Introduzione al Project Management [PM01-S]

Ordine degli Ingegneri della Provincia di NovaraSabato 21 Novembre 2015 [Sala Convegni – Novara]

Introduzione al Project Management

Relatore: Ing. Andrea Maddalena

Ing. Andrea Maddalena

Trainer e Consulente (dal 2009)

settori:• Civile e Edile

• Impianti industriali

attività:• Formazione su Project Management;

• Addestramento Project Planner;

• Utilizzo del software Oracle Primavera P6 PRO/WEB;

• Utilizzo del software Microsoft Project;

• Amministrazione DB per Oracle Primavera P6 EPPM;

• Pianificazione e Scheduling attività commessa/progetto;

Laurea Ingegneria ElettronicaOrdine Ingegneri Siracusa – 1602/A

Certification number: F308-5939 Certification number: F308-5938

Agenda Introduzione Metodologie e Fasi Gestione del Tempo Gestione dei Costi Casi di Studio

4

Introduzione

Cos’è un Progetto? (What is a Project?)

Introduzione

« Un Progetto è una iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato con caratteristiche di unicità. La natura temporanea dei progetti

indica che un progetto ha un inizio e una fine definite »

« A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result. The temporary nature of projects indicates that a project has a

definite beginning and end. »

Fonte: Project Management Institute – PMBOK® Guide Fifth Edition

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Progetto1. Ha un inizio ed una fine ed ha un target ben preciso

(quindi attivita’ non di routine)

2. Utilizza risorse umane (con ruoli organizzativi e funzioni diverse) e materiali temporaneamente aggregate in un team interfunzionale

3. E’ costituito da fasi/attività elaborate step by step con target ben definiti

4. Lo scopo del progetto (scope) rimane costante durante l’esecuzione del progetto

5. Stakeholders Introduzione

6

Project Management

Gestione di un progetto: Realizzare gli obiettivi del progetto Prendere in considerazione le esigenze e interessi degli stakeholders (bilanciare con gli obiettivi del progetto) Aggiornare il piano di progetto (progressive elaboration) Bilanciare: Ambito (what is in/out); Qualità (Standard); Schedulazione (Tempi); Budget (Costi); Risorse (HR);

Rischi; Metodologie e FasiFonte: Project Management Institute – PMBOK® Guide Fifth Edition

Il Project Management è l'applicazione di conoscenze, capacità, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti.

42 Processi raggruppati in 5 Gruppi:

Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Chiusura

7

Organizzazione Progetti

Metodologie e Fasi

8

Mondo ideale & reale Seguire il progetto dall’inizio alla fine Preparare un piano progetto che è accettato e

supportato Fissare project targets Gestire le aspettative dei clienti &

stakeholders Presentare i project objectives e le

deliverables Cercare di ottenere il massimo nelle

performance dei membri del team di progetto Utilizzare al meglio le risorse umane & non Riportare con accuratezza lo stato del

progetto Comunicare efficacemente

Metodologie e Fasi

Risorse non disponibili o utilizzate male Risorse incompetenti Specifiche incomplete o che cambiano di continuo Mancanza di tempo per la pianificazione Targets non chiari Scarso interesse del gruppo manageriale Aspettative non realistiche Pianificazioni non realistiche Tecnologie obsolete Corruzione Scarsa comunicazione tra Project Manager e team di

progetto Assenza di analisi rischi

Ideale Reale

9

Mondo ideale & reale

1. Assenza di pianificazione2. Fare/risolvere e non gestire/pianificare3. Concentrarsi sulle fasi di lavoro e non su

obiettivi 4. Comunicazione inefficiente5. Inefficiente gestione del tempo6. Eliminare la diagnostica e l’analisi delle

varianze7. Non gestire la “triple constraint”

(Time,Cost,Scope / Quality)8. Concentrarsi su attivita’ amministrative e

non sui risultati9. Essere il collo di bottiglia nella gestione Metodologie e Fasi

1. Migliorare gli investimenti2. Migliorare I risultati dei prodotti/servizi3. Ottimizzare l’uso delle risorse limitate4. Fare propri I benefici dell’uso di standard5. Produttivi6. Ripetibili7. Misurabili8. Continuous Improvement

Tipici Errori Benefici nell'adottare uno standart

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Progetti di successo

Conoscenza

(9 Aree)

Capacità(comunicazione, leadership, negoziazione)

