JORGE ISAAC JORG ISSA 1 LECHUGA CARDOZO 1...

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    Mdulo de Procesamiento de la Informacin en la Organizacin

    Presentado por:

    Jorge Isaac Lechuga Cardozo

    DOCENTE OCASIONAL TIEMPO COMPLETO

    Escuela de Administracin y Gestin

    1JORG ISSA

    LECHUG CARDOZ

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    ITSA

    (958

    -573

    93)

    ISBN

    978

    -958

    -560

    56-2

    -6

    JORGE ISAACLECHUGA CARDOZO

  • 2

    CONTENIDOINTRODUCCIN ..................................................................................................................31. EL CORREO .................................................................................................................41.1. EL SOBRE Y SU ESCRITURA ..................................................................................41.2. LA CARTA ..................................................................................................................51.3. LA CARTA COMERCIAL ..........................................................................................101.4. CARTA DE COMPRAVENTA ................................................................................... 111.5. CARTA DE SOLICITUD DE CREDITO ....................................................................201.6. CARTA DE QUEJAS Y RECLAMACIONES ............................................................221.7. CARTA DE COBRANZA ..........................................................................................24REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................................................26

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    INTRODUCCIN

    La era de las comunicaciones y los avances en desarrollos tecnolgicos, ha relegado el sistema tradicional de correspondencia escrita, sin embargo, no se puede obviar el papel que juegan las pautas metodolgicas para la sistematizacin de la informacin en la orga-nizacin (Instituto Tcnico Luisa Arismendi, s.f., p.4)

    En el mbito empresarial se debe recurrir en ocasionas al arte de epistolar, es decir de redactar teniendo en cuenta parmetros de cortesa y diplomacia que juegan un papel im-portante en la dinmica social.

    A travs de este mdulo se esboza las normas a tener en cuenta en el estilo y correspon-dencia escrita en la redaccin de oficina, elementos que le servirn al lector de gua al mo-mento de realizar comunicaciones comerciales.

  • 4

    1. EL CORREOEs un servicio pblico prestado por el Estado y por empresas particulares encargadas de enviar la correspondencia a su destino y distribuirla a todos los destinatarios ((Instituto Tc-nico Luisa Arismendi, s.f., p.40).

    1.1 EL SOBRE Y SU ESCRITURAConcepto: Es la pieza que sirve de cubierta a la carta o comunicacin escrita para garanti-zar el secreto de la correspondencia.

    El uso del sobre data del ao 1814 cuando se empez a fabricar en Inglaterra. Luego en 1839 se convirti en el tan conocido e imprescindible sobre actual. Ms tarde se le agrego el engomado, con lo cual se facilita y garantiza el cierre.

    Clases de sobres:

    Se clasifican por la forma, por el tamao, por el medio de transporte y por la confeccin:

    a) Por la forma:

    Semicuadrados: Sus dimensiones son casi iguales por cada lado.

    Apaisados o rectangulares: La base es ms larga que la altura.

    b) Por la va:

    Pequeos: Sobres No. 2 y 3.Medianos: Sobres No. 4,5, 5 y 8.Grandes: Sobres 10, 11, 12, 13.

    c) Por la confeccin:

    Con ventana: Llevan una apertura, con papel transparente permitiendo ver la direc-cin.

    Sin ventana: Todos los dems sobres que si requieren la escritura de la direccin correspondiente.

    Escritura de la direccin del sobre:

    Se escribe en el centro vertical del sobre y unos cinco espacios hacia la izquierda del centro horizontal.

    En la primera lnea se escribir el nombre de la persona o compaa a quien va dirigida la correspondencia, en la segunda lnea, las seas y en la tercera el barrio, la ciudad y el pas, si es preciso.

    Remitente en el sobre:

    Cuando el sobre no tenga membrete, es necesario colocarle remitente. Se debe escribir en la pestaa del sobre, de la siguiente manera (Instituto Tcnico Luisa Arismendi, s.f., p.42 - 43):

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    Ilustracin 1. Remitente del Sobre.

    Nota: Instituto Tcnico Luisa Arismendi, s.f., p.43.

    1.2 LA CARTAEs una comunicacin escrita que se enva a otra persona para informar sobe algn hecho.

    Se conoce la carta, igualmente como misiva, comunicacin, si bien a veces estas deno-minaciones tienen distinta significacin.

    Misin de la carta:

    Cumple una misin social importante, ya que mediante ellas se establecen y mantienen los vnculos de amistad.

    Partes en que se divide la carta:

    Para su estudio, la dividiremos en tres grandes grupos:

    1) Encabezamiento: a) Membrete. b) Fecha. c) Direccin.d) Referencia. e) Lnea de atencin. f) Saludo.

    2) Cuerpo de la carta:a) Introduccin. b) Texto o asunto de la carta. c) Despedida. d) Antefirma. e) Firma

    3) Otros elementos: a) Iniciales identificadoras.b) Anexos. c) Indicacin de copias.d) Continuacin pgina siguiente.

