Manual Book - Operational
-
Upload
ryan-aldy-hutagalung -
Category
Documents
-
view
235 -
download
0
Transcript of Manual Book - Operational
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
1/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 1
KATA PENGANTAR
Buku ini disusun untuk membantu pemakai Software Project Cost Control System (P.C.C.S ) Ver . 2.0 agar tidak mengalami kesulitan dalam praktek input data, disajikandengan bahasa yang simple agar mudah dicerna dan dipahami.
Dalam buku ini dijelaskan langkah demi langkah proses input data pada SoftwareP.C.C.S disertai dengan tampilan gambar sesuai menu yang ada pada SoftwareP.C.C.S sehingga memudahkan kita untuk menerapkannya langsung pada Software
Dengan adanya buku ini diharapkan para pemakai software tidak lagi terkendala dalam
pengoperasian software dan dapat menekan kesalahan input data sehingga data yangditampilkan menjadi valid.
Semoga buku ini bermanfaat .
Susilo Ramdhan
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
2/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…………………………………………………………………… 1I. SETTING AWAL
Setting Awal untuk Ms. Acces 2003……………………………………………… 4Setting Awal untuk Ms. Acces 2007……………………………………………… 10
II. OPERASIONAL PROGRAMLOGIN……………………………………………………………………………….. 16DATA AWAL
Registrasi & Data Proyek……………………………………………………… 17Input RAP Awal…………………………………………………………………. 20
INPUTVendor…………………………………………………………………………… 25Upah
SPK Mandor……………………………………………………………. 26Berita Acara Upah ( BAU )……………………………………………. 27Biaya Langsung Upah ( BLU )………………………………………… 29
BahanSurat Permintaan Pembelian ( SPP )………………………………… 31Purchase Order ( PO )…………………………………………………. 32Bon Penerimaan Gudang ( BPG )…………………………………….. 33Biaya Langsung Bahan ( BLB )……………………………………….. 35Pemakaian Material ( BPPB )…………………………………………. 36Kartu Stock………………………………………………………………. 37Laporan Sediaan Bahan ( LSB )………………………………………. 39
Subkontraktor
SPK Subkontraktor……………………………………………………… 40Laporan Prestasi Subkont ( LPS )…………………………………….. 42 Alat – Biaya Langsung Alat ( BLA )…………………………………………… 43BPU- Biaya Tidak Langsung ( BTL )………………………………………….. 45
POST CONTROLUpah
Control SPK Mandor......................................................................... 47Control BAU...................................................................................... 49
BahanControl SPP-PO-BPG....................................................................... 50Control Pendatangan Material Total................................................. 50
Control Pendatangan Material Periodik............................................ 51Subkontraktor
Control SPK Subkontraktor.............................................................. 52Control LPS...................................................................................... 53
Alat.............................................................................................................. 54Biaya Tidak Langsung................................................................................ 55
EBPP & LPPReal Time
EBPP Bulan ini ( Real Time )............................................................ 56EV. Kinerja ( Real Time )………………………………………………. 57Input LPP………………………………………………………………… 58
Arsip Data Arsip Data EBPP……………………………………………………….. 59 Arsip Data EV.KINERJA……………………………………………….. 59
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
3/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 3
Arsip Data LSB…………………………………………………………. 60POSTING BIAYA.................................................................................... …… 61HITUNG SIPEK....................................................................................... …… 67TOOLS.................................................................................................... …… 70
Pembatalan Posting............................................................................... … 70Revisi akumulasi LPP yang sudah terposting……………………………… 71
Merubah Data Proyek…………………………………………………………. 75Melihat Data Error Input……………………………………………………….. 76Record Aktivitas………………………………………………………………… 77
OPTION................................................................................................... ……. 78
IV. KETERANGAN SIMBOLKETERANGAN SIMBOL...........................................................................…… 81
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
4/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 4
I. SETTING AWAL
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
5/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 5
SETTING AWAL UNTUK MS. ACCESS 2003
Berikut adalah Setting awal untuk anda pengguna MS. ACCESS 2003 sebelum andamenggunakan software PCCS, setting ini hanya dilakukan satu kali saja.
1. Klik Icon Windows.2. Klik “ All Program”
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
6/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 6
3. Cari Program Microsoft Office Access 2003 pada folder Microsof t office danbuka program tersebut.
Akan muncul tampilan sebagai berikut :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
7/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 7
4. Buat File Baru Ms. Accesspada sisi sebelah kanan akan muncul tampilan sbb :
5. Klik Blank Database akan muncul tampilan :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
8/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 8
6. Pada kotakFile Name ketik kata “ setting”7. Klik tombol Create
Akan muncul tampilan seperti dibawah ini :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
9/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 9
8. Klik “ Tools” pada menu bar diatas layar hingga muncul tampilan sbb:
9. Pilih “ Tools” akan muncul tampilan:
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
10/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 10
10. Klik menu “ Edit/Find” pada menu Options11. Hilangkan Tanda Centang pada menu Confi rm seperti gambar dibawah ini :
13. klik Aply
14. klik Ok15. Selanjutnya tutup f ile.16. Buka Software PCCS dan Software PCCS siap digunakan.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
11/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 11
SETTING AWAL UNTUK MS. ACCESS 2007
Berikut adalah Setting awal untuk anda pengguna MS. ACCESS 2003 sebelum andamenggunakan software PCCS, setting ini hanya dilakukan satu kali saja.
