6th Meeting in Komunikasi Bisnis – by Meily Margaretha

KUIS

1. Jelaskan pendekatan apa yang digunakan ketika menulis pesan rutin, good news dan direct request kepada audiens kita?

2. Apa yang dimaksud dengan direct request?

“A good business letter can get you a job interview, get you off the hook, or get you money. It’s totally asinine to blow your chances of getting whatever you want—with a business letter that turns people off instead of turning them on”

Malcolm Forbes, Publisher and Founder, Forbes Magazines

• ISI YANG JELAS.• NADA NIAT YANG BAIK.• FORMAT YANG TEPAT.

• Penulisan Direct Request.• Penulisan Permintaan pesan-pesan

rutin & Positif.• Penulisan Bad News.• Penulisan Pesan-Pesan Persuasif.• Dasar-dasar Korespondensi Bisnis.

DIRECT REQUEST BUKAN

Bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan

dengan tatap muka.

DIRECT REQUEST

Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis

maupun nonbisnis) kepada pihak lain (individu/organisasi) untuk meminta

berbagai informasi penting dengan segera dengan menggunakan berbagai media

komunikasi yang ada.

BAGAIMANA STRATEGI

PENGORGANISASIANNYA?

AUDIENS TERTARIK

MAU KERJA SAMA

DIRECT APPROACH

PENGORGANISASIANDIRECT REQUEST

• Pembukaan– Permintaan/ide-ide pokok (main idea).

• Penjelasan– Fakta-fakta rinci/detail.

• Penutup– Pernyataan dari tindakan yang diinginkan.– Keterangan waktu/dead line.– Informasi penting komunikator.– Keramahan/ucapan terima kasih.

• Ok jika tidak dibutuhkan persuasi/khusus.

BENTUK DIRECT REQUEST

• Surat Permintaan Informasi Rutin.• Surat Pengaduan.• Surat Undangan.• Surat Pesanan & Reservasi.• Surat Permintaan Kredit.

Surakarta, 15 September 2008

Yth. Manajer Departemen Pakaian Olah RagaRaganata StoreSurakarta

Dengan hormat,

Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim pada tanggal 14 September 2008 karena ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweater tersebut diganti dengan ukuran yang saya kehendaki, yaitu ukuran L warna biru muda.

Melalui telepon pada tanggal 12 September 2008, saya telah memesan sweater yang berukuran L warna biru muda agar segera dikirim ke rumah saya. Namun, yang saya terima adalah sweater ukuran S warna merah, dan tentu saja saya tidak bisa memakainya.

Oleh karena itu, saya mohon agar dikirimi sweater ukuran L warna biru muda sesegera mungkin. Apabila sweater yang saya kehendaki tersebut tidak tersedia, saya mohon uang saya dikembalikan saja. Terima kasih.

Hormat saya,

(Pandu Dewanata)

• PEMBUKAANNyatakan dengan jelas ide pokok, permintaan atau berita baik.

• ISI/BADANMasukkan semua detail yang diperlukan.

• PENUTUPTutup dengan sopan tunjukkan berita baik tersebut atau nyatakan tindakan spesifik yang Saudara inginkan.

Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin

Pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif

dan menyenangkan kepada pihak lain.

• Pembuka:

Pernyataan ide pokok.

• Isi:

Penjelasan rinci.

• Penutup:

Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan.

Good News

• Kenaikan Gaji.• Bonus Lembur.• Insentif.• THR.• Kredit Ringan.• Asuransi

Kesehatan.• Promosi Jabatan.• Fasilitas

Kendaraan & Perumahan.

• Proposal Proyek Diterima.

• Diskon Produk.• Sistem Beli (buy 3

get 1 free).• Hadiah Langsung.• Jaminan Produk.• Jaminan Harga

Paling Murah.

Surat Rekomendasi

• Menyampaikan evaluasi yang jujur & objektif mengenai individu & membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan.

Strategi Penulisan

• Pembukaan:Alasan penulisan dan hubungan kandidat dengan penulis.

• Isi:Kinerja & potensi kandidat dalam istilah yang spesifik.

• Penutup:Peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon.

SURAT REKOMENDASI

15 September 2008

KEPADA YANG BERKEPENTINGAN:

Ini adalah referensi saya kepada: Saudara Martin Vontela

Saudara Martin Fontela adalah mahasiswa saya di Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Program S1, Univeristas Kristen Maranatha Bandung. Saya yakin bahwa pengetahuan hardskill dan softskill yang diperolehnya melalui partisipasi dan interaksi aktifnya pada mata kuliah Komunikasi Bisnis telah membuatnya menjadi seorang profesional muda dengan kemampuan berkomunikasi bisnis yang sangat baik secara lisan tulisan serta verbal dan non verbal. Dia pasti akan menjadi sebuah aset berharga dan dapat menghadapi segala tantangan dalam setiap perusahaan di mana dia bekerja.

Hormat saya

Rony Setiawan, S.E., MBA.Dosen Universitas Kristen Maranatha BandungE-mail: rony_luxor@yahoo.com

Referensi Guffey, M.E., Babcock, B.D. (2008). Essentials of Guffey, M.E., Babcock, B.D. (2008). Essentials of

business communication. Asian Edition business communication. Asian Edition Singapore: Cengage LearningSingapore: Cengage Learning

Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi • Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan.• Indeks:Jakarta.

Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). • Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi • Keempat. Jakarta: Salemba Empat.

Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi• Ketiga. Jakarta: Erlangga.