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Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

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MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA

Fecha de aprobación: 15 de febrero de 2013.

Fecha de aprobación a los ajustes solicitados por el Consejo Departamental

de Archivos: 5 de mayo de 2014

Fecha de Vigencia: 2013

Instancia de aprobación: Comité de Archivo

Dependencia: Subgerencia de Servicios Administrativos

Versión del documento: Segunda

Responsables de su elaboración:

Luz Ángela González Gómez, Directora Administrativa

Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo Administración Documental


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CONTENIDO

PRESENTACIÓN.....................................................................................................4

1. EJECUCION METODOLOGÍCA..........................................................................6

1.1. Etapa 1. Compilación de la información institucional…………………………....6

1.1.1. Análisis e interpretación de la información institucional……………………….8

1.2. Etapa 2. Diagnóstico……………………………………………………………….11

1.3. Etapa 3.Ejecución del plan de trabajo archivístico……………………………...12

2. EVOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL IDEA......................................................13

2.1. Identificación del Fondo Acumulado IDEA.......................................................13

2.2. Reconstrucción de la historia institucional……………………………………….14

2.2.1. Evolución administrativa y organizacional del IDEA. 1964 – 2002………….15

3. DIAGNÓSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO IDEA................................28

3.1. Descripción de los depósitos...........................................................................28

3.2. Estado de la documentación............................................................................32

3.3. Nivel de organización.......................................................................................32

3.4. Unidades de almacenamiento.........................................................................33

3.5. Instrumentos de recuperación de información.................................................35

3.6. Documentación Fondo Documental Productora de Vinos Colombo Argentina –

PROVICA Ltda…………………………………………………………………………...36

4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO................................................................37

5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL........................................................................41

6. VALORACIÓN DOCUMENTAL..........................................................................45

7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS................................................46

8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL…………..48

ANEXOS

Anexo 1. Formato de diagnóstico – Centro de Administración Documental –

IDEA.

Anexo 2. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo.

Anexo 3. Aspectos archivísticos - Fondo Acumulado Idea.

Anexo 4. Otras áreas de depósito (fuera del edificio).


3

Anexos 5. Documentación que se encuentra en otro depósito.

Anexos 5.1. Documentación que se encuentra en otro depósito.

Anexo 6. Instructivo para el diligenciamiento del FUID para el Fondo

Acumulado del IDEA.

Anexo 7. Criterios de Valoración Documental.

Anexo 8. Tablas de Valoración Documental por estructura organizacional.


4

PRESENTACIÓN

El Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA se creó mediante Ordenanza No.

13 del 31 de agosto de 1964 dada por la Asamblea Departamental de Antioquia,

como una entidad financiera de carácter departamental con personería jurídica y

patrimonio propio1. Desde entonces y hasta el año 2005, cuando se aprobaron y

adoptaron las Tablas de Retención Documental, los documentos producidos y

recibidos por la Entidad hace parte de su fondo acumulado, es decir del cúmulo de

documentos reunidos sin criterios archivísticos de organización, según como lo

define el Archivo General de la Nación en su Manual de Organización de Fondos

Acumulados2.

Para el caso puntual del IDEA se debe precisar que, aunque en algunos

momentos se han empleado criterios de organización e identificación de los

documentos, no se han seguido todos los lineamientos archivísticos, ni se han

aplicado de manera sistemática. Es por esto, que la Entidad, consciente de sus

debilidades en materia de organización y administración documental, decidió

diseñar e implementar las herramientas archivísticas que le permitan una

adecuada organización, consulta y conservación de sus documentos. Cumpliendo

así con uno de los deberes fundamentales en materia de administración

documental, como lo es hacer que los fondos documentales que se conservan

sean accesibles a todas las categorías de usuarios, sean consultados con agilidad

y se conserven correctamente.

Por lo anterior el IDEA procede a elaborar las Tablas de Valoración Documental,

cumpliendo así con lo promulgado por el Archivo General de la Nación a partir de

la Ley General de Archivos (594 de 2000), donde se establecen las reglas y

1 Departamento de Antioquia, Ordenanza No. 13, Medellín, agosto 31 de 1964. Por la cual se crea el Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA. 2 Archivo General de la Nación, Manual de Organización Fondos Acumulados, Bogotá, Archivo General de la Nación, 2006, p. 13.


5

principios generales que regulan la función archivística en Colombia, y con el

Acuerdo 02 de 2004 que establece los lineamientos básicos "que deben seguir las

entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que

cumplan funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la

elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental"3.

Es así como el IDEA decide suscribir el contrato interadministrativo 0131 de 2012,

con la Universidad de Antioquia, con el objeto de elaborar las Tablas de

Valoración Documental, actualizar las Tablas de Retención Documental y diseñar

el Programa de Gestión Documental.

3 Archivo General de la Nación, Acuerdo No. 02, enero 23 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.


6

1. EJECUCIÓN METODOLÓGICA

Las Tablas de Valoración Documental (TVD) son definidas por el Archivo General

de la Nación como un "listado de series o asuntos a los cuales se les asigna tanto

el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final"4.

Para la elaboración de la propuesta de TVD para el IDEA se adelantaron las

siguientes etapas:

1.1. Etapa 1. Compilación de la información institucional

Para la reconstrucción de la evolución administrativa del IDEA se consultaron los

actos administrativos (ordenanzas, actas de junta directiva y resoluciones) como

fuentes primarias y documentos bibliográficos. Igualmente se consultó la

documentación administrativa generada por la entidad, como son las actas de

gerencia, manuales de funciones, informes y balances anuales.

A partir de la revisión y análisis de la información recolectada se logró establecer

los cambios estructurales, supresión y creación de cargos y funciones, y lugares

de funcionamiento de la Entidad. Identificándose nueve estructuras

organizacionales, las cuales fueron diseñadas con base a los documentos que se

listan a continuación:

1. Estructura Organizacional No. 1

• Ordenanza 13 del 31 de agosto de 1964, por medio de la cual se crea el

Instituto para el Desarrollo de Antioquia, promulgado por la Asamblea

Departamental de Antioquia.

• Acta de Junta Directiva N° 14 del 2 de abril de 1965

• Acta de Junta Directiva N° 48 del 24 de noviembre de 1965

4 Archivo General de la Nación. Op., cit., p. 45.


7


• Acta de Junta Directiva N° 07 del 4 de marzo de 1968

3. Estructura Organizacional No.3

• Acta de Junta Directiva N° 04 del 17 de febrero de 1969


• Resolución de Junta Directiva N° 08 del 28 de noviembre de 1980


• Resolución de Junta Directiva N° 02 del 2 de enero de 1991


• Resolución de Junta Directiva N° 03 del 1 de abril de 1992


• Resolución de Gerencia N° 242 del 24 de junio de 1993


• Resolución de Junta Directiva N° 17 del 1 de septiembre de 1995


• Resolución de Junta Directiva N° 14 del 30 de marzo de 2002

• Resolución de Junta Directiva N° 28 del 19 de diciembre de 2002

Para cada una de las anteriores estructuras organizacionales se realizó una

compilación de los actos administrativos más relevantes durante ese periodo de su

vigencia, el cual quedó anexo a la propuesta de TVD.

Se realizaron entrevistas a tres funcionarios de la entidad: Luz Esther Gallego

Zapata y Fabián de Jesús Jiménez Auxiliares Administrativos, y Miriam Consuelo


8

Granda Vásquez Auxiliar de Servicios Generales. Estos nos dieron su testimonio a

partir del tiempo laborado, información que sirvió para soportar la reconstrucción

de la historia institucional en estos periodos.

