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DE CONTRATACIÓN, INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DEL INSTITUTO PARA LA

ECONOMÍA SOCIAL - IPES

Código MS-012

Versión 01

Fecha 25/10/2011

Carrera 10° No. 16-82 Piso 2° Tel. 2976030 Telefax 2976054 www. ipes.gov.co Página 1 de 284

MANUAL DE CONTRATACIÓN, INTERVENTORIA Y SUPERVISION DEL

INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL

IPES

ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÓN IPES- 334 DE 2011 DEL 04 DE OCTUBRE DE 2011

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 21

MARCOLEGAL Y REGIMEN DE CONTRATACION ..................................................... 26

CAPITULO I 39 INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN 39 1.1. ESTRUCTURA DEL MANUAL 39 1.2. REGLAMENTACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 39 1.3. OBJETO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 39 1.4. OBJETIVOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 40 1.5.¿ QUIENES PODRAN CONSULTAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO? 41 1.6. QUE HACER SI SE NECSITA ACTUALIZARLO 41 1.7. QUE HACER CON LOS ELEMENTOS DESECHADOS 42 1.8. CUANDO LEER EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 42 CAPITULO 2 43 ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACION 43 2.1. OBJETIVOS DEL PROCESO DE CONTRATACION 43 2.2. COMPETENCIA PARA LA CELEBRACION DE CONTRATOS 43 2.2.1. Facultades del ordenador del gasto 43 2.2.2. Quienes en el IPES pueden solicitar la elaboracion y/ o modificacion de un contrato 44

2.3. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION 44 2.3.1 PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES 44

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2.3.2. PRINCIPIOS LEGALES DE LA CONTRATACION 45

2.3.2.1. Principio de transparencia. 45

2.3.2.2. Principio de economía. 46

2.3.2.3. Principio de planeación. 46

2.3.2.4. Principio de responsabilidad. 47

2.3.2.5. Derecho al debido proceso como principio rector en materia sancionatoria dentro de la actividad contractual. 48

2.4.TIPOS DE CONTRATOS 48 CAPITULO 3 54 NATURALEZA JURIDICA DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL - IPES 54 3.1. OBJETO DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL - IPES 54 3.2. FUNCIONES DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL - IPES 54 3.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 55 3.4. ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL 55 CAPITULO 4 56 COMPETENCIAS CONTRACTUALES DE LAS DEPENDENCIA DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL - IPES 56 4.1. DIRECCION GENERAL 56 4.2. OFICINA ASESORA DE COMUNCIACIONES 57 4.3. SUBDIRECCION JURIDICA Y DE CONTRATACION 57 4.4. SUBDIRECCION DE GESTION, REDES SOCIALES E INFORMALIDAD 58 4.5. SUBDIRECCION DE DISEÑO Y ANALAISIS ESTRATEGICO 60 4.6. SUBDIRECCION DE EMPRENDIMIENTO, SERVICIOS EMPRESARIALES Y COMERCIALIZACION 61

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4.7. SUBDIRECCION DE FORMACION Y EMPLEABILIDAD 62 4.8. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 63 CAPITULO 5 65

ETAPA PRECONTRACTUAL 65 5.1. PLANEACION DE LA CONTRATACION 65 5.1.1. REQUERIMIENTOS DE LA PLANEACION 65 5.1.2. PRODUCTOS DE LA PLANEACION 65 5.1.2.1. Plan anual de contratacion de bienes y servicios 66

5.2. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS PREVIAS EN TODO PROCESO DE CONTRATACION 67

5.2.1. Análisis de conveniencia 68

5.2.2. Licencias y Autorizaciones 68

5.2.3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal 69

5.2.4. Elaboración de estudios, Diseños y proyecto 69

5.2.5. Justificación de la modalidad de selección que adoptará 69

5.3 Estudios y documentos previos a la contratación 69 5.3.1. Quien los elabora? 70 5.3.2. Contenido de los estudios y documentos previos 70 5.4. RIESGOS DE LA CONTRATACION 75 5.4.1. El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato: 75 5.4.2. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los

perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas 79

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5.5. Otros aspectos a tener en cuenta. 79 5.6. METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE LOS ESTUDIOS TECNICOS 80

CAPITULO 6 81 SELECCIÓN DEL CONTRATISTA 82 6.1. CONTRATACION DIRECTA 83 6.1.1. CAUSALES ESTABLECIDAS EN EL NUMERAL 4 DEL ARTICULO 2 DE LA LEY 1150 DE 2007 83 6.1.1.1. Urgencia manifiesta 83 6.1.1.2. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado 85 6.1.1.3. Contratos de prestacion de servicios profesional y de apoyo a la gestion o para la ejecucion de trabajos artisticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales 86 6.1.1.4. Arrendamiento de inmuebles 87 6.1.1.5. Adquisicion de inmuebles 87 6.1.1.6. Contratos y convenios interadministrativos 88 6.1.1.6.1. Que es un contrato interadministrativo 88 6.1.1.6.2. Que es un convenio interadministrativo 88 6.1.1.7. Otras causales 88 6.1.2. CONVENIOS PARA APOYAR E IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERES PUBLICO 89 6.1.2.1.Que es un convenio de asociacion 89 6.1.3. CONVENIOS DE COOPERACION INTERNACIONAL 89 6.1.4. Procedimiento para la celebracion de contratos y convenios interadministrativos, convenios de asociacion y convenios de cooperacion internacional 90 6.1.4.1.Quienes pueden solicitar la celebracion de un contrato o de un convenio

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interadministrativo, convenio de asociacion o de un convenio de cooperacion internacional 90 6.1.4.2. Cuando debe presentarse la solicitud 90 6.1.4.3. Como se debe solicitar 90 6.1.4.4. Ante quien se presenta la solicitud 93 6.1.4.5. Que debe hacer la subdireccion juridica y de contratacion cuando recibe la solicitud de elaboracion de un contrato nteradministrativo, convenio interadministrativo, convenio de asociacion o un convenio de cooperacion internacional 93 6.1.4.6. Que hace la subdireccion juridica y de contratacion una vez se encuentre la solicitud debidamente soportada y ajustada 93 6.1.4.7. Procedimiento adicional para la celebracion de un convenio de asociacion 95 6.1.4.8. Procedimiento adicional para la celebracion de un convenio de cooperacion internacional 96 6.1.5 PROCEDIMIENTO INTERNO PARA CONTRATACIONES QUE NO REQUIEREN PLURALIDAD DE OFERENTES 96 6.1.5.1 Convenios para impulsar programas y actividades de interés público, convenios de cooperación, contratos interadministrativos y cuando no exista pluralidad de oferentes 96 6.1.5.1.1 ¿Quiénes pueden solicitar la celebración de un convenio o contrato que no requiere pluralidad de oferentes? 96 6.1.5.1.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? 96 6.1.5.1.3 ¿Cómo se debe solicitar? 96 6.1.5.1.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 98 6.1.5.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de elaboración de contrato, de acuerdo con los especificados en el presente capítulo? 98 6.1.5.1.6. ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación, una vez se encuentre la solicitud debidamente soportada y ajustada? 99 6.1.6 CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION DEL IPES O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SÓLO PUEDAN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS

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NATURALES (ARTÍCULO 1 DEL DECRETO 4266 DE 2010) 100 6.1.6.1 ¿Quiénes pueden solicitar la contratación? 100 6.1.6.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? 100 6.1.6.3 ¿Cómo se debe solicitar? 101 6.1.6.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 101 6.1.6.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de elaboración de contrato de recurso humano? 102 6.1.6.6 ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación, una vez se encuentre la solicitud debidamente soportada y ajustada? 102 6.1.7 ADQUISICION Y ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES 103 6.1.7.1 ¿Quiénes pueden solicitar la contratación? 104 6.1.7.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? 104 6.1.7.3 ¿Cómo se debe solicitar? 105 6.1.7.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 105 6.1.7.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? 105 6.1.7.6 ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación, una vez se encuentre la solicitud debidamente soportada y ajustada? 106 6.1.8 ADQUISICIÓN DE BIENES EN ESTABLECIMIENTOS DENOMINADOS COMO “GRAN ALMACÉN” 107 6.1.8.1 ¿Quiénes pueden solicitar la adquisición de bienes en establecimientos denominados como “gran almacén” 108 6.1.8.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? 108 6.1.8.3 ¿Cómo se debe solicitar? 108 6.1.8.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 109 6.1.8.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de adquisición de bienes en establecimientos denominados como “gran almacén”? 109

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6.1.8.6 ¿qué hace la subdirección jurídica y de contratación, una vez se encuentre la solicitud debidamente soportada y ajustada? 109 6.2. LICITACION PÚBLICA 110 6.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTA MEDIANTE LICITACION PÚBLICA 112 6.2.1.1 ¿Quiénes pueden solicitar el trámite de una licitación? 113 6.2.1.2 ¿Cuándo se debe presentar la solicitud de una licitación? 113 6.2.1.3 ¿Cómo se debe solicitar la licitación ante la dirección general? 113 6.2.1.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 114 6.2.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? 114 6.2.1.6 ¿Qué ocurre una vez revisado y verificado el cumplimiento de requisitos? 114

6.2.1.7 ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación, una vez se encuentre

adjudicado el contrato? 120 6.2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA DE MANERA DINÁMICA MEDIANTE SUBASTA INVERSA EN LA LICITACIÓN PÚBLICA 121 6.3 SELECCIÓN ABREVIADA 121

6.3.1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y/O SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIÓN 128

6.3.1.1 ¿Quiénes pueden solicitar el trámite de una selección abreviada? 129 6.3.1.2 ¿Cuándo se debe presentar la solicitud de una selección abreviada? 129 6.3.1.3 ¿Cómo se debe solicitar el procedimiento de selección abreviada ante la dirección general? 129 6.3.1.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 130

6.3.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? 130 6.3.1.6 ¿Qué ocurre una vez revisado y verificado el cumplimiento de requisitos? 130

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6.3.1.7 ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación, una vez se encuentre

adjudicado el contrato? 135 6.3.2. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA CONTRATACIONES DE MENOR CUANTIA 136

6.3.2.1. ¿Quiénes pueden solicitar la contratación? 137 6.3.2.2. ¿Cuándo debe presentarse la solicitud de selección abreviada para una contratación de menor cuantía? 137 6.3.2.3. ¿Cómo se debe solicitar el procedimiento de selección abreviada ante la dirección general? 138 6.3.2.4. ¿Ante quién se presenta la solicitud? 138 6.3.2.5. ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? 138 6. 3.2.6. ¿Qué ocurre una vez revisado y verificado el cumplimiento de requisitos? 139

6.3.2.7. ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación, una vez se encuentre

adjudicado el contrato? 144 6.3.3. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA CUANDO UN PROCESO DE LICITACION PUBLICA SE DECLARE DESIERTO 145

6.3.4. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ENAJENACION DE BIENES DEL ESTADO 146 6.3.4.1. ¿Quiénes pueden solicitar la contratación? 149 6.3.4.2.¿Cuándo debe presentarse la solicitud? 149 6.4 CONCURSO DE MERITOS 151 6.4.1. ¿Qué sistemas de concurso de méritos? 153 6.4.2. ¿Qué tipo de propuestas técnicas hay? 153 6.4.3. Procedimiento para la selección de contratista mediante concurso de méritos

6.4.3.1 ¿Quiénes pueden solicitar el trámite de un concurso de méritos? 155 6.4.3.2 ¿Cuándo se debe presentar la solicitud de un concurso de méritos? 156

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6.4.3.3 ¿Cómo se debe solicitar el concurso de méritos ante la dirección general? 156 6.4.3.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? 156 6.4.3.6 ¿Qué ocurre una vez revisado y verificado el cumplimiento de requisitos? 157 6.4.3.7. Presentación y evaluación de propuestas 161

6.4.3.8. ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación, una vez se encuentre

adjudicado el contrato? 163 6.4.4. CONTRATO DE INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS 165

6.5. MINIMA CUANTIA 167

CAPÍTULO 7. 173 OTROS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN 173 7.1 CONTRATO DE DONACIÓN 173 7.1.1 ¿Qué es un contrato de donación? 173 7.1.2 ¿Quiénes pueden solicitar la celebración de un contrato de donación? 173 7.1.3 ¿Cómo se debe solicitar? 173

7.1.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 175 7.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de celebración de un contrato de donación? 175 7.1.6 ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación? 175 7.2 CONTRATO DE COMODATO 176 7.2.1 ¿Qué es un contrato de comodato? 176 7.2.2 ¿Quiénes pueden solicitar la celebración de un contrato de comodato? 176 7.2.3 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? 176

7.2.4 ¿Cómo se debe solicitar? 176

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7.2.5 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 177 7.2.6 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de celebración de un contrato de comodato? 177 7.2.7 ¿Qué hace la subdirección jurídica y de contratación? 178 CAPÍTULO 8. 179

MODIFICACIONES AL CONTRATO ESTATAL 179 8.1 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA REALIZAR UNA MODIFICACIÓN DE CONTRATO 181 8.1.1 Quiénes pueden solicitar una modificación? 181 8.1.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de una modificación? 181 8.1.3 Ante quién se presenta la solicitud? 181 8.1.4 Cómo debe presentarse la solicitud de modificación? 181 8.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de modificación de un contrato? 182 8.2 ADICIÓN AL VALOR DEL CONTRATO 183 8.3 ADICIÓN DEL PLAZO DEL CONTRATO O PRÓRROGA DEL CONTRATO 184 8.4 OTRAS MODIFICACIONES, ACLARACIONES, CORRECCIONES DEL CONTRATO 184 8.5 SUSPENSIÓN DE LOS CONTRATOS 185 8.5.1. Quiénes pueden solicitar la suspensión del contrato? 186 8.5.2. Cuándo debe presentarse la solicitud de suspensión del contrato de mutuo acuerdo? 186 8.5.3. Cómo debe presentarse la solicitud de suspensión? 186 8.5.4. Ante quién se presenta la solicitud? 186 8.5.5. ¿Qué debe hacer la Subdirección Jurídica y de Contratación cuando recibe la

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solicitud de suspensión de un contrato? 186 8.6 CESIÓN DE LOS CONTRATOS 187 8.6.1. Quiénes pueden solicitar una cesión? 188 8.6.2. Cuándo debe presentarse la solicitud de cesión del contrato? 188 8.6.3. Ante quién se presenta la solicitud? 188 8.6.4. Cómo debe presentarse la solicitud de cesión? 188 8.6.5. ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de cesión de un contrato? 189

8.7 TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS ESTATALES 189 8.7.1 Terminación unilateral 189 8.7.2 Terminación Anticipada de Mutuo Acuerdo 192 8.7.3. Quiénes pueden solicitar la terminación anticipada del contrato de mutuo acuerdo? 192 8.7.4 Cuándo debe presentarse la solicitud de la terminación anticipada por mutuo acuerdo? 192 8.7.5 Cómo debe presentarse la solicitud de terminación anticipada por mutuo acuerdo? 192 8.7.6. Ante quién se presenta la solicitud? 193 8.7.7. ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de terminación anticipada por mutuo acuerdo de un contrato? 193 CAPÍTULO 9 194

SUPERVISION - INTERVENTORIA 194 9.1 VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS CONTRATOS 194 9.2 VALORES ÉTICOS DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES 195 9.3 MARCO LEGAL 196

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9.4 DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR 206 9.5 DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR 207

9.6 OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR: 207 9.6.1 Obligaciones Generales 207 9.6.2 Obligaciones Específicas según las etapas del contrato 208 9.6.2.1 Posterior a la legalización del contrato 208

9.6.2.2 Ejecución del contrato 209 9.6.2.3 Finalización del contrato 210

9.7 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS SUGERIDAS SEGÚN LA NATURALEZA DEL

OBJETO DE LOS CONTRATOS 211 9.7.1 El contrato de obra 211 9.7.2 El contrato de suministro o compraventa de bienes muebles 211 9.7.2.1 Para el contrato de Suministro o compraventa de hardware y software, maquinaria

y equipos 212

9.7.2.2 Contrato de suministro o compraventa de papelería y demás implementos de oficina 212

9.7.3 Contrato de prestación de servicios 212 9.7.4 Contrato de fiducia pública o encargos fiduciarios 212

9.7.5 Reglas de supervisión para los contratos enmarcados dentro del artículo 355 de la

constitución 213 9.8 PROHIBICIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES 213 9.9 RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES 213 9.9.1 Aspectos sobre las clases de responsabilidad: 214

CAPITULO 10. 215

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CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CELEBRADO CON VENDEDORES INFORMALES 215 10.1 GENERALIDADES CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 215 10.1.1 Programa kioskos 215 10.1.2 Programa puntos de encuentro 215 10.1.3 Programa proyectos comerciales 216 10.1.3.1 Procedimiento para ser beneficiario del ipes 218 10.1.4. Elaboración del contrato de arrendamiento 219 10.1.4.1 ¿Quiénes pueden solicitar la celebración de un contrato de arrendamiento con vendedores informales? 219 10.1.4.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? 219

10.1.4.3 ¿Cómo se debe solicitar? 220 10.1.4.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? 221 10.1.4.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de elaboración de contrato de arrendamiento? 221 10.1.4.6 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación? 221

10.2 SUPERVISIÓN Y CONTROL 221

10.3 MODIFICACIONES AL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 222 10.3.1 Quiénes pueden solicitar una modificación? 222 10.3.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de una modificación? 222 10.3.3 Cómo debe presentarse la solicitud de modificación? 222

10.3.4 Ante quién se presenta la solicitud? 223 10.3.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe Solicitud de modificación del-los contrato(s) de arrendamiento? 223

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10.4 CESIÓN DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 223 10.4.1 Quiénes pueden solicitar una cesión de un contrato? 224 10.4.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de cesión? 224 10.4.3 Cómo debe presentarse la solicitud de cesión? 224 10.4.4 Ante quién se presenta la solicitud? 225 10.4.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de cesión de un contrato de arrendamiento? 225 10.5 TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE MUTUO ACUERDO 225 10.5.1 Quiénes pueden solicitar una terminación por mutuo acuerdo? 225 10.5.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de terminación del contrato de arrendamiento por mutuo acuerdo? 226 10.5.3 Cómo debe presentarse la solicitud de terminación del contrato de arrendamiento? 226

10.5.4 Ante quién se presenta la solicitud? 226 10.5.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de terminación del contrato de arrendamiento? 226 10.6 SUSPENSIÓN DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE MUTUO ACUERDO. 227 10.6.1 Quiénes pueden solicitar la suspensión del contrato de arrendamiento? 227 10.6.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de suspensión del contrato de arrendamiento, acuerdo de reubicación o actas - compromiso de mutuo acuerdo? 227 10.6.3 Cómo debe presentarse la solicitud de suspensión? 227 10.6.4 Ante quién se presenta la solicitud? 228 10.6.5 ¿Qué debe hacer la Subdirección Jurídica y de Contratación cuando recibe la solicitud de suspensión del contrato de arrendamiento? 228 10.7 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO. 228

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10.7.1 ¿En qué consiste la liquidación de un contrato? 228 10.7.2 ¿En qué casos hay lugar a la liquidación de un contrato? 229 10.7.3 ¿Cuándo debe efectuarse la liquidación del contrato de arrendamiento? 229 CAPITULO 11 230

LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS. 230 11.1 LA LIQUIDACIÓN - NATURALEZA Y FINALIDAD 230

11.2 DEFINICIÓN DE LIQUIDACIÓN DE UN CONTRATO 232 11.3 CONTRATOS QUE REQUIEREN LIQUIDACIÓN 233 11.4 MODALIDADES DE LIQUIDACIÓN DE UN CONTRATO 234 11.4.1 Bilateral o por mutuo acuerdo: 234 11.4.2 Liquidación unilateral: 235 11.4.3 Liquidación por vía judicial: 236 11.5 TRAMITE DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS 236 CAPITULO 12 237 REGIMEN DE GARANTIAS Y PUBLICACION DE LOS CONTRATOS 237

12.1. PUBLICACION DE LOS CONTRATOS 237 12.1.1. MECANISMOS DE COBERTURA 237 12.1.2. SUFICIENCIA DE LA GARANTIA 237

12.1.2.1 Seriedad del Ofrecimiento. 237

12.1.2.2. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. 238

12.1.2.3. Pago anticipado. 238

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12.1.2.4. Cumplimiento. 239

12.1.2.5. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. 239

12.1.2.6. Estabilidad y calidad de la obra. 239

12.1.2.7. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados 239 12.1.2.8. Calidad del servicio. 239 12.1.2.9. Responsabilidad extracontractual. 239 12.1.3. GARANTIA DE SERIEDAD DEL OFRECIMIENTO 240 12.1.4. GARANTIAS EN LOS CONTRATOS SUSCRITOS 242 12.2. PUBLICACION DE LOS CONTRATOS 242 CAPITULO 13 244

NORMATIVIDAD GENERAL VIGENTE Y EL PROCEDIMIENTO APLICABLE A LOS MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS DE CARÁCTER CONTRACTUAL 244 13.1 CLASES DE MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS DE CARÁCTER CONTRACTUAL 246 CAPITULO 14 251

MEDIDAS FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES 251

14.1. MEDIDAS CONTRA PERSONAS JURÍDICAS. 251

14.2. AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS PARA INVESTIGACIÓN. 251

14.3. SUJETOS DISCIPLINABLES. 252

14.4. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR POR FALTAS GRAVÍSIMAS. 252

14.5. POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y PEDAGÓGICAS 252

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14.5.1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 252

14.5.2. Plan de acción de las entidades públicas. 253

14.5.3. Política antitrámites. 253

14.5.4. Oficina de Quejas, Sugerencias y Reclamos. 254

14.5.5. Publicación proyectos de inversión. 255

14.5.6. Democratización de la Administración Pública. 255

14.5.7. Pedagogía de las competencias ciudadanas. 256

14.5.8. Divulgación de campañas institucionales de prevención de la corrupción. 256

14.5.9. Sanciones por incumplimiento de políticas institucionales. 266

14.6 IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO 257

14.6.1. Inhabilidad por incumplimiento reiterado 258

14.6.2. Multas 260 14.6.3. Declaratoria de caducidad 261 14.6.4. Cláusula de indemnidad 262 14.6.5. Declaratoria de caducidad 263 14.7. ¿cuáles son esos presupuestos exigidos por la ley –y que debe satisfacer el instituto para la economía social -ipes para decretar la caducidad de un contrato estatal? 263 CAPÍTULO 15 266 FORMATOS Y OTROS DOCUMENTOS LA CONTRATACIÓN Y SU DILIGENCIAMIENTO 247 15.1 FORMATO FO-177: CERTIFICACIÓN DE INEXISTENCIA DE RECURSO HUMANO O DE RECURSO HUMANO INSUFICIENTE 266 15.1.1 Para qué se diligencia el Formato FO-177? 266

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15.1.2 Cómo se diligencia el Formato FO-177? 266 15.2. FORMATO FO-178: ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN 266 15.2.1 Para qué se diligencia el Formato FO-178? 266 15.2.2. Cómo se diligencia el Formato FO-178? 267 15.2.3 Estudios económicos y de mercado 268 15.3 FORMATO FO-256: ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN 269

15.4 FORMATO FO-186: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN 270 15.4.1. Para que se diligencia el Formato FO-186? 270 15.4.2. Cómo se diligencia el Formato FO-186? 270 15.5 FORMATO FO-185 PLIEGOS DE CONDICIONES (contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión) 270 15.5.1 Para que se diligencia el Formato FO-185? 270 15.5.2 Cómo se diligencia el Formato FO-185? 270

15.6 FORMATO FO-181: CARTA DE INVITACIÓN 271

15.6.1. Para que se diligencia el Formato FO-181? 271 15.6.2. Cómo se diligencia el Formato FO-181? 271 15.7. FORMATO FO-184: CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD 271 15.7.1. Para qué se diligencia el Formato FO-184? 271 15.7.2. Cómo se diligencia el Formato FO-184? 272 15.8. FORMATO FO-186: SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO 272 15.8.1. Para que se diligencia el Formato FO-186? 272 15.8.2. Cómo se diligencia el Formato FO-186? 272 15.9. FORMATO FO-187: SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES

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CONTRACTUALES. 272 15.9.1. Para que se diligencia el Formato FO-187? 272 15.9.2. Cómo se diligencia el Formato FO-187? 272 15.10. FORMATO FO-185: PLIEGO DE CONDICIONES (CONTRATACIÓN DIRECTA –

MÍNIMA CUANTÍA) 273 15.10.1. Para que se diligencia el Formato FO-185? 273 15.10.2. Cómo se diligencia el Formato FO-185? 273

FLUJOGRAMA 275

INTRODUCCIÓN

La reforma a la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, tuvo como objetivo fortalecer el sistema de compras y de contratación del Estado, con el fin de que las Entidades Públicas puedan obtener en el mercado mejores precios para sus bienes y servicios, a través de la utilización de estandarización de la información.

Igualmente, estableció los lineamientos para la implementación de la contratación pública electrónica, el fortalecimiento del concepto de selección objetiva, y la simplificación y

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agilización de los procesos de contratación.

En los procesos de selección de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes, y de común utilización, independientemente de la cuantía, se realizarán por el procedimiento de selección abreviada, utilizando el sistema de subasta inversa para determinar el valor del contrato, buscando generar entre los proponentes una sana competencia, a partir de unas condiciones mínimas de calidad, y los costos que cubran el valor de los bienes o la prestación de los servicios.

Otro aspecto importante tiene relación con la manera de evaluar las condiciones de los contratistas que no tienen asignación de puntaje, en los aspectos jurídicos, financieros, de experiencia y organización del proponente, si no la verificación bajo el concepto de "Pasa y no Pasa", permitiendo aclaraciones sobre los documentos objeto de revisión. La evaluación a la que se otorga puntaje se hace sobre los criterios propios de la oferta.

Para efectos de la contratación de consultores se pondera la calidad por encima del precio, dado que en este tipo de contratos predominan los aspectos intelectuales. La selección de los consultores se puede hacer con una precalificación, y conformación de una lista (corta o multiusos) y, posteriormente, la invitación a presentar la propuesta como tal, o por concurso de méritos abierto.

Cuando el objeto contractual no corresponda a bienes y servicios de características técnicas uniformes, ni sea una consultoría, la selección se realiza mediante licitación pública o procedimiento de selección abreviada de menor cuantía soportados en puntajes o la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación costo- beneficio.

En cuanto a la modalidad de selección de contratación directa procederá en los casos de urgencia manifiesta, contratación de empréstitos, contratos interadministrativos, contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, contratos de bienes y servicios del sector Defensa y el DAS, los de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inicien el acuerdo de reestructuración de pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999 y 617 de 2000, cuando no exista pluralidad de oferentes, y en arrendamiento o adquisición de inmuebles.

Consideraciones Generales

Dentro de la actividad de la Administración Pública se encuentra la relacionada con la contratación estatal, regulada entre otras normas, por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, sus Decretos Reglamentarios, el Código Civil, el Código de Comercio, y las normas presupuestales.

La contratación pública tiene por finalidad el cumplimiento de los cometidos estatales, el adecuado manejo, inversión y ejecución de los recursos públicos para la prestación de los

servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los

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administrados que colaboran con la Administración, en la consecución de estos fines.

Es importante señalar que la Ley 80 de 1993, estableció los principios que rigen la actividad contractual, como desarrollo de la función administrativa, a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, del siguiente tenor literal:

"La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado (…)".

En cuanto al debido proceso, el artículo 29 de la Constitución Política consagra:

"El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante el juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio.

En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará en preferencia a la restrictiva o desfavorable.

Toda persona se presume inocente mientras no se le haya declarado judicialmente culpable. Quien sea sindicado tiene derecho a la defensa y a la asistencia de un abogado escogido por él, o de oficio, durante la investigación y el juzgamiento; a un debido proceso público sin dilaciones injustificadas; a presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en su contra; a impugnar la sentencia condenatoria, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho".

La Ley 1150 de 2007, se concentró en los procedimientos, los criterios de calificación, la distribución de riesgos en la contratación, el derecho al debido proceso en la aplicación de multas al contratista incumplido o cuando es necesario hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, y en general, en las actuaciones de la administración frente a la actividad contractual.

Interpretación de las normas contractuales.

En la interpretación de las normas aplicables a los procedimientos de selección y escogencia de contratistas, y en las cláusulas y estipulaciones de los contratos se tendrán

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en consideración:

*Los fines y los principios de la contratación estatal de que trata la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, las normas que las reglamenten, modifiquen, adicionen o aclaren.

*Los mandatos de la buena fe.

*La igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracterizan a los contratos conmutativos.

Anticipos

Para efectos de determinar los valores permitidos a entregar al contratista por concepto de anticipo en los contratos celebrados por las entidades públicas sometidas al estatuto General de Contratación Estatal, deberá tenerse en cuenta lo señalado en el Artículo 91 de la ley 1474 de 2011, en los siguientes términos:

En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista. Parágrafo. La información financiera y contable de la fiducia podrá ser consultada por los Organismos de Vigilancia y Control Fiscal.

Expedición de Adendas

En aquellos procesos de selección del contratista donde corresponda la expedición de adendas a efectos de modificar los pliegos de condiciones respectivos, se tendrá en cuenta que las mismas no podrán expedirse dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo.

Lo anterior, conforme al Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011 que modifico el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Registro único de proponentes

Por disposición expresa de la Ley 1150 de 2006, artículo 6º, todas las personas que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro único de Proponentes del Registro único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal.

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La finalidad de este requisito es dejar a cargo de las Cámaras de Comercio la verificación y calificación de los requisitos habilitantes de los contratistas, labor que solamente realizarían las entidades en los casos exceptuados para inscripción en el Registro.

La información de cada contratista incluida en el RUP es la relativa a: experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, que se establecerá de conformidad con los factores de calificación y clasificación que define el reglamento contenido en el Decreto 1464 de 2010.

Los certificados por la Cámara es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan para las licitaciones con el Estado y salvo las excepciones legales, las entidades estatales no pueden exigir requisitos adicionales.

Tampoco las entidades estatales podrán solicitar información que se haya verificado en el registro único de proponentes, por lo que deberán verificar directamente la que no conste en el mismo. Con base en la verificación documental efectuada por la Cámara de Comercio competente, las cámaras expedirán el certificado respectivo, firmado por el secretario o quien haga sus veces, en el formato adoptado para ello.

El certificado constituye plena prueba respecto de la información verificada documentalmente y cuyo registro se encuentra en firma; y de la información que proviene del registro mercantil o el registro de entidades sin ánimo de lucro para los efectos de lo previsto en el Decreto 1464 de 2010.

Las Cámaras de Comercio no son responsables frente al contenido y oportunidad de la información que deba ser remitida por las entidades estatales.

Reporte a la Cámara de Comercio

La información general sobre las licitaciones públicas que la entidad presentada abrir será remitida electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto del pliego de condiciones a la Cámara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de la entidad contratante. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, conlleva la obligación de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicará con el proyecto del pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.

Convocatoria de las Veedurías Ciudadanas

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En virtud de la naturaleza de las actividades de las entidades públicas y por respecto al principio de transparencia, todas las actividades del proceso contractual son públicas. En nuestra normatividad, la reserva de un documento o de un acto de los funcionarios de una norma de excepción. La regla general es la publicidad, razón por la cual para aducir reserva de alguno de ellos, los funcionarios públicos solamente podrán hacerlo en presencia de la especial y exceptiva norma que confiere carácter reservado al documento o acto especifico.

Por contrario, la ley impone la convocatoria de las veedurías ciudadanas para que intervengan en todas las etapas contractuales y soliciten y obtengan copia de todos los documentos y actuaciones del proceso e intervengan en las audiencias que se realicen...

Etapas de la contratación

Precontractual

Corresponde a las actividades que se desarrollan una vez se ha tomado la decisión de contratar y hasta el acto de adjudicación de determinada contratación, es decir, corresponde al proceso de selección objetiva del contratista en cada modalidad de contratación, y es la etapa del proceso contractual que está regida íntegramente por el Derecho Público.

Contractual Comprenden las actividades que se realizan desde la adjudicación del contrato, su perfeccionamiento, el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el desarrollo de las actividades de los contratistas y la supervisión de las mismas por parte de la entidad estatal, de manera que puedan llegar a la normal culminación del contrato, con la consecuente obtención por parte de la entidad del objeto contractual con la satisfacción plena de la necesidad causa del contrato.

Pos contractual Comprende las actividades necesarias para la liquidación de los contratos por mutuo acuerdo, cuando en ellos haya lugar a esta figura. En su defecto, la liquidación parcial o total del contrato, de manera unilateral por la administración.

MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN MARCO LEGAL DE LA CONTRATACIÓN Según el Consejo de Estado, “en Colombia se pueden identificar una trilogía de regímenes: Uno, la contratación estatal en un sentido estricto, el del Estatuto General de la

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Contratación, Ley 80 de 1.993 y Ley 1150 de 2007, que aplica el concepto de contrato Estatal. Dos, una contratación estatal en un sentido amplio o general, que comprende todos los regímenes contractuales excepcionales sometidos al derecho privado y normas especiales por parte de entidades públicas, estos últimos regímenes privados, en virtud del Artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, están sometidos a principios constitucionales, inhabilidades, que le den un marco de transparencia y de control. Tres, las personas que siendo particulares u organizaciones privadas contratan con recursos públicos y se someten a los principios de la gestión fiscal para la buena administración de esos recursos y por ende están sometidos al control por las contralarías. En el nuevo panorama de la contratación estatal con la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, se presentan los siguientes impactos jurídicos: Normas que inciden directamente en la Ley 80 de 1993, en forma expresa o tácita Hay unas normas de la Ley 1150 de 2007 que inciden en forma directa y expresa en la Ley 80 de 1993 porque la derogan o porque la modifican. A continuación se transcriben 16 derogatorias:

El parágrafo del artículo 2º sobre el régimen jurídico de las cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales.

La expresión “además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado” del inciso 2º del artículo 3º.

El inciso 4º del artículo 13 relacionado con el régimen jurídico de los organismos de cooperación internacional, que se reemplaza por el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.

El artículo 22 respecto al registro de proponentes. Lo reemplaza el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007.

El numeral 1º y parágrafo 1º del artículo 24 respecto a las anteriores causales de

contratación directa.

El inciso 2° del numeral 15, el numeral 19 y la expresión “la exigencia de los diseños no regirán cuando el objeto de la contratación sea la de construcción o fabricación con diseños de los proponentes” del inciso 2º numeral 12 del artículo 25.

El artículo 29 respecto al principio de selección objetiva. Se reemplaza por el

artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.

El numeral 11 y la expresión “Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se llamará concurso y se efectuará también mediante invitación pública” del parágrafo del artículo 30.

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El artículo 36 relativo a la duración y prórroga de la concesión.

El parágrafo del artículo 39 respecto al contrato sin formalidades plenas.

El aparte “de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga” del inciso 1º del artículo 60. Lo reemplaza el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

El artículo 61 relativo a la liquidación unilateral.

Las expresiones “concurso” y “términos de referencia” incluidas a lo largo del texto

de la Ley 80 de 1993.

De otro lado son derogadas las siguientes disposiciones especiales: El parágrafo 2º del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1º de la Ley 828 de 2003, el artículo 66 de la Ley 454 de 1998, el literal d) del artículo 27 de la Ley 99 de 1993 y el artículo 19 Ley 161 de 1994.

La expresión “además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el

Estado” del inciso 2º del artículo 3º.

Igualmente se entienden derogadas las normas del Decreto 1900 de 1990 y de la Ley 182 de 1995 que contraríen lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007.

La Ley 1369 del 30 de diciembre de 2009, por medio de la cual se establece el

régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones, agrega una nueva derogatoria

a las efectuadas por la Ley 1150 de 2007, al derogar el artículo 37 de la Ley 80 de 1993 relacionado con el régimen de concesiones y licencias de los servicios postales.

Otras disposiciones que deroga o modifica la Ley 1150 de 2007 inciden

directamente en la Ley 80 de 1993 pero no se aprecia una derogatoria tácita o una subrogatoria. Muchas veces es a los intérpretes a quienes nos corresponde realizar el ejercicio intelectual de señalar esos efectos. Véase un ejemplo, al derogarse en el inciso 2º del artículo 3º de la Ley 80 de 1993 la expresión “además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado”, se tiene un efecto directo en el derecho al restablecimiento del equilibrio económico previsto en los artículos 5º y 27 de la misma ley.

La vigencia de la Ley 1150 de 2007 y el estado de los decretos

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Respecto a los efectos de la Ley 1150 de 2007 para los contratos cuya ejecución se prolongue en el tiempo, el artículo 31 establece el régimen de transición de los procesos contractuales; señala que los contratos en ejecución seguirán sometidos a las normas que estaban vigentes, al momento de la iniciación de tales procedimientos contractuales. Norma que reitera las disposiciones del Código Civil y las Leyes 57 y 153 de 1887 en esta materia. Con lo anterior se da plena aplicación al principio de seguridad jurídica. De otra parte, prohíbe prorrogar o adicionar los contratos vigentes en materia de cooperación que se hubieren celebrado al amparo de la Ley 80 de 1993. En materia de derogatorias, para todos es conocido que una norma puede ser derogada de manera total o parcial y, en forma expresa o tácita. Es preciso entrar a ejemplificar algunas de esas situaciones: A. Derogatoria total de Decretos El Decreto 2474 de 2008 dejó vigente el artículo 83 del Decreto 066 de 2008, en el cual señaló de manera expresa los 15 Decretos Reglamentarios que quedaron derogados totalmente a partir de la entrada en vigencia del mismo:

Decreto 855 de 1994 Decreto 1898 de 1994 Decreto 329 de 1995 Decreto 1275 de 1995 Decreto 2964 de 1997 Decreto 1436 de 1998 Decreto 2334 de 1999 Decreto 3740 de 2004 Decreto 2503 de 2005 Decreto 219 de 2006 Decreto 959 de 2006 Decreto 2434 de 2006 Decreto 4117 de 2006 Decreto 4375 de 2006 Decreto 499 de 2007

Ahora bien, de forma posterior al Decreto 066 de 2008 se han derogado expresamente algunas disposiciones como se observa a continuación:

Decreto 4695 de 2005 (derogado por el Decreto 4637 de 2008)

Decreto 280 de 2002 y Decreto 2790 de 2002 (derogado por Decreto 4828 de 2008)

Ley 29 de 1990: artículo 8, y el Decreto 585 de 1991 (derogados por la Ley 1286 de

2009)

Ley 74 de 1966, Ley 51 de 1984, Ley 72 de 1989, Decreto-ley 1900 de 1990, Ley 1065 de 2006, Ley 37 de 1993, lo pertinente de los artículos 33, 34, 35 y 38 de la Ley 80 de 1993, Ley 422 de 1998, Ley 555 de 2000, el artículo 11 de la Ley 533 de 1999 y el artículo 6o de la ley 781 de 2002, todos exclusivamente en cuanto hagan referencia a los servicios, las redes, las actividades y los proveedores, y en cuanto resulten contrarios a las normas y principios contenidos en la Ley 1341 de 2009

(derogados por la Ley 1341 de 2009).

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Decreto 4881 de 2008, y los Decretos 836, 1520, 2247 y 3083 de 2009 (derogados

por el Decreto 1464 de 2010)

B. Derogatorias parciales. Se habla de derogatorias parciales, en primer lugar porque el Decreto 2474 de 2008 dejó Vigente el artículo 83 del Decreto 066 de 2008, a su vez, ambos dejaron vigentes alguna o algunas disposiciones aplicables a la contratación estatal:

Decreto 679 de 1994, derogado los artículos 10, 16, 17, 18, 19 y 25 Decreto 287 de 1996, derogado salvo los artículos 3º y 4º Decreto 2170 de 2002, derogado salvo los artículos 6, 914 y 24 Decreto 450 de 1996, derogado el artículo 2º (derogado por el Decreto 851 de

2009) C. Pérdida de Fuerza Ejecutoria o Decaimiento total de Decretos El decaimiento o pérdida de fuerza ejecutoria de un acto administrativo, como un decreto reglamentario, es una situación distinta a la derogatoria, que se produce cuando las disposiciones legales que le sirven de sustento, desaparecen del ordenamiento jurídico. Este fenómeno se ha explicado en reiterada jurisprudencia del Consejo de Estado15 y la doctrina16 dada la omisión de expedir un decreto reglamentario único. Así por ejemplo, para Decretos como el 280 de 2002, que en su epígrafe señala la reglamentación del artículo 25 numeral 19 de la Ley 80 de 1993 es indiscutible su total decaimiento o pérdida de fuerza ejecutoria, por cuanto éste último numeral fue derogado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007. No hay discusión alguna sobre su inaplicabilidad. Igual caso sucede con Decretos como el 1896 y 2166 de 2004, que reglamentan el inciso 4º del artículo 13 de la Ley 80 de 1993 derogado por los artículos 32 y 33 de la Ley 1150 de 2007. D. Impacto o efectos en disposiciones de decretos reglamentarios, sin que se produzca su decaimiento Cosa distinta sucede con un Decreto como el 660 de 2007, el cual reglamenta parcialmente la Ley 1089 de 2006, sobre la adquisición de bienes y servicios destinados a la defensa y seguridad nacional. Como vemos, el fundamento normativo de este decreto no es la Ley 80 de 1993 ni la Ley 1150 de 2007 sino otra ley. Sin embargo, como la nueva ley de contratación regula el tema de defensa y seguridad nacional y le introduce nuevos conceptos a esa materia entre otras cosas significativas, y que serán enunciados más adelante, la Ley 1150 de 2007 y su reglamento pueden llegar a tener un efecto directo de derogatoria tácita, más no de decaimiento del acto administrativo. Se presentan situaciones con otras disposiciones vigentes, como el Decreto 3512 de 2003 reglamentario de la Ley 598 de 2000 que creó al SICE, el cual no se vería afectado por la Ley 1150 de

2007, ni sus reglamentos tendrían que afectar dicha ley.

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E. Suspensiones provisionales y nulidades del Decreto 2474 de 2008 El H. Consejo de Estado ha admitido siete demandas de nulidad instauradas en contra de algunas disposiciones del Decreto 2474 de 2008 y en contra de varias disposiciones del Decreto 2025 de 2009 y otros decretos. Es lamentable que después de tantas expectativas en la reforma, la falta de técnica normativa haya llevado a un hecho sin precedentes en la historia, configurándose la nulidad de 3 artículos totales y 11 parciales del Decreto 2474 de 2008, así como la suspensión provisional de 6 artículos del Decreto 2474 de 2008, la nulidad de un artículo del Decreto 2025 de 2009 y la suspensión provisional de dos artículos del Decreto 3576 de 2009, como se detalla a continuación: Normas declaradas nulas: Decreto 2474 de 2008. 1. Artículos 10 (parcial), 11(parcial), 22 (parcial), parágrafo 1º del artículo 44, 46 (total), 47 (parcial), 52 (parcial), 54 (parcial), 65 (parcial), 68 (total), 73 (parcial), 75 (parcial), 87 y 89 (parcial) 17. 2. Artículo 3 (total) del Decreto 2025 de 2009. Normas suspendidas provisionalmente: 1. Artículos 7 (parcial) y 88 (parcial) del Decreto 2474 de 200818. 2. Artículos 12 (parcial) y 14 (parcial) del Decreto 2474 de 200819. 3. Parágrafo 2º del artículo 77 del Decreto 2474 de 2008 4. Parágrafos 2º y 3º del artículo 53 del Decreto 2474 de 200821. 5. Parágrafo del artículo 5º del Decreto 2025 de 200922. 6. Los artículos 1º y 2º del Decreto 3576 de 2009.

NORMAS VIGENTES

En desarrollo de este manual se tiene que las piezas del rompecabezas referido y el escenario de la inseguridad jurídica está sustentado en los siguientes ítems: Son cerca de 3.590 reglas originadas en las siguientes fuentes materiales: Las 2 leyes, 80 de 1993 y 1150 de 2007 con 114 artículos. Todos los reglamentarios que el 066 y el 2474 de 2008 dejaron vigentes, más de 45 decretos que superan 400 artículos. Las 48 jurisprudencias de constitucionalidad que profirió la Corte con ocasión de la Ley 80 de 1993, a las que se suman las 8 sentencias que se han proferido23 para resolver las demandas contra disposiciones de la Ley 1150 de 2007. Así mismo, un amplio número de sentencias de nulidad del Consejo de Estado desde 1993 y las recientes suspensiones provisionales que inciden en veinte artículos. Son 81 decretos reglamentarios vigentes y 57 normas legales. Así, existe un total de 138 fuentes normativas vigentes que provienen de leyes y decretos,

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a su vez el catálogo de las fuentes históricas derogadas es de 109. En el universo de fuentes legales y reglamentarias cada inciso, numeral y parágrafo vigente, contienen como mínimo un supuesto normativo, -hecho y consecuencia jurídica-, que yo denomino regla. En el acumulado de normas aplicables, cerca de 1350 artículos, se alcanza un número que supera las 3.590 reglas ya mencionadas. Armar este gran rompecabezas constituye un alto riesgo para los ordenadores de gasto, funcionarios, asesores y contratistas. El Estado carece de Seguridad Jurídica, es decir, el derecho pierde certeza, efectividad y validez. Igualmente, la dispersión y proliferación normativa son un alto riesgo, que facilita la corrupción e incrementa las fallas del Estado y las condenas en su contra. De ahí nuestra preocupación constante de contribuir al mejoramiento de la gestión contractual analizando y divulgando a la sociedad el marco jurídico vigente. .” (Contratación Visible- Manual para un buen control de recursos en la contratación publica- Iván Darío Gómez Lee- Editorial Imprenta Nacional- Procuraduría General de la Nación, Auditoria General de la República e Instituto de Estudios del Ministerio Publico -febrero 2011 Págs. 11, 17, 18, 19, 20, 21, 22,23 y 24) Las Principales normas aplicables a la contratación del Instituto para la Economía Social IPES, son las siguientes: CONSTITUCIONALES Constitución Política de Colombia 1991. Artículos 29, 90, 121, 209, 355. LEYES

Ley 9 de 1989. Por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiación de bienes y se dictan otras disposiciones.

Ley 80 de 1993. "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública".

Ley 87 de 1993. "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones"

Ley 42 de 1993. "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen"·

Decreto Ley 1421 de 1993. "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá"· (Reglamentado parcialmente por los Decretos Nacionales 1677 de 1993, 2537 de 1993, 1187 de 1998 y 1350 de 2005).

Ley 190 de 1995. "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa". ·

Ley 446 de 1998. “Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia.”

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Ley 489 de 1998. "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones".·

Ley 598 de 2000. Declarada Exequible mediante Sentencia 716 de 2002 de la Corte Constitucional, Reglamentada por el Decreto Nacional 3512 de2003. "Por la cual se crea el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones".·

Ley 617 de 2000. "Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional". (Reglamentada por el Decreto Nacional 192 de 2001. , Reglamentada por el Decreto Nacional 735 de 2001. , Reglamentada Parcialmente por el Decreto Nacional 1248 de 2001. , Reglamentada Parcialmente por el Decreto Nacional 3202 de 2002. , Ver el Decreto Nacional 1222 de 1986. , Ver Sentencia Corte Constitucional C-540-2001. , Ver art. 1 Decreto Nacional 1248 de 2001 , Ver la exposición de motivos Ley 617 de 2000 , Reglamentada Parcialmente por el Decreto Nacional 3968 de 2004, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4515 de 2007

Ley 640 de 2001: “Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones”.

Ley 678 de 2001. "Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición".

Ley 734 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único"

Ley 789 de 2002 "Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo". (Reglamentada Parcialmente por el Decreto Nacional 975 de 2004 , Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 973 de 2005, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 2190 de 2009 , Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1160 de 2010)

Ley 816 de 2003 Nivel Nacional. "Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública".( Reglamentada por el Decreto Nacional 2473 de 2010

Ley 828 de 2003. "Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasión del Sistema de Seguridad Social". Modificada por el art. 36, Decreto Nacional 126 de 2010, en lo relativo a las multas

Ley 1150 del 16 de Junio de 2007. “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.”

Ley 1450 de 2011 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014”.

Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los




























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mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

DECRETOS REGLAMENTARIOS:

Decreto Nacional 777 de 1992. "Por el cuál se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política"·

Decreto Nacional 1403 de 1992. "Por el cuál se modifica el Decreto Nacional 777 de 1992".

Decreto Nacional 2459 de 1993. "Por el cual se adoptan disposiciones en relación con los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política".

Decreto Nacional 856 de 1994. "Por el cual se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio".

Decreto Nacional 855 de 1994. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en materia de contratación directa".

Decreto Nacional 679 DE 1994. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993".

Decreto Nacional 1985 de 1994. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993". (Observar el Decreto Extraordinario No. 2150 de 1995en su artículo 37).

Decreto Nacional 329 de 1995. "Por el cual se adiciona el Artículo 4 del Decreto 855 de 1994".

Decreto Nacional 1275 de 1995. "Por el cual se adiciona el Artículo 4 del Decreto 855 de 1994".

Decreto Nacional 1477 de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 190 del 6 de junio de 1995 en materia de publicación de contratos en el Diario Único de Contratación Pública".

Decreto Nacional 2150 de 1995. "Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública".

Decreto Nacional 2232 de 1995. "Por medio del cual se reglamenta la Ley 190 de 1995 en materia de declaración de bienes y rentas e informe de actividad económica y así como el sistema de quejas y reclamos".

Decreto 62 de 1996. “Por el cual se corrige y aclara el artículo 38 del Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995 (El cual determina la menor cuantía de las entidades estatales según su presupuesto en SMMLV)

Decreto Nacional 287 de 1996. "Por el cual se reglamentan los artículos 24, 25, 29 y 30 de la Ley80 de 1993".

Decreto Nacional 781 de 1997. "Por el cual se autoriza una cobertura inferior a los mínimos propuestos para la garantía única en el artículo 17 del Decreto 679 de 1994, reglamentario del artículo24 de la Ley 80 de 1993.

Decreto Nacional 1436 de 1998. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en materia de selección de intermediarios de seguros".

Decreto Nacional 92 de 1998. "Por el cual se reglamenta la clasificación y

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calificación en el registro único de proponentes y se dictan otras disposiciones. Deroga Decreto 1584 de 1994".

Decreto Nacional 2334 de 1999. "Por el cual se adiciona el artículo 4º del Decreto 855 de 1994".

Decreto Nacional 423 de 2001. "Por el cual se reglamenta parcialmente las Leyes 448 de 1998 y185 de 1995".

Decreto 854 de 2001 " Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se aprecian atribuciones propias de algunos empleados de la administración"·

Decreto Nacional 280 de 2002. "Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 25 numeral 19 de la Ley 80 de 1993".

Decreto Nacional 327 de 2002. "Por medio del cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el parágrafo 3° del artículo 41 de la Ley 80 de1993".

Decreto Nacional 393 de 2002. "Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 856 de 1994 y 92de 1998, por medio de los cuales se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio y se fijan las relativas a los registros de proponentes y mercantil".

Decreto Nacional 941 de 2002. "Por el cual se adoptan unas medidas de intervención y se reglamentan parcialmente el artículo 41 de la Ley 550de 1999, el parágrafo 2° del artículo 41 de la Ley80 de 1993, y el artículo 283 de la Ley 100 de1993".

Decreto Nacional 1126 de 2002. "Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 393 del 4 de marzo de 2002".

Decreto Nacional 1696 de 2002. "Por el cual se reglamenta el artículo 36 de la Ley 80 de 1993".

Decreto Nacional 2170 de 2002. "Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999".

Decreto Nacional 2790 de 2002. "Por el cual se reglamenta parcialmente el numeral 19 del artículo25 de la Ley 80 de 1993".

Decreto Nacional 3212 de 2002. "Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1126 del 27 de mayo de 2002".

Decreto Nacional 3512 de 2003. "Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones".

Decreto Nacional 594 de 2003. "Por el cual se aclara el inciso primero del artículo 1° del Decreto 3212 del 27 de diciembre de 2002, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1126 del 27 de mayo del 2002".

Decreto Nacional 866 de 2003. "Por el cual se modifica el artículo 14 del Decreto 2170 de 2002".

Decreto Nacional 1896 de 2004. "Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 80 de 1993".

Decreto Nacional 2166 de 2004. "Por medio del cual se modifica el Decreto 1896 de 2004 y se reglamenta parcialmente el artículo 13 de la Ley80 de 1993".

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Decreto 2503 de 2005. “Por el cual se reglamenta la causal de contratación directa del literal k) del numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993”

Decreto 2434 de 2006. Por el cual se reglamenta la Laye 80 de 1993 se modifica parcialmente el Decreto 2170 de 2002 y se dictan otras disposiciones.”

Decreto 1170 de 2008. “por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, en lo relacionado con la enajenación de bienes que formen parte del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado, FRISCO.

Decreto 3460 de 2008. “por el cual se establecen los parámetros para el otorgamiento del concepto previo favorable del Consejo Nacional de Política Económica y Social, CONPES, para la prórroga o adición a contratos de concesión de obra pública nacional”

Decreto 4444 de 2008. “ por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007”

Decreto 4533 de 2008. “por el cual se reglamentan las iniciativas privadas de que trata el parágrafo 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993”.

Decreto 4881 de 2008. Derogado por el art. 55, Decreto Nacional 1464 de 2010

Decreto 931 de 2009. “por el cual se modifica el artículo 6 del Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008”

Decreto 4828 de 2008 “por el cual se expide el régimen de garantías en la Contratación de la Administración Pública”

Decreto 127 de 2009. “por el cual se adiciona el artículo 53 del Decreto 2474 de 2008”

Decreto 836 de 2009. Derogado por el art. 55, Decreto Nacional 1464 de 2010. “Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008”

Decreto 1520 de 2009. Derogado por el art. 55, Decreto Nacional 1464 de 2010. “Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008”.

Decreto 2025 de 2009. “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y se dictan otras disposiciones

Decreto 2247 de 2009. Derogado por el art. 55, Decreto Nacional 1464 de 2010 “por el cual se modifica parcialmente el Decreto 4881 de 2008 y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 3083 de 2009. Derogado por el art. 55, Decreto Nacional 1464 de 2010. “por el cual se modifica el régimen de transición para la inscripción en el Registro Unicode Proponentes”.

Decreto 3297 de 2009. “por el cual se asignan algunas funciones a Central de Inversiones S. A., CISA, y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 3576 de 2009. “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 2025 de 2009.

Decreto 3806 de 2009. “por el cual se expiden disposiciones sobre la promoción del desarrollo de las Mipymes y de la industria nacional en la contratación pública”.

Decreto 2473 de 2010. "por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, la Ley 590 de 2000, la Ley 816 de 2003 y la Ley 1150 de 2007"

Decreto 2493 de 2009. “por el cual se modifica parcialmente el Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008”.









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Decreto Nacional 1464 de 2010. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones.

Decreto Nacional 4266 de 2010 “Por el cual se modifica el artículo 85 del Decreto 2474 de 2008 y se reglamenta parcialmente el artículo 13 de la Ley 80 de 1993”.

Decreto Nacional 2516 de 2011. “Por el cual se reglamenta la modalidad de selección de Mínima Cuantía”

DECRETOS DISTRITALES:

Decreto Distrital 854 de 2001. "Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital".

Decreto Distrital 411 de 2003. "Por el cual se crea la Comisión Distrital de Apoyo a la Contratación de Bogotá".

Decreto Distrital 175 de 2004. "Por el cual se dictan disposiciones para la gestión de obligaciones contingentes en Bogotá".

Decreto Distrital 612 de 2007. “Por el cual se modifican las disposiciones contenidas en los artículos 35 y 37 del Decreto 854 de 2001 referentes a la contratación con cargo a los presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local".

Decreto 196 de 2007. “Por el cual se aclaran las disposiciones contenidas en el Decreto 612 de 2006 sobre contratación de los Fondos de Desarrollo Local”

ACUERDOS:

Acuerdo Distrital No. 96 de 2003. “Por el cual se implementa el Sistema Distrital de Plazas de Mercado del D.C.".

Acuerdo Distrital No. 257 de 2006. “por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, distrito capital, y se expiden otras disposiciones"

Por el cual se implementa el Sistema Distrital de Plazas de Mercado del D.C.". RESOLUCIONES:

Resolución 5313 de 2002 Contraloría General de la República. "Por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR".·

Resolución 5314 de 2002. Contraloría General de la República. "Por la cual se adopta el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, como elemento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, y se reglamenta el funcionamiento del Comité para la Administración del CUBS".·



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Resolución 5339 de 2002. Contraloría General de la República. "Por la cual se modifican las Resoluciones 05313 y 05314 de febrero 28 de 2002".

Resolución 5373 de 2002. Contraloría General de la República. (SICE).

Resolución 5447 de 2003. Contraloría General de la República. (SICE).

Resolución 5554 de 2004. Contraloría General de la República. (Sanciones por violación reglas SICE).

RESOLUCIONES INTERNAS:

Resolución 098 de 2009 modificada parcialmente por la Resolución 588 de 2009. “Por medio de la cual se modifica el Reglamento administrativo, Operativo yd e Mantenimiento de las Plazas de Mercado del Distrito Capital de Bogotá”, DIRECTIVAS PRESIDENCIALES:

Directiva 4 abril 4 de 2003. Presidencia de la República. "Manejo de pago anticipados en la contratación estatal "·

Directiva 12 de octubre 1 de 2002 Presidencia de la República. "Lucha contra la corrupción en la contratación estatal".

DIRECTIVAS DISTRITALES:

Directiva 2 de 2003. Alcalde Mayor. "Por medio de la cual se instruye sobre la utilización del Portal de Contratación a la Vista".

Directiva 3 de 2005. "Cotizaciones para el pago de los aportes de Seguridad Social en salud, Pensiones y Riesgos Profesionales de los contratistas del Estado"

Directiva 7 de 2007. “Por la cual se toma medidas para democratizar la contratación en la Entidades Distritales”.

