Manual de Marketplace Calificación de proveedores Repsol

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Propiedad Intelectual

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explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de

reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin

autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A.

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1. ¿Qué es la Calificación de Proveedores? ................................................................... 4

1.1. ¿En qué consiste la calificación de Proveedores? .............................................................................. 4

1.2. Calificación .......................................................................................................................................... 4

1.3. Publicación de expediente ................................................................................................................... 4

1.4. Alta / Registro del proveedor ............................................................................................................... 5

1.5. Cumplimentación del Cuestionario ...................................................................................................... 7

1.5.1. Detalle del cuestionario ................................................................................................................... 8

1.5.2. Valoración del Cuestionario ........................................................................................................... 12

1.6. Devolución del Expediente ................................................................................................................ 12

1.7. Cancelación del Expediente .............................................................................................................. 12

1.8. Aprobación del Expediente ................................................................................................................ 13

1.9. Actualización del Estado de Homologación ...................................................................................... 13

1.10. Chat Evaluador –Proveedor .......................................................................................................... 13

1.11. Estados de un Expediente ............................................................................................................. 14

1.12. Revisión anual del expediente ....................................................................................................... 15

1.13. Notificaciones del Sistema ............................................................................................................. 15

2. Navegación en el Sistema ........................................................................................ 16

1.1. Visualización de los expedientes ....................................................................................................... 16

1.2. Búsqueda de Expedientes ................................................................................................................. 18

3. Atención al Cliente .................................................................................................... 18

ÍNDICE

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1. ¿Qué es la Calificación de Proveedores?

1.1. ¿En qué consiste la calificación de Proveedores?

El proceso de calificación de proveedores consiste en el envío de información por parte del proveedor para ser analizada por Repsol y finaliza con la revisión de la información recibida y resultado final derivado de esa revisión: Homologado o no. Durante el proceso el proveedor tendrá que cumplimentar en Marketplace un cuestionario definido por el usuario de Repsol y proporcionará la documentación requerida en dicho cuestionario. Toda la información facilitada será recibida se revisará y validará por Repsol y una vez aprobada, se finalizará el expediente y se enviará el resultado de la evaluación al sistema Repsol para iniciar el proceso de calificación. La decisión final de la calificación se tomará en los sistemas de Repsol, enviándose posteriormente el resultado Marketplace para que sea consultado por el proveedor.

1.2. Calificación

Los pasos del proceso de calificación son los siguientes:

1. Publicación de expediente 2. Alta/ Registro de proveedor en Marketplace 3. Cumplimentación de cuestionario en Marketplace 4. Revisión y valoración de cuestionario y documentación en Repsol 5. Aprobación/Devolución de expediente por parte de Repsol 6. Actualización del estado de Homologación en Marketplace para consulta por parte del

proveedor

1.3. Publicación de expediente

El proceso si iniciará en el sistema Repsol (SISPRO) donde se creará el expediente y se enviará una petición de publicación de dicho expediente a Adquira Marketplace. Una vez creado el expediente se enviará una notificación por email al proveedor. En la petición de creación del expediente se enviarán desde Repsol a Marketplace los siguientes datos, que servirán para identificar la tipología de cuestionario que hay que asignarle al proveedor:

Número de expediente

Código de Tercero Corporativo

Nombre del proveedor

Actividad

Tipo de empresa (Fabricante/distribuidor)

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Cif de proveedor

Cif de comprador

Organización de compras

Email de contacto de Proveedor

Teléfono del proveedor

Autónomo o empresa

Nuevo proceso o renovación

Extranjero (de la geografía que califica)

Calificación externa / interna

Comentarios de publicación El expediente se creará en estado “Iniciado” y permanecerá en ese estado hasta que el usuario acceda a la plataforma y complete su registro.

1.4. Alta / Registro del proveedor

Con los datos recibidos desde Repsol se procederá a crear un usuario gestor de expedientes en la empresa indicada en el expediente recibido, dicho usuario se asociará al email recibido en la petición para crear el expediente y de esta forma poder enviar las notificaciones de correo pertinentes durante el proceso. En la notificación de registro, se enviará un enlace para acceder a Marketplace.

