UNIVERSIDAD DE CUENCAESCUELA DE MEDICINA

UNIVERSIDAD DE CUENCAFACULTAD DE CIENCIAS MDICASESCUELA DE MEDICINA

CTEDRABIOESTADSTICA I

GUA DE USO DE MICROSOFT EXCEL 2010

AUTORESGALINDO RODRGUEZ PALMENDOZA TORRES STEEVENPACHECO CARABAJO LUIS

DIRECTORDR. JOS RICARDO CHARRY RAMREZ

Cuenca, Enero de 2015.

TTULO

GUA DE USO DE MICROSOFT EXCEL 2010

RESUMEN

Introduccin: Microsoft Excel es un software destinado al procesamiento de valores numricos, textuales y datos de estadstica. Fue creado por la empresa Microsoft y actualmente viene integrado en la suite ofimtica de Microsoft Office.

Objetivo: este manual tiene como objetivo dar a conocer un poco de la historia y caractersticas de este programa y ayudarnos a la realizacin de procedimientos de datos y dems valores que necesiten un programa de este tipo como son hojas de clculo, presentacin y ordenamiento de valores numricos, realizacin de bases de datos, tablas, etc.

Metodologa: se us bibliografa variada, lo cual nos permiti la bsqueda en pginas web de diferente ndole que tenan extensa, detallada y certera informacin respecto al tema y ayud a la realizacin del presente trabajo.

Resultado: este trabajo nos result de gran importancia ya que a travs de este obtuvimos un considerable conocimiento de Excel, no solo de sus funciones en general, sino en parte de la historia de cmo se volvi uno de los programas ms usados y el porqu de esto. Adems, conocer la funcional del programa en buen uso para la ctedra y nuestra vida universitaria en general.

INTRODUCCIN

Excel 2010 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimtico de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel.Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.En ste manual de Excel vamos a ver y entender pasos a paso los procedimientos a seguir para realizar acciones en Excel, pero tambin explicaciones de qu son las cosas que se utilizarn y el por qu se las debe usar, as tambin como qu funciones, grficos, frmulas y ms funciones de Excel nos conviene usar en nuestro trabajo, el paso a paso de los procedimientos a seguir para realizar acciones dentro de Excel, stos paso a paso estn tambin explicados y apoyados en imgenes que muestran en forma grfica la manera correcta de realizar los pasos de las acciones que se vayan a realizar.Excel 2010 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimtico de programas Microsoft Office. (1)

JUSTIFICACIN

El manual de Excel se realiz con la finalidad de crear un gua prctica fcil de leer y de entender para poder aprender y recordar paso a paso como realizar acciones, grficos, funciones de Excel y as lograr mantener y optimizar el trabajo realizado en Excel, el manual nos ayudar ahora y tambin en el futuro ya que es una gua escrita con un lenguaje entendible y muy bien ilustrada, ste proyecto se realiz para ayudar al manejo correcto de Excel y por su aplicacin a la Bioestadstica, con la ayuda y direccin del docente impartidor de la materia.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Crear un manual producto de la investigacin, provisto con todos los conocimientos bsicos para poder laborar con Microsoft Excel 2010.

OBJETIVOS ESPECFICOS: 1. Detallar paso a paso los diferentes tpicos expuestos.2. Especificar los puntos clave a la hora de trabajar con Microsoft Excel 2010.3. Solucionar posibles dudas en la elaboracin de bases de datos, tablas o datos estadsticos en Microsoft Excel 2010.

DESARROLLO

MARCO TERICO

Qu es Microsoft Excel?

Ilustracin 1: Ventana Inicial De Microsoft Office Excel 2010.

Microsoft Excel es una aplicacin distribuida por Microsoft Office para hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Excel es una herramienta poderos para almacenar, organizar, analizar y presentar informacin. Una hoja de clculo es una tabla de 256 columnas y 16384 filas. La interseccin de una fila y una columna se conoce como celda, unidad bsica de una hoja de clculo en la que se almacena informacin. Las columnas estn rotuladas de izquierda a derecha, de la A a la Z, despus de la Z, la rotulacin sigue con AA hasta AZ, luego BA hasta BZ, y as sucesivamente hasta la columna IV, dando un total de 256. Las filas estn numeradas de 1 a 16384. Se llena una hoja de clculo introduciendo texto, nmeros y formulas. Cuando se agreguen nuevos datos, Excel los calcular de manera automtica. Con Excel cambia la manera de presentar la informacin en la hojas o hojas, ajustando tamaos de hoja, color, formato, e incluso agregando elementos grficos que ayudaran en la visualizacin de la informacin.Historia: La primera publicacin de Microsoft en versin Excel para Mac fue en 1985 y la primera para Windows fue en 1987 gracias a que Lotus fue muy lento en llevar sus hojas de clculo (1-2-3) Windows Microsoft pudo alcanzar su posicin en desarrollar software para hoja de clculo de PC. Cada dos aos Microsoft lanzaba nuevas versiones de Excel esto hizo que su ventaja competitiva tomara un gran empuje. Actualmente la versin que se utiliza en la plataforma de Windows es Excel 14.0 est tambin se le conoce como Excel 2010. Las versiones avanzadas hasta el momento para Windows desde el ao 1987 con Excel 2.0 hasta el 2010 con Excel 14.0 (office 2010).

Libro de trabajoUn libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Grfico 1. Libros de Trabajo

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.Hoja de ClculoUna hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.Grfico 2. Hoja de Clculo

CeldasLa interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Grfico 3. Celdas

Celda ActivaCuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

Grfico 4. Celda Activa

ColumnasUna columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.Grfico 5. Columnas

Columna ActivaEs la columna donde se encuentra la Celda Activa.Grfico 6. Columna Activa

FilasCada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.Grfico 7. Filas

Fila ActivaEs la fila en la cual est la Celda Activa.Grfico 8. Fila Activa

RangoEs un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.Grfico 9. Rango

Iniciar Microsoft ExcelPara iniciar esta aplicacin se lo puede hacer de diferentes formas, ya sea por medio del ratn:1. Hacer clic en el botn Inicio2. Seleccionar el comando 3. Hacer clic en Tambin con el ratn se puede hacer doble clic sobre el icono de acceso que se encuentra en el Escritorio:Grfico 10. Excel

O por medio del teclado: 1. Abrir el men Inicio (Control + Esc)2. Ubicar el cursor con flechas de direccin en el comando 3. Seleccionar el grupo de programas Microsoft Office4. Presionar la fecha de direccin derecha5. Elegir con las flechas de direccin 6. Presionar Enter.Cualquier forma de iniciar Word, el resultado a obtenerse es el siguiente:Grfico 11. Iniciando Excel

Cerrar Microsoft ExcelPara finalizar Excel se lo puede hacer de diferentes formas: Dirigirse con el ratn hacia la parte superior derecha y hacer clic sobre el botn. Grfico 12. Finalizar Excel

Se puede presionar las teclas ALT + F4. Hacer clic sobre y luego.Elementos de la Pantalla de Microsoft Excel.Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.Grfico 13. Pantalla inicial de Excel

Barra de TtuloMuestra el nombre del documento seguido del nombre del programa. Hacia la parte derecha se encuentran los botones de minimizar, restaurar y cerrar.Grfico 14. Barra de Ttulo

Barra de acceso rpidoEst ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rpido a herramientas que se utilizan con frecuencia. Grfico 15. Barra de acceso rpido

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.Grfico 16. Barra de acceso rpido

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir las siguientes acciones.Grfico 17. Personalizar barra

Barra de OpcionesLa cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha. Grfico 18. Barra de Opciones

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la ficha Herramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados para realizar modificaciones en los grficos.Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Grfico 19. Barra de Opciones + ALT

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que encontrars en la zona derecha superior.Pestaa ArchivoHaciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. Grfico 20. Archivo

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado.Contiene dos tipos bsicos de elementos: Los que muestran un panel justo a la derecha con ms opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Informacin o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecer al hacer clic para que sepas qu panel est activo. Los que abren un cuadro de dilogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde claro. El color slo permanece mientras el cursor est encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de dilogo abierto muestra el nombre de la accin en su barra de ttulo. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaa.Barra de frmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Grfico 21. Barra de Frmulas

Barra de etiquetasPermite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.Grfico 22. Barra de etiquetas

Barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.Grfico 23. Barra de desplazamiento

Barra de estado Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Grfico 24. Barra de estado

Ayuda Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.

Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante: Grfico 25. Ayuda

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal. Crear un libro de trabajoCuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers cmo Libro1 - Microsoft Excel.Grfico 26. Libro 1

Guardar un libro de TrabajoSe mencion anteriormente de forma breve; y se realiza as:Nos dirigimos a la pestaa Archivo donde nos aparecer la opcin Guardar. Luego aparecern los sitios donde podemos guardar nuestro documento.Grfico 27. Guardar un libro

Abrir un libro de trabajo ya existenteDe igual manera nos dirigimos a la pestaa Archivo en donde encontraremos la opcin Abrir; nos permitir buscar entre los lugares de almacenamiento de nuestro ordenador los archivos ya existentes y tambin abrir archivos recientes.Grfico 28. Abrir

Cerrar un libro de TrabajoIgualmente nos dirigimos a la pestaa Archivo y encontramos la opcin Cerrar.Grfico 29. Cerrar

Movimiento rpido en la hojaTan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:Tabla 1. Movimientos

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas: Grfico 30. Buscar Celda

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.Movimiento rpido en el libroDentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse.Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:Grfico 31. Botones de desplazamiento

Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas.Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:Tabla 2. Movimientos de Libro

Introducir datos en ExcelEn cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el siguiente grfico.Grfico 32. Datos

Luego de esto podremos salir de la celda activa presionando ENTER o con las flechas de desplazamiento. Esta accin al mismo tiempo que nos movemos, tambin valida los datos introducidos en dicha celda.Si queremos escribir en la misma celda varias lneas, se deber presionar las teclas ALT+ENTER.Si hemos escrito alguna frmula mal, luego de realizar la validacin, Excel nos mostrara una ventana de dialogo indicndonos el error cometido.Modificar DatosSe pueden modificar los datos cuando se estn introduciendo o ms tarde luego de validarlos. Si queremos modificarlos mientras estamos escribiendo no se debern usar las teclas de direccin ya que ser igual a validar, debemos desplazarnos con el cursor, encontrar el carcter errneo y con la tecla BACK SPACE quitarlo y reemplazarlo. Si ya se ha realizado la validacin, para modificar algn dato debemos primero con el cursor o las flechas ubicarnos en la celda a modificar, luego presionar la tecla F2 o con el cursor dirigirnos a la barra de frmulas. Cuando realicemos este movimiento la Barra de Estado cambiara de a. Se puede tambin cambiar los datos ubicndonos en la celda requerida y pulsando los nuevos caracteres sobre esta.Luego de realizar esto presionamos la tecla ENTER o hacemos clic.Si despus de modificar los datos se quiere volver a su forma original se presiona la tecla ESC o dar clic sobre.Tipos de datosNmerosPara introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E . .Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo.El carcter E es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo.Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje.Si introduces fracciones tales como , 6/89 debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha.Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica.Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.Fecha U HoraPara introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.Las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda.TextoPara introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.Seleccin de celdasLa seleccin de celdas nos servir para modificarlas, darles formato y realizar ms acciones sobre ellas; a continuacin se detallan las maneras de hacerlo.Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca.Grfico 33. Cruz gruesa blanca

Para seleccionar una sola celda simplemente hacemos clic sobre dicha celda. Para seleccionar un conjunto de celdas llevamos el puntero a la celda que se desea, damos clic izquierdo al ratn y manteniendo presionado este botn arrastramos la seleccin. Para seleccionar una columna entera, simplemente hacemos clic sobre la letra de inicio de dicha columna; as:Grfico 34. Seleccin de Columna

Para seleccionar una fila se da clic sobre el nmero que se encuentra al inicio de dicha fila.Grfico 35. Seleccin de fila

Para seleccionar una hoja entera basta con dar clic al botn que se encuentra superior al nmero 1 e izquierdo a la letra A. As:Grfico 36. Seleccionar la Hoja

Tambin se podr realizar la seleccin desde el teclado con las flechas de direccin y manteniendo presionada la tecla SHIFT.Seleccin de HojasLa seleccin de hojas se podr hacer con el ratn ya sea: Una sola: haciendo clic directamente sobre ella. De varias: haciendo clic y manteniendo presionando la tecla SHIFT.Aadir a una seleccin Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.Grfico 37. Seleccin

Ampliar o reducir una seleccin Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla SHIFT, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.Grfico 38. Quitar seleccin

Copiar celdas utilizando el PortapapelesLa operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que hacerlo en dos tiempos: En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar: Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien seleccinalas y haz clic en el botn Copiar de la barra Inicio.Grfico 39. Botn copiar

Observars como aparece una lnea punteada que la informacin que se ha copiado en el portapapeles. Grfico 40. Celdas copiadas

Adems, se ha incluido una pequea flecha que permite seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecer un pequeo cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una nica imagen.Grfico 41. Copiar Imagen

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja: Sitate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz clic en la opcin Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinacin de teclas Ctrl+V.Grfico 42. Pegar

Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado. Mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con sucesivas copias. Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha que aparece en la parte superior derecha de la seccin Portapapeles de la pestaa Inicio.Grfico 43. Portapapeles

En el anterior grfico se observa que tenemos 2 elementos en el portapapeles, para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar. Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn. Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn. Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar del panel o volver a pulsar el botn con el que lo mostramos. Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la hora de copiar algn elemento.Copiar celdas utilizando el ratn Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a copiar. 2. Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL. 3. Observa como el puntero del ratn se transforma en. 4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. 5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 6. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. 7. Soltar la tecla CTRL. Copiar en celdas adyacentesPara copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a copiar. 2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.Grfico 44. Controlador de relleno

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra. 4. Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta dnde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango. 5. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. 6. Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno.Grfico 45. Opciones de Autorrelleno

Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:Grfico 46. Tipo de Copiado

Pegado Especial En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botn Pegar de la pestaa Inicio, haz clic en la pequea flecha que hay bajo l. Se desplegar un men con ms opciones para pegar. Debers elegir Pegado especial.Grfico 47. Pegado Especial

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar: Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas las opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas. Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas las opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opcin Pegado especial, aparecen las opciones ms importantes de las vistas anteriormente. Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.Mover celdas utilizando el PortapapelesPara mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar.Grfico 48. Botn Cortar

O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas. Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar.Grfico 49. Pegar

O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior. Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda que movemos.Mover celdas utilizando el ratnPara desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a mover. 2. Situarse sobre un borde de la seleccin. 3. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto. 4. Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta dnde quieres mover el rango. 5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 6. Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a dnde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a mover. 2. Situarse sobre un borde de la seleccin. 3. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto. 4. Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa. 5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. 6. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas. Borrar celdasPuede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin. Ir a la pestaa Inicio. Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro submen. Grfico 50. Botn borrar

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

- Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

- Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios.

- Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

- Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.

