IT - Controlling Optimize the Value of Your IT Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004.

IT - Controlling

“Optimize the Value of Your IT”

Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt

Was ist Controlling (Konzept)? Definition IT – Controlling IT – Prozessmodell Merkmale von strategisches und operatives IT – Controlling Warum IT – Controllerdienst? Gründe der Nutzung IT - Strategie IT Standardisierung von IT – Arbeitsplätzen IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Einsatz operativer IT – Controlling Werkzeuge Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR IT – Kosten / IT – Kostenarten / IT – Kostenstellen Zielsetzung und Nutzen Quellen

Inhalt


Führungskonzept für zukunftsorientierte Unternehmens- und Gewinnsteuerung

Strategie für Existenz- und Arbeitsplatzsicherung Controllerdienst gibt durch Berichtswesen

Entscheidungshilfen operative und strategische Werkzeuge helfen

Zielvereinbarungen im finanziellen Gleichgewicht zu steuern

Controllerfunktionen organisieren Informations-, Kapital- und Controllerdienste zur Entscheidungshilfe

InhaltWas ist Controlling (Konzept)?


Auffassungen für den Aufgabenkatalog variieren stark Kontrolleur der IT – Abteilung und computergestützte

Kontrolle von IT – Projekten plant, koordiniert und steuert Informationstechnologien

und optimiert Geschäftsorganisationen bei der Zielformulierung, Zielsteuerung und Zielerfüllung mit dem Controllerdienst

IT – Controllerdienst steuert und gestaltet den IT - Einsatz

InhaltDefinition IT – Controlling


Abbildung 1: Vernetzung des IT - Controllingdienstes

InhaltDefinition IT – Controlling


Prozessmodel = die Prozessschritte strategischer Planung, Entwicklung und Betrieb lassen sich als Wirkungskreis darstellen

Im Rahmen des Prozessmodells wird die IT – Strategie entwickelt

Überwachung und Umsetzung von IT – Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele

InhaltIT – Prozessmodell


Die wesentlichen Inhalte der IT – Strategie umfassen:

Formulierung eines zukünftigen Sollzustandes Aufzeigen des Handlungsbedarfes Ermittlung von Handelsalternativen Setzen von Zielen und definieren von

Maßnahmen Festlegen der Verantwortung Bestimmung von Messgrößen für das Monitoring


Inhalte der Strategie


Abbildung 2: IT - Prozessmodell



orientiert sich ohne Zeithorizont am Gesamtunternehmen

dient der Steigerung der Effektivität des Unternehmens

Die Kernfrage ist: „Welche Aufgaben wollen wir für die Zukunft lösen?“

InhaltMerkmale strategisches IT – Controlling


Abbildung 11: strategische IT – Controlling Werkzeuge

InhaltMerkmale strategisches IT – Controlling


Steigert die Effizienz der von strategischen IT – Controlling vorgegebenen Maßnahmen

fest definierter Zeithorizont betrachtet ausgewählte Geschäftsprozesse,

Informationssysteme oder einzelne Kostenstellen

Messbarkeit am Gewinn, Liquidität und Rentabilität

Kernfrage: „Wie lassen sich die Maßnahmen optimal durchführen?“

InhaltMerkmale operatives IT – Controlling


Abbildung 3: Merkmale des IT – Controlling - Konzeptes

InhaltMerkmale von strategisches und operatives

IT – Controlling


Fehlgeschlagene IT – Projekte (Projektrisiko versus Schnittstellenaufwand)

Fehlende Transparenz der IT – Kosten Ansteigendes IT – Budgets Mangelnde Einflussnahme auf die indirekten

Kosten IT – vernetzte und verstärkte Abteilungs- und

Unternehmensübergreifende Prozesse

InhaltWarum IT – Controllerdienst?

Gründe der Nutzung


Abbildung 4: Kostenintensive „Softwareinsel“

InhaltWarum IT – Controllerdienst?


