Maestro DSIA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Organizacin de los Servicios de Informacin Administrativa en la

Universidad de Los Andes

Autores:

Ernesto Ponsot Balaguer (Coordinador)

Ramn Prieto Contreras

Gustavo Briceo Torres

Jos Beltrn Ordez

Jos lvarez Torres

Mrida, Venezuela. Septiembre / 2001

Autoridades de la Universidad de Los Andes:

Genry Vargas Contreras Rector Manuel Hernndez Barrios Vicerrector Acadmico Julio Flores Menesini Vicerrector Administrativo Gladys Becerra Depablos Secretaria

Cuerpo Directivo de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa: Ernesto Ponsot Balaguer Director Ramn Prieto Contreras Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin Gustavo Briceo Torres Coordinador de la Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

PRESENTACIN

El 26 de octubre del ao 2000, la Comisin Directiva nombrada por el Consejo Universitario de la Universidad de Los Andes, presenta el resultado de sus deliberaciones en un documento titulado Organizacin Interna de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa. Dicho documento es discutido y aprobado por el mximo organismo de gobierno universitario el da 4 de diciembre de aquel ao.

Como resultado, se crea en la Universidad de Los Andes la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (en adelante DSIA) que fusiona y suprime cuatro dependencias universitarias anteriormente dedicadas al quehacer informtico en la Institucin.

La DSIA nace con una organizacin interna definida y claros propsitos. Su praxis cotidiana se materializa a travs de dos unidades bsicas y operativas: La Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin y La Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin.

Transcurrido su primer ao de existencia institucional y luego de un arduo trabajo documental y organizacional para dar forma concreta a las Unidades de Desarrollo y Soporte, presentamos este material a la comunidad universitaria y a la sociedad en general, con el nimo de dar a conocer la nueva visin que en materia de organizacin e informtica administrativa ha sido sembrada en el seno de nuestra Universidad bicentenaria.

EPB. Mrida, 20 de Septiembre de 2001

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CONTENIDO PRESENTACIN .............................................................................................................................. 3 CONTENIDO...................................................................................................................................... 4 INTRODUCCIN............................................................................................................................... 6 PRIMERA PARTE La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA).............................................. 8 ORGANIZACIN............................................................................................................................... 9

Misin ...................................................................................................................................... 9 Visin....................................................................................................................................... 9 El Objetivo.............................................................................................................................10 mbito de Accin.................................................................................................................11 Adscripcin...........................................................................................................................11 La Estructura Organigramtica .........................................................................................12 Caractersticas y Funciones Generales ...........................................................................13 Direccin...............................................................................................................................13 Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin (UD-DSIA)...............14 Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA)......................15 Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos .............................................16 Comit de Adquisiciones....................................................................................................16 Unidad de Apoyo Secretarial y Logstico.........................................................................17 Unidad de Apoyo Administrativo .......................................................................................17

MODO DE TRABAJO .....................................................................................................................18 Grupos o reas ....................................................................................................................19 Organizacin por Proyectos y Actividades (matricial) ...................................................20

SEGUNDA PARTE Unidades de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa ...................................21

Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin (UD-DSIA)..................22 Misin ....................................................................................................................................22 Visin.....................................................................................................................................22 Objetivo .................................................................................................................................22 Marco Referencial y Conceptual.......................................................................................23 Organizacin del Trabajo ...................................................................................................24 Proyectos ..............................................................................................................................24 reas Temticas..................................................................................................................25 Grupos Tcnicos de Trabajo .............................................................................................28 Grupo Tcnico de Anlisis y Diseo ................................................................................28 Grupo Tcnico de Diseo de Mecanismos de Almacenamiento .................................31 Grupo Tcnico de Programacin ......................................................................................32 Grupo Tcnico de Pruebas, Implantacin y Entrenamiento .........................................34 Operatividad .........................................................................................................................36

Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA).........................40 Misin ....................................................................................................................................40 Visin.....................................................................................................................................40 Objetivo .................................................................................................................................40

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Organizacin del Trabajo ...................................................................................................40 Redes y Comunicaciones ..................................................................................................40 Administracin de Base de Datos.....................................................................................42 Mantenimiento y Soporte Tcnico ....................................................................................42 Soporte a Aplicaciones .......................................................................................................43 Operaciones .........................................................................................................................44 Adiestramiento .....................................................................................................................44 Esquema Funcional.............................................................................................................45

REFERENCIAS ...............................................................................................................................47 ANEXOS ...........................................................................................................................................49

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INTRODUCCIN

La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA) nace el 18 de septiembre del ao 2000 por Resolucin N 1526 del Consejo Universitario de la Universidad de Los Andes (ver Anexos) La iniciativa de su creacin corresponde al equipo rectoral, conducido por el Rector, Profesor Genry Vargas Contreras. En el acto de creacin de la DSIA, el Consejo Universitario resuelve nombrar una Comisin Directiva, con el objetivo de discutir y proponer al cuerpo una estructura organizativa que sirva de base para el cumplimiento de la misin de esta novel Direccin. Este documento es el producto del trabajo coordinado de la Comisin Directiva y contiene aportes fundamentales de los propios trabajadores de la Direccin, quienes han sido activos participantes en el debate de las ideas que hoy recogemos y presentamos a la comunidad universitaria.

La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa fusiona y suprime cuatro dependencias dedicadas al quehacer informtico en la Administracin Universitaria, a saber: el Consejo de Sistematizacin Administrati va (CSA), la Oficina de Estadstica, Informtica y Control (Informtica), el Centro Electrnico de Computacin (CEDEC) y la Direccin de Organizacin y Sistemas (DOyS).

El crecimiento de la Universidad y la importancia de utilizar eficientemente sus recursos crearon la necesidad de sistematizar los servicios administrativos y desarrollar sistemas de informacin. Para estudiar la forma de cumplir con estos objetivos, las autoridades universitarias nombraron diferentes comisiones cuyos trabajos se materializaron en proyectos. As nacieron, en orden cronolgico, CEDEC, Informtica y DOyS. Estas dependencias universitarias afrontaron desde perspectivas diferentes el problema de la organizacin del trabajo y la sistematizacin de los procesos administrativos, tratando de incorporar hasta donde la tecnologa lo permita, ingredientes de automatizacin y control de los flujos de informacin. Ejemplos de ello son el Sistema de Control Presupuestario, el Sistema de Contabilidad, los Manuales de Organizacin de las Unidades de Apoyo Administrativo, el Web Site de la ULA, entre otros. Han habido innegables xitos en este campo que incluso colocaron a la Universidad de Los Andes en posicin de privilegio frente al resto de las instituciones de su tipo en pocas pasadas.

Sin embargo, a pesar de los xitos, no haba justificacin para la permanencia de tantas direcciones. Esto condujo a duplicar funciones, recursos y a una dbil coordinacin de los esfuerzos en los distintos proyectos de sistematizacin. Nace entonces el CSA cuyo propsito era coordinar la actividad de estas tres dependencias y darle coherencia y efectividad al manejo del problema informtico y la sistematizacin administrativa. Lamentablemente, el CSA es absorbido al poco tiempo por la rutina y, lejos de coordinar acciones o polticas y profundizar en el problema, termina siendo slo un ente de apoyo para las adquisiciones de infraestructura tecnolgica necesarias.

