Jose Espinoza Tec 2011
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Oficina de Tecnologasde Informacin
Sistema de Gestin DocumentalSMVDoc
Superintendencia del Mercado de Valores - Per
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Agenda
? Situacin actual del SGD
?Antecedentes
?Consideraciones funcionales y tcnicas
?Fuente Externa e Interna
?Uso, actualizacin y seguridad
?Archivo Fsico y Digital
?Estadsticas
?
Evolucin del SGD?El SMV Virtual
?SGD integrado a procesos BPM
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Situacin Actual SGD
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Antecedentes
Fase 1? 1999-2002 Workflow de principales procesosFase 2? 2002-2003 Sistema Gestin DocumentalFase 3? 2003 2005 SGD se integra al MVNet Certificados digitalesFase 4? 2005 Migracin SGD a entorno Web y cambio de SWFase 5? 2007 Certificacin del SGD MicroformasFase 6? 2009 procesos de microformasFase 7? 2010 Inclusin de nuevos procesos
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Antecedentes: Consideraciones
Documentos Externos? Toda informacin proveniente de usuarios externos (supervisados y
pblico en general) es identificado a travs de cdigo denominadonmero de expediente.
? Los criterios establecidos son remitente, fecha y asunto? Es factible subsanar o regularizar un expediente.Documentos internos
Toda notificacin a usuario externo debe pertenecer a un expediente Se identificaron los tipos de notificaciones y la numeracin es nica ycorrelativa por ao.
Flujo Documental:Flujo de generacin de expediente: flujo abierto sin recorrido
establecido; sin embargo asociado a una jerarqua de la estructuraorganizacional
Flujo de Comunicacin interna: idem al anterior, la diferencia que elexpediente es creado por el personal de la SMV que no pertenece aTrmite.
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Consideraciones Tecnolgicas
? Sistema de Intercambio de informacin por internet y basado en PKI -MVNet
? El Sistema de intercambio genera un acuse de recibo con firma digital(Trmite Documentario Virtual).
? El Sistema de Intercambio se integr al Sistema de Gestin Documental.? Los expedientes enviados por MVNet son enviados directamente a la
bandeja de la secretaria de cada Gerencia.? Para la firma de las notificaciones internas y externas el personal de la
SMV tiene certificados digitales.? Arquitectura de software:
? Base de Datos: Oracle? EMC: Filenet P8? Mensajera: Exchange? Motor BPM-Workflow: Ultimus?
Herramienta de desarrollo: Visual Basic y Visual.Net? Servicio Web: IIS? Software de firma (internet) propiedad de la SMV? Software de firma en la SMV: Elock prosigner.
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Que hemos logrado?
? Presentacin de Informacin Financiera es estacional: Se hareducido a 3 horas
? Se ha reducido costos en horas hombres por el uso del papel(eficiencia)
? El expediente y sus documentos son seguros (integridad,confiabilidad y disponibilidad).
? Servicio de notificaciones fsicas slo para las empresas nosupervisadas o personas naturales. Entrega de cargos digitalizados.(control de plazos)
? Atencin las 24 horas del da y los 365 das al ao.? Ventanilla nica del Mercado de Valores, solo se presenta a travs
del Sistema y sta se distribuye a la Bolsa y CAVALI.? Disponibilidad de expedientes histricos, fcil acceso (eficiencia)? Se ha reducido el espacio del Archivo Central en 70% ( se tiene un
espacio de 37.8m2)?
Hemos reducido el uso de impresoras y tner? Optimizacin de atencin a usuarios externos por transparencia (48 a
72 horas)? Cultura Organizacional basado en generar oportunidades sobre el
SGD
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Fu e n t e e x t e r n a : I n f o rma c i n S o p o r t e P a p e l
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Fuente Externa: Soporte Papel
InternetSeguro
UsuariosMVNet
ExpedienteElectrnico
Es VentanaUnica ?
