La Auditoria Integral

SEMINARIO DE CASOS DE AUDITORÍAAUDITORÍA INTEGRAL

LA AUDITORIA INTEGRAL

1. Antecedentes

Este tipo de auditoría se originó en los Estados Unidos siendo implementada tanto

en el sector público como en el privado.

En el sector público fue impulsada por organizaciones tales como:

Contraloría General de los Estados Unidos (GAO), creada como departamento

independiente del Gobierno Federal; la Unidad de Auditoria del Congreso del

Gobierno de los Estados Unidos y potras instituciones.

En la década de los 30 se dio una depresión, en los años 40 ocurrió una guerra, lo

que ocasiono que el Gobierno de los Estados Unidos creciera y se viera en la

necesidad de realizar auditorías para verificar que las agencias gastaran y

controlaran de forma adecuada sus asignaciones.

En los años 50, la GAO mejoró su capacidad de evaluación de las deficiencias

administrativas, sin importar el tipo de actividad a la que se dedicara, debido a que

el Congreso comenzó a solicitar información sobre la labor que la Administración

realizaba en las diversas agencias federales. Al final de los años 60 y principio de

os 70 la GAO amplio el alcance de su auditoria para abarcar la evaluación de la

efectividad de un programa total.

Por lo tanto ha sido la GAO quien ha dado mayor aporte a la Auditoria Integral en

el sector público, con la publicación del libro “Normas para la Auditoria de

Organismos, Programas, Actividades y Funciones Gubernamentales”, mejor

conocido como “Libro Amarillo”. Este libro ha significado un gran aporte a la

Auditoria Integral, aunque este hace mención ampliamente de todas las Auditorias,

estableciendo los 3 elementos de una auditoria de este tipo: economía, eficiencia

y efectividad., siendo esta denominada por la GAO “Auditoria de Economía,

Eficiencia y Efectividad”

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Un factor importante para que la Auditoria Integral tenga éxito es que los auditores

posean suficiente independencia, lo cual asegura que no se vea influenciado

políticamente o tenga algún tipo de relación dependiente que afecte su informe.

En cuanto el sector privado, esta auditoría ha sido desarrollada en gran parte por

medio de auditores internos, y surgiendo así dentro de las unidades de auditoría

interna de las empresas. En un principio surgió para evitar pagos indebidos pero

luego se extendió a otras áreas operacionales.

1.1. Definición

La auditoria integral es utilizada como una herramienta que enfrenta las

innovaciones gerenciales y administrativas garantizando la detección de

desviaciones o deficiencias de la gestión administrativa referentes a la eficiencia

en el uso de los recursos y logros de objetivos, así como la eficacia en los

resultados, la economía en términos de proporcionalidad y su relación costo

beneficio.

La auditoria integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un

período determinado, evidencia relativa a la información financiera, al

comportamiento económico y al manejo de una entidad con la finalidad de

informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o

indicadores establecidos o los comportamientos generalizados.

1.2. Objetivos

Determinar, si los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo de sus operaciones con

las disposiciones legales que le sean aplicables, sus reglamentos, los

estatutos y las decisiones de los órganos de dirección y administración.

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Evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance necesario

para dictaminar sobre el mismo.

Evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos por el

ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los

recursos disponibles.

Evaluar los mecanismos, operaciones, procedimientos, derechos a

usuarios, responsabilidad, facultades y aplicaciones específicas de control

relacionadas con operaciones sistematizadas a través de computadores.

Evaluar el impacto medioambiental producido de manera directa o indirecta

por empresas que presentan un perfil ambiental diferente, condicionado por

los riesgos aparentes asociados con sus procesos y productos; la edad,

historia y estado de una planta, el marco jurídico en el cual opera.

1.3. Alcance

La Auditoria Integral se enfoca a actividades, segmentos operativos de una

empresa o a la organización en su totalidad, lo cual no es muy frecuente. El

tiempo de duración de esta auditoría puede variar dependiendo de la magnitud del

área a examinar.

En cuanto al estudio del proceso administrativo se enfoca en la función de control

y dentro de este en lo que respecta a la efectividad de los sistemas de control

gerencial, evaluando los objetivos, políticas y procedimientos organizacionales por

definir, dando un criterio para poder alcanzarlos, y mostrando la suficiente

información para colaborar con la gerencia general en el proceso de toma de

decisiones.

En cuanto al enfoque de auditoría desarrollado por las unidades de auditoría

interna en las empresas, se enfoca en mantener a la administración al tanto del

adecuado desarrollo de sus operaciones, necesitando mayor participación de los

auditores internos en la evaluación de sus operaciones. En el sistema de control

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gerencial el alcance de esta auditoría es más amplio, ya que evalúa su efectividad

identificando las causas de su ineficiencia, dando propuestas para mejorar y

planteando políticas, objetivos y procedimientos que se consideren necesarios

para lograr los resultados esperados.

1.4 Beneficios

Si la Auditoria Integral es correctamente planificada y ejecutada materiales a

utilizar puede parecer significativo, además los resultados no se ven al instante,

pero a la larga los beneficios que esta brinda resultan satisfactorios.

De aquí se pueden mencionar algunas ventajas de la auditoria integral:

a) Evalúa los procedimientos, políticas, objetivos de la organización y todos

los propósitos de la empresa con la finalidad de lograr alcanzar las metas

esperadas.

b) Debe existir independencia y objetividad en el informe, ya que

generalmente los informes se enfocan en las partes negativas de la

empresa con el objetivo de corregir las causas que conllevan a ello. Pero

no solo deben poseer contenido negativo, sino también resaltar logros

significativos.

c) Evalúa la efectividad de los sistemas de control gerencial, con el objetivo de

mejorar dichos sistemas y evaluar su efectividad.

2. Componentes de la Auditoria Integral

La Auditoría Integral implica la ejecución de un trabajo con el enfoque, por

analogía de las revisiones financieras, operacional, de cumplimiento, control

interno y de gestión, sistema y medio ambiente.

Auditoría Financiera: Tiene como objetivo fundamental la expresión de

una opinión profesional e independiente sobre la razonabilidad de las cifras

contenidas en los estados financieros al cierre del periodo contable.

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Auditoria Operativa: Es el examen de la gestión de una entidad con el

propósito de evaluar la eficiencia de sus resultados, con referencia a las

metas fijadas, los recursos humanos, financieros y materiales empleados, y

la organización, utilización y coordinación de dichos recursos y los controles

establecidos sobre dicha gestión.

Auditoria de cumplimiento: Su objetivo es verificar el cumplimiento de las

normas legales, de los estatutos sociales, de las decisiones de la Asamblea

General de accionistas o Junta de Socios y de las instrucciones de la junta

directiva, en su caso, con el fin de expresar una opinión sobre si los actos

de los administradores y las operaciones por ellos celebradas se han

ajustados a dichas normas y decisiones.

Auditoria de Control Interno: Consiste en evaluar el sistema de control

interno y expresar una opinión sobre si hay y son adecuadas las medidas

de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad

o terceros que estén en poder de la compañía.

Auditoría de Gestión: Es la evaluación del sistema de control de gestión

que se apoya en indicadores, índices y cuadros producidos en forma

sistemática, periódica y objetiva y que le permiten a la organización

efectividad para captar recursos, eficiencia para transformarlos y eficacia

para canalizarlos. Es una herramienta para eliminar irracionalidades en una

organización, para aprovechar al máximo los recursos, para disminuir los

riesgos que conlleva una administración deficiente e ineficaz, sirviendo

como instrumento de progreso y desarrollo de la misma. Es una

herramienta de evaluación de resultados.

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3. Normas o Principios Generales de la Auditoria Integral

Independencia: Determina que en todas las tareas relacionadas con la

actividad, los miembros del equipo de auditores, deberán estar libres de

toda clase de impedimentos personales profesionales o económicos, que

puedan limitar su autonomía, interferir su labor o su juicio profesional.

