Manual de GEDO_0

8/18/2019 Manual de GEDO_0

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Generador de Documentos Electrónicos Oficiales – Manual de Usuario

Dirección General de Gestión Documental – SECLYT

Gerencia Operativa de Capacitación y Formación [email protected]

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MANUAL DE

GENERADORELECTRÓNICO DEDOCUMENTOS

OFICIALES(GEDO)

Gerencia Operativa de Capacitacióny Formación Continua






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Con el objetivo de agilizar los tiempos de gestión administrativa, el Gobierno de laCiudad de Buenos Aires avanza con la ejecución progresiva de la digitalización de los trámitesy la documentación interna que se realiza vía papel.

El módulo de Generador Electrónico de Documentos Oficiales – GEDO – se incorpora alSistema de Administración de Documentos Electrónicos – SADE.

La aplicación permite la generación electrónica, registro y archivo de documentos talescomo informes, providencias y disposiciones que se realizan dentro del ámbito del Gobierno dela Ciudad de Buenos Aires.

Asimismo, el módulo brinda la posibilidad de darle validez, identificación, registro yarchivo oficial a un documento electrónico que el usuario decida cargar en el módulo.

Por otra parte el módulo permite identificar documentos caratulados por el SADE, peroque aún circulan en soporte papel, para luego incorporarlos como documentos electrónicos,previa digitalización.

El Decreto Nº 589/09 estable el marco normativo del Sistema de Administración deDocumentos Electrónicos denominado SADE.

El Decreto Nº 765/10, en su Artículo 1º, instruye “a todos los organismos del PoderEjecutivo de la Ciudad de Buenos Aires a utilizar, del Sistema de Administración deDocumentos Electrónicos (SADE), el módulo “GENERADOR ELECTRÓNICO DEDOCUMENTOS OFICIALES” como medio de creación, registro y archivo de informes yprovidencias”.

El Decreto N° 398/2013 establece que las decretos del Poder Ejecutivo se deben crear,archivar y registrar por medio del módulo “GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS

OFICIALES” del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) y que lasmismas deben firmarse con tecnología de firma digital.

El Decreto N° 424/12 establece que las resoluciones se deben crear, archivar y registrarpor medio del módulo “GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES” delSistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) y que las mismas debenfirmarse con tecnología de firma digital.

El Decreto Nº 6/11 establece que las disposiciones se deben crear, archivar y registrarpor medio del módulo “GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES” delSistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) y que las mismas debenfirmarse con tecnología de firma digital.

La Resolución 17-MJGGC-SECLYT-11 establece el procedimiento para la digitalizaciónde expedientes en papel y su incorporación al RUDO a través del módulo GEDO.

La Resolución Nº 130-SECLYT-14 Aprueba el "Reglamento para la Gestión deActuaciones Administrativas".Artículo 4.- Documento: Constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidadidentificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clasede información.Artículo 7.- GEDO: Todas las áreas de gobierno deberán utilizar el Generador de DocumentosElectrónicos del SADE, en adelante GEDO, como único medio de creación, registro, firma yarchivo de todos los documentos inherentes a la gestión administrativa.Artículo 8.- Formulario: Los documentos del tipo “formulario” utilizados por las distintas áreasdel Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires para asentar datos de cualquier índole






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deberán crearse, registrarse, firmarse y archivarse utilizando el GEDO, de conformidad con elalcance que a tal efecto determine la autoridad.Artículo 9.- Firma Digital: Todos los documentos firmados digitalmente creados utilizandoGEDO tienen la misma validez jurídica y probatoria que aquellos documentos firmadosológrafamente.Artículo 33.- Uso del GEDO: Todos los documentos deben ser creados, registrados, firmados yarchivados utilizando el módulo GEDO del SADE.-Artículo 34.- Tipos de documento GEDO: Los tipos de documento gestionados por el Gobiernode la Ciudad de Buenos Aires son administrados por el SADE a través del módulo GEDO.Artículo 35.- Identificación de documentos GEDO: Todo documento se identifica en el SADE enforma alfanumérica y su numeración es correlativa.Artículo 36.-Datos Propios: Todos los documentos electrónicos se identificarán con númeroSADE.Artículo 37.- Digitalización de documentos: Los documentos en soporte papel presentados antelas Mesas de Entradas de los organismos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que tienenrelación con una actuación en soporte electrónico, deberán ser digitalizados según elprocedimiento descripto en el Anexo III.

Artículo 38.- Documentos con carácter de reservado: Establece que para solicitar el carácter dereservado de un documento deberá seguirse el procedimiento establecido en el Anexo II A).






