Manual de Inventario Centros Asistenciales SGSS.doc

8/17/2019 Manual de Inventario Centros Asistenciales SGSS.doc

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1.1.Inventario FísicoEn este sub-módulo se realiza el proceso de Inventario de los materiales y/o medicamentosexistentes en el CAS, para lo cual tener presente que todos los documentos deben estartotalmente registrados a la ec!a del inventario programado"

#revio a iniciar el proceso de Inventario, el $perador debe realizar lo siguiente%&loqueo de los procesos de 'armacia"Con(guración de los Almacenes que por )ra" vez in ormar*n su Inventario al SA#"

Bloqueo de los Procesos de Farmacia

Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% ablas del Sistema / ablas del Sistema / ód" Admisión-Citas / . Parám. Gen. Cen. Asis. "

Pantalla 225 – !ci"n #Parám. Gen. Cen. Asis.$

%. 0acer clic en la opción indicada"

El sistema muestra la pantalla . PA&A'()& * G(+(&A,(* -(, C(+)&A*I*)(+CIA, , en la cual para modi(car los datos necesarios para el procesorespectivo, debe !acer clic en el botón . 'odi car "

Pantalla 22/ – Parámetros Generales del Centro Asistencial

El $perador procede a realizar lo siguiente%


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$ C I

Seleccionar en el bloque de Control de #rocesos%

0Bloqueo Procesos Farmacia Inventario3 , la opción . *I

Fec4a ltimo Inventario Físico , la ec!a en que se realiza el Inventarioactual 1si son varios d2as indicar la ec!a inicial3"

0acer clic en el botón . A!licar Cam%ios "

Pantalla 226 – Bloquear Procesos

Con 7uraci"n de los Almacenes que !or 1ra. ve8 In9ormarán su Inventario al *AP

Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% ablas del Sistema / ablas aestras / ód" 'armac" y 4ep"/ . Almacenes "

Pantalla 22 – !ci"n #Almacenes$


El sistema muestra la pantalla . A,'AC(+(* , en la cual se deben modi(car los datosnecesarios para el proceso respectivo"

OCTICOCTIC SGSSSGSS 5 anual de 6suario Página 2 de 36


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$ C I

Pantalla 22; – Almacenes

El $perador procede a realizar lo siguiente por cada Almac7n 1'armacia y/o 4epósito3 delCAS que realizar* el inventario y que empezar* a in ormar al SA#%

Seleccionar en la grilla al Almac én correspondiente.0acer clic en el botón . 'odi car "Seleccionar en la lista desplegable . 0In9orma al *AP de la nueva

pantalla, la opción . *I "8egistrar en el campo . Almac – 'odi car Características del Almac


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$ C I

1.1.1. Crea Arc4ivo de InventarioEsta opción e ect+a la carga del arc!ivo valorizado de medicamentos y material m7dico aser inventariados que proviene del SA# ó genera el arc!ivo para los almacenes que no se

controlan desde el SA# o que empezar*n a in ormar sus consumos a dic!o sistema"El arc!ivo generado por el SA# tiene la siguiente estructura% CCCCAAAA"sap

9os > primeros d2gitos corresponden al C"di7o Centro *AP.9os > +ltimos d2gitos corresponden al C"di7o Almac


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$ C I

%.1 Inventario *AP % Si el CAS se encuentra registrado en el SA# y se est*n in ormandoregularmente sus consumos, se debe realizar lo siguiente%

Seleccionar la opción . Inventario *AP

0acer clic en el botón . ( aminarAqu2 se visualiza el explorador de ?indo@s para ubicar la ruta donde se encuentrael arc!ivo que proviene del SA#"

Seleccionar el arc!ivo SA# a cargar"

0acer clic en el botón . A%rir ó doble clic en el mismo arc!ivo"