Objetividad: Establece que en todas las labores desarrolladas incluyen en

forma primordial la obtención de evidencia, así como lo atinente a la

formulación y emisión del juicio profesional por parte del auditor, se deberá

observar una actitud imparcial sustentada en la realidad y en

la conciencia profesional.

Objetividad: Establece que en todas las labores desarrolladas incluyen en

forma primordial la obtención de evidencia, así como lo atinente a la

formulación y emisión del juicio profesional por parte del auditor, se deberá

observar una actitud imparcial sustentada en la realidad y en la conciencia

profesional.

Permanencia: Determina que la labor debe ser tal la continuación que

permita una supervisión constante sobre las operaciones en todas sus

etapas desde su nacimiento hasta su culminación, ejerciendo un control

previo o exente, concomitante y posterior por ello incluye la inspección y

contratación del proceso decipional generador de actividades.

Certificación: Este principio indica que por residir la responsabilidad

exclusivamente en cabeza de contadores públicos,

los informes y documentos suscritos por el auditor tienen la calidad de

certeza es decir, tienen el sello de la fe pública, de la refrenda de los

hechos y de la atestación. Se entiende como fe pública el asentamiento o

aceptación de lo dicho por aquellos que tienen una investidura para atestar,

cuyas manifestaciones son revestidas de verdad y certeza.

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Integridad: Determina que las tareas deben cubrir en forma integral todas

las operaciones, áreas, bienes, funciones y demás aspectos

consustancialmente económico, incluido su entorno. Esta contempla, al

ente económico como un todo compuesto por sus bienes, recursos,

operaciones, resultados, etc.

Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la Auditoría, el alcance

y metodología dirigida a conseguir esos logros.

Supervisión: El personal debe ser adecuadamente supervisado para

determinar si se están alcanzando los objetivos de la auditoría y obtener

evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base

razonable para las opiniones del auditor.

Oportunidad: Determina que la labor debe ser eficiente en términos de

evitar el daño, por lo que la inspección y verificación deben ser ulteriores al

acaecimiento de hechos no concordantes con los parámetros

preestablecidos o se encuentren desviados de los objetivos de

la organización; que en caso de llevarse a cabo implicarían un costo en

términos logísticos o de valor dinerario para la entidad.

Forma: Los informes deben ser presentados por escrito para comunicar los

resultados de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios

responsables de la dirección de la empresa.

Cumplimiento de las Normas de Profesión: Determina que las labores

desarrolladas deben realizarse con respecto de las normas y postulados

aplicables en cada caso a la práctica contable, en especial, aquellas

relacionadas con las normas de otras auditorías especiales aplicables en

cada caso.

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4. Normativa de la Auditoria Integral

Para que el ejercicio de la Auditoría Integral se desarrolle en un ambiente

controlado, es importante conducirla dentro de un concepto de normas que

provean una estructura, como la posibilidad de pronosticar los resultados.

La aplicación de normas ayudará a desarrollar una auditoría de alta calidad

respondiendo a la necesidad de completar tareas difíciles en forma oportuna,

evitando formar juicios prematuros basados en información incompleta por la falta

de tiempo, asimismo, establecen orden y disciplina, produciendo auditorías

efectivas, garantizando la veracidad de los hallazgos y el soporte adecuado para

las recomendaciones, y consecuentemente habrá una mayor aceptación por parte

de la gerencia.

Otro beneficio importante de las normas es que se logra una mayor uniformidad en

la terminología utilizada para describir auditorías más amplias que las financieras.

Tales auditorías se han descrito como auditorías de operaciones. Administrativas,

de desempeño, y con otra variedad de nombres. La terminología ha sido confusa

debido a que no existen definiciones generalmente aceptadas.

Debido a la reciente aplicación de la auditoría integral en el sector privado de

países desarrollados como, Estados Unidos, Inglaterra, Gales y Canadá, no

existen aún normas autorizadas que la regulen. Sin embargo, como su origen se

encuentra en la Auditoría Gubernamental, se pueden considerar aplicables, al

menos en parte, las normas emitida por la GAO, para la Auditoría de

organizaciones del gobierno, programas, actividades y funciones.

El Instituto Norteamericano de Contadores Públicos (AICPA), nombró un comité

formado por siete miembros el cual realizó un amplio estudio del papel y de las

responsabilidades del auditor independiente que había un vacío entre el

desempeño de los Auditores Independientes y las necesidades y expectativas de

los usuarios de Estados Financieros Auditados.

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Por tal circunstancia, el AICPA le ha dado seguimiento a las normas GAO,

revisándolas y emitiendo informes con los comentarios correspondientes a fin de

darle el apoyo necesario para que puedan ser desarrolladas en el sector privado.

Entre algunos de los informes emitidos por el AICPA, que forman parte de los

lineamientos adicionales para la ejecución de la Auditoría Integral, están:

Lineamientos para la participación de contadores públicos en tareas de Auditoría

Gubernamental a fin de evaluar la economía, eficiencia y resultados de

programas.

Tareas de Auditoría Operacional este último fue preparado con la idea de definir

actividades de Auditoría Integral, efectuado por contadores públicos para proveer

información sobre las mismas y señalar diferencias con otros tipos de Auditoría.

Los lineamientos emitidos por el AICPA y las normas de la GAO, guían la

Auditoría Integral, pero no contienen todo ni son definitivas, por lo que se siguen

desarrollando prácticas y procedimientos en las unidades de auditoría interna,

para asegurar la consistencia y calidad de la labor que llevan a cabo.

Las normas de la GAO se dividen en dos áreas principales:

a) Auditoría Financiera

b) Auditoría Operativa.

Las dos deberán observar la aplicación de las normas generales relacionadas a la

capacidad profesional del personal, la independencia de la organización de

auditoría y de su personal, el debido cuidado profesional con que debe practicarse

la auditoría y prepararse los informes respectivos, y la aplicación de controles de

calidad.

Otro tipo de normas son las específicas a cada tipo de auditoría, que incluyen

normas para el trabajo de campo y para la presentación del informe.

Las normas para ejecución del trabajo establecen que este debe ser

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adecuadamente planeado para obtener evidencia relevante, competente y

suficiente a fin de alcanzar los objetivos de la auditoría, incluyendo no sólo la

naturaleza de los procedimientos del auditor, sino también su extensión.

Las normas para la presentación del informe hacen énfasis, que este debe ser

preparado por escrito para comunicar los resultados de cada auditoría, reduciendo

así el riesgo de que sean mal interpretados y facilitando el seguimiento para

determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.

A continuación se presenta un resumen de las principales normas generales y

específicas que la Auditoría integral aplica en su desarrollo.

Normas Generales

Capacidad Profesional: El personal designado deberá poseer la

capacidad profesional necesaria para realizar las tareas que se requieren.

Busca garantizar que los auditores mantengan su capacidad profesional y

cumplan con los siguientes requisitos: Conocimiento de métodos y técnicas,

de los organismos, programas y funciones, habilidad para comunicarse con

claridad y eficacia y la pericia necesaria para desarrollar el trabajo

encomendado.

Independencia: La organización de auditoría y cada uno de los auditores

deben estar libres de impedimentos que comprometan su independencia y

además, mantener una actitud y apariencia de ésta.

Debido Cuidado Profesional: Debe tenerse el debido cuidado profesional

al ejecutar la auditoría y preparar los informes correspondientes.

Control de Calidad: Establece que las organizaciones de auditoría deben

tener una propiedad o sistema interno de control de calidad y participar en

un programa de revisión externa del mismo, para asegurar de que se

cumple con las normas de auditoría y que se han establecido políticas y

procedimientos de auditoría adecuados.

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Normas para el Trabajo

Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la auditoría, el alcance y

metodología dirigida a conseguir esos logros.

Supervisión: El personal debe ser adecuadamente supervisado para

determinar si se están alcanzando los objetivos de auditoría y obtener

evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base

razonable para las opiniones del auditor.

