IT works unlimited‐ ITWU Simple Signature Dokumentation 

– V2.0    

 

 

 

 

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IT works unlimited GmbH & Co. KG Stettiner Straße 26, D-33106 Paderborn Telefon +49 5251 288 16 - 0 Fax +49 5251 288 16 - 29 mailto:info@itwu.de http://www.notes-signatur.de http://www.itwu.de

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Inhaltsverzeichnis 

1  Einführung ....................................................................................................................................... 4 

1.1  Wofür ist die Signaturverteilung? ........................................................................................... 4 

1.2  Wie funktioniert die Signaturverteilung? ................................................................................ 5 

2  Systemvoraussetzungen .................................................................................................................. 5 

3  Installation ....................................................................................................................................... 6 

3.1  Mehrfach‐Signaturen aktivieren: Anpassung der Maildatenbank .......................................... 8 

4  Signaturen anlegen und zuordnen .................................................................................................. 9 

4.1  Übersicht über die verschiedenen Konfigurationsdokumente ............................................... 9 

4.2  Signatur anlegen ...................................................................................................................... 9 

4.3  Auswahl Signaturtypen.......................................................................................................... 11 

4.4  Erstellen einer Rich‐Text Signatur ......................................................................................... 11 

4.5  Erstellen einer Masken‐Signatur ........................................................................................... 13 

4.6  Zuordnung anlegen ............................................................................................................... 14 

4.7  Signaturzusätze ..................................................................................................................... 16 

4.8  Platzhalter ............................................................................................................................. 17 

5  Vorschau der Signatur eines Benutzers ......................................................................................... 18 

6  Benutzer zurücksetzen .................................................................................................................. 19 

7  Verteilungsagent manuell starten / Logs auswerten .................................................................... 20 

8  Mehrfach‐Signaturen verwenden ................................................................................................. 21 

9  FAQ ................................................................................................................................................ 22 

9.1  Warum erscheint die Signatur nicht in meiner E‐Mail? ........................................................ 22 

9.2  Warum erscheint die Signatur nicht automatisch in einer neuen E‐Mail? ........................... 22 

9.3  Warum sind einige/alle Platzhalter meiner  Signatur leer? .................................................. 22 

9.4  Warum hat jemand aus derselben Organisation/Gruppe eine andere Signatur als ich? ..... 22 

9.5  Der Verteilungsagent schreibt im Log, dass er die Mailfächer nicht öffnen kann. ............... 22 

10  Kontakt ...................................................................................................................................... 23 

 

Abbildungsverzeichnis 

Abbildung 1 ‐ ITWU Simple Signature Anwendung ................................................................................. 7 Abbildung 2 ‐ Administrationsbereich ..................................................................................................... 7 Abbildung 3 ‐ Server des Domino Directory eintragen ........................................................................... 8 Abbildung 4 ‐ Erstelle Signatur ................................................................................................................ 9 Abbildung 5 ‐ Das Signaturdokument ................................................................................................... 10 Abbildung 6 ‐ Ergebnis Beispiel Rich‐Text Signatur ............................................................................... 12 Abbildung 7 ‐ Linien einer Tabelle ausblenden ..................................................................................... 12 Abbildung 8 ‐ Beispiel Maske im Designer zur Bearbeitung geöffnet ................................................... 13 Abbildung 9 ‐ Das Zuordnungsdokument .............................................................................................. 15 Abbildung 10 ‐ Signaturzusatzdokument .............................................................................................. 16 Abbildung 11 ‐ Platzhalterdokument .................................................................................................... 17 Abbildung 12 ‐ Aktion Signatur‐Vorschau ............................................................................................. 18 Abbildung 13 ‐ Aktion Benutzer zurücksetzen ...................................................................................... 19 Abbildung 14 ‐ Zugang zum Administrationsbereich ............................................................................ 20 Abbildung 15 ‐ Mail‐Aktionen für Mehrfach‐Signatur .......................................................................... 21 

1 Einführung

1.1 WofüristdieSignaturverteilung?Ersparen Sie Ihren Mitarbeitern die Mühe, sich selbstständig um ihre E‐Mail‐Signaturen kümmern zu müssen. Überlassen Sie es ITWU Simple Signature, ihre individuellen Kontaktdaten einzufügen, ihnen mehrere  vorgefertigte  Signaturen  zur  Auswahl  bereitzustellen  und  topaktuelle  Veranstaltungshin‐weise an ihre Signatur anzuhängen. 