Strumenti(MS Project, Oracle Primavera)

Competenze

Tecniche

Project Success

Metodologie e Fasi

1. Coinvolgimento del team2. Supporto del gruppo manageriale3. Requisiti chiari4. Accurata pianificazione5. Attese realistiche6. Team competente e collaborativo7. Impegno assoluto8. Visione chiara degli obiettivi

1. Communication

2. Collaboration

3. Cooperation

4. Commitment

5. Consensus

6. Celebration

Le 6 "vitamine" per un progetto di successo

11

Aree

Metodologie e Fasi

5 Gruppi di processi (Tot 42 Processi)

9 Aree di conoscenza

Integration(coordination)

Scope(deliverables)

Time(Schedule)

Cost(BAC)

Quality(Standards)

HR(Team)

Communication(Stakeholders)

Risk(Be Pro-active)

Procurement(Relationships)

Livelli di interazione (tra fasi del progetto)


12Metodologie e Fasi

9 Aree di conoscenzaProject Management Process Groups PMBOK® Guide

Initiating Planning Executing Monitoring & Controlling Closing

Integration• Sviluppare il Project

Charter• Sviluppare il piano di Project Management • Dirigere e gestire l’esecuzione del progetto • Monitorare e controllare il lavoro

• Eseguire il controllo integrato delle modifiche• Chiudere il progetto o una fase

Scope• Raccogliere I requisiti• Definire l’ambito (Scope)• Creare la WBS

• Verificare l’ambito• Controllare l’ambito

Time

• Definire le attivita’• Sequenzializzare• Stimare le risorse• Stimare le durate• Sviluppare la schedulazione

• Colntrollare la schedulazione

Cost• Stimare costi• Determinare il budget

• Controllare I costi

Quality • Pianificare la qualita’ • Eseguire l’assicurazione qualita’ • Eseguire il controllo di qualita’

Human Resource Management

• Sviluppare il piano delle risorse umane • Costituire il gruppo di progetto• Sviluppare il gruppo• Gestire il gruppo

Communication•Identificare gli stakeholders

• Pianificare le comunicazioni • Distribuire le info• Gestire le aspettative degli stakeholders

• Produrre reports sulle prestazioni

Risk

• Pianificare la gestione dei rischi• Identificare I rischi• Eseguire analisi Qualitativa• Pianificare le risposte ai rischi

• Monitorare e cpntrollare I rischi

Procurement• Pianificare gli approvvigionamenti • Definire gli approvvigionamenti • Amministrare gli approvigionamenti • Chiudere gli

approvvigionamenti


Gestione del Tempo

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Gestione del TempoLa Gestione dei tempi di progetto comprende i processi necessari per gestire il completamento del progetto.

Gestione del Tempo

1. Definire le attività

2. Creare sequenza delle attività

3. Stimare le risorse

4. Stimare le durate

5. Sviluppare la schedulazione

I processi adottati nella gestione dei tempi interagiscono con altre aree di conoscenza (Costi, Qualità, Rischi, ecc..)

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Definire le attività

La definizione delle attività è il processo di identificazione delle azioni da eseguire per produrre i deliverable del progetto.

Gestione del Tempo

WBS: Work Breakdown StructureLa WBS rappresenta la struttura gerarchica delle attività da svolgere per il raggiungimento degli obiettivi del Progetto.

Input

• Baseline dell’ambito• Fattori ambientali

aziendali• Asset dei processi

organizzativi

Strumenti e tecniche

• Scomposizione• Pianificazione a

finestra mobile• Schemi di

documento• Parere di esperti

Output

16


Gestione del Tempo

La tecnica di scomposizione consiste nella suddivisione delle attività in micro-attività che rappresentino componenti più piccoli e gestibili.

Scomposizione

La tecnica di pianificazione a finestra mobile consiste nella elaborazione progressiva delle attività di progetto, fornendo un maggiore dettaglio per le attività da svolgere a breve termine e mantenendo le attività successive ad un livello superiore di WBS.

Pianificazione a finestra mobile

Macro attività

Dettaglio 1

Dettaglio 2

Dettaglio 3

Asse temporale

Dettaglio 1 Dettaglio 2 Macro 4 Macro 5 + +

contingency

3

17


Gestione del Tempo

Per definire le attività di un progetto è possibile utilizzare un elenco di attività standard, anche detti schemi di documenti, o parte di attività di un precedente progetto.