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Índice

1 – Introducción1.1 – Descripción general1.2 – Recomendaciones1.3 – Tipos de campos1.4 – Glosario1.5 – Plataforma SADE

2 – Descripción2.1 – Acceso al módulo2.2 – Mis Tareas

2.2.1 – Tarea “Inicio de Documento”2.2.2 – Producción de un documento

2.2.2.1 – Producción de un documento “Libre”2.2.2.2 – Producción de un documento “Importado”2.2.2.3 – Producción de un documento “Template” – Formularios

Controlados2.2.3 – Revisión de un documento2.2.4 – Firma de un documento2.2.5 – Historial2.2.6 – Archivos de trabajo2.2.7 – Previsualización de un documento2.2.8 – Documentos de firma conjunta

2.3 – Avisos2.4 – Tareas de supervisados2.5 – Consultas de documentos GEDO2.6 – Perfil

2.6.1 – “Activar Portafirma”

2.6.2 – “Plantillas”

3 – Acceso al Sistema de Ticket






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1 – Introducción

1.1 – Descripción general

El módulo “GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES – GEDO”es utilizado por todas las áreas del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires como único medio

de creación, registro y archivo de todos los documentos inherentes a la gestión administrativa.

Todos los documentos firmados digitalmente creados utilizando GEDO tienen la mismavalidez jurídica y probatoria que aquellos documentos firmados ológrafamente.

El proceso de trabajo comienza con el inicio de un documento, que el usuario puedeenviar a producir por otro agente o confeccionarlo él mismo. A continuación, se procede a laedición de la referencia y del contenido del documento. Luego, se lo puede enviar a revisar.Finalmente, el documento debe ser firmado, ya sea por el usuario que lo produjo o por otroagente a quien fuere remitido para tal fin.

En cada tarea, un mismo usuario puede recorrer el proceso completo o puede participarun grupo de usuarios.

En la revisión, el usuario puede modificar la referencia y el contenido del documento ypuede enviarlo a revisar por otro usuario, enviarlo a firmar o firmarlo él mismo.

El usuario que recibe el documento para firmar, puede enviarlo a revisar, modificarlo ofirmarlo.

Una vez firmado, el sistema cierra el documento con la estampa de la numeración, elsello del usuario firmante y el sello del servidor.






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1.2.- Recomendaciones

Dado que GEDO forma parte de un entorno Web, es importante tener en cuenta lassiguientes consideraciones al momento de ser utilizado:

Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox versión 29.

Se requiere actualizar el complemento Java a la versión 7, Update (actualización) 55 yactivarlo desde la sección herramientas/complementos del navegador.

Para poder abrir los documentos generados en el sistema y procesar los materialesdigitalizados se recomienda tener instalado el Adobe Profesional.

Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones “Back / Atrás” o “Forward /Adelante” que proveen los navegadores o la tecla de “Backspace / Borrar” del teclado.

Todos los módulos cuentan con botones o pararetroceder. De esta manera, se asegura la integridad del módulo.

Para la utilización del Token USB para la firma digital, se requiere descargar el driver delsiguiente link:http://ac.buenosaires.gob.ar

Para la correcta visualización de las firmas en los documentos oficiales, se debe validar a laASI en la lista de confianza de nuestro Adobe Reader. Para realizar dicha tarea, se debenseguir los pasos que figuran en el instructivo del siguiente link:http://10.10.1.50/token_validacion_firma.pdf






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1.3 – Tipos de campos

En las pantallas que se visualizan en el módulo se distinguen distintos tipos de camposque se completan o seleccionan.

A continuación, se muestra una lista de los más utilizados.

En el caso de que no se complete alguno de los datos obligatorios, el módulogenera una notificación próx ima al campo correspondiente.

Campo de texto: se completa el dato en el recuadro blanco

Selección de dato: Permite seleccionar un usuario. Para ello, se deben ingresar las

primeras letras del nombre.

Como es un campo predictivo, se despliegan las opciones por aproximación. Seselecciona al presionar en el dato buscado.

Botón: se posiciona el mouse y se presiona la tecla izquierda. Cada botón tiene elnombre de la acción que realiza.

Campo de fecha: requiere que se ingrese manualmente o se seleccione en elcalendario que se encuentra a la derecha del dato.






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Se posiciona el mouse en el día seleccionado y se presiona la tecla izquierda.

Combo: al presionar en la flecha se despliegan las opciones del campo.

Para su selección, posicionar en la opción buscada y presionar la tecla izquierda delmouse.






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1.4 – Glosario

Certificados digitales: son aquellos que implementa y promueve la autoridad de aplicación yemite el ASI, como autoridad certificante, para la utilización de la firma digital y la firmaelectrónica por parte de los suscriptores, en el ámbito de aplicación establecido.

Documento: Constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidad identificada yestructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase deinformación.

Documentación administrativa: refiere a la totalidad de los documentos emitidos relacionadoscon la gestión operativa de las diferentes reparticiones del Gobierno de la Ciudad Autónoma deBuenos Aires.

Documentación reservada: tipo de documentación que, por su contenido, no resultaconveniente que trascienda el ámbito del Gobierno de la Ciudad y debe ser conocida sólo porel funcionario a quién está dirigida la actuación, o a la persona expresamente autorizada.

Firma digital: es la creada y verificada mediante técnicas de criptografía asimétricas, similares alas utilizadas para encriptación. Se generan dos claves complementarias y se asignan alusuario. Una de ellas, una clave de firma, es guardada en privado constituyendo una clave deuso privado, mientras que la otra, una clave de verificación de firma es publicada, conformandouna clave pública. Su utilización otorga los parámetros de seguridad necesarios que brindancerteza de autenticidad y, paralelamente, mejora y racionaliza los circuitos y tiemposadministrativos.