 ITWU Simple Signature ermöglicht Ihnen eine weitaus flexiblere Verwaltung Ihrer E‐Mail‐Signaturen als  die  hauseigenen  Funktionen  von  Notes/Domino.  Die  Signaturen werden  bereits  beim  Öffnen einer neuen E‐Mail generiert und  individuelle Daten  Ihrer Mitarbeiter wie die Telefonnummer und die Position  im Unternehmen werden automatisch aus dem Domino Directory eingefügt. Durch die Verknüpfung  mit  dem  Domino  Directory  entfällt  die  Notwendigkeit,  die  Signaturen  nach  jeder Personalveränderung manuell zu aktualisieren. Sobald sich die Daten  im Domino Directory ändern, werden die entsprechenden Signaturen automatisch geändert, erstellt oder gelöscht.  

Darüber hinaus bietet Ihnen ITWU Simple Signature die Möglichkeit, unterschiedliche Signaturen auf Personen‐, Gruppen‐ und Organisationsebene zu erstellen. So kann z.B. jede Abteilung eine eigene E‐Mail‐Signatur  besitzen,  die  trotzdem  die  Kontaktdaten  der  entsprechenden  Gruppenmitglieder enthält.  Darüber  hinaus  können  über  kurze  Zeiträume  hinweg  Informationen  zu  aktuellen Veranstaltungen oder Produktankündigungen automatisch an die Signaturen der E‐Mails angehängt werden. 

Neu  in der Version 2.0  ist außerdem die Möglichkeit, mehrere Signaturen pro Person zu verwalten. So  können  beispielsweise  Personen,  die  mehrere  Rollen  im  Unternehmen  einnehmen  oder  für verschiedene Subunternehmen tätig sind, je nach Bedarf unterschiedliche Signaturen wählen. 

 

 

1.2 WiefunktioniertdieSignaturverteilung?Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten 

Die Signaturvorlagen können in einem Rich‐Text‐Feld definiert werden, so dass auch formatierter Text und Grafiken, wie Logos und Fotos, eingefügt werden können. Außerdem ist es möglich, Signaturvorlagen in einer separaten  Maske im Domino Designer zu definieren. 

Die  Signaturzusätze  können  mit  weiteren  individuellen  Inhalten,  z.B.  Messe‐  oder Produktankündigungen gefüllt werden. Die Signaturzusätze sind zeitgesteuert und werden je nach individuellem Start‐ und Enddatum an die Signaturen angehängt. 

Einfache Integration persönlicher Kontaktdaten 

Die Signatur eines jeden Mitarbeiters wird automatisch mit seinen Kontaktdaten aus dem Domino Directory gefüllt. 

ITWU Simple Signature enthält bereits eine Liste von Platzhaltern für die Personen‐Daten aus dem Domino Directory. Ein Platzhalter kann einfach nur den Name eines Feldes aus dem Personendokument oder eine komplexe Formel beinhalten.  Diese Platzhalter können Sie beliebig verändern  und erweitern. 

Sobald sich Daten im Domino Directory ändern, hinzukommen oder wegfallen, werden die entsprechenden Signaturen geändert, neu erstellt oder gelöscht. 

Übersichtliche Verwaltung und Verteilung der E‐Mail‐Signaturen 

Die Signaturvorlagen werden automatisch in Ihre Benutzervorgaben im Notes‐Client kopiert und werden somit bereits beim Öffnen an die neue E‐Mail angehängt. 