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Al entrar en Marketplace por primera vez el proveedor tendrá que registrar en la plataforma los datos de contacto: Login, contraseña, nombre y teléfono. También se deberá indicar nuevamente el CIF de la empresa y la dirección de email para confirmar su identidad (si alguno de estos dos datos no coincide con lo enviado desde Repsol se arrojará un error que no permitirá continuar con el registro).

Una vez cumplimentada la información solicitada se pulsará el botón “Registrar” para completar el registro del usuario. Y se mostrará el listado de expedientes en estado “En curso” disponibles para ser cumplimentados.

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1.5. Cumplimentación del Cuestionario

Al acceder a Marketplace, en la pantalla inicial, el proveedor visualizará el listado de expedientes que tiene asignados. Al hacer doble click sobre el expediente entrará en el detalle del mismo. El cuestionario que se mostrará dependerá de las características del expediente, como:

Organización de compras

Autónomo o empresa

Nuevo proceso o renovación

Actividad

Extranjero (de la geografía que homologa)

Calificación Interna / Externa Habrá un cuestionario diferente para cada uno de los casos y que son definidos por el cliente en Repsol en el momento de iniciar el proceso de calificación. Para poder cumplimentar el cuestionario del expediente, es necesario que se encuentre en el estado “en curso”, de lo contrario el proveedor, vería todo el detalle del expediente, pero no podría modificar nada. El proveedor tampoco podrá realizar modificaciones en los estados posteriores al envío del expediente para su revisión, ni tampoco una vez validado el expediente y aprobado o cuando el validador decide cerrarlo antes de tiempo. Como es posible que un mismo proveedor tenga varios expedientes, uno por actividad/rubro y muchas de las preguntas y documentos que tiene que rellenar se repiten entre ellos, se ha articulado un mecanismo que permite que al crear un expediente nuevo se copien de los expedientes previos la contestación y la revisión y valoración de cada pregunta y documento que ya haya sido contestado previamente, junto a la fecha de validez (solo si están aceptadas y validadas correctamente). Esta copia será automática sin que el proveedor tenga que hacer nada.

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1.5.1. Detalle del cuestionario

Al acceder al detalle del expediente se visualizará lo siguiente:

1. Número del expediente y sociedad que lo emite.

2. Indicadores de progreso, los dos primeros (completado, obligatorio) se corresponden con acciones realizadas/pendientes del proveedor y los posteriores (revisado, rechazado) a las acciones del evaluador.

3. Botón enviar (enviar al evaluador), Guardar (guardar cambios sin enviar) y enlace para descargar el pdf del expediente.

4. Campo Estado actual, muestra el estado del expediente.

5. Enlace para acceder a los eventos de auditoría del Expediente.

6. Últimos accesos al expediente.

7. Pestañas del Expedientes, donde se encuentra toda la información suministrada y requerida por Repsol. Se mostrará al usuario el detalle del cuestionario. Este cuestionario consta de los siguientes apartados:

Instrucciones

Datos del proveedor

Cuestionario

Documentación

Chat

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3

4 5 6

7

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o Instrucciones: en el que se incluye un texto fijo con las reglas e instrucciones del

cuestionario definidas por el cliente.

o Datos del proveedor: en esta pestaña el usuario podrá visualizar los datos de su dirección fiscal y email de contacto

o Cuestionario: se muestran todas las preguntas definidas para ese cuestionario. Las preguntas del cuestionario están agrupadas en secciones (que agrupan preguntas sobre el mismo tema) y podrán variar dependiendo de si el proveedor es empresa, autónomo o extranjero. Las preguntas podrán ser de diferentes tipos: si/no, texto libre, fecha, lista de valores y estar definidas como optativas y obligatorias.

En las secciones podemos aplicar filtros para que se visualicen solo los puntos pendientes de revisión o los ya revisados y esto puede aplicarse solo a la sección seleccionada o a todas las secciones, posteriormente se pulsará el botón “Aplicar Filtros” y dentro de la pestaña cuestionario se filtrará la información con el criterio indicado.