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As llega el momento presente, con cuatro Direcciones y cuatro Directores, cada una(o) con sus propias metas y objetivos, con muy poca coordinacin interna, con gran diversidad de criterios y enfoques que se traducen en el solapamiento de funciones y en la dilapidacin de recursos, sin que las ansiadas soluciones lleguen a feliz trmino. No viene al caso repasar los errores cometidos, sin que esto signifique olvidarlos. La cuestin es que la supresin de estas cuatro dependencias para dar paso a la nueva DSIA es un avance trascendental. Se trata de un cambio cualitativo que denota la madurez institucional alcanzada por la Universidad de Los Andes y que, estamos seguros, incidir positivamente en su capacidad para enfrentar los retos que le depara el futuro.

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PRIMERA PARTE

La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA)

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ORGANIZACIN

Misin

Proporcionar a la Administracin Universitaria, desde los niveles operativos hasta los gerenciales, coordinadamente y con unidad de criterios, las herramientas tcnicas, servicios y productos necesarios para la organizacin del trabajo en ambientes con alto control automatizado de la informacin.

Visin

La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa es una estructura integrada, actualizada, con alto valor tcnico y tico, creativa, dinmica, comprometida, responsable, efectiva y eficiente, en todo lo que se relaciona con el desarrollo y/o implantacin de herramientas organizacionales y teleinformticas tiles para capturar, mantener, controlar y producir informacin administrativa que contribuya a facilitar la ejecucin de los procesos y la toma de decisiones en distintos niveles de la Universidad de Los Andes. Asimismo, tiene como preocupacin de primer orden, satisfacer las necesidades de los usuarios como parte integrante de los desarrollos que se emprendan y focalizar su atencin hacia el logro de la independencia entre stos y los diseadores, como meta de calidad de alto valor estratgico para la institucin.

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El Objetivo

La DSIA tiene como objetivo coordinar, desarrollar, consolidar y mantener Sistemas y Servicios de Informacin tiles para el soporte de procesos en la Administracin Universitaria.

Para cumplir su objetivo, la DSIA deber:

Proponer, establecer y velar por el cumplimiento de polticas unificadas para el desarrollo de sistemas y servicios organizacionales, computacionales e informticos en la Administracin Universitaria.

Proponer, discutir, coordinar e implantar, en toda la institucin universitaria, estndares tecnolgicos y metodolgicos para el desarrollo y mantenimiento de sistemas y servicios organizacionales, computacionales e informticos para la Administracin Universitaria.

Asesorar, disear o actualizar, desarrollar o coordinar el desarrollo y/o la adaptacin, documentar e implantar, incorporando al usuario como eje fundamental de la solucin, en sistemas:

o Organizacionales: Definicin de estructuras, funciones, procesos y actividades, necesarias en la materializacin de la labor Institucional Universitaria.

o De Informacin Operativa o Transaccionales: Manejo automatizado de los datos y de la informacin que apoya decisiones rutinarias u operativas en la institucin universitaria.

o De Informacin Directiva o Estratgicos: Manejo automatizado de la informacin para apoyar decisiones de alto nivel en la institucin universitaria.

Resguardar, asegurar, mantener y garantizar la operacin de la infraestructura telemtica, de datos y de servicios de informacin administrativa en la Universidad de Los Andes.

Asesorar, brindar soporte tcnico y entrenar a usuarios de sistemas y servicios de informacin administrativa en la institucin universitaria.

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mbito de Accin

La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa tiene influencia sobre la problemtica de sistemas, y en consecuencia da servicio a toda la Administracin Universitaria, entendindose sta como el conjunto de actividades que, sin ser propiamente acadmicas, dan soporte y apoyo a stas ltimas, armonizando, materializando y controlando su praxis. As pues, los servicios que presta, estn a disposicin tanto de los rganos de gobierno universitarios del ms alto nivel, como tambin de las facultades y ncleos, concentrados en el accionar administrativo que da caractersticas unitarias y de cuerpo a la Universidad de Los Andes.

Adscripcin

La DSIA se adscribe al VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO, por considerar que la vocacin y naturaleza de servicio a la academia y soporte tcnico-administrativo de ste, se encuentran en sintona con la misin esbozada. Adicionalmente, postulamos que los sistemas y servicios de informacin institucionales representan un recurso valioso que debe ser potenciado y administrado cuidadosamente, aspectos en los cuales este Vicerrectorado tiene un papel preponderante.

Partimos del supuesto que tanto las polticas, como las prioridades, debern establecerse con el consenso de las autoridades universitarias en su conjunto y responder a necesidades verdaderamente institucionales, haciendo caso omiso a la tentacin, humana por dems, de crear parcelas o feudos de dominio particular.

Entendemos que la praxis universitaria es conducida en lo acadmico por el Consejo Universitario y se materializa a travs del Rectorado, Vicerrectorado Acadmico, Secretara, Facultades y Ncleos. En este contexto, el Vicerrectorado Administrativo da soporte a dicha praxis, administrando, en su ms amplia acepcin, los recursos institucionales (entre los cuales como ya dijimos, est la plataforma tecnolgica de sistemas y servicios de informacin).

No se confunda, sin embargo, la plataforma tecnolgica de sistemas y servicios de informacin, con la informacin misma. La responsabilidad de la informacin como producto institucional de calidad, tiene muchos aspectos susceptibles de control, apenas uno de los cuales es la tecnologa. Por tanto, su tenencia, idoneidad y cuidado es una responsabilidad compartida.

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La Estructura Organigramtica

Vicerrectorado Administrativo

Direccin de Servicios de Informacin Administrativa

Adscripcin de la DSIA

Direccin

Comit de Adquisiciones Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos

Unidad de Apoyo Secretarial y Logstico

Unidad de Apoyo Administrativo

Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de

Informacin

Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

Organizacin Interna de la DSIA

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Caractersticas y Funciones Generales

Direccin

La conforma un Director de libre nombramiento y remocin. Por su actividad devengar una PRIMA DE DIRECTOR y estar integralmente dedicado a la Direccin. Podr ser escogido de entre los miembros de la comunidad universitaria de reconocido prestigio en el rea de Sistemas o Servicios de Informacin.

Funciones:

Proponer, dirigir y controlar las actividades de la DSIA

Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y tcnicos en consecuencia

Materializar las polticas emanadas de los rganos de gobierno universitario

Rendir cuenta de las actividades de la DSIA al Vicerrector Administrativo y dems integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias

Presidir las sesiones del Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos.

Decidir sobre la implantacin de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor

Presidir el Comit de Adquisiciones. Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas del Comit

Nombrar y remover al Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin

Nombrar y remover al Coordinador de la Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

Establecer programas de capacitacin y adiestramiento al personal de la DSIA, con el apoyo del Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos

Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la DSIA, sus participantes o realizadores, sus responsables y sus orgenes, continuidad o supresin, conjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin

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Decidir sobre las actividades de soporte que acomete la DSIA, sus participantes o realizadores, sus responsables y sus orgenes, continuidad o supresin, conjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

Establecer programas peridicos de evaluacin al personal de la DSIA, conjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin y el Coordinador de la Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misin encomendada a la DSIA

Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin (UD-DSIA)1

La conforman aquellos funcionarios que participen directamente en los proyectos de desarrollo de sistemas y servicios. Tendr un Coordinador de Unidad de libre nombramiento y remocin por parte del Director de la DSIA, que devengar una PRIMA DE COORDINADOR DE UNIDAD (se propone 1/2 de la PRIMA DE DIRECTOR). En su dedicacin semanal se computar medio tiempo a las actividades de coordinacin y deber ser seleccionado entre los miembros del conjunto de profesionales de la DSIA.