Firma electrónica: conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de maneralógica a otros datos electrónicos, utilizados por el suscriptor como su medio de identificación.En caso de ser desconocida la firma electrónica, corresponde a quien la invoca acreditar su

validez.

Token: dispositivo criptográfico que deberá aplicarse para firmar ciertos documentos, que sonlos de mayor jerarquía administrativa.






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1.5 – Plataforma SADE

SADE EU

CCOONotasMemorandos

DatosPersonales

PSOCPlanesSociales ySubsidios

LOySExpedientesElectrón. decontrataciones

ARCH Archivo ydesarchivo deExpedientes

AFJG Administraciónfirma Jefe deGobierno

P APEL

LegajoÚnico

Legajo elect.RRHH

PFFirmas

pendientes

RIBRegistro deIdentificacióndeBeneficiarios

TrackCaratulaciónPasesRemitosConsultas

GEDO

Normativa

DocumentosOficiales

EECaratulaciónPasesConsultasTramitación aDistancia (TAD)

GUPGestor único

deproveedores

RLMRegistroLegajoMultipropósito

TUS

RCERegistro CivilElectrónico






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En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trámites ycomunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema deAdministración de Documentos Electrónicos – SADE, que es un sistema integrado poraplicativos informáticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma informática respetatodos los criterios establecidos por Ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno.Los módulos que integran el SADE son los siguientes:

TRACK – SEGUIMIENTO: fue el primer módulo que se implementó por Decreto 589-09.Permite gestionar cualquier actuación en papel que sea requerida por razones administrativas.De entre los papeles que circulan por el GCBA, el más importante es el Expediente, sinembargo existen otros documentos como los Oficios Judiciales, las Presentaciones a Agregar olos Giros de Documentación que también se gestionan por Track. Todo acto administrativodebe ser caratulado o numerado para su identificación y se debe registrar los pases para sucirculación y generar los remitos correspondientes. El módulo, además, permite consultardónde se encuentran las actuaciones en papel para su seguimiento.

CCOO – COMUNICACIONES OFICIALES: se implementó por Decreto 287-10. Este módulo

inaugura la documentación administrativa electrónica en el GCBA. Permite la generación,registro y archivo de Notas y Memorandos.

GEDO – GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES: se implementó porDecreto 765-10. Permite la generación, registro y archivo de los documentos oficialesnecesarios para vincular en un Expediente Electrónico. Entre los documentos que estándisponibles en GEDO, se pueden destacar los Informes, Providencias, Disposiciones oResoluciones Administrativas Comunales, entre otros. Asimismo, este módulo posibilita elresguardo de imágenes o de documentos generados en otro software en el RUDO.

EE – EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: se implementó por Decreto 196-11. Permite lacaratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos.

La plataforma de Tramitación a Distancia – TAD – se implementa por Decreto 429-13. CreaTAD como medio de interacción del ciudadano con la administración, permite la recepción yremisión de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros,propiciados a través de la plataforma.

PF – PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunasopciones como la firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la posibilidad defirmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual.

LUE – LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO: permite la creación, guarda y archivo de todos losdocumentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito delPoder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

GUP – GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES: permite gestionar información, documentacióny antecedentes para la inscripción de los proveedores del GCBA.

RIB – REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una personaregistrada que es o será candidato a percibir un beneficio de los programas sociales delGCABA. El sistema permite detallar el grupo conviviente (hogar) al que pertenece la personaen un momento dado.

PSOC – PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitación electrónica total del trámitede otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del beneficiario.






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LOYS – LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulación, vinculación dedocumentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación depersonal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios.

RCE – REGISTRO CIVIL ELECTRÓNICO: permite la generación, tramitación y guarda detodos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por elRegistro Civil.

RLM – REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO: apunta a resolver la problemática de losRegistros que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personasfísicas o jurídicas, que en principio busca identificarlos y habilitarlos a realizar ciertasactividades.Algunos ejemplos de Registros Públicos son:- Registro Público de Administradores de Consorcios- Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfección y fumigación- Registro de Guardavidas- Registro de Asistentes Gerontológicos.

ARCH – SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de losExpedientes. Este módulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de laSecretaría Legal y Técnica.

AFJG – ADMINISTRACIÓN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar losexpedientes correspondientes a actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar elcircuito de trabajo pertinente. Este módulo es de uso exclusivo de la Dirección General deCoordinación Legal de la Secretaría Legal y Técnica.

EU – ESCRITORIO ÚNICO: es la interfaz que permite navegar por todos los módulos queintegran el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible del SADE. Muestra un resumen

de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza por días.Además, permite que el superior jerárquico visualice la carga de trabajo del personal a cargode su sector.






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2 – Descripción

Los usuarios del SADE que utilicen el módulo GEDO deben haber registrado sus “DatosPersonales” en el módulo de Comunicaciones Oficiales.

Una vez que se dio de alta el usuario en CCOO deben pasar 20 minutos para que estese encuentre habilitado para utilizar el módulo GEDO.