T RA M I T E DOCU M EN T A R IO V e n t a n i l l a n i c a Fs i c a
Usuarios deTramite
NO
S I S TEMA DE GEST ION DOCUMENTAL
Workflow Adm. de
Imgenes
Bitcora DomicilioElectrnico
Digitalizacin(analista)
Control deCalidad
(analista)
Recepcin eIndizacin(analista)
Archivo Digital
DocumentosFsicos (antes WF)
Expediente
Electrnico
Completo
DocumentosFsicos
Doc.Digital
Doc.Digital
Doc.Digital
Doc.Digital
ExpedienteElectrnico
Doc.Digital
Doc.Digital
Expediente
Electrnico
Completo
SIControl de Calidad(Gerente Sistemas)
Control deCalidad
y Supervisin(fedatario instit.)
DOCUMENTOS
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Fu e n t e e x t e r n a : I n f o rma c i n S o p o r t e D ig i t a l
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Autoridad deCertificacin
Domicilio
Electrnico
Bitcora yBase de datosInstitucional
Sistema de GestinDocumental
Portal
ServidorWeb
Servidor deAplicaciones
Sistema MVNet Red del Mercado de Valores
Sistemas deSupervisin
HTTPS
Emp r e s a s Supe r v i s a d a s
SM V
Fuente Externa: Digital - MVNet
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Fu e n t e i n t e r n a : I n f o rma c i n S o p o r t e D ig i t a l
A c t u a l i za c i n , u s o y t r a za b i l id a d
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Servidor
WEB
Bitcora
DomicilioElectrnico
SMVDocPC User
Exped i en t e
I n t e r n o
Expediente
NotificacionesElectrnicas
FirmadasDigitalmente
PC User
PC User
PC User
PC User
PC User
Fuente Interna: Digital
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SGD - Diseo
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Bandeja SGD
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Se g u r id a d y a c c e s o a l o s d o c um e n t o s
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Empresas
Empresasupervisada
MVNet
Usuarios externosCONASEV
TRMITEDOCUMENTARIO
ANTES Personal de trmitedocumentarioPersonal de la
direccin/OficinaGG y Presidencia
Personal de la
Direccin/Oficina
GG y Presidencia
Personal de
Direccin/Oficina
GG y Presidencia
Personal de
Direccin/Oficina
GG y Presidencia
Acceso Pblico
ACTUAL
Feb 2011
Personal de TrmiteDocumentario
Superintendente
SecretariaGerente
Superintendente
Gerentes
Superintendente
SecretariasGerentes
Analistas
A1,A2An
Superintendente
Acceso Pblico
Asigna o
evala
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A r c h i v o Cen t r a l : Fs i c o y D i g i t a l
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DocumentosOriginales
Verificacin yPreparacin
Captura oEscaneo Control de
Calidad
Indizacin
Control de
Calidad
Control de
Calidad
Firma Digital
Fedatario
Generacin deMedios (DVDs)
Acta deConformidad
DevolucinDocumentos
Sistema GestinDocumental
Verifica,EscaneaIndiza
Cargo
Revisa yderiva
Sistema MVNet
Enviar ArchivoDigital
Recepcin yValidacin
Preparacin y
Muestra de ExpMicroformas
Control deCalidad Fedatario
Control CalidadSMV
Firma DigitalFedatario
Generacin deMedios (DVDs)
Acta deConformidad
MICROFORMAS DE PAPEL A DIGITAL
MICROFORMAS DE DIGITAL A DIGITAL
VALOR LEGAL: CERTIFICADO DE IDONEIDAD TCNICA INDECOPI
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Acervo Documental
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ARCHIVO CENTRAL: FISICO
ACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTAL
ARCHIVO CENTRAL 1,675,000 1,050,000 625,000
- VIGENTES 300,000
- NO VIGENTES 1,050,000 1,050,000
- TRAMITE DOCUMENTARIO 375,000
ARCHIVOS DE GESTIN 270,000 270,000