Funciones:

Implementar las polticas de desarrollo y proyectos emanados de la Direccin

Controlar las actividades inherentes a los proyectos de desarrollo

Establecer y asesorar sobre metodologas y estndares de trabajo a los proyectos de desarrollo

Proponer a la Direccin proyectos de desarrollo que acometa la DSIA, sus participantes o realizadores, sus Responsables y sus orgenes, continuidad o supresin

Velar por el ptimo manejo de los recursos con que cuenta la Unidad

Conocer y asesorar a la Direccin sobre la disponibilidad y especialidad del personal de la Unidad

1 Vea tambin la Segunda Parte: Unidades Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin

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Conocer y asesorar a la Direccin sobre las capacidades tecnolgicas y humanas de la Unidad

Cualquier otra, enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la Direccin

Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA)2

La conforman aquellos funcionarios que participen directamente en las actividades de soporte a sistemas y servicios. Tendr un Coordinador de Unidad de libre nombramiento y remocin por parte del Director de la DSIA, que devengar una PRIMA DE COORDINADOR DE UNIDAD (se propone 1/2 de la PRIMA DE DIRECTOR). En su dedicacin semanal se computar Medio Tiempo a las actividades de Coordinacin y deber ser seleccionado entre los miembros del conjunto de profesionales de la DSIA.

Funciones:

Implementar las polticas de soporte emanadas de la Direccin

Controlar las actividades de soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

Establecer y asesorar sobre metodologas y estndares de trabajo en la actividad de soporte

Proponer a la Direccin actividades de soporte, sus participantes o realizadores, sus Responsables y sus orgenes, continuidad o supresin

Velar por el ptimo manejo de los recursos con que cuenta la Unidad

Conocer y asesorar a la Direccin sobre la disponibilidad y especialidad del personal de la Unidad

Conocer y asesorar a la Direccin sobre las capacidades tecnolgicas y humanas de la Unidad


2 Vea tambin la Segunda Parte: Unidades Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

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Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos

Estar conformado por el Director, Coordinador de Desarrollo, Coordinador de Soporte, Responsables de Proyectos de Desarrollo, Responsables de Actividades de Soporte y Coordinador del Consejo de Computacin Acadmica. Sesionar peridicamente segn las necesidades de la DSIA.

Funciones:

Discutir y recomendar sobre asuntos de planificacin estratgica en informtica, factibilidad, metodologa (mtodos, normas, estndares, documentacin, entre otros), proposicin, control y seguimiento de proyectos o actividades de la DSIA

Discutir y recomendar sobre materias tales como manejo del cambio y desarrollo organizacional, especificacin de requerimientos, estudio de procesos, administracin del conocimiento y de los activos intelectuales, estado del arte en el rea y evolucin tecnolgica, integracin de bases de datos y sistemas, anlisis de datos (tratamientos estadsticos, interpretacin, proyecciones), bancos o libreras de cdigo, y cualesquiera otras necesarias para la profundizacin del conocimiento colectivo, actualizacin permanente y crtica constructiva que contribuyan al pleno desarrollo de la misin encomendada a la DSIA


Comit de Adquisiciones

Estar conformado por el Director, Administrador, Coordinador de Desarrollo y Coordinador de Soporte. Sesionar espordica o peridicamente segn lo requiera la frecuencia de las inversiones que deba realizar la DSIA para mantener su nivel tecnolgico.

Funciones:

Discutir y decidir sobre la adquisicin de nuevas tecnologas para la DSIA o su entorno de influencia

Discutir y decidir sobre la adquisicin de equipos, software o accesorios tecnolgicos para garantizar el normal funcionamiento de las actividades en la DSIA o su entorno de influencia


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Unidad de Apoyo Secretarial y Logstico

Estar conformada por el personal de secretara y apoyo logstico de la DSIA y ser coordinada por la Secretaria de la Direccin. Su actividad ser permanente y atender las necesidades de todo el personal en el rea.

Funciones:

Deber proporcionar la asistencia de secretara a todas las unidades que conforman la Direccin mediante el eficiente y oportuno cumplimiento de los servicios requeridos en las reas de recepcin, correspondencia, transcripcin, apoyo logstico, reproduccin, archivo, mensajera y limpieza.


Unidad de Apoyo Administrativo

Estar conformada por el personal de administracin de la DSIA y ser coordinada por el(la) Administrador(a). Su actividad ser permanente y atender las necesidades de todo el personal en el rea, de acuerdo con las polticas emanadas de la Direccin.

Funciones:

Controlar las actividades tcnicas y administrativas de las reas de presupuesto, contabilidad, mantenimiento, proveedura y servicios conexos de la DSIA. Asimismo, los recursos materiales y financieros asignados a la dependencia, planificando, coordinando y ejecutando los sistemas y procedimientos presupuestarios y financieros, a fin de satisfacer las necesidades institucionales de forma transparente y eficiente

Realizar el Inventario de los bienes fungibles haciendo uso efectivo de las herramientas informticas de que se disponga. Crear el registro de proveedores y centralizar la adquisicin de bienes y servicios que requiera la dependencia, en un todo de acuerdo con las decisiones emanadas del Comit de Adquisiciones

Unificar y controlar los archivos de expedientes del personal de la DSIA

Organizar, mantener y controlar la biblioteca de la Direccin


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MODO DE TRABAJO

Nuestra propuesta de operacin para la DSIA se basa en una organizacin lo ms horizontal posible, auto liderada, donde el proceso de toma de decisiones sea participativo, compartido y corresponsable. Su funcionamiento gira entorno a PROYECTOS (en el rea de desarrollo) y ACTIVIDADES (en el rea de soporte). Tanto los proyectos como las actividades son materializados por el personal de la DSIA conformando equipos de trabajo coordinados por un RESPONSABLE de proyecto o actividad. Los equipos de trabajo han de ser interdisciplinarios, copartcipes de todo el proceso y en ellos operarn criterios de liderazgo compartido de acuerdo con la experticia de los participantes y las etapas evolutivas del proyecto o actividad, an cuando sea una sola persona la responsable ante las instancias de Direccin.

De acuerdo con el organigrama y dada la necesidad de explicitar tanto las reas de inters profesional para el desarrollo de proyectos o actividades, como las de competencia o experticia de nuestro personal, se sugiere la integracin de los siguientes GRUPOS o REAS:

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Grupos o reas

(*): Grupos Complementarios

Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin

Anlisis y Diseo de Sistemas

Diseo Concep-tual de Bases de

Datos (*)

Programacin de Sistemas y Servicios

Documentacin y pruebas

Entrenamiento e Implantacin

Soporte a Sistemas

Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

Redes y Comunicaciones

Administracin de Bases de

Datos (*)

Operaciones: servicios compar-tidos, respaldos

Mantenimiento y Soporte Tcnico

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Organizacin por Proyectos y Actividades (matricial)

Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios

Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios

Ciclo de Desarrollo de Sistemas

Actividades de Soporte a Sistemas

Proyecto 1 P1,1 P1,2 P1,k Actividad 1

Proyecto 2 P2,1 P2,2 P2,k Actividad 2

M O M

Proyecto n Pn,1 Pn,2 Pn,k Actividad m

Donde Pi,j es el i-simo proyecto que se encuentra en la j-sima etapa del ciclo de Desarrollo de Sistemas, entendido ste como se mostr en la seccin titulada reas o grupos.

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SEGUNDA PARTE

Unidades de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa

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Unidad De Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin (UD-DSIA)

Misin

Apoyar la gestin de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa planificando, desarrollando, organizando e implantando, con y para la administracin universitaria, servicios y sistemas de informacin en el marco de una rigurosidad metodolgica que oriente el desarrollo y la implantacin de soluciones integrales.

