Manual de Normas y Procedimientos - Nominas UCV Oct 2006
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Cdigo de Manual: NOM-MNP/OCT-2006
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Fecha de Emisin: 25-Oct-2006
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE NMINAS
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA VICERTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE NMINAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE NMINAS
ELABORADO POR:
ALONZO Y ASOCIADOS CONSULTORES GERENCIALES Telfonos: 58-212-285.36.19 /284.06.55
www.alonzoya.com.ve ANALISTA: RAFAEL ENRIQUE LOPEZ COLMENARES
Este Manual de Normas y Procedimientos debe ser Actualizado cada 12 meses,
previo anlisis de Situacin Actual, para diagnosticar una actualizacin o la
modificacin de un Captulo o Seccin del mismo.
CARACAS, OCTUBRE 2006
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Contenido
25-Oct-2006
CONTENIDO
PG.
Carta de Aprobacin.. Introduccin CAPTULO I.Seccin 1. Aspectos Generales
1.1 Objetivos y Alcance. 1.2 Base Legal 1.3 Normas Generales
CONSIDERACIONES PREVIAS A LOS PROCEDIMIENTOS INMERSOS EN EL DEPARTAMENTO DE NMINAS (CPPDN-2006) PROCEDIMIENTOS GENERALES - DEPARTAMENTO DE NMINAS (PGDNom2006). CAPTULO II...Seccin 2. Personal Administrativo...
A-I Descripcin de los Procedimientos de Clculo. Seccin 3. Personal Docente
B-I Descripcin de los Procedimientos de Clculo. Seccin 4. Personal Obrero y Vigilante
C-I Descripcin de los Procedimientos de Clculo. CAPTULO III.Seccin 5. Glosario de Trminos.Seccin 6. Anexos.
03 04 06 06 06 07 12 27 39 49 49 49 70 70 78 78 92 92 95
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Carta de Aprobacin
CARTA DE APROBACIN
La Direccin de Administracin del Vicerrectorado Administrativo de la Universidad
Central de Venezuela, representado por la ciudadana Licenciada Mirtha Gross,
Directora de Administracion y Finanzas, hace constar por medio de este
documento, que Aprueba el presente Manual de Polticas, Normas y
Procedimientos del Departamento de Nminas; elaborado por la Firma Alonzo y
Asociados Consultores Gerenciales, de acuerdo a lo establecido en el Contrato
celebrado por ambas partes el seis (06) de Febrero de 2006.
Lic. Sergio Otero Castro. Director de Administracin y Finanzas - UCV
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Introduccin
25-Oct-2006
INTRODUCCIN El siguiente documento esta destinado a precisar los procesos y procedimientos
establecidos en el Departamento de Nmina de la Universidad Central de
Venezuela, con el fin de proporcionar al usuario, un manual de Normas y
Procedimientos claro y amigable, que permita servir como soporte a los diferentes
requerimientos solicitados por las Facultades y Dependencias adscritos a la
estructura de la Universidad Central de Venezuela.
Este manual estar destinado a todos aquellos Asistentes de Nmina,
Supervisores, Jefe de Departamento, como tambin los nuevos ingresos de
Recurso Humano a la Unidad, como una herramienta de adiestramiento, consulta,
apoyo y control de los procedimientos que se desarrollan en el Departamento de
Nminas.
Es importante destacar, que los procedimientos documentados en este manual,
estn debidamente validados por los responsables encargados de desarrollar cada
proceso y subproceso inmersos en esta unidad administrativa, adscrita al
Vicerrectorado Administrativo de esta Institucin.
De acuerdo con las exigencias de esta unidad, el manual contiene los elementos
fundamentales que permiten identificar cada proceso y la operatividad del mismo,
para desarrollar con eficiencia y un margen de flexibilidad todos los procedimientos
del Departamento de Nmina especficamente la nmina del Personal
Administrativo, Personal Docente, Obrero y Vigilante, adscritos a las diferentes
Facultades y Dependencias de la Universidad Central de Venezuela. Finalmente se
presenta el contenido del Manual de Normas y Procedimientos subdivididos por
captulos y secciones:
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Introduccin
25-Oct-2006
Captulo I: Seccin 1. Aspectos Generales del Manual conformado por los Objetivos,
alcance y base legal.
Captulo II. Este se subdivide en tres Secciones, dentro de cada seccin se detallan las
normas y descripcin de cada procedimiento.
Seccin 2. Personal Administrativo
Seccin 3. Personal Docente
Seccin 4. Personal Obrero y Vigilante.
Captulo III. Conformado por tres secciones finales, 5. Glosario de Trminos para aclarar el
significado de documentos, cdigos y terminologas que forman parte de los procesos y
procedimientos; 6. Anexos.
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I
1 1.1
CAPTULO I.
SECCIN 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Objetivo:
Identificar claramente los procesos y procedimientos propios del Departamento de
Nminas adscrito al Vicerrectorado Administrativo de la Universidad Central de
Venezuela, con el fin de tener un Manual de Normas y Procedimientos preciso, que
facilite eficientemente la operatividad del personal encargado de desarrollar estos
procedimientos.
Alcance:
El Presente Manual de Normas y Procedimientos esta destinado al Departamento
de Nminas, especficamente a los procedimientos de clculos de nminas de
personal y al procesamiento de las planillas de movimiento de personal del recurso
humano adscrito a cada tipo de nmina Administrativa, docente, obrero y vigilante
de cada Facultad y Dependencia de la Universidad Central de Venezuela.
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1.2 Base Legal
La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta
Oficial N 5.453 de fecha 24-03-2000. Segunda versin.
Art. 141. Principios de la Administracin Pblica
Art. 311. De la Gestin Fiscal
Art. 314. De la Ley de Presupuesto
Art. 315. De Prepuestos Pblicos Anuales de gastos
Ley Orgnica de la Administracin Pblica, publicada en Gaceta Oficial
N 37.305 del 17 de octubre de 2001.
Art. 1.- Objeto de la Ley
Art. 2.- mbito de aplicacin
Art. 4.- Principio de legalidad
Art. 11.- Principio de rendicin de cuentas
Art. 13.- Principio de publicidad normativa
Art. 29.- Principio de descentralizacin funcional
Decreto con Fuerza de la Ley Orgnica de Planificacin, publicada en
Gaceta Oficial N 5.554 Extraordinario de Fecha 13 de Noviembre de
2001.
Art. 1.- Objeto de la Planificacin
Art. 2.- Definicin
Art. 3.- mbito de Aplicacin
Art 4. al Art. 16 De la construccin, viabilidad y perfectibilidad de la
planificacin.
Art. 22.- Obligacin de informar
Art. 40.- Planes y Proyectos de Presupuesto
Art. 41.- Aprobacin de propuestas
Art. 42.- Aprobacin de las cuotas presupuestarias
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Art. 43.- Obligacin de informacin
Art. 50.- Planes operativos-contenido
Art. 51.- Resoluciones e instructivos
Art. 58.- Participacin Social. Definicin
Art. 59.- Promocin de la participacin
Art. 60.- Obligacin de informar
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial N 37.347 del 17
de diciembre de 2001.
Art. 2.- Objeto de la Ley
Art. 4.- Del Sistema Nacional de Control Fiscal
Art. 5.- mbito de aplicacin
Art. 24.- Integrantes del Sistema Nacional de Control Fiscal
Art. 35 al Art.41.- Del Control Interno.
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,
publicada en Gaceta Oficial N 38.198 del 31 de mayo del 2005.
Ley de Universidades, publicada en Gaceta Oficial N 1.429
Extraordinario del 8 de septiembre de 1970
Art. 20.- Numerales 7,8 y 9 De las atribuciones del Consejo Nacional de
Universidades
Ley Orgnica de de Procedimientos Administrativos, publicada en
Gaceta Oficial N 2.818 del 1 de julio de 1981.
Art. 1.- Fundamento legal
Art. 3.- Obligacin de los funcionarios pblicos
Art. 7.- Los actos administrativos.
Art. 10.- Las limitaciones de los actos administrativos.
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1 1.2
Art. 19.- Nulidad de los actos administrativos.
Art. 31.- Los expedientes administrativos.
Art. 72.- Publicacin de los actos administrativos.
Art. 100.- Las sanciones del funcionario pblico.
Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta Oficial N 5.637
Extraordinario del 07 de Abril de 2003.
Art. 4.- Del patrimonio pblico.
Art. 27.- De la responsabilidad de la Contralora General de la Repblica.
Art. 32.- La responsabilidad administrativa del funcionario pblico.
