MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE TRANSPARENCIA

4 Sur No. 104 Edificio Carolino Col. Centro Pág.

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Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Coordinación Universitaria de Enlace, Transparencia y Acceso a

la Información MANUAL DE ORGANIZACIÓN


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INDICE I. PRESENTACION .................................................................................................................2

II. INTRODUCCION.................................................................................................................3

III. OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................................................6

IV. ESTRUCTURA ORGANICA ..............................................................................................7

V. COMITE INSTITUCIONAL DE INFORMACION .................................................................7

VI. COORDINACION UNIVERSITARIA DE ENLACE.............................................................9

VII. PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACION. ...............................................10

VIII. DESCRIPCION DE PUESTOS .......................................................................................13

IX. POLITICAS GENERALES……………………………………………………………………..19 XI. CODIGO DE VALORES………………………………………………………………………. 21


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I. PRESENTACION Los tiempos actuales exigen un mayor compromiso de parte de las autoridades universitarias para

contribuir al desarrollo coordinado y planificado de las funciones de la institución, creando nuevas

formas de administración que lleven a la pronta atención de las necesidades de la estructura

organizacional de la universidad.

Por esta razón el presente “Manual de Organización de la Coordinación Universitaria de Enlace,

Transparencia y Acceso a la Información” responde a la necesidad de contar con procedimientos

claros que permitan la atención adecuada a las personas que soliciten información sobre las

actividades académicas, de investigación y extensión de la cultura de la Máxima Casa de Estudios,

así como del manejo de los recursos financieros.

Este documento presenta las estrategias que facilitan el acceso a la información, definiendo la

estructura, métodos y procedimientos, analizando, revisando y documentando todas y cada una de sus

áreas, señalando los puestos y la relación que existe entre ellos explicando la jerarquía, los grados de

autoridad y de responsabilidad, las funciones y tareas específicas asignadas a cada miembro de la

Coordinación Universitaria de Enlace.


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II. INTRODUCCION En un régimen democrático, el derecho a la información es el conjunto de normas sistematizadas que garantizan a cualquier ciudadano tener un libre acceso a la información de interés público y que al mismo tiempo establece las obligaciones de su uso responsable. Su campo de estudio comprende: “Los principios de libertad de prensa, expresión e información, el régimen informativo del estado; las normas que regulan las empresas y las actividades de comunicación, el estatuto de los profesionales de la información y el régimen de responsabilidad civil y penal”. La libertad de expresión se reconoció legalmente y por primera vez, en el Artículo 11º. de la Declaración Universal de los Derechos Humanos, expedida por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) en 1948: “Todo individuo tiene derecho a la libertad de expresión y de opinión. Este derecho incluye no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar, recibir información e ideas y el de difundirlas sin limitación de fronteras por cualquier medio de expresión”. La forma más adecuada de mantener a la sociedad informada es a través de la rendición de cuentas. Rendir cuentas equivale a informar, avisar, dar conocimiento de eventos y actos. La rendición de cuentas es un concepto muy amplio que no sólo se limita a las cuentas financieras, por tanto, no es privativa de contadores y auditores o de instituciones y dependencias públicas, si no que es una acción natural que abarca realmente todo lo actual del mundo. Esta obligación se presenta en el seno familiar, en la escuela, entre los grupos de amigos, en el trabajo, en las empresas privadas tanto nacionales como internacionales. Cuando se negocia en representación o por cuenta ajena la naturaleza misma de las cosas, determina el deber de poner en conocimiento del representado o dueño del negocio los hechos y resultados relativos a la operación para que de ese modo sepa él a que atenerse. La rendición de cuentas debe cumplirse no sólo como parte obligada dentro de un acuerdo de voluntades, sino como derivación de un deber profesional.