Disposiciones Legales y Regulaciones: El auditor debe estar alerta a

situaciones de posibles fraudes, abusos o actos ilegales, por lo que debe

diseñar la auditoría de tal manera que proporcione una seguridad razonable

sobre el cumplimiento de disposiciones legales.

Normas para la Presentación de Informes:

Forma: Los informes deben ser preparados por escrito para comunicar los

resultados de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios

responsables de la dirección de la empresa.

Oportunidad: Los informes deben ser preparados los más pronto posibles

a fin de ser utilizados oportunamente.

Presentación del Informe: Los datos en forma exacta y razonable

describirán los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y

completa.

Contenido del Informe: Se deben incluir los objetivos de la auditoría,

alcance y metodología para comprender su propósito.

Informes

Con base en el resultado del examen de las evidencias y, de acuerdo con las

funciones realizadas, la auditoría Integral otorga los siguientes informes o

documentos expresados a través de medios comunicables, en los cuales se

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explica en formas detallada la labor desempeñada, así como los resultados

obtenidos. Dichos informes contienen el dictamen correspondiente.

Se entiende por dictamen, el concepto u opinión emitido por el auditor con base en

un juicio profesional idóneo.

Los informes de Auditoría Integral en su configuración permiten juzgar la calidad y

cantidad de la evidencia. Es por ello, que en la Auditoría Integral no se debe

entregar informes de tipo estándar o uniforme, ya que este modelo puede

distorsionar o disminuir el grado de información que se consigna.

En la Auditoría Integral se deben preparar por lo menos los siguientes informes o

documentos suscritos de la opinión profesional:

Un informe anual con el dictamen respectivo, el cual, incluye la opinión sobre la

totalidad del ente económico, partiendo de los estados financieros de cierre de

ejercicio preparados por la administración, con una explicación detallada de la

labor desempeñada. Dicho informe por lo tanto contendrá al menos las siguientes

manifestaciones por parte del auditor:

Sobre los Estados Financieros:

Si el examen se realizó con sujeción a las normas generales de Auditoría

Integral y a las normas que rigen la profesión contable.

Si el examen realizado tuvo o no, limitaciones en el alcance o en la práctica

de las pruebas.

Si los estados financieros presentan de manera fidedigna la situación

financiera de la entidad y los resultados de las operaciones durante el

respectivo período y su integridad.

Si el sistema de información contable se lleva de acuerdo con los principios

de contabilidad generalmente aceptados y las normas legales sobre la

materia.

Si la sociedad cumple oportunamente sus obligaciones con terceros, en

especial aquellas de contenido patrimonial.

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Si los análisis financieros que realiza la administración son confiables y la

aplicación y uso de los estados financieros en la toma de decisiones.

Si los resultados financieros corresponden a procesos decisionales

idóneos.

Si no se ha manipulado el sistema de información contable y si el mismo ha

sido inspeccionado de manera integral; las reservas o salvedades sobre la

fidelidad de los estados financieros si las hubiere, las que deben ser

expresadas en forma clara, completa y detallada.

Sobre el Desempeño y la Gestión de los Administradores

Si los administradores han cumplido integralmente con las obligaciones que

les competen, en especial con aquellas de contenido patrimonial y, con las

recomendaciones de la Auditoría Integral

Si la gestión administrativa ha sido eficiente, eficaz y económica en los

términos del ramo o industria al cual pertenece el ente económico y, su

correspondiente evaluación.

Si el control interno ha sido implantado, operado y desarrollado por la

administración en forma eficiente, así mismo un concepto sobre si el mismo

es adecuado y un estudio sobre la efectividad.

Si las operaciones sociales aprobadas por los administradores y sus

actuaciones, se han desarrollado con respeto de las normas legales y

estatutarias, así como de las órdenes e instrucciones impartidas por los

órganos sociales, sus cuerpos delegatarios de funciones y las estructuras

de regulación aplicables al ente económico.

Si los informes de los administradores se ajustan al desarrollo de las

operaciones sociales concuerdan con los estados financieros y, reflejan el

resultado de la gestión.

Si tuvo limitaciones o restricciones por parte de la administración para la

obtención de sus informaciones o para el desempeño de sus funciones.

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Si el proyecto de distribución de las utilidades repartibles presentado por los

administradores es confiable e íntegro y, si tales utilidades son el resultado

de una gestión eficiente.

Si la situación patrimonial del ente permite la continuidad de la compañía

como empresa en marcha.

Si los procesos decisionales corresponden al tipo de ente económico y si

estos son adecuados conforme las afirmaciones explícitas e implícitas

contenidas en los estados financieros, las observaciones, reservas o

salvedades si las hubiere, las que deben ser expresadas en forma clara,

completa y detallada.

Sobre el control organizacional

Si el control interno existe y si este es adecuado en los términos y

características de la organización del ente económico objeto de Auditoría

Integral. Así mismo, un análisis sobre su efectividad y sobre sus fortalezas y

deficiencias.

Sobre los procesos operacionales.

Si cada operación, actividad y proceso que se realiza al interior del ente

económico, tiene establecido un procedimiento secuencial acorde con los

objetivos trazados.

Sobre el cumplimiento de la regulación y legislación por parte del ente, con énfasis

en los aspectos relacionados con el Estado, con la comunidad y con los

trabajadores.

Sobre el entorno que rodea al ente económico, sus amenazas y riesgos. En

especial si el ente económico se encuentra estructurado para afrontar la

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competencia, aprovechar las oportunidades de negocios, neutralizar los riesgos y

adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.

Sobre los demás hallazgos obtenidos que deban revelarse, así como la forma en

que se llevaron a cabo las funciones desarrolladas por la Auditoría Integral.

Igualmente la Auditoría Integral producirá informes parciales o intermedios, los

cuales deben tratar los temas de mayor importancia a juicio del auditor, así como

su opinión en relación con los estados financieros de cortes intermedios.

Informes eventuales oportunos, sobre los errores, irregularidades o actos

desviados o improcedentes que no obstante haber sido puestos en conocimiento

de los administradores no hubiese sido corregido en un tiempo prudencial. Así

mismo, informes sobre la inobservancia de sus recomendaciones por parte de la

administración.

5. Normas para la Ejecución de la Auditoria

Las normas para la ejecución de la auditoria son la planeación y la supervisión, las

cuales consisten en:

La Planeación

Para que la auditoria sea desarrollada en forma efectiva, esta debe ser

debidamente planeada. Planear significa desarrollar una estrategia general y un

enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la

auditoria.

El grado de planeación varía según el tamaño de la empresa, la complejidad de la

auditoria que se pretende desarrollar, el conocimiento del cliente y la experiencia

del auditor.

Al realizar la planeación, el auditor elabora lo que se llama plan global de

auditoría, él cual incluye:

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Conocimiento de la actividad del cliente.

Comprensión de los sistemas de contabilidad y control interno.

Evaluación del riesgo e importancia relativa.

Determinación de la naturaleza, tiempos y alcance de los procedimientos

que se realizaran.

Determinación del nivel de coordinación, dirección, supervisión y revisión.

Luego el auditor debe desarrollar y documentar un programa de auditoría que

exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría

planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría global.

Tanto el plan global de auditoría, como el programa de auditoría deben ser

revisados y ajustados, según sea necesario durante todo el tiempo que dure el

trabajo de auditoría.

Supervisión

El grado de supervisión depende del tipo de trabajo que se va a realizar, pero

siempre se debe de garantizar la calidad y exactitud de éste. También se debe

tener en cuenta la mayor o menor preparación técnica del personal que va a

participar en la auditoria.

Entre los objetivos generales de la supervisión están:

Proporcionar instrucciones a los ayudantes.

Mantenerse informado de los problemas.

Vigilar que los trabajos se realicen de acuerdo a las normas profesionales.

Asegurarse de que el personal de la auditoria ha comprendido bien su

misión.

Asegurarse que los papeles de trabajo están siendo confeccionados en la

forma correcta.

Revisar el trabajo efectuado.

Cambiar el programa de trabajo de acuerdo con las circunstancias y los

resultados obtenidos.