Mit Hilfe der Multisignatur‐Funktion können Endbenutzer ihre Standardsignatur festlegen oder beim Erstellen einer E‐Mail auswählen, welche Signatur Sie benutzen möchten ‐ je nachdem welche Abteilung, Organisation oder Firma Sie vertreten. 

Die Signaturen können auf Personen‐, Gruppen‐ oder Organisationsebene standardisiert werden. 

Mit Hilfe der Vorschau‐Funktion und des Reset‐Buttons können Sie einfach kontrollieren und eingreifen, wenn die Signatur eines Benutzers nicht richtig funktioniert.   

2 Systemvoraussetzungen Sie benötigen einen Lotus Notes Domino Server ab Version 8.5.3.  Ihre Mitarbeiter benötigen das Lotus Notes E‐Mail Template ab Version 8.5.3.  Der Simple Signature Verteilungs‐Agent benötigt Schreibrechte auf die Postfächer der 

Mitarbeiter und Leserecht auf das Domino Directory (names.nsf) Ihres Servers.  Zur Verwendung von Mehrfach‐Signaturen ist es notwendig, das Mail‐Template anzupassen 

(siehe Kapitel 3.1). 

 

3 Installation1. Sie erhalten die Lösung ITWU Simple Signature von uns als Lotus Notes Datenbank (.nsf). Legen 

Sie die Anwendung auf Ihrem E‐Mail‐Server in einem beliebigen Verzeichnis ab. In der Auslieferungsdatenbank sind bereits einige Konfigurationsdokumente enthalten. Sollten sie für die Installation eine neue Kopie der Datenbank machen, achten sie darauf, dabei sowohl das Design als auch die Dokumente zu kopieren. 

 

2. Die Zugriffsliste (ACL) der Anwendung sollte die Rolle „Admin“ beinhalten. Anwender mit dieser Rolle dürfen:  neue Signaturen anlegen,  die Konfiguration der Signatur‐Anwendung verändern,  den Signatur‐Verteilungsagenten manuell starten,  das Agenten‐Log einsehen. 

Best‐Practice:  

ACL Eintrag  Zugriffsrecht ‐Default‐  NoAccess Anonymous  NoAccess Domänen‐Server  Manager und Recht 

„Dokumente löschen“ Administratoren  Manager mit Rolle [Admin] 

und Recht „Dokumente löschen“ 

Mitarbeiter, die die Anwendung konfigurieren sollen 

Editor mit Rolle [Admin] und Recht „Dokumente löschen“ 

Mitarbeiter, die Signaturmasken im Lotus Notes Designer bearbeiten sollen 

Designer mit Rolle [Admin] und Recht „Dokumente löschen“ 

 

3. Öffnen Sie nun die Anwendung. Die einmalige Einrichtung des Einstellungsdokuments ist notwendig: 

 

 Abbildung 1 ‐ ITWU Simple Signature Anwendung 

Klicken Sie auf das Werkzeug‐Icon in der Navigationsleiste im unteren Bereich (siehe Abb1.) und öffnen Sie die Einstellungen der Anwendung (siehe Abb.2): 

 Abbildung 2 ‐ Administrationsbereich 

 

Tragen Sie im Feld „Server vom Domino Directory“ den entsprechenden Server für Ihr Adressbuch (names.nsf) ein (siehe Abb.3). 

Außerdem kann in den Einstellungen die Unterstützung für Mehrfach‐Signaturen aktiviert werden. Für die Verwendung von Mehrfach‐Signaturen ist außerdem die Anpassung des Mail‐Templates notwendig (siehe Kapitel 3.1). 

 Abbildung 3 ‐ Server des Domino Directory eintragen 

 

4. Nun  müssen  Sie  den  Verteilungsagenten  der  ITWU  Simple  Signature  Anwendung "UpdateSignatures" mit einer  ID signieren. Dieser Agent muss  lesenden Zugriff auf das Domino Directory sowie schreibenden Zugriff auf alle Maildatenbanken haben und sollte einmal  täglich zu einer bestimmten Uhrzeit starten. 