10. Klik Icon Windows.11. Klik “ All Program”
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
12/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 12
12. Cari Program Microsoft Office Access 2003 pada folder Microsof t of fice danbuka program tersebut.
Akan muncul tampilan sebagai berikut :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
13/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 13
13. Klik tanda segitiga pada toolbar seperti gambar diatas
14. Pilih menu “ More Commands…”
Akan muncul tampilan seperti berikut.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
14/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 14
15. Pilih menu “ Advanced” dan hilangkan tanda centang pada menu
“Confirm”Seperti tampilan di bawah ini:
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
15/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 15
16. Setelah sesuai tampi lan diatas kl ik “ OK” dan keluar dari Program Ms. Access
Setelah Proses setting selesai Program PCCS sudah bisa dijalankan.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
16/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 16
II. OPERSIONAL PROGRAM
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
17/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 17
LOGIN
1. LOGINPada awal anda menjalankan software ini akan muncul tampilan :
Klik ENTER , kemudian akan muncul tampilan seperti berikut :
Klik ENTER , kemudian akan muncul tampilan seperti berikut :
Ini adalah tampilan form LOGIN, untuk User Name anda ketik POP klik Enter untuk
Password Ketik 1234 klik Enter Kemudian klik kotak LOGIN maka anda akan masuk ke
MENU UTAMA Software PCCS Seperti tampilan berikut ini :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
18/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 18
Perhatikan Menubar paling atas dari tampilan Menu Utama seperti gambar dibawah ini :
Menubar ini Merupakan tampilan Menu yang ada pada software PCCS
Setelah anda masuk ke Menu Utama maka langkah selanjutnya yang harus anda lakukan
adalah Registrasi atau pendaftaran Proyek anda. Karena apabila anda tidak melakukan
Registrasi maka Software ini tidak dapat digunakan secara utuh.
DATA AWAL
1. REGISTRASI & DATA PROYEKUntuk melakukan Registrasi klik kotak pada menu bar DATA AWAL akan muncultampilan :
Kemudian Pilih kotak REGISTRASI maka akan muncul tampilan :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
19/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 19
1. Isilah data-data yang diminta dengan benar karena nantinya berdasar data-data ini
akan dibuat kunci registrasinya, setelah mengisi anda klik kotak SIMPAN.
2. Kirimkan data-data yang telah anda isi ke alamat yang diminta, untuk lebih jelasnya
anda bisa klik kotak CARA REGISTRASI.
3. Bila anda telah mendapatkan kode registrasi maka isilah kotak KODE REGISTRASI
sesuai kode yang telah anda terima kemudian klik kotak PROSES, bila kode yang
anda masukkan benar maka Software akan memberikan keterangan bahwa anda
telah bisa menggunakan Software ini secara utuh begitu pula sebaliknya.
4. Langkah berikutnya adalah Input Data Proyek untuk melakukan input data proyek
klik kotak KELUAR kemudian ikuti langkah seperti pada gambar dibawah ini :
Akan muncul form seperti dibawah ini :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
20/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 20
Sebelum anda mengisi kotak yang kosong Pastikan data pada sebelah kiri telah sesuai
dengan data Registrasi Anda bila belum sesuai klik kotak RFRESH DATA.
5. Isilah kotak – kotak yang masih kosong sesuai data proyek anda kecuali kotak
PEJABAT LAIN, SEM/CM, NAMA SEM/CM, GSP/SOM
Catatan :
1. Pada kotak PEJABAT LAIN klik kotak maka akan muncul :
Isilah Nama dan Jabatan SOM, SEM, CM dan GSP sesuai struktur proyek.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
21/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 21
2. Pada Kotak SEM/CM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda.
3. Pada Kotak NAMA SEM/CM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda.
4. Pada Kotak GSP/SOM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda.
Bila semua data sudah terisi dengan benar klik kotak SIMPAN lalu klik KELUAR makaproses registrasi telah selesai dilakukan.
Berikut adalah flowchart untuk melakukan Registrasi :
2. INPUT RAP AWAL
Setelah anda melakukan Registrasi tahap selanjutnya adalah INPUT RAP AWAL .Untuk Masuk Ke Form INPUT RAP AWAL ikuti gambar di bawah ini :
Akan muncul tampilan seperti dibawah ini :
MENU
UTAMA
DATA AWAL INPUT DATA
PROYEK
REGISTRASI
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
22/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 22
CARA 1 :
1. Isilah setiap kolom dengan benar mulai kolom HP ( Hold Point ), Ket (UPAH, BAHAN,
ALAT, BPU dan SUBKONT), Kode (Kode Resources), Sat (Satuan), Volume dan Harga
Satuan untuk kolom Jumlah tidak perlu diisi karena secara otomatis akan
mengalikan Volume dan Harga Satuan kemudian cek JUMLAH RAP apakah sudah
sesuai dengan RAP anda.Catatan:
Pos Biaya Upah Pada Kolom Ket Ketik UPAH
Pos Biaya Bahan Pada Kolom Ket Ketik BAHAN
Pos Biaya Alat Pada Kolom Ket Ketik ALAT
Pos Biaya BPU Pada Kolom Ket Ketik BPU
Pos Biaya Subkontraktor Pada Kolom Ket Ketik SUBKONT
Pos Bunga Bank Pada Kolom Ket Ketik BUNGA BANK
Pos Biaya Pemeliharaan Pada Kolom Ket Ketik PEMELIHARAAN
2. Jika anda kesulitan mencari kode resources yang diinginkan anda bisa melihat daftar
kode resources nasional PT. PP ( Persero ) dengan meng klik kotak KODE RESC.
Maka akan tampil seluruh kode resc yang digunakan oleh PT. PP ( Persero ).
3. Bila Jumlah RAP sudah sesuai klik kotak PROCESS DATA . maka input RAP telah
selesai.
CARA 2 :
Cara ini lebih cepat dibandingkan cara pertama dengan cara meng copy data dari
worksheet excell :
1. Buatlah tabel dengan menggunakan excell dengan susunan sebagai berikut :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
23/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 23
Anda dapat membuat atau mengambil data diatas dari draft data RAP awal anda
yang berformat excell dengan sedikit memodifikasinya seperti tampilan diatas.
2. Pastikan Kode Resc yang dipakai pada setiap item pekerjaan tidak sama, karena
apabila sama maka salah satu kode tidak dapat dibaca oleh software dan akan
berpengaruh pada total jumlah RAP ( Total RAP menjadi tidak sama antara software
dan Excel ).3. Agar Jumlah RAP tidak ada selisih antara hitungan excell dan software pastikan angka
dibelakang koma pada kolom VOLUME dan HARGA SATUAN terbaca semua seperti
contoh berikut:
4. Copy kolom HP, KODE, NAMA, SATUAN, VOLUME dan HARGA SATUAN pada dataexcel anda, kolom JUMLAH tidak perlu di copy :
5. Kembali ke INPUT RAP AWAL pada Software PCCS kemudian kita paste dengan
cara klik simbol pada ujung kolom hingga semua kolom tampak hitam :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
24/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 24
6. Kemudian tekan CTRL V maka data yang kita copy dari excell tadi akan terpaste di
software PCCS :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
25/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 25
Cek Terlebih dahulu JUMLAH RAP yang ada sudut kanan bawah apakah sudah sesuai
dengan perhitungan excell anda bila sudah sesuai klik kotak PROCESS DATA akan
muncul konfirmasi sbb:
Jika data sudah benar klik YA , maka data akan diproses menjadi RAP Awal anda dan
akan muncul pemberitahuan bahwa data RAP Awal telah terkunci :
Klik OK dan klik KELUAR pada form INPUT RAP AWAL
Jika anda telah melakukan REGISTRASI , INPUT DATA PROYEK dan INPUT RAP AWAL
maka proses INPUT DATA AWAL telah selesai. Dan anda telah mempunyai data awaluntuk proyek anda.
