Manual de Usuario Secure Claim

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Rev. JRM 09/2013 Page 1

TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO 1 PROGRAM ACCESS……..………………………………………………………………….

1.1 PROGRAM ACCESS……………………………………….…………………………………….. 1.2 LOG IN……………………………………………………………………………..……………….

CAPÍTULO 2 DASHBOARD……………………..…………………………………………………………..

2.1 PANTALLA PRINCIPAL………………………………………………………………………….. 2.2 TOOL BAR…………………………………………………………………………………………. 2.3 MENU BAR………………………………………………………………………………………....

CAPÍTULO 3 CONFIGURATION…………..……………………………………………………………….. 3.1 SECURITY……………………………………………………………………….…………….......

3.1 A ROLES……………………………………………………………………………………….. 3.1 B USER………………………………………………………………………………………....

3.2 OFFICE…………………………………………………………………………………………….. 3.2 A BILLING OFFICE………………………………………………………………………….... 3.2 B RENDERING PROVIDERS………………………………………………………………... 3.2 C EXTERNAL PROVIDER………………………………………………………………….... 3.2 D FACILITIES………………………………………………………………………………….. 3.2.E APPOINTMENT BOOK…………………………………………………………………….. 3.2 F SCHEDULE HOLIDAYS……………………………………………………………………. 3.2 G BLOCK TIMES……………………………………………………………………………....

3.3 BILLING…………………………………………………………………………………………….. 3.3 A PAYER…………………………………………………………………………………….…. 3.3 B BUSINESS LINE……………………………………………………………………………. 3.3 C DEDUCTIBLES……………………………………………………………………………… 3.3 D PLAN FEES MEDICAL…………………………………………………………………….. 3.3 E PLAN FEES DENTAL………………………………………………………………………. 3.3 F PLAN FEE INSTITUTIONAL……………………………………………………………….

3.4 CODES……………………………………………………………………………………………... 3.4 A PROCEDURES CODES………………………………………………………………….... 3.4 B ADA CODES………………………………………………………………………………… 3.4 C REVENUE CODES…………………………………………………………………………. 3.4 D NUBC CODES………………………………………………………………………………. 3.4 E DIAGNOSIS CODES……………………………………………………………………….. 3.4 F PROCEDURE COMBO MEDICAL……………………………………………………….. 3.4 G ADA COMBO…………………………………………………………………………….…. 3.4 H REVENUE COMBO………………………………………………………………………... 3.4 I DMERC FORM…………………………………………………………………………….....

3.5 SYSTEM SETTING……………………………………………………………………………..... 3.5 A APPLICATION SETTING……………………………………………………………….….

CAPÍTULO 4 FRONT OFFICE…………..……………………………………….………………………….

4.1 PATIENT…………………………………………………………………………………..………. 4.1 A PATIENT SEARCH…………………………………………………………..……………. 4.1 B NEW PATIENT……………………………………………………………………………...

4.2 APPOINTMENT BOOKS……………………………………………………………………….… 4.2 A BOOKS…………………………………………………………………………………….… 4.2 B SEARCH………………………………………………………………………………….…..

4.3 ELEGIBILITY…………………………………………………………………………………….… 4.3 A ELEGIBILITY VERIFICATION………………………………………………………….….

3 4 4 5 6 6 6 7 8 8 9 10 10 12 15 16 16 17 18 19 19 20 21 22 23 23 23 23 24 25 26 27 27 28 28 28 29 29 32 33 33 33 37 37 41 41 41

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CAPÍTULO 5 CLAIM CENTER……….……………………………………………………………...…….

5.1 CLAIMS…………………………………………………………………………………………….

5.1 A TRACKING…………………………………………………………………………………. 5.1 B PROFESIONAL CLAIM……………………………………………………………………

5.1. B.1 CLAIM………………………………………………………………………………. 5.1. B.2 ADITIONAL INFO…………………………………………………………………. 5.1. B.3 ATTACHMENTS…………………………………………………………………... 5.1. B.4 HISTORY…………………………………………………………………………...

5.1 C DENTAL CLAIM……………………………………………………………………………. 5.1. C.1 CLAIM………………………………………………………………………………. 5.1. C.2 ADITIONAL INFO…………………………………………………………………. 5.1. C.3 HISTORY…………………………………………………………………………..

5.1 D INSTITUCIONAL CLAIM…………………………………………………………………. 5.1. D.1 CLAIM……………………………………………………………………………… 5.1. D.2 ADITIONAL INFO……………………………………………………………….… 5.1. D 3 ATTACHMENTS…………………………………………………………………... 5.1. D.4 HISTORY…………………………………………………………………………...

5.1 E RECURRING CLAIM…………………………………………………………………….... 5.1 F EMR ENCOUNTERS………………………………………………………………………

5.2 PAYMENTS…………………………………………………………………………………...….. 5.2 A TRACKING………………………………………………………………………………….

5.2. A.1 BY PAYER…………………………………………………………………………. 5.2 A.1a ELECTRONIC PAYMENT…………………………………………………… 5.2 A.1b PAPER PAYMENT…………………………………………………………...

5.2. A.2 BY PATIENT……………………………………………………………………….. 5.2 A.2a +ADD PATIENT………………………………………………………………. 5.2 A.2b DAILY CLOSING………………………………………………………………

5.3 TOOLS…………………………………………………………………………………………….. 5.3 A INCOMIMG FILES…………………………………………………………………………. 5.3 B DAILY ACTIVITY REPORT……………………………………………………………….

CAPÍTULO 6 DENTAL CENTER…….……………………………………………………………………..

6.1 RESTORATIVE CHART………………………………………………….…………………..….

CAPÍTULO 7 ANALYTICS….……………………………………………………………………………….

7.1 REPORTS…………………………………………………………………………………………

7.1 A GENERAL………………………………………………………………………………….. 7.2 MAIL MERGE……………………………………………………………………………………..

7.2 A RECALL…………………………………………………………………………………….. 7.2 B STATEMENTS OF ACCOUNT……………………………………………………………

CAPÍTULO 8 SUPPORT……….…………………………………….………………………………………

8.1 HELPH…………………………………………………………………………….…………........ 8.1 A USER GUIDE………………………………………………………………………………. 8.1 B QUICK REFERENCE………………………………………………………………………

8.2 SERVER…………………………………………………………………………………………... 8.2 A SYNC CODES……………………………………………………………………………… 8.2 B CHECK NEW VERSION…………………………………………………………………..

CONTACTENOS……………………………………………………………………………………………...

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44 44 45 45 48 49 50 52 52 55 56 58 58 60 61 62 64 67 68 68 68 69 72 74 74 76 77 77 77 78 79 83 84 84 85 85 85 86 87 87 87 87 87 88 89

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1.1 Program Access Bienvenidos a nuestro nuevo programa de manejo de oficina y facturación en formato Web Base, facilitando el acceso desde el Browser de su preferencia. Deberá de ingresar www.securepms.com.

1.2 Log In

Para poder acceder al mismo deberá de ingresar el usuario y contraseña provisto por uno de nuestros representantes. La cuenta se bloqueara al cuarto intento y tendrá que esperar aproximadamente ½ para que la misma se active automáticamente. El usuario bloqueado puede ser activado por el usuario con privilegios de administrador.

http://www.securepms.com/

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2.1 Pantalla Principal En su página principal encontrará secciones de publicidad que lo mantendrá informado sobre nuevos productos, servicios, actualizaciones, actividades y más. Aquí encontrará toda la información relacionada al formato de transacciones HIPAA 5010, noticias, regulaciones, leyes, cambios y todo lo que necesita saber para estar en cumplimiento. La sección ubicada a mano derecha le proveerá las últimas noticias y comunicados emitidos por las aseguradoras o por Inmediata.

2.2 Tool Bar Dentro de la opción de “Tool Bar” tendrá acceso a: nuestro nuevo portal “Secure Track", podrá seleccionar el idioma de su preferencia, así como también podrá realizar configuración de varios parámetros los cuales se detallarán bajo la sección de “System Setting”. También cuenta con un área de ayuda y podrá finalizar la sección presionando “Logout”.

2.3 Menu Bar Contamos con un “Menu Bar” que nos permitirá movilizarnos a las diferentes áreas: “Front Office, Claim Center, Back Office, Analytics y Support”, para un eficiente proceso de manejo de oficina.

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3.1 Security Podrá realizar la configuración del programa accediendo a “Back Office” donde encontrará 5 secciones comenzando con: Security, Office, Billing, Codes, System Settings.

3.1. A Roles Desde el área de “Roles” creará los niveles de acceso a otorgar a las diferentes áreas de trabajo (posiciones) según su función en la facilidad. El “Role” del Administrador ya se encuentra integrado en el sistema con todos los privilegios. Podrá realizar la búsqueda de un “Role” ya existente por nombre o descripción y luego oprimiendo “Search”. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado los títulos. Para añadir más “Roles” a su cuenta debe acceder a la opción “Add Roles”.

