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2010

INFORMATICA APLICADA AUDIMSS, S.C. AUDIMSS WIN

[MANUAL AUDIMSS]

MANUAL AUDIMSS

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INDICE AUDIMSS

1.- INTRODUCCION A AUDIMSS.

1.1.- Introducción a AUDIMSS………………………………………………7

1.2.-Carácteristicas del Sistema…………………………………………….7

2.- ACCESAR AL SISTEMA

2.1 Accesar al sistema……………………………………………………….10

3.- PROCESO PARA REGISTRAR SUS EMPRESAS EN EL SISTEMA

3.1.- Alta empresa……………………………………………………………..12

3.2.- Centro de trabajo………………………………………………………..13

4.- MENU ARCHIVO

4.1.- Empresa……………………………………………………………………16

4.2.- Cerrar empresa…………………………………………………………….16

4.3.-Cambio de periodo…………………………………………………………16

4.4.- Contadores públicos……………………………………………………….17

4.5.- Usuarios……………………………………………………………………...18

4.6.- Configurar impresión……………………………………………………....19

4.7.- Utilerías………………………………………………………………………19

4.7.1 Exportar catálogos…………………………………………………………19

4.7.2 Importar catálogos…………………………………………………………21

4.7.3 Borrar archivos………………………………………………………………22

Percepciones……………………………………………………………23

Movimientos de Nómina………………………………………………..24

Movimientos de Liquidación……………………………………………25

Dispmag……………………………………………………………………26

Catálogo de Trabajadores………………………………………………27

4.7.4 Depuración de archivos……………………………………………………28

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4.7.5 Variables de AUDIMSS……………………………………………29

4.7.6 Respaldar centro actual……………………………………………29

4.7.7 Recuperar centro actual……………………………………………32

4.8.- Configuración sistema………………………………………………33

4.8.1 Serie del Sistema……………………………………………….…..33

4.8.2 Inhabilitar el Sistema……………………………………………….34

4.9.-Cerrar sesión ………………………………………………………...34

4.10.- Salir………………………………………………………………….35

5.- MENU EDICION…………………………………………………………………35

5.1.-Copiar………………………………………………………………….35

5.2.-Cortar………………………………………………………………….35

5.3.-Pegar………………………………………………………………….35

6.- MENU VER………………………………………………………………………35

6.1.- Barra de acceso……………………………………………….…….35

7.- MENU INFORMACION…………………………………………………………36

7.1.- Cuestionario Inicial…………………………………………………36

7.2.- Plan de trabajo………………………………………………………37

8.- MENU CATALOGOS……………………………………………………………38

8.1.- Tablas…………………………………………………………………………..38

8.1.1 Ocupaciones y oficios………………………………………………………..39

8.1.2 Departamentos……………………………………………………………….40

8.1.3 Categorías…………………………………………………………………….41

8.1.4 Turnos………………………………………………………………………….42

8.1.5 Movimientos…………………………………………………………………..43

8.1.6 Tipos de nomina……………………………………………………………..43

8.1.7 Tipo de trabajador…………………………………………………………...43

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8.1.8 Tipo de salario…………………………………………………………….43

8.1.9 Tipo de jornada……………………………………………………………43

8.1.10 Tipo de descuentos……………………………………………………..44

8.1.11 Causas de baja………………………………………………………….44

8.2.- Trabajadores………………………………………………………………45

a) Importar trabajadores de Excel……………………………………45

b) Importar disco pago del SUA………………………………………45

c) Captura manual……………………………………………………..45 y 95

8.3.- Salarios Mínimos…………………………………………………………51

8.4.- Topes salariales mensuales y bimestrales……………………………51

8.5.- Factor fijo…………………………………………………………………….53

8.6.-I.N.P.C. ……………………………………………………………………….57

8.7.- Recargos…………………………………………………………………….57

8.8.- Prima de RT………………………………………………………………….58

8.9.- Percepciones………………………………………………………………….53

a) Como dar de alta percepciones……………………………………..68

8.10.- Calendario de pagos por auditoria………………………………………70

8.11.- Días para cálculo…………………………………………………………..71

9.- MENU AUDITORIA…………………………………………………………….74

9.1.- Liquidación…………………………………………………………74

9.1.1 Imss………………………………………………………………….74

9.1.2 Retiro/Infonavit…………………………………………………….77

9.1.3 Importación disco SUA…………………………………………….78

9.2.- Nomina…………………………………………………………………92

9.2.1 Imss……………………………………………………………………..92

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A) Movimiento de Inicio y Captura Manual …………………………………….115

B) Percepciones Fijas…………………………………………………………….119

C) Percepciones Variables………………………………………………………119

D) Revisión…………………………………………………………………………121

9.2.2 Retiro/Infonavit………………………………………………………………122

9.2.3 Importación Nomina…………………………………………………………92

A) Importar Ocupaciones y oficios, departamentos…………………………….94

B) Importar Catálogo de Trabajadores…………………………………………..97

C) Importar Incidencias o Movimientos de nómina…………………………….123

D) Importar percepciones Fijas y/o Variables………………………………….139

9.3.- Diferencias……………………………………………………………………165

9.3.1 Mensuales…………………………………………………………………….165

9.3.2 Bimestrales……………………………………………………………………168

9.4.- Dispmag………………………………………………………………………..170.

9.5.- Exportación archivos al SUA para diferencias…………………………….179

9.6.- Importación de archivos al SUA para diferencias…………………………181

10.- MENU REPORTES……………………………………………………………………….195

10.1.- Control interno……………………………………………………………….195

10.1.1 Cuestionario inicial…………………………………………………………195

10.1.2 Plan de trabajo……………………………………………………………..195

10.2.- Papeles de Trabajo…………………………………………………………195

10.2.1 Análisis de diferencias…………………………………………………….195

10.2.2 Percepciones que integran SDI………………………………………….195

10.2.3 Percepciones importadas del periodo………………………………….195

10.2.4 Movimientos trabajadores……………………………………………….195

10.2.5 Cruce de nomina………………………………………………………...195

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10.2.6 Conciliación anual………………………………………………………………..195

10.2.7 Comparativo Dispmag SUA…………………………………………………….195

11.- MENU PROCESOS

11.1 Recuperación índices………………………………………………………………..196

11.2 Exporta archivos SUA WIN………………………………………………………196

11.3 Actualización Audimss DOS a audimss WIN. ………………………………….196

12.- OTROS REPORTES

12.1.- Catálogo de Trabajadores…………………………………………………….198

12.2.- Liquidación IMSS………………………………………………………………..198

12.3.- Liquidación Retiro/Infonavit…………………………………………………….198

12.4.- Nomina IMSS………………………………………………………………………198

12.5.- Nomina Retiro/Infonavit………………………………………………………….198

12.6.- Diferencias Mensuales……………………………………………………………198

12.7.- Diferencias Bimestrales………………………………………………………….198

12.8.- Dispmag……………………………………………………………………………198

12.9.- Exportación disco SUA…………………………………………………………198

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1.- INTRODUCCION A AUDIMSS.

1.1.- Introducción a AUDIMSS

AUDIMSS es un software que nos ayuda a realizar la auditaría de las nóminas para efectos del seguro social e Infonavit.

Actualmente el software lo pueden aplicar las empresas para realizar su auditoria interna o bien autocorrección, de esta forma podrán determinar sus diferencias sin necesidad de realizar un dictamen por contador público registrado ante el IMSS.

Por lo tanto el software puede ser utilizado por las empresas para realizar auto corrección en el pago de cuotas como por los despachos contables para revisar y dictaminar cada uno de los registros patronales de las empresas.

Con la ayuda de AUDIMSS se puede realizar la auditoria a la totalidad de los trabajadores que integran la nómina o bien realizar pruebas selectivas, esto es a selección del usuario, utilizando los módulos de importación del disco del SUA e importación de las nóminas (en formato Excel), para determinar las diferencias en salario diario integrado o en días, dichas diferencias pueden ser a cargo o a favor.

AUDIMSS también le emite el cuadernillo o Archivo que solicita el Seguro Social, en el módulo de ANEXOS IMSS, esto es con la información que está registrada previamente en el sistema.

En el módulo de ANEXOS INFONAVIT, se emiten los archivos en formato Excel o CSV para poder exportar todos los archivos al SICOP SMART, esto es siempre y cuando tengan la información en el módulo de AUDMSS.

1.2.-Carácteristicas del Sistema

Calcula el salario diario integrado (IMSS / Infonavit).

Considerando los datos de nómina, automáticamente obtendrán el salario diario integrado, contemplando prestaciones que la empresa otorga, tanto fijas como variables, en base a la fecha de alta genera la antigüedad del trabajador, respetando los topes saláriales establecidos por el IMSS / Infonavit para cada rama considerando el periodo de revisión, genera el excedente de los salarios topados por cada trabajador para cada uno de los dictámenes, ya sea IMSS o INFONAVIT.

Compatible con sistemas de nómina.

Si las empresas elaboran sus nóminas en un software generador de Excel, estas podrán importarse a AUDIMSS. Así podrán ahorrarse la captura de datos generales de los trabajadores, (número de Seguridad Social, nombres, tipo de salario, tipo de jornada, tipo de trabajador, etc.), los movimientos de las incidencias (ausentismos, incapacidades, modificación de salario, altas, bajas) y las percepciones fijas y/o variables.

Importa los discos de pago del SUA, no importa la versión en que fueron generados.

Las empresas deberán contar con los discos de pago de cuotas, mensuales y bimestrales (generados por el SUA), con este proceso de importación se tiene un gran avance del cincuenta porciento en la auditoria para determinar las diferencias.

Calcula y emite cédula de diferencias.

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En base a la revisión efectuada a las liquidaciones y nóminas, AUDIMSS, mensualmente emite cédulas de diferencias por auditoria (dichas diferencias son mensuales y bimestrales) en formato del SUA o el archivo para el cálculo de diferencias que corresponde a las nominas (archivo que se exporta al SUA para generar el disco de pago por diferencias.

Estas diferencias se emiten en archivo formato de Excel y se pueden seleccionar por rangos de diferencias.

Reducción importante de tiempo en la auditoria.

Sólo se capturan los datos del primer periodo de trabajo de la empresa o registro patronal a revisar; aún cuando se revisen varios ejercicios. A partir del segundo periodo de trabajo en adelante la información pasará automáticamente y sólo se actualizará la información (incidencias del periodo como modificación de salario, altas, reingresos, bajas, ausentismos, incapacidades. Dicha actualización podrá ser manual o importando los archivos de incidencias de las nominas en archivos de Excel. Es el mismo proceso que en el SUA.

Emite avisos afiliatorios

Elaboración de avisos afiliatorios en dispositivo magnético (DISPMAG) con lineamientos establecidos por el IMSS, incluye avisos de Modificación de Salarios Descendentes en cada periodo en el mismo sistema AUDIMSS.

Modificación de Salarios por antigüedad

Genera automáticamente los movimientos de inicio de la auditoria, las altas del periodo y las modificaciones de salarios por antigüedad.

Considera trabajadores pensionados

Realiza los cálculos de los trabajadores pensionados.

Archivos a Importar de las nominas

Para la importación de las nóminas los archivos deben estar en Excel y podemos importar cinco archivos: Catálogo de trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas y Variables, Ocupaciones u oficios, Departamentos.

Tablas para cálculos automáticos de días

Tabla para calcular los días de percepciones fijas, variables y los días pagados en base a cada tipo de nomina.

Optimizar tiempos

Se pueden exportar todas las tablas de “Catálogos” de un registro patronal a otro, o bien a otras empresas, ya que son tablas generales.

Papeles de Trabajo que se pueden exportar a EXCEL

Reporte de diferencias en base a un rango seleccionado, dichos rangos podrán ser diferencias positivas o negativas.

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Papeles de trabajo que se exportan son; Análisis de diferencias, Percepciones que integran al SDI, Percepciones Importadas del período.

Dentro del módulo de Nómina, IMSS, se exportan todos los movimientos, es decir solo se selecciona el tipo de movimiento.

Archivos que se exportan a TXT

Los trabajadores del módulo “Nomina” “IMSS” y “Liquidación IMSS” se podrán exportar al SUA, esto es en formato TXT y en base a los trabajadores seleccionados.

Todos los Catálogos del sistema se exportan en formato Txt.

Impresión de los Anexos del cuadernillo o Archivo del dictamen para el IMSS

Carta de presentación

Anexos I al V

Cédulas para las constructoras.

Opiniones

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2.- ACCESAR AL SISTEMA

2.1 Accesar al Sistema

Después de la instalación, para accesar al sistema, dar clic en el icono que se genero automáticamente en el escritorio de su computadora.

Se muestra la pantalla principal del sistema como lo indica la pantalla.

En el campo de Usuario: el sistema indica Administrador, ya que con esta clave se tiene acceso a todas las opciones del sistema, en la clave de Password solo dar enter, estas claves se podrán modificar en el menú de Archivo en la opción Usuarios.

Para continuar dar clic en el botón Aceptar y se muestra la siguiente pantalla:

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Esta pantalla indica que “Debe realizar un respaldo de su Información”, se sugiere que la primera vez que accesen al sistema en el día realicen Respaldos para evitar perder información en caso de dañarse la base de datos, dar clic en el botón “Aceptar” y el sistema muestra la pantalla inicial.

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Esta es la pantalla principal del sistema, en caso que haya dado de alta la primera empresa, de lo contrario en la barra que se observa de lado izquierdo no se mostrará ningún icono azul.

3.- PROCESO PARA REGISTRAR SUS EMPRESAS EN EL SISTEMA.

3.1.- Alta Empresa

Para realizar el alta de sus empresas en el sistema, deberán accesar al menú 4.“Archivo”,

submenú 4.1 Empresas A) Configuración, como lo muestra la pantalla:

Para iniciar con la captura se muestran los iconos que estarán en todas las pantallas.

Nuevo; este icono es para iniciar la captura de un registro nuevo.

Guardar; este icono se activa cuando la captura es nueva o bien cuando le damos clic en el

tercer icono.

No deberán salir de esta pantalla cuando el icono de guardar está activo, deberán dar clic para

guardar, aun cuando haya accesado con el tercer icono que sirve para editar la información

capturada anteriormente.

Editar; el tercer icono es para modificar la información previamente capturada, después de

editar deberán guardar los cambios.

Eliminar; el cuarto icono sirve para eliminar, borrar la empresa de la base de datos, por lo tanto

deberán tener cuidado al accesar a este menú cuando ya tengan información de lo contrario

este proceso les borra toda la información.

Deshacer: el quinto icono es para deshacer la última captura.

Imprimir; con este icono se manda a impresión el reporte o los reportes de la pantalla en que

están trabajando.

Salir: con este icono podrán salir de la pantalla en que están trabajando, previamente dar clic

en el icono de guardar.

Estos iconos se mostrarán en todas las pantallas del sistema y tendrán las mismas funciones.

A) Parámetros de empresas:

En la primera pantalla, se realiza la captura de la Empresa, es decir los datos fiscales y si es

una empresa con varios registros patronales, la primera captura que se realiza es de la

empresa matriz, ver pantalla:

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Para iniciar la captura, dar clic en el icono “nuevo” y el cursor se activa de lado derecho en el

campo “Nombre de la empresa”, el nombre deberán registrarlo en base a un documento

confiable ya que así como quede registrado en esta pantalla se mostrará en todos los Anexos y

papeles de trabajo que les da el sistema.

Nombre corto; este dato lo genera el sistema, considerando el nombre de la empresa,

manualmente se podrá modificar.

RFC; si es persona física debe ser a trece posiciones y para persona moral debe ser a doce

posiciones, esta captura es sin guiones.

Número de Registro Patronal: este debe ser a once posiciones ya que deberán incluir el digito

verificado, y estos datos se reflejarán en los anexos.

Actividad empresarial; este dato debe ser el que se refleja en el alta al imss.

Dirección; Estos son los datos fiscales que se reflejan en los anexos.

Al concluir la captura de esta pantalla deberá dar clic en el último icono.

3.2 Centro de Trabajo

Es importante mencionar que este es el segundo paso para que se registre correctamente la

empresa en Audimss, de lo contrario el sistema les generará un error al seleccionar su

empresa.

Al dar clic al último icono de la pantalla anterior, se muestra la siguiente pantalla:

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Esta pantalla la componen cinco pestañas:

Datos generales; el registro patronal que se muestra en esta pantalla al inicio de la captura, el

sistema por default lo toma de la pantalla anterior, en caso de tener varios registros patronales,

el primero siempre debe ser de la empresa matriz. Para la captura del segundo registro

patronal deberán dar clic en el icono “nuevo” y el cursor se activa en dicho campo.

Fecha de inicio de actividad: este dato se toma de un documento oficial, es la fecha que la

empresa inicio actividades ante el IMSS.

Contador público; para actualizar este campo deberán accesar al menú principal “Archivo”,

“Contadores públicos” y posteriormente regresar a esta pantalla y dar clic en el icono de editar,

se activan los campos de lado derecho y seleccionar en el puntero el nombres del contador, en

caso de tener información en este campo, cuando accese los Anexos

Zona geográfica; este campo no aplica ya que en los menús que se utilizan, se muestra esta

pantalla de la zona para seleccionar el que aplica a la empresa dictaminada.

Fecha inicio de Auditoria; deberán capturar el año a dictaminar, ejemplo 01/01/200x

Fecha fin de Auditoria; deberán capturar el año a dictaminar, ejemplo 31/12/200x

Fecha de elaboración de dictamen; esta fecha es informativa, cuando accese a los Anexos

IMSS se puede capturar, se refiere al día que entregarían su dictamen.

Actividades principales; este campo es informativo cuando accese a los Anexos IMSS se

puede capturar.

Nota: los campos que tienen asteriscos son obligatorios y se reflejan en el módulo de Anexos

IMSS.

Dirección; en esta pestaña se muestran los datos que se capturaron en la pantalla que se

indica, a partir de la segunda captura si esta empresa tiene una ó más sucursales, se

deberán capturar los datos de la Sucursal, ya que estos datos se mostrarán en los Anexos

IMSS, anexo V hoja 1.

Pantalla para la captura de datos para el Representante Legal:

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Representante legal; estos datos se reflejan en los Anexos IMSS, en caso de no capturarlos al

inicio, podrá realizar la captura posteriormente para que se actualicen estos datos en los

anexos.

Configuración General; en esta pantalla se registra el formato del número de trabajadores

que se reflejara en el Catálogo de Trabajadores, es decir este puede ser numérico (12345678)

o alfanumérico (AA123456), este dato no se podrá modificar.

Longitud; se refiere a los caracteres que podrán utilizar para el número de trabajador dentro

del Catálogo de trabajadores, este campo no se podrá modificar y la longitud máxima para el

sistema es ocho, se recomienda esta opción de ocho ya que en caso de utilizar menos dígitos

el sistema por default antepone ceros a la izquierda, en caso de utilizar menos dígitos solo

deberán teclear el número de caracteres, ejemplo 4.

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Nombre del centro de trabajo; este campo el sistema por default muestra el Registro patronal,

el cual se sugiere no cambiar, esto es para facilitar la búsqueda de información.

Directorio de la base de datos de Audimss; este directorio es muy importante y la ruta la

propone el sistema al momento de dar de alta la empresa, en este momento el usuario que no

este de acuerdo con la ruta, la podrá modificar al dar un clic en el folder amarillo que se

muestra.

4.- MENU ARCHIVO

4.1 .- Empresas

Se vio en el punto anterior 3.1.- Alta empresa y 3.2 Centro de trabajo.

4.2 .- Cerrar Empresa.

Menú, 4. “Archivo”,4.2. “Cerrar empresa” en este submenú se recomienda dar clic para

cerrar la empresa en la que se está trabajando antes de salir del sistema. El objetivo es

cuidar la base de datos, se observa en la parte superior el cambio, ya que no se refleja el

nombre de la empresa.

4.3 .- Cambio de Periodo.

Menú, 4. “Archivo”, 4.3 “Cambio de período”, en esta opción podrán cambiar de periodo

de trabajo, año de trabajo, ya que en el sistema se guarda toda la información y aun

trabajando en un año, podrán consultar la información de años anteriores.

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También se podrá cambiar de periodo al dar doble clic en la barra vertical que esta de lado

izquierdo, en caso de tener varios registros patronales, dar doble clic en el registro a trabajar,

como lo indica la pantalla arriba.

En el campo de año se teclean los cuatro dígitos del año a trabajar o consultar, en el campo de

periodo se teclea a partir de 1 o 01, esto se refiere al mes, por lo tanto solo son válidos del 01

al 12, al terminar la captura dar clic en aceptar (campo donde esta el símbolo de palomita).

4.4.- Contadores Públicos

Menú 4. “Archivo”,4.4 “Contadores públicos”, en esta pantalla se realizará la captura del

contador que firma el dictamen, para iniciar dar clic en el icono “nuevo” y capturar el número de

registro que le proporciono el IMSS, el número de registro que le proporciono el Infonavit, en

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caso de no tener esta información del infonavit, teclear cualquier carácter para poder avanzar

con la captura, estos campos solo en esta pantalla se capturan. A partir del campo E-mail,

estos datos se podrán complementar o modificar en el módulo de Anexos IMSS, se recomienda

que en esta pantalla realicen la captura completa.

4.5.- Usuarios

Menú 4.“Archivo”,4.5 “Usuarios”, en esta pantalla podrán definir los parámetros para cada

usuario o bien restringir los menús a cada uno de los usuarios:

Administrador; tiene acceso a todas las opciones del sistema, el sistema por default lleva esta

clave de acceso.

Supervisor; se restringen algunos menús, si no están de acuerdo con estos menús, solo dar

un clic en el cuadro de captura para que se activen los campos, es decir ustedes pueden

decidir a que tiene acceso cada usuario.

Operador; se restringen algunos menús, si no están de acuerdo con estos menús, solo dar un

clic en el cuadro de captura para que se activen los campos, es decir ustedes pueden decidir a

que tiene acceso cada usuario.

En base a esta pantalla, para dar de alta sus usuarios, dar clic en el icono “nuevo”.

Nombre completo; teclear los datos del nombre del usuario.

Usuario; se refiere a la palabra que se mostrará al iniciar en el sistema.

Password; es la clave secreta con la que van a accesar al sistema.

Nivel; dar clic en el puntero y se muestran las tres opciones que lleva el sistema;

administrador, supervisor, operador, para seleccionar una de ellas.

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Se propone las casillas activadas con la palomita verde, pero ustedes pueden realizar cambios

a cada uno de los menús, con dar clic en las casillas se activan o desactivan.

4.6 .- Configurar Impresión

Menú 4.“Archivo”, 4.6 “Configurar impresora”, en esta pantalla podrán definir la

impresora, el sistema por default toma la que esta asignada como predeterminada y podrán

seleccionar la calidad de la impresión.

4.7.- Utilerías

4.7.1 Exportar Catálogos

Menú 4“Archivo”, 4.7“Utilerías”, en este módulo se muestran algunas ventajas del sistema,

al dar clic estas son las siguientes opciones:

Menú “Archivo”, “Utilerías”, “Exportar Catálogos”, con esta opción se podrá exportar

información del centro de trabajo a formato TXT (la cual podrá visualizar posteriormente en

Excel), en la siguiente pantalla se muestra toda la información que se puede exportar.

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De lado izquierdo se muestra la lista de los archivos, solo dar doble clic al concepto y este se

pasa a la pantalla de lado derecho ó podrán dar un clic al nombre del archivo y clic a los

botones que se muestran en la parte de en medio (la flecha), para seleccionar todos los

conceptos solo dar doble clic a los botones que se muestran en la parte de en medio (doble

flecha) y las tablas pasan de lado derecho.

Para corregir la selección solo marcar los conceptos que están de lado derecho (previamente

seleccionados para la exportación) y seleccionar los iconos que están a la derecha “Quitar un

solo archivo” ó “Quitar todos los archivos”.

Al terminar la selección de archivos, en la pantalla se muestra en la parte inferior la ruta a

donde el sistema llevará estos archivos, esta ruta no se puede modificar ya que se genera

automáticamente.

C:\AUDIMSSWIN|REG_PATRONALES\NOMBRE DE LA EMPRESA\ REGISTRO

PATRONAL\ArchivosAscii\

Exportar; para iniciar el proceso dar clic en el botón inferior “Exportar” y se muestra el

termómetro de avance del proceso.

Registro de exportación; esta opción es para visualiza en bloc de notas la explicación de los

archivos.

Ver archivos generados; con esta opción muestra la pantalla con la ruta que asigno el

sistema, y se muestra un listado de los archivos exportados, como lo muestra la siguiente

pantalla:

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Salir, solo dar clic a esta opción para salir de la pantalla.

4.7.2 Importar Catálogos

Menú 4.“Archivo”, 4.7“Utilerías”, 4.7.2 “Importar Catálogos”, con esta opción se podrá

importar información de un centro de trabajo a otro ó bien a otra empresa que tengan las

mismas características, en los Catálogos a trabajar en el sistema, pantalla para importar la

información:

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Como lo indica la pantalla, se busca la ruta de la empresa donde se exportaron (como ejemplo

le vamos a llamar empresa uno) los archivos en esta pantalla de importación de la empresa

nueva (como ejemplo le vamos a llamar empresa dos).

C:/audimsswin/reg_patronales/empresa uno/registro patronal/archivosAscii

Doble clic en los puntos [..], posteriormente un clic [..], y se muestra el listado de sus empresas

en la parte inferior.

Doble clic en la empresa “uno” y se muestran los Registros Patronales de dicha empresa,

seleccionar el registro patronal de donde se exporto la información.

Seleccionar la carpeta Ascii y se muestra la lista de los archivos que se van a importar, en la

parte central de la pantalla se muestran los iconos con la (s) flechas para importar uno o todos

los archivos, al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, el listado de los archivos se

muestra en la pantalla que está en blanco, para corregir la selección de archivos en la parte

central se muestran las opciones quitar un solo archivo o quitar todos los archivos y para

concluir con el proceso dar clic al icono Importar y se muestra el cronometro del proceso. Al

terminar el proceso podrán consultar en el registro de importación el listado de los catálogos

importados.

Para revisar los archivos que se importaron, accesar al menú Catálogos y revisar cada una de

las tablas.

4.7.3 Borrado de Archivos

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En este menú se realizan borrados masivos, independientemente de los borrados

individuales que corresponden a cada menú.

Menú 4. “Archivo”, 4.7“Utilerías”,

”Borrado de Archivos”, como lo indica la pantalla arriba, en el sistema se realizan Borrados

Masivos, (es decir el submenú completo) en los submenús; Percepciones, (pueden ser

percepciones Fijas, variables o ambas) Movimientos de nómina, Movimientos de Liquidación,

Dispmag, Catálogo de Trabajadores, estos borrados pueden se por Período es decir por cada

uno de los meses del año o bien por el Ejercicio completo.

Proceso para realizar el Borrado:

Realiza un Respaldo de la información, para esto hay que accesar al menú 4.- “Archivo”, 4.7

“Utilerías”, 4.7.6 “Respaldar Centro Actual”.

Como Borrar Percepciones:

Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar;

seleccionar “Percepciones”, seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o Del

Ejercicio si el borrado es por todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado

derecho se actualiza la información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si

seleccionan la opción del ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el año que

seleccionaron al accesar al sistema.

Seleccionar tipo de percepción; fijas, variables o ambas, seleccionar la opción dependiendo de

la información que tienen en el sistema.

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Se muestra la pantalla con todos los conceptos de percepciones del sistema, podrán

seleccionar una solo percepción o bien todas las percepciones, ejemplo:

Solo se desea seleccionar un concepto, dar clic en el listado de los conceptos al que deseen

borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.