Visin

La UD es una unidad funcional adscrita a la DSIA integrada por profesionales y tcnicos altamente capacitados para estudiar, definir, planificar, organizar y desarrollar proyectos de sistematizacin administrativa, capacitando y entrenando mediante atencin de primer orden al usuario, en cada etapa evolutiva del proyecto. Los productos aportados por cada proyecto sern integrados con criterios de optimizacin, en sintona con los cambios que demande la Universidad y su entorno, con apoyo sostenido de tecnologa organizacional, de computacin, de comunicacin y de informtica en un ambiente de automatizacin que garantizar a la Administracin Universitaria la captura y carga de datos para la normal operacin administrativa en la Universidad de Los Andes, as como la generacin de informacin para la toma de decisiones en diferentes niveles de la Institucin, previendo y diseando mecanismos para su obtencin y fcil manipulacin.

Objetivo

Tiene como objetivo bsico la UD-DSIA, coordinar, desarrollar e implantar sistemas y servicios de informacin orientados a mejorar el desempeo de los procesos en la administracin universitaria.

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Marco Referencial y Conceptual

La base de toda organizacin la constituye su estructura operativa y funcional, materializada en un organigrama cuya expresin ltima es la distribucin del personal, su principal activo.

Es deber de la DSIA a travs de su Unidad de Desarrollo, comprender el funcionamiento administrativo global de la Universidad y su interaccin con el entorno, a los efectos de concebir estrategias para el estudio de casos organizacionales que devienen en una necesaria optimizacin de procesos. Probablemente algunos estudios de esta naturaleza, si no la mayora, conlleven a incorporar elementos de automatizacin para recoger apropiadamente los datos que dinamizan estos procesos y le dan cuerpo bsico a las tradicionales operaciones rutinarias a un nivel conceptual primario en la organizacin. A partir de all, tanto los niveles operacionales como los directivos en la Universidad deben establecer un vnculo permanente de interaccin con la UD-DSIA a fin de amoldar las plataformas de informtica y de redes y los conceptos administrativos de inters a estos niveles, a los efectos de generar una infraestructura slida que provea de herramientas de automatizacin para la recoleccin, reorganizacin, almacenaje y explotacin de los datos que, a su vez, dan cuerpo a la informacin base para la toma de decisiones en estos niveles. La UD-DSIA debe estar presente en cada una de estas importantes actividades descritas, teniendo como norte proveer normas, estndares, herramientas y mecanismos para mantener los datos y/o la informacin correctamente actualizada.

Se advierten cinco niveles bsicos de accionar de la Unidad de Desarrollo, constituidos por:

a) Estudios de naturaleza organizacional para la conformacin funcional de nuevas entidades en la Universidad

b) Anlisis de sistemas organizacionales en procura de optimizacin de procesos

c) Desarrollo o adaptacin de Sistemas de Informacin para el soporte de procesos (estos ltimos segn lineamientos definidos en (b))

d) Integracin de los sistemas organizacionales y automatizados (operacionales) a la administracin global universitaria y su entorno

e) Generacin de mecanismos, herramientas y mtodos para el suministro de informacin a nivel directivo o estratgico en la Institucin.

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Ms all del esfuerzo propio que necesariamente deben aportar organizadamente quienes laboran en la DSIA, se requiere de la educacin del usuario en la Universidad, comenzando estratgicamente por los niveles de mayor jerarqua en la estructura organizativa general y continuando en descenso hasta llegar al nivel operativo, en el manejo adecuado de los procesos, la actualizacin oportuna de los datos y la correcta utilizacin de las herramientas, sistemas y servicios de informacin provistos por la DSIA; la certificacin en el uso de los mismos debe ser una norma administrativa. Esta difcil y ardua labor debe mantenerse en constante crecimiento y vigilancia, so pena de incurrir en altos niveles de desactualizacin de la informacin.

Organizacin del Trabajo

El objetivo de la UD-DSIA se lograr sobre la base de una planificacin estratgica que defina el Sistema Integrado de Informacin de la Institucin Universitaria, representado por proyectos de desarrollo de sistemas y servicios de informacin, tomando como marco de referencia los conceptos emitidos en el apartado anterior. El xito de los proyectos de desarrollo, cuya direccin estar a cargo de la UD-DSIA, depender en gran medida de la definicin del proyecto, de su correcta administracin, del apoyo de una metodologa y del personal de la DSIA, en el marco de una normativa clara de funcionamiento interno en la DSIA, y externo con el medio interactuante.

En este orden de ideas, la operatividad de la UD-DSIA se materializar mediante la ejecucin de proyectos previamente definidos y posteriormente discutidos conjuntamente con el Director de la DSIA. En casos extremos, de proyectos cuya dimensin puede atentar contra la planificacin estratgica elaborada por el Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos, stos pasarn a una mesa de discusin para su aprobacin por parte del mencionado Consejo. Los proyectos se asignarn a reas especficas de incidencia de la DSIA en materia de desarrollo de sistemas y servicios de informacin, donde sern abordados por un equipo tcnico cuyo personal ser seleccionado de los grupos tcnicos de trabajo.

Proyectos

Un proyecto es un conjunto de acciones tcnico-organizacionales que obedecen a una planificacin y cuya ejecucin, bajo correcta direccin y control, conllevan al desarrollo de un sistema o servicio de informacin para apoyar los procesos y la toma de decisiones en la Institucin Universitaria.

Los proyectos deben tener un LIDER dentro del equipo tcnico, el cual velar por la correcta ejecucin de las etapas del desarrollo, as como la integracin del equipo y su desempeo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

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La organizacin de los proyectos implica la preparacin y disposicin de los siguientes elementos:

Definicin formal del proyecto

Un plan de actividades (calendario de eventos)

Un equipo tcnico responsable de la ejecucin de los planes, el cual estar conformado por personal de los distintos grupos tcnicos de trabajo

Un responsable del proyecto

Una metodologa de trabajo

Espacio fsico apropiado

Material de oficina

Hardware y software

Normativa de operacin interna

reas Temticas

Son las reas de incidencia, donde se ejecuta la operatividad de la Unidad de Desarrollo en la Institucin.

Una vez definido un proyecto, en su conjunto o bien partes de l, ser(n) adscrito(s) a una de las siguientes reas:

Normas, procesos, estndares y documentacin (Levantamiento de procesos, normas, estructuras organigramticas, boletines informativos, documentacin de procesos, sistemas y servicios, estndares de trabajo)

Presupuesto (Formulacin, Ejecucin, Evaluacin, Relacin de Cargos)

Finanzas (Contabilidad, Nmina, Ingresos, Bienes, Prestaciones Sociales, Fideicomiso)

Recursos Humanos (Expedientes, Beneficios Socioeconmicos, ATO / DI)

Registros Estudiantiles (Admisin, Matrcula, Inscripciones, Desempeo Acadmico, Beneficios Socioeconmicos)

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Web de la ULA

Indicadores de gestin

Gerencia del conocimiento y de la informacin

Otros servicios institucionales (CAMOULA, OFISEULA, Transporte, Bibliotecas, Comedor, Carpintera, Deporte, Cultura, Proyectos de Investigacin, Vinculacin con la comunidad, etc.)