Schemi di documenti

Il Project Manager può sempre fare ricorso al parere di esperti e dei membri del gruppo di progetto per la definizione delle attività che compongono la WBS.

Parere di esperti

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Definire le attività - output

Gestione del Tempo

Elenco esaustivo che include tutte le attività di schedulazione richieste dal progetto. L’elenco delle attività include la descrizione dell’ambito di lavoro per ciascuna attività in modo sufficientemente dettagliato.

Elenco delle Attività

Gli attributi delle attività arricchiscono la descrizione delle’attività identificando i vari componenti ad essa associati. Gli attributi delle attività sono utilizzati per lo sviluppo della schedulazione e per la selezione, l’ordinamento e la classificazione delle attività di schedulazione pianificate in vari modi all’interno dei report.

Attributi delle attività

Una milestone è un punto o un evento significativo in un progetto, suddividendo le milestone tra obbligatorie, quali quelle richieste per contratto, ed opzionali, come quelle basate su dati storici.

Elenco delle Milestone

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Sequenza delle attività

Gestione del Tempo

L’ordinamento (o sequenza) delle attività, identificate nella fase precedente, viene effettuata sulla base delle loro dipendenze.

Dipendenze

Obbligatorie Discrezionali Esterne

Richieste dal contratto o legate alla natura del lavoro (es. strutture in elevazione dopo la realizzazione delle fondamenta).

Definite sulla base della conoscenza della migliore prassi.

Legate a attività esterne (es. consegna materiale da fornitore per svolgimento attività).

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Sequenza delle attività

Gestione del Tempo

Metodo del Diagramma delle precedenze

Il PDM è utilizzato nella metodologia del Percorso Critico (CPM) per costruire un reticolo di schedulazione del progetto che utilizza caselle o rettangoli chiamati nodi per rappresentare le attività e li collega con frecce che mostrano le relazioni logiche.

1 42

3

5A

B

C

DE A

B

C

DE

Diagramma a frecce Diagramma a nodi

21

Relazione tra attività

Gestione del Tempo

AB

AB

AB

AB

Fine – Inizio (FI)

Fine – Fine (FF)

Inizio - Inizio (II)

Inizio – Fine (IF)

L’attività B (successore) ha inizio quando ha fine l’attività A (predecessore)

L’attività B (successore) ha fine quando ha fine l’attività A (predecessore)

L’attività B (successore) ha inizio quando ha inizio l’attività A (predecessore)

L’attività B (successore) ha fine quando ha inizio l’attività A (predecessore)

22

Calcolo Percorso Critico

Gestione del Tempo

Att Att P D

A - 5

B A 8

C A 6

D B 9

E B, C 6

F C 3

G D, E, F 1

A5

0

0

5

5

B8

5

5

13

13

E6

13

16

19

22

C6

5

10

11

16

F3

11

19

14

22

D9

13

13

22

22

G1

22

22

23

23

23

Calcolo Percorso Critico

Gestione del Tempo

Att Att P D

A - 5

B A 8

C A 6

D B 9

E B, C 6

F C 3

G D, E, F 1

A5

0

0

5

5

B8

5

5

13

13

E6

13

16

19

22

C6

5

10

11

16

F3

11

19

14

22

D9

13

13

22

22

G1

22

22

23

23

24

Diagramma a barre

Gestione del Tempo

Il diagramma a barre, diversamente dai diagrammi di rete a frecce/nodi, è una rappresentazione grafica delle attività di progetto che mostra su una scala temporale delle barre senza alcun legame tra le attività.

semplicità di realizzazione e comprensione.

assenza di relazioni logiche tra le attività.

Punti di forza

Limiti

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Diagramma di Gantt

Gestione del Tempo

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Stimare le risorse

Gestione del Tempo

La stima delle risorse consiste nell’identificazione di: Persone, Mezzi, Materiali e Dotazioni necessarie per il completamento delle singole attività.

Input

• Input della fase precedente

• “Stima per le risorse delle attività”

• Descrizione dell’ambito del progetto


• Parere di esperti• Stima per analogia• Stima parametrica• Stima a tre punti• Analisi della riserva

Stima delle RisorseStima dei Costi

27

Stimare le risorse

Gestione del Tempo

Questa tipologia di stima si basa sulla valutazione di impiego di mezzi e/o risorse alternative.