CIRCULARES DISTRITALES:

Circular 5 de 2002. Alcalde Mayor. "Contratación a la vista".

Circular 117 de 2002 Contraloría de Bogotá. Boletín de Responsables Fiscales. Acuerdo 2 de 2004 Ministerio de Comunicaciones - Comité para la Operación del SICE. "Por el cual se determina el Ingreso de Entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE"·

Circular 060 de 2004 Secretario General de la Alcaldía. Estado social de derecho, alternativas contractuales y ejecución de programas y actividades de interés público del Plan de Desarrollo"·

Circular 026 de 2005 Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. "implementación de acciones en materia de prevención del daño antijurídico"·

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Circular 027 de 2005 Secretaría General de Alcaldía Mayor de Bogotá. " prevención del daño antijurídico en la contratación fortalecimiento de la Gestión contractual fortalecimiento de la gestión contractual"·

Circular 028 de 2005 Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. "Instrucciones para la postulación y sorteo en los procesos de contratación directa."·

Circular 029 de 2005 Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. "solicitud de extractos de contratos vía Internet en el Registro Único de Contratación de Registro Distrital".

CAPÍTULO 1 INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

1.1 ESTRUCTURA DEL MANUAL Este manual ha sido editado con el sistema de numeración decimal, a fin de asegurar la funcionalidad en la consulta y la actualización. 1.2 REGLAMENTACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El presente Manual de Procedimientos de Contratación se adopta mediante la Resolución IPES-DG-334 - 2011 del 04 DE OCTUBRE DE 2011, expedida por la Dirección General del Instituto para la Economía Social –IPES-.

1.3 OBJETO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

Mediante el presente documento se fijan las reglas y procedimientos que regirán en el Instituto para la Economía Social -IPES-, para el desarrollo de los trámites contractuales y los procesos de selección de contratistas, que se adelanten para el normal cumplimiento

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de sus funciones y los cometidos distritales.

En el Manual de Contratación solamente se incluyen los procedimientos, trámites y contratos que corresponden al cumplimiento de las actividades a cargo del Instituto para la Economía Social –IPES-.

Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente, serán adelantados de acuerdo con las normas y principios que regulan la contratación estatal, en especial la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, los Decreto 2474 de 2008, 4828 de 2008, 4444 de 2008, 4881 de 2008 y las demás normas que los modifiquen o adicionen.

El Manual de Contratación está conformado por una parte explicativa y por flujogramas de los diferentes procesos de selección.

En caso de incompatibilidad entre las normas legales y reglamentarias respecto de lo previsto en este Manual, se aplicarán aquéllas, de acuerdo con la jerarquía de las mismas.

1.4. OBJETIVOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Los Manuales de Procedimientos dotarán a las diferentes áreas del IPES, de una metodología

clara y precisa para el cumplimiento de sus objetivos.

Los Manuales de Procedimientos pretenden servir de herramienta para desarrollar y evaluar

periódicamente los sistemas y procedimientos que integran la gestión administrativa,

simplificando los trámites, elevando la eficiencia, reduciendo los costos de operación y

mejorando la eficacia del control.

Los Manuales de Procedimientos permiten establecer las bases generales de operación de cada

uno de los proyectos que el IPES contempla.

Los Manuales de Procedimientos se definen como instrumentos que permiten, con oportunidad,

revisar cada uno de los procesos que estructuran los proyectos y demás áreas de la institución

para poder así determinar las modificaciones que requieran, de acuerdo con las exigencias del

momento.

Este instrumento hará posible el cumplimiento de las políticas de la Administración Distrital,

en lo que respecta a la reducción y/o reformulación de procedimientos y trámites innecesarios,

con el propósito de elevar el nivel de productividad y por ende el de la gestión pública.

Los Manuales de Procedimientos permiten el desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y responsabilidad que complementan los controles.

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Los Manuales de Procedimientos proveen una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada área o dependencia, así como la actividad del IPES, esclareciendo todos los posibles vacíos o áreas de responsabilidad por definir.

Los Manuales de Procedimientos se traducen en un sistema de información para la alta gerencia y para los diferentes niveles, basado en datos de registro y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad cada uno de los procedimientos.

Los Manuales de Procedimientos se constituyen como un mecanismo de evaluación y autocontrol que asegura un análisis efectivo y de máxima protección contra errores, fraude y corrupción.

Los Manuales de Procedimientos se disponen como controles válidos de tal forma que estimulan la responsabilidad y el desarrollo de las cualidades de las personas que trabajan en pro de una gestión eficiente, así como el pleno reconocimiento de su ejercicio, evitando la necesidad de controles superfluos y la extensión de los innecesarios.

Los Manuales de Procedimientos buscan facilitar la práctica de auditorias, interventorías y en general de las evaluaciones internas e independientes o externas.

De manera específica, el manual de procedimientos de contratación del IPES permite definir las competencias, atribuciones y responsabilidades que en materia contractual corresponde a cada área o dependencia de la Institución.

1.5 ¿QUIÉNES PODRÁN CONSULTAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? Toda la ciudadanía en general tendrá derecho a consultar el presente manual, así como todos(as) los-las servidores(as) y contratistas de las diferentes dependencias del Instituto para la Economía Social-IPES que deseen y/o requieran conocer el procedimiento de contratación de la entidad. 1.6 ¿QUÉ HACER SI SE NECESITA ACTUALIZARLO? Cuando un área organizacional, a través de sus servidores-as y/o contratistas ó un-a ciudadano-a particular, identifique la necesidad de llevar a cabo actualizaciones a los procedimientos del manual, se comunicará con la Subdirección Jurídica y de Contratación que evaluará la pertinencia y oportunidad de las modificaciones sugeridas y coordinará con la Subdirección de Análisis y Diseño Estratégico de la entidad las actividades correspondientes de acuerdo con el procedimiento establecido en el marco del proceso de Gestión de Calidad en los documentos.

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La Subdirección Jurídica y de Contratación es la dependencia que tiene a su cargo los procesos de contratación de la entidad y por lo tanto, tiene la competencia para hacer reales las observaciones y sugerencias que sobre modificaciones se planteen desde cualquier otra dependencia, es decir, que es la instancia que puede realizar cambios sobre el manual, a partir de las solicitudes o sugerencias que le sean comunicadas. Las actualizaciones al manual, ya sean capítulos nuevos o mejoras a los preestablecidos, se harán por medio de memorandos expedidos por la Subdirección Jurídica y de Contratación y dirigidos a la Oficina Asesora de Planeación, dependencia que llevará el control de las modificaciones, las cuales deben ser incorporadas a este manual, modificando, sustituyendo o adicionando las páginas según se indique. Cualquier error u omisión que se encuentre en el presente documento debe ser informado a la Subdirección Jurídica y de Contratación con el fin de coordinar la modificación respectiva. La Subdirección Jurídica y de Contratación en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, deberá diligenciar el formato de CONTROL DE ACTUALIZACIÓN, detallado en el Capítulo 0 de este Manual, para mantener una relación permanente de las actualizaciones que se efectúen a éste y para controlar la elaboración de memorandos, anotando:

Fecha de Actualización: Fecha en la cual la Subdirección Jurídica y de Contratación y la Oficina Asesora de Planeación realizan la operación de actualización sobre el manual.

Capítulo; tema; página(s): Número de Capítulo, Numeral y Páginas objeto de la actualización.

Ejemplo: 4; 4.1; 5, 6 = Capítulo 4, Numeral 4.1 y Páginas 5 y 6.

Tipo de Actualización: Dichas actualizaciones pueden consistir en modificar (M), sustituir (S), o adicionar (A) un tema o una parte del mismo.

Descripción del cambio: Anotaciones pertinentes al procedimiento o descripción de cambios relevantes efectuados al manual.

Incorporado por: Nombre de la persona de la Subdirección Jurídica y de Contratación que efectúa la incorporación dentro del manual.

1.7 ¿QUÉ HACER CON LOS ELEMENTOS DESECHADOS? Después de haber hecho las incorporaciones, las hojas que hayan sido modificadas deben ser archivadas tanto por la Subdirección Jurídica y de Contratación como por la Oficina Asesora de Planeación, con el objeto de permitir un seguimiento a la evolución del

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procedimiento de contratación a través de los cambios hechos al manual de procedimientos. Las hojas que se dañen o deterioren de forma tal que se haga necesario su reemplazo, deben ser solicitadas a la Subdirección Jurídica y de Contratación para su sustitución, área en la cual reposa copia magnética de los archivos de los manuales de procedimientos de contratación de la Institución. 1.8 ¿CUÁNDO LEER EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? La consulta del manual de procedimientos debe ser permanente y su aplicación es de obligatorio cumplimiento.

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CAPITULO 2

ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACION 2.1 OBJETIVOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

Buscar el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los

servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que

colaboran con ella en la consecución de dichos fines. (Artículo 3 de la ley 80 de 1993).

Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las

entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza

el estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social, que

como tal implican obligaciones.

Como fines se garantiza la observancia de las necesidades de la comunidad, para la

búsqueda de la justicia social, primando el interés general sobre el particular, lo que

demanda que se cumpla con los requerimientos del servicio público, donde sus

funcionarios actuaran de acuerdo con lo determinado por la ley, con el propósito de

logra el bienestar general y el inter5es de la colectividad o satisfacción de necesidades

colectivas.

2.2 COMPETENCIA PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS

De conformidad con lo establecido en el Acuerdo No. 257 del 30 de noviembre de 2006

expedido por el Concejo de Bogotá, en el Acuerdo IPES-JD No. 0002 del 02 de enero de

2007, en el inciso 1 del artículo 58 del Decreto Nº 1421 de 1993 y en el artículo 11 de la Ley

80 de 1993, la competencia para la celebración de contratos en el IPES radica en su

Director-a General.

2.2.1 Facultades del ordenador del gasto Son facultades EXCLUSIVAS o privativas del funcionario ordenador del gasto:

La adjudicación,

La celebración,

Las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual.

La terminación del contrato (terminación unilateral, terminación anticipada, imposición de multas, caducidad, etc.),

La liquidación”

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2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato? Teniendo en cuenta el plan de contratación y de compras aprobado por el-la Director(a) General para el respectivo año, las siguientes personas podrán solicitar la contratación, o la modificación de un contrato:

El-la Director(a) General de la entidad Los-las Subdirectores(as) El (la) asesor (a) del Control Interno El (la) asesor (a) de Comunicaciones

2.3 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se deberán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

De otra parte, toda persona debe ceñirse a los postulados de la buena fe, el cual se proyecta en dos maneras: por los particulares cuando actúan frente al Estado, o por éste cuando en ejercicio de la función pública, desarrolla su propia actividad frente a los particulares.

De ahí, que la Corte Constitucional, en la Sentencia C- 449 de 1992 ha señalado, que en la contratación estatal, son aplicables los principios de buena fe en las actuaciones de los particulares y de la administración pública.

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollaran con fundamento en los principios de transparencia, economía, responsabilidad, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, contradicción, moralidad e igualdad, debido proceso, buena fe, participación y coordinación.

2.3.1 PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES

PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA ARTÍCULOS 209 DE LA CONSTITUCIÓN, 3º CÓDIGO CONTENCIOSO

ADMINISTRATIVO

Igualdad : Dar a todos el mismo tratamiento.

Moralidad: Actuar de conformidad con principios éticos y morales.

Eficacia: Cumplir con la finalidad de los procedimientos.

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Economía: Agilizar decisiones y procedimientos.

Celeridad: Impulso oficioso de procedimientos y trámites.

Imparcialidad: Garantizar derechos de todas las personas.

Publicidad Dar a conocer las decisiones.

Contradicción: Derecho a controvertir decisiones.

2.3.2. PRINCIPIOS LEGALES DE LA CONTRATACION

2.3.2.1. Principio de transparencia.

Esta principio se encuentra previsto en el artículo 24 de la ley 80 de 1993, subrogado por el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, en el cual se establece que la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.

Busca que el mayor número de proponentes puedan participar en los procesos de selección que adelantan las Entidades Estatales.

Por lo tanto, las reglas y procedimientos que fije la administración, deben garantizar la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes participen y la publicidad de los procedimientos y de los actos y la posibilidad de controvertirlos.

Con el principio de transparencia se pretende garantizar la imparcialidad, la igualdad de oportunidades y la escogencia objetiva del contratista aún en los casos de contratación directa.

Para éste propósito, el artículo 24 numeral 5 de la Ley 80 de 1993, contempla que en los pliegos de condiciones deben definirse reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la presentación de ofrecimientos de la misma índole y eviten la declaratoria de desierta de la licitación o concurso. Por lo tanto, está prohibido la inclusión de condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, exoneraciones de responsabilidad que pudiera derivar de los datos, informes o documentos que se suministren para acreditar ciertos hechos.

Al momento de la selección objetiva debe escogerse el ofrecimiento más favorable, para lo cual se tendrá en cuenta la ponderación precisa y detallada de los factores de escogencia, tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, plazo; descartando en todo caso, factores de afecto o de interés y, en general cualquier clase de motivación subjetiva.

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2.3.2.2. Principio de economía.

Tiene por finalidad que los procedimientos contractuales se interpreten de tal manera, que no den lugar a seguir trámites distintos o adicionales de los expresamente previstos en las disposiciones legales; que se adelanten con austeridad de tiempo, medios y gastos; que los defectos de forma o inobservancia de requisitos no necesarios para la futura contratación no sirvan de fundamento para el rechazo de las ofertas; que los procesos de selección se adelanten cuando se haya cumplido con los estudios previos, se cuente con los recursos respectivos, se haya elaborado el pliego de condiciones, y en general se hayan analizado todos los riesgos que permitan culminar con éxito el proceso.

Igualmente, se deben adoptar medidas que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que se presenten durante la celebración y ejecución del contrato, y garantizar el pago oportuno a los contratistas respetando el orden de radicación de las cuentas.

La falta de documentos o de requisitos que no sean necesarios para la comparación de las propuestas, no constituye título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. A contrario sensu, la falta de aquellos documentos que resulten necesarios para el estudio comparativo de las propuestas, constituirá causal de rechazo.

2.3.2.3. Principio de planeación.

Este principio si bien está implícito en la Ley 80 de 1993, y en general en la actividad administrativa se incluyó de manera expresa en la Ley 1150 de 2007, y tiene por finalidad definir los requerimientos de la contratación, identificando claramente la necesidad del contrato a celebrar, los recursos presupuestales disponibles, el conocimiento del mercado, el ajuste al plan contractual de la entidad, la elaboración y alcance de los estudios y diseños previos, si es del caso, relacionados con los aspectos técnicos, económicos y jurídicos.

Se celebrarán los contratos en la medida en que:

*Estén ajustados a las necesidades de la entidad y al cumplimiento de sus fines y metas.

*Se elaboren los estudios requeridos para estructurar el contenido técnico y jurídico del contrato a celebrar; se definan las condiciones que tienen relación con el objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor; se hubieren efectuado los estudios de mercado; se hayan obtenido las licencias, y/o permisos previos si se requieren.

*Se estudie el alcance de la responsabilidad de las partes, con el análisis de los riesgos involucrados en la contratación, así como las consecuencias patrimoniales de los mismos, para poder determinar a quién le corresponde asumirlo.

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*Se cuente con los recursos suficientes para cancelar las obligaciones contratadas.

*Se elabore el cronograma del proceso de selección, y de ejecución del contrato.

*Se cuente con las herramientas para hacer seguimiento y control de la actividad contractual.

2.3.2.4. Principio de responsabilidad.

Se enmarca dentro el concepto de servicio público, que busca proteger los derechos e intereses de todos los asociados, y por lo tanto el servidor público y los contratistas de la entidad, deben entender que la prestación de este servicio exige un compromiso con la entidad, y tener en cuenta entre otros aspectos los siguientes:

*Cumplir los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado, y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

*Responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

*La entidad, los servidores públicos y los contratistas, responderán cuando hubiesen abierto licitaciones o concursos de méritos, y en general procesos de selección sin haber elaborado previamente los estudios, diseños, planos y evaluaciones que fueren necesarias, incluyendo los de mercado, y analizado y determinado los riesgos del contrato, o cuando elaboren pliegos de condiciones en forma ambigua, incompleta o confusa que conduzcan a decisiones o interpretaciones de carácter subjetivo por parte de la entidad.

*Las actuaciones de los servidores públicos y de los contratistas, están precedidas por la reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos o postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética.

*El comité de evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de selección, se sujeten a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses legales, y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.

*Los contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad, y responderán por la buena calidad del objeto a contratar.

2.3.2.5. Derecho al debido proceso como principio rector en materia sancionatoria

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dentro de la actividad contractual.

Para imponer las multas, declarar el incumplimiento o hacer efectivas las garantías derivadas de las obligaciones contractuales, se debe garantizar el debido proceso permitiendo al contratista explicar los motivos de su incumplimiento, y la oportunidad de controvertir las decisiones de la administración.

Evaluar la conducta contractual antes de tomar una decisión con relación al contratista, teniendo claridad sobre los hechos y circunstancias que dieron lugar al incumplimiento. Verificar si se respondieron oportunamente las peticiones y requerimientos del contratista, si se está dentro de los términos que establece la ley para aplicar las multas o decretar el incumplimiento o la caducidad.

2.4. TIPOS DE CONTRATOS El artículo 32 de la Ley 80 de 1993 define algunos de los contratos, que pueden ser realizados por las entidades estatales. De acuerdo con lo anterior el IPES puede realizar dichos contratos los cuales se enuncian a continuación así: CONTRATO DE OBRA Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso públicos, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 del presente estatuto. CONTRATO DE CONSULTORÍA Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0080_93.HTM#53

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Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable. CONTRATO DE FIDUCIA Y ENCARGO FIDUCIARIO El contrato de fiducia pública o de encargo fiduciario es un negocio jurídico en virtud del cual una entidad pública, llamada fiduciante o fideicomitente, le entrega la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que tal entidad celebre a otra, llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos a nombre de la fiduciante o fideicomitente, de acuerdo a un objeto y a un plazo precisamente determinado por la constituyente, en provecho de ésta o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario. La selección de la sociedad fiduciaria a contratar, sea pública o privada, se hará con rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en la ley 80 de 1993. El contrato no implica por motivo alguno transferencia de dominio sobre los bienes estatales, ni constituirá patrimonio autónomo de la respectiva entidad fiduciaria. El contrato de encargo fiduciario y fiducia pública se encuentra regulado por el artículo 25 numeral 20, artículo 32 numeral 5, artículo 41 parágrafo segundo de la ley 80 de 1993, por los artículos 21, 22 y 23 del Decreto Reglamentario 679 de 1994, por artículos 10 y 36 de la ley 388 de 1997, Reglamentado por el Decreto Nacional 2201 de 2003 y Decreto Nacional 879 de 1998 respectivamente; por las disposiciones que no le sean contrarias del C.Co. CONTRATO DE COMPRAVENTA Según la normatividad civil, a compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. Este contrato está regulado en la normatividad civil desde el artículo 1849 hasta el artículo 1934. Según la normatividad comercial, la compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a trasmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. Este contrato está regulado en la normatividad comercial desde el artículo 905 hasta el artículo 967.

CONTRATO DE SUMINISTRO


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Este contrato es definido en el Código de Comercio, como aquel por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. Este contrato está regulado en la normatividad comercial desde el artículo 968 hasta el artículo 980. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO El contrato de arrendamiento es aquel por el cual dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de un bien mueble o inmueble total o parcialmente y la otra a pagar por este goce un precio determinado. El contrato de arrendamiento se rige por la Ley civil en los artículos 1973 a 2044 del Código Civil y por la Ley comercial en los artículos 518 a 524 del Código de Comercio. Igualmente debe tenerse en cuenta La ley 820 de 2003, que define los aspectos esenciales en materia de arrendamiento. CONTRATO DE DONACIÓN Es el contrato por medio del cual una de las partes transfiere en forma expresa, gratuita e irrevocable uno o varios bienes muebles o inmuebles, a otra parte que los acepta. La competencia para la aceptación y el ofrecimiento de donaciones en el IPES, es del-la Directora (a) Por prohibición constitucional, no podrá efectuar donaciones a particulares (artículo 355 de la Constitución Política) Así mismo deberá tenerse en cuenta lo señalado en el Artículo 1458 del código civil. CONTRATO DE MANDATO El contrato de mandato es un negocio jurídico de gestión mediante el cual el mandatario se encarga de adelantar negocios jurídicos o actos de comercio, por cuenta del mandante, con representación o sin ella. Se encuentra regulado por el Código Civil en sus artículos 2142 a 2199 y por el Código de Comercio en sus artículos 1262 a 1278. En materia Civil, es aquel por medio del cual una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera. Este, a su vez, puede ser gratuito o remunerado. La remuneración es determinada por convención de las partes, antes o después del contrato, por la ley o por el juez. Si el mandato comprende uno o más negocios especialmente determinados, se llama especial; si se da para todos los negocios del mandante, es general; y lo será igualmente si se da para todos, con una o

más excepciones determinadas. El mandato comercial es un contrato por el

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cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra y puede o no conllevar la representación del mandante. En el procedimiento de adquisición de bienes y/o servicios agropecuarios a través la Bolsa Nacional Agropecuaria, (BNA), se celebra un contrato de mandato comercial con el comisionista seleccionado, quien, en nombre propio, pero por cuenta del IPES, realizará las negociaciones y/o operaciones necesarias en el mercado de compras públicas, en la condiciones de tiempo, modo y lugar que indique la entidad en el contrato. CONTRATO DE INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS O CORREDOR DE SEGUROS Es aquel que se celebra con una persona que, por su especial conocimiento de los mercados, se ocupa como agente intermediario en la tarea de poner en relación a dos o más personas, con el fin de que celebren un negocio comercial, sin estar vinculado a las partes por relaciones de colaboración, dependencia, mandato o representación. Este contrato se encuentra regulado por el Código de Comercio en los artículos 1340 a 1346. Mediante este contrato la entidad puede emplear intermediarios ó corredores de seguros, con el fin de realizar la contratación de pólizas que cubran los riesgos a los que se encuentra expuesto los bienes e intereses patrimoniales de la entidad, cuando estos no impliquen erogación a cargo de la entidad estatal y a favor del intermediario. Las reglas de este procedimiento están señaladas en el Articulo 76 del Decreto 2474 de 2008. CONTRATO DE SEGURO El contrato de seguro está regulado en el Código de Comercio en el artículo 1036 y siguientes. El contrato de seguros es aquel en donde una de las partes llamado asegurado busca proteger un interés determinado de todos o algunos de los riesgos que pueden afectarlo para lo cual paga una prima de seguro a otra parte denominada asegurador quien responde ante el asegurado cuando se concreta el riesgo estipulado en el contrato. El contrato de seguro es un contrato consensual, 1 bilateral, oneroso2, aleatorio 3 y de ejecución sucesiva4.

1 Código Civil Artículo 1500. Contrato real, solemne y consensual. El contrato es real cuando, para que sea

perfecto, es necesaria la tradición de la cosa a que se refiere; es solemne cuando está sujeto a la observancia de

ciertas formalidades especiales, de manera que sin ellas no produce ningún efecto civil; y es consensual

cuando se perfecciona por el solo consentimiento. (negrillas fuera de texto). 2 Código Civil Artículo 1497. Contrato gratuito y oneroso. El contrato es gratuito o de beneficencia cuando sólo tiene por

objeto la utilidad de una de las partes, sufriendo la otra el gravamen; y oneroso, cuando tiene por objeto la utilidad de ambos contratantes, gravándose cada uno a beneficio del otro. (negrillas fuera de texto). 3 Código Civil Artículo 1498. Contrato conmutativo y aleatorio. El contrato oneroso es conmutativo, cuando cada una de las

partes se obliga a dar o hacer una cosa que se mira como equivalente a lo que la otra parte debe dar o hacer a su vez; y si el equivalente consiste en una contingencia incierta de ganancia o pérdida, se llama aleatorio. (negrillas fuera de texto)

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De conformidad con el Decreto 222 de 1983 es obligación de las entidades estatales asegurar todos sus bienes e intereses patrimoniales y por lo tanto deberán contratar a través del contrato de seguro las pólizas que amparen los diferentes riesgos. CONTRATO DE TRANSPORTE El transporte es un contrato por medio del cual una de las partes se obliga para con la otra, a cambio de un precio, a conducir de un lugar a otro, por determinado medio y en el plazo fijado, personas o cosas y entregar éstas al destinatario. Este contrato esta regulado en la normatividad comercial desde el artículo 981 hasta el artículo 1035. De igual manera es importante resaltar que el servicio de transporte terrestre automotor ser encuentra regulado por las siguientes normas: Ley 336 de 1996, por la cual se expiden disposiciones generales para los modos de transporte. Decreto 170 de 2001, por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Colectivo Metropolitano, Distrital y Municipal de Pasajeros. Decreto 171 de 2001 por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Pasajeros por Carretera. Decreto 172 de 2001 por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Individual de Pasajeros en Vehículos Taxi. Decreto 173 de 2001 por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Carga. Decreto 174 de 2001 por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial. Decreto 175 de 2001 por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Mixto. Decreto 176 de 2001 por el cual se establecen las obligaciones de las Empresas de Transporte Público Terrestre Automotor, se determina el régimen de sanciones y se dictan otras disposiciones.

4 Contratos de tracto sucesivo o de ejecución sucesiva son aquellos en que los cumplimientos se van escalonando en el

tiempo, durante un lapso prolongado. La relación contractual tiene permanencia, a diferencia del contrato de ejecución instantánea, en que la relación contractual es efímera.

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REGLAS PARA ESTABLECER LAS CUANTIAS

Conforme al Artículo 2 Literal b de la Ley 1150 de 2007, para determinar la capacidad

contractual de la entidad se tomara con base en el valor del presupuesto anual asignado a la

Entidad, así:

PRESUPUESTO ANUAL DE

LA ENTIDAD MENOR CUANTIA

Superior o igual a 1.200.000 SMMLV

Hasta 1000 SMLMV

Superior o igual a 850.000 SMMLV e inferior a 1.200.000 SMLMV

Hasta 850 SMLMV

Superior o igual a 400.000 SMMLV e inferior a 850.000 SMLMV

Hasta 650 SMLMV


Hasta 450 SMLMV

Inferior a 120.000 SMLMV

Hasta 280 SMLMV

En caso de modificación presupuestal se tomara en cuenta el valor del presupuesto

modificado para la vigencia. La Subdirección Jurídica y de Contratación del IPES, informará en el mes de enero de cada año las cuantías para la contratación.

CAPITULO 3

NATURALEZA JURIDICA DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL- IPES El Instituto para la Economía Social- IPES, es un establecimiento público del orden Distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la

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Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y creado por el Acuerdo N° 257 del 30 de noviembre de 2006, que tiene como misión: “Diseñar y desarrollar alternativas productivas, acordes a las políticas públicas del sector de Desarrollo económico de Bogotá, para elevar la productividad y competitividad de la población económicamente vulnerable de la ciudad”. (Documento estratégico IPES- DE-013 del 08/07/2009).

3.1. OBJETO DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL – IPES Corresponde al Instituto Para la Economía Social -IPES- Promover, coordinar y ejecutar las políticas, programas y proyectos de Desarrollo Económico del Distrito a través de diferentes estrategias en sectores sociales informales,, encaminadas al fortalecimiento de las competencias productivas, empresariales y comerciales, la formación del capital humano, el apoyo a proyectos productivos de la micro, pequeña y mediana empresa y la administración de las plazas de mercado, en coordinación con el plan de abastecimiento de alimentos, generando esquemas de mejoramiento de calidad de vida.

3.2. FUNCIONES DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL - IPES

Conforme al Acuerdo 257 DE Noviembre de 2006, "por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, distrito capital, y se expiden otras disposiciones", señala en su Artículo 79 las Funciones del Instituto para la Economía Social - IPES.

a. "Definir, diseñar y ejecutar programas, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas por el Gobierno Distrital, dirigidos a otorgar alternativas para los sectores de la economía informal a través de la formación de capital humano, el acceso al crédito, la inserción en los mercados de bienes y servicios y la reubicación de las actividades comerciales o de servicios.

b. Gestionar la consecución de recursos con entidades públicas, empresas privadas, fundaciones u Organizaciones No Gubernamentales - ONGs nacionales e internacionales para ampliar la capacidad de gestión de la entidad y fortalecer la ejecución de los programas y proyectos.

c .Adelantar operaciones de ordenamiento y de relocalización de actividades informales que se desarrollen en el espacio público.

d. Administrar las plazas de mercado en coordinación con la política de abastecimiento de alimentos.

e. Adelantar operaciones de construcción y adecuación de espacios análogos y conexos con el espacio público con miras a su aprovechamiento económico regulado.

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f. Ejecutar programas y proyectos para el apoyo a microempresas, famiempresas, empresas asociativas, pequeña y mediana empresa e implementar el microcrédito"

3.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. Para el desarrollo de su objeto, el Instituto Para la Economía Social -IPES-, tendrá la siguiente estructura Organizacional: 1. Dirección General 1.1. Oficina Asesora de Comunicaciones. 2. Subdirección Jurídica y de Contratación 3. Subdirección de Gestión y Redes Sociales e Informalidad. 4. Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico 5. Subdirección de Emprendimiento, Servicios Empresariales y Comercialización. 6. Subdirección de Formación y Empleabilidad. 7. Subdirección Administrativa y Financiera 3.4. ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL

ESTRUCTURA INTERNA

CAPITULO 4

COMPETENCIAS CONTRACTUALES DE LAS DEPENDENCIAS DEL IPES

Teniendo en cuenta que el proceso contractual es transversal, a continuación se presentan las funciones de las dependencias del IPES relacionadas con el mismo, de conformidad

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con lo establecido en el Acuerdo de Junta Directiva IPES No. 005 de 2011, “por el cual se modifica la estructura organizacional del instituto para la economía social -IPES- y se dictan otras disposiciones”. 4.1. DIRECCIÓN GENERAL. Son funciones del Despacho del Director General, las siguientes: 1.- Formular, ejecutar y evaluar el plan estratégico institucional y los planes operativos que lo desarrollan, encaminados a cumplir la misión del IPES. 2. Formular estrategias, investigaciones, programas y proyectos para promover modelos económicos alternativos de intervención para los trabajadores informales que adelantan sus actividades en el espacio público, vendedores de plazas de mercado, los micros, pequeños y medianos empresarios. 3. Gestionar la consecución de recursos con entidades públicas, con empresas privadas, fundaciones u Organizaciones No Gubernamentales (ONG) nacionales e internacionales, para ampliar la capacidad de gestión de la entidad y fortalecer la ejecución de los programas y proyectos. 4. Formular la política para adelantar operaciones de construcción y adecuación de espacios análogos y conexos con el espacio público con miras a su aprovechamiento económico regulado. 5. Gestionar programas y proyectos para implementar el microcrédito dirigido a microempresas, famiempresas, empresas asociativas, pequeña y mediana empresa. 6.- Definir la estrategia y el diseño de programas, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas por el Gobierno Distrital y las Alcaldías Locales, dirigidos a otorgar alternativas para los sectores de la economía informal a través de la formación de capital humano, el acceso al crédito, la inserción en los mercados de bienes y servicios y la reubicación de las actividades comerciales o de servicios. 7.- Formular la política y estrategias para adelantar operaciones de ordenamiento y de relocalización de actividades informales que se desarrollen en el espacio público. 8. Ejercer la función disciplinaria y de Control Interno de conformidad con las normas legales vigentes. 9.- Las demás que le atribuya la ley, los acuerdos, decretos y reglamentos distritales vigentes, de acuerdo con la naturaleza del IPES. 4.2. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES.

Son funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones:

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1.- Asesorar y dirigir la formulación y ejecución de políticas y planes de comunicación y en el manejo de medios y en lo referente a la imagen institucional. 2.- Dirigir el diseño, implementación y control de mecanismos de monitoreo a fin de establecer indicadores de opinión pública sobre la política y acciones del -IPES-. 3.- Dirigir el diseño y la programación audiovisual e impresión documental de información sobre el IPES y el material de prensa, radio y televisión. 4.- Seleccionar el archivo fotográfico y de video de las actividades que se desarrollan en el IPES. 5.- Divulgar en las diferentes instancias de decisión y gestión de las localidades, las políticas, planes, programas y modelos de intervención diseñados y aprobados por IPES, con el fin de lograr la corresponsabilidad requerida en el nivel local y fortalecer la participación de la administración pública local distrital para resolver la problemática derivada de la ocupación del espacio público. 6-. Asesorar en el diseño del portafolio de servicios, página web y demás estrategias para orientar e informar a la comunidad sobre la oferta institucional y la forma de acceder a los servicios que presta. 7.- Desempeñar las demás funciones que le son propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

4. 3. SUBDIRECCIÓN JURÍDICA Y DE CONTRATACIÓN

Son funciones de la Subdirección Jurídica y de Contratación, las siguientes: 1.- Dirigir los asuntos de carácter jurídico, así como conceptuar sobre la interpretación de las normas legales que regulen las materias atinentes al funcionamiento y gestión del IPES. 2.- Representar jurídicamente a la Entidad en los procesos que se instauren en su contra o que ésta deba promover, mediante poder otorgado por el Director General y mantenerlo informado sobre el desarrollo de los mismos. 3.- Coordinar la realización de los Acuerdos de Pago suscritos con los destinatarios de los programas de relocalización y tramitar los cobros que adelante la institución por jurisdicción coactiva. 4.- Resolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, autoridades judiciales de policía, así como por los usuarios, particulares y funcionarios, de conformidad

con las normas que rigen los servicios y funciones de la Institución.

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5.- Dirigir la contratación del IPES para el desarrollo de las licitaciones, concursos, convocatorias y contratación directa respectivamente, responder por todo el proceso contractual y asesorar a las dependencias en la interpretación de las normas legales inherentes a la Contratación Estatal. 6.- Llevar el registro y aprobación de las garantías contractuales otorgadas a favor del Instituto y controlar su vencimiento, renovación y en general el cumplimiento de las obligaciones legales contraídas por los contratistas. 7.- Sustanciar los fallos en segunda instancia, que se adelanten contra los servidores públicos del Instituto Para la Economía Social -IPES- para firma del Director. 8.- Asesorar y revisar los proyectos de ley, acuerdos, resoluciones y demás actos administrativos que guarden relación con el funcionamiento del Instituto y con el ejercicio de sus competencias. 9.- Notificar y comunicar los actos administrativos expedidos de carácter interno. 10.- Desempeñar las demás funciones que le son propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 4.4. SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN Y REDES SOCIALES E INFORMALIDAD Son funciones de la Subdirección de Gestión de Redes Sociales e Informalidad: 1.- Establecer mecanismos de caracterización de las poblaciones objetivo del IPES de acuerdo con los criterios de identificación establecidos por las dependencias involucradas en la materia. 2. Definir el grado de vulnerabilidad de la población sujeto de atención del IPES y realizar el acompañamiento y atención psicosocial de la misma. 3.- Definir las estrategias para la promoción y el fortalecimiento de las redes de colectivos sociales y de formas organizativas adecuadas y ajustadas a las características de los sectores informales, con el fin de que constituyan interlocutores y receptores válidos de los diferentes programas del IPES. 4.- Promover alianzas estratégicas entre el IPES y las localidades a través de los Fondos de Desarrollo Local y facilitar la interlocución para la complementariedad de los programas entre el Instituto para la Economía Social –IPES y las mencionadas instancias. 5.- Coordinar a los gestores misionales del Instituto para la Economía Social -IPES- para que representen a la entidad en las diferentes instancias locales de gestión de conformidad con las políticas, enfoques y estrategias definidas, para la intervención de los trabajadores

informales en las localidades.

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6.- Fijar directrices con las demás dependencias del IPES, para el fomento de los esquemas de concertación con todos los grupos poblacionales involucrados en la economía informal, con el fin de lograr el mejoramiento de condiciones ambientales, el ordenamiento del espacio público y la organización de la comunidad con fines sociales y productivos en las localidades del Distrito Capital. 7.- Dirigir el desarrollo de programas de construcción y adecuación de espacios análogos y conexos destinados a operaciones comerciales en el espacio público, con miras a su aprovechamiento económico regulado, de acuerdo con el planeamiento físico establecido por la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico. 8.- Desarrollar alternativas para la aplicación de las políticas de generación de oportunidades y mejoramiento de las condiciones de vida de los sectores de la economía informal que desarrollan actividades en el espacio público. 9.- Dirigir y orientar el diseño y la ejecución de planes, estrategias y acciones, en concordancia con los planes de desarrollo, el plan estratégico y las políticas trazadas por el Gobierno Distrital y las Alcaldías Locales, dirigidos a otorgar alternativas para los sectores de la economía informal, por medio del reordenamiento y la reubicación de las actividades comerciales o de servicios. 10.- Gestionar y ofrecer los apoyos logísticos requeridos para el desarrollo operativo de las alternativas comerciales y de negocios propios de la Entidad. 11.-Establecer el Reglamento de Operación Comercial – ROC, de los formatos de operación comercial de las actividades asociadas al espacio público, para su cumplimiento por parte de los usuarios o destinatarios del Instituto. 12.- Identificar y proponer a la Dirección General, en coordinación con la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico espacios y/o zonas destinadas a la relocalización de grupos informales de acuerdo con los criterios y lineamientos del Plan Maestro de Espacio Público. 13.- Aplicar los modelos de gestión de alternativas económicas de intervención en cada una de las localidades y gestionar los programas de ferias temporales y de temporada que realiza el Distrito Capital para la promoción y venta de bienes y servicios de la población sujeto de atención. 14.- Desempeñar las demás funciones que le son propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia 4.5. SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ANÁLISIS ESTRATÉGICO Son funciones de la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico:

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1.- Efectuar la evaluación y el seguimiento de las estrategias, los planes, programas y modelos de intervención adoptados, con el fin de medir su efectividad e impacto dentro de la población atendida y proponer correctivos y/o acciones de mejoramiento o fortalecimiento según el caso. 2.- Dirigir el diseño, estudios, análisis, y evaluaciones de factibilidad técnica y operativa del sistema de información computarizada, de acuerdo con los requerimientos de la entidad y administrar los sistemas de información. 3.- Implementar estrategias para la sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión del IPES tendiente a brindar un mejor servicio a los usuarios internos y externos. 4.- Asesorar en las relaciones de coordinación del IPES con las Entidades del orden Distrital y Nacional que tengan competencias sobre el espacio público, de conformidad con las políticas y estrategias fijadas por el gobierno Distrital. 5.- Elaborar y diseñar el plan estratégico y de acción del IPES y orientar la implementación de los planes operativos, realizar su seguimiento y evaluar los resultados y proponer los ajustes necesarios para el logro de los objetivos propuestos. 6.-Formular y coordinar, con las diferentes dependencias, los proyectos de inversión de conformidad con los lineamientos del Plan de Desarrollo del Distrito Capital y el Plan estratégico de la entidad y realizar su inscripción y registro en el Banco de Proyectos de Inversión Pública. 7.-Formular y coordinar, con la Subdirección Administrativa y Financiera el anteproyecto anual de presupuesto de inversión y de funcionamiento, en concordancia con el Plan estratégico y los planes operativos de la entidad, y realizar el seguimiento de la gestión presupuestal y financiera de la entidad formulando oportunamente las observaciones y recomendaciones pertinentes. 8.- Organizar y promover los estudios relativos al planeamiento de espacio físico de las obras y construcciones que corresponda adelantar al IPES y emitir conceptos técnicos de viabilidad estructural para la adquisición y adecuación de bienes inmuebles para la aplicación de operadores comerciales. 9.- Dirigir el diseño de programas y métodos para evaluar los niveles de satisfacción de los usuarios y destinatarios de los programas de la Entidad. 10.- Elaborar los indicadores de gestión por sectores y actividades económicas, que sirvan para monitorear y evaluar el impacto de los programas que adelante el IPES. 11.- Realizar y elaborar la actualización de los manuales de métodos y procedimientos, con la participación de las dependencias responsables de cada proceso.

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12.- Desempeñar las demás funciones que le son propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia 4.6. SUBDIRECCIÓN DE EMPRENDIMIENTO, SERVICIOS EMPRESARIALES Y COMERCIALIZACIÓN. Son funciones de la Subdirección de Emprendimiento, Servicios Empresariales y Comercialización: 1.- Dirigir la formulación y ejecución de políticas, planes, programas, proyectos y procedimientos para el establecimiento de modelos de gestión empresarial, comercial en cuanto a plazas de mercado, centros comerciales y actividades asociadas a los servicios empresariales; 2.- Dirigir la logística de los formatos de negocios, el establecimiento de modelos de atención a los grupos sociales de la economía informal, al igual que los modelos de formación, desarrollo y fortalecimiento empresarial de los sectores informales micro, pequeño y mediano empresarial. 3.- Programar acciones, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas por el Gobierno Distrital dirigidas a mejorar la productividad de las actividades de la economía informal, mediante la inserción en los mercados de bienes y servicios, la formación de capital humano y el acceso al crédito. 4.- Dirigir la administración de las plazas de mercado en el marco de la política de abastecimiento de alimentos, con el fin de ajustar su funcionamiento a la política comercial de la Secretaría de Desarrollo Económico. 5.- Establecer el Reglamento de Operación Comercial - ROC de los diferentes formatos de operación comercial, para su cumplimiento por parte de los usuarios o destinatarios del IPES en los temas propios de la Entidad. 6.- Promover la creación, desarrollo y consolidación de iniciativas productivas de pequeñas y medianas unidades de negocios del sector informal, con el fin de fortalecer el tejido empresarial de Bogotá D.C. 7.- Impulsar y apoyar la creación de formas organizativas solidarias de producción, de redes de cooperación productiva y de prestación de servicios, como mecanismo de inclusión socioeconómica para grupos poblacionales que ejercen actividades informales y de las mipymes y pequeñas unidades productivas y realizar la evaluación periódica de las políticas y programas públicos de fomento y promoción en el sector informal mediante indicadores de impacto y proponer los correctivos necesarios. 8.- Promover y gestionar en coordinación con la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y con entidades financieras, los programas crediticios, las condiciones y el

financiamiento que el Distrito pueda ofrecer a los sectores informales.

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9.- Dirigir el desarrollo de las políticas, programas y proyectos orientados a mejorar la productividad de las actividades de la economía informal como microempresas, famiempresas y empresas asociativas y pequeñas y medianas empresas, y de las poblaciones especiales mediante la inserción en los mercados de bienes y servicios, la formación de capital humano y el acceso al crédito y microcrédito. 10.- Definir estrategias para garantizar el cumplimiento de los programas y proyectos ejecutados en la Subdirección y evaluar el impacto dentro de la población atendida. 11.- Asumir la gerencia de los programas y proyectos relativos a la economía informal en materia de emprendimiento, competencias productivas, asociatividad, productividad y fortalecimiento de la economía informal propios de la Subdirección de Emprendimiento, Servicios Empresariales y Comercialización 12.- Desempeñar las demás funciones que le son propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia 4.7. SUBDIRECCIÓN DE FORMACIÓN Y EMPLEABILIDAD 1.- Formar para el trabajo a la población sujeto de atención con énfasis en los grupos etéreos establecidos en los planes y programas del IPES y el Distrito Capital mediante un modelo que desarrolle sus competencias generales laborales y específicas, buscando mejorar sus condiciones de empleabilidad y con ello su calidad de vida. 2.- Diseñar e implementar propuestas formativas para el desarrollo de competencias ciudadanas, laborales generales y específicas, que contemplen el trabajo como el escenario-aula de la formación, mediante la intervención de los guías. 3.- Dirigir el diseño y aplicación de las pruebas de orientación vocacional y ocupacional para el proceso de inducción de los guías, y efectuar el análisis para que el IPES solicite la apertura de cursos en las áreas de capacitación pertinentes. 4.- Promover alianzas o convenios con entidades públicas, empresas privadas, fundaciones y ONG para desarrollar a través de ellas acciones de capacitación y formación empresarial, que beneficien directamente a la población sujeto de atención de la Entidad. 5.- Aplicar los mecanismos de acompañamiento necesarios frente a las distintas dificultades planteadas por la población sujeto de atención en el desarrollo de los programas adelantados por la Entidad. 6.- Promover la solidaridad, el respeto a la diferencia, el sentido de identidad, pertenencia y participación y la convivencia armónica, incidiendo en las formas de sentir, pensar y actuar de la ciudadanía para fortalecer el capital social, mediante las acciones propias de la Entidad en los espacios de intervención.

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7.- Dirigir las estrategias para acompañar y orientar a la población sujeto de atención en la inserción al mercado laboral y productivo y realizar el respectivo seguimiento y evaluación del impacto de las políticas aplicadas. 8.- Diseñar la evaluación de competencias laborales en función de las exigencias del sistema productivo para habilitar en mejor forma los procesos de articulación e inserción laboral. 9.- Definir estrategias para garantizar el cumplimiento de los programas y proyectos ejecutados en la Subdirección y evaluar el impacto dentro de la población atendida. 10.- Ejecutar los planes y proyectos establecidos para la población sujeto de atención en cuanto a la efectiva inserción laboral de los beneficiarios a los programas del IPES. 11.- Ejecutar las políticas de empleo y empleabilidad que deba adelantar el IPES, de acuerdo con los lineamientos de la Secretaria de Desarrollo Económico. 12.- Desempeñar las demás funciones que le son propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia 4.8. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera, las siguientes: 1.- Dirigir la formulación y ejecución de políticas, planes, programas, proyectos y procedimientos para el fortalecimiento financiero del IPES. 2.- Dirigir la ejecución de los planes, programas y actividades de administración de personal, salud ocupacional, capacitación y bienestar social así como los incentivos de la entidad. 3.- Dirigir y formular las políticas, estrategias, planes y programas en materia de administración de recursos físicos y servicios generales. 4.- Ejercer la primera instancia del control disciplinario y prevención del mismo dentro del Instituto de acuerdo a la normatividad vigente. 5.- Ejercer las funciones de cobro de cartera que corresponda. 6.- Coordinar con la Subdirección de Análisis y Diseño Estratégico, la elaboración, ejecución y evaluación del programa anual de caja y del plan de compras para la gestión administrativa y financiera del Instituto. 7. Coordinar el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos y/o registros producidos y

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recibidos por la Entidad, desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 8.- Responder por el proceso de atención al usuario y por el sistema de quejas y reclamos con la oportunidad requerida y dirigir y asesorar el sistema de registro y actualización de la Población objetivo del Instituto. 9.- Desempeñar las demás funciones que le son propias o asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia

CAPÍTULO 5

LA ETAPA PRECONTRACTUAL En todos los procedimientos de contratación estatal que se adelanten por el Instituto para la Economía Social, los funcionarios/contratistas responsables deben tener en cuenta, básicamente, las etapas anteriores a la suscripción del contrato estatal: (1) La planeación de la contratación estatal, (2) Los aspectos generales relacionados con la contratación estatal y (3) Las formas de selección de la oferta más favorable a la entidad. 5.1 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN La planeación es el proceso de diseño y selección de objetivos, metas y acciones acordes a la visión para el logro de resultados. Su producto es un PLAN que contiene políticas, programas, cronogramas, presupuestos. Es una proyección realista y verificable. 5.1.1 REQUERIMIENTOS DE LA PLANEACIÓN Información detallada, concreta y confiable. Esta podrá ser útil indistintamente a varios contratos. 5.1.2 PRODUCTOS DE LA PLANEACIÓN

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Precisar objeto, obligaciones específicas, forma de pago, plazo y valor. Valorar y prever los riesgos. Determinar cantidad de recursos necesarios y fuentes. Documento base de la minuta correspondiente.

En resumen, durante la planificación o planeación se debe hacer:

La identificación de la necesidad institucional. Estudios previos.(Conducente, pertinente, conveniente?) Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal,

SICE. Registro Único de Precios de Referencia, RUPR Establecer los ítems Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos (Si hay lugar) Determinar el impacto social ambiental (Si hay lugar) Consulta sobre impuestos Análisis del mercado Su ajuste con el Plan Estratégico y con el Plan de Compras e Inversiones Elaboración del presupuesto, apropiación de los recursos presupuestales

suficientes Determinación del Sistema de Precios Selección de la forma de pago Estimación de los costos por ajustes e imprevistos Determinación y procedimiento de selección del contratista Verificación de la apropiación presupuestal Programación de la contratación Programación del desarrollo del contrato

Partiendo de una apreciación en conjunto de los elementos necesarios para la planeación de la contratación estatal –necesidades, recursos, ajuste a planes, riesgos y contingencias,

estudios valorativos‐, es fácil comprender que la adecuada preparación de los procesos de contratación estatal está dirigida a prevenir los daños que se presentan con ocasión del negocio celebrado, sea por las falencias en la prevención de eventos perjudiciales o por la deficiente estructuración de las condiciones del negocio a suscribirse, y que, tras un previsible litigio, podrían terminar en una condena patrimonial en contra del Estado. Por lo general, tales contingencias están relacionadas con la deficiente identificación del objeto a contratar, con los problemas para escoger el proceso de selección idóneo acorde con la ley, con la extensión y prórroga de los términos planteados en los pliegos de condiciones por descuidos imputables a la entidad, y con la causación de prestaciones imprevistas adicionales a las pactadas a cargo de los contratistas; todo lo cual genera sobrecostos y reclamaciones legales en contra de la entidad contratante5.

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5.1.2.1 Plan Anual de Contratación de Bienes y Servicios El Plan Anual de Contratación de Bienes y Servicios, es el documento que describe la programación de adquisiciones de bienes y servicios requeridos para el logro de objetivos y metas y para el buen funcionamiento de la entidad durante una vigencia fiscal. Por tanto, el objetivo de la elaboración del Plan Anual de Contratación busca que éste se constituya, en lo posible, como el instrumento contentivo de todos los procesos contractuales previsibles y rutinarios de la entidad. El Plan de Compras está contemplado como el documento mediante el cual se estiman anticipadamente las adquisiciones que la entidad requiere para su normal funcionamiento en cada vigencia fiscal. Éste es elaborado por la Subdirección Administrativa y Financiera en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, y su aprobación o rechazo es competencia de la Dirección General de la entidad. Ahora bien, una vez se tienen claras las necesidades a suplir con la contratación y los recursos disponibles para ello, es necesario que para cada contrato estatal que celebre la entidad se determinen, en forma detallada, el alcance y la naturaleza de tales necesidades, se estime de forma aproximada lo que se requiere para satisfacerlas y los riesgos que surjan de los procesos de contratación, teniendo en cuenta aquellos que deban asumir ordinariamente las partes en el contrato y aquellos puedan llegar a generarse tras afectaciones del equilibrio contractual. Información incluida, como se verá más adelante en los estudios y documentos previos soporte de los procesos de contratación.

5.2. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS PREVIAS EN TODO PROCESO DE CONTRATACION

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS PREVIAS

Análisis de conveniencia

Autorización y/o licencia

Certificado de disponibilidad presupuestal

Elaboración de estudios, diseños y proyectos

Justificación jurídica de la modalidad de selección que se propone adelantar

El cumplimiento de los objetivos de las Entidades requiere de una planeación definitiva para que las actividades sean coherentes y acordes con los fines del Estado, esto es la satisfacción del interés público o de las necesidades colectivas. Con este objetivo se deben utilizar las herramientas que busquen la articulación de las actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones a cargo de cada organismo del Estado y la posibilidad de realizarlas conforme a los recursos con los que cuenta y puede disponer. Entre ellos se destaca el Plan de Desarrollo, el Banco de Proyectos, Plan de acción, Plan

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de Compras y Plan de Inversión.

La aplicación de estas herramientas determina las actividades que la entidad desarrollará para el logro de los objetivos propuestos.

Surge entonces la necesidad de adquisición de bienes y servicios sin los cuales no podría alcanzar los fines perseguidos.

En este orden de ideas, la contratación debe guardar coherencia con el conjunto de actividades necesarias para la obtención de los objetos específicos del Instituto para la Economía Social.

De ahí, que el contrato estatal, no puede surgir desarticulado del Plan de Desarrollo, ni de los Planes de Compra y de Inversión y Banco de Proyectos. Herramientas a través de la cual el Instituto para la Economía Social, define qué hacer y cómo hacerlo, en razón a ello, debe examinar su presupuesto y verificar la existencia de los recursos para la celebración del contrato.

Contando con las herramientas anteriores, se realizan las siguientes actividades:

5.2.1. Análisis de conveniencia

Los servidores públicos del área responsable de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, realizarán por escrito y de manera completa, el análisis relacionado con la conveniencia del objeto a contratar.

En él se incluirán las necesidades de la conveniencia entendidas como los motivos de orden estratégico, económico y técnico, entre otros, que justifican la contratación y las razones de oportunidad entendidas como las consideraciones de orden operativo que involucran factores de tiempo, cantidades, disponibilidad, almacenamiento y sitios de entrega, que justifican la contratación.

Este estudio deberá señalar, además, las fuentes que se utilizaron y la forma como se construyó el presupuesto requerido para la adquisición de bienes o servicios o realización de obras (consultas previas al mercado sobre el valor de los bienes o servicios a adquirir, catálogos, obtención de cotizaciones, visita a proveedores, consulta por internet, consulta SICE, o cualquier otra fuente que se pueda utilizar para la verificación de dichos precios):

5.2.2. Licencias y Autorizaciones

Los estatutos de las entidades oficiales con frecuencia exigen autorizaciones especiales,

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por ejemplo de juntas directivas, para la realización de determinados contratos.

Igualmente hay normas especiales que exigen requisitos especiales para algunas contrataciones. Como por ejemplo:

1. Licencias y permisos ambientales 2. Certificado de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre si los bienes o

servicios objeto de la contratación tienen norma técnica oficial obligatoria; en caso afirmativo, se incluye en el pliego de condiciones su obligatoriedad.

3. Licencia de construcción y autorización de la oficina de Monumentos Nacionales, cuando el inmueble sobre el cual se va a realizar la obra haya sido declarado monumento nacional.

4. Por razones internas de la entidad en ocasiones se requiere la delegación para contratar.

Todas las autorizaciones deben obtenerse con antelación al inicio del proceso contractual.

5.2.3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Los procesos contractuales que se inicien deben estar respaldos por la respetiva partida o disponibilidad presupuestal y por vigencias futuras, cuando se comprometa más de una vigencia fiscal.

Deben constituirse las respectivas reservas presupuestales que incluyan los estimativos de ajustes por cláusula de actualización de precios.

Además de la específica disponibilidad presupuestal para cada contrato, la entidad estatal incluirá en su presupuesto anual una apropiación global para imprevistos contractuales por retardo en los pagos o revisión de precios.

5.2.4. Elaboración de estudios, Diseños y proyecto

Cuando la contratación a realizar dependa de proyectos, estudios o diseños a cargo de la entidad estatal, los mismos deben estar íntegramente elaborados con anterioridad al inicio del proceso contractual propiamente dicho.

Esta condición no será necesaria cuando el objeto de la contratación se realice conforme a

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diseños a cargo del contratista.

5.2.5. Justificación de la modalidad de selección que adoptará

El parágrafo 1º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, señala que debe existir una justificación plena y debidamente soportada en materia jurídica, de la modalidad de selección que se adoptará respecto de cada contratación a celebrar.

No se debe tratar una justificación con enumeración de las normas que podrían regir la modalidad de la selección, sino que debe analizarse las notas características de la determinada contratación que correspondan a las establecidas en la norma, es decir, deben analizarse de manera expresa, los supuestos de hecho que deben ser regidos por la norma elegida.

5.3 Estudios y documentos previos a la contratación Todo procedimiento de contratación administrativa a realizarse por el Instituto para la Economía Social, requiere que con la debida antelación a la apertura del procedimiento de

selección o de la firma del contrato estatal ‐según el caso‐, que la entidad elabore los estudios, diseños y proyectos requeridos para determinar la necesidad, el beneficio, la factibilidad, las condiciones de mercado, los trámites, los costos y los riesgos de aquello que se busca suplir con el contrato. El objetivo de estos estudios es que la entidad obtenga resultados previsibles y confiables acerca de la viabilidad de un proyecto como objeto contractual o por lo menos el conocimiento de las condiciones de ejecución del mismo. 5.3.1. Quien los elabora? El área solicitante de la contratación es quien debe asumir la carga de elaborar de los estudios y documentos previos; salvo situaciones excepcionales en que se deban trasladar al contratista no sólo la confección de los diseños sino también cierto tipo de estudios necesarios para que los diseños se realicen. Por ejemplo, para la contratación de sistemas de comunicación, de programas de computador o software; o, en general, para aquellas situaciones en las que la entidad tan sólo conoce y se manifiesta acerca de una serie de necesidades que deben ser satisfechas por los oferentes, quienes dados sus conocimientos especializados, serán los encargados de conceptualizar y diseñar la solución a los requerimientos institucionales 5.3.2. Contenido de los estudios y documentos previos Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.

