVO EXPEDIENTE. 64.2) NUEVO DOCUMENTO 94.3) MODIFICAR DOCUMENTO 124.4) ELIMINAR DOCUMENTOS 144.5) VER DOCUMENTOS 164.6) COPIAR DOCUMENTOS 184.7) COPIAR DOCUMENTO INICIAL 204.8) SUSPENDER DOCUMENTOS 224.9) ACTIVAR DOCUMENTO 244.10) SEPARAR EXPEDIENTE 264.11) HOJA DE ENVIO 274.12) HOJA DE CARGO 284.13) HOJA DE CARGO DE LA BANDEJA 294.14) HOJA DE CARGO EXPEDIENTE ACTUAL 31

V) SECCION DE MOVIMIENTOS 325.1) NUEVO MOVIMIENTO 335.2) MODIFICAR MOVIMIENTO 355.3) ELIMINAR MOVIMIENTO 365.4) VER MOVIMIENTO 38

VI) ALERTAS 406.1) ALERTA EN DOCUMENTOS 406.2) ALERTA EN MOVIMIENTOS 41

VII) SECCION DE BUSQUEDA 42Número de Expediente: 42

Número de Documento 43Asunto: 45Estado: 46Remitente: 47Destinatario 48Operador: 49Fecha de registro: 50Movimiento actual: 51Observación movimientos: 51

VIII) TIPOS DE USUARIO 53IX) Descripción de los Botones de ayuda 55

9.2 ) Información Histórica. 579.3) Selección Avanzada 579.4) Mantenimiento de Tablas Maestras 64

9.4) Exportar Listado 659.5) Cerrar - Restaurar 669.6) Auditoria 679.7) Estadísticas 689.8) Informes 69

Hoja de Envío Trámite General 71Hoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario 72Hoja de Seguimiento del Expediente 74Hoja de Seguimiento de los Expedientes en la Bandeja 74Ticket 75Top de Movimientos Vencidos 76Top de Cantidad de Movimientos 77Hoja de Cargo - Bandeja 78Hoja de Envió en Blanco 79

X) TIPS 80


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I) INTRODUCCIÓN

Este manual le informará de las principales características del modulo de Sistema deTrámite Documentario Web para las Dependencias de la Administración Central delMinisterio de Salud para que pueda utilizarlo adecuadamente. Este modulo ha sido

desarrollado para consultar en tiempo real los expedientes y los movimientos que segeneran para adecuada tramitación, cuenta con facilidades de búsqueda y otrasutilidades que se detallan a continuación.

REQUISITOS TECNICOS Le recomendamos que su computador cuente como mínimo con las siguientescaracterísticas:

Procesador Pentium III 1 Ghz o superior128MB de RAM o SuperiorMonitor Color SVGA con resolución de 800 x 600

• Mouse• Windows 9x/NT/2000 Server o superior• Tarjeta de Red de 10 Mb o superior• Internet Explorer 5.5 o superior.

CONFIGURACIÓN DE INTERNET EXPLORER

Antes de hacer uso del sistema, para asegurarse que la información que visualice seala correcta es indispensable que realice lo siguiente:

• Configurar el Internet Explorer para los clientes de la siguiente manera: EnOpciones de Internet, Herramientas, General, Configuración, Comprobar si haynuevas versiones de la paginas guardadas, elegir “Cada vez que se visite lapágina”.

Presione Aceptar u OK según sea el caso.


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II) ACCESO DE USUARIO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema STDW, el usuario deberá ingresar el nombre de usuario

asignado y password.El formato de acceso es como se ve a continuación.

CAMBIO DE CLAVE

En la ventana de acceso al sistema STDW, se le permite al usuario poder cambiar laclave de acceso por motivos de seguridad. Este cambio solo podrá realizarse con elconocimiento de la clave anterior. Es decir para cambiar por una clave nueva

tendremos que ingresar nuestro Usuario y clave vigente, pero en vez de presionar elbotón Aceptar, presionaremos el botón Cambiar clave.El sistema STDW mostrará una nueva ventana para poder realizar el cambio de clave,como muestra la figura.


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Si ingresamos de manera incorrecta la nueva clave mostrará el siguiente mensaje

III) PAGINA PRINCIPAL

DESCRIPCIÓNEsta pagina mostrará los expedientes, documentos, y movimientos del Sistema deTramite Documentario Web.

DETALLES DE LA PAGINA PRINCIPALAl ingresar a la pagina principal del Sistema de Tramite Documentario, nos mostrará lapágina web del sistema, que la dividiremos en tres partes para una mejorcomprensión. La Sección de Expedientes, Sección de Movimientos y la sección deBúsqueda. Estas tres secciones las detallaremos a continuación.


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IV) SECCION DE EXPEDIENTES

Esta sección se caracteriza por mostrar todo lo relacionado a los expedientes y

Documentos permitiendo la ejecución de acciones tales como: Nuevo Expediente,Modificar Documento, Eliminar Documento, Ver Documento, Suspender Documento,Activar Documento, Copiar Documento, Nuevo Documento, y Ver Digitalización, etc.Esta sección se encuentra en la parte superior de la pagina Principal.

4.1) NUEVO EXPEDIENTE.