Si desea borrar todas las percepciones de nómina, NO seleccionar ningún “Concepto de

Percepción” y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todas

las percepciones.

El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es

para aceptar la selección, y en la parte inferior de la pantalla se muestra una bitácora del

borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también

podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).

Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de

lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en

caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora.

Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que

en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay

información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores

hasta que se borren los otros módulos relacionados.

Como borrar movimientos de nomina:

Pantalla para el borrado de “Movimientos de Nómina” y Pantalla para el borrado de

“Movimientos de Liquidación” (SUA)

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seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o del Ejercicio si el borrado es por

todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado derecho se actualiza la

información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opción del

Ejercicio

, la pantalla de lado derecho muestra el año que seleccionaron al accesar al sistema.

Se muestra la pantalla con todos los movimientos de nómina o liquidación del sistema, y

podrán seleccionar un solo movimiento o bien todos los movimientos, ejemplo:

Solo se desea seleccionar un movimiento, solo dar clic en el listado de los movimientos que

deseen borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.


para aceptar la selección, y en la parte inferior dela pantalla se muestra una bitácora del



Si desea borrar todos los movimientos de nómina o Liquidación, NO seleccionar ningún

movimiento y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos

los movimientos.




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Como borrar “DISPMAG”


seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o del Ejercicio si el borrado es por

todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado derecho se actualiza la

información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opción del

Ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el año que seleccionaron al accesar al sistema.

Se muestra la pantalla con los tres tipos de movimientos afiliatorios, y podrán seleccionar un

solo movimiento o bien todos los movimientos, ejemplo:

Solo se desea seleccionar un movimiento, solo dar clic en el tipo de movimiento que deseen

borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.


para aceptar la selección, y en la parte inferior dela pantalla se muestra una bitácora del



Si desea borrar todos los movimientos de DISPMAG, seleccionar la opción “Todos” y dar clic

en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos los movimientos.

MANUAL AUDIMSS

27








Como borrar “Catálogo de Trabajadores”


seleccionar la opción “Del Período” y, al seleccionar la opción de lado derecho se actualiza la

información y se muestra el mes en que accesaron al sistema.

Se muestra la pantalla con todos los filtros a seleccionar, y podrán seleccionar un solo filtro o

bien todos los filtros, ejemplo:

Si solo desea seleccionar un filtro, solo dar clic en el puntero de los filtros que deseen borrar,

así como lo muestra la pantalla.


para aceptar la selección, y en la parte inferior de la pantalla se muestra una bitácora del



MANUAL AUDIMSS

28

Si desea borrar todos los movimientos de DISPMAG, seleccionar la opción “Todos” y dar clic

en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos los movimientos.








Al realizar un borrado masivo, es muy importante que se complemente con el proceso de

“Depuración de Archivo”, esto es en el Menú Archivo, 4.7 Utilerías, al realizar este proceso del

sistema, evitarán que en la base de datos quede basura, y genere el sistema algún error al

realizar los recalculos.

4.7.4 Depuración de Archivos

Para accesar es en el Menú Archivo, Utilerías, al realizar este proceso del sistema, evitarán

que en la base de datos quede basura, y genere el sistema algún error al realizar los

recálcalos.

Este proceso elimina todos los registros de las tablas que no tengan relación.

Cuando debo realizar este proceso:

Después de realizar un borrado masivo (como se vio en el punto 4.7.3 Borrar archivos)

Después que el sistema le genere algún error, ya sea por motivo de falla eléctrica o

accidentalmente apague su equipo de cómputo.

Al concluir la auditoria, antes de realizar el llenado de los Anexos IMSS.

MANUAL AUDIMSS

29

4.7.5 Proceso para “Variables de Audimss”

En este submenú se muestran las claves que se podrán utilizar en el menú 8.-“Catálogos”, 8.9

“Percepciones” para definir los criterios de las formulas, para la integración del Salario.

Esta pantalla es informativa, de lado derecho se muestra la columna “clave” que puede ser de

hasta cinco caracteres y al finalizar se agregan los paréntesis, la descripción es el nombre de

los conceptos que se utilizan en el sistema.

En caso de requerir una nueva clave o para dar de alta una nueva clave, deberán llamar a

soporte técnico y explicar su necesidad, para que se desarrolle dicha función y se agregue a su

sistema.

4.7.6 Proceso para “Respaldar Centro Actual”

Al iniciar por primera vez la computadora emite un mensaje “Debe realizar un respaldo de su

información”.

MANUAL AUDIMSS

30

El objetivo es recordarle al usuario final que debe respaldar su información día con día, no

afecta nada en el sistema si realizan más de un respaldo al día, el usuario decide en que

momento realiza sus respaldos.

Para accesar es menú 4.-“Archivo”, 4.7.- “Utilerías”, 4.7.6 “Respaldo Centro Actual”.

MANUAL AUDIMSS

31

La pantalla muestra un listado de archivos de lado izquierdo, donde se muestra las tablas de

Audimss, Bytes, números de registros; para realizar el respaldo NO se pueden seleccionar

archivos, el respaldo se realiza por cada Centro de Trabajo es decir por cada Registro

Patronal.

La ruta para el respaldo siempre será la unidad “C”, aún cuando su equipo de computo

muestre unas unidades, el respaldo se realizará en “C” ;al dar clic o doble clic en la pantalla

que se muestra de lado derecho, posteriormente en la parte inferior se activa el cursor, esto es

para indicar la ruta donde se realizará el respaldo.

Para indicar la ruta del respaldo, dar clic en el folder amarillo que se muestra en la parte inferior

de la pantalla y posteriormente se muestra otra pantalla; con la lista de carpetas esto es para

seleccionar la carpeta del respaldo si ya existe solo dar clic en la carpeta y clic en el botón de

aceptar; en caso de no existir la carpeta, dar clic en el botón de Crear nueva carpeta, e indicar

con el cursor donde van a generar la nueva carpeta de respaldo, al terminar de teclear el

nombre de la carpeta dar clic en “aceptar” para que se quede guardada la carpeta, de lo

contrario no se gravará la ruta.

Para finalizar el proceso de respaldo dar clic en el icono que tiene la flecha (esta a un lado del

folder amarillo), se inicia el proceso del respaldo y termina el proceso al pasar el cronometro y

se emite el mensaje “El respaldo se ha generado con éxito, es importante que no

modifique el nombre del archivo del respaldo generado”.

El nombre del archivo lo genera el sistema, para esto considera los once dígitos del Registro

Patronal, año, mes, día, hora incluyendo los segundos del momento en que se realiza el

respaldo, así como lo muestra la figura:

MANUAL AUDIMSS

32

Nota: el respaldo se realiza por cada Registro Patronal, por lo tanto es importante comentarles

que si tienen una empresa con Varios Registros Patronales, se pueden realizar las auditorias

en varias máquinas es decir un registro patronal por cada máquina y al concluir este trabajo,

se podrán realizar los respaldos de dichas máquinas y al final dejar toda la información en una

sola computadora, esto es para poder preparar el cuadernillo del dictamen.

4.7.7 Proceso para Recuperación de Respaldo:

Para accesar es menú 4. “Archivo”,4.7 “Utilerías”, 4.7.7“Recuperar centro actual”.

Con este proceso se podrá pasar la información de un equipo de cómputo a otro, o bien; si su

sistema genera algún error que indique la Base dañada, al bajar su respaldo anterior al error,

se recupera la información a la fecha en que se realizó el respaldo.

En la primera pantalla; deberán seleccionar la ruta donde esta el respaldo de su información, al

dar un clic en el folder amarillo se muestra la ruta, solo seleccione la carpeta donde genero su

respaldo y se muestra el archivo con el Registro Patronal.

MANUAL AUDIMSS

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Se recomienda al término de este proceso:

Accesar al menú 4.- “Archivo”, 4.7.- “Utilería” 4.7.4.- “Depuración de archivos”

seleccionando las tres opciones que se muestran.

En la barra de accesos rápido, la última opción “Generación de índices” o en el menú

principal, submenú 11.- “Procesos” seleccionar la opción 11.1.- “Generación de

índices”.

Se muestra otra pantalla, dar clic en la opción aceptar para que inicie el proceso “Generación

de índices”, la otra opción para iniciar el proceso es dar clic en la barra y seleccionar el icono

que muestra esta pantalla (figura de tres colores).

4.8 Configuración del Sistema

4.8.1.- Serie

Para accesar menú 4.- “Archivo”, 4.8.- “Configuración del sistema”, 4.8.1.- “Serie”.

Esta pantalla muestra el código de Serie de su producto.

MANUAL AUDIMSS

34

Serie: este dato se lo proporcionó el distribuidor autorizado, se genera en base a sus datos

como cliente, son veinte caracteres, es importante teclear mayúsculas o minúsculas.

Al dar clic en el icono “Aceptar” se activa el dato de “Código de Sitio”.

Teclear el RFC; para persona moral; tres letras (y dejar un espacio), persona física; cuatro

letras, seis campos numéricos y tres campos alfanuméricos.

Licencia, teclear treinta caracteres que le proporciona Audimss.

Para consultar esta pantalla solo muestra el número de Serie.

4.8.2 Inhabilitar

Para accesar menú 4.- “Archivo”, 4.8.- “Configuración del sistema”, 4.8.2.- “Inhabilitar”,

esta opción es para aquellos usuarios que tienen la necesidad de pasar su código de activación

de un primer equipo de computo a un segundo, por lo tanto en el primer equipo de computo se

inhabilita AUDIMSS, esto previa autorización de su distribuidor.

4.9. Cerrar sesión

Para accesar menú 4.- “Archivo”, 4.9“Cerrar Sesión”.

Con esta opción podrá salir del sistema con su clave de usuario y se activa la pantalla de inicio,

para teclear la nueva clave de acceso al sistema.

MANUAL AUDIMSS

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4.10 Salir

Para accesar menú 4.- “Archivo”, 4.10.- “Salir”.

Esta es la forma correcta para salir del sistema, Audimss emite un mensaje “Esta seguro de

salir de AUDIMSS para Windows?

Seleccionar la opción “aceptar”.

5.- MENU EDICION

En este menú se comentan las opciones que se podrán utilizar dentro del sistema;

5.1.-Copiar Ctrl + C

Con esta opción podrán copiar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación.

5.2.- Cortar Ctrl + X

Con esta opción podrán cortar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación.

5.3.- Pegar Ctrl + V

Con esta opción podrán pegar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación.

6.- MENU VER

6.1 Barra de Acceso

En este menú solo hay una opción “Ver”, esto es cuando NO se visualiza la barra de acceso rápido.

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7.- MENU INFORMACION

7.1.-Cuestionario Inicial

Para iniciar la Auditoria en AUDIMSS se recomienda; aplicar la evaluación del Control Interno por medio de “Cuestionario Inicial” y “Programa de Trabajo”.

Pantalla de Cuestionario Inicial y Programa de Trabajo

Para iniciar en este módulo el sistema muestra ejemplos de los “Temas” de la auditoria, de lado derecho se muestra un puntero donde se despliegan los temas y un icono “nuevo”, esto es para seleccionar el tema a contestar o bien agregar los temas que consideren necesarios, esto es en base al giro de la empresa que están revisando.

La pantalla muestra en la parte superior los iconos para dar de alta, gravar, editar, eliminar, deshacer e imprimir, las preguntas del Tema seleccionado

Proceso para dar de alta un tema:

Dar clic en el icono “nuevo” y se muestra la siguiente pantalla; la barra de iconos que se muestra es para dar de “alta” un tema y este se agregue al sistema, el segundo icono es para “guardar”. El tercer icono “editar” es para modificar algún tema, el cuarto icono es para “eliminar” algún tema, la siguiente opción es “deshacer”, para deshacer la última captura, el último icono es para mandar a impresión, en esta pantalla no aplica.

Proceso para dar de alta una pregunta:

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Llenado del Cuestionario Inicial y Plan de Trabajo:

Primero selecione su tema, posteriormente seleccionar con el cursor la última pregunta, esto está de lado izquierdo de su pantalla, dar clic en el primer icono “nuevo” y el cursor se indica en el campo “descripción”, iniciar la captura en el campo Número, posteriromente en Descripción teclear la pregunta se sugiere sea con mayúsculas.

Al concluir la captura dar clic en el segundo icono “guardar” y podrán continuar con la captura.

Para contesta las preguntas que se muestran en la pantalla, dar clic en el tercer icono “editar” y de lado derecho se activa la pantalla de Respuesta, se inicia la captura en el recuadro blanco, es un campo de texto extenso, al concluir la captura dar clic en el segundo icono “guardar”

Para realizar cambios a las preguntas o respuesta, solo indicar con el cursor la pregunta y posteriorme dar clic en el tercer icono “editar”, realizar el cambio y dar clic en el segundo icono “guardar”.

Para eliminar alguna pregunta, previamente seleccionar dicho tema y pregunta, indicandolo con el cursor y dar clic en el icono “eliminar”.

El quinto icono quinto es para deshacer la captura o cambio efectuado, es decir cancela el último movimiento.

El último icono es “impresora” con esta opción se manda el reporte a impresión y se muestra una pantalla indicando vista previa del reporte, impresora o MS office.

Vista previa; esta opción envía el reporte en el formato de AUDIMSS por patalla.

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Impresora; manda el reporte directamente aimpresión no se visualiza por pantalla.

MS office; con esta opción el reposte se exporta a Word, si su equipo tiene office anterior a 2007, sale una pantalla indicando un error, solo dar clic en aceptar en la pantalla que se muestra y el reporte se visualiza.

Este papel de trabajo que se muestra en word se podrá personalizar, ya que podrá insertar el logo del despacho y darle formato a dicho reporte.

8.- MENU CATALOGOS

8.1.- Tablas

Se recomienda realizar el llenado de todos los Catálogos antes de accesar al menú “Auditoria” ya que las claves que se consideran es este menú del sistema, se relacionan con todos los archivos de las nominas que se importarán más adelante.

En esta pantalla se muestran todos los “Catalogos” y las “Tablas”.

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8.1.1.- Ocupaciones y Oficios

En este submenu 8. “Tablas”,8.1.1 “Ocupaciones y Oficios”, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción la infomación que se debe capturar es; las ocupaciones o los oficios que las empresas tienen registrados en el Seguros Social, es decir es la información que se reflejo en los aviso afiliatorios.

Audimss muestra esta pantalla con ejemplo, para eliminar los ejemplos que muestra el sistema solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro “eliminar” si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha ocupación, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.

Formas de alimentar estas tablas:

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Manual: con el primer icono “nuevo” se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y Descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono “editar” y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento.

Importación por medio de un archivo en Excel; el cual debe ser un archivo de dos columnas, clave (puede ser alfanumérica) y descripción.

Ver menú 9.1.3 Importación de nómina para importar este archivo en formato de Excel.

Este campo se reflejará en el módulo de Anexos IMSS en el anexo V hoja II, por lo tanto se recomienda realizar la captura o importación.

Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importación Nomina y 13.-Preparando archivos de Excel para nomina, 13.1 Ocupaciones y oficios.

8.1.2.- Departamentos.

En este submenu de 8.1“Tablas”, 8.1.2“Departamentos”, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción, la infomación que se debe capturar es; en base a la clasificiación que tenga la empresa por secciones o deprtamentos, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema ya que este dato NO se refleja en la documentación de los Anexos IMSS

Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y posteriormente clic en el icono cuatro “eliminar” si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicho Departamento, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.


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Manual: con el primer icono “nuevo” se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono “editar” y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento.

Importación por medio de un archivo en Excel; el cual debe ser un archivo de dos columnas, clave (puede ser alfanumérica) y descripción.

Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importación Nomina y 13.-Preparando archivos de Excel para nomina, 13.2 Departamentos.

8.1.3.- Categorias.

En este submenu de 8.1“Tablas”,8.1.3 “Categorias”, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción, la infomación que se debe capturar es; en base a la clasificiación que tenga la empresa para las prestaciones que se indican en el Contrato Colectivo, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema, puede ser Confianza o Sindicalizado principalmente si ho hay contrato dentro de la empresa.

Esta tabla es muy importante por que se relacionará con el llenado del Anexo III para la “Preuba Muestra”, ya que se podrá dar por cada una de las “Categorias” que se registrran en esta tabla.

Esta tabla se relaciona con la tabla de “Factor Fijo” dentro del mismo menú.

Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro “eliminar” si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha Categoría, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.


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8.1.4.- Turnos

En este submenu de 8.1“Tablas”, 8.1.4 “Turnos”, se muestran tres columnas; clave,

descipción,horas por turno, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser

númericos y alfanumericos, en el campo de descripción y horas por turno, la infomación que

se debe capturar es; en base a las horas por cada turno que tenga la empresa que se indican

en el Contrato Colectivo, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el

archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema,

puede ser Confianza o Sindicalizado principalmente si ho hay contrato dentro de la empresa.

Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro “eliminar” si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha Categoría, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.


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Nota: este dato se utilizará para determinar el costo por hora en caso que la empresa otorgue

esta prestación como Horas Extras y audimss necesite determinar el Tope de horas extras

exentas para la integración de salarios.

8.1.5.- Movimientos

8.1.6.- Tipos de Nomina

8.1.7.- Tipo de Trabajador

8.1.8.- Tipo de Salario

8.1.9.- Tipo de Jornada

8.1.10.- Tipo de Descuento (infonavit)

8.1.11.- Causas de Baja

A partir de la tabla 8.1.5 a la 8.1.11 son compatibles con el Sistema Unico de

Autodeterminación (SUA) por lo tanto NO se podrán modificar, agregar, eliminar los datos.

Como se ve en la pantalla “Tipo de Jornada”, solo hay dos iconos; impresora y salir.

MANUAL AUDIMSS

44

Estas tablas se tomaran como base para preparar los archivos en Excel, en el archivo

“Catalogo de Trabajadores” se deben relacionar con la columna “clave”.

8.1.10.- Tipos de Descuento.

Para las empresas que se realizará dictamen para efectos del INFONAVIT, estos datos son los

únicos que se podrán utilizar para preparar los archivos de Excel o cuando realicen la captura

manual en el menú 8.2.- Catálogo Trabajadores.

1) Porcentaje, este campo se refiere al crédito del INFONAVIT , ejemplo 25% y solo se captura

el 25.

2) Cuota Fija Monetaria; se refiere a la cantidad que se otorga mensualmente al INFONAVIT.

3) Veces Fija Salario Mínimo del DF; se refiere a la cantidad de veces en salario que se tiene

que pagar al INFONAVIT.

4) Suspensión de Descuento; con esta opción se suspende el cálculo del Crédito del Infonavit,

es decir que el trabajador sigue activo en la empresa, pero ya termino de pagar su crédito.

MANUAL AUDIMSS

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Estos datos los toma el sistema para el dictamen del INFONAVIT, por lo tanto, si no van a

presentar este dictamen, estos datos NO son necesarios o bien serán informativos.

Cabe mencionara que esta información puede ser diferente para cada bimestre.

8.2.- Trabajadores.

Para el llenado de este submenú, de “Trabajadores” hay tres opciones:

a) El llenado puede ser por medio de la importación de archivo; es decir con la

información de la nómina.

Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importación Nomina y Manual Preparando archivos de Excel para Nomina, Catálogo de Trabajadores.

b) El llenado puede ser al leer el disco de “pago” del SUA, para esta opción deberá tener

el disco con el que la empres realizó el pago de las cuotas al IMSS por cada uno de los

meses, cabe mencionar que no leemos los Respaldo del SUA.

Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.1.Liquidación, 9.1.3.- Importación disco SUA.

c) El llenado puede ser en forma manual, esto es, solo si son trabajadores que no estén

registrados en las nominas de la empresa, que no estén en el disco de pago del SUA,

es decir pueden ser personas que están por honorarios, o son pagos a personas

físicas, que el auditor considera que hay relación laboral y deben ser trabajadores.

MANUAL AUDIMSS

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INFORMACION QUE SE REQUIERE PARA TRABAJAR EN ESTE MENU DE

TRABAJADORES:

Los datos que debe contener el archivo de Excel son los siguientes y estos deben ser con

letras mayúsculas:

NOTA: NO importa el orden de las columnas del archivo, ya que al importar los archivos se

define cada una de las columnas y esta quedan gravadas, cuando se importa por segunda vez

un archivo no se tienen que asignar las letras de las columnas, al menos que cambien las

columnas del archivo.

PANTALLA PRINCIPAL Y PESTAÑA IMSS:

Número de trabajador; en esta columna se refleja el número de la nómina, este puede ser

numérico o alfanumérico, máximo ocho caracteres es lo que permite AUDIMSS, para aquellas

empresas que tienen asignados menos de ocho caracteres, solo se utilizan los que traen y el

sistema les agrega en forma automática los ceros a la izquierda para poder tener los ocho

caracteres, este campo se activa o asigna en 4.- Archivo, 4.1.- Empresas, “Configuración”,

cuando se da de alta la empresa.

Apellido paterno; en esta columna va el apellido paterno del trabajador, no debe tener

caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre (solo si son

apellidos compuestos aplica el espacio), debe ser con mayúsculas.

MANUAL AUDIMSS

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Apellido materno; en esta columna va el apellido materno del trabajador, no debe tener

caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre (solo si son

apellidos compuestos aplica el espacio), debe ser con mayúsculas.

Nombre (s); en esta columna va el nombre (s) del trabajador, no debe tener caracteres raros

como punto, no van abreviados, ni espacios en el nombre (solo si son dos nombres aplica el

espacio), debe ser con mayúsculas.

Cabe mencionar que estos datos se reflejaran en el pago de diferencias y los avisos afiliatorios

del DISPMAG o IDSE.

Fecha de alta de nómina; en este campo deberá ser la fecha en que se registro el trabajador

en la empresa, este dato es muy importante para determinar la antigüedad del trabajador año

con año y para hacer el comparativo con la información de las liquidaciones del SUA del año

que se esta dictaminando, el formato debe ser día, mes y año para el archivo, ejemplo

31/01/2010.

Fecha de alta de Liquidación; esta fecha es informativa, es decir para los años anteriores al

que se esta dictaminando, ya que la fecha del ejercicio que se esta dictaminando se utiliza para

comparar las fechas de alta de nomina y determinar diferencias, el formato debe ser día, mes

y año para el archivo, ejemplo 31/01/2010.

Cuota diaria; este dato es muy importante, debe ser el salario diario y este se toma de la

primera nómina del ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se

toma de la primera nomina donde esta el trabajador, este dato NO se modificará cuando el

trabajador tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por

medio de Modificación de Salarios, esta columna no debe traer caracteres, y el formato debe

ser numérico con dos decímales.

Sexo; se refiere a Femenino (F) o Masculino (M), para esta columna solo debe ser la clave “F”

o “M”, es decir si la nomina de la empresa tiene otras claves como “0”, “1”, se tendrá que

hacer el cambio a las claves de AUDIMSS, al preparar el archivo de Excel “Catálogo de

Trabajadores”.

Tipo de nómina; este campo se refiere a los procesos de las nominas que puede ser

quincenales, semanales, catorcenales, mensuales. Este dato se utilizará más adelante en el

menú “Catálogos”, “Tablas” para calcular los Días Pagados de Nomina y para dividir las

Percepciones Fijas o Percepciones Variables.

Pensionado; se refiere a la situación de los trabajadores, ya que si tienen algún tipo de

pensión estas puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado en Cesantía y vejez.

Este dato es muy importante ya que nos afectara en el cálculo de cada una de las ramas del

IMSS.

Número de seguridad social; este dato en nuestra llave, ya que en AUDIMSS se relaciona

toda la información con este dato, por lo tanto debe ser a once caracteres, en caso contrario si

usted importa este archivo de Excel, este trabajador no se puede importar por que no esta

completo el Número de Seguridad Social.

RFC; este dato es importante, puede ser a diez caracteres o trece, los cuatro primero son en

base al nombre y los otros seis se refieren a la fecha de nacimiento.

CURP; este dato es importante, puede ser a dieciocho caracteres.

Tipo de trabajador; este dato se refiere a permanente (1), eventual (2), eventual de la

construcción (3), las claves son las que indica el SUA, estos datos son necesarios ya que se

van a reflejar en los avisos Afiliatorios (DIPMAG o IDSE).

MANUAL AUDIMSS

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Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.7.- Tipo de trabajador

Jornada o semana reducida; se refiere a las horas trabajadas o días de la semana; semana

completa (0), un día que labora (1), dos días que labora (2), tres días que labora (3), cuatro

días que labora (4), cinco días que labora (5), menor ocho horas por jornada (6).

Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.9.- Tipo de Jornada

Ocupación; este campo se refiere a la clasificación de los trabajadores es oficio u ocupación

dentro de la empresa, este dato se toma del aviso afiliatorio que presentaron cuando generaron

el alta de este trabajador ante el IMSS, este campo es muy importante por que se utilizará para

el llenado de Anexos IMSS, anexo V hoja II.

Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.1.- Ocupaciones y Oficios

Tipo de salario; este dato depende de la nomina o forma de pago; fijo (0), variable (1), mixto

(2), esto es importante ya que se refleja en los avisos Afiliatorios (DISPMAG o IDSE).

Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.8.- Tipo de Salario

Departamento; este dato es informativo para clasificar sus papeles de trabajo, en caso de no

tener esta clasificación no importa, le podrán asignar algún departamento de los que el

sistema muestra.

Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.2.- Departamentos

UMF; Unidad de Medicina Familiar, este dato no es necesario asignarlo en este archivo, ya que

solo se utilizará si el sistema determina Diferencias en “Días” y el motivo de estas es por fechas

de alta o reingresos, al terminar la Auditoria podrán accesar a este módulo de “Trabajadores” y

solo capturar este campo de dichos trabajadores. De esta forma el campo de UMF se reflejará

en los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE.

PESTAÑA AMORTIZACION NOMINA

MANUAL AUDIMSS

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Estos datos aplican si se realiza Dictamen o Revisión del INFONAVIT:

Número de crédito INFONAVIT; este dato es a diez posiciones y debe estar completo, de lo

contrario no se importa estos datos, se refiere al número que le proporciono el infonavit al

otorgarle el crédito.

Tipo de crédito;

1 Porcentaje, este campo se refiere al crédito del INFONAVIT , ejemplo 25.

2 Cuota Fija Monetaria; se refiere a la cantidad que se otorga mensualmente al INFONAVIT.

3 Veces Fija Salario Mínimo del DF; se refiere a la cantidad de veces en salario que se tiene

que pagar al INFONAVIT.

4 Suspensión de Descuento; con esta opción se suspende el cálculo del Crédito del Infonavit,

es decir que el trabajador sigue activo en la empresa, pero ya termino de pagar su crédito.

Valor del crédito; si es (1), ejemplo 25%, opción (2) ejemplo 100.00, opción (3) ejemplo 18.50,

opción (4) no aplica valor.

Fecha inicio descuento: en el ejercicio dictaminado; esto dato es el día que inicia el descuento

en la empresa que se está dictaminando y por el periodo dictaminado, para los trabajadores

que traen el crédito de ejercicios anteriores al dictaminado, le fecha deberá ser 01/01/xxxx del

año que se esta dictaminando.

Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a partir

de 2009 y ya trae su crédito del infonavit, la fecha que va en este campo es 01/01/2010. Si se

dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le otorgan su crédito el

01/03/2010 esta misma fecha será la que va en este campo.

Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.10.- Tipo de descuentos

Nota: las fechas se consideran en el año que se está dictaminando por que de lo contrario al

exportar esta información para el SUA, el archivo de Trabajadores y Movimientos no las

reconoce el SUA.

PESTAÑA AMORTIZACION LIQUIDACION:

En esta pestaña se reflejan los datos de los créditos del Infonavit que la empresa pago en el

disco del SUA, estos se podrán modificar en caso de ser necesarios.

PESTAÑA AFILIACION:

En estos campos se captura la información adicional de los trabajadores para los avisos

afiliatorios, realmente ya no aplica, ya que los avisos derivados de las diferencias por auditoria

se entregan en dispositivos magnéticos.

PREPARANDO ARCHIVOS DE EXCEL PARA NOMINA

Ejemplo del archivo en Excel el cual debe ser con mayúsculas y respetar los formatos:

MANUAL AUDIMSS

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Columna

Número de trabajador

Apellido paterno

Apellido materno

Nombre (s);

Fecha de alta de nómina

Fecha de alta de Liquidación

Cuota diaria

Tipo de nómina

Pensionado

Número de seguridad social

RFC

CURP

Tipo de trabajador

Jornada o semana reducida

Ocupación

Tipo de salario

Departamento

UMF

Número de crédito

INFONAVIT

Tipo de crédito

Valor del crédito

Fecha inicio descuento

Ejemplo

00000001

MORALES

BADILLO

MARIA DE LOURDES

01/01/2009

10/01/2009

1885.55

S, Q, D,M

0, 1, 2, 3 (1)

01237015155

MOBL010170AS1

MOBL010170MGRLBR08

1, 2, 3. (1)

0,1,2,3,4,5,6. (1)

AAAA ó AA11

0, 1, 2. (1)

AAAA ó AA11

000

0123456789

1, 2, 3, 4. (1)

%, $,cvsmg (1)

01/01/2009

Formato

Texto

Texto

Texto

Texto

Fecha o Texto

Fecha o texto

Numérico o texto

Texto (1 carácter)

Texto (1caracter)

Texto (11 caracteres)

Texto (10 o 13 caracteres)


Texto (1 carácter)

Texto (1 carácter)

Texto (1 a 4 caracteres)

Texto (1 carácter)



Texto (10 caracteres

Texto (1 carácter)


Fecha o Texto

MANUAL AUDIMSS

51

(1) Son las opciones que se consideran en AUDIMSS solo podrán seleccionar una en cada

columna.

Es muy importante tomar en cuentas estos formatos para prepara los archivos en Excel.

8.3.- Salarios Mínimos

Esta tabla muestra los salarios mínimos anteriores y el vigente, este se captura en base al

ejercicio que se va a dictaminar.

Para actualizar dicho catálogo dar clic en el primer icono “nuevo” y se activan lo campos de

lado derecho como fecha de inicio, en este campo se captura la fecha en que inicia el nuevo

salario, hasta ahora estos cambios se han registrado el día 1° de Enero.

Zona A, B. C, se tienen que actualizar los tres campos no importa la zona donde este ubicada

la empresa.

Nota: estos datos podrán modificarse y si ya existe información con este dato solo se recalcula

nuevamente la nomina para que se actualicen los datos.

8.4.- Tope salaria Mensual/bimestral

Esta Tabla muestra los Topes en salarios, se refiere a los salarios máximos para cotizar ante el

IMSS y las Cuotas de cada una de las ramas del Seguro Social.

MANUAL AUDIMSS

52

De lado izquierdo se muestra el listado de los periodos, hasta 2007 se realizaban dos capturas

una al inicio de año que es Enero y la segunda en Julio, ya que se modificaban los Topes

Salariales y en Julio se modificaban algunas cuotas respectivamente. A partir de 2008 solo se

realiza una captura, ya que los topes salariales y las cuotas son iguales para todo el año.

Para iniciar la captura dar clic en el primer icono “nuevo” y el cursor se activa en el primer

campo “fecha”, se captura el día, mes y año al concluir la captura dar enter (en la pantalla de

lado derecho se muestra el Salario Mínimo para los cálculos) y el cursor pasa a la pestaña de

“salarios” para realizar la captura en la rama “Enfermedad y Maternidad” dar clic y realizar la

captura, ejemplo para 2009 serán 25 salarios, dar clic en la rama de “Invalidez y Vida” y se

capturan 25 salarios, dar clic en la rama “Excedente Enfermedad y Maternidad” y se capturan 3

salarios.

Pasar a la segunda pestaña “Cuotas” para realizar la captura de los porcentajes en cada una

de las ramas, en caso de no aplicar algunos porcentajes estos campos se pueden quedar en

ceros.

Esta tabla es muy importante, ya que el sistema considera esta información para realizar los

cálculos al leer el disco de pago del SUA en el Módulo 9.1.1 Liquidación IMSS, 9.1.3 así

como el recalculo de la Nómina en el Módulo 9.2.1 Nómina IMSS.

El último icono muestra el reporte para considerarlo como papel de trabajo.

Caso especial: en caso que la empresa a dictaminar haya calculado y pagado el SUA del mes

de Enero con los salarios mínimos del ejercicio anterior, necesitarán modificar esta tabla de

“Topes Salariales Mensuales/Bimestrales y la tabla de “Salarios Mínimos Generales” en base a

los salarios del ejercicio anterior, esto es solo para leer el disco de pago, ya que los topes

salariales cambian en base al Salario Mínimo.

El siguiente paso es actualizar nuevamente estas dos tablas para poder realizar los cálculos

del módulo 9.-Auditoria 9.2.-Nomina 9.2.1 IMSS.

MANUAL AUDIMSS

53

8.5.- Factor Fijo

a) Factor Fijo Individual

Pantalla del Factor Fijo Individual:

Esta pestaña solo se llenará si la empresa tiene prestaciones Individuales, de lo contrario NO

se recomienda el llenado ya que no se reflejan las fechas de vigencia de dicha prestaciones.

En esta pestaña “Factor Fijo Individual” se relacionan los grupos de prestaciones en base a las

“Categorías” (la tabla de Categorías se captura previamente a esta tabla).

Categoría: en este campo solo dar clic en el puntero y se muestra la tabla que previamente se

capturo, seleccionar una.

Rango: En este campo se considera año, mes, día, de antigüedad para que apliquen las

prestaciones que se capturaran.

Para la primera captura serán los siguientes datos:

Año: 0 Meses: 0 Día: 1

Esto quiere decir que AUDIMSS tomará en cuenta estos datos desde el primer día, que es la

fecha de alta para aplicar este factor de antigüedad hasta cumplir el año.

Captura: se muestran dos opciones, esta se refiere a las prestaciones que se otorgan, si es en

días o importes, si es en días por ejemplo sería 15 días de aguinaldo, 6 días de vacaciones.

Pestaña Días:

Días de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada

año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si

consideramos prestaciones mínimas de Ley son 15 días.

MANUAL AUDIMSS

54

Días de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada



Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año

o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si

consideramos prestaciones mínimas de Ley son 25%.

Pestaña Importe:

Importe de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada

año o bien por rangos donde las prestaciones cambien.

Importe de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por

cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien.


o bien por rangos donde las prestaciones cambien.

Otras percepciones, en este campo se consideran alguna prestación adicional que

deberá reflejarse en Factor Fijo, la forma de capturarlo es; el importe a integrar en el

factor se divide entre los 365 días del año y se divide entre 100, ya que se captura en

porcentaje, en caso de tener varios conceptos estos se totalizan y se capturan sobre la

pantalla de Otros campos (no se captura por cada concepto).

Nota: el sistema convierte en factor la captura que se refiere a importe.

Como capturar el rango a partir del segundo año:

Para el segundo año de antigüedad el sistema tomará el rango de:


Esto es si las prestaciones cambian de un año a otro, en caso de cambiar en periodos mayores

al año, se modifica los campos de meses o días.

Tipo de captura; días.

Aguinaldo 15 días

Vacaciones 8 días

Prima vacacional 25%

Cabe mencionar que esta información es un ejemplo, ustedes deberán considerar la

información de la empresa que se esta dictaminando.

Pantalla que refleja la captura de varios años, ya que para cada año(s) pueden ser

prestaciones diferentes.

MANUAL AUDIMSS

55

b) PESTAÑA FACTOR FIJO CONTRATO

El sistema muestra ejemplos, esta información se podrá eliminar con el cuarto icono.

En esta pantalla se realiza la captura cuando las prestaciones aplican para un grupo de

trabajadores (confianza, sindicalizados, eventuales, obreros, construcción, etc.), o por cada

categoría, o como su nombre lo indica en base al Contrato Colectivo.

En esta pestaña “Factor Fijo Contrato” se relacionan los grupos de prestaciones en base a las

“Categorías” (la tabla de Categorías se captura previamente a esta tabla) 8.1.3 Categorías.

Fecha de inicio: para los usuarios nuevos, siempre será un año anterior al ejercicio a revisar,

ejemplo; 01/01/2008

Para los usuarios que ya tienen empresas registradas no se realiza ningún cambio.

Fecha de término: será el 31/12/2009 en caso de revisar el ejercicio 2009, y cuando se revise

2010, solo se actualiza este campo al 31/12/2010.

Categoría: en este campo solo dar clic en el puntero y se muestra la tabla que previamente se

capturo, seleccionar una, en caso de tener prestaciones diferentes para varias categorías, la

captura se realiza por cada una de las categorías.

Rango: En este campo se considera año, mes, día, de antigüedad para que apliquen las

prestaciones que se capturaran.

Para la primera captura serán los siguientes datos:


Esto quiere decir que AUDIMSS tomará en cuenta estos datos desde el primer día, que es la

fecha de alta para aplicar este factor de antigüedad hasta cumplir el año.

MANUAL AUDIMSS

56

Captura: se muestran dos opciones, esta se refiere a las prestaciones que se otorgan, si es en

días o importes, si es en días por ejemplo sería 15 días de aguinaldo, 6 días de vacaciones.

Pestaña Días:

Días de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada año



Días de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada



Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada año


consideramos prestaciones mínimas de Ley son 25%.

Pestaña Importe:

Importe de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada

año o bien por rangos donde las prestaciones cambien.

Importe de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por

cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien.


o bien por rangos donde las prestaciones cambien.

Otras percepciones, en este campo se considera alguna prestación adicional que deberá

reflejarse en Factor Fijo, la forma de capturarlo es; el importe a integrar en el factor se divide

entre los 365 días del año y se divide entre 100 para convertirlo a porcentaje, ya que se captura

en porcentaje, en caso de tener varios conceptos estos se totalizan y se capturan sobre la

pantalla de Otros campos (no se captura por cada concepto).

Nota: el sistema convierte en factor la captura que se refiere a importe.

Al terminar la captura del primer registro dar clic en el segundo icono para guardar la

información.

Como capturar el rango a partir del segundo año o bien a partir del segundo rango donde

cambie el factor:

Para el segundo año de antigüedad el sistema tomará el rango de:


Esto es si las prestaciones cambian de un año a otro, en caso de cambiar en periodos mayores

al año, se modifica los campos de meses o días.

Tipo de captura; días.

Aguinaldo 15 días

Vacaciones 8 días

Prima vacacional 25%

Cabe mencionar que esta información es un ejemplo, ustedes deberán considerar la

información de la empresa que se esta dictaminando, los años de captura serán los que refleje

la antigüedad de la empresa.

MANUAL AUDIMSS

57

8.6.- Índice Nacional de Precios al Consumidor

Este catálogo muestra los INPC, para poder realizar el cálculo de la actualización a las

diferencias determinadas, se deberá actualizar hasta el año en que se realizará el pago de

dichas diferencias.

Solo se tiene que actualizar, al dar clic en el primer icono se realiza la captura nueva, para

complementar la información de 2009 dar clic en el tercer icono para editar o modificar la

información.

La captura o actualización a los datos se realiza en la pantalla de lado derecho, al terminar la

captura dar clic en el segundo icono para guardar la información.

8.7.- Recargos.

Este catálogo muestra los Recargos, para poder realizar el cálculo de los recargos a las

diferencias determinadas, se deberá actualizar hasta el año en que se realizará el pago de

dichas diferencias.

MANUAL AUDIMSS

58

Solo se tiene que actualizar, al dar clic en el primer icono se realiza la captura nueva, para

complementar la información de 2009 dar clic en el tercer icono para editar o modificar la

información.

La captura o actualización a los datos se realiza en la pantalla de lado derecho, al terminar la

captura dar clic en el segundo icono para guardar la información.

El catálogo de INPC y Recargos son informativos ya que las diferencias se pagaran en el SUA.

8.8.- Riesgo de Trabajo

Esta tabla es para realizar captura, ya que AUDIMSS no realiza el cálculo de la prima de

Riesgo de Trabajo.

Para iniciar la captura dar clic en el primer icono y la captura se realiza de lado derecho, fecha

a partir de cuando se aplica esta prima de RT, para guardar la información dar clic en el

segundo icono.

Para el ejercicio dictaminado, si en marzo hay cambio en la prima, se tendrá que capturar, en

caso de tener otra prima en cualquier mes del año, se podrá realizar la captura y el sistema

aplicara dichos porcentajes en los periodos que se esta indicando en este catálogo.

MANUAL AUDIMSS

59

Esta tabla aplica para realizar el cálculo en la Liquidación/IMSS y en Liquidación/Importación

Disco SUA y en Auditoria/IMSS/Nomina.

En caso de necesitar primas de riesgo diferentes para Liquidación y Nóminas, cuando se

importa el disco de pago del SUA se captura la prima que necesitan y cuando se calcula la

Nomina / IMSS se cambia esta información.

8.9.- Percepciones

En este catálogo AUDIMSS muestra un listado de Percepciones que pueden ser Fijas o

Variables, las cuales incluyen formulas y en base a estas el sistema realizara los cálculos de

Integración al Salario Base.

Si no desea la información que se muestra, con el cuarto icono se podrán eliminar y podrán dar

de alta cada una de las percepciones que necesiten.

Para dar de alta un concepto, dar clic en el primer icono y se muestra la pantalla que se indica

arriba:

Clave; en este campo solo se permiten cuatro caracteres y pueden ser alfanumérico, el usuario

define sus propias claves.

Descripción: en este campo va la descripción que se registra en las nominas (se recomienda

revisar que los conceptos estén en la Balanza ya que estas descripciones se muestran en el

Anexo III)

Nota: en caso de no eliminar los ejemplos y trabajar con ellos, se recomienda en aquellas

descripciones que se repiten como Despensa, ante poner un carácter como punto o asterisco,

para poder distinguir el concepto que se va a utilizar al momento de Importar los acumulados

Bimestrales o Mensuales de las Percepciones variables o fijas respectivamente.

Tipo; seleccionar si es percepción Fija o percepción Variable para efectos del calculo.

MANUAL AUDIMSS

60

Estatus; Seleccionar si la formula se utilizará el estatus de ACTIVA, de lo contrario si se importa

una percepción en el módulo de Nómina y tiene en esta pantalla estatus INACTIVA, audimss

no la considera en los cálculos.

Sustituir importe por formula; Este campo solo se debe activar en las Descripciones de

Alimentación gratis, Alimentación gratis 2, Alimentación gratis 3, Alimentación cobro 20%, y en

caso de usar las descripciones de Habitación.

Si integra; en este campo deberán indicar al sistema el criterio de su formula, es decir SI

desea que este concepto Integre al Salario Base de cotización.

No integra; en este campo deberán indicar al sistema el criterio de su formula, es decir que

NO desea que este concepto Integre al Salario Base de cotización.

Estos dos puntos son muy importantes para el sistema, ya que nos indican los parámetros que

se toman para la integración de las Percepciones ya sean Fijas o Variables.

En caso de que integre este concepto al Salario Base de Cotización en la parte de NO integra

se deberá capturar un cero, es decir NO deberá quedar vacio este campo, de igual forma se

aplica si la formula va en NO integra, en el campo de si integra deberá tener cero.

Como se realiza esta captura:

En el campo de SI integra o No integra, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria

donde lo indican las flechas de la pantalla, dar clic y se muestra la pantalla de “Editor de

Formulas”:

MANUAL AUDIMSS

61

a) Descripción de Operadores

En esta pantalla se muestran tres pestañas activas:

El objetivo es que seleccionen los campos a utilizar con solo dar doble clic y el sistema en la

parte inferior de la pantalla va mostrando la formula, antes de esto es dar clic en el recuadro

blanco de “Editor de Formulas” para indicarle al sistema donde se debe reflejar la información

seleccionada.

Nota: se recomienda NO capturar manualmente, para evitar errores en las formulas al

momento de procesar la información.

Operadores; en esta pestaña se muestra los símbolos matemáticos, primero dar clic en el

recuadro de la pantalla “Editor de formulas”, posteriormente en la pestaña de “operadores”

seleccionar el símbolo a utilizar, para esta formula utilizaremos inicio de paréntesis (, o bien ()

doble paréntesis.

MANUAL AUDIMSS

62

b) Descripción de Variables

En la tercera pestaña activa “Variables” se muestran dos columnas; clave y descripción:

Clave, se muestran hasta cinco caracteres y paréntesis (esta información se captura en

Archivos/Utilerías/Variables Audimss).

Descripción, se refiere a la descripción de cada una de las claves (esta información se toma

de Archivos/Utilerías/Variables Audimss).

Se muestra el listado de todas las claves y descripciones que se podrán utilizar al momento de

dar de alta las prestaciones Fijas o Variables:

AUSBA() Ausentismos del bimestre actual:

Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, bimestre actual se

refiere al bimestre que se esta trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de seleccionar el

periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las formulas a

realizar en este catálogo.

MANUAL AUDIMSS

63

AUSBN() Ausentismos del bimestre anterior:

Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, bimestre anterior

se refiere a un bimestre antes al que se esta trabajando en AUDIMSS, estos es al momento de

seleccionar el periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las

formulas a realizar en este catálogo.

AUSMA() Ausentismo del mes actual:

Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, mes actual se

refiere al mes de trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de seleccionar el periodo al

accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las formulas a realizar en

este catálogo.

AUSMN() Ausentismo del mes anterior:

Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, mes anterior se

refiere a un mes antes al que se esta trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de

seleccionar el periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las

formulas a realizar en este catálogo.

CDN() Cuota diaria anterior:

Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se registra en el periodo anterior, es decir

al sueldo por día que esta registrado en el sistema, ejemplo; si estamos en Febrero se refiere a

la cuota del mes de Enero.

Se toma el dato que se calculo en menú 9.2 “Nomina”,9.2.1 “IMSS”, en la pestaña

“Movimientos de Nomina”, campo “Cta. Diaria”.

DPGA() Días pagados de nomina del periodo actual:

Este campo se refiere a la captura en la Tabla 8.11 “Días para calculo”, dentro de 8.

“Catálogos” y se toma el dato que se calculo en menú 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS”, en la

pestaña “Movimientos de Nomina”, ultimo campo “Días pagados de nómina”, del mes que se

esta trabajando.

DPGBN() Días pagados de nomina del bimestre anterior



pestaña “Movimientos de Nomina”, ultimo campo “Días pagados de nómina”, del bimestre

anterior al mes que se esta trabajando.

DPGMN() Días pagados de nomina del mes anterior

MANUAL AUDIMSS

64



pestaña “Movimientos de Nomina”, ultimo campo “Días pagados de nómina”, del mes anterior

al mes que se esta trabajando.

DPN() Días del periodo anterior:

Este campo se refiere a los días calendario sin restar incidencias, ejemplo; si estamos

trabajando el mes de Marzo, y utilizo este concepto, la formula me mostrará los días de Enero y

Febrero; 59 ó 58.

En caso de necesitar estos días calendarios pero afectados por incidencias, tendrá que restar

en la formula los ausentismos e incapacidades del bimestre anterior.

FFN() Factor fijo actual

Este campo se refiere al calculo en menú 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS”, en la pestaña

“Movimientos de Nomina”, campo “Factor Fijo”, del mes que se esta trabajando.

INCBA() Incapacidades del bimestre actual

En este campo se suman las incapacidades del bimestre en que se esta trabajando.

INCBN() Incapacidades del bimestre anterior

En este campo se suman las incapacidades del bimestre anterior al bimestre que se este

trabajando.

INCMA() Incapacidades del mes actual

En este campo se suman las incapacidades del mes en que se esta trabajando.

INCMN() Incapacidades del mes anterior

En este campo se suman las incapacidades del mes anterior al periodo que se este

trabajando.

MPFN() Monto total percepciones fijas periodo anterior

Este campo es la sumatoria de TODAS las percepciones Fijas del mes anterior que integran al

Salario, este dato se toma de menú “Nomina”, “IMSS”, en la pestaña de “Percepciones fijas del

periodo”.

MPVN() Monto total percepciones variables periodo anterior

Este campo es la sumatoria de TODAS las percepciones Variables del bimestre anterior que

integran al Salario, este dato se toma de menú “Nomina”, “IMSS”, en la pestaña de

“Percepciones variables del periodo anterior”.

MANUAL AUDIMSS

65

SDEMP() SDI EyM primer movimiento

Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo,

de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al primer salario.

SDEMU() SDI EyM ultimo movimiento


de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al último salario.

SDIVP() SDI IyV primer movimiento


de la rama de Invalidez y Vida, si hay más de dos salarios se refiere al primer salario.

SDIVU() SDI IyV ultimo movimiento


de la rama de Invalidez y Vida, si hay más de dos salarios se refiere al último salario.

SDTP() SDI total primer movimiento

Este campo es el Salario diario Integrado Total (no topado) del Bimestre anterior al periodo de

trabajo, de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al primer

salario.

SDTU() SDI total ultimo movimiento

Este campo es el Salario diario Integrado (no topado) del Bimestre anterior al periodo de

trabajo, de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al último

salario.

SFA() Salario fijo actual

Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se multiplica por el factor fijo y se registra

en el periodo actual.

Se toma el dato que se calculo en menú “Nomina”, “IMSS”, en la pestaña “Movimientos de

Nomina”, campo “Salario Fijo”, del periodo actual.

SFN() Salario fijo anterior

Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se multiplica por el factor fijo y se registra

en el periodo anterior.

Se toma el dato que se calculo en menú 9.2.- Nomina, 9.2.1.- IMSS, en la pestaña

“Movimientos de Nomina”, campo “Salario Fijo” del periodo anterior.

MANUAL AUDIMSS

66

c) Descripción de Tablas y Campos

En esta pantalla se muestran las Tablas y Campos del menú 8.- Catálogos, 9.2.-Nomina 9.2.1

IMSS.

La información de los Catálogos es información general del sistema, y la información de

“nomina” es información del periodo de trabajo.

Salarios mínimos

En este campo se muestra los salarios de la zona A, B, C, los cuales se utilizan para los

cálculos de las variables como Despensa.

Factor Fijo (individual)

Se desglosa la información; días de aguinaldo, factor de aguinaldo, días de vacaciones, prima

vacacional, factor de vacaciones, factor de otras percepciones, importe de aguinaldo, importe

de prima de vacacional, importe de otras percepciones, importe total, factor total. Estos son los

datos que están en “Catálogos”, “Factor Fijo”, que previamente se capturaron y se pueden

utilizar para definir alguna formula para las percepciones Fijas o Variables.

Este Factor Fijo se refiere a la primera pestaña de la tabla Factor Fijo Individual.

MANUAL AUDIMSS

67

Topes salariales Mensuales/Bimestrales

Se desglosan los campos que se pueden utilizar; Número de salarios, enfermedad y

maternidad, riesgo de trabajo, guardería, retiro, invalidez y vida, cesantía y vejez, infonavit,

excedente de E y M, tope número de salarios, tope de enfermedad, tope riesgo de trabajo,

tope guardería, tope retiro, tope invalidez, tope cesantía, tope infonavit, tope excedente, tope

salario mínimo zona A.

Cuotas del Patrón y Cuotas del Trabajador

Se detallan las ramas; cuota enfermedad y maternidad, cuta fija, cuota excedente, cuota

prestaciones en dinero, cuota gastos médicos, cuota guardería, cuotas invalidez y vida, cuotas

retiro, cuotas cesantía y vejez, cuotas infonavit.

Tipo de turno

Se refiere a la tabla de los turnos de los trabajadores, matutino, vespertino, nocturno o al que

se haya capturado en esta tabla.

Factor Fijo Contrato

Este Factor Fijo se refiere a la Segunda pestaña de la tabla Factor Fijo Contrato.

Estos campos se utilizaron en las formulas de Aguinaldo Contrato, ya que en base a la

antigüedad del trabajador se aplicaran las prestaciones que le corresponden en la formula.

Se desglosa la información; días de aguinaldo, factor de aguinaldo, días de vacaciones, prima

vacacional, factor de vacaciones, factor de otras percepciones, importe de aguinaldo, importe

de prima de vacacional, importe de otras percepciones, importe total, factor total. Estos son los

datos que están en 8. “Catálogos”, 8.5 “Factor Fijo”, que previamente se capturaron y se

pueden utilizar para definir alguna formula para las percepciones Fijas o Variables.

Nómina de AUDIMSS

Estos datos se refieren a los del periodo de trabajo, y están en el menú 9.2 “Nómina”, 9.2.1

“IMSS”.

Amortización Infonavit, cuota diaria, cuota de enfermedad y maternidad, prestaciones en

dinero, cuota de enfermedad y maternidad excedente, cuota de enfermedad y maternidad

cuota fija, cuota de enfermedad y maternidad gastos médicos, cuota guardería, cuota infonavit,

cuota invalidez y vida, cuota cesantía y vejez, cuotas retiro, cuotas riesgo de trabajo, días de

ausentismos, días de Enfermedad y maternidad, días de guarderías, días de incapacidad, días

de infonavit, días de invalidez y vida, días pagados del período, días de percepciones fijas, días

de percepciones variables, días de riesgo de trabajo, días de retiro, factor fijo, importe integra

percepciones fijas, importe integra percepciones variables, promedio de percepciones fijas,

promedio de percepciones variables, salario fijo, salario diario integrado, SDI cesantía y vejez,

SDI enfermedad y maternidad, SDI guardería, SDI infonavit, SDI invalidez y vida, SDI retiro,

SDI riesgo de trabajo.

Percepciones por Trabajador

En esta tabla los conceptos son; Si integra, No integra, Total de la percepción; estos campos

son para definir en la formula si el sistema las integra al salario diario.

Si integra; esta opción se deberá asignar en la pantalla de SI INTEGRA o bien en la pantalla

de NO INTEGRA esta opción realmente no aplica en ninguna formula ya que en la pantalla

inicial de las percepciones se muestra el campo de SI INTEGRA y es el campo que se

considera para integrar este concepto al Salario Base de Cotización.

MANUAL AUDIMSS

68

No integra; esta opción se utilizará siempre en las percepciones que están topadas como son

despensas, premios, horas extras, y será en la pantalla principal de las formulas en el campo

de SI INTEGRA como se ve en la pantalla, con esto le estamos indicando al sistema que en la

parte de SI INTEGRA no considere la parte de NO INTEGRA ya que es el tope de las

prestación.

Percepciones por trabajador, esta es la opción que más se utiliza, ya que se le esta

indicando al sistema que el total de la percepción del trabajador se integre o no se integre al

salarios, es decir no hay algún tope establecido, como en los bonos, gratificaciones,

comisiones, etc., o bien si es PTU o sueldos, tal vez no deseen que se integren al salario estos

importes.

COMO DAR DE ALTA

Como dar de alta una formula como percepción Variable:

Ejemplo “Despensa”.