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Los estudios y documentos previos pueden tener un alcance específico o general. Los estudios de alcance general son aquellos que corresponden a la prefactibilidad (diseño conceptual de un proyecto como objeto contractual); los de alcance específico corresponden a la factibilidad (diseño de detalle) del objeto a contratar. Cada dependencia/área del IPES que haya de requerir de la iniciación y desarrollo de un procedimiento de contratación estatal para conseguir un bien, un servicio o una prestación asociada con sus objetivos institucionales tendrá la obligación de elaborar, de conformidad con la ley y el reglamento, los estudios y documentos previos a la selección de la oferta más favorable de acuerdo a las necesidades y recursos disponibles Los estudios previos deben ser reales, precisos y actualizados, y deberán contener el nombre y cargo del funcionario/contratista, que los elaboró, cuál era el alcance de tales estudios y qué funcionario de la entidad debe responder por el incumplimiento de no haber sido diligente o cuidadoso al elaborarlos. Los estudios y documentos previos (FORMATO FO-178- Estudios de Conveniencia y Oportunidad) al inicio de un proceso de selección de contratistas exigen, según el Estatuto General de Contratación Administrativa, un mínimum de requisitos. Los elementos mínimos que deben contener los estudios previos a la selección del ofrecimiento comprenden los que se describen a continuación:

1. La descripción de la necesidad que el IPES pretende satisfacer con la contratación:

Se trata aquí de sustentar las razones que justifican la celebración del contrato. El funcionario responsable deberá consignar todas las causas materiales que han de determinar al Instituto para la Economía Social a la celebración del respectivo contrato estatal. Así, una vez se hayan establecido aquellos requerimientos indispensables para cumplir adecuadamente con la gestión, a suplirse con la contratación, la entidad podrá proceder a determinar las distintas alternativas de satisfacción de la necesidad, para seleccionar la más conveniente. A pesar de que el Instituto para la Economía Social tiene contemplado un Plan de Compras o programas de adquisiciones para las respectivas vigencias fiscales, en todo proceso de contratación, con anterioridad al inicio del proceso de selección, la Dirección General fijara las directrices para actualizar la identificación de la necesidad que se debe satisfacer con el contrato; ya que éstas identificaciones son establecidas, por regla general, con una anterioridad importante al inicio del trámite precontractual

2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar:

La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones, implica una representación

clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la entidad

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Se debe definir un objeto con características técnicas y de calidad que permita identificar e individualizar el bien o servicio con el cual se satisfacen las necesidades de la entidad. De acuerdo con lo anterior, las especificaciones del objeto a contratar implican un esfuerzo de la respectiva dependencia/área responsable de los estudios y documentos previos, por identificar, de la forma más clara, comprensiva y útil posible:

El tipo de bien o servicio a adquirir, de conformidad con el Estatuto General de Contratación Administrativa.

Sus características generales y particulares, intrínsecas y extrínsecas, físicas o inmateriales (dimensiones, peso, color, especificaciones, elementos que lo componen, funciones que ha de desempeñar, utilidad y destinación, etc.).

La calidad esperada de los bienes o servicios a adquirir, dependiendo de la utilidad y destinación que les confiera la entidad.

Los costos relacionados con la adquisición del bien o servicio (precio de mercado, costo de flete, transporte o puesta en operación, costo de mantenimiento)

El tiempo oportuno para recibir el bien o servicio contratado. El objeto del contrato, por supuesto, deberá ser lícito, física y jurídicamente posible;

y además, deberá tener una relación, así sea indirecta y mediata, con el interés público

La descripción del objeto a contratar, junto con sus especificaciones, requiere que se detallen con claridad y precisión las obligaciones correlativas que se desprenden de dicho objeto contractual para cada una de las partes contratantes, junto con sus respectivas condiciones de tiempo, modo y lugar, tomando en consideración no sólo las particularidades de la contratación, sino también las exigencias del interés general, de la función económica de los contratos y de las potestades exorbitantes de la administración.

Se recomienda, por lo general, que para redactar las prestaciones a cargo del contratista, frente a las características y calidades de los productos o servicios que se deben entregar al IPES, así como para delimitar aquellas que le corresponden a ésta, se utilicen verbos rectores que definan con claridad y concreción la actividad esencial que comprende la prestación. Por ejemplo: ejecutar, suministrar, entregar, prestar, realizar; entre otros. La entidad, en ese orden de ideas, deberá tener en cuenta también cuál es el plazo para cumplir esas obligaciones –tanto las que están a cargo del contratista como las que están

a cargo de la entidad‐, así como el lugar de ejecución de las mismas. Es conveniente tener en cuenta, para aquellos contratos estatales con objetos sofisticados o complejos, incluya dentro del objeto del contrato, como obligación del contratista, además de la ejecución o entrega de la obra, bien o servicio, la elaboración de los estudios de factibilidad que sean necesarios; advirtiendo además que una vez presentados esos estudios y diseños al interventor se entenderá que los diseños son propios del contratista y que la responsabilidad será asumida por aquel, sin perjuicio de que sean los mismos estudios que la entidad haya puesto a disposición de los proponentes, o que sean

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modificados o adaptados por el propio contratista o que resulten de una combinación de cualquiera de estas situaciones.

3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección:

La modalidad de selección a emplearse para cada contrato, en atención a la naturaleza jurídica del contrato que se pretende celebrar, debe ser propuesta por escrito y de forma motivada por la dependencia/área del IPES, encargada de hacer los respectivos estudios y documentos previos; y será objeto de revisión y aprobación por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación

4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato:

El valor estimado del contrato constituye la sumatoria de todos los costos en que incurrirá el contratista para el desarrollo y ejecución de las obligaciones a su cargo derivadas del contrato. Dicho rubro habrá de indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. Existen variables temporales y modales que afectan el valor del contrato, como son:

El lugar de cumplimiento de la prestación a cargo del contratista. La época prevista para la ejecución del contrato. Las exigencias y condiciones particulares de la entidad frente a la calidad y

cantidad de los bienes o servicios, garantías, forma de pago, sitio de entrega, el valor razonable de la intermediación, costo directo de lo requerido para el cumplimiento de la prestación, etc.

Así las cosas, los estudios, diseños, planos y demás que realice las áreas/dependencias del IPES dentro de la etapa de planeación deben contener los elementos necesarios para estimar con realismo y confiabilidad el valor del contrato. Dicho valor, por supuesto, deberá reflejar las condiciones y precios de mercado, considerando las mencionadas variables determinantes de modo, tiempo y lugar; todo lo cual deberá soportarse mediante la presentación de cotizaciones. Tratándose de contratos de suministro, compraventa y prestación de servicios, o para la contratación de los bienes y servicios requeridos para la construcción de obras, áreas/dependencias del IPES efectuará la consulta de precios o condiciones del mercado, empleando el Registro Único de Precios de la Referencia (RUPR‐SICE), de entre los bienes registrados por los proveedores de las entidades estatales y de particulares que manejen recursos públicos. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad deberá determinar el valor aproximado del negocio y soportar sus cálculos de presupuesto basándose en la

estimación de tales precios unitarios.

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5. La justificación de factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable: La justificación de los factores de selección que permiten identificar la oferta más favorable a la entidad depende del tipo de modalidad de selección que haya de utilizar el IPES para contratar el bien o servicio que suplirá la necesidad identificada. La modalidad escogida por la entidad, mediando motivación jurídica, también deberá tratarse dentro de los estudios y documentos previos (ver numeral 3 supra). Así las cosas, el ofrecimiento más favorable para la Entidad a que se refiere el Articulo 5 de la Ley 1150 de 2007, se determinaran de la siguiente manera: a. Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. Los factores de selección deben propugnar por favorecer la propuesta con el menor precio.

b. Concurso de méritos: Se utilizará un factor de selección que permita elegir la propuesta que ha presentado la mejor calidad según los criterios del Decreto 2474 de 2.008 y del respectivo pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación.

c. En los procesos de licitación, procesos de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y los demás que se adelanten aplicando este ultimo procedimiento de selección: Se deberá razonar o inferir sobre el por qué la propuesta escogida es la que resulta más ventajosa tras aplicar alguna de las siguientes alternativas:

La ponderación de elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas;

La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad.(Literal b, numeral 1, Articulo 12, Decreto 2474 de 2008 suspendido provisionalmente por el Consejo de Estado mediante Auto fechado 27 de mayo de 2009, Rad. 2009-00035-00(36.601), confirmado mediante providencia de agosto 6 de 2009. Declarado nulo por el Consejo de Estado mediante auto fechado 24 de marzo de 2011, Rad 36.601.

Para el proceso de Licitación pública, debe tenerse en cuenta lo señalado en el Artículo 14 del decreto 2474 de 2008, “Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa”, cuyos Incisos 1, 2 y 3, fueron declarados NULOS por el Consejo de Estado mediante auto fechado 24 de marzo de 2011, Rad 36.601.

La ponderación de calidad y precio por puntaje o fórmula debe utilizarse preferentemente para objetos contractuales complejos o sofisticados. En los estudios y documentos previos,

áreas/dependencias del IPES deberá concebir y determinar aquellos




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factores económicos y técnicos que se tendrán en cuenta para la respectiva ponderación de la oferta presentada. En la etapa de planeación contractual deberán realizarse las siguientes labores:

La ponderación de calidad y precio mediante relación de costo‐beneficio implica para el IPES, en este estadio de la etapa de planeación, realizar las siguientes labores:

Que se identifiquen las condiciones técnicas y económicas mínimas del bien, servicio u obra a contratar que deben verificarse al evaluar la oferta más favorable a la entidad.

Que se determine cuál es el peso o valor en abstracto que, dentro de la ponderación a realizarse en la respectiva selección, se concederá ventajas adicionales técnicas y económicas de las ofertas presentadas, de acuerdo con un criterio de “mayor calidad a menor costo”.

Este proceso de selección debe emplearse para la compra de los insumos para la operación del IPES o para la adquisición de servicios no intelectuales (vigilancia entre otros), de acuerdo con el presupuesto de la entidad. 5.4. RIESGOS DE LA CONTRATACION La entidad podrá tener en cuenta, una vez ha tipificado y estimado los riesgos previsibles inherentes al contrato (según los parámetros del numeral 6 infra), cuáles riesgos le corresponden a ésta y al contratista, para así determinar en los estudios y documentos previos cuáles riesgos podría trasladar o dejar que sean asumidos por el contratista a fin de emplear la mayor asunción de riesgos previsibles identificados para seleccionar la oferta más favorable a la entidad y a los fines de la contratación estatal. Para ello, establecerá una proyección de la relación entre el precio del contrato y el monto de los riesgos que un contratista, voluntariamente, ofrecería asumir, para determinar así, objetivamente, dicha favorabilidad; teniendo en cuenta la necesidad de establecer un criterio de ponderación favorable frente a quienes estén dispuestos a asumir más riesgos que sus competidores. Inmediatamente, a partir de dicha proyección, se deberá proceder a determinar los parámetros que debe establecer el IPES para realizar el posterior ajuste en los montos de patrimonio, liquidez y capital de trabajo que se requieran por parte del contratista para ejecutar el contrato en esas condiciones, vigilando que éstos sean suficientes para soportar los riesgos que ofrece asumir. En el caso de la licitación, de la selección abreviada y del concurso de méritos, en los estudios y documentos previos, de acuerdo con el objeto a contratar, el funcionario/contratista responsable de ellos deberá determinar las calidades y aptitudes de los servidores públicos o particulares contratados para el apoyo de la gestión que conformarán el Comité Asesor-Evaluador, que debe integrarse para evaluar las ofertas presentadas y recomendar cuál es la más favorable a la entidad. 5.4.1. El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos

previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato:

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Un riesgo, en términos generales, es la posibilidad de que un evento pueda afectar a una persona, en forma adversa o favorable, en el logro de determinados objetivos, en el ejercicio o goce pacífico de un derecho o en la satisfacción plena de necesidades. De conformidad con el artículo 88 del Decreto 2474 de 2.008, un riesgo involucrado en la contratación estatal es toda aquella circunstancia prevista durante la distribución de riesgos que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tiene la virtualidad de alterar el equilibrio financiero del mismo. Debe aclararse que estos riesgos previsibles involucrados en la contratación estatal son únicamente aquellas alteraciones normales de la actividad que se habrán de distribuir entre las futuras partes en el contrato estatal, sean internos o externos a ellas. Por tanto, cuando un riesgo derivado de la contratación estatal se materializa, la parte que lo asumió deberá cubrirlo a sus expensas, sin que tenga derecho a reclamar de la otra indemnización alguna. Entonces, los riesgos involucrados en la contratación estatal son aquellos riesgos, diferentes a los eventos que desencadenan incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato o de seriedad de la oferta, que llegan a afectar la ejecución del contrato o que generan dificultades y sobrecostos de las prestaciones originales, por eventos que pueden ser determinados y medidos por el Instituto para la Economía Social-IPES y el contratista. De igual manera, los riesgos derivados de la contratación con el Estado se distinguen de los riesgos relacionados con la ruptura significativa del equilibrio económico del contrato, puesto que éstos últimos se producen cuando ocurre una situación imprevista por las partes contratantes en la distribución de riesgos o cuando las consecuencias del riesgo desbordan el límite que las partes habían fijado en la demarcación del riesgo tipificado. El Instituto para la Economía Social, con el fin de cumplir con el referido mandato legal, debe proyectar, en los estudios y documentos previos, la distribución de los riesgos derivados del contrato que vaya a celebrar. Este estudio previo de distribución de riesgos, que se realizará por cada dependencia/área del IPES se empleará por la entidad como fundamento de su gestión en la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles. Para tal efecto, la mencionada dependencia deberá elaborar un documento en el que:

a) SE TIPIFIQUEN LOS RIESGOS:

El IPES en primer lugar, deberá identificar los tipos de riesgos derivados de la contratación estatal, caracterizando los eventos que los configuran y determinando su grado de anormalidad y probabilidad de ocurrencia

En segundo lugar, deberá determinar cuáles de los riesgos identificados son previsibles, que por lo general, deben ser asignados al contratista; los

imprevisibles, están a cargo de la entidad. Una vez diferenciadas

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tales eventualidades, los riesgos que deben quedar identificados en esta parte de los estudios previos por parte del funcionario responsable son, únicamente, los riesgos denominados como previsibles.

Existen factores de características comunes que generan riesgos previsibles inherentes a la contratación estatal:

1. Tecnológicos y de infraestructura pública Falla en telecomunicaciones, servicios públicos, nuevos desarrollos, operación de equipos y herramientas, vías de acceso y transporte.

2. Operativos Incumplimiento de los parámetros de desempeño especificados, costos de operación y mantenimiento mayores a los proyectados, problemas de disponibilidad y mayor costos de los insumos, interrupción de la operación por acto u omisión del operador.

3. De construcción Inversión que requiere cantidades de obra distintas a las previstas, precios unitarios de los diferentes componentes de la inversión de factores de características comunes que tienen la virtualidad de desencadenar posibles riesgos inherentes a la contratación estatal. La lista se complementa con los riesgos de proyectos de infraestructura y obras públicas ofrecidos por los Documentos CONPES 3107 y 3133 de 2.001.

4. Licencias y permisos: Defectuosa tramitación de permisos y licencias medioambientales, de funcionamiento, de construcción, de ocupación de inmuebles.

5. Sociopolíticos:

Terrorismo, delincuencia, actividad proselitista o huelgas, costumbres y usos culturales, religión y creencias.

6. Actos de la naturaleza: Fenómenos o hechos geológicos, hidrológicos o climáticos, incendios forestales, acción de agentes biológicos o patológicos.

7. Relaciones laborales: Ocurrencia de accidentes laborales, enfermedad profesional, muerte de personal clave, actos de empleados en general.

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8. Hecho de las cosas: Incendios, roturas, filtraciones, derramas, explosiones, falla mecánica, daño de equipos o sus componentes por razones técnicas.

9. Vicios:

Características y propiedades físicas o químicas de materiales, componentes o productos, condiciones de suelo y medioambientales, vicios ocultos y redhibitorios.

b) SE ESTIMEN LOS RIESGOS:

La dependencia/área deberá realizar una valoración en dinero del costo de recobrar el equilibrio contractual de acaecer alguno de los riesgos previsibles, es decir, el costo de mitigar sus efectos perjudiciales frente a las cargas previsibles y ordinarias de la ejecución del negocio asumidas por la entidad y el contratista. La valoración de los riesgos previsibles debe partir de un factor precursor de los eventos que funja como causa concreta de la materialización del evento considerado como contingencia. En otras palabras, debe identificarse el factor que desata el evento cuyas consecuencias afectan el valor estimado del contrato. El valor de un riesgo se calcula multiplicando el nivel de probabilidad de ocurrencia frente a la pérdida o beneficio económico que genera la consecuencia adversa o favorable, así:

RIESGO = Probabilidad X Consecuencia La probabilidad es un número mayor que cero (0) y menor que uno (1), donde cero es un evento de imposible ocurrencia, y uno, un hecho cierto, del cual no cabe duda alguna.

c) SE ASIGNEN LOS RIESGOS:

Para la asignación de los riegos previsibles, la entidad, en los estudios y documentos previos, deberá identificar los elementos integrantes de la capacidad de asunción de contingencias tanto del IPES como del contratista. Acto seguido, procederá a proyectar una distribución justa de los riesgos entre ésta y el contratista, definiendo de manera clara e inequívoca que cada uno soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse; en el sentido de que cada contingencia la asuma el contratante que más esté en capacidad de

superarlos, y de que se llegue –en lo posible‐ a un equilibrio entre los riesgos asumidos y el beneficio obtenido con el contrato. Por eso, hay que tener en cuenta al asignar los riesgos que una asunción de riesgos más

amplia por parte del contratista implica en ciertos eventos un mayor valor

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de su oferta, al tener que erogar las respectivas sumas y recursos para afrontarlo; mientras que una asunción del riesgo por parte de la entidad significa un menor valor de las respectivas ofertas, y por ende, un ahorro para la entidad cuando dicha eventualidad no llega a producirse, o una erogación para el restablecimiento del equilibrio del contrato cuando el riesgo se materialice. Tal asignación de riesgos se incluirá dentro del proyecto de pliego de condiciones. Recordemos que los estudios y documentos previos deben prever la posibilidad de que los interesados en la presentación de ofertas se pronuncien sobre la tipificación, estimación y asignación de riesgos en las observaciones al pliego de condiciones, o en la audiencia de revisión de asignación de riesgos previsibles dentro de la licitación pública. 5.4.2 El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los

perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas:

Las garantías son aquellos bienes o derechos constituidos a favor de la administración por el contratista que aseguran y protegen contra los riesgos y necesidades del contrato que pueden ir en detrimento de la ventaja legítima que la entidad contratante espera como resultado de la ejecución de las prestaciones pactadas. En la contratación estatal, por un lado, existe el deber para el proponente (y para la entidad de exigir su cumplimiento) de constituir una garantía de seriedad de la oferta; y de otro, existe el deber para el contratista de constituir una garantía para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías, hoy en día, pueden revestir toda clase de formas, ya que el inciso segundo del artículo 7º de la Ley 1150 de 2.007 autorizó la constitución de cualquier tipo de garantía o seguridad de las autorizadas por la ley por medio de los reglamentos relativos a la contratación estatal, ampliando con ello la gama a otras modalidades que legalmente se determinen; buscando –por supuesto‐ que se escoja la garantía que en cada caso se acomode mejor a las necesidades del negocio a realizar. Así las cosas, la entidad, D.C. debe exponer, en los estudios y documentos previos, cuáles son los criterios con base en los cuales el contratista puede ofrecer determinados mecanismos de cobertura, atendiendo al régimen de garantías establecido en el Decreto 4828 de 2.008 y las exigencias propias del Estatuto General de la Contratación Estatal. Los elementos mínimos de los documentos y estudios previos aquí previstos se complementarán de manera puntual con los exigidos en las diversas modalidades de selección.

5.5 Otros aspectos a tener en cuenta.

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Se deben tener en cuenta las siguientes reglas previstas en la Ley 1150 de 2007:

*Se deben justificar jurídicamente las razones que soporten la modalidad de selección que se propone adelantar.

*No se podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección.

*Respecto de la expedición de copias de los documentos del proceso de selección se sujetará a lo dispuesto en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo o las normas que lo modifiquen o adicionen.

*De conformidad con lo previsto en la Ley 527 de 1999, y las normas que la modifiquen o adicionen, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual, contractual y pos contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos.

*Se podrá utilizar en los procesos contractuales aplicaciones electrónicas.

*En el evento en que el objeto del contrato sea la adquisición o el suministro de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización, el único factor de evaluación es el menor precio ofrecido.

*En los procesos de selección de consultores se deberán calificar factores relacionados con los aspectos técnicos de la oferta o proyecto tales como la experiencia específica, el equipo de trabajo, la propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo. No se puede incluir el precio como factor de escogencia.

*En los procesos de selección por licitación pública y selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa se obtendrá con la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes, o la mejor relación de costo beneficio para la entidad.

*La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no podrán servir de fundamento para el rechazo de las ofertas. Todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados en cualquier momento hasta la adjudicación, salvo cuando se utilice el mecanismo de subasta, evento en el cual podrán ser solicitados hasta el momento previo a su realización.

*Las certificaciones del Sistema de Gestión de Calidad no podrán ser objeto de calificación, ni podrán establecerse como requisito habilitante para participar en licitaciones

o concursos.

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5.6. METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE LOS ESTUDIOS TECNICOS

El documento correspondiente al estudio técnico debe considerar, entre otros aspectos, los siguientes:

Definición de la necesidad. Describir la justificación del por qué se debe realizar el contrato de obra, o adquisición de bienes o servicios.

Objetivo general y objetivos específicos. Deben enmarcarse dentro de los parámetros de logro, tiempo y necesidad, de acuerdo con los planes de inversión o funcionamiento que se hayan formulado.

Definición Técnica. Especificar detalladamente lo que se necesita contratar, con base en el estudio o investigación de mercados.

1. Condiciones del contrato

Se deben especificar:

Objeto del contrato

La cantidad de dinero disponible de acuerdo al presupuesto aprobado en la entidad

Plazo del contrato

Lugar donde se debe realizar la obra, entregar el bien o prestar el servicio

2. Soporte Técnico

Este capítulo deberá contener:

Visitas técnicas de los oferentes o proponentes, cuando haya lugar a ello

Documentos de la propuesta

Valor de la propuesta

Condiciones para la adjudicación

Tipo de contrato que se sugiere

Medida y forma de pago

Garantías, tales como buen uso del recurso, cumplimiento del contrato, calidad de los equipos, bienes, materiales, etc., y su correcto funcionamiento, responsabilidad contractual, pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones,

Personal

Capacitación si se requiere entrenar a servidores públicos

Seguridad

Metodología del trabajo

Multas o sanciones

Impuestos y gastos de legalización

Deberes y obligaciones del interventor

Manuales del usuario y de sistema

Condiciones de mantenimiento

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CAPITULO 6

SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

La etapa previa a la suscripción del contrato estatal responde a la consagración de la transparencia como principio rector de la actividad contractual de las entidades estatales. La importancia de esta etapa deriva de la necesidad de la administración pública de seleccionar en forma objetiva, no sujeta a consideraciones subjetivas, de afecto o interés, diferente al público, al contratista más idóneo para celebrar y ejecutar el contrato estatal, con el cual se pretende, a su vez, cumplir con los fines estatales. En esta etapa del proceso de contratación estatal, al igual que en la celebración, ejecución y liquidación del contrato, se encuentra presente el objetivo de satisfacer el interés general, y tienen plena aplicación los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, que rigen la función administrativa; así como aquellos propios de la contratación de la administración pública, como lo son los de responsabilidad y economía, además del de transparencia. Ahora bien, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2.007, adicionado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 reglamentado por el Decreto 2516 de 2011, prevé cinco (5) modalidades de selección a saber: La Licitación pública, La Selección abreviada, El Concurso de méritos La Contratación directa. Contratación de mínima cuantía

En este orden de ideas a continuación se exponen los procedimientos a seguir según la modalidad de selección de contratista. 6.1 CONTRATACION DIRECTA CONTRATACIÓN QUE NO REQUIERE PLURALIDAD DE OFERENTES. Esta modalidad de contratación comprende los siguientes procedimientos de selección de contratistas:

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Las causales establecidas en el numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007

La Urgencia manifiesta; La Contratación de empréstitos; Los Contratos interadministrativos, La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el

Departamento Administrativo de Seguridad DAS, que necesiten reserva para su adquisición,

Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas; Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales; Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado; Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para

la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales; (artículo 82 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el Decreto 4266 de 2010)

El arrendamiento o adquisición de inmuebles. Los convenios para impulsar programas y actividades de interés público

(Decreto 777 de 1992 que reglamentó el artículo 355 de la Constitución Política de Colombia.

Los convenios de cooperación internacional (Artículo 20 de la ley 1150 de 2007).

6.1.1 CAUSALES ESTABLECIDAS EN EL NUMERAL 4° DEL ARTÍCULO 2° DE LA LEY 1150 DE 2007

6.1.1.1 La Urgencia manifiesta6

Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad de algún servicio exige el suministro de

bienes o la prestación de servicios o la ejecución de obras en el futuro inmediato; cuando se

presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar

situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad ó constitutivos de fuerza

mayor ó desastres que demanden actuaciones inmediatas y en general cuando se trate de

situaciones similares que imposibiliten acudir a los demás procedimientos de selección.

La urgencia manifiesta existirá cuando: La continuidad de algún servicio exija el suministro de bienes o la prestación de

servicios o la ejecución de obras de manera inmediata. Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción que

impidan o que exijan el suministro de bienes o la prestación de servicios o la ejecución de obras.

6 Urgencia Manifiesta: Artículo 42 de la ley 80 de 1993 y Lit. a) Numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de

2007.

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Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de

calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastres que demanden actuaciones inmediatas.

En general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los

demás procedimientos de selección Una vez verificada la circunstancia que de origen a la urgencia manifiesta, esta será declarada mediante Acto Administrativo motivado por la Dirección General del Instituto para la Economía Social. El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces de acto administrativo de justificación y no se requerirá que la entidad elabore estudios previos de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1° del artículo 77 del Decreto 2474 de 2008.

Nota: En el mismo acto administrativo en el que se declare la urgencia manifiesta, se ordenará la contratación respectiva

- Traslados presupuestales7 Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta el/la Director/a General del Instituto para la Economía Social ordenará en la resolución de declaratoria de la misma hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del Instituto para la Economía Social. - Suscripción del contrato En el caso que la situación de urgencia manifiesta no permita la suscripción de contrato escrito se prescindirá de éste y aun del acuerdo sobre la remuneración. No obstante el/la Director/a General del Instituto para la Economía Social dejará constancia escrita de la autorización impartida y deberá remitirla a la Subdirección Jurídica y de Contratación , a la Subdirección de Análisis y Diseño Estratégico a la Asesoría de Control Interno y a la Subdirección Administrativa y Financiera. - Remuneración

7 De acuerdo con lo señalado en la Sentencia C-772-98 del 10 de Diciembre MP Fabio Morón Díaz de la Corte

Constitucional, lo relativo a los traslados presupuestales se podrán aplicar “…bajo el entendido de que los

traslados presupuestales internos (…), se efectúen afectando exclusivamente el anexo al Decreto de liquidación

del presupuesto, siempre que se produzcan estos entre numerales de gasto de una misma sección (rubros

presupuestales de una misma entidad).

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Cuando no exista acuerdo previo sobre la remuneración, la contraprestación económica se acordará después de iniciada la ejecución de lo contratado. Si no se logra el acuerdo, la contraprestación se determinará por el justiprecio objetivo de la entidad u organismo respectivo que tenga el carácter de cuerpo consultivo del gobierno y a falta de éste por un perito designado por las partes. - Control de la contratación directa por Urgencia Manifiesta Después de celebrado el contrato motivado en la urgencia manifiesta, se enviará inmediatamente al funcionario competente de realizar el control fiscal en la Contraloría Distrital, los siguientes documentos:

Contrato motivado en la urgencia manifiesta. Acto administrativo que declaró la respectiva urgencia manifiesta. Expediente que contiene los antecedentes administrativos de la actuación y las

pruebas de los hechos.

Advertencia: El uso inadecuado de la urgencia manifiesta es causal no solo de mala conducta, sino de otras conductas típicas disciplinarias, fiscales y penales; por ejemplo la celebración de un contrato originado en la declaratoria indebida de la urgencia manifiesta podría tomarse como una indebida celebración de contratos por existencia de causa ilícita, como también podría existir una responsabilidad disciplinaria por evasión de procesos públicos de selección de contratistas, entre muchas otras.

6.1.1.2 Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado8.

De conformidad con lo establecido en el artículo 81 del Decreto 2474 de 2008, se considera

que no existe pluralidad de oferentes en el mercado cuando se den algunas de las siguientes

circunstancias:

No exista más de una persona inscrita en el RUP (Registro Único de Proponentes).

Tal circunstancia se acreditará con el certificado de Inscripción en el RUP expedido

por la Cámara de Comercio de Comercio correspondiente.

Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por tener alguna

de las siguientes cualidades:

8 Pluralidad de oferentes: Lit. g ) Núm. 4 Art2° de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 81 del Decreto 2474 de

2008.

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a) Ser el titular de los derechos de propiedad industrial; Esta circunstancia se acreditará

con la respectiva patente de invención o de modelos de utilidad o con el registro de

diseño industrial, según corresponda, expedido por la Superintendencia de Industria y

Comercio.

b) Ser titular de los derechos de autor; esta circunstancia se acreditará con el certificado

de inscripción en el Registro Nacional de Derecho de Autor.

c) Ser el proveedor exclusivo del bien o servicio que se pretende contratar de acuerdo

con la Ley. Lo cual se acreditará con la respectiva certificación de exclusividad expedida

por la Cámara de Comercio Correspondiente o por el titular de los derechos.

Nota: Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación.

6.1.1.3 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la

ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales9.

El Instituto para la Economía Social –IPES, podrá contratar directamente servicios

profesionales o de apoyo a la gestión cuando no existiere en la planta de la entidad personal

idóneo para desarrollar las actividades específicas o cuando el personal de planta fuere

insuficiente para realizar la gestión de la entidad respectivamente.

La persona natural o jurídica seleccionada deberá demostrar que está en capacidad de

ejecutar el objeto del contrato y que cuenta con la idoneidad y experiencia directamente

relacionada con el área en la que se vayan a prestar los servicios.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Para la contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato"(Artículo 82 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo 1 del Decreto 4266 de 2010).

9 Contratos de prestación de servicios: Lit. h) Num. 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 82 del

Decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo 1 del Decreto 4266 de 2010.

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6.1.1.4 Arrendamiento de inmuebles10

El Instituto para la Economía Social podrá contratar el arrendamiento de bienes inmuebles

para el desarrollo de su gestión y para el cumplimiento de la misión y de los proyectos a

cargo de la entidad.

Para el arrendamiento de inmuebles se aplicará el procedimiento establecido en el artículo

83 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo 4 del Decreto 3576 de 2009, que

señala: “Arrendamiento y adquisición de inmuebles. Sin perjuicio de lo dispuesto en las

leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir, previas

las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa. Para efectos de la adquisición de inmuebles, las entidades estatales solicitarán un avalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores. De igual manera, la entidad pública adquirente deberá contar con un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector del municipio de que se trate, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas. En relación con el contrato de arrendamiento, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación. Parágrafo. Se entiende que la causal a que se refiere el literal i) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, comprende la posibilidad para la entidad estatal de hacerse parte de proyectos inmobiliarios, prescindiendo del avalúo a que se refiere el presente artículo, debiendo en todo caso adquirir el inmueble en condiciones de mercado".

6.1.1.5 Adquisición de inmuebles

El Instituto para la Economía Social sólo podrá adquirir inmuebles por los motivos de

utilidad pública establecidos en el artículo 58 de la Ley 388 de 1997 y en consecuencia el

procedimiento establecido en este manual de contratación se limita a los casos establecidos

en el artículo referido.

6.1.1.6 Contratos11

y convenios interadministrativos12

.

10 Arrendamiento o adquisición de inmuebles: Lit. i) Num. 4 del artículo2° de la Ley 1150 de 2007 y Artículo

83 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el decreto 3576 de 2009 Artículo 4.

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Serán todos aquellos contratos y convenios que celebre directamente el Instituto para la

Economía Social con otras entidades estatales13

. 6.1.1.6.1 Qué es un contrato interadministrativo? Es aquel contrato que el Instituto para la Economía Social puede celebrar de forma directa con otra entidad estatal, siempre y cuando las obligaciones establecidas en estos contratos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora, según la Ley o sus reglamentos propios. No se podrán celebrar directamente contratos interadministrativos en los siguientes casos:

Contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia publica cuando las entidades ejecutoras sean Instituciones de Educación Superior de carácter privado.

Contratos de seguros de las entidades estatales.

6.1.1.6.2 Qué es un convenio interadministrativo? Es el acto jurídico mediante el cual el Instituto para la Economía Social se asocia con otra entidad pública, con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, aportando cada una para su ejecución recursos en dinero o en especie.

6.1.1.7 Otras Causales

Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, para tal efecto se tendrá en cuenta la definición que de tales actividades se tiene en el Decreto-ley 591 de 1991,“por el cual se regulan las modalidades específicas de contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas”, así como lo establecido en el Literal e) Numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 80 del Decreto 2474 de 2008.

Contratación de Empréstitos14 de acuerdo con lo establecido en el Literal b) Numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

11

Literal c del numeral 4 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. 12

Artículo 98 Ley 489 de 1998. 13

Definición entidades estatales: Num. 1° del Articulo 2° de la ley 80 de 1993 14

La contratación de empréstitos se encuentra comprendida dentro de las operaciones de crédito público que

tienen por objeto dotar a la entidad de recursos en moneda extranjera o nacional con un plazo para su pago. Contrato de Empréstito: Parágrafo 2° del Artículo 41 de la ley 80 de 1993 y Lit. b) Numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

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6.1.2 CONVENIOS PARA APOYAR E IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERÉS

PÚBLICO15

6.1.2.1 Qué es un Convenio de Asociación? Es un convenio que el IPES, celebra con una entidad sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, para apoyar o impulsar programas y actividades de interés público, los cuales deben ser acordes con el Plan de Desarrollo Distrital. A través de este convenio de asociación, el IPES y la entidad sin ánimo de lucro aúnan sus esfuerzos y realizan aportes (que pueden ser en dinero o en especie, entendida esta última como infraestructura, recurso humano, etc.), para lo cual las dos partes, de manera conjunta, fijan las condiciones de su participación en el convenio. No obstante, la entidad no puede celebrar esta clase de convenios para la administración o gerencia de los recursos propios, ni para contratar productos o servicios que deban seleccionarse mediante procesos de contratación como la selección abreviada, la licitación pública o el concurso de méritos.

6.1.3 CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL16

Los convenios de Cooperación Internacional son convenios financiados con fondos de algún organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional, los cuales deben tener relación directa con el objeto del organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional que se contemple en su reglamento o norma de creación.

El Instituto para la Economía Social no podrá celebrar esta clase de convenios para la

administración o gerencia de sus recursos propios.

Cuando el convenio es financiado es su totalidad o en sumas iguales o superiores al

cincuenta (50%) por el organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional, el

convenio podrá someterse al reglamento de tal entidad. En caso contrario se sujetará a los

procedimientos establecidos en el Estatuto General de la Contratación Pública y a los

previstos en este Manual.

6.1.4 PROCEDIMIENTO PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS Y

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS, CONVENIOS DE ASOCIACIÓN Y

CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

15

Artículo 355 de la Constitución Política y artículo 1 del decreto 777 de 1992 16

Artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 85 del Decreto 2474 de 2008

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6.1.4.1 ¿Quiénes pueden solicitar la celebración de un contrato o de un convenio

interadministrativo, de un convenio de asociación o de un convenio de cooperación

internacional? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato.

6.1.4.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? Las personas nombradas en el numeral anterior, que requieran la celebración de un contrato interadministrativo, un convenio interadministrativo, un convenio de asociación o un convenio de cooperación internacional, deberán presentar la solicitud de elaboración de contrato, en el formato establecido para ello, con la totalidad de los soportes requeridos y debidamente firmados ante la Dirección General, por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta incompleta, con inconsistencias o con información incoherente, o fuera de los términos establecidos, no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en el término inicialmente previsto.

6.1.4.3 ¿Cómo se debe solicitar? Las personas facultadas para solicitar la contratación, deberán diligenciar el Formato FO-186: Solicitud de elaboración del contrato. Dicho formato deberá estar acompañado de los siguientes documentos, en el orden que se establece a continuación:

a. Estudios económicos. Este estudio puede consistir en un cuadro de aportes al

convenio, en que las partes justifiquen el presupuesto que cada una aportará y la explicación relativa a la forma en que se cuantificaron esos valores.

b. Certificado de consulta del bien o servicio en el SICE (cuando sea del caso). c. Formato FO-178: Estudios de conveniencia y oportunidad. d. Formato FO-256: Acto administrativo de justificación (cuando se trate de

contratos y convenios interadministrativos). e. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. f. Pliego de condiciones o Anexo Técnico, en el cual se establezcan las

especificaciones o características técnicas, económicas y las condiciones de ejecución del contrato o convenio.(Formato FO-185)

g. Invitación para presentar oferta (Formato FO-181) (cuando haya lugar a ello). h. Oferta técnica y económica (cuando haya lugar a ello). i. Documento donde se certifique el cumplimiento de la oferta con los requisitos y

documentos solicitados en el pliego de condiciones o anexo técnico cuando sea el caso, suscrito por quien-es realiza-n la verificación de las calidades, la capacidad técnica, económica y la experiencia del mismo.

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Advertencia: Cuando la contratación se refiera a un convenio de asociación, deberá aportarse la certificación de idoneidad de la entidad sin ánimo de lucro, debidamente suscrita por la persona que realiza la verificación de los requisitos técnicos y económicos y el-la Subdirector/a de la dependencia que solicita la contratación, de acuerdo con el Formato FO -184 -Certificación de Idoneidad.

j. En el caso de contratos y convenios interadministrativos, deberán aportarse los

documentos del Representante Legal de la entidad pública con quien se suscribirá el contrato o convenio, como son:

Decreto de Nombramiento Acta de Posesión Copia de la cédula de ciudadanía

Nota: Adicionalmente, y cuando el contrato o convenio se celebre con algún Fondo de Desarrollo Local, deberá aportarse la formulación del Proyecto del Fondo que especifique la necesidad de la celebración del contrato o convenio, el concepto de viabilidad y el registro en el banco de programas y proyectos del Fondo de Desarro llo Local.

k. En el caso de los convenios de asociación, deberán aportarse los siguientes

documentos de la entidad sin ánimo de lucro: 1) El Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la

autoridad competente con una fecha de expedición no superior a treinta (30) días a la solicitud de contratación.

2) Estatutos de la entidad sin ánimo de lucro y sus reformas, si las hubiere. 3) Autorización para contratar del Órgano Directivo de la entidad sin ánimo de

lucro al Representante Legal, cuando sus facultades estén restringidas. 4) Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la entidad sin

ánimo de lucro. 5) Declaración de Renta de los tres (3) últimos años. 6) Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados y sus notas)

del año inmediatamente anterior. 7) Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal, según el

caso, donde conste el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema Integral de Seguridad Social en Pensión, Salud y Riesgos Profesionales, Aportes Parafiscales al Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF y Cajas de Compensación Familiar; ó el cumplimiento de los pagos de honorarios de sus contratistas, según la forma de vinculación.

8) Certificación expedida por el Representante Legal en la que se declare bajo la gravedad de juramento que ni él ni los miembros del Órgano Directivo se encuentran incursos en las causales de inhabilidad e incompatibilidad existentes.

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9) Certificación expedida por el Representante Legal donde conste que conoce el anexo técnico o el pliego de condiciones del convenio, y los acepta.

10) Constancia, bajo la gravedad de juramento, de la destinación de los recursos para el desarrollo del objeto del convenio, suscrita por el Representante Legal de la entidad sin ánimo de lucro.

11) Constancia de no inclusión en el Boletín de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría General de la República, suscrita por el Representante Legal, bajo la gravedad de juramento.

12) Constancia de compromiso, bajo la gravedad de juramento, para suscribir el convenio y realizar las actividades necesarias para su perfeccionamiento y legalización, suscrita por el Representante Legal de la entidad sin ánimo de lucro,

13) Constancia suscrita por el Representante Legal de la entidad sin ánimo de lucro mediante la cual certifica que no contraerá obligación laboral alguna con las personas que se vinculen para la ejecución del contrato.

14) Certificaciones que acrediten la capacidad técnica y administrativa de la entidad sin ánimo de lucro, derivada del desarrollo satisfactorio del/los contrato-s con objeto similar al de la contratación que se pretende, cuyo plazo individual o sumado sea el requerido en los estudios previos.

15) Registro Único Tributario-RUT. 16) Documento expedido por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal de

la entidad sin ánimo de lucro en el que se certifique que cuenta con los recursos para aportar como contrapartida del convenio, ó una certificación de un tercero que especifique que ha entregado esos recursos a la entidad sin ánimo de lucro.

l. Para los convenios de cooperación internacional deberán aportarse además, los

siguientes documentos:

Estatutos o reglamento del organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional.

Documentos que acrediten el nombramiento del Representante Legal del organismo, y sus facultades para contratar en nombre de aquel.

m. Diligenciar el Formato FO-186 – Solicitud de elaboración de contrato.

6.1.4.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior, organizados en una carpeta.

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6.1.4.5 ¿Qué debe hacer la Subdirección Jurídica y de Contratación cuando recibe la

solicitud de elaboración de contrato interadministrativo, un convenio

interadministrativo, un convenio de asociación o un convenio de cooperación

internacional? Una vez recibida la solicitud, la Subdirección Jurídica y de Contratación adelanta las siguientes actividades:

a) El-la abogado-a a quien le sea asignado el proceso realiza la verificación inicial del cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, para lo cual devuelve la solicitud y los documentos soporte.

b) La revisión inicial de documentos por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación, se adelantará en el término máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la radicación.

c) Una vez se hayan efectuado la totalidad de los ajustes requeridos y se haya

complementado la información, la dependencia solicitante radicará la solicitud de elaboración de contrato (Formato –FO-186) en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

d) El-la abogado-a a quien le sea asignado el proceso verifica que se hayan realizado

la totalidad de los ajustes requeridos; en caso que no se hayan efectuado devolverá la solicitud con sus soportes a la dependencia solicitante, la cual deberá realizar una nueva radicación una vez se encuentre completa y correcta la documentación.

6.1.4.6 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación, una vez se encuentre la

solicitud debidamente soportada y ajustada?

a) El-la abogado-a asignado-a elabora la minuta del contrato o convenio y solicita el visto bueno del- (de la) Subdirector/a Jurídica y de Contratación o de las personas designadas para la actividad de revisión de la minuta y sus soportes, por el –la mismo-a.

b) En caso que el-la Subdirector/a Jurídica y de Contratación o las personas

designadas para la actividad de revisión de la minuta y sus soportes, advierten inconsistencias, errores u omisiones devolverán la totalidad de los documentos al –(a la) abogado(a) responsable, para que se realicen los ajustes pertinentes.

En caso que el-la Subdirector/a Jurídica y de Contratación o las personas designadas para la actividad de revisión de la minuta y sus soportes den su visto bueno, el-la abogado-

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a responsable del proceso informará a la dependencia solicitante, la fecha y hora para que el Representante Legal de la entidad u organismo que se trate se presente en la Subdirección Jurídica y de Contratación para la suscripción del contrato, ó para que se remita la minuta a la entidad u organismo respectivo para que sea firmada por el Representante Legal.

c) Una vez la minuta se encuentre firmada por el-la contratista y por el-la Directora-a del IPES, el-la secretario (a) de la Subdirección Jurídica y de Contratación ingresará en el software los datos básicos del contrato o convenio y adjuntará la minuta del mismo.

d) La minuta del contrato o convenio deberá ser aprobada por el-la Subdirector/a

Jurídica y de Contratación en el sistema de información SIAFI.

e) El-la secretario (a) de la Subdirección Jurídica y de Contratación verificará en el sistema el número consecutivo asignado al contrato o convenio y la fecha de aprobación en el sistema de información, y numerará y fechará la minuta de forma manual, de acuerdo con la información que reporte el SIAFI.

f) El-la secretario (a) de la Subdirección Jurídica y de Contratación remite una copia

del contrato o convenio a la Subdirección Administrativa y Financiera como soporte para la elaboración del registro presupuestal.

g) El- la abogado-a encargada-o del proceso contractual entrega copia del contrato o convenio a la entidad u organismo que suscriba el convenio para la constitución de las garantías correspondientes, el pago de la publicación del contrato en el Registro Distrital o en la entidad financiera autorizada por el Registro Distrital.

h) Una vez recibidos los documentos de legalización del contrato o convenio, la-el

abogada-o encargada-o del proceso contractual verifica que las garantías exigidas, y los demás documentos relacionados en el literal anterior del contrato o convenio se ajusten a lo requerido para su aprobación por parte del/la Subdirector/a Jurídica y de Contratación y elabora la comunicación por medio del cual remiten los documentos necesarios para la suscripción del Acta de inicio.

ADVERTENCIA: En caso de reasignarse la supervisión de un contrato o convenio, posterior a la suscripción del mismo, la dependencia que solicitó la contratación deberá proyectar el documento de designación de supervisión para la firma de la Dirección General de la Entidad y deberá entregar copia de la misma a la persona designada, y remitir una copia a la Subdirección Jurídica y de Contratación con la respectiva acreditación de recibo por parte del nuevo supervisor, para su archivo en la carpeta del contrato o convenio.

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6.1.4.7 Procedimiento adicional para la celebración de un convenio de asociación Para la suscripción de convenios de asociación, deberá aplicarse el siguiente procedimiento, el cual se aplicará una vez el abogado asignado elabore el proyecto de minuta del convenio y solicita el visto bueno del/la Subdirector/a Jurídica y de Contratación:

El abogado asignado proyecta, para la firma del Director General, la solicitud dirigida a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico con el fin de obtener la autorización para celebrar el convenio o contrato, conforme a lo señalado en el Decreto Distrital 055 de 2007, Adicionado por el Decreto Distrital 375 de 2007, "por el cual se asigna en las Secretarías de Despacho la función de autorizar a las entidades adscritas y vinculadas a su respectivo sector, la celebración de contratos de apoyo, convenios de asociación y la enajenación de Bienes Fiscales a entidades sin ánimo de lucro"; para lo cual debe acompañar dicha solicitud con los documentos requeridos para el Convenio de Asociación relacionados en este capítulo, junto con el proyecto de minuta del convenio o contrato.

a) El abogado asignado realiza las modificaciones y ajustes requeridos por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, que competen a la Subdirección Jurídica y de Contratación, y remite, si es del caso, a la dependencia solicitante para que efectúe las modificaciones y ajustes requeridos por la misma entidad.

b) Una vez se efectúen las modificaciones y/o ajustes solicitados, se remite nuevamente la documentación para la revisión por parte de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

c) Una vez obtenida la autorización por parte de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, el-la profesional responsable del proceso deberá adelantar el trámite descrito a partir del literal c) del numeral 6.14.6. Elaborará la minuta del convenio o contrato en dos ejemplares, solicitará la aprobación del-la Subdirector/a Jurídica y de Contratación y los hará firmar del-la Director-a General y la entidad sin ánimo de lucro, el/la secretaria de la Subdirección jurídica y de Contratación los numera y fecha de acuerdo con el consecutivo que asigne el SIAFI.

6.1.4.8 Procedimiento adicional para la celebración de un convenio de cooperación internacional Una vez celebrado un convenio de cooperación internacional, el abogado responsable del proceso deberá informar a los organismos de control y al SECOP respecto a su celebración, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.


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6.1.5 PROCEDIMIENTO INTERNO PARA CONTRATACIONES QUE NO REQUIEREN PLURALIDAD DE OFERENTES

6.1.5.1 CONVENIOS PARA IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERÉS PÚBLICO, CONVENIOS DE COOPERACION, CONTRATOS INTERADMINSITRATIVOS Y CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES

6.1.5.1.1 ¿Quiénes pueden solicitar la celebración de un convenio o contrato que no

requiere pluralidad de oferentes? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 6.1.5.1.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? Las personas indicadas en el numeral anterior, que requieran la celebración de un convenio o contrato que no requiera pluralidad de oferentes, deberán presentar la solicitud de elaboración de contrato, (FORMATO FO-186) con la totalidad de los soportes requeridos y debidamente firmados, ante la Dirección General por lo menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta incompleta o por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en el término inicialmente previsto. 6.1.5.1.3 ¿Cómo se debe solicitar? Las personas facultadas para solicitar la contratación, deberán diligenciar el Formato FO-186 Solicitud de elaboración del contrato o convenio. Dicho formato deberá estar acompañado de los siguientes documentos, en el orden que se establece a continuación:

a. Acto administrativo de justificación - Formato FO-256 (cuando se trate de

contratación directa17) b. Certificado de consulta del bien o servicio en el SICE. c. Estudios de conveniencia y oportunidad- Formato FO-178 d. Estudios económicos para contratos o cuadro de aportes al convenio según sea el

caso.

Este estudio deberá hacerse para las contrataciones de arrendamiento y adquisición de inmuebles.

17

Numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 77 del Decreto 2474 de 2008.

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e. Certificado de Disponibilidad Presupuestal para contratos o convenios

Cuando el IPES aporte al convenio sumas de dinero destinadas a la ejecución del mismo, deberá adjuntar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Igualmente, cuando la entidad estatal con la cual se suscribirá el convenio aporte recursos, deberá adjuntarse fotocopia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por el responsable del presupuesto de la respectiva entidad.

f. Especificaciones técnicas y económicas del convenio o contrato (anexo técnico,

para los convenios o contratos interadministrativos, con organismos de cooperación internacional o con entidades sin ánimo de lucro para realizar actividades o programas de interés público) Para la contratación cuando no exista pluralidad de oferentes, deberá adjuntarse el pliego de condiciones, debidamente suscrito.

g. Invitación para presentar oferta o para celebrar el convenio.

h. Documentos de la entidad sin ánimo de lucro, de la persona jurídica (pública o privada) ó de la persona natural con quien se suscribirá el convenio o contrato.

i. Formato de certificación de idoneidad, ó de verificación de la oferta y de los

documentos presentados por el proponente, según el caso, suscrito por quien-es realiza-n la verificación de las calidades, la capacidad técnica, financiera y jurídica, y la experiencia del mismo, según los requerimientos definidos en el pliego de condiciones ó en el anexo técnico respectivo.

j. Acta de adjudicación emitida por el SIAFI.

k. Formato FO-186 – Solicitud de elaboración de contrato

NOTA 1: Cuando se trate de contratación en la que NO EXISTA pluralidad de oferentes, deberá anexarse a la solicitud de elaboración de contrato, la acreditación de las circunstancias previstas en la ley, en el documento de conveniencia y oportunidad que soporta la contratación.

NOTA 2: Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios con los Fondos de Desarrollo Local, deberá adjuntarse a la solicitud de elaboración de contrato, la formulación del proyecto por parte de dicha entidad, el concepto de viabilidad, el registro en el banco de programas y proyectos del Fondo de Desarrollo Local,

NOTA 3: Cuando se trate de la celebración de contratos de arrendamiento de inmuebles, se debe anexar el Concepto técnico del Área de Planeamiento Físico, que deberá suscribirse por el-la Subdirector-a respectivo-a y el-la Profesional que coordina el área de

Planeamiento Físico, quienes deberá-n emitir concepto favorable o

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desfavorable donde se indique si el bien inmueble que se pretende arrendar es adecuado para los fines que busca la entidad. El concepto es obligatorio y deberá anexarse a los estudios de conveniencia y oportunidad.

6.1.5.1.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 6.1.5.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de elaboración de contrato, de acuerdo con los especificados en el presente capítulo? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación:

a. Verifica que en el formato FO-186, el-la Subdirector Administrativo y Financiero y el – la Subdirector/a de Diseño y Análisis Estratégico hayan otorgado el visto bueno para la realización de la contratación, de acuerdo con lo previsto en el plan de compras o de contratación de la entidad.

b. Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato o convenio. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado.

c. La revisión inicial de documentos por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación, se adelantará en el término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la radicación

d. Una vez se haya efectuado la totalidad de los ajustes requeridos y se haya complementado la información, la dependencia solicitante deberá radicar nuevamente la solicitud de elaboración de contrato (FO-186) en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

6.1.5.1.6. ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación, una vez se

encuentre la solicitud debidamente soportada y ajustada?

a) El-la abogado-a asignado-a elabora el proyecto de minuta del convenio o contrato y solicita el visto bueno del (de la) Subdirector/a Jurídica y de Contratación.

b) El-la abogado-a responsable del proceso informará a la dependencia solicitante, la fecha y hora para que el-la contratista se presente en la Subdirección Jurídica y de

Contratación para la suscripción del contrato.

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c) Una vez la minuta se encuentre firmada por el-la contratista y por el-la Directora-a

del IPES, el-la secretario de la Subdirección Jurídica y de Contratación ingresará en el software los datos básicos del contrato y adjuntará la minuta del contrato.

d) La minuta del contrato deberá ser aprobada por el-la Subdirector/a Jurídica y de Contratación en el sistema de información SIAFI.

e) El-la secretario de la Subdirección Jurídica y de Contratación verificará en el sistema el número consecutivo asignado al contrato o convenio y la fecha de perfeccionamiento y aprobación, y numerará y fechará la minuta de forma manual, de acuerdo con la información que reporte el SIAFI.

f) Si debe efectuarse registro presupuestal del convenio o contrato, el-la secretario de

la Subdirección Jurídica y de Contratación remite una copia del contrato o convenio a la Subdirección Administrativa y Financiera como soporte para la elaboración del registro presupuestal.

g) El-la abogado-a encargado-a del proceso contractual entrega copia del contrato al-la contratista para la constitución de las garantías correspondientes, el pago de la publicación del contrato en el Registro Distrital.

h) El-la abogado-a encargado-a del proceso contractual elabora la comunicación por medio del cual se remiten los documentos necesarios para la suscripción del Acta de inicio.

Para la suscripción de convenios o contratos regidos por el Decreto 777 de 1992, deberá aplicarse el procedimiento descrito en el numeral 6.1.4.7 Procedimiento adicional para la celebración de un convenio de asociación.

NOTA 1. En caso de reasignarse la supervisión de un contrato o convenio, posterior a la suscripción del mismo, la dependencia que solicitó la contratación deberá proyectar el documento de designación de supervisión para la firma del-la Directora-a General de la Entidad y deberá entregar copia de la misma a la persona designada, y remitir una copia a la Subdirección Jurídica y de Contratación para su archivo en la carpeta del contrato o convenio.

NOTA 2. El-la supervisor-a del contrato deberá propender porque el-la contratista cumpla con los requisitos de perfeccionamiento (firma del contrato) y legalización (constitución de garantía-s) y demás compromisos derivados de la suscripción del contrato (pago de los derechos de publicación (si a ello hay lugar).

El contrato o convenio y sus anexos permanecerán en el archivo de gestión de la Subdirección Jurídica y de Contratación por un término de dos (2) años.

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6.1.6 CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION DEL IPES O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SÓLO PUEDAN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES (Artículo 1 del Decreto 4266 de 2010)

Servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Aquellos de naturaleza intelectual diferente a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales

Trabajos artísticos: Aquellos trabajos que sólo pueden ser encomendados a una persona natural en especial, teniendo en cuenta que únicamente esta persona posee las calidades y capacidades para realizar cierta obra o tarea de carácter artístico.

El proceso de contratación se lleva a cabo con base en lo establecido a continuación: 6.1.6.1 ¿Quiénes pueden solicitar la contratación? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 6.1.6.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? Cuando las personas nombradas anteriormente requieran la prestación de servicios personales para sus dependencias, deberá presentar la solicitud de elaboración de contrato ante la Dirección General, por lo menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en la fecha inicialmente prevista. 6.1.6.3 ¿Cómo se debe solicitar? Las personas facultadas para solicitar la contratación en el IPES, deberán adjuntar los documentos relacionados y diligenciar los siguientes formatos:

a) Formato FO-186 Solicitud de elaboración del contrato o convenio. b) Formato FO-177: Certificado de inexistencia o insuficiencia del recurso humano de

planta c) Formato FO.256 Acto administrativo de justificación. d) Certificado de consulta del servicio en el SICE.

e) Formato FO-178: Estudios de conveniencia y oportunidad.

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f) Certificado de Disponibilidad Presupuestal g) Formato FO-185: Pliego de condiciones. h) Formato F-OAJ- 257: Recomendación de la invitación i) Formato FO-181: Invitación para presentar propuesta. j) Formato FO-182: Carta de presentación de la propuesta. k) Documentos del proponente l) Formato FO-184: Certificación de idoneidad. m) Acta de adjudicación emitida por el SIAFI.

6.1.6.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 6.1.6.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de elaboración de

contrato de recurso humano? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación:

a) Verifica que en el formato FO-186 (Solicitud de elaboración del contrato o convenio), el-la Subdirector Administrativo y Financiero y el –la Subdirector/a de Análisis y Diseño Estratégico, hayan otorgado el visto bueno para la realización de la contratación, de acuerdo con lo previsto en el plan de compras o de contratación de la entidad.

b) Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato.

Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado.

c) La revisión inicial de documentos por parte de la Subdirección Jurídica y de

Contratación, se adelantará en el término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la radicación.

d) Una vez se haya efectuado la totalidad de los ajustes requeridos y se haya

complementado la información, la dependencia solicitante deberá radicar nuevamente la solicitud de elaboración de contrato en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

6.1.6.6 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación, una vez se encuentre

la solicitud debidamente soportada y ajustada?

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b) El-la abogado-a responsable del proceso informará a la dependencia solicitante, la fecha y hora para que el-la contratista se presente en la Subdirección Jurídica y de Contratación para la suscripción del contrato.









NOTA 1. En caso de reasignarse la supervisión de un contrato, posterior a la suscripción del mismo, la dependencia que solicitó la contratación deberá proyectar el documento de designación de supervisión para la firma del-la Director-a General de la Entidad y deberá entregar copia de la misma a la persona designada, y remitir una copia a la Subdirección Jurídica y de Contratación con su respectiva acreditación de recibo por parte del nuevo supervisor, para su archivo en la carpeta del contrato.

NOTA 2. El-la supervisor-a del contrato deberá propender porque el-la contratista cumpla con los requisitos de perfeccionamiento (firma del contrato) y legalización (constitución de garantía-s) y demás compromisos derivados de la suscripción del contrato (pago de los

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derechos de publicación (si a ello hay lugar).

NOTA 3 El contrato o convenio y sus anexos permanecerán en el archivo de gestión de la Subdirección Jurídica y de Contratación por un término de dos (2) años.