Best‐Practice: Lassen Sie den Agenten täglich um Mitternacht starten, da Änderungen tagsüber wegen Caching Problemen im Lotus Notes Client der Mitarbeiter nicht sofort aktualisiert werden. 

 

3.1 Mehrfach‐Signaturenaktivieren:AnpassungderMaildatenbankUm Mehrfach‐Signaturen nutzen zu können, muss das Design der Maildatenbanken angepasst werden. Wenn Sie diese Anpassungen selber vornehmen möchten, finden Sie die dazu nötigen Design‐Elemente in der Datei ISS200_MailElements_DE.nsf. 

Erzeugen Sie in jedem Fall vor der Änderung eine Sicherheitskopie Ihres Mail‐Templates! 

Kopieren Sie die folgenden Designelemente in Ihr Mail‐Template: 

Script Bibliothek “ITWU_Simple_Signature“  Gemeinsame Aktion “ITWU Choose Signature”  Gemeinsame Aktion “ITWU SetDefaultSignature” 

Löschen und ersetzen Sie die folgenden Designelemente Ihres Mail‐Templates: 

Maske „Message“  Maske „Reply“  Maske „Reply with History & Attachments” 

Aktualisieren Sie die Gestaltung Ihrer Maildatenbanken. 

   

4 Signaturenanlegenundzuordnen

4.1 ÜbersichtüberdieverschiedenenKonfigurationsdokumenteDie Signaturen werden mit Hilfe der folgenden Konfigurationsdokumente verwaltet: 

Signaturvorlagen

Signaturdokumente definieren die Vorlage einer Signatur. Hier werden der Inhalt und das Layout einer Signatur festgelegt. Dabei können Platzhalter (s.u.) verwendet werden, um Daten aus dem Personendokument des Domino Directory einzubinden. 

Zuordnungen

Zuordnungen beinhalten die Information, welche Benutzer(‐gruppen) welche Signaturen bereitgestellt bekommen sollen. In jeder Zuordnung werden entweder einzelne Personen, Gruppen oder Organisationen als Empfänger der Signaturen definiert. Diesen Empfängern werden dann eine oder mehrere Signaturen zugeordnet. Außerdem können zusätzlich Signaturzusätze zugeordnet werden (s.u.). 

Signaturzusätze

Ein Signaturzusatz ist beispielsweise der Hinweis auf einen Messetermin, ein Sonderangebot oder ähnliches. Signaturzusätze haben immer ein Anfangs‐ und ein Enddatum. Innerhalb dieses Zeitraums werden die Signaturzusätze automatisch an die Signaturvorlagen angehängt. 

Platzhalter

Mit einem Platzhalter können Personendaten aus dem Domino Directory in die Signatur eingebunden werden.  Die Platzhalter können in den Signaturvorlagen im Format „“ eingefügt werden. Zur Laufzeit des Agenten wird dann an den entsprechenden Stellen die Berechnungsformel ausgewertet, und das Ergebnis eingefügt. 

4.2 SignaturanlegenWählen Sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt „Signaturen“. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Signatur" neue Signaturdokumente erzeugen.   

 Abbildung 4 ‐ Erstelle Signatur 

Im Folgenden sehen Sie das Signaturdokument: 

 Abbildung 5 ‐ Das Signaturdokument 

   

Im Signaturdokument sind folgende Felder zu füllen:  Feld  Beschreibung Titel  Bezeichnung der Signatur  (wird bei Mehrfach‐Signaturen  für die Auswahl 

der Signaturen verwendet). Signatur‐Typ  Rich‐Text  =>  Grafische Elemente und Textformatierungen 

Maske    =>  Formatierungsmöglichkeiten mittels Lotus        Domino Designer 

Beschreibung  Freitext / Beschreibung der Signatur Signatur automatisch einfügen 

Wenn die Option aktiviert  ist, wird  in den Maildatenbanken der Benutzer automatisch die Signatur beim Erstellen einer neuen E‐Mail eingefügt. 

