Manual de Organizacion y Procedimientos

8/15/2019 Manual de Organizacion y Procedimientos

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PRESENTADO POR:

CACERES ARROYO

LEIJAS LESCANO

YATACO MAUTINO

LIMA 23 DE MAYO DEL 2016


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INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realiza para fortalecer los conocimientos obtenidos a lo largo de la

carrera universitaria y para enfatizar la necesidad de ciertos documentos que son de vital

importancia para las empresas modernas, ya que estos van a reducir el índice de errores y

facilitar el trabajo para todas las áreas.

El manual de organización o por sus siglas MO es un medio administrativo que agilizar las

labores de la empresa y el manual de procedimientos es un documento t!cnico que muc"as

veces está incluido dentro del MO, sin embargo es de creación más antigua apro#imadamente

desde antes de $%&'.

(os procedimientos se "an caracterizado por un fin com)n, que consiste en que una actividad

específica sea definida y se repita la manera al "acerla. Es a"í donde nace el establecimiento

de reglas que marcan la pauta y la uniformidad de las actividades para evitar los errores

operativos, o errores por toma de decisión incorrecta* facilita el entrenamiento del personal, es

información que se transmite, pasa a ser parte importante para gestionar el conocimiento dentro

de las organizaciones. +n manual de procedimiento es un documento formal donde se

concentra información y que está al alcance del personal, sirve como una de las "erramientas

para lograr los objetivos organizacionales. (os manuales son la base de una correcta

organización y disciplina para la realización de las actividades. Es por ello que en la presente

monografía se ampliara la información respecto a conceptos y la manera en la que se

desarrollara un manual de procedimientos.

Entender correctamente los conceptos de estos documentos y la importancia que tienen en el

mundo moderno ayudara a los trabajadores a ingresar correctamente a las empresas, así como

conocer sus ventajas y diferencias para el uso adecuado de estos, ya que como podemos

apreciar más adelantes el tamao de la empresa es importante para la utilización de uno u otro.


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PORTADA

INTRODUCCION

INDICE

CAPITULO I : MARCO TEORICO

1.1 DEFINICIÓN DE MANUAL………………………………………………………………… 5

1.2 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN ………………………………………………………. 6

1.3DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS ……………………………………………………. 6

$.'.$ Objetivos de los -rocedimientos

$.'. /mportancia de los -rocedimientos

$.'.' 0aracterísticas de los -rocedimientos

$.'.1 2eneficios de los -rocedimientos

1.4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN……………………………………………………………. &

$.1.$ 0oncepto seg)n autores$.1. Objetivos

$.1.'. +tilidades

$.1.1 /mportancia

$.1.3 4entajas

$.1.5 (imitaciones

$.1.6 0ontenidos

1.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ……………………………………………………… 14

$.3.$ 7efinición


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$.3. Objetivos

$.3.' +tilidades

$.3.1 /mportancia

$.3.3 4entajas

$.3.5 (imitaciones

$.3.6 0ontenidos

CAPITULO II: DESARROLLO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y

PROCEDIMIENTOS

2.1. COMO DESARROLLAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS …………………….23

2.2COMO DESARROLLAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN …………………………35

2.3DIFERENCIA ENTRE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS………………………………………………………………………….48

CONCLUSIONES ……………………………………………………………………………….49

ILIOGRAF!A …………………………………………………………………………………5"


5/42

CAPITULO I: MARCO TEORICO

1.1 D#$%&%'%(& )# M*&+*,

(os manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para

registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y funcionamiento de la

dependencia* es decir, entenderemos por manual de organización en general el documento

que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y8o las instrucciones sobre

"istoria, organización, política y8o procedimientos de una institución, que se consideren

necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

P- /+ '-&0#&%)- /# ',*/%$%'*& #&:

• 7e organización9 donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la

empresa.

• 7e procedimientos9 donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en

el interior de la empresa* por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago

de sueldos, etc.

