Manual de Funciones de Comiteì_integrantes

7/25/2019 Manual de Funciones de Comite_integrantes

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XIV CONGRESO INTERNACIONAL DE HUMANIDADES

MANUAL DE FUNCIONES DE LOS COMITES 2016

A cada comit ! "! d!#! ai$%a& '% o#(!ti)o* a ' )!+ ,a&a cada &!,o%a#i"idad ! d!#! !-a"a&'%a m!ta ! i%dicado&! d! ti!m,o* $!ti.% /acti)idad! &!,o%a#"!

Comit Organizador;

Integrantes:

F&a L'i Ed'a&do 3&!+ S4%c5!+ O3., Director del Departamento de HumanidadesMi$'!" %$!" Ta&a+o%a M%d!+, Coordinador del Departamento de HumanidadesOca& Ma'&icio 3a#.% S!&&a%o 7 L8d!&Mi9! :i""iam ;a&&!to ;!c!&&a* Secretario EjecutivoCa&"o 3!&!a Sa%do)a"* GestinPonentes


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6. Convocar a los representantes de los comit(s a reuniones peridicas para evaluar

los resultados de las estrategias, metas e indicadores de cada uno de los planes.

7. Considerar $ aproar las sugerencias $ recomendaciones de los comit(s)

Cient#%ico, /inanciero, Promocin $ divulgacin $, 0og#stico.

8. Preparar el in%orme %inal $ las recomendaciones una vez concluido el evento.

9. De%inir las personas 3ue asistir!n como invitados especiales.

&:. De%inir el grupo de apo$o log#stico de estudiantes $ docentes para los eventos.

&&. Comit Cientfico;

Integrantes:

Dise'ar la estructura Mesas em!tica, seg;n las l#neas estrat(gicas del evento

general, de las actividades acad(micas complementarias $ de pre congreso.

&. Contactar a cada uno de los con%erencistas invitados $ e%ectuar los procedimientos

acad(micos $ administrativos necesarios para su participacin.

-.


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Constituido por las comisiones) Finanzas, Promocin y Mercadeo, Relaciones

Pblicas y Protocolo, Registro,omunicacin!

Integrantes:

Finanzas:

&. Elaorar el presupuesto general del evento, $ solicitar su aproacin en los niveles

correspondientes.

-. Escoger las empresas 3ue auspiciar!n el evento.

1. Elaorar el presupuesto preliminar $ de%initivo.

4. Mantener un control permanente sore las %inanzas.

5. ?uscar $ diligenciar los recursos econmicos 3ue sean necesarios.

6. Estalecer las prioridades de los gastos.

7. E%ectuar o viailizar los pagos oportunamente.

8. 0levar el alance detallado de los gastos e%ectuados.

romocin ! "ercadeo:

&. Dise'ar $ elaorar los artes para el logotipo, a%ic2e, programa, %olletos, papeler#a

especial, invitaciones, distintivos, entre otros, de toda la campa'a del evento.

-. Determinar $ desarrollar la estrategia de promocin interna $ e>terna.

1. Dise'ar $ gestionar la elaorar de pancartas $ pendones.

4. Dise'ar $ concertar todo el material promocional.

5. Coordinar la entrega del material de inscripcin al !rea de secretar#a.

6. Coordinar el env#o del distintivo del congreso a los asistentes internacionales, para

el %!cil manejo de maletas en los aeropuertos.

7. Elaorar tarjetas para la alimentacin del personal organizador.

8. Dise'ar $ elaorar el material de se'alizacin de los eventos.


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#e$aciones %&$icas ! rotoco$o:

&. Plani%icar $ coordinar el protocolo.

-. Preparar los programas de inauguracin $ clausura.

1. Seleccionar $ entrenar el personal 3ue traajar! durante el evento con elaoracin

de instructivos $ reuniones de capacitacin e in%ormacin.

4. Coordinar los actos de inauguracin $ clausura.

5. Escoger los sou"enirs 3ue se entregar!n a los con%erencistas e invitados

especiales del congreso.

6. razar un plan de uicacin de los invitados especiales $ de las mesas directivas

en los di%erentes actos.

7. Dise'ar los uni%ormes o vestuario de las gu#as $ comit( organizador del congreso.

8. Comunicarse con los l#deres de los otras comisiones para organizar el n;mero de

gu#as 3ue se necesitar!n en inscripciones, transporte, sala de prensa, puestos de

in%ormacin $ recepcin, saln de evento, etc.

9. Designar un asistente de protocolo 3ue se encargar! de atender el ceremonial en

las cesiones de apertura $ clausura.

&:. Designar el maestro de ceremonias.

&&. Designar los docentes presentadores de cada con%erencista, mesas tem!ticas $

ponentes.

&-. Organizar la 2istoria in%ormativa del evento.

#egistro:

&. Elaorar la ase de datos $ manejo de la misma en cuanto a invitados de 2onor,

con%erencistas e>tranjeros, con%erencistas nacionales, pro%esionales, estudiantes,

docentes, prensa.

-. Coordinar todo lo re%erente a la inscripcin.

1. Dise'ar las plantillas de inscripcin $, a este %ormulario, adjuntar carta personal

invitando a participar en el evento, programa detallado del congreso, material depromocin, in%ormacin tur#stica.


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4. Entregar el material.

5. Suministrar in%ormacin.

6. Coordinar todo lo relacionado con %a>, tel(%onos e internet en el lugar del evento.

7. clusivos para cada uno de los

eventos $ %acilitar estos servicios a la prensa.

6.


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#ecepcin ! )ventos *ocia$es:

&. Dar la ienvenida a todos los participantes.

-.


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> Garantizar los recursos t(cnicos) %luido el(ctrico, o%ido, iluminacin, a$udasmultimedia, pantallas, pro$ectores, se'aladores, computadores, e3uipos de

comunicacin, reproduccin de materiales, entre otros.

? Solicitar $ reciir las presentacionesen po=er point para cada actividad, seg;n

re3uerimientos del con%erencista $ veri%icar el uen %uncionamiento de losinstrumentos, e3uipos $o a$udas para la e>posicin o disertacin.

@ +nstalar la !c&!ta&8a d!" co%$&!o6 Aicar salones o !reas de descanso para los recesos. Aicar espacios para puestos de in%ormacin $ sala de prensa.B Aicar sala adicional para sesiones de traajo del comit( organizador.

+ransporte:

&. @l3uilar el n;mero su%iciente de transporte para el traslado de los participantes a

los di%erentes sitios previstos por el comit( de eventos sociales.

-. Coordinar con la comisin de


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-. Contratar los servicios de alojamiento.

1. Distriuir las 2aitaciones.

4. @signar las 2aitaciones a los invitados especiales.

,$imentos ! e&idas:

&. Seleccionar todo lo concerniente a alimentos $ eidas) desa$unos, almuerzos,

cenas, re%rigerios, ca%(, aguas arom!ticas, etc.

-. Organizar los 2orarios.

1. Seleccionar el men;.

4. Garantizar las condiciones de saluridad alimentaria.

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