TOTAL DE U.A. 1,945,000 1,050,000 895,000
Caja (aprox) 1500 597 cajas
Dimensiones Caja 30 ancho 40 largo 20 de alto
Ingreso promedio de folios diarios: 7088 Aprox 5 cajas mensuales - Anual: 90,000
ARCHIVO DIGITAL:
288 DVDs originales 1 2.448 gb
288 DVDs originales 2 - 2,448gb
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Es t a dst i c as
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AO Total Expedientes
%Tramite MVNet
2002 19,507 19,507
2003 16,740 9,862 6,878 41.1%
2004 16,832 4,325 12,507 74.3%
2005 17,433 4,004 13,429 77.0%
2006 20,474 6,226 14,248 69.6%
2007 22,515 6,133 16,382 72.8%
2008 22,828 5,571 17,257 75.6%
2009 23,361 6,045 17,316 74.1%
2010 21,991 3,453 18,538 84.3%
Expedientes y Documentos
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AO NROEXP
DOCSGENERAD
OS
DOCSPRESENTA
DOSTOTALDOCs
Prom ExpDiario
Prom DocDiario
2002 19,507 5,912 33,007 38,919 79 157
2003 16,740 11,696 42,825 54,521 68 220
2004 16,832 6,636 46,083 52,719 68 213
2005 17,433 7,007 42,966 49,973 70 202
2006 20,474 7,237 45,626 52,863 83 213
2007 22,515 8,075 43,490 51,565 91 208
2008 22,828 8,131 42,626 50,757 92 205
2009 23,361 6,860 41,174 48,034 94 194
2010 21,991 5,880 40,910 46,790 85 180
Documentos
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Tipo Doc 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Oficio 1,392 2,580 2,836 3,116 2,603 2,959 2,139 2,121
Circular 5,206 11,123 7,255 9,484 10,212 7,710 6,807 7,789
Resoluciones 419 1,107 1,131 1,118 1,307 1,399 1,146 1,139
7,017 14,810 11,222 13,718 14,122 12,068 10,092 10,049
Total 93,098
Notificaciones
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Atencin de la SMV
AoDe 9am a
6pmSbados yDomingos
De 6 pm a8am %
2003 15,461 57 3,536 19%
2004 24,630 154 7,859 24%
2005 22,645 106 9,469 29%
2006 24,024 222 11,335 32%
2007 26,264 158 15,371 37%
2008 29,290 214 15,396 34%
2009 31,697 234 13,460 30%2010 21,902 124 8,345 28%
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Expedientes y Documentos
Tendencia de comunicaciones Pblicas y NoPblicas 2003 - 2010
N de Expedientes y Documentosenviados 2003 - 2010
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Ahorro de los participantes del MV
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Ha c i a dnde v a e v o l u c i o n a r e l SGD?
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Atencin a los no supervisados
Tipo de Usuarios de la
SMV2006 2007 2008 2009 2010 Promedio
N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. % Ns Exp %
Supervisadas 318 26,452 327 29,110 361 30,515 362 32,013 378 33,492 349 26% 30,316 93%
Naturales y Otras
Jurdcas 995 2,445 1,107 2,297 997 2,149 1,303 2,181 691 2,202 1,019 74% 2,255 7%
Total: 1,313 28,897 1,434 31,407 1,358 32,664 1,665 34,194 1,069 35,694 1,368 100% 32,571 100%
Fuente: Sistema MVNet y SGD
E l9 3%
d e s e r v i c i o s s o l i c i t a d o s
o h a n p r e s e n t a d o i n f o r m a c i n a l a
SMV (e x p e d i e n t e s ) p r o v i e n e n d e
l a s emp r e s a s s u p e r v i s a d a s 2 6%y u t i l i z a n e l Si s t em a MVNe t
E l 7% d e s e r v i c i o s s o l i c i t a d o s o
h a y a n r e q u e r i d o i n f o r m a c i n p o r
l a L e y d e T r a n s p a r e n c i a t i e n e n
c om o o r i g e n a p e r s o n a n a t u r a l e s ,
e m p r e s a s d e l E s t a d o u o t r a s
emp r e s a s .
E l i d l SGD
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Muc h a s Gr a c i a s