• 7e políticas9 se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

• 7e bienvenida9 diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se

detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

P- /+ %0-:

• :enerales9 que contienen información de la totalidad de la organización.

• Específicos9 que consignan información específica o de una determinada área.


6/42

1.2 D#$%&%'%(& )# O*&%*'%(&

(a organización es parte fundamental del estudio de la administración. ;odas las

organizaciones se ven afectadas por factores internos y e#ternos que influyen

directamente en su funcionamiento.


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=eg)n MelinDoff, ?$%%F@, Gos procedimientos consiste en describir detalladamente

cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se

garantiza la disminución de erroresG.

$.'.$ O#0%7-/ )# ,-/ P-'#)%%#&0-/

:ómez . ?$%%'@ seala que9 G El principal objetivo del procedimiento es el de

obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores

del tiempo, esfuerzo y dineroG. ?p.5$@.

$.'. I-0*&'%* )# ,-/ P-'#)%%#&0-/

El "ec"o importante es que los procedimientos e#isten a todo lo largo de una

organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos

en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para

detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia

cuando se ordenan de un solo modo.

=eg)n 2iegler H. ?$%&F@ G (os procedimientos representan la empresa de forma

ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función

en cuanto a las actividades dentro de la organizaciónG.

$.'.' C**'0#/0%'*/ )# ,-/ P-'#)%%#&0-/

MellinDoff, ?op.cit @ describe las siguientes características de procedimientos9

Io son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada

situación en particular.

=on de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la

aplicación continua y sistemática.


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=on fle#ibles y elásticos, pueden adaptarse a las e#igencias de nuevas

situaciones.

7esde otro punto de vista :omes : ?$%%6@ se enfoca en las siguientes

características de procedimientos9

-or no ser un sistema* ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un

mismo fin se conoce como un sistema.

-or no ser un m!todo individual de trabajo. El m!todo se refiere específicamente

a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

-or no ser una actividad específica. +na actividad específica es la que realiza un

empleado como parte de su trabajo en su puesto.

$.'.1 #$%'%-/ )# ,-/ P-'#)%%#&0-/

-ara MelinDoff, ?op.cit @ conceptualiza que9 GEl aumento del rendimiento laboral,

permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar

una buena coordinación y orden en las actividades de la organizaciónG

1.4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN

1.4.1 C-&'#0-/ /#;& *+0-#/

=eg)n la dirección general de programación, organización y presupuesto ?FF3@9

!l manual de organización es un documento oficial que describe

claramente la estructura orgánica y las funciones asignadas a cada

elemento de una organización, as" como las tareas espec"ficas y laautoridad asignada a cada miembro del organismo.

!n nuestro ámbito de acción se define como una herramienta o instrumento

de trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la información

detallada, referente a los antecedentes históricos, el marco jur"dico#


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administrativo, objetivo, estructura orgánica, organigrama que representa

en forma esquemática la estructura de la organización, las funciones de los

órganos que integran una unidad administrativa, los niveles jerárquicos, los

grados de autoridad, responsabilidad, as" como las l"neas de comunicación

y coordinación e$istentes, que esquematiza y resume la organización de

una unidad responsable.

!l manual de organización es, por tanto, un instrumento de apoyo

administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las

unidades administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y

funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento

administrativo.

Es un documento oficial cuyo propósito es describir las estructuras de funciones y

departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad

asignadas a cada miembro del organismo. +n manual de organización

complementa con más detalles la información que bosqueja el organigrama.

=eg)n :uerra ?F$'@9 A!s un documento que contiene información detallada

referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones,

estructuras y %unciones de las unidades administrativas que integran la

institución, se&alando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y

responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene

organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.es un

documento de suma importancia para la empresa ya que en esencia detalla lo que

la organización representas como tal, su funcionamiento y hacia dónde vaJ.

Es recomendable que el manual de organización se complemente con otros

manuales administrativos, incluyendo el manual de procedimientos y políticas.

