KUMPULAN

Standard Operating ProceduresKantor Urusan Internasional

October 2011International Office Gedung Rektorat UR Lt.4 Kampus Bina Widya Panam, Jl. Prof. Dr. Mukhtar Lutfi Simpang Baru, Panam Pekanbaru, Riau. Indonesia 28293 Tel: +62 761 62366 Fax: +62 761 63279 Email: intoffice[at]unri[dot]ac[dot]id

1

-SOPContents : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. SOP Mendaftar ke Universitas Riau Bagi Mahasiswa Asing .............2 SOP Ijin Tinggal di Indonesia ................................................3 SOP Untuk Mendapatkan Visa ...............................................4 SOP Keberadaan Mahasiswa Asing ..........................................6 SOP Bagi Mahasiswa UR yang Ingin Belajar di Luar Negeri .............7 SOP Mahasiswa Mengikuti Student Exchange .............................9 SOP Mahasiswa Mengikuti Double Degree .................................11 SOP Mendaftar Beasiswa Dikti ...............................................12 SOP Dosen UR Studi Lanjut/Mengikuti Program ke Luar Negeri ......14 SOP Dosen Kembali dari Studi Lanjut/Mengikuti Program di Luar Negeri ..................................................................15 11. 12. SOP Ijin Mengajar Tenaga Ahli Asing dan Tenaga Sukarela Asing.....15 SOP Kerjasama Antara Universitas Riau dengan Universitas Luar Negeri .............................................16 13. 14. SOP Pembuatan Paspor Dinas ...............................................17 SOP Ijin Tugas Belajar/Sekkab ..............................................18

2

I.

SOP Mendaftar ke Universitas Riau Bagi Mahasiswa AsingProcedures to Study at University of Riau : General entry requirements: 1) meet all academic standard required by universities in Indonesia; 2) receive a full offer of admission from Indonesian Higher Education Office; 3) submit a statement of substantial funding verification toward Bachelor's, Master's or Doctoral degree studies; 4) submit documents verifying standard health conditions, signed by a recognized doctor or home country hospital; 5) submit a statement of complying with Indonesian university regulations. Specific entry requirements: All international students intended to study in Indonesian universities undertaking academic programs, professional course work, language and culture classes or practical training programs should provide the following documents: 1) a full offer of admission from university. 2) a letter of recommendation from the Indonesian Embassy Officials/Consulate General. 3) a curriculum vitae (resume/personal data). 4) a certified copy of secondary level certificate/diploma and academic transcripts. 5) guarantee statement, indicating financial ability to undertake education within Indonesia, in the form of a bank statement. 6) a copy of current passport. The passport must be valid and current for the period of study in Indonesia. 7) Personal statement of complying with visa conditions for not working during study periods in Indonesia, and complying with Indonesian law and regulations. 8) a letter of sponsorship from institutions/ agencies or family in Indonesia supporting the student's intention of studying in Indonesia. 9) a (red-background) passport photo of 4 cm X 6 cm. 10) a medical report issued by authorized home country institutions or hospitals. Students undertaking practical training programs should also submit a letter of recommendation from Indonesian universities or institutes where they study.

Extended study permit: Should a student need to extend his/her period of study in Indonesia, the university should request an extended study permit to the Directorate General of Indonesian Higher Education. Supporting documents for obtaining the extended study permit are as follows: 1) a student's academic progress report 2) a letter of Self Residing Report (SKLD) from the local Police Station. 3) a copy of current passport. 4) a copy of Limited Stay Permit in Indonesia (KITAS) 5) a curriculum vitae or resume. 6) a statement of substantial funding verification toward students' studies.3

Should an applicant receive an offer of admission, the university becomes the facilitator or sponsor of the applicant during the study periods in Indonesia. Then we will request the applicants study permit to the Ministry of National Education of Indonesia. After the study permit has been issued, UR will assist you to get a limited stay visa (VITAS) for 12 months; issued through the nearest Indonesian Embassy/Consulate in your country. It will take at least three/four months to arrange the study permit and visa. We strongly suggest you only leave for Indonesia only with this kind of visa (VITAS). Do not ever try to use another visa such as Cultural Social Visiting Visa (VKSB) or you will have to go to Immigration office every month for extension and have to leave Indonesia after 6 months to get a new visa. The 1st semester begins from September and the 2nd semester from February.

