INTERN Customizing Tools: Genehmigungsverfahren SAP Business One Release 9.0.
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INTERN
Customizing Tools:Genehmigungsverfahren
SAP Business One Release 9.0
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Lernziele
Lernziel: Den Geschäftsprozessablauf für
Genehmigungsverfahren beschreiben Genehmigungsverfahren in SAP Business
One einrichten
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Um steigende Aufwandsentschädigungen unter Kontrolle zu halten, sind ab sofort alle Ausgaben über einer bestimmten Grenze von der Buchhaltungsabteilung zu genehmigen.
Lösung: Verwenden Sie ein Genehmigungsverfahren. Wenn der Wert des Ausgabenbelegs die Grenze überschreitet, wird der Beleg durch das Genehmigungsverfahren gesperrt, bis der Beleg genehmigt wurde.
Unternehmensszenario
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Nein
Genehmigungsverfahren in SAP Business One
Ersteller
Beispiel:Bestellung Wert > 5000
Ja
Bedingung erfüllt?
Geparkter
Beleg
Genehmigungs-verfahren
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Nein
Genehmigungsverfahren in SAP Business One
Ersteller
Beispiel:Bestellung Wert > 5000
Ja
Bedingung erfüllt?Genehmigungs-
verfahren
Genehmigungs-stufe 1
Abgelehnt
Abgelehnt
?
Geparkter
Beleg
© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 6
Nein
Genehmigungsverfahren in SAP Business One
Ersteller
Beispiel:Bestellung Wert > 5000
Ja
Bedingung erfüllt?
Genehmigungs-stufe 2
Genehmigt?
Abgelehnt
Genehmigt
Abgelehnt
Genehmigungs-verfahren
Geparkter
Beleg
Genehmigungs-stufe 1
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Definition
Um ein Genehmigungsverfahren zu definieren:
1.Aktivieren Sie Genehmigungsverfahren in den „Allgemeinen Einstellungen“ (Registerkarte „Geschäftspartner“)
2.Legen Sie eine oder mehrere Genehmigungsstufen fest
3.Legen Sie Genehmigungsvorlagen an
Administration > Systeminitialisierung >Allgemeine Einstellungen.
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Definition – Genehmigungsstufen
Jede Stufe umfasst eine Liste von Genehmigern für eine Genehmigungsstufe
Alle Genehmiger müssen zunächst als Benutzer in SAP Business One definiert werden
1
2Sie können mehrere Genehmiger für eine Stufe festlegen. Sie können auch die Mindestanzahl der Genehmigungen festlegen, die erforderlich sind, damit der Prozess die nächste Stufe erreicht
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Eine Genehmigungsvorlage bildet die geschäftlichen Anforderungen zum Implementieren eines Genehmigungsprozesses ab
Vereint 4 Elemente: Ersteller des Belegs Namen der Genehmiger auf jeder
Stufe Belege, die genehmigt werden
müssen Genehmigungsbedingungen
Definition – Genehmigungsvorlagen
Genehmigungsvorlage
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Registerkarte „Ersteller“:
Geben Sie in der Vorlage die Benutzer an, die zu genehmigende Belege anlegen
Nur hier angegebene Benutzer unterliegen dem Genehmigungsprozess
Benutzer können die Vorlage nicht ändern, wenn sie als Ersteller in der Vorlage festgelegt wurden
Genehmigungsvorlagen – Ersteller
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Genehmigungsvorlagen – Belege
Registerkarte „Belege“:
Wählen Sie die zu genehmigenden Belegarten
Verkaufs- und Einkaufsbelegarten können in einer Vorlage gewählt werden. Die Genehmiger müssen jedoch identisch sein
Wenn Sie verschiedene Genehmiger benötigen, verwenden Sie separate Vorlagen
Belege können nicht zusammen mit Bestands- oder Zahlungsbelegen in derselben Vorlage verwendet werden
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Registerkarte „Stufen“:
Hinterlegen Sie die vordefinierten Genehmigungsstufen
Die Reihenfolge der Stufen in der Vorlage entspricht der Reihenfolge eines Genehmigungsprozesses mit mehreren Stufen
Genehmigungsvorlagen – Stufen
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Bedingungen:
Immer (keine Bedingungen)
Vordefinierte Bedingungen (variieren je nach gewählter Belegart)
Benutzerabfragen
Genehmigungsvorlagen – Bedingungen
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Vordefinierte Bedingung
Verhältnis Wert
Gesamt 5000
Menge 5-200
Wählen Sie einen Operator (größer als, kleiner als, gleich usw.) und geben Sie einen Wert ein
Wählen Sie „Bereich“ (innerhalb/außerhalb des Bereichs) und geben Sie die unteren und oberen Bereichsgrenzen durch Bindestrich getrennt ein
Verwenden vordefinierter Bedingungen
Größer alsKleiner alsGleichUngleich. . .Größer als
Kleiner alsGleichUngleichInnerh. d. Ber.Außerh. d. Ber.. . .
