Your Partners in FundingE‐Rate & RHC

INTRODUCTION TO E‐RATE

FY 2018‐19

Please take the time to follow us on social media!

2

Social Media

@KelloggLLC @KelloggLLCKellogg & Sovereign Consulting, LLC

https://twitter.com/kelloggllc https://www.linkedin.com/company‐beta/22320548

https://www.facebook.com/kelloggllc

@KelloggLLChttps://www.instagram.com/kelloggllc

Session Agenda

• Introduction to KSLLC

• E‐Rate Basics

• EPC Portal

• Eligible Services List

• The E‐Rate Cycle 

• Q&A

3

4

The KSLLC Team

*Certified E‐rate Management Professional

Debi Sovereign*Nic CarlsonChristina Bailey*Rachel BottsJermol CoureurMai Fields*Ben GodwinAdam GodwinSusie GodwinRiley HarpoleAlex LinamTeagan Vick*Jennifer WilliamsMandy Wood*

Jane Kellogg*Marci WhiteShannon Tice

Shar DodooShelby O’DellAlex Ballard

E‐Rate RHC OUSF

www.kelloggllc.com/account_managers.aspx

E‐RATE BASICS

5

Presented by: Rachel Botts

6

FCC

USAC

Schools & Libraries Division

7

E‐Rate Applicant Process

http://www.usac.org/sl/applicants/default.aspx

8

E‐Rate Applicant Process

9

• July‐Sept: Recommend Service Provider demonstrations for applicants

• August‐December: Prepare RFP Questionnaire online at www.erate470.com  

• Sept‐December: Post Form 470 & RFP – competitive bidding period

• Sept‐January – Host fair and open bidding process• Oct‐Jan – Select winning bids, gather and sign contracts• Jan‐Mar –Form 471 filed online at EPC Portal

10

• Mar‐June – Approve E‐rate Board Resolution to pay non‐discount portion of requested services.

• April 1‐Installation for Category 2 equipment may begin  (Install by September 30)

• May‐June – USAC begins issuing funding commitments• July – Start service recurring services (funding period ends 

June 30)

• In December, 2014, The FCC set the E‐rate funding cap at $3.9 billion for each funding year. 

• The cap was previously $2.25 billion• Cap is adjusted for inflation each year (beginning in 2010).  

Currently $3.99 billion is available and $3.2 billion was requested for 2017‐18.

• Once each year, FCC can roll over unused funds from previous funding years into the current funding year

11

E‐Rate Budget

• Schools and School Districts

• Non‐traditional facilities 

• Conditionally by state – see Eligibility Table

• Libraries and Library Systems

• Consortia of eligible entities

• Groups that band together to aggregate demand and negotiate lower prices (regional consortia, statewide networks)

http://www.usac.org/sl/applicants/beforeyoubegin/definitions.aspx

12

• Congress directed the Federal Communications Commission (FCC) to establish the E‐rate program in 1996

• The FCC sets rules and policies through orders• Policies are defined in the text of orders

• Appeal Decisions

• Universal Service Administrative Company – Schools & Libraries Division (USAC/SLD) develops procedures for specific actions, such as how to process applications

13

Discounts are based on percentage of students eligible for the National School Lunch Program (NSLP) and Urban or rural status of entity• Schools

– calculated by district– Total free‐reduced lunch students/total enrollment

• Libraries– Use school district in which the library is located

• Library Systems– Use school district in which the main library is located

14

15

INCOMEMeasured by % of 

students eligible for the National School Lunch Program

URBAN LOCATIONDiscount

RURAL LOCATIONDiscount

CATEGORY 2 DISCOUNT %

If the % of students in your school that qualifies for the National School 

Lunch Program is…

…and you are in an URBAN area, your 

discount will be…

…and you are in a RURAL area, your 

discount will be…

Less than 1% 20% 25% Same1% to 19% 40% 50% Same20% to 34% 50% 60% Same35% to 49% 60% 70% Same50% to 74% 80% 80% Same75% to 100% 90% 90% 85%

• Service Provider Identification Number (SPIN): Unique number assigned by USAC to service providers seeking payment for participating in a USF program. A SPIN is also used to verify delivery of services and to arrange for payment. 