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En diversos países con sociedades democráticas se han realizado esfuerzos encaminados a evitar la corrupción y el mal manejo de la información, buscando el camino para consolidar gobiernos que transparenten de manera eficiente las actividades que realizan y el manejo de los recursos públicos y privados. Los que han avanzado en este camino son los países más desarrollados como es el caso de Inglaterra, Francia, Alemania y Estados Unidos quienes han logrado una serie de acuerdos en las Cámaras de Diputados y Senadores transparentando las actividades de orden judicial y financiero. Algunos países en vías de desarrollo como Colombia, Argentina, Honduras, Brasil, han iniciado trabajos orientados a hacer más eficiente el manejo de sus recursos públicos, sin embargo, sus logros han sido más importantes en el orden judicial, no así en el resto de sus actividades en donde no han logrado erradicar la corrupción. Por lo que se refiere al Gobierno Mexicano, los esfuerzos más importantes para impulsar una Ley de transparencia y acceso a la información pública, se han dado en el presente sexenio del Presidente Vicente Fox lo cual permitió que el 10 de junio de 2002 ésta Ley fuera una realidad. Los lineamientos generales que marca dicha Ley obligan a diversas dependencias del Gobierno Federal a través del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAIP) a dar información sobre sus diversas actividades a cualquier ciudadano que lo solicite. Respetando los lineamientos que marca la Ley de Transparencia Federal, varios estados de la República Mexicana como el Distrito Federal, San Luis Potosí, Colima, Guadalajara, Nuevo León, Oaxaca, Veracruz y Puebla han trabajado con sus diputados en sus cabildos estableciendo acuerdos que han permitido la implementación de leyes estatales sobre transparencia y acceso a la información. En el caso de la ciudad de Puebla, el 22 de julio de 2004, en Sesión Ordinaria del Honorable Congreso del Estado, se aprobó la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, quedando establecida la obligación de diversas dependencias gubernamentales, públicas y privadas a rendir cuentas a la sociedad sobre sus actividades y el manejo de sus recursos.


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El pasado 23 y 24 de mayo del 2004 Universidades que pertenecen al Consejo de Universidades Públicas e Instituciones Afines (CUPIA), se reunieron en Ciudad del Carmen Campeche en donde algunas de ellas como a Universidad Nacional Autónoma de México, la Universidad de Occidente y la Universidad Autónoma de Baja California presentaron su experiencia sobre transparencia y acceso a la información. La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, como organismo público descentralizado, respetuosa de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Federal y Estatal, así como los acuerdos del CUPIA, establece un Acuerdo sobre Transparencia y Acceso a la Información con el propósito de que cualquier universitario o miembro de la sociedad poblana pueda solicitar información sobre las actividades de docencia, investigación, extensión y difusión de la cultura, así como del manejo de los recursos financieros.


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III. OBJETIVO DE MANUAL Presentar de manera clara la estructura, funciones y responsabilidades de los miembros de la Coordinación Universitaria de Enlace, Transparencia y Acceso a la Información, con el propósito de garantizar el cumplimiento del Acuerdo de Transparencia de la Máxima Casa de Estudios.


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IV. ESTRUCTURA ORGANICA

V. COMITE INSTITUCIONAL DE INFORMACION

RECTOR

COMITÉ INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN

SECRETARIA EJECUTIVA

COORDINADOR UNIVERSITARIO DE ENLACE


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Está integrado por: El Secretario General El Vicerrector de Docencia El Titular de la Coordinación Universitaria de Enlace Un Consejero Universitario integrante de la Comisión de Supervisión Administrativa Un Consejero Universitario integrante de la Comisión de Glosa. Funciones:

1. Dirigir y supervisar las acciones de la Coordinación Universitaria de Enlace tendientes a proporcionar la información prevista en el Acuerdo de Transparencia.

2. Instituir los procedimientos para asegurar la mayor eficacia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información.

3. Confirmar, modificar o revocar la clasificación reservada de la información. 4. Realizar a través de la Coordinación Universitaria de Enlace, las gestiones necesarias para

localizar los documentos en los que conste la información solicitada. 5. Establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos en materia de clasificación y

conservación de los documentos, así como la organización de archivos. 6. Elaborar y difundir un informe anual de actividades. 7. Elaborar los criterios para la catalogación y conservación de los documentos, así como la

organización de archivos de la Coordinación Universitaria de Enlace. 8. Vigilar y en caso de incumplimiento, hacer las recomendaciones a la Coordinación

Universitaria de Enlace para que se dé cumplimiento a lo dispuesto en el punto décimo del acuerdo.

9. Difundir entre la comunidad universitaria y los particulares, los beneficios del manejo público de la información, como también sus responsabilidades en el buen uso y conservación de aquella.

10. Elaborar la guía que describirá de manera clara y sencilla, los procedimientos de acceso a la información, la cual será publicada a través de los medios de difusión de la Universidad.