Se visitó la Sala Antioquia de la Biblioteca de la Universidad de Antioquia y la

Biblioteca del IDEA donde se consultaron fuentes bibliográficas sobre el Ferrocarril

del Antioquia y el IDEA, con el fin de establecer los antecedentes y algunos datos

que aportaron a la reconstrucción de la historia institucional del IDEA.

1.1.1. Análisis e interpretación de la información institucional

Como se mencionó anteriormente, a partir de la información administrativa

compilada se identificaron 9 estructuras organizacionales, entre los años 1965 y

2002:

1. Estructura Organizacional: 2 de abril de 1965 al 3 de marzo de 1968.

2. Estructura Organizacional: 4 de marzo de 1968 al 16 de febrero 1969.

3. Estructura Organizacional: 17 de febrero de 1969 al 27 de noviembre de

1980.

4. Estructura Organizacional: 28 de noviembre de 1980 al 1 de enero de

1991.

5. Estructura Organizacional: 2 de enero de 1991al 30 de marzo de 1992.

6. Estructura Organizacional: 1 de abril de 1992 al 23 de junio de 1993.

7. Estructura Organizacional: 24 de junio de 1993 al 10 de septiembre de

1995.

8. Estructura Organizacional: 11 de septiembre de 1995 al 29 de marzo de

2002.

9. Estructura Organizacional: 30 de marzo de 2002 al 7 de octubre de

2005.

Para cada una de estas estructuras se elaboraron los siguientes documentos:


9

• Cuadro Actos Administrativos: a partir de la consulta de los actos

administrativos relevantes para cada periodo se realizo la compilación de

estos para cada ciclo de vida institucional.

• Estructura Organizacional y Codificación de la Estructura: con base a

los actos administrativos sobre creación y supresión de dependencias se

establecieron los organigramas para cada periodo, y con base a la

jerarquización de las unidades administrativas se codifico las secciones y

subsecciones, los cuales son coherentes para cada estructura en el ciclo de

vida institucional, es decir, la codificación es independiente para cada

estructura, por ejemplo la primera estructura organizacional la Gerencia es

100 y la segunda es 200 y la tercera 300 y así sucesivamente;

estableciendo así la identificación de los documentos producidos por las

oficinas productoras a través del tiempo.

• Cuadro de Dependencias y Funciones: teniendo en cuenta el manual de

funciones, y los actos administrativos que legalizan la creación o supresión

de cargos, se realizó un cuadro donde se compilaron las funciones de las

secciones y subsecciones en cada periodo; como se realizaron

organigramas por cada cambio administrativo (creación o supresión de las

unidades administrativas) se pusieron las funciones de estos y se continuo

colocando las funciones anteriores de las unidades administrativas que

seguían vigentes.

• Cuadro de clasificación documental general de series y subseries: es

un esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la

documentación producida por la entidad; igualmente en este cuadro se

estableció el volumen documental para cada subserie.


10

• Formato Único de Inventario Documental: está separado por las

unidades administrativas de acuerdo a la estructura organizacional y sus

respectivos documentos generados por cada una de estas, aportando así

una ubicación fácil para la consulta.

• Identificación de Fondos y Secciones por Depósitos: en este formato se

especifico la documentación que se encuentran en diferentes depósitos,

identificando las unidades administrativas, fechas extremas y volumen

documental, en cada periodo de la estructura organizacional.

• Tabla de Valoración Documental (TVD): Basados en los anteriores

documentos se elaboró para cada estructura organizacional la propuesta de

TVD para el IDEA; la cual tiene los siguientes campos:

Entidad Productora: nombre de la entidad que produjo los

documentos.

Unidad Administrativa: nombre de la dependencia que produjo la

documentación en ejercicio de sus funciones.

Código: el primer número identifica la oficina productora, el segundo

número corresponde a la serie y el tercer número el de la subserie.

Serie o Asuntos: nombre de la serie o asunto como aparece en el

inventario documental.

Retención en el Archivo Central: tiempo en años que debe

permanecer la documentación en el archivo central.

Disposición Final: marcada con un equis (X) la opción

correspondiente a la disposición final de acuerdo a la valoración

realizada (Conservación total, Eliminación, Microfilmación,

Selección).

Procedimientos: es el explicación para el proceso aplicado en las

anteriores modalidades.


11

1.2. Etapa 2. Diagnóstico

Para determinar el nivel de organización documental, las condiciones de las

instalaciones de los depósitos, el estado físico de los documentos, las unidades de

almacenamiento y el volumen documental perteneciente al Fondo Acumulado del

IDEA, se diligenciaron 5 formatos, los cuales los establece el Archivo General de

la Nación en el manual Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos5.

• Identificación: el objetivo de este formato es conocer la ubicación del Centro

de Administración Documental (CAD) del IDEA en la institución, el nivel, tipo y

sistema de archivo aplicado en la actualidad.

Ver Anexo 1. Formato de diagnóstico – Centro de Administración Documental –

IDEA.

• Identificación de la entidad a la que pertenece al archivo: con el

diligenciamiento de este formato se especifica la ubicación del CAD del IDEA

en la estructura organizacional de la entidad, y a que unidad administrativa

depende.

Ver Anexo 2. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo.

• Aspectos archivísticos: este formato se diligenció para la documentación

perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA, donde se analiza el nivel de

organización e instrumentos de consulta y/o recuperación de la información.

Ver Anexo 3. Aspectos archivísticos - Fondo Acumulado Idea.

• Otras áreas de depósito (fuera del edificio): en este formato se identifica la

ubicación geográfica de las áreas de depósito que se encuentras fuera de la

entidad.

Ver Anexo 4. Otras áreas de depósito (fuera del edificio).

5 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Pautas para el diagnostico integral de Archivos. Bogotá: Archivo

General de la Nación, Pág. 17, 19 y 38.


12

• Documentación que se encuentra en otro depósito: en este formato, se

registró las 2 bodegas: (Edificio Fundación Ferrocarril y Manejo Técnico de

Información) con las que cuenta el IDEA para custodiar información por fuera

del archivo de la entidad, esto debido a la falta de espacio en las instalaciones

del IDEA.

Ver Anexos 5 y 5.1. Documentación que se encuentra en otro depósito.

• Identificación de fondos y secciones por depósito: se realizó para cada

estructura organizacional, logrando la identificación de la documentación en

cada depósito, estableciendo series y/o asuntos, unidades de conservación,

soportes y volumen documental, para cada periodo.

1.3. Etapa 3. Ejecución del plan de trabajo archivístico

Para la elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental para el

IDEA, se aplicaron las siguientes fases operativas:

• Descripción Documental

Se realizó el registro de la documentación perteneciente al Fondo Acumulado del

IDEA, empleando el Formato Único Inventario Documental (FUID) avalado por el

Archivo General de la Nación en el Acuerdo 038 de 2002, permitiendo la

descripción de la documentación bajo los siguientes aspectos: Número de Orden,

Código, Nombre de las Series, Subseries o Asuntos, Fechas Extremas, Unidad de

Conservación, Número de Folios, Soporte, Frecuencia de Consulta, Notas.

Se inventarió la documentación del Fondo Acumulado del IDEA, producida entre

1965 y el 7 de octubre de 2005, ya que a partir de la Resolución de Gerencia N°

1645 de esta misma fecha, se adoptaron las Tablas de Retención Documental del

IDEA.


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• Valoración

La valoración documental como la establece el Manual de organización de fondos

acumulados "es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción

documental de la institución"6. Para realizar la valoración de la documentación

perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA se tuvo en cuenta el inventario

documental, instrumento que suministró la información necesaria para establecer

las series y asuntos de las oficinas productoras, de acuerdo a la clasificación por

fechas extremas para cada estructura administrativa. El establecimiento de los

tiempos de retención en el Archivo Central y su disposición final en las Tablas de

Valoración Documental, se determinó mediante el análisis de valores primarios,

valores secundarios, prescripción legal (normatividad interna y externa), contenido

de los documentos en cumplimiento de funciones administrativas y generados en

labores misionales, y el volumen documental producido por cada serie.

2. EVOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO

DE ANTIOQUIA IDEA

2.1. Identificación del Fondo Acumulado IDEA

El IDEA cuenta con Tablas de Retención Documental elaboradas a partir de la

estructura organizacional que estaba vigente en el año 2002, las cuales fueron

aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos mediante Acuerdo No. 004

del 25 de junio de 2005 y adoptadas por la Entidad según Resolución de Gerencia

No. 1645 del 7 de octubre de 2005. Con base en lo anterior archivísticamente el

Fondo Acumulado del IDEA se identifica de la siguiente manera:

6 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op., cit., p. 31


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La fecha de adopción de las TRD por parte del IDEA, 7 de octubre de 2005, marca

la línea de corte, a partir de la que se establece cuáles documentos del Fondo

Acumulado del IDEA se deben organizar con la aplicación de las Tablas de

Valoración Documental y cuáles se deben organizar aplicando las Tablas de

Retención Documental

2.2. Reconstrucción de la historia institucional

El objetivo principal de esta actividad es reconstruir el principio de procedencia de

los documentos que conforman el Fondo Acumulado del IDEA, como “base

fundamental de los procesos de organización” y cuyo “…objetivo es restablecer el

contexto histórico de la institución productora lo que a su vez permitirá “reconducir”

los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser

producidos.”7 De esta manera se establece la forma cómo se llevó a cabo la

producción documental, en el marco de cada una de las estructuras

organizacionales identificadas, con el fin de adelantar procesos de clasificación

más acertados y proponer criterios de valoración más objetivos.

7 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual de Organización Fondos Acumulados.

Reimpresión. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2006, p.20 - 21

FONDO ACUMULADO TVD IDEA

TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL IDEA

Aplicación de las TRD. Documentos producidos y

recibidos a partir del 7 de octubre de 2005 hasta en el momento

actual

Documentos producidos y recibidos hasta el 6 de octubre

de 2005

Creación del IDEA por medio de la Ordenanza N° 13 del 31

de agosto de 1964 de la Asamblea Departamental de

Antioquia


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Siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación en su

Manual de Organización de Fondos Acumulados, a partir de la reconstrucción de

la historia institucional se deben establecer datos relacionados con:

• Fecha de creación

• Estructuras organizacionales

• Cambios en las estructuras organizacionales

• Lugares de funcionamiento

• Existencia de regionales o seccionales

• Funciones y actividades

Para el caso del diseño de las TVD del IDEA los anteriores objetivos se cumplen

con la elaboración de los siguientes documentos, que acompañan cada una de las

nueve estructuras organizacionales identificadas entre los años 1965 y 2002:

• Cuadro de Actos Administrativos

• Cuadro de Dependencias y Funciones

• Estructura Organizacional

Adicionalmente, se presenta a continuación la redacción descriptiva de la

evolución administrativa y organizacional del IDEA entre los años 1965 y 2002

(periodo en el que se inscribe la producción y/o recepción de los documentos que

conforman su fondo acumulado), a partir de la información recopilada según el

procedimiento descrito en este Manual de TVD, en el numeral 1.1. Etapa 1.

Compilación de la información institucional.

2.2.1. Evolución administrativa y organizacional del IDEA. 1964 – 2002.

El Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA se creó mediante la Ordenanza

13 del 31 de agosto de 1964 dada por la Asamblea Departamental de Antioquia,

como una entidad financiera de carácter departamental con personería jurídica y


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patrimonio propio, cuyo capital inicial fue de $156.015.681,8 constituido por el

dinero resultante de la venta del Ferrocarril de Antioquia. El IDEA fue creado con

el fin de contribuir al fomento económico, social y cultural del departamento de

Antioquia, mediante la prestación de servicios de crédito en favor de obras

públicas que se adelantaran en los municipios antioqueños.

Inicialmente el Instituto quedó conformado de la siguiente manera: una Junta

Directiva presidida por el Gobernador de Antioquia y en su ausencia por el

secretario de despacho que el nombraría; un secretario de despacho nombrado

por el Gobernador con una distinta filiación política; y cuatro miembros más

elegidos por la Asamblea Departamental “conservando paridad política”. El

gerente sería nombrado por el Gobernador de una terna propuesta por la Junta

Directiva, y en caso que no se presentaran candidatos por parte de la Junta, el

mandatario departamental tendría autonomía para el nombramiento8.

Al iniciar 1965 y con una estructura organizacional ya definida el Instituto para el

Desarrollo de Antioquia IDEA, da inicio a sus actividades, con tres oficinas

alquiladas en el cuarto piso del Edificio Bermora en Medellín (Pasaje Astoria) y

otra oficina en la ciudad de Bogotá. Es de anotar que algunas funciones como la

planeación eran realizadas por la Junta Directiva. Una vez se inicia el

funcionamiento de las oficinas se presenta la necesidad de crear nuevos cargos

que ampliaron la planta de empleados de la institución, en la siguiente manera:

una secretaria auxiliar para la Gerencia, una secretaria taquígrafa para la Sección

Asesora de Municipios, un ingeniero jefe, un economista y una secretaria en la

Sección Técnica. Así mismo para la oficina de Bogotá: un director, un secretario

abogado, un abogado, una secretaria taquígrafa y un mandadero o mensajero9.

Con el fin de brindar asesoría a los municipios y de conocer las necesidades de

8 Ordenanza 13 del 31 de agosto de 1964. Por la cual se crea el Instituto para el Desarrollo de Antioquia –IDEA.

9 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 14”, Medellín, abril 2 de 1965.


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estos, el Instituto creó varios cargos de visitadores de catastro, que iniciaron

actividades a mediados del mes de mayo10.

La estructura organizacional con la que funcionó la institución entre abril de 1965 y

marzo de 1968 fue la siguiente:

Fuente: Información extraída de Acta de Junta Directiva N° 14 del 02 de abril de 1965 y Acta de

Junta Directiva N° 48 del 24 de noviembre de 1965. Documentación del IDEA. Correspondencia del

5 al 16 de mayo de 1966. Almacenada en la Oficina Ferrocarril de Antioquia, caja n° 5. (Ref x200)

Para el cumplimiento de su objeto misional el IDEA analizó la manera de invertir

su patrimonio e incrementarlo, y de este modo conceder créditos a los municipios,

para la solución de problemas que frecuentemente se les presentara a estos11. Por

otro lado se decidió invertir en certificados de depósitos a término fijo, adquirir

propiedades y acciones en diferentes entidades.

10 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 22”, Medellín, mayo 12 de 1965. 11 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 5”, Medellín, febrero 12 de 1965.