6.1.7 ADQUISICION Y ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES El Instituto para la Economía Social, sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y agraria, podrá adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa, para tal efecto, el-la subdirector-a del área interesada adelantará el procedimiento de la contratación directa para que se realice el avalúo comercial del inmueble, ese avaluó lo podrá contratar la entidad con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o con cualquier persona natural o jurídica de carácter privado que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores, con el fin de verificar la capacidad y competencia para emitir avalúos (en este último caso el proceso de contratación será determinado en razón a la cuantía).

La Entidad deberá elaborar y suscribir los estudios previos correspondientes a efectos de comparar varias alternativas de inmuebles en el sector. En aquellos casos que se encuentren en el sector inmuebles de características similares, la entidad deberá compararlas para elegir la de menor valor conforme las características técnicas que requiera la Entidad.

En todo caso la entidad, podrá sin necesidad de obtener previamente varias ofertas, contratar directamente, de acuerdo a las condiciones del mercado, dejando constancia escrita de dicho análisis en el expediente de contratación.

Conforme a lo señalado en el Parágrafo del Articulo 4 del Decreto 3576 de 2009, la causal contenida en el literal i) del numeral 4 “Contratación directa” del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, referida al “arrendamiento o adquisición de inmuebles”, “comprende la posibilidad para la entidad estatal de hacerse parte de proyectos inmobiliarios, prescindiendo del avalúo a que se refiere el presente artículo, debiendo en todo caso adquirir el inmueble en condiciones de mercado”.

Una vez se cuente con el avalúo respectivo, deberá presentarse al propietario del bien inmueble la oferta económica, mediante escrito suscrito por el-la Director-a General Para el efecto, se otorgará un plazo de diez (10) días hábiles, para que el propietario remita la respuesta. La aceptación de la oferta realizada por el IPES deberá expresarse mediante escrito dirigido a la Dirección General de la entidad. Una vez se cuente con los documentos señalados anteriormente, deberá radicarse la solicitud de elaboración de contrato FO-186, con los requisitos que se establecen en este

capítulo.

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El Instituto para la Economía Social también podrá adquirir inmuebles por los motivos de utilidad pública establecidos en el artículo 58 de la Ley 388 de 1997, “Adquisición de inmuebles por enajenación voluntaria y expropiación judicial”. 6.1.7.1 ¿Quiénes pueden solicitar la contratación? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes pueden solicitar la iniciación de un proceso de contratación en sus distintas modalidades (FORMATO FO-186).

6.1.7.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? Cuando las personas nombradas anteriormente requieran la adquisición o el arrendamiento de un bien inmueble, deberá presentar la solicitud con por lo menos veinte (20) días hábiles antes de la fecha prevista para la adquisición o el arrendamiento del bien inmueble. Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el éxito del proceso en la fecha inicialmente prevista. 6.1.7.3 ¿Cómo se debe solicitar? Las personas indicadas en el numeral 2.2.2 deberán radicar en una carpeta los siguientes documentos, debidamente legajados y foliados, en estricto orden como se indica a continuación:

a) Estudios Económicos y de mercado, que incluye el Avalúo del inmueble. b) Formato FO-178: Estudios de conveniencia y oportunidad de la contratación. c) Estudios Previos d) Concepto técnico del encargado del área de planeamiento físico, y del (de la)

profesional que coordina esta área, el cual deberá estar suscrito por el-la Subdirector-a respectivo/a

e) Certificado de Disponibilidad Presupuestal. f) Documento de presentación de oferta por parte del IPES. g) Carta de aceptación de la oferta por parte del propietario del inmueble o la persona

autorizada para la enajenación o arrendamiento del inmueble. h) Documentos del oferente y documentos del inmueble i) Formato FO-256: Acto administrativo de justificación de la contratación directa. j) Acta de adjudicación emitida por el SIAFI. k) Formato FO-186: Solicitud de Elaboración de Contrato

Nota: Se debe anexar el Concepto técnico del Área de Planeamiento Físico, que deberá suscribirse por el-la Subdirector-a respectiva y el-Profesional que

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coordina el área de Planeamiento Físico, quienes deberá-n emitir concepto favorable o desfavorable donde se indique si el bien inmueble que se pretende arrendar o adquirir es adecuado para los fines que busca la entidad. El concepto deberá anexarse a los estudios de conveniencia y oportunidad.

6.1.7.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral 6.3.3. 6.1.7.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación:

a) Verifica que en el formato FO-186, el-la Subdirector-a Administrativo y Financiero y el –la Subdirector/a de Diseño y Análisis Estratégico hayan otorgado el visto bueno para la realización de la contratación, de acuerdo con lo previsto en el plan de compras o de contratación de la entidad.

b) Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato

(FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado.



d) Una vez se haya efectuado la totalidad de los ajustes requeridos y se haya

complementado la información, la dependencia solicitante deberá radicar nuevamente la solicitud de elaboración de contrato en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

6.1.7.6 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación, una vez se encuentre

la solicitud debidamente soportada y ajustada?


b) El-la abogado-a responsable del proceso informará a la dependencia solicitante, la fecha y hora para que el-la contratista se presente en la Subdirección Jurídica y de

Contratación para la suscripción del contrato.

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NOTA 1. En caso de reasignarse la supervisión de un contrato, posterior a la suscripción del mismo, la dependencia que solicitó la contratación deberá proyectar el documento de designación de supervisión para la firma del-la Director-a General de la Entidad y deberá entregar copia de la misma a la persona designada, y remitir una copia a la Subdirección Jurídica y de Contratación con la debida acreditación de recibo por parte del nuevo supervisor, para su archivo en la carpeta del contrato o convenio.

NOTA 2. El-la supervisor-a del contrato deberá propender porque el-la contratista cumpla con los requisitos de perfeccionamiento (firma del contrato) y legalización (constitución de garantía-s) y demás compromisos derivados de la suscripción del contrato (pago de los derechos de publicación, (cuando a ello haya lugar), constitución del NIT en el caso de la uniones temporales o consorcios).

NOTA 3 El contrato y sus anexos permanecerán en el archivo de gestión de la Subdirección Jurídica y de Contratación por un término de dos (2) años.

6.1.8 ADQUISICIÓN DE BIENES EN ESTABLECIMIENTOS DENOMINADOS

COMO “GRAN ALMACÉN”

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Nota: Entiéndase por “gran almacén”18 la sociedad, establecimiento, almacén de cadena, almacén distribuido por departamentos, supermercado, hipermercado y punto de mercadeo de productos de las cajas de compensación Familiar o conjunto de ellos cuando conformen un mismo partícipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos bienes por medida, sea al por mayor, o al detal, cuyos ingresos brutos19 bimensuales sean mayores o iguales a 3.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. La constancia de esta circunstancia deberá constar en los estudios de conveniencia y oportunidad.

6.1.8.1 ¿Quiénes pueden solicitar la Adquisición de bienes en establecimientos

denominados como “Gran Almacén” VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 6.1.8.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? Las personas nombradas en el numeral anterior, que requieran la celebración de un contrato de mínima cuantía, deberán presentar la solicitud de elaboración de contrato (FO-186), con la totalidad de los soportes requeridos y debidamente firmados, ante la Dirección General por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta incompleta o por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en el término inicialmente previsto. 6.1.8.3 ¿Cómo se debe solicitar? Las personas facultadas para solicitar la contratación en el IPES, deberán adjuntar los documentos relacionados y diligenciar los siguientes formatos:

a) Formato F-O-186: Solicitud de elaboración del contrato. : b) Formato FO-178: Estudios de conveniencia y oportunidad. c) Consulta del código CUBS del bien o servicio a contratar. (SICE) d) Estudios económicos para la contratación.

18

Definición de “Gran Almacén” según artículo1° de la Resolución 2416 de 2000 de la Superintendencia de

Industria y Comercio. 19

Para determinar los ingresos brutos se tendrá en cuenta todos los ingresos de los establecimientos de un

mismo gran almacén y los bimestres se contaran como se señala para la presentación del impuesto de industria

y Comercio.

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Este estudio deberá contener al menos tres (3) cotizaciones de los bienes o servicios que se pretenden contratar, las cuales deben cumplir los requisitos legales y estar debidamente firmadas.

e) Certificado de Disponibilidad Presupuestal para contratos. f) Formato FO-185: Pliego de condiciones. g) Formato FO-181 Invitación para presentar oferta. h) Formato de verificación de la oferta y los documentos presentados por el

proponente, según el caso, suscrito por quien-es realiza-n la verificación de las calidades y la capacidad técnica, y la experiencia del mismo, según los requerimientos definidos en el pliego de condiciones ó en el anexo técnico respectivo, por quien haya solicitado la contratación.

i) Acta de adjudicación, emitida por el sistema SIAFI. 6.1.8.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior.

6.1.8.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de Adquisición de bienes

en establecimientos denominados como “Gran Almacén”? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación :

a) Verifica que en el formato FO-186, el-la Subdirector Administrativo y Financiero y el Subdirector de Análisis y Diseño Estratégico hayan otorgado el visto bueno para la realización de la contratación, de acuerdo con lo previsto en el plan de compras o de contratación de la entidad.

b) Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato (FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado.


Contratación, se adelantará en el término máximo de diez (10) días hábiles

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contados a partir del día hábil siguiente a la radicación.

d) Una vez se haya efectuado la totalidad de los ajustes requeridos y se haya complementado la información, la dependencia solicitante deberá radicar nuevamente la solicitud de elaboración de contrato en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

6.1.8.6 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación, una vez se encuentre la

solicitud debidamente soportada y ajustada?

a) El-la abogado-a asignado-a elabora el proyecto de minuta del convenio o contrato y

solicita el visto bueno del (de la) Subdirector/a Jurídica y de Contratación.

b) El-la abogado-a responsable del proceso informará a la dependencia solicitante, la fecha y hora para que el-la contratista se presente en la Subdirección Jurídica y de Contratación para la suscripción del contrato.









NOTA 1. En caso de reasignarse la supervisión de un contrato, posterior a la suscripción del mismo, la dependencia que solicitó la contratación deberá proyectar el documento de designación de supervisión para la firma de la Dirección General de la Entidad y entregar

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copia de la misma a la persona designada, y otra copia a la Subdirección Jurídica y de Contratación con la debida acreditación de recibo por parte del nuevo supervisor, para su archivo en la carpeta del respectivo contrato o convenio.

NOTA 2. El-la supervisor-a del contrato deberá velar porque el-la contratista cumpla con los requisitos de perfeccionamiento (firma del contrato) y legalización (constitución de garantía-s) y demás compromisos derivados de la suscripción del contrato (pago de los derechos de publicación, constitución del NIT en el caso de la uniones temporales o consorcios).


6.2. LICITACION PÚBLICA La Licitación Pública es por regla general el procedimiento de selección de contratistas mediante el cual el Instituto para la Economía Social - IPES, formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de oportunidades los interesados presenten sus ofertas y el IPES seleccione entre ellas la más favorable para adquirir los bienes y servicios que se requieran. Los procesos licitatorios que adelante el Instituto para la Economía Social - IPES se surtirán de conformidad con las reglas establecidas en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto reglamentario 2474 de 2008 y este manual de procedimientos contractuales.

Conforme a lo señalado en el Artículo 14, incisos 4 a 9, de la Ley 1150 de 2007, para el procedimiento de Licitación Publica, se señalan las siguientes reglas:

“En la fecha señalada en el pliego de condiciones los oferentes presentarán los documentos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con la experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera requerida por la entidad. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.

La entidad dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones verificará el cumplimiento de los requisitos y condiciones señalados en el numeral anterior, con el fin de determinar cuáles de los oferentes pueden continuar en el proceso de selección. Con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en el pliego de condiciones, se realizará la subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta.

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En dicha subasta, los proponentes, en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas de conformidad con el pliego de condiciones, presentarán un proyecto de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la realización de posturas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por esta, la última presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta.

Se tomará como definitiva la propuesta de oferta inicial que haya realizado el oferente que no hizo uso de su derecho a presentar posturas, una vez concluido el tiempo previsto para el efecto.

En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica.

La herramienta electrónica que se emplee deberá permitir que en todo momento el proponente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado”.

Para este evento los pliegos de condiciones deberán contener las formulas o la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes, así como las condiciones mínimas establecidas en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

Nota: Una vez iniciado el proceso licitatorio, podrá ser suspendido en cualquier momento por el término no superior a quince (15) días hábiles lo cual deberá señalarse en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio de la Dirección del IPES se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que pueda afectar la normal culminación del proceso.20 El término señalado podrá ser mayor siempre que así lo justifique la Entidad en el acto administrativo de suspensión.

6.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTA MEDIANTE LICITACION PÚBLICA El proceso de selección mediante Licitación Pública se llevará a cabo a través de las siguientes etapas y se regirá por el procedimiento establecido a continuación:

Elaboración de estudios y documentos previos. Elaboración del Anexo Técnico Elaboración del proyecto de pliego de condiciones Solicitud del trámite de licitación pública ante la Dirección general del IPES. Radicación de la solicitud de contratación ante la Subdirección Jurídica y de

Contratación

20

Suspensión del proceso Licitatorio: Parágrafo 1° del artículo 5 del Decreto 2474 de 2008

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Constancia de envió de la comunicación a la Cámara de Comercio. Publicación de la convocatoria pública en prensa y en la página de contratación a la

vista y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP. Publicación del proyecto de pliego de condiciones y documentos previos en la

página de contratación a la vista y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.

Observaciones al proyecto de pliego de condiciones y respuesta a las mismas Visita a los lugares objeto de la licitación, cuando a ello haya lugar. Audiencia de análisis y distribución de riesgos Apertura del proceso. Publicación del pliego de condiciones definitivo en la página de contratación a la

vista y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP. Observaciones al pliego de condiciones definitivo y respuesta a las mismas Audiencia de aclaración del pliego. Adendas (si hay lugar a ellas) Recepción de Propuestas Cierre y apertura de propuestas Etapa de evaluación Traslado de informe de evaluación. Respuestas a las observaciones al informe de evaluación y consolidación del

mismo Audiencia de Adjudicación o declaratoria desierta del proceso. Suscripción del contrato en caso de adjudicación. Perfeccionamiento y legalización del contrato.

6.2.1.1 Quiénes pueden solicitar el trámite de una Licitación? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 6.2.1.2 ¿Cuándo se debe presentar la solicitud de una licitación? Los servidores enunciados en el numeral 2.2.2., que requieran un bien o servicio cuya cuantía supere la menor cuantía del IPES, deberán presentar la solicitud de contratación ante la Dirección General del IPES por lo menos cuatro (4) meses antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en la fecha inicialmente prevista. Previo al inicio de todo el trámite pre-contractual, la dependencia que solicitará la contratación deberá remitir mediante oficio a Subdirección Jurídica y de Contratación, en el formato (FO-186) la información de la apertura de la Licitación que se anunciará a la Cámara de Comercio de Bogotá, como mínimo con un mes de antelación a la fecha programada para la apertura de la misma. Esta solicitud deberá estar suscrita por el

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Subdirector/a o el/la asesor/a que solicita el proceso y deberá contener la siguiente información:

Objeto de la Licitación Presupuesto oficial Fecha aproximada de apertura Fecha aproximada de cierre.

6.2.1.3 ¿Cómo se debe solicitar la Licitación ante la Dirección General? Las personas facultadas para solicitar la contratación (numeral 2.2.2) en el IPES, deberán adjuntar los documentos relacionados y diligenciar los siguientes formatos:

a. Estudios y documentos previos y económicos para contratos.

b. Consulta del código CUBS del bien o servicio a contratar.

c. Certificado de Disponibilidad Presupuestal para contratos.

d. Anexos y formatos que deben adjuntarse al proyecto de pliego de condiciones, en especial el anexo técnico, conforme lo establecido en el Decreto 2474 de 2008.

e. Formato FO-186 – Solicitud de contratación.

6.2.1.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud?

Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 6.2.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación:

a) Verifica que en el formato FO-186, el-la Subdirector-a Administrativo y Financiero y el Subdirector/a de Análisis y Diseño Estratégico- hayan aprobado la inclusión de la contratación solicitada en el plan de compras o contratación.

b) Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato (FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado.

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c) La revisión inicial de documentos por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación, se adelantará en el término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la radicación. Sin perjuicio de que el plazo establecido para la revisión se prorrogue cuando se presente por parte del área/dependencia solicitante documentación/información faltante, deficiente o incompleta.

d) Una vez se hayan efectuado la totalidad de los ajustes requeridos y se haya

complementado la información, la dependencia solicitante deberá radicar formalmente solicitud de elaboración de contratación en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, previo visto bueno del abogado/a responsable del proceso.

6.2.1.6 Qué ocurre una vez revisado y verificado el cumplimiento de requisitos? La Subdirección Jurídica y de Contratación adelantará las actividades que a continuación se relacionan para cada etapa de la licitación, así:

a) Etapa Previa: Una vez recibida la solicitud del tramite establecido en el parágrafo 4 del Artículo 8 del

Decreto 2474 de 2008, por parte de la Subdirección o Asesoría que solicita el proceso, el-la abogado-a de la Subdirección Jurídica y de Contratación, procederá a remitir la información correspondiente a la apertura del proceso de licitación pública a la cámara de comercio de Bogotá a fin de integrar el Boletín Mensual.

El profesional o administrativo encargado de adelantar el proceso de licitación pública por parte de la Subdirección o Asesoría que solicita el trámite antes mencionado, deberá proyectar y tramitar la publicación del aviso de la licitación en un diario de amplia circulación, dentro de los diez (10) a los veinte (20) días calendario anteriores a la fecha de apertura. Aviso de prensa. (Artículo 30 numeral 3 ley 80 de 1993).

El-la abogado-a, coordina la revisión conjunta del Pliego de Condiciones (Formato FO-

185) con la Subdirección o Asesoría que solicitó la contratación y con la Subdirección Administrativa y Financiera.

El-la abogado-a proyecta el aviso de convocatoria y tramita su publicación en la

página de contratación a la vista y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.

El-la profesional abogado-a publica el proyecto de pliego de condiciones en la

página web del Distrito-Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura, junto con los anexos, los estudios y los

http://www.bogota.gov.co/contratación

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demás documentos previos que sirvieron de base para su elaboración.

Nota 1.: Conforme al Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 se publicaran los documentos señalados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP.

Nota 2: La aceptación o rechazo de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, que surjan en esta etapa se hará de manera motivada en documento a parte, para lo cual se podrán agrupar aquellas de naturaleza común y el contenido de los documentos físicos, así como los que se publican en la página son responsabilidad de quienes proyectaron los documentos.

b) Duración de la Licitación Se entiende como plazo de la licitación el término comprendido entre la apertura (fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas) y el cierre (fecha límite para la presentación de propuestas), etapa durante la cual la Subdirección Jurídica y de Contratación realiza las siguientes actividades:

El-la abogado-a elabora, para la firma del-la Directora-a General, la Resolución de Apertura de la licitación en la cual determinará el plazo para la licitación, el cronograma de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma y nombra el Comité evaluador, según formato.

Previo a la publicación del pliego de condiciones, deberá ser revisado, aprobado y

firmado por todos los integrantes del comité que participaron en la formulación del pliego y que participaran en la verificación y evaluación de las propuestas; y por la Dirección General del Instituto Para la Economía Social- IPES.

Una vez aprobadas y firmados por el-la Directora-a General, el abogado/a pública

simultáneamente la Resolución de Apertura y el Pliego de condiciones definitivo en la página web del Distrito - Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP.


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Nota: El-la Director-a General del IPES revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección en los casos previstos en el parágrafo segundo del artículo 5° del Decreto 2474 de 2008. 21 22

El-la abogado-a remite las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones

formuladas por los proponentes, a los integrantes del Comité Evaluador del IPES que corresponda según su naturaleza (jurídica, financiera, técnica o económica) y consolida el Acta de Respuestas, la cual se deberá publicar en la página web del Distrito - Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP. El contenido de las respuestas y la remisión oportuna que se haga de las mismas para garantizar su publicación, serán responsabilidad de quien las emita.

El-la abogado-a coordina la realización de la Audiencia de Aclaraciones, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de apertura de la licitación, con el fin de precisar el contenido y alcance del Pliego de Condiciones, de la cual levantará un Acta que publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su realización. A esta audiencia deberán asistir todos los miembros del Comité Evaluador.

a) El-la abogado-a remite las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones

formuladas por los proponentes después de la Audiencia de Aclaraciones, al Comité Evaluador según su naturaleza (jurídicas, financieras, técnicas o económicas), así como de las solicitudes allegadas a la entidad, a través de la página web de Contratación a la Vista, el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP ó del correo electrónico de la entidad ó que fueron remitidas vía fax o radicadas mediante escrito en la oficina de correspondencia del IPES. Cada integrante dará respuesta según su competencia y radica en la Subdirección Jurídica y de Contratación en documento físico el acta de Respuestas, adicionalmente el documento deberá ser remitido al correo institucional del – de la abogado-a encargado-a del proceso para que

21 Parágrafo 2°. En el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las

circunstancias contempladas en el artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, la Entidad revocará el acto

administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección.

22 Código Contencioso Administrativo Art. 69.- CAUSALES DE REVOCACIÓN. Los actos administrativos

deberán ser revocados por los mismos funcionarios que los hayan expedido o por sus inmediatos superiores, de

oficio o a solicitud de parte, en cualquiera de los siguientes casos:

1. Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley.

2. Cuando no estén conformes al interés público o social, o atenten contra él.

3. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona.


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sea publicada en la página web del Distrito-Contratación a la Vista antes del cierre de la licitación pública.

b) Cuando como consecuencia de las observaciones se requiera modificar el Pliego de Condiciones, el área o dependencia encargada de emitir la respuesta señalará la forma como deba modificarse y en el mismo documento de respuesta solicitará a la expedición de la adenda.

c) El-la abogado-a expedirá las adendas al pliego de condiciones, que sean pertinentes,

como resultado de lo debatido en la audiencia de aclaraciones o como resultado de las observaciones presentadas por los proponentes después de esa audiencia, y los publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP, previa la revisión, aprobación y firma de la adenda. En relación con el termino para expedir adendas, se tendrá en cuenta lo señalado en el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, que señala: “El inciso 2° del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 quedará así: Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales".

d) El-la abogado-a proyectará el acto de prórroga del plazo (periodo comprendido entre la apertura y el cierre del proceso) de la licitación, mediante la adenda respectiva, que será suscrito por el-la Director-a General de la entidad, cuando como resultado de las observaciones presentadas en la audiencia de aclaraciones la entidad lo considere necesario y/ o a solicitud del comité evaluador y/o las áreas técnicas involucradas en el proceso, en todo caso la prórroga no podrá ser superior a la mitad del termino inicialmente fijado.

c) PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

En esta etapa, la Subdirección Jurídica y de Contratación realiza las siguientes actividades: 1) El-la abogado-a, junto con los miembros del Comité Evaluador, recibe las propuestas

en el acto de cierre del proceso licitatorio y elabora el Acta de Cierre. Una vez firmada por los miembros del comité evaluador y los asistentes a la Audiencia de cierre, el documento se publicará, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, en la página web del Distrito en el portal de Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP.

2) Mediante oficio el-la abogado-a envía las propuestas al Comité evaluador del proceso

licitatorio para que una vez revisadas remitan la evaluación correspondiente a la Subdirección Jurídica y de Contratación por escrito dentro del término

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#30.5.2

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señalado en el oficio remisorio de las propuestas, en la cual deberán indicar los aspectos habilitantes, los que son susceptibles de aclarar y aquellos que inhabilitan la propuesta, según corresponda; y el puntaje asignado a los aspectos técnicos y económicos. Independientemente del resultado, las propuestas deberán verificarse en su totalidad y en las actas de verificación y evaluación deberán estar incluidos todos los aspectos previstos en el pliego de condiciones y en el anexo técnico.

3) El-la abogado-a publica los informes de evaluación y verificación de las propuestas

para efectuar su traslado, mediante su publicación en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP en un término hasta de tres (3) días hábiles, término dentro del cual los proponentes pueden: aclarar los aspectos de la propuesta indicados en el informe de evaluación y/o presentar observaciones al mismo y/o subsanar lo requerido por la Entidad.

4) Los proponentes pueden consultar los informes en la página web del Distrito -

Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP, o en la Subdirección Jurídica y de Contratación del IPES.

5) Si se presentan observaciones al Informe de Verificación y Evaluación Preliminar, o si

los proponentes radican documentos aclaratorios de la propuesta, el abogado los remitirá al/los miembro-s del Comité Evaluador que corresponda-n, según su carácter (jurídicas, financieras, técnicas o económicas).

6) Dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones para responder las

observaciones, los miembros del comité revisarán los documentos presentados por los proponentes y emitirán el informe de evaluación el cual será remitido por escrito y en forma digital a la Subdirección Jurídica y de Contratación, junto con las respuestas a las observaciones que se hayan presentado.

7) El-la abogado-a consolida en documento separado los resultados de la evaluación y

una vez suscritos por los miembros del Comité Evaluador lo publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP, junto con las verificaciones jurídica, financiera y técnico; la evaluación técnica y económica y las respuestas a las observaciones.

Nota: Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalaran en el pliego de condiciones teniendo en cuenta la naturaleza, objeto y cuantía del proceso, sin embargo a Dirección General podrá prorrogar mediante acto administrativo motivado dichos plazos antes de su vencimiento y por un termino total no mayor a la mitad del inicialmente fijado siempre que las necesidades de la administración así lo exijan.

8) El-la abogado-a proyecta la Resolución de Adjudicación o de Declaratoria de Desierta

de la licitación, para ser leídas en audiencia, según el caso, una vez aprobadas por el la Subdirector/a Jurídica y de Contratación.


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9) El–la abogado-a coordinará la audiencia de adjudicación o de declaratoria desierta del proceso para lo cual deberá comunicar por escrito el lugar, fecha y hora en la que se llevará a cabo la citada audiencia a los proponentes, a los miembros del Comité Evaluador y al Asesor de Control Interno.

Nota: De conformidad con el artículo 9 de La ley 1150 de 2007 la adjudicación de los procesos licitatorios se realizara de manera obligatoria en audiencia pública mediante resolución motivada la cual se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia.

Nota: Aunque el acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario, la ley 1150 de 2007 señala dos excepciones a la irrevocabilidad del acto: a) Cuando se presente una causal de inhabilidad o incompatibilidad que recaiga sobre el contratista dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo y b) Cuando se demuestre que el acto se obtuvo por medios ilegales.

10) Una vez concluida la audiencia el profesional abogado deberá publicar dentro de los

tres (3) días hábiles siguientes la resolución de adjudicación o declaratoria desierta del proceso y el acta de la audiencia en la página Web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP.

11) Si la contratación se declara desierta, el acto administrativo debe publicarse en la página web del Distrito Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la resolución por medio de la cual se declaró desierto el proceso.

12) La Subdirección o Asesoría encargada de adelantar el proceso de selección, ingresara

y aprobará en el software SIAFI de contratación la resolución de adjudicación.

6.2.1.7 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación , una vez se encuentre

adjudicado el contrato?

a) El-la abogado-a asignado-a elabora el proyecto de minuta del contrato y solicita el visto bueno del (de la) Subdirector/a Jurídica y de Contratación.

b) El-la abogado-a responsable del proceso informará a la dependencia solicitante. El adjudicatario deberá presentarse en el término indicado en el pliego de condiciones y la audiencia pública de adjudicación, para la suscripción del contrato en la Subdirección Jurídica y de Contratación.


del IPES, el-la secretario de la Subdirección Jurídica y de Contratación ingresará

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en el software los datos básicos del contrato y adjuntará la minuta del contrato.



f) El-la secretario de la Subdirección Jurídica y de Contratación remite una copia del

contrato o convenio a la Subdirección Administrativa y Financiera como soporte para la elaboración del registro presupuestal.



NOTA 1. En caso de reasignarse la supervisión de un contrato, posterior a la suscripción del mismo, la dependencia que solicitó la contratación deberá proyectar el documento de designación de supervisión para la firma del-la Director-a General de la Entidad y deberá entregar copia de la misma a la persona designada, y remitir una copia a la Subdirección Jurídica y de Contratación con la debida constancia de recibo por parte del nuevo supervisor designado, para su archivo en la carpeta del contrato.

NOTA 2. El-la supervisor-a del contrato deberá propender porque el-la contratista cumpla con los requisitos de perfeccionamiento (firma del contrato) y legalización (constitución de garantía-s) y demás compromisos derivados de la suscripción del contrato (pago de los derechos de publicación, y constitución del NIT en el caso de la uniones temporales o consorcios). Para mayor claridad revisar capitulo de la supervisión/interventoría de los contratos


6.2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA DE MANERA DINÁMICA MEDIANTE SUBASTA INVERSA EN LA LICITACIÓN PÚBLICA

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El proceso de selección mediante Licitación Pública a través de la presentación de la oferta dinámica mediante subasta inversa, se llevara a cabo conforme las reglas generales para dicho procedimiento (Capitulo 6) y en lo referente a la subasta inversa, la misma se sujetara a las reglas señaladas en el Articulo 14 parágrafo 4 y siguientes del Decreto 2474 de 2008. 6.3 SELECCIÓN ABREVIADA

La selección abreviada es el procedimiento establecido por la ley para adelantar procesos de contratación de manera simplificada de acuerdo con:

Las características del objeto a contratar. La cuantía del bien, obra o servicio. Las circunstancias de la contratación. La destinación del bien obra o servicio.

El procedimiento de selección abreviada aquí descrito deberá aplicarse en los siguientes casos:

a) Cuando el IPES pretenda la adquisición o suministro de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización para las entidades publicas, siempre y cuando sean iguales o superiores al 10% de la menor cuantía.

Nota: Por bienes y servicios de común utilización entiéndase aquellos que generalmente son requeridos por las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos y son suficientes para la satisfacción de las necesidades de la Entidad. No se consideran bienes de características técnicas uniformes las obras públicas y los servicios intelectuales los cuales deben contratarse por las modalidades correspondientes a la licitación y el concurso de méritos.

b) Cuando de acuerdo con el presupuesto asignado a la entidad, el IPES pretenda

adelantar contrataciones de menor cuantía. c) Cuando un proceso de Licitación Pública se declare desierto, caso en el cual la

Entidad deberá iniciar la Selección Abreviada dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta del proceso inicial.

d) Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los

programas de protección de personas amenazadas; programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la Ley , incluida la atención de los respectivos grupos familiares; programas de atención a población desplazada por la violencia; programas de protección de derechos humanos de

grupos de personas habitantes de la calle; niños y niñas o jóvenes

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involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo; y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.

e) Cuando se requiera enajenar bienes del estado con excepción de aquellos a que

se refiere la Ley 226 de 199523.

f) Otros.24 En los procesos de selección abreviada que adelante el Instituto para la Economía Social – IPES, la oferta más favorable será la que resulte de aplicar algunas de las siguientes alternativas:

En los procesos de selección abreviada por subasta inversa:

a) Aquella que ofrezca el menor valor.

En los procesos de selección abreviada de menor cuantía:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en los puntajes y las formulas señaladas en el pliego de condicionesConforme a lo señalado en el Artículo 17 del Decreto2474 de 2008, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas, uniformes y de común utilización, sin consideración a su cuantía, la entidad contratante deberá hacer uso de los procedimientos de subasta.

El Artículo 18 del Decreto en mención define la subasta inversa como una “una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente decreto y en los respectivos pliegos de condiciones”.

Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se tendrá como único criterio de evaluación el precio.

23

Se refiere a la propiedad accionaria estatal. 24

Otras causales de selección abreviada son: a) Los actos y contratos que tengan por objeto directo las

actividades que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas

Industriales y Comerciales estatales y de las Sociedades de Economía Mixta. b) Las contrataciones de bienes

y servicios que se requieran para la defensa de la seguridad nacional. C) Cuando se pretenda la adquisición de

productos de origen o destinación agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas. D)

Cuando se requiera la celebración de contratos para la prestación de los servicios de salud.

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En aquellos casos que los bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la entidad contratante deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda.

En la audiencia de subasta inversa presencial, los lances de presentación de las propuestas se hacen con la presencia física de los proponentes y por escrito. De conformidad con lo anterior, el IPES procederá a realizar la subasta inversa presencial en audiencia pública, en la fecha, hora y lugar que establezca para el efecto, información que será comunicada a los proponentes que resulten habilitados, por escrito y/o a través de la dirección electrónica www.bogota.gov.co/contratación y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP. A la audiencia pública de subasta inversa presencial, asistirán el proponente o el representante legal cuando se trate de personas jurídicas o de consorcios o uniones temporales que se encuentren habilitados, con el documento de identificación correspondiente. En caso de apoderado, deberá allegar el poder respectivo en el cual se determine que está ampliamente facultado para participar en la audiencia y hacer lances para mejorar la oferta económica inicial dentro de la subasta. El poder se debe presentar con las formalidades que establece la ley para este tipo de documentos, es decir debidamente autenticado y con presentación personal. Solamente los proponentes que se encuentren habilitados podrán hacer lances para mejorar su oferta económica inicial. Antes de dar inicio a la realización de los lances en la audiencia de subasta inversa presencial, a cada proponente se le asignará una contraseña con la cual se identificará a lo largo de la audiencia. Ningún proponente podrá conocer durante el desarrollo de la subasta la identificación de los otros proponentes que están efectuando lances, así como el valor de las propuestas presentadas por sus competidores, ni tampoco la posición que ocupó en el momento de la postura. El IPES distribuirá entre los proponentes habilitados asistentes, los sobres y formularios en los cuales presentarán mejora de la oferta económica inicial o la expresión clara e inequívoca que no se hará ningún lance que mejore los precios ofertados. Una vez se dé inicio a la audiencia, el IPES procederá a abrir los sobres que contienen la oferta económica inicial de los proponentes habilitados; para el efecto se tomará el valor TOTAL de la propuesta económica incluido IVA, siempre que haya cotizado la totalidad de los servicios e insumos que se registran en el Formato correspondiente a la “Propuesta Económica” contenido en el pliego de condiciones respectivo.

Durante la audiencia, los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y demás presentes. Quien preside la audiencia podrá


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tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella a quien con su comportamiento altere su normal curso.

Corrección aritmética de las propuestas Los errores e imprecisiones de tipo aritmético que sean cometidos por el proponente en su oferta económica inicial serán corregidos por la entidad y éste será el valor que tomará la entidad para efectos de la oferta económica inicial y adelantar el proceso de subasta. La corrección la realizará la entidad una vez se abran los sobres que contienen la oferta económica inicial de los proponentes habilitados y previo a la realización del primer lance. Por error aritmético, se entiende aquel en que incurre el proponente cuando realiza una indebida operación matemática, pero con la certeza de las cantidades, requerimientos y valores. Las correcciones efectuadas a las ofertas de los proponentes, según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para éstos. Posteriormente, se comunicará a los asistentes a la audiencia cual fue el menor precio inicialmente ofertado, con el fin que los proponentes a partir del mismo procedan a realizar lances para mejorar su oferta económica inicial. Los demás errores e imprecisiones cometidos por el proponente en el aspecto económico durante los lances que se realicen en la audiencia de subasta inversa no serán corregidos por la entidad, por lo tanto vinculan legítimamente al oferente y lo obligan al cumplimiento de lo ofertado. Procedimiento para efectuar los lances El IPES, otorgará a los proponentes el termino establecido en el pliego de condiciones respectivo, para hacer un primer lance que mejore la menor de las ofertas económicas iniciales, para lo cual tendrá en cuenta que la reducción del valor también deberá ser el señalado en el respectivo pliego de condiciones, para que sea válido. Durante dicho término, los postores podrán realizar todas las coordinaciones internas que requieran, ya sea por vía telefónica u otros medios análogos disponibles con la finalidad de hacer propuestas serias. El IPES repetirá el procedimiento descrito en el anterior párrafo, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba lance alguno que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. En cada ronda el proponente efectuará un lance, aplicando el mismo porcentaje establecido en el pliego de condiciones para la mejora de oferta, sobre la última oferta de menor valor presentada.

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Toda propuesta posterior anula la anterior del mismo proponente, de tal forma que al final del proceso la última propuesta que se toma de cada proponente se constituirá como la propuesta económica definitiva. Cuando un proponente presente un lance no válido no podrá seguir presentando posturas durante la subasta, caso en el cual se tomará como propuesta económica de este proponente, el último lance efectuado de manera válida. En el caso que un proponente no haga lances de precio, durante el tiempo que se ha establecido para hacer los mismos, se entenderá que su propuesta económica inicial es su propuesta económica definitiva. En el evento que un proponente decida no participar en un lance, no podrá continuar participando en el proceso de subasta; en este caso la entidad tomará como su propuesta definitiva el último valor válidamente ofertado. Para efectos de realizar los lances, los proponentes utilizarán los sobres y los formularios que le suministre la entidad. El asesor de Control Interno del IPES ó la persona designada por éste, recogerá los sobres de todos los participantes. Así mismo, la entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado. En el caso que el proponente no diligencie el formulario que suministre la entidad para realizar los lances o no exprese de manera clara e inequívoca que no se hará ningún lance que mejore los precios ofertados, se tomará como su propuesta económica la última oferta realizada de manera válida y no podrá seguir participando en el proceso de subasta inversa. Los valores de las ofertas económicas que se registren en los formularios dispuestos para el efecto no deben tener tachaduras. En el evento que se presenten cifras con tachaduras, el proponente debe anotar de nuevo la cifra que considere correcta y refrendarla con su firma. En caso que no refrende la cifra, se tendrá como un lance no válido y la entidad tomará como valor de la propuesta el último valor válidamente ofertado y el proponente no podrá continuar participando en el proceso de subasta. En el evento que un proponente habilitado no asista a la audiencia pública de subasta inversa, la entidad tomará como su propuesta económica definitiva la oferta económica inicial. Así mismo, una vez se dé inicio a la audiencia de subasta pública no se permitirá la participación de aquellos proponentes habilitados que no se encontraban al momento de la asignación de la contraseña; en este caso, la entidad tomará como su propuesta económica definitiva, la oferta económica inicial. Cuando el comité evaluador considere que una propuesta es artificialmente baja, la entidad, en la subasta, adelantará el proceso establecido en el artículo 13 del Decreto No. 2474 de 2008.

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Criterios de desempate En caso de existir empate entre los proponentes, se adjudicará el contrato al proponente que presentó la menor oferta económica inicial, en ese caso y para efectos del contrato se tomará el último valor ofertado que motivó el empate. De persistir el empate, este se dirimirá mediante sorteo, para lo cual se procederá de la siguiente manera: 1. Se insertarán en un sobre de manila, el número de sobres de acuerdo con el número de

proponentes empatados, de características iguales los cuales contendrán papeletas, una con el término “ADJUDICADA” y la otra, o las demás con la frase “NO ADJUDICADA”.

2. En otro sobre se insertarán papeletas, cada una con un número de acuerdo al número de proponentes (1, 2, …n).

3. Los representantes de los proponentes o apoderados facultados, que se encuentran empatados se acercarán uno a la vez, siguiendo, en orden ascendente, de acuerdo con las papeletas señaladas en el numeral anterior y procederán a sacar uno de los sobres que contienen las papeletas señaladas en el numeral primero.

4. El proponente que saque la papeleta marcada con el término “ADJUDICADA” será el proponente a quien se le ADJUDICARÁ el contrato que se deriva del proceso de selección abreviada mediante subasta inversa.

Nota: Sólo podrán participar en el sorteo los proponentes habilitados que estén presentes en la audiencia de subasta.

Reglas que se deben tener en cuenta en la audiencia de subasta inversa presencial. 1. Los lances para mejorar la propuesta económica se deben realizar en pesos colombianos. 2. La subasta iniciará a la hora que establezca la entidad. Es de tenerse en cuenta lo señalado en el Articulo 19 y siguientes del Decreto 2474 de 2008, para la aplicación de la subasta inversa en la adquisición de bienes y servicios de características técnicas, uniformes y de común utilización En uno y otro caso, el procedimiento que deberá seguirse para la presentación y verificación de requisitos habilitantes y la audiencia de subasta inversa será el establecido en los artículos 19 y siguientes del decreto 2474 de 2008 y en el pliego de condiciones correspondiente. Para este evento los pliegos de condiciones deberán contener las condiciones mínimas establecidas en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

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Nota: El proceso de selección abreviada podrá ser suspendido en cualquier momento por el término que se señale en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio de el/la Directora - a del IPES se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que pueda afectar la normal culminación del proceso.25

6.3.1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y/O SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIÓN

El proceso de selección abreviada para la adquisición o suministro de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por las entidades del Estado, se llevará a cabo a través del procedimiento de subasta inversa26 y se regirá por las etapas establecidas a continuación:

Elaboración de estudios y documentos previos. Solicitud del trámite de selección abreviada ante la Dirección general del IPES. Radicación de la Solicitud de contratación ante la Subdirección Jurídica y de

Contratación. Publicación aviso de convocatoria pública, en la página de contratación a la vista y

el Sistema Electrónico para la Contratación publica - SECOP. Publicación proyecto de pliegos de condiciones y documentos previos, en la página

de contratación a la vista y el Sistema Electrónico para la Contratación pública - SECOP

Observaciones al proyecto de pliego de condiciones y respuesta a las mismas Apertura del proceso y publicación de pliego de condiciones definitivo y de los

anexos en la página de contratación a la vista y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.

Observaciones al pliego de condiciones definitivo y respuesta a las mismas Adendas (si hay lugar a ellas) Recepción de Propuestas Cierre y apertura de propuestas Etapa de verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas. Traslado de informe de verificación.

25

Suspensión del proceso de selección abreviada: Parágrafo 1° del artículo 5 del Decreto 2474 de 2008: “El

proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, señalado en

el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio de la entidad se presenten circunstancias de interés

público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este

término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, de lo cual se dará cuenta en el acto que lo señale”.

26

De conformidad con el artículo 17 del decreto 2474 de 2008, para la adquisición de de bienes o servicios de

características uniformes y de común utilización, deberá hacerse uso de los procedimientos de subasta inversa,

compra por acuerdos marco de precios o adquisición a través de Bolsa de productos. En la medida en que solo

se ha reglamentado el procedimiento de subasta inversa, este será el adoptado por la entidad hasta que la

reglamentación correspondiente sea expedida.

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Respuestas a las observaciones y consolidación del informe de evaluación Audiencia de subasta. Audiencia de Adjudicación o declaratoria desierta del proceso. Suscripción del contrato. Perfeccionamiento y Legalización del contrato

6.3.1.1 Quiénes pueden solicitar el trámite de una Selección Abreviada? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 6.3.1.2 ¿Cuándo se debe presentar la solicitud de una Selección Abreviada? Las dependencias que requieran un bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las Entidades, que correspondan a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, deberán presentar la solicitud de contratación ante la Dirección General del IPES por lo menos tres (3) meses antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en la fecha inicialmente prevista. 6.3.1.3 ¿Cómo se debe solicitar el procedimiento de Selección Abreviada ante la Dirección General? Las personas facultadas para solicitar la contratación (numeral 2.2.2) en el IPES, deberán adjuntar los documentos relacionados y diligenciar los siguientes formatos:

a. Formato FO-185: Estudios de conveniencia y oportunidad.

b. Estudios económicos para contratos.

c. Consulta del código CUBS del bien o servicio a contratar. d. Certificado de Disponibilidad Presupuestal para contratos.

e. Pliego de condiciones con sus anexos y ficha técnica27.

27 De conformidad con el inciso 2 del Artículo 20 del Decreto 2474 de 2008, las fichas técnicas deberán

contener, como mínimo: a) Denominación de bien o servicio; b) Denominación técnica del bien o servicio c)

Unidad de medida y d) Descripción general.

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f. Formato FO-186 – Solicitud de contratación.


Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior.

6.3.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación:

a) Verifica que en el formato FO-186, el Subdirector-a Administrativo y Financiero y el Subdirector/a de Análisis y Diseño Estratégico hayan aprobado la inclusión de la contratación solicitada en el plan de compras o contratación.

c) b) Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de

contrato (FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado




complementado la información, la dependencia solicitante deberá radicar nuevamente la solicitud de elaboración de contratación en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, previo visto bueno del abogado/a responsable del proceso.

6.3.1.6 Qué ocurre una vez revisado y verificado el cumplimiento de requisitos? La Subdirección Jurídica y de Contratación adelantará las actividades que a continuación se relacionan para cada etapa de la Selección Abreviada, así: a) Etapa Previa:

.

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El abogado/a coordina la revisión conjunta del Pliego de Condiciones con la

dependencia que solicitó la contratación y con la Subdirección Administrativa y Financiera.

El abogado/a proyecta el aviso de convocatoria y tramita su publicación en la

página de contratación a la vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Púbica SECOP.

El profesional abogado pública el proyecto de pliego de condiciones en la página

Web del Distrito-Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación), y el Sistema Electrónico para la Contratación Púbica SECOP con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura, junto con los anexos, la ficha técnica y los demás documentos que sirvieron de base para su elaboración.


Nota 2: La aceptación o rechazo de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, que surjan en esta etapa se hará de manera motivada en documento a parte, para lo cual se podrán agrupar aquellas de naturaleza común y el contenido de los documentos físicos, así como los que se publican en la página son responsabilidad de quienes proyectaron los documentos.

b) Duración de la Selección Abreviada Se entiende como plazo de la selección abreviada el término comprendido entre la apertura (fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas) y el cierre (fecha límite para la presentación de propuestas), etapa durante la cual la Subdirección Jurídica y de Contratación realiza las siguientes actividades: El-la abogado-a remite las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones formuladas por los proponentes, a los integrantes del Comité Evaluador del IPES que corresponda según su naturaleza (jurídica, financiera, técnica o económica) y consolida el Acta de Respuestas, la cual se deberá publicar en la página web del Distrito - Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP. El contenido de las respuestas y la remisión oportuna que se haga de las mismas para garantizar su publicación, serán responsabilidad de quien las emita. El abogado/a elabora, para la firma del-la directora-a general, la Resolución de

Apertura del proceso de selección abreviada en la cual determinará el plazo para la entrega de propuestas, el cronograma de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma y nombra el Comité evaluador, según formato FO-066.

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Una vez aprobadas y firmados por el-la Directora-a General, el abogado/a pública

simultáneamente la Resolución de Apertura y el Pliego de condiciones definitivo en la página web del Distrito - Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP. Previo a la publicación del pliego de condiciones, deberá ser revisado, aprobado y firmado por todos los integrantes del comité que participó en la formulación del pliego y que participará en la verificación y evaluación de las propuestas.

Nota: El-la director-a del IPES revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección en los casos previstos en el parágrafo segundo del artículo 5° del Decreto 2474 de 2008.

El-la abogado-a remite las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones

formuladas por los proponentes, a los integrantes del Comité Evaluador del IPES que corresponda según su naturaleza (jurídica, financiera, técnica o económica) y consolida el Acta de Respuestas, la cual se leerá en la Audiencia de Aclaraciones y se incorporará al Acta de la Audiencia. El contenido de las respuestas y la remisión oportuna que se haga de las mismas para garantizar su publicación, serán responsabilidad de quien las emita. El abogado/a Coordina la consulta del Pliego de Condiciones.

El abogado/a remite las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones formuladas por los proponentes, al Comité Evaluador según su naturaleza (jurídicas, financieras, técnicas o económicas), así como de las solicitudes allegadas a la entidad, a través de la página web de Contratación a la Vista ó el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP o el correo electrónico de la entidad ó que fueron remitidas vía fax o radicadas mediante escrito en la oficina de correspondencia del IPES, y consolida el Acta de Respuestas, la cual debe ser revisada, aprobada y firmada por los integrantes del Comité Evaluador y la publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista antes del cierre del proceso de selección. Cuando como consecuencia de las observaciones se requiera modificar el Pliego de Condiciones, el área o dependencia encargada de emitir la respuesta señalará la forma como deba modificarse y en el mismo documento de respuesta solicitará a la expedición de la adenda.

El abogado/a expedirá las adendas al pliego de condiciones, si lo considera

pertinente, mínimo con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha de cierre del proceso, como resultado de las observaciones presentadas por los proponentes, y las publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista, el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP previa la revisión, aprobación y firma de la adenda.

Nota: En relación con el termino para expedir adendas, se tendrá en cuenta lo señalado en

el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, así: “El inciso 2° del numeral 5 del



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artículo 30 de la Ley 80 de 1993 quedará así: Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales".

El abogado/a proyectará el acto de prórroga del plazo para presentar propuestas, mediante la adenda respectiva, que será suscrito por el-la Director-a General de la entidad, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, a solicitud del comité evaluador y/o las áreas técnicas involucradas en el proceso.

c) PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES. En esta etapa, la Subdirección Jurídica y de Contratación realiza las siguientes actividades: 1. El abogado/a, junto con los miembros del Comité Evaluador, recibe las propuestas en

el acto de cierre del proceso de selección abreviada. Una vez firmada el acta de la audiencia de cierre por parte de los miembros del comité evaluador y los asistentes a la Audiencia de cierre, está se publicará, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, en la página Web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP.

2. Mediante oficio el-la abogado-a remite las propuestas al Comité evaluador del proceso

de selección para que una vez revisadas remitan la verificación correspondiente a la Subdirección Jurídica y de Contratación por escrito dentro del término señalado en el oficio remisorio de las propuestas, en la cual deberán indicar los aspectos habilitantes, los que son susceptibles de aclarar y aquellos que inhabilitan la propuesta, según corresponda; y el puntaje asignado a los aspectos técnicos y económicos

3. El-la abogado-a publica los informes de evaluación y verificación de las propuestas

para efectuar su traslado, mediante su publicación en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP por el término de tres (3) días hábiles, término dentro del cual los proponentes pueden: aclarar los aspectos de la propuesta indicados en el informe de verificación de requisitos habilitantes y/o presentar observaciones al mismo

Nota. La posibilidad de requerir o subsanar documentos o requisitos habilitantes podrá ejercerse por parte del IPES hasta el momento previo a la realización de la subasta inversa de conformidad con lo establecido por el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008.

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4. Si se presentan observaciones al Informe de Verificación Preliminar, o si los proponentes radican documentos aclaratorios de la propuesta, el abogado los remitirá al/los miembro-s del Comité Evaluador que corresponda-n, según su carácter (jurídicas, financieras, técnicas o económicas).

. 5. Dentro el plazo establecido en el pliego de condiciones para responder las

observaciones, los miembros del comité revisarán los documentos presentados por los proponentes y emitirán el informe de verificación definitivo el cual será remitido por escrito a la Subdirección Jurídica y de Contratación , junto con las respuestas a las observaciones que se hayan presentado.

6. Si sólo un (1) oferente resulta habilitado para participar en la subasta, el IPES ampliará

el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por dos (2) días hábiles, informando el termino de verificación de requisitos habilitantes por parte del Comité Evaluador; así mismo, se comunicara el lugar, la fecha y hora de realización de la nueva audiencia pública de Subasta Inversa, y los oferentes habilitados y no habilitados.

Finalizada la etapa anterior, el IPES procederá a realizar la Audiencia Pública de Subasta Inversa Presencial. Si después de surtido este procedimiento no se alcanza la pluralidad de proponentes habilitados, el IPES adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 22 del Decreto 2474 de 2008. La adjudicación se llevará a cabo en audiencia pública, para lo cual se informará a los proponentes el lugar, la fecha y la hora para su realización.

7. Si vencido este plazo no se alcanza la pluralidad de proponentes habilitados, el IPES adjudicará el contrato al único proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones.

8. Si se alcanza la pluralidad de proponentes habilitados, el-la abogado-a encargado del proceso remitirá a los miembros del Comité Evaluador los documentos aportados durante este plazo para que luego de su revisión, emitan un último informe de verificación de requisitos habilitantes. 9. Siempre que exista pluralidad de proponentes, el-la abogado-a encargado del proceso coordinará la realización de la audiencia de subasta inversa, para lo cual comunicará a los proponentes, a los miembros del comité evaluador y a control interno, el lugar, fecha y hora en la que se desarrollará la audiencia. 10. El procedimiento que se seguirá para el desarrollo de la subasta inversa será el previsto en el artículo 25 del Decreto 2474 de 2008 y lo señalado en el pliego de condiciones.

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Nota: Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalaran en el pliego de condiciones teniendo en cuenta la naturaleza, objeto y cuantía del proceso, sin embargo el jefe o representante de la entidad podrá prorrogar mediante acto administrativo motivado dichos plazos antes de su vencimiento y por un término total no mayor a la mitad del inicialmente fijado siempre que las necesidades de la administración así lo exijan.

11. El abogado/a elabora la Resolución de Adjudicación o de Declaratoria de Desierto el proceso de selección, según el caso para ser leídas en la misma audiencia una vez aprobadas por el - la Subdirector/a Jurídica y de Contratación.


11 Si la contratación se declara desierta, el acto administrativo debe publicarse en la

página web del Distrito Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la resolución por medio de la cual se declaró desierto el proceso.

13. La Subdirección o Asesoría encargada de adelantar el proceso de selección, ingresara y aprobará en el software SIAFI de contratación la resolución de adjudicación.

6.3.1.7 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación , una vez se encuentre


i) El-la abogado-a asignado-a elabora el proyecto de minuta del contrato y solicita el visto bueno del (de la) Subdirector/a Jurídica y de Contratación.

j) El-la abogado-a responsable del proceso informará a la dependencia solicitante. El adjudicatario deberá presentarse en el término indicado en el pliego de condiciones y la audiencia pública de adjudicación, para la suscripción del contrato en la Subdirección Jurídica y de Contratación.

k) Una vez la minuta se encuentre firmada por el-la contratista y por el-la Directora-a


l) La minuta del contrato deberá ser aprobada por el-la Subdirector/a Jurídica y de Contratación en el sistema de información SIAFI.

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m) El-la secretario de la Subdirección Jurídica y de Contratación verificará en el sistema el número consecutivo asignado al contrato o convenio y la fecha de perfeccionamiento y aprobación, y numerará y fechará la minuta de forma manual, de acuerdo con la información que reporte el SIAFI.

n) El-la secretario de la Subdirección Jurídica y de Contratación remite una copia del


o) El-la abogado-a encargado-a del proceso contractual entrega copia del contrato al-la contratista para la constitución de las garantías correspondientes, el pago de la publicación del contrato en el Registro Distrital.

p) El-la abogado-a encargado-a del proceso contractual elabora la comunicación por medio del cual se remiten los documentos necesarios para la suscripción del Acta de inicio.


NOTA 2. El-la supervisor-a del contrato deberá propender porque el-la contratista cumpla con los requisitos de perfeccionamiento (firma del contrato) y legalización (constitución de garantía-s) y demás compromisos derivados de la suscripción del contrato (pago de los derechos de publicación, y constitución del NIT en el caso de la uniones temporales o consorcios). Para mayor claridad revisar capítulo de la supervisión/interventoría de los contratos


6.3.2. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA CONTRATACIONES DE MENOR CUANTIA

Se entenderá por contrataciones de menor cuantía aquellos procesos contractuales que adelante el IPES para la adquisición de bienes o servicios cuyo valor supere el 10% de la menor cuantía. Los procesos de selección abreviada de menor cuantía se regirán por las etapas establecidas a continuación:

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el Sistema Electrónico para la Contratación publica - SECOP. Publicación proyecto de pliegos de condiciones y documentos previos, en la página




Observaciones al pliego de condiciones definitivo y respuesta a las mismas Adendas (si hay lugar a ellas) Recepción de Propuestas Cierre y apertura de propuestas Etapa de verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas. Traslado de informe de verificación. Respuestas a las observaciones y consolidación del informe de evaluación Audiencia de Adjudicación o declaratoria desierta del proceso. Suscripción del contrato. Perfeccionamiento y Legalización del contrato

Estos procesos de contratación se llevaran a cabo con base en lo establecido a continuación:

6.3.2.1. ¿Quiénes pueden solicitar la contratación? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 6.3.2.2. ¿Cuándo debe presentarse la solicitud de Selección Abreviada para una contratación de menor cuantía? Las personas mencionadas que requiera un bien o servicio cuya cuantía supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del IPES, deberá presentar la solicitud por lo menos con tres (3) meses de antelación a la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en la fecha inicialmente prevista.

6.3.2.3. ¿Cómo se debe solicitar el procedimiento de Selección Abreviada ante la

Dirección General?

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Las personas facultadas para solicitar la contratación en el IPES (VER NUMERAL 2.2.2), deberán adjuntar los documentos relacionados y diligenciar los siguientes formatos:

a. Formato FO-178: Estudios de conveniencia y oportunidad. b. Estudios económicos para contratos. c. Consulta del código CUBS del bien o servicio a contratar. d. Certificado de Disponibilidad Presupuestal para contratos. e. Proyecto Pliego de condiciones con sus anexos y documento de anexo

técnico. f. Formato FO-186 – Solicitud de contratación.

6.3.2.4. ¿Ante quién se presenta la solicitud?

Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior.

6.3.2.5. ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación:

a) Verifica que en el formato FO-186, el-la Subdirector-a Administrativo y Financiero y el – la Subdirector/a de Análisis y Diseño Estratégico hayan aprobado la inclusión de la contratación solicitada en el plan de compras o contratación. b) Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato (FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado

c) La revisión inicial de documentos por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación, se adelantará en el término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la radicación.

d) Una vez se hayan efectuado la totalidad de los ajustes requeridos y se haya complementado la información, la dependencia solicitante deberá radicar nuevamente la solicitud de elaboración de contrato en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, previo visto bueno del abogado/a responsable del proceso.

6. 3.2.6. Qué ocurre una vez revisado y verificado el cumplimiento de requisitos?

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La Subdirección Jurídica y de Contratación adelantará las actividades que a continuación se relacionan para cada etapa de la Selección Abreviada, así: a) Etapa Previa: El abogado/a Coordina la revisión conjunta del Pliego de Condiciones con la

dependencia que solicitó la contratación y con la Subdirección Administrativa y Financiera.