Signatur  Der Inhalt der Rich Text Signatur (nur bei Typ „Rich Text“) Maskenname  Der Name der zu verwendenden Maske  im Domino Designer (nur bei Typ 

„Maske“)  

4.3 AuswahlSignaturtypenEs gibt zwei Möglichkeiten, Signaturen anzulegen: 

1. Rich‐Text für grafische Elemente und formatierten Text in Verbindung mit Platzhaltern (ab V8.5) 2. Rich‐Text Maske  im Domino Designer gestalten  (Lotus Notes Entwicklerkenntnisse von Vorteil) 

(ab V8.5)  

4.4 ErstelleneinerRich‐TextSignaturWählen Sie im Signaturdokument den Typ „Rich‐Text“ aus. Dieser Typ unterstützt grafische Elemente und Textformatierungen. Durch das Einfügen von Platzhaltern kann die Übernahme von Feldwerten z.B. Telefonnummer, Abteilung usw. aus dem Domino Directory erfolgen. Welche Platzhalter verfügbar sind, wird unten im Signaturdokument unter „Verfügbare Platzhalter“ angezeigt. Die Platzhalter müssen im Format  eingegeben werden, z.B. .  

Eine Beispiel‐Signatur Rich‐Text‐Feld  

Mit freundlichen Grüßen / Kind regards

Telefon: Telefax:

 

Ergebnis: 

 

Abbildung 6 ‐ Ergebnis Beispiel Rich‐Text Signatur 

 

Best‐Practice: Erstellen  Sie  eine  Tabelle  über  das Menü  „Erstellen/Tabelle“,  um  die  Grafik‐  und  Text‐Elemente entsprechend  anordnen  zu  können.  Mit  Hilfe  der  Eigenschaften  der  erstellten  Tabelle  (Rechte Maustaste auf Tabelle/Eigenschaften) können Sie dann die schwarzen Umrandungslinien verbergen (siehe Beispiel oben). Dazu müssen Sie auf dem zweiten Reiter die Dicke der Linien auf „0“ ändern. 

Abbildung 7 ‐ Linien einer Tabelle ausblenden 

 

Außerdem können Sie auf dem ersten Reiter die Spaltenbreite der einzelnen Spalten  Ihrer Tabelle festlegen. Klicken Sie dazu mit der  rechten Maustaste  in die entsprechende Spalte und öffnen Sie dann erst die Eigenschaften der Tabelle. 

4.5 ErstelleneinerMasken‐SignaturDer  Signaturtyp Maske  nimmt  eine  Domino  Designer Maske  als  Vorlage  für  Signaturen.  Dadurch werden alle Formatierungsmöglichkeiten unterstützt, die im Domino Designer für das Maskendesign zur Verfügung stehen. 

Es  ist  im  Signaturdokument  der Name  einer Vorlage‐Maske  anzugeben. Diese Maske  kann  Felder enthalten,  welche  dieselben  Namen  wie  die  entsprechenden  Felder  im  Personendokument  im Domino  Directory  haben  müssen.  Die  Anwendung  übernimmt  dann  für  jede  Person  die entsprechenden Feldinhalte aus dem Domino Directory.  

 Abbildung 8 ‐ Beispiel Maske im Designer zur Bearbeitung geöffnet 

 

Best‐Practice: Siehe Kapitel 4.4 (Erstellen einer Rich‐Text‐Signatur). 

 

 

 

4.6 ZuordnunganlegenWählen Sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt „Zuordnungen“.  Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Zuordnung" neue Zuordnungsdokumente erzeugen.   Es ist möglich, eine Signatur einer oder mehreren Personen, Gruppen oder Organisationen zuzuordnen. 

