LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses...

15
LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE : QUAND LA DÉMATÉRIALISATION CONTRIBUE À ABSORBER LES IMPACTS DE LA LOI ALUR AOÛT 2017 Dossier réalisé avec Caroline Graziano, Directrice Générale, Valrim – Immo de France et C’PRO, prestataire de services de solutions de dématérialisation LIVRE BLANC

Transcript of LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses...

Page 1: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE :

QUAND LA DÉMATÉRIALISATION CONTRIBUE À ABSORBER LES IMPACTS DE LA LOI ALUR

AOÛT 2017

Dossier réalisé avec Caroline Graziano, Directrice Générale, Valrim – Immo de France et C’PRO, prestataire de services de solutions de dématérialisation

LIVRE BLANC

Page 2: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

TABLE DES MATIÈRES

ÉDITO

1. INFOGRAPHIE DE LA PROFESSION

2. LA LOI ALUR ET SES IMPACTS

3. LES ENJEUX DES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE, LA VISION DE VALRIM

4. LA DÉMATÉRIALISATION EN PRATIQUE CHEZ VALRIM

5. A GESTION D’UN PROJET DE DÉMATÉRIALISATION : INTERVIEW VALRIM

6. FICHE D’IDENTITÉ DE VALRIM ET C’PRO

7. REMERCIEMENTS ET SOURCES

Page 3: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

ÉDITO

Frédéric DIRDARIAN, spécialiste des solutions de dématérialisation

Jusqu’à présent, le monde du syndic n’était pas forcément touché par la digitalisation qui avance à grands pas sur

d’autres métiers, mais les contraintes induites par la loi Alur se sont transformées en opportunités de remise à plat des process, et de réorganisation en interne.

Je suis souvent étonné de voir que nos clients syndics sont déjà sensibilisés à la réflexion, même s’il existe une réticence au changement, somme toute logique comme pour tout projet. L’approche classique dans la mise en œuvre de la dématérialisation est de commencer par l’externalisation de documents, en priorité de documents peu impactants, et d’augmenter naturellement la volumétrie à mesure que la confiance et l’habitude s’installent autour de l’outil.

Les principaux documents qui sont externalisés sont les convocations, les PV, les appels de fonds, les échéances et les quittances de loyer. C’est logique car les 2 bénéfices principaux vont être le gain de temps pour les collaborateurs, sur des tâches auparavant fastidieuses, et un avantage financier certain.

Il y a aussi une autre tendance à prendre en compte qui concerne les copropriétaires, chez qui on constate un intérêt croissant sur ces possibilités d’échanges dématérialisés (notamment la transmission numérique des recommandés).

La question aujourd’hui traitée dans ce livre blanc, au travers du retour d’expérience de la Société Immobilière Valrim, n’est pas de savoir s’il y a un intérêt à basculer vers la dématérialisation, mais d’identifier les clés de réussite, et les critères qui peuvent rendre ce projet facile à prendre en main pour les collaborateurs.

Je vous souhaite une très bonne lecture, espérant que ce livre vous permettra d’avancer sur le chemin de la digitalisation.

Page 4: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

INFOGRAPHIE DE LA PROFESSION1.UN MÉTIER AUX MULTIPLES FACETTES

+ DE 90% DES IMMEUBLES

sont gérés par des syndics professionnels.

Le syndic professionnel est le représentant légal du Syndicat Des Copropriétaires (SDC) élu par vote à l’assemblée générale.

RELATIONNEL

Il est au cœur de la relation avec les copropriétaires, c’est celui qu’on interpelle en cas de litiges, ou de doléances sur la vie dans la

copropriété.

TECHNICIEN

Il missionne l’ensemble des artisans pour demander les devis, les comparer et chapeauter la réalisation des travaux. Sans compter les dégâts pouvant intervenir au sein de la copropriété, qui nécessitent

une réponse rapide.

COMPTABLE

Le responsable syndic est le premier interlocuteur de la copropriété pour expliquer les comptes de la copropriété et les PV d’assemblée générale aux différents copropriétaires.

JURIDIQUE

Un minimum de bagages juridiques est nécessaire pour gérer les droits et devoirs autour de la copropriété, et prévenir ou

régler les litiges.