Inmediatamente el sistema le permitirá configurar y seleccionar los privilegios a otorgar a dicha área de trabajo (posición). Comenzando con crear un nombre y descripción a dicha función, (por ejemplo Secretaria, Facturador), luego procederá a marcar el área donde escogerá como desea visualizar su página principal al momento de acceder al programa y seguido las áreas a las cuales se les brindará acceso y luego proceda a grabar la información.

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3.1. B User En esta área encontrara todos los usuarios que tendrán acceso al “Secure Claim”. Podrá modificar la información del usuario oprimiendo sobre “User Name” que se le otorgo. Podrá realizar la búsqueda de un “User” ya existente escogiendo una de las opciones de búsqueda y luego oprimiendo “Search”. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

Complete las áreas de Información del usuario e información de acceso. Desde el área de “Role” es que se selecciona el tipo de “Role” por función. Desde el área de “Status” podrá inactivar, bloquear y activar el usuario. También podrá otorgarle acceso directo a nuestro Nuevo Portal “Secure Track” a aquel usuario que se le configure el área de “Clearinghouse Credentials” tendrá que ser el mismo usuario y contraseña que utilizan actualmente para acceder al “Secure Track”.

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3.2. Office En esta sección podrá realizar la configuración de la Entidad, Facilidades y Libro de Citas.

3.2 A Billing Office Se realiza la configuración de la entidad que recibirá el pago por parte del Plan Médico. Si el “Billing” y el “Rendering” es la misma persona, no se crea nada en esta sección ya que el proveedor se creará en el área de “Rendering Provider”. Podrá realizar una búsqueda de aquellas entidades ya existentes por: “Code”, “NPI”, Nombre de la Oficina y Especialidad, luego presione “Search”. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Para crear dicha entidad presione “Add Billing Office”.

Complete la siguiente información:

1. Pestaña de “General Information” se coloca la información requerida. También podrá llenar los espacios que no son requeridos como información adicional. El área de “Code” se utiliza para identificar esa entidad, por lo general se utilizan las iniciales. Podrá inactivar esta entidad eliminando la marca de “Active”, y también podrá escribir notas locales en el área de “Notes”.

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2. Pestaña de “Identifiers” se coloca número de Identificación Primario (como por ejemplo el Seguro Social Patronal o Personal). También podrá añadir un número de Identificación Secundario de éste ser requerido para su facturación, cuándo este configurado el número de licencia como identificador secundario con el Type 0B se reflejara en el la Forma ADA 2006/2012. El Rendering estará identificado en el campo 55 y el Billing en el campo 50 de dicha forma.

3. Pestaña de “Configuration” se realiza la unión del o los médicos que brindan servicio en la entidad.

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4. Pestaña de “Office” usted podrá colocar información opcional como el lema de su entidad, el cual se reflejará como encabezado al momento de la impresión de un documento, crear un mensaje para las cartas de cobro o recibos de pagos.

****Deberá colocar la información del gerente de facturación y la dirección donde desea recibir el pago del plan médico.

3.2. B Rendering Providers Dentro de esta área se realiza la configuración del proveedor que brinda el servicio dentro de la entidad “Billing”, si es un médico solo no es requerido que se cree la información en el “Billing Office” ya que desde esta área se puede identificar dicho médico como “Billing” y “Redering”. Podrá realizar la búsqueda por: “Code”, “NPI”, Apellido, Nombre, Tipo de Proveedor y Especialidad, luego presione “Search”. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

Para crear al o los médicos presiones “Add Provider”

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Complete la siguiente información: Pestaña de “Providers” nos permitirá colocar los detalles del proveedor, donde podrá identificarlo como “Billing” y “Rendering”, Nombre, Dirección, NPI, Especialidad y Teléfonos. También podrá llenar los espacios que no son requeridos como información adicional y también podrá escribir notas locales en el área de “Notes”.

De realizar alguna modificación a la información del Proveedor se debe de eliminar la marca a la opción de permitir actualización electrónica.

1. Pestaña de “Identifiers” se coloca un número de Identificación Primario (como por ejemplo el Seguro Social Patronal o Personal). También podrá añadir un número de Identificación Secundario de este ser requerido para su facturación, cuándo este configurado el número de licencia como identificador secundario con el Type 0B se reflejara en el la Forma ADA 2006/2012. El Rendering estará identificado en el campo 55 y el Billing en el campo 50 de dicha forma.

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2. Pestaña de “Configuration” se realiza la unión a la entidad que cobrará el servicio brindado. Cuando se le requiera que usted identifique el “Rendering” bajo la entidad, al marcar la opción de “Billing” y “Rendering” en el área de “Provider” esta acción habilitara el área de “Rendering” y es aquí donde se podrá realizar la unión. Permite marcar la autorización de asignación de servicio para el paciente y la aceptación del médico. También permite indicar si el paciente autoriza el relevo de responsabilidad. Podrá bajar la imagen de la firma electrónica del proveedor y/o la entidad.

3. Pestaña de “Office” usted podrá colocar información opcional como el lema de su entidad, el cual se reflejará como encabezado al momento de la impresión de un documento, crear un mensaje para las cartas de cobro o recibos de pagos.

****Deberá colocar la información del gerente de facturación y la dirección donde desea recibir el pago del plan médico.

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4. Pestaña de “Business Line” le permite añadir una línea de negocio para el proveedor.

3.2. C External Provider En esta área se configuran los proveedores que se encuentran indirectamente involucrados en el servicio brindado al paciente, ya sea porque fue el médico que refirió u ordenó el servicio. Podrá realizar la búsqueda de los médicos ya existentes por: “Code”, “NPI”, Apellido, Nombre, Tipo de Proveedor y Especialidad. Podrá modificar la información del oprimiendo sobre el “Code” que identifico.

Para crear al o los médicos presione “Add External Provider” e inmediatamente el sistema le permitirá completar la siguiente información. Identifique el tipo de Proveedor, colocando una marca en el recuadro frente a la opción de (Rendering y/o Ordering) y complete la siguiente información Nombre, Apellido, Dirección, NPI, Especialidad y Teléfonos. El área de “Code” se utiliza para identificar esa entidad, por lo general se utilizan las iniciales. Podrá inactivar este proveedor eliminando la marca de “Active”, si es el proveedor externo es una entidad elimine la marca de “Person” y también podrá escribir notas locales en el área de “Notes”.

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3.2. D Facilities

Podrá configurar la facilidad donde se brindó el servicio presionando en “Add Facility”. Podrá realizar la búsqueda de los médicos ya existentes por: “Code”, “NPI”, Apellido, Nombre, Tipo de Proveedor y Especialidad. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

Complete la información requerida. Podrá inactivar esta facilidad eliminando la marca en el área de “Active”.

3.2. E Appointment Book Podrá realizar la configuración del o los Libros de Citas oprimiendo “Add Appointment Book”. También podrá realizar la modificación del libro de cita creado presionando sobre el “Name” y realizar búsquedas utilizando las diferente áreas. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Complete el área de detalles y realice la configuración del horario.

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Complete el nombre, proveedor, intervalo en tiempo entre una visita y otra, una breve descripción y notas locales de necesitarlas. Podrá configurar un mensaje para los recordatorios que recibirá el paciente electrónicamente y/o vía texto (NO SE PUDE EDITAR DESPUES DE LOS DOS PUNTOS EN EL AREA DE “MESSAGE”), también podrá colocar en el área de “From Email” si desea que el paciente le conteste vía correo electrónico y un “Subject” como título para los recordatorios. Podrá inactivar el calendario eliminando la marca de “Active”. Al completar y marcar la fecha de “Monday” y luego ir seleccionando los demás días esto permitirá que la misma data que incluye en “Monday” se repita.

3.2. F Schedule Holidays

Podrá separar fechas festivas en su calendario de citas al realizar la configuración bajo la pestaña de “Holiday”. También encontrará el listado de todas las fechas importantes creadas.

1. Pestaña de “List” podrá ver el listado de los días configurados.

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2. Pestaña de “Holiday” deberá de completar la información requerida, si marca la opción de “Entery Day” deshabilitará el reloj al lado de la hora de comienzo y finalizado. También podrá escribir notas locales en el área de “Notes”.

3.2. G Schedule Block Time Contará con un área para bloquear fechas y horarios importantes en el calendario de citas, realizando la siguiente configuración: razón del bloqueo, día, hora y nota especial. Luego deberá seleccionar al proveedor al que se le estará bloqueando la agenda.

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3.3. Billing En esta sección encontrará el listado de las aseguradoras a las cuales les realizará la reclamación del servicio brindado al paciente.

