Knowledge Management

for Bappeda

Ir. Moh. Haitan Rachman MT.KM, BSC, CRM, BI, IT Specialist

haitan.rachman@multiforma.co.id

haitan.rachman@gmail.com

Page |

Agenda

1. Bappeda

2. Pengantar Knowledge Management

3. Implementasi Knowledge Management Bappeda

2

BAPPEDA

3

Page |

Contoh Struktur Organisasi Bappeda

4

Page |

Tupoksi umum Bappeda

a) Perumusan kebijakan teknis di bidang perencanaan pembangunandaerah dan penanaman modal;

b) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan pembangunandaerah;

c) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintahan daerahdibidang penanaman modal;

d) Pembinaan dan pelaksanaan perencanaan pembangunan daerahdan penanaman modal yang meliputi perencanaan tata ruang danfisik, perencanaan ekonomi dan pembiayaan, perencanaan sosialbudaya dan kesejahteraan rakyat, pemerintahan, penelitianpengembangan dan statistik serta penanaman modal;

e) Pelaksanaan pelayanan teknis administratif Badan; danf) Pelaksanaan tugas lain yang diterbitkan oleh Walikota sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

5

Page |

Pengetahuan Dalam Aktivitas Bappeda

• Perencanaan pembangunan daerah melibatkangagasan, idea, usulan, argumentasi, data, dokumenkebijakan, dsb, yang merupakan sumber untukmengambil keputusan dalam perencanaanpembangunan

• Sumber-sumber itu dapat berasal dari dalam Bappeda, SKPD lain, Pakar/Ahli, Bappeda Lain, Perguruan Tinggi, Legislatif, dsb.

• Kehilangan sumber-sumber untuk perencanaanpembangunan daerah memberikan pengaruh padapengambilan keputusan dan arah perencanaan

6

Page |

Tipe Pengetahuan dan Kompleksitasnya

• Perencanaan yang disiapkan Bappeda melibatkantacit knowledge (yang dimiliki pakar/ahli) untukperencanaan pembangunan daerah, yang manadituangkan pada dokumen-dokumenperencanaan yang dikodifikasi sebagai bentukexplicit knowledge

• Pengelolaan pengetahuan dalam aktivitasBappeda merupakan proses yang berkelanjutandan memperlihatkan kompleksitas pertukaranpengetahuan yang terjadi (SECI process)

7

Page |

Knowledge Management for Bappeda

• KM dapat menyimpan dan berbagi idea danpengetahuan untuk semua aktivitas Bappeda

• KM dapat memelihara pengalaman atau lessons learned dari semua aktivitas Bappeda

• KM dapat berkolaborasi di antara pakar/ahlimemberikan solusi-solusi untuk semua aktivitasBappeda

• KM dapat menggunakan ulang explicit knowledge kedalam semua aktivitas Bappeda

• KM dapat mendukung SDM baru / muda untuk belajardan mengadopsi lebih cepat dalam semua aktivitasBappeda

8

PENGANTAR

KNOWLEDGE MANAGEMENT

9

Page |

Fenomena Era Pengetahuan

10

Saya

membawa

pengetahuan

saya mati atau

pindah

pekerjaan.

Page |

Tanpa Strategi Pengetahuan

• Kita akan kehilangan investasi pada orang, penelitian, pengembangan, pengalaman

• Kita akan kehilangan peluang untuktumbuh dan peningkatan pelayanan publik

• Kita akan kehilangan visi dan misi

11

Page |

Agenda utama manajemen pengetahuan

• Membuat pengetahuan dan prosespengetahuan lebih eksplisit.

• Pengembangan kerangka kerja strategis untukmemandu eksploitasi pengetahuan - dalamproduk, jasa dan proses.

• Pengenalan metode yang lebih sistematisuntuk manajemen pengetahuan.

12

Page |

Kenapa Memerlukan KM?

• Transfer pengetahuan dan informasi telah menjadi halyang sangat penting untuk setiap organisasi dimanapun

• Pengetahuan sekarang ini dipahami sebagai asetintangible yang sangat bernilai

• Membangun kemampuan-kemampuan menciptakanpengetahuan dalam sebuah organisasi dapatmenjadikan organisasi lebih fleksibel untukmenghadapi tantangan baru

• Informasi dan pengetahuan telah menjadi pengendaliutama untuk daya saing – bagaimana organisasi dapatmemanfaatkannya untuk efisiensi dan inovasi?

13

Page |

Pengertian Pengetahuan

14

“merupakan campuran dari pengalaman, nilai-nilai, informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakaryang memberikan kerangka untuk mengevaluasi danmembangun pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan itu berasal dan dipergunakan dalampikiran-pikiran yang mempunyainya. Dalam organisasi, pengetahuan sering melekat tidak hanya padadokumen, tetapi dalam rutinitas organisasi, proses, praktek-praktek dan norma-norma yang berkaitandengan organisasi” (Davenport and Prusak)

Page |

Tipe Pengetahuan

• Tacit knowledge adalah pengetahuan yang

dimanfaatkan oleh seseorang, yang berada di benaknya

dan berasal dari pengalamannya, dari orang lain,

ataupun dari kombinasi sumber-sumber pengetahuan

lainnya.

• Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat

dilihat dan berada di luar benak manusia, atau tacit

knowledge yang didokumentasikan.

15

Page |

SECI - Transfer Pengetahuan

16

Page |

Pengertian Knowledge Management

17

“Knowledge Management (KM) adalahpendekatan terintegrasi untukmengidentifikasi, menciptakan,mengklasifikasi, menyimpan, berbagi, dan menerapkan pengetahuan untukmeningkatkan produktivitas, kualitas, layanan dan pertumbuhan yang berkaitan dengan organisasi.”