Cada una de estas reas temticas ser abordada por los lderes de los proyectos afines conformados en equipos de trabajo, junto con el Coordinador de la UD-DSIA, para lo cual realizarn las siguientes actividades:

Canalizar propuestas de proyectos vinculados al rea

Estudiar factibilidad de proyectos relacionados con el rea

Elaborar informe explicativo de los objeti vos de proyectos factibles y su vinculacin con el rea, as como su alcance

Planificar el desarrollo de proyectos aprobados, a fin de especificar objetivos, divisin del trabajo, estimacin de recursos y programacin de actividades

Seleccionar el personal que conformar el equipo tcnico que ser asignado al proyecto

Identificar recursos y tecnologa requerida para el desarrollo del proyecto

Velar por la correcta integracin del producto resultante al (a las) rea(s) temtica(s)

Construir el Sistema Corporativo de Administracin Universitaria integrando los productos elaborados en las diferentes reas temticas

Profundizar en el conocimiento del rea guiado por usuarios operativos o directivos

Mantener peridicamente sesiones interactivas de trabajo con los equipos de proyectos

Fomentar la discusin pblica de casos problemticos y de casos solucionados

Revisar y aprobar los resultados generados en cada etapa del desarrollo de los proyectos afines

Velar por la calidad de los productos aportados por los proyectos

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Controlar los proyectos en ejecucin, manteniendo los eventos en el curso deseado, corrigiendo las desviaciones de lo establecido en los planes y registrando tiempos reales obtenidos en cada etapa, a fin de mejorar planificaciones futuras

Organizar, registrar y compartir el conocimiento generado en el rea a travs del desarrollo de los proyectos

Plantear ideas y proponer cambios, as como proyectos de investigacin en el rea de Desarrollo para el crecimiento de la DSIA en sus reas de competencia tcnica e institucional a travs de los proyectos en ejecucin

Evaluar al personal que conforma los equipos tcnicos asignados a los proyectos. Detectar necesidades de actualizacin (capacitacin o adiestramiento) o nivelacin de conocimientos del personal

Fomentar la exposicin peridica y pblica de los avances de cada proyecto en curso, como parte integrante de la evaluacin de proyectos

Estos equipos de trabajo deben tener (o adquirir) colectivamente considerados las siguientes competencias:

- Tcnicas de anlisis organizacional

- Enfoque sistmico

- Estructuras organigramticas

- Reingeniera de procesos

- Ingeniera del software

- Conceptos del ambiente Cliente-Servidor

- Mercadotecnia

- Gerencia por proyectos

- Administracin de proyectos

- Diseo de entrevistas y encuestas

- Tcnicas de documentacin

- Redaccin de informes tcnicos

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- Tcnicas y herramientas para desarrollo de software (Ver grupos tcnicos de trabajo)

- Tcnicas de comunicacin interpersonal

Grupos Tcnicos de Trabajo

El ciclo de desarrollo de sistemas y servicios de informacin en la DSIA atraviesa por cuatro etapas bsicas, a saber:

1. Anlisis

2. Diseo

3. Programacin

4. Pruebas e implantacin

La UD-DSIA, sin embargo, organizar el desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin mediante la estructuracin de cuatro grupos de trabajo los cuales tendrn incidencia laboral en cuatro fases tcnicas de desarrollo, denominadas: Anlisis y Diseo de Sistemas y Servicios de Informacin; Diseo de Mecanismos de Almacenamiento de Datos; Programacin de Sistemas y Servicios de Informacin y; Pruebas e Implantacin de Sistemas y Servicios de Informacin.

Las actividades desarrolladas por los grupos tcnicos de trabajo sern supervisadas y controladas por el Coordinador de la UD-DSIA. Los proyectos tomarn tcnicos de estos grupos para organizar sus equipos de trabajo, los cuales se incorporarn a ellos de acuerdo con el calendario de eventos planificados.

Grupo Tcnico de Anlisis y Diseo

Estar conformado por profesionales y tcnicos con inclinaciones y experticia en algunos (o todos) de los siguientes conceptos tcnicos:

- Tcnicas de anlisis organizacional

- Enfoque sistmico

- Descripcin de procesos

- Estructuras organigramticas

- Reingeniera de procesos

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- Modelado de sistemas

- Anlisis de sistemas

- Diseo de sistemas

- Orientacin por objetos OxO

- Anlisis OxO

- Diseo OxO

- Sistemas distribuidos

- Conceptos de cliente-servidor

- Descomposicin funcional

- Diseo de algoritmos

- Interfases Humano-Computador (GUI, Web, GUI OxO)

- Diseo de entrevistas y encuestas

- Definicin de requerimientos

- Tcnicas para la comunicacin interpersonal



- Herramientas CASE

De este grupo de tcnicos especialistas se selecciona uno o ms de ellos para conformar equipo tcnico de desarrollo en proyectos. Tendrn como objetivo en cada proyecto, analizar la situacin problemtica planteada y especificada en el Documento o Informe Tcnico del proyecto, para lo cual entrarn en interaccin permanente con los usuarios del futuro Sistema o Servicio de Informacin. El alcance del trabajo abordado conlleva al estudio del entorno o contexto general, establecimiento de especificaciones funcionales, as como del diseo lgico y funcional del Sistema o Servicio de Informacin, para lo cual se deben realizar las siguientes actividades:

Recopilar y organizar toda la documentacin existente del sistema actual, o en su defecto del ambiente de ubicacin

Organizar la biblioteca del proyecto

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Analizar la documentacin del proyecto

Analizar profundamente el contexto global donde se ubicar el sistema o servicio de informacin

Identificar usuarios del proyecto y seleccionar un lder

Entrenar en tecnologa organizacional al equipo de usuarios

Identificar casos de uso del sistema o servicio

Copiar el modelo mental del usuario

Construir el modelo actual del sistema en base a Diagramas de Flujos de Datos (DFD), Diccionario de Datos, Descripcin de procesos

Identificar situaciones problemticas

Construir el libro de requerimientos de informacin de entrada, de salida, de almacenamiento; funcionalidades; restricciones y atributos

Construir el modelo lgico del nuevo sistema o servicio de informacin

Validar la arquitectura del sistema o servicio diseada

Elaborar Informe Tcnico del Sistema

Determinar interaccin Humano-Computador

Determinar atributos de calidad y eficiencia

Disear un prototipo para su aprobacin

Seleccionar la configuracin funcional y de herramientas tecnolgicas

Disear la estructura funcional y de programas

Disear los sistemas organizacionales que resulten como propuestas del anlisis

Administrar el inventario de procesos

Proponer la adquisicin de nuevas herramientas tecnolgicas

Documentar apropiadamente cada actividad y subproducto generado

Aportar ideas, proponer cambios e investigar en el rea tcnica

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Organizar y registrar el conocimiento aportado por su actividad en los proyectos de desarrollo

Grupo Tcnico de Diseo de Mecanismos de Almacenamiento


- Ingeniera de datos (Estructuras de datos, enfoques y otros conceptos)

- Tcnicas de bsqueda

- Diseo de base de datos

- Medios o mecanismos de almacenamiento

- Administracin de base de datos

- Redes

- Sistemas Operativos




- Diseo de sistemas

- Datawarehousing


- Diseo OxO





De este grupo de tcnicos especialistas se selecciona uno o ms de ellos para conformar equipo tcnico de desarrollo en proyectos. Tendrn como objetivo en cada proyecto, el diseo conceptual, lgico y fsico de mecanismos o medios de almacenamiento de datos. Igualmente, prevern los mecanismos de transporte y carga o inicializacin de los medios de almacenamiento diseados. El alcance del trabajo abordado conlleva a establecer una

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estrecha relacin con la Unidad de Soporte US-DSIA, especficamente con el grupo de Administracin de Bases de Datos y de otros mecanismos de almacenamiento.