3.3. A Payer Podrá añadir aquellas aseguradoras a las cuales le facturara de forma manual, ya sea porque aún no es proveedor participante o que la aseguradora no acepta reclamaciones electrónicas, oprimiendo “+Add Payer”. Podrá realizar la búsqueda de un “User” ya existente escogiendo una de las opciones de búsqueda y luego oprimiendo “Search”. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Para las aseguradoras que transmiten electrónicamente podrás editar el Code y dirección, también cuenta con un encasillado que al márcalo permite que se sincronice y actualice la información según esta en la base de datos del “Clearinghouse”.

Complete la siguiente información: nombre del plan, ID del pagador y dirección. El área de “Code” se utiliza para identificar esa aseguradora, por lo general se utilizan las iniciales. Podrá inactivar esta entidad eliminando la marca de “Active”, y también podrá escribir notas locales en el área de “Notes”.También podrá marcar “Allow address update from clearinghouse” esta opción le permitirá que sincronice y actualice la información según se encuentra en la base de datos de INMEDIATA.

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3.3. B Business Line En esta sección podrá realizar la búsqueda de una línea de negocio o la creación de ésta facilitando el poder definir costo por procedimiento, facilitar el proceso de reclamación y de reconciliación.

Podrá añadir la línea de negocio para la aseguradora que usted seleccione “+Add Business Line” y deberá completar la siguiente información: Nombre de la línea de negocio (ej. SSS Selecto), Selección del pagador al que se unirá (ej. SSS), Configuración Opcional, Opciones de Impresión y Configuración para la facturación de Anestesia. En la Configuración Opcional usted podrá activar:

“Send Usual Charge” - utilizar los cargos usuales.

“Requires Price List” - requiere lista de precio.

“Behaves as Medicare” - que se comporte como Medicare activando tarifa por facilidad.

“Valid Policy Number” - permite validar cantidad de dígitos de la póliza del paciente.

“Capitated Plan” - cubierta capitada.

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3.3. C Deductibles Esta sección le ofrece la opción de definir los Deducibles del Plan de Beneficios de Salud del paciente (Cubiertas). Podrá añadir una cubierta oprimiendo “+Add Plan Deductible” y podrá seleccionar en que forma lo desea configurar por “Plan o por Business Line”. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

También le permite seleccionar entre tipo de deducible:

“By Category” - donde se podrá indicar el porciento (%) según la categoría o cantidad fija por especialidad.

“By Claims” - podrá indicar la cantidad fija por visita.

“By Services Line” - podrá indicar la cantidad fija por línea de servicio.

Como opción adicional podrá añadir una nota e indicar que la misma se refleje en el momento de la creación de la factura, indicar días de espera, límite de cobertura y cantidad de deducible anual. Para inactivar está cubierta elimine la marca en el área de “Active”.

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3.3 D Plan Fees (Medical) En esta sección podrá realizar la configuración de Tarifas Profesionales Contratadas por “By Plan” (Cubiertas) o “Business Line” (Plan o Línea de Negocio) oprimiendo “+Add Medical Plan Fee”. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

Seleccione el formato bajo el cual se configurará “By Plan” (cubiertas) o “By Business Line” (plan o línea de negocio), realice la búsqueda del código a configurar, determine la categoría del deducible, coloque la tarifa según la especialidad, tiempo límite de meses. Como opción adicional puede colocar una nota de ser requerida para dicho código y podrá indicar que la misma se refleje en el momento de la facturación marcando el recuadro, también podrá indicar si el procedimiento requiere pre-autorización y si el mismo no está cubierto por el plan médico. Podrá inactivar esta tarifa eliminando la marca de “Active”.

Usted podrá copiar las tarifas creadas a otro “Plan o Business Line” oprimiendo “+Group Option” que se encuentra en la parte superior derecha.

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En esta área realizará la búsqueda de las tarifas creadas e inmediatamente se reflejará en pantalla todos los códigos configurados los cuales usted seleccionará todos o aquellos que necesite copiar. Luego seleccione el “Plan o Business Line” al que desea copiar y oprima la opción de” Copy”.

El sistema le mostrará en pantalla los códigos copiados donde le permitirá realizar cambios de ser necesario, a la categoría de deducible y cargos del plan luego se presiona “Save”. Realizando la transferencia de la data de un “Plan o Business Line” a otro. De no necesitar algunas de las tarifas copiadas podrá marcar en el recuadro al lado de “Code” y luego oprima “Delete”

3.3. E Plan Fees (Dental) (seguir las mismas instrucciones de 3.3. D Plan Fees (Medical))

3.4. F Plan Fees (Institutional) (seguir las mismas instrucciones de 3.3. D Plan Fees (Medical))

3.4. Codes

3.4 A Procedures Codes En esta sección podrá ver el listado de los códigos ya existentes y realizar una búsqueda de estos de diferentes formas; por “Code” con el que se identificó el código Profesional, descripción del código y si este pertenece al listado de favoritos. También podrá editar los códigos de procedimientos ya existentes presionando sobre el “Code” creado para el código deseado. Podrá marcar sus códigos como favoritos o inactivar como favoritos marcando el recuadro al lado de “Code” y luego de escogerlos ir a la opciones de “Mark as Favorite o Unmark” este según aplique. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. También podrá añadir códigos oprimiendo la opción de “+ Add Procedure Code”.

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Al añadir un código de procedimiento deberá de identificarlo con un “Code”, como opción adicional puede colocar uno o más modificadores de estos ser necesarios, deberás colocar la descripción del código, el cargo usual, cargo privado, la fecha de efectividad del código y/o fecha de expiración como método de inactivación. También podrá identificar dicho código como aprobado por HIPAA, si es un procedimiento privado, procedimiento favorito y si la descripción pueda ser editable.

3.4. B ADA Codes En esta sección podrá ver el listado de los códigos ya existentes y realizar una búsqueda de estos de diferentes formas; por “Code” con el que se identificó el código Dental, descripción del código y si este pertenece al listado de favoritos. También podrá editar los códigos de procedimientos ya existentes presionando sobre el “Code” creado para el código deseado. Podrá marcar sus códigos como favoritos o inactivar como favoritos marcando el recuadro al lado de “Code” y luego de escogerlos ir a la opciones de “Mark as Favorite o Unmark” este según aplique. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. También podrá añadir códigos oprimiendo la opción de “+ Add ADA Code”.

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Al añadir un código de procedimiento dental deberá de identificarlo con un “Code”, como opción adicional deberás colocar la descripción del código, el cargo usual, cargo privado, la fecha de efectividad del código y/o fecha de expiración como método de inactivación. También podrá indicar si dicho código requiere diente, superficie, seleccionar el nivel de procedimiento, poder identificar la imagen como un procedimiento o condición, dicho código como aprobado por HIPAA, si es un procedimiento privado, procedimiento favorito y si la descripción pueda ser editable.

3.4. C Revenue Codes En esta sección podrá ver el listado de los códigos ya existentes y realizar una búsqueda de estos de diferentes formas; por “Code” con el que se identificó el código Institucional, descripción del código y si este pertenece al listado de favoritos. También podrá editar los códigos de procedimientos ya existentes presionando sobre el “Code” creado para el código deseado. Podrá marcar sus códigos como favoritos o inactivar como favoritos marcando el recuadro al lado de “Code” y luego de escogerlos ir a la opciones de “Mark as Favorite o Unmark” este según aplique. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Podrá añadir un códigos oprimiendo la opción de “+ Add Revenue Code”.

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Al añadir un código de procedimiento institucional deberá de identificarlo con un “Code”, como opción adicional puede colocar un CPT de ser necesario, deberás colocar la descripción del código, el cargo usual, cargo privado, la fecha de efectividad del código y/o fecha de expiración como método de inactivación. También podrá indicar si dicho código requiere diente, superficie, seleccionar el nivel de procedimiento, poder identificar la imagen como un procedimiento o condición, dicho código como aprobado por HIPAA, si es un procedimiento privado, procedimiento favorito y si la descripción pueda ser editable.