- Borrar Hipervnculos: Si seleccionas sta opcin se borrar el enlace pero el formato que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendr. Para eliminar tambin el formato debers pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervnculos y formatos. O bien elegir en el men borrar la opcin Quitar hipervnculos.Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.

COMENTARIOS EN CELDAS DE EXCELLos comentarios en celdas de Excel nos permiten agregar notas textuales que sern de ayuda a cualquier persona que consulte nuestro libro de trabajo. Realmente es muy fcil agregar un comentario en Excel pero hoy te mostrar algunos trucos especiales para trabajar con ellos.

CAMBIAR EL TIPO DE FUENTE PREDETERMINADOTodos los comentarios en celdas de Excel aparecen de manera predeterminada con un mismo tipo de fuente. Para cambiar el tipo de fuente predeterminado de los comentarios es necesario hacer una modificacin directamente en Windows. Abre el Panel de Control > Apariencia y personalizacin > Cambiar colores de transparencia de ventanas > Configuracin avanzada de la apariencia. Se mostrar el cuadro de dilogo Color y apariencia de las ventanas:

Ilustracin 2: Ventana: "Color y apariencia de las Ventanas" de Excel 2010.Dentro de la lista Elemento selecciona la opcin Informacin sobre herramientas y elige el tipo de fuente que deseas aplicar a los comentarios de Excel. Tambin puedes cambiar el color de fondo de los comentarios que es la opcin marcada como Color1. Con las configuraciones anteriores mis comentarios en Excel quedan de la siguiente manera:

Ilustracin 3: Comentario en Celda de Excel 2010.Con las modificaciones realizadas todos los nuevos comentarios insertados tendrn la nueva fuente y color de fondo. Por el contrario, si solo deseas cambiar la fuente y color de un solo comentario debes hacer clic derecho sobre el borde y seleccionar la opcin Formato de comentario:

Ilustracin 4: Comentario en Celda de Excel 2010 (Formato).Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de comentario y podrs cambiar el tipo de fuente y su tamao desde la seccin Fuente y para cambiar el color de fondo debers ir a la seccin Colores y lneas.

CAMBIAR EL NOMBRE DE USUARIO DEL COMENTARIOTodos los comentarios en celdas de Excel se insertan precedidos por el nombre del usuario que est realizando el comentario. Si deseas modificar este nombre debes ir a la ficha Archivo > Opciones > General y debers editar el campo Nombre de usuario:

Ilustracin 5: Cuadro de Opciones Generales para Trabajar con Excel.

Es importante mencionar que este cambio afectar la configuracin de Nombre de usuario para todas las aplicaciones de Office.

CAMBIAR LA FORMA DEL COMENTARIOLos comentarios en celdas de Excel son siempre mostrados en un recuadro, pero es posible cambiar esta forma siguiente dos pasos. El primer paso es agregar el comando Cambiar forma a la barra de herramientas de acceso rpido. Si no sabes cmo agregar un nuevo comando a la barra de herramientas consulta el artculo Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido.Una vez que agregues el comando Cambiar forma debemos editar el comentario y aplicar la nueva forma que deseamos.

ADMINISTRAR HOJAS DE TRABAJO

CMO ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULOCada vez que iniciamos Excel por primera vez, aparece el libro de trabajo por defecto. Libro 1, ste contiene tres hojas de clculo as: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, las cules se muestran en la parte inferior del Libro activo as: Observe la parte inferior que se encuentra resaltada en rojo.

Ilustracin 6: Hojas de Excel.Aunque Excel muestre slo tres hojas, brinda la posibilidad de agregarle ms si las necesita. Agregar o eliminar hojas de clculo. Para insertar de forma rpida una nueva hoja de clculo al final de las que ya existen, basta con hacer clic en la ficha insertar hoja de clculo en la parte derecha de la ltima hoja de Libro actual, as cmo lo muestra la figura.

Ilustracin 7: Insertar Nueva Hoja de Clculo.Otra forma de insertar una hoja, es haciendo clic derecho sobre alguna de las hojas ya existentes, seleccionar la opcin Insertar en el cuadro de dilogo que aparece y luego dar clic en la opcin Hoja de clculo. Observe la figura dnde se explica el procedimiento.

Ilustracin 8: Men Insertar.

Cuando aparezca la opcin Hoja de clculo, damos clic en aceptar.

Ilustracin 9: Ventana del Men Insertar.Obsrvese que el men emergente dnde aparece la opcin Insertar, tambin permite otras opciones como: Eliminar, Cambiar nombre (esta es para darle un nombre a la hoja, por ejemplo Ventas), Mover o copiar, Ver cdigo, Proteger hoja, Color de etiqueta, Ocultar, Mostrar, Seleccionar todas las hojas.

ELIMINAR HOJAS DE UN LIBRO1. Seleccione las hojas que desea eliminar. 1. En el men Edicin, haga clic en Eliminar hoja.

CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA1. Haga doble clic en la etiqueta de hoja.2. Escriba un nuevo nombre sustituyendo al nombre actual.

CAMBIAR EL COLOR DE LAS ETIQUETAS DE UNA HOJA EXCELEn Excel es posible cambiar el color por defecto de las etiquetas o pestaas de las hojas. Para ello: Hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar Color de etiqueta En la ventana que aparece, elegir el color que se desee para la etiqueta y dar clic a Aceptar.

De este modo se podr identificar rpidamente las etiquetas.

AGREGAR O QUITAR UN FONDO A UNA HOJAEn Microsoft Excel, puede usar una imagen solo a efectos de presentacin como fondo de hoja. Los fondos de hoja no se imprimen y no se conservan en las hojas de clculo individuales ni en los elementos guardados como pginas web. Importante: Puesto que el fondo de la hoja no se imprime, no se puede utilizar como marca de agua. Sin embargo, puede imitar una marca de agua insertando un grfico en un encabezado o pie de pgina.

AGREGAR UN FONDO DE HOJA1. Haga clic en la hoja de clculo que desea mostrar con un fondo de hoja. Asegrese de que solo selecciona una hoja.2. En el grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina, haga clic en Fondo.

Ilustracin 10: Grupo Configurar Pgina.3. Seleccione la imagen que desea utilizar para el fondo de hoja y, a continuacin, haga clic en Insertar.

La imagen seleccionada se repetir hasta rellenar la hoja.Notas:1. Para facilitar la lectura, puede ocultar las lneas de divisin y aplicar a las celdas que contienen datos un sombreado de color slido.2. Los fondos de hoja solo se guardan con los datos de la hoja de clculo cuando se guarda el libro.Sugerencia: Para usar un color slido como fondo de una hoja, puede aplicar el sombreado de celda a todas las celdas de la hoja.

QUITAR UN FONDO DE HOJA1. Haga clic en la hoja de clculo que se muestra con un fondo de hoja. Asegrese de que solo selecciona una hoja.2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Eliminar fondo.

Ilustracin 11: Grupo Configurar Pgina.Nota: Eliminar fondo est disponible solo si la hoja de clculo tiene un fondo de hoja.