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Resolver diferencias de opinión entre el personal que realiza el trabajo de

auditoría.

6. Evaluación del Control Interno

El control interno es un proceso efectuado por la junta directiva de una empresa,

gerencia y otro personal, diseñado para proveer razonable seguridad del logro de

objetivos en cuanto a la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad

de la información financiera y el acatamiento de las leyes y regulaciones

aplicables.

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados. Estos se

derivan de formas de dirección y manejo de negocios que se integran con los

procesos de administración. Los componentes son: ambiente de control,

evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y

supervisión.

La norma sobre control interno establece que: “es necesario comprender, evaluar

y obtener evidencia sobre la efectividad de cualquier control en el cual deseamos

confiar para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los otros

procedimientos de auditoría, tomando en cuenta los aspectos relacionados en el

ambiente de control”.

La confianza en los controles, incluyendo la confianza en las funciones de

procesamiento computarizadas, representa una fuente potencial de satisfacción

para el objetivo de la auditoria integral.

Antes de confiar en los controles, se requiere evidencia de su existencia,

efectividad y continuidad de operación. Durante la planificación se obtiene algunas

evidencias, pero en la mayoría de los casos se requiere información adicional de

otros procedimientos de auditoría.

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La mayor parte de los elementos específicos o características peculiares de la

empresa, cuyas operaciones o actividades se van a examinar, quedan

involucrados dentro del sistema de control interno, incluyendo:

1. La organización de la empresa o sea el sistema de dirección, la división y

coordinación de labores y la consecutiva asignación de responsabilidades.

2. Los procedimientos o prácticas establecidas incluyendo su planeación y

sistematización; los registros y pruebas; la información que permite proteger

la integridad de los activos y mantener control adecuado sobre los pasivos,

los gastos y los productos.

3. El personal de la empresa, incluyendo los elementos de entrenamiento y

eficiencia, moralidad y retribuciones.

4. La supervisión que abarca desde la más elemental verificación interna,

hasta la asignación de funciones específicas de la auditoria a algunos

funcionarios o a un departamento especializado.

El sistema de control interno de la empresa ha de ser estudiado y evaluado para

poder efectuar un correcto trabajo en el manejo de la auditoria. Al finalizar la

evaluación del control interno, el auditor, con base en los resultados de esta

evaluación, debe establecer las áreas débiles o críticas, que son las que

presentan debilidades de control interno y selecciona dentro de éstas las de mayor

importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias con el fin de orientar

hacia ellos los esfuerzos de la auditoria integral

Esta evaluación podrá ser manejada con una matriz; los sistemas o áreas con más

marcas, serán los sistemas o áreas débiles o críticas de la entidad auditada, entre

las cuales se seleccionará las más importantes de acuerdo con los criterios

derivados de los resultados y dentro de ellas, escogerá las más propicias para el

examen detallado.

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7. Procedimientos y Técnicas de la Auditoria Integral

Al momento de planear la auditoria integral es necesario tener en cuenta que

técnicas será necesario utilizar para la obtención de las evidencias y determinar el

momento y los recursos humanos y técnicos que se requerirán; por ejemplo si es

necesario fotografiar, grabar, computar o filmar se deberá contar con los equipos

técnicos y personal con manejo de los mismos.

Sí se determina que se utilizaran Métodos Grant para evaluar, se deberá a su vez

contar con personal capacitado para ello. Las demás técnicas sólo requerirán de

su planeación y preparación, ya que cualquiera de las personas que hacen parte

del equipo de trabajo de la auditoria operacional podrán realizarlas; como son: la

confirmación, la conclusión, la evaluación, el análisis, la comparación, la

comprobación, la indagación, las observaciones, las inspecciones, el rastreo, el

muestreo, etc.

Entre algunas de las técnicas más utilizadas, están:

a) Análisis y revisión: Consiste en un análisis cuidadoso y una revisión

crítica de los datos presentados, con el fin de poder juzgar si son

razonables y ofrecen la suficiente confianza. Esta técnica se debe de

aplicar no solo a los datos entregados por el cliente, sino también a toda la

información que se vaya recolectando en el transcurso de la auditoria. Un

ejemplo sería efectuar la comparación de los saldos del balance general,

con los del balance del ejercicio anterior, buscando aquellas cifras que

estén fuera de lo normal y que deban ser investigadas. También la

comparación de porcentaje de utilidad del presente ejercicio con el de

ejercicios anteriores.

b) Observación: El auditor en todo tiempo debe ser observador y como

técnica en particular, consiste en presenciar la manera como los empleados

de la compañía llevan a cabo los procedimientos establecidos por ésta. Por

ejemplo, el presenciar el recuento de inventarios, el manejo de efectivo o el

funcionamiento de cualquier otro proceso de su sistema de control interno.

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c) La inspección: Consiste en la inspección del activo tangible y de los

documentos y otras pruebas fehacientes que respalden las operaciones

registradas en la contabilidad. Por ejemplo: el arqueo del efectivo en caja, el

examen de facturas, cheques y cualquier otro documento que soporten los

asientos contables, etc.

d) La confirmación: Consiste en obtener confirmación de partidas que

aparecen en los libros mediante la información recibida directamente de la

compañía o de terceros que se encuentren en condiciones de verificarla.

Por ejemplo: La certificación de los saldos de las cuentas bancarias a la

fecha de cierre, las circularizaciones de cartera y de proveedores, etc.

e) La indagación: Consiste en la obtención de información a través de

entrevistas y conversaciones con funcionarios y empleados de la empresa

sobre aspectos que no están claramente indicados en los registros, como

por ejemplo: la política de la compañía, el porqué de la existencia de

pasivos contingentes, etc.

f) El cálculo: Consiste en la realización de pruebas a través de cálculos

aritméticos que permiten verificar los registros contables, como por ejemplo:

la depreciación, los intereses acumulados, el pasivo por impuestos, etc.

g) Las pruebas de recorrido: son los procedimientos utilizados para conocer

y evaluar el ciclo completo de una transacción, desde el inicio de la

operación hasta su finalización. Este procedimiento es muy útil en la etapa

de la planeación, para el conocimiento de sistemas y levantamiento de

información; en la etapa de ejecución para evaluar el control interno y,

también puede ser utilizado como prueba de cumplimiento o de doble

propósito. Por ejemplo: Para conocer y evaluar el proceso de compras, es

necesario examinar los documentos como órdenes de compra, la factura y

remisión del proveedor, el informe de recepción de materiales, la forma de

causación de la cuenta por pagar al proveedor, el registro en la cuenta de

inventarios y el almacenaje de las mercancías compras y el archivo de

todos los documentos involucrados en el proceso.

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h) Diseñar pruebas de auditoría rotativas para los diferentes meses que

componen el período o para años posteriores. Esto permite distribuir las

pruebas de auditoría aplicadas en forma que no se repitan procedimiento

en forma ineficiente, aunque hay que tener en cuenta que existen pruebas

que no son susceptibles de ser rotadas en razón de su importancia y la

evidencia que aportan. Un ejemplo sería la ejecución de arqueos o tomas

de inventarios en fechas imprevistas por el personal encargado.

8. Entorno Económico

Para entender el negocio del cliente se tiene que conocer cómo afecta a la

empresa los factores externos, que representan situaciones fuera de su control

y que pueden afectar sus operaciones internas, entre ellas están:

1. Factores externos económicos: Situación económica en la que se

desenvuelve el negocio del cliente.

2. Competencia: Grado de liderazgo o falta de él, en el mercado con que

actúa el cliente.

3. Normativa fiscal y contable a la que se ve sometida la empresa, y otras

prácticas de regulación por parte de los órganos de control del estado.

El riesgo es la posibilidad de que existan errores importantes que comprometan en

alto grado, en un momento dado, la información financiera de una empresa o los

principios de operación de ella.