Descripción

Permite crear un nuevo expediente en el sistema. Un expediente podrá tener variosdocumentos y todos se mostrarán en la sección de Expedientes que detallaremos másadelante en este manual.Al ingresar un nuevo expediente se muestra en la barra de titulo él numero deexpediente de acuerdo a la regla señalada en el gráfico:


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Flujo de Eventos:

1. El operador deberá presionar el botón Nuevo expediente de la pantalla

principal, como muestra la figura anterior.2. Para que el expediente pueda crearse debe registrarse la información del

documento que le da origen, por lo tanto el Sistema mostrará una nuevaventana con él titulo “Nuevo Expediente”.

3. Primero se llena la información referente al Documento, y luego lainformación referente al primer Movimiento.

4. Después de ingresar todos los datos, el operador presiona el botón Aceptar.5. El sistema mostrará el nuevo expediente en la pantalla principal con los

datos más relevantes, tales como, numero de expediente, tipo, número dedocumento, fecha, asunto, adjuntos, digitalización, confidencial, estado delexpediente, días transcurridos y alerta. También se mostrara los datos másimportantes de su movimiento en la sección Movimientos.

6. El expediente se encuentra preparado para añadirle nuevos documentos.

Los dos primeros dígitos del Número de expedienterepresentan el año, los siguientes seis es un numerosecuencial que se genera automáticamente, y losúltimos tres dígitos van a identificar los documentos quepertenecen al expediente.


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Observaciones

•

Al momento de llenar los datos del nuevo documento, existen camposobligatorios que se encuentran indicados por el asterisco rojo, el nuevodocumento no podrá ser registrado si es que estos campos no sonllenados.

• Las cajas de texto acompañado del icono binocular, sugieren unafacilidad de búsqueda.

• Dentro de la opción que nos brinda el icono binocular si colocamos enlas cajas de texto una cadena esta actúa como filtro, por ejemplo sicolocamos la cadena “LI” y presionamos el botón “buscar” el sistemanos mostrará todas aquellas palabras que en su contenido se encuentrela cadena “LI”, como lo muestra la figura adjunta.


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Otras Opciones

• El operador puede abortar el proceso presionando el botón cancelardisponible en la nueva pantalla.

• Adicionalmente el operador puede limpiar la pantalla para ingresarnuevos datos presionando el botón limpiar.

• Para ingresar los datos correspondientes a las opciones“Referencias” y “Documentos Adjuntos” el operador deberápresionar el botón “Nuevo”, de este modo se activará una ventanaemergente en la cual se podrá ingresar los datos.

• Así mismo se permite modificar, ver y eliminar el estado de estasopciones, para lo cual se seguirá el mismo proceso.

4.2) NUEVO DOCUMENTO

Descripción

Permite adicionar un nuevo documento a un expediente existente. Los nuevosdocumentos tendrán los mismos ocho primeros dígitos de su expediente pero sediferenciarán por los tres últimos dígitos que irán en forma ascendente conforme seañadan nuevos documentos.


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Flujo de Eventos

1. El operador deberá de seleccionar un expediente o documento, de no ser así elsistema adicionará el nuevo documento al ultimo expediente ingresado.

2. El operador deberá presionar el botón “Nuevo Documento” de la sección deExpedientes, como muestra la figura anterior.

3. En el sistema aparecerá la ventana “Nuevo Documento”.4. Después de ingresar todos los datos del nuevo documento y de su movimiento,

el operador presiona el botón Aceptar.5. El sistema mostrara el nuevo documento en la pantalla principal con sus datos

más relevantes, tales como numero de expediente, tipo, número dedocumento, fecha, asunto, adjuntos, digitalización, confidencial, estado delexpediente, días transcurridos y alerta. También se mostrara los datos másimportantes de su movimiento en la sección Movimientos.

• El sistema nos brinda la posibilidad de establecer una ruta digital que nosva servir para adjuntar un archivo deseado al nuevo documento, pararealizar este proceso presionamos el botón Ruta Digital, enseguida elsistema nos mostrará la siguiente ventana.

Los últimos 3 dígitosdiferencian losdocumentos dentrode un expediente.


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• Presionamos el botón examinar el cual nos va permitir ubicar la ruta localdel archivo a adjuntar y se seleccionará dando clic en el botón Abrir.

• Luego presionamos el botón descargar y el sistema guardará el archivo enel servidor.

• Si la Ruta Digital de nuestro archivo ha adjuntar ha sido bien ingresada, elsistema mostrará en la parte de digitalización

• Todos aquellos documentos que no poseen Ruta Digital tendrán la palabraNo.

• El flag de documento incompleto se aplica a los documentos que nocumplan totalmente los requisitos para ser tramitados.

Otros Pasos

• El operador presionando el botón Limpiar iniciará nuevamente los camposdel formulario Nuevo documento.

• El operador puede abortar los procesos presionando el botón cancelardisponible en las pantallas presentadas.

Nota: Se pueden adicionar varios documentos en un mismo expediente.


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4.3) MODIFICAR DOCUMENTO

DescripciónPermite modificar un documento existente en el sistema.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá seleccionar el documento a modificar.2. El operador deberá presionar el botón “Modificar Documento” de la pantalla

principal, como muestra la figura anterior.3. En el sistema aparecerá la ventana “Modificar Documento”4. Después de modificar los datos del nuevo documento, el operador presiona

el botón Aceptar.5. El sistema mostrará el documento con las modificaciones realizadas en la

pantalla principal con los datos más relevantes.