• Billed Entity Number (BEN): an identification number assigned by USAC to each school or library building

16

What is a funding year?• A funding year (FY) runs from July 1 to the following June 30.

• FY2018 runs from July 1, 2018 to June 30, 2019.– Recurring services (e.g., monthly telephone services and Internet) 

must be delivered by June 30.– Non‐recurring services (e.g., equipment and installations) must be 

delivered and installed by the September 30 following the funding year, and this deadline can be extended.

17

FUNDING YEARS• USAC References beginning date

• 07/01/2019 – 06/30/2020 = FY 2019• Program year # 

• Based on first year of the program: 1998• 2017‐18 = Program Year 20• 2018‐19 = Program Year 21• 2019‐20 = Program Year 22

18

• Non‐instructional Facility (NIF): a school building with no classrooms or a library building with no public areas

– NIFs are eligible for Category 1 services

– NIFs are eligible for Category 2 services only if necessary to provide effective transport of information to classrooms or public areas of libraries

19

USAC’S ERATE PRODUCTIVITY CENTER EPC PRONOUNCED “EPIC” 

20

Presented by: Ben Godwin 

21

USAC EPC Overview

• Account Administrator: An EPC user who can manage users, permissions, and related entities for an organization such as a school, library, service provider, consortium, or consulting firm

• My Landing Page: My landing page provides you with a specific list of your entities, FCC Forms, customer service cases and tasks assigned to you. It also includes several links to important information including reports, forms and USAC’s website to locate additional information

22

Eligible Services List

23

Presented by: Ben Godwin 

Eligible Services 

Category One• Services used to connect 

broadband or Internet to eligible locations, or services that provide the basic conduit access to the Internet. Data Transmission Services and Internet Access, and Voice Services are Category One services.

• Voice service eligible but being phased out.

Category Two• Internal connections services needed 

to enable high‐speed broadband connectivity and broadband internal connections components. Category Two includes local area networks /wireless local area networks (LAN/WLAN), eligible broadband internal connections components, basic maintenance of eligible broadband internal connections components, and managed internal broadband services.

24

25

• Fiber (Lit and Dark)• OC‐1, OC‐3, OC‐12, OC‐n• Wireless Service (e.g. microwave)• Satellite Services• DS‐1, DS‐2, DS‐3• Ethernet• T‐1, T‐3, Fractional T‐1

• Frame Relay• SMDS• Cable Modem• DSL• ATM• Telephone Dial‐up• Broadband over Power Lines• Self‐provisioned Broadband Network

Category 1 Data Transmission Services and Internet Access

26

E‐Rate Eligible fiber options

Leased Lit Fiber

Owned by provider

Provisioned by provider with 

charges for service

Leased Dark Fiber

Owned by provider

IRU or Lease

Self‐Provisioned

Owned by applicant

Operations and maintenance 

responsibility of applicant

Special construction refers to the upfront, non‐recurring costs associated with the installation of new fiber.

1. construction of network facilities;

2. design and engineering; and3. project management.

Does not include network equipment necessary to light fiber. 

27

What is special construction?

28

For FY2019, the reduction to voice services is 100% 

Voice Phase down

Access points Cabling  Caching Firewalls Switches Routers  Racks 

UPS

Wireless LAN Controllers

Improvements, upgrades and software necessary to support eligible broadband internal connections components

Functionalities listed here that can be virtualized in the cloud, and equipment that combines eligible functionalities are also eligible.

29

Eligible Broadband Internal ConnectionsSubject to the Category Two Budget

Eligible Services – Category 2

Subject to the Category Two budget 

Services provided by a third party

– Operation, Management, And/or monitoring of eligible broadband internal connection components

The third party may manage the school or library’s equipment or provide the equipment as part of a lease.