Art. 33.- Las sanciones administrativas al los funcionarios pblico
Ley sobre Simplificacin de trmites administrativos, publicado en
Gaceta Oficial N 36.845 del 07 de diciembre de 1999.
Decreto con Fuerza de Ley sobre Mensajes de Datos y firmas
Electrnicas, publicado en Gaceta Oficial N 37.148 de fecha 28 de
febrero de 2001.
Reforma Parcial del Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema
Presupuestario, publicado en Gaceta Oficial N 5.781 Extraordinario del
12 de agosto de 2005.
Reglamento Parcial N 4 de la Ley Orgnica de Administracin financiera
del Sector Pblico, sobre el Sistema de Contabilidad Pblica, publicado
en Gaceta Oficial N 5.623 Extraordinario del 29 de diciembre de 2002.
Art. 1.- Objeto, caractersticas, mbito de aplicacin y fundamento del Sistema.
Art. 3.- Formacin y rendicin de cuentas.
Art. 7.- Momentos contables
Art. 9.- Del almacenamiento de los datos
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Art. 12.- Niveles de autorizacin de las transacciones
Art. 15.- Obligatoriedad en la utilizacin de formularios y registros prescritos.
Art. 16.- Configuracin de los equipos de computacin
Art. 17.- Respaldo de la informacin
Art. 19.- Posibilidad de utilizacin de medios informticos
Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la
Administracin Publica Nacional, publicada en Gaceta Oficial N 37.783
del 25 de septiembre de 2003.
Art. 1.- Objeto y mbito de aplicacin
Art. 2.- Objeto del Sistema de Control Interno
Art. 3.- Concepcin integral e integrada del sistema de control interno
Art. 4.- Responsabilidad de organizacin y mantenimiento del sistema
Art. 6.- Control interno previo, alcance y obligatoriedad de su ejercicio
Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta Oficial N
36.229 del 17 de junio de 1997, segn Resolucin N 01-00-00-015
Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico, publicadas en
Gaceta Oficial N 36.100 del 4 de diciembre de 1996.
Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo Genrico de la
Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente, publicado en
Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28-09-2005.
Acuerdo entre la Universidad Central de Venezuela y la Asociacin de
Empleados Administrativos de la UCV, Caracas 1990.
Consejo Nacional de Universidades y la Oficina de Planificacin del
Sector Universitario, a travs del Oficio N PAF-N 260/2006 de fecha
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13-02-2006 y PAF N 347/2006 de fecha 17-02-2006, donde se remiten
las tablas de sueldos y salarios del personal docente, profesional,
administrativo y obrero de las Universidades Nacionales, Efectiva al 01-
01/2006.
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1 1.3
1.3 Normas Generales. Al momento de realizar un requerimiento en el Departamento de Nmina, se
debe verificar los documentos donde se especfica tal solicitud (Planilla). De
no coincidir el requerimiento con la planilla, se deber devolver junto con
oficio anexo a la dependencia solicitante.
Todas las planillas de movimientos de personal cumplirn con la ruta establecida en su respectiva normativa hasta su llegada al Departamento de
Nomina para su procesamiento.
Para realizar la liquidacin de la Planilla Movimiento de Personal, deber ser verificada su respectivo ingreso o bienvenida, al sistema de Registro y
Control de Movimientos de Personal (SICMOV).
Antes de Proceder al ingreso de datos en el sistema se deber leer detalladamente toda la planilla Movimiento de Personal con la finalidad de
evitar errores en los clculos de verificacin e ingreso de datos en el
sistema de nmina.
Cuando se ingresa por Primera vez a una persona al sistema de nmina la fecha de Ingreso debe coincidir a la fecha efectiva expresada en la planilla
movimientos de personal.
Las planillas de Movimiento de personal debern estar acompaadas por fotocopias de los siguientes documentos, de acuerdo al caso planteado:
CONTRATO / SUPLENCIA
(B Y C) INGRESO
(A) VIUDEZ Y SOBREVIVIENTE
(D)
Contrato de Servicios. Planilla de Movimiento de Personal Acta de Defuncin.
Cedula de Identidad. Cedula de Identidad. Cedula de Identidad.
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1 1.3
En caso de disparidades de la planilla con los documentos consignados como anexos deber ser devuelta a la Direccin de RRHH.
Para la Verificacin de la informacin del tem A, se realizar comparndola con los documentos anexos y la informacin expresada en el SICMOV.
Los tipos de nminas estn clasificados de acuerdo al siguiente cuadro: N TIPO DE NMINA N TIPO DE NMINA 1 Docente 2 Administrativos 3 Directivos 4 Obreros 5 Vigilantes 6 Preparadores 8 Becarios (Centro de Desarrollo Cientfico Humanstico CDCH-) Para determinar la dedicacin se utilizar el siguiente cuadro:
DEDICACIN CDIGO - HORAS
Convencionales
33 39 40 50 60 70 80 90 91 92 93 94 95
M.T. + 3 Horas 02 Horas 03 Horas 04 Horas 05 Horas 06 Horas 07 Horas 08 Horas 09 Horas 10 Horas 11 Horas 12 Horas 75% T.C.
Exclusiva 10 Tiempo Completo 20 Medio tiempo 30
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1 1.3
Para la clasificacin de cargos y categoras se utilizar el siguiente cuadro:
CATEGORA INSTRUCTOR ASISTENTE AGREGADO ASOCIADO TITULAR Contratado 705 704 703 702 701 Suplente 710 720 730 740 750 Regular 500 400 300 200 100 Nivel / Rango I II III IV V Auxiliar 800 801 802 803 804 De acuerdo a la Legislacin Vigente, son obligatorios los clculos y sus
retenciones por concepto de Fondo de Jubilaciones (FJ= 4%) y Ley de
Poltica Habitacional (LPH=1%) a los docentes directivos y Becarios.
A los preparadores de acuerdo a la Ley, no se realizarn descuentos por ningn concepto.
La codificacin de los Clculos realizados se realizara de acuerdo a lo establecido en el Maestro de Conceptos.
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1 1.3
De acuerdo con los tipos de movimiento de personal solicitados al
Departamento de Nminas por las distintas facultades y dependencias de
la Universidad Central de Venezuela, se realizaran los clculos
correspondientes al tipo de personal, tipo de nmina y clasificacin en la
Tabla de sueldos y salarios segn sea el caso. (La referencia es el
Nmero de Identificacin del Requerimiento).
01 Nuevo cargo 02 Cargo Vacante 03 Contrato 04 Prrroga de Contrato 05 Nombramiento Definitivo 06 Suplencia 07 Aumento por Antigedad 08 Mritos 09 Promocin 10 Reclasificacin 11 Nivelacin 12 Ascenso 13 Profesionalizacin 14 Sinceracin 15 Cambio de Dedicacin 16 Aumento de Horas 17 Disminucin de Horas 18 Disminucin de Sueldo 19 Disminucin de Primas 20 Suspensin de Sueldo 21 Traslado 22 Transferencia 23 Remocin 24 Permiso Remunerado 25 Permiso No Remunerado 26 Ao Sabtico 27 Excedencia Activa 28 Excedencia Pasiva 29 Comisin de Servicios 30 Becario CDCH
31 Correccin de Datos Personales 32 Correccin de fecha de Ingreso 33 Correcciones Varias 34 Prima TSU 35 Prima Profesional 36 Prima Jerrquica 37 Prima Rango V 38 Prima de Confianza 39 Cargo de Libre Nombramiento y Remocin 40 Cargo de Confianza 41 Cargo Directivo 42 Cambio de Denominacin de Cargo 43 Pago Compensatorio 44 Pago de Diferencia de Sueldo 45 Normas de Permanencias 46 Retiro o Egreso 47 Jubilacin 48 Reincorporacin 49 Pensin por Incapacidad 50 Pensin de Sobreviviente 51 Pensin por Viudez 52 Ajuste de Sueldo 53 Suspensin de Pensin 54 Revocacin 55 Anulacin 56 Prima 57 Provisional de Estmulo a Profesores 58 Reingreso 59 Destitucin
En referencia al tipo de nmina, tipo de personal a continuacin se presenta la
actualizacin del incremento salarial correspondiente al 01-01-2006, que
corresponder para la elaboracin de clculos en el departamento de nminas.