II.

SOP Ijin Tinggal di IndonesiaHow to Stay Legally : Welcome to University of Riau, Please follow the following procedures for your pleasant and legal stay during your study at University of Riau. Those who come to Indonesia using VITAS (6/12/24 months visa) should be aware and carefully check your arrival stamp in your passport and white landing card (departure card). The stamp from Immigration Officer at your first arrival of Indonesian Airport must have the following words written: Permitted to enter and due to report at Immigration Office in Pekanbaru within 7 (seven) days from date hereof.. When you arrive in Indonesia you should within 2 weeks of your arrival : 1. Register at OIA, submit 2 photos (1 of 23 cm and 1 of 46) 2. Ask a sponsor letter from UR to be brought to the local immigration office to get KITAS. The required documents for KITAS note 1 3. Pay the tuition fee at BNI Bank. Account information can be found in note 2 4. Reimburse the fee of study permit (Ministry of National Education) and Visa Authorization (Directorate General of Immigration) at BNI Bank 5. Go to the program/faculty and bring along the copy of Registration form and tuition fee payment 6. As soon as you finish reporting yourself in local immigration office (usually after two weeks you will get KITAS) then you should go to the police for STM & SKLD. In order to get an SKLD from the police,The required documents can be found in note 3 7. The last step will be the report at regional office for you as a temporary resident of Pekanbaru inhabitant, commonly called SKPPS (Surat Keterangan Penduduk Sementara/Letter of Temporary Residency) along the documents in note 4 Note 1: Document for KITAS UR sponsor letter (including Warranty Statement Letter) : 1. Copy of Curriculum Vitae 2. Copy of passport of the relevant pages. 3. Copy of visa/VITAS 4. Copy of white landing card (departure card)4

5. 6. 7. 8. 9.

Copy of study permit from the Ministry of National Education Copy of Visa Authorization Letter 6 photos of 34 cm and 6 photos of 23 cm Immigration forms that has been completed Administration fee of Rp 350.000(6 months)/Rp 700.000(1 year)/Rp 1.200.000(2 years)

Note 2: Bank Account Information Account Name : Rector UR Account Number : 137.000.225.8586 Bank Name : Mandiri Bank, Branch Magister UGM Swift Code : BMRIIDJA Note 3: Documents for STM and SKLD from the Police 1. UR sponsor letter 2. Copy of passport of the relevant pages, including the new stamp from immigration office. 3. Copy of visa 4. Copy of white landing card 5. Copy of KITAS (yellow card from immigration office) 6. Copy of buku mutasi (a blue book from immigration office) 7. Copy of study permit from the Ministry of National Education 8. 5 color photos in red color background of 46 cm and 5 photos of 34 cm. 9. Police forms that has been completed 10. Administration fee of Rp. 220.000,Note 4: Documents for SKPP 1. UR sponsor letter 2. Copy of passport of the relevant pages, including the new stamp from immigration office. 3. Copy of visa 4. Copy of white landing card 5. Copy of kitas (yellow card from immigration office) 6. Copy of buku mutasi (a blue book from immigration office) 7. Copy of STM/SKLD from the police (you should also bring the original one) 8. Copy of study permit from the Ministry of National Education 9. 4 color background 46 cm 10. Administration fee of Rp. 50.000,-

III.

SOP Untuk Mendapatkan VisaIt is strongly suggested that, to come to Indonesia, you should not use the type of visas other than the temporary stay visa (commonly called VITAS), because it may cause some inconveniences. For example, if you come for study purpose using the VKSB (Visa Kunjungan Sosial Budaya/Social and Cultural Visit Visa), usually you will get 2 months of stay permit promptly. But then you will have to go to local immigration office every month to prolong the visa for the total stay permit of 6 months. Furthermore, you will have to apply for a new visa from the nearest Indonesian Embassy (it means that you should leave Indonesia) after 6 months stay.5

