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INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR BLAURO CARDOSO DE MATTOS EDUARDO FILIPI LOUSADA LUCAS SANTANA MURTA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO EMPRESARIAL - ERP: IMPACTOS NA ROTINA DO PROFISSIONAL CONTÁBIL DE UMA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS DE ARMAZENAGEM SERRA – ES 2018
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INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR BLAURO CARDOSO DE MATTOS
EDUARDO FILIPI LOUSADA LUCAS SANTANA MURTA
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO EMPRESARIAL - ERP: IMPACTOS NA ROTINA DO PROFISSIONAL CONTÁBIL DE UMA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS DE ARMAZENAGEM
SERRA – ES 2018
EDUARDO FILIPI LOUSADA LUCAS SANTANA MURTA
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO EMPRESARIAL - ERP: IMPACTOS NA ROTINA DO PROFISSIONAL CONTÁBIL DE UMA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS DE ARMAZENAGEM
Trabalho de conclusão de curso apresentado ao curso de Graduação em Ciências Contábeis do Instituto Blauro Cardoso de Matos de Ensino Superior, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Prof. Ms. Marcelo Hideki Togo.
SERRA – ES 2018
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Dedicatória: Primeiramente dedicamos ao nosso Deus, pois sem Ele, entendemos que não teríamos condições e nem recursos suficientes para concluirmos esta etapa. Aos professores, agradecemos por sempre terem se preocupado conosco, pelo companheirismo, pela atenção e por acreditarem em nós. Neste país, onde temos muitos profissionais no mercado, porém, em muitas situações, sem preparo algum para passar algo para alguém, tivemos o privilégio de receber aulas de grandes mestres que agregaram bastante conteúdo em nosso HD intelectual e nos fizeram chegar aonde chegamos.
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AGRADECIMENTO
Gostaríamos de agradecer a Deus em primeiro lugar, depois aos excelentes mestres que tivemos o prazer e a sorte de sermos discipulados por eles em sala de aula e a todos os colegas de classe pela solidariedade nos momentos difíceis e disponibilidade em ajudar-nos a vencer todos os obstáculos rotineiros ao longo destes quatro anos. Agradecemos também a nossos familiares por sempre nos aconselhar e apoiar nos momentos mais complicados que enfrentamos se não fossem vocês, certamente não teríamos chegado aqui aonde chegamos. Queríamos do fundo dos nossos corações que todas as pessoas que nos ajudaram, direta ou indiretamente ao longo destes quatro anos, fossem lembradas aqui em nossa página de agradecimentos. Gostaríamos de deixar aqui direcionado a todos que contribuíram para que esse momento acontecesse a todos que torceram, a todos que sempre se importaram e a todos que choraram e sorrindo, o nosso muito obrigado. Uma coisa é certa, não estaríamos aqui agora prestes a concluir um curso de graduação em Ciências Contábeis, se não fosse por todo e carinho que foram depositados em nós ao longo destes quatro anos.
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RESUMO
O objetivo deste trabalho consiste em uma explicação consistente, aliada de muito
conteúdo teórico, adquirido através de pesquisas bibliográficas e de experiências
práticas do dia a dia absorvidos em uma empresa que presta serviços no ramo de
armazenagem, do que é: sistema de Gestão Integrada ERP (Enterprise Resource
Planning); listar quais são e como são feitas as atividades contábeis dentro da
empresa Unilog Express Logística S/A, que tem como atividade principal a prestação
de serviços de armazenagem; e quais as vantagens e desvantagens de se optar por
um sistema ERP para controlar e gerar todas as informações de uma empresa.
Para atingir o objetivo deste trabalho, foi realizado um estudo bibliográfico focando-se
os seguintes temas: conceituação do que que é sistema ERP, principais sistemas que
estão no mercado nacional, processos de etapas da implantação de um sistema,
dificuldades no processo de implantação, vantagens e desvantagens na implantação
do sistema. Após este estudo foi realizado também um trabalho de campo, onde foram
entrevistadas pessoas que ajudaram a responder algumas perguntas pertinentes ao
assunto. Com este trabalho de campo foi possível realizar um estudo de caso,
aplicando a teoria estudada e a realidade encontrada na empresa. Como resultado
final, foi possível analisar as mudanças que ocorreram na empresa visitada e quais os
resultados que a implantação do sistema ERP Senior trouxe para a empresa
estudada.