En concordancia con la circular N RRHH. DCIyD-06.029 de fecha 02 de marzo de 2006,
en relacin al instructivo para la actualizacin del incremento salaria del personal
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1 1.3
Contratado Docente, Administrativo y Obrero correspondientes a las normas de
homologacin 2004-2005, a partir del 01-01-2006, de acuerdo a los dispuesto por el
Consejo Nacional de Universidades, a travs de los oficios PAF-N 260/2006 de fecha 13-
02-2006 y PAF N 347/2006 de fecha 17-02-2006, ambos suscritos por la Direccin de la
Oficina de Planificacin del Sector Universitario. A continuacin se especifican los
criterios tomados en cuenta:
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1 1.3 PDI
1. Personal Docente de Investigacin. Disposiciones Generales - Compilacin Legislativa de la Universidad Central
de Venezuela Perodo (1996-2000):
De los montos y beneficios de las Jubilaciones:
Articulo 5 El Monto mensual de las Jubilaciones ser el equivalente al ciento por
ciento (100%) de la cantidad que resulte de sumar los sueldos devengados por el
interesado en cada uno de los ltimos sesenta (60) meses de servicio activo a la
Universidad Central de Venezuela, y dividir el total entre sesenta (60).
Pargrafo Primero: En el caso de aquellos profesores que hayan ejercido cargos con
goce de primas, stas formarn parte del salario y se considerarn en el cmputo de su
jubilacin, si su percepcin ocurri en el curso de los ltimos sesenta (60) meses de
servicios.
Pargrafo Segundo: Cuando el profesor en el referido lapso de sesenta (60) meses
anteriores a su jubilacin no haya cambiado de dedicacin devengar el ciento por
ciento (100%) de su ltimo sueldo.
Artculo 6 El profesor jubilado o pensionado gozar de los mismos beneficios
econmicos concedidos o que se concedan en lo sucesivo a los miembros ordinarios del
personal docente y de investigacin de la Universidad Central de Venezuela. En
consecuencia, el monto de las pensiones de jubilacin se modificar cuando sea
necesario para incorporar los citados beneficios.
Artculo 7 Cuando fallezca un miembro del personal docente y de investigacin que se
encuentre en goce del derecho de la jubilacin, el cnyuge, los hijos y los padres
tendrn derecho a los siguientes beneficios:
a) Cincuenta por ciento (50%) del monto total mensual de la jubilacin para el cnyuge
viudo mientras no cambie su estado civil, y el cincuenta por ciento (50%) restante se
distribuir entre los hijos menores de 21 aos y hasta 25 aos si demuestran su
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Preliminares
I
1 1.3
condicin de estudiantes de educacin superior, o de cualquier edad en caso de ser
incapacitado.
b) En caso de no existir hijos, o qu stos no sean acreedores a este beneficio de
acuerdo a lo estipulado en el acpite anterior (a) de este artculo, el cien por ciento
(100%) ser para el cnyuge sobreviviente, mientras no cambie su estado civil.
Igualmente se incorporar a la pensin del cnyuge la cuota correspondiente a los hijos
a medida que stos cumplan la mayora de edad.
c) En caso de no existir o fallecer el cnyuge, el cien por ciento (100%) ser para los
hijos en las mismas condiciones establecidas en el acpite (a) de este artculo. En el caso
de hijos incapacitados stos recibirn el cien por ciento (100%) de la pensin o
jubilacin.
d) A falta de cnyuge y de hijos, se otorgar el setenta y cinco por ciento (75%) del
monto de la jubilacin a los padres sobrevivientes del profesor jubilado, siempre que
demuestren que dependan econmicamente del profesor jubilado.
Artculo 8 El miembro del personal docente y de investigacin que tenga derecho a la
jubilacin conforme a lo establecido en la Ley de Universidades y este Reglamento podr
solicitarla ante el Consejo de la Facultad o el organismo acadmico de adscripcin.
Formulada la solicitud, el Consejo de la Facultad deber decidir, previa opinin favorable
de la Oficina Central de Asesora Jurdica, dentro de los treinta das siguientes al recibo
de los recaudos correspondientes.
Pargrafo nico: Cuando el solicitante fallezca, despus de haber introducido la solicitud
y antes de la decisin del Consejo de la Facultad, se proceder a la aplicacin del
artculo 7 de este reglamento, en caso de ser procedente la jubilacin.
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Preliminares
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VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares I
1 1.3
De las Pensiones: Artculo 13 La incapacidad permanente de cualquier miembro del personal docente y
de investigacin para cumplir actividades de su cargo, despus del dcimo ao de
servicio se otorgar, como establece la ley, el derecho a una pensin cuyo equivalente
ser de tantos veinticincoavos de sueldo mensual como aos de servicios tenga. Esta
incapacidad deber ser comprobada por examen mdico practicado por la orden del
Consejo de la respectiva Facultad.
Artculo 14 Cuando la incapacidad permanente debidamente comprobada ocurra antes
de cumplir los diez (10) aos de servicios, el Consejo Universitario podr acordar una
pensin al profesor, previa proposicin del Consejo de la Facultad respectiva, y de
acuerdo a informe social del ncleo familiar. Dicha pensin no podr exceder el diez
venticincoavos del sueldo mensual del profesor.
Artculo 15 Si el miembro del personal docente y de investigacin incapacitado
permanentemente no pudiera por s mismo solicitar la pensin que le corresponde, un
familiar legalmente autorizado podr hacerlo en su nombre.
Artculo 16 La solicitud de pensin por incapacidad se har en lamisca forma prevista
para las jubilaciones.
Artculo 17 Cuando el miembro del personal docente y de investigacin se incapacitare
temporalmente por un lapso inferior a un (01) ao, recibir la remuneracin completa
mientras persista su incapacidad. Si sta se prolongase por ms de un (01) ao, recibir
una pensin durante el tiempo que dure la incapacidad y cuyo monto ser establecido
de acuerdo a lo previsto en los artculos 14 y 14 de este reglamento.
Artculo 18 Si la incapacidad calificada como permanente desapareciere por cualquier
causa, el interesado deber solicitar su incorporacin al servicio activo de la Universidad.
El consejo de la Facultad, luego de comprobar el cese de la incapacidad mediante
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VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares
examen mdico que ordenar, deber proceder a la reincorporacin y a declarar
extinguida la pensin por invalidez. Si el interesado no hubiera hecho la solicitud antes
mencionada y el Consejo de la Facultad tuviera fundadas razones para estimar que ha
cesado la incapacidad, ordenar practicar el correspondiente examen mdico, y si de
ste resultare comprobado el cese de la incapacidad, o si el interesado se negara a
someterse al examen, el Consejo Universitario, previa proposicin del Consejo de la
Facultad, proceder a declarar extinguida la pensin.
Artculo 20 En caso de fallecimiento de un profesor pensionado, el monto de su
pensin se destinar y distribuir conforme a lo pautado en el artculo 7 de este
reglamento.
Artculo 21 En caso de fallecimiento de un profesor en actividad, el Consejo de la
Facultad otorgar una pensin de acuerdo con el artculo 102 de la Ley de Universidades
y se distribuir conforme a lo pautado en el artculo 7 de este reglamento.
I
1 1.3
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VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares I
1 1.3
1.1 Incremento Salarial
Aplicar a partir del 01-01-2006, el porcentaje correspondiente al tabulador de sueldos, Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (anexo 1), al
personal docente y de investigacin de acuerdo a su categora y dedicacin, en
las siguientes condiciones: activo, jubilado, pensionado, excedencia activa,
ordinario, contratado, interino, temporal, auxiliar docente y de investigacin.
a) Pensiones por Viudez y/o Sobrevivientes.
Aplicar a las Pensiones por viudez y/o sobrevivientes al 01-01-2006, un incremento porcentual, atendiendo a la categora y dedicacin acadmica del
docente que gener el beneficio. Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-
2006 (anexo 1).
1.2 Primas
a) Primas de Cargos.
Aplicar a las primas asignadas a los cargos Rectorales, Decanos y Directivos al 01-01-2006, un incremento del 17% (correspondiente al ao 2004) ms 17%
(correspondiente al ao 2005), siendo sus Nuevos Valores:
NIVELES BOLVARES / MES
RECTOR 1.041.550 VICERECTOR 867.956 SECRETARIO 867.956 DECANO O EQUIVALENTE 578.642 DIRECTOR GENERAL O EQUIVALENTE, DIRECTOR DE ESCUELA, INSTITUTO O EQUIVALENTE 347.186
SUBDIRECTOR O EQUIVALENTE 216.932 COORDINADOR DE ESCUELA 128.870 JEFE DE DIVISIN 103.922 b) Prima por Antigedad.
Aplicar a la prima anual asignada a los Docentes Titular a dedicacin exclusiva y tiempo completo al 01-01-2006, un incremento del 17% (correspondiente al ao
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Preliminares
I
1 1.3
2004) ms 17% (correspondiente al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029
de fecha 02-03-2006 (anexo 1).