IMITAR UNA MARCA DE AGUA EN EXCELEn Microsoft Excel no est disponible la funcionalidad de marcas de agua. Sin embargo, se puede imitar una marca de agua de una de estas dos formas.Puede mostrar informacin en marcas de agua en todas las pginas impresas(por ejemplo, para indicar que los datos de la hoja de clculo o una copia de borrador son confidenciales), insertando una imagen que contenga informacin en marcas de agua en un encabezado o un pie de pgina. De esta manera, la imagen aparece detrs de los datos de la hoja de clculo, comenzando por la parte superior o inferior de todas las pginas. Tambin puede cambiar el tamao de la imagen o aplicarle una escala para que rellene toda la pgina.Tambin puede usar WordArt sobre los datos de la hoja de clculo para indicar que los datos son confidenciales o que se trata de un borrador.USAR UNA IMAGEN EN UN ENCABEZADO O PIE DE PGINA PARA IMITAR UNA MARCA DE AGUA1. En un programa de dibujo, como Paintbrush, cree la imagen que desee usar como marca de agua.2. En Excel, haga clic en la hoja de clculo que desea mostrar con la marca de agua. Nota: Asegrese de que solo selecciona una hoja.3. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de pgina.

Ilustracin 12: Grupo Texto. Excel 2010.4. En Encabezado, haga clic en el cuadro de seleccin de encabezado izquierdo, central o derecho.5. En la pestaa Diseo de las Herramientas para encabezado y pie de pgina, en el grupo Elementos del encabezado y pie de pgina, haga clic en Imagen y, a continuacin, busque la imagen que desea insertar.

Ilustracin 13: Encabezado y Pie de Pgina de la Hoja de Clculo.6. Haga doble clic en la imagen. Aparece &[imagen] en el cuadro de seleccin del encabezado.7. Haga clic en la hoja de clculo. La hoja que ha seleccionado aparecer en lugar de &[imagen].8. Para cambiar el tamao de la imagen o ajustar la escala, haga clic en el cuadro de seleccin del encabezado que contiene la imagen, elija Formato de imagen en el grupo Elementos del encabezado y pie de pgina y, en el cuadro de dilogo Formato de imagen, elija las opciones que desee en la pestaa Tamao.

Notas: Los cambios realizados en la imagen o el formato de la imagen se aplican inmediatamente y no pueden deshacerse. Si desea agregar espacio en blanco por encima o por debajo de una imagen, en el cuadro de seleccin del encabezado que contenga la imagen, haga clic antes o despus de &[Imagen] y presione ENTRAR para iniciar una nueva lnea. Para reemplazar una imagen en el cuadro de seccin de encabezado que contiene la imagen, seleccione &[Imagen], haga clic en Imagen y, a continuacin, en Reemplazar. Antes de imprimir, asegrese de que el margen del encabezado o pie de pgina tiene suficiente espacio para el encabezado o pie de pgina personalizado. Para eliminar una imagen en el cuadro de seccin del encabezado que contiene la imagen, seleccione &[imagen], presione SUPRIMIR y haga clic en la hoja de clculo. Para cambiar de la vista Diseo de pgina a la vista Normal, seleccione cualquier celda, haga clic en la pestaa Ver y luego en el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal.

USAR WORDART PARA IMITAR UNA MARCA DE AGUA1. Haga clic en la ubicacin de la hoja de clculo donde desea mostrar la marca de agua.2. En la pestaa Insertar, en el grupo Texto, haga clic en WordArt.

Ilustracin 14: Grupo Texto. Excel 2010.3. Haga clic en el estilo de WordArt que desea usar.Sugerencia: Por ejemplo, use Relleno - Blanco, Sombra, Relleno - Texto 1, Sombra interior o Relleno - Blanco, Biselado mate clido.4. Escriba el texto que desea usar para la marca de agua.5. Para cambiar el tamao del WordArt, haga lo siguiente:1. Haga clic en el WordArt.2. En la ficha Formato, en el grupo Tamao, en los cuadros Alto de forma y Ancho de forma, escriba el tamao que desee. Tenga en cuenta que solo se cambiar el tamao del cuadro que contiene el WordArt.Sugerencia: Tambin puede arrastrar los controladores de tamao de WordArt al tamao que desee.3. Seleccione el texto que contiene el WordArt y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, seleccione el tamao que desee en el cuadro Tamao de fuente.

Ilustracin 15: Grupo Fuente. Excel 2010.6. Para agregar transparencia para que pueda ver ms de los datos de la hoja de clculo debajo del WordArt, haga lo siguiente:1. Haga clic con el botn secundario en el WordArt y haga clic en Formato de forma.2. En la categora Rellenar, en Relleno, haga clic en Relleno slido.3. Arrastre el control deslizante Transparencia hasta el porcentaje de transparencia que desee o escriba dicho porcentaje en el cuadro Transparencia.1. Si desea girar el WordArt, haga lo siguiente:1. Haga clic en el WordArt.2. En la pestaa Formato, en el grupo Organizar, haga clic en Girar.

Ilustracin 16: Grupo Organizar. Excel 2010.3. Haga clic en Ms opciones de rotacin.4. En la pestaa Tamao, en Tamao y giro, en el cuadro Giro, escriba el grado de rotacin que desee.5. Haga clic en Cerrar.

Sugerencia: Tambin puede arrastrar el controlador de giro en la direccin que desee girar el WordArt.Nota: No puede utilizar WordArt en un encabezado o pie de pgina para mostrarlo en segundo plano. Sin embargo, si crea el WordArt en una hoja de clculo vaca que no muestra las lneas de divisin (desactive la casilla de verificacin Lneas de divisin en el grupo Mostrar/Ocultar de la pestaa Ver), puede presionar IMPR PANT para capturar el WordArt y, a continuacin, pegar el WordArt capturado en un programa de dibujo. A continuacin, se puede insertar la imagen que crea en el programa de dibujo en un encabezado y pie de pgina tal y como se describe en el tema sobre cmo usar una imagen en un encabezado o pie de pgina para imitar una marca de agua.

FORMATOExcel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.

A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

FORMATO DE CELDASYa hemos revisado cmo utilizar el formato de nmeros en Excel para modificar la apariencia de valores numricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas ms.El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de clculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualizacin y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:1. En la Cinta de opciones.2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas.Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineacin y Estilos. Tambin podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Ilustracin 17: Mini cuadro de Formato. Excel 2010.Adems de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuracin de formato dentro del cuadro de dilogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de dilogo de diferentes maneras: Haciendo clic en el indicador de cuadro de dilogo de los grupos Fuente o Alineacin de la ficha Inicio. Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del men desplegable seleccionar la opcin Formato de celdas. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botn Formato y seleccionar la opcin Formato de celdas.Adems existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar ms opciones y que nos llevarn a este mismo cuadro de dilogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineacin > Formato de alineacin de celdas abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas en la seccin correspondiente:

Ilustracin 18: Cuadro Formato de Celdas. Excel 2010.Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas con tan slo pulsar la combinacin de teclado Ctrl + 1.

CAMBIAR LA FUENTEDe manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamao 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y tamao diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes: En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la ms adecuada. Adems, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamao de fuente. La mini barra muestra estas mismas listas desplegables. El cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Fuente donde encontramos las mismas opciones de configuracin.

Ilustracin 19: Cuadro Formato de Celdas. Excel 2010.Este cuadro de dilogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:

Ilustracin 20: Opcin Color (Grupo Fuente). Excel 2010.ALINEACIN DE CELDASDe manera predeterminada Excel alinea los valores numricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineacin utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineacin.

Ilustracin 21: Alineacin de Celdas. Excel 2010.1. Alineacin vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.2. Alineacin horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma.3. Orientacin: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ngulo especfico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientacin del ttulo de una columna muy estrecha.4. Sangra: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustar el texto en varias lneas para mostrar todo el contenido.6. Combinar y centrar: Combinar las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y adems centrar el contenido. Al pulsar en la flecha del men desplegable se mostrarn algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.Estos mismos comandos de alineacin los podemos encontrar en el cuadro de dilogo Formato de celdas dentro de la seccin Alineacin.