A) PRIMERA PARTE “NO INTEGRA” (TOPE DE LA FORMULA)

Dar clic en el primer icono “nuevo” y teclear la clave de cuatro caracteres que puede ser

alfanumérica:

Clave: DESP

Descripción: DESPENSA EN VALES

Tipo: seleccionar la opción VARIABLE

Estatus: seleccionar ACTIVA

Sustituir Importe por Formula: este campo se deja vacío, en caso de activarse el sistema le

sustituye el importe que esta importando por cada trabajador y le realiza el cálculo que indica la

formula.

Como usuario final deberán decidir; SI ó NO integra dicha prestación al salario base de

cotización, en este caso esta prestación NO integra al salario, si se respeta el tope establecido

por la LSS, en caso contrario, el excedente SI integra al salarios.

En el campo de NO INTEGRA, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria dar clic y

se muestra la pantalla de “Editor de Formulas”, cuando es una percepción topada, la formula

se inicia en el campo NO INTEGRA.

Se muestra la pantalla de editor de formulas de NO INTEGRA:

MANUAL AUDIMSS

69

Dar clic en la primer pestaña “Operadores”, clic en la parte inferior de la pantalla en el recuadro

blanco para iniciar la formula, dar clic en el campo paréntesis izquierdo (, posteriormente dar

clic en la cuarta pestaña “Tablas y campos” seleccionar la tabla “Salarios mínimos” dar clic en

el símbolo de suma y se desglosan las tres zonas de los salarios mínimos, previamente dar

clic en la pantalla de editor de formulas para indicarle al sistema donde quieren esta

información, seleccionar “zona A” con doble clic, esta información pasa a la pantalla donde se

esta realizando la formula, siguiente paso dar clic en la pestaña de los “Operadores” y con

doble clic seleccionar * multiplicación y teclear 0.40 que es el tope que nos indica la LSS, pasar

a la pestaña de “Operadores” y seleccionar ) paréntesis derecho, de esta forma queda la

primera parte de la formula, nuevamente seleccionar “Operadores” y * multiplicación para

multiplicar por la segunda parte de la formula, nuevamente seleccionar “Operadores” y dar clic

en el campo paréntesis izquierdo (, ahora para la segunda parte de la formula depende del

criterio del usuario y se considera la pestaña “Variables” estas son las opciones que se podrán

utilizar:

Se pueden capturar los días y el sistema tomara estos días en cada uno de los

bimestres.

Se pueden seleccionar las opciones de la pestaña “Variables” como DPGBN() días

pagados de nomina del bimestre anterior( a estos días se les restaron las incidencias y

se toma en cuenta la fecha de alta) , DPN () días del periodo anterior (estos días son

los del bimestre anterior sin descontar incidencias, es decir son días calendarios)

Se podrán combinar los conceptos de la pestaña “Variables”.

Para nuestro ejemplo tomaremos DPGBN(), así dar clic en el editor de formulas y seleccionar

esta clave con doble clic, por último cerrar el paréntesis de la formula, clic en operadores y

seleccionar )paréntesis derecho, la formula queda de esta forma.

Nota: al momento de realizar las formulas no importan los espacios que se dejen entre

cada operación.

Este seria el proceso para realizar la primer parte de la formula que es NO INTEGRA, es decir

el sistema calcula el tope de dicha prestación en base a la Ley del Seguro Social y el criterio

del usuario.

B) SEGUNDA PARTE DE LA FORMULA “SI INTEGRA”

En el campo de SI INTEGRA, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria dar clic y

se muestra la pantalla de “Editor de Formulas”, cuando es una percepción topada se realiza

esta segunda parte de la formula, en la pestaña “Tablas y Campos”, seleccionar en el detalle

“Percepciones por trabajador”, dar clic en el símbolo + y se muestra tres opciones, dar doble

clic en “Total de percepción” y en la pantalla de editor de formulas se muestra lo siguiente:

PANTALLA DE SI INTEGRA:

MANUAL AUDIMSS

70

Con esta función el sistema tomará el total del importe de esta percepción, dar clic en la

pestaña “Operadores” y dar clic en la pantalla “Editor de formula” indicando donde desean

continuar la formula, seleccionar con doble clic el – diferencia y por último regresar a la pestaña

“Tablas y Campos”, seleccionar en el detalle “Percepciones por trabajador”, dar clic en el

símbolo + y se muestra tres opciones, dar doble clic en “NO integra” y en la pantalla de editor

de formulas se muestra como lo indica la pantalla arriba.

Como se puede observar, al seleccionar el campo “Total de la percepción“, el editor de

formulas nos transcribe PERCEPXTRAB.total; cuando se selecciona NO integra es

PERCEPXTRAB.nointegra; cuando se selecciona SI integra es PERCEPXTRAB.integra.

8.10.- Calendario de pagos mensuales y bimestrales

MANUAL AUDIMSS

71

En esta tabla se capturan las fechas de pago oportuno, es decir cuando se debió realizar el

pago por parte del patrón y las fechas de pago de Diferencias determinadas por auditoria.

Ejemplo:

Tipo de pago; seleccionar IMSS, infonavit, retiro.

Año de trabajo; seleccionar el año que se esta revisando.

Periodo; seleccionar del periodo 1 al 12, se refiere al mes o bimestre que se van a pagar las

diferencias.

Fecha límite de pago; este dato es la fecha en que la empresa debió realizar su pago

oportuno, este dato es para iniciar el proceso de calcular actualización y recargos a las

diferencias determinadas por auditoria.

Fecha real de pago; esta fecha se captura y se refiere a la fecha en que realmente se

pagarán las diferencias determinadas, por lo tanto hasta esta fecha se calcula la actualización y

los recargos.

Nota: en caso de no tener esta información por que aun no terminan la auditoria, esta tabla

podrá quedar vacía y el sistema NO realizará cálculos de actualización y recargos, se podrá

actualizar esta tabla en cualquier momento, es decir al inicio o final de la auditoria.

Si esta tabla se actualiza al final de la auditoria, el sistema les mostrará un mensaje al

momento de accesar a la tabla de DIFERENCIAS, este mensaje es solo informativo.

MANUAL AUDIMSS

72

8.11.- Días para calculo

En este menu se realiza la captura de los días para determinar la proporción de las

percepciones fijas y/o variables que integrarán al Salario Diario.

En la pantalla de lado derecho se muetra un filtro para seleccionar la información, “ Toda la

información” ó “Solo el año” (se refiere al año de trabajo), el sistema lleva información como

ejemplo, esta se puede eliminar o bien solo agregar la información que el usuario considera

necesaria.

Concepto; al dar clic en el cursor se muestran tres opciones:

a) Días percepciones Fijas; en caso de tener percepciones fijas que integren al salario, el

sistema considera estos días para dividir dichas percepciones y determinar la parte

proporcional que integra al salario. Se recomienda capturar los mismo días para todos los

meses ya que son percepciones fijas, si las percepciones que se otorgan en enero se dividen

en 31 días y en febrero esta mismas percepciones se dividen en 28 días, el importe de las

percepciones fijas sera diferente de un mes a otro, también podrán utilizar décimales en estos

días.

b) Días percepciones Variables; en caso de tener percepciones variables que integren al

salario, el sistema considera estos días para dividir dichas percepciones y determinar la parte

proporcional que integra al salario, estos días son bimestrales y del periodo que se seleccione.

En caso de ser nominas semanales, deberán determinar cuantas nominas se consideran en

cada bimestre ya que en algunos bimestres pueden ser ocho o nueve nominas.

c) Días pagados de nómina; estos días se refieren a los que se pagaron en la nomina y

se gistraron contablemente en cada uno de los meses, por ejemplo si es enero y son cinco

nominas pero la última nomina corresponde a días de enero y días de febrero, para esta tabla

deberán considerar la última nómina en el mes que este registrada contablemente, ya que el

sistema considera esta información para elaborar un reporte “Cruce de nominas”.

Estos conceptos son obligatorios, se usen dichas percepciones o no, se tienen que

capturar, en caso de NO capturar esas tablas, al realizar el Recalculo en la nomina imss,

se emite una bitacora donde se indica que tabla de estas no esta actualizada y tendrán

que actualizarla para que se eliminen los mensajes.

MANUAL AUDIMSS

73

COMO INICIAR LA CAPTURA DE ESTA TABLA

Como realizar la captura de un registro nuevo, dar clic en el primer icono “nuevo” y de lado

derecho se inicia la captura:

Concepto; seleccionar una de las tres opciones, “Percepciones variables”.

Año; 2010

Periodo; se muestran los seis bimestres, seleccionar el primero ( en pantalla se muestra 1)

Días; se capturan los dias que ustedes consideran correctos para dividir las variables y

determinar la parte proporcional a integrar al Salario.

Si es nómina Semanal pueden ser 8 o 9 semanas es decir 56 o 63 días.

Si es nómina Quincenal pueden ser 8 quincenas, 60 o 61, ya que pueden ser días calendarios

o días que realmente se pagaron en ese bimestre.

Tipo de nomina; seleccionar si es Semanal,Quincenal, Decenal, Catorcenal, Mensual.

Ausentismos; seleccionar SI; para que el sistema reste estas incidencias a los días de esta

tabla, en caso contrario seleccionar NO.

Incapacidades; seleccionar SI; para que el sistema reste estas incidencias a los días de esta

tabla, en caso contrario seleccionar NO.

Variables para reingresos; esta opción se muestra activa, lo cual indica que NO tomara en

cuenta las percepciones variables de aquellos trabajadores que se dieron de alta en los

bimestres anteriores al bimestre de trabajo. Si su criterio es que el sistema considera estas

percepciones variables para la integración del salario para los Reingresos, entonces deberán

desactivar esta opción.

MANUAL AUDIMSS

74

Para iniciar el siguiente módulo 9. Auditoria, es necesario haber terminado de

implementar el menú 8. Catálogos, de lo contrario los resultados de este módulo serán

en base a los ejemplos que muestra el sistema, y tendrán que eliminar la información

procesada para volver a realizar la Auditoria.

9.-MENU AUDITORIA

9.1. LIQUIDACION

En este menú se realizará la auditoria a detalle, ya que por un lado se Importará el disco de

pago que se generó en el SUA como pago mensual o bimestral y por otro lado se Importarán

las nominas de la empresa en formato de Excel. Con el resultado de estos procesos se

determinarán las diferencias; estas podrán ser diferencias a pagar y/o a favor, en Salarios

Diario Integrado (SDI), diferencias en fechas de alta y/o bajas, diferencias por ausentismos e

incapacidades, esto es por cada uno de los trabajadores.

9.1.- Liquidación

En este menú se leerá el disco de pago del SUA mensual y bimestral, se podrá modificar la

información.

MANUAL AUDIMSS

75

En este menú se inicia la auditoria ya que se reflejará lo que el patrón pago como cuotas ante

el Seguro Social, en caso de haber pagos complementarios en esta pantalla se podrán

complementar, solo los que sean consecuencia de pago de diferencias por Modificación de

Salarios ó Corrección a la Prima de Riesgo de Trabajo.

9. MENU AUDITORIA

9.1. LIQUIDACION

9.1.1. IMSS

Esta es la pantalla donde se revisa la información que se Importo del disco de pago del SUA

9.1.3 “Importación Disco del SUA”

En la parte superior se indican los iconos, nuevo, guardar, editar, eliminar, deshacer, impresión.

En esta ventana en la segunda pestaña de lado derecho “Detalle Movimientos” se podrán

modificar los datos.

De lado derecho se muestra el icono 5%, 20%, Financiamiento, estas opciones solo aplicaran

para los ejercicios 2008 y 2009. Si al “Importar el Disco de pago del SUA” ya aplicaron estas

opciones, en esta pantalla por default ya estarán activadas. Si al “Importar el Disco de pago

del SUA” NO aplicaron estas opciones y necesitan aplicarla, solo seleccionara la opción y dar

clic en el icono de lado derecho que es el recalculo “R” para llegar a los importes de su

liquidación del SUA. La opción “G”, es para generar los movimientos de INICIO en esta

pantalla, esta opción SOLO se utilizará si NO hay disco de pago del SUA por parte de la

empresa y se tendrán que capturar manualmente todas las incidencias para llegar a las cifras

de la Liquidación del SUA como lo indica el reporte.

Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran

los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán “consultar”

trabajadores de todo el año).

MANUAL AUDIMSS

76

Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones:

Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada y

de lado derecho realizar la captura.

De lado izquierdo se muestra el “Catálogo de Trabajadores”, la primera columna “Núm.”, es

para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es

ascendente o descendente. La segunda columna “Nombre” es para ordenar a los trabajadores

al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente.

En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran

dos opciones:

Detalle de trabajadores; estos datos son los del “catálogo de Trabajadores”, para

consultar la fecha de alta, categoría, etc.

Movtos. e incidencias del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que tiene el

trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de

cada mes)

Se muestran dos pestañas:

Movimientos de Liquidación; en esta ventana se muestran los importes por cada uno

de los movimientos a manera de consulta.

Detalle movimientos; en esta ventana se muestran los importes por cada uno de los

movimientos y estos se podrán modificar.

Pantalla que muestra el detalle:

Para modificar, seleccione un trabajador y dar clic en el tercer icono “Editar”, esta opción se

utiliza cuando la empresa tiene un segundo disco de pago y este es pago de “Diferencias por

Salarios” en el campo de SDI E y M deberán modificar el salario anterior por el Nuevo salario y

dar “enter”, y las cuotas automáticamente se actualizan en base al nuevo salario y vía pantalla

se muestran las nuevas cuotas. (Revisar las cuotas de liquidación inicial y liquidación nueva).

Por último para que el reporte se actualice deberán dar clic en la opción “Recalculo” y podrán

consultar el reporte, dar clic en “Impresión” y se muestra la pantalla para seleccionar los filtros,

si desean toda la información no seleccionar filtros dar clic en “Aceptar” y se muestra el listado

de cuatro reportes, seleccionar el primero “Movimientos de Liquidación”.

En caso de querer revisar las “Incidencias” de la liquidación, en la pantalla seleccionar el icono

de de “Impresión”, seleccione el filtro “Clave de movimientos” clic en el puntero y se muestra la

MANUAL AUDIMSS

77

lista de las incidencias, seleccionar una y dar clic en “Aceptar”, se muestra la lista de los

reportes y seleccione el segundo “Incidencias de Liquidación”, el reporte tres “Incidencias de

Liquidación anual” nos muestra todo el año, el cuarto reporte “Movimientos de Liquidación

aplicación 5%” se refiere al pago especial del 5% o 20% de los acuerdos que aplicaron en su

momento.

9.1.2 RETIRO / INFONAVIT

RETIRO INFONAVIT

Este proceso es bimestral, y la información se refleja en el menú “Liquidación”, “Retiro e

infonavit de Liquidación”.

En la parte superior se muestran los iconos Editar, guardar, deshacer, imprimir.


los trabajadores a cotizar en el bimestre de trabajo, Todos (con esta opción podrán “consultar”

trabajadores de todo el año.

Se muestran dos pestañas; Cuotas retiro- infonavit- amortización y Créditos infonavit (se

refiere al cálculo de las amortizaciones. Para realizar cambios es en la primera pantalla, dar clic

en icono “editar” y en la parte inferior de la pantalla se activan los recuadros para modificar, en

esta misma pantalla se puede consultar toda la información.

En esta pantalla la información se muestra por cada uno de los meses, como se puede ver son

dos líneas porque es información bimestral, y en el segundo movimiento se muestra el importe

de las amortizaciones.

Con la opción “Impresión” se muestra la pantalla de los filtros y para este reporte se selecciona

bimestralmente, dar clic en “aceptar” y se muestra el nombre del reporte.

MANUAL AUDIMSS

78

9. AUDITORIA

9.1.3 IMPORTACION DISCO SUA

Esta es la segunda opción para importar el “Catálogo de Trabajadores” del disco del

pago del SUA.

Para realizar este proceso deberán tener los Discos de PAGO que se generaron en el SUA (no

leemos respaldos del SUA) y la impresión de dicho pago, es decir el Detalle de las cuotas por

cada uno de los trabajadores.

Esta es otra de las opciones para poder importar el “Catálogo de trabajadores”:

a).- La primera opción se explica en el menú 9. Auditoria 9.3 Importación Npomina,

“Catálogo de trabajadores” en archivo de Excel que está más adelante.

b).- La segunda opción es importar el 8.2“Catálogo de Trabajadores” del disco del pago

del SUA.

En caso de haber seleccionado esta opción:

a).- Para la importación de “Catálogo de Trabajadores” desde Excel que es la opción a), este

proceso de leer el “Disco de pago SUA” se tiene que hacer, ya que el disco del pago del SUA

contiene el “Catalogo de Trabajadores” y los “Movimientos” con sus respectivas cuotas, es

decir que aun cuando ya se importo el “Catálogo de Trabajadores” de Excel con todos los

datos, es necesario importar este disco del SUA.

Para iniciar con la opción a) accesar al menú 9. “Auditoria”,9.1 “Liquidación”,9.1.3

“Importación Disco SUA”, se muestra la siguiente pantalla y dar clic en el primer icono

“Importar disco de pago SUA”, se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

79

Seleccionar la ruta donde esta el archivo del SUA con doble clic, se muestra nuevamente la

pantalla previa, para revisar el contenido del disco y complementar la información.

En esta pantalla se muestran cinco pestañas:

1.-CATALOGO DE TRABAJADORES

Se explica el proceso para la opción a) donde previo a este proceso ya importaron el

“Catálogo de trabajadores de Excel”. Toda la información se muestra en color gris como se

ve en pantalla y solo se complementa la columna “Fecha de Alta”.

Explicación de cada uno de los campos de estas pestañas:

“Catálogo”; se refiera a la selección de trabajadores que están en este archivo y deseen

aplicarlos al “Catálogo de trabajadores” para su revisión, para poder complementar las

columnas que se muestran a la derecha deberán seleccionar a los trabajadores en esta

columna, con doble clic en el encabezado de la columna (se muestra una flecha en el

encabezado de la columna), se seleccionan TODOS o de igual forma con doble clic se

deseleccionan TODOS, si desea seleccionar solo algunos trabajadores dar clic en esta

columna al trabajador.

“Tablas”, esta columna es para indicarle al sistema que se complementaran las columnas de

lado derecho, si NO seleccionan esta columna NO se podrá complementar la información de

lado derecho, con doble clic en el encabezado de la columna (se muestra una flecha en el

encabezado de la columna), se seleccionan TODOS o de igual forma con doble clic se

deseleccionan TODOS, si desea seleccionar solo algunos trabajadores dar clic en esta

columna al trabajador.

MANUAL AUDIMSS

80

“Número de trabajador”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de

Trabajadores” y con clic derecho sobre el encabezado de la columna se muestra dos opciones:

a) numerar, al seleccionar esta opción se muestra una pantalla para asignarle el número inicial

a los trabajadores. b) ordenar, con esta opción se agrupan los trabajadores que están en azul

para complementar la información.

“Nombre”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“NSS”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“RFC” , este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“CURP”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“SEXO”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Fecha de alta”, este campo No se muestra para todos los trabajadores, solo para las altas del

periodo que se esta trabajando.

En esta opción se observa que todas las columnas tienen información excepto “Fecha de

alta”, ya que el SUA solo trae este campo para los trabajadores que se dan de alta en el mes

que estamos leyendo, para todos los trabajadores que ya existían NO trae este dato, para

solucionarlo, dar clic en dicha columna y seleccionar el icono que se muestra de lado derecho

en la parte superior “NOM” para poder complementar esta información y se muestra el

siguiente mensaje:

Con esta opción el sistema trae la fecha de alta de los trabajadores que están vacios, ya que

estos trabajadores están en la base de audimss cuando se importaron del archivo de Excel, o

bien dar clic en el encabezado de esta columna y se muestra un calendario para seleccionar la

fecha de alta con un “enter” la fecha seleccionada se le asigna a todos los trabajadores si están

activos en la columna “Catálogo” y “Tabla” (seleccionados), de lo contrario no se asigna dicha

fecha.

MANUAL AUDIMSS

81

Esta es la única columna que se complementa, solo en el primer mes de trabajo, de

febrero en adelante esta es nuestra base de trabajadores y para las altas de los

siguientes meses el SUA muestra esta información.

“Departamento”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Categoría”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Oficio”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Tipo de nomina”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Tipo de salario”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Tipo de jornada”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Tipo de trabajador”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Turno”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.

“Pensión”, este dato lo trae el archivo del SUA.

“Crédito Infonavit”, este dato lo trae el archivo del SUA.

“Fecha Inicio descuento”, este dato lo trae el archivo del SUA.

“Tipo de descuento”, este dato NO lo trae el disco, por lo tanto se debe capturar en esta

pantalla y las opciones son; 1) porcentaje, 2) cuota fija monetaria, 3) veces en salario mínimo.

“Valor del descuento”, este dato lo trae el archivo del SUA.

“Importe de Amortización”, este dato lo trae el archivo del SUA.

“Estatus de Aplicación”, es esta columna AUDIMSS indica si no esta toda la información, y el

mensaje dice cual es la información que esta mal o si esta vacía la columna.

Si la pantalla muestra trabajadores en azul y en gris, los que están en color gris están correctos

y los que están en azul, el sistema esta indicando que NO existen estos trabajadores en la

base de “Catalogo de Trabajadores” de AUDIMSS y tendrán que complementar TODOS los

datos en esta pantalla para poder continuar con el proceso.

COMO COMPLEMENTAR LA INFORMACION A LOS TRABAJADAORES EN COLOR AZUL

La pantalla muestra a trabajadores en azul, para facilitar su revisión en la columna de “Número”

con clic derecho sobre el encabezado de la columna se muestra dos opciones: a) numerar, al

seleccionar esta opción se muestra una pantalla para asignarle el número inicial a los

trabajadores (en automático se le asigna a todos los que no tienen esa información) o bien se

teclea en esta pantalla el número a cada trabajador. b) ordenar, con esta opción se agrupan

los trabajadores que están en azul para complementar la información desde la primera y

segunda columna.

Nota: Si no desea trabajar en esta pantalla para complementar la información, podrá hacerlo

directamente en el menú “Tablas”, “Catálogo de Trabajadores” y capturar manualmente a los

trabajadores (esto se recomienda si son pocos los trabajadores que tengan que agregar) o

también podrá importar otro archivo de Excel con los trabajadores que están pendientes; esta

opción es en “Importación Nomina”.

2.- MOVIMIENTOS IMSS

En esta pestaña se muestran todas las cuotas que pago el patrón por cada uno de los

trabajadores.

Para ver los importes solo dar clic en el segundo icono de recalculo “R” y se mostraran todas

las cuotas, en caso de ser un ejercicio especial; es decir, que haya algún calculo especial, se

muestran de lado derecho las opciones y solo seleccionar lo que aplique al año de revisión.

MANUAL AUDIMSS

82

En esta pantalla se muestran varias columnas y de lado derecho se localiza la columna “días

de Incapacidades” esta columna podrá modificarse solo en caso de que las cifras que se

muestran no corresponde a los reportes del SUA.

De lado izquierdo en la parte inferior se muestra la opción “Actualizar”, en caso de modificar

dicha columna deberán dar clic en esta opción para que se actualicen las cifras. No se debe

recalcular, en caso de hacerlo las cifras se vuelven a calcular como al inicio, se pierde el

cambio de la columna “Días de incapacidades”.

Si la información no corresponde, deberán revisar por cada una de las ramas, en caso de tener

diferencias en los importes deberán revisar el menú “Catálogos”, “Salarios mínimos”, “Topes

salariales mensuales/bimestrales, Riesgo de Trabajo porque estas son las tablas que se

consideran para estos cálculos. Cuando es el mes de Enero revisar la última hoja del reporte

del SUA para verificar con que Salarios Mínimos se pago el SUA, si está dictaminando 2010 los

salarios deben ser de ese año, en caso de ser un año anterior es decir que la empresa NO

actualizo los Salarios Mínimos en el SUA, usted deberá hacer lo mismo en AUDIMSS, deberá

registrar los Salarios Mínimos del SUA solo para leer este archivo, posteriormente deberá dejar

la tabla de “Salarios Mínimos” como al inicio que actualizo todas las “Tablas” del sistema.

En caso de tener diferencias, esto es en los mese pares por efecto de incapacidades, dentro de

esta pantalla podrán modificar los días de las incapacidades y en esta misma pantalla de lado

izquierdo en la parte inferior se muestra in icono “Actualizar” al dar clic mostrara los cambios

realizados en cada uno de los importes. (No deberán recalcular porque se pierden los cambios

manuales que realizaron a las incapacidades)

NOTA: Si esta revisando 2008 o 2009, en la parte superior de lado derecho de la pantalla

se muestran dos iconos 5%, 20% o Financiamiento, esto aplica en base a los acuerdos

emitidos en el Diario Oficial, solo dar clic en la opción que aplica y posteriormente

“Recalcular”, y revisar los importes totales.

Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la

información en la primera pestaña de esta pantalla “Catálogo de trabajadores” y los cálculos de

la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono

“Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss”, y se muestra un mensaje:

Verifica el sistema que exista el recalculo, si aun no lo realizan, seleccionar la opción SI, se

realizan los calculos y se aplica la información al modulo que le corresponde.

En los meses de Enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, este es el proceso.

Nota: Para los meses pares hay otro mensaje.

Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción “Impresora” y

seleccionar el reporte “Liquidación”.

3.-RETIRO / INFONAVIT

MANUAL AUDIMSS

83

En esta pestaña se muestra la información de Retiro, Cesantía y vejez, Infonavit y

amortizaciones, por lo tanto solo se activa en los meses pares; febrero, abril, junio, agosto,

octubre, diciembre.




“Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss”.

Con la primera opción se aplican solo los importes de las ramas mensuales del IMSS

Con la segunda opción se aplican los importes mensuales y bimestrales.



NOTA: en estos meses se podrán leer dos discos de pago, es decir si la empresa tiene un

disco con el pago mensual y otro disco con el pago bimestral, primero deberá leer, recalcular y

aplicar la información con la primera opción. Leer el segundo disco de pago, recalcular y

aplicar la información con la segunda opción.

4.-Genera bajas mismo día (no aplica)

Esta opción aplica para ejercicios 2006 y 2007.

5.-Corrección Movimiento SUA (no aplica)


b).- La segunda opción es importar el “Catálogo de Trabajadores” del disco del pago del

SUA.

Si para tener el “Catálogo de Trabajadores” en AUDIMSS se toma esta opción (es decir que no

tiene el archivo de Excel) entonces el módulo de “Catálogos”, “Catálogos de Trabajadores” se

inicia con este proceso “Liquidación”, “Importación del SUA”. En un solo proceso se importaran

los Trabajadores y los Movimientos IMSS donde se reflejan las Cuotas pagadas.

MANUAL AUDIMSS

84

Como se ve en la pantalla el disco del SUA no incluye toda la información que requiere

AUDIMSS, por lo tanto en esta pantalla se podrá complementar la información.

Nota: si NO desean hacer este proceso por que tienen que complementar información en esta

pantalla, la solución es leer este disco de pago en el programa SUA, en la opción Leer disco de

pago, al momento de ver el reporte en pantalla podrá exportar la información a Excel donde se

complementaria la información que requiere AUDIMSS y con esto podrán realizar la

importación desde Excel.

COMO COMPLEMENTAR LA INFORMACION DEL DISCO DE PAGO DEL SUA EN LA

PANTALLA DE AUDIMSS AL SELECCIONAR LA OPCION B.

Información que no contempla el SUA y es necesaria en AUDIMSS, en la pestaña “Catálogo de

Trabajadores” de esta misma pantalla.