Page 5: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

INFOGRAPHIE DE LA PROFESSION1.LES MISSIONS PRINCIPALES DU SYNDIC

i Toutes les missions sont la résultante de l’éxecution des ordres définis lors de l’AG

Représente la copropriété

Lien avec le conseil syndical (élu par l’AG)

Tenue de l’assemblée générale annuelle

Réalisation des travaux (gros œuvre, second œuvre, contrat

d’assurance …)

Identification des dysfonctionnements et

gestion de la relation avec les fournisseurs

Bâtir le budget

Etablir les appels de fonds trimestriel et Encaissement des règlements

Aspects juridiques, contentieux, impayés et toute mise en cause

de la copropriété

Gestion du budget de fonctionnement

LES CHIFFRES CLÉS DU MARCHÉ (EN FRANCE)

1,6 Minternautes consultent

un site immobilier chaque jour

71%CA global du secteur immobilier concernant la location et l’exploitation de biens immobiliers

(79% de la valeur ajoutée)

+7,1%progression du CA du secteur immobilier sur

1 an.

1 Mcopropriétés = 8M de

logements(23% des logements)

235 500employés du secteur de

l’immobilier, au 1er trimestre 2016 (+3,3% ces 12 derniers mois)

830 000transactions immobilières ces

12 derniers mois(+16% par rapport à 2015)

Page 6: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LA LOI ALUR ET SES IMPACTS2.QU’EST-CE QUE LA LOI ALUR ?

La loi Alur (loi pour l’Accès au Logement et à un Urbanisme Rénové), mise en place par Cécile Duflot, ancienne ministre de l’Egalité des Territoires et du Logement, instaure d’importants changements pour les locataires, les propriétaires et les syndicats. Elle prend l’appellation officielle de loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové.

Cette loi a modifié de nombreuses dispositions concernant la copropriété et par extension la gestion de syndic de copropriété.

Chaque copropriété de plus de 15 lots, administrée par un syndic professionnel ou bénévole, doit disposer de son propre compte bancaire : le syndic ouvre un compte au nom du syndicat, auprès de l’établissement bancaire de son choix.

PRINCIPAUX DECRETS DÉJÀ MIS EN ŒUVRE

Depuis le 1er janvier 2015, les copropriétaires dont l’immeuble est géré par un professionnel doivent avoir la possibilité de consulter en ligne, via un accès sécurisé, les documents relatifs à la gestion de leur immeuble et des lots gérés (soldes, appels de fonds, décompte de charge …)

Le formalisme du droit de la copropriété génère des coûts importants, liés notamment aux nombreux échanges. Le présent décret a pour objet d’adapter le droit de la copropriété à l’évolution des moyens de communication en ouvrant la possibilité de procéder à des notifications et mises en demeure par voie électronique.

Ce nouveau contrat-type doit être accompagné de deux annexes listant, les prestations comprises dans le forfait de base et celles qui peuvent faire l’objet d’une rémunération supplémentaire.Ce nouveau contrat a pour objectif de faciliter la mise en concurrence des syndics.

Compte bancaire séparé pour chaque copropriété

Accès extranet obligatoire pour consultation

Simplification de la dématérialisation et ERE* Un contrat de syndic type

* Envoi par Recommandé Electronique

Page 7: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LA LOI ALUR ET SES IMPACTS2.3 CHANGEMENTS APPLICABLES DES 2017

Toutes les copropriétés sont appelées à être immatriculées sur un registre. Celui-ci comportera pour chaque copropriété une fiche synthétique composée du nom, de l’adresse et de la date de création du syndicat de copropriété, du nombre et de la nature des lots ainsi que le nom du syndic. Figureront également les données essentielles à la gestion et aux comptes du syndicat, et celles relatives au bâti issues du carnet d’entretien et du diagnostic technique global. Quelles sont les échéances de cette immatriculation ? Pour les créations, dès la mise en copropriété de l’immeuble et pour les copropriétés existantes : avant le 31/12/2016 pour celles de plus de 200 lots, avant le 31/12/2017 pour celles de plus de 50 lots et avant le 31/12/2018 pour toutes les autres.