3.4. D NUBC Code (National Uniform Billing Committee) En esta sección podrá ver el listado de los códigos ya existentes y realizar una búsqueda de estos de diferentes formas; por “Code” con el que se identificó el código quirúrgico, descripción del código y si este pertenece al listado de favoritos. Podrá marcar sus códigos como favoritos o inactivar como favoritos marcando el recuadro al lado de “Code” y luego de escogerlos ir a la opciones de “Mark as Favorite o Unmark” este según aplique. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

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3.4. E Diagnosis Codes

En esta sección podrá ver el listado de los códigos de diagnósticos ya existentes y realizar una búsqueda de estos de diferentes formas; por “Code” con el que se identificó el código, descripción del código y si este pertenece al listado de favoritos. Podrá marcar sus códigos como favoritos o inactivar como favoritos marcando el recuadro al lado de “Code” y luego de escogerlos ir a la opciones de “Mark as Favorite o Unmark” este según aplique. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

3.4. F Procedure Combo En esta sección podrá ver el listado de los combos profesionales ya creados y realizar una búsqueda de estos de diferentes formas; por “Code” con el que se identificó el código, descripción del código y si este pertenece al listado de favoritos. Podrá marcar sus códigos como favoritos o inactivar como favoritos marcando el recuadro al lado de “Code” y luego de escogerlos ir a la opciones de “Mark as Favorite o Unmark” este según aplique. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Podrá añadir un combo oprima “+Add Procedure Combos”.

Identifica el combo creado con un “Code” (letras o números) el cual podrá ser modificado en cualquier momento, también deberá colocar la descripción a otorgarle al combo a crear, deberá seleccionar los códigos de CPT que aparecerán en dicho combo junto a las unidades a facturar y también podrá escribir notas locales en el área de “Notes”.

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3.4. G ADA Combo (seguir las mismas instrucciones de 3.4. F Procedures Combo)

3.4. H Revenue Combo (seguir las mismas instrucciones de 3.4. F Procedures Combo)

3.4. I DMERC Form En esta sección se crean y se editan todos los Certificados de Necesidad Médica (CMN) para ser utilizados en la Facturación de Equipo Médico y Suministros Médicos. También podrá realizar una búsqueda de estos de diferentes formas; por “Code” con el que se identificó el código y nombre. Tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

Identifica el certificado creado con un “Code” (letras o números) el cual podrá ser modificado en cualquier momento, también deberá colocar la descripción a otorgarle, deberá completar los campos “Question No, Type & Label”.

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3.5 System Setting

3.5. A Application Setting En esta sección usted podrá realizar la configuración de varios parámetros de la aplicación los cuales se explican a continuación:

1. Pestaña de “General" General

Activar o Inactivar la validación del “Guarantor”,

Activar o inactivar para que utilicé la última tarifa que ingreso al momento de la facturación,

Activar o Inactivar para que marque como favorito los códigos una vez sean facturados,

Activar o Inactivar como campo requerido el “Referring Provider” al momento de generar una factura.

Zona

Cuantas líneas se mostraran por página, Print

Ajustes de los márgenes para la impresión de las formas, Sequences

La secuencia de: número del record, factura, cita, visita, pago, recibo y numero de control interno,

Synchronization

Sincronización del sistema,

Tipo de lector de tarjetas

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2. Pestaña de “Deductible Categories”

Configuración de las categorías de cubiertas médicas y dentales. La descripción es editable. En las dentales se podrán añadir adicionales así como eliminarlas de ser necesario.

3. Pestaña de “Dental Chart” Dental Group

Creación de grupos de procedimientos más utilizados los cuales aparecen en el “Restorative Chart”.

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Dental Notes

Permite crear notas dentales las cuales pueden ser utilizadas para la reclamación de algunos procedimientos.

4. Pestaña de “Scheduler”

Permite crear los diferentes tipos de cita para identificar al paciente. También podrás extender las horas de servicio en caso de que aunque tengan un horario establecido usted atienda pacientes fuera de ese horario. De acuerdo al número de horas que coloque en el área de “Extended Work Hours” se ampliara el horario tanto antes como después del horario configurado. Podrá añadir o eliminar más tipos de citas.

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4.1 Patient Dentro de esta área se creará toda la información de importancia para la creacion de un paciente, la agenda del proveedor y verificacion de elegibilidad.

4.1. A. Patient Search Podrá realizar la búsqueda de los pacientes ya existentes de formas diferentes: Número de Récord, Apellido, Nombre, Número de identificación, por proveedor o seleccionando el área de búsqueda avanzada. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Podrá modificar la información del paciente oprimiendo sobre “MRN” que se le asigno. Contará con la opción de poder crear a un paciente nuevo en “+ Add Patient”.

4.1 B New Patient Para crear un paciente nuevo complete la siguiente información:

1. Pestaña de “Patient Information” deberá completar los datos personales y podrá añadir números

de identificación adicionales. También permite identificar al paciente realizando un “Upload” de su foto. De tener activo el “Guarantor” deberá de crear un nuevo paciente para este propósito y poder unirlo al paciente, si el “Guarantor” no es paciente deberá de eliminar la marca del recuadro “Office Patient”. Podrás inactivar el paciente y añadir automáticamente el paciente al “Secure EMR” si usted está suscrito a este producto. También podrá imprimir el estado de cuenta, el record del paciente y/o la excusa medica. Si el paciente esta duplicado deberá de escoger uno e inactivarlo ya que el programa no permite eliminarlo.

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2. Pestaña de “Addresses/Contacts” podrá completar la dirección de paciente, números de teléfonos, contactos, etc. Si la dirección física es la misma a la dirección postal solo tiene que marcar el recuadro de “Same Mailing Address”, el área de “Reminder” se puede configurar para el envío de recordatorios desde el libro de citas, estos son vía texto a unidades móviles o correos electrónicos. También podrá imprimir el estado de cuenta y/o el record del paciente.

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3. Pestaña de “Additional Information” podrá completar la información demográfica, estatus de embarazo e información del médico primario. También podrá imprimir el estado de cuenta y/o el record del paciente.

4. Pestaña de “HIPAA/Insurances” deberá completar la información del plan o los diferentes planes

que tiene el paciente. Podrá realizar la búsqueda de elegibilidad y también le permitirá obtener un récord del resultado. También podrá crear desde aquí la factura electrónica para el formato profesional e institucional e imprimir el estado de cuenta, el record del paciente y/o la excusa médica. Importante para la facturación electrónica deberán de estar marcadas la autorización de relevo de información y de los beneficios asignados.

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5. Pestaña de “Office Information” se completará información opcional, administrativa y financiera para uso de la oficina. Las siguientes áreas se alimentarán de información ya entrada durante el uso del producto:

Last Visit – Fecha de la última visita

Next Appointment – Fecha de la próxima cita

Last Canceled – Fecha de la última cita cancelada

Patient Balance – Balance que adeuda el paciente a la oficina (ej.deducibles)

Family Balance – Balance que adeudan un componente familiar que tiene la unión con un “Guarantor”

También podrá escribir notas locales en el área de “Notes”.

6. Pestaña de “Documents” podrá anejar cualquier documento digitalizado al récord del paciente (ej. identificación, tarjeta del plan de seguro médico, etc.). El área de “Document Type” tiene varias opciones entre ellas esta “Billing Related” esta se podrá utilizar para digitalizar un “Super Bill” que podrá ser utilizado por su facturador sin necesidad de manejarlo a papel.

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7. Pestaña de “History” podrá visualizar un historial de información para Pagos, Facturas, Diagnósticos, Procedimientos, Elegibilidad, Citas y Comunicados.

4.2 Appointments Books

4.2. A Books Desde esta área podrá otorgarles la cita a sus pacientes, enviar recordatorios, verificar elegibilidad, visualizar espacios disponibles, imprimir listados de pacientes ya citados, ver calendarios por día, semana, mes y escoger el calendario que desea ver. Al escoger el calendario por día podrá ver más de un calendario a la vez. También le provee una leyenda para poder identificar las fechas festivas o importantes que usted configuró en “Schedule Holidays” o en “Block Time” permitiendo que se refleje en su libro de citas. Podrá mover una cita a otro día utilizando el “Drag and Drop” (escoja el paciente con el lado derecho de su ratón luego lo arrastra al día y hora que desea cambiarla y suelte el ratón, automáticamente cambiara de día y hora.

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Para crear una cita presione la opción de “+ Create Appointment” o realizando un “Right Click” desde su ratón sobre el día y la hora deseada. Inmediatamente le abrirá la pantalla donde usted deberá seleccionar al proveedor con el que desea su cita, el tipo de visita (si es paciente nuevo o de seguimiento) el día y la hora. Si es un paciente de seguimiento debe realizar la búsqueda del mismo presionando la opción al lado del “MRN” que le llevara a la pantalla de “Patient Search” una vez lo busque y lo selecciona automáticamente se llenarán los encasillados

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Si el paciente es nuevo, solamente marca el recuadro al lado de “New Patient” y completará las siguientes áreas requeridas: proveedor con el que desea su cita, el tipo de visita, el día y la hora de la cita, nombre y apellido del paciente.

Usted podrá enviar un recordatorio de su cita seleccionando al paciente con una marca al lado del recuadro del paciente y luego presionando sobre la opción de “+ Send Reminders” e inmediatamente el sistema realiza el envío del recordatorio reflejándolo dentro del “Appointment”. Se puede realizar él envió de recordatorios en masa oprimiendo “√ Select All”.