RELLENO DE UNA CELDAPodemos establecer un relleno para una celda utilizando un color especfico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Ilustracin 22: Relleno de Celda. Excel 2010.Este comando tambin lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrar la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas y en la seccin Relleno podrs elegir tanto el estilo de la trama como su color.

BORDES DE UNA CELDALa cuadrcula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas lneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las dems.Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrs seleccionar la configuracin deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Ilustracin 23: Bordes de Celda. Excel 2010.Este comando tambin est disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Borde que es donde podrs hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

ESTILOS DE CELDAExcel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificacin por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

Ilustracin 24: Estilos de Celda. Excel 2010.Dicha opcin ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratn sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicacin del estilo debes hacer clic sobre la opcin deseada. Si por alguna razn deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opcin Normal.Tambin puedes notar que al final del men se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opcin Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentacin de los datos y de esta manera tener una mejor compresin e interpretacin de los mismos.

FORMATO DE FILASSi deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, sigue los siguientes pasos:1. Selecciona las filas a las que quieres modificar la altura. 2. Selecciona Formato/Fila/Alto... 3. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 4. Escribe la altura deseada. 5. Haz clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:1. Sita el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas. 2. Mantn pulsado el botn del ratn, y arrastra la lnea a la nueva posicin. 3. Suelta el botn del ratn.

Para ajustar la altura a la entrada ms alta de la fila, el mtodo ms rpido consiste en situarte sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila y hacer doble clic.

FORMATO DE COLUMNASPara modificar la anchura de una columna, los pasos a seguir son similares a los anteriores. Investiga!

FORMATO DE HOJASeleccionando Formato/Hoja podemos darle un nombre nuevo a la hoja o ponerle un fondo, entre otras opciones.

INSERTAR CELDAS EN UNA HOJAPara insertar una celda, seleccionamos Insertar/ Celdas. Aparece una ventana como esta:Podemos elegir entre desplazar las celdas existentes hacia la derecha o hacia abajo, segn nos interese.De esta manera podemos tambin insertar filas o columnas enteras.

INSERTAR FILAS EN UNA HOJAEn muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila:1. Selecciona la fila sobre la que quieres aadir otra, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. 2. Selecciona el men Insertar. 3. Elige la opcin Filas.

Tambin puedes insertar filas con el botn derecho del ratn. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir.

INSERTAR COLUMNAS EN UNA HOJACon la opcin Insertar/Columnas, insertamos una columna a la izquierda de donde tenemos el ratn. Con el botn derecho, tambin tenemos esta opcin.De la misma manera nosotros podemos eliminar automticamente filas, columnas y celdas extra.

APLICAR UN AUTOFORMATOPara aplicar un Autoformato:

1. Seleccione el rango de las celdas a las cuales desea aplicar Autoformato.2. Seleccin Formato > Autoformato para abrir el cuadro de dilogo Autoformato.3. Seleccione el Autoformato que desea aplicar.4. Haga clic en Aceptar para aplicar el Autoformato.

Los Autoformatos son grupos predefinidos de formatos que pueden aplicrsele a un rango de datos. Los Autoformatos incluyen opciones de formato como ejemplo tamao de fuente, patrn y alineacin.

APLICAR FORMATO CONDICIONAL BASADO EN TEXTO DE UNA CELDA

FORMATO RPIDOEn este ejemplo, hemos usado el formato condicional para resaltar Northwind Traders Olive Oil con un fondo verde y texto verde oscuro.

1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar formato condicional. Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre el puntero hasta la ltima celda. 2. En la pestaa Inicio, haga clic en Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Texto que contiene.3. En el cuadro Texto que contiene, a la izquierda, escriba el texto que desea resaltar. 4. En el lado derecho, seleccione el formato de color para el texto y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El texto seleccionado se resalta en toda la hoja de clculo.

FORMATO AVANZADOSiga estos pasos cuando no tenga necesariamente que texto fcilmente identificable para buscar. En este ejemplo, hemos usado formato condicional para resaltar palabras que terminan por es con texto rojo en negrita.

1. Seleccione el rango de celdas al que desea aplicar formato condicional. 2. En la pestaa Inicio, haga clic en Formato condicional > Administrar reglas. 3. En el cuadro Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla. 4. En el cuadro Nueva regla de formato, haga clic en Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan.5. Debajo de Dar formato nicamente a las celdas con, seleccione Texto especfico en el cuadro desplegable.6. Seleccione que termina por en el siguiente cuadro desplegable.7. En el ltimo cuadro desplegable, escriba el texto es.8. Haga clic en Formato y en la pestaa Fuente.9. En el cuadro Color, seleccione un color para las celdas resaltadas.10. En el cuadro de estilo Fuente, seleccione Negrita.11. Haga clic en Aceptar hasta cerrar los cuadros de dilogo.Las celdas con texto que terminar en es se resaltan en toda la hoja de clculo.

TRABAJAR VENTANAS CON EXCELEn Microsoft Excel, puede abrir varias ventanas en un libro (documento). De esta forma, puede tener acceso a diferentes reas del libro al mismo tiempo. Abrir varias ventanas en un libro proporciona una manera fcil de ver o trabajar simultneamente con diferentes reas del libro. Los cambios realizados en alguna de las ventanas se realizan en el libro. Puede guardar varias ventanas en un libro guardndolo mientras estn abiertas varias ventanas. Para quitar ventanas que se han guardado con el libro, cierre todas las ventanas mltiples y, a continuacin, guarde el documento. Para abrir varias ventanas en un libro, siga estos pasos: 1. Inicie Microsoft Excel y abrir un libro.2. En Microsoft Office Excel 2007, haga clic en la ficha Ver y, a continuacin, en el grupo ventana, haga clic en Nueva ventana. En Microsoft Office Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en Nueva ventana en el men ventana.Observe que aparece una nueva ventana del libro activo. Puede ir a diferentes reas del libro en las ventanas independientes y los cambios realizados en una sola ventana son evidentes en los dems. Nota: el nombre de la barra de ttulo de cada ventana cambia para indicar que se trata de varias ventanas del mismo libro (por ejemplo, Book1:1 y Book1:2). Para cerrar varias ventanas, haga clic en el botn Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana o presione CTRL + F4. Nota: cuando se han cerrado todas las ventanas mltiples, el nombre del libro ya no muestra un nmero.Excel tambin permite crear vistas personalizadas; una vista personalizada le ofrece una gran cantidad de flexibilidad en la visualizacin y edicin de los libros.Al abrir un libro de un programa de hojas de clculo, Excel u otros, este se abre en una ventana y al abrir una hoja esta es abre en otra ventana algo ms pequea que ocupa todo el libro de Excel.Lo ms habitual es trabajar con una ventana abierta que permanece Maximizada para ver lo mximo posible de la hoja.Si bien en ocasiones puede que necesites trabajar con diferentes hojas a la vez y quieras tener la informacin a la vista en el mismo momento.Para ello puedes aprender a trabajar con varias ventanas al mismo tiempo, existen diferentes opciones: Ver la misma hoja abierta en diferentes ventanas. Ver diferentes libros y sus hojas en diferentes ventanas.En relacin con este tema puede que tambin te interese saber cmo inmovilizar paneles, accin que consiste en fijar filas o columnas o ambas de una hoja electrnica para as poder trabajar ms cmodo con hojas extensas.

