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Guide utilisateur

Service de réalisation d’e-alertes

07/09/2006 Réalisation d’une e-alerte présentation du service v1 26/09/06

Introduction

La Poste courrier international propose sur son site Internet www.laposte.fr/courrierinternational, de nombreux outils en ligne : des modules de calculs pour un envoi ponctuel vers l’international ou pour un envoi en nombre en marketing direct, un moteur de recherche pour trouver vos fichiers d’adresses, mais aussi des informations pratiques (plus de 200 fiches pays détaillées) et opérationnelles comme la météo postale.

Nous avons également pensé à vous en créant « Mon site » un espace avec des rubriques qui vous sont dédiées. Parmi les nombreux services que vous pourrez retrouver : abonnement à des newsletters thématiques, émissions des bordereaux de dépôts*, nous vous proposons aujourd’hui de réaliser en ligne des pré-alertes (ci-après désignées « e-alertes »).

Ce guide vous présente ce nouveau service, ses fonctionnalités et comment y accéder. Les équipes de La Poste courrier international espèrent que cette interface vous offrira une entière satisfaction.

N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques soit via votre Commercial soit directement sur notre site Internet à l’aide de notre rubrique « Contact ».

*Service disponible pour les offres Contrat Courrier Export Confort ou Standart et Libr’Eco


Sommaire

Présentation du service……………………………………….…….….…………... diapositive 3

Vos avantages…………………………………………………………..…….………diapositive 4

S’inscrire à Mon site …… …………………………………………………..…….…diapositive 5

Se connecter à Mon site…..…………………………………..………………..……diapositive 6

Accéder au service des e-alertes………………....…………………..………….…diapositive 7

Les fonctionnalités du service………………………..………..…………….………diapositive 8

Envoyer une e-alerte ………………………………………………….…..…..…..…diapositive 9

Suivre le traitement d’une e-alerte..…………………………………….….….……diapositive 10

Consulter une e-alerte ………………………..……………………..………………diapositive 11

Accéder aux détails d’une e-alerte…………………………………………….……diapositive 12

Annexe 1 : étapes 1 à 4………………………………………………………………diapositive 13

Annexe 2 : étapes 5 à 7…………………………………………………...…………diapositive 14

Annexe 3 : les Conditions Générales d’Utilisation de la rubrique………………..diapositive 15

Annexe 4 : liens utiles………………………………………………………………..diapositive 16


Présentation du service

Qu’est ce qu’un e-alerte ?

Une e-alerte est une pré-alerte réalisée en ligne sur le site Internet de La Poste courrier international www.laposte.fr/courrierinternational.

Quelles e-alertes peut-on réaliser ?

Ce service est ouvert à tous les dépôts exceptionnels liés aux contrats en courrier de gestion « sur-mesure », en marketing direct international ponctuel ou annuel, en International Direct Mail et en Sac M.

Si vous êtes équipé d’une connexion Internet, inscrit à Mon site et que vous avez souscrit à une prestation de tri, collecte ou d’affranchissement dans le cadre d’un contrat courrier de gestion ou marketing direct (hors Injection Directe) et sous condition que votre COCLICO – SIRET soient connus de nos services, vous pouvez accéder au service des e-alertes.

Qui peut accéder à ce service ?


Vos avantages

Plus de confort et de souplesseVous disposez d’une Interface moderne et accessible 24h sur 24

Plus d’efficacité Nous vous informons en temps réel du traitement de votre demande

Plus d’efficienceUne fois votre demande traitée, vous réalisez vos opérations en toute

confiance

Plus de servicesConsultation d’un historique, contrôle des saisies, aides… nous nous

sommes engagés à vous offrir un service gratuit, pédagogique et de qualité


S’inscrire à Mon siteSi vous n’êtes pas encore inscrit à l’espace Mon site - Entreprise

L’accès au service est soumis à une inscription à l’espace « Mon site ». Vous devez donc vous inscrire. Pour cela :

1 Connectez-vous au site Internet de La Poste courrier international – Entreprise Adresse à copier/coller dans votre navigateur : http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=88.

2 Cliquez sur « Mon site » en bas du menu.

3 Puis cliquez sur le lien « Créer votre compte à Mon site » afin d’obtenir le formulaire. Vous pouvez aussi y accéder directement en copiant / collant l’adresse URL suivante : http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=103

Pour accéder au service vous devez obligatoirement saisir un code COCLICO et un SIRET valides.

4 Après validation des informations saisies, vous recevrez un courriel sur votre messagerie. Un lien vous invitera à confirmer votre inscription. Cliquez dessus pour obtenir la page de connection.

Formulaire d’inscription


Se connecter à Mon site

Connectez-vous au site Internet de La Poste courrier international – Entreprise : Adresse à copier/coller dans votre navigateur : http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=88.

Si vous êtes déjà inscrit à l’espace Mon site - Entreprise

1

2 Saisissez votre Email et votre « mot de passe » dans les champs prévus à cet effet en bas du menu et cliquez sur « Se connecter ».