Para lograr este objetivo se deben realizar las siguientes actividades:

Estudiar y comprender el diseo funcional del sistema o servicio

Seleccionar mecanismos o medios de almacenamiento

Disear conceptualmente el mecanismo o medio de almacenamiento

Disear la estructura lgica y fsica del mecanismo o medio

Analizar procedimientos o mecanismos de migracin o mudanza de datos

Disear mecanismos de transporte para la data

Preveer aspectos de seguridad




Organizar y registrar el conocimiento aportado por su actividad en los proyectos de

Desarrollo

Grupo Tcnico de Programacin


- Lenguajes 4GL

- Programacin web

- Estilo de programacin

- Algoritmos

- Programacin OxO

- Ingeniera de datos

- Diseo de base de datos

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- Medios o mecanismos de almacenamiento




- Diseo de sistemas

- Datawarehousing


- Diseo OxO





De este grupo de tcnicos especialistas se selecciona uno o ms de ellos para conformar equipo tcnico de desarrollo en proyectos. Tendrn como objetivo en cada proyecto, la generacin del cdigo fuente y ejecutable del sistema o servicio de informacin, para lo cual se deben realizar las siguientes actividades:

Seleccionar el lenguaje de programacin

Definir estndares de programacin

Codificar cada mdulo de acuerdo con la especificacin de programas

Conocer y utilizar componentes catalogados en las libreras de uso de la UD-DSIA

Compilar cada mdulo fuente codificado

Depurar mdulos fuentes

Generar cdigo ejecutable de mdulos del sistema o servicio

Integrar mdulos del sistema o servicio

Definir estructuras de directorios

Crear librera de componentes

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Administrar librera de componentes


Documentar apropiadamente cada mdulo del sistema o servicio



Grupo Tcnico de Pruebas, Implantacin y Entrenamiento


- Ingeniera de datos

- Tcnicas para probar software





- Instalacin de sistemas

- Redes

- Sistemas operativos

- Diseo instruccional

- Mercadotecnia

- Tecnologa organizacional

- Diseo de cuestionarios y entrevistas

- Tcnicas de comunicacin interpersonal



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De este grupo de tcnicos especialistas se selecciona uno o ms de ellos para conformar equipo tcnico de desarrollo en proyectos. Tendrn como objetivo en cada proyecto: certificar la correcta operatividad del sistema programado, instalando con ayuda de la Unidad de Soporte el cdigo ejecutable, documentando su funcionalidad y entrenando a los usuarios del sistema. Este grupo de tcnicos especialistas debe establecer una estrecha relacin funcional con la Unidad de Soporte a fin de darle mantenimiento y soporte tcnico adecuado a los sistemas y servicios desarrollados.

Para cumplir con este objetivo, se deben realizar las siguientes actividades:

Disear casos de prueba

Discutir las especificaciones de prueba de los mdulos

Probar la integracin de mdulos en subsistemas funcionales

Probar el sistema o servicio de informacin tratando de encontrar discrepancias entre el producto construido y los objetivos, requerimientos y restricciones

Preparar el material y los datos necesarios para implantar el sistema o servicio de informacin

Elaborar el plan de implantacin del sistema o servicio en la organizacin, contentivo del calendario de eventos, estrategias a utilizar y procedimientos

Preparar datos para la conversin: Organizar captura manual, semiautomtica o automtica de datos. Disear planillas o formatos, etc.

Organizar sesiones de adiestramiento de usuarios

Presentar el sistema o servicio de informacin a los usuarios para su aprobacin o aceptacin certificada

Preparar y ejecutar la conversin del sistema

Velar por la integracin de los datos

Entregar el sistema o servicio de informacin a la Unidad de Soporte para su mantenimiento

Detectar nuevas necesidades o requerimientos que motivan cambios en los sistemas y servicios de informacin actuales

Hacer del conocimiento de los Responsables de proyectos y Coordinadores de Unidad, las nuevas necesidades de los usuarios de los sistemas y servicios de informacin bajo su responsabilidad

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Operatividad

Los lderes de proyectos junto con el Coordinador de la UD-DSIA tienen la responsabilidad de integrar los productos aportados por los proyectos en cada rea temtica al plan maestro de informacin de nuestra Universidad, soporte de la administracin. En este proceso la Universidad es considerada como un todo, por lo cual su radio de accin tendr incidencia en todos los niveles de su organigrama estructural.

Para la ejecucin de cada proyecto se asignar un EQUIPO TECNICO de profesionales conformado por especialistas de los grupos tcnicos de trabajo (especialistas en las fases del desarrollo). El proyecto tendr un LIDER responsable de proyecto, seleccionado del equipo tcnico.

Los diferentes sistemas y servicios de informacin desarrollados por la UD-DSIA conformarn una red, cuya estructura obedecer a directrices de integracin definidas por el Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos.

El rea de influencia que debe atender la DSIA a travs de la ejecucin de proyectos dirigidos por la UD-DSIA, se circunscribe a la administracin universitaria, procurando soluciones integrales en esta materia y que hagan uso de estndares metodolgicos, buena documentacin, soporte tcnico adecuado, atencin permanente a usuarios, procesamiento en tiempo real, interfase grfica amena y clara, uso de la red, basado en los principios de orientacin a objeto y procesamiento distribuido, altos niveles de seguridad y mecanismos flexibles de distribucin de la informacin.

La funcionalidad de la UD-DSIA se establecer con base a un esquema de organizacin matricial, tal cual se puede apreciar en el siguiente cuadro esquemtico:

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Actividades de

la FASE i para el

PROYECTO j

Anlisis y Diseo de SI

Progra-

macin

Diseo Conceptual de Mecanismos de Almacenamiento

Pruebas, Implantacin

y Entrenamiento

Proyecto 1

Proyecto n

Proyecto 3

Proyecto 2

Coordinador Unidad de Desarrollo

Responsables de

Areas/Proyectos

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A fin de reforzar el trabajo integral de la DSIA, el cual se debe apoyar en una planificacin estratgica acorde a su objetivo en la Institucin, se propone la siguiente arquitectura humana:

Administracin del

Conocimiento y la Informacin

Direccin y

Proyecto 3

Proyecto 2 Proyecto 1

Actividad 2 Soporte Tcnico

Proyecto n

Actividad n Soporte Tcnico

Actividad 1 Soporte Tcnico

Direccin y Control

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Donde la Administracin del Conocimiento y de la Informacin estar a cargo del Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos, responsable de administrar el conocimiento generado por los proyectos, modelos de datos, plataforma de test, reusabilidad de objetos y del conocimiento. Es el elemento integrador entre proyectos, vela por los estndares y la metodologa.

Los proyectos y el soporte tcnico estarn a cargo del personal de la DSIA respaldado por las unidades de desarrollo y soporte respectivamente.

El desarrollo de todas las actividades naturalmente requiere de una direccin y control apropiadas, cuya responsabilidad recae en la Direccin de la DSIA, conjuntamente con los Coordinadores de Unidad y los Lderes de proyectos y de actividades de soporte.

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Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA)

Misin

Proporcionar servicios de administracin y soporte tcnico de recursos de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones (TIC) en apoyo al proceso de desarrollo, consolidacin y mantenimiento de sistemas y servicios de informacin administrativos, mediante la construccin, implantacin y uso de aplicaciones, procedimientos, herramientas y estrategias de alto valor tcnico y tendientes a la estandarizacin.

Visin

La Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA) es una unidad funcional adscrita a la DSIA e integrada por personal altamente capacitado, comprometido, eficiente y efectivo, en todo lo relacionado con la previsin y solucin de problemas tcnicos que afectan la operatividad de los sistemas y servicios de informacin.