Estos riesgos pueden ser generados por factores internos o externos y pueden

afectar los objetivos establecidos o los implícitos. Por ello, es importante identificar

en forma comprensiva los riesgos a que está expuesta una organización, a través

de un proceso interactivo e integrado con la planeación. Es necesario evaluar

todos los procesos que se interrelacionan en las actividades cotidianas que

desarrolla una empresa y su entorno externo, como proveedores, inversionistas,

21 | P á g i n a


empleados, clientes, competidores, intermediarios, acreedores, etc. Y definir

claramente a que riesgos se enfrenta.

Se deben implementar mecanismos que permitan identificar y medir los riesgos a

que se ven expuestas las organizaciones en el desarrollo de su actividad, pues

sólo con unos procedimientos claros de medición de riesgos se podrá tener una

adecuada administración de los mismos. En consecuencia, en toda entidad, es

indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de la organización

como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la cual sean

identificados y analizados los factores que amenazan su propio cumplimiento.

Con el propósito de cumplir ese objetivo, los riesgos deben ser tipificados y para

tal efecto, deben elaborarse manuales donde se fijen límites claros y precisos,

establecerse procedimientos y así procurar que se lleve a cabo una eficiente

detección de riesgos.

Igualmente, dado que las condiciones económicas, financieras, regulatorias,

sociales y operativas son cambiantes, es importante que las organizaciones

implementen mecanismos que además sirvan para identificar y tratar con los

riesgos especiales asociados con el cambio. En tal sentido, también se deben

establecer parámetros para medir esos riegos especiales y prevenir su posible

ocurrencia a través de mecanismos de control e información. Cabe recordar que

un riesgo no tipificado ni medido es un problema de control interno.

Las categorías de objetivos son los siguientes:

De cumplimiento: se refiere al cumplimiento de la ley en general, así como

a los estatutos y reglamentos expedidos por la administración.

De operación: se refiere a la efectividad de las operaciones de la entidad.

De información financiera y contable: se encuentra relacionado con el

hecho de que la información que se obtenga, así como la difundida sea útil

y confiable.

22 | P á g i n a


Los ambientes económicos y de legislación mantienen una dinámica constante al

cambio. Así, el control interno bajo unas condiciones no necesariamente tiene que

ser efectivo en otras. Por esto, es importante que las entidades para la valoración

de riesgos implementen un proceso para identificar las condiciones cambiantes y

tomar los correctivos y decisiones a que haya lugar con el fin de que la entidad

pueda alcanzar los objetivos trazados.

Para el efecto, las entidades deben implantar sistemas ágiles de información que

capturen e identifiquen de manera clara las condiciones cambiantes que afecten

los objetivos de la entidad, así como el análisis de las oportunidades asociadas a

los riesgos.

No obstante lo anterior, existen unas circunstancias internas y externas que

demandan una atención extraordinaria por parte de la administración. Tales

condiciones son:

Factores Externos

Los avances tecnológicos.

Las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes.

La competencia.

La legislación y regulaciones nuevas.

Las catástrofes naturales.

Factores Internos

Una ruptura en el procesamiento de los sistemas de información.

La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y

motivación.

Un cambio en la administración.

La naturaleza de las actividades de la entidad, y el acceso que los

empleados tengan al manejo de los activos.

Deficiencias en la efectividad de la auditoria.

23 | P á g i n a


Por lo tanto, las entidades deben implementar mecanismos que permitan a

identificar los cambios que se deban realizar o que ocurrirán. Para el efecto dichos

mecanismos deberán tener una mirada progresista que le permita a la

administración anticipar y planear los cambios significativos, a los riesgos nuevos

y a sus efectos.

9. El Proceso de la Auditoría Integral

En general, la metodología utilizada en el desarrollo de una auditoria está definida

por las normas, técnicas y procedimientos que se realizan a través de programas

de auditoría. Para el caso de la auditoria integral, la metodología no varía en los

aspectos fundamentales, pero si es necesario añadir elementos específicos que

permitan el exitoso desarrollo de ella. Uno de los aspectos más importantes es

que además de utilizar las normas de auditoría generalmente aceptadas, debe

también hacer uso de las técnicas de la administración de las operaciones, como

los diferentes indicadores de gestión.

El proceso de la auditoria integral requiere de una planeación estratégica del

trabajo que permita una labor integral, oportuna y permanente de las operaciones

del ente auditado.

Como hablamos al principio esta auditoría abarca todo las formas de auditar entre

la cuales podemos menciona de unas maneras más específicas la siguiente:

9.1 Auditoria Financiera

La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados

financieros por parte de un auditor distinto del que preparó la información contable

y del usuario, con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los

resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee.

El informe o dictamen que presenta el auditor otorga fe pública a la confiabilidad

24 | P á g i n a


de los estados financieros, y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que

los preparó.

En la auditoria de estados financieros, el auditor solo analiza aquellas políticas y

procedimientos dentro de los sistemas de contabilidad y de control interno que son

relevantes para las afirmaciones de los estados financieros. La comprensión de

los aspectos relevantes de los sistemas de contabilidad y de control interno, junto

con las evaluaciones del riego inherente y de control y otras consideraciones,

hacen posible que el auditor pueda:

a) Identificar los tipos de potenciales manifestaciones erróneas de importancia

relativa que pudieran ocurrir en los estados financieros.

b) Considerar factores que afectan el riego de manifestaciones erróneas

sustancias.

c) Diseñas procedimientos de auditora apropiados.

En el proceso de una auditoría financiera se deben ejecutar actividades previas

sobre las expectativas de la auditoria, se debe de realizar una planeación

preliminar y una evaluación del riesgo.

Luego se debe desarrollar y ejecutar el plan de auditoría, para lo cual es necesario

probar los controles existentes, realizar procedimientos analíticos sustantivos,

realizar y evaluar las pruebas de detalle, efectuar la revisión de los estados

financieros y revisar el sistema de procesamiento electrónico de datos. Por último

y con las evidencias y hallazgos obtenidos se deberá emitir el respectivo informe o

dictamen.

9.2 Indicadores Financieros

El análisis de datos contable implica realizar comparaciones, ya que las

afirmaciones absolutas por si solas no son útiles si no pueden ser comparadas con

otras o con un estándar. En términos generales, el proceso de análisis requiere de

25 | P á g i n a


la comparación entre lo que en realidad ocurrió y un estándar. El estándar es una

medida de lo que debería haber ocurrido bajo las condiciones que prevalecieron.

También es necesario tener en cuenta el objetivo principal de una empresa, el cual

es lograr sobre los fondos invertidos en ella una rentabilidad satisfactoria y

compatible con el mantenimiento de una sólida posición financiera.

La medida del rendimiento sobre la inversión se utiliza en dos sentidos:

El rendimiento sobre la inversión realizada por los accionista;

El rendimiento sobre la inversión total de la empresa.

Además de tener un rendimiento satisfactorio sobre la inversión, el inversor

también necesita saber que su capital está protegido contra riesgos anormales. El

grado de riesgo de una situación dada puede ser medido, en parte, por el monto

relativo de los distintos tipos de pasivos y de los fondos de que se dispone para su

pago, lo cual se puede hacer a través de índices.

Un índice es, simplemente, un número expresado en términos de otro. Se extrae

dividiendo un número, denominado base, por el otro.

Con un juego de estados contables se pueden calcular decenas de índices, pero

en general sólo algunos son útiles para una determinada situación. Por ello, el

mejor procedimiento analítico es no calcularlos mecánicamente, sino decidir

primero que índices pueden ser relevantes para el tipo particular de investigación

que se está realizando.

Los índices financieros pueden ser agrupados en cuatro categorías, así:

1. Índices de rentabilidad: El porcentaje de utilidad bruta indica el margen

promedio que se obtuvo sobre la venta de los productos. Es una medida de

la rentabilidad total de la empresa, pero hay que tener en cuenta que el

ingreso neto en sí mismo no tiene en cuenta los activos utilizados para

producir este ingreso.