CATATAN :
Proses DATA AWAL hanya bi sa di lak ukan sekal i pada saat awal proyek b i l a anda
m engulangi nya lagi m aka sem ua data yang sudah anda masukkan aka n otomat is
terhapus (term asuk sem ua dat a-dat a perbulan , jika sudah ada).
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
26/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 26
INPUTAnda sudah bisa memulai melakukan Input biaya maupun data Vendor setelah melalui
proses Registrasi diatas.
1. VENDORUntuk memulai INPUT VENDOR ikuti langkah pada gambar dibawah ini :
Akan muncul Form Input Data Vendor seperti dibawah ini :
Isilah data yang ada pada setiap kolom sesuai data dan kategori Vendor , apabila
Vendor yang bersangkutan masuk dalam kategori Upah maka Pilih UPAH pada kolom
Upah begitu seterusnya.
Setelah semua data terisi klik kotak SIMPAN kemudian PROCESS DATA dan klik kotak
KELUAR bila anda ingin keluar dari form ini.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
27/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 27
2. BIAYA UPAHUntuk bisa membiayakan Upah lewat BAU, anda diharuskan input SPK terlebih dahulu
karena apabila SPK belum ada maka kita tidak dapat melakukan Opname upah, data
dasar untuk melakukan Opname Upah adalah SPK.
1.1. SPK (Surat Perintah Kerja)Untuk bisa masuk ke form input SPK ikuti langkah pada gambar di bawah ini :
Akan muncul tampilan form INPUT SPK UPAH :
1. Isilah kotak-kotak NOMOR SPK, KODE SPK, TANGGAL SPK, JENIS PEKERJAAN,
LOKASI PEKERJAAN dan WAKTU PELAKSANAAN yang kosong sesuai data
dengan cara mengetiknya ( Manual )
2. Untuk mengisi kotak NAMA, dan GSP/SOM/SEM anda cukup klik tanda yang
ada pada masing masing kotak lalu sorot data yang dimaksud, maka kotak akan
terisi sesuai data yang dipilih, “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik
) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
28/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 28
3. Selanjutnya isilah kotak dibawahnya untuk memasukkan data NO, KODE RESC,
URAIAN, VOLUME, SAT dan HARGA. Perhatikan petunjuk dibawah ini untuk megisi
kotak kotak tersebut :
a. NO : ketik manual sesuai no urut item pekerjaan
b. KODE : klik tanda lalu sorot item yang anda pilih. “jangan mengisikotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
c. URAIAN : ketik manual sesuai data.
d. VOLUME : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan
terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik
seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.
e. SAT : tidak perlu diisi karena secara otmatis akan terisi pada saat andamengisi kotak KODE.
f. HARGA : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan
terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik
seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.
g. JUMLAH : tidak perlu diisi karena secara otomatis mengalikan VOLUME dan
HARGA.
4. Setelah semua kotak terisi Klik kotak SIMPAN,
5. Untuk menambah data SPK baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan
tahapan pada No. 1 s/d 4 diatas.6. Untuk menghapus data SPK , carilah data Nomor SPK yang akan dihapus dengan
menggunakan tombol :
Kemudian Klik kotak HAPUS.
1.2. BAU (Berita Acara Upah)Setelah input SPK tahap selanjutnya adalah input biaya upah lewat BAU ( Opname Upah
) langkah-langkahnya adalah :
Akan muncul Form BAU seperti berikut :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
29/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 29
1. klik tanda pada kotak BIAYA BULAN dan pilih bulan Opname. “jangan mengisi
kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan
data”.
2. ketik manual No. UB sesuai data.
3. klik tanda pada kotak SPK NOMOR pilih Nomor SPK yang akan diopname maka
secara otomatis data pada kotak dibawahnya akan terisi data sesuai nomor SPK yanganda pilih.
4. ketik manual MASA KERJA (Masa Opname).
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
30/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 30
5. masukkan volume opname sesuai data anda pada masing masing item pada kolom
Vol s/d pkn ini (kolom berwarna kuning).
6. klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin melakukan Opname
pada nomor SPK yang lain.
7. Untuk mencetak BAU cari data nomor BAU yang akan dicetak kemudian klik CETAK .
8. Klik KELUAR untuk keluar dari form BAU9. Bila muncul tampilan seperti dibawah ini saat anda memasukkan vol opname berarti
vol opname anda melebihi vol spk :
Vol spk yang over akan menunjukkan warna merah. Dan akan muncul tulisan OVER
OPNAME !!!
BLU ( Biaya Langsung Upah )
Akan Muncul Form INPUT BLU :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
31/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 31
Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini :
1. Nomor BLU : Ketik manual
2. Tanggal Transaksi : Ketik Manual
3. Nama : Klik tanda pada kotak Nama pilih Nama Vendor yang
diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (
diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
4. Biaya Bulan : Klik tanda pada kotak Biaya Bulan pilih bulan sesuai
bulan input. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (
diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
Selanjutnya isi kotak dibawah (detail ) sesuai petunjuk dibawah ini :
5. No : Ketik manual sesuai urutan item transaksi
6. Uraian : Ketik manual
7. Kode : Tidak perlu diisi karena nantinya otomatis terisi.
8. Pekerjaan : Klik tanda pada kotak Pekerjaan pilih sesuai kode
resc yang diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara
manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan
data”.
Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai kode
resc yang dipilih.