Palavras-chave: sistema de gestão integrada ERP, atividades contábeis, vantagens
e desvantagens de um ERP e dificuldade no processo de implantação.
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ABSTRACT
The objective of this work is a consistent explanation, allied with a lot of theoretical
content, acquired through bibliographical research and practical day-to-day
experiences of what is ERP (Enterprise Resource Planning) Integrated Management
system; list which are and how the accounting activities are performed within the
company Unilog Express Logística S / A, whose main activity is the provision of storage
services; and what are the advantages and disadvantages of opting for an ERP system
to control and generate all relevant accounting information.
In order to reach the objective of this work, a bibliographic study was carried out
focusing on the following topics: conceptualization of what is ERP system, main
systems that are in the national market, processes of steps of the implantation of a
system, difficulties in the implantation process, advantages and disadvantages of
deploying the system. After this study was also carried out a field work, where were
interviewed people who helped answer some questions pertinent to the subject. With
this fieldwork it was possible to carry out a case study, applying the theory studied and
the reality found in the company. As a final result, it was possible to analyze the
changes that occurred in the company visited and what results the implementation of
the ERP Senior system brought to the company studied.
KEYWORDS: ERP integrated management system; accounting activities; advantages and disadvantages of an ERP; and difficulty in the deployment process
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 7
1.1 PROBLEMA .......................................................................................................... 8
1.2 OBJETIVOS .......................................................................................................... 9
1.2.1 Objetivo Geral .................................................................................................... 9
1.2.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 10
1.2.3 Justificativa ....................................................................................................... 10
1.4 METODOLOGIA .................................................................................................. 12
2. REFERENCIAL TEÓRICO .................................................................................... 14
2.1 sistema de Gestão Integrada .............................................................................. 14
2.2 CONCEITO ......................................................................................................... 19
2.1 PRINCIPAIS SISTEMAS ERP QUE ESTÃO NO MERCADO NACIONAL .......... 20
2.2 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA ERP SENIOR .......................................... 21
2.5 MÓDULOS .......................................................................................................... 23
2.5.1 MÓDULO DE VENDAS OU FATURAMENTO ................................................. 24
2.5.2 MÓDULO DE COMPRAS OU SUPRIMENTOS ............................................... 25
2.5.3 MÓDULO FINANCEIRO ................................................................................... 26
2.5.4 DEPARTAMENTO PESSOAL E RECURSOS HUMANOS .............................. 27
2.5.5 MÓDULO CONTÁBIL ....................................................................................... 28
2.7 dificuldades no processo de implantação de erp ................................................. 29
2.7.1 estagnação ....................................................................................................... 30
2.7.2 OBSOLESCÊNCIA ........................................................................................... 31
2.7.3 POUCO NÍVEL DE COMPROMETIMENTO .................................................... 32
2.7.4 ACOMODAÇÃO ............................................................................................... 32
2.7.5 DESATUALIZAÇÃO ......................................................................................... 32
2.8 ROTINA CONTÁBIL ............................................................................................ 33
2.8.1 PROCESSOS BÁSICOS DA ROTINA CONTÁBIL .......................................... 33
2.8.2 DESAFIOS DE UMA ROTINA CONTÁBIL ....................................................... 35
2.8.3 COMO LIDAR COM AS TAREFAS DA ROTINA CONTÁBIL ........................... 36
7
2.9 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO ERP PARA ROTINA CONTÁBIL ........... 37
2.10 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP PARA ORGANIZAÇÃO
.................................................................................................................................. 38
2.10.1 o sistema de gestão integra todas as áreas da empresa ............................... 39
2.10.4 DIMINUIÇÃO DO RETRABALHO .................................................................. 39
2.10.5 GESTÃO ESTRATÉGICA DE PESSOAS ...................................................... 40
2.10.6 apoio à tomada de decisões ........................................................................... 40
2.10.7 REDUÇÃO DOS CUSTOS E AUMENTO DO LUCRO ................................... 41
2.11 FATORES DE RESISTÊNCIA DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP EM UMA
ORGANIZAÇÃO ........................................................................................................ 41
3 3. ESTUDO DE CASO ........................................................................................... 43
3.1 Unilog Express Logística S/A .............................................................................. 43
3.2 PESQUISA .......................................................................................................... 45
3.2.1 Instrumentos de pesquisa ................................................................................ 45
3.2.2 Questionário ..................................................................................................... 45
3.3 ANALISE ............................................................................................................. 50
4. CONCLUSÃO ........................................................................................................ 54
5. REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 55
1. INTRODUÇÃO
Este trabalho visa mostrar os resultados obtidos por uma implantação de Sistema de
Gestão Empresarial – ERP em uma organização, mostrando como os processos
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contábeis serão afetados. Sistema ERP, Enterprise Resource Planning, que traduzido
do inglês significa Planejamento dos Recursos da Empresa. ERPs são softwares que
integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Em
termos gerais, sistema ERP é uma plataforma de software desenvolvida para integrar
diversos departamentos de uma empresa possibilitando a automação e
armazenamento de todas as informações de negócio. O sistema ERP é dividido por
módulos integrados entre si, a partir de uma base de dados única e não redundante.
