Manual de Procedimientos Secretaria General

HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE ATEMPAN, PUEBLA.

ADMINISTRACION 2014-2018

AGOSTO 2016

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Manual de Procedimientos SECRETARIA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

SECRETARIA GENERAL

APROBADO POR EL H. AYUNTAMIENTO EN SESIÒN EXTRAORDIARIA DE CABILDO NÙMERO 111/2016 BIS DE FECHA 11 DE MAYO DE 2016

SECRETARIA GENERAL

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A U T O R I Z A C I O N E S

C. Mario Herrera OropezaPresidente Municipal Constitucional

Profr. Froylan Vega HerreraSecretario General

Profr. Víctor Hugo Saucedo GuzmánTesorero Municipal

C. Javier Guerrero GarcíaContralor Municipal

Manual de Procedimientos

Clave: MA 1418/MO/CM/01

Fecha de elaboración: 6/04/2016

Fecha de actualización: 18/08/2016

Núm. De Revisión: 01

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN..........................................................................................................42. OBJETIVO DEL MANUAL..........................................................................................43. PROCEDIMIENTOS....................................................................................................5

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http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRxqFQoTCIKx6Y7Gg8cCFQisgAodAoYMNA&url=http://noticiasteziutlan.blogspot.com/&ei=ZXW6VcLqN4jYggSCjLKgAw&bvm=bv.99028883,d.eXY&psig=AFQjCNGWgYVhlHL-jb6P6hoIZ-CJhfbJ6A&ust=1438369493407740






1. INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene como finalidad, contribuir al proyecto de

modernización administrativa del gobierno municipal del periodo 2014-2018,

entendido por modernidad los conceptos de: servicio al ciudadano, calidad,

productividad y mejora continua, estableciendo paneles, programas, proyectos y

acciones estratégicas que permitan el desarrollo equitativo y sustentable para

beneficio de la sociedad del Municipio de Atempan, Puebla.

2. OBJETIVO DEL MANUAL

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo principal el de

delimitar en forma clara y sistemática cada uno de los procesos que se

realizan en Secretaria General, de acuerdo a la estructura orgánica

autorizada en el Reglamento de la Administración Pública Municipal.

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3. PROCEDIMIENTOS

Procedimiento PR-DO-01

CUIDAR Y DIRIGIR ARCHIVO DEL AYUNTAMIENTO

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:1de 2Unidad Administrativa: Secretaria General

Área Responsable: Secretaria General

OBJETIVO: Resguardar los archivos del Ayuntamiento.

ALCANCE: El resguardo de documentos administrativos así como correspondencia

Dirigida al Presidente Municipal o al Ayuntamiento es una actividad exclusiva de la Secretaría General.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

1. Recepción de documentos

2. Firma de Acuse de Recibido

3. Clasificación del Documento Según Corresponda (Tramite o Histórico)

5. Registro en Catalogo según corresponda

6. Se archiva el documento a resguardo

7. Fin del proceso

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CUIDAR Y DIRIGIR ARCHIVO DEL AYUNTAMIENTO

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:2 de 2Unidad Administrativa: Secretaria General


6

Recepción de documentos

Firma de Acuse de Recibido

DocumentoDe

Tramite

Clasificación del

documento

Documento Histórico

Registro en Catalogo

Se Archiva el Documento a

Resguardo

Fin del Proceso








ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:1de 2Unidad Administrativa: Secretaria General Área Responsable:

Secretaria General

OBJETIVO: Elaboración de Constancias en el formato correspondiente a petición de la ciudadanía en general, a fin de llevar a cabo trámites administrativos para los Efectos legales a que haya lugar.

ALCANCE: La elaboración de constancias es una actividad que implica únicamente a la Secretaria General del Ayuntamiento.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

1. Se solicita el recibo de pago

2. Solicitud de documentos para realizar la constanciaEn caso de cumplir con los requisitos se elabora

3. (No cumple con documentos) Finaliza trámite.

4. (Si cumple con documentos)Se genera y entrega constancia original firmada por el Secretario General

5. Se registra folio de pago de la constancia en base de datos de secretaria

6. Fin del procedimiento.

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ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:2 de 2Unidad Administrativa: Secretaria General Área Responsable:

Secretaria General

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Solicitud del recibo de pago de constancia

Solicitud de documentos para

realizar la constancia

Cumple con los

requisitos

no

si

Genera y entrega Constancia firmada

por el Secretario General

Fin del procedimiento








CONVOCAR SESIONES DE CABILDO Y REALIZAR ACTAS DE CABILDO

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:1de 2

Unidad Administrativa: Secretaria General Área Responsable: Secretaria General

OBJETIVO: Dar atención a los asuntos derivados por el Presidente Municipal, Departamentos y/o Jefaturas del Ayuntamiento, así como de Solicitudes presentadas por la ciudadanía de manera directa, para su análisis, discusión y/o aprobación de la petición y/o asuntos a tratar ante los integrantes del Ayuntamiento.