9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya
dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
32/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 32
2. BAHAN
2.1. SPP (Surat Permintaan Pembelian)Untuk Masuk Form SPP ikuti langkah pada gambar berikut :
Akan Muncul Tampilan Form INPUT SPP
Isi kotak berikut dengan cara
1. NO SPP : Ketik manual
2. Kode SPP : Ketik manual
3. Tgl. SPP : Ketik manual
4. Diapakai TGL : Ketik manual
5. Brg Dikirim Ke : Ketik manual
6. No : Ketik manual
7. Kode : klik tanda dan pilih kode resc barang maka secara otomatis
kotak Sat dan Jenis Barang akan terisi.
8. Uraian dan Spek : Ketik manual9. Untuk Pek. : Ketik manual
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
33/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 33
Klik SIMPAN , dan klik TAMBAH bila anda ingin memasukkan no SPP baru untuk
mencetak Cari No SPP yang akan dicetak kemudian klik CETAK .
Untuk Keluar Form klik KELUAR .
2.2. PO (Purchase Order)
Akan Muncul Form PO :
Isi kotak berikut dengan cara
1. No. PO : Ketik manual
2. Kode PO : Ketik manual
3. Kepada : Klik tanda dan pilih Nama Suplier
4. Contact Person : Ketik manual
5. Alamat : Ketik manual
6. Dikirim ke : Ketik manual
7. Berdasar SPP No : Klik tanda dan pilih No SPP
8. Waktu Penyerahan : Ketik manual
9. Cara Pembayaran : Ketik manual
10. Syarat-syarat : Ketik manual
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
34/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 34
11. PPN : Ketik manual bila ada unsur Ppn
Untuk kotak dibawah (Detail PO) sebagai berikut
1. No : Ketik manual sesuai no urut item PO
2. Kode : Klik tanda dan pilih Kode Resc yang diinginkan3. Banyaknya : Ketik manual
4. Sat : Ketik manual
5. Uraian Barang : Ketik manual
6. Spesifikasi : Ketik manual
7. Harga Satuan : Ketik manual
8. Jumlah : Tidak perlu diisi karena otomatis mengalikan Harga satuan
dengan Banyaknya barang.
Klik SIMPAN , dan klik TAMBAH bila anda ingin memasukkan No PO baru untuk
mencetak Cari Nomor PO yg akan dicetak klik CETAK.
2.3. BPG (Bon Penerimaan Gudang)
Akan Muncul Form BPG :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
35/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 35
Isi kotak berikut dengan cara
1. Nomor BPG : Ketik Manual
2. Tanggal Transaksi : Ketik Manual
3. Nomor PO : Klik tanda dan pilih No PO
4. Nama : Klik tanda dan pilih Nama Suplier (yg sudah diinput
diawal, bila ada tambahan maka anda harus
menambahkannya lagi)
5. Biaya Bulan : Klik tanda dan pilih Bulan Penerimaan Barang.
Untuk kotak dibawah (Detail BPG) sebagai berikut
1. No : Ketik Manual seuai urutan item barang
2. Kode : dilewati “JANGAN DIISI”
3. Nama Bahan : Klik tanda dan pilih Nama bahan maka secara otomatis
kolom KODE, dan SAT akan terisi “jangan mengisi kotak
kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi
kesalahan pembacaan data”.
4. Volume : Ketik manual bila Volume yg anda masukkan terdapat
beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebutharus diketik semua.
5. Harga Satuan : Ketik manual bila Harga yg anda masukkan terdapat
beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebut
harus diketik semua.
6. Jumlah : secara otomatis terisi dengan hasil kali Volume dengan
Harga Satuan.
7. Klik kotak SIMPAN,
8. Untuk menambah data BPG baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan
diatas.9. Untuk menghapus cari data BPG yang akan dihapus klik kotak HAPUS
10.Untuk mencetak cari data No BPG yang akan dicetak klik kotak CETAK
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
36/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 36
BLB ( Biaya Langsung Bahan )
Akan Muncul Form BLB :
Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini :
1. Nomor BLB : Ketik manual
2. Tanggal Transaksi : Ketik Manual
3. Nama : Klik tanda pada kotak Nama pilih Nama Vendor yang
diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (
diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
4. Biaya Bulan : Klik tanda pada kotak Biaya Bulan pilih bulan sesuai
bulan input. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (
diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
Selanjutnya isi kotak dibawah (detail ) sesuai petunjuk dibawah ini :
5. No : Ketik manual sesuai urutan item transaksi6. Uraian : Ketik manual
7. Kode : Tidak perlu diisi karena nantinya otomatis terisi.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
37/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 37
8. Pekerjaan : Klik tanda pada kotak Pekerjaan pilih sesuai kode
resc yang diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara
manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan
data”.
Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai koderesc yang dipilih.
9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya
dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.
2.3.1 PEMAKAIAN MATERIAL ( BPPB )
Akan Muncul Form INPUT PEMAKAIAN MATERIAL :
Isi kotak berikut dengan cara
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
38/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 38
1. Biaya Bulan : Klik tanda dan pilih Bulan Pengeluaran Barang.
Untuk kotak dibawah (Detail BPPB) sebagai berikut
1. No BPPB : Ketik Manual seuai nomor kartu BPPB Lapangan
2. Tgl Keluar : diisi sesuai tanggal pengeluaran barang.
3. Kode : Klik tanda dan pilih Kode bahan maka secara otomatiskolom NAMA BARANG, dan SAT akan terisi “jangan
mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan
terjadi kesalahan pembacaan data”.
4. Volume : Ketik manual bila Volume yg anda masukkan terdapat
beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebut
harus diketik semua.
5. Klik kotak SIMPAN,
6. Untuk menambah data BPPB baru di BULAN YANG SAMA isi baris dibawahnya dan
isikan data sesuai tahapan diatas.
7. Untuk menambah data BPPB baru di BULAN YANG BERBEDA klik kotak TAMBAH
lalu isikan data sesuai tahapan diatas.