Aplicar a la prima anual asignada a los Auxiliares Docentes clasificados en la categora V y tiempo completo al 01-01-2006, un incremento del 17%
(correspondiente al ao 2004) ms 17% (correspondiente al ao 2005). Circular
N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (anexo 1).
c) Prima por Hijo.
Aplicar a la prima por hijo del personal Docente y de Investigacin a dedicacin exclusiva, tiempo completo y medio tiempo al 01-01-2006, un incremento del
17% (correspondiente al ao 2004) ms 17% (correspondiente al ao 2005).
Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (anexo 1).
d) Incidencias Salariales.
Caja de ahorro 10% Sueldo Integral, fondo de Jubilacin 4% y Ley de Poltica Habitacional 2%.
El 8.5% del presente ao se cancelar con los sueldos de las tablas vigentes, resultantes de la aprobacin de las normas de homologacin 2004-2005.
Para el clculo del bono vacacional y del bono de fin de ao se mantiene la formula de clculo aprobada por el CNU en el ao 2001, actualizada en el ao
2002, es decir, 80 das multiplicados por los factores aprobados.
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Preliminares
I
1 1.3 PAPTAS
2. Personal Administrativo, Profesional, Tcnico, de Apoyo y de Servicio.
2.1 Incremento Salarial
Crear el concepto Ajuste Tabulador OPSU 2004-2005 al 01-01-2006, al personal profesional, tcnico, de apoyo y de servicio en las siguientes condiciones: activo,
jubilado, pensionado y contratado de acuerdo a la dedicacin y al cdigo de
ubicacin del cargo en el tabulador OPSU y asignar el valor de la homologacin
2004-2005.
Crear el concepto Ajuste Tabulador OPSU 2004-2005, a las pensiones por viudez y/o sobrevivientes y ajustar los valores de las diferencias resultantes de la resta
de lo correspondiente al ao 2003 menos ao 2005, sealados en el Anexo 2 de
la Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006, atendiendo los niveles
OPSU.
2.2 Primas
a) Prima Profesional y de Tcnico Superior Universitario.
Aplicar a la profesional y de tcnico de educacin superior al 01-01-2006, un incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un 20% (correspondiente
al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (Anexo 3).
b) Prima por Hijo.
Aplicar a la prima por hijo del personal profesional, tcnico, de apoyo y de servicio al 01-01-2006, un incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un
20% (correspondiente al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-
03-2006 (Anexo 3).
c) Prima de Transporte. Aplicar a la prima de transporte al 01-01-2006, un incremento del 20%
(correspondiente al ao 2004) ms un 20% (correspondiente al ao 2005).
Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (Anexo 3).
d) Incidencias Salariales.
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Preliminares
I
1 1.3
Caja de Ahorro 10% y Ley de Poltica Habitacional 2%. El 8.5% del presente ao se cancelar con los sueldos de las tablas vigentes,
resultantes de la aprobacin de las normas de homologacin 2004-2005.
Para el clculo del bono vacacional y del bono de fin de ao, se mantiene la frmula de clculo aprobada por el CNU en el ao 2001, actualizada en el ao
2002, es decir, 80 das multiplicados por los factores aprobados.
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Preliminares
I
1 1.3 POV
3. Personal Obrero y Vigilante.
3.1 Incremento Salarial.
Aplicar a partir del 01-01-2006, el tabulador de salario, al personal obrero y vigilante de acuerdo a la escala, jornada y dedicacin, en las siguientes
condiciones: activo, jubilado y pensionado, un incremento del 20%
(correspondiente al ao 2004) ms un 26% (correspondiente al ao 2005).
Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (Anexo 4).
a) Personal obrero y vigilante, en condicin de jubilado o pensionado.
Aplicar a partir del 01-01-2006, el tabulador de salario, al personal obrero y vigilante en condicin de jubilado y pensionado, de acuerdo a la escala de
dedicacin, un incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un 26%
(correspondiente al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-
2006 (Anexo 4).
b) Pensiones por viudez y/o sobrevivientes.
Aplicar a partir del 01-01-2006, el tabulador de salario, las pensiones por viudez y/o sobrevivientes, un incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un
26% (correspondiente al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-
03-2006 (Anexo 4).
3.2 Primas
a) Primas por Chferes.
Aplicar a las primas asignadas a los cargos chferes de autoridades, rutas urbanas, rutas extra urbanas y despachador de gasolina al 01-01-2006, un
incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un 26% (correspondiente
al ao 2005).
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Preliminares
I
1 1.3
TIPO DE PRIMA MONTO OPSU ACUERDO INTERNO AUTORIDADES 198.350 160.874 RUTAS URBANAS 99.173 0 RUTAS EXTRA URBANAS 99.175 176.121 DESPACHADOR DE GASOLINA 20.224 0 Este pago no le corresponde al personal jubilado y pensionado con fecha anterior al 31-12-2003. En cuanto al acuerdo interno tenemos que, en el caso de los chferes de autoridades, a
partir de la presente fecha deja de tener vigencia, considerando que el monto OPSU
supera el acuerdo interno.
En el caso de las rutas extra urbanas, se mantiene el monto del acuerdo interno,
considerando que supera el monto asignado por la OPSU.
b) Prima por Antigedad.
La misma representa el 1.5% del sueldo actualizado al 01-01-2006. c) Prima por Hijo.
La misma representa el 5% del sueldo correspondiente al nivel I, actualizado al 01-01-2006.
d) Prima por Hogar.
La misma representa el 8.25% del sueldo correspondiente al nivel IV, actualizado al 01-01-2006.
e) Incidencias Salariales.
Caja de Ahorro 10%, Seguro Social 4% y Ley de Poltica Habitacional 2%. Los Intereses sobre Prestaciones Sociales (Fideicomiso) del presente ao se
cancelarn con los sueldos de las tablas vigentes, resultantes de la aprobacin de
las normas de homologacin 2004-2005.
Para el clculo del bono vacacional y el bono de fin de ao, se mantiene la frmula de clculo aprobada por el CNU en el ao 2001, actualizada en el ao
2002, es decir, 80 das multiplicados por los factores aprobados.
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CPPDN-2006/01
CPPDN-2006
CONSIDERACIONES PREVIAS A LOS PROCEDIMIENTOS INMERSOS EN EL
DEPARTAMENTO DE NMINAS (CPPDN-2006).
a. Pagos Indebidos.
1. Se determinara el pago indebido, ocasionada por el retardo en el tramite del
movimiento de personal por parte de las Facultades o Dependencias, Direccin de
Recursos Humanos, errores involuntarios, otros.
2. Se elaborar planilla de sobregiro, con el monto de la deuda y el motivo del
mismo.
3. Se efectuar mensual o semanalmente, segn el tipo de nmina, el descuento
correspondiente, previa notificacin a la persona afectada, de acuerdo a los
siguientes parmetros:
Cantidades Mayores a bolvares 2.000.000,00 Hasta Bs. 80.000,00 De 1.000.000,00 hasta 1.999.999,00 Hasta Bs. 70.000,00 De 500.000,00 hasta 999.999,00 Hasta Bs. 60.000,00 De 250.000,000 hasta 499.999,00 Hasta Bs. 50.000,00 De 100.000,00 hasta 249.999,00 Hasta Bs. 20.000,00 Menos de 999.999 Hasta Bs. 10.000,00
b. Clculo de Salario Integral Mensual de Obreros y Vigilantes.
1. Las personas encargadas de trabajar con la Nmina de Obreros y Vigilantes, toma
los conceptos semanales que aparecen reflejados en la opcin Conceptos Fijos en
el Sistema Central de Nminas.
2. Sumarn y multiplicarn por el Factor 4.3333 (Factor Constante que considera las
cinco (05) semanas).
3. El resultado se le adicionan los conceptos de Prima por Hijos y Prima por Hogar,
reflejados en el Sistema Central de Nminas.
4. El total del Punto N 3, se le calcula el 10% correspondiente a la Caja de Ahorros,
el resultado es el Sueldo Integral Mensual.
5. El personal Obrero y Vigilante que tienen beneficio de Bono Nocturno se toma
este concepto conjuntamente con los especificados en el Punto N 1.
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CPPDN-2006/02
CPPDN-2006
6. El Personal obrero y Vigilante, que cobran el beneficio del Bono Nocturno, una vez
obtenido el resultado del Punto N 4, se le aplica la siguiente frmula:
Vigilancia Caracas:
Sueldo Integral x 87 (Guardias Nocturnas Anuales) x 35% / 365 das. (El resultado se
sumar al obtenido en el Punto N4, es decir:
87 x 35% + Resultado Punto N 4. 365 Vigilancia Maracay:
Sueldo Integral x 92 (Guardias Nocturnas Anuales) x 35% / 365 das. (El resultado se
sumar al obtenido en el Punto N4, es decir:
92 x 35% + Resultado Punto N 4. 365 c. Consideraciones para la Elaboracin de la Nmina Especial de Docentes y
CDCH.