VER LA MISMA HOJA ABIERTA EN DIFERENTES VENTANAS.En los mens inciales de Excel tienes una pestaa llamada Vista, si haces clic sobre ella puedes ver los diferentes grupos de trabajo existentes. En concreto dentro del denominado Ventana est el icono de Nueva Ventana. Si pulsas sobre l se abrir la misma hoja en una ventana diferente con lo cual tendrs dos ventanas con la misma hoja y te servir para trabajar con una hoja grande en la que quieras tener a la vista diferentes zonas de la misma a la vez.Y lo que es ms interesante cuando escribas en una de las hojas queda tambin escrito en la otra u otras que tengas abiertas.

DIVIDIR UNA HOJA EN PANELESEn Excel puedes dividir una hoja en paneles de manera que se facilite la tarea de comparar la informacin contenida. Cada panel ser independiente y podrs desplazarte tanto horizontal como verticalmente.PANELES HORIZONTALESPara dividir una hoja en paneles horizontales (superior e inferior) debes arrastrar el cuadro de divisin que se encuentra por arriba de la barra de desplazamiento vertical.

Ilustracin 25: Paneles Horizontales. Excel 2010.Excel dividir la ventana y colocar una barra de desplazamiento vertical para cada uno de los paneles.PANELES VERTICALESTambin puedes dividir una hoja en paneles verticales (izquierda y derecha). La accin es similar solo que utilizando el cuadro de divisin que se encuentra al lado de la barra de desplazamiento horizontal.

Ilustracin 26: Paneles Verticales. Excel 2010.En este caso Excel agregar una segunda barra de desplazamiento horizontal para el nuevo panel. Para remover las divisiones de los paneles es suficiente con hacer doble clic sobre cada lnea.

Ilustracin 27: Divisin de ventanas con Paneles Verticales. Excel 2010.Tambin puedes dividir una hoja en paneles utilizando el comando Dividir que se encuentra en la ficha Vista.

Ilustracin 28: Vista. Excel 2010.Para remover los paneles puedes hacer clic de nuevo en el comando Dividir.

INMOVILIZAR O BLOQUEAR FILAS Y COLUMNASPara ver dos reas de una hoja de clculo y bloquear filas y columnas de un rea se puede usar la inmovilizacin o la divisin de paneles. Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas especficas que permanecen visibles al desplazarse por la hoja de clculo. Por ejemplo, la inmovilizacin de paneles permite mantener visibles los rtulos de las filas y columnas mientras se desplaza.

Ilustracin 29: Ventana de hoja de clculo con la fila 1 inmovilizada. Excel 2010.

Al dividir paneles, se crean reas de hoja de clculo independientes dentro de las cuales es posible desplazarse, mientras que las filas o columnas del rea no desplazable permanecen visibles.

INMOVILIZAR PANELES PARA BLOQUEAR FILAS O COLUMNAS ESPECFICAS1. En la hoja de clculo, siga uno de los procedimientos siguientes: Para bloquear filas, seleccione la fila situada debajo del punto en el que desea que aparezca la divisin. Para bloquear columnas, seleccione la columna situada a la derecha del punto en el que desea que aparezca la divisin. Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda situada por debajo y a la derecha del punto en el que desea que aparezca la divisin.2. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y, a continuacin, haga clic en la opcin que desea.

Ilustracin 30: Ficha Vista. Excel 2010.Nota: Al inmovilizar paneles, la opcin Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que pueda desbloquear filas o columnas inmovilizadas.

DIVIDIR PANELES PARA BLOQUEAR FILAS O COLUMNAS EN REAS DE HOJA DE CLCULO INDEPENDIENTES1. Para dividir paneles, site el puntero sobre el cuadro de divisin que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal.

2. Cuando el puntero adopte la forma de un puntero de divisin o , arrastre el cuadro de divisin hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posicin deseada.3. Para quitar la divisin, haga doble clic en cualquier punto de la barra de divisin que divide los paneles.

CREACION DE FORMULAS Y VINCULOS

Para la creacin de frmulas en Excel se debe seguir los siguientes pasos:1) Seleccionar la celda en la que se desea trabajar.2) Hacer clic en la opcin fx situada en la parte superior.3) Ah se elige la funcin que se desea para aplicar la frmula.4) Se hace clic en la opcin Aceptar.5) O sino simplemente se coloca el signo = y uno mismo puede ir armando su frmula.6) Tambin se puede ir a la opcin Insertar.7) Luego se hace clic en la opcin Ecuacin.8) Y se elige el tipo de ecuacin que se requiera para formar la frmula.

Ilustracin 31: Creacin de frmulas. Excel 2010

Creacin de vnculos en Excel Los vnculos en Excel se pueden desde y hacia donde un quiera, ya sea desde una celda o una imagen a donde uno desee, los vnculos se pueden hacer a cualquier parte que se desee, ya sea una pgina web, otra hoja del mismo documento, entre otras.En sta explicacin usaremos de ejemplo un vnculo desde una imagen hacia una celda de otra hoja del mismo documento, para lo cual se deben realizar los siguientes pasos:1) Hacemos clic derecho en la imagen.2) Escogemos la opcin hipervnculos.3) Escogemos a qu lugar ser el vnculo.4) Colocamos los datos del destino.5) Hacemos clic en el botn Aceptar. (espaol, 2015)

Ilustracin 32: Creacin de vnculos. Excel 2010

ANALISIS DE DATOS UTILIZANDO FORMULASLas formulas son ms potentes con referenciasLas frmulas se las puede crear uno mismo a partir de colocar el signo= en una celda o se las puede realizar con las funciones predeterminadas de Excel, pero si a las frmulas las realizamos con referencias el trabajo se simplificar y ser ms fcil de realizarlo y con un menor margen de error.Las referencias son otras celdas, las cuales ya contienen datos, para lo cual uno solo selecciona la celda y ya no copia manualmente los datos de sta celda.Por ejemplo un uso de las referencias es:Se debe multiplicar la celda A3 con la celda C3 y el resultado de sta operacin dividirlo para E3, entonces se debera realizar lo siguiente:1) Sealar una celda.2) Colocar el signo =.3) No se escriben valores, al contrario seleccionamos las celdas.4) Se arma nuestra frmula.5) Hacemos clic en la tecla Enter.

Ilustracin 33: Frmulas con referencias. Excel 2010Mover y copiar formulas y referenciasEn ocasiones se necesita repetir una misma frmula y podemos simplemente copiarla con todo y sus referencias, para esto se deben seguir los siguientes pasos:1) Seleccionar la celda en la que se encuentra la frmula.2) En la parte superior nos muestra el contenido de la celda, seleccionamos todo el contenido.3) Presionamos las teclas Ctrl + C al mismo tiempo.4) Sealamos la celda a la cual copiaremos nuestra frmula.5) Presionamos las teclas Ctrl + V al mismo tiempo y nuestra frmula ya quedar copiada en otra celda.

Ilustracin 34: Copiar frmulas. Excel 2010.

Poner nombre a referenciasPara poner nombre a referencias debemos seguir los siguientes pasos:1) Sealamos la frmula a cambiar de nombre.2) Vamos a la pestaa Frmulas.3) Escogemos la opcin Administrador de nombres.4) Hacemos clic en el botn Nuevo.5) Colocamos el nuevo nombre deseado.6) Hacemos clic en Aceptar.

Ilustracin 35: Nombre a referencias. Excel 2010.

Trabajo con nombresSi se desea poner nombres se deben realizar los siguientes pasos:1) Seleccionar la celda que se desee colocar un nombre.2) Seleccionamos la pestaa Frmulas.3) Escogemos la opcin Administrador de nombre.4) Escogemos la opcin Nuevo.5) Colocamos los datos necesarios.6) Halemos clic en el botn Aceptar.

Ilustracin 36: Trabajo con nombre. Excel 2010.

