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INSTRUCTIVO PARA TRAMITES DOCUMENTALES

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código OP-I-001

INSTRUCTIVO PARA TRAMITES DOCUMENTALES Versión 1

Fecha 22-11-2016

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Contenido

INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3

1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................. 3

3. RESPONSABILIDADES ..................................................................................................... 3

4. DEFINICIONES .................................................................................................................... 4

5. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 5

5.1 Retiros de Mercancía Tipo Contenedor (importación) ......................................... 5

5.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (exportación) ......................................... 5

5.3 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta (importación) ....................................... 6

5.4 Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación) ....................................... 6

5.5 TRAMITES PRESENCIALES ........................................................................................ 7

5.6 DOCUMENTOS SOPORTES PARA RETIRO DE MERCANCIAS ......................... 8

5.7 PLAN DE CONTINGENCIA ........................................................................................... 9

5.7.1 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta y Contenedor. (Importación) ....... 9

5.7.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (Exportación) .................................... 9

6. FORMATOS ........................................................................................................................ 10

7. ANEXOS .............................................................................................................................. 10

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

CONTROL DE APROBACIONES

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Elaborado

Revisado

Aprobado

Resp. del SIG



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INTRODUCCION

________________________________________________________________________________

La Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., dentro de sus procedimientos ha

implementado una guía acerca del proceso de retiros e ingresos de mercancías del

Terminal, como mecanismo de consulta donde los usuarios encontraran estandarizadas y

documentadas las diferentes actividades de retiro de cargas nacionalizadas, tránsitos,

contenedores vacíos y los ingresos de carga contenerizada, suelta, en tránsito y demás

actividades propias de la operación.

1. OBJETIVO

________________________________________________________________________________

Dar a conocer a nuestros usuarios y Comunidad Portuaria en general, nuestros

procedimientos para el retiro e ingreso de mercancías a la Sociedad Puerto Industrial

Aguadulce S.A.

2. ALCANCE

________________________________________________________________________________

La Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. comprometida con el servicio y facilitación de

los procesos, ha creado la presente guía destinada agilizar el retiro e ingreso de mercancías

del terminal y aplica para todos los usuarios que intervienen en los procesos de importación

desde el descargue de la mercancía hasta el retiro; y en el proceso de exportación desde

el ingreso de la carga a nuestro terminal hasta su embarque.

3. RESPONSABILIDADES ________________________________________________________________________________

Terminal:

Dar a conocer a los usuarios, los procedimientos establecidos por el terminal Sociedad Puerto Industrial Aguadulce.

Garantizar que toda la documentación presentada por los usuarios, cumpla con los requisitos establecidos por las Autoridades Competentes y lineamientos corporativos de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A.



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Operadores de Comercio Exterior

Agencias de Aduanas

Agentes de Carga Internacional ACI

Agencias Navieras

Transportadores

Operadores de Transporte Multimodal

Importadores y/o Exportadores

Acoger los procesos establecidos por la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce y

darle cumplimiento.

Presentar la documentación completa y conforme a lo establecido para cada

proceso.

Hacer buen uso de las herramientas que brinda el puerto para el desarrollo de los

procesos aduaneros.

4. DEFINICIONES

________________________________________________________________________________

AGENCIA DE ADUANAS: Es la persona jurídica autorizada por la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales para prestar servicios de representación a los importadores,

exportadores o declarantes en el desaduanamiento de las mercancías y demás

formalidades aduaneras conexas con el mismo.

CITA: Fecha y hora de ingreso a cargar mercancía dentro del terminal, asignada a través

del portal a una empresa de transporte para determinado vehículo.

DECLARACION ADUANERA: Es el acto o documento mediante el cual el declarante indica

el régimen aduanero específico aplicable a las mercancías y suministra los elementos e

información que la autoridad aduanera requiere.

DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

D.T.A.: Declaración de Transito Aduanero.