Student visa application procedures: 1) Applicants submit an application letter directly to intended university or institute with all supporting documents stated in the list of specific entry requirements. 2) Should an applicant receive an offer of admission, the university becomes the facilitator or sponsor of the applicant during his/ her study periods in Indonesia. 3) The university sends a letter and all applicants' supporting documents to the Directorate General of the Indonesian Higher Education requesting the applicant's study permit. 4) Directorate General of the Indonesian Higher Education contacts the Bureau of Foreign Affairs (BKLN) and Public Relation, General Secretariat of Ministry of National Education recommending applicant's academic standing. 5) Bureau of Foreign Affairs and Public Relation (BKLN), National Education Department together with all related departments review the applicant's documents in a Clearance House discussion forum. 6) Bureau of Foreign Affairs and Public Relation (BKLN), National Education Department issues the applicant's study permit addressed to the university where the applicant intends to study. A copy of the study permit letter is also addressed to the applicant. 7) Applicants residing in Indonesia may directly apply to universities and submit all required supporting documents listed in the earlier section. Visa types and stay permit application procedures: A. Stay Visa Permit application procedures. Types of visa for staying in Indonesia: 1) Diplomatic Visa 2) Work Visa 3) Tourist Visa 4) Socio-cultural Visa 5) Limited Stay Visa The appropriate visa for international students intended to study in Indonesia is the Limited Stay Visa. A Limited Stay Visa is given by Directorate General of the Immigration Office in Jakarta (see Stay Permit Application Procedures). B. Limited Stay Visa application procedures. There are two ways in obtaining Limited Stay Visa for international students who intend to study in Indonesia. 1. International students who is still in their country and going to enter Indonesia with the Limited Stay Visa (VITAS)-one year visa. Procedure: a. With study permit from Foreign Affairs Bureau and Indonesian Education Department, the university proposes Limited Stay Visa (VITAS) for international students to Directorate General of Immigration in Jakarta. University or its representative can arrange Limited Stay Visa (VITAS) if students submit: 1) 3 passport size photographs 2) a copy of current passport6

b. c. d. e.

3) a curriculum vitae or resume General Director of Immigration issues Limited Stay Visa (VITAS) to Indonesian embassy/consulate in their home country International Students propose Limited Stay Visa (VITAS) to Indonesian embassy/consulate in their home country Using Limited Stay Visa (VITAS), international students can enter Indonesia and go to the university where they study. The university where international students study submits Limited Stay Visa (VITAS) and proposes License for Limited Stay (KITAS) to local Immigration office and a letter of Self Residing Report (SKLD) to the local Police Station

2. Applicants who enter Indonesia with Social Cultural Visit Visa (valid for 30 or 60 days and could be extended for the max 4 x 1 month, for total the max of 6 months). Procedure: 1) Applicants can use Social Cultural Visit Visa from Indonesian embassy/consulate to enroll at university. It must be accompanied by study permit letter. 2) If the applicant is accepted, the university will propose study permit to Ministry of National education 3) With the study permit university applies immigration status conversion from Social Cultural Visit Visa to VITAS to local immigration office. 4) The head of Local immigration office will send the immigration status conversion proposal to the Immigration Central Office in Jakarta through Ministry of Justice and Human Rights Office. 5) The Immigration Central Office in Jakarta will give approval on the immigration status conversion of the students after they stay for 2 months. 6) After getting the approval, students can propose KITAS and a letter of Self Residing Report (SKLD) to the local Police Station.

Extend stay permit : Every year, the university where the students study will regularly extend its international students' KITAS to the local immigration office according to their study permit duration and forward it to Directorate General of Higher Education. The KITAS arrangement for International students who study in institutions other than those which are members of National Education Department will be handled by its own institution. After obtaining extended stay permit, international students have to get a letter of Self Residing Report (SKLD).

IV.

SOP Keberadaan Mahasiswa AsingSOP keberadaan mahasiswa asing UR berdasarkan keberadaannya dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) tahap, yaitu: 1. SOP Kedatangan Mahasiswa Berbagai hal yang harus dipersiapkan pada saat kedatangan mahasiswa asing adalah : Konfirmasi kepada Jurusan yang akan menerima7

Persiapan akomodasi asrama untuk bulan-bulan pertama (pemesanan kamar) Penjemputan mahasiswa (berkoordinasi dengan PR III) Persyaratan administrasi (paspor dan tiket) Orientasi mahasiswa baru di UR dan penerimaan mahasiswa baru oleh Rektor Koordinasi dengan Pasca Sarjana, Laboratorium Bahasa, BAAK Pengaturan liburan pada semester ganjil