El abogado/a proyecta y tramita publicación aviso de convocatoria pública. El abogado/a publica el proyecto de pliego de condiciones en la página web del

Distrito-Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP. con cinco (5) días calendario de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura, junto con los anexos, los estudios y los demás documentos previos que sirvieron de base para su elaboración


Nota 2: La aceptación o rechazo de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, que surjan en esta etapa se hará de manera motivada en documento aparte, para lo cual se podrán agrupar aquellas de naturaleza común.

b) Etapa para recibir ofertas. La etapa para recibir ofertas se entiende como plazo comprendido entre la apertura del proceso (fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas) y el cierre (fecha límite para la presentación de propuestas), etapa durante la cual la Subdirección Jurídica y de Contratación realiza las siguientes actividades:

1. El abogado/a elabora, para la firma del-la Directora-a general, la Resolución de Apertura del proceso de selección abreviada en la cual determinará el plazo del procedimiento de selección, el cronograma de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma y nombra el Comité evaluador, según formato (FO-066).

2. Una vez aprobadas por el - la Subdirector/a Jurídica y de Contratación, el abogado/a publica simultáneamente la Resolución de Apertura y el Pliego de condiciones definitivo en la página web del Distrito-Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP. Previo a la publicación del pliego de condiciones, deberá ser revisado, aprobado y firmado por todos los integrantes del comité que participó en la formulación del pliego y que participará en la verificación y evaluación de las propuestas.



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Nota: La-El Director del IPES revocara el acto administrativo que ordeno la apertura del proceso de selección en los casos en que se presente una a) Manifiesta oposición a la Ley y a la Constitución, b) No conformidad con el Interés Público o Social, c) Cuando se presente Un agravio Injustificado a una persona28

3. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso, los posibles

oferentes interesados en participar, deberán postularse a través de la página de contratación a la vista del Distrito, con el fin de conformar la lista de posibles oferentes.

Nota: en el caso en que los posibles oferentes (aquellos interesados que hayan manifestado su interés en participar en el proceso) sea superior a diez (10), el jefe de la entidad o su delegado podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar ofertas.

4. El sorteo de consolidación de oferentes se realizara en audiencia pública y se

observara el procedimiento establecido en el artículo 45 del Decreto 2474 de 200829 y el Articulo 9 del Decreto 2025 de 2009 30.

28

Causales de Revocatoria Directa del acto administrativo, Artículo 69 Código Contencioso Administrativo.

29 Decreto 2474 de 2008. Artículo 45. Sorteo de consolidación de oferentes. En el caso previsto en el numeral 4 del artículo anterior, cuando la entidad haya

decidido realizar sorteo entre quienes manifestaron interés en participar en número superior a diez (10), se seguirá el procedimiento señalado en el pliego de condiciones

para tal efecto. En todo caso, se tomarán las medidas necesarias para garantizar la pulcritud del mismo. En todo caso, la audiencia del sorteo se podrá realizar a partir del

día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, previa comunicación a todos aquellos que lo manifestaron, de acuerdo con lo señalado en el pliego

de condiciones. De todo lo anterior, la entidad deberá dejar constancia escrita en acta que será publicada en el Secop. En aquellos casos en que la entidad no cuente con la

infraestructura tecnológica y de conectividad, el acta será comunicada a todas y cada una de las personas que participaron de la respectiva audiencia.

30 Decreto 2025 de 2009. Artículo 9. Procedimiento de selección abreviada de menor cuantía

Sin perjuicio de las reglas generales aplicables a las modalidades de selección señaladas en el Decreto 2474 de 2008, el procedimiento para la selección abreviada de

menor cuantía será el siguiente:

1. La convocatoria y la publicación del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo se surtirá de conformídad con las reglas previstas en el

Decreto 2474 de 2008. 2. El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar. 3. Dentro de los tres

(3) dias hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posíbles oferentes interesados en participar manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de

posibles oferentes. La manifestación se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones y deberá contener, además de la

expresión clara del interés en participar, el señalamiento de formas de contacto y comunicación eficaces a través de los cuales la entidad podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso que la misma tenga lugar.

La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.En caso de no presentarse

manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará desierto el proceso.4. En caso que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la entidad podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes de que trata el artículo 45 del Decreto

2474 de 2008, para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar oferta en el proceso de selección.Cuando el

número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos.En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará

a contarse a partir del día de la realización del sorteo.5. Vencido el término para la presentación de ofertas, la entidad procederá a su

evaluación en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones.El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un

término igual al inicialmente previsto.6. El resultado de la evaluación se publicará en el SECOP durante tres (3) días hábiles, término

durante el cual los oferentes podrán presentar observaciones a la misma, las cuales serán resueltas por la entidad en el acto de adjudicación del proceso de selección.7. Vencido el término anterior, la entidad, dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones para el efecto

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5. El profesional abogado se encargara de las comunicaciones pertinentes a los interesados y de la realización de la audiencia pública de sorteo, en todo caso el sorteo se realizará a través de la página de contratación a la vista.

6. El-la abogado-a remite las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones

formuladas por los proponentes, a los integrantes del Comité Evaluador del IPES que corresponda según su naturaleza (jurídica, financiera, técnica o económica) así como de las solicitudes allegadas a la entidad, a través de la página web de Contratación a la Vista ó y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP. O el correo electrónico de la entidad ó que fueron remitidas vía fax o radicadas mediante escrito en la oficina de correspondencia del IPES, y consolida el Acta de Respuestas, la cual debe ser publicada en la página web del Distrito-Contratación a la Vista antes del cierre del proceso de selección previa aprobación del-la Subdirector/a Jurídica y de Contratación. El contenido de las respuestas y la remisión oportuna que se haga de las mismas para garantizar su publicación, serán responsabilidad de quien las emita.

7. El abogado/a expedirá las adendas al pliego de condiciones, si lo considera pertinente, mínimo con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha de cierre del proceso, como resultado de las observaciones presentadas por los proponentes, y las publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista, el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP previa la revisión, aprobación y firma de la adenda.

Nota: En relación con el termino para expedir adendas, se tendrá en cuenta lo señalado en el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, así: “El inciso 2° del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 quedará así: Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales".

8. El abogado/a prorrogará el plazo del proceso de selección, mediante acto administrativo emitido por la directora de la entidad, como resultado de las observaciones presentadas y/ o a solicitud del comité evaluador y/o las áreas técnicas involucradas en el proceso por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado si la entidad lo considera pertinente.

adjudicará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido en el

artículo 12 del Decreto 2474 de 2008. Mediante acto administrativo motivado la entidad podrá extender por una sola vez el plazo previsto hasta por un término equivalente a la mitad del inicialmente establecido.El acto de adjudicación se deberá publicar en el SECOP con el fin

de enterar de su contenido a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección. Hará parte de su contenido la respuesta que la

entidad dé a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación.


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c) PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS En esta etapa, la Subdirección Jurídica y de Contratación realiza las siguientes actividades: 1) El abogado/a, junto con los miembros del Comité Evaluador, recibe las propuestas en

el acto de cierre del proceso de selección y elabora el Acta de Cierre. Una vez firmada por los miembros del comité evaluador y los asistentes a la Audiencia de cierre se publicará, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.

2) Mediante oficio el-la abogado-a remite las propuestas al Comité evaluador del proceso

de selección para que una vez revisadas remitan la evaluación correspondiente a la Subdirección Jurídica y de Contratación por escrito dentro del término señalado en el oficio remisorio de las propuestas, en la cual deberán indicar los aspectos habilitantes, los que son susceptibles de aclarar y aquellos que inhabilitan la propuesta, según corresponda; y el puntaje asignado a los aspectos técnicos y económicos.

3) El-la abogado-a publica los informes de evaluación y verificación de las propuestas

para efectuar su traslado, mediante su publicación en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y en el portal del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP por un término hasta de tres (3) días hábiles, término dentro del cual los proponentes pueden: aclarar los aspectos de la propuesta indicados en el informe de evaluación y/o presentar observaciones al mismo

4) Si se presentan observaciones al Informe de Evaluación y Calificación Preliminar, o si

los proponentes radican documentos aclaratorios de la propuesta, el abogado los remitirá al/los miembro-s del Comité Evaluador que corresponda-n, según su carácter (jurídicas, financieras, técnicas o económicas).

5) Dentro el plazo establecido en el pliego de condiciones para responder las observaciones, los miembros del comité revisarán los documentos presentados por los proponentes y emitirán el informe de evaluación definitivo el cual será remitido por escrito a la Subdirección Jurídica y de Contratación , junto con las respuestas a las observaciones que se hayan presentado.

6) El-la abogado-a consolida en documento aparte los resultados de la evaluación y las

Respuestas a las observaciones presentadas al Informe de Evaluación y Calificación preliminar y una vez suscrito por los miembros del Comité Evaluador lo publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista, junto con la Evaluación Definitiva y las respuestas a las observaciones. .

Nota: Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalaran en el pliego de condiciones teniendo en cuenta la naturaleza, objeto y cuantía del proceso, sin

embargo el jefe o representante de la entidad podrá prorrogar mediante

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acto administrativo motivado dichos plazos antes de su vencimiento y por un término total no mayor a la mitad del inicialmente fijado siempre que las necesidades de la administración así lo exijan.

7) El-la abogado-a proyecta la Resolución de Adjudicación o de Declaratoria de Desierta

de la licitación, para ser leídas en audiencia, según el caso, una vez aprobadas por el la Subdirector/a Jurídica y de Contratación.

8) El–la abogado-a coordinará la audiencia de adjudicación o de declaratoria desierta del proceso para lo cual deberá comunicar por escrito el lugar, fecha y hora en la que se llevará a cabo la citada audiencia a los proponentes, a los miembros del Comité Evaluador y al Asesor de Control Interno.

Nota: De conformidad con el artículo 9 de La ley 1150 de 2007 la adjudicación de los procesos licitatorios se realizara de manera obligatoria en audiencia pública mediante resolución motivada la cual se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia.


12 Una vez concluida la audiencia el profesional abogado deberá publicar dentro de los

tres (3) días hábiles siguientes la resolución de adjudicación o declaratoria desierta del proceso y el acta de la audiencia en la página Web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP.

13 Si la contratación se declara desierta, el acto administrativo debe publicarse en la

página web del Distrito Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la resolución por medio de la cual se declaró desierto el proceso.

14 La Subdirección o Asesoría encargada de adelantar el proceso de selección, ingresara

y aprobará en el software SIAFI de contratación la resolución de adjudicación.

6.3.2.7. ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación , una vez se encuentre



b) El-la abogado-a responsable del proceso informará a la dependencia solicitante. El adjudicatario deberá presentarse en el término indicado en el pliego

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de condiciones y la audiencia pública de adjudicación, para la suscripción del contrato en la Subdirección Jurídica y de Contratación.












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6.3.3. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA CUANDO UN PROCESO DE LICITACION PUBLICA SE DECLARE DESIERTO

En los casos en que se declare desierta una Licitación Pública, persista la necesidad de contratar y la Entidad Estatal no decida adelantar un nuevo proceso de licitación, el IPES podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, un proceso de selección abreviada para la contratación de los bienes o servicios requeridos aplicando las reglas y procedimientos establecidos para la contratación de menor cuantía establecidas en el artículo 45 del Decreto 2474 de 2008.

Nota: en los procesos de selección abreviada cuando un proceso de licitación pública se declare desierto, el IPES prescindirá de exigir las manifestaciones de interés por parte de los interesados y/ o de realizar sorteo alguno de consolidación de oferentes (Numerales 3 y 4 Artículo 9 del Decreto 2025 de 2009), de conformidad con lo establecido en el artículo 48 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el Artículo 3 del Decreto 3576 de 2009.

El IPES podrá modificar los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar las condiciones que no permitieron la terminación exitosa del proceso fallido, sin embargo en ningún caso podrá modificarse el objeto esencial de la contratación.31

31

Artículo 48 del decreto 2474 de 2008 modificado por el Artículo 3 del Decreto 3576 de 2009.

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6.3.4. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ENAJENACION DE BIENES DEL ESTADO32 El Instituto para la Economía Social- IPES, podrá enajenar o vender bienes del Estado con excepción de aquellos a los que se refiere la Ley 226 de 1995. Para tal fin podrá utilizar instrumentos de subasta y en general todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado garantizando siempre la trasparencia, la eficiencia y la selección objetiva durante el proceso de enajenación o venta. Para la venta de bienes del estado se debe tener como base el valor del avalúo comercial y ajustar dicho avalúo de acuerdo a los gastos asociados al tiempo de comercialización esperada, administración, impuestos y mantenimiento para determinar el precio mínimo al que se puede enajenar el bien de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional. Para el avalúo de los bienes, el IPES deberá contratar profesionales avaluadores que estén debidamente inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores y/o profesionales inmobiliarios que actuaran como promotores de ventas de ser necesario. Una vez este establecido el precio mínimo del bien, deberá determinarse el proceso a seguir, que según la cuantía será el siguiente:

El Artículo 2 del Decreto 4444 de 2008, señala las para la enajenación de bienes, en los procesos de selección abreviada, la posibilidad de la entidad de hacer uso de los mecanismos que se consagran en el mencionado decreto, atendiendo los principios de transparencia, selección objetiva y eficiencia.

La convocatoria pública será regla general, y se aplicarán en lo pertinente las reglas del título I del Decreto 2474 de 2008, y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, sin perjuicio de las reglas especiales establecidas en el presente decreto.

La entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar. También podrá hacerlo a través de la sociedad Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual, se suscribirá el respectivo contrato interadministrativo.

En el evento en que los bienes cuyo precio mínimo de venta sean inferiores al 10% de la menor cuantía, serán enajenados por las entidades, directamente o a través de intermediario, de acuerdo con las condiciones del mercado.

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Ley 1150 de 2007 – Numeral 2 Articulo2; Decreto 4444 y 4637 de 2008 y Decreto 3297 de 2009

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En el evento en que la cuantía del proceso de enajenación sea superior a la mínima cuantía, el IPES deberá seguir el procedimiento de selección abreviada establecido para las contrataciones de menor cuantía, sin perjuicio de que se puedan utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la trasparencia eficiencia y selección objetiva de conformidad con lo establecido en el literal e) del numeral 2° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 4444 de 2008. En relación con la identificación e incorporación de los bienes inmuebles a enajenar en los Planes de Enajenación Onerosa, debe tenerse en cuenta lo señalado en el Decreto 4637 de 2008, Artículo 2°. Planes de Enajenación Onerosa. “Los Planes de Enajenación Onerosa son aquellos actos a través de los cuales las entidades públicas realizan una identificación de sus bienes inmuebles fiscales que no tienen vocación para la construcción de vivienda de interés social, que no los requiere la entidad para el desarrollo de sus funciones, así como aquellos que no han sido solicitados por otras entidades para el desarrollo de programas contemplados en el Plan Nacional de Desarrollo, y los que se encuentran incluidos en el artículo 3° del presente decreto.

Modificado por el art. 7, Decreto Nacional 3297 de 2009. "El acto mediante el cual se adopte el Plan de Enajenación Onerosa deberá publicarse en la página web de la entidad y en un diario de amplia circulación nacional dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su expedición. De igual manera, deberá enviar copia de dichos actos a Central de Inversiones S. A., CISA, dentro de los diez (10) días siguientes a su publicación".

En los planes de enajenación onerosa se deben identificar los inmuebles, señalando el municipio o distrito donde se localizan; su ubicación exacta; el número de folio de matrícula inmobiliaria; el avalúo comercial vigente; el uso del suelo; el área del terreno en metros cuadrados; la constitución o no de gravámenes, limitaciones al dominio, querellas y litigios pendientes, la existencia de contratos que afecten dichos inmuebles, así como de ocupantes y el estado de impuestos, tasas y contribuciones que recaigan sobre los bienes inmuebles. Los bienes inmuebles que se incorporen dentro de los planes de enajenación onerosa, deberán enajenarse de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios y las normas que los adicionen o modifiquen. Una vez expedido y publicado el acto mediante el cual se adopta el Plan de Enajenación Onerosa, la entidad pública tendrá un máximo de cuarenta y cinco (45) días hábiles, contados a partir de la fecha de publicación para iniciar la venta de los bienes inmuebles”.

En este sentido el Artículo 8°. del Decreto 3297 de 2009, modifico el artículo 4° del Decreto 4637 de 2008, para el procedimiento de Adopción de los planes de enajenación onerosa, en los siguientes términos: Los planes de enajenación onerosa se adoptarán o



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actualizarán, según el caso, mediante acto administrativo, dentro de los tres (3) primeros meses de cada vigencia fiscal, por el representante legal de la respectiva entidad pública.

La entidad pública que adopte o actualice el Plan de Enajenación Onerosa, a partir de la publicación del respectivo acto administrativo tendrá hasta seis (6) meses para vender sus bienes inmuebles. Dentro de este término la entidad podrá ofrecer en venta sus inmuebles a un tercero interesado o a Central de Inversiones S. A., CISA, conforme al artículo 24 del Decreto 4444 de 2008.

Si transcurrido el término establecido en el inciso anterior, la entidad propietaria no hubiere enajenado sus bienes inmuebles, los mismos se ofrecerán a las entidades públicas, por una sola vez, a través de la página web de la entidad y en un periódico de amplia circulación nacional, publicados en la misma fecha, para que en un plazo no mayor de treinta (30) días calendario, contados a partir de esta fecha, las entidades interesadas soliciten por escrito la transferencia a título gratuito, solicitud que debe ser atendida en un plazo no mayor de treinta (30) días calendario, contados a partir del recibo de la misma.

La transferencia deberá cumplir con lo previsto en el inciso 3° del artículo 1° de la Ley 708 de 2001. La solicitud de transferencia a la entidad propietaria del bien debe justificar la destinación que se le dará al inmueble en virtud del objeto social de la entidad solicitante, y copia de la misma deberá ser remitida a CISA dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su expedición, para su archivo.

Una vez sea aceptada la solicitud de transferencia, la entidad propietaria del inmueble, mediante resolución administrativa, procederá a realizar la transferencia a título gratuito, la cual estará sujeta a una condición resolutoria que garantice el uso anteriormente justificado, en un plazo no mayor a seis (6) meses, contados a partir de la fecha de expedición de la misma, la cual deberá ser verificada por la entidad que transfirió la propiedad. En el evento de cumplimiento de la condición resolutoria, el inmueble deberá ser restituido en un plazo no mayor a treinta (30) días calendario, a la entidad que hubiere realizado la transferencia.

Parágrafo 1°. En el evento en que ninguna entidad pública haya requerido la transferencia a título gratuito de los bienes inmuebles ofrecidos por la entidad propietaria dentro del plazo establecido en el presente artículo, dicha entidad deberá ofrecerlos en venta a Central de Inversiones S. A., CISA, conforme a lo establecido por el artículo 24 del Decreto 4444 de 2008.

Parágrafo 2°. En el evento en que se cumpla la condición resolutoria pactada en las transferencias a título gratuito, la entidad propietaria del inmueble deberá ofrecerlo en venta a Central de Inversiones S. A., CISA, bajo las condiciones anotadas en el presente artículo.

Parágrafo 3°. Las entidades públicas que, una vez vencidos los términos previstos en el presente artículo, no hayan enajenado los inmuebles de que trata el

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presente decreto a un tercero, o no hayan aceptado, previa negociación, la oferta de compra de Central de Inversiones S. A., CISA o transferido a título gratuito a otras entidades públicas, los bienes inmuebles relacionados en su Plan de Enajenación Onerosa, incurrirán en las sanciones disciplinarias y fiscales que correspondan.

Artículo 9°. Las entidades públicas que a la entrada en vigencia del presente decreto, hayan adoptado los Planes de Enajenación Onerosa antes del 31 de marzo de 2009, deberán continuar actualizándolo cada año de conformidad con los términos establecidos en el Decreto 4637 de 2008.

Las entidades públicas que no adopten o actualicen sus Planes de Enajenación Onerosa dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, conforme al artículo 4° del Decreto 4637 de 2008, deberán ofrecer sus activos inmobiliarios en venta a Central de Inversiones S. A., CISA, antes del treinta (30) de abril de cada año, bajo las condiciones establecidas en el artículo 24 del Decreto 4444 de 2008.

Ante el incumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo, se dará aplicación a lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 4° del Decreto 4637 de 2008

En cualquier caso deberán observarse las siguientes reglas: 6.3.4.1. Quiénes pueden solicitar la contratación? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 6.3.4.2.¿Cuándo debe presentarse la solicitud? Cuando las personas nombradas anteriormente requieran la enajenación o venta de un bien del Estado, deberá presentar la solicitud con por lo menos cinco (5) meses antes de la fecha prevista para iniciar la adquisición del bien. Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el éxito del proceso en la fecha inicialmente prevista.

Nota: Previo el inicio del trámite de solicitud de contratación, el área interesada proyectará la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación nacional con la determinación del precio base, las condiciones del Bien y los mecanismos de enajenación establecidos para tal fin,33 el cual se someterá a revisión y aprobación de la Subdirección Jurídica y de Contratación , oficina de planeación.

33

De conformidad con el literal e) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 los bienes podrán ser

enajenados por medio de mecanismos de subasta, venta directa en sobre cerrado o a través de cualquier otro

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Los bienes del estado podrán ser enajenados a través de mecanismos como la venta directa por sobre cerrado o en pública subasta, en cuyo caso se deberán observar las reglas establecidas en el literal e) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, Decreto 4444 y 4637 de 2008 y Decreto 3297 de 2009.

Los mecanismos de enajenación se encuentran contemplados en el titulo II, Artículo 6, del Decreto 4444 de 2008, de la siguiente manera:

“Enajenación directa por oferta en sobre cerrado. La enajenación directa por oferta en sobre cerrado de los bienes por parte de las entidades públicas, se realizará siguiendo el procedimiento que se señala a continuación: 1. La entidad publicará en el SECOP la convocatoria para la enajenación de los bienes que pretenda negociar de forma directa. Con el aviso de la convocatoria se publicará el proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar en donde pueden consultar los estudios y documentos previos. Se publicará igualmente el listado de bienes sometidos al proceso de enajenación. 2. Recibidas y respondidas las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, la entidad expedirá el acto administrativo de apertura y lo publicará en el SECOP junto con el pliego definitivo. 3. Una vez recibidas las ofertas, la entidad hará la verificación de los requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado será publicado en el SECOP junto con el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron propuestas. 4. En el lugar, día y hora señalados en el pliego de condiciones, en la audiencia convocada para tal efecto, se dará apertura a las ofertas económicas de los proponentes habilitados, y se informará la mejor oferta recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir, por una sola vez, que los asistentes la mejoren. 5. Surtido este paso, la entidad adjudicará el bien al proponente que haya ofertado el mejor precio. Enajenación directa a través de subasta pública . Las entidades públicas podrán vender sus bienes a través del mecanismo de subasta pública, cuyas condiciones de realización deberán ser señaladas en el pliego de condiciones. En todo caso, para tales efectos se tendrá en cuenta: 1. La subasta se llevará a cabo con los oferentes habilitados de conformidad con el pliego de condiciones, de manera presencial o electrónica, en el día y hora señalados en el respectivo pliego. 2. El mayor precio ofrecido por los participantes habilitados en sus ofertas, será el valor inicial con el que comenzará la subasta. 3. El bien será adjudicado al participante que haya ofertado el mayor valor a pagar, si, transcurrido el tiempo señalado en el pliego de condiciones no se logra una postura mejor.

mecanismo autorizado por el derecho privado. En todo caso deberán observarse las reglas del inciso 6° del

literal e) del numeral 2° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2008 y el Decreto 4444 de 2008.

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El pliego de condiciones podrá señalar el número de posibles posturas que puede realizar cada uno de los participantes, así como un valor mínimo de mejora de las mismas, y los demás asuntos propios del procedimiento de subasta que sean pertinentes y aplicables, con base en las previsiones consagradas en el Decreto 2474 de 2008, para la subasta inversa. Enajenación a través de promotores, banqueros de inversión, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos Cuando se elija el mecanismo de enajenación a través de uno o varios promotores, banqueros de inversión, martillos, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos, la venta siempre deberá realizarse a través de subasta pública, o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario. Se exceptúa de esta regla la enajenación de los bienes a través de la sociedad Central de Inversiones S.A. - CISA, la cual aplicará sus métodos y procedimientos para la realización de los bienes entregados para ello. El precio mínimo de venta será el señalado por la entidad, de conformidad con el presente decreto. Parágrafo 1. A los intermediarios contratados por las entidades públicas para la enajenación de sus bienes les serán aplicables las causales de inhabilidad e incompatibilidad y el régimen de conflicto de interés consagrado en la ley. Central de Inversiones S.A., deberá adicionalmente tener en cuenta los principios del artículo 209 de la Constitución Política. Parágrafo 2. Para el avalúo de los bienes, los intermediarios se servirán de avaluadores debidamente inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores - RNA, quienes responderán solidariamente con aquellos”. Se podrán aplicar entre otras las reglas y procedimientos establecido en este manual para las audiencias públicas de adjudicación que le sean acordes y que garanticen la libre concurrencia y oportunidad de quienes participen en el proceso; o en pública subasta para lo cual se aplicaran entre otras las reglas y procedimientos establecidos en este manual para la subasta inversa que le sean acordes y que garanticen libre concurrencia y oportunidad de quienes participen en el proceso. 6.4 CONCURSO DE MERITOS El concurso de méritos es el procedimiento previsto por la Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, artículo 54 y siguientes, para la selección de consultores (Artículo 32 numeral 2 Ley 80 de 1993) y/o proyectos de arquitectura mediante un sistema de selección por concurso abierto o sistema de precalificación. Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico,

prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así

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como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión (34). Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Nota: Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda de conformidad con lo señalado en este manual y el decreto 2474 de 2008. Pero si del objeto contractual se desprende la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se adelanta por el concurso de méritos, sin perjuicio de la evaluación que el IPES realice de las condiciones de calidad y precio únicamente en lo relacionado con estos bienes o servicios.

En los procesos de selección mediante concurso de méritos el-la Director/a del IPES designara un Comité asesor y evaluador, el cual estará conformado por un número plural e impar de expertos en el área a contratar y tendrá entre otras las siguientes responsabilidades:

El comité asesorará a la entidad durante el proceso de selección.

Validará el contenido de los requerimientos técnicos.

Tendrá a su cargo la conformación de la lista corta

Evaluará y calificará las ofertas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en los pliegos de condiciones, previa reunión en la que unificará su entendimiento sobre los criterios de evaluación para minimizar las posibles diferencias de criterio individual con que cada factor debe evaluarse.

Verificará que el equipo de trabajo presentado por el oferente esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y con el plan de trabajo de la consultoría, conforme a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones y a los documentos soporte que sean presentados por el proponente.

Verificará la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación de conformidad con el procedimiento establecido en este

34

De conformidad con lo señalado en el Parágrafo 1 del Artículo 54 del Decreto 2474 de 2008 por labores de

asesoría y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión se entienden las llevadas a cabo con

ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de

toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos,

ferrocarriles, teleféricos, acueductos y alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos, oleoductos, gaseoductos,

poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos, líneas de transmisión eléctrica y en general

todas aquellas actividades relacionadas a la ingeniería a que se refiere el artículo 2 de la Ley 842 de 2003.

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manual y con observancia de lo estipulado en el artículo 68 del Decreto 2474 de 2008.

Nota: Los miembros del comité deberán contar con la competencia y la imparcialidad suficientes que les permita evaluar la calidad de las propuestas, conocer los objetivos de los servicios a contratar, las metas y los fines del IPES. En caso de no contar con personal idóneo para el efecto, el IPES podrá celebrar contratos de prestación de servicios especializados para integrar el mencionado comité.

La selección de intermediarios de seguros se realizara por concurso de méritos de conformidad con las reglas señaladas en el Artículo 76 del decreto 2474 de 2008 y el procedimiento señalado en este manual. 6.4.1. ¿QUÉ SISTEMAS DE CONCURSO DE MÉRITOS? En la selección de consultores la entidad estatal podrá utilizar uno de estos dos sistemas:

a) Sistema de concurso abierto: Al que se aplica el mismo procedimiento que una Licitación Pública en lo referente a plazos y documentos soporte del proceso de contratación.

b) Sistema de Precalificación: Conforme al cual previó a la apertura del concurso de

méritos, la entidad deberá conformar una lista limitada de oferentes para que participen en uno o varios procesos de concurso de méritos. Cuando la precalificación se realice para un solo proceso se denomina de lista corta y cuando proceda para varios concursos de méritos se denomina lista multiusos.

6.4.2. ¿QUÉ TIPO DE PROPUESTAS TÉCNICAS HAY? Para la selección de consultores o de proyectos existen dos tipos de propuestas técnicas:

a) Propuesta Técnica Detallada: Opera cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos pueden desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías, da tal forma que cada oferente deberá presentar en su propuesta la metodología o el enfoque que utilizará en la ejecución del contrato y esta información hará parte de la verificación y evaluación técnica que realice la Entidad. En estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.

b) Propuesta Técnica Simplificada: Opera cuando la entidad suministra en los

requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, en este caso la metodología o enfoque no harán parte de la verificación ni de la evaluación de la propuesta. En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el

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de precalificación con lista corta o lista multiusos

La Entidad deberá señalar en el pliego de condiciones y en el anexo técnico el tipo de propuesta técnica que solicitará a los posibles proponentes. 6.4.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTA MEDIANTE CONCURSO DE MÉRITOS El proceso de selección mediante Concurso de Méritos Abierto se llevará a cabo a través de las siguientes etapas y se regirá por el procedimiento establecido a continuación:



el Sistema Electrónico para la Contratación pública - SECOP. Publicación proyecto de pliegos de condiciones y documentos previos, en la página




Observaciones al pliego de condiciones definitivo y respuesta a las mismas Audiencia de aclaración al pliego de condiciones Adendas (si hay lugar a ellas) Recepción de Propuestas Cierre y apertura de propuestas Etapa de verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas. Traslado de informe de verificación. Respuestas a las observaciones y consolidación del informe de evaluación Audiencia de apertura de propuesta económica y/o Audiencia de Adjudicación y/o

declaratoria desierta del proceso. Suscripción del contrato. Perfeccionamiento y Legalización del contrato

El proceso de selección mediante Concurso de Méritos por el Sistema de Precalificación se llevará a cabo a través de las siguientes etapas y se regirá por el procedimiento establecido a continuación:

Elaboración de estudios y documentos previos. Elaboración del Anexo Técnico Solicitud del trámite del Concurso de Méritos ante la Dirección general del IPES. Radicación de la Solicitud de contratación ante la Subdirección Jurídica y de

Contratación .

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Publicación de la convocatoria para que presenten las manifestaciones de interés. Presentación de las manifestaciones de interés. Verificación y evaluación de las manifestaciones de interés. Conformación de la lista (corta o multiusos según sea el caso) Publicación de la lista en la página de Contratación a la Vista Apertura del proceso. Invitación a presentar propuesta a quienes confirman la lista (corta o multiusos

según corresponda) Audiencia de aclaración del pliego. Cierre y apertura de propuestas. Etapa de evaluación Traslado de informe de evaluación. Respuestas a las observaciones y

consolidación del informe de evaluación. Audiencia de Apertura de la propuesta económica del primer elegible Verificación de la consistencia de la propuesta económica Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta del proceso Suscripción del contrato (cuando haya lugar a ello). Perfeccionamiento y legalización del contrato (cuando haya lugar a ello).

Nota1: Si con la convocatoria de presentación de las manifestaciones de interés no se integra la lista de precalificación con mínimo dos (2) interesados habilitados, el IPES revisará las condiciones técnicas y realizará una nueva convocatoria, si realizada la segunda convocatoria solamente queda un interesado, se adelantará el proceso de selección con ese solo proponente y se dará aplicación a lo establecido en el artículo 90 del Decreto 2474 de 2008.

6.4.3.1 Quiénes pueden solicitar el trámite de un concurso de méritos? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 6.4.3.2 ¿Cuándo se debe presentar la solicitud de un Concurso de Méritos? Las personas nombradas en el numeral anterior, que requieran adelantar la contratación de una consultoría, un proyecto arquitectónico o la contratación del intermediario de seguros, siempre que supere la menor cuantía del IPES deberá presentar la solicitud de contratación ante la Dirección General del IPES por lo menos tres (3) meses antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en la fecha inicialmente prevista. 6.4.3.3 ¿Cómo se debe solicitar el Concurso de Méritos ante la Dirección General?

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Las personas facultadas para solicitar la contratación en el IPES (VER NUMERAL 2.2.2) deberán adjuntar los documentos relacionados y diligenciar los siguientes formatos: a) Estudios y documentos previos y económicos para el concurso de méritos. b) Consulta impresa del código CUBS del bien o servicio a contratar. c) Certificado de Disponibilidad Presupuestal para contratos.

Nota: En el caso de requerirse una Propuesta Técnica Detallada (PTD), la entidad podrá contar con una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación con observancia de las reglas establecidas en el inciso 2º del artículo 57 del Decreto 2474 de 2008.

d) Documento de convocatoria de las manifestaciones de interés. (Cuando se adelante por el sistema de precalificación, deberá indicarse las condiciones de habilitación para conformar la lista). e) Anexos y formatos que deben adjuntarse al proyecto de pliego de condiciones (FORMATO FO-185 - pliego de condiciones) en especial el anexo técnico, conforme lo establecido en el Decreto 2474 de 2008

f) Solicitud de contratación (Formato FO-186).


Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación , en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior.

6.4.3.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación :

a) Verifica que en el formato FO-186, el Subdirector-a Administrativo y Financiero y el Subdirector/a de Análisis y Diseño Estratégico hayan aprobado la inclusión de la contratación solicitada en el plan de compras o contratación.

b) Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato (FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado

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complementado la información, la dependencia solicitante deberá radicar nuevamente la solicitud de elaboración de contratación en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, previo visto bueno del abogado/a responsable del proceso.

6.4.3.6 Qué ocurre una vez revisado y verificado el cumplimiento de requisitos? La Subdirección Jurídica y de Contratación adelantará las actividades que a continuación se relacionan para cada etapa de la Selección Abreviada, así: a) Etapa Previa:

El abogado/a coordina la revisión conjunta del Pliego de Condiciones con la dependencia que solicitó la contratación y con la Subdirección Administrativa y Financiera.

El abogado/a proyecta el aviso de convocatoria y tramita su publicación en la

página de contratación a la vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Púbica SECOP.

a. El-la profesional abogado-a publica el proyecto de pliego de condiciones en la

página web del Distrito-Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura (si se trata de PTD) y con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura (si se trata de PTS), junto con los anexos, los estudios y los demás documentos previos que sirvieron de base para su elaboración.

b. En los procesos de Concurso de Méritos con lista de precalificación, antes de la publicación del proyecto de pliego de condiciones:

c. El-la abogado-a publica en la página de contratación a la vista la convocatoria de

manifestaciones de interés.

d. El-la abogado-a, junto con los delegados por las dependencias que requieren la contratación, recibe las manifestaciones de interés y elabora el Acta de Recepción de las Manifestaciones de Interés. Una vez firmada por los miembros de la

dependencia y los asistentes a la Audiencia de cierre, el documento


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se publicará, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, en la página web del Distrito-Contratación a la Vista.

e. Mediante oficio el-la abogado-a remite las manifestaciones de interés a los

delegados de las dependencias que requieren la contratación y a la Subdirección Administrativa y Financiera para que una vez revisadas remitan la verificación correspondiente a la Subdirección Jurídica y de Contratación por escrito dentro del término señalado en el oficio remisorio de las manifestaciones de interés, en la cual deberán indicar los aspectos habilitantes y aquellos que inhabilitan la manifestación de interés, según corresponda; los puntajes asignado a los aspectos técnicos.

f. La entidad con base en los resultados conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) interesados cuando se deba presentar una propuesta económica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada. Por esto las condiciones técnicas para integrar la lista debe indicar claramente los aspectos que se evaluarán y los criterios de desempate en caso de presentarse.

g. El-la abogado-a mediante acto administrativo publica la conformación de la lista corta de precalificación en la página web del Distrito-Contratación a la Vista, de conformidad con lo establecido en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993.

h. Este acto administrativo será notificado a los interesados y contra esta

decisión solo procede el recurso de reposición. i. Si terminado el proceso de precalificación la entidad no puede conformar una lista

de mínimo dos interesados que se encuentren habilitados, deberá revisar las condiciones establecidas y realizar una nueva convocatoria; en el evento en el que en esta segunda convocatoria no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, el IPES adelantará el proceso de concurso de méritos con ese proponente siempre que se de cumplimiento a lo establecido en el artículo 90 de Decreto 2474 de 2008.

j. Una vez se encuentra en firma el acto de conformación de la lista corta de

precalificación se da lugar a la siguiente etapa.


Nota 2: La aceptación o rechazo de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, que surjan en esta etapa se hará de manera motivada en documento a parte, para lo cual se podrán agrupar aquellas de naturaleza común y el contenido de los documentos físicos, así como los que se publican en la página son responsabilidad de

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quienes proyectaron los documentos.

b) Duración del Concurso de Méritos Se entiende como plazo del concurso de méritos el término comprendido entre la apertura (fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas) y el cierre (fecha límite para la presentación de propuestas), etapa durante la cual la Subdirección Jurídica y de Contratación realiza las siguientes actividades:

a) El-la abogado-a elabora, para la firma del-la directora-a general, la Resolución de Apertura del Concurso de Méritos en la cual determinará el plazo para el concurso, el cronograma de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma y nombra el Comité evaluador, según formato (FO-066- Elaboración de Resoluciones); y las cartas de invitación cuando se adelante el Concurso de Méritos con lista corta de precalificación, según formato FO-181.

b) Una vez aprobadas y firmados por el-la Directora-a General, el abogado/a publica

simultáneamente la Resolución de Apertura y el Pliego de condiciones definitivo en la página web del Distrito - Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) y el Sistema Electronico para la Contratacion Publica SECOP, Previo a la publicación del pliego de condiciones, deberá ser revisado, aprobado y firmado por todos los integrantes del comité que participó en la formulación del pliego y que participará en la verificación y evaluación de las propuestas y por la Dirección General. Cuando proceda el Concurso de Méritos con lista corta de precalificación.

Nota: El-la Director-a del IPES revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección en los casos previstos en el parágrafo segundo del artículo 5° del Decreto 2474 de 2008.

c) El-la abogado-a remite las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones

formuladas por los proponentes, a los integrantes del Comité Evaluador del IPES que corresponda según su naturaleza (jurídica, financiera, técnica o económica) y consolida el Acta de Respuestas, la cual se leerá en la Audiencia de Aclaraciones y se incorporará al Acta de la Audiencia. El contenido de las respuestas y la remisión oportuna que se haga de las mismas para garantizar su publicación, serán responsabilidad de quien las emita.

d) El-la abogado-a Coordina la consulta del Pliego de Condiciones.

e) El-la abogado-a coordina la realización de la Audiencia de Aclaraciones, dentro de

los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de apertura del Concurso de Méritos, con el fin de precisar el contenido y alcance del Pliego de Condiciones, de la cual


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levantará un Acta que publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista, a mas tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su realización. A esta audiencia deberán asistir todos los miembros del Comité Evaluador.

f) El-la abogado-a remite las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones formuladas por los proponentes después de la Audiencia de Aclaraciones, al Comité Evaluador según su naturaleza (jurídicas, financieras, técnicas o económicas), así como de las solicitudes allegadas a la entidad, a través de la página web de Contratación a la Vista ó del correo electrónico de la entidad ó que fueron remitidas vía fax o radicadas mediante escrito en la oficina de correspondencia del IPES. . Cada integrante dará respuesta según su competencia y radica en la Subdirección Jurídica y de Contratación en documento físico el acta de Respuestas, adicionalmente el documento deberá ser remitido al correo institucional del – de la abogado-a encargado-a del proceso para que sea publicada en la página web del Distrito-Contratación a la Vista antes del cierre de la licitación pública. Cuando como consecuencia de las observaciones se requiera modificar el Pliego de Condiciones, el área o dependencia encargada de emitir la respuesta señalará la forma como deba modificarse y en el mismo documento de respuesta solicitará a la expedición de la adenda.

g) El-la abogado-a expedirá las adendas al pliego de condiciones, que sean

pertinentes antes de la hora de cierre del proceso, mínimo tres (3) días hábiles de antelación a la fecha de cierre del concurso de méritos, como resultado de lo debatido en la audiencia de aclaraciones o como resultado de las observaciones presentadas por los proponentes después de esa audiencia, y los publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista, previa la revisión, aprobación y firma de la adenda

Nota: En relación con el termino para expedir adendas, se tendrá en cuenta lo señalado en el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, así: “El inciso 2° del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 quedará así: Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales".

El abogado/a proyectará el acto de prórroga del plazo para presentar propuestas, mediante la adenda respectiva, que será suscrito por el-la Director-a General de la entidad, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, a solicitud del comité evaluador y/o las áreas técnicas involucradas en el proceso.

6.4.3.7. Presentación y evaluación de propuestas


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En esta etapa, la Subdirección Jurídica y de Contratación realiza las siguientes actividades:

a) El-la abogado-a, junto con los miembros del Comité Evaluador, recibe las propuestas en el acto de cierre del Concurso de Méritos y elabora el Acta de Cierre. Una vez firmada por los miembros del comité evaluador y los asistentes a la Audiencia de cierre, el documento se publicará, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

b) Mediante oficio el-la abogado-a remite las propuestas al Comité evaluador del

Concurso de Méritos para que una vez revisadas remitan la evaluación correspondiente a la Subdirección Jurídica y de Contratación por escrito dentro del término señalado en el oficio remisorio de las propuestas, en la cual deberán indicar los aspectos habilitantes, los que son susceptibles de aclarar y aquellos que inhabilitan la propuesta, según corresponda; y el puntaje asignado a los aspectos técnicos. Independientemente del resultado, las propuestas deberán verificarse en su totalidad y en las actas de verificación y evaluación deberán estar incluidos todos los aspectos previstos en el pliego de condiciones y en el anexo técnico

c) El-la abogado-a publica los informes de evaluación y verificación de las propuestas para efectuar su traslado, mediante su publicación en la página web del Distrito-Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

por un término no mayor de tres (3) días hábiles, término dentro del cual los proponentes pueden: aclarar los aspectos de la propuesta indicados en el informe de evaluación y/o presentar observaciones al mismo.

d) Los proponentes pueden consultar los informes en la página web del Distrito - Contratación a la Vista (http://www.bogota.gov.co/contratación) , y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública y en la Subdirección Jurídica y de Contratación.

e) Si se presentan observaciones al Informe de Evaluación y Calificación Preliminar, o

si los proponentes radican documentos aclaratorios de la propuesta, el abogado los remitirá al/los miembro-s del Comité Evaluador que corresponda-n, según su carácter (jurídicas, financieras o técnicas).

f) Dentro el plazo establecido en el pliego de condiciones para responder las

observaciones, los miembros del comité revisarán los documentos presentados por los proponentes y emitirán el informe de evaluación definitivo el cual será remitido por escrito a la Subdirección Jurídica y de Contratación , junto con las respuestas a las observaciones que se hayan presentado.

g) El-la abogado-a consolida en documento aparte los resultados de la evaluación y

las Respuestas a las observaciones presentadas al Informe de


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Evaluación y Calificación preliminar y una vez suscrito por los miembros del Comité Evaluador lo publicará en la página web del Distrito-Contratación a la Vista, junto con las verificaciones jurídica, financiera y técnico; la evaluación técnica y las respuestas a las observaciones.

Nota: Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalaran en el pliego de condiciones teniendo en cuenta la naturaleza, objeto y cuantía del proceso, sin embargo Dirección General podrá prorrogar mediante acto administrativo motivado dichos plazos antes de su vencimiento y por un término total no mayor a la mitad del inicialmente fijado siempre que las necesidades de la administración así lo exijan.

h) El-la abogado-a coordina la realización de la Audiencia pública de Apertura y revisión de la Propuesta Económica, para lo cual deberá comunicar por escrito el lugar, fecha y hora en la que se llevará a cabo la citada audiencia a los proponentes, a los miembros del Comité Evaluador y a Control Interno. En esta audiencia se realizarán las siguientes actuaciones:;

Se dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas. En presencia del proponente que se encuentre ubicado en primer lugar en el orden

de calificación, el IPES procederá a abrir su propuesta económica. El comité evaluador verificará que la propuesta económica no exceda el

presupuesto fijado para la contratación, si la propuesta económica excede el presupuesto de la contratación está será rechazada y se procederá con la apertura de la propuesta económica del proponente calificado en segundo lugar, y así sucesivamente.

Se verificará adicionalmente la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, en el caso en que no sea consistente la propuesta será rechazada y se continuará con el calificado en segundo lugar y así sucesivamente.

La entidad y el proponente elaborarán un acta con los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.

El-la abogado-a proyecta la Resolución de Adjudicación o de Declaratoria de

Desierta del Concurso de Méritos, según el caso, para ser leídas en la audiencia de apertura y verificación de la propuesta económica, una vez aprobadas por el-la Subdirector/a Jurídica y de Contratación.


i) Una vez concluida la audiencia el profesional abogado deberá publicar dentro de

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los tres (3) días hábiles siguientes la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso y el acta de la audiencia en la página Web del Distrito-Contratación a la Vista.

j) Si la contratación se declara desierta, el acto administrativo debe publicarse en la página web del Distrito Contratación a la Vista y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la resolución por medio de la cual se declaró desierto el proceso.

k) La Subdirección o Asesoría encargada de adelantar el proceso de selección, ingresara y aprobará en el software SIAFI de contratación la resolución de adjudicación.

Nota: En caso de haberse declarado desierto el concurso, el IPES, podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos que hayan sido determinados en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación.

6.4.3.8. ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación, una vez se encuentre










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g) El-la abogado-a encargado-a del proceso contractual entrega copia del contrato al-

la contratista para la constitución de las garantías correspondientes, el pago de la publicación del contrato en el Registro Distrital.





6.4.4. CONTRATO DE INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS Es aquel que se celebra con una persona que, por su especial conocimiento de los mercados, se ocupa como agente intermediario (corredor), en la tarea de poner en relación a dos o más personas, con el fin de que celebren un negocio comercial, sin estar vinculado a las partes por relaciones de colaboración, dependencia, mandato o representación. Este contrato se encuentra regulado por el Código de Comercio en los artículos 1340 a 1346. Mediante este contrato la entidad puede emplear intermediarios ó corredores de seguros, para la contratación de pólizas y el manejo de programas de seguros que cubran los riesgos a los que se encuentran expuestos los bienes e intereses patrimoniales de la entidad, cuando estos no impliquen erogación a cargo de la entidad estatal y a favor del intermediario. La selección del intermediario de seguros deberá realizarse en forma previa a la

escogencia de la entidad aseguradora y su vinculación se prolongará hasta

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la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención dentro de un mismo proceso de selección. Para la selección del intermediario de seguros se aplicara el procedimiento establecido en el presente Titulo para el Concurso de Méritos con lista corta de precalificación y se le dará aplicación a lo señalado en el artículo 76 del Decreto 2474 de 2008. . El concurso de méritos es el procedimiento previsto por la Ley 1150 de 2007 para la selección de consultores y/o proyectos de arquitectura mediante un sistema de concurso abierto o de concurso con precalificación. Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión (35). Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Nota: Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda de conformidad con lo señalado en este manual y el decreto 2474 de 2008. Pero si del objeto contractual se desprende la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se adelanta por el concurso de méritos, sin perjuicio de la evaluación que el IPES realice de las condiciones de calidad y precio únicamente en lo relacionado con estos bienes o servicios.

En los procesos de selección mediante concurso de méritos el-la Directora/a del IPES designara un Comité asesor y evaluador, el cual estará conformado por un número plural e impar de expertos en el área a contratar y tendrá entre otras las siguientes responsabilidades:

El comité asesorará a la entidad durante el proceso de selección.

35

De conformidad con lo señalado en el Parágrafo 1 del Artículo 54 del Decreto 2474 de 2008 por labores de

asesoría y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión se entienden las llevadas a cabo con

ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de

toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos,

ferrocarriles, teleféricos, acueductos y alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos, oleoductos, gaseoductos,

poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos, líneas de transmisión eléctrica y en general

todas aquellas actividades relacionadas a la ingeniería a que se refiere el artículo 2 de la Ley 842 de 2003.

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Validará el contenido de los requerimientos técnicos.

Tendrá a su cargo la conformación de la lista corta

Evaluará y calificará las ofertas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en los pliegos de condiciones, previa reunión en la que unificará su entendimiento sobre los criterios de evaluación para minimizar las posibles diferencias de criterio individual con que cada factor debe evaluarse.

Verificará que el equipo de trabajo presentado por el oferente esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y con el plan de trabajo de la consultoría, conforme a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones y a los documentos soporte que sean presentados por el proponente.

Verificará la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación de conformidad con el procedimiento establecido en este manual y con observancia de lo estipulado en el artículo 68 del Decreto 2474 de 2008.

Nota: Los miembros del comité deberán contar con la competencia y la imparcialidad suficientes que les permita evaluar la calidad de las propuestas, conocer los objetivos de los servicios a contratar, las metas y los fines del IPES. En caso de no contar con personal idóneo para el efecto, el IPES podrá celebrar contratos de prestación de servicios especializados para integrar el mencionado comité.

La selección de intermediarios de seguros se realizara por concurso de méritos de conformidad con el procedimiento señalado en este manual y con observancia de lo establecido en el artículo 76 del Decreto 2474 de 2008.

6.5. MINIMA CUANTIA

La modalidad de selección del contratista mediante el procedimiento de Mínima Cuantía,

fue retomado en el Artículo 274 de la ley 1450 de Junio 16 de 2011, por la cual se expide el

Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014, adicionando el Articulo 2 de la ley 1150 de 2007, a

través de la incorporación del numeral 5, en los siguientes términos:

“Contratación mínima cuantía. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:

a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas.

b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil.

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c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas.

d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

Las particularidades del procedimiento previsto en este numeral, así como la posibilidad que tengan las entidades de realizar estas adquisiciones en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén" señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinarán en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

La contratación a que se refiere el presente numeral se realizará exclusivamente con las reglas en él contempladas y en su reglamentación. En particular no se aplicará lo previsto en la Ley 816 de 2003, y en el artículo 12 de la presente ley".

En este sentido, la ley 1474 de Julio 12 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, prevé en su artículo 94, el principio de transparencia en la contratación de mínima cuantía, adiciono el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 señalando las reglas que rigen los procesos de contratación independiente de su objeto, siempre que su valor no exceda el diez (10%) por ciento de la menor cuantía de la entidad, así:

“a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas;

b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil;

c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas;

d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

Parágrafo 1°. Las particularidades del procedimiento aquí previsto, así como la posibilidad que tengan las entidades de realizar estas adquisiciones en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén" señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinarán en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

Parágrafo 2°. Reglamentado por el Decreto Nacional 2516 de 2011. La contratación a que se refiere el presente artículo se realizará exclusivamente con las reglas en


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él contempladas y en su reglamentación. En particular no se aplicará lo previsto en la Ley 816 de 2003, ni en el artículo 12 de la Ley 1150 de 2007”.

En atención a lo señalado en esta última disposición, el gobierno nacional mediante la expedición del Decreto 2516 de Julio 12 de 2011, reglamento las adquisiciones de bienes, servicios y obras, independiente de su objeto y cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, cuyas reglas de procedimiento se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en su reglamentación, en los siguientes términos:

“Del procedimiento de selección. Artículo 2°. Estudios previos. La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

Artículo 3°. Invitación pública. La entidad formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - Secop, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. Además de los requisitos exigidos en dicho literal, se deberá incluir la siguiente información;

1. El objeto.

2. Plazo de ejecución.

3. Forma de pago.

4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.


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6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999.

7. Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, los que se regirán exclusivamente por lo previsto en el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Decreto 4266 de 2010, y demás normas concordantes.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

Parágrafo. En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7 del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008. En caso de que este no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

Artículo 4°. Procedimiento de selección y publicidad a través del Secop. El procedimiento se llevará de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, con las particularidades establecidas en el presente decreto.

Todos los actos y documentos se publicarán en el Secop incluidos la invitación pública, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas en los casos señalados en el numeral 7 del artículo 3° del presente decreto y la comunicación de aceptación de la oferta.

Publicada la verificación de los requisitos habilitantes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el Secop simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal, para lo cual, las entidades adoptarán las medidas pertinentes para ajustar sus

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procedimientos financieros.

Las entidades públicas que no cuenten con los recursos tecnológicos que provean una adecuada conectividad para el uso del Secop, deberán proceder de conformidad con lo establecido en el artículo 8° del Decreto 2474 de 2008.

Parágrafo 1°. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

Parágrafo 2°. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

Parágrafo 3°. La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad alguna. Dicha función podrá ser ejercida por funcionarios o por particulares contratados para el efecto, quienes deberán realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en la invitación pública, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por él o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

Artículo 5°. Comunicación de aceptación de la oferta o de declaratoria de desierta. Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el Secop el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el Secop. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

De conformidad con lo señalado en el Artículo 7 y 8 del Decreto 2516 de 2011, en los contratos a que se refiere la norma en mención, no serán obligatorias la constitución de garantías y en ningún caso el Registro Único de Proponentes RUP.

No obstante lo anterior, en aquellos casos que la entidad estime conveniente la constitución de garantías, atendiendo la naturaleza del objeto contractual y su forma de pago, podrá exigirla, de lo cual dejara constancia justificada en el estudio previo respetivo, conforme lo señalado en el Artículo 7 de la ley 1150 de 2007.

No ocurre lo mismo, en el caso del Registro Único de Proponentes, por cuanto no le es

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permitido a la entidad contratante exigir dicho documento como tampoco exigir o calcular la capacidad residual de contratación.

NOTA: Conforme a la reglamentación prevista en el decreto 2516 de 2011, las previsiones contenidas en dicho Decreto no son aplicables cuando la contratación se deba adelantar en aplicación de una causal de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

Conforme al Artículo 2 Literal b de la Ley 1150 de 2007, para determinar la capacidad

contractual de la entidad se tomara con base en el valor del presupuesto anual asignado a la

Entidad, así:

PRESUPUESTO ANUAL DE LA ENTIDAD

MENOR CUANTIA

Superior o igual a 1.200.000 SMMLV

Hasta 1000 SMLMV

Superior o igual a 850.000 SMMLV e inferior a 1.200.000 SMLMV

Hasta 850 SMLMV


Hasta 650 SMLMV


Hasta 450 SMLMV

Inferior a 120.000 SMLMV

Hasta 280 SMLMV

TABLA CUANTIAS IPES VIGENCIA 2011

Año SMLMV Presupuesto

Definitivo

Relación Nº

SMLMV

Factor Legal

Multiplicador

Menor Cuantía

IPES

Mínima Cuantía

IPES

2011

$ 535.600

$ 67.883.637.000

126.743 450 $ 241.020.000

$24.102.000

Nota: En todo caso, cuando el valor del contrato sea igual o superior al equivalente a 50 SMMLV, el contrato celebrado requerirá de pago de publicación en el registro distrital.

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CAPÍTULO 7 OTROS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

7.1 CONTRATO DE DONACIÓN

7.1.1 Qué es un Contrato de Donación? Es el contrato por medio del cual una de las partes transfiere en forma expresa, gratuita e irrevocable uno o varios bienes muebles o inmuebles, a otra parte que los acepta. La donación puede ofrecerse por una persona natural o jurídica a favor de la Entidad Pública., así como es viable la donación de bienes muebles entre entidades públicas, esta última posibilidad, señalada por el Consejo de Estado – Sala de Consulta y Servicios Civil. Julio 4 de 2003. RAD. 1.495, en aquellos casos cuando los bienes que se pretenden donar no sean de aquellos respecto de los cuales se ha producido la desafectación en razón de que la entidad pública titular del dominio ya no los requiere para su servicio, por cuanto éstos por mandato legal deben ser enajenados mediante contrato de venta. La competencia para la aceptación y el ofrecimiento de donaciones en el IPES, corresponde al-la Director-a de la entidad; no obstante lo anterior, el-la Directora-a de el IPES no podrá efectuar donaciones a particulares sobre bienes de la entidad, por expresa prohibición constitucional (artículo 355 de la Constitución Política).

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Debe tenerse en cuenta la disposición contenida en el Código Civil ARTÍCULO 1458. AUTORIZACION DE DONACIONES EN RAZON AL MONTO: Artículo modificado por el artículo 1o. del Decreto 1712 de 1989. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública las donaciones cuyo valor excedan la suma de cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga ninguna disposición legal. Las donaciones cuyo valor sea igual o inferior a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, no requieren insinuación. 7.1.2 Quiénes pueden solicitar la celebración de un contrato de donación? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 7.1.3 ¿Cómo se debe solicitar? El – la Subdirector/a, que conozca el ofrecimiento de una donación para el IPES, diligenciara el formato FO - 186 - Solicitud de Elaboración de Contrato, el cual debe ser firmado previamente por el-la Director-a General y en el que se indicará la fecha y el número consecutivo de radicación de la Subdirección Jurídica y de Contratación . Dicho formato deberá estar acompañado de:

a. Formato FO-178 - Estudios de Conveniencia y Oportunidad de la contratación: En el cual debe quedar establecido, de acuerdo con el carácter de la donación el estudio de viabilidad técnica de la misma, para lo cual deberá tener en cuenta: las condiciones que imponga el donante tales como el destino, uso y mantenimiento del bien; y la correspondencia de la donación con la misión de la Entidad.

b. Documento en que el donante manifieste expresamente su voluntad de efectuar la

donación, indicando la descripción del tipo de bien que pretende donar, sus especificaciones físicas o técnicas, estado de conservación, cantidad, valor unitario y valor total.

c. Documento con el cual se pruebe el valor comercial del bien objeto de la donación.

d. Documento suscrito por el donante en el que señale que con la donación no se insolventa.

e. Documento en que el-la Director-a General de la entidad manifieste su decisión de

aceptar o no la donación.

f. Documentos del donante:

Si es persona natural:

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Fotocopia de la cédula de ciudadanía Certificado expedido por la Contraloría General de la República sobre

responsables fiscales. Certificado expedido por la Procuraduría General de la Nación- SIRI Certificado vigente de antecedentes expedido por la Personería Certificado vigente de Antecedentes Judiciales expedido por el DAS Si es persona jurídica:

Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la autoridad

competente con una fecha de expedición no superior a treinta (30) días a la solicitud de contratación.