Page d’accueil du site Entreprise

Lien vers le formulaire d’inscription

Saisie pour connexion à l’espace


Accéder au service

En cas de connexion réussie vous obtenez, sur le site, un message de confirmation. L’arborescence de « Mon site » est déployée. En cliquant sur « Gestion en ligne des e-alertes », vous accédez à la page sommaire du service et à toutes ses fonctionnalités.

Message de confirmation de connexion.

Lien vers le service

Page de confirmation de connexion

Arborescence de Mon site


Les fonctionnalités du service

L’interface présente deux rubriques :

Une de création des e-alertes : permettant d’envoyer facilement vos e-alertes ;

Une de consultation : offrant deux mois d’historique. C’est également ici que vous pourrez vous informer sur le traitement de vos e-alertes et prendre connaissance des modifications apportées.

Page sommaire du service

Consultation des e-alertes

Informations sur l’annulation

Création d’une e-alerte

En cas d’annulation, vous devez envoyer un fax aux Assistantes Commerciales. Un encart vous explque la procédure à suivre.


Envoyer une e-alerte

Le processus de création dépend de votre profil et du type de dépôt réalisé. Chaque écran propose des aides contextuelles. Pour les consulter, cliquez simplement sur le pictogramme suivant : .

Pour valider les informations saisies et passer à l’étape suivante, il vous suffit de cliquer sur : .

Vous pouvez à tout moment revenir en arrière en cliquant sur : .

Le dernier écran affichera une synthèse de toutes les informations que vous avez saisies. Une fois les informations vérifiées, vous pourrez nous envoyer votre e-alerte en cliquant sur : .

Les Annexes 1 et 2 vous proposent des informations plus détaillées sur l’ensemble des étapes de création de votre e-alerte. .


Suivre le traitement d’une e-alerte

Dès réception de votre e-alerte, nous mettons tout en œuvre pour traiter votre demande dans les délais les plus brefs. Vous serez informé par courriel* de son traitement.

*Message envoyé à l’adresse courriel saisie lors de votre inscription

Un statut est systématiquement affecté à votre e-alerte. On en distingue quatre :

1- Validé : votre demande est bien prise en compte. Nos équipes sont prêtes à accueillir votre trafic.

2- Validé après modification : certaines informations ont été modifiées soit suite à une demande de votre part soit pour la rendre conforme à la proposition commerciale qui vous a été faite. Les corrections sont consultables sur le site Internet (voir diapositives n°12).

3- En cours (de traitement) : il s’agit du statut par défaut. Nos équipes traitent votre demande.

4- Annulé : vous nous avez faxé une demande d’annulation. Celle-ci est prise en compte.


Vous obtenez alors une synthèse des e-alertes réalisées ces deux derniers mois avec :

leur date de création, Le type de dépôt effectué, Leur statut, Leur référence, Un champ « Remarque(s) »

Consulter un e-alerte

Vous pouvez consulter vos e-alertes depuis la page sommaire de la rubrique « Gestion en ligne des e-alertes » en cliquant sur « Consulter mes e-alertes ».

Fax du 04-08-06

La référence de l’e-alerte est constituée de votre code COCLICO, du mois et de l’année de création ainsi que d’un numéro. Pour toutes demandes, cette référence est à rappeler obligatoirement. Elle sert également de lien vers la consultation détaillée d’une e-alerte.

Le champ « Remarque(s) » est uniquement renseigné lors d’une annulation.

Tableau de synthèse de vos e-alertes


Accéder aux détails d’une e-alerte

1A partir du tableau de synthèse, cliquez sur la référence de l’e-alerte que vous désirez consulter.

2 Vous obtenez alors une nouvelle page affichant toutes les informations de votre e-alertes. Les modifications apportées apparaissent en vert. Celles-ci peuvent être accompagnées de commentaires. Pour les lire, cliquez sur le pictogramme correspondant : . Une nouvelle fenêtre affiche les explications liées à la correction.

Lien vers les détails d’une e-alerte

Le champ « Format » a été modifié. Un commentaire accompagne cette correction.


Annexe 1 : étapes 1 à 4

Étapes

Éléments demandés Remarques

1Saisies des codes COCLICO et SIRET

Si les éléments saisis lors de votre inscription n’ont pas été reconnus, ils vous seront redemandés. Si vous ne les connaissez pas où si vous ne parvenez pas à vous connecter, renseignez-vous auprès de votre Commercial ou contactez-nous via le site Internet.

Une fois correctement renseignée, cette étape disparaît.

2

Identification

«Êtes-vous un prestataire (routeur, imprimeur...) ? »

Si vous réalisez l’e-alerte pour le compte d’un tiers et que vous n’êtes pas le client contractualisé par nos services répondez « OUI ». Vous obtiendrez ainsi l’écran n° 3 vous demandant de préciser les coordonnées de l’entreprise à contractualiser.