En caso de que una persona est en diferentes nminas en el periodo de un ao, es
decir, pasa a mediados del ao de Docente a Becario del CDCH o viceversa, sucede lo
siguiente:
1. Al producirse el cambio de tipo de nmina, de docente a CDCH o viceversa, el
docente queda suspendido en la nmina de origen y pasa a formar parte de la
nmina receptora.
2. cuando se procede a calcular el pago de retroactivos de sueldos y sus incidencias,
el Sistema de Nmina toma el lapso en su condicin actual, al momento del pago,
es decir, solo contempla en tiempo desde que esta en la nmina actual.
3. Esta situacin, obliga al Asistente de Nminas a calcular el ajuste de los meses no
considerados por el Sistema de Nmina, para incluir el pago retroactivo de los
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CPPDN-2006/03
CPPDN-2006
meses no considerados por el sistema, tanto en la nmina del CDCH como en la
Docente.
4. Al producirse la nmina del pago especial, el CDCH recibe el diskette y el cheque
total de la nmina neta del Departamento de Tesorera, procede a depositar en la
cuenta de Becas del CDCH, para completar segn la tabla de Asignaciones que
ellos poseen para el becario docente en el exterior. Si le corresponde 1.500,00 $,
les completa la diferencia.
5. Al docente, mientras esta en el exterior, su Bono Vacacional, Aguinaldos e
Intereses de Prestaciones Sociales son intocables, y el CDCH se los manda al
exterior en Dlares o en Bolvares o se les hace cheques que retiran sus
apoderados.
6. Cuando es pago de retroactivo de sueldo y el profesor esta con beca sueldo en el
exterior, el retroactivo le corresponde al CDCH por cuanto ya este le cancelo al
profesor segn la tabla de becarios. Si el profesor estuvo un promedio de dos
meses en la Nmina Docente, el CDCH procede a cancelar en Dlares o en
cheque esa diferencia que debe.
d. Consideraciones para el Clculo y Cancelacin de Movimientos de Personal.
1. Reciben Movimientos de Personal, Oficios de Sobregiros, Seguros, Becas, Retiros,
Prestaciones Sociales, Reclamos, otros.
2. Organiza por tipos de Movimientos, Oficios, Facultades y/o Dependencias.
3. Procede a realizar clculos de acuerdo a lo requerido en cada uno de los
documentos recibidos, segn los procedimientos establecidos para cada caso.
4. Se debe verificar cada clculo realizado.
5. Se codificar de acuerdo al Manual de Cdigos.
6. Se transcribe la informacin, de acuerdo al procedimiento recibido de la Direccin
de Informtica, al Sistema de Nminas.
7. Se generar el proceso de prenmina.
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CPPDN-2006/04
CPPDN-2006
8. Se debe revisar si existen sobregiros, de generarse se procede a su correccin
inmediata.
9. Consecutivamente se debe revisar los Movimientos incorporados al Sistema y se
realizaran las correcciones necesarias.
10. Una vez dado el VoBo a la prenmina, se genera el reporte Totales por tipo de
Nmina.
11. Se revisa y compara con el reporte de la Nmina anterior.
12. Si no hay correcciones, se genera el proceso de Nmina.
13. Finalizado el Proceso, se informa a la Direccin de Informtica para la impresin
correspondiente y se enva al Departamento de Tesorera.
14. Recibe de la Direccin de Informtica los Cuadros de Transferencia, procede a
determinar los montos por tipo de nmina, banco y cheques.
15. Se entrega a Secretaria del Departamento de Nminas, los montos
correspondientes para la elaboracin de las Solicitudes de Cheques.
16. El Jefe de la Unidad, debe revisar y aprobar con su firma las solicitudes de
Cheques, para enviarlas a la Direccin de Administracin para su firma y luego
remitirlas a la Direccin Ventral de Programacin y Presupuesto, Contralora
Interna y el Departamento de Tesorera.
17. Al final de cada mes, se realizar el cierre del mes, que consiste en la generacin
de los archivos y cuadre de las asignaciones y deducciones por tipo de Nmina.
18. Se generan los Cheques Amarillos y se avisa a la direccin de Informtica para su
impresin, est a su vez remite al Departamento de tesorera los cheques
impresos.
e. Consideraciones para los Reintegros por Nmina. Estos reintegros son generados por pagos indebidos realizados en las nminas por
diferentes motivos (retardo en la tramitacin de los Movimientos de disminucin de
jornadas de trabajo, cambios de horario, errores involucrados de clculos, otros).
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CPPDN-2006/05
CPPDN-2006
1. Beneficiario entrega Oficio de Solicitud de Reintegro al Departamento de
Nminas.
2. El Departamento de Nminas procede a realizar el reintegro en la nmina
inmediata a la recepcin de la Solicitud de Reintegro.
3. El Departamento de Nmina procede a solicitar, por memorando al departamento
de Tesorera, el cheque amarillo contentivos de las deducciones del concepto a
modificar.
4. El Departamento de Nminas recibe el cheque contentivo de las deducciones del
concepto a modificar, lo verifica con el Cuadro Resumen por tipo de nmina del
mes indicado y procede a llenar el formato utilizado para el cambio en el monto
de las deducciones, originado por la solicitud de reintegro.
El Departamento de Nminas remitir al Departamento de Tesorera el formato ajustado,
conjuntamente con el cheque original, para la anulacin del mismo y elaboracin del
nuevo cheque.
f. Consideraciones para la elaboracin de Estadsticas. Para la Elaboracin de las Estadsticas del Departamento de Nminas, es necesario
conocer los conceptos bsicos que en ella se emplean, tales como:
9 Salario Bsico Personal Docente: Es el establecido en los acuerdos FAPUCV-CNU atendiendo al escalafn y a la dedicacin del Personal Docente y de
Investigacin. Para efectos de Caja de Ahorros, el Salario Bsico del titular, a
dedicacin exclusiva y tiempo completo y los Auxiliares Docentes V a dedicacin
exclusiva y tiempo completo, incluye la Prima de titularidad. De los Cuerpos
Directivos, incluye la Prima de Cargo.
9 Salario Integral Personal Docente: Es la remuneracin que corresponde al Personal Docente y de Investigacin, mas la cuota aparte del Bono Vacacional y
Bono de fin de Ao, las Primas por Hogar e Hijos, aporte de la Caja de Ahorros,
Gastos de Representacin, Prima por Antigedad y Prima por Cargos.
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CPPDN-2006/06
CPPDN-2006
9 Salario Bsico Personal Administrativo: Es la remuneracin mensual que percibe el empleado, el cual incluye Salario Mnimo del Cargo, ms aumento por
antigedad o mrito, Prima de Cago o de Confianza.
9 Salario Integral Personal Administrativo: Es la remuneracin mensual que recibe el empleado, el cual incluye el Salario Bsico, Horas Extras, Bono Nocturno,
Prima por Hogar e Hijos, Prima por Asistencia, de Confianza, de Cargo,
Profesional, Tcnico, aporte de Caja de Ahorros.
1. Una vez aclarados los conceptos anteriores, se proceder a la generacin de los
Cuadros Resumen por tipo de Nmina (Cuadro 15) mensual de todas las nminas.
2. Se aplicar el programa de cdigos agrupados por conceptos, segn formatos 1 y
2, ejemplo: Sueldo del Mes, Incremento de Sueldo, Aumento de Sueldo del mes y
Retroactivo de Sueldo del ao en curso. Se procede igual con los dems
conceptos que conforman el Sueldo Bsico y el Sueldo integral.
3. Se toma el formato de los conceptos que conforman la nmina y se elabora el
cuadro estadstico.
4. se realizar el cuadre de las estadsticas con los cuadros 15 y se cuadra.
5. Ya elaborado el cuadro estadstico, se pasa al Jefe de la Unidad para su revisin y
verificacin, posteriormente se enva a la Direccin de Administracin.
g. Consideraciones para Impresin Local de Reportes.
1. Seleccionar la opcin FTP-PING32 en la pantalla principal (Escritorio del Pc).
2. Introducir la Clave de Acceso.
3. Se Selecciona la carpeta por tipo de nmina y ubicar el reporte deseado (1)
4. Se selecciona el reporte y se ubica con la tecla (Flecha hacia la Izquierda), (2)
5. Se cierra la opcin FTP-PING32.
6. Desde la barra de inicio, seleccionar programas, hacer clic en opcin MS-DOS.
7. Realizar los siguientes pasos:
CD
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CD, espacio, Reportes
Edit.