Objetivo

La Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA) tiene como objetivo mantener operativos y disponibles los sistemas y servicios de informacin utilizados como herramientas de apoyo a los procesos en la Administracin Universitaria.

Organizacin del Trabajo

Para cumplir con este objetivo, la US-DSIA se organizar mediante la conformacin de equipos de trabajo, los cuales estarn coordinados por un RESPONSABLE de actividad, definida dentro de un rea de trabajo especfica.

Las reas de trabajo definidas dentro de la US-DSIA, son las siguientes:


Comprende el servicio de administracin de los servidores de comunicacin, servidores WEB, servidores de directorios y los diferentes servicios de informacin implementados que utilizan como medio de difusin la red (correo electrnico, ftp, www, RAS, DNS, conectividad). El alcance de esta administracin abarca aspectos de seguridad, entonacin, mantenimiento de los sistemas de archivos internos y externos, recuperacin ante desastres y actualizacin de software de operacin y aplicacin.

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Adicionalmente, el rea de redes y comunicaciones brinda el servicio de asesora en instalacin de redes en el rea administrativa, siguiendo los lineamientos impartidos por la Coordinacin de la Red de Datos de la Universidad de Los Andes (RedULA)

Toda modificacin (instalacin, ampliacin, etc.) a una red en el rea administrativa, ser considerada como un proyecto, a elaborarse en la Unidad de Desarrollo, pasando el profesional responsable de la asesora respectiva a formar parte del equipo del proyecto.

El rea de Redes y Comunicaciones est compuesta por un conjunto de sub-reas las cuales se listan a continuacin:

Administracin de servidores en general

Administracin de servidores y dispositivos de comunicacin o interconexin (concentradores, enrutadores, switchs, mdems o servidor de terminales)

Administracin de servicios bsicos de red

Las actividades que se deben realizar y generan la necesidad de conformar equipos de trabajo, son las siguientes:

Crear, eliminar y revisar las cuentas de los usuarios.

Instalar, configurar y mantener los sistemas operativos, de aplicacin y de archivos.

Instalar, configurar y controlar el uso de recursos compartidos (directorios, impresoras, unidades de respaldo, etc.).

Desarrollar e implementar procedimientos y estrategias de respaldos y recuperacin.

Definir, desarrollar e implantar mecanismos de seguridad.

Administrar los servicios: correo electrnico, ftp, www, RAS, DNS, conectividad.

Instalar y configurar Herramientas de Administracin de Servidores y Servicios de Informacin.

Monitorear los accesos, usos del sistema, estadsticas de rendimiento y eventos de excepcin.

Instalar, configurar y mantener el software de aplicacin y utilidades.

Documentar las tareas y procedimientos utilizados.

Investigar, desarrollar e implementar nuevas funciones, tecnologas, aplicaciones y sistemas, en el rea de soporte.

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Administracin de Base de Datos

El rea de Administracin de Base de Datos comprende los servicios de administracin de los servidores donde reside el software de aplicacin y base de datos de los equipos de trabajo que participan en proyectos de desarrollo, y los servidores donde reside el software de aplicacin y base de datos en produccin.

Las tareas de administracin y soporte a las bases de datos, comprenden los siguientes aspectos: asesora en el diseo y tcnicas de normalizacin de bases de datos, escalabilidad, entonacin, mantenimiento fsico, recuperacin y seguridad, como el desarrollo de procedimientos y aplicaciones que permitan automatizar las tareas de respaldos, recuperacin, monitoreo y replicacin.

El rea de Administracin de Base de Datos esta compuesta por un conjunto de sub-reas las cuales se listan a continuacin:

Administracin de Servidores de Base de Datos en Desarrollo.

Administracin de Servidores de Base de Datos en Produccin.


Investigar y documentar las tcnicas de diseo de bases de datos y normalizacin.

Mantener y documentar el mapa de datos corporativo y diccionario de datos de la organizacin.

Discutir con los equipos de desarrollo, la definicin de mecanismos de seguridad en el nivel fsico de la arquitectura, mediante la administracin de usuarios, grupos, permisos y aplicaciones que acceden a las bases de datos.

Monitorear las estadsticas de rendimiento. Entonacin.

Desarrollar procedimientos y estrategias de respaldos, recuperacin y replicacin.

Desarrollar utilidades para la automatizacin de tareas y auditora de Bases de Datos.


Mantenimiento y Soporte Tcnico

Comprende los servicios de soporte al funcionamiento de las estaciones de trabajo asignadas al personal de la DSIA, al personal del rea administrativa de la Universidad de Los Andes, registrado como tal y a aquellas dependencias que no pertenecen al rea administrativa, pero tienen su sede ubicada en el Edificio Administrativo, adems de todas aquellas dependencias cuyas redes internas estn contempladas como parte de la Red

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de Datos del Edificio Administrativo. La administracin de este segmento, requiere el mantenimiento de un inventario de personal, estaciones de trabajo, componentes de hardware, software, configuraciones, nombres y direcciones ip, as como el desarrollo de un conjunto de procedimientos de accin a los efectos de minimizar el tiempo de respuesta en la prestacin del servicio de soporte.

El soporte tcnico abarca la revisin del hardware, conectividad de las estaciones, configuraciones en red, el funcionamiento del sistema operativo y aplicaciones de uso general.

Las actividades que deben realizarse son las siguientes:

Atender las solicitudes de soporte tcnico por parte de los usuarios.

Diagnosticar y resolver problemas de hardware, software y conectividad.

Instalar y configurar los sistemas operativos y aplicaciones de uso comn (definidas como tales) en las estaciones de trabajo de los usuarios.

Aplicar mantenimiento preventivo y correctivo al A6 y sus terminales.


Soporte a Aplicaciones

Comprende el soporte y operacin de los sistemas y servicios de informacin a cargo de la DSIA.

El rea de Soporte a Aplicaciones est compuesta por un conjunto de sub reas las cuales se listan a continuacin:

Soporte u Operacin de las aplicaciones desarrolladas por la DSIA e instaladas en el Mainframe.

Soporte u Operacin de las aplicaciones, desarrolladas por la DSIA para terceros e instaladas en microcomputadoras.

Soporte u Operacin de los Sistemas y Servicios de Informacin desarrollados por terceros y administrados por la DSIA.


Atender los requerimientos de los usuarios de las aplicaciones, sistemas y servicios de informacin a cargo de la DSIA.

Diagnosticar y resolver problemas de funcionalidad de las aplicaciones.

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Mantener actualizados y operativos los servicios de informacin.

Garantizar el funcionamiento de los sistemas de informacin a cargo de la DSIA.

Operaciones

El rea de operaciones comprende la administracin de los recursos compartidos que ofrece la DSIA como impresin, desglose de listados, respaldos de datos, etc.

El rea de Operaciones est compuesta por un conjunto de sub- reas las cuales se listan a continuacin:

Administracin de impresin y desglose de listados.

Respaldo de datos.


Respaldar y transferir informacin de los servidores centrales.

Mantener operativos los discos duros y otros dispositivos de almacenamiento de los servidores centrales.

Controlar la impresin y desglose de listados.

Garantizar la conexin de los usuarios con el computador central.

Asistir los procesos de migracin de datos.

Asistir los procesos de respaldo de datos.


Adiestramiento

El rea de Adiestramiento comprende el servicio de apoyo a las actividades de capacitacin en el uso de las herramientas informticas, requeridas por la DSIA en los procesos de implantacin de sistemas y servicios de informacin, as como la coordinacin del uso de la sala de cursos como recurso compartido en las actividades de adiestramiento que se ejecutan en el rea administrativa.