2. SOP Saat Mahasiswa Kuliah Saat perkuliahan dimulai yakni : orientasi dan pengenalan mahasiswa asing ke dalam lingkup kehidupan kampus Kursus bahasa Indonesia selama 8 (delapan) bulan sebelum perkuliahan dimulai Pengurusan perpanjangan paspor dan visa selama perkuliahan apabila diperlukan Perkuliahan, ujian dan thesis diberikan dalam bahasa Indonesia 3. SOP Kepulangan Mahasiswa Pengurusan dokumen akademik misalnya transkrip akademik dan ijazah bagi mahasiswa asing yang berhasil menyelesaikan studinya Konfirmasi kepada BKLN di Jakarta tentang berakhirnya masa studi mahasiswa

V.

SOP Bagi Mahasiswa UR yang Ingin Belajar di Luar NegeriPre-departure and Immigration : Bagi mahasiswa yang berminat belajar di luar negeri: 1. Fakultas menyebarluaskan penawaran beasiswa kepada mahasiwa di lingkungannya. Apabila ada mahasiswa yang berminat untuk mencalonkan diri mengikuti pencalonan beasiswa tersebut, mahasiswa harus: meminta izin terlebih dahulu pada Dekan dan Ketua Departemen dengan membawa surat izin mengikuti pencalonan dari Dekan Fakultas yang ditujukan kepada Rektor /PR I/V beserta syarat-syarat pencalonan beasiswa secara lengkap rangkap 2 (asli dan copy), kemudian berkas diserahkan ke Bagian Kerjasama. Kelengkapan berkas yang disyaratkan sebanyak 2 rangkap + surat pengantar dari dekan dikirim ke Bagian Kerjasama untuk diteliti. Setelah lengkap, dibuatkan surat pengantar dari Rektor/PR I/V. Selanjutnya, berkas ini dikirim ke pemberi beasiswa. Sebelum dikirim ke luar negeri, Bagian Kerjasama mengambil satu berkas copy untuk arsip. Setelah dokumen pencalonan beasiswa dikirim, universitas menunggu hasil seleksi dari pihak pemberi beasiswa. Setelah menerima info, Bagian Kerjasama akan meneruskan kepada mahasiswa. Mahasiswa yang dinyatakan lolos seleksi dan sudah mendapatkan surat tanda diterima (invitation) harus segera mengurus berkas keberangkatan.8

2. Melengkapi persyaratan. 3. Prosedur keberangkatan: a. Permohonan Paspor Untuk mendapatkan paspor, mahasiswa harus ke kantor Imigrasi dengan memenuhi persyaratan antara lain: 1) KTP pemohon paspor (sesuai dengan KTP) 2) Rekomendasi / ijin dari universitas 3) Ijasah asli 4) Biaya b. Permohonan VISA Berdasarkan surat dari dekan fakultas, universitas membuatkan rekomendasi untuk pengurusan visa yang ditujukan kepada kedutaan besar negara yang akan dituju di Jakarta. Dalam hal ini pengurusan visa diurus sendiri oleh mahasiswa calon penerima beasiswa, dengan membawa persyaratan antara lain: 1) Eligibility dari pihak pemberi beasiswa 2) Surat sponsor 3) Rekomendasi visa dari universitas 4) Paspor asli 5) Foto 4 x 6 sebanyak 2 lembar 6) Formulir visa dari negara yang akan dituju 7) Biaya visa (masing-masing negara berbeda)

9

VI.

SOP Mahasiswa Mengikuti Student ExchangeSOP STUDENT EXCHANGE (OUTBOUND) Fakultas/ Program IO - UR Studi

UR/PR IVUR/PR IV menerima tawaran program student exchange dari perguruan tinggi di LN

Mahasiswa

Rektor/PR IV mendisposisikan ke IO UR

IO UR menyampaikan informasi ke program studi terkait

Fakultas/Program Studi menyerahkan data calon peserta seleksi student exchange ke IO UR

Mahasiswa menyerahkan dokumen ke program studi

IO UR menyampaikan usulan calon ke PR IV PR IV/Program Studi/IO UR melakukan seleksi jika diperlukan IO UR mengirimkan dokumen usulan ke PTLN