Funciones para hojas simplifican las formulasLas funciones de Excel estn ya predeterminados y pueden remplazar frmulas y agilitar nuestro trabajo en Excel, para acceder a las funciones de Excel se debe:1) Seleccionar la celda en la que se va a trabajar.2) Hacer clic en el botn de funciones.3) Seleccionar una categora.4) Se elige la funcin deseada y se llenan los requisitos de la funcin.

Ilustracin 37: Frmulas con funciones. Excel 2010.Uso del botn autosumaEl botn autosuma se utiliza para realizar operaciones de suma mucho ms rpidamente y automticamente, en ste botn tambin podemos encontrar otras funciones como promedio, contar nmeros, nmero mximo, nmero mnimo y la opcin para ms funciones, para utilizar el botn se deben seguir los siguientes pasos:1) Hacer clic en una celda aledaa a los nmeros que se desean sumar.2) Seleccionar el botn de autosuma ubicado en la parte superior derecha.3) Se elige la funcin deseada.4) Si la mquina no seala los nmeros correctos, se puede sealarlos con el mouse, finalizando con la tecla Enter.

Ilustracin 38: Botn de autosuma. Excel 2010.

Uso del asistente para funcionesEl asistente de funciones se utiliza para realizar las funciones que se deseen segn cual sea la necesidad, en el asistente de funciones podemos clasificar las funciones segn se necesite, las funciones de Excel sirven para realizar frmulas, operaciones, entre otras, para utilizar el asistente de funciones de Excel se debe:1) Sealar la celda en la que se desea trabajar.2) Hacer clic en el botn de asistente de funciones.3) Elegimos la clasificacin de funciones que se desee.4) Elegimos la funcin que se desee y hacemos clic en el botn Aceptar.5) Finalmente se llenan los requisitos que se requieren para realizar la funcin y hacemos clic en el botn Aceptar.

Ilustracin 39: Asistente para funciones. Excel 2010.

Vincular libros de trabajos de Microsoft ExcelPara vincular libros de Microsoft Excel se puede hacer mediante lo que uno desee, en ste caso lo haremos en una celda.Para la vinculacin debemos seguir los siguientes pasos:1) Seleccionar la celda en la que se har el vnculo.2) Hacer clic derecho y escoger la opcin Hipervnculos.3) Seleccionamos el libro al cual lo vamos a vincula.4) Hacemos clic en Aceptar.

Ilustracin 40: Vincular. Excel 2010.

Trabajo con vnculos control de clculosLos vnculos nos ayudarn para el control de clculos, es decir los clculos se harn ms fcilmente y con menor margen de error, por ejemplo.Si una frmula necesita de otros valores solo seleccionamos la celda necesaria para la frmula.Seguimos los siguientes pasos:1) Seleccionamos la celda.2) Colocamos el signo =.3) Seleccionamos la celda que se necesita para la frmula, es decir vinuculamos dicja celda.4) Colocamos el resto de la frmula y aplastamos la tecla Enter.

Ilustracin 41. Vnculos de clculos. Excel 2010.Referencia circularLa referencia circular se refiere a cuando una celda hace referencia de s misma, por ejemplo: En la celda B3 se coloca que es igual a B3+360. (Microsoft, 2015)

Ilustracin 42: Referencia circular. Excel 2010.Trabajo con matricesEn caso de tener matrices se puede trabajar conjuntamente con ellas, es decir que si tenemos una matriz y la queremos sumar con otra matriz se deben seguir los siguientes pasos:1) Seleccionamos las celdas en las que saldrn los resultados de nuestra matriz.2) Ponemos el signo =.3) Seleccionamos la primera matriz.4) Colocamos el signo +.5) Seleccionamos la segunda matriz.6) Presionamos a la vez Ctrl+Shift+Enter.Se realiza el mismo procedimiento con cualquier operacin que se desee.

Ilustracin 43: Trabajo con matrices. Excel 2010.

CREACION DE UN GRAFICOQue es un graficoUn grfico de Excel una representacin de manera grfica de datos generalmente numricos como de estadsticas, porcentajes entre otros, ya sean mediante lneas, superficies, smbolos, figuras, y ayudan a la interpretacin y anlisis de los datos.Creacin de un grfico.El grafico es de gran utilidad y para crearlo se debe seguir los siguientes pasos:1) Se seleccionan los parmetros a graficarse.2) Seleccionamos la pestaa Insertar.3) Abrimos los grficos disponibles.4) Seleccionamos el grfico deseado.5) Clic en Aceptar. (Ycaza, 2014)

Ilustracin 44: Creacin de un grfico. Excel 2010.Activacin de un grfico para modificarlo.Para activar el grfico y poder modificarlo se debe:1) Escoger la pestaa Revisar.2) Hacemos clic en la opcin Proteger hoja.3) Hacemos clic y activamos la opcin Seleccionar celdas bloqueadas.4) Clic en el botn Aceptar.

Ilustracin 45: Activacin de un grfico. Excel 2010.

Seleccin de elementos en un grfico.Para seleccionar los elementos de un grfico y si es el caso modificarlos, se debe seguir los siguientes pasos:1) Hacer clic sobre el elemento del grfico que se desee.2) En las pestaas Diseo, Presentacin y Formato se edita si se desea editar algn elemento.

Ilustracin 46: Seleccin de elementos de un grfico. Excel 2010.Agregar rotulo de datos, ttulos y otros elementos a un graficoSi se necesita cambiar los o hacer alguna de stas cosas, segn lo que se desee se deben seguir los siguientes pasos:1) Sealar el grfico.2) Elegimos la pestaa Presentacin.3) Escogemos la opcin Etiquetas de datos.4) Si es el caso se escoger Ttulo del grfico.5) Tambin se pueden hacer otros elementos para el grfico.

Ilustracin 47: Rtulos de un grfico. Excel 2010.TRABAJO CON DISTINTOS TIPOS DE GRAFICOS Y AUTOFORMATOSTipos de grficos y autoformatos.Los tipos de grficos de Excel son los que Excel lleva en su memoria y cada tipo tiene distintas presentaciones, Los tipos de grficos son: Columna, Lnea, Circular, Barra, rea, Dispersin, Cotizaciones, Superficie, Anillos, Burbuja y Radial (1).Las autoformas son las formas predeterminadas en Excel (2).

Ilustracin 48: Tipos de grficos. Excel 2010.Cambio de tipo de grficosPara cambiar el tipo de grfico se deben realizar los siguientes pasos:1) Seleccionar el grfico a cambiar.2) Seleccionamos la pestaa Diseo.3) Hacemos clic en el botn Cambiar tipo de grfico.4) Seleccionamos el tipo de grfico deseado.5) Hacemos clic en el botn Aceptar.

Ilustracin 49: Cambio de tipo de grficos. Excel 2010.Combinacin de distintos tipos de grficos en un graficoPara combinar 2 diferentes tipos de grficos en uno solo se debe seguir los siguientes pasos:1) Seleccionar todos los datos a ser graficados.2) Hacemos clic en la pestaa Insertar.3) Seleccionamos un grfico como Columnas.4) Seleccionamos las columnas deseadas.5) Seleccionamos uno de los valores de las columnas.6) Hacemos clic derecho y escogemos la opcin Cambiar tipo de grfico de series.7) Escogemos el grfico deseado como por ejemplo Lneas.8) Escogemos las lneas deseadas.9) Clic en el botn aceptar.

Ilustracin 50: Combinacin de grficos. Excel 2010.

Trabajo con autoformatos de grficos incorporados y personalizadosPara trabajar con autoformas se debe seguir los siguientes pasos:1) Seleccionamos el grfico.2) Seleccionamos la pestaa Insertar.3) Escogemos la autoforma que se desee.