ETA: (Estimated Time of Arrival) Hora estimada del arribo de la nave.

FORMULARIO DE CONTINUACION DE VIAJE: Formulario autorizado por la DIAN para

las operaciones de OTM.

MUISCA: Modulo Único de Ingreso, Servicio y Control Automatizado.

OPERADOR DE COMERCIO EXTERIOR: la persona natural, la persona jurídica o sucursal

de sociedad extranjera, que hace parte o interviene, directa o indirectamente, en los

destinos, regímenes, operaciones aduaneras o en cualquier formalidad aduanera.



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O.T.M.: Operador de Transporte Multimodal.

PIN: Es un tipo de contraseña numérico que solo lo podrá generar la Agencia de Aduanas,

el importador, el Operador de Transporte Multimodal y el Agente de Carga Internacional

con su respectivo usuario y contraseña a través del portal, quienes lo entregarán a la

empresa de transporte para solicitar la cita para los vehículos dispuestos a cargar la

mercancía.

PORTAL: plataforma Web de interacción con los usuarios para generación de PIN y citas

en las operaciones de comercio exterior.

5. PROCEDIMIENTO

________________________________________________________________________________

5.1 Retiros de Mercancía Tipo Contenedor (importación)

5.1.1 AGENCIA DE ADUANAS: Ingresa al portal, digita el número del B/L, adjunta los

documentos soportes escaneados en original y a color.

5.1.2 PUERTO: Revisa la documentación. Envía correo electrónico según sea el caso:

APROBADA o DESAPROBADA.

5.1.3 AGENCIA DE ADUANAS: Después de tener aprobación documental y pago de

facturas (clientes debito) ingresa al portal y genera PIN.

5.1.4 TRANSPORTADOR: Ingresa al portal digita el número del PIN y programa CITA.

5.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (exportación)

5.2.1 TRANSPORTADOR paso1: Ingresa al portal, da clic en Asociar contenedor, digita

el número del Booking, ingresa los datos de la Agencia de Aduanas, digita el nombre

del cliente y asocia los contenedores pertenecientes al Booking.

5.2.2 TRANSPORTADOR Paso 2: Luego en portal selecciona Crear cita, ingresa el

número del Booking y genera Cita.

5.2.3 CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado y la

entrega al funcionario del puerto.

5.2.4 PUERTO: Verifica los datos de la planilla de traslado y procede a generar el aviso

de ingreso en MUISCA y VUCE.



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5.3 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta (importación)

5.3.1 AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a

[email protected], adjuntando el formato retiro de

mercancías (OP-M-001-F02) y demás documentos soportes, escaneados en

original y a color indicando en el asunto el número de BL hijo correspondiente.

5.3.2 PUERTO: Revisa la documentación. El usuario recibirá un correo electrónico según

sea el caso: APROBADA o DESAPROBADA.

5.3.3 TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a

[email protected], adjuntando el formato solicitud cita

manual (OP-M-001-F01), tarjeta de propiedad, SOAT y copia de facturas

canceladas.

5.4 Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación)

5.4.1 AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a

[email protected], realizando el anuncio de la mercancía

que ingresara al puerto.

Para hacer el anuncio por correo electrónico para ingreso de mercancía de

Exportación seguir el ejemplo:

ASUNTO: Anuncio Exportación – Planilla No. XXXXXXXX

Exportador.

Nombre de Empresa de transportes.

Producto.

Peso.

Cantidad.

5.4.2 TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a

[email protected], adjuntando el formato solicitud cita

manual (OP-M-001-F01).

5.4.3 PUERTO: Verifica los datos del formato de solicitud cita manual (OP-M-001-F01)

y asigna la cita.

5.4.4 CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado.

mailto:[email protected]






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5.5 TRAMITES PRESENCIALES

Oficina 404 del Edificio 2 COSMOS PACIFICO.

5.5.1 CASOS ESPECIALES:

Los siguientes son considerados casos especiales:

*Declaración Anticipada.