« Nous avions anticipé certains points de la loi comme la consultation par extranet des documents de la copropriété, mise en place 2 ans auparavant.Par contre, pour un parc de plus de 400 copropriétés, le passage sur un compte bancaire séparé était lourd de conséquence en terme de charge de travail. Il a donc fallu trouver des solutions pour rationaliser les tâches, et trouver des solutions et une organisation efficace pour la mise en œuvre. La dématérialisation nous a permis d’amortir la charge sans recrutement supplémentaire. Les équipes ont dû en peu de temps se réorganiser en terme de missions puisque les temps entre le décret et l’application étaient assez courts, de l’ordre de 6 mois. Avec le recul, c’est finalement une bonne chose, le fonctionnement est désormais bien intégré dans les équipes, la pratique est ancrée, et nous avons fait évoluer les missions de nos collaborateurs.Au travers de cette loi, un focus assez négatif a été mis sur la profession en entier, au regard d’une minorité de syndicats aux pratiques abusives. Cette perception était difficile car nous avons à cœur les intérêts et la relation fidèle avec nos clients. »

LE REGARD DE VALRIM SUR LA LOI ALUR, MENACE OU OPPORTUNITÉ ?

L’IMMATRICULATION DES COPROPRIÉTÉS ET LA FICHE SYNTHÉTIQUE

À compter du 1er janvier 2017, les copropriétés à destination partielle ou totale d’habitation ont l’obligation de créer un fonds pour les travaux, alimenté chaque année par une cotisation au moins égale à 5 % du budget prévisionnel. Exemple : pour un immeuble ayant un budget prévisionnel de 200 000 € : le fonds de travaux sera de 10 000 € par an, soit 100 000 € pour 10 ans. Un second compte bancaire séparé doit être ouvert lorsque la copropriété a constitué ce fonds de travaux. Ce fonds de travaux est rattaché au lot et non pas au copropriétaire personne physique : en cas de vente du lot, il n’y a donc pas de remboursement au vendeur. Si la copropriété compte moins de 10 lots, l’assemblée générale peut décider à l’unanimité de ne pas constituer ce fonds de travaux.

UN FONDS DE TRAVAUX OBLIGATOIRE

Dans le cadre de la conservation de l’immeuble et aux fins d’élaborer un plan pluriannuel de travaux, les copropriétés à destination partielle ou totale d’habitation pourront décider à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965, de faire réaliser par un diagnostiqueur compétent, un diagnostic technique global (DTG).Ce DTG permettra de faire apparaître les travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble ainsi que l’estimation de leur coût. Le syndic de copropriété devra consulter des diagnostiqueurs et proposer chaque année, en assemblée générale, un plan pluriannuel de travaux suite au DTG.

UN DIAGNOSTIC TECHNIQUE GLOBAL DE LA COPROPRIÉTÉ

Extrait de l’interview de C. GRAZIANO, partie 1

Page 8: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LES ENJEUX DES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE, LA VISION DE VALRIM3.

DU CÔTÉ DES COPROPRIÉTAIRES

LA NUMÉRISATION AU SERVICE DE LA PRODUCTIVITÉ

Nous avons fixé 2 grands enjeux pour notre plan stratégique 2020. Le premier concerne la rationalisation des tâches avec un objectif ambitieux d’éliminer au maximum les papiers, pour devenir 100% numérique dans les échanges. Notre second enjeu est de fidéliser nos clients en les accompagnant par une meilleure synergie de nos services, et d’être présent à toutes ses étapes de démarche immobilière.

ZOOM SUR LES ENJEUX DU PLAN STRATÉGIQUE DE VALRIM

DU CÔTÉ DES SYNDICATS

Aujourd’hui, 20% de la population a plus de 65 ans, et 25% moins de 20 ans. On constate un choc générationnel entre des jeunes copropriétaires qui veulent de la praticité et de la mobilité au travers des échanges et sont demandeurs d’internet, et des personnes âgées qui ont le temps et le besoin de matérialiser les échanges avec le syndicat.