Im Zuordnungsdokument sind folgende Felder zu füllen: 

Feld  Beschreibung Benutzertyp  Auswahl: Person, Gruppe, Organisation Name      ‐ Person/en  Es können eine oder mehrere Personen in das Feld eingetragen werden    ‐ Gruppe/n  Es können eine oder mehrere Gruppen in das Feld eingetragen werden    ‐ Organisation  Es kann eine Organisation in das Feld eingetragen werden. Hinweis:  

Korrektes Format angeben: */ Unterorganisation /Organisation/Land Beispiel: */ Developer/ ITworks /DE oder                 */ITworks/DE 

Signatur(en)  Es können eine oder mehrere Signaturvorlagen zugeordnet werden. Benutzen Sie dazu die Schaltflächen „+“ und „‐“. 

Kategorien für Signaturzusätze 

Signaturzusätze (siehe Kapitel 0) sind jeweils einer Kategorie zugeordnet (z.B. „Messehinweise“, „Sonderangebote“ o.ä.). In diesem Feld können eine oder mehrere dieser Kategorien ausgewählt werden. Die Zusätze werden automatisch an alle Signaturen dieser Zuordnung angehängt, sobald das Gültigkeitsdatum des Signaturzusatzes erreicht ist. Benutzen Sie zum Hinzufügen und entfernen von Kategorien die Schaltflächen „+“ und „‐“. Die Reihenfolge, in der die Signaturzusätze an die Haupt‐Signatur angehängt werden sollen, kann über die beiden Pfeil ‐Schaltflächen festgelegt werden. 

 

 Abbildung 9 ‐ Das Zuordnungsdokument 

 

Wichtiger Hinweis zum Benutzertyp (gilt nur, wenn Mehrfach‐Signaturen deaktiviert sind): 

Signaturdokumente mit dem Benutzertyp Personen haben Vorrang vor Signaturdokumenten von Gruppen. Signaturdokumente von Gruppen haben Vorrang vor Signaturdokumenten von Organisationen. 

Dazu ein Beispiel: Für Max Mustermann/FirmaXYZ/DE wurde eine personenbezogene Signatur angelegt. Für die Organisation */FirmaXYZ/DE wurde eine organisationsbezogene Signatur angelegt. 

Ergebnis: Max Mustermann erhält die personenbezogene Signatur. 

 

4.7 SignaturzusätzeSignaturzusätze sind temporäre Hinweise, die zeitgesteuert an Signaturen angehängt werden. Das können beispielsweise Hinweise auf Messetermine, Sonderangebote oder ähnliches sein. Signatur‐zusätze haben immer ein Anfangs‐ und ein Enddatum. Innerhalb dieses Zeitraums werden die Zusätze automatisch an die normalen Signaturen angehängt. 

Wählen sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt „Signaturzusätze“. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Signaturzusatz" neue Signaturzusatzdokumente erzeugen.  

Im Signaturzusatzdokument sind folgende Felder zu füllen: 

Feld  Beschreibung Titel  Bezeichnung des Signaturzusatzes Beschreibung  Freitext / Beschreibung  des Zusatzes Kategorie  Die Kategorie, über die der Zusatz zugeordnet werden soll. Startdatum  Beginn des Gültigkeitszeitraums Enddatum  Ende des Gültigkeitszeitraums Signaturzusatz  Der Inhalt des Signaturzusatzes (Formatierungen / Bilder / Anhänge usw. 

sind möglich)  

 

Abbildung 10 ‐ Signaturzusatzdokument 

 

Hinweis zur Kategorie: 

Die Zuordnung der Zusätze erfolgt über Kategorien. Dadurch ist es möglich, neue Signaturzusätze zu konfigurieren, ohne jedes Mal das Zuordnungsdokument anpassen zu müssen. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Messetermine an die Signaturen anhängen möchten, erzeugen Sie für jeden Messetermin einen Signaturzusatz. Allen diesen Signaturzusätzen geben Sie die Kategorie „Messehinweise“. In den Zuordnungen müssen Sie dann nur einmalig die Kategorie „Messehinweise“ hinzufügen (siehe Kapitel 4.6). 