26 | P á g i n a


2. índices de liquidez: Liquidez es la capacidad de la empresa para responder

a sus obligaciones corrientes. O sea, que los índices de liquidez se refieren

al monto y a las relaciones entre el pasivo corriente y el activo corriente

que, presumiblemente, proveerán los fondos con que se abonarán las

deudas.

3. índices de solvencia: Así como la liquidez se refiere a las obligaciones

corrientes, la solvencia se refiere a la capacidad de la empresa para cubrir

los costos de intereses y el pago de sus obligaciones a largo plazo.

También son llamados índices de endeudamiento y los más importantes

son aquellos que muestran la relación entre el capital ajeno y el capital

propio.

4. índices de actividad: Estos índices se refieren a la relación existente entre

la capacidad de producción y la venta o la capacidad de hacer efectivas en

dinero las ventas a crédito.

A través de la utilización de los indicadores financieros es posible obtener informes

bastante exactos acerca de la situación real de una empresa. No obstante, es

difícil encontrar un estándar adecuado con el cual medir su situación.

El valor principal de un análisis de la información de los estados financieros es que

sugiere preguntas que deben ser contestadas. Una diferencia desfavorable entre

los resultados reales y los pronosticados, si es importante, indica que

probablemente algo anda mal, y esto da motivos para una investigación.

9.3 Auditoria de Cumplimiento

La auditoria de cumplimiento es la comprobación o examen de las operaciones

financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para

establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias,

estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditoría se practica

mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y

contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y

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las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son

aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son

adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.

Es responsabilidad de la administración asegurar que las operaciones de la

entidad se conduzcan de acuerdo con las leyes y reglamentos.

El auditor debe diseñar la auditoria de cumplimiento para proporcionar una

seguridad razonable de que la entidad cumple con las leyes, regulaciones y otros

requerimientos importantes para el logro de los objetivos.

Una auditoria de cumplimiento está sujeta al inevitable riesgo de que algunas

violaciones o incumplimiento de importancia relativa a leyes y reglamento no sean

encontradas aún cuando la auditoria esté apropiadamente planeada y desarrollada

de acuerdo con las normas técnica.

De acuerdo con requerimiento legales y estatutarias específicos o con el alcance

del trabajo se requiere que el auditor responda como parte de la auditoria integral

si la entidad cumple con las principales leyes o regulaciones a que debe

someterse.

Para planear la auditoria de cumplimiento, el auditor deberá obtener una

comprensión general del marco legal y regulador aplicable a la entidad y la

industria y cómo la entidad está cumpliendo con dicho marco de referencia.

Para obtener esta comprensión general, el auditor debe reconocer particularmente

que algunas leyes y reglamentos tienen efectos fundamentales sobre las

operaciones de la entidad. O sea, que el incumplimiento con algunas leyes y

reglamentos puede causar que la entidad cese en sus operaciones, o quede en

duda su continuidad como negocio en marcha, o quede sujeta a sanciones

legales.

Por lo tanto, el auditor deberá:

Usar el conocimiento existente de la industria y negocio de la entidad.

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Identificar las leyes y relaciones que le son propias

Averiguar con la administración respecto de las políticas y procedimientos

de la entidad referentes al cumplimiento con leyes y reglamentos.

Averiguar con la administración sobre las leyes o reglamentos que puede

esperarse tengan un efecto fundamental sobre las operaciones de la

entidad.

Discutir con la administración las políticas o procedimientos adoptados para

identifica, evaluar y contabilizar las demandas de litigios existentes o

posibles.

Después de obtener la comprensión general, el auditor debe desarrollar

procedimientos para ayudar a identificar casos de incumplimiento con aquellas

leyes y reglamentos aplicables a la entidad.

El auditor debe obtener evidencia suficiente y apropiada en la auditoría sobre el

cumplimiento. Cuando el auditor se da cuenta de información concerniente a un

posible caso de incumplimiento, debe obtener comprensión de la naturaleza del

acto y las circunstancias en las que ha ocurrido, y otra información suficiente para

evaluar el posible efecto sobre la entidad.

El auditor, según lo considere pertinente, debe de informar de los casos de

incumplimiento evidenciados a la administración, a los usuarios del dictamen del

auditor o a las autoridades reguladoras o de control.

9.4. Elementos y Componentes de un Sistema de Control

Organigrama: Representa el tipo de organización existente para la empresa o

área objeto de examen, logrando estructurar los niveles jerárquicos

Sistema de Información: Si debe dar garantía para que ésta sea correcta y

oportuna.

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Valores Humanos Apropiados: Garantizar que cada cargo sea ocupado por la

persona apropiada.

Estándares de Actuación: Logrando metas de eficiencia, ordenamiento en las

actividades y conductas a seguir frente a un hecho específico.

Medios Físicos Apropiados: Estructura en torno a cada actividad la existencia de

elementos que aseguren el cabal o adecuado cumplimiento de las

responsabilidades definidas para cada cargo.

Ambiente de Control: establece el entorno de una organización, para influenciar

la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los demás

componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los

factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la

competencia de la gente de la entidad; la filosofía de los administradores y el estilo

de la operación; la manera como la administración asigna autoridad y

responsabilidad y cómo organiza y desarrolla a su gente, la atención y dirección

que le preste el consejo de directores a este ambiente tiene una influencia

profunda

Es la manera como se estructuran las actividades del negocio, como se

establecen los objetivos y como se valoran los riesgos. El ambiente de control está

influenciado por la historia y por la cultura de la entidad

Valoración de riesgos: Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados

de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa

para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos enlazados en

niveles diferentes y consistentes internamente. La valoración de los riesgos es la

identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los

objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse

Dado que las condiciones económicas, industriales, reguladoras y de operación

cambian continuamente, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los

30 | P á g i n a


riesgos especiales asociados con el cambio. Los riesgos afectan la habilidad de la

entidad para sobrevivir y mantener su fortaleza financiera, su imagen pública

positiva y mantener la calidad total de sus productos, servicios y gente.

Actividades de Control: Son las políticas y los procedimientos que ayudan a

asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales

actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias

para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las

actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de la organización, en todos

los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas

como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión del

desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de

responsabilidades. Las actividades de control se pueden dividir en tres categorías,

basadas en la naturaleza de los objetivos de la entidad con los cuales se

relacionan: Operaciones, información financiera y cumplimiento.

Información y Comunicación: Debe identificarse, capturarse y comunicarse

información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir

sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que

contienen información operacional financiera y relacionada con el cumplimiento, la

cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con

los datos generados internamente, sino también con la información sobre sucesos,

actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones y la

información externa de negocios. También debe darse una comunicación efectiva

en un sentido amplio, que fluya hacia abajo a lo largo y hacia arriba de la

organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta

administración respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse

seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno,

lo mismo que como sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los

demás. Ellos deben también necesitan comunicación efectiva con las partes

externas tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas. Cada

empresa debe capturar información pertinente, financiera y no financiera

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relacionada con actividades y eventos tanto externos como internos. La

información debe ser identificada por la administración como relevante para el

manejo del negocio.

Monitoreo: Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un

proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Ellos son

relacionados mediante acciones de monitoreo ongoing que ocurre en el curso de

las operaciones. Incluye las actividades regulares de administración y supervisión,

así como otras acciones personales tomadas en el desempeño de sus

obligaciones.

9.5. Clases de Controles

1. Preventivo: Se dirige a la administración y reducción de los riesgos

inherentes a la actividad.

2. Ejecutivo: Garantizar que en la ejecución de las actividades se cumpla con

lo planeado en forma oportuna y eficiente.

3. Verificativo: Es comprobar el cumplimiento, veracidad, eficiencia y

efectividad del sistema de control.

4. Evaluativo: Se dirige a analizar la gestión realizada, para incorporar las

mejoras y correctivos más apropiadas. Además, están los diferentes tipos

de control aplicados en la gestión financiera, que son:

Controles de límite: Es un control de la totalidad, que consiste en hacer

una lista provisional de las transacciones para, después, irlas eliminando de

la lista o sacarlas del archivo a medida que se lleva a cabo su

procesamiento.