« Au global, certains échanges semblent aujourd’hui désuets, les copropriétaires sont plutôt intéressés par le fait d’accéder aux documents en ligne. Ils sont sensibles à ce qui

peut leur apporter un confort de gestion »

Il y a encore un réflexe de gestion du papier, surtout dans les documents qui permettent aux copropriétaires de suivre les assemblées générales annuelles, et aussi autour des documents liés au contentieux dont les copropriétaires attendent un certain formalisme.On observe une tendance de fond qui tend à dématérialiser les échanges, comme c’est déjà le cas avec l’extranet, et les copropriétaires sont intéressés par cette démarche si elle amène à une plus grande disponibilité du syndicat sur des sujets qui les préoccupent.

La loi Alur nous a amené un certain nombre de tâches supplémentaires, et pour diminuer cet impact, nous avons retravaillé en profondeur notre organisation, et nous avons bousculé les habitudes établies dans notre façon de faire notre métier. Cela nous a permis de trouver des pistes de productivité en modifiant nos processus et en cherchant à simplifier nos tâches récurrentes et chronophages.

LA NUMÉRISATION POUR UNE PLUS GRANDE RÉACTIVITÉ

Notre métier de gestionnaire, encadré par des procédures, nous amène à conserver de nombreux documents qui formalisent l’ensemble des échanges avec les copropriétaires. De plus en plus, ces documents sont déposés sur un accès extranet ou un logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) pour permettre à tout moment, un accès rapide aux documents par les collaborateurs ou les copropriétaires. De la même manière, ces derniers sont intéressés par de nouveaux modes de paiement, par carte bancaire, par exemple pour simplifier.

L’ÉMERGENCE DE SERVICES DIGITALISÉS

Comme dans l’ensemble des marchés, des syndicats en ligne ont vu le jour, mais comme pour les secteurs de la banque-assurance, l’aspect relationnel et la proximité sont des facteurs différenciants. C’est pourquoi il faut dégager du temps sur des aspects administratifs pour être au plus près de la vie des copropriétaires.

Extrait de l’interview de C. GRAZIANO, partie 2

Page 9: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LA DÉMATÉRIALISATION EN PRATIQUE CHEZ VALRIM4.

RAPPEL DES ENJEUX ET FONCTIONNEMENTS DE LA DÉMATÉRIALISATION

Pour une entreprise comme Valrim, les pistes principales d’amélioration visaient les 2 principaux envois de la copropriété que sont les convocations annuelles aux assemblées générales, en lettre recommandée, et les appels de fonds pour la cotisation trimestrielle. Les 2 coûts essentiels ont été mesurés pour identifier le gain potentiel de l’entreprise avec l’externalisation :

• Le temps consacré à la mise sous pli et la préparation des recommandés pour les convocations aux assemblées

• Le temps et le coût d’affranchissement associé à l’envoi des appels de fonds trimestriels

LES ÉCONOMIES RÉALISÉES : RETOUR D’EXPÉRIENCES SUR 2 EXEMPLES FORTS

La dématérialisation peut prendre plusieurs formes :

Les avantages attendus sont principalement un gain de temps administratif et un gain de coûts associés (notamment sur la partie affranchissement).

L’externalisation de la mise sous pli et l’envoi (gestion

par un centre éditique)

La consultationsur un espace dédié (portail)

L’envoi électronique (documents envoyés et

signés électroniquement)

Préparation des documents

GAIN DE TEMPS / PRODUCTIVITÉ

T E M P S D E TRAITEMENT D I V I S É PA R

10

AVANT APRÈS

ENVOI DES CONVOCATIONS AUX 440 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES

Impression des documents

Dépôt à la poste

Mise sous pli et collage recommandé

Impression des recommandés

Préparation des documents

Envoi virtuel vers le centre éditique

Le centre éditique s’occupe de tout (impression, mise sous pli, affranchissement, dépôt)

Page 10: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LES AUTRES PRATIQUES DE DÉMATÉRIALISATION IDENTIFIÉES PAR VALRIM

LA DÉMATÉRIALISATION EN PRATIQUE CHEZ VALRIM4.

L’accès extranet permet à nos copropriétaires d’accéder à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété.

ACCÈS EXTRANET DEPUIS 4 ANS

L’ensemble des documents est intégré dans notre GED, et nous permet d’accéder à tout instant et quel que soit le service à la visualisation des éléments. Cela nous permet de gagner en réactivité auprès de nos clients, quels que soient leurs demandes.