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También podrá verificar la elegibilidad del paciente o los pacientes seleccionados con una marca al lado del recuadro del paciente y luego presionando la opción de “Request Eligibility” e inmediatamente el sistema indicará que la información se reflejándolo dentro del “Appointment”. Se puede realizar la elegibilidad en masa oprimiendo “√ Select All”.

Podrá identificar dentro del “Appointment” ambas notificaciones. En la opción de “Status” si fue enviado el recordatorio y en “Last Check” (Date, Result) la elegibilidad. También tendrá la opción de “Cut” que le permitirá cambiar la cita a otro día o a otro calendario una vez se oprime vamos al día y calendario que queremos cambiar un con un “Right Click” desde su ratón oprime “Paste” y se realizara el cambio de fecha y/o calendario.

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Usted tendrá disponible dos diferentes maneras para la impresión del listado de pacientes “Regular” y “List”. Deberá de escoger marcando cada paciente o seleccionando “√ Select All” y luego oprime “Print”.

4.2. B Search Usted podrá realizar la búsqueda de la cita de sus pacientes, por número de récord, apellido(s) o nombre (en esta área existe otro filtro que le ayudara a realizar mejor la búsqueda). También podrá modificar la cita oprimiendo sobre el número de cita.

4.3 Eligibility

4.3. A Eligibility Verification Es la sección donde podrá acceder a la elegibilidad de sus pacientes donde deberá completar las áreas identificadas con asteriscos en color rojo ya que son campos requeridos. Observe que no todos los campos son requeridos para aquellas aseguradoras que permiten ver la elegibilidad. Podrá completar la información adicional accediendo a “Show Advanced Options” según sea requerido por la aseguradora. Luego de completar los campos requeridos oprima sobre “Request Eligibility” e inmediatamente se reflejará en pantalla la elegibilidad del paciente. También podrá acceder a dicho reporte presionando sobre la palabra “View” bajo la columna de “Details” y realizar búsquedas por “MRN”, “Payer”, “Full Name” y “Policy No.”. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

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Si el paciente no existe usted podrá crear su récord desde esta área oprimiendo la opción de “Create Patient”. También podrá imprimir la elegibilidad.

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5.1Claims Esta sección cuenta con varias funcionalidades para el seguimiento, envío y creación de sus facturas.

5.1. A Tracking Desde esta área podrá realizar la transmisión electrónica al “Clearinghouse”, imprimir el formulario de reclamación & hoja de portada y realizar su reclamación según el formato de facturación (Profesional, Dental e Institucional) utilizando los botones en el área superior derecha de la pantalla.

Para el seguimiento a las facturas creadas y aceptadas por el “Clearinghouse”, podrá realizar una búsqueda por Número de la reclamación, por Línea de Negocio o Apellidos del Paciente utilizando la barra de “Search” o podrá acceder a “Advanced Search” donde le permitirá realizar una búsqueda más específica por Estatus de Facturas, Fecha de Servicio Desde/Hasta, por el Usuario que creo la factura, Proveedor, por Tipo de Factura y diferentes opciones con el nombre del paciente. También le permitirá exportar a formato Excel lo que se refleja en pantalla incluyendo si marca las opciones escondidas.

Luego podrá identificar el status de la factura bajo la columna de CH Status.

Usted contará con los siguientes estatus: “Accepted By Payer, Accepted for Adjudication, Ack. Received/Accepted, Ack. Received/Rejected, Awating re-priced info, Cancelled, Duplicated Claim, Hold. Attachment Req., Mailed, On Hold, Paid, Partially Accepted, Partially Paid, Payment Denied, Pended, Ready for Eligibility Verification, Ready for re-pricing, Received, Received for Proc., Reconc. Copy, Rejected By Payer, Rejected for Adjudication, Routed, Routed to Payer, Routing to Payer, Test, To Retransmit, Waiting for Eligibility Verification, With Errors, With Errors/Lvl 2”. Dichos estatus se actualizarán cuando se realice cada transmisión. Podrá realizar un “Drag and Drop” utilizando los títulos de cada columna para organizar el despliegue de información de una forma más precisa. También cuenta con la flexibilidad de poder añadir o eliminar columnas durante la búsqueda realizando un “Right Click” desde su ratón sobre uno de los títulos. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

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Usted visualizará la siguiente información de totales; Total de Facturas y monto, además total de facturas seleccionadas y su monto. Podrá tener más información de la factura realizada oprimiendo sobre el número de la reclamación.

También cuenta con la opción de poder tener el estatus de la factura y el estatus de la validación del “Clearinghouse” en la misma línea de servicio y acceder al documento de la validación oprimiendo el número bajo la columna de “File Id”.

Para poder realizar la transmisión de su factura presione sobre “Send/Receive” luego de marcarlas. Si desea enviar todas las facturas a la misma vez puede oprimir cada recuadro al final de cada línea de servicio de todas aquellas facturas que su estatus sea “Ready to Tx” u oprimir el recuadro de “√ Select: Ready to Tx” y luego presionar en “Send/Receive”.

Para imprimir la forma de la reclamación debe seleccionar el recuadro al final de la línea y presione en “Print”. Luego aparecerán las opciones para escoger; imprimir factura y/o portada.

También puede editar las columnas de acuerdo a su necesidad llevando el ratón de su computador a la barra y oprimiendo “Right Click” donde desplegara las diferentes columnas que hay para escoger. Podrá visualizar las reclamaciones que son segundarias ya que las mismas constaran con el valor –B2 justo seguido del número de reclamación.

5.1. B Professional Claims En esta sección se realiza la Reclamación Profesional donde podrá completar la información requerida para su práctica.

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5.1. B.1 Claim En la pestaña de “Claim” deberá completar el área de “Patient Information” donde podrá realizar la búsqueda del paciente colocando el número de récord en el encasillado de “MRN” o podrá acceder al icono del lado que lo llevara al área de búsqueda del paciente sin la necesidad de salir de la pantalla. Deberá buscar y escoger el paciente luego oprima “Select”. En el área de “Plan Information” se reflejará la información del plan que se configuró en el “Patient Demography”. Usted deberá completar “Billing Information” y “Claim Information” cuando se genera la primera factura del paciente, ya que para las próximas el sistema completará la información de forma automática.

NOTA: El número de factura es colocado por el sistema de forma automática.

Luego coloque los códigos de diagnósticos sin el punto y complete la línea de servicio con la información requerida. El sistema le permite añadir más modificadores u otra información añadiendo o eliminando columnas de acuerdo a su necesidad llevando el ratón de su computador a la barra y oprimiendo “Right Click” donde desplegara las diferentes columnas que hay para escoger. ***Automáticamente el sistema le facilitará la próxima línea de servicio*** Contará con la opción de poder utilizar los combos creados para facilitar el proceso de facturación oprimiendo el botón de “+Add Combo”.Seleccione el combo a utilizar y automáticamente se reflejan en las líneas de servicio todos los códigos configurados en él. Del mismo no estar configurado, cuenta con la flexibilidad de poder configurarlo en el momento. Si desea eliminar una línea de servicio solo tiene que escoger en el recuadro al principio de cada línea de servicio y luego presiona “Delete Service”.

Cada línea de servicio cuenta con la opción de poder documentar información de relevancia para la factura accediendo en la columna de “Details”, donde le permitirá completar aquellas áreas requeridas.

1. Pestaña “Service Info” información de la tarifa contratada según fue configurada, además podrás añadir modificadores y notas para la aseguradora y/o notas locales.

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2. Pestaña “Additional Info” se coloca la información del médico que refiere, la facilidad donde se brindó el servicio, información del medicamento que se administró en la facilidad y resultados de pruebas.

3. En esta pestaña de “DMERC” se coloca la información del Certificado de Necesidad Médica para la facturación de Equipo Médico.

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4. En la pestaña de “COB” completará la información del pago del plan primario para realizar la reclamación al plan secundario. Esta área se habilita luego de haber transmitido la factura al plan primario. Para acceder a esta área debe localizar la factura que creó accediendo a ella y presionando la opción que indica “+Bill To Secondary”.

Inmediatamente le aparecerá en pantalla la reclamación a generar permitiendo acceso al área de “COB” dentro de la opción de “Details”.

5.1. B. 2. Additional Info Podrá detallar información más específica relacionada al tipo de servicio brindado al paciente: Médico que refiere, ICN, Autorizaciones, Último periodo menstrual, etc.

Condición que presenta, Días de Hospitalización, Ambulancia, Quiropráctico y Visión.

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También podrá identificar la factura creada como:

“Drop to Paper by CH” - enviada a la aseguradora a papel por el “Clearinghouse”.

“Hold (don’t Electronic)” - permite retener factura para que no se transmita electrónicamente.