UR/PR IV menerima hasil seleksi dari perguruan tinggi LN

IO UR menerima hasil dari rektor/PR IV dan meneruskan ke Fakultas/ Program Studi

Program Studi menyiapkan dokumen mahasiswa

Mahasiswa menyerahkan dokumen ke program studi

UR/PR IV menerima hasil seleksi dari perguruan tinggi LN

IO UR menyiapkan dokumen dan mengusulkan ke Jakarta untuk penerbitan paspor, visa, dll

Mahasiswa berangkat ke Luar Negeri

10

SOP STUDENT EXCHANGE (INBOUND) UR/PR IV IO - UR Fakultas/ Program Studi Mahasiswa

UR/PR IV menerima tawaran program student exchange dari perguruan tinggi di LN

Mahasiswa PTLN menyerahkan dokumen ke IO UR

UR/PR IV mendisposisikan ke IO UR

IO UR menyampaikan informasi ke program studi terkait dan dormitory

Program Studi/BAAK menyiapkan dokumen administrasi penerimaan

IO UR menjemput mahasiswa LN di airport/ tempat lainnya

IO UR menyelesaikan dokumen keimigrasian (residence permit/KITAS)

Pusat Bahasa UR memberikan pembinaan Bahasa Indonesia

Mahasiswa LN mengikuti kegiatan orientasi yang diberikan oleh IO UR dan program studi

11

VII.

SOP Mahasiswa Mengikuti Double DegreeSOP DOUBLE DEGREE KEBERANGKATAN UR/PR IV IO - UR Fakultas/ Program Studi Mahasiswa

UR/PR IV menerima tawaran program double degree dari perguruan tinggi di LN

Rektor menandatangani MoU dengan PTLN

IO UR menyiapkan draft MoU dengan PTLN

Fakultas/Program Studi yang akan mengikuti program double degree melakukan diskusi penyerataan kurikulum dengan perguruan tinggi LN

Mahasiswa mendaftar untuk mengikuti seleksi calon peserta program double degree ke fakultas/ program studi

IO UR mengirimkan dokumen usulan calon peserta ke PTLN

Fakultas/Program Studi menyerahkan data calon peserta seleksi double degree ke IO UR

IO UR menyiapkan pelaksanaan seleksi mahasiswa double degree di UR

PTN melaksanakan seleksi di UR atau di LN

UR/PR IV menerima hasil seleksi dari PTLN

IO UR menerima hasil dari rektor/PR IV dan meneruskan ke fakultas/ program studi

Program studi menyiapkan dokumen mahasiswa

Mahasiswa menyerahkan dokumen ke program studi

UR/PR IV menerima hasil seleksi dari PTLN

IO UR menyiapkan dokumen dan mengusulkan ke Jakarta untuk penerbitan paspor, visa, dll

Mahasiswa berangkat ke Luar Negeri

12

UR/PR IV

SOP DOUBLE DEGREE KEPULANGAN Fakultas/ Program BAAK Studi

Mahasiswa

BAAK menyelesaikan administrasi persyaratan mahasiswa untuk bisa diwisuda di UR

Fakultas/Program Studi mengurus pengaktifan status mahasiswa dan transfer kredit di BAAK untuk bisa diwisuda di UR

Mahasiswa peserta double degree melaporkan kepulangannya ke fakultas/ program studi/ IO UR

Jurusan memberi kesempatan mahasiswa double degree untuk melakukan seminar hasil penelitian selama studi di LN (wajib untuk mahasiswa double degree pasca sarjana)

Mahasiswa peserta program double degree melakukan presentasi hasil penelitian selama studi di LN

VIII.