2.1 – Acceso al módulo

Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección:

http://eu.gcba.gob.ar

A continuación se muestra la pantalla de ingreso al Escritorio Único:

Se accede con el mismo nombre de usuario y clave de los módulos del SADE.

Para obtener un usuario corresponde al funcionario de la repartición solicitar aladministrador local del sistema la creación de nuevos usuarios.

Una vez completados los campos de “Usuario” y “Clave”, se debe presionar en el botón“Acceder”.

La siguiente pantalla muestra el inicio del Escritorio Único:






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A la derecha de la pantalla se encuentra la lista de aplicaciones a las que se permite

acceder al presionar la flecha cercana al nombre.

A continuación se muestra la pantalla de inicio de la aplicación:

En la parte superior, la pantalla ofrece las opciones de “Salir” de la aplicación, “Ir aEscritorio” y muestra el nombre del usuario en curso.

Luego, despliega solapas con el nombre de las tareas contempladas en la aplicación.

Para seleccionar una tarea, se posiciona el mouse sobre el nombre y se presiona latecla izquierda.






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Debido a motivos de seguridad, el módulo GEDO dispone de 30 minutos hastaque la sesión expira por falta de actividad por parte del usuario. Por tal razón, seperderán los datos que no hayan sido grabados. El módulo requerirá que el usuarioacceda nuevamente.






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2.2 – Mis Tareas

2.2.1 – Tarea “Inicio de Documento”

Al ingresar al módulo, se muestra la solapa “Mis tareas” que presenta todas las tareaspendientes que tiene el usuario en su buzón de tareas.

Para iniciar un documento se debe presionar el botón “Inicio de Documento”.

El módulo muestra la siguiente pantalla.

Cuando se abre la pantalla de trabajo, se debe seleccionar el tipo de documento que sequiere generar. El listado incluye los documentos disponibles en GEDO.

El modulo ofrece los documentos agrupados según criterios temáticos.






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Para seleccionar un documento se despliega cada combo con las opciones disponibles.

La columna “Características” muestra una serie de íconos que se detallan acontinuación.

Libre: indica que se debe confeccionar el documento completamente en el módulo.

Importado: indica que el documento se generará al importar un archivo de la propiacomputadora.






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Template:

Especial: significa que al documento, una vez firmado, se le asignará un número especial.

Reservado: indica que el documento es reservado, solo lo pueden elaborar y ver laspersonas que estén autorizadas.

Token: indica que el documento se debe firmar con firma digital.

Firma Conjunta: el documento debe ser firmado por dos o más usuarios.

Firma Externa: reconoce un documento firmado digitalmente fuera del SADE.

Luego de la selección del documento el usuario debe indicar quién será el responsablede confeccionar el documento. Puede ser él mismo o enviarlo a producir por otro agente.

Si la tarea se va a enviar a producir, se debe consignar el usuario en el recuadro“Usuario Productor del Documento” y además el módulo ofrece la posibilidad de enviarle unmensaje aclaratorio para la tarea solicitada, en el recuadro “Mensaje para el Productor deldocumento”.

El usuario iniciador puede seleccionar el checkbox “Quiero recibir un aviso cuando eldocumento se firme”. La notificación de firma se podrá ver en la sección de “Avisos” cuandocorresponda.






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Asimismo puede seleccionar el checkbox “Quiero enviar un correo electrónico alreceptor de la tarea”. La tarea pendiente no solo le llegará al usuario seleccionado a su buzónde “Mis tareas” sino que recibirá un mail indicándole que tiene una tarea pendiente en GEDO.

En todas las instancias de trabajo, el módulo ofrece la posibilidad de incorporar“Archivos de Trabajo” al documento, que se deben importar desde el disco rígido de la PC.Estos archivos formarán parte del documento final y pueden tener cualquier formato y serecomienda no exceder los 5 megabites de peso para garantizar la carga correcta de lainformación. Sin embargo, estos archivos de ningún modo serán oficiales (no tendrán firma),sino que se utilizarán únicamente como complemento informativo o aclaratorio del documentooficial.

Si el documento tuviera “Datos propios”, se puede ingresar en cualquier paso de laproducción. En el caso de que estos datos sean obligatorios, se deben incluir antes de firmar eldocumento. Estos datos facilitarán, una vez realizada la firma, el filtrado para una consulta obúsqueda más rápida.

Si el usuario optó por remitir la tarea a otro agente, luego de completar el usuarioproductor debe presionar en el botón “Enviar a Producir”. El módulo enviará una tareapendiente al buzón de “Mis Tareas” del usuario seleccionado.

En el caso de producir el documento el mismo usuario, debe presionar en el botón“Producirlo yo mismo” y el módulo reconducirá, automáticamente, a la tarea de producción deun documento.

Al presionar en el botón “Cancelar” el módulo regresa a la pantalla anterior.






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2.2.2 – Producción de un documento

Una vez asignada la tarea de producción del documento, el módulo muestra la tarea“Confeccionar Documento” en el buzón correspondiente.

El usuario selecciona la tarea que tiene asignada y debe presionar la acción “Ejecutar”.Ingresa a la pantalla de producción del documento.