Dans le cas contraire répondez « NON ». Vous passerez à l’étape 4.

3Coordonnées de l’entreprise à contractualiser

Vous devez préciser les coordonnées du client pour lequel vous réalisez l’e-alerte et qui sera contractualisé par nos services.

Toutes vos saisies sont conservées. Ainsi lors de vos futures connexions, il vous suffira de sélectionner une adresse pré-enregistrée.

4S’agit-il d’une collecte ou d’un dépôt ?

Votre réponse dépend de la prestation à laquelle vous ou votre client avez souscrit. N’hésitez pas à contacter votre Commercial pour confirmer votre saisie.


Étapes

Éléments demandés Remarques

5Saisie des éléments de la prestation (adresse, date)

Vous êtes invité à saisir l’adresse où s’effectuera le dépôt / la collecte. Toutes vos informations sont conservées. Ainsi, lors de vos futures connexions, il vous suffira de sélectionner une adresse pré-enregistrée.

C’est également à cette étape que vous devez saisir la date et l’heure de la prestation. Ces informations sont obligatoires et à renseigner lors de chaque processus de création. Veillez à respecter les délais d’envoi précisés dans les conditions générales de vente de la prestation contractualisée.

6 Informations commerciales

Vous pouvez nous préciser votre contact commercial.

Vous devez aussi sélectionner un type de contrat (Contrat MD Ponctuel ou Annuel, CCE, IDM ou Sac M). Attention : en fonction du produit sélectionné, les questions de l’écran 7 sont différentes. Toutes erreurs peut entraîner l’annulation de votre demande. N’hésitez pas à consulter votre Commercial pour confirmer votre sélection.

7 Présentation des plis

Afin de traiter au mieux votre trafic, vous êtes convié à décrire votre dépôt ou les plis qui seront collectés.

La validation de cette étape est conditionnée par l’acceptation des Conditions Générales d’Utilisation de la rubrique (cf diapositive 16 : Annexe 3).

Annexe 2 : étapes 5 à 7


Annexe 3 : les C.G.U.

Conditions Générales d’Utilisation de la rubrique

Au sein du service « Mon Site », vous pouvez compléter et envoyer directement les pré-alertes à La Poste par courriel (ci-après désignées une « e-alerte »).

Pour ce faire, vous devez vous connecter au service « Mon site » et vous identifier. Pour accéder à cette rubrique, vos numéros SIRET et COCLICO doivent avoir été transmis à La Poste. Si vous n’avez pas fourni ces éléments lors de votre inscription à Mon Site, ils vous seront demandés lors de la première connexion à cette rubrique.

Cette rubrique est également accessible aux prestataires (routeurs, imprimeurs…), qui, lorsqu’ils sont dûment mandatés par leurs clients, peuvent transmettre les e-alertes de leurs clients en leur nom et pour leur compte.

Dans cette hypothèse, la personne détentrice des informations demandées et notamment des éléments d’identification pour accéder à ce service est réputée détenir du Client tous les pouvoirs nécessaires pour remplir et/ou modifier, et/ou annuler les e-alertes adressées à La Poste.

La Poste vous informe par courriel (vous ou votre mandataire) de la conformité ou de la non conformité de votre e-alerte.

Si La Poste constate une erreur ou une omission dans l’e-alerte, elle procède aux modifications nécessaires ou à son annulation.

Vous pouvez consulter les champs modifiés sur l’e-alerte par La Poste ou les raisons de cette annulation, dans la rubrique dédiée « Consultation des e-alertes ».

Si les modifications proposées par La Poste ne vous conviennent pas, vous pouvez annuler l’e-alerte par télécopie adressée "à l'attention des Assistantes Commerciales" au 01 44 72 25 10 en rappelant la référence de l'e-alerte.

L’envoi de l’e-alerte doit intervenir dans les délais prévus dans le contrat signé avec La Poste ou dans le Guide de l’Utilisateur qui vous a été remis.

L’envoi de l‘e-alerte ne vous dispense pas de la remise d’un bordereau de dépôt, qui seul fait foi entre les parties pour l’établissement de la facture correspondant à chaque dépôt.

Afin de vous permettre d’avoir un meilleur suivi de votre activité et de vos besoins, vos e-alertes sont consultables pendant une durée de 2 mois sur le site dans la rubrique dédié « Consultation des e-alertes ».


Liens utiles

Calculez le coût d’un envoi ponctuel vers plus de 200 pays :http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=1255

Calculez le coût d’une campagne de marketing direct à l’international :http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=144

Recherchez des fichiers d’adresses internationales : http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=1248

Optimiser mes fichiers d’adresses internationales (traitement de RNVP, dédoublonnage…) : http://www.optimis-international.com

Prospecter de nouveaux marchés : http://www.laposte-export-solutions.com

Fiches pays (informations douanières, jours fériés dans le monde…) : http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=135

S’informer sur le trafic postal international : http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=137

Retrouvez tous ces services depuis notre site www.laposte.fr/courrierinternational

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