Adicionalmente, genera ingresos como actividad de extensin, mediante el servicio de adiestramiento en el uso y dominio de nuevas tecnologas que es extensible a la comunidad.

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Las actividades que se deben realizar en el rea son las siguientes:

Definir la logstica requerida para ejecutar las actividades de adiestramiento en las cuales se utiliza la sala de cursos.

Organizar las actividades de adiestramiento.

Solicitar los servicios y materiales requeridos para ejecutar las actividades de adiestramiento.

Controlar la ejecucin de las actividades de adiestramiento.

Disear, mantener y evaluar contenidos programticos.

Contactar el personal tcnico encargado del adiestramiento.

Disear propuestas de planificacin de las actividades a realizarse en la sala de cursos.

Solicitar los servicios de mantenimiento de la sala de cursos.

Esquema Funcional

El esquema funcional de la US-DSIA, se basa en la operatividad de un conjunto de equipos de trabajo, coordinados por un RESPONSABLE de actividad en cada equipo, los cuales deben ejecutar las tareas necesarias para lograr cumplir el objetivo propuesto.

Basados en el inventario de recursos tecnolgicos, humanos y organizacionales con los que cuenta la DSIA, se propone la conformacin de los siguientes equipos de trabajo:

Administradores de Servidores y Servicios

Informticos (1) Soporte Tcnico

(2) Soporte a

Aplicaciones (3) Operaciones (4) Adiestramiento (5)

Soporte a Aplicaciones


Administracin de Bases de Datos

Operaciones Adiestramiento Mantenimiento y Soporte Tcnico

Areas de Trabajo

Equipos de Trabajo

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(1). Administradores de Servidores y Servicios Informticos

Este equipo de trabajo estar conformado por el personal encargado de Administrar los Servidores de Comunicacin, Web y Datos, el cual debe ejecutar la totalidad de las actividades definidas en las reas de Redes y Comunicaciones y Administracin de Base de Datos.

(2). Soporte Tcnico

Este equipo estar conformado por los tcnicos de la DSIA y RedULA que tienen asignadas las tareas de soporte a usuarios y debe cumplir las actividades definidas para el rea de Mantenimiento y Soporte Tcnico.

(3). Soporte a Aplicaciones

Este equipo estar conformado por los tcnicos y analistas encargados de brindar soporte u operacin de las aplicaciones, sistemas y servicios que tiene en produccin la DSIA. Las actividades que debe cumplir son las definidas en el rea de Soporte a Aplicaciones.

(4). Operaciones

Este equipo estar conformado por los tcnicos y analistas encargados de brindar soporte a las operaciones que se realizan en los servidores centrales e impresoras compartidas. Las actividades que deben cumplir son las definidas en el rea de Operaciones.

(5). Adiestramiento

Esta labor ser ejecutada por un equipo de analistas de la DSIA, los cuales deben cumplir las actividades definidas para el rea de Adiestramiento.

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REFERENCIAS

Equipos de Trabajo:

1: Bruscino, Rosita; Hernndez, Pedro; Ovalle, Sioly; Riffo, Rodrigo; Rivas, Gustavo; Smith, Carlos. Informe sobre ideas de organizacin interna de la DSIA. Mrida, Octubre de 2000

2: Abreu, Elvia; Cuias, Manuel; Herrera, Robert; Pacheco, Ana; Uzctegui, Csar. Propuesta de organizacin DSIA. Mrida, Octubre de 2000

3: Briceo, Gustavo; Depablos, Franklin; Daz, Marisol; Esteva, Andrs; Lobo, Misael; Vsquez, Enoch. Propuesta de organizacin para la DSIA. Mrida, Octubre de 2000

4: Albornoz, Germn; Cobos, Daniel; Montilva, ngela; Pineda, Ernesto; Snchez, Lena; Vetencourt, Hortensia. Papel de trabajo para la comisin de reestructuracin. Mrida, Octubre de 2000

5: Durn, Norma; Garay, Franklin; Molina, Jess; Montilva, William; Porras, Luis; Rodrguez, Gladys. Informe sobre la organizacin interna de la DSIA. Mrida, Octubre de 2000

6: Rumbos, Eladio; Glad, Dominique; Gonzlez, Nelly; Lpez, Anabel; Montilla, Rosemary; Vielma, Alvara. Propuesta de organizacin interna de la DSIA. Mrida, Octubre de 2000

7: Administracin: Baptista, Mara; Pico, Ana; Mercado, Nury. La administracin ideal. Mrida, Octubre de 2000

8: Apoyo Secretarial y Logstico: Uzctegui, Nancy; Contreras, Gladys; Izquierdo, Antonia; Rodrguez, Gladys; Rivas, Alix; Parra, Elizabeth. Informe sobre la organizacin interna de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa. Mrida, Octubre de 2000

Otros Textos Consultados:

Abreu, E., Ovalle, S. y Lpez, A. Proyecto: Sistematizacin de la administracin universitaria. Vicerrectorado Administrativo, Junio, 1997

Arellano, Hernando. La organizacin a su alcance. Editorial Norma. Bogot, Colombia, 1979

Beer, Stafford. Diseando la libertad. Breviarios, Fondo de Cultura Econmica. Madrid - Espaa, 1977

Cohen, D. y Asn, E. Sistemas de informacin para los negocios. Un enfoque de toma

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de decisiones. 3 Edic. Mc Graw Hill/Interamericana. Mxico, enero del 2000

Consejo Universitario (ULA). Acuerdo N CU-1526. 18 de septiembre de 2000

Despacho del Rector (ULA). Decreto de nombramiento de la Comisin Directiva de la DSIA. 18 de septiembre de 2000

Despacho del Rector (ULA). Decreto de nombramiento del Director de la DSIA. 18 de septiembre de 2000

Gmez, Guillermo. Planeacin y organizacin de empresas. 8 Edic. Mc Graw Hill. Mxico, 1994

HACER. Planificacin estratgica en teleinformtica para el rea administrativa de la Universidad de Los Andes. Octubre, 1994

Jonson, Spencer. Quien se ha llevado mi queso?. 5 Edic. Coleccin Empresa XXI. Ediciones Urano. Madrid, 1999

Kendall y Kendall. Anlisis y diseo de sistemas. Prentice-Hall Hispanoamericana. Mxico, 1991

McConnell, Steve. Desarrollo y gestin de proyectos informticos. Microsoft Press. Madrid Espaa, 1997

Montilva, Jons. Desarrollo de sistemas de informacin. 5 Reimpresin. Consejo de Publicaciones de la ULA AVEDES. Mrida Venezuela, 1990

Rivas, G., Quiroz, S. Situacin actual y una propuesta de solucin para la sistematizacin del rea administrativa de la Universidad. CEDEC, 1995

Vicerrectorado Administrativo (ULA). Manual de Organizacin de la Direccin de Organizacin y Sistemas. 1996

Vicerrectorado Administrativo (ULA). Manual de Organizacin del Centro de Computacin. 1996

Vicerrectorado Administrativo (ULA). Proyecto de Reglamento del Consejo de Sistematizacin Administrativa de la Universidad de Los Andes. 1993

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ANEXOS

A.- Acuerdo del Consejo Universitario N CU-1526

B.- Decreto de nombramiento del Director de la DSIA

C.- Decreto de nombramiento de la Comisin Directiva de la DSIA

D.- Resolucin de aprobacin N CU-2151

E.- Decretos de nombramiento de los Coordinadores de Unidad

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