18

La actividad más demandante era dar respuesta a solicitudes de préstamos por

parte de los municipios, para adelantar obras públicas como la construcción de

carreteras, coliseos, acueductos y alcantarillados. En marzo de 1965 la Junta

Directiva autorizó el primer empréstito por la cantidad de un millón de pesos a la

Cooperativa de Municipalidad de Antioquia, encargada de apoyar el desarrollo de

los municipios, esta suma fue solicitada con el fin de terminar la construcción de

unas plantas de energía eléctrica.12 Además se autorizó préstamos a las

Empresas Públicas de Medellín, al Municipio de Medellín y a la Electrificadora de

Antioquia.13

El cumplimiento del objetivo misional del IDEA, constantemente demandaba la

creación de dependencias que cumplieran con las funciones propias de la

institución, fue así como el 24 noviembre de 1965, la Junta dispuso la creación de

la Sección de Divulgación y Capacitación Municipal. Esta dependencia tuvo dos

objetivos principales: dar conocer los distintos alcances que tendría el IDEA en las

municipalidades de Antioquia, a través de la divulgación de los proyectos que se

generaban en la institución; y brindar capacitaciones en temas específicos y

novedosos en lo referente a la técnica, métodos y nuevos procedimientos para los

funcionarios que ejercían su trabajo dentro de las comunidades. Inicialmente esta

Sección se conformó con un jefe que debería ser un profesional universitario o de

preparación equivalente en la divulgación y capacitación de personal; y tres

auxiliares que deberían ser bachilleres con estudios de periodismo o relaciones

públicas14.

Tres años después, en 1968, el desarrollo interno de la IDEA era evidente, ya que

se habían aumentado las asignaciones al personal y se volvió una necesidad la

organización de la estructura administrativa del Instituto. Por tal motivo se aprobó

según el Acta de la Junta Directiva No. 7, del 4 de marzo de 1968, la primera

organización administrativa, que quedó estructurada de la siguiente manera:

12 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 10”, Medellín, marzo 17 de 1965. 13 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 11”, Medellín, marzo 22 de 1965. 14 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 48”, Medellín, noviembre 24 de 1965.


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• Gerencia, que tuvo por principales funciones: la organización, la planeación,

la coordinación y la dirección de las políticas generales del Instituto y su

representación legal.

• Secretaria General, con funciones diversas que iban desde la elaboración

de actas de la junta y minutas de contratos hasta la jefatura de personal y la

organización y dirección del archivo institucional.

• Subgerencia, que respondía directamente a la Gerencia por la coordinación

de las divisiones de asuntos financieros, la de asuntos municipales y la de

regionales, además de ordenar los gastos, firmar los cheques y estudiar las

distintas necesidades de los municipios para presentar proyectos, donde el

IDEA pudiera intervenir para cubrir las necesidades de la comunidad.

• División de Asuntos Municipales, que tenía como principal función elaborar

los estudios sobre la viabilidad de los proyectos que se presentaran para

ejecutar en los distintos municipios del departamento. Esta oficina tenía

otras dos subdivisiones que eran la Sección de Asesorías y la Sección de

Capacitación.

• División de Asuntos Regionales que se encargaba de los proyectos de

impacto regional.

• División Financiera que se encargaba de las distintas actividades

financieras, contables y presupuestales del Instituto y para su

funcionamiento contaba con tres secciones que le permitían cumplir su

objetivo misional: Sección de Contabilidad, Sección de Análisis y Control de

Inversiones y Tesorería.

A continuación se presenta la estructura organizacional adoptada según Acta de

Junta Directiva No. 7, del 4 de marzo de 1968:


20

Fuente: Acta de Junta Directiva N° 07 del 4 de marzo de 1968.

Vale la pena mencionar que debido al crecimiento del Instituto y a la especificidad

de las funciones de las diferentes oficinas que conformaban su estructura

organizacional, en 1969 se realizaron modificaciones dividiendo la Subgerencia en

Técnica y Administrativa15. La primera se encargó de la asesoría y la segunda de

los asuntos financieros y contables.

La estructura organizacional del IDEA durante la década de los setenta no tuvo

cambios notables y se mantuvo casi que inalterable hasta el comienzo de la

década de los 80, cuando al finalizar el año 1980 se realizaron algunos cambios

que respondieron a nuevas necesidades que afrontó el IDEA. Fue así como la

Subgerencia Administrativa cambió de denominación por la de Subgerencia

Financiera y se creó la Dirección Económica, con el fin de mejorar los procesos de

15 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 4”, Medellín, febrero 17 de 1969.


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gestión contable y financiera de la Institución16. Las Divisiones de Asuntos

Regionales y Municipales se integraron en la Subgerencia Técnica. De este modo

la organización por unidades administrativas seguía encabezada por la Gerencia,

Secretaria General, Subgerencia Administrativa y Subgerencia Técnica, como se

muestra en la siguiente estructura organizacional:

Fuente: Resolución de Junta Directiva N° 08 del 28 de noviembre de 1980.

Por otro lado y con respecto al crecimiento económico del Instituto es pertinente

anotar que desde los años setenta el IDEA adquirió acciones en empresas como

el Fondo Ganadero, Corforestal, Turantioquia, Metropolitana de Aburra y

Promotora Simón Bolívar, estas inversiones aumentaron el índice de crecimiento

del Instituto para el periodo comprendido entre el 1 de marzo de 1965 y el 31 de

16 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 8”, Medellín, noviembre 28 1980.


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diciembre de 1969, el aumento fue de 9.6% anual y el índice de crecimiento del

capital dedicado a financiación en el año 1969 fue de 9.1% anual17. A finales de

1971 el patrimonio del IDEA se elevó en un 40% y el crecimiento del personal en

un 20%, como resultado de las Inversiones realizadas.

En 1984 el objeto principal del Instituto fue modificado, con el ánimo de ampliar los

servicios y actividades que este ofrecía, quedando redactado en la siguiente

forma: “Cooperar con el fomento económico, cultural y social mediante la

prestación de los servicios de crédito y garantía y eventualmente de otros, en favor

de obras de servicio público que se adelanten dentro del Departamento de

Antioquia de preferencia los de índole regional, los de interés común de varios

municipios y los de carácter municipal”18.

Producto de la ampliación del objeto misional, dos años más tarde el IDEA

incursiona en proyectos culturales incentivando la investigación social mediante la

creación en agosto de 1986 del Premio IDEA a la Investigación Histórica de

Antioquia, con el que se buscó estimular y fomentar la investigación histórica

regional, como una de las actividades imprescindibles para el desarrollo socio

cultural del departamento19.

Veinte años después de su creación el IDEA, entre 1985 y 1986, trasladó sus

oficinas a los pisos 12, 13 y 14 del edificio EDATEL20, donde funcionó hasta el año

de 1997. Para ese entonces el Instituto se había trasformado en una institución

con una imagen consolidada a nivel nacional y departamental, respaldando su

éxito en los distintos frentes de proyección social en los que actuaba.

Uno de los problemas administrativos más significativos con los que se enfrentó el

IDEA, finalizando la década del 80 e iniciando la del 90 fue la centralización en

17 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 5”, Medellín, febrero 25 de 1970. 18 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 3”, Medellín, enero 31 de 1984. 19 IDEA, Gerencia, “Resolución No. 83”, Medellín, agosto 14 de 1986. 20

Entrevistas realizadas a los funcionarios del IDEA: Fabián Jiménez y Miriam Granada.


23

Medellín de los procesos administrativos que debían realizar los municipios,

cuando presentaban y ejecutaban proyectos con el Instituto. Por tal motivo, a

mediados del año de 1990 el IDEA dio pasos hacia la descentralización en su

funcionamiento, con la apertura de una sede alterna en la Región de Urabá, que

permitió que los municipios de esta zona contaran con un banco de fomento y así

acceder de forma más ágil y directa a los servicios ofrecidos por el IDEA. Esta

oficina inició sus operaciones con un asesor y una secretaria que estaban de

manera permanente en la zona21.

Los años noventa fueron el punto de partida de una serie de trasformaciones

institucionales que involucraron cambios significativos en la estructura

organizacional, fue así como en enero de 1991 se modificó la denominación de las

unidades administrativas de Subgerencias pasaron a denominarse como

Direcciones, quedando distribuidas de la siguiente forma: Secretaria General como

Dirección administrativa; Subgerencia Técnica como Dirección Técnica;

Subgerencia Financiera como Dirección Financiera; y Dirección Económica como

Dirección de Planeación. Del mismo modo se crearon nuevos cargos y algunos

fueron re-direccionados22.