8. Una vez accesado el Edit, seleccionar el archivo, el reporte deseado y aceptar.
9. Oprimir la tecla (Imprimir o Print), esperar que salga el reporte por impresora.
10. Al finalizar la impresin, seleccionar la opcin archivo y escribir exit. Aceptar
Nota:
1. Tomar precaucin ya que por cualquier error, se pu3ede borrar algn reporte por
estar dentro del programa produccin.
2. El reporte queda en el disco duro de la computadora y se debe borrar una vez
impreso, ya que ocupa mucho espacio en el mismo.
h. Consideraciones para los Aportes y Retenciones. Aportes:
1. Al finalizar el cierre de mes de cada nmina, se recibe de la Direccin de
Informtica el reporte de los aportes y retenciones, conjuntamente con la relacin
de cheques amarillos.
2. Se seleccionarn los conceptos de acuerdo al motivo de la retencin (Caja de
Ahorros, IPP, Fondo de Jubilaciones, otros).
3. Se sumarn todos los aportes de cada uno de los conceptos y se realizan las
solicitudes de cheques correspondientes, luego se remitir al Jefe de
Departamento para su aprobacin y firma, consecutivamente se enviarn a la
firma de la Direccin de Administracin.
4. Luego de aprobados y firmados se enviarn a la Oficina Central de Presupuesto, a
Contralora Interna y posteriormente al Departamento de Tesorera.
Retenciones:
1. Del total general de los aportes y retenciones, se restan los montos de los aportes
(Caja de Ahorros, Fondo de Jubilaciones) obtenindose as el monto de las
retenciones.
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2. Se proceder a realizar las solicitudes de cheques correspondientes.
3. Se tramitarn de acuerdo igual que las retenciones. i. Consideraciones para Generar los Reportes de Ley Poltica Habitaciones.
1. Una vez realizado el cierre de nmina de cada mes, se generarn los reportes de
Ley Poltica Habitacional de aportes y retenciones.
2. Paralelamente se imprimen los cuadros quince, donde aparecen las retenciones
mensuales.
3. Se proceder a realizar el cuadre con los dos reportes anteriores.
4. Se preparan las transferencias (Solicitudes de Cheques) con todos los reportes
necesarios para su verificacin.
5. Se revisan las transferencias y se envan a la firma del Jefe de Nminas y
Direccin de Administracin.
6. Luego enviarn a la Oficina Central de Programacin y Presupuesto, a la
Contralora Interna y al Departamento de Tesorera.
7. Se realizarn solicitudes a la Direccin de Informtica para la preparacin de los
diskettes para su envo al Departamento de Tesorera.
j. Consideraciones para la Elaboracin de Liquidacin de Cuentas.
1. El solicitante procede al llenado de la solicitud correspondiente y posteriormente
se entrevista con el Funcionario encargado
2. El solicitante es personal activo que desea retirarse del IPP, debe consignar
autorizacin debidamente firmada.
3. En caso de la no asistencia del titular, debe presentar autorizacin escrita del
mismo, con copia de la cdula de identidad de ambas personas.
4. En el caso de haber recibido pagos indebidos, el Docente deber realizar el
depsito correspondiente, anexando una carta explicativa de la misma a la
Direccin de Administracin.
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5. El solicitante debe consignar copia del oficio y deposito en el Departamento de
Nminas.
6. Se entrega el documento de Liquidacin de Cuenta al solicitante.
7. Si es personal Jubilado que desea retirar sus ahorros, deber realizar la solicitud
correspondiente por escrito.
8. Si es retiro por fallecimiento, los beneficiarios debern esperar la tramitacin, por
parte de la Direccin de Recursos Humanos del Movimiento de Personal de
pensin de viudez y/o sobreviviente.
9. Se solicita al IPP el reintegro de los aportes y retenciones especificados en la
casilla inferior del formato.
k. Consideraciones para el Pago del Impuesto Sobre la Renta.
1. Una vez realizado el cierre del mes de cada tipo de nmina, el funcionario deber
sumar los montos por concepto de retencin de Impuesto Sobre la Renta, que
aparecen en los reportes de Resumen por Tipo de Nmina.
2. Se llena la planilla de pago suministrada por el SENIAT en fsico o digital por el
portal electrnico, indicando los datos solicitados, el cual debe ser firmada por el
agente e retencin (Directora de Administracin).
3. Se elabora la Carta Orden, la cual se remite al Jefe de Operaciones de Cuentas
Corrientes del Banco Central de Venezuela, indicando el monto total del impuesto
retenido al personal de la Institucin, la cual debe estar firmada por la Direccin
de Administracin, Departamento de Tesorera, Contabilidad y Nmina.
4. Se envan estos recaudos al Banco Central de Venezuela, para cumplir con el
pago del Impuesto Sobre la Renta, los tres primeros das del mes siguiente al que
causa la retencin.
5. Se recibe del Banco Central de Venezuela, la nota de dbito correspondiente.
6. Se enva la nota de dbito al Departamento de Contabilidad con copia a los
Departamentos de Tesorera y nminas.
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7. El Departamento de Nminas archiva debidamente la copia de la Carta Orden,
Planilla de Pago y copia de la nota de Dbito.
l. Consideraciones para Cargar Planillas AR I del Impuesto Sobre la Renta.
1. Se recibe a partir del mes de Noviembre de cada ao, la planilla AR I de parte de
los trabajadores de la Comunidad Universitaria.
2. Se verifican las Unidades Tributarias.
3. Se organizan alfabticamente.
4. Se carga la informacin al sistema, durante el mes de enero de cada ao.
5. Se genera reporte de todos los datos cargados.
6. Se verifica aleatoriamente y se da visto bueno.
7. Procede a actualizar la segunda quincena del mes de enero.
8. Desarrolla el proceso que agrupa a las personas que no entregaron la planilla AR
C, el sistema los ubica automticamente dentro de los porcentajes de la Ley de
Impuesto Sobre la Renta.
9. Se verifica que los montos descontados coincidan con los porcentajes de Ley.
10. En caso de que una persona no haya presentado su AR I, en el lapso descrito en
el punto N 1, debe presentarla para la primera variacin del mes de marzo, la
segunda en el mes de julio o la tercera en el mes de septiembre. As mismo,
pueden consignar la planilla aquellas personas que reciban algn incremento en
sus asignaciones en los periodos sealados.
m. Consideraciones para Emisin de Planillas AR C.
1. Se generar el reporte de las planillas AR C mensualmente.
2. Se revisa aleatoriamente el proceso desarrollado.
3. En caso de detectar error, comunicarse con la Direccin de Informtica para la
realizacin de los ajustes correspondientes.
4. Se reconstruye la informacin con las correcciones realizadas.
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5. Se establece comunicacin con la Direccin de Informtica nuevamente, en caso
de persistir fallas, y generar nuevamente el reporte.
6. Se informa a la Direccin de Informtica la conformidad del reporte.
7. Solicitar a la Direccin de Informtica la impresin de los AR C del personal de la
Institucin a partir de la Segunda quincena del mes de enero.
8. Una vez recibidas las planillas impresas, se proceder a colocarle el sello de la
Direccin de Administracin y la firma correspondiente.
9. Se compaginan original y dos copias de cada planilla.
10. Se organizan y embalan para su envo a las diferentes facultades y/o
dependencias.
11. Se proceder a informar a todas las Oficinas de Personal de las Facultades y/o
Dependencias para que se dirijan al Departamento de Nminas a retirar los AR C
para su entrega al personal adscrito a la misma.
n. Consideraciones para Reincorporar al Personal Jubilado, Pensionado,
Pensin de Viudez y Sobreviviente al Sistema de Abono en Cuenta, Previa
Presentacin de la Fe de Vida.
Los diskettes contentivos del listado del personal que debe ingresarse al Sistema de
Abono en Cuenta del personal que cumpli con la presentacin de la respectiva Fe de
Vida, deben llegar a la Direccin de Administracin, Departamento de Nminas, con la
siguiente informacin: Apellidos y Nombres, Cdula de Identidad y Unidad Ejecutora, y
para la Direccin de Informtica solo el nmero de la Cdula de Identidad.
1. La Direccin de Recursos Humanos, remite con oficio a la Direccin de
Administracin, Departamento de Nminas los Diskettes con la informacin
requerida, y para la Direccin de Informtica.
2. La Direccin de Administracin, Departamento de Nminas, recibe ambos
diskettes con la informacin detallada y procede a compararlos, ya que la
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informacin debe ser igual para ambas Unidades Administrativas. Si coincide la
informacin perfectamente se enva a la Direccin de Informtica solo los
nmeros de Cdula correspondientes para su incorporacin al Sistema de
Nminas.