Cada módulo contempla uma área da empresa, que será abastecida pelos usuários
possibilitando a extração de relatórios confiáveis, o que certamente será utilizado na
tomada de decisão de todos os setores, quebrando barreiras outrora impostas pelas
estruturas departamentais.
O intuito de realizarmos este estudo, é mostrarmos como a rotina do profissional
contábil será afetada por conta dos processos existente na organização. O profissional
contábil, por ter um conhecimento amplo dos processos de um sistema ERP, deve
sempre estar acompanhando de perto os usuários que geram as informações, a fim
de minimizar ao máximo os impactos negativos na contabilidade.
1.1 PROBLEMA
Com a utilização do sistema ERP, os contadores tendem a gastar menos tempo
puxando as informações geradas nos outros módulos para o módulo contábil. Isso
acaba permitindo ao contador dedicar-se mais na análise das demonstrações
contábeis, uma vez que a operacionalização dos lançamentos não despenderá mais
tanto de seu tempo. Como todas as operações finalizam em um registro contábil, o
impacto da utilização da tecnologia da informação na Contabilidade, é bastante
expressivo.
No entanto a implementação de um novo sistema nas rotinas contábeis das empresas,
não se dá apenas com a compra de um software potente que atenda às necessidades
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da organização contratante e tampouco com a contratação de uma consultoria
especializada. É exigido dos funcionários grande contribuição e paciência no processo
de reestruturação operacional e adaptação à nova cultura organizacional. Por este
motivo, é fundamental a empresa conhecer bem seus funcionários, pois o sucesso de
um sistema ERP em uma organização depende de pessoas, processos e sistemas. É
necessário haver um equilíbrio entre estes três fatores, pois caso contrário, pode ficar
uma ponta solta que certamente trará impactos negativos no dia a dia das pessoas
que estiverem envolvidas com a implantação, tais como: retrabalhos em atividades
por conta de falhas no processo de integração; a migração dos dados de diversos
sistemas descentralizados, se esta atividade não for bem planejada certamente terá
uma absorção de custos maior do que se esperava obter; sua manutenção é de custo
elevado; há a necessidade de contratar consultores especializados para auxiliar a
implantação de um sistema ERP; a implantação de um sistema ERP é lenta e
trabalhosa e isso acaba gerando um nível alto de desgaste dos funcionários; custos
elevados com treinamentos; por estar totalmente integrado, um erro na entrada de
dados, por exemplo, pode afetar a agilidade dos processos na empresa como um
todo.
Mediante todas estas informações, não podemos deixar de levantar a questão: Quais
são os impactos da implantação de um sistema ERP na rotina do profissional contábil
de uma empresa prestadora de serviços de armazenagem?
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 OBJETIVO GERAL
Este trabalho tem como objetivo geral mostrar que um sistema de Gestão Empresarial
ERP, quando bem implantado, pode sim melhorar bastante as rotinas contábeis de
uma organização e trazer resultados importantes para as empresas que optam em
realizar tal investimento.