Seleccionar el Documentoa modificar


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Otras Opciones

• El operador puede abortar los procesos presionando el botón cancelar,disponible en las pantallas presentadas.

• Estarán activadas las opciones “Referencia y Documentos Adjuntos” delformulario las cuales podrán ser ingresadas y o modificadas.

Nota:

Solo podrá modificar un documento el usuario quien lo registra, de no ser así elsistema mostrará el siguiente mensaje.

Solo se podrá modificar un documento que se encuentre en tramite, no se podrámodificar un documento que se encuentre en estado finalizado / atendido.


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4.4) ELIMINAR DOCUMENTOS

Descripción

Permite eliminar un documento existente en el sistema.

Flujo de Eventos 1. El operador deberá de seleccionar el documento a eliminar.2. El operador deberá presionar el botón “Eliminar Documento” de la

pantalla principal, como muestra la figura anterior.3. En el sistema aparecerá la ventana “Eliminar Documento”

4. El operador presiona el botón Aceptar.5. El sistema mostrará un mensaje para confirmar la eliminación del

documento Aceptar o Cancelar.

Seleccionar el BotónAceptar eliminar


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6. El operador presiona el botón Aceptar.7. El documento ha sido eliminado de la pantalla principal.

Otras Opciones

• El operador puede abortar los procesos presionando el botón cancelardisponible en las pantallas presentadas.

Nota:

Solo podrá eliminar un documento el usuario quien lo registra

• No se podrá eliminar documentos con mas de un Movimiento, para eliminarel documento primero se deberá eliminar los movimientos que seannecesarios.


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4.5) VER DOCUMENTOS

DescripciónPermite visualizar los distintos campos de un documento.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá seleccionar el documento a visualizar.2. El operador deberá presionar el botón “Ver Documento” de la

pantalla principal, como muestra la figura anterior.3. El sistema mostrará el documento en con sus distintos campos y

datos en una nueva pantalla


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Nota:

El usuario no podrá modificar ningún dato dentro de esta pantalla.


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5. El sistema mostrará el nuevo documento(copia) en la pantalla principalcon sus datos más relevantes


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4.7) COPIAR DOCUMENTO INICIAL

DescripciónPermite hacer una copia del documento inicial seleccionado, en caso se requieraefectuar tramites paralelos de consulta o gestión en oficinas distintas a la original.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá seleccionar el documento al cual se le va a realizar lacopia del documento inicial.

2. El operador deberá presionar el botón “Copia Documento Inicial” de lasección de Expedientes, como muestra la figura anterior.

3. En el sistema aparecerá la ventana “Copia Documento Inicial”.

4. Después de ingresar los datos, el operador presiona el botón Aceptar.


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5. El sistema mostrará el nuevo documento(copia) en la pantalla principalcon sus datos más relevantes


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4.8) SUSPENDER DOCUMENTOS

Descripción

Permite modificar el estado de un documento en trámite a Suspendido.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá seleccionar el documento a suspender.2. El operador deberá presionar el botón “Suspender Documento“ de la

pantalla principal, como muestra la figura anterior.3. El sistema pedirá la confirmación del proceso dando clic en el botón aceptar4. El sistema mostrará el estado Suspendido en el documento seleccionado.


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Nota:

Solo se podrá suspender un documento que se encuentre en trámite, no se podrá

suspender un documento que se encuentre en estado finalizado. Los documentosen este estado no generan ningún tipo de alerta por cuanto no son consideradospara el cálculo de días de tramitación.


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4.9) ACTIVAR DOCUMENTO

Descripción

Permite activar un documento que se encuentra en estado suspendido.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá seleccionar el documento que se encuentre suspendidopara activarlo.

2. El operador deberá presionar el botón “Activar Documento“, como muestra lafigura anterior.

3. El operador deberá presionar el botón “Aceptar“ a la confirmación del procesode Activación mostrada por el sistema.

4. El sistema mostrará el documento en estado Pendiente.


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4.10) SEPARAR EXPEDIENTE

Descripción

Permite al operado separar números de expediente, para ser completasposteriormente, con el fin de seguir con los otros trabajos o simplemente postergar

la carga de la información del expediente por recarga de laboral.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá presionar en el botón “Separar Expediente”.2. El operador ingresará el numero de expedientes que serán separados y dar

clic en el botón Aceptar.3. El sistema mostrara los nuevos expedientes con los datos de Temporal en

la cantidad de expedientes que el operador haya ingresado.

Observación

• Estos expedientes tendrán que ser modificados con el fin de completar lainformación de dichos expedientes.


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4.11) HOJA DE ENVIO

Descripción:Permite visualizar e imprimir la Hoja de Envió de tramite general del documento activo que seadjuntara al documento físico.


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Flujo de Eventos:

1. El operador selecciona el registro2. El operador da clic en el botón Hoja de Envió así como muestra la imagen

siguiente,3. El sistema mostrara una vista de la hoja de Envió.

4.12) HOJA DE CARGO

Descripción:Documento que registra las firmas de recepción de los movimientos de cadaExpediente.


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Flujo de Eventos:

1. El operador selecciona el registro2. El operador da clic en el botón Hoja de Cargo así como muestra la imagen

anterior.