 

4.8 PlatzhalterMit einem Platzhalter können Personendaten aus dem Domino Directory in die Signatur eingebunden werden. Ein Platzhalter besteht aus einem Namen und einer Berechnungsformel. Die Berechnungsformel bezieht sich immer auf das Personendokument im Domino Directory und besteht im einfachsten Fall einfach aus einem Feldnamen. 

Wählen Sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt „Platzhalter“. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Platzhalter " neue Platzhalterdokumente erzeugen.  

Feld  Beschreibung Name  Die  Bezeichnung  des  Platzhalters. Dieser Name wird  auch  zum  Einfügen 

des Platzhalters in einer Signatur verwendet (s.u.) Formel / Feld  Berechnungsformel für den Platzhalter. Es muss entweder ein Feldname 

des Personendokuments angegeben werden, oder eine @Formel, die auf Basis der Personendokuments im Domino Directory berechnet wird. 

 

 

Abbildung 11 ‐ Platzhalterdokument 

Die Platzhalter können in den Signaturen im Format „“ eingefügt werden. Zur Laufzeit des Agenten wird dann an den entsprechenden Stellen die Berechnungsformel ausgewertet, und das Ergebnis eingefügt. 

 

5 VorschauderSignatureinesBenutzersUm schon vor der Berechnung der Signaturen durch den Verteilungsagenten zu prüfen, welche Signatur(en) ein bestimmter Benutzer bekommen wird, kann eine Vorschau für einen Benutzer angezeigt werden. 

 

Abbildung 12 ‐ Aktion Signatur‐Vorschau 

Benutzen Sie dazu die Aktion „Signatur‐Vorschau“. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Name eines Benutzers ausgewählt werden muss. 

Hinweis: Bei der Berechnung der Signaturen werden neben dem Benutzernamen immer auch Gruppen‐ und Organisationszugehörigkeit des Benutzers berücksichtigt. Daher ist es nicht möglich, eine allgemeine Vorschau für eine ganze Gruppe oder für eine ganze Organisation anzuzeigen. 

Anschließend werden alle gültigen Signaturen für den gewählten Benutzer berechnet, und in einem Dialogfenster angezeigt. 

 

6 BenutzerzurücksetzenSollte es bei einem Benutzer mal Probleme mit der Signaturverteilung geben, können Sie alle Signaturfelder in der Maildatenbank des Benutzers zurücksetzen lassen.  

Benutzen Sie dazu die Aktion „Benutzer zurücksetzen“. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Name eines Benutzers ausgewählt werden muss. 

Der betreffende Benutzer hat dann zunächst keine Signatur mehr gespeichert. Es muss also anschließend der Verteilungsagent gestartet werden, damit die Signaturen für den Benutzer erneut geschrieben werden (siehe Kapitel 0). 

 

Abbildung 13 ‐ Aktion Benutzer zurücksetzen 

 

7 Verteilungsagentmanuellstarten/LogsauswertenUm Logs zu öffnen oder die Verteilung der Signaturen manuell zu starten, klicken Sie zuerst unten links auf dem Startbildschirm auf das Werkzeug‐Icon, um in den Administrationsbereich der Anwendung zu gelangen. 

 

Abbildung 14 ‐ Zugang zum Administrationsbereich 

Es werden nun alle bisherigen Logeinträge angezeigt. Es werden bei drei verschiedenen Aktionen Logs geschrieben: Beim Signaturen‐Update, beim Berechnen der Vorschau und beim Zurücksetzen eines Benutzers. 

Zu jedem Logeintrag werden das Ausführungsdatum, die Aktion sowie eine Übersicht über aufgetretene Fehler angezeigt. 

Mit der Schaltfläche „Starte Signatur‐Update“ wird der Verteilungsagent auf dem Server gestartet. Das Ergebnis wird nach Beendigung des Agenten als neuer Log‐Eintrag sichtbar. 