11. Las demás que le confieran el Acuerdo y cualquier otra disposición aplicable.


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VI. COORDINACION UNIVERSITARIA DE ENLACE Es la encargada de recibir y dar trámite a las solicitudes que se realicen por parte de los miembros de la comunidad universitaria y de la sociedad para conocer las diversas actividades y el manejo de los recursos financieros que realizan las Unidades Académicas y Administrativas de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Funciones:

1. Recabar y difundir la información respecto a temas, documentos y políticas, además de

propiciar su actualización periódica. 2. Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información. 3. Auxiliar a los interesados en la elaboración de solicitudes. 4. Realizar los trámites internos necesarios para entregar la información solicitada además

de efectuar la notificación a los interesados. 5. Proponer al Comité Institucional de Información los procedimientos internos que aseguren

la mayor eficacia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. 6. Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información, sus resultados y en su

caso costos. 7. Las demás necesarias para garantizar y agilizar el flujo de información.


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VII. PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACION. La información que está obligada a brindar la Máxima Casa de Estudios de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Puebla, aparece en el portal de la página web de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla en el orden siguiente:

I. La estructura orgánica. II. La misión y visión institucional.

III. El Plan General de Desarrollo. IV. Las atribuciones, facultades y obligaciones de las autoridades universitarias,

funcionarios, dependencias y cuerpos colegiados. V. El directorio de funcionarios universitarios.

VI. La remuneración mensual por puesto, conforme a los tabuladores vigentes. VII. Las metas y objetivos de las unidades académicas y dependencias administrativas, de

conformidad con sus programas de trabajo y actividades que desarrollan. VIII. El presupuesto anual de ingresos y egresos aprobado por el Consejo Universitario.

IX. El anuario universitario. X. Los requisitos y formatos para realizar los trámites universitarios.

XI. Los resultados de las auditorias internas y externas que se lleven a cabo tanto a la institución como a las entidades académicas y dependencias administrativas una vez que hayan sido concluidas.

XII. Las convocatorias a concurso o licitación de obras, adquisiciones y presentación de servicios, así como sus resultados, en aquellos casos que proceda en términos de la legislación aplicable.

XIII. El padrón de proveedores. XIV. Los permisos o autorizaciones otorgados para el uso de los inmuebles universitarios. XV. Los planes y programas de estudio de las carreras técnicas, bachillerato, licenciaturas,

especialidades, posgrados y de extensión universitaria. XVI. Estados financieros aprobados

XVII. El marco normativo vigente. XVIII. Los manuales de procedimientos.

XIX. El domicilio de la Coordinación Universitaria de Enlace y la dirección electrónica donde podrán recibirse las solicitudes para obtener la información.

XX. Los informes que se generen por disposición legal y XXI. Cualquier otra información que sea de utilidad o se considere relevante.


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Cualquier persona puede solicitar a la Coordinación Universitaria de Enlace, la información que requiera mediante escrito libre o en el formato que de manera impresa o electrónica tendrá a su disposición y que contiene los siguientes datos: Nombre del solicitante, dirección, código postal, ciudad, estado, país, teléfono, fax, correo electrónico, información solicitada y fecha de recibido. Si los detalles proporcionados por el solicitante no bastan para localizar los documentos, la Coordinación Universitaria de Enlace podrá requerir, por una vez y dentro de los 10 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, que indique otros elementos o corrija los datos. De no recibir respuesta en un término de 10 días hábiles, se archivará la solicitud. La respuesta a la solicitud deberá ser notificada al interesado en un plazo que no podrá ser mayor de 15 días hábiles, contados desde la presentación de aquella. Además, se precisará el costo y la modalidad en que será entregada la información, atendiendo en la medida de lo posible a la solicitud del interesado. Excepcionalmente, este plazo podrá ampliarse hasta un periodo igual cuando existan razones que lo motiven, siempre y cuando éstas se notifiquen al solicitante. En el caso de que la información solicitada por la persona ya esté disponible al público en medios impresos, tales como libros, compendios, trípticos, archivos públicos, formatos electrónicos o en cualquier otro medio, se le hará saber por escrito el lugar y la forma en que puede consultar, reproducir o adquirir dicha información. Si el Comité Institucional de Información tiene clasificados los documentos como reservados o confidenciales, se notificará en los plazos señalados anteriormente al interesado, quien podrá interponer un recurso ante el Abogado General quien determinará legalmente si la información se puede otorgar o no, en un plazo no mayor de 15 días hábiles. Cuando la información requerida no esté en poder de la Universidad se notificará al solicitante dentro del plazo establecido.