INTÉGRATION D’UNE GED DEPUIS 8 ANS

La volumétrie des chèques pour les règlements est encore importante. Le rajout sur le logiciel métier d’un lecteur de chèque permet de comptabiliser les paiements automatiquement directement à partir du chèque, avec une intégration automatique en comptabilité. Désormais, nos collaborateurs effectuent uniquement un contrôle de saisie pour les encaissements.

LECTEUR DE CHÈQUE PISTE CMC7 DEPUIS 5 ANS

Nous avons de nombreux fournisseurs dans le cadre de la réalisation de travaux dans la copropriété, nous avons mis en place un module pour faciliter la gestion de ces factures.

SCAN DES FACTURES FOURNISSEURS DEPUIS 5 ANS

La prochaine étape de notre dématérialisation concerne l’envoi en lettre recommandée électronique. Nous sommes à l’étude de ce projet.

ENVOI RECOMMANDÉ ÉLECTRONIQUE (ERE) EN PROJET

Certains de nos copropriétaires nous demandent la possibilité de régler leurs charges par CB. C’est un service que nous étudions actuellement.

PAIEMENT PAR CB EN PROJET

Temps de préparation : 4 semaines, 2 personnes ≈ 5 000 €Coût d’affranchissement total = 80 000 €

Total annuel total : 85 000 €

APPELS DE FONDS TRIMESTRIELS x4

DIFFÉRENCE = 19.5K€ SOIT

23% D’ÉCONOMIES

AVANT APRÈS

Temps de préparation : 4 journées, 1 personne ≈ 500 €Coût d’affranchissement total = 60 000 €Coût du logiciel (quote-part) ≈ 5 000 €Total annuel total : 55 500 €

GAIN FINANCIER / ÉCONOMIE

Page 11: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LA GESTION D’UN PROJET DEDÉMATÉRIALISATION : INTERVIEW VALRIM5.

QUELS ÉTAIENT LES BÉNÉFICES ATTENDUS DU PROJET DE DÉMATÉRIALISATION POUR VALRIM ?

Nous avons visé principalement une économie sur le poste d’affranchissement et grâce à cette rationalisation, nous n’avons pas eu besoin d’embaucher malgré la lourdeur des impacts de la loi Alur, ce qui était un objectif fort car nous avons mené ce projet en parallèle de la séparation des comptes bancaires.

QUELLE ÉTAIT LA PERCEPTION DES COLLABORATEURS AUTOUR DE CES CHANGEMENTS FORTS ?

Nous avons mis en place de nombreux changements d’organisation ces 10 dernières années pour améliorer nos pratiques, mais il est vrai que ces dernières années étaient plus pesantes en impact pour les collaborateurs. Nous avons heureusement pu compter sur des équipes mobilisées et réceptives à ce changement. Pour faire face à ces tâches imposées par la loi, chacun a pris conscience que la mise en place d’une organisation différente était dans son intérêt. Notre responsable comptable a particulièrement bien porté le projet, et la direction a fait preuve de clarté et d’énergie à amener le projet au succès.

QUELS ÉTAIENT LES BÉNÉFICES ATTENDUS DU PROJET DE DÉMATÉRIALISATION POUR VALRIM ?

Avant la dématérialisation, un certain process est en place, et un projet de dématérialisation peut bousculer les habitudes de fonctionnement et créer une réticence de départ et forcément un frein au changement.Il est important de montrer qu’avec ces systèmes, un certain nombre de tâches redondantes disparaissent, et

COMMENT AVEZ-VOUS CHOISI VOS PRESTATAIRES DE DÉMATÉRIALISATION ?

Très logiquement, notre éditeur peut nous proposer des fonctionnalités supplémentaires, comme ça a été le cas pour le lecteur chèque, et nous avons fait appel à notre prestataire impression pour la mise en place de la dématérialisation. Notre relation de confiance, la fiabilité de C’PRO et sa pérennité, nous ont amené naturellement à collaborer avec eux.