2.2.2.1 – Producción de un documento “Libre”

Si las figuras que se encuentran sobre el vértice superior derecho de la pantalla están

en movimiento o cambian de color, significa que se adjuntaron archivos de trabajo y/o se le






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envió un mensaje aclaratorio al productor. Se posiciona el mouse sobre el ícono y se despliegala información que contiene.

El usuario productor ingresa la “Referencia” y el texto que va a contener el documento.

El campo desplegable “Aplicar Plantilla” permite la selección de un texto prediseñadopor el usuario en la solapa “Perfil”, subsolapa “Plantillas” del módulo. La utilización de laplantilla reemplazará el texto que se hubiere ingresado hasta el momento, por lo cual se debeseleccionar antes de la redacción del documento.

El usuario productor puede seleccionar el checkbox “Quiero recibir un aviso cuando eldocumento se firme”.

Una vez finalizada la tarea de producción el usuario cuenta con varias posibilidades:

Ver el “Historial” del documento donde figuran los usuarios que intervinieron en laelaboración y la fecha en que realizaron la tarea.

Ingresar o modificar los “Datos propios”.






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Añadir “Archivos de Trabajo”.

“Previsualizar Documento”: la pantalla mostrará un PDF con el formato del documentoen producción. Si se desea, se lo puede descargar al equipo para su más cómodalectura.

“Enviar a Revisar”: se debe ingresar el nombre del usuario revisor en el campocorrespondiente. El remitente puede ingresar un mensaje aclaratorio para el usuariorevisor en el campo “Mensaje para revisión”.

“Enviar a Firmar”: se debe ingresar el nombre del usuario firmante en el campocorrespondiente. Esta tarea aparecerá en el “Buzón de tareas pendientes” deldestinatario, señalada como “Firmar documento”.

“Firmar yo mismo el documento”: el sistema guía al usuario para continuar con la tareade firma del documento.

“Cancelar”: regresa a la pantalla anterior.

A continuación se muestra un ejemplo de un documento generado y firmado:






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2.2.2.2. – Producción de un documento “Importado”

El módulo permite importar documentos digitales para su registración, numeración eincorporación en la base de datos de la plataforma SADE.

Si las figuras que se encuentran sobre el vértice superior derecho de la pantalla están

en movimiento o cambian de color, significa que se adjuntaron archivos de trabajo y/o se leenvió un mensaje aclaratorio al productor. Se posiciona en mouse sobre el ícono y sedespliega la información que contiene.

El usuario productor ingresa la “Referencia” del documento.

En el sector de la pantalla “Adjuntar documento”, se debe presionar en el botón“Seleccionar archivo” para elegir el archivo pertinente y cargarlo al módulo por medio del botón“Abrir”, como se muestra en la pantalla que figura a continuación:






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Una vez incorporado el documento al módulo, se indica el nombre y extensión delarchivo en la sección izquierda del campo “Adjuntar documento”.






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A la derecha del nombre del archivo seleccionado se encuentra el botón “Eliminar” quepermite quitar el archivo para seleccionar otro.

Solo se permite la selección de un archivo, el cual puede tener cualquier formato y nodebe exceder los 100 megabites de peso para garantizar la carga correcta de la información.

Por último, se debe proceder a la firma del documento. Esta tarea se puede remitir aotro agente o puede ser completada por el usuario en curso.

Una vez finalizada la tarea de producción el usuario cuenta con varias posibilidades:




“Previsualizar Documento”: la pantalla mostrará un PDF con el formato del documento

en producción. Si se desea, se lo puede descargar al equipo para su más cómodalectura.

“Incorporar Actuación SADE”: En el caso en que el archivo seleccionado sea ladigitalización de una actuación SADE papel el módulo solicita el ingreso del número.









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A continuación se muestra un ejemplo de un documento firmado.






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El documento importado tiene agregada al final una hoja de firmas donde se consignanlos datos del archivo más la certificación de la firma del usuario firmante.

A continuación se muestra un ejemplo de una hoja adicional de firmas.

2.2.2.3. – Producción de un documento “Template” – Formularios Controlados

Un documento con “Template” tiene un formato predefinido. Presenta campos paracompletar. Los valores cargados se intercalan en un texto prediseñado. Genera un documentocon párrafos preestablecidos y con la información cargada.






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Si las figuras que se encuentran sobre el vértice superior derecho de la pantalla estánen movimiento o cambian de color, significa que se adjuntaron archivos de trabajo y/o se leenvió un mensaje aclaratorio al productor. Se posiciona en mouse sobre el ícono y sedespliega la información que contiene.

El usuario productor ingresa la “Referencia” del documento.

Se deben completar los datos que solicita el formulario.






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Una vez finalizada la tarea de carga de datos el usuario cuenta con varias posibilidades:













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A continuación se muestra un ejemplo de un documento firmado.






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2.2.3 – Revisión de un documento

Una vez asignada la tarea de revisión del documento, el sistema la coloca como“Revisar Documento” en el buzón correspondiente. Se debe presionar la acción “Ejecutar” paradarle comienzo.

El módulo permite al usuario revisor modificar la referencia y el contenido deldocumento.






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Finalizada la revisión del documento, el usuario puede:







“Firmar yo mismo el documento”: el sistema guía al usuario para continuar con la tarea

de firma del documento. “Cancelar”: regresa a la pantalla anterior.