SOP Mendaftar Beasiswa DiktiMetoda Pelaksanaan : Proses penjaringan ini dilakukan melalui proses seleksi bertahap. Tahap pertama adalah proses seleksi berkas, dan Tahap kedua adalah melalui proses wawancara. a. Tahapan Kegiatan Tahapan kegiatan dari beasiswa S2/S3 luar negeri Dikti adalah sebagai berikut: 1) Persiapan 2) Pengumuman tentang informasi beasiswa S2-S3 luar negeri kepada seluruh Sekolah Pascasarjana di Indonesia 3) Proses penjaringan Tahap 1, yaitu seleksi calon yang dilakukan oleh masing-masing sekolah Pascasarjana, dimana berkas-berkasnya dikirimkan ke Ditnaga 4) Proses seleksi Tahap 2 dilakukan oleh Ditnaga berdasarkan berkasberkas yang diterima Ditnaga 5) Pengumuman hasil seleksi 6) Penanda tanganan kontrak dengan Direktur Pascasarjana atau Kopertis (yang mewakili Sekolah Pascasarjana dari PT) 7) Pembekalan bagi karyasiswa S2-S3 yang akan berangkat ke luar negeri 8) Proses keberangkatan karyasiswa ke luar negeri 9) Monitoring ke Sekolah-sekolah Pascasarjana dan Kopertis tentang pelaksanaan kegiatan Program Beasiswa 10) Monitoring kemajuan belajar para karyasiswa yang belajar di luar negeri 11) Evaluasi di Dit. Ketenagaan. 1. Proses Seleksi : Proses seleksi Tahap 1 terhadap calon dilakukan oleh masingmasing Sekolah Pascasarjana, dan berkas-berkas dari calon yang lolos dikirim ke Ditnaga, Ditjen Pendidikan Tinggi;13

2.

3.

4.

5.

Proses seleksi Tahap 2 dilakukan oleh Ditnaga berdasarkan berkasberkas yang diterima dari Sekolah Pascasarjana. Proses Penandatangan Kontrak Proses penanda tanganan kontrak dipusatkan di Direktorat Ketenagaan, Ditjen Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional. Proses Pembekalan Proses pembekalan direncanakan dilakukan di 10 sentra, yaitu: Medan; Padang; Jakarta; Bandung; Semarang; Yogyakarta; Surabaya; Denpasar; Makassar; dan Manado. Proses Keberangkatan Proses keberangkatan para karyasiswa dilaksanakan dari bandara internasional di Indonesia ke negara tujuan. Proses Monitoring Proses monitoring dilakukan di sentra-sentra dimana perguruan tinggi dan Kopertis mengirimkan peserta beasiswa, dan direncanakan dilakukan di 11 sentra, yaitu: Medan; Padang; Palembang; Jakarta; Bandung; Semarang; Yogyakarta; Surabaya; Denpasar; Makassar; dan Manado. Di samping itu sejauh memungkinkan, monitoring juga direncanakan dilakukan di perguruan tinggi luar negeri yang menampung program beasiswa.

14

IX.

SOP Dosen UR Studi Lanjut/Mengikuti Program ke Luar NegeriUR/PR IV IO - UR Fakultas/ Program Studi Dosen UR

Dosen UR mendapat informasi dari UR/sumber lain tentang peluang mendapat beasiswa studi ke LN

Jurusan membuat surat pengantar permohonan ijin ke Dekan

Dosen UR meminta surat pengantar ke Jurusan untuk mendapat ijin dari Dekan

Dekan menerbitkan surat persetujuan dosen mengikuti seleksi beasiswa Dosen UR mengisi formulir pendaftaran seleksi (mengisi form A jika beasiswa dari pemerintah)

IO UR menerima surat ijin dekan dan formulir seleksi (dan form A)

Jika disetujui, Rektor UR menerbitkan surat ijin mengikuti seleksi beasiswa luar negeri

IO UR mengusulkan ke rektor UR/PR IV untuk diterbitkan surat ijin dari UR

IO UR mengirimkan dokumen ke lembaga penerima LN/Dikti

15

X.

SOP Dosen Kembali dari Studi Lanjut/Mengikuti Program di Luar NegeriUR/PR IV BAUK IO UR Dosen URDosen UR datang dari studi/program di luar negeri

DEPDIKNAS JAKARTA

Dosen UR melapor ke Depdiknas Jakarta dan mengisi form laporan penempatan kembali serta melengkapi dokumen yang diperlukan

IO UR menerima surat penyerahan kembali dengan tembusan rektor, dekan, dan dosen ybs

Rektor menerbitkan surat pengaktifan kembali di UR

BAUK mencatat dan membuat surat pengantar ke Rektor untuk diterbitkan surat penempatan kembali

IO UR membuat surat pengantar disertai surat penyerahan kembali dari Depdiknas ditujukan kepada BAUK untuk mengaktifkan kembali dosen ybs

Dosen UR kembali mengajar di UR

XI.