3. De no coincidir los datos, remiten a la Direccin de Recursos Humanos para su
respectiva correccin de los errores.
4. La Direccin de Informtica, procesa la informacin entregada y Carga los datos
en el Sistema Central de Nmina, si hay rechazados emite listado a la Direccin
de Administracin y Departamento de Nminas.
5. La Direccin de Administracin, Departamento de Nminas, recibe listado de
rechazados y procede a remitirlo a la Direccin de Recursos Humanos para su
correccin e incorporar nuevamente en Diskettes.
6. La Direccin de Informtica a travs del formato de Control de Salida, informa a
la Direccin de Administracin, Departamento de Nminas que fue incorporada en
su totalidad la informacin en el Sistema Central de Nmina.
7. La Direccin de Administracin, Departamento de Nminas recibe el formato de
Control de Salida y procede a revisar, por muestreo de datos, en cada Facultada
y/o Dependencia, que la informacin haya ingresado completa y correcta, por ser
exclusiva responsabilidad del Departamento de Nminas.
8. Cumplida esta fase, concluye el proceso y procede al cierre de nmina.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
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PGNOM-2006/01
PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LA DEPARTAMENTO DE NMINAS
1. PROCEDIMIENTO (A-1): Entrada y Salida de Documentos Varios - Departamento de Nminas
RESPONSABLE ACCIN
RECEPCIN - DEPARTAMENTO DE NMINAS Recepcionista
DEPARTAMENTO DE NMINAS Jefe de Unidad o
Asistentes de Nminas: Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.
Jefe de Unidad
Asistente de Nminas Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.
1. Recibe Documentos Varios en Original y tantas
copias dependiendo los requerimientos solicitados por parte de la Unidad Solicitante, verifica los nmeros de las planillas y cantidad reflejada en la relacin.
2. Carga los datos en Sistema Interno de Control, Revisa cuales son los requerimientos y a quien corresponde para su procesamiento, organiza por tipo de nmina, Jefe de Departamento y coloca fecha con un fechador en cada uno de los documentos y planillas recibidos.
3. Distribuye documentos de acuerdo a su clasificacin y entrega a los responsables de desarrollar el procedimiento.
4. Reciben requerimientos para su procesamiento: Oficios, Memorando, Documentos Varios en el caso del Jefe de la Unidad, para cumplir con requerimientos Especiales Solicitados. (Va al paso N 5). Planillas de Movimiento de Personal en el caso de los Asistentes de Nmina para procesar el requerimiento que se especifica en la misma. (Va al Paso 8). 5. Procesa las solicitudes emanadas de los
documentos varios, oficios o memorando. 6. Prepara y elabora Comunicacin (oficio,
memorando o comunicado) en original firma y sella, y reproduce tantas copias sea necesario para presentar la respuesta del requerimiento solicitado a la Unidad Administrativa Solicitante.
7. Entrega a Recepcionista de Nminas para su envo
y posterior archivo del respaldo firmado y sellado como recibido por la Unidad Administrativa Solicitante. (Va al Paso N 12).
8. Procesa el requerimiento solicitado en la Planilla
Movimiento de Personal en: Sistema Central de Nmina, Sicmov o Clculos de Nminas Varios. (Ver Procedimientos de Clculo).
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares PGNOM-2006
PGNOM-2006/02
RECEPCIN - DEPARTAMENTO DE NMINAS Recepcionista
9. Finalizado el requerimiento se prepara y elabora comunicado, oficio o memorando con la respuesta del requerimiento firma.
10. Reproduce tantas copias sea necesario y se entrega a recepcionista para su envo y archivo del respaldo firmado y sellado por Unidad Administrativa Solicitante como recibido. (Va al Paso N 12).
11. Archiva Planilla Movimiento de Personal ya liquidada y procesada para su respaldo.
12. Recibe Oficio, Memorando, comunicado o
planilla de movimiento de personal firmada y sellada con copias varias para su envi a la Unidad Administrativa Solicitante y archivo firmado y sellado como recibido para respaldo e la Divisin.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha de Emisin: 25-Oct-2006
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares
Diagrama de Procesos Estructurado Procedimiento (A-1): Entrada y Salida de Documentos Varios - Divisin de Nminas
RECEPCIONISTA JEFE DE UNIDAD ASISTENTE DE NMINA
Recibe Oficio, Memorando, comunicado o planilla de movimiento de personal firmada y sellada con copias varias para su envi a la Unidad Administrativa Solicitante y archivo firmado y sellado como recibido para espaldo e la Divisin r
Archiva Planilla Movimiento de Personal ya procesada para su respaldo.
Reproduce tantas copias sea necesario y se entrega a recepcionista para su envo y archivo del respaldo firmado y sellado por Unidad Administrativa Solicitante como recibido. (Va al Paso N 12).
Finalizado el requerimiento se prepara y elabora comunicado, oficio o memorando con la respuesta del requerimiento firma.
Procesa el requerimiento solicitado en la Planilla Movimiento de Personal en: Sistema Central de Nmina, Sismov o Clculos de Nminas Varios. (Ver Procedimientos de Clculo).
Entrega a Recepcionista de Nminas para su envo y posterior archivo del respaldo firmado y sellado como recibido por la Unidad Administrativa Solicitante. (Va al Paso N 12).
Prepara y elabora Comunicacin (oficio, memorando o comunicado) en original firma y sella, y reproduce tantas copias sea necesario para presentar la respuesta del requerimiento solicitado a la Unidad Administrativa Solicitante.
Procesa las solicitudes emanadas de los documentos varios, oficios o memorando.
Recibe requerimientos para su procesamiento: - Oficios, Memorando, Documentos Varios en el caso del Jefe de la Unidad, para cumplir con requerimientos Especiales Solicitados. (Va al paso N 5).
Distribuye documentos de acuerdo a su clasificacin y entrega a los responsables de desarrollar el procedimiento.
Carga los datos en Sistema Interno de Control, Revisa cuales son los requerimientos y a quien corresponde para su procesamiento, organiza por tipo de nmina, Jefe de Departamento y coloca fecha con un fechador en cada uno de los documentos y planillas recibidos.
Recibe Documentos Varios en Original y tantas copias dependiendo los requerimientos solicitados por parte de la Unidad Solicitante, verifica los nmeros de las planillas y cantidad reflejada en la relacin.
Recibe Planillas de Movimiento de Personal en el caso de los Asistentes de Nmina para procesar el requerimiento que se especifica en la misma. (Va al Paso 8).
A
A
1 4.2
8 2
9 3
4 4.1
10
5
11
6
7
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PGNOM-2006/03
12
A
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
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PGNOM-2006/04
2. PROCEDIMIENTO (A-2): Respaldo Digital de Nminas: Docentes de Investigacin, Administrativos, Obreros y Vigilante.
RESPONSABLE ACCIN
DEPARTAMENTO DE NMINAS Asistentes de Nminas:
Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.
1. Ingresa a Aplicacin FTP, elige opcin de acuerdo
a los directorios de Nmina, Docente Investigacin, Administrativo, Obrero y Vigilante.
2. Traslada informacin del Sistema Central de
Nmina a la Unidad de Respaldo: CD, Disco Duro. 3. Organiza informacin seleccionada, renombra los
archivos y guarda en carpeta de respaldos creado en los dispositivos de almacenamiento seleccionados.
4. Terminado el proceso de respaldo, procede a
archivar la informacin digitalizada.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha de Emisin: 25-Oct-2006
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares
Diagrama de Procesos Estructurado Procedimiento (A-2):
Respaldo Digital de Nminas: Docentes de Investigacin, Administrativos, Obreros y Vigilante.
ASISTENTE DE NMINA Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.
Terminado el proceso de respaldo, procede a archivar la informacin digitalizada
Organiza informacin seleccionada, renombra los archivos y guarda en carpeta de respaldos creado en los dispositivos de almacenamiento seleccionados
Traslada informacin del Sistema Central de Nmina a la Unidad de Respaldo: CD, Disco Duro
Ingresa a Aplicacin FTP, elige opcin de acuerdo a los directorios de Nmina, Docente Investigacin, Administrativo, Obrero y Vigilante
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PGNOM-2006/05
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha de Emisin: 25-Oct-2006
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Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares
3. PROCEDIMIENTO (A-3): Elaboracin de Nminas, Docente CDCH Investigacin,
Administrativo, Obrero y Vigilante.
RESPONSABLE ACCIN
RECEPCIN - DEPARTAMENTO DE NMINAS
Recepcionista
Asistente de Nminas Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.