Pantalla 2== – Creaci"n de Inventario

0acer clic en el botón . ProcesoEl sistema muestra la pantalla con el siguiente mensa:e . Proceso concluidosatis9actoriamente. n re7istros , donde . n es el n+mero de registros le2dos"

Pantalla 2= – Proceso Concluido *atis9actoriamente

#ara terminar con la actividad #%.1$ el usuario debe !acer clic en el botón . *alir "



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$ C I

%.2 Inventario 'anual % Este tipo de inventario lo realiza el CAS que no in orma susconsumos al SA# ó que por primera vez in ormar* su Inventario a dic!o sistema" Elarc!ivo de inventario se genera a partir del arc!ivo de saldos del sistema" #ara ello,debe seguir los siguientes pasos%

Seleccionar la opción . Inventario 'anual

Seleccionar en la lista desplegable una de 7stas opciones%Solo con saldos %


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$ C I

Pantalla 2=/ – Proceso Concluido *atis9actoriamente

#ara terminar con la actividad #%.2$ el usuario debe !acer clic en el botón . *alir "

1.1.2. &e!orte oDas de InventarioEsta opción permite imprimir el reporte para el registro manual del Inventario de losAlmacenes del CAS" Est* diseBado para realizar !asta conteos, el do" conteo se e ect+aen el caso de que !aya di erencias que veri(car como resultado del )er conteo"

Esta actividad tambi7n la realiza el CAS que por primera vez in ormar* su inventario al SA#"

Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . &!t. oDasInventario "

Pantalla 2=6 – !ci"n #&!t. oDas Inventario$




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$ C I

El sistema muestra la pantalla . ('I*I + -( EA* ) 'A -( I+@(+)A&I , en lacual se debe seleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"

Pantalla 2= – (misi"n de oDas )oma de Inventario

El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almac7n que se va a inventariar%

Seleccionar en la lista desplegable el )i!o de Almac


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$ C I

Pantalla 2 > – &e!orte )oma de Inventario 1er. ? 2do. Conteo3

#ara retornar a la pantalla anterior !acer clic en el 2cono . Cerrar

(liminar oDas )oma de InventarioSer* utilizado para borrar el movimiento de inventario de un Almac7n en el que ya nose e ectuar* el mismo, o que por error ue creado" Sólo basta con realizar lo siguiente%

0acer clic en el botón . (liminar

1.1.=. &e!orte Corte -ocumentarioEsta opción genera el reporte . Corte -ocumentario , conteniendo in ormación de los+ltimos movimientos por tipo de documento realizados por cada Almac7n 1'armacia /4epósito3, para las veri(caciones correspondientes"


Pasos:a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . &!t. Corte

-ocument. "



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$ C I

Pantalla 2 1 – !ci"n #&!t. Corte -ocument.$


El sistema muestra la pantalla . C &)( - C '(+)A&I , en la cual se debeseleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"

Pantalla 2 2 – Corte -ocumentario

El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almac7n que se est* inventariando%

Seleccionar en la lista desplegable el )i!o Almac


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$ C I

Pantalla 2 = – *eleccionar Farmacia ? o -e!"sito

El sistema muestra el reporte #C &)( - C '(+)A&I – ,)I' *' @I'I(+) * en ormato #4' detallando las +ltimas solicitudes y movimientosrealizados, el cual para e ectos de imprimir el documento generado, deber* !acer clicen el 2cono de la Im!resora "

Pantalla 2 – &e!orte Corte -ocumentario – ltimos 'ovimientos

#ara terminar con la actividad #%$ el usuario debe !acer clic en el botón . *alir "

1.1. . &e7istro del InventarioEsta opción permite registrar los materiales y/o medicamentos inventariados 2sicamente enel Almac7n que reporta al SA#, a trav7s de la pantalla .8egistro de Inventario "

Asimismo, permite registrar aquellos materiales y/o medicamentos inventariados2sicamente que no (guran en las 0o:as de Inventario emitidas"




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$ C I

Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . &e7istroInventario "