3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo.

4.13) HOJA DE CARGO DE LA BANDEJA

Descripción:Son las hojas de cargos mostrados en la pantalla principal. En el sistema de tramitedocumentario sirve para visualizarlos ya sea en orden vertical u horizontal, segúnmuestra las imágenes siguientes.


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Flujo de Eventos:1. El operador selecciona el registro2. El operador da clic en el botón Hoja de Cargo de la bandeja así como muestra

la imagen anterior.3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo.


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4.14) HOJA DE CARGO EXPEDIENTE ACTUAL

Descripción:Visualiza los expedientes de las hojas de cargo pendientes.

Flujo de Eventos:

1. El operador selecciona el registro2. El operador da clic en el botón Hoja de “Cargo de Cargo Expediente Actual” asícomo muestra la imagen anterior.

3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo.


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V) SECCION DE MOVIMIENTOS

Esta sección nos muestra los movimientos que tiene un documento. Se activa almomento de seleccionar un documento mostrando todos sus movimientosrespectivos. En esta sección podremos generar nuevos movimientos, así como

modificarlos y eliminarlos.


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5.1) NUEVO MOVIMIENTO

Permite adicionar un nuevo movimiento a un documento en el sistema. Un movimientotiene un número de orden secuencial en forma ascendente para identificarlo.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá presionar el botón “Nuevo Movimiento”, como muestrala figura anterior.

2. En el sistema aparecerá la ventana “Nuevo Movimiento”3. Después de ingresar todos los datos del nuevo movimiento, el operador

presiona el botón Aceptar.4. El sistema mostrará el nuevo movimiento en la sección de movimientos,

con sus datos más puntuales, tales como orden, remitente, destinatario,indicación, adjuntos, folio, observación, prioridad, días asignados, fecha derecepción, días de vencimiento, fecha de registro, operador, y alerta.


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Flujos Alternativos

1. El operador presionando el botón Limpiar puede inicializar nuevamente loscampos del formulario Nuevo Movimiento.

2. El operador puede abortar los procesos presionando el botón cancelardisponible en las pantallas presentadas.

3. El operador puede aplicar los cambios o los datos ingresados dando un clicen el botón Aplicar y podrá continuar en la pantalla donde puede agregar omodificar datos del movimiento.


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5.2) MODIFICAR MOVIMIENTO

Descripción

Permite modificar un Movimiento existente en el sistema.

Flujo de Eventos1. El operador deberá de seleccionar el movimiento a modificar.2. El operador deberá presionar el botón “Modificar Movimiento”, como

muestra la figura anterior.3. En el sistema aparecerá la ventana “Modificar Movimiento”4. Después de modificar los datos del movimiento, el operador presiona el

botón Aceptar.5. El sistema mostrara el nuevo movimiento con las modificaciones realizadas

en la pantalla principal con los datos más relevantes.

Flujo Alternativo

El operador puede abortar los procesos presionando el botón cancelar disponibleen las pantallas presentadas.

Nota:

Solo podrá modificar un movimiento el usuario quien lo registra, de no ser así elsistema mostrara un mensaje igual al siguiente


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5.3) ELIMINAR MOVIMIENTO

Descripción

Permite eliminar un movimiento existente en el sistema.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá de seleccionar el movimiento a eliminar.2. El operador deberá presionar el botón “Eliminar Movimiento”, como

muestra la figura anterior.3. En el sistema aparecerá la ventana “Eliminar Movimiento”4. El operador presionará el botón Aceptar, y el sistema mostrara un mensaje

para confirmar la eliminación del documento OK o Cancel.5. El operador presiona el botón OK.6. El movimiento ha sido eliminado de la pantalla principal.


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Flujos Alternativos

El operador puede abortar los procesos presionando el botón cancelardisponible en las pantallas presentadas.

Nota:

Solo podrá eliminar un movimiento el usuario quien lo registra.

No se podrá eliminar movimientos cuando el documento se encuentra

en estado de suspendido.

Si queda un movimiento en el documento, no se podrá eliminar estemovimiento.


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5.4) VER MOVIMIENTO

Permite visualizar los datos de un movimiento.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá seleccionar el documento a visualizar.2. El operador deberá presionar el botón “Ver Movimiento” de la pantalla

principal, como se muestra en la figura.3. El sistema mostrará el documento con sus distintos campos y datos.


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VI) ALERTAS

Este indicador se utiliza en los documentos y en los movimientos.

6.1) ALERTA EN DOCUMENTOSEsta opción es un indicador del avance del tiempo limite para dar una respuesta a undocumento. Solo se utiliza con algunas instituciones.

Los tipos de alerta de documentos son los siguientes:

• Alerta Roja: Nos indica que el tiempo limite se ha excedido• Alerta Amari lla: Nos indica que el avance del tiempo limite esta entre mas del

50% y menos del 100%•

Alerta Verde: Nos indica que el avance del tiempo limite esta entre mas del0% y menos del 50%

Estos valores pueden ser modificados en la tabla maestra Alerta:


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6.2) ALERTA EN MOVIMIENTOS

Esta opción es un indicador del avance del tiempo limite para dar una respuesta a undocumento en cada movimiento. Este tiempo limite esta sujeto a una prioridad comose puede observar en la tabla maestra Prioridad:

De acuerdo a como avance el tiempo limite, el color de las alertas sigue la misma reglaque en Documentos.