Interview de Caroline GRAZIANO (partie 3), Directrice Générale VALRIM

que le collaborateur peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée ou tout simplement faire évoluer son poste sur d’autres missions. Parfois d’autres apparaissent comme dans le cas des scans lorsque nous indexons le document et dans ce cas, il est « Nous n’avons pas eu besoin

d’embaucher malgré la lourdeur des impacts de la loi Alur »

« Un certain nombre de tâches redondantes disparaissent : le

collaborateur peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée »

essentiel d’évangéliser et de sensibiliser nos équipes sur les bénéfices de cette pratique. Même s’ils ne sont pas concernés directement, c’est d’autres services de l’entreprise qui améliorent leur productivité.Sans compter que ces pratiques apportent un meilleur confort pour nos clients finaux, comme c’est le cas pour l’accès extranet, mais il ne faut pas négliger le temps d’adaptation et l’accompagnement nécessaire de nos collaborateurs sur ces nouvelles pratiques pour les clients, jusqu’à ce que cela devienne un réflexe naturel.

SUITE

Page 12: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LA GESTION D’UN PROJET DEDÉMATÉRIALISATION : INTERVIEW VALRIM5.

CONSIDÉREZ-VOUS CES PROJETS DE DÉMATÉRIALISATION RÉUSSIS ?

Bien sûr, l’acceptation par nos équipes et nos clients de ces nouvelles organisations est la preuve d’un projet réussi. Nous allons avoir prochainement à immatriculer l’ensemble des copropriétés sur un registre et nous sommes prêts à absorber cette charge avec plus de sérénité.

SI VOUS AVIEZ UN CONSEIL À DONNER ?

On sait qu’il y a une réticence au changement, c’est humain. Quand on sait faire depuis des années, c’est dur de bouger, de bousculer ses pratiques et de passer dans une zone d’inconfort. Il faut vraiment avoir conscience qu’au bout il y a du plus. On passe finalement très logiquement par une courbe de deuil amenant à l’acceptation des changements, c’est donc essentiel d’accompagner les collaborateurs sur ces moments.

AVEZ-VOUS IDENTIFIÉ UN RETOUR SUR INVESTISSEMENT ?

Nous avions procédé à une évaluation du budget des dépenses actuelles versus le bénéfice amené par le projet. Et la satisfaction est de voir que dans la réalité, ça s’est avéré conforme aux prévisions. Les économies ont été assez évidentes, à la fois sur le budget postaux, et le poste qu’il n’a pas été nécessaire de créer.

« L’acceptation par nos équipes et nos clients de ces nouvelles

organisations est la preuve d’un projet réussi »

QUELS ONT ÉTÉ LES DÉLAIS DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET DE DÉMATÉRIALISATION ?

Pour ce projet de dématérialisation, nous avons compté environ 6 mois de la réflexion au confort d’usage quotidien. Le temps de formation était assez court, car les process sont simples à prendre en main.

Page 13: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

FICHE D’IDENTITÉ DE VALRIM ET C’PRO6.QUI EST VALRIM ?

Depuis près de 30 ans, le Groupe C’PRO, acteur majeur de l’IT, accompagne plus de 15 000 entreprises dans les domaines des systèmes d’impression, de l’informatique et des télécoms.

LA CONVERGENCE DE 3 MÉTIERS AUTOUR DE L’INFORMATION

Les informations sont au coeur de l’organisation. Destinées à produire, vendre ou gérer, elles sont indispensables à son bon fonctionnement. Numérique ou physique, papier ou voix, mail ou visioconférence, ces informations représentent un volume de plus en plus fort à gérer, et proviennent de multiples canaux.

QUI EST C’PRO ?

Habitez, vivez ! C’est notre Credo !C’est l’engagement d’IMMO de FRANCE depuis sa création. Une idée simple mais que nous nous efforçons de développer chaque jour.Conseiller nos clients tout au long de leur projet immobilier, résoudre leurs petits tracas quotidiens, les aider dans leur financement…tels sont nos objectifs.Présent sur l’ensemble du territoire, IMMO de FRANCE développe les activités d’administration de biens, d’agence immobilière, de syndic d’immeuble et plus généralement l’ensemble des métiers de Services Immobiliers.IMMO de France, 4ème réseau de services immobiliers en France, est présent sur l’ensemble du territoire au travers de 140 Agences et de ses 900 Collaborateurs qui développent les activités d’Administration de biens, d’Agence immobilière et de Syndic d’immeuble.