30

Managed Internal Broadband Services(e.g. Managed Wi‐Fi)

Subject to the Category Two budget

Support for basic maintenance of eligible internal connections such as:

• Repair and upkeep of hardware

• Wire and cable maintenance

• Basic tech support

• Configuration changes

Support for BMIC is limited to actual work performed under the contract.

31

Basic Maintenance of Internal Connections

Eligible Charges

Taxes, surcharges and other similar reasonable charges

Lease fees to rent or lease eligible components

Shipping charges

Training

Installation and configuration

• Installation may be provided by a third party 

32

Miscellaneous

Category Two Budgets• Schools:

– $153.47/student, per site – Minimum $9,412.80 if site has fewer than 62 students– School sites with classrooms have budgets, no budget for NIFs

• Libraries:– $2.35/square foot– Minimum $9,412.80 if less than 4,000 sq. ft

• Large Urban Libraries (IMLS locales 11, 12, 21):– $5.12/square foot– Minimum $9,412.80 if less than 1,850 sq. ft

33

• Recurring Services – Services that occur every month.  Examples: telephone service, Internet Access. Includes basic maintenance.  – Use by June 30th of the funding year.

• Non Recurring Services – One time charges. Examples: installation fees, network equipment. Install by September 30thfollowing the FY.  Extensions available if funded or changes made on or after March 1 OR upon written request.

34

THE E‐RATE CYCLE 

35

Presented by: Ben Godwin, Rachel Botts, Alex Linam, and Riley Harpole

36

FCC Forms 472 (BEAR) & 474 (SPI)

FCC Form 486

Application Review & Funding

FCC Form 471 

Competitive Bidding

FCC Form 470 & RFP

• Request for Proposal (RFP): a bidding document which provides detailed information about requested services, locations, bid submission requirements, etc.

• Some states or procurement agencies refer to these documents by other names, e.g., Invitation for Bids (IFB)

• If an RFP is required by state/local procurement rules, the applicant must issue one.

37

• Applicants post an FCC Form 470 and may issue an RFP (Request for Proposal) to open a competitive bidding process. 

• Used to identify and describe desired categories of service and function of the services.

• Process must be open and fair.• Applicants must wait a minimum of 28 days after the later 

of the FCC Form 470 certification or RFP posting before selecting a service provider, signing a contract (if applicable).

• Applicant must choose the most cost‐effective solution with the price of the E‐rate eligible products and services as the primary factor in the evaluation.

38

39

FCC Forms 472 (BEAR) & 474 (SPI)

FCC Form 486

Application Review & Funding

FCC Form 471 

Competitive Bidding

FCC Form 470 & RFP

• Applicants must ensure that the competitive bidding process is open and fair

• All potential bidders must have access to the information from an FCC Form 470 and RFP, and they can respond to the applicant requests

• Must keep all incoming bids/correspondence with bidders and prepare to evaluate all bids received equally

40

1. The applicant has a relationship with a service provider that would unfairly influence the outcome of a competition or furnish the service provider with “inside” information.

2. Someone other than the applicant or an authorized representative of the applicant prepares, signs OR submits the FCC Form 470 and certification.

41

3. A service provider representative is listed as the FCC Form 470 contact person and that service provider is allowed to participate in the competitive bidding process

4. The FCC Form 470 does not describe the desired products and services with sufficient specificity to enable interested parties to submit bid responses

42

• Bid: A service provider response to an applicant’s FCC Form 470 and RFP which contains services and prices and any other information requested

• Price as the primary factor: In evaluating bids, the price of the eligible products and services must be the most heavily‐weighted factor the applicant’s evaluation of bids

43

After the close of the competitive bidding process (on or after the Allowable Contract Date), they will:

1) Evaluate all bids received

2) Select service provider(s)