Controles de validez: Estos controles sirven para asegurarse de que la

información contable que está siendo procesada se relaciona con

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transacciones válidas. La validez consiste en confirmar que una transacción

cumpla con los requerimientos previamente establecidos de un sistema.

Controles de autorización: Estos controles consisten en verificar que la

persona o las personas facultadas si autoricen o aprueben una transacción

propuesta.

Controles de procesamiento: Estos controles exigen que se asegure que

las transacciones son registradas con exactitud y que los datos son

procesados correctamente. Dentro de estos controles se pueden utilizar

algunas formas, como: la doble verificación, la revisión de transacciones,

los totales de control y la conciliación.

Controles de protección: Su objetivo es salvaguardar los activos de la

entidad contra robo o malversación, para lo cual es necesario implementar

controles que limiten el acceso a los activos solamente a las personas

debidamente autorizadas.

Controles preventivos y de detección: Estos controles permiten

determinar si los controles en la operación aseguran tanto la reducción a un

mínimo de los errores en los registros contables, como su detección y

corrección, así como que los errores no permanezcan sin detectarse

durante un lapso importante de tiempo.

9.6. Metodología de la Auditoria Operacional

La metodología se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización,

investigación y análisis, el diagnóstico tiene un carácter genérico y deberá

adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la

revisión.

Familiarización

El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro

del contexto de la Empresa que está auditando a través de estudio de:

33 | P á g i n a


Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en

que se desenvuelve la Empresa y que inciden en la administración de la

operación que se revisa.

La infraestructura específica establecida para hacer frente a la

administración de la operación (planeación, organización, dirección y

control), y

Los antecedentes respecto de deficiencias detectados a través de cartas,

de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores

internos, externos o consultores.

Existen algunos lineamientos que le permiten al auditor sistematizar sus esfuerzos

para familiarizarse con la Empresa en general y con la operación que se revisará

en lo particular:

Estudio Ambiental: En esta primera fase puede llegarse a obtener información

orientadora de gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El

grado de profundidad en esta investigación inicial será definido por el criterio del

auditor.

Los principales aspectos a investigar serán los siguientes:

La importancia que para la Empresa representa la operación que se audita,

medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se

mejorara su eficiencia;

Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc.

Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se

revisa;

Reglamentación estatal, y municipal que rigen las prácticas de manejo de la

operación;

Información de la forma como la competencia resuelve los problemas de

una operación similar.

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Estudio de la Gestión Administrativa: Respecto a la gestión administrativa de la

empresa (planeación, organización, dirección y control), el auditor deberá estudiar

su instrumentación práctica a fin de conocer, en términos generales sus

características y posibles deficiencias, la evaluación de esta instrumentación se

hará en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de familiarización

al auditor únicamente le interesa conocer las características esenciales de la

misma.

Visita a las Instalaciones: Tiene por objeto observar directamente cómo se

efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas. Durante el proceso

de familiarización es lógico que el auditor entre en contacto con los diversos

funcionarios y empleados que manejan directamente la operación y que, mediante

entrevistas informales conozca de ellos tanto características específicas como

problemas de la operación misma.

Una vez realizado el proceso de familiarización, el auditor operacional estará en

posibilidad de: dando orden a sus ideas y como fundamento en los hechos que

haya observado, estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado

para entrar a la siguiente fase de la metodología, de una manera ordenada,

estando así en posibilidad de delegar parte de las investigaciones y de supervisar

su realización. El uso de programas estándar se considera aceptable en la medida

en que se haga la adecuación pertinente al caso específico que se investiga.

Investigación y Análisis

El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y

examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la

operación en cuestión. En esta fase, es en la que se realizan pruebas de detalle

de muy diversa índole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del

auditor o por medio de muestreo estadístico. La utilización de estadísticas resulta

particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que aquéllas

sean verificadas antes de ser utilizadas.

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En el caso de que la empresa carezca de información respecto de la competencia

o de las estadísticas necesarias para evaluar la operación el auditor deberá

efectuar los estudios e investigaciones necesarios para obtener elementos de

juicio suficientes. El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para

lograr dicha información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades

tales como: entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de

documentación, observaciones directas, investigación en las Cámaras y

Asociaciones a los que pertenezca la empresa, actualización de estadísticas,

seguimiento y comparación de hallazgos, etc.,

Cualquiera que sea el caso, el auditor deberá cuidar que sus Investigaciones se

planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la

información más objetiva posible. Esta característica común a cualquier revisión

de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios

existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para

administrar. Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar

distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no

tener todos los elementos necesarios para formarse una opinión de conjunto a fin

de que el diagnóstico final sea lo más objetivo posible.

Diagnostico: Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se

integrarán los hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos,

reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor

debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos específicos, ensayar el

resumen de los de mayor relevancia.

Para que la Auditoria Operacional sea útil a la Empresa, el informe debe ser ágil y

orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificarse el

efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.

Por las características de la Auditoria Operacional, el informe debe tener la

naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos

derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las

36 | P á g i n a


consecuencias de los problemas detectados. Congruentemente con la afirmación

anterior debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se

presente una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros,

sobre el grado de eficiencia existente en la Empresa.

El informe o diagnóstico de Auditoria Operacional no tiene la finalidad de emitir un

dictamen, no es posible darle tal alcance. Por otra parte, también debe quedar

claro que el informe de la Auditoria operacional es distinto al producto terminado

de un proyecto de consultoría en administración pues en este último, el resultado

final implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de

las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y

posteriores visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas

presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.

9.7. Auditoria de Gestión

La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad con el

propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos

generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento

desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la

situación global de la misma y la actuación de la dirección.

El grado de eficiencia viene dado por la relación entre los bienes adquiridos o

producidos o los servicios prestados, por un lado y los recursos utilizados, por

otro. Una actuación eficiente es aquella que con unos recursos determinados

obtiene un resultado máximo, o que con unos recursos mínimos mantiene la

calidad y cantidad de un servicio determinado. El estudio de la eficiencia

comprende:

El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en

relación con su costo.

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La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida

previamente.

Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados.

La eficacia consiste en obtener los resultados esperados

independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos

resultados.

La eficacia de una entidad se mide por el grado de cumplimiento de los

objetivos previstos; o sea, comparando los resultados reales obtenidos con

los resultados presupuestados.

9.8. Los indicadores de Gestión

La definición de los indicadores de gestión, depende del tipo de estructura

organizacional que tenga cada tipo de organización. Si la organización tiene una

estructura funcional, los índices se agruparán por áreas funcionales, de mercadeo,

financiero, producción, administración, recursos humanos, tecnología, entre otras.

En cambio si la organización está estructurada en grupos de trabajo, los índices

de gestión corresponderán a cada uno de los que integran la estructura

organizacional.

Los indicadores de gestión pueden ser utilizados, para medir el desempeño a nivel

individual o corporativo, por las áreas e incluso por los funcionarios. En

comparación de los estándares de desempeño, son los parámetros que se utilizan

para determinar aquellos rangos en los cuales deben moverse las medidas

aportadas por los indicares de gestión, para ser catalogada como exitosa o no.

Características de los Indicadores de Gestión

El auditor debe medir el desempeño de una organización en términos de

resultados y estos resultados se expresan en índices de gestión, los cuales deben

cumplir, como mínimo, con estas características:

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Fidelidad: Miden lo que realmente sucedió.

Finalidad: Son útiles para la toma de decisiones.

Prácticos: Son fáciles de generar, de recolectar y de procesar.

Objetividad: Se pueden expresar en forma cuantitativa y en forma

cualitativa.

Sencillez: Son comprensibles para las diferentes partes que los consulten o

los utilicen.

Sensibilidad: Reflejan los cambios cuando estos se producen.