En esta pantalla se muestran todos los trabajadores que están el disco de pago del SUA, pero

si su revisión es prueba selectiva, entonces solo se trabaja en los trabajadores que ustedes

seleccionen.

Para el llenado de todas las columnas antes deberán seleccionar la primera columna

“Catálogo” y la segunda “Tablas” de lo contrario no se actualizaran las otras columnas, si la

revisión es total con dar doble clic en el encabezado de las columnas se seleccionan todos los

trabajadores o se deseleccionan, si es prueba selectiva solo seleccione con un clic a cada uno

de los trabajadores.

Número de Trabajador; dar clic derecho sobre el encabezado y se muestra dos

opciones;

MANUAL AUDIMSS

85

a) Numerar, con esta opción se muestra la siguiente pantalla:

Para el primer mes se indica 00000001 (se recomienda respetar los ceros a la

izquierda por si más adelante aumentan los trabajadores), dar clic en aceptar y se

muestra el número de trabajador para todos aquellos que están seleccionados. A partir

del segundo mes el sistema les sugiere el número que continuaría, deberán revisar

previamente cual fue el último número de trabajador que se utilizó el mes anterior.

b) Ordenar, con esta opción se ordena en forma ascendente o descendente por

número de trabajadores (en la siguiente columna “nombre” al dar clic en el

encabezado se ordena en forma alfabética.

Fecha de alta; este campo esta vacio para aquellos trabajadores que se dieron de alta

en periodos anteriores al revisado, para su llenado automático, seleccionar la columna

con doble clic izquierdo y se muestra el calendario para señalar la fecha que deseen

asignarle a todos los trabajadores q no traen este dato, y con “enter” se aplica la misma

fecha para todos los trabajadores que tenían vació este campo.

Hay una segunda opción para el llenado de esta columna, de lado derecho dar clic en

el recuadro “NOM” y se muestra el siguiente mensaje:

MANUAL AUDIMSS

86

Seleccionar la opción “SI” y el sistema automáticamente le asigna la fecha de alta a los

nombres que traían dicha fecha vacía, a los trabajadores que se dan de alta en el

periodo de trabajo el sistema respeta dicha fecha, la fecha se toma del “Catálogo de

Trabajadores” que se importo de Excel previamente.

Para poder realizar este proceso deberán seleccionar a todos los trabajadores en la

columna “Catálogos” y “tablas”.

Categoría; (si son varias categorías debe seleccionar primero a sus trabajadores por

una de las categorías) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y

se muestra esta pantalla:

Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo

seleccionar su categoría (si tiene otra categoría que asignar, deberá deseleccionar a

estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores de la nueva categoría.

Oficio; (si son varios oficios debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno

de los oficios) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se

muestra esta pantalla:

MANUAL AUDIMSS

87


seleccionar su oficio (si tiene otros oficios que asignar, deberá deseleccionar a estos

trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo oficio.

Tipo de Salario, en este dato solo aplican tres opciones, esto es en base a las tablas

del SUA, con doble clic en el encabezado se muestra la siguiente pantalla:

Departamento; (si son varios departamentos debe seleccionar primero a sus

trabajadores por cada uno de ellos) para este dato dar doble clic en el encabezado de

la columna y se muestra esta pantalla:


seleccionar su departamento (si tiene otros departamentos que asignar, deberá

deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo

departamento).

Turno, este dato solo se aplica en el calculo de “Horas Extras”, (si son varios turnos

debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno de ellos) para este dato dar

doble clic en el encabezado de la columna y se muestra esta pantalla:

MANUAL AUDIMSS

88


seleccionar su turno (si tiene otros turnos que asignar, deberá deseleccionar a estos

trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo turno).

Crédito del INFONAVIT no trae el campo “tipo de descuento”, es decir 1, 2 ó 3.

(si son varios tipos de descuento debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada

uno de ellos) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se

muestra esta pantalla:

En este menú se muestra la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo

previamente, dar doble clic en el encabezado de la columna y se muestra la pantalla

solo seleccionar su tipo de descuento (si tiene otros tipos de descuento que asignar,

deberá deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo

tipo de descuento). Este dato no lo contiene el disco del SUA.

Este proceso de complementar TODA la información es esta pantalla solo es en el primer mes

de trabajo, para el siguiente mes que se lee el disco de Pago del SUA esta información ya esta

en la base de ADUIMSS.

El llenado de todas la columna es cuando se aplica la opción de “Importar Disco de SUA” para

alimentar el “Catálogo de Trabajadores”.

Cuando ya se tiene el “Catálogo de Trabajadores” por que se importaron del archivo de Excel,

solo se complementa la columna Fecha de Alta.


seleccionar el reporte “Trabajadores”.

2.-Pestaña Movimientos IMSS

MANUAL AUDIMSS

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Para accesar a esta pestaña, solo dar clic sobre el encabezado de dicha pestaña, para mostrar

los importes dar clic en el segundo icono “Recalculo” y revisar dichos importes, estos deben ser

los mismos que se indica en su reporte del SUA.

Si la información no corresponde, deberán revisar por cada una de las ramas, en caso de tener

diferencias en los importes deberán revisar el menú “Catálogos”, “Salarios mínimos”, “Topes

salariales mensuales/bimestrales, Riesgo de Trabajo porque estas son las tablas que se

consideran para estos cálculos. Cuando es el mes de Enero revisar la última hoja del reporte

del SUA para verificar con que Salarios Mínimos se pago el SUA, si está dictaminando 2010 los

salarios deben ser de ese año, en caso de ser un año anterior es decir que la empresa NO

actualizo los Salarios Mínimos en el SUA, usted deberá hacer lo mismo en AUDIMSS, deberá

registrar los Salarios Mínimos del SUA solo para leer este archivo, posteriormente deberá dejar

la tabla de “Salarios Mínimos” como al inicio que actualizo todas las “Tablas” del sistema.

En caso de tener diferencias, esto es en los mese pares por efecto de incapacidades, dentro de

esta pantalla podrán modificar los días de las incapacidades y en esta misma pantalla de lado

izquierdo en la parte inferior se muestra in icono “Actualizar” al dar clic mostrara los cambios

realizados en cada uno de los importes. (No deberán recalcular porque se pierden los cambios

manuales que realizaron a las incapacidades)

NOTA: Si esta revisando 2008 o 2009, en la parte superior de lado derecho de la pantalla

se muestran dos iconos 5%, 20% o Financiamiento, esto aplica en base a los acuerdos

emitidos en el Diario Oficial, solo dar clic en la opción que aplica y posteriormente

“Recalcular”, y revisar los importes totales.





El sistema válida que este e Recalculo de las cuotas, en caso contrario selecciona la opción

“SI”, inicia el proceso de cálculo y se realiza automáticamente el procese “Aplica a AUDIMSS”.

En los meses de Enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, este es el proceso.



3.-Pestaña Retiro Infonavit

MANUAL AUDIMSS

90

En esta pestaña se muestra la información de Retiro, Cesantía y vejez, Infonavit y

amortizaciones, por lo tanto solo se activa en los meses pares; febrero, abril, junio, agosto,

octubre, diciembre.





Con la primera opción “Ambas” se aplican solo los dos importes, el de las ramas mensuales del

IMSS y las bimestrales.

Con la segunda opción “Retiro” se aplican los importes bimestrales.



NOTA: en estos meses se podrán leer dos discos de pago, es decir si la empresa tiene un

disco con el pago mensual y otro disco con el pago bimestral, primero deberá leer, recalcular y

aplicar la información con la primera opción. Leer el segundo disco de pago, recalcular y

aplicar la información con la segunda opción.

4.-Genera bajas mismo día (no aplica)


5.-Corrección Movimiento SUA (no aplica)


DONDE SE MUESTRA LA INFORMACION QUE SE IMPORTO DEL (S) DISCO(S) DE PAGO

DEL SUA EN FORMA MENSUAL Y BIMESTRAL:

CATALOGO DE TRABAJADORES

MANUAL AUDIMSS

91

(Los datos generales de los trabajadores)

Si se tomo la opción de importar los trabajadores del “Disco de pago del SUA”, la información

de los trabajadores se muestra en el menú “Catálogos”, “Catálogo de Trabajadores”.

LIQUIDACION IMSS

(movimientos y cuotas)

Independientemente de la opción que se haya tomado para importar el Catálogo de

Trabajadores, esta opción de Movimientos IMSS que son todas las cuotas y se refleja en la

opción 9.1“Liquidación”,9.1.1 “IMSS”:

RETIRO / INFONAVIT

(Cuotas bimestrales y amortización)

En los meses pares, son las cuotas bimestrales y los importes de las amortizaciones de los

créditos del infonavit.

MANUAL AUDIMSS

92

9 .MENU AUDITORIA

9.2.- NOMINA.

9.2.1 IMSS

Para iniciar este módulo de Auditoria hay dos opciones: 9.1- Liquidación, o 9.2.- Nómina.

Para Iniciar con la opción de 9.2.-Nómina se deberá accesar a 9.1.3.- Importación de la

Nómina; con esta opción se importa los cinco archivos en formato Excel Ocupaciones y oficios,

Departamentos, Catalogo de trabajadores, incidencias o movimientos de nominas,

percepciones Fijas y/o Variables

Para iniciar con la opción 9.1.- Liquidación deberán accesar a 9.1.3 -Importación disco de

SUA disco de pago; con esta opción se importara solo el Catalogo de Trabajadores,

incidencias, Cuotas pagadas por cada uno de los trabajadores.

NOTA:

El Catalogo de Trabajadores se podrá importar de las Nóminas en el formato de Excel o

bien se podrá importar de “Disco de pago del SUA”.

9.2.- NOMINA.

9.1.3 .- Importación Nómina

COMO IMPORTAR LOS ARCHIVOS DE LAS NOMINAS EN FORMATO DE EXCEL:

Accesar al módulo 9. “Auditoria”, 9.2 “Nómina”, 9.2.3 “Importación Nómina”, en este módulo se

podrán importar todos los archivos.

Pantalla para realizar la importación de los cinco archivos:

Con estas opciones se importan Se validan los archivos Se aplica la información

MANUAL AUDIMSS

93

a) PROCESO PARA IMPORTAR CATALOGOS DE OCUPACIONES Y/O OFICIOS Y

DEPARTAMENTOS.

Pantalla de iconos a utilizar para todos los procesos de Importación de los archivos en Excel:

MANUAL AUDIMSS

94

Seleccionar el periodo de trabajo:

Seleccionar el primer icono “Importar otros Catálogos desde Excel”, se muestran dos

opciones; Ocupaciones y/o Oficios, Departamentos, puede seleccionar uno de los dos, el

proceso es el mismo para cualquiera de estas dos tablas y no importa el orden, se muestra la

siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

95

Se muestra la pantalla para indicar la ruta donde esta su archivo a importar.

Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de

Excel:

MANUAL AUDIMSS

96

Seleccionar con clic el archivo y dar clic en abrir como lo indica la pantalla, o bien doble clic en

el nombre del archivo y se muestra la pantalla de AUDIMSS para relacionar las columnas de

Excel con la información que solicita el sistema:

En la parte superior se muestra la información con el contenido de Excel, en la parte inferior se

muestra el “Concepto” y “Columna a relacionar”, es decir el orden del archivo de Excel no

importa ya que es esta pantalla el usuario final relaciona dicha información.

Concepto Columna Relacionada

MANUAL AUDIMSS

97

Clave A

Departamento B

Para seleccionar la columna relacionada, dar clic en el puntero y se muestran las columnas que

trae el archivo que están importando, en caso de equivocarse se muestran guiones (–) al final

de las letras, solo seleccione estas líneas y podrá continuar con la captura.

Se recomienda NO teclear las columnas, en caso de hacerlo deberán ser con mayúsculas y

solo las letras de las columnas que contienen información.

Al concluir la captura de lado derecho se muestra el icono de “importar” o “cancelar”, dar clic

en importar y se muestra el siguiente mensaje:

Y dar clic en “aceptar”. El sistema ya aplico esta información al menú que le corresponde 8.1.-

Catálogos 8.1.1.-Tablas 8.1.2.- Departamentos, en caso de que la información se aplique

por segunda vez o se aplique algún departamento existente, el sistema enviará una bitácora

indicando que la información se repite.

Como último paso revisar dicha información, en el menú 8.-Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.2.-

Departamentos 8.1.1.- Ocupaciones”.

B) PROCESO PARA IMPORTAR CATALOGO DE TRABAJADORES.

1) Seleccionar el periodo de trabajo:

Para empresa nueva, deberán iniciar la Auditoria en el mes de Enero del año a

Dictaminar.

Para empresas que ya tienen información del año anterior, el mes de Enero

del siguiente año es donde deben iniciar.

MANUAL AUDIMSS

98

2) Antes de realizar esta importación deberá revisar el menú 8.1.- Catálogos, 8.1.2.- Tablas,

que la información que se importará de este archivo de Excel, “Catálogo de Trabajadores”

coincida con relación a las claves que ya se analizaron en el menú 8.1.2.- Tablas, de lo

contrario no se podrá realizar la importación ya que no serán compatibles dichas claves, cabe

mencionar que la información de este archivo debe estar en mayúsculas.

3) Seleccionar el segundo icono “Catálogo de Trabajadores desde Excel”, se muestra la

siguiente pantalla:

Se muestra la siguiente pantalla para indicar la ruta del archivo a importar:


Excel:

MANUAL AUDIMSS

99

Seleccionar con clic el archivo y en la pantalla de audimss dar clic en la opción de aceptar, se

muestra la pantalla para relacionar las columnas de Excel con la información que solicita el

sistema.

MANUAL AUDIMSS

100

En la parte superior se muestra la información con el contenido de Excel, en la parte inferior se

muestran los encabezados: “Concepto” y “Columna a relacionar”, es decir el orden del archivo

de Excel no importa ya que es esta pantalla el usuario final relaciona dicha información como

se ve en la pantalla.

Para seleccionar la columna relacionada, dar clic en el puntero y se muestran las columnas que

trae el archivo que están importando, en caso de equivocarse se muestran – al final de las

letras, solo seleccione estos guiones y podrá continuar con la captura, en caso de teclear

alguna letra posterior a la última letra de la columna con información en el archivo de Excel,

AUDIMSS mostrará error al leer el archivo, se recomienda NO teclear las letras , relacionar las

columnas con el puntero que se muestra en “Columna relacionada”.

Ejemplo según la información de la pantalla que se indica arriba:


Núm. de trabajador A*

Apellido paterno B*

Apellido materno C*

Nombre D*

RFC H*

Cuota diaria F

Sexo I

NSS G*

Tipo de categoría L*

Tipo de ocupación O

Fecha de alta E*

Tipo de jornada N**

Tipo de trabajador K**

Tipo de salario M**

Tipo de nómina J*

Tipo turno --

Tipo departamento --

Tipo pensión --

NOTAS IMPORTANTES:

*Estos datos serán obligatorios para que se pueda importar la información.

**Los otros datos se podrán complementar en la siguiente pantalla de captura o bien

dentro de los menús que correspondan y serán obligatorios para el pago de

Diferencias y para el DISPMAG O IDSE que son los avisos afiliatorios.

Los siguientes datos se refieren a los créditos del INFONAVIT, es decir si va a realizar

dictamen del INFONAVIT se alimenta esta información de lo contrario no es necesario.

En caso de realizar dicho dictamen y no tener la información, posteriormente tendrá que

complementar esta información en forma manual dentro del menú 8.-Catálogos, 8.2.-

Trabajadores, pestana Infonavit Nomina.

Número crédito Q

Fecha de inicio R

MANUAL AUDIMSS

101

Tipo descuento S

Valor descuento T

Se recomienda NO teclear las letras en las columnas, en caso de hacerlo deberán ser con

mayúsculas.

Al concluir la captura de lado derecho se muestra el icono de “importar” o “cancelar”, dar clic

en “importar” y se muestra un mensaje:

Dar clic en si y se muestra la pantalla con la información que se importó:

Al terminar los procesos y la revisión de su archivo en esta pantalla se mostrará así la

información que se importo, lo cual indica que es correcta toda la información procesada..

En caso de no mostrarse de esta forma la pantalla, necesitan revisar la última columna de esta

pantalla “Status” para ver el motivo por el cual su información no se muestra correctamente.

MANUAL AUDIMSS

102

4.- MOTIVOS POR EL CUAL NO SE PUEDE IMPORTAR EL ARCHIVO:

NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel.

La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en

Excel, de lo contrario se podrá dañar la información.

El archivo que se importo tiene encabezados:

Solución:

Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a

Audimss” la información no se aplica.

Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en

formato Office 2007.

MANUAL AUDIMSS

103

Solución:

Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.

Dentro Excel seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de

Excel” y se muestra la pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción

“Excel 5.0/95”, como lo indica la pantalla:

Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:

MANUAL AUDIMSS

104

Solución:

En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)

seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción

“Pegado especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato

como se indica en el punto anterior.

Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber

ampliado la columna:

Solución:

En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la

función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y

teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo

indica la pantalla:

MANUAL AUDIMSS

105

Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de

Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar

nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial”

seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda

correcta.

Si la columna fecha se muestra con formato de texto:

Solución:

MANUAL AUDIMSS

106

No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a

formato de fecha.

Solo se importan algunos trabajadores:

Solución

La fecha de alta es muy importante, si esta trabajando en Enero de 2010, los trabajadores

que se podrán importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31

de enero de 2010, para poder importar todos los trabajadores, deberán estar en el mes de

Diciembre del año a dictaminar y este archivo que es “Catálogo de Trabajadores” deberá

ser acumulado, es decir los trabajadores hasta el 31 de diciembre del año que esta

trabajando.

SI EL ARCHIVO SE IMPORTO CORRECTAMENTE, ESTA ES LA PANTALLA QUE SE

MUESTRA:

Esta es una vista previa de nuestra información:

MANUAL AUDIMSS

107

Esta pantalla es donde se muestra la información que se importo, esta será la pantalla previa

para revisar y validar que la información sea correcta.

En la pestaña de “Catálogo de Trabajadores” se mostrará la siguiente información:

Catálogo; en esta columna se podrá definir que trabajadores desean que se apliquen al menú

8. “Catálogos“ 8.2. “Catálogo de Trabajadores”, es decir de la información que se muestra en

esta pantalla podrán seleccionar si desean aplicar algunos trabajadores o todos. En caso de

seleccionarlos todos deberán dar doble clic en el encabezado de la columna “Catálogo”, en

caso de seleccionar solo algunos deberán dar clic en esta columna a la altura de cada uno de

los trabajadores.

Tabla; esta columna es para indicar si desean realizar captura o modificar alguna de las

columnas que se muestran a la derecha de la pantalla, si esta columna no se activa NO se

podrá realizar el llenado de las columnas, para seleccionar la columna dar doble clic en el

encabezado y para desactivar dicha columna con doble clic en el encabezado o bien puede

ser clic en cada uno de los trabajadores.

Antes de iniciar el proceso de complementar la información deberán seleccionar la columna

“Catálogo” y “Tabla”.

Número; se indica el número del trabajador para AUDIMSS

En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información,

esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información.

MANUAL AUDIMSS

108

Nombre del trabajador; se muestra el nombre del trabajador en una columna.

NSS; se indica a once dígitos, deberán revisar que se muestre de esta forma la información, en

caso de mostrar otra información deberán revisar el archivo de Excel.



RFC; se muestra la información y podrá ser a diez o trece dígitos.

Cuota diaria; se muestra la información sin símbolos, solo se registra el punto decimal, en la

cantidad que se muestra.



Fecha de alta; se muestra la información en formato día, mes y año.



A partir de esta columna el sistema muestra dos columnas relacionada a la Clave (es la

información que previamente se registro en el menú 8. “Catálogos”, 8.1 “Tablas”) para poder

complementar estas columnas deberá dar doble clic en el encabezado de la que indica “Clave”

y el sistema automáticamente le muestra la descripción.

Columnas en que aplica el llenado o corrección si su archivo de Excel ya muestra esta

información con doble clic en el encabezado “Clave”

Clave de sexo y descripción

Clave de Ocupaciones y oficios, descripción

Clave de Departamentos, descripción

Clave Categorías, descripción

Clave Turnos, descripción

Clave tipo de Nomina, descripción

Clave tipo de Trabajador, descripción

Clave tipo Salario, descripción

Clave tipo Jornada, descripción

Clave tipo Descuento, descripción

Clave tipo de Baja, descripción

Así se muestra la pantalla:

MANUAL AUDIMSS

109

Estatus de aplicación; en esta columna el sistema indica que información esta errónea y se

tendrá que corregir para poder concluir el proceso es decir para poder Aplicar esta información

a los respectivos módulos como es el menú 8. “Catálogos “, 8.2 “Trabajadores”.

El siguiente paso es dar clic en el icono cinco, esto es “validar catálogo de trabajadores”, con

esta opción el sistema realizará la primera revisión y en la última columna de esta pantalla

“Estatus” indicara cual es el error detectado.

“Estatus de Aplicación”

Los ampos que válida este proceso son; número de trabajador que NO se duplique (esto es a

partir del segundo archivo que se importe ya que el primer archivo no hay contra que validarlo,

lo tendrán que revisar manualmente) Número de seguridad social a once dígitos, RFC mínimo

a diez dígitos, que la descripción de las columnas “claves” existan en los 8. “Catálogos”,8.1

“Tablas”.

MANUAL AUDIMSS

110

En caso de tener información errónea, la columna “Estatus de Aplicación” lo indica:

NSS se duplica

Número de trabajar existente

La clave del departamento no existe

La clave de ocupación no existe

Audimss verifica que la información de todas las columnas, que se muestran en CLAVES,

estén registradas, de lo contrario, se muestran los mensajes en la columna de “Estatus de

Aplicación”.

Hay dos formas de solucionarlo; en esta pantalla se podrán corregir, es decir dar clic a la

columna o bien doble clic en las columnas “Claves” depende la columna a corregir:

En esta pantalla se toma la columna de “Clave ocupación” y se da doble clic en el encabezado

de dicha columna y se muestra la tabla de audimss, para seleccionar la información (previo a

esto el trabajador debe estar seleccionado como se ve en pantalla en la columna uno y dos)

puede ser con enter o doble clic.

La otra opción es corregir el archivo de Excel que importaron y se vuelve a realizar el proceso

de importación desde leer nuevamente el archivo.

Para concluir el trabajo en esta pantalla, deberán aplicar esta información al módulo que

corresponde ya que esta pantalla en previa o de revisión, para realizar este proceso dar clic en

el icono ocho “Aplicar trabajadores a AUDIMSS”.

Con esta opción el sistema vuelve a validar la información antes de aplicarla al menú

8.“Catálogos”,8.2. “Tablas”, al terminar este proceso deberá revisar nuevamente la última

columna de esta pantalla “Estatus”, primero deberán observar que la pantalla cambia de color,

MANUAL AUDIMSS

111

de inicio las líneas son azules y posterior a este proceso cambian a color gris siempre y cuando

no haya información errónea, en caso de existir algún error queda algunas líneas en azul, estas

son las que tendrán que revisar en la columna “Estatus de Aplicación”.

COMO CORREGIR INFORMACION CUANDO YA SE APLICO EL CATALOGO DE

TRABAJADORES A AUDIMSS.

Si solo se aplicaron algunos trabajadores hay dos formas de corregir:

1.- Primera opción.

Volver a importar el archivo de Excel;

En caso de que la información errónea sea en gran cantidad podrán corregir el archivo de

Excel y podrán realizar nuevamente todo el proceso de la importación, cabe mencionar que las

columnas a relacionar se quedaron grabadas, no tiene que volver a teclear las letras de cada

columna de Excel. Si realizan esta opción previamente deberán accesar al menú 4.“Archivo”,

4.7. “Utilerías”, 4.7.3. “Borrado de archivos” y seleccionar “Catálogo de Trabajadores” y

borra la información, con este proceso se borra la información que se había aplicado a menú 8.

“Catálogo”, 8.2. “Trabajadores”.

2.- Segunda opción.

Aplicar nuevamente la información corregida en pantalla “Previa”, es decir NO se vuelve a

importar el archivo.

La pantalla previa en la que se está trabajando, muestra en azul a los trabajadores donde hay

problemas, por la tanto solo esos se tiene que corregir en esta misma pantalla, solo dar clic en

el campo a corregir o bien doble clic a los encabezados de las columnas “Clave”, al concluir la

corrección deberá dar doble clic en el encabezado de la columna “Estatus de aplicación”, con

esto se cambia el estatus a “Pendiente de aplicar a AUDIMSS”.

COMO REVISAR LA INFORMACION QUE SE APLICO AL MENU “CATALOGO”,

“TABLAS”, “TRABAJADORES”

Accesar al menú 8.-“Catálogos”, 8.1.7.-“Trabajadores” y se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

112




Esta es la pantalla donde se refleja la información que se Importo desde Excel, en esta también

se puede complementar información o bien terminar de realizar la captura, con el primer icono

de “Nuevo” se podrán agregar trabajadores que no están registrados en las nominas como

pueden ser, personas por honorarios, asimilables, comisionistas o cualquier otra persona que

se necesite registrar en la base para cotizar al IMSS.

Con el tercer icono “editar”, se podrá realizar cualquier cambio a la información que se refleja

en pantalla y posteriormente dar clic en el segundo icono “guardar”.

Los campos que no se podrán modificar son: Categoría y Cuota Diaria, ya que el sistema

considera esta información para realizar el cálculo del Movimiento de inicio en el menú

9.2.Nomina, 9.2.1 IMSS

La unidad de medicina familiar (UMF) puede quedar vacía y en caso de necesitar esta

información al realizar los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE, deberán accesar a este

menú y realizar la captura solo de los trabajadores que se requieran (serian los reingresos por

auditoria).

En esta pantalla se podrá realizar la captura manual de los créditos del INFONAVIT, en la parte

central de lado derecho esta la segunda pestaña “Amortización Nómina”, para poder realizar la

captura de trabajadores que ya están registrados deberán seleccionar el trabajador y

posteriormente dar clic en el tercer icono “editar” y se muestra la siguiente pantalla de captura:

MANUAL AUDIMSS

113

Tendrán que teclear el número de crédito, no mayor a diez dígitos, posteriormente clic en el

icono “nuevo” y se emite un mensaje “El movimiento es una reactivación” seleccionar SI o NO;

la opción SI aplica en caso que el trabajador haya suspendido el pago de crédito y deseen

activarlo nuevamente, la opción NO es para aquellos trabajadores que aplica por primera vez

su crédito, después de seleccionar la opción se inicia la captura del detalle del crédito:

Tipo de descuento; dar clic en el puntero y se muestra las opciones, seleccionar una de ellas.

Valor; indicar si es porcentaje hay que teclear la cantidad, o si es cuota fija teclear la cantidad

al mes, si es veces el salario mínimo teclear las veces de salarios.

Fecha de inicio de descuento; si es trabajador con alta para la empresa, en el año que se esta

dictaminando, y trae un crédito del trabajo anterior, el año del crédito será el año que se está

dictaminando es decir NO es el año en que se le otorgo el crédito. Si es un trabajador que

tiene suspensión del descuento dentro de la empresa (no se realizan descuentos en la nomina)

y aun está activo en la empresa deberán indicarlo en esta pantalla para que AUDMSS realice el

calculo hasta esa fecha.

Reactiva; esta opción se aplicará a aquellos trabajadores que tenían suspensión de descuento

y se les reactiva el crédito nuevamente.