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DIAGRAMA DE FLUJO


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VIII. DESCRIPCION DE PUESTOS

NOMBRE DEL PUESTO SUPERVISA A:

Coordinador

ADSCRIPCION

Coordinación Universitaria de Enlace

Secretaria Ejecutiva (1)

REPORTA A: NUMERO DE PERSONAS EN EL PUESTO

Rector

1

DESCRIPCION GENERICA

Coordina a través del Comité Institucional de Información las diversas acciones que permitan facilitar información a los usuarios que la soliciten sobre las diversas actividades de docencia, investigación, extensión y difusión de la cultura, así como de la utilización de los recursos públicos que maneja la Máxima Casa de Estudios.

DESCRIPCION ESPECIFICA

Recibe y da trámite a las solicitudes de información que los universitarios y los miembros de la sociedad realicen.


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ACTIVIDADES QUE DESEMPEÑA 1. Recaba y difunde la información respecto a temas, documentos y políticas, además de

propiciar su actualización periódica. 2. Recibe y da trámite a las solicitudes de acceso a la información. 3. Auxilia a los interesados en la elaboración de solicitudes. 4. Orienta de manera eficaz y eficiente a los demandantes de información buscando siempre

su total satisfacción. 5. Realiza los trámites internos necesarios para entregar la información solicitada además de

efectuar la notificación a los interesados. 6. Propone al Comité Institucional de Información los procedimientos internos que aseguren la

mayor eficacia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. 7. Lleva un registro de las solicitudes de acceso a la información, sus resultados y en su caso

costos. 8. Mantiene actualizada la página Web de Transparencia y Acceso a la Información

Institucional 9. Organiza reuniones de trabajo con el Comité Institucional de Información para tratar los

diversos problemas que se presentan y establece los lineamientos y/o estrategias para resolverlos.

10. Difunde, con el apoyo de la Dirección de Comunicación, el Programa de Transparencia y Acceso a la Información BUAP por diversos medios impresos, electrónicos, radio y televisión.

11. Da pláticas o conferencias de difusión sobre el Programa de Transparencia y Acceso a la Información BUAP en distintos foros universitarios y extra universitarios.

12. Representa al Rector, cuando es necesario, en reuniones con diversas instituciones públicas o privadas relacionadas con transparencia.

13. Presenta un informe anual de los resultados obtenidos.

PERFIL DEL PUESTO


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CONOCIMIENTOS GENERALES:

• Administración • Programas académicos • Desarrollo curricular • Preparación y evaluación de proyectos • Planeación municipal, estatal y federal • Sistemas de Organización y de cómputo • Plan General de Desarrollo Institucional

2005 -2009. • Programa de Transparencia y Acceso a la

Información. • Negociación y gestión • Elaboración de reportes y análisis

estadísticos • Dirección ejecutiva

ESCOLARIDAD:

• Maestro en Ciencias • Administrador

EXPERIENCIA:

2 años


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NOMBRE DEL PUESTO SUPERVISA A:

Secretaria Ejecutiva

ADSCRIPCION

Coordinación Universitaria de Enlace

REPORTA A: NÚMERO DE PERSONAS EN EL PUESTO

Coordinador

1

DESCRIPCIÓN GENERICA Realiza las actividades secretariales correspondientes a su área de trabajo

DESCRIPCION ESPECIFICA Auxilia a su jefe inmediato en el desempeño de sus funciones

ACTIVIDADES QUE DESEMPEÑA


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1. Revisa la documentación que le sea turnada por el Coordinador Universitario de

Enlace. 2. Orienta la entrega de información respetando el Acuerdo de Transparencia y Acceso a

la Información Institucional. 3. Revisa diariamente las modificaciones que se realizan en la página Web de