Kartu Stockbila anda ingin melihat atau mengecek kartu stok bahan pada bulan tertentu :
Akan muncul form BPG klik kotak KARTU STOCK yang terdapat pada bagian bawah
Form BPG :
Akan Muncul :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
39/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 39
Pilih salah satu :
PERIODIK : Menampilkan data Penerimaan dan Pengeluaran barang per Bulan
TOTAL : Menampilkan data Penerimaan dan Pengeluaran barang secara total
Bila anda memilih PERIODIK maka akan muncul :
Isi kotak yang ada dengan cara memilih KODE BARANG dan BULAN kemudian klik OK
maka akan muncul Laporan sbb :
Bila anda memilih TOTAL maka akan muncul :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
40/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 40
Pilih KODE BARANG yang akan kita lihat datanya kemudian klik kotak OK maka akan
muncul laporan sbb :
2.3.2 LSB (Laporan Sediaan Bahan)untuk membuka LSB selama bulan berjalan klik kotak LSB pada form BPG akan muncul :
Pilih Bulan LSB yang akan kita tampilkan klik kotak OK maka akan muncul laporan LSB
seperti berikut :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
41/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 41
3. SUBKONTSeperti halnya UPAH terlebih dahulu kita masukkan SPK Subkont. Untuk bisa melakukan
Opname SPK SUBKONT.
3.1. SPK (Surat Perintah Kerja) SubkontUntuk masuk ke Form SPK SUB ikuti langkah berikut ini :
Akan muncul tampilan form SPK SUBKONTRAKTOR :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
42/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 42
1. Isilah kotak-kotak NOMOR SPK, KODE SPK, TANGGAL SPK, JENIS PEKERJAAN
dan WAKTU PELAKSANAAN yang kosong sesuai data dengan cara mengetiknya (
Manual )
2. Untuk mengisi kotak NAMA anda cukup klik tanda yang ada pada kotak lalu
sorot data yang dimaksud, maka kotak akan terisi sesuai data yang dipilih,dan secara
otomatis kotak ALAMAT akan terisi sesuai data vendor yang anda masukkan
sebelumnya “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akanterjadi kesalahan pembacaan data”.
3. Selanjutnya isilah kotak dibawahnya (detail SPK) untuk memasukkan data NO, KODE
RESC, URAIAN, VOLUME, SAT dan HARGA. Perhatikan petunjuk dibawah ini untuk
megisi kotak kotak tersebut :
a. NO : ketik manual sesuai no urut item pekerjaan
b. KODE : klik tanda lalu sorot item yang anda pilih. “jangan mengisi
kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
c. URAIAN : ketik manual sesuai data.
d. VOLUME : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan
terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik
seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.
e. SAT : tidak perlu diisi karena secara otmatis akan terisi pada saat anda
mengisi kotak KODE.
f. SPESIFIKASI : ketik manual sesuai data.
g. HARGA : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan
terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik
seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.h. JUMLAH : tidak perlu diisi karena secara otomatis mengalikan VOLUME dan
HARGA.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
43/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 43
4. Setelah semua kotak terisi Klik kotak SIMPAN,
5. Untuk menambah data SPK baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan
tahapan pada No. 1 s/d 4 diatas.
6. Untuk menghapus data cari nomor SPK yang akan dihapus kemudian klik kotak
HAPUS.
3.2. LPS (Laporan Prestasi Subkont)Seperti halnya Upah setelah input SPK tahap selanjutnya adalah input biaya Subkont
lewat LPS langkah-langkahnya adalah :
Akan muncul Form LPS
1. klik tanda pada kotak BIAYA BULAN dan pilih bulan Opname. “jangan mengisi
kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan
data”.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
44/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 44
2. ketik manual TANGGAL LPS
3. ketik manual PS (No LPS) sesuai data.
4. klik tanda pada kotak SPK NOMOR pilih Nomor SPK yang akan diopname dan
secara otomatis kotak TANGGAL, NK-PPN, NAMA dan PEKERJAAN akan terisi bila
Nomor SPK yang anda pilih benar begitu juga kolom detail dibawahnya “jangan
mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahanpembacaan data”.
5. masukkan volume opname sesuai data anda pada masing masing item pada kolom
Vol Bln ini (kolom berwarna kuning).
6. klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin melakukan Opname
pada nomor SPK yang lain. ulangi proses input dari langkah 1 s/d 6 .
7. Untuk mencetak LPS Cari nomor LPS yang akan dicetak klik CETAK .
8. Bila muncul tampilan seperti dibawah ini saat anda memasukkan vol opname berarti
vol opname anda melebihi vol spk :
Akan muncul tulisan “OVER OPNAME !!!”
4. ALAT
Berikut langkah untuk masuk ke Form BLA :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
45/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 45
Akan muncul Form BLA
Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini :
1. Nomor BLA : Ketik manual
2. Tanggal Transaksi : Ketik Manual
3. Nama : Klik tanda pada kotak Nama pilih Nama Vendor yang
diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (
diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
4. Biaya Bulan : Klik tanda pada kotak Biaya Bulan pilih bulan sesuai
bulan input. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (
diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
Selanjutnya isi kotak dibawah (detail ) sesuai petunjuk dibawah ini :
5. No : Ketik manual sesuai urutan item transaksi
6. Uraian : Ketik manual
7. Kode : Tidak perlu diisi karena nantinya otomatis terisi.
8. Pekerjaan : Klik tanda pada kotak Pekerjaan pilih sesuai kode
resc yang diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara
manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan
data”.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
46/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 46
Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai kode resc yang dipilih.
9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya
ALAT dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.
5. BPU / BTLBerikut langkah untuk masuk ke Form BTL / BPU :
Akan muncul Form BTL
Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini :
1. Nomor TL : Ketik manual
2. Tanggal Transaksi : Ketik Manual
3. Nama : Klik tanda pada kotak Nama pilih Nama Vendor yangdiinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (
diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
47/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 47
4. Biaya Bulan : Klik tanda pada kotak Biaya Bulan pilih bulan sesuai
bulan input. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (
diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.
Selanjutnya isi kotak dibawah (detail ) sesuai petunjuk dibawah ini :
5. No : Ketik manual sesuai urutan item transaksi
6. Uraian : Ketik manual7. Kode : Tidak perlu diisi karena nantinya otomatis terisi.
8. Pekerjaan : Klik tanda pada kotak Pekerjaan pilih sesuai kode
resc yang diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara
manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan
data”.
Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai kode
resc yang dipilih.
9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya
BTL dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.