*Declaración corrección y/o modificación.

*Declaración de Legalización.

*Declaración manual.

*Planillas de envío, DTA y/o OTM.

*Retiros Parciales.

El trámite presencial aplica sólo para los casos especiales, cuando en una misma solicitud

se presente más de cinco declaraciones de importación, Planillas de envío, Declaración de

tránsito y/o Continuación de viaje y para los retiros parciales cuando se presente separación

de bultos o haya lugar a desaduanamiento parcial por parte del cliente.

Adicionalmente el usuario debe anunciar la solicitud, adjuntando el B/L a través del

PORTAL cuando sea contenedor y si esté no está disponible debe hacerlo a través del

correo electrónico [email protected], cuando se trate de carga

suelta siempre debe hacerse el anuncio del BL al mismo correo electrónico.

Se debe presentar dos juegos de documentos uno original y otro fotocopia. La

documentación necesaria se relaciona a continuación:

Formato Retiro de mercancía (OP-M-001-F02)

BL Master Liberado.

BL Hijo Liberado (Si aplica).

Consulta de Inventario.

Declaración de importación/ Planilla de envío/ Declaración de tránsito aduanero/

Continuación de viaje.

Acta de inspección (Si aplica).

Acta de separación de bultos firmada por Bodega (si aplica).




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5.6 DOCUMENTOS SOPORTES PARA RETIRO DE MERCANCIAS

CARGAS NACIONALIZADAS

- BL Master Liberado.

- BL Hijo Liberado (si aplica).

- Consulta de Inventario.

CASOS ESPECIALES

Correcciones, legalizaciones, modificaciones o manuales




- Declaración de Importación.

- Declaración anterior (si aplica).

- Acta de inspección.

DESCARGUE DIRECTO




- Declaración de Importación.

CARGAS EN TRANSITO DTA, OTM Y PLANILLAS DE ENVIO



- Formularios DTA, Continuación de Viaje o Planilla de Envío.

RETIROS PARCIALES

Saldo pendiente por retirar que ha ingresado amparado con un mismo documento de

transporte.




- Declaración de Importación. (Que ampare la mercancía solicitada para retiro.)

- Acta de separación de bultos firmada por bodega.



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5.7 PLAN DE CONTINGENCIA

En el caso de que el portal Aguadulce en Línea no se encuentre disponible para los

procesos de solicitudes de ingresos y retiros de mercancías a la SOCIEDAD PUERTO

INDUSTRIAL AGUADULCE, se procederá a recibir todas las solicitudes de los usuarios a

través del correo electrónico [email protected].

5.7.1 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta y Contenedor. (Importación)

5.7.1.1 AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a

[email protected], adjuntando el formato retiro de

mercancías (OP-M-001-F02) y demás documentos soportes, escaneados en

original y a color indicando en el asunto el número de BL hijo correspondiente.

5.7.1.2 PUERTO: Revisa la documentación. El usuario recibirá un correo electrónico según

sea el caso: APROBADA o DESAPROBADA.

5.7.1.3 TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a

[email protected] y [email protected],

adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01), tarjeta de propiedad,

SOAT y copia de facturas canceladas.

5.7.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (Exportación)

5.7.2.1 TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a

[email protected] y [email protected],

adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01) y Planilla de Traslado

formato 1162.

5.7.2.2 PUERTO: Verifica los datos del formato de solicitud cita manual (OP-M-001-F01)

y asigna la cita.

5.7.2.3 CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado.

Nota: Para los ingresos de mercancías tipo carga suelta se debe proceder con la instrucción

del Numeral 5 parágrafo 5.4. Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación).









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6. FORMATOS ________________________________________________________________________________

OP-M-001-F01 Formato solicitud cita manual

OP-M-001-F02 Formato retiro de mercancías

7. ANEXOS ________________________________________________________________________________

N.A

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