Estas modificaciones se justificaron en la falta de trasformación organizacional de

la institución desde su fundación, lo que había llevado a que las diferentes

administraciones hicieran pequeños cambios de acuerdo a necesidades

especificas y solo hasta ese momento se realizaron modificaciones estructurales

de gran repercusión en la organización orgánico – funcional de la entidad, como

se ve en la siguiente estructura organizacional:

21 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 7”, Medellín, julio 6 de 1990. 22 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 2”, Medellín, enero 2 de 1991.


24

Fuente: Resolución de Junta Directiva N° 02 del 2 de enero de 1991

Otro cambio que debe resaltarse en la composición orgánica del IDEA fue la

creación en 1992 del Departamento de Tesorería, como una nueva oficina

vinculada a la Dirección Financiera, con el fin de agilizar trámites en cuanto a

recaudo y desembolso de dinero23y responder al crecimiento financiero de la

entidad que demandaba un ampliación de la planta de cargos. De igual modo,

buscando mejorar las buenas prácticas institucionales y respondiendo a la

legislación nacional se constituyó en esta época el Control Interno en el Instituto

para el Desarrollo de Antioquia, para garantizar el cumplimiento de las funciones

eficientemente24.

23 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 03”, Medellín, abril 1 de 1992. 24 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 07”, Medellín, noviembre 18 de 1992.


25

La dinámica de mejoramiento institucional y optimización de los recursos fue la

bandera que promovió los cambios más profundos en el Instituto, muchos de ellos

en el corto plazo y producto de la llegada de los nuevos gerentes que dinamizaron

la estructura organizacional que por años se mantuvo vigente. En junio de 1993 y

como producto de la reestructuración organizacional cambió la designación de

Dirección Administrativa y se retomó como Secretaria General, también se aprobó

el “Manual de Funciones y Requisitos Mínimos”, en el que se fijaban las pautas

para el adecuado funcionamiento de esta estructura y aplicaría para quienes se

encontraban empleados en ese momento y quienes se vincularan posteriormente.

Fuente: Resolución de Gerencia N° 242 del 24 de junio de 1993.

En un nuevo acto administrativo en 1995 se estableció una nueva estructura

organizacional y se especificaron funciones generales de las diferentes unidades

administrativas de la Institución; la Gerencia: Planea, programa y dirige las

políticas generales del IDEA. La recién creada la Subgerencia de Control Interno:

velaría por controlar la efectividad de los métodos para proteger los recursos y la

información financiera y administrativa de la entidad, la Dirección de Cuentas


26

especiales que planearía, coordinaría y dirigiría la consecución y administración de

los recursos financieros. Así mismo se cambió de denominación a los

Departamentos para ser nombrados como Direcciones como lo muestra el

siguiente organigrama25.

Fuente: Resolución de Junta Directiva No. 017 del 11 de septiembre de 1995.

En 1997 el Instituto para el Desarrollo de Antioquia adquirió su sede actual, que

era conocido como “la casa redonda”. Edificio que fue utilizado en épocas del

funcionamiento del Ferrocarril de Antioquia como taller de reparación. El Instituto

invirtió en la restauración y adaptación de este lugar para trasladarse

definitivamente a su propia sede26.

Siempre con el ánimo de consolidar y aumentar su capital, el IDEA adquirió

acciones en la empresa Productora de Vinos Colombo Argentina – PROVICA

Ltda. Respecto de las cuales, el 11 de junio de 1998 la Junta Directiva autorizó al

Instituto para comprar la participación que el Departamento poseía en esta

empresa, para aquel entonces en liquidación. De esta manera el IDEA quedó

como socio único, facilitando así el proceso de liquidación. En su calidad de único

25 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 17”, Medellín, septiembre 11 de 1995. 26 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 81”, Medellín, octubre 22 de 1997.


27

accionista el Instituto asumió los compromisos relativos al pasivo pensional de

PROVICA Ltda., por tal motivo se constituyó en responsable de la custodia de la

documentación asociada con dicho pasivo pensional27.

En el 2002 la organización administrativa fue actualizada con la adición de la

División de Comunicaciones28 y la Subgerencia General de Cooperación

Internacional29. Esta primera unidad administrativa para garantizar la

comunicación interna y externa del IDEA estratégicamente y la segunda unidad

administrativa como fuente de cooperación Internacional para el crecimiento

social, económico y financiero de las regiones y municipios.

Fuente: Resolución de Junta Directiva No. 14 del 30 de marzo de 2002 y Resolución de Junta

Directiva No. 28 del 19 de diciembre de 2002.

27 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 89”, Medellín, junio 6 de 1998. 28 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 14”, Medellín, marzo 20 de 2002. 29 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 28”, Medellín, diciembre 19 de 2002.


28

En diciembre de 2002 el IDEA había acrecentado su patrimonio por un valor de $

197, 329,18, logrando cumplir la misión Institucional, debido a que contaba con los

medios administrativos y económicos para conceder créditos para el desarrollo de

los Municipios del Departamento. El Instituto continúo impulsando el progreso

social con la inversión en eventos culturales a nivel Nacional y con el

otorgamiento de recursos para disminuir el desempleo30.

3. DIAGNÓSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO IDEA

Las unidades documentales que pertenecen al Fondo Acumulado del IDEA se

encuentran ubicadas en el Centro de Administración Documental (CAD), Bodega

IDEA, y Oficina Gestión Humana. Como el IDEA carece de espacio suficiente en

las instalaciones del edificio, cuenta con dos lugares por fuera de este: una oficina

en el Edificio Fundación Ferrocarril y en la empresa Manejo Técnico de

Información (MTI) donde se almacena y se custodia la información.

A partir de la información recolectada y del diligenciamiento de los 5 formatos

anteriormente descritos, se identificó:

3.1. Descripción de los depósitos

Centro Administración Documental (CAD) – Archivo Central

El Centro de Administración Documental (CAD) del Instituto para el Desarrollo de

Antioquia – IDEA, fue denominado así por medio del Acta de Comité de Archivo

número 01 del 16 de marzo de 2012. En esta unidad administrativa se custodia

10,06 metros lineales, información correspondiente al Fondo Acumulado.

30 IDEA, Informe de Gestión Financiera, Económica y Social 2002.


29

Instalaciones CAD

El CAD dispone de una bodega en el sótano de la Institución, donde se almacenan

17 metros lineales de documentación correspondiente a libros de Comprobantes

de Nómina de los años 1987 a 2005.

Instalaciones Bodega IDEA

Las historias laborales son custodiadas, y conservadas por la Oficina de Gestión

Humana del IDEA, allí se encuentran 13,74 metros lineales de documentación

producidas entre los años 1970 y 2005.


30

Instalaciones Oficina Gestión Humana

Las instalaciones donde se conserva la documentación del Fondo Acumulado

dentro de la sede del IDEA, están ubicadas en el primer piso y en el sótano del

edificio, los cuales están dotados de archivadores metálicos para disponer libros y

carpetas como se puede observar en los registros fotográficos anteriores.

El CAD posee aire acondicionado, cuatro detectores de humo, un extintor, y un

termo higrómetro el cual es utilizado para realizar el control de la temperatura y la

humedad, se efectúa limpieza diaria y se realiza mantenimiento preventivo y

fumigación cada año, y cada dos meses se realiza limpieza a los archivadores.