Formulieren eines künftigen Sollzustandes Auflistung des Handlungsbedarfs Aufzeigen von Handlungsoptionen Setzen von Zielen und Definieren von

Maßnahmen Benennung der Verantwortungsträger Bestimmung von Messgrößen für das Ziel-

Monitoring

InhaltIT - Strategie


meist werden nur geplante IT – Projekte aufgelistet IT – Strategie wird von der Unternehmensstrategie

abgeleitet Grundlage für folgende Maßnahmen: Ausgangsbasis für die operative IT – Planung Anpassung der IT – Organisation Gestaltung der computerunterstützten

Geschäftsprozesse Festlegung und Priorisierung zukünftiger IT – Projekte



Hilfsmittel zum Strategiefindungsprozesses Abstimmung mit dem Management notwendig Der Rückkopplungsprozess klärt Fragen der

Unternehmensstrategie aus Kennzahlen und Maßnahmen

„Wie kann die IT genutzt werden, um interne Geschäftsprozesse zu beschleunigen und kostengünstiger zu gestalten?“

„Wie können zwischenbetriebliche Geschäftsprozesse mit Hilfe der IT verbessert werden?“

„Wie kann die IT genutzt werden, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern?“

„Wie können mit Hilfe der IT neue Kundengruppen erschlossen werden?“



Abbildung 7: Abstimmung der IT - Strategie Abbildung 8: IT - Strategiefindung

InhaltIT - Strategien


Bsp. Heidelberger Druck GmbH Das Unternehmen verfügt über 19500 Clients,

auf denen bei einer Stichprobe unter 6150 Rechnern über 5984 verschiedene Softwareprodukte installiert waren

Nach Durchführung von IT – Standardisierungs- maßnahmen konnte die Anzahl der Softwareprodukte auf 300 reduziert werden

InhaltStandardisierung von IT - Arbeitsplätzen


IT – Kennzahlen liefern Maßgrößen für IT – relevante Aspekte

Sie dienen zwei Zielen: Information des Management, der

Informationsverarbeitung und der Endbenutzer der Steuerung von IT – Projekten und

Ressourcen (Rechenzentrum, Mitarbeiter)

InhaltIT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme


Merkmale von IT - Kennzahlen: IT – Kennzahlen ermöglichen eine Ursachen-

analyse bei Abweichungen zwischen Soll- und Istwerten und zeigen signifikante Veränderungen auf.

Es lassen sich Zielwerte für organisatorische Einheiten, Projekte oder Maßnahmen formulieren.

IT – Kennzahlen unterscheiden sich nach der Struktur in absolute und Verhältniskennzahlen.



Abbildung 5: Struktur von IT - Kennzahlen



Nutzen von IT – Kennzahlen: ermöglichen eine Kostenreduktion durch Aufbau

eines Planungs-, Steuerungs- und Berichtssystems mit geeigneten IT – Kennzahlen für entscheidungsrelevante Analysebereiche

Nur durch eine kausalgerechte Ermittlung und Zurechnung der IT- Kosten kann man eine elementare Grundlage für ein leistungsfähiges IT – Controllingkonzept liefern.



Als wichtige Analysebereiche für IT – Kennzahlen gelten:

Wirtschaftlichkeit Innovationsgrad der IT Prozessqualität Ressourcenauslastung in der IT



Abbildung 6: Analysebereiche von IT - Kennzahlen



Sie sind in Kennzahlensysteme eingebunden, da Einzelkennzahlen nur begrenzt aussagefähig sind.

Ein Kennzahlensystem stellt einen sachlogischen Zusammenhang und unterstützt das ganzheitliche IT – Controlling – Konzept.

Einzelkennzahlen vergleichen quantitativ messbare Zusammenhänge.

Jede Einzelkennzahl hat immer nur eine begrenzte Aussagekraft.

Im Zusammenspiel mit anderen Kennzahlen wird die gewünschten Wirkung der Einzelkennzahlen sichergestellt.

InhaltIT – Kennzahlen in der Managementpraxis


IT – Kosten- und Leistungsrechnung Geschäftspartnermanagement IT – Berichtswesen IT – Projektmanagement IT – Prozessmanagements Softwarequalitätsmanagement

InhaltEinsatz operativer IT – Controlling

Werkzeuge


Abbildung 10: operativer IT – Controlling Werkzeuge

InhaltEinsatz operativer IT – Controlling

Werkzeuge


Gründe für operatives IT – Controlling: Der Anteil der direkten und indirekten IT – Kosten an den

Gesamtprozesskosten vieler Unternehmen und Verwaltungen steigt kontinuierlich.