“Capitated Claim” - permite identificar la factura como capitada.

5.1. B. 3. Attachments Podrá anejar todos aquellos documentos que sean requeridos por la aseguradora para poder procesar su factura. Para anejar los documentos requeridos para la factura presione “+Documents” o para anejar documentos referentes a la elegibilidad presione “Eligibility” luego escoja los documentos que desea enviar marcando el recuadro al comienzo del documento y marque “Upload CH” **Importante que verifique con la aseguradora si lo pueden recibir electrónicamente**

Automáticamente el sistema le llevará a la pestaña de “Documents” en “Patient Demography” donde usted seleccionara el documento y luego presione “+Attach”

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De igual manera el sistema le transferirá a la pestaña de “History” donde le mostrará el historial de Elegibilidad donde usted seleccionara la fecha que desea y luego presione “Attach”.

5.1. B. 4. History Permite dar seguimiento a su factura que comprende desde la creación hasta la reconciliación.

Para grabar la factura presione “Save” y automáticamente se reflejará en pantalla el recuadro de “Options” donde deberá indicar la acción a tomar luego de finalizar la factura.

“Apply Patient Payment”- se marca para aplicar el co-pago del paciente.

“Open Scheduler” - permite abrir el libro de cita y poder brindarle la próxima cita al paciente.

“Print Claim”- permite imprimir la reclamación

“Print Cover Sheet”- permite imprimir la portada

“Set Next Recall”- permite programar el recordatorio de la cita.

“Ready for Tx”- permite indicar que la factura esta lista para transmitir. Luego de seleccionar la opción deseada, presione “OK”.

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Para aplicar el co-pago del paciente coloque la cantidad del pago en el encasillado de “Payment Amount” ($), seleccione el método de pago (efectivo, cheque, tarjeta, crédito o reembolso). Luego deberá seleccionar la factura a la que se le aplicará el pago y presionar la opción de “Save”.

Luego de aplicado el pago, automáticamente se refleja en pantalla el recibo.

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5.1. C. Dental Claim En esta sección se realiza la Reclamación Dental donde podrá completar la información requerida para su práctica.

5.1. C. 1 Claim En la pestaña de “Claim” deberá completar el área de “Patient Information” donde podrá realizar la búsqueda del paciente colocando el número de récord en el encasillado de “MRN” o podrá acceder al icono del lado que lo llevara al área de búsqueda del paciente sin la necesidad de salir de la pantalla. Deberá buscar y escoger el paciente luego oprima “Select”. En el área de “Plan Information” se reflejará la información del plan que se configuró en el “Patient Demography”. Usted deberá completar “Billing Information” y “Claim Information” cuando se genera la primera factura del paciente, ya que para las próximas el sistema completará la información de forma automática. NOTA: El número de factura es colocado por el sistema de forma automática.

Luego coloque los códigos de diagnósticos (de ser requeridos) sin el punto y complete la línea de servicio con la información requerida. El sistema le permite añadir más diagnósticos u otra información añadiendo o eliminando columnas de acuerdo a su necesidad llevando el ratón de su computador a la barra y oprimiendo “Right Click” donde desplegara las diferentes columnas que hay para escoger. ***Automáticamente el sistema le facilitará la próxima línea de servicio*** Contará con la opción de poder utilizar los combos creados para facilitar el proceso de facturación oprimiendo el botón de “+Add Combo”.Seleccione el combo a utilizar y automáticamente se reflejan en con la flexibilidad de poder configurarlo en el momento. Si desea eliminar una línea de servicio solo tiene que escoger en el recuadro al principio de cada línea de servicio y luego presiona “Delete Service”.

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El sistema le facilita la imagen de cavidad oral y superficie en el recuadro de “Search” ubicado al lado de la selección del diente.

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1. Pestaña “Service Info” información de la tarifa contratada según fue configurada, además

podrás añadir diagnósticos, notas para la aseguradora y/o notas locales e información relevante a prótesis.



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5.1. C.2 Additional Info

Podrá detallar información más específica relacionada al tipo de servicio brindado al paciente: Médico que refiere, Autorizaciones, Tratamientos, Ortodoncia, etc. También podrá identificar la factura creada como:




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5.1. C. 3. History Permite dar seguimiento a su factura que comprende desde la creación hasta la reconciliación.








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5.1. D Institutional Claim En esta sección se realiza la Reclamación Institucional donde podrá completar la información requerida para su práctica.

5.1. D.1 Claim En la pestaña de “Claim” deberá completar el área de “Patient Information” donde podrá realizar la búsqueda del paciente colocando el número de récord en el encasillado de “MRN” o podrá acceder al icono del lado que lo llevara al área de búsqueda del paciente sin la necesidad de salir de la pantalla. Deberá buscar y escoger el paciente luego oprima “Select”. En el área de “Plan Information” se reflejará la información del plan que se configuró en el “Patient Demography”. Usted deberá completar “Billing Information” y “Claim Information” cuando se genera la primera factura del paciente, ya que para las próximas el sistema completará la información de forma automática. NOTA: El número de factura es colocado por el sistema de forma automática.

Luego coloque los códigos de procedimientos y complete la línea de servicio con la información requerida. El sistema le permite añadir más modificadores u otra información añadiendo o eliminando columnas de acuerdo a su necesidad llevando el ratón de su computador a la barra y oprimiendo “Right Click” donde desplegara las diferentes columnas que hay para escoger. ***Automáticamente el sistema le facilitará la próxima línea de servicio*** Contará con la opción de poder utilizar los combos creados para facilitar el proceso de facturación oprimiendo el botón de “+Add Combo”.Seleccione el combo a utilizar y automáticamente se reflejan en las líneas de servicio todos los códigos configurados en él. Del mismo no estar configurado, cuenta con la flexibilidad de poder configurarlo en el momento. Si desea eliminar una línea de servicio solo tiene que escoger en el recuadro al principio de cada línea de servicio y luego presiona “Delete Service”.

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1. Pestaña “Service Info” información de la tarifa contratada según fue configurada, además

podrás añadir modificadores, fechas de servicio y notas para la aseguradora y/o notas locales.



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5.1. D 2 Additional Info Podrá detallar información más específica relacionada al tipo de servicio brindado al paciente. En estos campos se documenta el periodo de días cubiertos por la aseguradora desde/hasta. Deberá seleccionar el “Status” de los que se encuentran pre-definidos. También permite colocar la fecha de alta y hora, diagnóstico de admisión, diagnóstico principal, tipo de admisión, fecha, hora y códigos de diagnósticos junto al POA “Present of Admisión” (para aquellos pacientes que sean requeridos).

De ser requeridos deberá completar “Conditional Code, Occurence Codes/Dates, Surgical Codes/Date, Occurence Span Codes y los Value Codes”.

Podrá completar su reclamación añadiendo el número de referido, el médico que refirió o los médicos que intervinieron con el paciente.

El número de pre-autorización y podrá añadir nota al pagador.

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También podrá identificar la factura creada como:




5.1. D. 3. Attachments Podrá anejar todos aquellos documentos que sean requeridos por la aseguradora para poder procesar su factura. Para anejar los documentos requeridos para la factura presione “+Documents” o para anejar documentos referentes a la elegibilidad presione “Eligibility” luego escoja los documentos que desea enviar marcando el recuadro al comienzo del documento y marque “Upload CH” **Importante que verifique con la aseguradora si lo pueden recibir electrónicamente**


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5.1. D. 4. History Permite dar seguimiento a su factura que comprende desde la creación hasta la reconciliación.








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5.1. E Recurring Claim En esta sección podrá realizar la recurrencia de las reclamaciones de equipo médico. Debe de realizar una configuración inicial con la información de reclamación para que el sistema reconozca los datos y luego proceda a generar la recurrencia. Para crear esta configuración debe presionar sobre el botón de “+Add Recurrence”.

Inmediatamente en el sistema se mostrará en pantalla la información que se necesita configurar: “Begin Date, Next Date, Next Bill, Total Bill” y tipo de recurrencia.

Luego de completar la información y presionar “Save”, se mostrará en pantalla un mensaje que le explica que se procederá a crear un “Template” de la información que se va a facturar. Presione sobre el botón de “OK” para continuar.

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Inmediatamente se reflejará en pantalla la forma profesional para crear el “Template”. Debe completar las áreas requeridas para su reclamación.

**Recuerde que para las reclamaciones de “Medicare B” se debe colocar al médico que ordena el servicio en cada una de las líneas de servicio accediendo en “Detail”. ** Luego grabe la factura presionando “Save” y automáticamente regresara a la pantalla de “DMERC Recurring Claims”.

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Podrá identificar el “Template” de su factura bajo la columna de “Claims” ya que la misma se encontrará en $0.00 e identificada en color rojo. Para la creación de la factura se debe seleccionar en el círculo ubicado en la primera columna y luego presione sobre el botón de “+Generate Claim”.