Pantalla 2 5 H !ci"n #&e7istro Inventario$

%. 0acer clic en la opción indicada"El sistema muestra la pantalla . &(GI*)& -( I+@(+)A&I , en la cual se debeseleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"

Pantalla 2 / – &e7istro de Inventario

El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almac7n inventariado"

Seleccionar en la lista desplegable )i!o de 'armacia"Seleccionar en la lista desplegable Almac


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$ C I

Pantalla 2 6 H *eleccionar -atos

El sistema muestra la pantalla #&(GI*)& -( I+@(+)A&I $ , en la que se visualizalos datos de cabecera 1ABo/ es y Almac7n que realiza el inventario3, el bloque paraagregar materiales 1 2sicamente existentes en el Almac7n3 que no est*n incluidos enla 9ista 4etalle, y la 9ista 4etalle de ateriales en la que se deber* ingresar valorescon orme las existencias en Almac7n"

Pantalla 2 – &e7istro !ara In7reso de -atos Inventariados

6bicarse en la 9ista 4etalle de ateriales, y realizar lo siguiente%

Ingresar en el campo de conteo 1al (nal de cada 2tem seleccionado3 los datos seg+ninventario 2sico del Almac7n"0acer clic en el botón . Gra%ar Conteo una vez con(rmados todos los datosingresados en la p*gina que presenta el sistema"



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$ C I

Pantalla 2 ; – Gra%ar Conteo

0acer clic en el botón de desplazamiento ó ingresar en el campo Pá7ina el ro" de lasiguiente p*gina a traba:ar, y realizar nuevamente las actividades antes descritas"Este paso se repite !asta culminar con todas las p*ginas que comprende eldocumento de conteo"

En el caso de que el Almac7n tuviera en su Inventario '2sico materiales que no ormanparte de la lista traba:ada, puede realizar la actividad de . A7re7ar 'aterial "

A7re7ar 'aterial

#ara realizar esta actividad, el usuario debe ubicarse en el bloque respectivo y realizarlo siguiente%

Ingresar el C"di7o 'aterial en orma directa ó v2a #ar*metro de & úsqueda (*).Ingresar la Cantidad seg+n inventario 2sico del Almac7n"0acer clic en el botón . A7re7ar "Autom*ticamente, el sistema insertar* un registro en la +ltima p*gina de las0o:as de Inventario del sistema con los datos del 'edicamento " 'aterial quese ingresó y a la vez se limpian los campos de ingreso de datos para continuarcon el siguiente medicamento ó material si se requiriese"

0acer clic en el botón . Gra%ar Conteo , una vez culminado el ingreso demateriales y/o medicamentos"



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$ C I

Pantalla 25> – A7re7ar 'aterial ? o 'edicamento

Parámetro de BJsquedaEn el caso de no tener los Códigos 1 edicamento ó aterial3, se procede a!acer clic en el 2cono de b+squeda respectivo, el cual apertura una pantalla. ,I*)A -( 'A)(&IA,(* , donde se presenta el listado de los medicamentosy materiales que se pueden solicitar" #ara ello se procede de la siguiente

orma%

o Ingresar en el campo -escri!ci"n el material ó medicamento que sedesea agregar, utilizando el comod2n . K en los extremos de dic!o dato,como se muestra en la (gura"

o 0acer clic en el 2cono de ,u!a , al lado derec!o del dato ingresado"

o Seleccionar en la grilla, el dato requerido y !acer clic" Al e:ecutarse estaacción el sistema captura el dato de código 1 aterial ó edicamento3 y lotrans(ere a la pantalla . &(GI*)& -( I+@(+)A&I $ , en el campo#C"di7o 'aterial$ "

o En caso de que deseara salir de esta ventana, sólo basta con !acer clic enel botón . Cerrar "