Oft erreichen IT – Kosten prozentual bereits einen wesentlichen Anteil der Prozesskosten wie z.B. der Betrieb eines Online – Shops, Dienste der Telekommunikation, Bankdienstleistungen usw..

Knapp 50% der im Rahmen einer im Jahr 2002 durchgeführten Untersuchung befragten deutschen Unternehmen – mit mehr als 500 Mitarbeitern verrechnen IT – Kosten noch über Gemeinkostenschüssel.

Nur 36% der befragten Unternehmen verfügen über eine verursachungsgerechte innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf Grenzkostenbasis

InhaltOperatives IT – Controlling


Abbildung 67 Seite 142

Verrechnung von IT – Leistungen in Deutschland



Ursachen: Entweder werden IT – Kosten nicht erfasst, nicht verteilt

oder auf die Kostenstellen geschüsselt. Ergebnis daraus: Eine Planung, Kontrolle und Steuerung der IT – Kosten

entfällt. Ergo: Die betroffenen Unternehmen verfügen über kein IT –

Kostenmanagement und sind nicht in der Lage, ihre IT – Kosten zu steuern



Die IT – KLR liefert als Kostenstelle: Hinweise zur Kosteneinsparung und Optimierung der

Geschäftsprozesse. Der Leistungserbringer (IT - Abteilung) ist in der Lage, seine

Kostenstruktur und Leistungen zu optimieren. Es wird ein Kostenbewusstsein bei dem IT – Kunden geschaffen

durch z. Bsp. folgende Fragen: Welche Kosten verursachen die vom IT – Kunden in Anspruch genommenen IT –

Leistungen? Welche Auswirkungen haben Serviceänderungen auf die IT – Kosten des Kunden? Welche Kosten und welcher Nutzen entstehen bei der Anschaffung neuer IT-

Systeme wie bei der Erweiterung und Verbesserung bestehender Systeme?

InhaltZielsetzung und Nutzen der IT – KLR


Nutzen der IT – KLR: Steigert die Kosten- und Leistungstransparenz Erhöht das Kostenbewusstsein Fördert eine marktwirtschaftliche Kunden – Lieferanten – Kultur Liefert die Grundlage für ein aktives IT – Kostenmanagement Beeinflusst die Struktur und Höhe der IT – Kosten durch die IT –

Bedarfsträger Schafft die Grundlage für Benchmarking der internen IT –

Abteilungen mit externen IT – Dienstleistern und damit für Outsourcing – Entscheidungen

Steigert das Kostenorientierte Denken Verbessert die Leistungs- und Kostenstrukturen der IT - Abteilungen



Abbildung 71 (Seite 145)

Struktur der IT – KLR??? (Folgeseite ist die Erklärung dazu!!!)



Abbildung 9: Direkte versus Indirekte Kosten

InhaltIT – Kosten


Gliederung der IT – Kostenarten: hängt von der Organisationsform der

Informationsverarbeitung (eigene IT – Abteilung, Outsourcing usw.) und vom gewünschten Detailgrad ab.

Unterscheidung in primäre Kostenarten und sekundäre Kostenarten

InhaltIT – Kostenarten


Primäre Kostenarten sind: Rechnung eines Softwarehauses für Programmier- und

Beratungsleistungen Rechnung eines Hardwareanbieters Rechnung eines Telekommunikationsanbieters über eine

Standleitung

sekundäre Kostenarten für die interne Leistungsverrechnung sind:

Weiterbelastung der Projektkosten an die beteiligten Fachbereiche Weiterbelastung der RZ – Nutzung Weiterbelastung der Internetbenutzungszeiten



Hauptkostenarten: IT – Material IT – Entwicklungskosten IT – Betrieb IT – Abschreibung IT – Miete / Leasing



Hat man die Kostenstellen ermittelt kann man mit der Kostenträgerrechnung den Preis für IT – Produkte berechnen der sich aus unterschiedlichen internen oder externen Kostenkomponenten zusammensetzt. (erhöht die Kostentransparenz)

InhaltIT – Kostenstellen


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