ALCANCE: Las decisiones que se tomen en cabildo son únicas del Presidente Municipal, Síndico y Regidores, la Secretaría General desempeña un papel únicamente de informante y responsable de crear y salvaguardar la documentación atendida, debidamente asentada en actas de cabildo.

DESCRIPCION DEL PRECEDIMIENTO

1. Análisis de puntos a tratar en cabildo.

2. Enviar Convocatoria al Presidente, Síndico y Regidores.

3. Tomar nota de puntos de acuerdo.

4. Elaborar e Imprimir Acta de Cabildo

5. Se recaban firmas del cabildo

6. Se archiva.

7. Fin del proceso.

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CONVOCAR SESIONES DE CABILDO Y REALIZAR ACTAS DE CABILDO

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:2 de 2


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Análisis de puntos a tratar

en cabildo

Tomar nota de puntos de acuerdo

Enviar convocatoria a Cabildo

Elaborar e Imprimir Acta de Cabildo

Se recaban firmas del Cabildo

Se Archiva el Acta Fin del Proceso








RUBRICACION Y COMPILACION DE DOCUMENTOS OFICIALES EMANADOS POR LAS AREAS DEL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL.

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:1de 2


OBJETIVO: Revisar los documentos emanados por el Ayuntamiento a fin de mantener un control de documentos.

ALCANCE: El Secretario General tiene a su cargo revisar todos los documentos emanados por el Ayuntamiento, por lo que es responsabilidad única de esta área.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIMENTO

1. Recepción de documentos.

2. Análisis y revisión de documentos.

3. Si existen observaciones se regresa al área para su modificación.

4. Si no existen modificaciones se rubrica y se pasa a firma por el Presidente Municipal.

5. Se devuelve el documento firmado al área.

6. Fin del proceso.

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Procedimiento PR-DO-01RUBRICACION Y COMPILACION DE DOCUMENTOS OFICIALES EMANADOS POR LAS AREAS DEL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL.

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:2 de 2


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Recepción de documentos.

Análisis y revisión de documentos.

Se recaba firma y sello

Se devuelve el documento firmado y sellado al área.

Fin del Proceso

¿Existen observaciones?

Se regresa al área para su modificación

Si

No








REALIZAR CERTIFICACIONES DE SECRETARIA GENERAL

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:1de 2Unidad Administrativa: Secretaria General


OBJETIVO: Dar fe de la documentación presentada en original, mediante la certificación de la misma.

ALCANCE: El Secretario General es el único en el Ayuntamiento con la facultad y responsabilidad de certificación de documentos.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.

1. Recibir solicitud de certificación y fotocopia del documento.

2. Imprimir la certificación

3. Firmar y Sellar documento.

4. Entregar copia certificada.

5. Fin del proceso

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REALIZAR CERTIFICACIONES DE SECRETARIA GENERAL

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:2 de 2Unidad Administrativa: Secretaria General


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Recibir solicitud de certificación y

fotocopia del

Firmar y sellar documento

Entregar copia certificada

Fin del Proceso

Imprimir certificación








PERMISOS DIVERSOS Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:1de 2Unidad Administrativa: Secretaria General Área Responsable:

Secretaria General

OBJETIVO: Elaboración de todo tipo de permisos previo a inspección para su correspondiente autorización del Secretario General.

ALCANCE: La expedición de los permisos únicamente compete a la Secretaría General.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.

1. Se recibe solicitud de permiso

2. Se turna al Secretario General para su análisis

3. Si se autoriza y/o no se autoriza se turna al auxiliar para emitir respuesta por escrito.

4. Se turna a tesorería para realizar pago.

5. Se elabora permiso.

6. Una vez pagado se registra número de recibo de pago en Base de Datos de Secretaría General.

7. Se entrega permiso anexo al recibo de pago del solicitante.

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8. Fin del proceso.


PERMISOS DIVERSOS

Fecha:08/04/2016

Versión:

Página:2 de 2Unidad Administrativa: Secretaria General Área Responsable:

Secretaria General

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Se recibe solicitud de

permiso

Se turna al Secretario General

para su análisis

¿Se Autoriza?

nosi

Se elabora permiso

Se turna a tesorería para realizar el pago

Registro del folio de pago en base de

datos







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Fin del procedimiento


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