    Remitente:Mara Lpez

    Calle 72 No 55 12Barri el Prado, Barranquilla, Colombia

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    1. Encabezamiento:

    a) Membrete: Es la identificacin de la persona o empresa que escribe la carta. Debe contener el nombre de la persona o compaa que remite el escrito, la direccin, el nmero telefnico y otros.

    b) Fecha:

    a. Se coloca a 3 o 4 espacios de membrete.

    b. Se escribe en un solo regln: Primero el nombre de la ciudad, separada por coma, luego el nombre del da y despus el nombre del mes y por ltimo el ao vigente.

    Ej.: Barranquilla, 08 de mayo de 2015.

    c) El nombre del mes debe ir en castellano y en minscula.

    Ej.: enero, febrero, marzo

    d) El ao no se debe separar la unidad del millar.

    Ej. 2.002 2002

    El da primero de un mes no se debe escribir en ordinal, sino en nmeros naturales.

    Ej.: 1 de mayo. 1 de mayo.

    e) Direccin:

    Llamada comnmente destinatario, es decir a quien enviamos la comunicacin. Se escribe al margen izquierdo y a un solo espacio y debe contener el nombre de per-sona o empresa. En el caso de dirigirse a una persona, dependiendo del ttulo que posea:

    Sr., Sra., Srta., Dr., Lic., Ing., Econ., Arq.; direccin, ciudad, estado, distrito y nacin.

    f) Referencia:

    Se utiliza para indicar al lector el tema al que se refiere a la carta y se coloca a dos espacios de la fecha.

    Ej.: Bogot, 7 de julio de 2015.

    Ref.: Catlogos.

    g) Lnea de atencin:

    Esta lnea se usa para indicar a que persona o departamento de la empresa que-remos hacer llegar la comunicacin y normalmente se usa en las compaas muy grandes. Se coloca a dos espacios despus del destinatario y se escribe la palabra: Atencin, seguida de dos puntos.

    Ej.: Atencin: Lic. Carlos Garca

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    h) Saludo:

    Hoy en da, en la mayora de las empresas este detalle est en desuso, sin embar-go algunas lo continan utilizando. Es una manera cortes de comenzar el texto y se coloca partiendo del margen izquierdo, seguido de dos puntos, a dos espacios despus de la lnea de atencin.

    Ej. Estimados seores:

    Seores:

    Estimado Sr. Prez

    Igualmente, debemos tener especial atencin en el caso de expresar saludo a:

    Autoridades eclesisticas: MonseorReverendo padre Ilustrsimo seor Obispo

    Personal diplomtico: Excelentsimo embajador Honorable cnsul

    Organismos Oficiales: Ciudadano Ministro Ciudadano Gobernador Sr. Presidente del Banco de la Repblica Capitn Duque

    Profesionales: Estimado Dr. Apreciado Prof.

    Familiares y amigos: Querido primo:Claudia:

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    2. Cuerpo de la carta:

    a) Introduccin:

    El prrafo inicial debe permitirnos deslizarnos hacia lo esencial de la carta, general-mente son meras expresiones o frmulas de cortesa: Ej.:

    Tenemos el gusto de informarle por medio de la presentePor la presente le informamos queMe complace informarle queEn contestacin a su carta deMe es grato dirigirme a usted con el fin deCon relacin a su comunicacin de fecha

    b) Texto de la carta o ideas fundamentales:

    Generalmente el texto de la carta debe referirse a un solo asunto, pero lamentablemen-te hay situaciones en las que existe la necesidad de tratar varios autores. En este caso, es imprescindible separar cada prrafo y colocarlos en orden de importancia.

    Hoy en da, no se principian los prrafos con nmeros o letras (1, 2, 3; a, b, c). Lo usual es subrayar los ttulos o colocarlos en negritas.

    Igualmente debe procurarse que cada prrafo contenga hasta cuatro lneas o renglo-nes, ya que prrafos muy largos cansan al lector y no los leen.

    Ante-despedida

    Una vez finalizado el asunto a tratar en la comunicacin, en el ltimo prrafo, antes de la despedida, es conveniente terminar con unas frases de cortesa como estas:

    Agradecemos la atencin prestada y esperaos contar con su

    Sin ms a que referirnos, nos despedimos

    Sin ms por el momento, nos despedimos

    Si en otro particular podemos servirles, no duden en dirigirse

    c) Despedida:

    Se deben usar frases como:

    Atentamente, Cordialmente.

    d) Antefirma:

    Se usa cuando quien firme la comunicacin lo hace en nombre y representacin de la empresa y significa por orden de. Se coloca despus de la despedida a dos espacios.

    Ej.: Atentamente,Industrias Crnicas S.A.

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    e) Firma:

    Despus de la despedida o de la antefirma, si la hubiere se coloca el nombre completo de la persona que firma la comunicacin y debajo el cargo que ocupa.

    Ej.: Ing. Carlos Torres

    Gerente

    3. Otros elemen