Inmediatamente se reflejará en pantalla la reclamación generada en “Status New”, por lo que se debe acceder a la reclamación oprimiendo sobre el número de factura. Luego oprima “Save” y notará que el estatus de la reclamación cambia a “Save”.

En pantalla se reflejará el recuadro de “Options” donde deberá indicar la acción a tomar luego de finalizar la factura.







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5.1. F. EMR Encounters En esta sección obtendrá los encuentros que fueron realizados en su Récord Electrónico. Podrá visualizar los encuentros recién recibidos encontrará en la columna de “Status” la opción de “New”. Deberá presionar sobre el número de referencia para poder acceder a la información. También podrá eliminar un encuentro marcando el recuadro de la izquierda y luego oprime “Delete”.

Una vez dentro del encuentro recibido, podrá observar la información del paciente, el plan médico, proveedor, los diagnósticos y procedimientos que se documentaron. Si su paciente no se encuentra creado dentro del “Secure Claim” deberá de ser añadido en “+Add Patient” y si su paciente esta creado pero no sale la información deberá de presionar el recuadro de búsqueda que se encuentra al lado del “MRN” y luego realice la búsqueda. También deberá escoger en el área de “Current Patient” el “Plan” y el “Billing Office”, si en el área de “Plan” no trae data para escoger, deberá salir del encuentro e ir al área de “Front Office” pestaña de “Patient Search” y buscar al paciente y colocar la información del plan de seguro médico, luego regrese al “EMR Encounter” y debe aparecer información para escoger. Una vez tenga toda la información requerida marca la opción “Open Convert Claim” y luego presione “Convert to Claim” **Si usted es usuario de “Secure EMR” es importante que coloque la siguiente información: en el área de “Demografic” el “Aditional Member Number” (el número de record asignado en el Secure Claim), “Insurance” y “Procedures & Diagnostic” (si aplica a su especialidad)**

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5.2 Payments

5.2 A Tracking Esta sección cuenta con la funcionalidad de realizar el seguimiento de todas las reclamaciones sometidas permitiendo visualizar un “Aging”, también cuenta con un reporte de reclamaciones no pagadas y pagadas. Podrá realizar búsquedas por bloques de fechas. También podrá realizar un “Drag and Drop” utilizando los títulos de cada columna para organizar el despliegue de información de una forma más precisa. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Desde esta área también podrá acceder a los pagos de pacientes y la reconciliación utilizando los botones reflejados en la parte superior derecha. Presionando sobre el número de reclamación podrá visualizar la reclamación creada. Le permitirá exportar a formato Excel lo que se refleja en pantalla incluyendo si marca las opciones escondidas.

5.2. A.1 By Payer En esta sección se encontraran todos los pagos de las aseguradoras que se reciben electrónicamente, como también los cheques de aquellas reclamaciones que se realizaron manualmente. En la parte superior derecha de la pantalla visualizara tres botones que le permitirán:

“◄Back” - lo transferirá a la pantalla de “Claims Payments Tracking”.

“←Receive” - realizar una sincronización al sistema para verificar si se recibió un nuevo cheque.

“+Add Paper Payment”- esta opción le permitirá entrar el pago del cheque manualmente.

“ Delete” Le permitirá eliminar el pago.

Podrá realizar una búsqueda específica de un cheque por: Plan, Fechas, Número de cheque, Estatus (“New, Save, Finalize”), Tipo de cheque (Electrónico o Manual) y/o Proveedor. También podrá realizar un “Drag and Drop” utilizando los títulos de cada columna para organizar el despliegue de información de una forma más precisa. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Presionando sobre el número de pago inmediatamente le mostrara en pantalla la explicación de pago. Le permitirá exportar a formato Excel lo que se refleja en pantalla incluyendo si marca las opciones escondidas.

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Identificará sus cheques bajo la columna de Status por:

“New” - todo cheque nuevo recibido electrónicamente.

“Saved” - todo cheque que se abrió y/o se reconcilió parcial, pero que no se finalizó.

“Finalized” - todo cheque que se verificó y que se finalizó.

5.2. A.1 a Electronic Payment En esta área podrá ver información del cheque (número de pago, fecha de pago, plan de seguro médico, si hubo algún tipo de deducción, la cantidad total del cheque, etc.). Deberá visualizar la columna de “Net Balance” si todas sus reclamaciones se encuentran en ($ 0.00) significa que su pago fue exacto a lo facturado, en dicho caso deberá de presionar el recuadro de “Finalize” para finalizar el proceso de reconciliación. Tendrá la opción de imprimir, visualizar, grabar y descartar. Si usted ve algún balance reflejado en la columna de “Net Balance” podrá acceder a la reclamación oprimiendo sobre el número de la factura.

“+Add Claim” – permite realizar la búsqueda de una factura.

“+Match Claim” - realizar una relación con una factura que no reconoció.

“Save” - permite salir de la explicación de pago guardando todo lo que se documentó, sin finalizar el pago.

“√Finalize”- realiza la finalización del cheque.

“Discard”- elimina todo lo que se realizó dejando todo en blanco.

“Close”- permite salir de la explicación de pago.

Para finalizar la reconciliación oprima “√Finalize”.

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También podrá realizar la unión de una factura pagada que no reconoció al paciente cuando el status este en “Not Found” presionando sobre la opción “Match Claim”.

Inmediatamente el sistema le mostrará en pantalla todas las reclamaciones pendientes de pago. Usted seleccionará las reclamaciones que aparecen pagadas en su explicación de pago. De no visualizarla en pantalla utilizara las diferentes áreas de búsquedas y las seleccionas. Luego oprime “Select”.

Al oprimir el número de reclamación inmediatamente el sistema le mostrará en pantalla el detalle de las líneas de servicio sometidas para ese paciente. Usted deberá visualizar la columna de “Net Balanced ($)” ya que puede que no todas las líneas se encuentren con algún balance.

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Deberá determinar el tipo de acción a realizar con el balance: 1. Podrá utilizar la opción de “‹‹Copy Values” que le permitirá colocar ese balance pendiente

como un ajuste al proveedor.

2. Podrá acceder a “Mod Fees” para realizar un ajuste a la tarifa o cargar el balance al paciente si aplica luego oprima “Save”.

3. Cualquier cambio realizado en esta área, se debe especificar porque y escribirse en el encasillado de “Reason”.

4. Desde aquí podrá seleccionar si necesita enviar a un pagador secundario. 5. También podrá visualizar e imprimir las hojas de disputas.

**Todo cambio realizado a las tarifas y co-pagos de pacientes no se reflejará en la configuración, por lo que también debe de ir a las áreas pertinentes y realizar el cambio de ser necesario**

Repita el mismo proceso si fuera necesario en las otras líneas de servicio e inclusive con otros pacientes dentro del mismo cheque.

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5.2. A.1 b Paper Payment Podrá realizar la entrada de pago de forma manual oprimiendo el botón de “+Add Paper Manual” e inmediatamente le mostrará la pantalla donde se desglosara la información completando los campos requeridos (“Payer, Billing Provider, Check No, Check Date y Payment Amount”) y colocar la fecha de pago. Una vez entrada toda la información deberá presionar “Match Claim” y seleccionar las facturas que le pertenecen a ese cheque, luego presione sobre “Finalize” y quedara completado el proceso. Tendrá la opción de imprimir, visualizar, grabar y descartar.

“+Add Claim” – permite realizar la búsqueda de una factura.

“Remove Claim” – eliminar la reclamación.

“Save” - permite salir de la explicación de pago guardando todo lo que se documentó, sin finalizar el pago.

“√Finalize”- realiza la finalización del cheque.

“Discard”- elimina todo lo que se realizó dejando todo en blanco.

“Close”- permite salir de la explicación de pago.


Inmediatamente el sistema le mostrará en pantalla todas las reclamaciones pendientes de pago. Usted seleccionará las reclamaciones que aparecen pagadas en su explicación de pago. De no verla en pantalla utilizara las diferentes áreas de búsquedas y las seleccionas. Luego oprime el “Select”.

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Luego de seleccionar las reclamaciones el sistema lo regresará a la pantalla de “Add Manual Payment” reflejando la columna de pago en cero ($0.00). Para realizar la entrada del pago correspondiente a la reclamación debe oprimir sobre el número de la factura.

Proceda a colocar la cantidad de dinero pagada en cada línea de servicio (si aplica). Luego oprima en el área de “Adjustment”.

Repita el mismo proceso si fuera necesario en las otras líneas de servicio e inclusive con otros pacientes dentro del mismo cheque.

Llene la información requerida. Luego oprima “Add”. Para grabar la información documentada oprima “Save”.