La revisión de la información que se muestra en esta pantalla de “Catálogo de trabajadores”, se

podrá hacer por medio de los reportes que se incluyen en esta pantalla, dar clic en el último

icono “imprimir” y se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

114

Se muestran los filtros para seleccionar; tipo de nómina, tipo de trabajador, tipo de salario,

categoría, (en caso de NO seleccionar los filtros, el reporte mostrará toda la información)

segundo filtro es el orden del reporte, alfabético, numérico, Número de Seguridad Social, tercer

filtro es por movimientos en nómina o liquidación (solo aplica en Liquidación y Nómina), las

fechas solo son mensuales, por último dar clic en el botón de “Aceptar”, se muestra otra

pantalla:

Muestra cuatro reportes para seleccionar, podrán seleccionar los cuatro reportes para poder

revisar la información que se importo del archivo de Excel, se recomienda revisar en el

segundo “General”.

Así se concluye la importación del segundo archivo de Excel “Catálogo de Trabajadores”.

Por el momento NO se puede importar el tercer archivo “Incidencias” o “Movimientos de

nomina” ya que se necesita realizar un proceso en el menú de 9.2 Nomina 9.2.1 IMSS.

9.- MENU AUDITORIA

A) COMO GENERAR EL MOVIMIENTO DE INICIO EN NOMINA, IMSS PARA PODER

IMPORTAR EL ARCHIVO DE INCIDENCIAS O REALIZAR LA CAPTURA MANUAL.

MANUAL AUDIMSS

115

9.- MENU AUDITORIA

9.- MENU AUDITORIA, 9.2.- NOMINA, 9.2.1 IMSS

Este proceso se realiza en cada uno de los meses de revisión,

Al accesar a este menú se muestra un mensaje “Desea aplicar las percepciones Fijas” con

opción SI o NO, cuando se accesa y aun no se han importado las percepciones Fijas y/o

Variables, podrán seleccionar la opción NO.

Se muestra un segundo mensaje “Desea aplicar las percepciones Variables” con opción SI o

NO, cuando se accesa y aun no se han importado las percepciones Fijas y/o Variables, podrán

seleccionar la opción NO.

Este mensaje siempre se mostrará, deberán seleccionar la opción SI; cuando se hayan

importado las percepciones Fijas o Variables y deseen que el sistema realice el cálculo de la

parte Fija o Variable del Salario. En caso de NO necesitar el cálculo de la parte fija o variable

porque ya se realizo previamente y no hay cambios, seleccionar la opción NO de esta forma el

sistema accesa de inmediato al menú y si se selecciona la opción SI se realiza nuevamente el

cálculo y el acceso puede tardar minutos, todo depende de la cantidad de trabajadores y las

percepciones que tenga cada uno de ellos.

Nota: Para poder importar el archivo de “incidencias” o “movimientos de nómina”,

antes se debe trabajar en este módulo para poder iniciar la auditoria ya que las

incidencias son movimientos dentro del periodo de trabajo y como su nombre lo indica

el movimiento de inicio es la primera información del trabajador al inicio de cada mes y

posterior a esto van todas las incidencias de las nominas.

En caso de no importar el archivo de “incidencias” o “movimientos de nómina”, porque se va a

realizar manualmente la captura de las incidencias, esta será la forma de trabajar en todos los

meses del año, es decir accesar a este menú después de haber importado el “Catalogo de

Trabajadores”.

AUDIMSS toma en cuenta la información que se importo en el “Catalogo de Trabajadores”,

fecha de alta, cuota diaria, categoría, considerando esta información se procesa el primer

movimiento en el sistema o sea el Movimiento de Inicio.

MANUAL AUDIMSS

116

Esta pantalla es donde se realiza la auditoria y se reflejara toda la información de las nominas,

también le podemos llamar “Debió cotizar”.

Filtros para visualizar la información en esta pantalla la opción “Activos” de lado izquierdo en la

parte superior (con esta opción solo se muestran los trabajadores a cotizar en el mes de

trabajo), la opción “Todos” de lado izquierdo en la parte superior (con esta opción podrán

“consultar” trabajadores de todo el año). Esto es solo para consultar, la opción correcta es

“Activos” ya que son los trabajadores que se calcularan como “Debió Cotizar”.

Para generar el movimiento de Inicio, la pantalla muestra tres iconos de lado derecho en la

parte superior, seleccionar el primero (el de tres colores):

Al seleccionar el primer icono se muestra este mensaje:

Al seleccionar la opción “SI” se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

117

En este proceso el sistema genera:

Movimiento de inicio; para los trabajadores que se dieron de alta con fecha posterior al

periodo de trabajo.

Movimiento de alta; para aquellos trabajadores que se dan de alta en la empresa en el

periodo de trabajo.

Modificación de Salario por antigüedad o por incremento al Salario Mínimo.

Si se realiza por segunda vez este proceso y no se borra la información en forma

masiva en la opción “Utilerías”, el sistema revisa que los factores fijos sean los mismos.

Por default se muestran las tres opciones seleccionadas:

La primera opción es; para el movimiento de inicio de todos los trabajadores.

La segunda opción es; para generar la Modificación de Salario por antigüedad, para aquellos

trabajadores que cumplen un año más de antigüedad en este mes.

La tercera opción es; para el incremento al Salario Mínimo en base al diario oficial.

Se podrán seleccionar las tres opciones si

Se podrá seleccionar la opción uno y la tres. La opción dos se sugiere se seleccione en una

segunda etapa, cuando se haya terminado el proceso de la “Importación de las Incidencias”, de

lo contrario el sistema podrá registrar los siguientes movimientos erróneos:

MS por cambio de Factor el 20/01/xxxx al seleccionar las tres opciones, y las incidencias se

importan posterior a este proceso, y en las incidencias importo una Baja con fecha 15/01/xxxx

entonces este movimiento de MS no aplica, para evitar este error se sugiere No seleccionar la

opción dos al momento de Generar el Movimiento de Inicio, si no hacerlo posteriormente y

SOLO seleccionar esta opción dos, ya que si selecciona las tres opciones, las incidencia

posteriores a el Movimiento de Inicio NO permiten que se genere nuevamente el movimiento de

Inicio.

Nota: en caso de realizar nuevamente el proceso de Movimiento de Inicio y por error

seleccionar las tres opciones, el sistema Borra automáticamente los movimientos que se

importaron, por eso solo debe seleccionar la opción dos “modificación de Salarios por cambio

de factor”

Posteriormente realizar el proceso de “Recalculo”, es decir dar clic en el tercer icono de lado

derecho que se marca con la letra “R” si las “Tablas” del sistema están actualizadas el proceso

se realizará, en caso contrario mostrará una bitácora de “Errores” indicando cual es la “Tabla”

que deberán actualizar” y puede ser cualquier tabla del menú 8. “Catálogo”, con este proceso

se calcula el “Salario Fijo”, es decir se toma la “Cuota Diaria” y se multiplica por el “Factor Fijo”

que le corresponde.

El siguiente paso es revisar que todos los trabajadores que están de lado izquierdo, tengan el

movimiento de inicio de lado derecho, dicho movimientos se reflejan en la primera pestaña

MANUAL AUDIMSS

118

“Movimientos de nómina” y deberán revisar la columna “Cuota diaria” que todos los

trabajadores tengan esa información (excepto los salarios variables que deberán ser 0.00), el

siguiente campo a revisar es el “Factor fijo” todos los trabajadores deberán tener esta

información, en caso de no tener factor deberán revisar su “Catálogo” Factor fijo” y las

“Categorías” que tienen los trabajadores en el módulo “Catálogo de Trabajadores”.

Para realizar una revisión por pantalla; de lado izquierdo se muestra el listado de los

trabajadores, seleccionar un trabajador dar clic derecho y se muestra la siguiente pantalla:

Seleccione la primera opción “Detalle de Trabajador” y se muestra la siguiente pantalla:

Como se puede observar son los datos del menú “Catalogo de Trabajadores”, esto es para que

puedan realizar una revisión dentro de esta misma pantalla, buscar la columna; ”Cuota Diaria”

y “Factor Fijo” dar clic en la pantalla donde se indica el Factor Fijo para poder dejar fija la

pantalla y dar clic en el nombre del trabajador a revisar, con las flechas o con el mouse podrán

ir cambiando de trabajador.

Se recomienda hacer la revisión de esta información porque el campo “Categoría” no se podrá

modificar, esta revisión puede ser en pantalla, por cada uno de los trabajadores.

MANUAL AUDIMSS

119

Para revisar dicha información en un reporte deberán accesar al menú 10. “Reportes”, 10.2

“Papeles de Trabajo” y consultar el reporte 10.2.1 “Análisis de diferencias”, en la primera

parte de este reporte “Debió Cotizar”.

Nota: el movimiento de Inicio solo se realiza con esta opción, y este proceso de realizar

movimiento de inicio se deberá hacer en todos los meses del año, pero solo se realiza al

iniciar el periodo de trabajo.

Si necesita volver a realizar el proceso de Movimiento de Inicio (consultar capitulo

“Borrado de Archivos”).

B.) PERCEPCIONES FIJAS:

Proceso para las percepciones Fijas, estas se pueden capturar manualmente o bien se

importan, para la importación del archivo en formato Excel consultar el tema 9.1.3 Importación

Nomina, C.) Importar Percepciones.

Si la captura es manual, se realiza por cada uno de los trabajadores y por cada una de las

percepciones Fijas que otorga la empresa, los importes son acumulados, es decir la suma de

las percepciones al mes, automáticamente esta captura pasara a los meses de Febrero a

Diciembre, en caso que las cifras cambien se accesa a ese mes y se elimina o modifica el

nuevo importe.

Accesar al menú 9.2 Nomina y seleccionar la pestaña “Percepciones Fijas del periodo”:

Dar clic en el icono “Nuevo” y seleccionar la percepción, teclear el importe de la percepción,

por último dar clic en el icono de “Guardar”, de esta forma se realiza la captura manual.

En caso de haber realizado la importación del archivo en esta pantalla se puede visualizar la

información.

C.) PERCEPCIONES VARIABLES

Para empresas nuevas, deberán accesar al periodo de Noviembre del año anterior al

ejercicio a dictaminar.

MANUAL AUDIMSS

120

Para empresas que ya contienen información del año anterior, las percepciones

variables ya se encuentran en el sistema, en caso de no haber importado dicha

información, podrán hacerlo en el mes de Noviembre como en el punto uno.

Se consideran Percepciones Variables (bimestrales) todas aquellas prestaciones que están

condicionadas a los ausentismo o incapacidades. Para mayor control de las Nominas en este

menú podrán importar TODOS los conceptos de las nominas en acumulados bimestrales

incluyendo conceptos como; Sueldos, Vacaciones, Prima Vacacional y Aguinaldo, y en el menú

8.9 “Percepciones” que es donde se registran las formulas, deberán indicar “No Integran”,

para el concepto de Aguinaldo podrán utilizar las formulas para que se revise el tope de dicha

prestación ya que se encuentra registrada en la tabla de 8.5 “Factor Fijo.”

Si es empresa nueva, para poder importar el archivo de “percepciones Variables” debemos

cambiar de periodo de trabajo, a Noviembre del año anterior al dictaminar ya que las

percepciones que van a importar corresponde al bimestre de noviembre y diciembre.

Para cambiarnos de periodo dar clic en el icono azul de lado izquierdo, que corresponda a la

empresa que esta trabajando, accesar al menú “Nomina”, “Imss”, se muestran dos mensajes

para el proceso de las percepciones fijas y otro para las percepciones variables, seleccionar la

opción “NO”.

Al accesar por primera vez al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1.”Imss” en este periodo, los

trabajadores se muestran de lado izquierdo y de lado derecho hay información en caso de no

tener información, es decir No hay “Movimiento de Inicio” para capturar las “Percepciones

Variables”, para iniciar dar clic de lado derecho al primer icono “Generación Movimiento por

Sistema” esto es para generar el Movimiento de Inicio y poder “capturar” las percepciones

variables en este periodo ver proceso “Movimiento de Inicio” en menú 9.2.1 “IMSS”. SI no

hay información es este menú en la pestaña “Movimientos de Nomina” las percepciones NO se

podrán capturar.

Ejemplos de las nominas para los acumulados:

Enero año a dictaminar con nominas quincenales

Nomina 1

Nomina 2

Nomina 3

Nomina 4

Para el archivo de percepciones fijas será la suma de las cuatro nominas, para el acumulado

de percepciones variables será la suma de Enero y Febrero, para las nominas semanales

ustedes deciden cuantas nominas acumulan al bimestre ya que en algunos pueden ser 8 ó 9

nominas.

Para realizar la captura mensual de las percepciones Variables:

MANUAL AUDIMSS

121

Seleccionar la pestaña, “Percepciones Variables del Periodo”, seleccionar el icono “Nuevo”,

seleccionar la percepción y capturar el importe de la Percepción, por último dar clic en el icono

“Guardar” y así se realiza la captura por cada uno de los conceptos y cada uno de los

trabajadores.

Para el siguiente mes que es Diciembre o cualquier mes par, AUDIMSS pasa automáticamente

estas percepciones variables, por lo tanto solo se capturan en el mes non, y para aquellos

trabajadores que se dan de alta en los meses pares, en ese mes que se dan de alta se realiza

la captura de sus percepciones variables.

Al concluir la captura en el mes de Noviembre dar clic en el icono de “Recalculo” que se

muestra en la pantalla parte superior a la derecha “R”, para que se calculen los días de este

mes.

Ejemplo:

Alta 20 Febrero 2010.

Si este trabajador tiene percepciones Variables en el mes que se dio de alta, en este mes se le

capturan las percepciones variables que seria en Febrero.

El siguiente paso, es cambiarnos de periodo al mes de Diciembre o mes par, accesar a este

mismo menú de 9.2.”Nomina”, 9.2.1”IMSS”, realizar el movimiento de inicio como se realizo

en Noviembre y se podrán visualizar las percepciones variables en la pestaña “Percepciones

Variables del Periodo”,

Nota: solo se capturan percepciones variables si los trabajadores que se dieron de alta en

diciembre tienen percepciones variables.

Al concluir la captura en el mes de Diciembre si esto aplica, en caso de no existir captura dar

clic en el icono de “Recalculo” que se muestra en la pantalla parte superior a la derecha “R”,

para que se calculen los días de este mes.

D.) REVISIÓN PERCEPCIONES

Las percepciones Fijas se revisan en la misma pestaña que se capturaron “Percepciones Fijas

del Periodo” para que se analice el calculo solo deberán dar clic en el icono de “R” recalculo.

MANUAL AUDIMSS

122

Las percepciones Variables se revisarán en el siguiente bimestre a aquel en que se importaron,

es decir si se esta Integrando el Salario Diario en el mes de Enero, las percepciones se

capturaron o importaron en Noviembre del año anterior ya que corresponden a ese periodo.

Se cambian de periodo al mes de Enero o mes non y seleccionar la pestaña “Percepciones

Variables del periodo anterior” posteriormente dar clic en el icono “R” de recalculo y se

muestra la pantalla con los cálculos,

Se revisa la parte de SI integra, No integra y total, para su revisión dar clic en los símbolos de

sumatoria y se muestra la sustitución de la formula, en caso de no estar de acuerdo con los

cálculos, accesar al menú 8.9. Percepciones. Si realiza cambios a la formula solo volver a dar

clic en “R” para recalcular y revisar nuevamente.

Para la revisión de la Integración y los cálculos por cada uno de los trabajadores deberán

revisar en 10. “Reportes”, 10.2. “Papeles de Trabajo”, seleccionar 10.2. “Percepciones que

integran al SDI” donde se detalla por cada uno de los trabajadores. Este reporte se visualiza

cuando las percepciones se importan o se capturan manualmente.

9.2.2 RETIRO/INFONAVIT

Para trabajar en estos menús solo aplica en los meses pares, en este caso será en el mes de

Febrero, accesar al menú 9.2 “Nomina”, 9.2.2 “Retiro/Infonavit”, se activa la siguiente

pantalla:

MANUAL AUDIMSS

123

Lo único que deberá hacer es dar clic al icono “R”, para el recalculo de las cuotas y

amortizaciones.

En esta pantalla se podrán revisar los cálculos con la opción “Impresora” y en los rangos de

impresión se consideran bimestrales.

9.1.3 IMPORTACION NOMINA

C) COMO IMPORTAR LOS MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS

DESPUES DE HABER REALIZADO EL PROCESO DE MOVIMIENTO DE INICIO, EN 9.-

MENU AUDITORIA, 9.2.- NOMINA, 9.2.1 IMSS

El proceso del Movimiento de Inicio se realiza aun cuando NO se realice importación de

este archivo, es decir si la auditoria se realiza manualmente.

Verifique el periodo de trabajo, las incidencias se importan en el periodo que se reflejan en las

nominas.

Para empresa nueva, será en el mes de Noviembre del año anterior al dictaminar.

Para empresas que ya tienen información, será en el mes de Enero del año a

dictaminar.

MANUAL AUDIMSS

124

Accesar al menú 9.- “Auditoria”, 9.2.- “Nomina”, 9.2.3 “Importación nómina de Excel”.

Se muestra la pantalla de importación, deberán accesar al cuarto icono “Importar movimiento

desde Excel”.

Se muestra la pantalla de importación con la pestaña activa de INCIDENCIAS

Y se muestra la pantalla para seleccionar la ruta:

MANUAL AUDIMSS

125


Excel:

Seleccionar con clic el archivo y dar clic en la opción de aceptar, y se muestra la siguiente

pantalla:

MANUAL AUDIMSS

126

Esta pantalla es para relacionar las columnas de Excel con la información que solicita el

sistema, por lo tanto al preparar el archivo de Excel no importa el orden.

De lado izquierdo se muestra el detalle del archivo de Excel, de lado derecho se muestran las

columnas a relacionar y las letras de las columnas se muestran como encabezados, para

asignarle las letras a cada campo, dar clic en el puntero que se muestra en el campo

“Columna relacionada”, solo se indican las letras de las columnas que tienen información, se

recomienda NO teclear las letras ya que el sistema no reconoce otras columnas que NO

tengan información y puede generar error, en caso de teclear las columnas estas deben ser

con mayúsculas.


Número de trabajador --

Esta columna NO se relaciona con ninguna letra, se dejan los guiones --, esto es porque el

sistema más adelante le asignará esta información.

Nombre completo --

Esta columna NO se relaciona con ninguna letra, se dejan los guiones –, esto es porque el

sistema más adelante le asignará esta información.

Las dos columnas anteriores, el sistema las relacionará AUTOMATICAMENTE en la siguiente

pantalla de “Movimientos de Nomina”, que es la pantalla que se mostro al inicio.

Número de Seguridad Social; C

Este campo es la llave del sistema, se asigna la columna donde esta la información.

Clave de movimiento; D

Se asigna la columna donde este esta información, son las claves que se usan con el SUA.

Fecha de movimiento; E

Se asigna la columna donde este esta información.

Causa de baja; J


Días de ausentismo; G


Días de incapacidad; H


Folio de incapacidad; I


Cuota diaria; F

Se asigna la columna donde está la información.

Las columnas que no contengan información deberán asignarle los guiones --, en caso de

equivocarse al asignar la columna relacionada deberán seleccionar los guiones --. Esto es con

el puntero.

MANUAL AUDIMSS

127

En la parte inferior de lado derecho se muestran dos opciones “importar”, “cancelar”,

seleccionar ”importar” y se muestra la siguiente pantalla:

Se detallan cada una de las columnas de esta pantalla.

Nómina: en esta columna se seleccionan los movimientos que deseen aplicar a la base de

audimss, ya que esta pantalla es previa para la revisión de la información, es decir si desean

realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo a los trabajadores que ustedes consideren

necesarios.

Número: En esta columna se realizará automáticamente el cruce de información, es decir al

dar doble clic derecho en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla:

Seleccionar la opción “SI” y las columnas de Número y Nombre del Trabajador mostrarán la

información que se encuentra en el “Catálogo de Trabajadores”, la pantalla se muestra en color

azul, en caso de quedar líneas vacías, esto indica que el Número de Seguridad Social que está

MANUAL AUDIMSS

128

gravado en el Catálogo NO corresponde al Número de Seguridad Social que está en este

archivo de “Incidencias”.

En esta misma pantalla en la última columnas “Estatus” para los trabajadores que no se

complemento la información es decir que quedaron espacios vacio en el número o nombre, o

bien están en color azul, el sistema indica “Trabajador no existe” “.

MOTIVOS POR QUE NO SE IMPORTA LA INFORMACION:





MANUAL AUDIMSS

129

Solución:





MANUAL AUDIMSS

130

Solución:






Solución:



MANUAL AUDIMSS

131





Solución:




indica la pantalla:





correcta.

MANUAL AUDIMSS

132


Solución:


formato de fecha.

Solo se importan algunos trabajadores:

MANUAL AUDIMSS

133

Solución

La fecha de los movimientos de este archivo son muy importantes, si no corresponden al

periodo que esta trabajando en AUDIMSS la información NO se mostrará.

SI EL ARCHIVO SE IMPORTO CORRECTAMENTE, ESTA ES LA PANTALLA QUE SE

MUESTRA:

Esta es una vista previa de nuestra información:

Esta es la pantalla en la cual se revisa la información y se complementa.

COMO CORREGIR LA INFORMACION EN CASO DE TENER ERRORES.

Si al sustituir el Número de Seguridad Social en esta pantalla se muestran espacios en

las columnas Número y Nombre, quiere decir que el sistema NO localizo este Número

de Seguridad Social en el menú Catálogo de Trabajadores y tienen que revisar.

Revisar el Número de Seguridad Social que está en el archivo de “incidencias” (es el

archivo que está importando) contra el Número de Seguridad Social que está en el

“Catalogo de Trabajadores” y determinar cuál es el correcto. Es decir, se pueden salir

de esta pantalla para revisar el catálogo de Trabajadores y no se pierde esta

información, posteriormente solo accesar a esta pantalla.

Si el Número de Seguridad Social del archivo de “Incidencias” es el correcto, deberán

accesar al modulo “Catálogo de Trabajadores” o bien a la barra de accesos rápidos en

el tercer icono, localizar al trabajador y dar clic en el tercer icono “editar”, seleccionar

de lado derecho la pestaña “IMSS” y corregir el Número de Seguridad Social,

posteriormente dar clic en el segundo icono para guardar los cambios.

MANUAL AUDIMSS

134

El Pero si el Número de Seguridad Social del “Catálogo de Trabajadores” es el

correcto, lo que tiene que hacer es; corregir en la pantalla que se está trabajando, es

decir donde están los espacios, en la columna de Número de Seguridad Social, dar un

clic y podrá teclear el número correcto o bien si son varios trabajadores, se recomienda

corregir directamente en el archivo de Excel que se está importando y volver a importar

el archivo.

El siguiente paso, en caso de haber corregido el número en la pantalla que están

revisando la información, volver a dar doble clic en la columna “Número” y realizar el

proceso.

El siguiente paso en caso de corregir el archivo de Excel, es volver al menú “Auditoria”,

“Nómina”, “Importación” y realizar nuevamente la importación del archivo “Incidencias”,

desde dar clic al tercer icono “Importar incidencias desde Excel” la asignación de las

columnas no se pierde, estas quedan grabadas, posteriormente dar clic en el icono de

“importar” y realizar la sustitución del Número de Seguridad Social.

Algún otro motivo por el cual no se localizo la información, que el archivo esta mal,

puede ser que el trabajador NO exista en el Catálogo y quieran importar incidencias o

bien que se haya dado de Baja y quieran importar incidencias.

Si el error es el trabajador, es decir que no se localizo el trabajador, deberán revisar si es un

trabajador vigente o se dio de baja anteriormente, y tendrán que depurar el archivo de

incidencias, o bien dar de alta al trabajador en el menú 8.2 “Catálogo de trabajador”.

Para estar seguros que no esta el trabajador deberán realizar la búsqueda por Número de

Seguridad social y por Nombre.

Después de depurar esta información, el siguiente paso es dar clic en el icono seis “Validar

archivo de Incidencias” y revisar la última columna “Estatus de Aplicación”.

Esta columna indica si se detectan errores en la información:

Trabajador no existente

Cuando el “Estatus” de todos los trabajadores indique “Pendiente de aplicar a AUDIMSS”,

deberán dar clic en el icono noveno “Aplicar incidencias a AUDIMSS”.

MANUAL AUDIMSS

135

Se observa que la pantalla cambia de color azul a gris, esto indica que se aplico la información

correctamente al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS” y el Estatus de aplicación indica

“Aplicado a Audimss”.

Siempre quedaran en color azul aquellos trabajadores que traen incidencias en este archivo

pero NO se localizaron sus datos en el Catálogo de Trabajadores, el sistema no los aplicara ya

que no hay a quien se los aplique.

Por último accesar al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS” dar clic en la opción “R” recalculo

para que el sistema calcule los días de “Debió Cotizar” aplicando todas las incidencias en el

menú de Nomina.

En caso de NO aplicarse toda la información o quedar alguna línea en color azul, deberán

revisar los trabajadores que tienen errores y el tipo de error que es, esto lo indica la columna

“Estatus de Aplicación” .

COMO REVISAR LAS INCIDENCIAS QUE SE IMPORTARON

Para revisar las Incidencias que se aplicaron, accesar al 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS” y se

observa de lado derecho el listado de las incidencias de cada uno de los trabajadores, en la

pestaña “Detalle de Movimientos”.

Seleccionar el icono “Impresora” y se muestra la siguiente pantalla en la cual deberán

seleccionar “Tipo de movimiento”

Cuando accesamos a este menú se muestran dos mensajes “Desea aplicar las percepciones

Fijas y percepciones Variables” solo para revisión de las Incidencias o Movimientos seleccionar

la opción no en ambos mensajes, se muestra la pantalla de la Nómina, para la revisión de las

incidencias, de lado izquierdo se muestran los trabajadores y de lado derecho se muestran

todas las incidencias que se importaron, al dar clic a cada uno de los trabajadores esta pantalla

se va actualizando:

Para una mejor revisión se agregaron “Reportes” dentro de este menú, seleccionar el icono de

“impresora” que se ve en esta pantalla y se muestra la siguiente pantalla con filtros para

preparar los reportes.

MANUAL AUDIMSS

136

En esta pantalla se podrán seleccionar los filtros, estos pueden ser “Tipos o grupos de

Trabajadores”, el orden del reporte y selección del “Tipo de Movimiento” de Nomina.

Como procesar los filtros:

Tipo de nomina; se muestra como ejemplo “Catorcenal” dar clic en el puntero y se muestran

todas las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro

seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de nominas, no seleccionar ningún

filtro y dejar como se muestra la pantalla.

Tipo de Trabajador; se muestra como ejemplo “Permanente” dar clic en el puntero y se

muestran todas las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el

filtro seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de trabajador, no seleccionar

ningún filtro y dejar como se muestra la pantalla.

Tipo de Salario; se muestra como ejemplo “Fijo” dar clic en el puntero y se muestran todas las

opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro seleccionado.

Si desean que se muestren todos los tipos de Salarios, no seleccionar ningún filtro y dejar

como se muestra la pantalla.

Categorías; se muestra como ejemplo “Confianza” dar clic en el puntero y se muestran todas

las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro

seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de Categorías, no seleccionar ningún

filtro y dejar como se muestra la pantalla.

Para la impresión el orden puede ser:

Alfabético, número de trabajador, Número de Seguridad Social.

MANUAL AUDIMSS

137

Movimiento de nomina o liquidación:

Seleccionar el tipo de movimiento para el reporte o para exportarlo a Excel.