Tipos de Indicadores de Gestión

Entre los indicadores más representativos están:

Indicadores de eficiencia: estos permiten evaluar la forma como se administran

los recursos disponibles como son: tiempo, equipos, recursos financieros, de

mano de obra y físicos, información etc. El auditor debe de seleccionar los que

sean más apropiados para su revisión y a partir de estos poder medir las

desviaciones en su ejecución.

Indicadores de eficacia: estos miden el grado de cumplimiento de los objetivos o

de las metas de la organización, sin involucrar los recursos utilizados para tal fin.

Se expresan en forma cuantitativa, pero no miden la eficiencia en la utilización de

los recursos, sirven más como orientación a la auditoría de gestión, como avance

en las metas globales de la organización, y deben ser integrados con los de

eficiencia, para obtener la productividad de la organización, lo que consiste en ser

más eficaz. Entre algunos de ellos están:

Índice de crecimiento de ventas.

Índice de participación en el mercado.

Índice de desarrollo de nuevos productos.

Índice de deserción de clientes.

Número de puntos de ventas.

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Indicadores de productividad o de efectividad: estos brindan al auditor una

medida que integra el concepto de eficiencia con la efectividad y proporciona una

relación entre los resultados obtenidos y los factores de costos involucrados en las

operaciones de la organización.

Algunos de los indicadores de efectividad o de productividad son:

Productividad en ventas = Ventas totales / Costos totales

Productividad en capacitación = Rendimientos obtenidos en el cargo /

Inversión en capacitación.

Retorno de la inversión = Beneficios / Inversión.

Margen bruto de utilidad = Utilidad bruta / Ventas totales.

Indicadores de ejecución presupuestal: este es el que proporciona el

seguimiento que se le está haciendo al presupuesto, en sus desviaciones

favorables o desfavorables, normales o anormales que se están presentando en

cada uno de los períodos; así mismo el seguimiento a las aclaraciones y el

posterior ajuste al mismo.

Indicadores de impacto: cada uno de los auditores tiene un conjunto de

indicadores que poseen un impacto fundamental sobre el éxito de su trabajo, y

deben estar haciendo seguimiento permanente. Estos son pocos, pero permiten

medir los factores determinantes de la complejidad de una organización, muestran

la forma como se han diferenciado de sus competidores, por lo que muestran su

posicionamiento en el mercado, crecimiento y rentabilidad. Los indicadores de

impacto se pueden clasificar en dos categorías:

Los indicadores competitivos: muestran la posición con relación a la

competencia. Se obtienen mediante mediciones de la cultura o del clima

organizacional para con el cliente interno, en su entorno y deben ser

producto de la evaluación sistemática y permanente que se hace al cliente

externo sobre el servicio que recibe. Algunos son:

a) Índices de rentabilidad.

40 | P á g i n a


b) Índices de competencia

c) Indicadores de satisfacción del cliente interno o del cliente externo.

Índices causales: evalúan la incidencia de factores internos y externos, en

la generación de satisfacción o insatisfacción, que afectan la rentabilidad, el

servicio al cliente y, en general, a la competitividad de la organización.

Entre ellos tenemos:

a) Indicadores de reclamos.

b) Indicadores de desperdicios.

c) Indicadores de cartera vencida.

d) Indicadores de devoluciones.

e) Indicadores de visitas a clientes no efectivos o efectivos.

f) Indicadores de respuesta a competidores.

g) Indicadores de reclamos de clientes internos.

h) Indicadores de reclamos del mercado y respuestas a los mismos.

Indicadores de equidad: son aquellos que ayudan a evaluar la forma como la

organización retribuye a sus inversionistas, a sus colaboradores, a la sociedad y al

Estado. Con ellos se mide la justicia o la imparcialidad de sus retribuciones, que

constituyen los componentes fundamentales del balance social de la organización.

Entre algunos de ellos están:

A sus inversionistas: La rentabilidad de sus acciones o aportes, o su valor

intrínseco.

A sus colaboradores: Indicadores de empleados con vivienda. Indicadores

de capacitación. Índice para empleados con apoyo educativo para sus

familiares. Indicadores de beneficios extralegales. Indicadores de bienestar

laboral, etc.

A la comunidad: Índices de inversión en programas sociales, ambientales y

comunitarios.

Al Estado: Indicadores de cumplimiento con sus obligaciones tributarias.

41 | P á g i n a


Indicadores de actividad: las actividades de las organizaciones facilitan la

coordinación y aseguran el seguimiento de las decisiones de gerencia; se decide

qué factores se deben monitorear de acuerdo con la planeación estratégica y

operacional, lo cual varía en cada organización.

Estos indicadores permiten al auditor, evaluar el cumplimiento de la programación

de las actividades del área en la cual va a realizar su trabajo según el memorando

de planeación, lo cual implica el seguimiento a los cronogramas; así se facilita la

coordinación de las labores y se asegura la ejecución de las mismas, tanto en el

trabajo de auditoría, como en el área auditada. Son algunos de los indicadores de

actividad:

Investigaciones planeadas vs. realizadas.

Número de juntas directivas planeadas vs. realizadas.

Número de comités de gerencia o de las áreas estratégicas planeadas vs.

realizadas.

Número de secciones de control al plan estratégico planeadas vs.

realizadas.

Número de decisiones tomadas vs. ejecutadas.

Número de cursos de capacitación planeados vs. ejecutados.

Indicadores de control de gestión: Es necesario establecer controles para el

seguimiento de los indicadores de gestión, para lo cual cada organización debe

establecer su monitoreo con el fin de tomar las decisiones que sean necesarias,

para consolidad o corregir la acción de la gerencia, con la participación de los

funcionarios responsables del área correspondientes; esto se realiza con una

periodicidad fija, con disciplina y persistencia.

9.9. Auditoria Basada en Riesgos

La auditoria basada en riesgos identifica, cuantifica y prioriza los riesgos que

pudiesen tener mayor impacto en los resultados de la organización. En sí misma la

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evaluación y administración del riesgo es un producto de alto valor para la alta

gerencia y es la plataforma para la definición de un plan de auditoría que otorgue

valor a la empresa. Este plan comprende tres pasos que son:

a) Análisis estratégico: Durante esta fase se entienden e identifican los

elementos críticos del negocio y del ambiente. Esto se realiza a través de

un análisis integral del modelo de la empresa; el cual incluye: fuerzas

externas, tendencias de mercado, así como la interrelación lógica entre

clientes, alianzas, productos y/o servicios ofrecidos y los procesos de la

empresa.

b) Análisis de los procesos de la empresa: En el análisis de procesos se

analiza el que los planes y objetivos de la planeación estratégica se estén

desarrollando a través de actividades eficientes e interrelacionadas entre sí.

Por cada proceso seleccionado, se deben identificar los factores críticos de

éxito, así como los riesgos u obstáculos potenciales que puedan impedir el

logro de los objetivos. Para estos efectos, se debe analizar cómo se

alimenta cada proceso, la eficiencia y el control del mismo, así como su

conclusión y beneficio general para la organización.

c) Evaluación de riesgos: En esta fase, de debe determinar el riesgo residual

después de considerar los controles existentes que mitigan, transfieren o

reducen los riesgos de la organización. Para una mayor facilidad en el

análisis y toma de decisiones, el riesgo se debe de presentar bajo una

relación de impacto y ocurrencia para la empresa.

Entre los beneficios que genera, el realizar una auditoría basada en riesgos, y por

consiguiente administrar dicho riesgo, están:

Identificar los riesgos claves del negocio.

Facilitar la toma de decisiones.

El contar con un inventario completo de riesgos prior tizados, se cuenta con

una mayor factibilidad de evitar sorpresas.

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Se genera un efectivo uso de los recursos, ya que permite identificar los

recursos y el nivel de especialidad con el que se debe de contar para

asegurar que los objetivos establecidos sean logrados bajo una estructura

óptima.

Mejora los resultados a través de una mayor eficiencia y efectividad

operacional.

Entrega un enfoque de riesgos y oportunidades a través de medidas

cuantitativas que le permiten al cliente mejorar sus operaciones.

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CASO PRÁCTICO

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