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VII) SECCION DE BUSQUEDA

En esta sección indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema parafacilitar la búsqueda de documentos en el sistema.

Número de Expediente:Este criterio nos permite encontrar los diversos documentos por el número deexpediente que tienen asignado.

Flujo de Eventos

1. El operador ingresará el número de expediente, el cual desea buscar.2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.

3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente aDocumentos.4. En caso el sistema no encuentre ningún expediente con el número ingresado,

mostrará en la sección de Documentos “No existen datos“. Si el operador desearealizar una nueva búsqueda deberá presionar el botón Limpiar de la Sección deBúsqueda, y proceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda del expediente connúmero 05-452238. El sistema mostró en la sección de Documentos los resultados.

Nota:

Si se quisiera buscar documentos tan solo basándonos en el año, deberíamos llenarsolamente el primer campo de Nº Exp. Por ejemplo para buscar documentos del 2004se llenaría el campo como se muestra en el gráfico:


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Número de Documento:

Este criterio nos permite encontrar los diversos documentos por el número dedocumento que tienen asignado.


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Flujo de Eventos

1. El operador ingresará el número de documento, el cual desea buscar.2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente a

Documentos.4. En caso el sistema no encuentre ningún documento con el número ingresado,

mostrará en la sección de Documentos “No existen datos“. Si el operador desearealizar una nueva búsqueda deberá presionar el botón Limpiar de la Sección deBúsqueda, y proceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda del documento connúmero 105. El sistema mostró en la sección de Documentos los resultados deaquellos que posean la cadena “105”.


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Asunto:

Este criterio nos permite encontrar palabras claves dentro del campo asunto en losdiversos documentos.

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Flujo de Eventos

1. El operador ingresará la palabra o palabras claves que desea encontrar en elcampo asunto, cabe indicar que esta sección permite al operador realizar labúsqueda mediante conectores lógicos (Or/And) representados por los signos “/” y“*” respectivamente.

2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.

3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente aDocumentos.4. En caso el sistema no encuentre ningún documento con las palabras claves

ingresadas, mostrará en la sección de Documentos “No existen datos“. Si eloperador desea realizar una nueva búsqueda deberá presionar el botón Limpiar dela Sección de Búsqueda, y proceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda de documentos cuyoasunto contenga las palabras “presupuesto” y “carta”. El sistema mostró en la secciónde Documentos los resultados


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Estado:

Esta sección nos permite encontrar los diversos documentos por el estado en el quese encuentran.

Flujo de Eventos

1. El operador seleccionará el estado de los documentos que desea buscar, haciendoclic en el combo que se muestra en la figura anterior y eligiendo el estado deseado.

2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente a

Documentos.

4. En caso el sistema no encuentre ningún expediente, mostrará en la sección deDocumentos “No existen datos“. Si el operador desea realizar una nuevabúsqueda deberá presionar el botón Limpiar de la Sección de Búsqueda, yproceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda de documentos cuyoestado es “Pendiente de Atención”. El sistema mostró en la sección de Documentoslos resultados


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Remitente:

Esta sección nos permite encontrar los diversos documentos en los cuales losmovimientos fueron realizados por determinado Remitente.

Flujo de Eventos

1. El operador ingresará el nombre del Remitente el cual desea buscar.2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente a

Documentos y Movimientos.4. En caso el sistema no encuentre ningún documento emitido por el Remitente

ingresado, mostrará en la sección de Documentos y Movimientos “No existendatos“. Si el operador desea realizar una nueva búsqueda deberá presionar el

botón Limpiar de la Sección de Búsqueda, y proceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda de documentoscuyos movimientos tienen como remitente a “Gálvez Polo Susana Lourdes”. El sistemamostró en la sección de Documentos y Movimientos los resultados


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Destinatario:

Esta sección nos permite encontrar los diversos documentos en los cuales losmovimientos fueron emitidos a determinado destinatario.

Flujo de Eventos

1. El operador ingresará el nombre del Destinatario el cual desea buscar.2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente a

Documentos y Movimientos.4. En caso el sistema no encuentre ningún documento emitido por el Remitente

ingresado, mostrará en la sección de Documentos y Movimientos “No existendatos“. Si el operador desea realizar una nueva búsqueda deberá presionar elbotón Limpiar de la Sección de Búsqueda, y proceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda de documentoscuyos movimientos tienen como destinatario a “Disa Huancavelica”. El sistema mostróen la sección de Documentos y Movimientos los resultados


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Operador:

Esta sección nos permite encontrar los diversos documentos cuyos movimientosfueron ingresados por determinado operador.

Flujo de Eventos

1. El operador ingresará el nombre del Operador el cual desea buscar.2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente a

Documentos y Movimientos.4. En caso el sistema no encuentre ningún documento relacionado al operador

ingresado, mostrará en la sección de Documentos y Movimientos “No existen

datos“. Si el operador desea realizar una nueva búsqueda deberá presionar elbotón Limpiar de la Sección de Búsqueda, y proceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda de documentoscuyos movimientos tienen como operador a “mcajaleona”. El sistema mostró en lasección de Documentos y Movimientos los resultados


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Fecha de registro:

Esta sección nos permite encontrar los diversos documentos por la fecha de registrode sus expedientes.