Ejemplo para seleccionar un reporte:

Para la revisión de todas las incidencias; seleccionar “Tipo de Movimiento”, ejemplo; “Bajas”

(puede seleccionar cualquier incidencia que haya importado) la fecha aplica mensual y dar clic

en el icono “Aceptar” posteriormente se muestra una pantalla con el listado de los reportes que

hay en este menú;

Seleccionar el segundo reporte “Incidencias de nómina”, este reporte tiene dos salidas, se

puede mandar al reporte del sistema o bien se puede exportar a Excel, esto aplica para todos

los reportes de “Incidencias de nomina”.

Como se puede observar estos reportes se pueden complementar ya que es directamente en

Excel donde se muestran.

Se recomienda revisar el reporte de “Movimientos de Baja” y cotejar las fecha de Baja que

muestra el reporte (son fechas que se tomaron de las nominas) contra las fechas de Baja de

los avisos afiliatorios que presento la empresa en ese periodo.

Si necesita hacer correcciones a las fechas de los movimientos de Nomina, en este menú se

realizan.

Ejemplo

De Excel se importo una Baja con fecha 10-01-xxxx pero el aviso se presento el 20-01-xxxx y el

pago del SUA fue hasta el 10-01-xxxx.

MANUAL AUDIMSS

138

Seleccionar la se segunda pestaña “Detalle de Movimientos”, clic en el tercer icono “Editar” y

se activa el campo “Fecha de Movimiento” y “Cuota Diaria” y estos son lo campos que se

podrán modificar.

Los ausentismos e incapacidades no se podrán modificar, si desean hacer correcciones se

tendrán que eliminar con el cuarto icono y realizar la nueva captura con el primer icono

“Nuevo”.

En caso de querer depurar la información con relación a las BAJAS, si desean capturar un

movimiento de BAJA y el sistema detecta que posterior a esta fecha hay información

capturada, envía un mensaje:

Deberán seleccionar la opción “SI” para que se elimine toda la información que hay y ya no les

es de utilidad.

Este archivo es por cada periodo, es decir es uno por cada mes, el formato de las columnas de

Excel se sugiere que sean de “texto”, debe ser mayúsculas, y se importarán en los meses que

indica la columna Fecha de Alta.

Número y Nombre del trabajador; este puede ser en una columna o varias, es solo informativo,

ya que no se importarán.

La columna de Número, deberán revisar que no se repita el número de trabajadores o que

este mismo número corresponda a dos nombres diferentes, el sistema solo aplica al primer

nombre si se tiene el caso.

Número de Seguridad Social; este campo debe ser a once caracteres y esta columna es con

“Formato de texto”, puede ser con guiones o sin guiones, es decir debe ser el mismo formato

MANUAL AUDIMSS

139

para todos los trabajadores, y llevan formato de texto por aquellos números de seguridad social

que inician con 0 (cero).

Clave de la incidencia; estas claves son las que usa el SUA, MS (Modificación de Salario), R

(Reingreso), B (Baja), AUS (Ausentismos), INC,(incapacidades). No se incluyen los

movimientos de Alta por que ya están en el archivo de Trabajadores.

Para estar seguros este archivo lo deben cotejar contra el archivo de Catálogo de Trabajadores

para evitar errores.

Fecha de la incidencia; se refiere al día, mes y año. Ejemplo 01-01-2010 este sería el formato

que se requiere en la columna (no se permiten letras en la fecha), formato de fecha.

Días de Ausentismo; se refiere a la cantidad de días para aplicar el ausentismo, este puede ser

uno por día o bien el total de ausentismos del mes (máximo 7 ausentismos al mes), si es el

mismo salarios en el mes.

Días de Incapacidad; se refiere a la cantidad de días que ampara la incapacidad, estas no

deberán ser mayores a los días del período laborados por el trabajador, si hay una incapacidad

por 35 días, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo todo el periodo) y

para el archivo de febrero deberán agregar los días que se exceden y solo se cambia el último

dígito del folio ya que no se deberán repetir.

Folio de la Incapacidad; se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son dos letras

y seis dígitos. Ejemplo AA123456 y este no se debe repetir en ninguna incapacidad del

ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, deberán cambiar el último

digito de dicho folio.

Cuota Diaria; este campo se refiere al sueldo por día que tiene el trabajador y es diferente al

del Catálogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador tiene un

incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta columna se

llena cuando es una clave de MS (modificación de salario) y también cuando hay una clave de

R (reingreso).

Causa de la Baja; en esta columna se consideran las claves que se muestran en el SUA:

1.- Terminación de contrato

2.- Separación voluntaria

3.- Abandono de empleo

4.- Defunción

5.- Clausura

6.- Otras

9.2.3 IMPORTACION NOMINA

D) IMPORTACION DE PERCEPCIONES FIJAS Y/O VARIABLES

PROCESO PARA IMPORTAR PERCEPCIONES FIJAS Y VARIABLES

Para empresas nuevas, deberán accesar al periodo de Noviembre del año anterior al

ejercicio a dictaminar.

Para empresas que ya contienen información del año anterior, las percepciones

variables ya se encuentran en el sistema, en caso de no haber importado dicha

información, podrán hacerlo en el mes de Noviembre como en el punto uno.

MANUAL AUDIMSS

140

Las percepciones Fijas, se importan en el mes que se otorgan en la nomina, es decir si

hay percepciones Fijas en Enero, será en el periodo de Enero donde se importen

dichas percepciones.

Nota: Las percepciones FIJAS, se importan una sola vez, es decir que AUDIMSS

automáticamente las copiara a todos los meses de año, por ejemplo si se otorgan en

Enero, audimss las pasara al mes de Febrero y así hasta diciembre.

Para el sistema se considerarán Percepciones Fijas (mensuales) aquellas que todos los

meses son las mismas cantidades, es decir que no están condicionadas a ausentismo o

incapacidades. Ya que se importan una sola vez y automáticamente pasan a todos los meses

posteriores. En caso de ser diferentes en algún periodo deberán importar nuevamente el

archivo en el mes que corresponda el cambio.

Se consideran Percepciones Variables (bimestrales) todas aquellas prestaciones que están

condicionadas a los ausentismo o incapacidades. Para mayor control de las Nominas en este

menú podrán importar TODOS los conceptos de las nominas en acumulados bimestrales

incluyendo conceptos como; Sueldos, Vacaciones, Prima Vacacional y Aguinaldo, y en el menú

8.9 “Percepciones” que es donde se registran las formulas, deberán indicar “No Integran”,

para el concepto de Aguinaldo podrán utilizar las formulas para que se revise el tope de dicha

prestación ya que se encuentra registrada en la tabla de 8.5 “Factor Fijo.”

Si es empresa nueva, para poder importar el archivo de “percepciones Variables” debemos

cambiar de periodo de trabajo, a Noviembre del año anterior al dictaminar ya que las

percepciones que van a importar corresponde al bimestre de noviembre y diciembre.

Para cambiarnos de periodo dar clic en el icono azul de lado izquierdo, que corresponda a la

empresa que esta trabajando, accesar al menú “Nomina”, “Imss”, se muestran dos mensajes

para el proceso de las percepciones fijas y otro para las percepciones variables, seleccionar la

opción “NO”.

Al accesar por primera vez al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1.”Imss” en este periodo, los

trabajadores se muestran de lado izquierdo y de lado derecho hay información en caso de no

tener información, es decir No hay “Movimiento de Inicio” para importar las “Percepciones

Variables”, para iniciar dar clic de lado derecho al primer icono “Generación Movimiento por

Sistema” esto es para generar el Movimiento de Inicio y poder “importar” las percepciones

variables en este periodo ver proceso “Movimiento de Inicio” en menú 9.2.1 “IMSS”. SI no

hay información es este menú en la pestaña “Movimientos de Nomina” las percepciones NO se

podrán visualizar aun cuando ya se hayan Importado.

El siguiente paso es accesar al menú “Nomina”, ”Importación de Nomina”, y seleccionar el

icono cuatro “Importar Percepciones desde Excel”, en caso de tener percepciones Fijas y

Variables, es la misma pantalla para la importación, si son Percepciones Fijas son mensuales y

si son Percepciones Variables serán bimestrales.

Ejemplos de las nominas para los acumulados:

Enero año a dictaminar con nominas quincenales

Nomina 1

Nomina 2

Nomina 3

Nomina 4

MANUAL AUDIMSS

141

Para el archivo de percepciones fijas será la suma de las cuatro nominas, para el acumulado

de percepciones variables será la suma de Enero y Febrero, para las nominas semanales

ustedes deciden cuantas nominas acumulan al bimestre ya que en algunos pueden ser 8 ó 9

nominas.

Para iniciar el proceso accesar al menú 9.2 “Nomina”, 9.2.3 “Importación Nomina”, se

muestra la siguiente pantalla:

Se muestra la siguiente pantalla vacía para iniciar el proceso de las “Percepciones”

Dar clic en el icono cuatro “Importar Percepciones desde Excel”.

Se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

142

Las opciones se refieren a los archivos a importar, podrá ser en varias columnas o bien en una

columna, y son importes acumulados de las percepciones, sean fijas o variables, al

seleccionar la primera opción a) “Importar archivos en Varias Columnas” y dar clic en aceptar

se muestra la siguiente pantalla:


Excel:

MANUAL AUDIMSS

143

Seleccionar con clic el archivo y dar doble clic en “Abrir” o sobre el nombre del archivo.

Si seleccionaron la opción a) “Importar archivos en Varias Columnas”, se muestra la siguiente

pantalla:

Estos son los campos a complementar:

MANUAL AUDIMSS

144

Concepto:

Número de Trabajador; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones

--.

Nombre; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --.

Número Seguridad Social; se relaciona la columna que contiene la información.

Fecha de percepción; se relaciona la columna que contiene la información.

Días para Variables; se relaciona la columna que contiene la información.

En la parte de “Percepción”, “Tipo”, “Columna Relacionada”, se complemente en base a la

información que se muestra en la pantalla en la parte superior.

En la parte superior de la pantalla se muestra la información de su archivo y las columnas en

Excel, esto es para poder visualizar el archivo y asignar las columnas, el orden de su archivo lo

interpreta el sistema.

De lado derecho se muestra el Catalogo de “Percepciones” esta tabla se implemento

previamente y en esta pantalla se relaciona con el listado de percepciones que muestra el

archivo de Excel.

Para iniciar el proceso de “Columna relacionada en esta pantalla”, dar clic al concepto y revisar

la clave de la percepción si es fija “F” o variable “V”, en la siguiente columna dar clic en el

puntero y se muestran las letras del archivo que importo, seleccionar una letra para relacionar

cada uno de los conceptos, en caso de equivocarse, con el puntero dar clic nuevamente y

seleccionar el último campo – y con esta opción se podrá corregir la asignación de las letras de

las columnas de su archivo.

Al concluir la asignación, en la parte inferior se muestra la opción “Importar” o ”Cancelar”, dar

clic en la primera, y se muestra el siguiente mensaje :

“Son correctos los datos”, si esta seguro dar enter.

Si la información es correcta esta es pantalla previa que se mostrará, para revisar la

información que se está importando:

MANUAL AUDIMSS

145

Como se puede ver la pantalla no muestra la información en “Número” y “Nombre del

Trabajador.”

Descripción de cada una de las columnas para complementar esta pantalla:

Nómina: en esta columna se seleccionan las percepciones que deseen aplicar a la base de


realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo las percepciones que ustedes consideren

necesarios.


dar doble clic izquierdo en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla:




gravado en el menú Catálogo de Trabajadores NO corresponde al Número de Seguridad

Social que está en este archivo de “Percepciones”.



bien están en color azul, el sistema indica “Trabajador no existe” “.

MANUAL AUDIMSS

146

Si la información no es correcta, se tiene que revisar en base al siguiente tema.






MANUAL AUDIMSS

147

Solución:





MANUAL AUDIMSS

148

Solución:






Solución:



MANUAL AUDIMSS

149





Solución:




indica la pantalla:





correcta.

MANUAL AUDIMSS

150


Solución:


formato de fecha.

Solo se importan algunos trabajadores o percepciones:

MANUAL AUDIMSS

151

Solución

La fecha de alta es muy importante, si la fecha de este archivo no corresponde a los

periodos que esta trabajando en AUDIMSS, la información NO se muestra.

COMO CORREGIR LA INFORMACION EN CASO DE TENER ERRORES.

Si al sustituir el Número de Seguridad Social en esta pantalla se muestran espacios en

las columnas Número y Nombre, quiere decir que el sistema NO localizo este Número

de Seguridad Social en el menú Catálogo de Trabajadores y tienen que revisar.

Revisar el Número de Seguridad Social que está en el archivo de “Percepciones” (es el

archivo que está importando) contra el Número de Seguridad Social que está en el

“Catalogo de Trabajadores” y determinar cuál es el correcto. Es decir, se pueden salir

de esta pantalla para revisar el catálogo de Trabajadores y no se pierde esta

información, posteriormente solo accesar a esta pantalla.

Si el Número de Seguridad Social del archivo de “Percepciones” es el correcto,

deberán accesar al modulo “Catálogo de Trabajadores” o bien a la barra de accesos

rápidos en el tercer icono, localizar al trabajador y dar clic en el tercer icono “editar”,

seleccionar de lado derecho la pestaña “IMSS” y corregir el Número de Seguridad

Social, posteriormente dar clic en el segundo icono para guardar los cambios.

Pero si el Número de Seguridad Social del “Catálogo de Trabajadores” es el correcto, lo

que tiene que hacer es; corregir en la pantalla que se está trabajando, es decir donde

están los espacios, en la columna de Número de Seguridad Social, dar un clic y podrá

teclear el número correcto o bien si son varios trabajadores, se recomienda corregir

directamente en el archivo de Excel que se está importando y volver a importar el

archivo.

El siguiente paso, en caso de haber corregido el número en la pantalla que están

revisando la información, volver a dar doble clic en la columna “Número” y realizar el

proceso.

El siguiente paso en caso de corregir el archivo de Excel, es volver al menú “Auditoria”,

“Nómina”, “Importación” y realizar nuevamente la importación del archivo

“Percepciones”, desde dar clic al cuarto icono “Importar Percepciones desde Excel”

la asignación de las columnas no se pierde, estas quedan grabadas, posteriormente

dar clic en el icono de “importar” y realizar la sustitución del Número de Seguridad

Social.

Algún otro motivo por el cual no se localizo la información, que el archivo esta mal,

puede ser que el trabajador NO exista en el Catálogo y quieran importar Percepciones

o bien que se haya dado de Baja y quieran importar Percepciones.

MANUAL AUDIMSS

152

Si el error es el trabajador, es decir que no se localizo el trabajador, deberán revisar si es un

trabajador vigente o se dio de baja anteriormente, y tendrán que depurar el archivo de

Percepciones, o bien dar de alta al trabajador en el menú 8.2 “Catálogo de trabajador”.

Para estar seguros que no esta el trabajador deberán realizar la búsqueda por Número de

Seguridad social y por Nombre.

Después de depurar esta información, el siguiente paso es dar clic en el icono séptimo “Validar

archivo de Incidencias” y revisar la última columna “Estatus de Aplicación”.

Esta columna indica si se detectan errores en la información:

Trabajador no existente

Trabajador fuera de intervalo

Cuando el “Estatus” de todos los trabajadores indique “Pendiente de aplicar a AUDIMSS”,

deberán dar clic en el icono décimo “Aplicar Percepciones a AUDIMSS”.

Se observa que la pantalla cambia de color azul a gris, esto indica que se aplico la información

correctamente al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS” y el Estatus de aplicación indica

“Aplicado a Audimss”.

Siempre quedaran en color azul aquellos trabajadores que traen percepciones en este archivo

pero NO se localizaron sus datos en el Catálogo de Trabajadores, el sistema no los aplicara ya

que no hay a quien se los aplique.

En caso de NO aplicarse toda la información o quedar alguna línea en color azul, deberán

revisar los trabajadores que tienen errores y el tipo de error que es, esto lo indica la columna

“Estatus de Aplicación” .

Por último accesar al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS”, para realizar la revisión.

MANUAL AUDIMSS

153

COMO REVISAR LAS PERCEPCIONES APLICADAS

Para revisar las Percepciones que se aplicaron, accesar al 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS , es el

mismo periodo donde se importaron las percepciones”.

Cuando accesamos a este menú se muestran dos mensajes:

“Desea aplicar las percepciones Fijas”

Como es la primera vez que se importan las percepciones, si tienen dichas percepciones,

selecciona la opción “SI”

“Desea aplicar las percepciones Variables”

Como es la primera vez que se importan las percepciones, si tienen dichas percepciones,

selecciona la opción “SI”

Este proceso se realiza en base a todos los trabajadores que tienen dichas percepciones, por

lo tanto puede ser un proceso lento dependiendo la cantidad de información a procesar.

Se muestra la pantalla de la Nómina, para la revisión de las PERCEPCIONES, de lado

izquierdo se muestran los trabajadores y de lado derecho se muestran todas las incidencias

que se importaron en la pestaña “Percepciones Fijas del Periodo” o “Percepciones

Variables del Período”, al dar clic a cada uno de los trabajadores esta pantalla se va

actualizando:

Seleccionar la tercer o cuarta pestaña “Detalle de Movimientos”, clic en el tercer icono “Editar” y

se activa el campo de percepción estos son lo campos que se podrán modificar.

En caso de no importar el archivo, en esta pantalla se puede realizar la captura manual de

cada una de las percepciones con el primer icono “Nuevo”

Para una revisión más completa, en la sección de 10. “Reportes”, 10.2. “Papeles de

Trabajo”, seleccionar 10.2.3 “Percepciones Importadas de periodo” donde se detalla por

cada uno de los trabajadores, se podrá agregar sumatoria a este reporte y así podrán cruzar

las cifras contra el reporte original de Excel que importaron.

MANUAL AUDIMSS

154

b) “Importar archivos en Una Sola Columna”

Si su programa de nomina le emite los archivos de las percepciones variables en una columna.,

seleccionar la segunda opción.

Son importes acumulados de las percepciones, sean fijas o variables, al seleccionar la

segunda opción B) “Importar archivos en Una Sola Columna” y dar clic en aceptar se muestra

la siguiente pantalla:


Excel:

MANUAL AUDIMSS

155

Seleccionar con clic el archivo y dar doble clic en “Abrir” o sobre el nombre del archivo.

Si seleccionaron la opción B) “Importar archivos en Una Columnas”, se muestra la siguiente

pantalla:

Estos son los campos a complementar:

Concepto:

Número de Trabajador; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones

--.

Nombre; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --.

MANUAL AUDIMSS

156

Número Seguridad Social; se relaciona la columna que contiene la información.

Fecha de percepción; se relaciona la columna que contiene la información.

Clave de la percepción; es la clave que tienen registradas previamente en el menú de

Percepciones.

Días para Variables; se relaciona la columna que contiene la información.

Dar clic en el puntero y se muestran las letras del archivo que importo, seleccionar una letra

para relacionar cada uno de los conceptos, en caso de equivocarse, con el puntero dar clic

nuevamente y seleccionar el último campo – y con esta opción se podrá corregir la asignación

de las letras de las columnas de su archivo.

Al concluir la asignación, en la parte inferior se muestra la opción “Importar” o ”Cancelar”, dar

clic en la primera, y se muestra el siguiente mensaje :

“Son correctos los datos”, si esta seguro dar enter.

Si la información es correcta esta es la pantalla previa que se mostrará, para revisar la

información que se está importando:

Como se puede ver la pantalla no muestra la información en “Número” y “Nombre del

Trabajador.”

Descripción de cada una de las columnas para complementar esta pantalla:

Nómina: en esta columna se seleccionan las percepciones que deseen aplicar a la base de


realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo las percepciones que ustedes consideren

necesarios.


dar doble clic izquierdo en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

157




gravado en el menú Catálogo de Trabajadores NO corresponde al Número de Seguridad

Social que está en este archivo de “Percepciones”.

En la columna “Percepción” se muestra la clave como se ve en pantalla, dar doble clic en el

encabezado y se muestra la pantalla informativa, seleccionar la clave de su concepto en caso

que la columna “Percepción de Auditoria” se muestre vacia.



bien están en color azul, el sistema indica “Trabajador no existe”.

MANUAL AUDIMSS

158

Si la información no es correcta, se tiene que revisar en base al siguiente tema:






MANUAL AUDIMSS

159

Solución:





MANUAL AUDIMSS

160

Solución:






Solución:



MANUAL AUDIMSS

161





Solución:




indica la pantalla:





correcta.

MANUAL AUDIMSS

162


Solución:


formato de fecha.

Solo se importan algunos trabajadores o percepciones:

MANUAL AUDIMSS

163

Solución

La fecha de alta es muy importante, si la fecha de este archivo no corresponde a los

periodos que esta trabajando en AUDIMSS, la información NO se muestra.

Al concluir el proceso correctamente de la Importación de las percepciones, deberán revisar la

información.

Para una revisión más completa, en la sección de 10. “Reportes”, 10.2. “Papeles de

Trabajo”, seleccionar 10.2.3 “Percepciones Importadas de periodo” donde se detalla por

cada uno de los trabajadores, se podrá agregar sumatoria a este reporte y así podrán cruzar

las cifras contra el reporte original de Excel que importaron.

Para la revisión de la Integración y los cálculos por cada uno de los trabajadores deberán

revisar en 10. “Reportes”, 10.2. “Papeles de Trabajo”, seleccionar 10.2. “Percepciones que

integran al SDI” donde se detalla por cada uno de los trabajadores. Este reporte se visualiza

cuando las percepciones se importan o se capturan manualmente.

COMO PREPARAR LOS ACHIVOS EN EXCEL

VER MANUAL COMO PREPARAR ARCHIVOS EN EXCEL

a) “Archivos en Varias Columnas”

Número de trabajador; este dato es informativo, y la columna debe ser con formato “texto”.

Nombre; este dato es informativo.

Número de Seguridad Social; este dato es la llave para relacionar la información, debe ser a

once caracteres, la columna debe ser con formato “texto”, revisar los NSS que inician con

ceros.

Fecha de la percepción Fija; debe ser el día primero del mes.

Fecha de la percepción Variable; debe ser el primer día del bimestre que se está acumulando,

ejemplo; la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del año anterior al

dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.

Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables,

se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se

Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este

segundo archivo (solo si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los

trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA y tienen

percepciones variables.

Días para Variables; este dato es opcional, en caso de no importarlo en este archivo, el sistema

lo calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y

AUDIMSS no lo modifica, es decir no resta ausentismos e incapacidades. Este campo puede

ser días completos o medios días .50

MANUAL AUDIMSS

164

Percepciones Variables; para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la suma

de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando.

Este archivo No se deberá importar Mensual o por cada nomina ya que no serán correctos los

datos en los Reportes, Papeles de Trabajo, Anexos.

Estas columnas de percepciones no deberán traer caracteres, símbolos, el formato de la

columna debe ser “Texto”.

Percepciones Fijas; para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la suma de

las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando



Es una columna para cada una de las percepciones y se recomienda realizar dos archivos, una

para percepciones Variables y otro archivo para percepciones Fijas.

Para importa este archivo es SIN encabezados y en las campos numéricos las columnas deben

ser con formato “texto”.

b)“Archivos en Una Sola Columna”

Número de trabajador; este dato es informativo, y la columna debe ser con formato “texto”.

Nombre; este dato es informativo.

Número de Seguridad Social; este dato es la llave para relacionar la información, debe ser a

once caracteres, la columna debe ser con formato “texto”, revisar los NSS que inician con

ceros.

Fecha de la percepción Fija; debe ser el día primero del mes.

Fecha de la percepción Variable; debe ser el primer día del bimestre que se esta acumulando,

ejemplo si es la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del año anterior al

dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.

Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables,

se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se

Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este

segundo archivo (si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los

trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA y tienen

percepciones variables.

Días para Variables; este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo calcula

automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y AUDIMSS no lo

modifica. Este campo puede ser días completos o medios días .50

Clave de la percepción; en esta columna se registra la clave de la percepción (no la descripción

de la percepción), previamente esta clave se capturo en Catalogo, “Percepción”.

Percepciones Variables; para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la suma

de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando.

Este archivo No se deberá importar Mensual o por cada nomina ya que no serán correctos los

datos en los Reportes, Papeles de Trabajo, Anexos.

Esta columna de percepciones no deberá traer caracteres, símbolos, el formato de la columna

debe ser “Texto”.

MANUAL AUDIMSS

165

Percepciones Fijas; para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la suma de

las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando



Es una columna para todas las percepciones y se recomienda realizar dos archivos, una para

percepciones Variables y otro archivo para percepciones Fijas.

Para importa este archivo es SIN encabezados y en las campos numéricos las columnas deben

ser con formato “texto”, el nombre del archivo lo asignan ustedes.

Este es el último archivo que se importa de las nominas.

9. MENU AUDITORIA

9.3 DIFERENCIAS

Para accesar a este menú 9.“Auditoria”, 9.3“Diferencias”, 9.3.1“Mensuales” o bien en la

barra de accesos “diferencias”, “Diferencias Mensuales”.

9.3.1 DIFERENCIAS MENSUALES

Al mostrar esta pantalla, sale un termómetro procesando la información y al final muestra un

mensaje con relación a las “Tablas”:

MANUAL AUDIMSS

166

En caso de mostrar este mensaje, deberán actualizar el menú “Catálogos” de lo contrario las

diferencias que se muestran serán históricas, al actualizar las tablas se mostraran las

diferencias con actualización y recargos.

Dar clic en el primer icono “Recalculo” para determinar las diferencias, podrán realizar este

proceso las veces que sea necesario, principalmente si realizaron cambios en los menú de

“liquidación” ó ”Nomina”.





Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada.






tres opciones:



Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que

tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de

inicio de cada mes)

Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que


inicio de cada mes).

De lado derecho se muestran tres pestañas:

MANUAL AUDIMSS

167

“Nomina”, en esta pestaña se muestra la información de la nomina del periodo de

trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias en “días”.

“Liquidación”, en esta pestaña se muestra la información de la liquidación del periodo

de trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias en “días”.

• “Diferencias”, en esta pestaña se muestran las diferencias, en días, salarios y cuotas, a

cargo o a favor.

Para entender mejor las diferencias, dar clic en el icono “Impresora”, se muestra la siguiente

pantalla:

Seleccione el rango de diferencias, este se refiere a las diferencias en el Salario Diario

Integrado, si es la primera revisión el rango podrá ser de -9 999 999.99 a 9 999 999.99, o bien

podrá indicar solo el rango a Cargo o a Favor, dar clic en “Aceptar” y se muestra la pantalla

para seleccionar la salida del reporte:

Este reporte se podrá enviarlo en formato de audimss o se exporta a Excel si selecciona la

opción de lado derecho “Excel” y se muestra el siguiente reporte:

MANUAL AUDIMSS

168

Este reporte es el mismo formato que emite el SUA al procesar las diferencias, en la primera

columna se indica si hay diferencias en días audimss toma los datos de la Nómina como fecha

de alta, baja, ausentismos, incapacidades y los compara con los movimientos de la

Liquidación), y se consultan las pestañas de “Liquidación” y ”Nomina”. Las otras columnas

indican si hay diferencias en las “Cuotas” y el motivo puede ser el Factor fijo o las Percepciones

Fijas o Variables.

Al tener este reporte en archivo es muy práctico, de lado derecho se podrán agregar las

observaciones a dichas diferencias. Este reporte es mensual y al final nos indica el gran total a

cargo o a favor.

9.3. DIFERENCIAS

9.3.2 DIFERENCIAS BIMESTRALES

Para accesar a este menú “Auditoria”, “Diferencias”, “Bimestrales” o bien en la barra de

accesos “diferencias”, “Diferencias Bimestrales”.