POST CONTROLPOST CONTROL
Dari keseluruhan data biaya yang telah kita input diatas kita dapat melakukan kontrolbiaya selama proyek berjalan melalui fasilitas POST CONTROL. Fasilitas ini berfungsi
menyajikan/mengolah data yang telah kita input sehingga kita bisa mengetahui total
biaya atau volume pada bulan tertentu.
Berikut langkah-langkah untuk menggunakan fasilitas ini :
Disini terdapat dua pilihan VOLUME dan BIAYA dengan kotak pilihan dibawahnya
1. VOLUME : UPAH, BAHAN, SUBKONT, ALAT dan BPU
2. BIAYA : TOTAL dan PERIODE
Kita akan bahas satu persatu untuk mengetahui fungsinya :
1. CONTROL UPAH
1.1 CONTROL SPK ( Surat Perintah Kerja )
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
48/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 48
akan muncul tampilan :
1. Angka –angka dengan warna Hitam menunjukkan VOL, HARGA dan JUMLAH
RAP anda.
2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA
dan JUMLAH BIAYA SPK yang telah anda input sampai saat ini.3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil
pengurangan RAP dan REALISASI SPK.
Catatan :
MERAH menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol
atau Biaya menjadi minus.
KUNING menunjukkan Vol atau Biaya sama dengan RAP sehingga sisa Vol atau
biaya menjadi Nol.
HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau
biaya masih plus (masih ada sisa).
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
49/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 49
1.1 CONTROL BAU ( Berita Acara Upah )
akan muncul tampilan :
1. Nomor SPK : Klik tanda maka akan muncul list data nomor SPK yang telah
kita input.
2. Nama : Menunjukkan Nama Vendor/Pemilik SPK Sesuai No SPK yang
kita pilih.
3. Nilai SPK : Menunjukkan Nilai SPK sesuai Nomor SPK yang kita pilih.
4. Jumlah BAU : Total Akumulasi BAU ( Opname ) Nomor SPK yang kita Pilih
5. Sisa Opname : Pengurangan Nilai SPK dan Jumlah BAU
6. Kotak Merah : kotak disamping data-data diatas adalah kotak kontrol dimana
apabila Jumlah BAU lebih Besar dari Nilai SPK maka akan
muncul keterangan “OVER OPNAME”.
7. Kotak Detail : menunjukkan detail data Bulan Opname, No BAU, Kode, Masa
Kerja / Masa Opname dan Jumlah sesuai SPK yang dipilih.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
50/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 50
2. CONTROL BAHAN
Klik kotak BAHAN pada menu POST CONTROL akan muncul pilihan SPP – PO , BPG,
PENDATANGAN MATERIAL dan KARTU STOCK :
2.1. CONTROL SPP - POKlik kotak SPP-PO pada menu CONTROL BAHAN akan muncul :
Disini cukup jelas data yang disampaikan, kita bisa melihat Vol RAP, Vol SPP, Vol PO danTotal BPG (Pendatangan Material).
2.2 CONTROL PENDATANGAN MATERIAL TOTAL
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
51/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 51
1. Angka –angka dengan warna Hitam menunjukkan VOL, HARGA dan JUMLAH
RAP anda.
2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA
dan JUMLAH BIAYA BPG yang telah anda input sampai saat ini.
3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil
pengurangan RAP dan REALISASI BPG.
Catatan :MERAH menunjukkan Vol atau Biaya BPG lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol
atau Biaya menjadi minus.
KUNING menunjukkan Vol atau Biaya BPG sama dengan RAP sehingga sisa Vol
atau biaya menjadi Nol.
HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya BPG lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau
biaya masih plus (masih ada sisa).
2.2.1 CONTROL PENDATANGAN MATERIAL PERIODIKKlik kotak PENDATANGAN MATERIAL pada Form CONTROL BAHAN (Pojok Kiri
Bawah) akan muncul :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
52/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 52
Disini kita bisa melihat data pendatangan material secara volume per item material
berdasar kode resc setiap bulannya.
KARTU STOCK TOTALSudah kita bahas diatas pada saat input BPG ( hal 22 )
3. CONTROL SUBKONT
3.1 CONTROL SPK ( Surat Perintah Kerja ) SUBKONT
Klik kotak SPK pada menu akan muncul:
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
53/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 53
1. Angka –angka dengan warna Hitam menunjukkan VOL, HARGA dan JUMLAH
RAP anda.
2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA
dan JUMLAH BIAYA SPK yang telah anda input sampai saat ini.
3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil
pengurangan RAP dan REALISASI SPK.
Catatan :MERAH menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol
atau Biaya menjadi minus.
KUNING menunjukkan Vol atau Biaya sama dengan RAP sehingga sisa Vol atau
biaya menjadi Nol.
HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau
biaya masih plus (masih ada sisa).
3.2 CONTROL LPS ( Laporan Prestasi Subkont )
Akan muncul tampilan :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
54/81
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
55/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 55
1. Angka –angka dengan warna Hitam menunjukkan VOL, HARGA dan JUMLAH
RAP anda.
2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA
dan JUMLAH BIAYA ALAT yang telah anda input sampai saat ini.
3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil
pengurangan RAP dan REALISASI BIAYA ALAT.
Catatan :
MERAH menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol
atau Biaya menjadi minus.
KUNING menunjukkan Vol atau Biaya sama dengan RAP sehingga sisa Vol atau
biaya menjadi Nol.
HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau
biaya masih plus (masih ada sisa).
5. CONTROL BIAYA TIDAK LANGSUNG ( BTL )
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
56/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 56
Akan muncul Form :
1. Angka –angka dengan warna Hitam menunjukkan VOL, HARGA dan JUMLAH
RAP anda.
2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA
dan JUMLAH BIAYA ALAT yang telah anda input sampai saat ini.
3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasilpengurangan RAP dan REALISASI BIAYA ALAT.
Catatan :
MERAH menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol
atau Biaya menjadi minus.
KUNING menunjukkan Vol atau Biaya sama dengan RAP sehingga sisa Vol atau
biaya menjadi Nol.
HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau
biaya masih plus (masih ada sisa).
EBPP ( Evaluasi Biaya Produksi Proyek ) & LPPPada software ini kita bisa melihat EBPP secara real time dan juga bisa melihat Arsip
EBPP Bulan Bulan Sebelumnya yang sudah terkunci atau terposting.