Empresa Manejo Técnico de Información – MTI

La empresa de Manejo Técnico de Información (MTI), está ubicada en el municipio

de Itagüí en la Calle 66ª N° 43-02, Bodega 109, allí se custodia 339.1 metros

lineales de documentación correspondientes al Fondo Acumulado del IDEA,

producida entre los años 1967 y 2005. Andrés Sáenz - Técnico Operativo del

Centro de Administración Documental - del IDEA y Tulia Navaz Gómez

Representante Legal de la empresa MTI son los responsables de velar por la

correcta custodia de la documentación del IDEA.


31

Las instalaciones cumplen con la adecuación física exigida por el Acuerdo 049 del

05 de mayo de 200031, del Archivo General de la Nación, y los requerimientos

básicos para la conservación de la documentación. Cuenta con acceso restringido,

sistemas contra incendio y su construcción es sismo resistente, la documentación

se encuentra almacenada en cajas de archivo de referencia X200 y X300 las

cuales están ubicadas en estantería metálica anti oxidante.

La limpieza de los recintos es periódica, disminuyendo así la contaminación

biológica de la documentación.

Depósito Edificio Fundación Ferrocarril

El IDEA dispone de la oficina 202 en el segundo piso del Edificio Fundación

Ferrocarril, ubicado en la Carrera 52 N° 43-31, la cual tiene un área de 37.26

metros cuadrados, allí esta almacenada 129.35 metros lineales de información

producida entre 1965 y 2005.

Este lugar no está dotado de mobiliario para la disposición de las cajas donde se

almacena la documentación, por ende están sobre el suelo. Por tal motivo se

procuró que no haya filtraciones de agua ni riesgos de incendios que puedan

ocasionar perdida de la información. Debido a la presencia de ventanas en este

depósito se ubicaron las cajas alejadas de la exposición solar; la limpieza de este

espacio se realiza dos veces por mes. Lo anterior con el fin de disminuir el

deterioro ambiental y biológico de la documentación.

Andrés Sáenz Técnico Operativo del Centro de Administración Documental del

IDEA y John Edwin García Cardona Administrador del Edificio Estación Medellín

son los responsables de la documentación que se custodia en este sitio.

31

Por el cual se desarrolla el articulo del capítulo 7 Conservación de documentos, del reglamento general de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos


32

3.2. Estado de la documentación

El estado de la documentación del Fondo Acumulado del IDEA, en los diferentes

depósitos de almacenamiento posee aspectos similares, donde se observa un

nivel aceptable de conservación, no se encontraron agentes de contaminación

biológica por hongos y/o insectos.

En algunos documentos se observó el deterioro físico debido a la manipulación y

almacenamiento inadecuado, lo que conlleva a que los documentos presenten

rasgaduras y roturas.; uno de los casos frecuentes fueron los dobleces que se les

hicieron a estos, ocasionando el quiebre y perdida de la información, este caso se

puedo observar en varios libros empastados de comprobantes de nomina

almacenados en la bodega del IDEA.

Otro aspecto fueron los agentes químicos, es decir oxidación de las tintas que

fragmenta el papel y el compuesto del mismo y cambio en la coloración del papel

por alteraciones cromáticas, causadas por los cambios de temperatura, luz y

humedad.

Un caso que se presentó muy común fue la utilización de ganchos de cosedora,

clips de mariposa grandes, y legajadores metálicos, ocasionando que la

documentación se oxidara debido al uso de estos materiales.

3.3. Nivel de organización

En su mayoría, la documentación perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA se

encontró clasificada por asuntos, es decir por agrupaciones de documentos como:

correspondencia, contratos, actas de liquidación, municipios, entre otros. Con

estas agrupaciones de documentos de asuntos similares están conformadas

unidades documentales ordenadas en su interior de forma cronológica

descendente.


33

La documentación que está dispuesta en unidades de almacenamiento (carpetas)

son nombradas según el asunto general, con el nombre de la empresa o

municipio, ejemplo de esto son las comunicaciones con entidades bancarias y

contratos con un municipio determinado.

Estos criterios de organización aplicados en este fondo documental dificultan la

recuperación de los documentos, debido a la desintegración de unidades

documentales complejas.

Las unidades documentales simples las cuales están compuestas por un solo tipo

documental como: Las Resoluciones de Gerencia, las Resoluciones de Junta

Directiva, las Actas de Comité de Gerencia, las Actas de Comité de Conciliación y

las Actas de Comité de Crédito, se encuentran encarpetadas y las Actas de Junta

Directiva están empastadas ordenadas por años y en consecutivo.

Las historias laborales del personal del IDEA se encuentran organizadas como lo

establece la Circular 04 del 2003, promulgada por el Archivo General de la Nación,

es decir cada expediente se encuentra ordenado atendiendo la secuencia propia

de su producción, están ubicados en unidades de conservación (carpetas)

individuales, y con un más o menos de 200 folios.

3.4. Unidades de almacenamiento

Las unidades de almacenamiento que se utilizan para la conservación de los

documentos del Fondo Acumulado son: carpetas de plástico, carpetas de yute,

libros empastados, argollados, y sobres de plástico, ubicados en Cajas X 200 y X

300 y/o dispuestos en estanterías metálicas.


34

Unidades de almacenamiento

Las carpetas y sobres de plástico no son recomendables para la conservación de

unidades documentales, ya que por su composición deterioran el documento

haciendo que esté presente sudoración.

Igualmente se hallaron 5 cajas de archivo con documentos sueltos que no

reposaban en unidades de conservación.


35

En la siguiente tabla se presenta la cantidad de unidades de almacenamiento del

Fondo Acumulado separadas por las 5 bodegas:

Depósito

Car

pet

as

Lib

ros

Leg

ajo

s

Rev

ista

s

Arg

olla

do

s

AZ

Do

cum

ento

s

Su

elto

s

EFF 3267 10 22 2 62 10 2,5 Metros

Lineales

MTI 2901 3505 146

1 Metro

Lineal

Bodega – IDEA

438

CAD – IDEA 175 97 1

7 9

Oficina Gestión

Humana 159

3.5. Instrumentos de recuperación de información

La información almacenada en los depósitos antes descritos cuenta con

inventarios generales, que sirven como herramienta para la recuperación de la

información, permitiendo la localización y consulta de los documentos en cada uno

de ellos.


36

3.6. Documentación Fondo Documental Productora de Vinos Colombo

Argentina - PROVICA Ltda.

A partir del 11 de junio de 1998 del El IDEA se convirtió en el único accionista de

la empresa Productora de Vinos Colombo Argentina – PROVICA Ltda., en

liquidación. Por tal motivo asumió los compromisos relativos al pasivo pensional

de esta empresa, constituyéndose en responsable de la custodia de la

documentación asociada con dicho proceso. Por este motivo entre los documentos

que conforman el Fondo Acumulado del IDEA se encuentra la siguiente

documentación, que aunque hace parte del Fondo Documental de la Productora

de Vinos Colombo Argentina – PROVICA Ltda., son custodiados por el Instituto:

Subseries y/o Asuntos

Fechas extremas Cantidad Unidades

Documentales

Volumen Documental en Metros Lineales

Inicial Final

Historias Laborales 13/10/1977 31/07/2001 210 5,27

Informes de Retiro de Trabajadores 04/06/1979 25/06/1982 1 0,05

Ordenes de Servicios 24/01/1997 24/06/1997 2 0,03

Relación Fondo Cesantías Protección 12/04/1993 23/10/1997 2 0,09

Reportes de Aportes Seguro Social 15/01/1992 15/01/1992 1 0,02

Reportes de Novedades Laborales 14/01/1991 30/11/1994 1 0,01

Totales 217 5,47

Esta documentación debe organizarse atendiendo a: las directrices dadas por el

Archivo General de la Nación en su Circular 004 de 2003 (Organización de

Historias Laborales); y los criterios establecidos en las Tablas de Valoración

Documental del IDEA para la subserie Historias Laborales, donde se determinó

que el tiempo de retención en el archivo central debe ser de 80 años, una vez se

cumpla este tiempo se debe realizar selección atendiendo a los siguientes

criterios: conservar totalmente las historias labores pertenecientes a gerentes y


37

directivos y realizar una muestra aleatoria del 10% entre el resto de historias

labores. Los documentos resultantes de esta selección se digitalizan y transfieren

al Archivo Histórico.