Al mostrar esta pantalla, sale un termómetro procesando la información y al final muestra un

mensaje con relación a las “Tablas”:

MANUAL AUDIMSS

169

Al mostrar esta pantalla, sale un mensaje con relación a las “Tablas”,

En caso de mostrar este mensaje, deberán actualizar el menú “Catálogos” de lo contrario las

diferencias que se muestran serán históricas, al actualizar las tablas se mostraran las

diferencias con actualización y recargos.

Dar clic en el primer icono “Recalculo” para determinar las diferencias, podrán realizar este

proceso las veces que sea necesario, principalmente si realizaron cambios en los menú de

“liquidación” ó ”Nomina”.






de lado derecho realizar la captura.






tres opciones:

MANUAL AUDIMSS

170





inicio de cada mes)

Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que



De lado derecho se muestran tres pestañas:

“Nomina”, en esta pestaña se muestra la información de la nomina del periodo de

trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias.

“Liquidación”, en esta pestaña se muestra la información de la liquidación del periodo

de trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias.

“Diferencias”, en esta pestaña se muestran las diferencias, en días, salarios y cuotas.

Para entender mejor las diferencias, dar clic en el icono “Impresora”, se muestra la siguiente

pantalla:

MANUAL AUDIMSS

171

Seleccione el rango de diferencias, este se refiere a las diferencias en el Salario Diario

Integrado, si es la primera revisión el rango podrá ser de -9 999 999.99 a 9 999 999.99, o bien

podrá indicar solo el rango a Cargo o a Favor, dar clic en “Aceptar” y se muestran los nombres

de los reporte, estos reportes no se exportan a Excel.

Reporte de diferencias netas bimestrales; en este reporte se muestran los acumulados por

bimestre, la primera línea es “cotizo” lo que pago el patrón, la segunda línea es “Debió cotizar”

los cálculos de Audimss, la tercer línea indica las diferencias en las cuotas.

Reporte de Diferencia en Infonavit y créditos Infonavit: en este reporte se muestran los

acumulados por bimestre, la primera línea es 9.1 “Liquidación” lo que pago el patrón, la

segunda línea es 9.2 “Nómina” los cálculos de Audimss, la tercer línea indica las diferencias

en las cuotas del infonavit y los créditos o amortizaciones del infonavit.

Para consultar estos reportes en Excel, es necesario tener el módulo Anexos INFONAVIT.

9. MENU AUDITORIA

9.3.4 DISPMAG

GENERACION DE DISPMAG (AVISOS AFILIATORIOS)

Para accesar a este menú, es “Auditoria”, ”DISPMAG” ó por medio de la barra de accesos

“Movtos. Afilia”, “DISPMAG”.

Este proceso se realiza si determinaron diferencias en su revisión y puede ser por cada uno de

los meses o en forma bimestral, se sugiere realizarlo al final de la auditoria, ya que estos avisos

afiliatorios se derivan del pago de las diferencias.

Antes de iniciar este proceso deberán tener impresos los pagos de la Diferencias que se

realizaron con el SUA, ya que los avisos que se presentarán deben corresponder a los

trabajadores por los cuales se pagan las diferencias.

Esta es la pantalla donde se generan los avisos:

MANUAL AUDIMSS

172

En la parte superior de la pantalla se muestran los Salarios Mínimos, seleccionar la zona de la

empresa que están trabajando.



de lado derecho realizar la captura y dar enter.



ascendente o descendente.

La segunda columna “Nombre” es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el

encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente.

En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y se

muestran dos opciones:

MANUAL AUDIMSS

173

1.- Movimientos e Incidencias de nomina

2.- Movimientos e Incidencias de Liquidación

Al seleccionar alguna de las opciones esta es la pantalla que se muestra:



inicio de cada mes)

Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que



De lado derecho de la pantalla en la parte superior se muestra la información que esta en el

menú 9.2“Nomina”, 9.2.1”IMSS” , de la pestaña “Movimientos de Nómina”,

MANUAL AUDIMSS

174

En esta pantalla se puede consultar la fecha y el Salario Diario Integrado en cada uno de los

movimientos del periodo que se esta trabajando.

En la siguiente pantalla se muestran los Avisos afiliatorios:

En la parte inferior de la pantalla de lado derecho se mostrarán los “Movimientos Afiliatorios

por Auditoria” que se van generando o capturando y que se gravaran en el archivo que se

entrega al IMSS.

COMO REALIZAR LOS AVISOS AFILIATORIOS

Hay dos opciones, a continuación se detalla cada una de ellas.

a) Si desea que el sistema le genere TODOS los avisos afiliatorios, no importando la diferencia

en salario diario integrado. En la parte superior de lado derecho está el icono “G”.

Al dar clic se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

175

Generar movimientos afiliatorios por diferencias en SDI, con esta opción se generan

todos los avisos de MS con fecha 01/xx/xxxx; esto quiere decir que si hay trabajadores

con diferencias en SDI y tiene percepciones Variables que integran el SDI, se genera

este aviso, solo aplica en los mese nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre,

noviembre) ya que son por efectos de percepciones Variables.

Genera movimientos afiliatorios por cambio de factor fijo, con esta opción se generan

todos los avisos de MS por cambio de factor con la fecha que aplique a cada uno de

los trabajadores que tengan diferencias, esta opción se generara mes a mes.

Genera movimientos afiliatorios Descendentes, con esta opción se generan todos los

avisos Descendentes, para generar estos avisos es a partir de marzo (o el segundo

mes non de trabajo), para el sistema un aviso descendente aplica; si en un bimestre

anterior se genero un aviso ascendente y en el siguiente bimestre de trabajo NO hay

diferencia de dicho trabajador, esta opción se generara cada bimestre.

Estas opciones se pueden seleccionar o bien se generan las tres opciones.

a) Si no desea que el sistema le genere los movimientos afiliatorios en forma

automática, estos los podrán realizar uno por uno en esta misma pantalla.

Primero, de lado izquierdo seleccionamos al trabajador con un clic.

Para generar el movimiento afiliatorio manualmente, en la pantalla de lado derecho se

muestran los “Movimientos de Nómina”, en la primera columna tiene como encabezado

“Aplicar” y hay un pequeño cuadro, solo dar clic en el recuadro para seleccionar el

movimiento y;

En la parte inferior de lado derecho se muestra como encabezado “avisos afiliatorios

por auditoria”, y en esta pantalla se muestra el aviso que se genero manualmente, de

esta forma se realizan todos los avisos que van en el Dispmag, modificación de salario

(MS), reingreso (R), baja (B).

Nota: en caso de tener en 92“Nomina” 9.2.1“IMSS”como alta, al generar el momento

afiliatorio el sistema lo convierte en Reingreso ya que en el DISPMAG no reconoce altas,

también cuando hay un movimiento de inicio el sistema lo convierte en Modificación de

salario.

b) En la parte inferior de lado derecho se muestra como encabezado “Movimientos

Afiliatorios por auditoria” y en caso de necesitar realizar la captura manualmente de

un movimiento afiliatorio normal o descendente, es decir que en la pantalla de

arriba (movimientos de nomina) no se muestre la información y necesiten presentar

los avisos por auditoria.

MANUAL AUDIMSS

176

Para dar de alta, dar clic en el icono “Nuevo”, se activa el campo “Clave de movimiento” y se

muestran los movimientos, seleccionar uno y continuar con la captura, si es modificación de

salario descendentes activar la casilla con un clic, al concluir dar clic en “Guardar”, si se

equivocaron en los avisos, con la opción “Eliminar” se borran estos movimientos.

Nota: si los avisos afiliatorios los realizan con la opción b), deberán realizar con esta opción C)

los avisos Descendentes en el siguiente bimestre, es decir en forma manual.

Nota: es muy importante que revisen todos los movimientos afiliatorios para ver si están

de acuerdo y en caso contrario, deberán depurar y eliminar los avisos en los cuales no

estén de acuerdo.

Para realizar la revisión de los avisos afiliatorios a presentar, dar clic en el icono “impresora”:

Se muestra la siguiente pantalla para seleccionar los periodos de los reportes:

Se muestran rangos de periodos para la revisión “Periodo a Reportar”, seleccionar Anual o

Meses; para la revisión de los Avisos Descendentes, podrán seleccionar varios meses, dar clic

en aceptar y se muestra la siguiente pantalla con la lista de reportes:

MANUAL AUDIMSS

177

Reporte “Dispmag Diferencias Centavos”, este reporte es para cruzar contra los

trabajadores que están pagando las diferencias (la impresión del SUA a detalle de los

pagos), si su reporte de audimss tiene más trabajadores deberán eliminar dichos

movimientos en esta pantalla y si viceversa, se tendrán que dar de alta en esta pantalla

los movimientos afiliatorios que no están.

En el reporte “Dispmag-Descendentes”, podrán revisar las Modificaciones de Salarios

ascendentes y descendentes, en esta misma pantalla se eliminan o capturan los

movimientos.

En el reporte Modificación de Salario, se muestran solo los salarios ascendentes.

Reporte de Reingresos, se muestran los reingresos del período.

Reporte de Bajas, se muestran los avisos de baja.

Estos cinco reportes son papeles de trabajo, no se entregan al IMSS, al concluir la revisión de

todos los avisos a presentar, dar clic en el tercer icono “Disco”.


MANUAL AUDIMSS

178

El primer campo “Número de guía” se capturan los dos primeros dígitos (es el número de la

subdelegación del IMSS donde se entregan los Avisos Afiliatorios), los siguientes tres dígitos

los proporciona el IMSS ya que es la clave de los Avisos por Auditoria (406).

“Archivos a Generar”, seleccionar que tipo de movimiento se prepara, si es Modificación de

Salario (MS) seleccionar “Todos” (si presentan en un solo disco todos los movimientos ya sean

ascendentes o descendentes) o “Ascen” y “Desen” (si se presenta un disco por avisos

ascendentes y otro por descendentes).

“Período a seleccionar”, es el mes de trabajo.

“Generar CURP”, son opciones para este campo; si no está la información en AUDIMSS este

campo puede generarse con ceros o espacios, para cumplir con estos campos obligatorios.

“Generar UMF”, es el número de la Unidad de Medicina Familiar, este puede ser vacio, con

ceros o bien el dato correcto que está en el “Catálogo de Trabajadores”, este campo solo aplica

para los Reingresos.

“Generar trabajadores”, se refiere al complemento del número de trabajador, el Dispmag trae

un espacio muy amplio para el número, por lo tanto cuando no se llena con el número que tiene

el trabajador hay que asignar ceros o espacios para llenarlos.

“Desea incluir trabajadores con Jornada reducida”, si tiene ese tipo de trabajadores solo

seleccionar la casilla con un clic.

“Seleccionar destino del Archivo”, pueden seleccionar la ruta o generar una carpeta nueva

para los avisos afiliatorios, dar clic en el botón aceptar, dar clic en “Generar Archivo DISPMAG”

donde está el icono “Disco” y se genera el archivo (si genero este archivo en la unidad “C”,

deberán copiarlo a un diskette o el medio que indique el IMSS).

En ese momento se activa como la impresora de esta pantalla dar clic para generar el reporte

de dicho archivo.

Este es el reporte que se presenta ante el IMSS, como impresión del archivo Dispmag.

Este proceso se realiza en forma mensual.

INFORMACION A PRESENTAR ANTE EL IMSS CON LOS AVISOS AFILIATORIOS:

Copia del aviso de dictamen

Anexo II hoja 3 o Anexos II hoja 7.

Disco del DISPMAG (etiquetado con los datos de la empresa)

Impresión del archivo DISPMAG

Afil-10 o SAIIA

Carta libre donde se indica la cantidad de avisos y discos a entregar.

Se presentan dos juegos.

MANUAL AUDIMSS

179

9. MENU AUDITORIA

9.5. EXPORTACION DE ARCHIVOS SUA

Para realizar el pago de las diferencias que se determinaron en AUDIMSS, debemos exportar

los archivos del menu 9.2 “Nomina”, 9.2.1“Imss”, para realizarlo debemos accesar al menu

11. “Procesos”,11.2 “Exportación de Archivos al SUA”.


Seleccionar el menu que se exportará al SUA.

MANUAL AUDIMSS

180

Esta es para seleccionar el archivo a exportar, deberán seleccionar “Nomina” para exportar los

archivos de “Debió Cotizar”al SUA, estos son los cinco archivos en formato txt.

Tambien podrá seleccionar la segunda opción “Liquidación” esto es si en el menu “Liquidación”,

“Importación disco del SUA”, se importaron dos discos en el mismo mes o si en el menu

“Liquidación, “Imss”” modificaron la información manualmente por motivo de un segundo disco

de pago; pago de diferencias en salarios.

Cuando se exporta el archivo de “Liquidación”, en el archivo de Trabajadores “Trab”, en caso

de tener información de Amortizaciones del infonavit es necesario complementar los datos de

“Tipo de crédito” con la opción 1, 2 ó 3, depende el crédito.

El proceso para la exportación ya sea “Nomina”, ó “Liquidación”, es el mismo.

PROCESO PARA LA EXPORTACION MENSUAL DE LOS ARCHIVOS EN TXT

Accesar al menú “Nomina”, “Imss”, revisar que el movimiento de inicio en todos los

meses nones sea MS 01/xx/xxxx, para que todas las modificaciones de salarios se

importen en el SUA. Si la nomina muestra Movimiento de Inicio con fecha 01/xx/xxxx

este movimiento no pasará al SUA ya que esta clave NO existe y por lo tanto se genera

error al momento de importar este archivo.

Accesar al menú “Nomina”, “Imss”, mandar a impresión el reporte “Movimientos de

Nomina”.

Accesar al menu “Procesos”, “Exportación de archvios al SUA”, seleccionar la opción

“Nomina”.

Se muestra la pantalla con las siguientes opciones para seleccionara la exportación de

estos archivos:

Primer icono es para filtar a los trabajadores, dar clic en este icono y se muestra la

sigueite pantalla:

((AGREGAR PANTALLA))

Indicar a partir de que “Diferencias” en Salario Diario Integrado desean exportar al

SUA.

En la pantalla, la primera columna “Aplica”, es para seleccionar o deseleccionar a

todos los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de dicha columna, o bien dar

clic a cada uno de los trabajadores que deseen exportar.

Se muestan las zonas del Salario Minimo, selecccinar la zona que corresponde a la

zona de la empresa que esta revisando.

De lado derecho de la pantalla se muestran los datos por default. “Tipo de archivo”,

“Periodo de archivos”, “Nombre y ruta de los archivos”. La ruta de los archivos es

C:\RespN se refiere a los archivos de nomina ó C:\RespL se refiere a los archivos de

liquidación, esta ruta es modificable al dar un clic en los folders amarillos que se

muestran al final de la ruta.

Los archivos a exportar son cinco: Trabajadores, Movimientos, Infonavit,

Incapacidades, Afiliaciones. Cabe mencionar que el archivo de Trabajadores

(asegN.txt) y Movimientos (movtN.txt), esta toda la información que solicita el SUA, por

lo tanto solo esos dos archivos se importaran al momento de estar trabajando en el

SUA.

En la parte inferior se muestran los movimientos que se exportan.

Dar clic en el segundo icono para iniciar la exportación.

Al terminar el proceso se muestra un mensaje:

MANUAL AUDIMSS

181

“Existen inconsistencias en los archivos de Trabajadores y Movimientos”

¿Desea ver el reporte de Improcedencias? Si o No

Al seleccionar la opción “Si” se muestra un listado de reportes, seleccionar el primero;

”Trabajadores improcedentes” el reporte indican que la CURP no esta completa a 18

posiciones y que el año de NSS es diferente al año de nacimiento. Hasta el 2009 es informativo

po que el SUA nos permite importar asi la información, en caso contrario deberán

complementar la CURP a los 18 caracteres.

Al terminar el proceso, dar clic en el tercer icono para “imprimir”, se muestran cinco

reportes, seleccionar el reporte “Exportación al SUA” y ésta es la información que se

esta exportando, el objetivo de este reporte es, saber la cantidad de trabajadores y el

importe en cuotas que se revisaran en el SUA (este reporte debe coincidir con los

importes del reporte “Movimientos de Nomina”, en caso contrarios se debarán revisar

todos los reportes de este menu). Los otros tres reportes nos indican si la información

de nomina esta correcta.

Si el sistema genera un mensaje

“Un errror ha ocurrido”

No existe el archivo

Dar clic en el icono “Si” para gravar el error y posteriormente dar clic en “Aceptar”. Volver a

seleccionar la impresora y se muestra la lista de los reportes, seleccionar “Exportación al SUA”

y se mostrará el reporte correctamente. El mensaje de error que manda la primera vez es por

que se genera la carpeta RESPN o RESPL.

9. MENU AUDITORIA

9.6 IMPORTAR ARCHIVOS PARA DIFERENCIAS

PROCESO PARA IMPORTAR LOS ARCHIVOS AL SUA PARA GENERAR PAGO DE

DIFERENCIAS

Para iniciar este proceso, el SUA no debe tener información de este patrón.

MANUAL AUDIMSS

182

Seleccionar de lado izquierdo la opción “Actualizar”, “Patrones” y dar de alta al patrón con los

mismos datos de AUDIMSS, “Actualizar”, “Salarios Mínimos”, “INPC y Recargos” a la fecha de

pago de dichas diferencias.

Seleccionar el patrón para iniciar la importación, de lado izquierdo en el menu “Actualizar”,

seleccionar “Trabajadores” y se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

183

En esta pantalla en la parte central se muestra tres pestañas, seleccionar la pestaña dos

“Importar Datos”, de lado izquierdo nos indica “Seleccione el tipo de importación que desee” y

se muestran cinco archivos, para iniciar seleccione “Trabajadores (aseg.txt)”, en el campo de

“Archivo a importar” a la derecha se muestra un botón “Examinar”, indicar la ruta donde esta la

carpeta con los archivos, por default AUDIMSS genera esta carpeta en C:\RespN

MANUAL AUDIMSS

184

(si los archivos que se exportaron son de nomina) si cambiaron la ruta, buscar la ruta que

ustedes asignaron. Dentro de esta carpeta, al dar clic se muestran los cinco archivos que se

exportaron, seleccionar AsegN, en la parte inferiro se muestra un botón “Importar”, dar clic e

inicia el proceso de la importación de este archivo.


MANUAL AUDIMSS

185

Seleccione la opción “SI”.

Si el poceso fue satistactoriamente se muestra la siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

186

En la parte inferior de la pantalla se mostrará si el archivo que se importo tiene errores, en caso

de marcar errores dar clic en el botón “Impresión” y se muestra el reporte con los errores o

mensajes detectados.

MANUAL AUDIMSS

187

Estos podrían ser los mensajes del archivo de Trabajadores:

El NSS no es igual al año de nacimiento.

El nombre tiene caracteres raros (que puede ser la ñ)

Deberán revisar la información ya que con este mensaje, el trabajador no se puede importar, si

el número es correcto se ignora el mensaje y se da de alta manualmente este trabajador en

este mismo menu.

Para corregir la información hay dos opciones:

Dar de alta manualmente el trabajador que no se importo.

Corregir en AUDIMSS en el menu “Catálogo de Trabajadores” y volver a realizar el

proceso de “Exportar archivos al SUA” para importar nuevamente el archivo.

El siguiente archivo a importar es “Movimientos” (MovtN), de lado izquierdo de la pantalla nos

indica “Seleccione el tipo de importación que desee” y se muestran cinco archivos, para iniciar

seleccione “Movimientos (movt.txt)”, en el campo de “Archivo a importar” a la derecha se

muestra un botón “Examinar”, indicar la ruta donde esta la carpeta con los archivos, por default

AUDIMSS genera esta carpeta en C:\RespN (si los archivos que se exportaron son de nomina)

si cambiaron la ruta, buscar la ruta que ustedes asignaron. Dentro de esta carpeta, al dar clic

se muestran los cinco archivos que se exportaron, seleccionar movtN, en la parte inferiro se

muestra un botón “Importar”, dar clic e inicia el proceso de la importación de este archivo.

En la parte inferior de la pantalla se mostrará si el archivo que se importo tiene errores, en caso

de marcar errores dar clic en el botón “Impresión” y se muestra el reporte con los errores o

mensajes detectados.

MANUAL AUDIMSS

188

EL folio de incapacidad se duplica.

Deberán revisar el folio de la incapacidad del trabajador que se indica .

El salario diario integrado no puede ser igual al anterior.

Este es solo un mensaje que se ignora porque no afecta y se origina en “Nomina”, “Imss” en el

movimiento de Inicio que se sustituye al dar clic en el icono “M”, el movimiento de inicio se

convierte en una MS a todos los trabajadores independientemente si tienen o no percepciones

variables para generar la MS.

Para corregir la información hay dos opciones:

Dar de alta manualmente el trabajador que no se importo.

Corregir en AUDIMSS en el menu “Catálogo de Trabajadores” y volver a realizar el

proceso de “Exportar archivos al SUA” para importar nuevamente el archivo.

Al concluir el proceso, deberán accesar al menu, “Calculos”, “Pago oportuno” y seleccionar el

periodo de los archivos que se importaron, dar clic en el icono “Calcular” que esta en la parte

inferior de la pantalla:

MANUAL AUDIMSS

189

Y activar la casilla “IMSS” y dar clic en el icono “Mensual” esto es para revisar la información

que se importo de AUDIMSS, donde debe mostrarse la misma información, en caso contrario

deberan revisar la información de Salarios Minimos en SUA y AUDIMSS, la tabla de “Topes

salariales mensuales/bimestrales”. También se podrá realizar la revisión por cada uno de los

trabajadores con el reporte del SUA y el reporte de AUDIMSS, si aplican correcciónes estas se

podrán realizar manualmente en el SUA hasta llegar a los mismos importes, hasta que tienen la

misma información podrán continuar con el calculo de las Diferencias, de lo contrario no podrán

continuar; porque las diferencias no serian las mismas que muestra AUDIMSS.

Cuando el reporte del SUA muestra la misma información que en AUDIMSS, en esta misma

pantalla deberán “Generar pago”, en una carpeta para guardar todos los meses, más adelante

al determinar las diferencias se volvera a leer este archivo.

Se recomienda realizar respaldos en cada uno de los meses del SUA que estan trabajando,

esto es por seguridad.

Nota: si necesita realizar este proceso de las liquidaciones y de nominas, primero deberán

realizar este proceso de las Liquidaciones, realizar los discos de pago, respaldos y eliminar la

empresa del SUA. Para iniciar el proceso de Nomina nuevamente se da de alta el patrón y se

actualizan todos los datos.

MANUAL AUDIMSS

190

PROCESO PARA DETERMINAR PAGO E IMPRESIÓN DE DIFERENCIAS EN EL SUA

Accesar a “Cálculos”, seleccionar “Pago de diferencias” y se muestra la siguiente pantalla:

En el primer recuadro indique el paquete de discos, teclear fecha de pago de dichas diferencias

(hasta esta fecha deberán estar actualizadas las tablas de INPC y Recargos ), número de

crédito teclear un número válido, en tipo de documento seleccione el 54 “Dictamen Pago

Inmediato”, en la parte inferior de la pantalla se muestra un icono “Calcular”, se muestra la

siguiente pantalla:

MANUAL AUDIMSS

191

Dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla para seleccionar la ruta y se muestra la

siguiente pantalla con el nombre del archivo:

MANUAL AUDIMSS

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AL terminar de leer la información del archivo de lo pagado “Liquidacicón” se muestra la

siguiente pantalla:

Dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla para seleccionar la ruta, donde esta el

nombre del archivo a importar (como se indica al leer el disco de lo “pagado”)

Se muestra la pantalla para indicar que termino el proceso para generar las “Diferencias”.

MANUAL AUDIMSS

193

Por último seleccionar cada uno de los reportes como se indica en la siguiente pantalla, para

agregarlos a su “Dictamen” y generar el “Archivo de Pago” y este será el que se lleva al banco

o se realiza el pago por transferencia bancaria.

MANUAL AUDIMSS

194

Este proceso se realiza por los doce meses o bien por los meses que decidan realizar los

pagos de “Diferencias”.

Para guardar el “Archivo de Pago” se recomienda, generar una carpeta en la unidad “C”,y

posteriormente pasar estos archivos a los discos de pago.

MANUAL AUDIMSS

195

10.- MENU REPORTES

Papeles de Trabajo

1.- Control interno

1.1 Cuestionario inicial (se exporta a Word)

1.2 Plan de trabajo (se exporta a Word)

2.- Papeles de Trabajo

2.1 Análisis de diferencias (se exporta a Excel)

2.2 Percepciones que integran SDI (se exporta a Excel)

2.3 Percepciones importadas del periodo (se exporta a Excel)

2.4 Movimientos trabajadores:

Resumen de movimientos de trabajadores

Comparativos de movimientos de trabajadores

2.5 Cruce de nomina

Cruce de nomina del periodo

Cruce de nomina mensual

Cruce de nomina acumulado Anual

2.6 Conciliación anual

2.7 Comparativo Dispmag SUA

Para consultar este reporte, deberán generar el archivo del Dispmag por cada uno de los meses.

MANUAL AUDIMSS

196

11.- MENU PROCESOS

1. Recuperación índices

Este proceso es para mantener la base del sistema limpia.

Clic en el último icono, el que se muestra en la pantalla:

MANUAL AUDIMSS

197

Se muestra la siguiente pantalla, seleccionar la opción “aceptar” para que inicie el proceso.

Cuando debe realizar este proceso:

Si el sistema le genera algún error en pantalla.

En caso de realizar procesos en el menú de Utilerías, Borrado de Archivos.

Si recuperan un respaldo.

2. Exporta archivos SUA WIN 3. Revisar el tema 11.2; se indica el proceso de Exporta archivos SUA WIN.

4. Actualización Audimss DOS a audimss WIN.

Este poceso no aplica a partir de la versión 11.0.0; ya que solo se considero cuando se cambio la plataforma a windows.

MANUAL AUDIMSS

198

12.- OTROS REPORTES

En cada pantalla de AUDIMSS en la barra superior se muestran iconos, en el de “imprimir” se localizan estos reportes, algunos podrán exportarse a Excel o Word.

1.- Catálogo de Trabajadores

Catálogo de Trabajadores (afiliación)

Catálogo de Trabajadores (general)

Catálogo de Trabajadores (imss)

Catálogo de Trabajadores (infonavit)

2.- Liquidación IMSS

Movimientos de liquidación

Incidencias de liquidación

Incidencias de liquidación anual

Movimientos de liquidación acuerdos IMSS

3.- Liquidación Retiro/Infonavit

Movimientos de Liquidación bimestral

4.- Nomina IMSS

Movimientos de nómina

Incidencias de nómina (se exporta a Excel)

Incidencias de nómina anual

Resumen excedente mensual

Resumen excedente bimestral

Movimientos de nomina acuerdos IMSS

5.- Nomina Retiro/Infonavit

Movimientos de nomina bimestral

Trabajadores Crédito Infonavit

6.- Diferencias Mensuales

Diferencias Netas (se exporta a Excel)

7.- Diferencias Bimestrales

MANUAL AUDIMSS

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Diferencias Netas Bimestrales

Diferencias infonavit y crédito infonavit

8.- Dispmag

Modificaciones de salario

Dispmag-Descendentes

Bajas

Reingresos

Dispmag-diferencias centavos

9.- Exportación disco SUA

Trabajadores Improcedentes

Movimientos Improcedentes

Exportación al SUA

Trabajadores sin movimientos

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