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2.2.4 – Firma de un documento

Una vez asignada la tarea de firma del documento, el módulo muestra la tarea “FirmarDocumento” en el buzón correspondiente.

El usuario que tiene asignada la tarea de “Firmar Documento” en su buzón de tareas,debe presionar la acción “Ejecutar” para darle comienzo.

Al ejecutar la tarea, el sistema presenta el documento de previsualización con el formatocorrespondiente.

El usuario cuenta con varias opciones antes de finalizar la tarea:






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Añadir o revisar los “Archivos de trabajo”.

“Descargar Documento”: permite la previsualización del documento con el formato finalen soporte PDF.

“Firmar con certificado”: utiliza tecnología de firma electrónica certificada por el sistema.Se utiliza para todos los documentos de baja jerarquía administrativa.

“Firmar con Token USB”: utiliza tecnología de firma digital certificada por medio deToken USB con clave de seguridad y registro de firma en la Escribanía General de laCiudad. Se utiliza solo para la firma de los actos administrativos que requieran, comomínimo, la firma de un Director General (decretos, resoluciones, disposiciones, etc.).

“Rechazo Firma de Documento”: el usuario puede rechazar la firma del documento;deberá consignar un motivo del rechazo, y luego la notificación la recibirá el agente queenvió a firmar el documento.


“Modificar Yo Mismo el Doc.”: permite editar el documento. Se debe presionar el botón,y el módulo redireccionará a la pantalla de producción para la rectificación del cuerpo ola referencia del documento.


Para proceder a la firma del documento, el usuario asignado debe presionar el botón“Firmar con certificado” o “Firmar con Token USB” según corresponda a la jerarquía del

documento. El módulo le asigna un número SADE y muestra en pantalla la identificación deldocumento. Luego, almacena el documento generado en el Repositorio Único de DocumentosOficiales RUDO.

La pantalla siguiente muestra la confirmación de la acción.

Para los documentos especiales, la normativa, el sistema le asigna un número especialpor Repartición.

El botón “Descargar el Documento” ofrece la previsualización del documento con elformato final en soporte PDF.

El botón “Volver a Buzón de Tareas” remite a la página principal del módulo.






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2.2.5 – Historial

Durante el inicio del documento, la producción, la revisión y la firma, el módulo permitever el historial del documento.

El presionar el botón el módulo muestra la siguiente pantalla, donde se pueden ver losusuarios que intervinieron en la confección del documento, además de la fecha y hora en querealizaron las tareas.






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2.2.6 – Archivos de Trabajo

Durante el inicio del documento, la producción, la revisión y la firma, el módulo permiteseleccionar una lista de archivos de trabajo que permanecerán asociados al documento.

El presionar el botón el módulo muestra la siguiente pantalla, donde el usuario podráseleccionar archivos

Se deben elegir los archivos en forma individual y presionar el botón “Abrir”. Cadaarchivo no debe superar la capacidad de 5 MB.






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Luego, se verá la lista de archivos cargados, donde podrá presionar la acción“Visualizar” la que mostrará el archivo en el formato original, o “Eliminar” el archivo de la lista enforma permanente.

Para finalizar la acción presionar en el botón “Volver”.






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2.2.7 – Previsualización de un documento

El módulo permite previsualizar un documento en el formato final.

Además se puede descargar el documento a su disco local, si el documento no estáfirmado, el número del documento está pendiente de asignar así como la fecha por lo tanto noes un documento oficial válido.

En el caso en que el documento haya sido firmado muestra el número consignado por elSADE y la fecha de firma.






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2.2.8 – Documentos de Firma Conjunta

Para iniciar un nuevo documento de firma conjunta se debe presionar el botón “Inicio dedocumento” y luego seleccionar del desplegable el “Tipo de documento”.

El módulo muestra la siguiente pantalla.

En la zona inferior de la pantalla se agrega otro botón “Carga Usuarios Firmantes”. Alpresionar se presenta la pantalla de carga de los usuarios firmantes. Se debe seleccionar cadausuario en el campo predictivo y luego presionar en el botón “Agregar”.






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A la derecha del nombre de usuario se encuentran las acciones que permiten cambiar elorden de los firmantes, o eliminarlos.

Debajo de la lista de firmantes el módulo informa la repartición generadora deldocumento.

Cada vez que se seleccione un usuario firmante, el módulo controla si tiene designadoun “Usuario Asesor/Revisor para firma conjunta:” en la solapa “Datos Personales” del móduloCCOO – Comunicaciones Oficiales.

Si el usuario firmante no completó el campo mencionado el módulo permite el ingresoen el momento del armado de la lista de firmantes del documento. Abre una ventana con lasiguiente información

Si se decide agregar un revisor, solamente para este documento, presionar en el botón“Si”, despliega una ventana donde se selecciona el usuario revisor.






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Se ingresan las primeras letras del nombre y luego se selecciona de la lista que ofreceel desplegable.

Luego de seleccionar el usuario presionar en el botón “Guardar”.

Una vez completa la lista de firmantes presionar en el botón “Guardar”.

Luego continúa la producción del documento como se muestra en capítulos anteriores.