4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO

Con el fin de alcanzar los objetivos propuestos para la elaboración de la propuesta

de Tablas de Valoración Documental del IDEA se diseño el siguiente plan de

trabajo archivístico:


38

Objetivo General No. Objetivos Específicos/Actividades

Duración Mes Recurso Humano Seguimiento Metas

1 2 3 4

Elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental

1 Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental

Contratistas de la Universidad de Antioquia

Reuniones semanales de seguimiento. Informes semanales de actividades.

Describir 507.66 metros lineales de documentos, producidos por el IDEA entre los años 1964 y 2005, que hacen parte de su fondo acumulado.

2 Elaboración Diagnostico Integral del Fondo Acumulado del IDEA



Obtener el diagnóstico integral del Fondo Acumulado del IDEA, documentos producidos por el IDEA entre los años 1964 y 2005.

3 Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales



Reconstruir de la evolución administrativa y organizacional del IDEA, entre los años 1964 y 2002.

4 Análisis e interpretación de la información recolectada



Diseñar los anexos para la propuesta de TVD, para cada una de las 9 estructuras organizacionales identificadas para el IDEA, entre los años 1964 – 2002: • Cuadro de Actos Administrativos. • Estructura Organizacional.

Codificación Estructura Organizacional.

• Cuadro de Dependencias y Funciones.

• Cuadro de clasificación documental.

• Formato Único de Inventario Documental.

• Identificación de Secciones y Fondos por depósitos.

5 Elaboración de la propuesta de TVD



Elaborar la propuesta de TVD, para cada una de las 9 estructuras organizacionales identificadas para el IDEA, entre los años 1964 – 2002.


39

• Recurso humano con formación y/o experiencia en el área de archivos:

Un (1) coordinador de proyecto

Un (1) líder de componente

Un (1) asistente de componente

Siete (7) auxiliares

• Espacio:

Para la ejecución de las actividades tendientes a la descripción de los

documentos que conforman del Fondo Acumulado del IDEA y la

elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental, se

dispuso una locación en la calle 54 No. 80-08 Barrio Calasanz.

• Recurso tecnológico:

Nueve (9) equipos de cómputo.

• Mobiliario:

Nueve (9) puestos de trabajo, dotados con escritorio y silla.

• Dotación personal:

Para la seguridad del personal vinculado con el proyecto, se dotaron con

guantes, tapabocas y delantales.


40

Puestos de trabajo

Dotación del personal

Equipo de trabajo


41

5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

La descripción documental es el "proceso de análisis de los documentos de

archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y

recuperación, para la gestión o la investigación"32, para realizar esta actividad se

diligenció en el Formato Único de Inventario Documental -FUID- establecido por el

Archivo General de la Nación en el Acuerdo 038 de 2002, la documentación

producida y recibida entre el 18 de enero de 1965 al 7 de octubre de 2005

perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA.

Para facilitar la recuperación de la información inventariada se adiciono los

campos "Bodega" y se amplió la columna "Series, Subseries y Asuntos":

• Bodega: en este campo se registraron los depósitos donde se custodia la

documentación del Fondo Acumulado del IDEA, los cuales son: Edificio

Fundación Ferrocarril (EFF), Manejo Técnico de Información (MTI), Centro

de Administración Documental (CAD), Bodega IDEA, y Oficina Gestión

Humana.

• Series, Subseries y asuntos: se dividió en tres columnas el campo:

Nombre de las series, Subseries o Asuntos. Para facilitar la clasificación en

el inventario.

Para normalizar el diligenciamiento del FUID se modificó el instructivo, que el

Archivo General de la Nación presenta en el Acuerdo 038 de 2002, ajustándolo a

las necesidades propias del Proyecto. Ver Anexo 6. Instructivo para el

diligenciamiento del FUID para el Fondo Acumulado del IDEA.

A medida que se fueron conociendo las características de la documentación, se

ajustaron los parámetros para la descripción en el FUID. A partir del análisis de las

32

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op., cit., p. 31


42

unidades documentales y los tipos documentales contenidos en cada una de ellas.

De igual modo, se identificó posibles criterios de ordenación y/o clasificación

presentes en estas, que permitiera inventariar la documentación más

eficientemente.

Ejemplo de esto, el caso de las unidades documentales y legajos que contenían

varios contratos y convenios, correspondientes a una misma subserie, para los

que se estableció la descripción en los siguientes términos:

DILIGENCIAMIENTO EN ASUNTO EJEMPLOS Nombre de subserie numero de contrato/ año de suscripción – (de cada uno de los tipos documentales) SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y XXXXXX

CONTRATOS DE EMPRESTITO 8520/1996 – 2586/1997 3698/1998 SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y MUNICIPIO DE MEDELLIN

Nombre de subserie numero de orden/ año de suscripción, (de cada uno de los tipos documentales)

ORDENES DE SERVICIO DE TRABAJO DE COMPRA DE BIENES 8970/1996 – 9586/1996 PARA EL PLAN DE CAPACITACION DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

Otro caso puntual son las unidades documentales que contenían varios contratos

o convenios, pero de subseries diferentes, para los que se estableció hacer un

registro independiente para cada asunto contractual en el FUID, conservando la

misma referencia para la carpeta:

DILIGENCIAMIENTO EN ASUNTO

EJEMPLOS

Nombre de subserie numero SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y XXXXXX y Objeto

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y CARLOS AUGUSTO MOSQUERA GOMEZ CUYO OBJETO ES PROMOCIONAR AL IDEA EN LA REALIZACION DEL FESTIVAL REY DE REYES DE LA TROVA EL DIA 2 AGOSTO DE 2002


ORDEN DE SERVICIOS DE TRABAJO O COMPRA DE BIENES FPR ACT 31SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y MARION SA CUYO OBJETO ES SUMNISTRAR PAPELERIA Y ELEMENTOS DEOFICINA PARA LA GERENCIA DE LA CONEXIÓN VIAL ABURRA ORIENTE HASTA POR LA SUMA DE 2000000


CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 296 SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE VALORIZACOIN PARA EJERCER LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS ECONOMICOS PROVENIENTES DE LOS PAGOS DE LA CONCESIÓN TUNEL ABURRA ORIENTE


43

Conformación de Series y Subseries Especiales

Durante el proceso de descripción en el FUID se realizó una identificación de la

documentación, para asignar una denominación correcta de series y subseries;

para algunas unidades documentales se conformo unas series y subseries

especiales, tales como:

• Correspondencia: para las unidades documentales producidas antes del

30 de octubre del 2001.

• Comunicaciones: después de la aprobación del Acuerdo 060 de 200133

promulgado por el Archivo General de la Nación, donde se establece los

pautas para la administración de comunicaciones, la documentación del

fondo Acumulado del IDEA en el FUID cambia de denominación:

Correspondencia por Comunicaciones.

• Convenios de Pignoración: son documentos donde se propone la

pignoración de un bien, en el caso de no cumplir con el pago en efectivo de

un préstamo. A partir de las características observadas en la celebración de

los Contratos de Empréstito, se identificó que los convenios de pignoración

son una tipología documental dentro del trámite contractual. De esta

manera se determino que los convenios que se encontraran sin contratos

de empréstito, se nombrarían en serie como CONTRATOS y en Subserie

como CONTRATOS DE EMPRÉSTITO.