Progetto – Stima Risorse

1. Valutazione utilizzo mezzi/macchine differenti2. Valutazione utilizzo strumenti manuali o automatici3. Realizzazione prodotto o acquisto presso terzi

Analisi delle alternative

Il Project Manager può sempre fare ricorso al parere di esperti e dei membri del gruppo di progetto per identificare le risorse necessarie al completamento delle attività inserite in WBS.

Parere di esperti

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Stimare le risorse

Gestione del Tempo

La stima Bottom-Up, letteralmente dal basso verso l’alto, prevede la scomposizione di una attività in microattività per le quali risultano facilmente identificabili le risorse necessarie.

Stima Bottom-Up

attività

micro attività 1micro attività 2micro attività 3

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Stimare la durata delle attività

Gestione del Tempo

La durata delle attività è intesa come il periodo lavorativo necessario al completamento dell’attività.

Input

• Elenco/attributi delle attività

• Requisiti di Risorse• Calendari• Fattori ambientali


organizzativi


• Parere di esperti• Stima per analogia• Stima parametrica• Stima a tre punti• Analisi della riserva

La durata è legata al Calendario lavorativo.

30


Gestione del Tempo

Sulla base di attività analoghe, già svolte in precedenti progetti, è possibile definire, con opportune

modifiche, il periodo lavorativo necessario per il completamento delle attività.

Stima per Analogia

Il Project Manager può sempre fare ricorso al parere di esperti e dei membri del gruppo di progetto per identificare le risorse necessarie al completamento delle attività inserite in WBS.

Parere di esperti

La stima parametrica è sviluppata sulla base di fattori di resa di produzione calcolati su dati storici a disposizione del Project Manager.

Stima Parametrica

Questa tipologia di stima è generalmente utilizzata nelle prime fasi del progetto quando si hanno poche informazioni di

dettaglio.

31


Gestione del Tempo

A partire dall’analisi di PERT (Program Evaluation and ReviewTechnique) viene introdotto il calcolo della durata dell’attività come media ponderata di tre differenti stime.

Stima a tre valori

durata più probabile, ovvero nelle condizioni più

realistiche. durata dell’attività nelle condizioni più favorevoli durata dell’attività

La durata delle attività può essere calcolata includendo una riserva legata all’incertezza e/o al rischio che tale attività presenta.

Analisi della riserva

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Schedulazione

Gestione del Tempo

L’attività di Schedulazione consiste nell’organizzazione ed ottimizzazione di tutti i dati analizzati nei precedenti processi.

Input

• Elenco/attributi delle attività

• Requisiti di Risorse• Calendari• Fattori ambientali


organizzativi


• Analisi del reticolo di schedulazione

• Metodo del Percorso Critico

• Metodo della Catena Critica

• Livellamento delle risorse

• Analisi scenario What-If

• Compressione della Schedulazione

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Schedulazione

Gestione del Tempo

Questo metodo focalizza l’attenzione sulle attività che compongono il Percorso Critico, calcolato sulla base delle date di inizio e fine.

Metodo del Percorso Critico

La riduzione di una qualsiasi attività presente sul Percorso Critico, incide direttamente sulla riduzione dell’intero progetto, fino a quando non interviene un nuovo Percorso Critico.

AB

D

C

CP = A + B + CA

B

D

C

CP = A + D

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Schedulazione

Gestione del Tempo

La Catena Critica è composta dalle attività presenti sul Percorso Critico che richiedono l’impiego di Risorse limitate.

Metodo della Catena Critica

E

A +

C +

D +

G

B

F

35

Schedulazione Progetto

Gestione del Tempo

Gestione dei Costi

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Gestione dei costi

Gestione dei Costi

La riduzione dei costi in fase di Progettazione e Pianificazione delle attività può causare dei notevoli aumenti di costi in fase di esecuzione.

La gestione dei Costi di Progetto si divide nei seguenti Processi: Stimare i Costi Determinare il Budget Controllare i Costi

Costi per Attività

Baseline autorizzata dei

Costi

Monitoraggio dei CostiLa gestione dei costi di progetto deve tenere in considerazione i requisiti degli stakeholder per individuare i costi.