Autorización al Representante Legal, para realizar la donación cuando sus facultades estén restringidas.

Certificado expedido por la Contraloría General de la República sobre responsables fiscales.

Certificado expedido por la Procuraduría General de la Nación-SIRI (tanto de la persona jurídica como de su Representante Legal).

Cuando haya lugar a ello, debe anexar los documentos que identifiquen el bien y que acrediten la pertenencia y dominio por parte de la persona o entidad donante y demás referencias que sean de utilidad para precisar con exactitud el bien objeto de la donación.

7.1.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos y documentos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 7.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de celebración de un contrato de donación? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de contratación. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, remite la carpeta a la dependencia que requiere la contratación, para que las correcciones respectivas, radique nuevamente en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación el proceso para la elaboración del contrato. 7.1.6 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación?


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Una vez revisados y aprobados los documentos necesarios para la legalización del contrato, la-el abogada-o encargada-o del proceso contractual elabora la comunicación por medio del cual se remiten los documentos de perfeccionamiento de la donación.

El contrato y sus anexos permanecerán en el archivo activo de gestión de la Subdirección Jurídica y de Contratación por un término de dos (2) años. 7.2 CONTRATO DE COMODATO 7.2.1 Qué es un Contrato de Comodato? Es el contrato que se suscribe con el objeto de hacer entrega gratuita de un bien mueble o inmueble a una de las partes (comodatario) para concederle su uso y goce, con el compromiso de devolver el mismo bien a la parte que lo entregó (comodante), después de terminar el uso. Este tipo de contrato también es denominado “préstamo de uso”. 7.2.2 ¿Quiénes pueden solicitar la celebración de un contrato de comodato? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 7.2.3 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? Las personas nombradas en el numeral anterior que requieran la celebración de un contrato de comodato, deberán presentar la solicitud por lo menos con veinte (20) días hábiles de antelación a la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual.

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Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en la fecha inicialmente prevista.

7.2.4 ¿Cómo se debe solicitar? El-la Subdirector-a, del área, diligenciara el formato FO-186 - Solicitud de Elaboración de Contrato, el cual debe ser firmado previamente por el-la Director-a General y en el que se indicará la fecha y el número consecutivo de radicación de la Subdirección Jurídica y de Contratación . Dicho formato deberá estar acompañado de:

a. Formato FO-178: Estudios de conveniencia y oportunidad de la contratación.

b. Documentación del inmueble objeto del contrato de comodato:

Certificado de Tradición y Libertad del inmueble expedido con una fecha no superior a treinta (30) días de antelación a la solicitud de contratación.

Escritura Pública del inmueble y las demás escrituras que se consideren pertinentes.

c. Documentos del comodante:

Si es persona natural:

Fotocopia de la cédula de ciudadanía Certificado expedido por la Contraloría General de la República sobre

responsables fiscales. Certificado expedido por la Procuraduría General de la Nación- SIR. Certificado vigente de antecedentes expedido por la Personería Certificado vigente de Antecedentes Judiciales expedido por el DAS.

Si es persona jurídica:

Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la autoridad competente con una fecha de expedición no superior a treinta (30) días a la solicitud de contratación.

Autorización al Representante Legal para contratar, cuando sus facultades estén restringidas.

Certificado expedido por la Contraloría General de la República sobre responsables fiscales.

Certificado expedido por la Procuraduría General de la Nación-SIRI (tanto de la persona jurídica como de su Representante Legal).

7.2.5 ¿Ante quién se presenta la solicitud?

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Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 7.2.6 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de celebración de un contrato de comodato? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación: 1. Verifica su programación en el plan de compras o contratación, y su conveniencia y oportunidad para dar o no el respectivo visto bueno de radicación al trámite. 2. Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato (FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, y si no subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado y una vez corregidas se radica nuevamente en la secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación el proceso para la elaboración del contrato 7.2.7 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación ?







Una vez revisados y aprobados los documentos necesarios para la legalización del contrato, la-el abogada-o encargada-o del proceso contractual elabora la comunicación por

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medio del cual se remiten los documentos de perfeccionamiento del comodato. El contrato y sus anexos permanecerán en el archivo activo de gestión de la Subdirección Jurídica y de Contratación por un término de dos (2) años

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CAPÍTULO 8.

MODIFICACIONES AL CONTRATO ESTATAL Con ocasión de circunstancias especiales que se presentan durante la ejecución del objeto contractual, el Instituto para la Economía Social podrá efectuar modificaciones y adiciones a las condiciones de modo, tiempo y lugar en que se celebró un contrato estatal, siempre que dichas modificaciones se hallen debidamente sustentadas en la preservación del equilibrio económico contractual y de las exigencias legales. Así las cosas, si durante la ejecución del contrato, y existiendo la necesidad manifiesta de evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con él, fuera necesario introducir variaciones en el contrato estatal y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, el Instituto para la Economía Social, en acto administrativo debidamente motivado, lo modificará mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios36. Son las variaciones que puede tener un contrato durante su ejecución, por acuerdo entre las partes, o unilateralmente de acuerdo con lo contemplado en la ley 80 de 1993. Las modificaciones pueden consistir en adiciones, prórrogas, supresiones, aclaraciones, correcciones o precisiones, a una o varias cláusulas del contrato. Un contrato puede adicionarse en valor (adición) y en plazo (prórroga). Si la adición es en valor, ésta no podrá ser superior al 50% del valor inicial del contrato o del valor inicial total del convenio, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV). Toda modificación que se realice a un contrato estatal tiene estrictos límites que deben ser respetados por la entidad contratante. Tales límites a las mutaciones o variaciones unilaterales en las condiciones contractuales, que la entidad deberá aplicar para situaciones ocurridas con posterioridad al perfeccionamiento del contrato, son los siguientes:37

a) La modificación a realizarse por la entidad no es discrecional, ya que debe adoptarse solamente cuando dentro de la ejecución de un contrato se presenten circunstancias que puedan paralizar o afectar la prestación de un servicio público que se deba satisfacer con este instrumento. b) Dicha modificación unilateral sólo puede imponerse una vez se haya agotado la etapa previa de negociación de la misma con el contratista, para lograr un acuerdo que satisfaga a ambas partes en el contrato. La medida de modificación unilateral se

36

Primer inciso del artículo 16 de la Ley 80 de 1.993. 37

Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Exp. Nos. 4739, 4642 y 5951, Sentencia de

31 de enero de 1.991, C.P. Julio César Uribe Acosta; Corte Constitucional, Sentencia C‐949 de 5 de septiembre de 2.001,

M.P. Clara Inés Vargas Hernández.

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impondrá respetando la garantía del debido proceso, mediante acto administrativo debidamente motivado. c) La modificación del respectivo negocio debe preservar la sustancia del contrato celebrado, su esencia y la de su objeto, ya que una alteración llevada a tal extremo significará, en realidad, la conformación de un contrato diferente no consentido por el contratista. d) Al disponerse la modificación del contrato, se debe procurar mantener en todo

contrato el equilibrio económico‐financiero; quedando, por un lado, la obligación de indemnizar al contratista cuando la modificación cause ruptura de dicho equilibrio, y de otro, el deber de afectar los reajustes para evitar que sobrevengan beneficios indebidos en detrimento de la entidad.

Para efectuar la modificación unilateral, el supervisor o interventor del respectivo contrato deberá solicitar oportunamente a la Subdirección Jurídica y de Contratación el tramite para que se proceda a la elaboración de la modificación respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia y el beneficio que la entidad obtendrá con la misma; e indicar el valor y/o el tiempo a trocar, si fuere el caso. Cuando las modificaciones alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o más del valor inicial, el Estatuto General de la Contratación Administrativa permite que el contratista pueda renunciar a la continuación de la ejecución, evento en el cual la Subdirección Jurídica y de Contratación , previa solicitud motivada del contratista, deberá ordenar la liquidación del contrato y adoptar de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto contractual38. Los acuerdos entre el Instituto para la Economía Social y el contratista que prorroguen el plazo o contengan adiciones o modificaciones de un contrato, deberán publicarse a costa del contratista en el Registro Distrital de Bogotá, D.C., pagando el valor de la tarifa para el año correspondiente39.

Así mismo, debe tenerse en cuenta lo establecido en el Artículo 28 de la Ley 1150 de 2007, en los siguientes términos: “De la prórroga o adición de concesiones de obra

38 De acuerdo con la jurisprudencia de la H. CORTE CONSTITUCIONAL: “Ahora bien, cuando las modificaciones alteran

el valor del contrato en un 20% o más del valor inicial, el artículo 16 permite que el contratista pueda renunciar a la

continuación de la ejecución, evento en el cual la entidad contratante debe ordenar la liquidación del contrato y adoptar de

manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto contractual, determinación

que se juzga razonable si se tiene en cuenta que, de un lado, no parece justo que frente a esta circunstancia se constriña al

contratista para que culmine una obra que pueda acarrearle consecuencias económicas desfavorables. De otro lado, también

es razonable y lógico que en caso de que el contratista haya renunciado a la continuación de la ejecución, las entidades

estatales estén habilitada para actuar de manera inmediata tomando las medidas indispensables que aseguren la terminación

del objeto del contrato, tanto más si se tiene presente que conforme a lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 80 de 1.993,

ellas tienen a su cargo la dirección general y responsabilidad del ejercer el control y vigilancia de la ejecución del

contrato”. Corte Constitucional, Sentencia C‐949 de 5 de septiembre de 2.001, M.P. Clara Inés Vargas Hernández. 39 Artículo 59, Ley 190, 1.995; Resoluciones No. 376 de 27 de diciembre de 2.007 y la Resolución No. 450 de 2010 de la

Secretaría General de la Alcaldía de Bogotá, D.C.

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pública. En los contratos de concesión de obra pública, podrá haber prórroga o adición hasta por el sesenta por ciento (60%) del plazo estimado, independientemente del monto de la inversión, siempre que se trate de obras adicionales directamente relacionadas con el objeto concesionado o de la recuperación de la inversión debidamente soportada en estudios técnicos y económicos. Respecto de concesiones viales deberá referirse al mismo corredor vial.”.

8.1 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA REALIZAR UNA MODIFICACIÓN DE CONTRATO 8.1.1 Quiénes pueden solicitar una modificación? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 8.1.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de una modificación? Las modificaciones deben solicitarse por cualquiera de las personas señaladas en el numeral anterior con no menos de diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que dicha modificación empiece a regir, salvo aquellas circunstancias que por su naturaleza no se hayan podido prever con dicha antelación, en cuyo caso deberá estar plenamente probado el hecho que dio lugar a la modificación. Si la solicitud se presenta por fuera del término establecido, no se garantizará que la modificación empiece a regir en la fecha inicialmente prevista. 8.1.3 Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, deben ser radicados por el supervisor del contrato en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral siguiente. 8.1.4 Cómo debe presentarse la solicitud de modificación?

a. Formato FO-178: Solicitud de Modificación del Contrato. b. Si la modificación consiste en adición en valor al contrato, debe adjuntarse el

Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalda la adición en valor. El procedimiento para la solicitud y expedición de este documento se realiza de la misma forma establecida para la suscripción de contratos y convenios.

c. Justificación de la Modificación: Toda modificación de contratos y convenios deberá contar con la solicitud de modificación, la justificación que establezca los motivos en que se soporta la solicitud, el análisis técnico y de conveniencia que

determina su procedibilidad; - Cuando sea requerida por el

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supervisor del contrato/convenio debe estar suscrita por éste, avalada por el-la Directora-a General o el-la subdirector-a, según corresponda. - Cuando sea solicitada por el contratista deberá estar suscrita por este con el aval del respectivo supervisor del contrato.

8.1.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de modificación de un contrato?

Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato (FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, sino se subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado.

Elabora la minuta de la modificación en dos ejemplares, los fecha y los hace firmar

del-la Director-a General y del contratista.

Si la modificación consiste en adición en valor al contrato, el/la secretario(a) de la Subdirección Jurídica y de Contratación remite uno de los ejemplares a la Subdirección Administrativa y Financiera como soporte para la expedición del certificado de registro presupuestal.

El-la abogado encargado de la modificación informa al supervisor del contrato para

que requiera al contratista para la modificación de la-s garantía-s y pago de la publicación cuando haya lugar a ello, conforme a lo establecido en las disposiciones legales vigentes por las cuales se establecen las tarifas para las publicaciones de los actos administrativos en el Registro Distrital.

Una vez expedido el registro presupuestal el-la abogado-a encargado de la

modificación revisa la garantía para aprobación por parte del (la) Subdirector/a Jurídica y de Contratación.

Una vez revisados y aprobados los documentos necesarios para la legalización de la modificación, el - la abogado-a encargada-o del proceso contractual los incorporara en la carpeta original que reposa en el Archivo de la Subdirección Jurídica y de Contratación. El/la Supervisor/a podrá consultar la modificación efectuada en la carpeta original.

8.2 ADICIÓN AL VALOR DEL CONTRATO Una adición del contrato estatal es una modificación de un contrato en ejecución cuando se requiere agregarle elementos no previstos pero que son conexos con el objeto

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contratado y su realización indispensable para cumplir las finalidades que tuvo la entidad estatal al contratar40 Así, los mayores valores en el contrato estatal no se presentan debido a mayores cantidades en la prestación a cargo del contratista por cambios introducidos al alcance físico de las metas determinadas en el objeto del contrato, sino que esas mayores cantidades surgen de una deficiente estimación inicial de las requeridas para la ejecución de todo el objeto descrito41; acaecida, probablemente, durante la etapa de planeación del procedimiento de contratación estatal. - La adición del precio original del contrato, como modificación del negocio en ejecución, debe distinguirse de la determinación del precio por su revisión o ajuste. a) De un lado, la determinación del precio mediante reajuste o revisión se realizará por el Instituto para la Economía Social IPES con el fin de mantener la ecuación o equilibro inicial y evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo; empleando los mecanismos legalmente previstos para ajustar, revisar y corregir los precios, y para modificar unilateralmente el contrato42 La entidad buscará cubrir el pago de revisión o reajuste de los precios pactados, por razón de los cambios o alteraciones previsibles en las condiciones iníciales de los contratos que le hayan sido asignados, empleando, si a ello hay lugar, la apropiación global en su presupuesto anual destinada a cubrir los costos imprevistos ocasionados por los retardos en los pagos que se hagan a los contratistas43 b) Por el contrario, la adición del precio original del contrato surge de la necesidad de

agregar elementos –bienes, servicios, tiempo o precios‐ no previstos en el contrato inicial pero cuya ejecución es indispensable por su conexidad con aquél; adición que puede enmarcarse en las obligaciones del contrato, como al valor para cubrir su costo y, si fuere necesario, al plazo para lograr su oportuna ejecución. En el evento de suscribirse una adición, ésta deberá encontrarse plenamente justificada, y las pólizas que amparan los contratos deberán ampliarse conforme a los valores incrementados y por el término de las mismas.

40

En efecto, según el concepto del alto Tribunal, “(…) solamente habrá verdadera “adición” a un contrato (sic) cuando

se agrega al alcance físico inicial del contrato algo nuevo, es decir, cuando existe una verdadera ampliación del objeto

contractual, y no cuando solamente se realiza un simple ajusto del valor estimado inicialmente del contrato, en razón a

que el cálculo de cantidades de obra estimado en el momento de celebrar el contrato no fue adecuada”. Consejo de

Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Exp. No. 1121, Concepto de 26 de agosto de 1.998, C.P. César Hoyos Salazar.

41

Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Exp. No. 1439, Concepto de 18 de julio de 2.002, C.P. Susana

Montes de Echeverri. 42

Artículos 4º numeral 8, 14 numeral 1, 16, 25 numerales 13 y 14, y 27 de la Ley 80 de 1.993. 43 Artículo 25 numeral 14, Ley 80 de 1.993.

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8.3 ADICIÓN DEL PLAZO DEL CONTRATO O PRÓRROGA DEL CONTRATO Por medio de la prórroga, el plazo de cumplimiento de las obligaciones nacidas del contrato estatal se difiere en el tiempo. El IPES está en la obligación de controlar el plazo y de suscribir por escrito una prórroga cuando se haga imposible la terminación en tiempo del contrato, una vez se evidencia que con ello se logrará el cometido perseguido con el mismo. El término de la prórroga deberá ser razonable y oportuno para la terminación adecuada del contrato La prórroga también acarrea la obligación para el contratista de extender la vigencia de la garantía del contrato, y la obligación del supervisor o interventor del contrato de verificar que dicha garantía abarque de igual manera el tiempo por el cual se prorrogó la ejecución del contrato. Una de las situaciones con las que frecuentemente se encuentran los supervisores o interventores de los contratos estatales es aquella referente al incumplimiento de los plazos establecidos para la ejecución de las obligaciones contractuales a cargo de las partes. Por esta razón, el control que debe ejercer el interventor o supervisor designado por el Director General de la entidad ha de orientarse también a verificar que tanto las obligaciones a cargo del contratista como las obligaciones a cargo de la entidad se cumplan en los plazos pactados en el contrato, e informar sobre el estado y avance en la ejecución de lo convenido; información que siempre será relevante, sobre todo, en situaciones que acarreen incumplimiento. Una reacción oportuna de quien controla la ejecución del contrato no sólo puede evitar que se incurra en incumplimiento grave o morigerar sus efectos, de haberse causado; sino que, si la situación se hace insalvable, la Entidad se encontrará entonces jurídicamente legitimada para adoptar las decisiones y los correctivos que sean del caso de forma oportuna, previo el agotamiento del procedimiento que corresponda. 8.4 OTRAS MODIFICACIONES, ACLARACIONES, CORRECCIONES DEL CONTRATO Durante la ejecución del contrato, las partes pueden observar la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones, que se impondrán con respeto del debido proceso del contratista, deberán estar igualmente justificadas por el funcionario/contratista designado como supervisor del respectivo contrato. 8.5 SUSPENSIÓN DE LOS CONTRATOS La suspensión de los contratos estatales se enmarca, por regla general, dentro del ejercicio del postulado de la autonomía privada, en cuanto sea necesaria para asegurar el

cumplimiento de los fines de la contratación, y mediando la debida

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justificación que exige el interés general; pues de lo contrario, la suspensión del contrato no será viable jurídicamente. Varias causas pueden dar origen a la suspensión del contrato estatal. No siempre la suspensión del contrato es un suceso desafortunado; la aparición de circunstancias imputables a la administración pública o de hechos externos que impiden la ejecución del contrato, el incumplimiento de estrictos deberes de conducta a desarrollarse durante la fase de planeación que afectan el cumplimiento de las prestaciones pactadas (licencias, permisos, adquisición de terrenos, etc.), o situaciones de fuerza mayor, deben colocar a las partes en una actitud reflexiva sobre si continuar o no con las actividades contratadas. En el momento de solicitar la suspensión es preciso que el solicitante valore y soporte en debida forma lo siguiente:

a) La oportunidad y las razones que fundamentan la detención en la ejecución del contrato celebrado. b) El término de duración de la suspensión. c) Las medidas que se van a adoptar para hacerla viable. d) La obligación de ambas partes de eliminar los obstáculos que entorpecen la ejecución. e) Las contraprestaciones de las partes durante la suspensión. f) Las condiciones indispensables para dejar el contrato en condiciones de ejecución. g) Lo que se requiere para reiniciar dicha ejecución h) Los efectos jurídicos de la suspensión para la parte del contrato que la soporta sin su culpa i) La extensión de la garantía por el término de la suspensión del contrato celebrada.

Adicionalmente debe tenerse en cuenta que:

1) Al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de las garantías para el cumplimiento de las obligaciones a su cargo. 2) El IPES no podrá suspender el contrato por acto unilateral. En ese mismo orden de ideas, la suspensión unilateral e injustificada de la ejecución del contrato por parte del contratista tampoco es posible e implica, además, grave incumplimiento del contrato. 3) Cuando por causas imputables a la propia entidad exista un incumplimiento de las obligaciones a su cargo que afecte el cumplimiento del contratista, y ello termine en la parálisis de la ejecución del contrato, se recomienda que la entidad – con el fin de garantizar el cumplimiento de los fines de la contratación estatal‐ sugiera al contratista la suspensión del contrato de común acuerdo, que se elabore una estrategia para solucionar los problemas que generaron la detención y que se

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estipulen los mecanismos resarcitorios correspondientes a favor del contratista. Consiste en la cesación temporal de la ejecución del contrato de común acuerdo entre las partes contratantes, en casos excepcionales siempre que con dicha cesación no se afecte gravemente el cumplimiento de los objetivos que dieron lugar a la contratación o por razones de fuerza mayor o caso fortuito, cuando la situación que dio origen a la cesación no se encontraba contemplada en los estudios previos, pliego de condiciones o en el contrato. 8.5.1. Quiénes pueden solicitar la suspensión del contrato? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 8.5.2. Cuándo debe presentarse la solicitud de suspensión del contrato de mutuo acuerdo? Las personas nombradas anteriormente que soliciten la suspensión del contrato deben realizarla con no menos de diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que la suspensión empiece a regir. Si la solicitud se presenta por fuera del término establecido, no se garantizará que la suspensión empiece a regir en la fecha inicialmente prevista. 8.5.3. Cómo debe presentarse la solicitud de suspensión?

a. Formato FO-187: Solicitud de Modificación del Contrato. b. Si las razones que dan lugar a la suspensión del contrato son atribuibles al

contratista, deberá presentarse la solicitud de éste al supervisor, en la cual explica los motivos o razones que justifiquen la suspensión. Esta solicitud debe contar con el visto bueno del supervisor del contrato.

c. Justificación de la suspensión presentada por el supervisor, con el aval de el-la directora-a general o por el-la Subdirector-a ó Asesor, según corresponda.

8.5.4. Ante quién se presenta la solicitud? Los documentos mencionados en el numeral anterior, debidamente firmados, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación. 8.5.5. ¿Qué debe hacer la Subdirección Jurídica y de Contratación cuando recibe la solicitud de suspensión de un contrato?

a) Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación Verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración de contrato (FO-186). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la

contratación. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u

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omisiones de los documentos de la contratación, solicita a la dependencia que requiere la contratación subsanar lo pertinente, sino subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado

El-la abogado encargado de la suspensión informa al supervisor del contrato para que requiera al contratista la ampliación de la vigencia de la-s garantía-s requeridas en el contrato.

Una vez revisados y aprobados los documentos necesarios para la legalización de la suspensión, el - la abogado-a encargada-o del proceso contractual los incorporara en la carpeta original que reposa en el Archivo de la Subdirección Jurídica y de Contratación. El/la Supervisor/a podrá consultar la modificación efectuada en la carpeta original.

8.6 CESIÓN DE LOS CONTRATOS La cesión del contrato estatal se presenta, al igual que en el derecho privado, cuando el Instituto para la Economía Social - IPES o el contratista –como cedentes‐ transfieren a otro

–el tercero cesionario‐ su posición contractual. La cesión de contrato, al permitir la sustitución de una de las partes en el contrato que se ejecuta, permite que el tercero cesionario adquiera en todo o en parte los derechos y las obligaciones que correspondían como efectos del contrato al contratante cedente. La finalidad de la institución de la cesión contractual consiste en hacer posible la circulación del interés económico incorporado en el contrato. Mediante este procedimiento el contratista transfiere las obligaciones y los derechos de un contrato celebrado con el IPES, a un tercero, en casos excepcionales y por razones estrictamente necesarias. En este procedimiento se identifican tres partes: El-la Ordenador-a del Gasto; el Cedente que es el contratista inicial quien transferirá las obligaciones y los derechos generados del contrato suscrito entre este y la entidad; y el Cesionario que es la persona que a partir de la cesión asume la ejecución del contrato hasta su finalización. La cesión del contrato estatal podrá efectuarse sobre contratos de ejecución sucesiva (como, por ejemplo, los contratos de obra, de suministro, de interventoría, de prestación de servicios), y en los contratos de ejecución instantánea (como, por ejemplo, los de compraventa) si la ejecución de las prestaciones aún no se ha agotado –es decir, si no ha

sido cumplido el contrato en todo o en parte‐, mediando la aceptación del contratante cedido.

Nota: De acuerdo con el artículo noveno de la ley 80 de 1993, si sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

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8.6.1. Quiénes pueden solicitar una cesión? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato. 8.6.2. Cuándo debe presentarse la solicitud de cesión del contrato? La persona que solicite una cesión solicitarla con no menos de diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que dicha cesión empiece a regir. Si la solicitud se presenta por fuera del término establecido, no se garantizará que la modificación empiece a regir en la fecha inicialmente prevista. 8.6.3. Ante quién se presenta la solicitud? Cuando la solicitud provenga del contratista, este deberá realizarla ante el supervisor dentro del plazo previsto en el numeral anterior, a fin de que este pueda realizar los trámites correspondientes. Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, serán radicados por el supervisor del contrato en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, con no menos de diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que dicha cesión empiece a regir, en el mismo orden que se relacionan en el numeral siguiente. 8.6.4. Cómo debe presentarse la solicitud de cesión?

a. Formato FO-187: Solicitud de Modificación del Contrato. b. Solicitud del contratista, explicando los motivos o razones que impiden continuar

con la ejecución del contrato, presentando las hojas de vida de las personas opcionadas para la cesión, solicitud que debe contar con el visto bueno del supervisor del contrato. Las personas opcionadas deben cumplir como mínimo con los requisitos establecidos previamente para dicha contratación, en sus respectivos pliegos de condiciones.

c. Justificación de la cesión, presentada por Supervisor y avalada por el-la

Subdirector-a, según corresponda, en la que se recomiende a la Dirección de la Entidad el nombre del cesionario.

d. Documentos de la persona a quien se le va a ceder el contrato (si es una cesión

de un contrato de prestación de servicios personales al IPES deberán adjuntarse los documentos requeridos para dicha contratación.

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8.6.5. ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de cesión de un contrato?

Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de cesión. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la cesión. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la modificación, solicita a la dependencia que requiere la modificación subsanar lo pertinente, sino subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado.

Elabora la minuta de cesión en dos ejemplares, los fecha y los hace firmar del-la Director-a General y del contratista.

El-la abogado encargado de la modificación informa al supervisor del contrato para que requiera al contratista la modificación de la-s garantía-s y pago de la publicación cuando haya lugar a ello, conforme a lo establecido en las disposiciones legales vigentes por las cuales se establecen las tarifas para las publicaciones de los actos administrativos en el Registro Distrital.

El-la abogado-a encargado de la cesión revisa la garantía para aprobación por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

Una vez revisados y aprobados los documentos necesarios para la legalización de la cesión, el - la abogado-a encargada-o del proceso contractual los incorporara en la carpeta original que reposa en el Archivo de la Subdirección Jurídica y de Contratación. El/la Supervisor/a podrá consultar la modificación efectuada en la carpeta original.

8.7 TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS ESTATALES La terminación anticipada de los contratos estatales, antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado, puede provocarse por:

1. Por el ejercicio de la potestad unilateral del Estado (IPES) para resolver o terminar el contrato estatal, de conformidad con los requisitos establecidos en la ley;

2. Por el mutuo acuerdo de las partes en el negocio 3. En los casos en que se declara la caducidad del contrato estatal por parte de la

entidad. 8.7.1 Terminación unilateral La terminación unilateral del contrato estatal es una potestad exorbitante que tiene el Instituto para la Economía Social para decretar la extinción anticipada del contrato estatal con el fin de evitar una afectación al interés público, por cuenta de razones sobrevinientes

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a la celebración del contrato que así lo aconsejen. Por mandato del artículo 14 numeral 2 de la Ley 80 de 1.993, ésta deberá incluirse mediante cláusula en todos los contratos estatales; teniendo en cuenta que los mismos permanecen en el tiempo ejecutándose, hasta desarrollar a cabalidad el objeto contractual. La terminación unilateral del contrato estatal, es claro, no constituye en manera alguna una sanción por incumplimiento de obligaciones a cargo del contratista. El Instituto para la Economía Social podrá decretar la terminación unilateral de un contrato en los siguientes eventos44 “1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación del orden público lo imponga”: Las exigencias del servicio público, como causal de terminación, se refieren a ciertas necesidades de la comunidad que debe satisfacer el Estado y que se ven afectadas, directa o indirectamente, con la ejecución del contrato. Por ejemplo, cuando con la ejecución de un contrato se interrumpa sustancialmente la prestación de un servicio público esencial. De otro lado, la alteración del orden público como evento de terminación unilateral implica una solución de última ratio frente a las perturbaciones que los grupos subversivos al margen de la ley o el crimen organizado generen a la ejecución de los contratos Por último, si un contrato se termina por razones de orden público o del servicio que no sean no imputables al contratista, el Estado deberá asumir la responsabilidad de pagarle al contratista lo que en cierta forma éste había previsto recibir como utilidad en la ejecución del contrato con el IPES afectado por tales circunstancias; así como los gastos administrativos realizados. “2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista:” La muerte del contratista genera la terminación unilateral del contrato en todos los eventos, incluido aquel en que muere uno de los integrantes de un consorcio o de una unión temporal. Lo mismo para el caso de la disolución de la persona jurídica del contratista. La incapacidad física permanente del contratista genera la terminación unilateral del contrato estatal siempre y cuando la incapacidad física permanente impida de manera absoluta el cumplimiento de las obligaciones específicamente contractuales, cuando ellas dependan de las habilidades físicas del contratista. “3. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista:”

44 Artículos 17, 44 y 45, Ley 80 de 1.993.

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Cuando se decrete la interdicción judicial por demencia o disipación del contratista, el Instituto para la Economía Social no podrá continuar la ejecución del contrato con el curador. “4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores, o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato” En los casos en que opera esta causal, de acuerdo con la doctrina, es discutible que proceda la indemnización a favor del contratista por la terminación unilateral del contrato, pues es la entidad la que podría verse perjudicada si no adopta la medida de terminación unilateral, cuando tales circunstancias permiten presumir, sin lugar a dudas, que el contratista no está en capacidad de dar cumplimiento a lo pactado. “5. Por la existencia de las causales de nulidad absoluta previstas en los numerales 1, 2 y 4 del artículo 44 de la Ley 80 de 1.993:” Cuando se hayan celebrado contratos con personas incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución Política o en la ley, cuando se hayan celebrado contratos contra expresa prohibición constitucional o legal, o cuando se hayan declarado nulos los actos administrativos en que se fundamenten los contratos celebrados, el Director General, deberá dar por terminado el contrato mediante decisión administrativa debidamente motivada. Acto seguido, ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre La declaratoria de nulidad del contrato estatal debe provenir, por supuesto, del juez contencioso‐administrativo. Dispone el Estatuto General de la Contratación Administrativa que en los casos en que se termine unilateralmente el contrato por muerte o incapacidad física permanente del contratista, por disolución de la persona jurídica del contratista, o por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista, la ejecución del contrato podrá continuarse de común acuerdo con el garante de la obligación. 8.7.2 Terminación Anticipada de Mutuo Acuerdo La terminación anticipada de común acuerdo del contrato consiste en la decisión de las partes, cuando las circunstancias así lo requieran, para disponer de común acuerdo la cesación definitiva de las obligaciones recíprocas. 8.7.3. Quiénes pueden solicitar la terminación anticipada del contrato de mutuo acuerdo? VER NUMERAL 2.2.2 Quienes en el IPES, pueden solicitar la elaboración o modificación de un contrato.

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8.7.4 Cuándo debe presentarse la solicitud de la terminación anticipada por mutuo acuerdo? Las personas nombradas anteriormente que soliciten una terminación anticipada deben realizarla con no menos de diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que dicha terminación empiece a regir. Si la solicitud se presenta por fuera del término establecido, no se garantizará que la terminación empiece a regir en la fecha inicialmente prevista. 8.7.5 Cómo debe presentarse la solicitud de terminación anticipada por mutuo acuerdo?

a. Formato FO-187: Solicitud de Modificación del Contrato

b. Si las razones que convocan a la terminación anticipada por mutuo acuerdo del contrato son atribuibles al contratista, deberá presentarse la solicitud de éste al supervisor, en la cual explica los motivos o razones que impiden continuar con la ejecución del contrato. Esta solicitud debe contar con el visto bueno del supervisor del contrato.

c. Justificación de la terminación anticipada por mutuo acuerdo presentada por el-la

directora-a general o por supervisor, con el aval del- de la Subdirector/a- y/o Asesor/a según corresponda.

d. El acta de liquidación proyectada por el supervisor del contrato, junto con el último informe de ejecución, el informe financiero expedido por la Subdirección Administrativa y Financiera y los demás soportes requeridos para adelantar el trámite de liquidación.

8.7.6. Ante quién se presenta la solicitud? Los documentos mencionados en el numeral siguiente, debidamente firmados, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación. 8.7.7. ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de terminación anticipada por mutuo acuerdo de un contrato?

Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de terminación anticipada por mutuo acuerdo. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el

trámite de la terminación anticipada por mutuo acuerdo. Si

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encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la modificación, solicita a la dependencia que requiere la terminación, subsanar lo pertinente sino subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado

Elabora el documento de terminación anticipada en dos ejemplares, los fecha y los hace firmar del-la Director-a General y del contratista.

Revisa el Acta de Liquidación del contrato, la cual una vez se radique en la Subdirección Jurídica y de Contratación debe estar suscrita por el contratista, Supervisor y el/la Subdirector/a Administrativo y Financiero; si se encuentran errores o inconsistencias la devuelve al supervisor para que realice los ajustes correspondientes, si está todo conforme al contrato, debe gestionarse lo pertinente para la suscripción del acta por parte del-la Subdirector/a y el/la Directora/a.

Una vez se encuentra firmada la liquidación por las personas señaladas en el literal anterior, el/la abogado-a encargado deberá fecharla y remitir una copia del acta de liquidación con la totalidad de las firmas y del acta de terminación, al supervisor para que adelante el trámite de pago y de liberación de recursos cuando haya lugar a ello, ante la Subdirección Administrativa y Financiera. NOTA: Debe tenerse en cuenta que el Supervisor del contrato debe adelantar el trámite de la terminación anticipada del contrato, radicando la solicitud, soportes y anexos ante la Secretaria de la Subdirección Jurídica y de Contratación, el cual no implica que la Subdirección Jurídica y de Contratación tramite de oficio la liquidación del contrato; razón por la cual, el Supervisor del contrato está en la obligación de solicitar y adelantar dicho trámite ante la Subdirección Jurídica y de Contratación.

CAPÍTULO 9

SUPERVISION - INTERVENTORIA Es el proceso de supervisión y control que se debe ejercer sobre una relación contractual, como un tercero, y que tiene como propósito, verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo establecido en el contrato base, llevando a cabo las tareas requeridas para tal efecto, en particular: control, vigilancia, seguimiento, revisión, evaluación y aprobación, desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero de las actividades, productos y servicios objeto del contrato, el grado de avance y cumplimiento de las obligaciones contraídas en término de oportunidad, utilización de los recursos, costos especificaciones y calidad de los

bienes y servicios contratados.

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9.1 VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS CONTRATOS Para la vigilancia y control de los contratos de la entidad, es posible acudir a las figuras siguientes: Interventoría: El contrato de Interventoría se clasifica como un contrato estatal al que le son aplicables los principios y procedimientos consagrados en el estatuto de contratación y su objeto es ejercer el control y la vigilancia de otro contrato. Para lo anterior, el interventor tiene obligaciones para con la entidad estatal y facultades frente al contratista

Supervisión: Nace cuando se designa a un funcionario o contratista de la Entidad, con el propósito de salvaguardarla en su responsabilidad de vigilancia y control de los contratos que por su naturaleza deba supervisar. La entidad podrá realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia siempre que no sea suficiente el personal de planta o requiera conocimientos especializados (Parágrafo Artículo 54 Decreto 2474 de 2008). No obstante lo anterior, supervisión e interventoría, en el contexto de la contratación estatal, es el conjunto de actividades que realiza un funcionario o en representación de la Entidad una persona natural o jurídica para vigilar, controlar, verificar y colaborar en la ejecución de los contratos o convenios. La finalidad de la supervisión e Interventoría es asegurar el cumplimiento oportuno del objeto contractual, de los fines de la contratación y la satisfacción de los intereses de la Entidad mediante la obtención del fin perseguido. Con la supervisión y la Interventoría se hace control y vigilancia de las acciones del contratista, con el fin de lograr el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el contrato y sus elementos integrantes, especialmente en relación con:

1. Las especificaciones técnicas del objeto contratado 2. Actividades administrativas a cargo del contratista 3. Actividades legales 4. Actividades financieras y presupuestales 5. Toda estipulación contractual 6. Proteger los intereses de la Entidad y salvaguardar su responsabilidad

9.2 VALORES ÉTICOS DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES Controlar y vigilar, son dos verbos que denotan las funciones macro que él debe realizar. Pero la labor de interventoría va más allá: Su conducta y el desarrollo de sus actividades deben estar enmarcadas dentro de un conjunto de valores básicos, los cuales debe

reconocer, aprehender y vivenciar, y entre los que están:

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LA ÉTICA, como moral pensada, aquélla que nos permite forjar un buen carácter para enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad. LA CONDUCTA MORAL, como forma de actuar enmarcada dentro de principios que las personas reconocen como justos. LA RESPONSABILIDAD, que señala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actos propios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven. LA SOLIDARIDAD superando el individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que se cumplan los objetivos personales y los de los demás. EL COMPROMISO, que como valor establece ir más allá del simple deber, trascender la norma, lograr el deber ser y llegar al querer hacer. EL INTERÉS GENERAL Y LA VOLUNTAD DE SERVICIO, los cuales están íntimamente relacionados con las decisiones administrativas, dando a éstas dirección y significado, superando los viejos esquemas del solo interés privado y/o particular y, LA BUENA FE, que incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto. Con todo, cuando se designe a un Interventor que no tenga las calidades necesarias para su ejercicio, deberá manifestarlo al ordenador del gasto, por escrito, fundamentando o exponiendo las razones que le impiden cumplir con esta función. 9.3 MARCO LEGAL De acuerdo con la ley, el interventor o supervisor es un representante de una entidad pública en la ejecución de los proyectos que a dicha entidad le corresponde adelantar mediante contratación. Su papel es vital, ya que de su buena gestión depende la calidad de los productos (bienes y servicios) obtenidos por la entidad. Por esta razón, el interventor o supervisor debe ser consciente de sus derechos y obligaciones, contenidos en disposiciones legales que rigen el ejercicio de la contratación en las entidades estatales y responde civil, penal, fiscal y disciplinariamente, por el incumplimiento de sus obligaciones. La expresión „interventor o supervisor‟ utilizada a lo largo del Manual, debe entenderse como dos

términos excluyentes entre sí, ya que cada uno tiene funciones y responsabilidades diferentes, tal

como está definido en el Glosario de Términos contenido en el mismo Manual.

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Para el cumplimiento de las funciones de interventoría o supervisión de los contratos se tendrán en cuenta las cláusulas consagradas en el contrato y, entre otras, las normas que se describen a continuación, cuando ellas sean aplicables: - Artículos 6, 123 y 124. Constitución Política De la responsabilidad de los servidores públicos. - Artículo 209. Constitución Política El funcionario o persona natural o jurídica que sea designada para ejercer las funciones de interventor o supervisor en contratos que celebre el Estado, deberá conocer y aplicar los principios que orientan la actividad de la administración pública mediante la función administrativa, establecidos en este artículo. - Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Artículo 3º. Ley 80 de 1993 De los Fines de la Contratación Estatal - Artículo 4º. Ley 80 de 1993 De los derechos y deberes de las entidades estatales. - Artículo 5º. Ley 80 de 1993 De los derechos y deberes de los Contratistas. - Artículo 14 de la Ley 80 de 1993

De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto

contractual. - Artículo 23 de la Ley 80 de 1993 Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal, se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad. - Artículo 24 de la ley 80 de 1993 Del principio de Transparencia.

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- Artículo 25 de la ley 80 de 1993 Del Principio de Economía. - Artículo 26 de la ley 80 de 1993 Del Principio de Responsabilidad. - Artículo 32 de la Ley 80 de 1993

De los contratos estatales. Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de

obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el

derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de

la voluntad, así como los que, a título enunciativo, define dicho artículo.

- Artículo 50 de la ley 80 de 1993

De la Responsabilidad de las Entidades Estatales Las entidades responderán por las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicos que les sean imputables y que causen perjuicios a sus contratistas. En tales casos deberán indemnizar la disminución patrimonial que se ocasione, la prolongación de la misma y la ganancia, beneficio o provecho dejados de percibir por el contratista.

El texto subrayado fue declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-333 de 1996, en el entendido de que ella debe ser interpretada en consonancia con el artículo 90 de la Constitución, puesto que esa norma constitucional se aplica también en relación con la responsabilidad contractual del Estado.

Artículo 51 de ley 80 de 1993

De la Responsabilidad de los Servidores Públicos. El servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley.

Artículo 52 de la ley 80 de 1993

De la Responsabilidad de los Contratistas Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la ley. Los consorcios y uniones temporales responderán por las acciones y omisiones de sus integrantes, en los términos del artículo 7o. de esta Ley.

Artículo 53. De la responsabilidad de los consultores, interventores y asesores. “Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto

por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de


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consultoría, interventoría o asesoría como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría” - Artículo 56. De la responsabilidad penal de los particulares que intervienen en la contratación estatal. Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esta materia señala la Ley para los servidores públicos. - Artículo 58 Ley 80 de 1993. De las sanciones. - Artículos 60 y 61, Capítulo VI. De la liquidación de los contratos. - Resolución 2413 de 1979. Del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Reglamenta la higiene y seguridad para la industria de la construcción. - Decreto 2251 de 1993 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, en relación con los contratos celebrados con cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales. - Decreto 679 de 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, sobre intereses moratorios, garantía única, requisitos de ejecución de los consorcios y uniones temporales, entre otros. - Decreto 855 de 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, en materia de contratación directa. - Ley 99 de 1993. Artículo 49. Establece la obligatoriedad de la Licencia Ambiental en la ejecución de obras, el establecimiento de industrias o el desarrollo de cualquier actividad que de acuerdo con la Ley y los reglamentos, pueda producir deterioro grave a los recursos naturales renovables o al medio ambiente, o introducir modificaciones considerables o notorias al paisaje.

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- Ley 190 de 1995. Estatuto Anticorrupción y sus decretos reglamentarios.

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública

y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. - Ley 734 de 2001. Código Disciplinario Único Por la cual se adopta el Código Disciplinario Único. Artículo 40. Deberes. Son deberes de todo servidor público y del particular:

Entre otros:

Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación de un servicio esencial o que implique abuso o ejercicio indebido del cargo de función.

Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con quienes tenga relación con motivo del servicio.

Desempeñar el empleo, cargo o función sin obtener o pretender beneficios adicionales a las contraprestaciones legales y convencionales cuando a ellas tenga derecho.

Ceñirse en sus actuaciones a los postulados de la buena fe. Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: “… 34. No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibidas a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.”

Ley 1150 de 2007

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 De las modalidades de selección. La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y contratación de mínima cuantía (esta última modalidad de selección adicionada por el Artículo 274 de la Ley 1450 de 2011 Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007


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Del plazo para la liquidación de los contratos Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007

Del derecho al debido proceso.

El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.

En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Así mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato.

Parágrafo. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por las entidades estatales, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva.

Parágrafo transitorio. Las facultades previstas en este artículo se entienden atribuidas respecto de las cláusulas de multas o cláusula penal pecuniaria pactadas en los contratos celebrados con anterioridad a la expedición de esta ley y en los que por autonomía de la voluntad de las partes se hubiese previsto la competencia de las entidades estatales para imponerlas y hacerlas efectivas.

Ley 1474 de 2011

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Artículo 44.

Sujetos disciplinables. El artículo 53 de la Ley 734 de 2002, quedará así:

El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes

administren recursos públicos u oficiales.


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Se entiende que ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce la facultad sancionadora del Estado; lo que se acreditará, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o señale conductas, expida actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos.

Administran recursos públicos aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han destinado para su utilización con fines específicos.

No serán disciplinables aquellos particulares que presten servicios públicos, salvo que en ejercicio de dichas actividades desempeñen funciones públicas, evento en el cual resultarán destinatarios de las normas disciplinarias.

Cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad disciplinaria será exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva.

Artículo 45.

Responsabilidad del interventor por faltas gravísimas. Modifíquese el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, el cual quedará así:

11. Las consagradas en los numerales 2, 3, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 26, 27, 28, 34, 40, 42, 43, 50, 51, 52, 55, 56, y 59, parágrafo 4°, del artículo 48 de esta ley cuando resulten compatibles con la función.

Artículo 82.

Responsabilidad de los interventores. Modifíquese el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual quedará así:

Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan

ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4589#55.11


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Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará la materia dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición de esta ley.

Artículo 83.

Supervisión e interventoría contractual.

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

Parágrafo 1°. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría.

Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

Artículo 84.

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Facultades y deberes de los supervisores y los interventores.

La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así:

No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal:

k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.

Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.

Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se

ocasionen.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4589#48.34

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#8.1.k

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Parágrafo 4°. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio.

Artículo 85.

Continuidad de la interventoría.

Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

Parágrafo. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal; el Gobierno Nacional regulará la materia. En este evento podrá darse aplicación al artículo 7° de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato.

Artículo 86.

Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento.

Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento:

a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;

b) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al

representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante,

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para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;

d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

Artículo 118.

Determinación de la culpabilidad en los procesos de responsabilidad fiscal.

El grado de culpabilidad para establecer la existencia de responsabilidad fiscal será el dolo o la culpa grave.

Se presumirá que el gestor fiscal ha obrado con dolo cuando por los mismos hechos haya sido condenado penalmente o sancionado disciplinariamente por la comisión de un delito o una falta disciplinaria imputados a ese título.

Se presumirá que el gestor fiscal ha obrado con culpa grave en los siguientes eventos:

a) Cuando se hayan elaborado pliegos de condiciones o términos de referencia en forma incompleta, ambigua o confusa, que hubieran conducido a interpretaciones o decisiones técnicas que afectaran la integridad patrimonial de la entidad contratante;

b) Cuando haya habido una omisión injustificada del deber de efectuar comparaciones de precios, ya sea mediante estudios o consultas de las condiciones del mercado o cotejo de los ofrecimientos recibidos y se hayan aceptado sin justificación objetiva ofertas que superen los precios del mercado;

c) Cuando se haya omitido el cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de interventoría o de las funciones de supervisión, tales como el adelantamiento de revisiones

periódicas de obras, bienes o servicios, de manera que no se establezca la

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correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas;

d) Cuando se haya incumplido la obligación de asegurar los bienes de la entidad o la de hacer exigibles las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o el incumplimiento de los contratos;

e) Cuando se haya efectuado el reconocimiento de salarios, prestaciones y demás emolumentos y haberes laborales con violación de las normas que rigen el ejercicio de la función pública o las relaciones laborales.

- Todas las demás normas que sean concordantes. 9.4 DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR Corresponde al ordenador del gasto, designar al servidor público o al contratista que actuará como supervisor, quien deberá tener experiencia y conocimientos relacionados con el objeto pactado en el contrato o convenio respectivo. El ordenador del gasto podrá variar unilateralmente en cualquier momento la designación del supervisor; el Supervisor deberá remitir la designación por escrito al contratista y a la Subdirección Jurídica y de Contratación. 9.5 DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR En los casos en que deba contratarse interventor, este deberá ser seleccionado mediante el proceso de selección de Concurso de Méritos o mediante la contratación de mínima cuantía, según lo establecido en la ley 1474 de 2011 y el Decreto 2516 de 2011 y las normas que lo modifiquen o complementen. En este proceso deben evaluarse las inhabilidades de los aspirantes, régimen previsto en la normatividad vigente, tenga para la contratación administrativa, así mismo, deberá tenerse en cuenta los principios y procedimientos de la contratación estatal Para concursar o celebrar el contrato es imprescindible el registro de proponentes como también acontece para el contrato de obra, con excepción de lo dispuesto en el Decreto 2516 de 2011 para aquello contratos de mínima cuantía. En todo caso, el interventor interno, representa a la entidad contratante y como tal actúa en su nombre. 9.6 OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR: La función u obligación de supervisión o interventoría es de gran importancia dentro del proceso contractual, por cuanto su cabal cumplimiento y oportuno ejercicio garantiza la

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ejecución idónea del objeto contractual; permite la adopción de medidas administrativas adecuadas y pertinentes en el evento en que se presenten circunstancias que den lugar a controversias entre las partes, con el objeto de evitar la paralización del contrato y la afectación del servicio público que la Entidad está obligada a prestar. 9.6.1 Obligaciones Generales Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato.

Controlar, supervisar y vigilar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a

fin de garantizar a la Entidad, el cumplimiento de las obligaciones pactadas Servir de interlocutor entre la Entidad y el contratista. Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y

elaborada durante la ejecución del contrato objeto de vigilancia. Remitir, al Grupo de Contratos del Área Administrativa y Financiera copia de las

actas de inicio, suspensión, terminación y/o recibo a satisfacción, una vez suscritas, y demás documentos o requerimientos hechos al contratista durante la ejecución del contrato.

Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato.

Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (art. 25 numeral 16 ley 80/93)

Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato.

Tramitar las solicitudes de adición, prorroga, suspensión o modificación de los contratos, allegadas por las partes, la cuales deben estar debidamente soportadas en razones que la justifiquen.

Presentar informes sobre situaciones que alteren el equilibrio económico o financiero del contrato, para esto deberá verificar que durante el desarrollo y ejecución del contrato se mantengan las condiciones económicas, técnicas y financieras inicialmente presentadas por el contratista al momento de presentar su oferta.

Presentar, periódicamente, los informes o avales de supervisión o interventoría correspondientes de conformidad con la naturaleza y condiciones del contrato.

Comprobar durante la ejecución del contrato, los aspectos relacionados con los pagos, verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada pago, aprobando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista.

Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que le sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo.

Comunicar aquellas situaciones que conozcan en ejercicio de sus funciones que puedan poner en riesgo el patrimonio público o hayan causado detrimento patrimonial a la entidad. Para tales efectos, deberán comunicar la existencia de estas situaciones de manera inmediata al organismo de control fiscal. (Resolución

Reglamentaria 047 de 2004, Contraloría de Bogotá D.C.).

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Suministrar los informes, presupuestos, fichas técnicas y demás documentos que permitan conocer el cumplimiento de los respectivos programas, contratos o proyectos, solicitados por las Veedurías Ciudadanas.

9.6.2 Obligaciones específicas según las etapas del contrato 9.6.2.1 Posterior a la legalización del contrato Legalizado el contrato, el (la) Subdirector/a Jurídica y de Contratación remitirá, al interventor o supervisor, copia del contrato y demás documentos relacionados con el perfeccionamiento y legalización del mismo:

En ésta etapa del contrato, el interventor o supervisor deberá:

Revisar y analizar el contenido del contrato, en especial las obligaciones allí pactadas

Revisar y aprobar, los planes o cronograma de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar y requerir su envío si fuere el caso.

Revisar y exigir al contratista, cuando a ello haya lugar, la corrección u otorgamiento de garantías si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista, como requisito previo a la iniciación de la ejecución del contrato y en los casos que se requiera la publicación del contrato o convenio en el Registro Distrital.

Suscribir oportuna y conjuntamente con el contratista el acta de iniciación del contrato, reportar dicha información en el Sistema Administrativo y Financiero (SIAFI) y remitir el acta a la Subdirección Jurídica y de Contratación.

Tramitar en término oportuno las modificaciones, aclaraciones y demás trámites propios de los contratos que estén a su cargo.

En los casos de terminación anticipada deberá remitir copia del presente documento a la Subdirección Administrativa y Financiera para la correspondiente liberación de recursos.

Verificar que existan las licencias y permisos necesarios y que se encuentren vigentes para la iniciación del desarrollo del contrato.

9.6.2.2 Ejecución del contrato: En ésta etapa del contrato, el interventor o supervisor

deberá:

Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y demás documentos contractuales.

Exigir al contratista la extensión, ampliación, restablecimiento u otorgamiento de garantías si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos, del pago de salarios,

prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad

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civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista durante la ejecución del contrato.

Controlar e informar periódicamente al ordenador del gasto sobre el avance del contrato con base en el plazo del mismo, cuando haya lugar a ello.

Exigir al contratista que las obras, servicios o bienes contratados cumplan con las condiciones y calidades pactadas, y si es del caso, solicitar la corrección o reposición de los mismos, cuando se verifique que estos no cumplen con lo requerido.

Conceptuar, con su debida justificación, sobre la viabilidad de las adiciones, cesiones, prórrogas y demás modificaciones al contrato a las que haya lugar, así como el envío de su correspondiente solicitud.

Suministrar al contratista toda la información y documentos necesarios para la correcta ejecución del contrato.

Requerir al contratista para que dé cumplimiento a las obligaciones que no esté cumpliendo de conformidad con lo pactado en el contrato.

Certificar o avalar que los bienes y servicios ofrecidos y efectivamente entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas y pactadas en el contrato.

Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la correcta ejecución y desarrollo del contrato, tales como:

Acta de iniciación del contrato Acta de suspensión del contrato cuando se presenten las causales

correspondientes previstas en el mismo. Actas de recibo parcial o final de obra. Las demás actas que se establezcan y se requieran para el adecuado

desarrollo del contrato. Presentar los informes correspondientes sobre la indebida ejecución del contrato y

asistir técnicamente a la Entidad en asuntos relacionados con la ejecución del mismo.

Resolver las consultas que haga el contratista, o darle el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo el correspondiente seguimiento.

Conforme a la ley 789 de 2002, verificar para efectos de pago, que el contratista esté cumpliendo con las obligaciones de afiliación y pagos al sistema de seguridad social integral, ARP y aportes parafiscales, según sea el caso, e informar a la Subdirección Jurídica y de Contratación y a la subdirección Administrativa y Financiera en caso de existir incumplimiento de estas obligaciones.

Solicitar la imposición de sanciones al contratista para lo cual deberá enviar en forma oportuna el correspondiente informe acerca del incumplimiento, así como de los requerimientos efectuados al contratista y sus correlativas respuestas.

Elaborar la respuesta a los requerimientos o peticiones del contratista, según su competencia.

Revisar las facturas o documentos equivalentes, y las cuentas de cobro presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen claramente el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes entregados y que

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correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos.

9.6.2.3 Finalización del contrato: En ésta etapa del contrato, el interventor o supervisor deberá proyectar el acta de liquidación del contrato, para lo cual deberá:

Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento.

Solicitar a la subdirección administrativa y financiera los correspondientes estados de cuentas del contratista.

Revisar los documentos necesarios para la liquidación final del contrato. Exigir al contratista la extensión, ampliación, restablecimiento u otorgamiento de

garantías si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relación entre los pagos efectuados, valores no ejecutados a favor de la entidad y saldos a favor del contratista.

Tramitar en debida forma y en el término señalado para tal efecto, el acta de liquidación con todos sus soportes y anexos, así como en los casos de terminación anticipada deberá remitir copia del presente documento a la Subdirección Administrativa y Financiera para la correspondiente liberación de recursos.

9.7 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS SUGERIDAS SEGÚN LA NATURALEZA DEL

OBJETO DE LOS CONTRATOS: 9.7.1 El contrato de obra: En los contratos de obra, los interventores o supervisores,

además de las obligaciones generales antes señaladas, tendrán las siguientes:

Verificar que el sitio seleccionado para el almacenamiento de materiales, maquinaria y demás herramientas destinadas a la ejecución del objeto contractual cumplan con los requisitos de seguridad y calidad exigidos por la Entidad, ofrecidos por el contratista en su propuesta y consignados en el respectivo contrato.

Supervisar el almacén de la obra y exigir al constructor de los inventarios, libros y comprobantes que permitan un adecuado control.

Llevar un control técnico de la ejecución de cada parte de la obra, velando por el correcto desarrollo de los planos y diseños y el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía adecuadas a la obra.

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Participar en las mediciones y entregas parciales de las obras y certificar que la obra entregada corresponde proporcionalmente al valor de las cuentas de cobro presentadas por el contratista y que se ha ejecutado dentro de los términos previstos en el contrato.

Certificar, para el pago de la cuenta, ante la Entidad de manera clara y precisa, que lo realizado por el contratista se ajusta a las especificaciones técnicas del objeto contratado.

Estudiar y someter a aprobación del ordenador del gasto, la realización de ítems no previstos en el contrato inicial, en los eventos en que éstos sean indispensables para la ejecución del objeto del contrato.

Someter a consideración del ordenador del gasto las fórmulas de reajustes de precios, cuando éstas no hayan sido previstas en el contrato.

Dar siempre por escrito al contratista, las instrucciones, indicaciones, sugerencias u órdenes a las que haya lugar.

9.7.2 El contrato de suministro o compraventa de bienes muebles:

Además de las obligaciones generales, antes previstas, el supervisor tendrá las siguientes responsabilidades específicas, teniendo en cuenta el objeto del contrato, así: 9.7.2.1 Para el contrato de Suministro o compraventa de hardware y software, maquinaria y equipos:

Revisar y certificar que los bienes entregados correspondan a las calidades

técnicas y a las cantidades solicitadas por la Entidad, ofrecidas por el contratista y pactadas en el contrato.

Verificar que se entreguen los correspondientes manuales de usuarios, manual de instalación y diccionario de datos y otros documentos que permitan instrucción y/o manejo de los elementos cuando a ello hubiere lugar.

Informar al ordenador del gasto sobre cambios que deban realizarse por actualización o mejoras técnicas en los equipos, antes de ser recibidos a satisfacción, en los eventos en que esta última situación se haya previsto por parte de la Entidad, en la oferta del contratista y en el respectivo contrato.