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o Documentación: en este apartado se indican los documentos que se deben adjuntar como parte del proceso. Esta documentación también estará definida para cada cuestionario pudiendo variar de uno a otro. Puede haber tanto documentos obligatorios como opcionales (vendrá indicado al lado del nombre del documento). Cada documento puede tener un máximo de 10MB. El proveedor no podrá anexar ningún documento adicional, solo pudiendo complementar los marcados en el propio cuestionario.

o Chat: en este apartado proveedor y evaluador podrán comunicarse mientras el expediente esté en curso. A través de este canal el proveedor podrá realizar las consultas que tenga sobre el proceso o información/documentación requerida o cualquier otro aspecto relacionado con el proceso.

Se podrán guardar en todo momento los cambios realizados. No siendo necesario completar toda la información en un mismo momento. Para ello se utilizará el botón “Guardar”.

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Se podrá enviar el cuestionario en el momento que se cumplimente todas las preguntas obligatorias y se hayan anexado los documentos obligatorios. Antes de enviar se comprobará que todas las cuestiones y documentos obligatorios se hayan contestado y anexado. Si todo es correcto se modificará el estado del expediente a ‘Completo’. En ese momento el evaluador accederá al expediente para revisar y valorar la información facilitada. Desde que el proveedor empieza a cargar información en el expediente hasta que lo envía para su revisión, el evaluador puede visualizar la información incluida y enviar mensajes en caso de que identifique que alguna de la información facilitada debe corregirse/actualizarse. En todos los expedientes se podrá visualizar siempre la lista de eventos de cambio de estado que ha sufrido el expediente, indicando el usuario que ha accedido al mismo, fecha de dicho acceso. Además, el listado de los eventos podrá exportarse a un fichero desde la flecha señalada en el recuadro.

Al exportar se podrá indicar las páginas que se desean exportar para incluir los eventos en el fichero:

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Resultado del fichero:

1.5.2. Valoración del Cuestionario

Una vez enviados los datos, el evaluador asignado por Repsol revisará la información y documentación proporcionada por el proveedor, valorando cada uno de los aspectos en base a los criterios definidos. Para cada pregunta del cuestionario o documentación, el evaluador deberá indicar si es válida o no. Si indica que alguna información / documento no es válido, se habilitará un campo adicional en el expediente en el que se puedan indicar los motivos del rechazo, no siendo un campo obligatorio. En el caso de que no sea válida, podrá informar un comentario de la causa del error.

La valoración del cuestionario no será visible para el proveedor. El proveedor solo tendrá visibilidad de los diferentes estados en los que se encuentra el expediente, si ha sido aceptado y el resultado final del proceso.

1.6. Devolución del Expediente

Cuando un expediente se encuentra en estado “completo”, el evaluador podrá proceder a la devolución del expediente en cualquier momento, para que el proveedor complete alguno de los datos no rellenados o revise algún dato o documento incorrecto, esta acción vendrá documentada con un comentario que, indicará como debe proceder el proveedor y modificará el estado del expediente a “En curso”.

Podrán realizarse tantas devoluciones y envíos entre proveedor y evaluador como el evaluador considere oportuno.

1.7. Cancelación del Expediente

El evaluador también podrá realizar cancelación del expediente, este estado no permitirá al proveedor realizar ninguna modificación sobre el expediente. Si se produce una cancelación del expediente, el evaluador de Repsol indicará los motivos de la cancelación y estos le llegarán al proveedor (notificación por correo electrónico) además de ser visibles en el expediente.

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1.8. Aprobación del Expediente

Si la información proporcionada por el proveedor es correcta y se ha adjuntado toda la documentación, el evaluador tendrá la opción de aprobar el expediente. Al aprobar el expediente se procederá a cambiar el estado del expediente a Finalizado.

1.9. Actualización del Estado de Homologación

Una vez que haya finalizado el proceso de calificación en los sistemas de Repsol, el resultado se actualizará en Marketplace y será notificado al proveedor a través de un correo electrónico. El estado del expediente permanecerá en finalizado, únicamente se informará en los datos del expediente como información adicional, el estado de la homologación.

1.10. Chat Evaluador –Proveedor

Al entrar en el detalle de cada expediente y durante todo el proceso de calificación, estará disponible la opción de enviar un mensaje entre el proveedor y el evaluador del expediente.