 

8 Mehrfach‐SignaturenverwendenWenn Ihre Maildatenbank korrekt angepasst wurde (siehe Kapitel 3.1), sehen Sie beim Schreiben einer Mail im Menü „Signatur“ zwei neue Menüpunkte:  

Andere Signatur einfügen 

Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die neu zu setzende Signatur auswählen können. Wenn vorher bereits eine Signatur in der Mail vorhanden war, wird diese durch die gewählte Signatur ersetzt. 

Standard‐Signatur festlegen 

Mit dieser Aktion können Sie festlegen, welche Signatur beim Öffnen einer neuen Mail automatisch eingefügt werden soll. Die Einstellung wird erst beim nächsten Öffnen einer Mail wirksam. Um in der gerade geöffneten Mail die Signatur zu wechseln, benutzen Sie die Aktion „Andere Signatur einfügen“ (s.o.). 

 

Abbildung 15 ‐ Mail‐Aktionen für Mehrfach‐Signatur 

 

9 FAQ

9.1 WarumerscheintdieSignaturnichtinmeinerE‐Mail?Dies kann mehrere Gründe haben: 

Sie haben vergessen den Signaturagenten auszuführen.  Prüfen Sie das Log für den Verteilungsagenten im Administrationsbereich. Dadurch können 

Probleme wie z.B. Zugriffsprobleme auf Postfächer ausgeschlossen werden.  Änderungen werden in der Regel erst nach dem Neustart des Lotus Notes Clients 

übernommen.  In dem Signaturdokument wurde eine Rich‐Text‐Signatur verwendet mit Grafiken und 

formatiertem Text, jedoch hat der betroffene Mitarbeiter nur den Lotus Notes Client und das Template in der Version 8 oder niedriger. Rich‐Text wird erst ab Version 8.5 unterstützt. 

9.2 WarumerscheintdieSignaturnichtautomatischineinerneuenE‐Mail?

In einem Signaturdokument muss die Option „Signatur automatisch einfügen“ ausgewählt sein. 

9.3 Warumsindeinige/allePlatzhaltermeinerSignaturleer? Überprüfen Sie, ob die entsprechenden Daten der Person im Domino Directory Ihres Servers 

vorhanden sind.  Überprüfen Sie, ob der Platzhalter‐Name korrekt geschrieben ist. Es wird bei der Auswertung 

auf Groß‐/Kleinschreibung geachtet! 

9.4 WarumhatjemandausderselbenOrganisation/GruppeeineandereSignaturalsich?

Die Benutzertypen von Signaturdokumenten sind hierarchisch angeordnet. Signaturdokumente mit dem Benutzertyp Personen haben Vorrang vor Signaturdokumenten von Gruppen. Signaturdokumente von Gruppen haben Vorrang vor Signaturdokumente von Organisationen (siehe dazu auch Kapitel 4). 

9.5 DerVerteilungsagentschreibtimLog,dasserdieMailfächernichtöffnenkann.

Der Signaturagent wurde nicht korrekt signiert / hat fehlende Zugriffsrechte auf Postfächer.  Siehe dazu Kapitel 2 und 0. 

   

10 KontaktPostanschrift:  IT works unlimited GmbH & Co. KG 

Stettiner Straße 26 33106 Paderborn  

Telefon:  +49 (0) 5251 / 28816‐0 

Fax:  +49 (0) 5251 / 28816‐29 

Webseite:  http://www.itwu.de 

E‐Mail:  info@itwu.de 

Sitz der Gesellschaft:  33102 Paderborn Amtsgericht Paderborn HRA 2387 

Persönliche haftende  Gesellschafterin: 

IT works Verwaltungsgesellschaft mbH 33102 Paderborn Amtsgericht Paderborn HRB 7958 

Geschäftsführer:  Carl Goos Stephan Schramm 

Steuer‐Nr.:  339/5732/1640 

Ust‐IdNr.:  DE210979009 

   

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