Secretaria
1. Recibe de CDCH, los Movimientos de Personal
Docente en original, los cinco (05) primeros das de cada mes, procede a incorporar en Sistema Interno de Control.
2. Entrega al Asistente de Nminas encargado los
Movimientos de Personal de CDCH en original, ya relacionados en Sistema Interno de Control.
3. Recibe Movimientos de Personal CDCH en
original, verifica cuales son los requerimientos solicitados.
4. Realiza los procedimientos de clculos
correspondientes y los carga en Sistema Central de Nmina.
5. Procede a Generar la Prenmina de CDCH, revisa:
Si todo esta Correcto procede a elaborar nmina final. No esta correcto, corrige y elabora nmina final
6. Solicita telefnicamente a la Direccin de
Informtica, la Impresin del Material de la Nmina de CDCH. (Espera la entrega del material de la Direccin de Informtica).
7. Recibe de la Direccin de Informtica, Cuadro de
Transferencia y Resumen de la Nmina CDCH en original, y formato digital (Diskette) con reportes a bancos, registro de cheques y cheques.
8. Revisa que el material entregado este completo:
Si esta completo, procede a cargar los montos en las diferentes modalidades de pago (abono en cuenta, cheques, otros). No esta completo, notifica telefnicamente a la Direccin de Informtica. Regresa al paso N 6).
9. Entrega a Secretaria del Departamento para
elaborar las Solicitudes de Cheques. 10. Recibe material y procede a elaborar Solicitudes
de Cheques en original y las entrega al Asistente de Nmina CDCH para su revisin.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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PGNOM-2006/07
Asistente de Nminas
Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.
Jefe del Departamento
11. Recibe Solicitudes de Cheques en original, junto con material, verifica que estn correctas:
Si estn correctas, anexa los Cuadros de
Transferencia y Resumen de la Nmina CDCH, (Va al paso N 12).
No estn correctas, regresa material a secretaria junto con Solicitudes de Cheques para su correccin.
12. Entrega al Jefe del Departamento de Nminas
para su verificacin y aprobacin. 13. Recibe, revisa y verifica, si estn correctas las
Solicitudes de Cheques, Material Cuadros de Transferencia, Resumen de la Nmina CDCH y Diskette con reportes a bancos, registro de cheques y cheques:
Si estn correctos, firma y sella como
aprobado. (Va al paso N 14). No estn correctos: entrega a Asistente de
Nmina CDCH para realizar correcciones. (Regresa al paso N 12).
14. Entrega a Secretaria para su envo a la Oficina
Central de Programacin y Presupuesto, Contralora interna y Departamento de Tesorera.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Seccin:
Fecha de Emisin: 25-Oct-2006
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares
Diagrama de Procesos Estructurado Procedimiento (A-3):
Elaboracin de Nminas, Docente CDCH Investigacin, Administrativo, Obrero y Vigilante.
Entrega a Secretaria para su envo a la Oficina Central de Programacin y Presupuesto, Contralora interna y Departamento de Tesorera.
Recibe, revisa y verifica, si estn correctas las Solicitudes de Cheques, Material Cuadros de Transferencia, Resumen de la Nmina CDCH y Diskette con reportes a bancos, registro de cheques y cheques:
- Si estn correctos, firma y sella como aprobado. (Va al paso N 14).
- No estn correctos: entrega a Asistente de Nmina CDCH
Entrega al Jefe del Departamento de Nminas para su verificacin y aprobacin.
Recibe Solicitudes de Cheques en original, junto con material, verifica que estn correctas:
- Si estn correctas, anexa los Cuadros de Transferencia y Resumen de la Nmina CDCH, (Va al paso N 12).
- No estn correctas, regresa material a secretaria junto
Recibe material y procede a elaborar Solicitudes de Cheques en original y las entrega al Asistente de Nmina CDCH para su revisin
Entrega a Secretaria del Departamento para elaborar las Solicitudes de Cheques.
Revisa que el material entregado este completo:
- Si esta completo, procede a cargar los montos en las diferentes modalidades de pago (abono en cuenta, cheques, otros).
- No esta completo, notifica telefnicamente a la Direccin
Recibe de la Direccin de Informtica, Cuadro de Transferencia y Resumen de la Nmina CDCH en original, y formato digital (Diskette) con reportes a bancos, registro de cheques y cheques.
Solicita telefnicamente a la Direccin de Informtica, la Impresin del Material de la Nmina de CDCH. (Espera la entrega del material de la Direccin de Informtica).
Procede a Generar la Prenmina de CDCH, revisa:
- Si todo esta Correcto procede a elaborar nmina final.
Realiza los procedimientos de clculos correspondientes y los carga en Sistema Central de Nmina.
Recibe Movimientos de Personal CDCH en original, verifica cuales son los requerimientos solicitados.
Entrega al Asistente de Nminas encargado los Movimientos de Personal de CDCH en original, ya relacionados en Sistema Interno de Control.
Recibe de CDCH, los Movimientos de Personal Docente en original, los cinco (05) primeros das de cada mes, procede a incorporar en Sistema Interno de Control.
A
A
RECEPCIONISTA ASISTENTE DE NMINADOCENTE, INVEST. ADM. Y OBRERO
SECRETARIA JEFE DE DEPARTAMENTO
PGNOM-2006
PGNOM-2006/08
1
13
2
3
14 4
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8
9
10
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12
Alonzo y Asociados Consultores Gerenciales / Octubre, 2006
-
Pgina:
Cdigo de Manual: NOM-MNP/OCT-2006
Captulo:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE NMINAS
47 de 95
Preliminares
Seccin:
Fecha de Emisin: 25-Oct-2006
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares
PGNOM-2006
PGNOM-2006/09
4. PROCEDIMIENTO (A-4): Elaboracin de Solicitudes de Cheques.
RESPONSABLE ACCIN
DEPARTAMENTO DE NMINAS Secretaria
Asistente de Nminas
Jefe de Departamento
Secretaria
1. Recibe de Asistentes de Nminas los montos de
las nminas del personal, Docente Investigacin, Administrativo, Obreros y Vigilante.
2. Ingresa al Sistema y selecciona la opcin
Elaboracin de Solicitudes de Cheques. 3. Realizada la seleccin, ingresa la informacin de
los nuevos montos de acuerdo al tipo de nmina. 4. Verifica que la informacin esta correcta en la
Solicitud, si hay errores corrige y procede a imprimir original de cada Solicitud de Cheques.
5. Entrega a Asistente Responsable de acuerdo al
tipo de Nmina para su verificacin. 6. Recibe y verifica Solicitudes de Cheques:
Si esta correcto, entrega al Jefe de Departamento para su aprobacin y firma. No esta Correcto, (Regresa al paso N 1).
7. Recibe Solicitudes de Cheques de las diferentes
nminas. Si estn correctos, firma y entrega a Secretaria. No estn correctos, (Regresa al paso N 1).
8. Recibe Solicitudes de Cheques aprobadas por
Jefe de Departamento y enva a la Direccin de Administracin para su Firma.
9. Recibe Solicitudes de Cheques Firmadas por la
Direccin de Administracin, enva a la Oficina Central de Programacin y Presupuesto, Contralora interna y Departamento de Tesorera.
Alonzo y Asociados Consultores Gerenciales / Octubre, 2006
-
Pgina:
Cdigo de Manual: NOM-MNP/OCT-2006
Captulo:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE NMINAS
48 de 95
Preliminares
Seccin:
Fecha de Emisin: 25-Oct-2006
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006
Preliminares PGNOM-2006
PGNOM-2006/10
Diagrama de Procesos Estructurado Procedimiento (A-4):
Elaboracin de Solicitudes de Cheques.
Recibe de Asistentes de Nminas los montos de las nminas del personal, Docente Investigacin, Administrativo, Obreros y Vigilante.
Ingresa al Sistema y selecciona la opcin Elaboracin de Solicitudes de Cheques.
Realizada la seleccin, ingresa la informacin de los nuevos montos de acuerdo al tipo de nmina.
Verifica que la informacin esta correcta en la Solicitud, si hay errores corrige y procede a imprimir original de cada Solicitud de Cheques.
Entrega a Asistente Responsable de acuerdo al tipo de Nmina para su verificacin.
Recibe y verifica Solicitudes de Cheques: - Si esta correcto, entrega al Jefe de Departamento para su aprobacin y firma. - No esta Correcto, (Regresa al paso N 1).
Recibe Solicitudes de Cheques de las diferentes nminas. - Si estn correctos, firma y entrega a Secretaria. - No estn correctos (Regresa al paso N 1)
Recibe Solicitudes de Cheques Firmadas por la Direccin de Administracin, enva a la Oficina Cent