3) Sign a contract, if applicable

4) Prepare & submit an FCC Form 471

44

45

Factor Points Possible

Vendor 1 Vendor 2 Vendor 3

Price of the ELIGIBLE goods and services 30 15 30 25

Prior experience w/ vendor 20 20 0 20Personnel Qualifications 10 10 5 5

Responsiveness 15 0 15 15Technical Merit 20 20 10 20Price‐Other Costs 5 5 5 5

Total  100 80 65 90

46

FCC Forms 472 (BEAR) & 474 (SPI)

FCC Form 486

Application Review & Funding

FCC Form 471 

Competitive Bidding

FCC Form 470 & RFP

• Service providers may assist with Form 471

• Applicant provides information on the service providers and eligible services chosen

• Applicant must identify the eligible sites which will receive services

• Applicant calculates and reports how much support they are seeking for the year

• Applicant includes discount calculation information

• Applicant certifies compliance with program rules

47

• Funding Request Number (FRN): A unique number that USAC assigns to each funding request in an FCC Form 471.

• Form 471 Filing Window: The period generally between mid‐January and mid‐March (prior to the start of the funding year) when forms filed are treated as having been received on the same day and are considered for funding before any other forms filed after the window closes

48

49

FCC Forms 472 (BEAR) & 474 (SPI)

FCC Form 486

Application Review & Funding

FCC Form 471 

Competitive Bidding

FCC Form 470 & RFP

• Program Integrity Assurance (PIA): After you file and certify an FCC Form 471 within the filing window, Program Integrity Assurance (PIA) reviewers at USAC check the information on your form for completeness and accuracy and may have additional questions for you to answer.  All applications go through an initial review and a final review. 

• Funding Commitment Decision Letter (FCDL): notification issued by USAC to the applicant and the service provider that contains commitment decisions on funding requests. 

50

During Application Review, PIA will contact the APPLICANT to:• Check the eligibility of the schools &/or libraries and their 

discount levels• Verify that the services requested are eligible for discounts• Give applicant an opportunity to make allowable corrections to 

applicant’s form• In some cases, ask for additional verification of applicant’s 

compliance with program rules• Service provider may be contacted by the applicant for additional 

information about the service provider’s bid.

51

• Following application review, USAC issues a funding notification email to both the applicant and the service provider(s). Both may go to their EPC Home Page to generate and view the FCDL in Excel format

• Applicants and Service Providers should carefully review the funding notice for details on approved or denied requests and your next steps

• If funding is reduced or denied, the applicant or the service provider can consider filing an appeal of the USAC decision with USAC within 60 days.

52

• Service Provider will work with applicant directly to begin 

service

• Both parties must follow contract terms

• Ensure procedures are in place and IN WRITING if any 

work is done or products provided prior to funding

53

54

FCC Forms 472 (BEAR) & 474 (SPI)

FCC Form 486

Application Review & Funding

FCC Form 471 

Competitive Bidding

FCC Form 470 & RFP

• FILED BY APPLICANT– KSLLC files our clients’ Form 486

– 120 DAY DEADLINE from service start date or issuance of FCDL

• Notify USAC that applicant’s eligible services have started or been delivered and invoices for those services can be processed and paid

• Report applicant’s status of compliance with CIPA

55

• FCC Form 486 Notification Letter: An EPC notification in your News Feed issued by USAC to the applicant and service provider after an FCC Form 486 has been processed (KSLLC submits this form on your behalf)

• Children’s Internet Protection Act (CIPA): A law that mandates certain Internet safety policy and filtering requirements for recipients of E‐rate Program discounts for services other than telecommunications services.

56

57

BEAR & SPI Discount Method

FCC Form 486

Application Review & Funding

FCC Form 471 

Competitive Bidding

FCC Form 470 & RFP

58

Your Partners in FundingE‐Rate & RHC

Your Opinion Counts!

https://www.surveymonkey.com/r/AppWkshpSurvey2018

60

Thank You All For Coming