Estos )ltimos complementan al manual en su tarea de aclara estructuras,


10/42

estandarizar procedimientos y respaldar las decisiones que se toman.

=eg)n odríguez ?$%%3@9Jos manuales de organización e$ponen con detalle la

estructura organizacional de la empresa, se&alando los puestos y la relación que

e$iste entre ellos. !$plican la jerarqu"a, los grados de responsabilidad, las

funciones y actividades de las unidades orgánicas de la empresa. 'eneralmente

contiene graficas de organización y descripción de puestoJ.

A(e acuerdo con se&ala que este manual e$plica con detalle la estructura

organizacional de la empresa y se&ala los puestos y la relación que e$iste entre

ejecutivos y departamentos. as graficas de organización las de descripción de

trabajo generalmente constituyen el contenido de este manual .J ?:ómez, $%%1@

A!stos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,

legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones

organizacionalesJ ?ranDlin, FF1@

7e lo anterior se puede concluir que el propósito principal del manual de

organización es dar a conocer sistemáticamente y por escrito a los empleados las

actividades, procedimientos y como está estructurada la organización, recurriendo

a tablas, gráficas y diagramas parapara facilitar el entendimiento del usuario.

epresentan de manera e#presiva una forma de comunicación entre la gerencia y

los empleados.


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=eg)n manifiesta odríguez ?$%%3@9J !l manual de organización es un documento

oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de

una organización, as" como tareas espec"ficas y la autoridad asignada a cada

miembro del organismoJ.

-resentar una visión de conjunto de la organización

-recisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para destinar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

0oadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al

personal y propiciar la uniformidad en el trabajo, en la ejecución del trabajo,

evitando la repetición de instrucciones.

acilitar el reclutamiento y selección de personal.

=ervir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación a las distintas unidades orgánicas.

-ropiciar el mejor aprovec"amiento de los recursos "umanos y matriciales.

1.4.3 U0%,%)*)#/

7entro de las principales utilidades que presenta el MO tenemos las siguientes9

7etermina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y

requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada

dependencia.

-roporciona información a los funcionarios y servidores p)blicos sobre sus

funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así

como sobre las interrelaciones formales que corresponda.


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personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el

flujo de los procedimientos.

acilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y

orientación del personal en servicio, permiti!ndoles conocer con claridad

sus funciones y responsabilidades del cargo a que "an sido asignados así

como aplicar programas de capacitación.

El MO no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las

contenidas en el O. ;ampoco se utilizará para crear cargos al margen de los

establecidos en el 0


13/42

• Es fuente de información básica para la gestión de los recursos "umanos

de la institución.

1.4.5


14/42

1.4.= C-&0#&%)-/

(a -ortada

Lndice

-resentación

Objetivos


15/42

:ómez 0eja ?$%%6@ lo describe así9 A!l manual de procedimientos es un

documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en

la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de

ellas”.

:ómez ?FF$@9 A!l manual de procedimientos es un componente del sistema de

control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,

sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e

información sobre pol"ticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas

operaciones o actividades que se realizan en una organizaciónJ

(as empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control

interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los

cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus

actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las

áreas, generando información )til y necesaria, estableciendo medidas de

seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con

la función empresarial.

(os procedimientos se "an caracterizado por un fin com)n, que consiste en que

una actividad específica sea definida y se repita la manera al "acerla. Es a"ídonde nace el establecimiento de reglas que marcan la pauta y la uniformidad de

las actividades para evitar los errores operativos, o errores por toma de decisión

incorrecta* facilita el entrenamiento del personal, es información que se transmite,

pasa a ser parte importante para gestionar el conocimiento dentro de las

organizaciones. +n manual de procedimiento es un documento formal donde se

concentra información y que está al alcance del personal, sirve como una de las

"erramientas para lograr los objetivos organizacionales. (os manuales son la base

de una correcta organización y disciplina para la realización de las actividades.