Ilustracin 51: Trabajo con autoformatos de grficos. Excel 2010.Qu tipo de grafico responde mejor a sus datosLos grficos y sus tipos son muy variados y uno se puede guiar por los tipos de grficos para saber que grfico nos conviene para el trabajo, podemos escogerlos en 2D o3D, pero uno debe localizar el grfico perfecto para el trabajo. Es decir aquel con el que la interpretacin y visualizacin del grfico sea lo ms fcil y llamativo posible.CAMBIO DE DATOS EN GRAFICOAgregar o eliminar datos en graficoPara agregar datos en el grfico debemos:1) Seleccionar el grfico.2) Escogemos la pestaa Diseo.3) Clic en el botn Seleccionar datos4) Se agregan o eliminan los datos.5) Clic en aceptar

Ilustracin 52: Agregar o eliminar datos de un grfico. Excel 2010.Cambio de los valores de un graficoPara cambiar los valores de un grfico se debe seguir los siguientes pasos:1) Seleccionar el grfico del que se desea cambiar los valores.2) Seleccionamos la pestaa Diseo.3) Elegimos la opcin Seleccionar datos.4) Seleccionamos los valores que se cambiarn.5) Hacemos clic en Aceptar.

Ilustracin 53: Cambio de valores de un grfico. Excel 2010.Cambio del texto de un graficoPara cambiar el texto de un grfico se deben realizar los siguientes pasos:1) Seleccionar el grfico a cambiarse de texto.2) Clic en la opcin insertar.3) Escogemos la opcin Cuadro de texto

Ilustracin 54: Cambio de texto de un grfico. Excel 2010.Como evitar cambios en un graficoPara evitar cambios en un grfico se debe seguir los siguientes pasos:1) Seleccionar el grfico a trabajar.2) Elegir la pestaa Revisar.3) Hacemos clic en la opcin Proteger hoja.4) Hacemos clic y quitamos la opcin Seleccionar celdas bloqueadas.5) Clic en el botn Aceptar.

Ilustracin 55: Evitar cambios en un grfico. Excel 2010.DAR FORMATO A UN GRAFICOCambio de aspecto de un graficoEl aspecto de un grfico se cambia segn las preferencias del autor, para lo cual se debe hacer lo siguiente:1) Seleccionar el grfico a cambiar de aspecto.2) Seleccionamos la pestaa Diseo.3) Seleccionar el aspecto que se desea.

Ilustracin 56: Cambiar aspecto de un grfico. Excel 2010.Formato:ColorSi es necesario cambiar el color de un grfico se lo puede hacer como para resaltar con un color fuerte algn punto significativo, para lo cual se debe hacer:1) Sealar el grafico a cambiar de color.2) Elegimos la pestaa Formato.3) Elegimos la opcin Relleno de forma.4) Elegimos el color deseado para el grfico.

Ilustracin 57: Color de un grfico. Excel 2010.DiseoSi se necesita cambiar el diseo del grfico se debe:1) Sealar el grfico a cambiar de diseo.2) Escogemos la pestaa Diseo.3) Hacemos clic en los Diseos de grficos.4) Escogemos el diseo deseado.

Ilustracin 58: Diseo de un grfico. Excel 2010.TextoEl texto que contienen los grficos se los puede cambiar o decorar siguiendo los siguientes pasos:1) Sealar el texto a ser cambiado.2) Escoger la pestaa Formato.3) Cambiar el texto o estilo de texto que se desee.

Ilustracin 59: Texto de un grfico. Excel 2010.NmerosPara cambiar o editar los nmeros de un grfico se debe seguir los siguientes pasos:1) Sealar los nmeros que se desean cambiar.2) Escogemos la pestaa formato.3) Escogemos lo que se desee para los nmeros.

Ilustracin 60: Nmeros de un grfico. Excel 2010.Formato: Serie de datosPara colocar las series de datos se debe:1) Sealar el grfico.2) Escogemos la pestaa Diseo.3) Seleccionamos la opcin Seleccionar datos.4) En Rango de datos colocamos los datos a ser graficados nicamente marcando las celdas en las que se encuentran.5) Clic en el botn Aceptar.

Ilustracin 61: Series de datos de un grfico. Excel 2010.Ttulo del graficoPara colocar un ttulo al grafico simplemente se debe:1) Sealar el ttulo del grfico.2) Escoger la pestaa Formato.3) Elegir los cambios que se deseen.

Ilustracin 62: Ttulo del grfico. Excel 2010.Etiquetas de datos Para editar las etiquetas de datos se debe:1) Sealar las etiquetas que se desean.2) Escoger la pestaa Formato.3) Editar las pestaas segn se desee.

Ilustracin 63: Etiquetas de datos de un grfico. Excel 2010.LeyendaLas leyendas tambin se las pueden modificar de manera similar a las anteriores, para lo cual se debe:1) Sealar las leyendas.2) Escoger la pestaa Formato.3) Editar segn se desee.

Ilustracin 64: Leyendas de grficos. Excel 2010.Cambio de presentacin en un grfico en 3dLos grficos en 3D Pueden variar enormemente, para lo cual se necesitar tambin cambiar su presentacin, para lo cual se debe:1) Sealar el grafico que se desea cambiar de presentacin.2) Hacemos clic en la pestaa Presentacin, ah se escoge la presentacin que se desee y se agrega lo que se requiera.

Ilustracin 65: Cambio de presentacin en un grfico en 3d. Excel 2010.ORGANIZACIN DE LOS DATOS MEDIANTE UNA LISTAQue es una listaLas listas de Excel son una de las herramientas de Excel que nos ayudan a agilitar el manejo de Excel ya que ste puede detectar cuando es una lista y seguir ese mismo oren, ya sean nmeros como (1.2.3) o meses (Enero, Febrero.).Para que una lista siga un mismo orden se pone un ejemplo de lo que remos y se siguen estos pasos:1) Sealamos el ejemplo escrito.2) Nos ubicamos en la esquina inferior derecha de lo sealado, hacemos clic y lo arrastramos hasta llegar a donde se desee.

Ilustracin 66: Listas. Excel 2010.

Ordenar quitar duplicadosCuando se tiene una lista larga de nmeros o letras y solo se necesita uno de cada uno se realiza lo siguiente:1) Sealar todas las celdas que contienen los datos.2) Hacer clic en el botn Ordenar y filtrar.3) Escogemos el orden deseado o de lo contrario hacemos clic en la opcin orden personalizado.4) Elegimos el orden que se desee y hacemos clic en el botn Aceptar.5) Una vez ordenados los datos, hacemos clic en la opcin Datos.6) Hacemos clic en el botn Quitar duplicados.7) Se hace clic en el botn Aceptar.

Ilustracin 67: Ordenar quitar duplicados. Excel 2010.

LAS FUNCIONESEsta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

Introducir funciones Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Autosuma y funciones ms frecuentesUna funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn de Autosuma que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones.... Para utilizar stas opciones, asegrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operacin antes de pulsar el botn.

Insertar funcin Para insertar cualquier otra funcin, tambin podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.Hacer clic en la pestaa FrmulasElegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:A1 vale 1A2 vale 5A3 vale 2A4 vale 3Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.Utilizar Funciones como argumentos de las FuncionesExcel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. FuncinDescripcin

AHORADevuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora actuales

AOConvierte un nmero de serie en un valor de ao

DIAConvierte un nmero de serie en un valor de da del mes

DIA.LABDevuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o despus de un nmero determinado de das laborables