En la pantalla de producción del documento, en el extremos superior derecho, el módulopresenta íconos que avisan que el documento es de firma conjunta y, si se designaron, la listade usuarios asesores/revisores de los firmantes.






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Al presionar sobre el ícono muestra la lista de usuarios firmantes.

Si se presiona sobre el ícono permite ver la lista de los usuarios asesores/revisoresde los firmantes






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Al presionar en el botón de “Modificar Lista Firmantes” se ve la lista de firmantes y

permite la modificación.

Al completar los datos solicitados en la pantalla de producción, “Referencia” y cuerpodel documento, se puede enviar a firmar.

El proceso de firma se completa de la siguiente manera:

En el buzón de tareas del asesor/revisor del primer firmante aparece una tarea de“Revisar Documento con Firma Conjunta”. Una vez confirmada la solicitud pasa albuzón de tareas del primer firmante de la lista como “Firmar Documento”.

Una vez firmado se redirige al buzón de tareas del asesor/revisor del siguiente firmantey luego al firmante.

El último firmante obtiene la identificación SADE del documento y al resto de losfirmantes les llega un “Aviso” con los datos correspondientes.

Si un usuario firmante no completó el campo “Usuario Asesor/Revisor para firmaconjunta” en Comunicaciones Oficiales, en el proceso de firma el módulo permite laselección del usuario asesor/revisor en caso de que lo desee.






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2.3 – Avisos

Si se marcó la opción “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme” recibiráuna notificación cuando se haya firmado exitosamente el documento.

Podrá acceder a esa información en la solapa “Mis Tareas” en la sección “Avisos”.

Las acciones que se pueden realizar en cada fila de la lista de avisos son:

eliminar el aviso redirigirlo a otro usuario descargar el documento

Asimismo se permiten acciones en forma masiva, como:

eliminar todos los avisos eliminar los avisos seleccionados redirigir los avisos seleccionados

Si durante el cierre del documento, cuando se valida que la firma del usuario seacorrecta, el módulo llegara a presentar algún problema, podrá visualizarlo en la lista de avisoscon el motivo correspondiente.






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2.4 – Tareas de supervisados

El módulo permite visualizar el “Buzón de Tareas Pendientes” de los supervisados delusuario.

Al presionar sobre la acción “Ver tareas” el supervisor accede a las tareas pendientesdel supervisado seleccionado.

El usuario supervisor, puede adquirir las tareas de un usuario supervisado. Seseleccionan una o más tareas y luego se presiona el botón “Avocarme las tareasseleccionadas”.

El módulo quitará la tarea seleccionada del buzón de tareas pendientes del usuariosupervisado, y la enviará a la bandeja de tareas del usuario supervisor.

El usuario supervisor puede reasignar la tarea de un usuario para asignarla a otrousuario cualquiera del sistema GEDO. Marca las tareas y presiona “Reasignar las tareasseleccionadas”.

Luego de seleccionar del listado predictivo al usuario correspondiente, debe presionar elbotón “Asignar”.

Si se asigna la tarea a un usuario que no es de la misma repartición, el módulo solicitala confirmación de asignación.

Al presionar en el botón “Volver”, el módulo regresa al listado de usuarios supervisados.

El usuario supervisor puede eliminar la tarea de un supervisado de forma permanente.

Debe seleccionar las tareas y luego presionar “Eliminar las tareas seleccionadas”.






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El módulo pedirá confirmación para la acción eliminar.

Al presionar en el botón “Volver”, el módulo regresa al listado de usuarios supervisados.






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2.5 – Consultas de documentos GEDO

La solapa “Consultar Docs GEDO” permite la búsqueda de documentos por criteriosgenerales o por número de identificación.

Si se despliega el menú “Búsqueda de documentos”, el módulo permitirá la consultade documentos generados por el usuario productor o por la repartición a la que pertenece, loque incidirá en los resultados obtenidos.

Si se selecciona “Buscar en los documentos generados por mí” o “Buscar en losdocumentos generados en mi repartición”, el módulo habilita una pantalla en la que se debendefinir los criterios de la búsqueda. El usuario puede optar por adoptar solo uno de estos filtros

o combinarlos para acotar los resultados.

Si se desea realizar una consulta por rango de fechas, se deben completar los campos“Fecha desde” y “Fecha hasta”. Se puede ingresar el dato en el campo correspondiente, o bienindicarlo en los calendarios destinados para tal fin.






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El módulo mostrará por resultados todos los documentos generados por el usuariodurante el intervalo de tiempo establecido.

El listado de documentos obtenidos se organiza por columnas, según los metadatosprincipales de la actuación. La columna “Acciones” permite “Ver los datos propios deldocumento”, “Descargar el documento final a su disco local”, “Ver historial del documento” y“Ver archivos de trabajo asociados al documento”.

En la búsqueda de documentos en mi Repartición se habilita el campo “UsuarioFirmante”, se selecciona en el desplegable para que el módulo muestre los documentosfirmados por el usuario elegido.






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Otra posibilidad es efectuar una búsqueda por “Tipo de documento”. En ese caso, se

debe seleccionar el tipo correspondiente de la lupa.