38

Stimare i costi

Gestione dei Costi

Parere di esperti Stima per Analogia Stima Parametrica Stima a tre punti Stima della Riserva

La stima dei Costi, analogamente a quanto applicato nel processo di stima delle durate, include le seguenti metodologie:

Tramite l’acquisizione di offerte da parte di fornitori qualificati è possibile identificare i costi da esaminare per la definizione dei costi complessivi del progetto.

Parere di esperti Stima per Analogia Stima Parametrica Stima a tre punti Stima della Riserva Analisi delle offerte dei fornitori

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Determinare il Budget

Gestione dei Costi

Riconciliazione dei limiti di finanziamento

Attività 2

Attività 1

Per determinare il Budget è necessario svolgere una operazione di aggregazione dei costi delle singole attività.

Budget

Attività 3

AggregazioneCosti

Contingency(Rischi)

+In caso di scostamento tra i flussi di cassa ed i limiti di finanziamento del progetto, potrà rendersi necessaria una schedulazione delle attività.

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Controllare i costi

Gestione dei Costi

Quesiti di base

Durante lo svolgimento delle attività di progetto si rende necessario un controllo costante ed efficace dei costi in raffronto alla baseline autorizzata.

Earned Value Analysis – Analisi di Avanzamentoè una metodologia utilizzata per:

Misurare l’avanzamento del Progetto Prevedere tempi e costi per il completamento del progetto Fornire indicazioni sulle variazioni da apportare alla schedulazione e/o al

Budget I risultati di questa analisi, ottenuti integrando tre differenti misure (costi, tempi e lavoro), forniscono degli indicatori utili per valutare e confrontare l’andamento dei progetti.

1. Che Budget abbiamo raggiunto?2. Quali attività abbiamo completato?3. A che punto del crono-programma

siamo arrivati?

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Earned Value Analysis

Gestione dei Costi

DEFINIZIONI

Valore pianificato (PV) è il budget autorizzato per il completamento di una attività o di un gruppo di esse. Il valore complessivo del PV è denominato Budget al completamento (BAC).

Earned Value (EV) è il valore del lavoro eseguito in termini di budget approvato

Costo Effettivo (AC) è il costo effettivamente sostenuto per il lavoro eseguito.

Sulla base di tali valori si effettuerà un monitoraggio di:Scostamento dei Tempi (SV) rappresenta l’efficienza della schedulazione;

[SV = EV – PV]

Scostamento dei Costi (CV) rappresenta l’efficienza dei costi;[CV = EV – AC]

42

Earned Value Analysis

Gestione dei Costi

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Gestire i RischiEvitare il rischio Se un'attività di progetto può portare a conseguenze gravi, è consigliabile evitarla. Ad

esempio l'uso di un processo di produzione contemporaneamente per due risultati finali può influire negativamente sui tempi del progetto. Il project manager può evitare questo rischio usando il processo di produzione in sequenza.

Mitigare il rischio È importante trovare soluzioni per ridurre la probabilità di un rischio. È ad esempio possibile decidere di utilizzare un processo semplificato e noto se un processo più innovativo e costoso richiede troppo tempo per essere implementato.

Trasferire il rischio

È possibile controllare il rischio trasferendolo a un fornitore esterno. Se ad esempio la documentazione di un sottosistema per computer ha un ambito troppo grande per essere completata in tempo dalle risorse interne, è possibile affidarne alcune parti a un fornitore esterno.

Imparare dai rischi

Non tutti i rischi sono negativi. I rischi possono anche aprire le porte a nuove opportunità. Se ad esempio dopo aver esaminato i rischi di un progetto, si capisce che un sottosistema software in fase di sviluppo come parte di un processo di produzione più grande è commerciabile da solo, è possibile decidere di riassegnare i tecnici migliori per approfondire lo sviluppo del sottosistema. Lo spostamento dei tecnici esperti da un progetto crea un rischio aggiuntivo, ma in questo caso può essere bilanciato dall'opportunità guadagnata.

RischiFonte: https://support.office.com/it-it/article/Obiettivo-della-gestione-del-progetto-gestire-i-rischi-del-progetto

Case StudyDEMO

Impianto Fotovoltaico

Discarica Rifiuti

Rete Fognaria

Utilizzo Project

Conclusione Grazie per la partecipazione

Ing. Andrea [email protected]

http://www.aeisolution.ithttps://it.linkedin.com/in/ingmaddalena

Ordine degli Ingegneri della Provincia di Novara

Novara, lì 21/11/2015

Introduzione al Project Management [PM01-S]

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