Flujo de Eventos

1. El operador ingresará el rango de fechas de registro de los movimientos quepertenezcan al documento que desea buscar.

2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente a

Documentos y Movimientos.4. En caso el sistema no encuentre ningún documento que posea al menos un

movimiento cuya fecha de registro este en el rango ingresado, mostrará en lasección de Documentos y Movimientos “No existen datos“. Si el operador desearealizar una nueva búsqueda deberá presionar el botón Limpiar de la Sección deBúsqueda, y proceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda de documentos cuyafecha de registro de sus movimientos sean desde el “24/11/04” al “25/11/04”. Elsistema mostró en la sección de Documentos y Movimientos los resultados


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Movimiento actual:

Esta sección nos permite mostrar solamente los movimientos actuales de cadadocumento

Por ejemplo mostramos los movimientos del documento cuyo numero de expedientees 05-452234-001

Ahora marcamos la casilla Actual, presionamos Seleccionar, y seleccionamos elmismo documento anterior. Podemos ver en la sección de movimientos que solo semuestra el movimiento actual:

Observación movimientos:

Esta sección nos permite encontrar los diversos documentos que tengan al menos unmovimiento cuya observación sea la ingresada en el campo Observaciones demovimiento.


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Flujo de Eventos

1. El operador ingresará los detalles de la Observación de Movimiento delmovimiento que desea buscar.

2. El operador deberá presionar el botón “Seleccionar” de la sección Búsqueda.3. El sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la sección correspondiente

a Documentos y Movimientos.4. En caso el sistema no encuentre ningún documento que al menos tenga un

movimiento cuya observación coincida con lo ingresado por el operador,mostrará en la sección de Documentos y Movimientos “No existen datos“. Siel operador desea realizar una nueva búsqueda deberá presionar el botónLimpiar de la Sección de Búsqueda, y proceder con la nueva búsqueda.

Como muestra el gráfico anterior el operador realizó la búsqueda de documentos quetengan al menos un movimiento cuyo campo observación coincida con la palabra“urgente”. El sistema mostró en la sección de Documentos y Movimientos losresultados

Observaciones

• El operador podrá realizar combinaciones de los parámetros de búsqueda

especificados en esta sección, hay que tener en cuenta que si el operador usa dosparámetros de búsqueda, el sistema realizará la búsqueda de acuerdo a estosparámetros usando el operador lógico “y”, es decir si uno de los dos parámetros noexiste en la base de datos, el sistema no mostrará resultado alguno.


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VIII) TIPOS DE USUARIO

En el sistema STDW existen cinco tipos de usuarios:

• Los administradores

• Los supervisores• Los supervisores de entidad• Los supervisores de unidad administrativa, y• Los usuarios

Cada uno de estos usuarios tienen un rango de acceso a la información según losperfiles definidos para cada uno y las funciones que estos cumplen.

Botones de ayuda para el Administrador

El Administrador tendrá acceso a los botones de Selección Avanzada, Mantenimientode Tablas Maestras, Exportar Listado, Cerrar-Restaurar, Auditoria, Estadísticas eInformes. Tiene acceso a toda la información del sistema.


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Botones de ayuda para el Supervisor

El Supervisor tendrá acceso a los botones de Selección Avanzada, Exportar Listado,Estadísticas, e Informes. Tiene acceso a la información de todas las entidades.

Botones de ayuda para el Supervisor de Entidad

El Supervisor de Entidad tendrá acceso a los botones de Selección Avanzada,Exportar Listado, Estadísticas e Informes. Tiene acceso a la información de todas lasunidades administrativas de su entidad.

Botones de ayuda para el Supervisor de Unidad Administrativa

El Supervisor de Unidad Administrativa tendrá acceso a los botones de SelecciónAvanzada, Exportar Listado, Estadísticas e Informes. Tiene acceso a la información de

su unidad administrativa.

Botones de ayuda para el Usuario

El Usuario tendrá acceso a los botones de Selección Avanzada, Exportar Listado,Estadísticas e Informes. Tiene acceso a la información en la que él participa.


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IX) Descripción de los Botones de ayuda

9.1) Botón Cambiar usuario

Descripción

Este botón nos permite reiniciar la página principal de Minsa para poder ingresar alsistema con otro usuario.

Flujo de Eventos

1. El operador presionará el botón como muestra la figura.2. El sistema nos hará volver a la página de inicio de Minsa.3. El operador ingresará al sistema con el nombre de usuario y password.


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9.2 ) Información Histórica.

9.3) Selección Avanzada

Es una Opción de Búsqueda Avanzada que nos permite encontrar de modo eficienteDocumentos, Documentos Adjuntos de Documentos, Movimientos, y DocumentosAdjuntos de Movimientos.


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Flujo de Eventos

1. El operador deberá presionar el botón de Selección Avanzada como muestra lafigura.

2. Aparecerá la ventana de Selección Avanzada, y el operador ingresará losparámetros de búsqueda deseado.

3. El sistema emitirá los resultados de la búsqueda en la pantalla principal deMinsa.

Observación

• El operador podrá realizar la Selección Avanzada según Documentos,Documentos Adjuntos de Documentos, Movimientos y Documentos Adjuntos

de Movimientos.• Para accesar a cada una de estas secciones tendrá que hacer click en susrespectivas pestañas como muestra la figura:


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Pestaña Documentos Adjuntos de Documentos

Permite realizar la búsqueda según los documentos Adjuntos que tienen los diversosdocumentos en el sistema. Los parámetros de búsqueda se muestran en la siguiente

figura:

El operador deberá ingresar los datos relevantes de los Documentos Adjuntos para losdocumentos que desee encontrar.