Mehrere Bedingungen werden mithilfe der „OR“-Logik ausgewertet
Der Genehmigungs-prozess wird angewendet, wenn nur eine der vordefinierten Bedingungen erfüllt ist.
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Verwenden von Abfragen
Bedingungen: Statt vordefinierter
Bedingungen können Abfragen als Bedingung für Genehmigungsverfahren verwendet werden
Vordefinierte Bedingungen können mit einer Abfrage kombiniert werden – Auswertung mittels OR-Logik
Verwenden Sie eine Abfrage, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen (AND-Operator)
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Abfragen für Genehmigungsverfahren
Die Abfrage muss „SELECT DISTINCT ‘True’“ verwenden
Beispiel: Genehmigungen für Kundenaufträge, wenn Kundenkontensaldo >10000 AND Auftragsgesamtsumme > 2500
SELECT distinct 'TRUE' FROM ORDR T0 INNER JOIN OCRD T1 ON T0.[CardCode] = T1.[CardCode] WHERET1.CardCode = $[ORDR.CardCode] andT1.Balance > 10000 and cast($[ORDR.DocTotal] as numeric) > 2500
Kundenauftrag (ORDR)
Code
Geschäftspartner-Stammdaten (OCRD)
Saldo
Gesamt
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Abfragen für aktives Fenster
Die Abfrage muss einen Beleg im aktiven Fenster referenzieren
Um auf ein Feld im aktiven Fenster zu referenzieren, müssen Sie das Zeichen $ vor dem Feld einfügen
Kundenauftrag (ORDR)
Code
GesamtAktives Fenster
Diese Abfrage funktioniert nur für Kundenaufträge (Tabelle „ORDR“)
SELECT distinct 'TRUE' FROM ORDR T0 INNER JOIN OCRD T1 ON T0.[CardCode] = T1.[CardCode] WHERET1.CardCode = $[ORDR.CardCode] andT1.Balance > 10000 and cast($[ORDR.DocTotal] as numeric) > 2500
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Abfragen für mehrere Belegarten
Wenn mehrere Belegarten in der Genehmigungsvorlage gewählt sind, muss die Abfrage die Artikelnummernsyntax verwenden:
$[$Item.Column.0]
Diese Abfrage funktioniert mit allen Verkaufs- und Einkaufsbelegarten,
da sie auf ein Feld mittels der Artikelnummer referenziert
Kundenauftrag (ORDR)
Code
GesamtAktives Fenster
SELECT distinct 'TRUE' FROM OCRD T0 WHERET0.CardCode = $[$4.0.0] andT0.Balance > 10000 and $[$29.0.number] > 2500
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Prüfen einer Abfrage für Genehmigungsverfahren
Extras > Abfragen > Benutzerabfragen > Kategoriename > Abfrage
Um eine Abfrage zu prüfen, behalten Sie den Beleg im aktiven Fenster und führen Sie die Abfrage über das Menü „Extras“ aus
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Mehrere Genehmiger auf einer Stufe
Ergebnis: Der Beleg wurde genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden
Jane Genehmigt
John Abgelehnt
Beispiel: Die Mindestanzahl an Genehmigern lautet 1
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Mehrere Genehmiger auf einer Stufe (Forts.)
Ergebnis: Der Beleg wurde genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden
Jane Genehmigt
John Abgelehnt
Jane Abgelehnt
John Genehmigt
Ergebnis: Der Beleg bleibt geparkt, bis ein weiterer Genehmiger antwortet
Beispiel: Die Mindestanzahl an Genehmigern lautet 1
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Genehmigungsverfahren: Berichte
Genehmigungsstatusbericht
Welchen Genehmigungsstatus haben meine Belege?
Ersteller oder Genehmiger können die Genehmigungsanfrage über diesen Bericht stornieren
Genehmigungsbericht
Welche Belege muss ich noch genehmigen?
Mehrere Belege genehmigen oder ablehnen
Ansicht des Geneh-migers
Ansicht des Erstellers
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Die wichtigsten Punkte
Die wichtigsten Punkte dieser Lektion:
Um ein Genehmigungsverfahren einzurichten, aktivieren Sie Genehmigungsverfahren, legen Sie die Genehmigungsstufen fest und legen Sie Genehmigungsvorlagen an.
Um ein Genehmigungsverfahren mit mehreren Stufen anzulegen, kombinieren Sie mehrere vordefinierte Stufen in der Genehmigungsvorlage.
Sie können Bedingungen für ein Genehmigungsverfahren festlegen:• Immer• Vordefinierte Bedingungen• Benutzerabfrage
In Genehmigungsverfahren verwendete Abfragen müssen als Ergebnis TRUE oder FALSE zurückgeben
Um Felder im aktiven Fenster zu referenzieren, fügen Sie das Zeichen $ in die Abfrage ein
Um eine Abfrage für mehrere Belegarten mit derselben Struktur zu verwenden, verwenden Sie die Artikelnummernsyntax und fügen Sie ein weiteres $-Zeichen hinzu.