SOP Ijin Mengajar Tenaga Ahli Asing dan Tenaga Sukarela Asing1) Rekomendasi dari pimpinan perguruan tinggi: a. Jangka waktu penugasan (lama tugas, mulai dan sampai kapan) b. Bidang tugas (keahlian) c. Tempat Penugasan (Fakultas/Jurusan/UPT) 2) Fotokopi paspor 3) Fotokopi ijazah 4) Pasfoto 4 x 6 cm terbaru 5) Fotokopi IKTA (Izin Kerja Tenaga Asing) dari Depnakertrans 6) Daftar isian RPTKA dari Depnakertrans 7) Fotokopi Kitas 8) Fotokopi izin penugasan terdahulu 9) Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) dari Polri setempat 10) Daftar riwayat hidup/curriculum vitae, termasuk alamat luar negeri dan alamat di Indonesia 11) Laporan pelaksanaan tugas16

12) Rencana tugas selama perpanjangan 13) Keterangan jaminan pembiayaan UR/PR IV IO - UR Fakultas/ Program StudiJurusan/Fakultas/do sen memiliki agenda mendatangkan dosen tamu dari luar negeri

Dosen UR

IO UR menerima pemberitahuan rencana kuliah tamu dari luar negeri

PR IV memberi bantuan pendanaan berupa tanggungan akomodasi dosen tamu LN selama berada di UR Pekanbaru

IO UR membantu jurusan/fakultas dalam mempersiapkan kebutuhan dosen tamu LN selama di UR, termasuk penginapan, agenda pertemuan dengan pejabat UR, dll

XII.

SOP Kerjasama Antara Universitas Luar Negeri

Universitas

Riau

dengan

Prosedur bekerja sama dengan Universitas Riau: 1. Hubungi kantor hubungan internasional di kampus anda, cek apakah kampus anda sudah memiliki Memorandum of Understanding (MoU) atau Agreement of Implementation (AoI) dengan Universitas Riau. 2. Bila universitas anda sudah memiliki ikatan kerjasama dengan UR dan anda berencana bertindak lebih jauh, anda bisa menghubungi International Office Universitas Riau. 3. Bila tidak ada perjanjian kerjasama namun anda tetap ingin bekerja sama dengan Universitas Riau, universitas anda bisa menghubungi International Office Universitas Riau. Prosedur bekerja sama dengan mitra Universitas Riau (untuk anggota Fakultas): 1. Cari universitas yang menjadi mitra Universitas Riau. 2. Bila anda telah mendapatkan universitas (dan fakultasnya) yang memenuhi kebutuhan anda, sebaiknya anda segera menghubungi Dekan Fakultas dan International Office Universitas Riau. 3. International Office Universitas Riau akan melakukan proses lanjutan kepada universitas mitra UR dan membahas kemungkinan implementasi lanjutan. 4. Bila anda tidak mendapatkan universitas mitra yang memenuhi kebutuhan anda, anda dapat meminta universitas untuk membuat kerja sama dengan Dekan Fakultas anda dan International Office Universitas Riau. International Office Gedung Rektorat UR Lt.4 Kampus Bina Widya Panam,17

Jl. Prof. Dr. Mukhtar Lutfi Simpang Baru, Panam Pekanbaru, Riau. Indonesia 28293 Tel: +62 761 62366 Fax: +62 761 63279 Email: intoffice[at]unri[dot]ac[dot]id

XIII.