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Otra tipo de búsqueda es por “Dato Propio”. En ese caso, se debe seleccionar unade las opciones del desplegable y luego completar el valor.






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Luego de presionar en el botón “Buscar” el módulo muestra un listado con todos losdocumentos que correspondan a la selección. Es importante aclarar que se deben elegir lasopciones de los campos desplegable y de la lupa.

La opción “Consulta de documentos por número” permite optar entre la búsqueda “Pornúmero SADE”, “Por número SADE Papel” o “Por número especial”, si se despliega el menúcorrespondiente.

Una vez seleccionada la opción correspondiente, se despliega una pantalla en la que se

debe ingresar la identificación del documento buscado en los campos correspondientes y luegopresionar en el botón “Buscar” o “Cerrar” para cancelar la búsqueda.

El módulo muestra un único resultado que se corresponde a la actuación buscada. En elcaso de los documentos asociados, como por ejemplo el informe gráfico, se pueden buscar porla letra específica, “IFGRA”, o por la letra asociada, “IF”, en forma indistinta.

Luego de presionar en el botón “Buscar” muestra el resultado.






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2.6 – Perfil

Desde la solapa “Perfil” se puede activar el módulo “Porta Firma” y además se permitediseñar plantillas para facilitar la generación de documentos con template.

2.6.1 – “Activar Portafirma”

La activación del módulo se realiza al seleccionar el checkbox “Deseo utilizar Portafirmapara firmar las solicitudes recibidas en GEDO”.

Luego de marcar la opción se debe presionar en el botón “Guardar” para registrar elcambio.

Es importante destacar que las solicitudes de firma ya recibidas deberán ser firmadasen el módulo donde se encuentran actualmente. Los cambios aplicarán para las nuevassolicitudes de firma.

2.6.2 – “Plantillas”

El módulo permite el diseño de plantillas para facilitar la elaboración de documentos contemplate. Las plantillas generadas son propias de cada usuario.

Para generar un nuevo diseño se debe presionar en el botón “Crear Nueva Plantilla”; allíse presenta la siguiente pantalla en la que se deben ingresar los datos que solicita:






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Nombre: consignar el nombre de la plantilla Descripción: breve resumen del contenido de la plantilla

Plantilla: desarrollo del documento

Una vez que se completaron los datos, presionar en el botón “Guardar”.

“Cancelar” regresa a la pantalla anterior.

La pantalla siguiente muestra las plantillas generadas por el usuario.

Las opciones de “Acción” que se presentan para cada plantilla son:

• Editar plantilla: permite la modificación.






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• Eliminar plantilla: permite descartar el diseño.

En la producción de un documento “Libre” se puede seleccionar una de las plantillasprediseñadas.

Al seleccionar una plantilla el módulo presenta la siguiente advertencia






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3 – Acceso al Sistema de Ticket – Mesa de Ayuda – GOAAI

El Sistema de Ticket permite la comunicación entre los usuarios del SADE y laAdministración Central del SADE para la resolución de inconvenientes y consultas, referidos alSistema.

El proceso se realiza a través del envío de un ticket a la Mesa de Ayuda. Luego sepueden seguir las respuestas con el número de ticket obtenido.

El sitio cuenta con un espacio “Base de Conocimientos” donde se encuentrainformación útil para el uso adecuado del SADE.

Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección:

sadesoporte.gcba.gob.ar

A continuación se muestra la pantalla de inicio del Sistema de Ticket:

El campo “Haga una pregunta” permite buscar en la “Base de Conocimientos” temas deinterés para el usuario.

Al presionar en el botón “Enviar un ticket” se muestra la siguiente pantalla en la que

se deberán completar los datos solicitados.






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Campos obligatorios

Apellido y Nombre: del solicitante. E-mail: del solicitante. Sistema: campo desplegable donde se debe seleccionar el módulo al que se refiere el

ticket. Usuario SADE: del solicitante Tipo de Usuario: desplegable donde se debe seleccionar el perfil del usuario solicitante. Repartición: desplegable donde se debe seleccionar la Repartición donde pertenece el

solicitante. Sector: donde pertenece el solicitante.

Prioridad: desplegable donde se debe seleccionar la importancia del inconveniente o laconsulta.






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Tema: asunto del ticket. Detalle: descripción detallada del reporte.

Información adicional

Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se produjo elinconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para su resolución.






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Una vez que se completan los datos, presionar en el botón “Enviar ticket”. Se recibe pore-mail la confirmación del envío del ticket. La pantalla siguiente muestra la respuesta con elnúmero asignado.

Si se presiona en “Visualizar su ticket” muestra el detalle del mismo.

Al presionar en el botón “Ver tickets existentes” de la pantalla de “Inicio”, se puedesolicitar el código del ticket a consultar.

La opción “¿No recuerda el ID de seguimiento?” permite obtener vía mail los códigos delos tickets pendientes.

Se recibe en el mail consignado en los datos, el aviso de respuesta por parte de laMesa de Ayuda.

Para visualizar el ticket y la respuesta se debe presionar en el botón “Ver ticket”.




Si la respuesta de la Mesa de Ayuda concluye la consulta, presionar en “Marcar comoó é “

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