VALRIM en quelques chiffres :• 9 agences• 57 collaborateurs• 5 700 lots en gérance• 6 200 lots en syndic• 1300 transactions annuelles

IMPRESSION & GESTION DOCUMENTAIRE

Nous vous aidons à optimiser la gestion de l’ensemble des documents qui

circulent dans votre entreprise, et à faire face aux nouvelles règlementations de

dématérialisation des factures.

INFORMATIQUE &HÉBERGEMENT

Plus de 30 ingénieurs vous conseillent pour choisir l’infrastructure et les

solutions d’hébergement qui vous conviennent, pour vous permettre

d’accéder à vos données où que vous soyez, en toute sécurité.

OPÉRATEUR &TÉLÉPHONIE

De plus en plus de flux passent par Internet : factures, téléphonie sur IP,

messagerie, applications métiers… le débit de votre entreprise est devenu

vital. C’est pourquoi nous avons investi dans une infrastructure télécom robuste.

Le groupe Valrim, filiale immo de France, représente le réseau régional Rhône-Alpes et propose l’ensemble des services immobiliers.

CES 3 MÉTIERS COMPLÉMENTAIRES permettent à C’PRO de vous accompagner dans l’optimisation de vos flux d’informations pour augmenter votre capacité à maîtriser ce volume croissant de données.

C’PRO en quelques chiffres :• 20 000 clients• 620 collaborateurs• 26 ans d’expertise• 31 agences réparties sur le territoire• 2 millions de documents échangés via

notre solution ISI Ededoc• 130 M€ chiffre d’affaires

Page 14: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

REMERCIEMENTS ET SOURCES7.UN GRAND MERCI AUX DIFFÉRENTS CONTRIBUTEURS DE CE LIVRE BLANC :

CAROLINE GRAZIANO, DIRECTRICE GÉNÉRALE VALRIM

FRÉDÉRIC DIRDARIAN, SPÉCIALISTE DES SOLUTIONS DE DÉMATÉRIALISATIONC’PRO

Cette information ne présente qu’une sélection des dispositions de la loi ALUR et n’est pas exhaustive. Seuls le texte de loi et un contact avec un professionnel de l’immobilier peuvent vous assurer de disposer de toutes les informations indispensables. Certaines dispositions de la loi ALUR restent à préciser par décret.

AVERTISSEMENT

Illustrations : Image couverture (123RF/KCHUNG), Double personnage ( 123RF/ABHIROMSAWAT )Pictogrammes : @CPROPhotographies : @CPRO

SOURCES

Tous droits réservés. Cet ouvrage ne peut en aucune manière être reproduit en tout ou partie, sous quelque forme que ce soit ou encore par des moyens mécaniques ou électroniques, y compris le stockage de données et leur retransmission par voie informatique sans autorisation de C’PRO. Les erreurs ou les omissions involontaires qui auraient pu subsister dans cet ouvrage malgré les soins et les contrôles de C’PRO ne sauraient engager leur responsabilité.

DISCLAIMER

Page 15: LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE · 1. infographie de la profession 2. la loi alur et ses impacts 3. les enjeux des syndics À l’heure du numÉrique, la vision de valrim 4.

LES SYNDICS À L’HEURE DU NUMÉRIQUE :

QUAND LA DÉMATÉRIALISATION PERMET D’ABSORBER LES IMPACTS DE LA LOI ALUR

AOÛT 2017

DÉMATÉRIALISATIONEFFICACITÉ ET RÉDUCTION DES COÛTS !

LIVRE BLANC

La dématérialisation des documents n’est pas réservée aux grandes entreprises.

Avec notre solution adaptée aux syndics de copropriété, gagnez en productivité et faites des économies sur vos charges directes en adoptant l’envoi électronique des documents.

Certains de vos clients veulent conserver les documents papier ?Notre solution permet également de gérer ce canal : composez vos documents et confiez-les à notre usine de courrier qui fera tout à votre place : impression, mise sous pli, affranchissement et remise en Poste.

DÉMATÉRIALISEZ LE TRAITEMENT DE VOS DOCUMENTS AVEC ISI EDEDOC UNE SOLUTION MADE IN C’PRO.

SYNDIC-IMMO.CPRO.FR

CONTACT : [email protected]

@