Repita el mismo proceso si fuera necesario en las otras líneas de servicio.

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5.2. A.2 By Patient En esta sección usted podrá realizar la búsqueda de los pagos de pacientes registrados en el sistema por: “MRN, Patient Name, Date, User Name y Closed” visualizando la cantidad aplicada bajo la columna de “Applied Amount”. También podrá aplicar la cantidad que le corresponde al paciente e identificar si se realizó el cuadre diario visualizando la columna de “Closed” donde se reflejará la palabra “Yes”. Ambas opciones se encuentran en la parte superior derecha de la pantalla.

Podrá realizar un “Drag and Drop” utilizando los títulos de cada columna para organizar el despliegue de información de una forma más precisa. También tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Le permitirá exportar a formato Excel lo que se refleja en pantalla incluyendo si marca las opciones escondidas.

5.2. A.2.a +Add Patient En esta sección usted podrá colocar la cantidad pagada por el paciente correspondiente al balance por el servicio que se le brindo. Deberá realizar la búsqueda del paciente colocando el número de record en el encasillado de

“MRN” o realizando la búsqueda de este paciente oprimiendo el icono .

Inmediatamente se reflejará en pantalla las facturas pendientes del co-pago del paciente. Usted deberá seleccionar la reclamación a la que se le aplicará el pago marcando el recuadro al comienzo del número de la reclamación.

Luego coloque la cantidad que el paciente pagará en el encasillado de “Payment Amount ($)” e indique el método de pago seleccionando una de las opciones. Finalice la entrada del pago oprimiendo la palabra “Save” e inmediatamente le mostrará el recibo del pago. También podrá colocar notas locales.

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5.2. A.2.b Daily Closing Al presionar “Save” el sistema automáticamente la abrirá el reporte completo y le facilitara las opciones de grabar y/o imprimir.

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5.3 Tools

5.3 A Incoming Files Esta sección cuenta con la funcionalidad de visualizar todos los reportes que el sistema genera: (Clearinghouse Report HIPAAX12-277, HIPAAX12-835, HIPAAX12-997, HIPAAX12-999, HIPAAX12-TA1, HL7 EMR Encounter). Podrá realizar búsquedas por bloques de fechas. Podrá filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos. Desde esta área también podrá recibir los reportes que aún no se ven reflejados en el sistema presionando sobre “Receive”. Presionando sobre el “File Id” podrá ver el resumen del reporte.

5.3 B Daily Activity Report En esta sección podrá visualizar la actividad diaria de su oficina. Podrá realizar búsquedas por proveedor o fecha y luego presione “View Report”. También podrá colapsar y/o ampliar la visión del reporte, imprimir o grabarlo.

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6.1. Restorative Chart En esta sección se crea el Diagrama o ‘Chart” Dental que le facilitará documentar las Condiciones Orales, las Evaluaciones y Plan del tratamiento Dental del Paciente. Podrá crear una Reclamación Dental mediante la selección de un diente y sus superficies, utilizando los siguientes parámetros: Información del Paciente, Diagrama o Chart Dental y la Información del Tipo de Código.

Realice la búsqueda del paciente en”Search” donde le proveerá varias opciones de búsqueda: Número de Récord, Apellido(s), Nombre, Número de Id Alterno por el Proveedor o utilizando el “Advance

Search” . También le permitirá crear al paciente, de éste no existir, en “+Add Patient”.

Luego de haber localizado al paciente y seleccionarlo, su información se reflejará en la sección de “Patient Information”, donde usted deberá verificar que todos los campos requeridos se encuentren llenos.

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Para comenzar a documentar el “Chart Information” deberá escoger uno de los tres Tipos de Servicio, para identificar la información que documentará.

“Existing” - permite identificar los procedimientos que ya le han realizado al paciente como parte de su historial, aunque no se realizaron en la misma localidad o por el mismo proveedor.

“Planned” - permite identificar los próximos procedimientos que le van a realizar al paciente. (Esta opción es la utilizada para la solicitud de la Pre-Autorización).

“Actual” - permite identificar todos los procedimientos a realizarse en la visita del día. Contará con el listado de grupos de códigos dentales más utilizados bajo la pestaña que se identifica como “List”. Si usted realizó la configuración de dichos grupos en “Application Setting > Dental Group”, permitiendo seleccionar el procedimiento a identificar, luego realice a la selección del diente y superficie.

Al momento de seleccionar el diente el sistema le permitirá escoger entre dos formatos para visualizar la imagen:

Permite seleccionar una vista completa de Dientes Permanentes o Primarios.

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Dientes Permanentes Dientes Primarios

Permite trabajar con Dentición Mixta.

También le permitirá realizar la búsqueda de los Códigos de Procedimientos Dentales que no fueron configurados bajo el grupo de códigos más comunes desde la pestaña de “Procedure”. Realice la búsqueda del código que necesita seleccionar, luego coloque el Número del Diente, la Cavidad Oral y Superficie (si aplican).

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Luego de haber completado la información desde una de las dos áreas debe de presionar la opción de “Apply”, para que la información se pueda visualizar en el área de historial bajo la pestaña de “Service Line” que se encuentra en la parte inferior de la plantilla. Estos servicios se identifican del mismo color que el tipo de servicio que seleccionó. Se debe identificar el “Planned” a aceptar (ya que se pueden crear más de uno a la misma vez) con una marca al frente del “Type”, luego oprimirá el botón de “√Accept Plan” e inmediatamente la opción seleccionada se identifica en color verde y el Tipo de Servicio cambia a “Actual”. Usted podrá determinar el tipo de acción a tomar con la línea de Servicio, ya que podrá realizar la factura desde la opción “Bill Selected”, de cometer alguna equivocación podrá borrar la línea de servicio oprimiendo “Delete”, también podrá imprimir el “Chart Dental”, el Plan de Tratamiento tanto para el paciente o el plan de tratamiento para la aseguradora para la solicitud de la Pre-Autorización en la opción de “Print”, o podrá grabar la información sin realizar ninguna acción con las líneas de servicio, permaneciendo está en el historial en la opción de “Save”.

También contará con la pestaña de “Documents”, donde se reflejaran todos los documentos escaneados en el récord del paciente facilitando el acceso a detalles relevantes al momento de la creación del “Chart Dental”.

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7.1. Reports Esta sección le permitirá obtener un análisis del funcionamiento de su oficina.

7.1. A General Podrá obtener una serie de informes que incluye: Producción, Pagos, Envejecimientos, Lista de Pacientes entre Otros.

Dentro de cada informe usted podrá seleccionar la siguiente información: “Billing Office, Provider, Business Line”, término de tiempo si desea y modo de visualización. También podrá moverse de una página a otra, realizar una búsqueda detallada, exportar el documento a “PDF”, realizar un “Refresh” en el reporte e imprimir el documento.

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7.2 .Mail Merge En esta sección podrá visualizar un listado de todos los pacientes que se encuentran en lista de espera para su recordatorio de cita.

7.2 A Recall Podrá realizar la búsqueda por médico, periodo de fechas y selección de lo pendiente, realizado o ambos e imprimir. También podrá identificar los recordatorios ya emitidos realizando una marca al final de cada línea. Tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

7.2 B Statements of Account Podrá obtener el estado de cuenta del paciente sin la necesidad de entrar a cada record. Le permitirá seleccionar todos los pacientes que se encuentren bajo el mismo “Billing Provider” e imprimir la información seleccionando el encasillado al final de cada línea. También podrá realizar búsquedas por bloques de fechas, balance mínimo y balance del paciente, días de envejecimientos o ambos. Tiene la forma de filtrar por orden llevando el ratón de su computador al lado de los títulos.

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8.1. Help Dentro de este capítulo contará con una área de apoyo para el manejo de este sistema.

8.1. A User Guide En esta sección contará con un Manual de Usuario el cual se encuentra dividido por cada uno de los capítulos detallando cada parte.

8.1. B Quick Reference En esta sección encontraba una Guía Rápida del Manual de Usuario. Se detallan las áreas más comunes en la utilización del producto.

8.2. Server

8.2. A Sync Codes Desde esta sección usted podrá realizar una sincronización del sistema verificando la siguiente información: Configuración, Proveedores, Planes, Facturas y Códigos.

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8.2. B Check New Version Dentro de esta sección usted podrá comprobar si existe una nueva versión del sistema.

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Cualquier duda relacionada con la utilización de este producto, puede contactarnos; [email protected] [email protected] Teléfono: (787) 783-3233 Fax: (866) 597-0277 Nuestros horarios de Servicio al Cliente y Apoyo Técnico son: Lunes a Jueves: 8:00am-8:00pm Viernes: 8:00am-7:00pm Sábado: 9:00am-5:00pm Domingo: 9:00am-1:00pm

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