Untuk menggunakan fasilitas ini ikuti langkah pada gambar :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
57/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 57
Klik kotak EBPP akan muncul pilihan BULAN INI dan ARSIP DATA.
1. BULAN INI : EBPP Real Time s/d bln berjalan
2. ARSIP DATA : Data EBPP bulan sebelumnya berisi EBPP, EV KINERJA, dan LSB (
sdh diposting )
1.1 EBPP BULAN INI (REAL TIME)
akan muncul :
1. Klik tanda pada ujung kotak BULAN dan klik OK . Maka akan muncul :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
58/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 58
Ini adalah tampillan data EBPP kita Real Time
“ Bila terdapat warna merah pada item tertentu ini menerangkan bahwa biaya
kita Real time sudah melebihi RAP. “
1.1.1 EVALUASI KINERJA (REAL TIME)Untuk melihat Ev. Kinerja Real Time Klik kotak EV. KINERJA pada form
EBPP :
1.1.2 INPUT LPPUntuk Input LPP : ketik manual pada kotak PENJUALAN kemudian klik kotak SIMPAN
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
59/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 59
2.1 ARSIP DATA
akan muncul :
Klik tanda pada kotak BULAN untuk memilih bulan arsip data, maka secara otomatis
program akan menampilkan data yang diminta sesuai bulan yang dipilih.
2.2 EV KINERJA
Klik kotak EV. KINERJA pada form EBPP Bulan Lalu akan muncul :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
60/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 60
Klik tanda pada kotak BULAN untuk memilih bulan arsip data, maka secara otomatis
program akan menampilkan data yang diminta sesuai bulan yang dipilih.
2.3 LSB BULAN LALU
Klik kotak LSB akan muncul :
Klik tanda pada kotak BULAN untuk memilih bulan arsip data, maka secara otomatis
program akan menampilkan data yang diminta sesuai bulan yang dipilih.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
61/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 61
POSTING BIAYAPosting biaya adalah mengunci data biaya (UPAH,BAHAN, SUBKONT, ALAT dan BPU )
Realisasi s/d Bln berjalan ( real time ) dan proses ini dilakukan bila data sudah benar-
benar fix/falid biasanya ini dilakukan pada akhir bulan ( Tutup Buku )
Contoh Kasus:
Saat ini kita berada pada akhir bulan Januari 2009 dengan kondisi Ev Kinerja s/d Januari
2009 adalah sebagai berikut :
Data diatas sudah valid dan kita ingin menguncinya (Posting) sebagai data realisasi s/d
lalu real time bulan Februari 2009 (bln depan) maka setelah kita lakukan posting data
pada bulan Februari 2009 akan menjadi :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
62/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 62
Adapun cara melakukan posting adalah :
Akan muncul konfirmasi :
Pada P.C.C.S Versi 2.0 ini sebelum kita melakukan posting diharapkan kita
melakukan CHECK apakah data yang kita input seudah sesuai dengan prosedur (
tata cara input data ).
Lewat fitur ini kita bisa mengetahui apakah data yang kita input sudah sesuai
dengan standar program atau ada data yang cara inputnya tidak sesuai standar /
lost link. Untuk melakukan CHECK klik YA maka akan muncul form :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
63/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 63
Dari tampilan diatas dapat kita lihat bahwa input anda sudah BENAR hal ini
ditunjukkan tidak ada data yang error ( lihat TOTAL DATA ERROR ) , apabila form
menampilkan data seperti dibawah ini :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
64/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 64
Data diatas menunjukkan bahwa ada 2 data BAHAN pada input BPG mengalami error /
tidak sesuai standar opersional input data, untuk melihat detailnya kita klik CETAK akan
muncul tampilan :
Ada 2 transaksi BPG/BAHAN ( PG001 dan 001 ) senilai 7.500.000 yang penginputannya
tidak sesuai standar / lost link karena tidak ada nama vendor dan biaya bulan ( PG001 )
untuk menghapus data ini anda harus keluar terlrbih dahulu dari print preview data
error, kemudian klik HAPUS DATA yang ada pada form Data Error :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
65/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 65
Klik HAPUS DATA sampai angka 2 menjadi 0 ( jika data error menunjukkan 2 maka
anda harus klik HAPUS DATA sebanyak 2 kali ) dan input kembali data yang
mengalami eror dengan benar.
Setelah selesai klik kotak KELUAR maka anda akan kembali pada piliha menu POSTING
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
66/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 66
Klik KELUAR dan input kembali data yang mengalami eror dengan benar.
Ulangi Proses POSTING jika data sudah benar ( lihat hal 62 )
Klik TIDAK bila anda ingin melakukan POSTING klik KELUAR bila ingin membatalkan.
Apabila klik TIDAK maka akan muncul tampilan :
Klik tanda pada ujung kotak dan pilih bulan yang akan diposting kemudian klik OK .
Maka akan muncul :
Klik OK , Maka selesai sudah proses POSTING DATA .
Untuk memastikan bahwa data sudah terproses kita bisa melihatnya pada EBPP - ARSIPDATA
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
67/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 67
HITUNG SIPEKHitung SIPEK (Sisa Pekerjaan) hitung SIPEK disini adalah mengitung Sisa Pekerjaan
sesuai realisasi di lapangan, karena SIPEK yang ditampilkan oleh semua data yang anda
input di atas masih matematis, proses penghitungan SIPEK ini akan berpengaruh pada
PFC dan perubahan RAP nantinya.
Cara melakukan penghitungan SIPEK :
1. Buka EBPP real time anda terlebih dahulu, langkah-langkahnya seperti pada hal57. setelah anda buka kemudian tutup kembali.