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Para ello, se utilizará la pestaña “Chat”; en esta pestaña, a modo de chat offline, aparecerán los últimos mensajes intercambiados entre ambos interlocutores, ordenados en orden decreciente de fecha de envío para que sea más sencillo su seguimiento. El usuario podrá añadir un mensaje a ese chat y enviarlo. Es importante destacar que este medio de comunicación entre proveedor y evaluador, sustituirá a los correos electrónicos y llamadas telefónicas que se realizaban actualmente.

1.11. Estados de un Expediente

Los diferentes estados que puede tener un expediente:

Iniciado: el expediente se ha enviado al proveedor, pero este aún no ha accedido al portal a visualizarlo

En curso: el proveedor ya ha accedido al cuestionario y está en proceso de completar la información

Completo: el proveedor ha completado toda la información y la ha enviado para revisión del evaluador.

En revisión: el evaluador está revisando la información facilitada por el proveedor

Cancelado: el evaluador ha cancelado el proceso de calificación, no pasando al proceso final de homologación

Finalizado: el proceso de calificación ha finalizado y se ha iniciado el proceso de homologación

El expediente tendrá el estado de homologación, en el que se mostrará el resultado una vez se haya finalizado el proceso de calificación. El estado del proyecto de calificación se mantendrá en Finalizado con independencia del resultado del proceso de homologación Los valores que se muestren en el estado de homologación podrán ser homologado o no homologado.

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1.12. Revisión anual del expediente Periódicamente se revisará la validez y vigencia de los documentos anexados en un expediente se enviaría una comunicación al proveedor desde el portal solicitando la actualización de determinada documentación y el expediente pasaría a un estado “en Revisión” con un cuestionario simplificado en el que sólo se requería adjuntar documentación solicitada. El proveedor perderá el estado “homologado” en esa actividad hasta que se termine la renovación. Una vez que el proveedor haya anexado la documentación requerida y finalizado el proceso de revisión de las preguntas y documentos vencidos, pasaría a una revisión por el equipo de calificación, que revisará el expediente y si todo es correcto finalizará el proceso enviando el nuevo estado de Homologación.

1.13. Notificaciones del Sistema

Durante todo el proceso se realizará un envío de notificaciones al proveedor. Estas notificaciones se enviarán por correo electrónico a la dirección de contacto asociada al proveedor. Las notificaciones serán de dos tipos:

o Comunicaciones:

Al inicio del expediente

Al cancelar / finalizar el expediente

Al actualizarse el estado de homologación

Al devolverle el expediente el evaluador

Cuando se reclame o Alertas:

Cada dos días mientras el expediente esté en estado iniciado.

Cada 7 días desde la última comunicación mientras esté en estado En curso.

Cuando caduque la validez de un documento adjuntado y haya que renovarlo.

1 mes antes de caducar algún documento adjuntado

1 semana antes de caducar algún documento adjuntado

Cada 7 días desde la caducidad de algún documento mientras no se haya renovado

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2. Navegación en el Sistema

1.1. Visualización de los expedientes

Al acceder a Marketplace se visualizarán el/los expedientes del proveedor y se tendrán disponibles tres vistas para facilitar el acceso a la información. La primera Vista Cuadrícula: permitirá ver los expedientes del proveedor en cuadriculas y se podrá acceder a cada una haciendo doble click sobre el número de expediente.

La segunda opción Vista Listado: permite ver el listado de expediente en renglones:

La tercera, Vista Mixta, muestra la información del numero de expediente en la parte izquieda y en la parte derecha de la pantalla pemite visualizar los detalles del expediente.

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Tanto para la Vista en cuadrícula como para vista en Listado, se podrán establecer filtros por fecha, número de expediente, usuario evaluador, estados) para sesgar la información que se muestra en la pantalla.

También se podrán ordenar los expedientes por fecha de inicio.

De la misma forma en ambas vistas se podrá indicar el número de ítems que se visualizaran por página, pudiendo seleccionar entre los valores 5, 10 y 20. Además se navegará por las páginas visualizando el contenido de las mismas.

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1.2. Búsqueda de Expedientes

Para buscar uno o varios expedientes, se deberá indicar el número de expediente o parte del mismo en la barra de búsqueda, al pulsar la tecla intro, Marketplace listará los expedientes coincidentes con dicha numeración en vista de cuadrícula. Para acceder al expediente se deberá hacer doble click en el recuadro correspondiente.

3. Atención al Cliente

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