• Convocatorias: en esta serie se clasificaron las unidades documentales

que correspondían a los concursos e invitaciones públicas y licitaciones

públicas, de acuerdo a la Ley 80 de 1993 sobre el Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública.

33

Acuerdo N° 060 del 30 de octubre de 2001, por el cual se establecen pautas para la administración de las

comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.


44

• Estados de Cuentas de Depósitos: son documentos donde se registra el

estado de la deuda de los préstamos concedidos. Se decidió nombrar esta

unidad documental como serie ESTADOS DE CUENTAS DE DEPÓSITOS

y subserie ESTADOS DE CUENTAS DE DEPÓSITOS, ya que no se debe

clasificar en la serie de comprobantes contables porque son de carácter

informativo.

• Inversiones de Renta Variable: son los documentos que custodia el IDEA

generados por las empresas donde la entidad ha invertido capital, y por

ende tiene acciones de estas, como por ejemplo Actas de Junta Directiva,

Balances y Estados Financieros, entre otros; ya que no se logro identificar

un proceso legal por medio del cual se llevo a cabo la adquisición, se

decidió nombrar la serie INVERSIONES y la subserie INVERSIONES DE

RENTAS VARIABLES.

• Pólizas: son los documentos que se plasma un seguro en el cual se

establecen las obligaciones y derechos tanto de la aseguradora como del

asegurado, en la descripción de las unidades documentales pertenecientes

del IDEA, se identificaron pólizas para automóviles, de responsabilidad civil

y de manejo global.

• Portafolio de Negociaciones: son listados de la rentabilidad de las

inversiones que el IDEA ha invertido y por ende tiene acciones, en el

nombre de serie y subserie de estas unidades documentales se

denominaron como asunto: PORTAFOLIOS DE NEGOCIACIONES.

• Reportes Módulo de Contabilidad: son los reportes generado por el

sistema Módulo de Contabilidad del IDEA, estos fueron nombrados en serie

y subserie REPORTES MODULO DE CONTABILIDAD.


45

Volumen de las unidades documentales

Debido a que la documentación del Fondo Acumulado del IDEA no cuenta con

foliación, se estableció medir el volumen documental en centímetros lineales, esta

medición permitió la conversión de centímetros lineales a folios aplicando la NTC

5029, para la medición de archivos de la siguiente manera:

Q= # cm lineales * # PMF

100

Q= Cantidad de Folios

# cm Lineales = 0.53 centímetros lineales

PFM= Promedio de Folios por Metro Lineal de acuerdo a la tabla de equivalencia

del Anexo B de la NTC 5029

Ejemplo:

Q= 0.53 * 9000 = 47.7 folios

100

Donde:

0.53 centímetros lineales es la medida en folios de un registro en el FUID

9000 = cifra tomada de la tabla de equivalencias del Anexo B teniendo en cuenta

el gramaje 75 del papel y el tipo de la unidad de conservación (carpeta)

100 = centímetros

6. VALORACIÓN DOCUMENTAL

A partir de las funciones de cada unidad administrativa se establecieron los

documentos producidos por cada una de ellas; con base al cuadro de clasificación

documental general (elaborado paralelamente con el inventario documental) se

ubicaron las series y asuntos en el Formato de las Tablas de Valoración

Documental.


46

Para la valoración documental se consultó la normatividad colombiana para

establecer los tiempos de conservación de los documentos, con esta investigación

se pudo corroborar que desde el año 1989 se regula los procesos documentales,

y anterior a esta no existen actos administrativos que la normalicen; teniendo en

cuenta lo anterior se realizó un cuadro general donde se recopila la normatividad

colombiana de acuerdo a las series documentales producidas por las unidades

administrativas del IDEA, estableciendo el tiempo de conservación para cada una

de ellas. Ver Anexo 7. Criterios de Valoración Documental.

Las series y/o asuntos se valoraron mediante el análisis de la documentación,

identificando valores primarios (administrativos, jurídicos, legales, fiscales,

contables y técnicos) valores secundarios (históricos y culturales) y los

documentos enfocados al cumplimiento de la misión institucional y de acuerdo a la

compilación de la normatividad colombiana, igualmente se tuvo en cuenta el

volumen documental existente durante cada estructura organizacional; con los

anteriores criterios se estableció la retención de la documentación en el Archivo

Central y su disposición final.

7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

La disposición final debe entenderse como el proceso mediante el cual se

seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su

conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en

las Tablas de Valoración Documental.34

En el caso de los documentos producidos o recibidos por el IDEA entre los años

1964 y 2005, que hacen parte del fondo acumulado, la disposición final se

realizará conforme a lo consignado en las TVD, en la columna denominada como

34 Archivo General de la Nación, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, AGN, Sistema Nacional de Archivos, Bogotá, 2005, p. 30


47

“Procedimiento”, donde se señalaron los procedimientos (Conservación total,

Selección, Eliminación) a ejecutar en el caso particular de cada serie y/o subserie

documental analizada en el marco de cada una de las estructuras

organizacionales identificadas.

Según el Archivo General de la Nación los procedimientos para la disposición final

de los documentos se pueden definir de la siguiente manera35:

• Conservación total

Se aplica a todos los documentos que tienen valor permanente, es decir, los que

por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,

desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Entidad, constituyéndose en

testimonio de su actividad y por lo tanto son soporte para la construcción de la

memoria institucional. Del mismo modo estos documentos se convierten en

patrimonio documental de la sociedad, en tanto el objeto misional del IDEA

involucra los intereses colectivos de los antioqueños.

• Selección

La selección documental se realiza en el archivo central, con el fin de escoger una

muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación

permanente en el archivo histórico. Para adelantar la selección debe aplicarse el

método señalado para cada serie y/o subserie documental, como aparece

especificado en la columna “Procedimiento” de las TVD.

• Eliminación

Se aplica a aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y

secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Para

adelantar esta actividad se debe tener en cuenta:

35

Archivo General de la Nación, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, AGN, Sistema Nacional de Archivos, Bogotá, 2005, p. 33


48

Aplicar lo estipulado en la columna “Procedimiento” de las TVD en cuanto al

cumplimiento de los tiempos de retención en los archivos de gestión y

central.

Elaborar el acta de eliminación documental, donde se consigne la

descripción de los documentos a eliminar y el método a emplear.

Obtener el aval del Comité de Archivo de la Entidad.

• Digitalización

El IDEA ha determinado que aquellos documentos de conservación total y los

resultantes del proceso de selección documental serán digitalizados, como medida

para garantizar su conservación y preservación, así como para asegurar el acceso

y consulta de la información en ellos contenida. La digitalización se refiere a la

técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera

analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede

ser leída o interpretada por computador. Para adelantar este procedimiento se

debe:

Determinar la metodología y el plan de trabajo para adelantar el proceso de

digitalización.

Realizar control de calidad permanente del proceso de digitalización, para

evitar el deterioro de los documentos mientras se digitalizan y para que se

obtengan imágenes de calidad que permitan la adecuada consulta de la

información.

8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

La aplicación de las Tablas de Valoración Documental se realizará después de

obtener su aprobación por parte del Consejo Departamental de Archivos y de ser

adoptadas por el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA mediante acto

administrativo. Esta actividad tiene por principal objetivo garantizar que se cumpla

con los tiempos de retención de los documentos en cada uno de los archivos


49

(central, gestión e histórico) y con los procedimientos, que se determinaron en las

TVD de cada una de las estructura administrativas identificadas.

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