Pantalla 251 – In7resar Parámetro de BJsqueda

Im!rimir &e7istro del Inventario

Si el usuario desea imprimir el reporte de . &(GI*)& -( I+@(+)A&I , solo bastar*con !acer clic en el botón . Im!rimir para que el sistema muestre el documento en



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ormato #4', el cual para e ectos de imprimirlo, deber* !acer clic en el 2cono de laIm!resora "

Pantalla 252 – &e!orte &e7istro de Inventario


1.1.5. &e!orte @eri caci"n de InventarioEsta opción genera el .8eporte de ;eri(cación del Inventario , con el propósito de que losdatos ingresados por el usuario, sean revisados para su con ormidad"


Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . &!t. @eri cac.Inv. "

Pantalla 25= – !ci"n #&!t. @eri cac. Inv.$


El sistema muestra la pantalla . &(P &)( @(&IFICACI + I+@(+)A&I , en la cual sedebe seleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"



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$ C I

Pantalla 25 – &e!orte @eri caci"n Inventario

El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almac7n inventariado%

Seleccionar en la lista desplegable el )i!o de Almac7n"Seleccionar en la lista desplegable el Almac


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Pantalla 25/ – &e!orte de @eri caci"n de Inventario




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$ C I

1.1.6. &e!orte de -i9erenciasEsta opción genera el reporte de Conciliación entre lo inventariado 1Almac7n3 y los Saldosdel sistema, para la veri(cación correspondiente"


Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . &!t. de-i9erencias "

Pantalla 256 – !ci"n #&!t. de -i9erencias$


El sistema muestra la pantalla . &(P &)( -( -IF(&(+CIA* -( I+@(+)A&I , en lacual se debe seleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"

Pantalla 25 – &e!orte de -i9erencias de Inventario


Seleccionar en la lista desplegable el )i!o de Almac7n"

Seleccionar en la lista desplegable el Almac


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odos % Incluye en el reporte todos los medicamentos y/o materiales que(guran en las 0o:as de Inventario"

4i erencia %


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$ C I

Pantalla 2/1 – &e!orte Conciliaci"n de Inventario !ci"n -i9erencia3


1.1.6. &e!orte de -i9erencias @alori8adoEsta opción genera el reporte de 4i erencias en orma valorizada entre lo inventariado1Almac7n3 y los Saldos del sistema, para la veri(cación correspondiente"


Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . &!t. -i9er.@alori8ado "

Pantalla 2/2 – !ci"n #&!t. -i9er. @alori8ado$


El sistema muestra la pantalla . &(P &)( -( -IF(&(+CIA* @A, &ILA- , en la cualse debe seleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"



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$ C I

Pantalla 2/= – &e!orte de -i9erencias @alori8ado




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$ C I

Pantalla 2/5 – &e!orte -i9erencia de Inventario @alori8ado !ci"n )odos3

Pantalla 2// – &e!orte -i9erencia de Inventario @alori8ado !ci"n -i9erencia3


1.1. . ADustes del InventarioEsta opción realiza el A:uste por las di erencias !alladas entre lo inventariado 1Almac7n3 ylos saldos del sistema" Como producto del a:uste de inventario, se generan las otas deIngreso y Salida, por los sobrantes y altantes, seg+n sea el caso"


ota importante% Se debe tener en cuenta que una vez realizado el A:uste de Inventario, no!ay opción de modi(car los a:ustes e ectuados"

Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . ADustesInventario "



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$ C I

Pantalla 2/6 – !ci"n #ADustes Inventario$


El sistema muestra la pantalla . AE *)( -( I+@(+)A&I , en la cual se debeseleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"

Pantalla 2/ – ADuste de Inventario




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$ C I

Pantalla 2/; – *eleccionar Almac – Con rmar !eraci"n

Si elige la opción . Cancelar , no e ect+a la acción"

Si elige la opción . Ace!tar , con(rma realizar el a:uste de inventario"