Pestaña Movimientos

Permite realizar la búsqueda según los movimientos que tienen los diversosdocumentos en el sistema. Los parámetros de búsqueda se muestran en la figura, eloperador deberá ingresar los datos relevantes del movimiento que desea encontrar.


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Pestaña Documentos Adjuntos de Movimientos

Permite realizar la búsqueda según los documentos Adjuntos que tienen los diversos

movimientos en el sistema. Los parámetros de búsqueda se muestran en la siguientefigura:


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el operador deberá ingresar los datos relevantes de los Documentos Adjuntos para losmovimientos que desee encontrar.


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9.4) Mantenimiento de Tablas Maestras

Permite al operador realizar cambios según los parámetros que el sistema necesita.Por ejemplo puede reducir el tiempo de las alertas, ingresar nuevos feriados, etc.

Flujo de Eventos

1. El operador presionará el botón Mantenimiento de Tabla Maestras.

2. Aparecerá la ventana “Mantenimiento de Tabla Maestras”, el operador deberáelegir las opciones que desee modificar o añadir.3. Elegida la opción el operador presiona el botón Modificar.4. El operador ingresará los nuevos parámetros de la opción ha modificar en la

parte derecha de la ventana.5. El operador presiona el botón Aceptar para guardar los cambios.6. La tabla maestra ha sido modificada.

Observaciones

• Existen las tablas maestras de Alerta, Cargo, Estado de Documento,

Estado de Usuario, Feriado, Indicación, Entidad, Prioridad, Procedencia deEntidad, Rol, Tema, Hoja de Ruta, Tipo de Destinatario, Tipo deDocumento, Tipo de Documento de Identificación, Tipo de Remitente,Organo Administrativo, Usuario, Particulares.


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• Para acceder a cada una de ellas el operador deber hacer clic en el comboTabla Maestras y elegir una de ellas como muestra la figura.

9.4) Exportar Listado

Permite extraer la lista contenida en la bandeja de resultados a nivel de documentos ymovimientos en forma normalizada, utilizando como salida un archivo de Excel.La información dispuesta de esta manera permite que los datos de los expedientespuedan ser importados a cualquier aplicación.

Flujo de Eventos

1. El operador deberá presionar el botón Exportar Listado.2. El sistema extraerá los expedientes contenidos en la bandeja de resultados y

los enviará a una hoja de Excel, informando de la siguiente forma:


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9.5) Cerrar – Restaurar

Permite la ejecución de dos funciones: Cerrar y Restaurar.

Cerrar

Permite tomar los expedientes que se encuentren en estado de Finalizado o Atendido,desde el año que el operador seleccione así como la de expedientes de añosanteriores si estos existieran. Si el operador elige el año 2004 el sistema tomara todoslos expedientes cuyo estado sea Finalizado hacia atrás, los extraerá de la base dedatos de producción y los almacenará en una base de datos histórica.

Flujo de Eventos

1. El operador presionará el botón de Cerrar-Restaurar.2. El sistema abrirá la venta Cierre / Apertura de Expedientes.3. El operador seleccionará el año de cierre.4. El operador presionará el botón Cerrar Año como muestra la figura.5. El sistema guardará en una base de datos histórica los archivos seleccionados.


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9.6) Auditoria

La auditoria registra todos los eventos o actividades resultantes de la interacción deloperador con el sistema STDW. Es decir registra todas las veces que el operadorpresiono el botón Nuevo, Modificar, Creación, Eliminar, Ver.

Flujo de Eventos

1. El operador presionará el botón de Auditoría como muestra la figura.2. El sistema emitirá un reporte con las interacciones realizadas entre el sistema

STDW y el operador.

Observaciones

• El sistema por default emite el rango de fecha, que indica desde que fechahasta que fecha el operador desea realizar la auditoría, que es de una semana.

• El operador podrá cambiar el rango de la fecha, el Tipo de Transacción quedesee registrar en la auditoría, así como especificar el usuario, en caso serequiera auditar a un usuario en especial.

• Una vez ingresado los parámetros, el operador presionará el botón Buscar.


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• Para imprimir el reporte el operador presionará el botón de impresión.

9.7) Estadísticas

Permite emitir un informe estadístico del número de expedientes emitidos adeterminada Entidad en un rango de fecha ingresado por el operador, según losdiferentes estados en que se encuentre(En tramite, Pendiente, Finalizado)

Flujo de Eventos

1. El operador presionará el botón de Estadística como muestra la figura.2. El sistema abrirá una nueva ventana donde el operador ingresará el rango de

fecha, así como la entidad.3. El operador presionará el botón Tablas Dinámicas como muestra la figura.


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4. El sistema procesará y emitirá el informe estadístico.