Transparencia y Acceso a la Información de la BUAP. 4. Lleva un registro semanario de las actividades de la oficina de la Coordinación. 5. Atiende a los solicitantes de información. 6. Recibe y registra la correspondencia de su área de trabajo. 7. Recibe y hace llamadas telefónicas. 8. Ordena y registra la documentación. 9. Toma dictados. 10. Distribuye correspondencia en los diferentes Departamentos, Unidades Académicas y

Administrativas. 11. Elabora documentos como: memorándums, oficios, tarjetas, circulares, informes,

requisiciones, etc. 12. Controla la papelería y artículos de escritorio, así como también vigila el

mantenimiento de mobiliario y equipo de la oficina de la Coordinación. 13. Relaciona la documentación oficial. 14. Tramita el flujo de documentos a través de la oficina de correspondencia. 15. Da trámite a la justificación del Fondo fijo. 16. Y las demás que le asigne la Coordinación.


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PERFIL DEL PUESTO

CONOCIMIENTOS GENERALES:

Mecanografía Taquigrafía Computación básica Manejo de archivos Inglés básico Relaciones públicas

ESCOLARIDAD:

Secretaria Ejecutiva

EXPERIENCIA:

1 año


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IX. POLITICAS GENERALES

• El horario de labores para el personal de la Coordinación Universitaria de Enlace de 08:30 a 16:30 hrs. con 30 minutos para refrigerio, de lunes a viernes con un máximo de 10 min. de retraso. Exceptuando los días marcados como festivos o inhábiles por parte de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.

• El personal de la Coordinación Universitaria de Enlace deberá cumplir con su jornada diaria

de trabajo, aplicando todas sus fuerzas y capacidades en las tareas que les sean encomendadas, teniendo 1 hora para tomar sus alimentos en un horario comprendido entre las 14:30 y 15:30 hrs. en los días que les toque la guardia, previo acuerdo con su jefe inmediato sin descuidar las labores que se desarrollen en el área.

• El personal deberá presentarse a laborar con un buen arreglo personal, de manera que

contribuya a la imagen y a la atención profesional que debe brindar como servidor universitario.

• Durante la jornada laboral, el personal de la Coordinación Universitaria de Enlace deberá

permanecer en el área de trabajo y en los casos en que la naturaleza de la tarea requiera su desplazamiento a otras áreas diferentes a ésta, deberá consultarlo con su jefe inmediato o con la persona que éste designe para tales fines.

• Las áreas comunes, el equipo y los lugares de trabajo designados para cada empleado

deberán mantenerse limpios y en óptimas condiciones durante y al final de la jornada laboral, dándoles el uso específico para el que fueron creados.

• El uso del teléfono será para fines laborales que sean comunes en la Coordinación

Universitaria de Enlace. Aquellas llamadas fuera de la universidad, tanto locales como de larga distancia deberán ser plenamente justificadas y canalizadas a través del jefe inmediato. En caso contrario el empleado deberá cubrir el importe generado por este servicio.

• Para tratar los asuntos personales como laborales el empleado deberá dirigirse con el

Coordinador. • Con respecto a los cursos y seminarios de capacitación el personal deberá coordinarse con

su jefe inmediato para diseñar un esquema que no entorpezca las actividades de la Coordinación.


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X. POLITICAS DE ATENCION A USUARIOS Secretaria • La secretaria de la Coordinación Universitaria de Enlace deberá atender a todas las personas

que lleguen a solicitar información con amabilidad y cortesía. • No deberá dejar sonar más de 4 timbres los teléfonos. • Al contestar los teléfonos deberá hacerlo con amabilidad y cortesía. • Deberá ofrecer al usuario un vaso con agua o café cuando la espera exceda 15 min. Personal que atiende a usuarios externos • Cuando algún usuario solicite tratar un asunto con el Coordinador y éste no se encuentre

podrá ser atendido por la secretaria. • Una vez que fue atendido algún usuario, se le deberá entregar una encuesta de satisfacción

de usuarios, para conocer la calidad en los servicios que ofrecemos y una vez contestada ésta deberá ser entregada al Coordinador.

• El personal que atiende a usuarios externos deberá presentarse a laborar con un buen

arreglo personal. • La atención a los usuarios deberá ser ágil y oportuna, mostrando siempre una actitud amable

y cortés.


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XI. CÓDIGO DE VALORES

1. Honestidad 2. Calidad en el Servicio 3. Capacitación 4. Comunicación 5. Respeto y Responsabilidad

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