Tramitar garantías y servicios postventa pactados en el contrato o propuestos en la oferta.

Velar por el cumplimiento de los procedimientos de instalación, entrenamientos y capacitación pactada y de cualquier otro servicio postventa.

9.7.2.2 Contrato de suministro o compraventa de papelería y demás implementos de oficina:

Certificar que los bienes entregados corresponden a las calidades técnicas y a

las cantidades solicitadas por la Entidad, ofrecidas por el contratista y pactadas en el contrato.

Informar a la Oficina competente el agotamiento de los recursos destinados al cumplimiento de las obligaciones del contrato, cuando este

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evento haya sido previsto para calcular el plazo de ejecución del contrato. 9.7.3 Contrato de prestación de servicios: Además de las obligaciones generales, antes previstas, el supervisor tendrá las siguientes responsabilidades específicas en los contratos de prestación de servicios profesionales o para desarrollar actividades relacionadas con el funcionamiento de la Entidad:

Certificar que los servicios prestados corresponden a lo solicitado por la Entidad.

Certificar que los productos entregados corresponden al plan de trabajo aprobado, cuando a ello hubiere lugar.

9.7.4 CONTRATO DE FIDUCIA PÚBLICA O ENCARGOS FIDUCIARIOS

Los actos y contratos que se realicen en desarrollo de un contrato de fiducia pública o encargo fiduciario celebrado por la entidad, cumplirán estrictamente con las disposiciones en materia de interventoría y de control previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

9.7.5. REGLAS DE SUPERVISION PARA LOS CONTRATOS ENMARCADOS DENTRO

DEL ARTÍCULO 355 DE LA CONSTITUCIÓN

La ejecución y cumplimiento del objeto del contrato se verificará a través de un interventor, que podrá ser funcionario del Gobierno en los niveles nacional, departamental, distrital o municipal designado por la institución contratante. También se podrá contratar directamente la interventoría con personas naturales o jurídicas especializadas y de reconocida idoneidad en la materia objeto del contrato.

En estos contrato se determinarán las funciones que correspondan al interventor, entre las cuales estará la de exigir el cumplimiento del objeto del contrato y solicitar al contratista la información y los documentos que considere necesario en relación con el desarrollo del mismo.

Adicionalmente y con el mismo objeto, podrá preverse la existencia de interventores designados por la comunidad o por asociaciones cívicas, profesionales, comunitarias o juveniles.

Lo anterior se entenderá sin perjuicio de los mecanismos de interventoría a que haya lugar en virtud de acuerdos o convenios con los organismos internacionales que suministren los recursos correspondientes.

9.8 PROHIBICIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES En ejercicio de sus funciones estos NO PODRÁN:

Exonerar bajo ninguna circunstancia al contratista del cumplimiento de sus

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obligaciones. Autorizar cambios en las especificaciones técnicas de las obras o de los bienes o

servicios contratados. Suspender el contrato, sin previo consentimiento del ordenador del gasto. Tratándose de interventores den contratos de obra, estos no podrán bajo ninguna

circunstancia dar Órdenes de manera verbal al contratista. 9.9 RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES Los interventores y supervisores de los contratos de la entidad, pueden ser declarados responsables en materia civil, penal, fiscal o disciplinaria por razones relacionadas con:

El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría (cuando sea contratado para tal fin. (Artículo 53 de la Ley 80 de 1993)

El incumplimiento de las labores de interventoría y/o supervisión, tratándose de funcionario público. (Artículo 53 de la Ley 80 de 1993)

Los hechos u omisiones que le sean imputables y causen daño o perjuicio a la entidad en relación con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan o intervienen.

Las demás señaladas en la ley 1474 de 2011, en el reglamento de la entidad y los contratos suscritos

9.9.1 ASPECTOS SOBRE LAS CLASES DE RESPONSABILIDAD:

El interventor deberá mantener indemne a la entidad de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa sus actuaciones. En los contratos de Interventoría deberá incluirse la cláusula de indemnidad correspondiente.

PARA EFECTOS DE RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA DE LOS

INTERVENTORES, el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, prevé como una falta gravísima para el interventor no exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la Entidad Estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

PARA EFECTOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL DE LOS INTERVENTORES, el

artículo 1º de la Ley 610 de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”; establece que los particulares son responsables “cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa un daño patrimonial al Estado”. El texto subrayado fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C-840 de agosto 8 de 2001.

PARA EFECTOS DE RESPONSABILIDAD PENAL DE LOS INTERVENTORES el

interventor contratado se considera particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de

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contratos que celebren con la Entidad y por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esa materia señala la ley para los servidores públicos.

LAS MEDIDAS ADMINISTRATIVAS, PENALES Y DISCIPLINARIAS, incorporadas y/o modificadas en las disposiciones contenidas en la ley 1474 de 2011, a través del cual se modifica el Estatuto General de Contratación Pública ley 80 de 1993 y ley 1150 de 07; el Código Único Disciplinario ley 734 de 2001; el Código Penal Ley 599 de 2000; el Código de Procedimiento Penal Ley 906 de 2004; el Estatuto de Control Interno de las Entidades Públicas Ley 87 de 1993); la Ley de Acción de Repetición Ley 678 de 2001; el Régimen de la Administración Pública ley 489 de 1998: la Ley 43 de 1990, reglamentaria de la profesión de contador público, y la reciente reforma a la salud ley 1438 de 2011.

CAPITULO 10

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CELEBRADO CON VENDEDORES INFORMALES

10.1 GENERALIDADES COBTRATOS DE ARRENDAMIENTO 10.1.1 Programa kioskos Los Contratos de Uso y Aprovechamiento Económico obedecen al Plan maestro de Espacio Público de Bogotá Decreto 215 de 2005 que establece la Política de Gestión del Espacio Público mediante el cual se determinan el conjunto de acciones coordinadas por la Administración Distrital para asegurar la efectiva generación, administración, utilización, mantenimiento y protección del espacio público en el territorio Distrital y que en desarrollo de esta política, se establece la Estrategia de Gestión Económica (Artículo 15), dos de cuyos objetivos son: 1) diferenciar, regular y organizar el aprovechamiento económico del espacio público, y, 2) Promover la organización de los vendedores informales y profesionalizar sus actividades, a través de una RED PÚBLICA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS AL USUARIO DEL ESPACIO PÚBLICO -REDEP- Se entiende por aprovechamiento económico del espacio público (Artículo 16), la realización de actividades con motivación económica de manera temporal, en los elementos constitutivos y complementarios del espacio público del Distrito Capital, previa autorización de la autoridad pública a través de los instrumentos de administración del espacio público. Sus objetivos específicos son: Incrementar sus ingresos, Mejorar sus condiciones de vida, e iniciar el tránsito hacia la formalización de sus actividades económicas. Que para seleccionar al CONTRATISTA, se han definido unas condiciones de ingreso al programa de la REDEP, establecidas en la siguiente forma: 1. La asignación de la ubicación para la utilización del mobiliario se efectuó mediante sorteo público. Para el efecto, el IPES solicitó el acompañamiento de la Veeduría Distrital y la Personería Distrital, a través comunicación

escrita; la asignación está reducida a una alternativa por hogar para el

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desarrollo de su actividad en la REDEP. En la actualidad según las bases de datos de la REDEP, el IPES cuenta con 304 kioscos que representan 608 módulos de venta y según resolución DG 396 de 2008, se estableció una baja en las tarifas mensuales por cada kiosko es decir que si ingresa un beneficiario nuevo al programa pagara la suma de $11.400= , teniendo cuenta la variación anual del IPC, además el ingreso de un beneficiario nuevo en el programa le dará derecho a un (1) mes como periodo de gracia, la misma resolución establece el hecho de bajar las tarifas el pago del servicio de energía eléctrica a cargo del beneficiario contratista. 10.1.2 Programa puntos de encuentro Que el Decreto Distrital 190 de 6 de junio de 2006 (artículo 2). Adoptó y definió los puntos de encuentro como: “Un espacio público urbano dotado con el mobiliario urbano de que trata el articulo precedente, que cumple una función articuladora entre el Sistema de Espacio Público y el Sistema de Movilidad. Está constituido por un espacio abierto y un espacio para módulos destinados a la prestación de servicios urbanos que garanticen la complementariedad del Sistema de Espacio Público y el Sistema de Movilidad. Que para seleccionar al CONTRATISTA, se han definido unas condiciones de ingreso al programa de la red pública REDEP, establecidas en las siguientes formas: 1 Que para las localidades de Santafé, Kennedy y Usaquén, el IPES, a través de las resoluciones Nº 391 del 20 de Octubre de 2009 (derogó en su integridad la resolución 165 de 2008) y su modificatoria Nº 493 del 09 de noviembre del 2010, proferidas por la dirección general del IPES, las reglamentó de tal manera que quedaron definidos los procesos de selección y asignación de los beneficiarios que se ubicarán en los puntos de venta comerciales de los puntos de encuentro de la red pública para la prestación de servicios para el usuario de espacio público – REDEP, ubicados en Las Aguas, Alcalá, Mundo Aventura y Tintal, para el uso y aprovechamiento económico regulado de este tipo de mobiliario ubicado en el espacio público. 2 La asignación de la ubicación para la utilización del mobiliario se efectuó mediante sorteo público para el efecto, el IPES solicita al posible beneficiario que presente copia de sus documentos personales incluyéndole las certificaciones de contraloría, procuraduría, DAS y personería con el fin de garantizar que no se encuentra en curso ninguna inhabilidad que le impida contratar con el estado. En la actualidad el IPES cuenta con: sesenta y seis módulos de venta repartidos en las cuatro localidades, cuatro módulo de atención al ciudadano, cuatro módulos de unidades sanitarias, cuatro módulos ciclo parqueaderos, cuatro módulos de punto de café en donde la ciudadanía puede hacer uso de ellos. Que de conformidad con la resolución 101 del 11 de abril de 2011 se fijaron las tarifas para los puntos de encuentro administrados por el IPES. 10.1.3 Programa proyectos comerciales La resolución 180 de 2007 por medio de la cual se adopta el Reglamento Interno de Funcionamiento de los programas de Reubicación del IPES, teniendo en cuenta El plan de

desarrollo “Bogotá sin indiferencia, un compromiso social contra la pobreza

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y la exclusión”, asumió el compromiso de darle un tratamiento de inclusión económica y social a la problemática de los vendedores informales que ejercer sus actividades en el espacio público. El propósito de adelantar estas acciones es la de establecer una armonía entre proteger el espacio público y atender el derecho fundamental al trabajo de los llamados vendedores informales. Los proyectos comerciales se encuentran distribuidos en las 18 localidades del distrito capital y existen treinta y tres Proyectos comerciales. Los programas de reubicación comercial para beneficiarios del IPES pueden tener las siguientes denominaciones Caseta feria popular, pasaje comercial y cultural, centro comercial, gran plaza comercial, galería comercial, rotonda. Los predios en donde se desarrollan las actividades comerciales por parte de los beneficiarios algunos son de propiedad del IPES otros son de terceros quienes los entregan al IPES mediante contrato de arrendamiento o de comodato y que posteriormente serán entregados a los beneficiarios mediante contrato para que se desarrollen las alternativas de reubicación de los vendedores informales. A continuación se relacionan los proyectos comerciales administrados por el IPES:

1. La Capuchina 2. Caseta feria popular 3. Rotonda Santafé 4. Galería plaza Comercial Usme 5. Caseta feria popular Colsubsidio 6. Caseta feria popular ley 7. Caseta Feria popular Quirigua 8. Caseta feria popular rotonda barrios unidos 9. Caseta feria popular siete de Agosto 10. Caseta feria popular Cachivacheros 11. Modulos Cra. 38 12. Plazoleta comercial flores de la 200 13. Caseta feria popular Rotonda Chapinero 14. Super Centro 61 15. Parque de las Flores Calle 68 16. Centro comercial y cultural Veracruz 17. Plazoleta Comidas 20 de Julio 18. Galeria plaza comercial Calle 13 19. Centro Cial.Minicentro 20. Galerías Plaza CCC 21. Flores Calle 26 22. Cuatro Vientos 23. Centro comercial social Restrepo 24. Caseta feria popular Rotonda La Candelaria 25. Caseta Plaza España 26. GPC Parque España 27. Plaza comercial cultural Furatena 28. Mercado fresco Marco Fidel Suárez

29. Pasaje comercial y cultural - Santa Lucia

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30. Galería Artesanal Av 19 31. Pasaje comercial cultural - Centenario 32. Plazoleta comercial flores de la 200

Todos los beneficiarios de los programas que ofrece el IPES deben estar inscritos como persona natural en el registro individual de vendedores informales- RIVI o en el caso persona jurídicas debe estar inscritos en el registro de asociación de vendedores informales RAVI. 10.1.3.1 Procedimiento para ser beneficiario del IPES

1. El interesado en adquirir un módulo o un beneficio del ipes debe inscribirse en la

alcaldía de su localidad.

2. Revisados los documentos por la alcaldia envia comunicación para que sea inscrito

en el rivi.

3. Conocidas las alternativas comerciales el interesado envia comunicación al ipes

manifestando querer pertenecer a determinado proyecto comercal.

4. El ipes en la subdireccion correspondiente consulta la herramienta hemi, en caso

afirmativo de estar solicita que para hacer contrato debe traer los sigueites

documentos:

4.1 se hace una visista domiciliaria.

4.2 debe ser estrato menor a 2.

4.3 copia carné eps

4.4 copia, recibo servicio público de la residencia en donde vive.

4.5 certificado procuraduría sin antecedentes.

4.6 certificado contraloría sin antecedentes.

4.7 certificado das sin antecedentes.

4.8 certificado personería sin antecedentes.

4.9 diligenciar formato seguro de amparo bienes manifestando si acepta o no

ampararlos.

5. El supervisor del proyecto enviara memorando a la supervisión jurídica para la

elaboración del correspondiente contrato solicitud que debe contener:

5.1 nombre del beneficiario

5.2 numero de identificación.

5.3 dirección y teléfono de su residencia.

5.4 número del contrato

5.5 número del módulo.

5.6 localidad

5.7 fase del proyecto para kioskos

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5.8 valor del contrato anual y mensual del canon

5.9 dirección del proyecto

5.10 plazo del contrato

5.11 fecha del contrato

5.12 nombre supervisor

5.13 cedula del supervisor

6. Elaboración del contrato por la SJC

7. Visto bueno de la subdirección jurídica y de contratación

8. Remisión minuta al supervisor para firma del beneficiario

9. Firma del director de la entidad

10. Envió copia del contrato al área de almacén para elaboración acta de entrega al

beneficiario

11. Envió copia del contrato a cartera para la causación

12. Envió del contrato original debidamente foliado para el archivo

13. El supervisor del contrato realiza control sobre el mismo para efectos de su

cumplimiento y entrega al beneficiario copia del contrato.

10.1.4 Elaboración del contrato de arrendamiento El contrato de arrendamiento es aquel por el cual dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de un inmueble urbano total o parcialmente y la otra a pagar por este goce un precio determinado. Para el caso, el objeto del contrato consiste en la entrega que a título de arrendamiento hace el IPES a un vendedor informal de un módulo o puesto de reubicación para que ejerza su actividad comercial. 10.1.4.1 ¿Quiénes pueden solicitar la celebración de un contrato de arrendamiento con vendedores informales? Teniendo en cuenta la asignación institucional de la reubicación en los proyectos y/o programas que adelanta el IPES, efectuada por el-la Director(a) General, o a través de sorteo público, las siguientes personas podrán solicitar la celebración del-los contrato(s) de arrendamiento:

El-la Director(a) General de la entidad

El-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad

10.1.4.2 ¿Cuándo debe presentarse la solicitud? Las personas citadas en el numeral anterior que requieran la celebración de un contrato de

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arrendamiento, deberán presentar la solicitud por lo menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual. Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará el inicio de la ejecución del objeto contractual en la fecha inicialmente prevista.

10.1.4.3 ¿Cómo se debe solicitar? El-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad, diligencia el Formato-186. Solicitud de elaboración de contrato: Dicho formato deberá estar acompañado de:

a. Solicitud escrita de reubicación o asignación de módulo en uno de los proyectos y/o programas que adelanta el IPES, suscrita por el vendedor informal dirigida al-la Director(a) General de la entidad.

b. Asignación de módulo suscrito por suscrito por El-la Director(a) General de la entidad, previa verificación por parte de la Subdirección de Gestión y Redes Sociales e Informalidad de la disponibilidad de módulos y del cumplimiento de los requisitos para ingresar a las alternativas de reubicación de la entidad.

c. Acta de sorteo público, si la asignación de módulos se realizó a través de este mecanismo.

d. Manifestación escrita del vendedor informal sobre aceptación de la alternativa de reubicación, con los siguientes anexos:

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Fotocopia de afiliación a SISBÉN o EPS

Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario reciente (dos meses) por la cara donde aparezca la dirección de la residencia. Aportar número telefónico de contacto.

Manifestación del vendedor sobre amparo de bienes de su propiedad o de terceros, los cuales permanecerán bajo su custodia en el Módulo y/o Puesto asignado en el proyecto. Formato XXX

f. Listado de los vendedores respecto de los cuales se solicita la elaboración del respectivo trámite que incluya nombre completo, número de identificación y número del módulo asignado.

g. Si se trata de una persona jurídica, certificado de existencia y representación de la Cámara de Comercio de Bogotá, con fecha de expedición no mayor a 30 días.

h. Certificado vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la República de la persona natural, de la persona jurídica y del representante legal.

i. Certificado vigente de responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría General de la República de la persona natural, de la persona jurídica y del representante legal.

j. Linderos de cada módulo (información que debe ser solicitada al área de infraestructura y aportada por la misma).

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k. En la solicitud se indicará el nombre y cargo del-la supervisor(a) del contrato de arrendamiento, acuerdo de reubicación o acta-compromiso entrega y recibo provisional.

10.1.4.4 ¿Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. En el formato FO - 186 Solicitud de elaboración de contrato se indicará la fecha y el número consecutivo de radicación en la Subdirección Jurídica y de Contratación. 10.1.4.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de elaboración de contrato de arrendamiento? Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de elaboración del-los contrato(s). Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite correspondiente. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos, solicita a la dependencia que requiere la elaboración del trámite subsanar lo pertinente. 10.1.4.6 ¿Qué hace la Subdirección Jurídica y de Contratación?

Elabora la minuta del-los contrato(s) de arrendamiento. Coordina junto con la Subdirección de Gestión y Redes Sociales e Informalidad la

fecha y hora para la suscripción del respectivo documento. Los hace firmar por el-la Directora(a) General y por el beneficiario. Una vez la minuta se encuentre firmada, numerada y fechada, solicita al área de

recursos físicos la elaboración del-las acta(s) de entrega y recibo del módulo y la correspondiente diligencia (previa verificación del pago del primer canon de arrendamiento o cuota de sostenimiento, según el caso.)

Suscritas por las partes el-las acta(s) de entrega y recibo del módulo y remitidas a esta oficina, elabora el reporte del-los contrato(s) de arrendamiento, dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera para que la misma actualice la información de Cartera.

El contrato y sus anexos permanecerán en el archivo activo de gestión de la Subdirección Jurídica y de Contratación por un término de dos (2) años.

10.2 SUPERVISIÓN Y CONTROL

El/la supervisor/a de los contratos de arrendamiento, celebrados con los vendedores

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informales reubicados en los proyectos que adelanta el IPES, será el Gestor-a o el

Coordinador del Proyecto Comercial de la Localidad a que corresponda la alternativa

comercial, y su designación obrará en cada contrato de arrendamiento.

10.3 MODIFICACIONES AL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Son las variaciones, que puede tener el contrato durante su ejecución, por acuerdo entre las partes. Las modificaciones pueden consistir en, prórrogas, supresiones, aclaraciones, correcciones o precisiones a una o varios acápites del contrato de arrendamiento.

10.3.1 Quiénes pueden solicitar una modificación? Las siguientes personas podrán solicitar la modificación de un contrato:

El-la Director(a) General de la entidad El-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad El/la supervisor/a de los contratos de arrendamiento.

10.3.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de una modificación? El/la supervisor/a que solicite una modificación debe realizarla con no menos de cinco (5) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que dicha modificación empiece a regir y, en todo caso, antes de vencimiento del plazo de ejecución del contrato. Si la solicitud se presenta por fuera del término establecido, no se garantizará que la modificación empiece a regir en la fecha inicialmente prevista. 10.3.3 Cómo debe presentarse la solicitud de modificación? El/la supervisor/a, diligencia la Solicitud de modificación de arrendamiento, acuerdos de reubicación o acta-compromiso entrega y recibo provisional: Dicho formato deberá estar acompañado de: a. Si la solicitud de modificación se trata de prórroga:

Listado de los arrendatarios o beneficiarios respecto de los cuales se debe surtir el trámite, que incluya nombre completo, número de identificación y número del módulo asignado (previa verificación por el(la) supervisor(a) del cumplimiento por parte de los arrendatarios o beneficiarios de las obligaciones contractuales).

Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario reciente por la cara donde aparezca la dirección de la residencia.

Paz y salvo por concepto cuotas de administración, pago de servicios públicos y servicio de vigilancia privada, cuanto estas tres últimas obligaciones estén a cargo del arrendatario o beneficiario.

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b. Si la solicitud de modificación se trata de supresiones, aclaraciones, correcciones o

precisiones a una o varios acápites del contrato:

La justificación y las condiciones de la modificación suscrita por El/la supervisor/a, avalada por el-la Directora(a) General o el-la Subdirector(a) de Gestión Redes Sociales e Informalidad, según corresponda.

Relación de contratos y arrendatarios o beneficiarios respecto de los cuales se debe surtir el trámite.

Paz y salvo por concepto de canon de arrendamiento cuotas de administración, pago de servicios públicos y servicio de vigilancia privada, cuanto estas tres últimas obligaciones estén a cargo del arrendatario o beneficiario.

10.3.4 Ante quién se presenta la solicitud? El formato mencionado, debidamente firmado, junto con los demás documentos requeridos, se radicará en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 10.3.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe Solicitud de modificación del-los contrato(s) de arrendamiento?

Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de modificación del-los contrato(s) de arrendamiento. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite correspondiente. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos, solicita a la dependencia que solicita el trámite subsanar lo pertinente sino subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado

Si la modificación consiste en prórrogas, suspensiones, supresiones, aclaraciones, correcciones o precisiones a una o varios acápites del contrato:

Elabora la minuta de la modificación. Coordina junto con la Subdirección de Gestión y Redes Sociales e

Informalidad la fecha y hora para la suscripción del documento. Suscrita la minuta de la modificación por las partes, elabora el reporte,

dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera para que la misma actualice la información de Cartera.

10.4 CESIÓN DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Es el procedimiento a través del cual el arrendatario o beneficiario cede las obligaciones y los derechos de un contrato de arrendamiento celebrado con el IPES, a otro vendedor

informal, en casos excepcionales y por razones estrictamente necesarias,

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previa verificación por parte de la Subdirección de Gestión y Redes Sociales e Informalidad del cumplimiento por el cesionario de los requisitos para ingresar a las alternativas de reubicación de la entidad, pues éste será la persona quien a partir de la cesión asume la ejecución del contrato hasta su finalización. 10.4.1 Quiénes pueden solicitar una cesión de un contrato? Las siguientes personas podrán solicitar la cesión de un contrato:

El-la Director(a) General de la entidad El-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad El/la supervisor/a de los contratos de arrendamiento.

10.4.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de cesión? Las personas citadas en el numeral anterior que soliciten la cesión deben realizarla con no menos de cinco (5) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que dicha cesión empiece a regir y, en todo caso, antes del vencimiento del plazo de ejecución del contrato. Si la solicitud se presenta por fuera del término establecido, no se garantizará que la cesión empiece a regir en la fecha inicialmente prevista.

10.4.3 Cómo debe presentarse la solicitud de cesión? El-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad, diligencia la Solicitud de modificación del-los contrato(s) de arrendamiento: Que deberá estar acompañada de:

Solicitud escrita del arrendatario o beneficiario, explicando los motivos o razones por las cuales cede el contrato de arrendamiento, indicando el nombre completo y el número de identificación de la persona a quien cede los derechos y obligaciones adquiridos en virtud del contrato. Solicitud que debe estar firmada por el cedente y por el cesionario manifestando éste la aceptación de la cesión.

Autorización de la cesión suscrita por el-la Director(a) General de la entidad, previa verificación por el(la) supervisor(a) del cumplimiento por parte del cedente de las obligaciones contractuales y el cumplimiento de los requisitos por el cesionario para ingresar a las alternativas de reubicación de la entidad.

Justificación de la cesión presentada por El/la supervisor/a y avalada por el-la directora(a) General o por el-la Subdirector(a).

Documentos del cesionario: Fotocopia de la cédula de ciudadanía; Fotocopia de afiliación a SISBÉN o EPS; Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario reciente por la cara donde aparezca la dirección de la residencia.

Paz y salvo por concepto de canon de arrendamiento, cuotas de administración, pago de servicios públicos y servicio de vigilancia privada, cuanto estas tres últimas obligaciones estén a cargo del cedente.

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10.4.4 Ante quién se presenta la solicitud? Todos los formatos mencionados, debidamente firmados, junto con los demás documentos requeridos, se radicarán en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 10.4.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de cesión de un contrato de arrendamiento?

Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de cesión. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la cesión. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos de la modificación, solicita a la dependencia que requiere la modificación subsanar lo pertinente, sino subsana en el término de tres (3) días hábiles, se devuelve la solicitud, con oficio motivado

Elabora la minuta de la cesión. Coordina junto con la Subdirección de Gestión y Redes Sociales e Informalidad

la fecha y hora para la suscripción del documento. Una vez la minuta se encuentre firmada, numerada y fechada, solicita al área

de recursos físicos la elaboración de la modificación del acta de entrega y recibo del módulo y la correspondiente diligencia de verificación del inventario de los elementos del módulo.

Suscrita la modificación del acta por las partes, y elabora el reporte de la modificación por cesión, dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera para que la misma actualice la información de Cartera.

10.5 TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE MUTUO ACUERDO La terminación del contrato de arrendamiento puede darse antes del vencimiento del plazo o de su prórroga, esto es, durante la ejecución del mismo y producirse de común acuerdo entre las partes. La terminación de común acuerdo del contrato consiste en la decisión de las partes, cuando las circunstancias así lo requieran, para disponer de común acuerdo la cesación definitiva de las obligaciones recíprocas.

10.5.1 Quiénes pueden solicitar una terminación por mutuo acuerdo? Las siguientes personas podrán solicitar la terminación de un contrato:

El-la Director(a) General de la entidad El-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad El/la supervisor/a del l(los) contrato(s) de arrendamiento.

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10.5.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de terminación del contrato de arrendamiento por mutuo acuerdo? Las personas citadas en el numeral anterior que soliciten la terminación de mutuo acuerdo deben realizarla con no menos de cinco (5) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que dicha terminación empiece a regir. Si la solicitud se presenta por fuera del término establecido, no se garantizará que la terminación empiece a regir en la fecha inicialmente prevista. 10.5.3 Cómo debe presentarse la solicitud de terminación del contrato de arrendamiento? El-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad, diligencia el Formato de Solicitud de terminación por mutuo acuerdo del contrato de arrendamiento: Dicho formato deberá estar acompañado de:

a. Si las razones que convocan a la terminación por mutuo acuerdo provienen del arrendatario o beneficiario:

Solicitud escrita del arrendatario o beneficiario, explicando los motivos o razones que le impiden continuar con la ejecución del contrato.

Aceptación de la terminación suscrita por el-la Director(a) General de la entidad, la cual debe contar con el visto bueno del(la) supervisor(a).

Paz y salvo por concepto de cuotas de administración, pago de servicios públicos y servicio de vigilancia privada, cuanto estas tres últimas obligaciones estén a cargo del cesionario.

b. Si es la entidad la que justifica la terminación del contrato por mutuo acuerdo:

Justificación suscrita por el-la Directora(a) General o por el-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad, según corresponda.

En cualquiera de los casos se debe adjuntar el acta de liquidación proyectada por el(la) supervisor(a) junto con el informe financiero expedido por la Subdirección Administrativa y Financiera- Cartera.

10.5.4 Ante quién se presenta la solicitud? El formato de solicitud, debidamente firmado, junto con los demás documentos requeridos, se radicará en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación, en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 10.5.5 ¿Qué debe hacer la dependencia que recibe la solicitud de terminación del contrato de arrendamiento?

Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de terminación del contrato, por mutuo acuerdo. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el

trámite de la terminación por mutuo acuerdo. Si encuentra

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deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos, solicita a la dependencia que requiere la terminación, subsanar lo pertinente.

Elabora la minuta del acta de terminación del contrato de arrendamiento por mutuo acuerdo.

Revisa el Acta de Liquidación del contrato, si encuentra errores o inconsistencias la devuelve al supervisor para que realice los ajustes correspondientes.

Coordina junto con la Subdirección de Gestión y Redes Sociales e Informalidad la fecha y hora para la suscripción de la terminación y liquidación por mutuo acuerdo.

Solicita al área de recursos físicos la elaboración del acta de entrega y recibo del módulo y la correspondiente diligencia de verificación del inventario de los elementos del módulo.

Suscritas por las partes las actas de: terminación, liquidación y devolución del módulo, elabora el correspondiente reporte, dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera para que la misma actualice la información de Cartera.

10.6 SUSPENSIÓN DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE MUTUO ACUERDO. Consiste en la cesación temporal de la ejecución del contrato de común acuerdo entre las partes contratantes, en casos excepcionales o por razones de fuerza mayor o caso fortuito. 10.6.1 Quiénes pueden solicitar la suspensión del contrato de arrendamiento? Las siguientes personas podrán solicitar la modificación de un contrato:

El-la Director(a) General de la entidad El-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad. El/la supervisor/a del l(los) contrato(s) de arrendamiento

10.6.2 Cuándo debe presentarse la solicitud de suspensión del contrato de arrendamiento, acuerdo de reubicación o actas - compromiso de mutuo acuerdo? Las personas nombradas anteriormente que soliciten la suspensión del contrato deben realizarla con no menos de cinco (5) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para que la suspensión empiece a regir. Si la solicitud se presenta por fuera del término establecido, no se garantizará que la suspensión empiece a regir en la fecha inicialmente prevista. 10.6.3 Cómo debe presentarse la solicitud de suspensión? Si las razones que convocan a la suspensión por mutuo acuerdo provienen del arrendatario o beneficiario:

Solicitud escrita del arrendatario o beneficiario, explicando los motivos o razones que justifican la suspensión del contrato.

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Aceptación de la suspensión suscrita por el-la Director(a) General de la entidad, la cual debe contar con el visto bueno del(la) supervisor(a).

Paz y salvo por concepto de cuotas de administración, pago de servicios públicos y servicio de vigilancia privada, cuanto estas tres últimas obligaciones estén a cargo del arrendatario o beneficiario.

Si es la entidad la que justifica la suspensión del contrato por mutuo acuerdo:

Justificación suscrita por el-la Directora(a) General o por el-la Subdirector(a) de Gestión y Redes Sociales e Informalidad, según corresponda.

10.6.4 Ante quién se presenta la solicitud? El formato de solicitud, debidamente firmado, junto con los demás documentos requeridos, se radicará en la Secretaría de la Subdirección Jurídica y de Contratación , en el mismo orden que se relacionan en el numeral anterior. 10.6.5 ¿Qué debe hacer la Subdirección Jurídica y de Contratación cuando recibe la solicitud de suspensión del contrato de arrendamiento?

Una vez la solicitud ha sido recibida, la Subdirección Jurídica y de Contratación verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de suspensión. Si la solicitud cumple con todos los requisitos, adelanta el trámite de la suspensión del contrato. Si encuentra deficiencias, inconsistencias, errores u omisiones de los documentos, solicita a la dependencia que requiere el trámite subsanar lo pertinente

Elabora la minuta del acta de suspensión del contrato de arrendamiento por mutuo acuerdo.

Coordina junto con la Subdirección de Gestión y Redes Sociales e Informalidad la fecha y hora para la suscripción de la suspensión por mutuo acuerdo.

Suscrita por las partes el acta de suspensión, elabora el reporte correspondiente, dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera para que la misma actualice la información de Cartera.

10.7 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO. 10.7.1 ¿En qué consiste la liquidación de un contrato? Es el acto mediante el cual las partes determinan el estado económico de las prestaciones pactadas, estableciendo si alguna es deudora de la otra, o si hay equilibrio entre las obligaciones pactadas, caso en el cual se declaran a paz y salvo. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

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10.7.2 ¿En qué casos hay lugar a la liquidación de un contrato? Por regla general y de conformidad con lo establecido en la ley 80 de 1993, el IPES liquidará los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo. 10.7.3 ¿Cuándo debe efectuarse la liquidación del contrato de arrendamiento?

La liquidación de común acuerdo se efectuará a la terminación del contrato por el vencimiento del plazo pactado o dentro del plazo acordado en el contrato para el efecto.

Cuando el arrendatarios renuncia expresamente a la reubicación ofrecida por el IPES y devuelve el módulo asignado.

Cuando se presente la terminación anticipada del contrato de común acuerdo entre las partes.

En su defecto a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a al vencimiento del término del contrato

Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma dentro de los plazos anteriormente señalados, será efectuada unilateralmente por el IPES dentro de los dos meses siguientes y mediante acto administrativo motivado proyectado por la Subdirección Jurídica y de Contratación .

En todo caso, el contrato podrá liquidarse dentro de los dos (2) años siguientes al

vencimiento del plazo del mismo.

NOTA: El procedimiento aquí establecido aplica para los casos en los cuales la relocalización de los vendedores informales opere mediante Acuerdo de Reubicación o Acta – compromiso de entrega y recibo de módulo provisional, de acuerdo con la solicitud de elaboración de trámite.

CAPITULO 11

LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS.

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11.1 LA LIQUIDACIÓN - NATURALEZA Y FINALIDAD

En reiteradas ocasiones el Consejo de Estado se ha pronunciado respecto de la finalidad y naturaleza de la liquidación, manifestando que la liquidación del contrato es un mecanismo a través del cual se “deciden todas las reclamaciones a que ha dado lugar la ejecución del contrato; es un acto que, por ende, finiquita la relación existente entre las partes del negocio jurídico; la liquidación tiene la naturaleza de un ajuste final de cuentas”45, y en que, si la finalidad de la liquidación del contrato es “definir quién debe a quien y cuanto”46, para demostrar la existencia de obligaciones contractuales insolutas, debe acudirse a la correspondiente liquidación. Al respecto la jurisprudencia administrativa, ha explicado la noción de la liquidación de los contratos, en los siguientes términos:

“La liquidación final del contrato tiene como objetivo principal, que las partes definan sus cuentas, que decidan en qué estado queda después de cumplida la ejecución de aquél; que allí se decidan todas las reclamaciones a que ha dado lugar la ejecución del contrato, y por esa razón es ese el momento en que se pueden formular las reclamaciones que se consideren pertinentes. La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no hicieron en ese momento”47 (se resalta).

Lo anterior sin perjuicio de que el juez del contrato, en desarrollo de un proceso declarativo, pueda revisar la liquidación unilateral o bilateral correspondiente, con fundamento en pretensiones formuladas para que se incluyan obligaciones en favor de una de las partes del contrato. De ello se deduce que la liquidación del contrato goza de un principio de intangibilidad, no sólo cuando es unilateral o judicial, sino también cuando es bilateral. En este sentido la Sala ha precisado que procede declarar la existencia de obligaciones en favor del contratista, no incluidas en la liquidación bilateral del mismo, si el interesado hizo la correspondiente salvedad respecto de saldos insolutos y los demuestra o cuando, al no haber hecho la salvedad, demuestra la nulidad de la liquidación; ello en el entendido de que ésta se presume definitiva y obliga a las partes en los términos de su contenido48. En efecto, si una parte no está conforme con la liquidación, sea unilateral o bilateral, debe acudir a un proceso judicial, declarativo, para demostrar la existencia de obligaciones derivadas del contrato estatal que no quedaron incluidas en la correspondiente liquidación.

45 Véase, Consejo de Estado, Sección Tercera, sentencia del día 16 de mayo de 1982, exp.: 1743, reiterada en sentencia del

16 de febrero de 2001, exp.: 12660. 46 Consejo de Estado, Sección Tercera, sentencia del 15 de marzo de 1991, exp.: 6053. 47 Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Sentencia de abril 10 de 1997. Expediente No. 10.608. Este pronunciamiento fue recogido y reiterado por la misma Sección Tercera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado en la Sentencia de marzo 9 de 1998, expediente No. 11.101. 48 Véase, Consejo de Estado, Sección Tercera, sentencia proferida el 16 de agosto de 2001; exp.: 14384.

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Y tratándose de una liquidación judicial producida cuando no se logra la liquidación bilateral o unilateral y se le pide al juez que finiquite el contrato, al interesado le resta la posibilidad de impugnar la correspondiente sentencia con el objeto de que el superior de instancia revise la liquidación judicial realizada por su inferior y determine la existencia o inexistencia de las obligaciones que se reclaman. Consideramos pertinente, referirnos brevemente, a lo que la Sala ha manifestado en abundantes fallos respecto a la liquidación en contratación pública:

“La liquidación del contrato implica entonces un ajuste de cuentas definitivo; en ellas se fija lo que a terminación del contrato la entidad quedó debiendo al contratista o lo que este quedó debiendo a aquella, por causa de las obligaciones cumplidas en desarrollo del contrato y las actualizaciones a que pudo tener derecho, o los sobrecostos en que incurrió en razón de la prórroga del plazo del contrato, extremos que generan créditos a su favor que tienen origen en el contrato mismo y que por ende deben ser resueltos en el acta de liquidación; y si el contratista ni impetra la nulidad de la misma, no puede luego reclamar adiciones sobre las sumas establecidas que tienen el carácter de definitivas”49 (se resalta).

“El hecho de que al momento de la liquidación final del contrato el contratista no haya reclamado, o dejado salvedad en relación con aquellos conceptos que consideraba insolutos, le impide demandar a través de un proceso judicial su reconocimiento. Ha sido jurisprudencia reiterada de esta Sala que cuando la liquidación del contrato se realiza entre la administración y su contratista, si no se deja salvedad en el acta en relación con reclamaciones que tengan cualquiera de las partes, no es posible que luego se demande judicialmente el pago de prestaciones surgidas del contrato. Por vía de ejemplo se citan las sentencias proferidas en los procesos Nos. 6661, actor Sociedad Mitsui & Co. Ltda. Tokio Japón, ponente: Dr. Carlos Betancur Jaramillo y 8310, Actor: Sociedad Sinpac Ltda., ponente: Dr. Daniel Suárez Hernández. La liquidación de mutuo acuerdo realizada por ambas partes, es el momento en el cual los contratantes definen cuales son los puntos en que están de acuerdo y cuáles las obligaciones cuya satisfacción queda pendiente, quien le debe a quien y cuánto. Es en ese momento cuando las partes conocen a ciencia cierta si se les reconocerá o no el pago de las indemnizaciones por los perjuicios sufridos durante la ejecución del contrato. Y es esa la oportunidad que tienen de expresar las reclamaciones que quedan pendientes de solución. Si no se hace reclamación en esa acta donde las partes definen todas las cuentas que tienen pendientes en relación con el contrato, se entiende que no queda ninguna situación por definir.

49 Consejo de Estado, Sección Tercera, sentencia del 15 de agosto de 1996, exp.: 9818.

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La liquidación final del contrato tiene como objetivo principal, que las partes definan sus cuentas, que decidan en qué estado quedan después de cumplida la ejecución de aquel; que allí se decidan todas las reclamaciones a que ha dado lugar la ejecución del contrato, y por esa razón es ese el momento en que se pueden formular las reclamaciones que se consideren pertinentes. La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende, no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no hicieron en ese momento”50 (se resalta).

“…la liquidación del contrato interesa a las partes contratantes y no sólo a la administración, así la ley la haya investido de la potestad de liquidarlo unilateralmente, ya que ello sucede siempre y cuando no se logre un acuerdo con el contratista o cuando éste pese a ser requerido, no comparece a efectuarla conjuntamente con aquélla. Pero esta facultad de la administración (que es supletiva), no libera al contratista de la obligación de participar activamente en esa diligencia, ya que la responsabilidad de liquidar el contrato para definir las prestaciones a cargo de las partes, de extinguir las obligaciones surgidas del contrato y de no dejarlo en un estado de indefinición es mutua, así como lo fue celebrarlo y ejecutarlo; en otras palabras, las partes contratantes no se liberan de las obligaciones del contrato mientras no extingan las obligaciones adquiridas y ello sólo se logra con la liquidación, en aquellas convenciones en las que la ley o las partes la hacen imperativa”51 (se resalta).

De lo expuesto se concluye que liquidar el contrato es finiquitarlo; que, con la liquidación del contrato, se define el estado económico del mismo y que una vez, liquidado el contrato, las controversias deben limitarse a lo resuelto en la liquidación respecto de las obligaciones derivadas del contrato estatal, sin perjuicio de que pueda demandarse su modificación en sede judicial. 11.2 DEFINICIÓN DE LIQUIDACIÓN DE UN CONTRATO La liquidación de un contrato es la etapa final de todo su procedimiento; constituye un acto de aclaración de cuentas o balance del contrato, donde se termina el negocio con el reconocimiento de saldos a favor de las partes, o las declaraciones de paz y salvo; ocurre una vez vencido el término de ejecución del objeto contractual, o declarada la caducidad o la terminación unilateral del mismo. La liquidación pone fin al vínculo contractual existente entre las partes. Puede ser total o parcial. La total de común acuerdo cierra la posibilidad de discutir cualquier aspecto relacionado con la relación contractual, en tanto que la parcial, deja abierta la opción para el contratista de acudir por la vía de la acción contractual ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, con el fin de dilucidar aquellos aspectos frente a los cuales aquél haya señalado en el acta su inconformidad.

50 Sentencia del 10 de abril de 1997, expediente 10.608. 51 Sentencia proferida el 16 de agosto de 2001; expediente 14384.

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Por último es importante y necesario tener en cuenta, que tanto en el acta de liquidación por mutuo acuerdo como en la resolución que liquide unilateralmente el contrato, se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil de la garantía del contrato por los amparos allí estipulados, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato, ya que aun después de liquidado el contrato el IPES puede reclamar por estos conceptos. 11.3 CONTRATOS QUE REQUIEREN LIQUIDACIÓN Todos los contratos y convenios celebrados entre las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación Pública, entre estas y personas naturales y/o jurídicas, y entre las primeras y las entidades sin ánimo de lucro, asociaciones y en general con personas jurídicas sometidas al derecho privado. Dentro de la generalidad de contratos celebrados a liquidar se encuentran entre otros, los de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, aquellos en que se haya declarado la caducidad, contratos en los que se haya declarado la terminación unilateral, contratos de ejecución instantánea, los que presenten causales de nulidad absoluta del contrato, en los cuales el jefe o representante legal de la entidad respectiva deberá dar por terminado el contrato mediante acto administrativo debidamente motivado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre, salvo aquellos en los que no se haya dado inicio a la ejecución del contrato o convenio.

La liquidación de los contratos y/o convenios celebrados por las entidades estatales se realizara de mutuo acuerdo, en el término fijado en los estudios previos o pliegos de condiciones o en el término acordado por las partes. Cuando no se ha señalado un término de liquidación por las partes, la misma se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordena la terminación del contrato, o a la fecha del acuerdo que la disponga, también en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, a favor del IPES o del contratista. Es de tener en cuenta que en aquellas liquidaciones por mutuo acuerdo, los contratistas podrán efectuar las salvedades que estime convenientes, caso contrario, ocurre en la liquidación unilateral, donde únicamente proceden las mismas en relación con aspectos que no son objeto de acuerdo entre las partes. En aquellos casos que la Entidad convoca o notifica al contratista para que se presente a la liquidación del contrato o convenio, sin que este se presente para dicho trámite y en

aquellos casos en que las partes no logran un acuerdo sobre el contenido o

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clausulado de la liquidación, la entidad estará facultada para liquidar unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes, conforme lo señalado en el Art. 136 del CCA. No obstante si vencido el plazo anterior (2 meses), la entidad no ha realizado la liquidación respectiva, esta podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del termino inicial fijado en los estudios previos o pliegos de condiciones para la liquidación y el otorgado por la ley, en los eventos en que el contratista no se presente para la liquidación respectiva o no exista acuerdo entre las partes; en todo caso, este trámite para liquidar podrá adelantarse de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A. NOTA: La liquidación debe realizarse antes de vencerse el término para la caducidad de la acción contractual o de la notificación del auto admisorio de la demanda interpuesta por el contratista. 11.4 MODALIDADES DE LIQUIDACIÓN DE UN CONTRATO 11.4.1 Bilateral o por mutuo acuerdo: Es el acuerdo de voluntades, por medio del cual las partes detallan el estado final de la ejecución de las prestaciones u obligaciones adquiridas por cada una, como consecuencia de la ejecución del contrato o de la terminación anticipada del mismo. El acta de liquidación deberá contener las prestaciones y obligaciones cumplidas o no por ambas partes, su equivalencia, multas debidas o canceladas, la verificación del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral, así como el pago de las obligaciones fiscales y parafiscales a cargo del contratista; además, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y en ella constaran los acuerdos, conciliaciones y transacciones necesarios para superar las divergencias presentadas, declarándose, por lo general, las partes a paz y salvo mutuamente. La labor de proyectar el acta de liquidación que el IPES presentará al contratista es, generalmente, responsabilidad del interventor o supervisor, pero la competencia y obligación de adelantar la liquidación corresponde al representante legal de la entidad o a su delegado; por ello, sobre este último recaerá la responsabilidad, tanto disciplinaria y fiscal como por vía de acción de repetición, cuando se causen perjuicios al contratista o a la entidad por no liquidar el contrato dentro de los términos legales antes señalados.

La Jurisprudencia del Consejo de Estado ha destacado la naturaleza negocial de la

liquidación bilateral al precisar que una vez convenida o acogida de conjuntamente

y sin salvedades por las partes del respectivo contrato, dicha liquidación genera

efectos vinculantes y no puede ser desconocida con el fin de alcanzar

reconocimientos superiores o adicionales a los acordados en ella, ni siquiera

acudiendo ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, a menos que se

pretenda la nulidad de la liquidación por la ocurrencia de algún vicio que hubiere

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afectado su validez”52

. Así lo refleja la sentencia de junio 22 de 199553, en la cual se puntualizó:

“... El acta que se suscribe sin manifestación de inconformidad sobre cifras o valores y en general sobre su contenido, está asistida de un negocio jurídico pleno y válido, porque refleja la declaración de voluntad en los términos que la ley supone deben emitirse, libres o exentos de cualesquiera de los vicios que pueden afectarla. Así tiene que ser. Se debe tener, con fuerza vinculante, lo que se extrae de una declaración contenida en un acta, porque las expresiones volitivas, mientras no se demuestre lo contrario, deben ser consideradas para producir los efectos que se dicen en él. ... ”.

11.4.2 Liquidación unilateral: Siempre que no se haya logrado acuerdo con el contratista sobre la liquidación del contrato o cuando éste no haya atendido las invitaciones que por escrito la entidad le formule para liquidar el contrato de mutuo acuerdo, el IPES deberá liquidarlo unilateralmente mediante acto administrativo motivado (resolución) susceptible del recurso de reposición, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 136 del.Código Contencioso Administrativo. Esta liquidación se realizara atendiendo lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y numeral 9.3. de este Manual. Téngase en cuenta, que la invitación previa y por escrito al contratista para liquidar el contrato de mutuo acuerdo es condición forzosa para que pueda acudirse a la liquidación obligatoria, so pena de nulidad de la misma por abuso de poder o por violación del debido proceso. 11.4.3 Liquidación por vía judicial: Es aquella practicada por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Si la administración no liquidare el contrato durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar. Únicamente el contratista está legitimado para incoar esta demanda. Ahora bien, la competencia para realizar la liquidación radica en cabeza del jefe de la entidad contratante, o su delegado, y en el contratista o su representante legal, quienes deben contar con la suficiente capacidad, a fin de efectuar los actos de disposición

52 Consejo de Estado, Sección Tercera, sentencia del 4 de diciembre de 2006, exp.: 15.239. 53 Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Sentencia de junio 22 de 1995. Expediente No. 9965. Magistrado Ponente, doctor Daniel Suárez Hernández.

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necesarios, para lograr el cumplimiento de los acuerdos a que haya lugar con ocasión de la liquidación contractual. Nota: El último pago de los contratos y órdenes suscritos por el IPES está supeditado a la suscripción del Acta de Liquidación del contrato o del convenio. 11.5 TRAMITE DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

El-la supervisor-a del contrato o del convenio, elabora un proyecto de Acta de Liquidación, para lo cual diligencia el Formato FO-199 - Acta de Liquidación de Contrato.

El-la Supervisor-a del contrato o convenio remite a la Subdirección Jurídica y de Contratación el mencionado proyecto de Acta de Liquidación, con el fin que sea revisada, con todos los soportes (informes de ejecución, órdenes de pago, requerimientos, la consulta impresa de la herramienta presupuestal para verificar el estado del(os) registro(s) correspondiente(s) etc.) y la presentara en la Subdirección jurídica y de Contratación.

La Subdirección jurídica y de Contratación revisara el Acta de Liquidación del contrato, la cual una vez se radique en la Subdirección Jurídica y de Contratación debe estar suscrita por el contratista, Supervisor y el/la Subdirector/a Administrativo y Financiero; si se encuentran errores o inconsistencias la devuelve al supervisor para que realice los ajustes correspondientes, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la devolución del acta de liquidación; en caso que la liquidación se encuentre conforme al contrato, debe gestionarse lo pertinente para la suscripción del acta por parte del-la Subdirector/a y el/la Directora/a.

Una vez se encuentra firmada la liquidación por las personas señaladas en el literal anterior, el/la abogado-a encargado deberá fecharla y remitir una copia del acta de liquidación con la totalidad de las firmas y del acta de terminación, al supervisor para que adelante el trámite de pago y de liberación de recursos cuando haya lugar a ello, ante la Subdirección Administrativa y Financiera

CAPITULO 12

REGIMEN DE GARANTIAS Y

PUBLICACION DE LOS CONTRATOS

12.1. REGIMEN DE GARANTIAS 12.1.1. MECANISMOS DE COBERTURA En atención a la necesidad de regular los mecanismos de cobertura de los riesgos

generados en los contratos sometidos al Estatuto General de Contratación

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Pública, con el propósito de garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en virtud de la presentación de las ofertas, la ejecución de los contratos, su liquidación y aquellas situaciones derivadas de la responsabilidad civil extracontractual ocasionadas por las actuaciones, hechos u omisiones de contratistas y subcontratistas, el Gobierno Nacional mediante el Decreto Nacional 4828 de 2008, expide el régimen de garantías en la Contratación de la Administración Pública. Es de tener en cuenta que el Régimen de Garantías contenido en el decreto 4828 de 2008, no reglamenta el tema de los riesgos a que se refiere el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, el cual señala la distribución de los riesgos en los contratos estatales, su estimación, tipificación y asignación.

Conforme al Artículo 3 del Decreto 4828 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto Nacional 2493 de 2009 -Régimen de Garantías-, en los procesos de contratación adelantados por la entidades públicas, los oferentes o contratistas tienen la posibilidad de otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, los siguientes: a) Póliza de seguros; b) Fiducia mercantil en garantía; c) Garantía bancaria a primer requerimiento; d) Endoso en garantía de títulos valores y e) Depósito de dinero en garantía, con excepción de que el riesgo generado por la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo pueda ampararse a través de la póliza de seguro.

12.1.2. SUFICIENCIA DE LA GARANTIA

Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación pública, a efectos de evaluar la suficiencia de las garantías requeridas en los procesos de selección y contratos suscritos, deberán tener en cuenta las reglas señaladas en el Articulo 7 del decreto 4828 de 2008 modificado por el Articulo 1 del Decreto 2493 de 2009.

12.1.2.1 Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en los pliegos de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre un Millón de salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV) y cinco millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes (5.000.000. SMLMV), exclusive, el valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al dos punto cinco por ciento (2.5%) del presupuesto oficial estimado.

Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre cinco Millones

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de salarios mínimos legales mensuales vigentes (5.000.000 SMLMV) y diez millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes (10.000.000. SMLMV), inclusive, el valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al uno por ciento (1%) del presupuesto oficial estimado.

Cuando el presupuesto exceda de diez millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes (10.000.000. SMLMV), el valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al cero punto cinco por ciento (0.5%) del presupuesto oficial estimado.

La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al momento de la evaluación de las propuestas.

La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta será causal de rechazo de esta última.

Parágrafo. En el caso de licitaciones para la concesión de espacios de televisión, el monto mínimo de la garantía ascenderá al uno punto cinco por ciento (1.5%) del valor total estimado del espacio licitado.

12.1.2.2 Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

12.1.2.3 Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

12.1.2.4 Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto.

12.1.2.5 Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento

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(5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más.

12.1.2.6 Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

12.1.2.7 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.

12.1.2.8 Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

12.1.2.9 Responsabilidad extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

En los contratos cuyo valor sea o exceda a un millón de salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV) el valor asegurado en las pólizas no será inferior a treinta y cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (35.000 SMLMV) y en todo caso no será superior a setenta y cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (75.000 SMLMV).

En el evento en que se deban amparar otros riesgos, el objeto y la suficiencia de la garantía deberán fijarse por la entidad contratante, teniendo en cuenta el objeto del contrato y la naturaleza de tales riesgos.

Parágrafo. En los contratos cuya cuantía exceda de un millón de salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV), los porcentajes correspondientes a las

coberturas señaladas en el presente artículo para la evaluación de la

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suficiencia de las garantías, podrán disminuirse por la entidad contratante en el pliego de condiciones, siempre y cuando los cambios se encuentren debidamente justificados y soportados en los estudios y documentos previos. En ningún caso los valores amparados resultantes con la disminución podrán ser inferiores a los mínimos obtenidos al aplicar las reglas señaladas en el presente artículo a un contrato cuya cuantía sea de un millón de salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV).

12.1.3. GARANTIA DE SERIEDAD DEL OFRECIMIENTO

Para la garantía de seriedad del ofrecimiento se aplicará lo señalado en el numeral 7.1 del presente artículo.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, y en el decreto 4828 de 2008, artículo 7, numeral 7.1 modificado por el decreto 2493 de 2009, este documento deberá adjuntarse a la propuesta, y para su constitución deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

BENEFICIARIO:

INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL IPES - NIT. 899.999.446-0

AFIANZADO:

El oferente, Persona Natural o Jurídica. En el caso de los Consorcios o Uniones Temporales deben aparecer todos los miembros como afianzados. El/los nombre (s) deben señalarse de la misma forma como figura (n) en el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Autoridad competente.

VIGENCIA:

Noventa (90) días calendario a partir de la fecha de cierre del Proceso de Selección. En caso de prórroga del cierre del proceso, esta garantía deberá constituirse o prorrogarse por el mismo lapso. No obstante, la vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la constitución y aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual; en este evento, el contratista deberá presentar la modificación de la vigencia de la garantía de seriedad ante la Subdirección Jurídica y de Contratación del IPES.

CUANTÍA: Mínimo el diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial asignado para el proceso de selección.

La garantía de la propuesta podrá ser una póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía,

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garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores y/o depósito de dinero en garantía expedida conforme lo establece el Decreto 4828 de 2008 y el Decreto 2493 de 2009; y deberá estar acompañada del recibo original o constancia del pago de la prima correspondiente; recibo o constancia de pago que deberá ser efectuado o emitida según el caso, con fecha igual o anterior al cierre del proceso de selección. La garantía deberá estar otorgada por personas jurídicas legalmente autorizadas para funcionar en Colombia. Cuando la propuesta sea presentada por un consorcio o unión temporal, la garantía de seriedad deberá ser tomada a nombre del Consorcio o Unión Temporal (indicando sus integrantes) y no a nombre de su Representante legal, con la indicación del NIT ó del documento de identificación de cada uno y el porcentaje de participación de sus integrantes. Una vez perfeccionado y legalizado el contrato, el IPES devolverá la garantía de seriedad de la oferta a los proponentes no seleccionados que así lo requieran, dejando copia de la misma dentro de la propuesta con constancia que el original fue devuelto al proponente respectivo.

En el evento que el proceso de selección sea declarado desierto, el original de la garantía de seriedad de las propuestas y las copias de las propuestas, serán devueltos a los proponentes que lo soliciten; en ningún caso el original de la propuesta será devuelto.

Se ordenará hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta cuando se configure(n) el (los) evento (s) previsto (s) en el numeral 4.1. Del artículo 4° del Decreto 4828 de 2008.

Si el proponente NO presenta la garantía de seriedad de la oferta simultáneamente con la oferta, su propuesta será RECHAZADA. Si antes del vencimiento del plazo establecido en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, la garantía no cumple con la totalidad de los requisitos establecidos en este numeral, la propuesta respectiva será RECHAZADA. 12.1.4. GARANTIAS EN LOS CONTRATOS SUSCRITOS El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta lo señalado en el decreto 4828 de 2008 modificado por el decreto 2493 de 2009, y según el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las reglas de las normas en mención. En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior.

Una vez suscrito el contrato, el contratista se obliga a constituir a favor del

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Instituto para la Economía Social- IES, NIT 899.999.446-0, las garantías exigidas para dicho contrato que conforme lo establece el Decreto 4828 de 2008; modificado por el Decreto 2493 de 2009, podrán ser una póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores y/o depósito de dinero en garantía. Las garantías deberán constituirse y presentarse a la Subdirección Jurídica y de Contratación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato y previo a la suscripción del acta de inicio o el término previsto en el contrato para su constitución y presentación, sin que este exceda el término fijado anteriormente (3 días hábiles). NOTA: En todo caso las mismas deberán constituirse, presentarse y aprobarse por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación, con posterioridad a la suscripción del contrato y previo al acta de inicio. 12.2. PUBLICACION DE LOS CONTRATOS Conforme lo señalado en el artículo 84 del Decreto 2474 de 2008, Decreto 2150 de 1995 y el Decreto 327 de 2002, deberán publicarse todos los contratos que celebren las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Se exceptúan aquellos los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aun cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes a que se refiere el inciso anterior.