SOP Pembuatan Paspor Dinas

Paspor Dinas adalah dokumen perjalanan RI yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri RI untuk Warga Negara Indonesia yang akan melakukan perjalanan ke luar wilayah Indonesia dalam rangka penempatan atau perjalanan dinas yang bukan bersifat diplomatik. Para peserta karyasiswa/dosen tugas belajar di luar negeri yang menggunakan Paspor Dinas dikategorikan sebagai Warga Negara Indonesia yang berangkat ke luar negeri dalam rangka melaksanakan tugas resmi negara berdasarkan surat keputusan dari departemen atau instansi Pemerintah RI terkait. Harap dimaklumi Paspor Dinas akan memberi BANYAK KEMUDAHAN dan MANFAAT dalam melaksanakan tugas belajar di LN. Pengurusan paspor dinas tidak dikutip biaya dan tak semua warga negara Indonesia bisa memperoleh paspor tersebut. Jadi lebih tepat dikatakan merupakan hak bukan kewajiban. Seandainya ada PNS dosen memilih tak mau terima kemudahan ini tak ada produk hukum yang melarangnya, namun sangat disayangkan. Persyaratan pembuatan surat Izin Tugas Belajar dan Paspor Dinas dalam rangka pelaksanaan tugas belajar di luar negeri yaitu : 1. Mengajukan surat permohonan penerbitan paspor dinas untuk melaksanakan penugasan ke luar negeri yang ditandatangani oleh Rektor dan ditujukan ke Kementerian Pendidikan Nasional; 2. Surat Panggilan/undangan dari negara pemberi beasiswa; 3. Surat Permohonan Perjalanan ke Luar Negeri dari Kementerian Pendidikan Nasional 4. Melampirkan foto copy SK Kepegawaian pertama dan terakhir; 5. Melampirkan foto copy Kartu Pegawai yang telah dilegalisir oleh Universitas yang bersangkutan; 6. Melampirkan pas photo terbaru berwarna ukuran 3x4 sebanyak 5 lembar dan 4x6 sebanyak 5 lembar dengan background warna putih, dengan keterangan sbb: 1) Pria : mengenakan PSL/kemeja berdasi, tidak berkacamata dan tidak memakai tutup kepala (kopiah). Bila mengenakan kemeja berdasi, kemeja tidak berwarna putih; 2) Wanita : mengenakan pakaian rapi/sopan/boleh berjilbab/tidak menutup dahi dan tidak berkacamata. 7. Mengisi formulir Surat Perjanjian dan Daftar Riwayat Hidup. Surat Perjanjian harus dibubuhi tanda tangan di atas meterai 6000. Seluruh berkas tersebut di atas dimasukkan dalam amplop coklat dengan menuliskan nama, alamat, serta nomor registrasi online pengirim dan dikirim ke alamat: Direktorat Ketenagaan Ditjen Pendidikan Tinggi Kompleks Kemdiknas Gedung D Lantai 5 Jln. Jenderal Sudirman, Pintu 1 Senayan, Jakarta.

18

XIV.Waktu

SOP Ijin Tugas Belajar/SekkabProses Keterangan Surat rekomendasi dari Dekan/ PD I kepadaRektor yang berisi pencalonan danrekomendasi studi

Tiap Tahun Akademik

Surat Rekomendasi dari Fakultas

Penyerahan Berkas Studi Lanjut

Persetujuan Rektor

Yang bersangkutan menyerahkan copy formpendaftaran program pascasarjana yangtelah diisi; copy ijazah dan transkrip nilaiyang telah dilegalisir; mengisi danmenyerahkan form BPPS; dan Proyeksikeinginan program S2/S3 yangmenguraikan tujuan mengikuti studi lanjut

1-2 Minggu

Pemrosesan Surat Tugas/Ijin Belajar ke Rektor

Persetujuan Rektor dengan diterbitkannyaSurat Tugas/ Ijin Belajar yang disiapkanoleh Bagian Kerjasama

Penyerahan Surat Tugas/Ijin Belajar ke Tenaga Pendidik Ybs

1 Minggu

Proses Belajar di PPs Sasaran

Surat Tugas/ Ijin Belajar ditandatanganioleh Rektor/ PR I rangkap 6 (enam) : Ybs,Dirbin PTK Dikti, Direktur PPs, Dekan,Kepegawaian UNS, dan.arsip

Pemrosesan Status Kepegawaian

3 s.d. 6 bulan

Pengalihan Tunjangan Fungsional keTunjangan Tugas Belajar (TTB) bagipeserta dengan status Tugas BelajarKelengkapan yang harus dipenuhi olehYbs (dilegalisir rangkap 3)untuk dikirim keDirbin PTK & KPT Dikti : 1. Copy SK CPNS2 2. Copy SK PNS3 3. Copy SK Pangkat/ Jabatan FungsionalTerakhir4 4. Copy Karpeg5 5. Copy DP3 2 tahun terakhir6 6. Surat Keterangan diterima PPsSasaran19

Catatan : 1. Apabila telah selesai studi, ybs membuatlaporan ke Rektor dengan dilampiri copyijazah 2 lembar. 2. Proses pengaktifan kembali (pemulihanTTB ke Tunjangan Tugas Fungsional)melalui Biro AUK/Bagian KepegawaianUNS & ucapan selama

20