El manual de procedimientos es una de las diferentes clasificaciones que tienen

los manuales administrativos. =on un elemento fundamental en las complejas

estructuras de las organizaciones. En este documento se analiza específicamente


16/42

al manual de procedimientos. -ara que un manual de procedimientos pueda

elaborarse, es necesario tener un amplio conocimiento de las actividades, y

analizar la manera óptima para realizar las actividades* esto con el fin de optimizar

el uso de los recursos que intervienen y facilitar la ejecución de los procesos.

El Manual de -rocedimientos es un elemento del =istema de 0ontrol /nterno, el

cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que

contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e

información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas

operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en

una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios. equiere

identificar y sealar qui!nN, cuándoN, cómoN, dóndeN, para qu!N, por qu!N

de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos

1.5.2 O#0%7-/

(os manuales de procedimientos definen las funciones y se asignan a una unidad

administrativa delimitando responsabilidades, con el fin de evitar la duplicidad de

las actividades o el omitir alguna de ellas. (os principales objetivos de los

manuales de procedimientos son9

• 0ontribuir a que las actividades se "agan correctamente en base a los

lineamientos registrados o el estándar.

•


17/42

• 7iferenciar las responsabilidades de cada unidad o puesto de trabajo.

• =ervir como ve"ículo de orientación e información para los que interact)an

dentro de la organización.

=e puede decir que dentro de los objetivos del uso de los manuales de

procedimientos se encuentra la estandarización de las actividades, creando un

sistema basado en registros y reglas para lograr las metas deseadas y obteniendo

resultados óptimos del conjunto de actividades.

Io obstante, para lograr la estandarización de las actividades es necesaria una

disciplina con los participantes y la debida atención para obtener resultados, "asta

crear el "ábito y que el sistema administrativo d! los resultados esperados. Es

importante mencionar que la gestión del conocimiento juega un papel importante,

ya que en conjunto la e#periencia del personal con los manuales de

procedimientos tiene una trascendencia positiva los conocimientos* y con ellos la

perspectiva de la mejora continua.

0ompilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a

cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que

intervienen, precisando su participación en dic"as operaciones y los

formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales

agregadas en procedimientos.

• +niformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

• 7eterminar de forma sencilla las responsabilidades por causa de fallas o

errores.

• acilitar las labores de


18/42

•


19/42

•


20/42

puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal en virtud de que

describen en forma detallada las actividades por puesto.

Otras utilidades de importancia de los manuales de procedimientos son que

permiten uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria* simplificar la responsabilidad por fallas y errores* facilitar las

labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia* la conciencia

en los empleados y en sus jefes acerca de que el trabajo se está o no realizando

adecuadamente* reducción de los costos al aumentar la eficiencia general,

además de otras ventajas adicionales. Estos manuales son instrumentos

administrativos que apoyan la realización del que"acer institucional cotidiano.

7e acuerdo con ranDlin ?FF@9 e#iste la necesidad de elaborar un manual de

procedimientos cuando se presenta, entre otros, cualquiera de los siguientes

casos9

• Pue e#istan trámites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo

cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera

que sea fácil consultarlas para aclarar posibles dudas.

• Pue resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los

tramites y procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con

descripciones claras de los mismos.

• Pue se desee emprender tareas de simplificación del trabajo como análisis

de tiempos, delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas,

etc.

• Pue se vaya a establecer un sistema de información, o bien modificar el ya

e#istente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, el proceso y las

salidas de información, para lo cual son muy valiosos los manuales de

procedimientos, ya que contienen información necesaria para la

determinación de flujos de esta.


21/42

1.5.5


22/42


23/42

uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden

que se describe a continuación9

2.1 COMO DESARROLLAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN


24/42


25/42


26/42


27/42


28/42


29/42


30/42


31/42


32/42


33/42


34/42


35/42

2.2 COMO DESARROLLAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


36/42


37/42


38/42


39/42

2.3 DIFERENCIAS ENTRE MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS• 7ocumento


40/42

CONCLUSIONES


41/42

ILIOGRAFIA

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