2. Kemudian klik kotak HITUNG SIPEK pada menu utama :
Akan muncul tampilan sbb:
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
68/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 68
Klik kotak LOAD DATA akan muncul :
Masukkan data Hold Point, bila anda menghitung SIPEK untuk kepentingan Hold Point
maka masukkan angka Hold Point ( 30, 50, 70 atau 100 ) tetapi bila anda menghitung
SIPEK untuk asumsi bulanan maka diisi sesuai kondisi proyek. Klik OK akan muncul
tampilan :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
69/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 69
Geserlah cursor dibawah sampai menemukan kolom Vol Sipek, Hrg Sipek dan Jmlh
Sipek ( berwarna kuning ) seperti tampilan dibawah ini :
Masukkan Volume dan Harga pada kolom ini sesuai realisasi di proyek dan untuk
melihat akumulasi data yang sudah anda input (Real SIPEK dan Real PFC ) klik kotak EVKINERJA akan muncul tampilan :
Data pada kotak merah adalah akumulasi penghitungan SIPEK sesuai realisasidilapangan sementara data pada kotak biru adalah PFC hasil update SIPEK ( Real
s/d Bln ini + SIPEK )
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
70/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 70
TOOLSFitur TOOLS disini bisa kita pergunakan untuk :
1. Merevisi data yang sudah kita POSTING ( Pembatalan Posting ).
2. Merevisi data LPP dan memperbaiki kesalahan prosedur input LPP.
3. Merubah Data Proyek.
4. Melihat data yang mengalami Lost Link ( Data Error Input )
5. Melihat aktivitas selama pemakaian software PCCS ( Surveilence ).
1. PEMBATALAN POSTINGPembatalan POSTING dilakukan apabila terjadi koreksi biaya pada bulan tertentu yang
sudah kita lakukan POSTING untuk melakukan pembatalan posting perhatikan langkah-
langkah dibawah ini :
Akan muncul tampilan :
Untuk mengisi PERIODE pembatalan posting perhatikan gambar dibawah ini :
Pada data diatas dijelaskan bahwa kita telah melakukan posting biaya antara bulan
Januari 2009 sampai dengan Juli 2009, sedangkan pada pada bulan Juli 2009 kita akan
melakukan koreksi biaya maka pada kotak MULAI pilih bulan Jul 2009 kemudian pada
kotak s/d pilih juga bulan Jul 2009 :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
71/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 71
Kemudian klik kotak PROCESS , lakukan koreksi/ revisi pada transaksi yang diinginkan
kemudian Posting kembali biaya bulan Juli 2009.
Tetapi apabila kondisi koreksi biaya seperti gambar dibawah ini :
Pada data diatas dijelaskan bahwa kita telah melakukan posting biaya antara bulan
Januari 2009 sampai dengan Juli 2009, sedangkan pada pada bulan Maret 2009 kita
akan melakukan koreksi biaya maka pada kotak MULAI pilih bulan Mar 2009 kemudian
pada kotak s/d pilih juga bulan Jul 2009 :
Klik kotak PROCESS , lakukan koreksi/ revisi pada transaksi yang diinginkan kemudian
Posting kembali biaya satu per satu mulai bulan Maret 2009 s/d Juli 2009.
“PENGISIAN PERIODE POSTING PADA SAAT PEMBATALAN TERGAN TUNG DATA
YANG SUDAH TERPOSTING DAN DATA YANG AKAN DIBATALKAN “
2. REVISI AKUMULASI LPP YANG SUDAH TERPOSTINGFitur ini dapat kita digunakan untuk melakukan revisi /koreksi LPP yang sudah
terkunci/terposting seperti kasus dibawah ini :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
72/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 72
Untuk melakukan revisi :
Akan muncul form :
Klik HAPUS Kemudian isikan dengan data yang benar :
Data yangakan direvisi
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
73/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 73
Setelah mengisi data klik kotak SIMPAN lalu KELUAR, buka kembali form EV. KINERJA
untuk mengecek hasil revisi :
CLEAR DOUBLE DATAFitur ini digunakan untuk menghapus kesalahan prosedur saat melakukan input data
LPP sehingga pada saat dicetak terjadi double data seperti tampilan dibawah ini :
Untuk menghapusnya :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
74/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 74
Klik CLEAR DOUBLE DATA kemdian klik HAPUS :
Isi akumulasi data LPP sesuai data
Klik KELUAR kemudian cek kembali print preview EV. KINERJA untuk melihat hasilnya
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
75/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 75
Jika masih terjadi double data lakukan kembali proses CLEAR DOUBLE DATA
3. MERUBAH DATA PROYEKPerubahan Data Proyek ( Nilai Kontrak, Waktu Pelaksanaan dan Nama Pejabat ) dapat
dilakukan menggunakan fitur ini.Untuk merubah data diatas ikuti langkah berikut :
Akan muncul form :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
76/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 76
Data yang bisa dirubah adalah data yang ada pada sebelah kanan , untuk merubahnya
hapus data awal kemudian masukkan data yang benar kemudian klik PROCESS DATA
4. MELIHAT DATA ERROR INPUT
Kita dapat melakukan control apakah data yang telah input sudah sesuai denganprosedur atau tidak melalui fitur ini ( fitur ini dapat kita gunakan sewaktu-waktu .
Untuk menggunakan fitur ini :
Akan muncul tampilan form DATA ERROR INPUT :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
77/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 77
Untuk penjelasan fitur ini bisa dilihat pada halaman 63 - 65
5. RECORD AKTIVITASFitur ini adalah untuk menunjukkan record aktivitas kita selama penggunaan software
untuk membukanya :
Maka akan muncul data record :
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
78/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 78
6. OPTIONFitur ini digunakan untuk sarana setting Print Preview dll :
PAGE SETUP : Untuk melakukan setting ukuran kertas saat kita melakukan print
laporan.
PRINT : Untuk melakukan print data.
ZOOM : Memperbesar atau memperkecil view laporan sesuai keinginan
kita.
CLOSE PREVIEW : Menutup View Laporan.
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
79/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 79
PEMADATAN DATA : Untuk melakukan Kompresi ukuran file.
BAC UP DATA : Untuk melakukan Back Up Data
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
80/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
Copyright by deanee.com 030211 80
IV. KETERANGAN SIMBOL
-
8/17/2019 Manual Book - Operational
81/81
MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )
KETERANGAN SIMBOL
Untuk melakukan export data klik tombol EXPORT DATA akan muncul :
Pilih tempat penyimpanan data dan ubah nama file hasil export kemudian klik OK.
Untuk melihat / mencari hasil input data sebelumnya
Untuk mencari data yang sudah kita ketahui Contoh mencari
Pengisian data tidak boleh manual tetapi harus memilih sesuai
data yang tersedia ( drop down )
Mengeskpor data ke Format EXCELL