Page |

Proses Knowledge Management

18

Proses KM, tertanam dalam aktivitas kerja, mentrasnformasikan organisasi

... Dari belajar dan inovasi secara "episodik”;

... Menuju belajar dan inovasi “terus-menerus”

Page |

Knowledge Management Framework

19

• Memperjelas elemen-elemen penting dariKM untuk keberhasilanorganisasi

• Memberikanpemahaman denganmudah terhadap KM

• Memperjelas faktor-faktor kritis untukkeberhasilanpengembangan KM

Page |

Manfaat Knowledge Management

20

• Hasil yang diharapkan dari Knowledge Management (KM) adalah untukmeningkatkan kemampuan individu, tim, danorganisasi dan dengan demikian dapatmeningkatkan kapasitas sosial

• Bersama-sama, hasil ini akan memacupeningkatan produktivitas, kualitas, layanan, dan memberikan kontribusi terhadappertumbuhan organisasi.

Page |

KM Tools and Techniques

21

1. Brainstorming

2. Learning’s ideas capture

3. Peer Assist

4. Learning Reviews

5. After Action Reviews

6. Knowledge Cafe

7. Communities of Practice

8. Storytelling

9. Knowledge Mapping

10. Knowledge Assessment

11. Expert Locator

12. Document Libraries

13. Knowledge Bases

14. Blogs

15. Social Network services

16. Advanced Search

17. Knowledge Clusters

18. Taxonomy

19. Virtual Work Spaces

20. Knowledge Portal

IMPLEMENTASI KNOWLEDGE

MANAGEMENT FOR BAPPEDA

22

Page |

Latar Belakang Implementasi

• Bappeda sebagai organisasi pemerintah harussiap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuanyang dimilikinya, termasuk belajar daripengalaman-pengalaman di masa lampau.

• Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataanbahwa pengetahuan dan pengalaman dalamorganisasi tersebut sering kali tersebar, tidakterdokumentasi dan bahkan mungkin masih adadi dalam kepala masing-masing individu dalamorganisasi.

23

Page |

Latar Belakang Implementasi

• Manajemen Pengetahuan (knowledge management) berperan penting dalammembantu meningkatkan kinerja organisasi. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuan pelaksanaanaktivitas Bappeda

• Manajemen Pengetahuan dapat berperansebagai alat bantu dalam proses perubahan ataupun transformasi organisasi, karena ManajemenPengetahuan dapat membantu pembentukanbudaya pembelajaran dalam suatu organisasi.

24

Page |

Manfaat Implementasi KM

• Pengetahuan-pengetahuan yang mendukung aktivitasBappeda dan aktivitas lainnya akan lebih terkeloladengan baik dan sistematik;

• Kemampuan pegawai negeri dalam mengakses danmengelola pengetahuan akan lebih mudah danterkelola dengan lebih baik;

• Peningkatan berbagi pengetahuan seluruh kantor danbagian Bappeda akan memberikan efektifitas untukmendukung seluruh aktivitas yang ada;

• Adanya kejelasan sumber-sumber pengetahuan yang jelas dan tertata dengan baik untuk seluruh kantor danbagian Bappeda.

25

Page |

Prasyarat Implementasi KM

• Adanya dukungan dari pimpinan

• Adanya dukungan dari setiap bagian/kantororganisasi yang terlibat

• Adanya tim kerja (tim KM) untuk membangun, menerapkan dan memantau penerapanManajemen Pengetahuan

• Adanya kemudahan akses bagi pegawai diseluruh bagian/kantor kepada SistemManajemen Pengetahuan yang dibangun.

26

Page |

Tujuan dan Sasaran Implementasi

• Meningkatkan pemahaman yang utuh mengenai konsep danpraktek penerapan manajemen pengetahuan (knowledge management) di organisasi pemerintahan;

• Menyusun Road-Map Manajemen Pengetahuan yang jelas danterarah dalam mendukung seluruh aktivitas Bappeda danPengembangan SDM;

• Merancang dan mengembangkan Sistem Manajemen Pengetahuankhusus untuk pengelolaan pengetahuan dalam mendukung seluruhaktivitas Bappeda dan Pengembangan SDM;

• Mengumpulkan sumber-sumber pengetahuan awal untukmanajemen pengetahuan aktivitas Bappeda dan PengembanganSDM;

• Membangun Tim Manajemen Pengetahuan (KM team) sebagai timpengelola penerapan manajemen pengetahuan.

27

Page |

Tahapan-Tahapan Implementasi KM

28

Preparation Analysis Design Develop

Knowledge Management System

KM Team and Training

Project Phases

Pro

ject

Ob

ject

ives

Implement

KM Programs

KM Roadmap & Knowledge-Map

Page |

Aktivitas-Aktivitas Implementasi

1. Memberikan Workshops / Training2. Membangun Tim KM Champions 3. Mengembangkan the Knowledge-Map4. Mengumpulkan dan Mengklasifikasikan Sumber-

Sumber Pengetahuan5. Menetapkan Tool non-IT dan IT sesuai untuk

Program KM yang dibangun6. Merancang dan Mengembangan Sistem KM7. Mengimplementasikan Program-Program KM8. Membangun the KM Road-Map

29

TerimakasihIr. Moh. Haitan Rachman MT.KM, BSC, CRM, BI, IT Specialist

haitan.rachman@multiforma.co.id

haitan.rachman@gmail.com