9.8) Informes

Permite realizar informes de los diversos expedientes que se encuentren en la base dedatos de producción. Existen 5 tipos de informes: Hoja de Envío de Tramite General,Hoja de Cargo del Sistema de Trámite Documentario, Hoja de Recorrido deExpediente, Hoja de Ruta de Expedientes – Reporte de Bandeja, Ticket, Top deMovimientos Vencidos, y Top de Cantidad de Movimientos.


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Hoja de Envío Trámite General

Cada vez que el operador realiza una actividad en el Sistema STDW, esta deberáestar acompañada de la Hoja de Envío Trámite General.

Esta hoja detalla el Destinatario, Indicación, Fecha, y Remitente.


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Hoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario

Emite el informe de Hoja de Cargo de todos los expedientes y movimientos según losparámetros de búsqueda que ingrese el operador. Los parámetros de búsqueda sonRango de los Expedientes, Rango de Fecha de Registro, Operador, y Destinatario,

De acuerdo a los parámetros ingresados obtenemos la siguiente lista de resultados:

En esa ventana el operador podrá seleccionar uno o más registros para obtener laHoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario.


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Hoja de Seguimiento del Expediente

Emite un informe del documento seleccionado previamente y sus movimientos.

Hoja de Seguimiento de los Expedientes en la Bandeja

Muestra la Hoja de recorrido de expedientes que se encuentren actualmente enbandeja.


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Top de Movimientos Vencidos

Emite un informe detallado de los Movimientos que ya han vencido. Previamentepodemos hacer un filtrado llenando criterios en la siguiente ventana:

Si se hace clic en Aceptar obtenemos el siguiente informe:


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Top de Cantidad de Movimientos

Como su nombre lo indica, muestra el top de cantidad de movimientos, habiendopreviamente el operador ingresado algunos criterios desde la siguiente ventana:

Los resultados son los siguientes:


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Hoja de Cargo – Bandeja


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Hoja de Envió en Blanco


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X) TIPS

TIPS ( SECCION DOCUMENTOS)

En esta sección indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema.

En la sección de documentos debajo de la barra de herramientas encontramos eltítulo de cada campo según como se encuentra ordenado los documentos(Numero deExpediente, Tipo Documento, Número de Documento, Fecha Documento, Asunto,Documentos Adjuntos, Digitalizado, Confidencial, Estado, Días Transcurridos, yAlerta).

Al acercarnos con el mouse por encima de cada uno de los títulos obtendremos laextensión completa de cada título como lo muestra la figura.

Esta barra de títulos nos brinda la posibilidad de ordenar los documentos según elnúmero de expediente, Fecha del Documento, Estado, Días Transcurridos, y Alerta, yasea en forma ascendente o descendente haciendo clic en cada uno de los títulosobteniendo un triángulo hacia arriba o hacia abajo.

Ordenamiento según Nro de Expediente

Al hacer clic sobre el título “Nº Exped”, obtendremos un triángulo ya sea hacia arriba ohacia abajo, para ilustrarnos mejor veremos el siguiente ejemplo.


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Ordenamiento según Fecha Documento

Al hacer clic sobre el título “Fecha”, obtendremos un triángulo ya sea hacia arriba ohacia abajo. Ejemplo:


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Ordenamiento según Estado

Al hacer clic sobre el título “Estado”, obtendremos un triángulo ya sea hacia arriba ohacia abajo. Ejemplo:


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Ordenamiento según Días Transcurridos

Al hacer clic sobre el título “T” (Días Transcurridos), obtendremos un triángulo ya seahacia arriba o hacia abajo. Ejemplo:


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Ordenamiento según Alerta

Al hacer clic sobre el título “A” (Alerta), obtendremos un triángulo ya sea hacia arriba ohacia abajo. En la figura encontramos indicado que la información se encuentraordenada según la alerta en manera descendente como lo muestra el triángulo haciaabajo, es decir los documentos se encontrarán ordenados según el orden de urgenciaque estos tienen en llegar a su destinatario desde los menos urgentes hacia los másurgentes según el plazo establecido. Ejemplo:


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Otras observaciones

En la pantalla de Minsa en la sección Documentos encontrarás información que porespacio en la página web, no puede ser detallada en su totalidad a la cual se leadjunta puntos suspensivos, indicando que la información no esta completa, paraacceder a la información completa solo se tendrá que acercar el mouse hacia lainformación incompleta que deseas revisar y obtendrás la información completa comolo muestra la figura.


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TIPS ( SECCION MOVIMIENTOS)

En esta sección indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema.En la sección de movimientos debajo de la barra de herramientas encontramos el títulode cada campo según como se encuentran ordenado los Movimientos (Orden,Remitente, Destinatario, Indicación, Documentos Adjuntos, Folio, ObservaciónPrioridad, Días Asignados, Fecha de Recepción, Días de Vencimiento, Fecha deRegistro, Operador, y Alerta).

Al acercarnos con el Mouse por encima de cada uno de los títulos obtendremos laextensión completa de cada título como lo muestra la figura


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OTRAS OBSERVACIONES

En la página principal del Sistema Tramite Documentario Web en la secciónMovimientos encontrarás información que por espacio en la página, no puede serdetallada en su totalidad la cual será abreviada, para acceder a la informacióncompleta solo tendrás que acercar el Mouse hacia la información abreviada quedeseas revisar y obtendrás la información completa como muestra la figura.


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Manual de Usuario STDW

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