-


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$ C I

1.1.;. Genera Arc4ivo de Inventario *APEsta opción procesa la in ormación del Inventario realizado en el CAS, generando un arc!ivopara ser in ormado al SA# as2 mismo, genera un reporte en ormato #4'" #ara la e:ecución

de esta opción, se deben !aber a:ustado los saldos de todos los almacenes que !an sidoinventariados"

ota importante% Esta opción solo debe ser e:ecutada por los CAS que ya in orman susinventarios al SA#"

Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . Genera Arc4.Inv. *AP "

Pantalla 262 – !ci"n #Genera Arc4. Inv. *AP$


El sistema muestra la pantalla . ( !ortaci"n Inventarios *AP , en la cual se debeseleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"

Pantalla 26= – ( !ortaci"n Inventarios *AP

El usuario procede a realizar lo siguiente%

Seleccionar en la lista desplegable el Código de Almac


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$ C I

0acer clic en el botón . Procesar "

Pantalla 26 – *eleccionar el Almac


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$ C I

El sistema muestra la pantalla con opciones% &uscar 18equiere programa que realiceinter az para abrirlo3,


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$ C I

F Si el usuario desea . Im!rimir el reporte del Arc!ivo Inventario SA# generado, deberealizar lo siguiente%

0acer clic en el botón . Im!rimir

#antalla 26; – *eleccionar !ci"n !ara Im!rimir

El sistema muestra el reporte detallado del . &esumen de In9ormaci"n Procesada!ara In9ormar el Inventario al *AP en ormato #4' el cual para e ectos deimprimir el documento generado, deber* !acer clic en el 2cono de la Im!resora "

#antalla 2 > – &e!orte &esumen del Proceso de Inventario





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$ C I

1.1.1>. Genera Arc4ivo Inicial *AP

Esta opción genera el Arc!ivo Inicial SA# del CAS que por primera vez in orma susinventarios al SA#" #ara la e:ecución de esta opción, se deben !aber a:ustado los saldos detodos los almacenes que !an sido inventariados"

ota importante% Esta opción no debe ser e:ecutada por los CAS que ya in orman susinventarios al SA#"

Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . Genera Arc4.Ini. *AP "

Pantalla 2 1 – !ci"n #Genera Arc4. Ini. *AP$


El sistema muestra la pantalla . ( !ortaci"n Inventarios *AP , en la cual se debeseleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"

Pantalla 2 2 – ( !ortaci"n Inventarios *AP



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$ C I

El usuario procede a realizar lo siguiente%

Seleccionar de la lista desplegable el Código de Almac


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$ C I

Pantalla 2 5 – Procesa ( !ortaci"n Inventario *AP

El sistema muestra la pantalla con opciones% &uscar 18equiere programa que realiceinter az para abrirlo3,


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$ C I

# antalla 2 6 – Guardar Arc4ivo

F Si el usuario desea . Im!rimir el reporte del Arc!ivo Inventario SA# generado, deberealizar lo siguiente%

0acer clic en el botón . Im!rimir "

#antalla 2 – *eleccionar !ci"n !ara Im!rimir

El sistema muestra el reporte . &esumen de In9ormaci"n Procesada !araIn9ormar el Inventario al *AP en ormato #4', el cual para e ectos de imprimir eldocumento generado, deber* !acer clic en el 2cono de la Im!resora "



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#antalla 2 ; – &e!orte &esumen del Proceso de Inventario





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$ C I

1.1.11. &e!orte de Inventario @alori8ado

Esta opción genera el reporte 1en ormato #4'3 del Inventario de(nitivo del CAS, en ormavalorizada"


Pasos:

a. Ingresar a la $pción de men+% 'armacia y 4epósitos / Inventario '2sico / . &!t. Inven.@alori8ado "

Pantalla 2;> H !ci"n #&!t. Inven. @alori8ado$


El sistema muestra la pantalla . &(GI*)& -( I+@(+)A&I , en la cual se debeseleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo"

Pantalla 2;1 – Inventario @alori8ado

El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almac7n inventariado"



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