En materia de publicación de los contratos estatales, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en las Resoluciones expedidas por la Alcaldía Mayor de Bogotá mediante las cuales se establecen tarifas para la publicación de actos administrativos a costa de particulares, extractos de contratos, así como de la suscripción y venta de Registro Distrital, para la vigencia respectiva. El cumplimiento del requisito del pago de publicación de los contratos y/o modificaciones, en el Registro Distrital, deberá efectuarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato y previo a la suscripción del acta de inicio o el término previsto en el contrato para su presentación, sin que este exceda el término fijado anteriormente (3 días hábiles). Este requisito se entenderá cumplido con la presentación y/o radicación en la Subdirección Jurídica y de Contratación, de la copia al carbón del pago de la publicación, la cual en todo caso deberá ser posterior al contrato y previo a la suscripción del acta de inicio.

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CAPITULO 13

NORMATIVIDAD GENERAL VIGENTE Y EL PROCEDIMIENTO APLICABLE A LOS MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS DE

CARÁCTER CONTRACTUAL

A partir de la expedición del Decreto Reglamentario 1818 de 1998, se constituyó un Estatuto de los mecanismos alternativos de solución de conflictos. En éste, encontramos compiladas las normas concordantes de los MASC que presentaremos a continuación, sin embargo la reciente expedición del Decreto 1716 de 2009, en lo relativo a las conciliaciones extrajudiciales del Estado, implica que existen en la actualidad algunas normas dispersas en lo relativo a los procedimientos de los MASC.

A. Arreglo directo

No existe ninguna normatividad que trate directamente el arreglo directo; no obstante, consideramos que en atención a lo dispuesto en el artículo 16 del Decreto 1716 de 2009 sobre los Comités de Conciliación, serán éstos organismos los que analicen la procedencia

de realizar el arreglo directo.

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En ese sentido, el arreglo directo correspondería a cualquier mecanismo de acercamiento entre las partes del contrato estatal con la intención de solventar diferencias. Esto hace que no existan reglas de procedimiento para este MASC.

B. La transacción

Esta figura se encuentra regulada en el Título XXXIX del Código Civil, como un contrato en el que las partes terminan extrajudicialmente un litigio pendiente o precaven un litigio eventual. Ni en el Código Civil, ni en el Estatuto de Contratación Estatal (Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007) se encuentra un procedimiento que se deba seguir para la celebración de transacciones. No obstante, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1716 de 2009 el comité de conciliación de cada entidad conocería todos los MASC que utilicen las entidades del Estado en Colombia. En ese sentido, previo a la decisión de transigir la controversia debe ser evaluada por parte del comité de conciliación de cada entidad.

C. La conciliación

La normativa relativa a la conciliación se encuentra, en primer lugar, en la compilación hecha en el Decreto 1818 de 1998. Por otra parte, el Capítulo V de la Ley 640 de 2001 en materia de conciliación. Por último, y como reglamentación de lo anterior, el Decreto 1716 de 2009, dedicado en su totalidad al tema de la conciliación. Por su parte, el procedimiento a aplicar en la conciliación depende a si se realiza dentro del proceso o fuera del mismo, es decir, si es judicial o extrajudicial. En todo caso, en cualquier momento se puede acudir a la conciliación al surgir una controversia entre un particular y la Administración Pública. Este MASC sólo puede versar sobre conflictos de carácter particular y contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo contencioso administrativo a través de las acciones de nulidad y restablecimiento económico, nulidad simple y solución de controversias contractuales. Los comités de conciliación revisan las solicitudes de conciliación con la intención de prever las posibles consecuencias que tendrá la decisión, en relación con la eventual condena que pueda percibir la entidad estatal si somete la controversia a un juicio. La solicitud de conciliación será dirigida a la Procuraduría General de la Nación a efectos de que alguno de sus miembros haga las veces de conciliador para la controversia en cuestión. Si bien, estos actores sólo pueden sugerir fórmulas de arreglo, su injerencia en la conciliación debe ser activa, teniendo en cuenta las circulares No. 4 y No. 5 de la Procuraduría General de la Nación, a efectos de que exista por parte del agente del Ministerio Público una verdadera custodia del patrimonio público.

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Suscrita la conciliación, se someterá a la revisión de legalidad que realizará el Juez de lo Contencioso Administrativo por medio de un auto que es susceptible de ser apelado. Todo el trámite anterior implica un estudio riguroso de la legalidad de las actuaciones administrativas y vigilancia del patrimonio público, para evitar que este MASC se utilice para fines distintos que la resolución de conflictos de manera expedita.

D. El arbitraje

La regulación del arbitraje en materia de contratación estatal se encuentra de los artículos 69 al 74 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 22 de la Ley 1150 de 2007, en el Decreto 1818 de 1998, así como en el inciso 3º del artículo 3 y el artículo 6-3 de la Ley 1285 de 2009 modificatoria de la Ley 270 de 1996. El arbitraje, de conformidad con lo establecido en el artículo 116 del Decreto 1818 de 1998, puede ser independiente, si las partes fijan sus reglas; institucional, si éstas acuerdan acudir a las reglas del Centro de Arbitraje, o legal, si las partes acuden a la regulación de la materia. No obstante, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6-3 de la Ley 1285 de 2009, el arbitraje cuando el Estado es parte, es de carácter legal. Para someter una controversia a un Tribunal de Arbitramento, es necesario que se pacte tal decisión por medio de una cláusula compromisoria en el contrato del cual emana la relación jurídico sustancial, o por un compromiso posterior en el que se establezca específicamente la controversia que se someterá a arbitraje. El Tribunal de Arbitramento estará compuesto por tres (3) árbitros, salvo que las partes acuerden acudir a un único arbitro o que la controversia sea de menor cuantía (inciso 2 del artículo 70 de la Ley 80 de 1993). En todo caso, el número de árbitros siempre será impar. La convocatoria del Tribunal deberá estar dirigida al Centro de Arbitraje con los mismos requisitos de la demanda de conformidad con el artículo 75 y siguientes del Código de Procedimiento Civil. El proceso arbitral se llevará a cabo con las reglas generales de los procesos fijados en el Código de Procedimiento Civil, pero con algunas diferencias, debido a la regulación normativa específica que se tiene para el arbitramento.

Restricciones legales

Se puede observar que uno de los grandes inconvenientes en materia de MASC en el ámbito contractual deriva de la configuración normativa de cada uno de ellos.

En efecto, el artículo 75 de la ley 446 de 1998 reglamentado por el decreto 1716 de 2009, señala la obligación a cargo de las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, de integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen, cumpliendo las funciones que se le señalen. Dichos comités decidirán sobre la procedencia de cualquiera

de los MASC con miras a cumplir estrictamente con las normas

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sustanciales y procedimentales aplicables y evitar la lesión al patrimonio público, en la realidad se encuentra que ningún mecanismo diferente a la conciliación ha sido verdaderamente acogido, debido por una parte, al carácter vinculante de esta figura por su obligatoria aprobación por parte del Ministerio Público y del juez contencioso administrativo, y por otra, por la ausencia de regulación concreta de los demás MASC.

13.1 CLASES DE MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS DE CARÁCTER CONTRACTUAL 1. La transacción Esta figura, igualmente de carácter autocompositivo, se encuentra regulada en el Título XXXIX del Código Civil, como un contrato en el que las partes terminan extrajudicialmente un litigio pendiente o precaven un litigio eventual. Por medio de este mecanismo, las partes de común acuerdo dan las bases para resolver la controversia presente, evitando con ello, al igual que con el arreglo directo propiamente dicho, la interferencia y decisión de terceros en un asunto que es propio de la relación inter partes. La transacción, tal como lo ha interpretado la jurisprudencia, implica para su procedencia la existencia actual o futura de discrepancias entre las partes acerca de un derecho, su voluntad e intención de ponerle fin sin la intervención de la justicia del Estado, y la reciprocidad de concesiones que con tal fin se hacen. No obstante la definición del Código Civil, debe entenderse que la transacción se trata realmente de una convención por medio de la cual se extinguen obligaciones mediante la concesión recíproca de pretensiones. Así las cosas, resulta claro que la transacción es un pacto o negocio jurídico por medio del cual dos o más sujetos de derecho extinguen sus obligaciones, mediante concesiones recíprocasi. Con la transacción ocurre lo ya explicado para el arreglo directo, en el sentido de que el documento se constituye, esta vez por sí mismo, en un título ejecutivo susceptible de reclamación judicial, de modo que las obligaciones allí pactadas corren a cargo del deudor de las mismas, siendo éste responsable por su incumplimiento. 2. La conciliación La conciliación es un mecanismo autocompositivo de resolución de conflictos por medio del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador, frente al cual podrán discutirse todos los asuntos susceptibles de transacción, desistimiento y aquellos que expresamente determine la ley, así como todas la materias susceptibles de transacción y desistimiento.

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La solución de los conflictos mediante la conciliación, al igual que con la transacción y el arreglo directo, tiene su fundamento en el ejercicio de la autonomía de la voluntad, ya que las partes determinan el alcance de la conciliación y transigen sus diferencias, con el fin de extinguir la obligación pendiente. Si bien es cierto en la conciliación, interviene un conciliador, éste no tiene injerencia decisoria en las bases y alcances de la determinación que por ser transaccional corresponde exclusivamente a los interesados, y solo podrá sugerir fórmulas de arreglo, pero no podrá imponer su criterio, ni intentar modificar el acuerdo logradoii. Así como en los demás mecanismos de solución directa anteriormente expuestos, el acuerdo conciliatorio hace mérito ejecutivo ante el incumplimiento del mismo por parte de su deudor, quien se verá compelido a su entera realización a partir del fallo judicial que así lo ordene. 3. El arbitraje A este mecanismo heterocompositivo se llega por la incorporación de un pacto contractual incluyendo en el contenido del contrato la cláusula compromisoria, la cual no se entiende ni de la esencia ni de la naturaleza del contrato estatal, pero que es frecuentemente incorporada en los mismos; que consiste en la intención expresa de las partes contractuales de sustraer del conocimiento de la jurisdicción administrativa los conflictos que se presenten durante y con ocasión de la ejecución del contrato. Al igual que el anterior camino, para llegar al arbitraje se puede celebrar un contrato de compromiso, que comporta un acuerdo jurídico independiente del contrato principaliii. 4. La clausula Compromisoria Se encuentra regulada en el artículo 70 de la Ley 80 de 1993, que expresa que: “En los contratos estatales podrá incluirse la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las distintas diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación. El arbitramento será en derecho. Los árbitros serán tres (3), a menos que las partes decidan acudir a un árbitro único. En las controversias de menor cuantía habrá un sólo arbitro. La designación, requerimiento, constitución y funcionamiento del tribunal de arbitramento se regirá por las normas vigentes sobre la materia. Los árbitros podrán ampliar el término de duración del Tribunal por la mitad del inicialmente acordado o legalmente establecido, si ello fuere necesario para la producción del laudo respectivo”. Como se puede observar, se trata de una estipulación voluntaria especial, que implica investir a particulares con la función de administración de justicia transitoriamente a tenor de lo dispuesto en el artículo 1116 constitucional, la Ley 446 de 1998, el Decreto 1818 de 1998, el Código de Procedimiento Civil y la Ley Estatutaria de Administración de Justicia

(Ley 1285 de 2009).

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Así, esta estipulación tiene como objetivo invocar la jurisdicción arbitral en controversias que en condiciones normales deberían resolverse ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, en aras de dar celeridad a procesos que pueden tardar demasiado tiempo, y en sí por una disposición propia de la autonomía de la voluntad de las partes, de modo que el alcance del arbitramento que llegue a suscitarse en desarrollo del contrato estatal estará circunscrito expresamente a lo que las partes han decidido poner a su conocimientoiv. Ahora bien, tal como se desprende de la norma en comento, y aún cuando se trata de una cláusula accidental cuya regulación legal constituye el contenido mínimo, debe observarse que, en atención al principio de legalidad que rige a toda la actividad administrativa, el Estatuto de Contratación permite someter a la jurisdicción arbitral los conflictos relacionados con la celebración, ejecución, desarrollo o liquidación del contrato estatal, alcance que ha sido interpretado por la jurisprudencia, excediendo la consagración legal, para excluir del arbitramento la facultad de pronunciarse sobre la legalidad de actos administrativos, sobre temas de orden público o sobre cuestiones que no sean susceptibles de transacción o conciliación, por considerarse temas privativos de la jurisdicción contencioso administrativa por expresa designación constitucionalv.En todo caso, y dentro de los aspectos legalmente expresados, las partes pueden determinar qué asuntos serán conocidos por la jurisdicción arbitral, y cuáles, de aquellos referidos en la norma, pueden ser dejados al conocimiento de la jurisdicción administrativa. Teniendo en cuenta lo anterior, la sustracción de materias de la jurisdicción administrativa debe ser concreta y precisa, de tal manera que la cláusula no solamente se limite a decir de forma genérica qué tipo de conflictos serán decididos en instancia arbitral, sino que, además debe determinarse el número de árbitros que decidirán la controversia, la forma en que los mismos serán decididos, el centro de arbitraje en el cual se realizará el arbitramento, y todos los demás aspectos necesarios para la adecuada constitución del tribunal de arbitramento, teniendo en cuenta la restricción jurisprudencialmente establecida. En síntesis, la cláusula compromisoria constituye en un elemento voluntario dentro del contrato estatal, bien sea, porque la misma es consignada de forma expresa en el acuerdo de voluntades o porque su procedencia deriva de su inclusión en las condiciones de contratación del colaborador de la Administración, en atención a que las mismas son la base, y por ende una parte integral del contrato, de modo que la primacía del pliego de condiciones o sus equivalentes sobre el documento contractual determina que su incorporación en éstos, no requiere ratificación escrita en el acuerdo de voluntades inicial, bien porque puede estar incluida en los mismos pliegos o sus equivalentes o en otro documento posterior a la celebración del contrato, siempre que, éste se suscriba antes de la liquidación del contrato estatal; situación aceptada por la jurisprudencia administrativa más recientevi. En todo caso, su incorporación, en lo posible, debe contar con una regulación clara y

expresa que no permita dudas, no obstante en su ausencia se deba dar

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aplicación a la normatividad arbitral vigente al momento de convocarse a un arbitramento, pues cualquier situación que no pueda ser dilucidada por medio del contrato, puede ser motivo de una falta de competencia del tribunal correspondiente. Lo anterior significa que el pacto ha de ser expreso.

1 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, sentencia de 30 de agosto 2001, expediente 19.732, C.P.: RICARDO HOYOS DUQUE. 1 Corte Constitucional, Sentencia T-017 de 2005. Magistrado Ponente: RODRIGO ESCOBAR GIL. 1 Artículo 71: “Cuando en el contrato no se hubiere pactado cláusula compromisoria, cualquiera de las partes podrá solicitar a la otra la suscripción de un compromiso para la convocatoria de un Tribunal de Arbitramento a fin de resolver las diferencias presentadas por razón de la celebración del contrato y su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación. En el documento de compromiso que se suscriba se señalarán la materia objeto del arbitramento, la designación de árbitros, el lugar de funcionamiento del tribunal y la forma de proveer los costos del mismo”. 1 “La cláusula compromisoria que corresponde al pacto celebrado entre las partes de un contrato, con el fin de excluir del conocimiento de la jurisdicción competente un determinado asunto, para someterlo a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, tiene su sustento en la libre autonomía de la voluntad de las partes y por ende su alcance está circunscrito a lo manifestado por éstas, habida cuenta de que sólo la voluntad de los contratantes expresada en tal sentido, habilita a particulares para administrar justicia en los términos del artículo 116 superior. La determinación de la competencia de los árbitros y por ende de los temas que las partes han decidido retirar de la jurisdicción institucional del Estado, se deriva de los precisos términos en que se haya pactado la cláusula compromisoria”. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, auto de 7 de diciembre de 2005,expediente 29.235, C.P.: RUTH STELLA CORREA PALACIO. 1 “[E]n cuanto a las materias o temas que pueden ser objeto de decisión arbitral, estima la Sala que aún en el evento de que las partes no señalen límite alguno a las facultades que confieren a los árbitros, no por ello hay lugar a entender siempre que las mismas son ilimitadas, pues no puede olvidarse que existen temas y materias que el legislador excluye del juzgamiento arbitral y sobre los cuales, aún cuando las partes manifiesten en la cláusula compromisoria otorgar tal competencia, no les es posible a estos falladores pronunciarse sobre ellas, como por ejemplo, cuando dicha cláusula permite el juzgamiento de aspectos que comprometen el orden público, el régimen constitucional, o cuando implica un menoscabo de la autoridad del Estado [...] De lo anterior, se colige que en principio, el Tribunal de Arbitramento es competente para pronunciarse acerca de aquellos puntos que le han sido asignados por las partes dentro de la cláusula compromisoria, salvo que se trate de aspectos que comprometen el orden público, o se discuta la legalidad de los actos administrativos, así como aquellos temas que por su naturaleza no sean transigibles, cuya competencia le está vedada a los árbitros, ya que ésta radica únicamente en cabeza de la Justicia Contencioso Administrativa, así las partes hayan pactado lo contrario”. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección

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Tercera, auto de 25 de agosto de 2005, expediente 28.087, C.P.: GERMÁN RODRÍGUEZ VILLAMIZAR. 1 “Así la cláusula compromisoria no se incorpore en el contrato, los tribunales de arbitramento son competentes para resolver los conflictos originados en la contratación pública, si el pacto arbitral está contemplado en los pliegos de condiciones”. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, sentencia de 4 de diciembre de 2006, expediente 32.871, C.P.: MAURICIO FAJARDO GÓMEZ.

CAPITULO 14

MEDIDAS FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES

La ley 1474 de 2011, dicta normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, incorpora y modifica las medidas adoptadas por la administración pública frente al incumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos suscritos.

A continuación se transcriben algunos apartes normativos de la ley en mención, en materia de responsabilidad penal y disciplinaria.

14.1. MEDIDAS CONTRA PERSONAS JURÍDICAS.

Independientemente de las responsabilidades penales individuales a que hubiere lugar, las medidas contempladas en el artículo 91 de la Ley 906 de 2004 se aplicarán a las personas jurídicas que se hayan buscado beneficiar de la comisión de delitos contra la Administración Pública, o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público, realizados por su representante legal o sus administradores, directa o indirectamente. En los delitos contra la Administración Pública o que afecten el patrimonio público, las entidades estatales posiblemente perjudicadas podrán pedir la vinculación como tercero civilmente responsable de las personas jurídicas que hayan participado en la comisión de

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aquellas.

De conformidad con lo señalado en el artículo 86 de la Ley 222 de 1995, la Superintendencia de Sociedades podrá imponer multas de quinientos (500) a dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes cuando con el consentimiento de su representante legal o de alguno de sus administradores o con la tolerancia de los mismos, la sociedad haya participado en la comisión de un delito contra la Administración Pública o contra el patrimonio público. (Artículo 34).

14.2. AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS PARA INVESTIGACIÓN.

La ley 1474 de 2011, en su Artículo 35, prevé: El artículo 175 de la Ley 906 de 2004 tendrá un parágrafo, el cual quedará así: Parágrafo. En los procesos por delitos de competencia de los jueces penales del circuito especializados, por delitos contra la Administración Pública y por delitos contra el patrimonio económico que recaigan sobre bienes del Estado respecto de los cuales proceda la detención preventiva, los anteriores términos se duplicarán cuando sean tres (3) o más los imputados o los delitos objeto de investigación.

14.3. SUJETOS DISCIPLINABLES.

La ley 1474 de 2011, en su Artículo 44, prevé: El artículo 53 de la Ley 734 de 2002, quedará así: El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales.

Se entiende que ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce la facultad sancionadora del Estado; lo que se acreditará, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o señale conductas, expida actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos.

Administran recursos públicos aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han destinado para su utilización con fines específicos.

No serán disciplinables aquellos particulares que presten servicios públicos, salvo que en ejercicio de dichas actividades desempeñen funciones públicas, evento en el cual resultarán destinatarios de las normas disciplinarias.



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Cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad disciplinaria será exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva. (Artículo 44).

14.4. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR POR FALTAS GRAVÍSIMAS.

El artículo 45 de la ley 1474 de 2011, modifico el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, en los siguientes términos:

11. Las consagradas en los numerales 2, 3, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 26, 27, 28, 34, 40, 42, 43, 50, 51, 52, 55, 56, y 59, parágrafo 4°, del artículo 48 de esta ley cuando resulten compatibles con la función. (Artículo 45).

14.5. POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y PEDAGÓGICAS

14.5.1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

La ley 1474 de 2011, en su Artículo 73, señala:

Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia.

Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.

14.5.2. Plan de acción de las entidades públicas.


A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.

A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de

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gestión del año inmediatamente anterior.

Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación.

Parágrafo. Las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta estarán exentas de publicar la información relacionada con sus proyectos de inversión.

14.5.3. Política antitrámites.

La ley 1474 de 2011, en su Artículo 75 prevé:

Para la creación de un nuevo trámite que afecte a los ciudadanos en las entidades del orden nacional, estas deberán elaborar un documento donde se justifique la creación del respectivo trámite. Dicho documento deberá ser remitido al Departamento Administrativo de la Función Pública que en un lapso de treinta (30) días deberá conceptuar sobre la necesidad del mismo. En caso de que dicho concepto sea negativo la entidad se abstendrá de ponerlo en funcionamiento.

Parágrafo 1°. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 150 de la Constitución Política, revístese al Presidente de la República de precisas facultades extraordinarias para que en el término de seis meses, contados a partir de la fecha de la publicación de la presente ley, expida normas con fuerza de ley para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Parágrafo 2°. Las facultades extraordinarias atribuidas en el presente artículo no serán aplicables respecto de trámites relacionados con licencias ambientales.

14.5.4. Oficina de Quejas, Sugerencias y Reclamos.


En toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.

La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la página web principal de toda entidad pública deberá existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios.

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Todas las entidades públicas deberán contar con un espacio en su página web principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de corrupción realizados por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como se presta el servicio público.

La oficina de quejas, sugerencias y reclamos será la encargada de conocer dichas quejas para realizar la investigación correspondiente en coordinación con el operador disciplinario interno, con el fin de iniciar las investigaciones a que hubiere lugar.

El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará los estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a la presente norma.

Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un proceso de gestión de denuncias, quejas y reclamos, se podrán validar sus características contra los estándares exigidos por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.

14.5.5. Publicación proyectos de inversión.


Sin perjuicio de lo ordenado en los artículos 27 y 49 de la Ley 152 de 1994 y como mecanismo de mayor transparencia en la contratación pública, todas las entidades del orden nacional, departamental, municipal y distrital deberán publicar en sus respectivas páginas web cada proyecto de inversión, ordenado según la fecha de inscripción en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión nacional, departamental, municipal o distrital, según el caso.

Parágrafo. Las empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta estarán exentas de publicar la información relacionada con sus proyectos de inversión.

14.5.6. Democratización de la Administración Pública.

El Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, modifico el artículo 32 de la ley 489 de 1998, así:

Todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad

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civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.

Entre otras podrán realizar las siguientes acciones:

a) Convocar a audiencias públicas;

b) Incorporar a sus planes de desarrollo y de gestión las políticas y programas encaminados a fortalecer la participación ciudadana;

c) Difundir y promover los derechos de los ciudadanos respecto del correcto funcionamiento de la Administración Pública;

d) Incentivar la formación de asociaciones y mecanismos de asociación de intereses para representar a los usuarios y ciudadanos;

e) Apoyar los mecanismos de control social que se constituyan;

f) Aplicar mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la función administrativa.

En todo caso, las entidades señaladas en este artículo tendrán que rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía, bajo los lineamientos de metodología y contenidos mínimos establecidos por el Gobierno Nacional, los cuales serán formulados por la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de rendición de cuentas creada por el CONPES 3654 de 2010.

14.5.7. Pedagogía de las competencias ciudadanas.


Los establecimientos educativos de educación básica y media incluirán en su Proyecto Educativo Institucional, según lo consideren pertinente, estrategias para el desarrollo de competencias ciudadanas para la convivencia pacífica, la participación y la responsabilidad democrática, y la identidad y valoración de la diferencia, lo cual deberá verse reflejado en actividades destinadas a todos los miembros de la comunidad educativa. Específicamente, desde el ámbito de participación se orientará hacia la construcción de una cultura de la legalidad y del cuidado de los bienes comunes.

Parágrafo. El Ministerio de Educación Nacional y las Secretarías de Educación promoverán programas de formación docente para el desarrollo de las competencias ciudadanas.

14.5.8. Divulgación de campañas institucionales de prevención de la corrupción.

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Los proveedores de los Servicios de Radiodifusión Sonora de carácter público o comunitario deberán prestar apoyo gratuito al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en divulgación de proyectos y estrategias de comunicación social, que dinamicen los mecanismos de integración social y comunitaria, así como a la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, la Fiscalía General de la Nación, el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción y otras entidades de la Rama Ejecutiva con un mínimo de 15 minutos diarios de emisión a cada entidad, para divulgar estrategias de lucha contra la corrupción y proteger y promover los derechos fundamentales de los Colombianos.

De la misma manera los operadores públicos de sistemas de televisión, deberán prestar apoyo en los mismos términos y con el mismo objetivo, en un tiempo no inferior a 30 minutos efectivos de emisión en cada semana.

14.5.9. Sanciones por incumplimiento de políticas institucionales.


El incumplimiento de la implementación de las políticas institucionales y pedagógicas contenidas en el presente capítulo, por parte de los servidores públicos encargados se constituirá como falta disciplinaria grave.

14.6. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO

Procedimiento previsto en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal.

Para lo anterior, la Subdirección o dependencia correspondiente e interesada en adelantar la declaratoria de incumplimiento, deberá remitir a la Subdirección Jurídica y de Contratación, la solicitud de terminación unilateral del contrato respectivo.

Una vez la solicitud sea presentada a la Subdirección jurídica y de Contratación, la Subdirectora de esta dependencia, procederá a citar al contratista y a la aseguradora a una audiencia pública que se llevara a cabo en las instalaciones del IPES. Lo anterior a efectos de garantizar el debido proceso que se debe adelantar en las actuaciones administrativas.

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Para el contenido del oficio de citación a las partes, así como para el procedimiento de imposición de multas, deberán observarse las siguientes reglas, contenidas en los literales a), b), c) y d) del artículo 86 de la ley 1474 de 2011, así:

a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;

b) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;

d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

14.6.1. Inhabilidad por incumplimiento reiterado.

La ley 1474 de 2011, prevé en su Artículo 90 las inhabilidades generadas a los contratistas por el reiterado incumplimiento de sus obligaciones contractuales, en los siguientes

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términos:

Quedará inhabilitado el contratista que incurra en alguna de las siguientes conductas:

a) Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la ejecución de uno o varios contratos, durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales;

b) Haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por los menos dos (2) contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales;

c) Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1) incumplimiento durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales.

La inhabilidad se extenderá por un término de tres (3) años, contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes, de acuerdo con la información remitida por las entidades públicas. La inhabilidad pertinente se hará explícita en el texto del respectivo certificado.

Parágrafo. La inhabilidad a que se refiere el presente artículo se extenderá a los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado esta inhabilidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

La Ley 80 de 1993 modificada por la Ley 1150 de 2007, estableció diferentes medidas encaminadas a constreñir o apremiar al contratista para el cumplimiento del objeto contractual; de igual forma, existen herramientas efectivamente sancionatorias a las que puede acudir la entidad estatal a fin de corregir o castigar el incumplimiento del contratista. Estos mecanismos son aplicables durante toda la vigencia del contrato y aún después de su culminación (antes de liquidarlo) cuando el contratista no ha satisfecho las prestaciones a su cargo en las condiciones de tiempo, modo y lugar pactadas, lo haya hecho tardíamente o en forma defectuosa, desconociendo con ello sus compromisos contractuales y los deberes que tiene en materia de contratación estatal. Para complementar lo anterior, recordemos que el incumplimiento de las obligaciones contractuales, por parte del contratista, puede ser total o parcial, tardío o defectuoso; y que tanto la renuencia del deudor en ejecutar la prestación debida como los efectos perjudiciales del incumplimiento de la obligación pueden ser mitigados por acuerdo entre las partes. Nada obsta para que en un contrato estatal a suscribirse por el Instituto para la Economía Social se pacten a la vez la multa –para obtener del contratista incumplido el cumplimiento de la obligación‐ y la cláusula penal –para obtener el pago anticipado de los perjuicios por el incumplimiento imputable al contratista

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En virtud de lo anterior, es obligación del supervisor o interventor designado por el Director General requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas, e informar al funcionario encargado de la contratación estatal de la respectiva dependencia y a la Subdirección Jurídica y de Contratación cuando los requerimientos no hayan sido atendidos a satisfacción o en forma oportuna, con el fin de determinar la procedencia de la aplicación de sanciones de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato. La Dirección General del IPES es la parte habilitada en el contrato para imponer las multas o declarar el incumplimiento total o parcial del contratista a efecto de hacer efectiva la cláusula penal. Se reitera que bajo la prevalencia de la autonomía de la voluntad en este aspecto de los contratos estatales, la posibilidad de obtener su pago está sujeta a que éstas se hayan convenido en el respectivo contrato. La declaratoria de incumplimiento para hacer efectiva la cláusula penal y las multas deberá efectuarse por la Dirección General mediante procedimiento administrativo, con respeto del principio del debido proceso como axioma rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. Así, la decisión de aplicar cualquier sanción económica debe estar precedida de audiencia del contratista afectado, que deberá tener un procedimiento mínimo que le garantice el derecho al debido proceso. Dicho procedimiento tendrá lugar únicamente mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Una vez se haya impuesto la respectiva sanción económica, respetando las garantías procesales fundamentales en la actuación, el IPES podrá hacer efectivas directamente la cláusula penal y las multas; teniendo la posibilidad de acudir para el efecto, entre otros, a mecanismos de compensación frente a las sumas adeudadas al contratista, al cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva. El interventor o supervisor, en caso de cualquier incumplimiento, requerirá por escrito al contratista, para soportar la eventual aplicación de las sanciones contempladas en el contrato y la ley El funcionario/contratista del IPES designado como interventor o supervisor del contrato será el encargado de adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de estas sanciones pecuniarias. 14.6.2. Multas Debe precisarse que la cláusula de multas surge del ejercicio de la autonomía de la voluntad de las partes, y por ello no puede ser considerada una cláusula excepcional, en tanto su fundamento está en el pacto suscrito por las partes y no en disposiciones exorbitantes que operan por ministerio de la Ley.

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De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 54de la Ley 1150 de 2007que modificó la Ley 80 de 1993, las entidades estatales tienen la facultad de imponer las multas que hayan pactado en el contrato con el fin de conminar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones. La decisión de imponer una multa debe estar precedida de la garantía al debido proceso del contratista; la multa solo procede mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. La norma modificatoria de la Ley 80 de 1993 estipuló que las entidades estatales pueden hacer efectivas las multas de forma directa, sin necesidad de ir al juez del contrato, acudiendo a la compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía única u otros medios como la jurisdicción coactiva.

Sin embargo es preciso aclarar que el artículo 87 del Decreto 2474 de 2008 mediante el cual se establecía el Procedimiento de imposición de multas fue declarado NULO por el Consejo de Estado mediante Sentencia de abril 14 de 2010, rad. 11001-03-26-000-2008-00101-00(36054) B, pero únicamente en tanto se interprete que faculta a la administración para crear procedimiento administrativo sancionador, por lo cual una vez se establezca legalmente se reglamentara lo correspondiente

14.6.3. Cláusula penal Téngase en cuenta que, para efectos de la contratación estatal, la cláusula penal es aquella en que una parte en un contrato, para asegurar el cumplimiento de una obligación, se sujeta a una pena que consiste en dar una suma de dinero en caso de no ejecutar o retardar las obligaciones que del negocio se derivan, como estimación anticipada de los perjuicios que por no cumplir puedan generarse55

54

Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. Del derecho al debido proceso. El debido proceso será un principio rector en

materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.

En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades

sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, tendrán la facultad de imponer las multas que

hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta decisión deberá estar

precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso

del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Así

mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el

contrato.

Parágrafo. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por las entidades estatales,

pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro

de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva.

Parágrafo transitorio. Las facultades previstas en este artículo se entienden atribuidas respecto de las cláusulas de multas o

cláusula penal pecuniaria pactadas en los contratos celebrados con anterioridad a la expedición de esta ley y en los que por

autonomía de la voluntad de las partes se hubiese previsto la competencia de las entidades estatales para imponerlas y

hacerlas efectivas.

55

Artículo 1592 del Código Civil; artículo 17, Ley 1150 de 2.007.


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Como se dijo en líneas anteriores, en caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones por parte del contratista, éste deberá pagar al IPES, a título de pena, la suma

establecida en el contrato, y su valor –se repite‐ se imputará al pago de los perjuicios causados. La entidad entonces, podrá descontar el valor de la cláusula penal directamente de los saldos que se adeuden al contratista, o de la garantía constituida, y si no fuere posible, hará efectivo su cobro por vía judicial. 14.6.4. Cláusula de indemnidad Se entiende como cláusula de indemnidad, la que implica la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. Dicha cláusula de indemnidad, entonces, ratifica la obligación del contratista de constituir una garantía, empleando uno de los mecanismos de cobertura de riesgos autorizado por la ley, que también ampare las contingencias provocadas por el hecho ajeno y por la culpa de un tercero, como parte de la asunción de responsabilidad por parte del contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato estatal celebrado. Sin embargo, el IPES podrá abstenerse de pactar esta cláusula cuando se justifique en los estudios y documentos previos que, atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que este deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula-acápite. 14.6.5. Declaratoria de caducidad La caducidad del contrato estatal es una potestad de que goza el Estado para el caso en cabeza del Instituto para la Economía Social –IPES para dar por terminado de manera anticipada un contrato por razones atribuibles únicamente al contratista.56 Es decir, es la estipulación que faculta a la entidad contratante, por incumplimiento calificado del contratista, a declarar terminado el contrato anticipadamente y pasar enseguida a su liquidación en el estado en que se encuentre. Dicha potestad, que por ley se entiende incorporada como cláusula a los contratos estatales, no tiene por finalidad la simple terminación anticipada del contrato estatal, sino

56

La ley, la doctrina y la jurisprudencia han coincidido en reconocer en esta cláusula, una prerrogativa o

privilegio que se le otorga al Estado para dar por terminado un contrato donde él es parte, cuando el

contratista ha desplegado ciertas conductas o se presentan circunstancias que, en general, impiden el

cumplimiento eficaz y adecuado del objeto contractual, hecho que hace necesaria la intervención rápida de la

administración a fin de garantizar que el interés general involucrado en el contrato mismo no se afecte,

porque de hecho se lesiona a la comunidad en general. Es decir, la caducidad del contrato es una potestad

que se le reconoce al Estado como parte en él, para darlo por terminado”. Corte Constitucional, Sentencia T‐ 569 de 8 de octubre de 1.998, M.P. Alfredo Beltrán Sierra.

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por el contrario, buscar su ejecución. En efecto, la medida está concebida, dentro del Estatuto General de la Contratación Administrativa, para favorecer la continuidad y conclusión satisfactoria del objeto contractual, por lo que se ha habilitado a las entidades contratistas para adoptar, como política extrema, la remoción del contratista y asumir ella misma, o por conducto del garante o de otro contratista, la ejecución de las obligaciones incumplidas. Aún cuando se configuren los presupuestos legalmente exigidos para ésta, la declaratoria de caducidad no es obligatoria para la entidad. El IPES debe ser especialmente cuidadosa cuando, ante situaciones de ostensible incumplimiento o culpa por parte del contratista, considere emplear esta medida de última ratio. A veces una determinación semejante puede ser más perjudicial para el interés público que favorecer la continuidad del negocio con el mismo contratista, o la suspensión de la ejecución de las obligaciones, con la correspondiente adopción de las modificaciones que se requieran para llevar el desarrollo del objeto contractual a feliz término. Por eso, en caso de que la entidad decida abstenerse de declarar la caducidad, la entidad deberá adoptar las medidas de control e intervención necesarias que garanticen la ejecución del objeto contratado. Será el funcionario designado por el Director General de la entidad como interventor o supervisor del contrato quien eleve la solicitud de declaratoria de caducidad y la sustente ante la Subdirección Jurídica y de Contratación quien realizará el análisis preliminar para emitir su concepto y recomendación para ser atendida por el Director General quien deberá pronunciarse decretando o no la caducidad del contrato celebrado. 14.7. ¿CUÁLES SON ESOS PRESUPUESTOS EXIGIDOS POR LA LEY –Y QUE DEBE SATISFACER EL INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL -IPES‐ PARA DECRETAR LA CADUCIDAD DE UN CONTRATO ESTATAL? 1). Que exista incumplimiento del contratista. El Instituto para la Economía Social -IPES‐ deberá comprobar que existe incumplimiento de una obligación que surge del contrato para el contratista. Para el efecto, verificará que en el contrato, y en los informes remitidos por el interventor o supervisor del contrato, se manifieste en la realidad una obligación incumplida en el tiempo o en calidad; y además,

que no haya caso fortuito o fuerza mayor ‐acreditados oportunamente por el contratista‐ que exculpen dicho incumplimiento. 2). Que no exista incumplimiento determinante por parte del Instituto para la

Economía Social -IPES‐. El incumplimiento del contratista no debe estar vinculado ni tener relación o tener por causa conductas, acciones u omisiones de la entidad, ya que si ésta es responsable en alguna manera de tal incumplimiento, no podrá beneficiarse de la caducidad. Por ejemplo,

un comportamiento de el Instituto para la Economía Social -IPES‐ que

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incide en la ejecución de un contrato estatal es aquel en el cual la entidad no paga de forma oportuna al contratista y con ello afecta su estabilidad financiera. 3) Que se presente una afectación grave y directa a la ejecución del contrato. Basta que la ejecución del contrato se encuentre en peligro, sin que sea menester que peligre también el servicio público que depende del cumplimiento de la prestación a cargo del contratista. 4) Que haya amenaza de parálisis. Además del incumplimiento grave de una obligación, se exige, dentro de una normalidad razonable, que haya una amenaza de parálisis definitiva de la ejecución del contrato, a tal punto de convertirse el contratista en un verdadero obstáculo que impide la realización del objeto contratado. 5) Las condiciones que fundamentan el incumplimiento no pueden aparecer de súbito. El Instituto para la Economía Social –IPES- debe ser diligente para vigilar y hacer seguimiento de las circunstancias especiales que caracterizan los incumplimientos calificados que dan origen a la caducidad, pues no es de recibo que se acepte que éstos se han producido con desconocimiento de la entidad o de la interventoría del contrato. Así las cosas, se exige de la entidad una actitud proactiva en la formulación de requerimientos, en la imposición de multas, en la negociación de acuerdos modificatorios, y en el trámite de las demás actuaciones administrativas necesaria para la promoción de la ejecución del contrato. La declaratoria de caducidad se realiza por medio de acto administrativo debidamente motivado, que puede ser impugnado por el contratista mediante reposición en vía gubernativa o demandado mediante el ejercicio de la acción contractual. El plazo para declarar la caducidad del contrato estatal se extiende durante toda la existencia del vínculo contractual, incluso hasta la etapa de liquidación. El Instituto para la Economía Social –IPES- debe garantizar al contratista el derecho de defensa dentro de los trámites previos a la declaratoria de caducidad, dándole todas las garantías procesales fundamentales que le son permitidas a los particulares en las actuaciones administrativas. En este sentido, como la declaratoria de caducidad obedece a la comprobación de hechos objetivos que debe alegar y demostrar la entidad contratante, para demostrar el incumplimiento calificado del contratista, al contratista debe permitírsele participar de las visitas, atender a los requerimientos y acceder a los informes sobre la vigilancia de la ejecución del contrato y rebatirlos; con el fin de darle audiencia dentro de los actuaciones

anteriores a la imposición de la mencionada sanción.

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Debe recordarse que cuando el Instituto para la Economía Social -IPES‐ declara la caducidad de un contrato estatal, no hay lugar a indemnización para el contratista; quien, a la postre, deberá soportar las sanciones e inhabilidades previstas en el Estatuto General de la Contratación Administrativa. Por último, la declaratoria de caducidad es constitutiva del siniestro de incumplimiento frente a la garantía única del contrato estatal suscrita por el contratista a favor del Instituto para la Economía Social –IPES. Dentro de algunas leyes especiales, existen otros eventos bajo los cuales el Instituto para

la Economía Social -IPES‐ podrá declarar la caducidad del contrato estatal; y éstos son los siguientes: a) Constituirán causales de caducidad el hecho de acceder –por parte del contratista peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley, o de tolerar alguna cosa invocando amenazas de grupos armados ilegales, colaborar o financiar tales grupos, paralizar o disminuir el cumplimiento de las obligaciones por atender instrucciones de éstos; entre otros. b) Es causal de caducidad del contrato estatal el evento en que el contratista sea declarado responsable en un proceso de responsabilidad fiscal, pero sólo podrá decretarse a petición del Instituto para la Economía Social -IPES‐ y siempre que no haya expirado el plazo para la ejecución y no se encuentre liquidado. c) Se debe declarar la caducidad cuando el contratista o concesionario incumpla la obligación de prorrogar u obtener la garantía para cualquiera de las etapas del contrato. La entidad contratante, en el mismo acto, procederá a hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, en el evento en que se haya pactado en el contrato, e igualmente hará exigible la garantía única de cumplimiento

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CAPÍTULO 15

FORMATOS Y OTROS DOCUMENTOS LA CONTRATACIÓN Y SU DILIGENCIAMIENTO 15.1 FORMATO FO-177: CERTIFICACIÓN DE INEXISTENCIA DE RECURSO HUMANO O DE RECURSO HUMANO INSUFICIENTE 15.1.1 Para qué se diligencia el Formato FO-177? Este formato se utiliza para certificar que la entidad no cuenta con el personal de planta para realizar las actividades que se pretenden contratar a través de un contrato de prestación de servicios, o que existiendo personal de planta, éste es insuficiente. 15.1.2 Cómo se diligencia el Formato FO-177? Sólo debe aplicarse una de las alternativas: o que el recurso humano es inexistente, o que el recurso humano existente es insuficiente para el desarrollo del objeto que se pretende contratar; por lo tanto, debe verificarse previamente con la planta de personal del Instituto para la Economía Social, si el objeto y las actividades que se pretenden contratar están en cabeza de alguno de los cargos de planta; si no se encuentran, entonces debe indicarse que el recurso humano es INEXISTENTE. En el caso que las actividades que se pretenden contratar se encuentran dentro de las funciones de alguno de los cargos de planta, debe indicarse que el recurso humano es INSUFICIENTE para el desarrollo de dichas actividades. 15.2. FORMATO FO-178: ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA

CONTRATACIÓN

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15.2.1 Para qué se diligencia el Formato FO-178? Con este documento se pretende dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 en cuanto a los estudios previos para la apertura de un proceso de contratación, así:

Dar respuesta a las preguntas por qué y para qué de la contratación (identificando la necesidad, oportunidad y conveniencia de la contratación y la mejor forma de satisfacer la necesidad).

Establecer claramente las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, especificaciones, identificación del contrato a celebrar, plazo y lugar de ejecución del mismo.

Fundamento jurídico que soporta la modalidad de selección.

El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.

La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con el proceso de selección que se aplique a la contratación.

El análisis de los riesgos de la contratación en el que se señale por cada uno la

tipificación (¿Cuál es el riesgo?), estimación (En caso de materializarse el riesgo, ¿Económicamente cómo y qué cuantía se afecta el contrato?) y asignación (designación del la parte que soportará total o parcialmente la ocurrencia del hecho previsto como riesgo y la forma como se recobrará el equilibrio contractual), de aquellos que son previsibles y que pueden afectar el equilibrio económico del contrato.

El análisis que sustenta la exigencia de las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, señalando para cada uno el tipo de amparo, el porcentaje respecto del valor del contrato y la vigencia del mismo.

15.2.2. Cómo se diligencia el Formato FO-178?

La dependencia que requiere la contratación debe justificar la misma, para lo cual debe responder a las preguntas por qué y para qué se adelanta la contratación. La primera respuesta está dada por la justificación de la contratación, la cual da un marco general a la misma, explicando de dónde se desprende el contrato, de qué programa y/o proyecto hace parte, y este programa y/o proyecto en qué política y/o plan de desarrollo se gestó. En resumen, es justificar el origen de la contratación a partir de lo general a lo específico. Mediante la respuesta al para qué, se indica la

necesidad que se pretende satisfacer con el objeto de la

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contratación y su oportunidad y conveniencia. Por lo tanto, se deberá establecer por qué es oportuno adelantar la contratación, de acuerdo con los factores y condiciones económicas, sociales y jurídicas, y también, cuál es la mejor forma de satisfacer la necesidad indicando la alternativa escogida (en términos de la más económica, eficiencia, capacidad técnica, etc.).

En este formato, también se concretará el resultado de los estudios económicos

realizados para determinar el presupuesto oficial de la contratación, para lo cual se especificará si se realizó consulta de mercado a través de la obtención de cotizaciones, consulta del SICE y cualquier otro método, sistema o consulta utilizado para tal fin.

Debe establecerse el análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia,

el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista, para lo cual se debe tener total claridad sobre el objeto del contrato, el alcance al objeto del contrato (es decir las principales actividades que se derivan de su ejecución) y las obligaciones que el contratista debe ejecutar para dar cumplimiento al contrato.

A este formato debe anexar los siguientes soportes:

Las cotizaciones, los análisis y/o los documentos que sustenten el estudio económico y técnico de la contratación. (en el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no se requiere este soporte)

La impresión de la consulta realizada en el SICE.

15.2.3 Estudios económicos y de mercado Todas las contrataciones en las que la Entidad destine recursos ya sean en dinero o en especie requieren de un análisis económico que soporte cuantitativamente los recursos dispuestos para la futura contratación; teniendo en cuenta la multiplicidad de metodologías que existen para efectuar dicho análisis, el Entidad no cuenta con un formato estandarizado de estos estudios, no obstante a continuación se señalan los aspectos mínimos que se deben tener en cuenta para la elaboración de los estudios económicos, de acuerdo con el tipo de contratación que quiera adelantar: Convenios de asociación y contratos para impulsar programas y actividades de interés público: Si bien la suscripción de convenios de asociación y contratos para impulsar programas y actividades de interés público, no requiere la obtención de cotizaciones ni consultas al SICE para establecer su valor, por la naturaleza de la contratación y el objeto a ejecutar, si requiere de unos estudios económicos, y de mercado cuando sea el caso, en los que se determine para cada una de las partes que intervienen en la contratación: Cuáles son los aportes que se realizaran por cada una de las partes, la cuantificación de los aportes (sean

en dinero o en especie), señalando los parámetros que se tuvieron en

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cuenta para calcular estos valores, lo cual debe reflejarse en un “cuadro de aportes al convenio” Contrataciones directas Se excluye la contratación que tiene por objeto la prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión. El objetivo de estos estudios es determinar cuánto puede costar el bien o servicio para determinar el presupuesto oficial y en ellos se indicará cómo se tomaron los datos para elaborar el estudio de mercado y costos, las condiciones del mercado, los criterios que sirvieron de base para la determinación del presupuesto oficial, qué modalidad de investigación de precios se utilizó, cuáles fueron las fuentes de consulta, con quién –categorización de los cotizantes, (RUP-SICE), consultas de campo, cotizaciones, revistas especializadas, organismos consultivos, entre otros-. La dependencia solicitante debe presentar un cuadro con la estructura de costos y de precios, resultado de la ponderación de mínimo tres cotizaciones, en el cual se incluyan todos los costos directos e indirectos y los impuestos nacionales y distritales), detallando los rubros de acuerdo con la contratación que se pretenda adelantar. A manera de ejemplo los rubros pueden ser:

Recurso humano –personal mínimo requerido. Económicos. (mínimo con que debe contar el contratista para iniciar

y operar el servicio y/o entregar bienes). Equipos. Instalaciones. (infraestructura operativa). Materiales y suministros. Información. Tecnología.

Adicionalmente se debe revisar los precios de referencia del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE, que se encuentra en la pagina Web habilitada por la Contraloría General www.sice.sice-cgr.gov.co, en los casos en que sea procedente.474

Nota: Con la entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto reglamentario 2474 de 2008, los estudios de conveniencia y oportunidad deberán publicarse en el portal de contratación o la pagina Web Contratación a la vista de manera simultanea junto con el proyecto de pliego de condiciones y el aviso a Cámara de Comercio.

Para poder realizar el estudio económico, las cotizaciones deben ajustarse a lo requerido por la entidad de tal forma que puedan compararse todos los rubros que componen los aspectos técnicos solicitados.

15.3 FORMATO FO-256: ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN

http://www.sice.sice-cgr.gov.co/

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El-la jefe de la entidad emitirá un acto administrativo en el cual se justifique el uso de la modalidad de contratación directa y de manera expresa contendrá:

1. El señalamiento de la causal que se invoca. 2. La determinación del objeto a contratar. 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a la entidad

ejecutora. 4. La indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.

NOTA: Este acto administrativo no es necesario para los procesos de contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, (parágrafo 3° del artículo 76 del Decreto de 2008).

15.4 FORMATO FO-186: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN 15.4.1. Para que se diligencia el Formato FO-186? Este formato se diligencia con el fin que la dependencia que requiera contratación solicite a la Subdirección Jurídica y de Contratación adelantar el proceso correspondiente. Este formato únicamente debe diligenciarse para solicitar las contrataciones superiores al 10% de la menor cuantía del IPES es decir para las contrataciones que se adelantes mediante procesos de selección abreviada (subasta inversa o de menor cuantía), procesos de Licitación Pública y Concurso de Méritos. 15.4.2. Cómo se diligencia el Formato FO-186? El formato debe ser suscrito por el-la Subdirector-a de la dependencia que solicita la contratación, indicando en los espacios en blanco la información que allí se solicita. Posteriormente se debe radicar en la Dirección General para la firma del-la Directora-a General. 15.5 FORMATO FO-185 PLIEGOS DE CONDICIONES (contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión) 15.5.1 Para que se diligencia el Formato FO-185? Este formato se diligencia para que las personas naturales invitadas a presentar propuesta conozcan las condiciones técnicas, económicas y jurídicas de la contratación, ya que en este documento se establecen los requisitos para participar, obligaciones, presupuesto, plazo, supervisión, etc. 15.5.2 Cómo se diligencia el Formato FO-185?

Al diligenciar este formato, la dependencia que requiera la contratación deberá tener en

cuenta lo siguiente:

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Los requisitos y/o condiciones del proponente o la proponente: En este punto

deberá especificarse el perfil de la persona que se requiere (condiciones académicas y experiencia mínima), el cual debe ser coherente con el objeto del contrato, con las obligaciones del mismo, con la necesidad descrita en los estudios de conveniencia y oportunidad de la contratación.

Las obligaciones del contratista: El formato establece unas obligaciones generales,

las cuales son INMODIFICABLES y se aplican a todos los contratos de recurso humano que suscribe el IPES, y unas obligaciones específicas que son definidas por la dependencia que solicita la contratación, teniendo en cuenta las necesidades descritas en el estudio de conveniencia y oportunidad de la contratación. Por tal razón, en las obligaciones específicas deben indicarse claramente utilizando verbos en infinitivo, las actividades que deberá realizar el contratista durante la ejecución del contrato, de tal manera que se satisfaga la necesidad de la Entidad a través de dicha contratación y permitan facilitar la supervisión del contrato.

Copia de estos documentos debe ser entregado al proponente junto con la carta de invitación, a fin de que este conozca las condiciones de la contratación y presente los documentos solicitados para continuar el proceso de selección.

15.6 FORMATO FO-181: CARTA DE INVITACIÓN

15.6.1. Para que se diligencia el Formato FO-181? Mediante este documento, el IPES pone en conocimiento de los posibles oferentes el interés que tiene para contratar determinado bien o servicio, las condiciones de la contratación (adjuntando para tal efecto los documentos previos de la misma) y la invitación para presentar propuesta. Este formato se utiliza para las contrataciones que no requieren pluralidad de oferentes y para los procesos que se adelanten por Concurso de Méritos con lista de precalificación. 15.6.2. Cómo se diligencia el Formato FO-181? Para las contrataciones que no requieren pluralidad de oferentes: Debe tenerse en cuenta al diligenciar este formato, que la Invitación no se puede efectuar sin que se haya expedido previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal; en el proceso debe constar el documento de invitación con la firma de recibido por parte del proponente o persona que se va a contratar. Para los procesos de Concurso de Méritos con lista de precalificación: Debe tenerse en cuenta al diligenciar este formato, el número máximo de personas que pueden ser invitadas según se trate de propuesta técnica simplificada o propuesta técnica detallada y que solamente podrán invitarse aquellas personas naturales o jurídicas que hayan

participado en el proceso de precalificación y hayan quedado

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seleccionados; en el proceso debe constar facsímile del envió de las comunicaciones a los proponentes.

15.7. FORMATO FO-184: CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD

15.7.1 Para qué se diligencia el Formato FO-184? Este es el formato a través del cual, luego de analizarse la hoja de vida y documentos soporte de la propuesta presentada, se determina que el proponente está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que cumple con la idoneidad y experiencia requerida. Este formato se utiliza únicamente en las contrataciones de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión al IPES. 15.7.2 Cómo se diligencia el Formato FO-184? Este formato debe ser suscrito por el-la Subdirector-a de la dependencia que solicita la contratación ó por el-la Subdirector/a de Formación y Empleabilidad. Debe tenerse en cuenta al diligenciar este formato, que previamente se haya expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, se haya formulado la invitación, el proponente haya presentado la totalidad de los documentos requeridos y estos se ajustes a los requisitos técnicos y económicos señalados en los documentos previos, especialmente verificando que cumpla con el perfil señalado en estos documentos.. 15.8 FORMATO FO-186: SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO 15.8.1 Para que se diligencia el Formato FO-186? Este formato se diligencia con el fin que la dependencia que requiera la suscripción de un contrato, solicite su elaboración a la Subdirección Jurídica y de Contratación . Este formato se utiliza en todas las contrataciones que no requieren pluralidad de oferentes. 15.8.2 Cómo se diligencia el Formato FO-186?

Se radica en la Dirección General para la firma del-la Directora-a General. Se indicará la fecha y el número consecutivo de radicación en la Subdirección

Jurídica y de Contratación. Debe acompañarse de todos los documentos indicados en cada uno de los

capítulos del presente manual, de acuerdo con el procedimiento de contratación que se adelante.

15.9 FORMATO FO-187: SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES

CONTRACTUALES.

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15.9.1 Para que se diligencia el Formato FO-187? Este formato se diligencia con el fin que la dependencia que requiera que se adelante la modificación de las condiciones de un contrato, solicite la misma a la Subdirección Jurídica y de Contratación, para su diligenciamiento se entiende por modificación: adiciones, prórrogas, suspensiones, terminaciones anticipadas. 15.9.2 Cómo se diligencia el Formato FO-187?

Se radica en la Dirección General para la firma del-la Directora-a General.

Se indicará la fecha y el número consecutivo de radicación en la Subdirección Jurídica y de Contratación .

Debe acompañarse de todos los documentos indicados en los capítulos de modificación, cesión, suspensión y terminación anticipada por mutuo acuerdo, descritos en el presente manual.

15.10 FORMATO FO-185: PLIEGO DE CONDICIONES (CONTRATACIÓN DIRECTA –

MÍNIMA CUANTÍA) 15.10.1 Para que se diligencia el Formato FO-185? Este formato se diligencia para que el-los proponente-s conozcan las condiciones técnicas, económicas y jurídicas de la contratación, ya que en este documento se establecen los requisitos para participar, obligaciones, presupuesto, plazo, supervisión, etc. 15.10.2 Cómo se diligencia el Formato FO-185? En este formato, debe quedar establecida la forma cómo la entidad puede satisfacer la necesidad, para lo cual la dependencia que requiere la contratación de bienes y/o servicios deberá determinar los siguientes aspectos:

Especificaciones técnicas del contrato, describiendo las herramientas y los medios

que conducen a lograr el propósito de la contratación: Objeto, cobertura, lugar de ejecución servicio, duración, presupuesto.

El tipo de contratista requerido para la ejecución del contrato, para lo cual se

determinarán las calidades del proponente, experiencia y con qué recursos debe contar (humanos técnicos, equipos, instalaciones, elementos, etc.)

El número de invitación directa que se incluye tanto en este formato, con en los

formatos de “Invitación” y de “Carta de presentación de la propuesta”, debe tomarse del libro dispuesto para el efecto en la Subdirección Jurídica y de Contratación.

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En los documentos previos, pliegos de condiciones o sus equivalentes deben indicarse las obligaciones generales que previamente se han definido y que se incorporan en todos los contratos de prestación de servicios que celebre la Entidad. En cuanto a las obligaciones específicas, cada dependencia debe definir las que correspondan al contrato, teniendo en cuenta las actividades a desarrollar ó los productos a entregar por el contratista.

Debe tenerse en cuenta al diligenciar este formato, que la Invitación no se puede se

efectuar sin que se haya expedido previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal; este documento debe radicarse con la firma de recibido por parte del proponente que se va a contratar.

El número de invitación directa que se incluye tanto en este formato, como en los

formatos de “Invitación” y de “Carta de presentación de la propuesta”, debe tomarse del libro dispuesto para el efecto en la Subdirección Jurídica y de Contratación.

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