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1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Conceituar Sistema de Gestão Empresarial – ERP;
• Explanar quais são e como são feitas as atividades contábeis;
• Demonstrar aspectos positivos e negativos de uma implantação de sistema deste
porte.
1.2.3 JUSTIFICATIVA
Tendo em vista a crescente demanda das empresas de um modo geral, por uma
ferramenta que possa suprir as necessidades processuais e fiscais de uma
organização, considera-se relevante um estudo que aponte os impactos que uma
implantação de sistema ERP pode causar dentro de uma organização, mais
precisamente na rotina do profissional contábil. O tema deste trabalho está ligado ao
Curso de Ciências Contábeis, uma vez que a implantação de um ERP dentro de uma
organização, seja ela qual for, certamente dará maior agilidade e controle nos
registros contábeis, possibilitando uma tomada de decisão acertada.
Outra justificativa é por conta das mudanças constantes na legislação, onde precisa-
se cada vez mais de um sistema preparado para atender à necessidade que às
empresas tem hoje com o fisco, principalmente na geração de arquivos que serão
transmitidos ao mesmo. Com isso, viu-se a necessidade da criação de um sistema
capaz de unificar todas as informações da empresa em uma única base de banco de
dados, permitindo assim a organização a gerar relatórios mais precisos e confiáveis
que irão ser refletidos na tomada de decisão dos sócios administradores. É
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interessante aprofundarmos ainda neste tema, pelo fato do mesmo ser de extrema
relevância no cenário empresarial, onde podemos enxergar a necessidade das
empresas em ter um sistema deste porte, para atender todas as suas demandas.
A escolha deste assunto deve-se também ao fato dos pesquisadores trabalharem
diretamente no setor de Planejamento e Controladoria da empresa que recentemente
implantou um sistema ERP, que acabou sendo utilizado como base para estudo e ter
visto todo o processo de muito perto. Viu-se a necessidade de falarmos deste tema,
tema este que não costuma ser muito abordado por alunos em apresentações de
monografias, pelo fato de que as empresas estão tendo em contratar um sistema ERP
para continuarem a competir no mercado que está cada vez mais competitivo. Para
quem almeja ir mais longe, hoje é de suma importância o investimento em uma
ferramenta capaz de atender todas as necessidades dos seus clientes.
A relevância deste trabalho está diretamente ligada aos objetivos da Contabilidade,
pois o sistema de ERP, integra as informações de toda a empresa em um só banco
de dados, provendo agilidade e eficiência aos registros contábeis, o que gera
demonstrações fidedignas e em tempo hábil para a tomada de decisão dos gestores.
A contabilidade acaba tendo um peso relevante na cabeça de quem cogita a
possibilidade de mudança de sistema. Isto acontece porque a contabilidade é o
fechamento de todo o processo de uma empresa e nela estão todas as informações,
isto de forma consolidada, da empresa.
Este estudo contribui do ponto de vista acadêmico, para auxílio aos estudantes e
professores, de um caso de implantação de ERP em uma empresa prestadora de
serviços de armazenagem, mais precisamente Unilog Express Logística S/A,
mostrando vantagens e desvantagens encontradas no processo de implantação.
Essa pesquisa também trará um retorno tanto às empresas fornecedoras de ERP, que
podem observar as principais dificuldades apontadas pelas empresas e trabalhar de
forma a melhorar seu produto/serviço. Quanto às empresas que desejam implantar
um software ERP, é necessário se preparar para a mudança na Cultura
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Organizacional que irá acontecer dentro da empresa devido à implantação do ERP.
Outro fator relevante neste estudo, é o fato de uma implantação de sistema ERP
envolver os três componentes, conforme citado anteriormente, pessoas, sistema e
processos. O envolvimento de uma equipe em um processo de implantação de
sistema ERP é fundamental para o sucesso futuro da ferramenta fornecendo
informações a empresa que ela for implantada.
1.4 METODOLOGIA
Em relação a este trabalho, podemos classifica-lo como uma pesquisa aplicada, pois,
“objetiva gerar conhecimentos para aplicação prática da ferramenta em alguma
empresa, mostrando com clareza os pontos que devem ser observados para que não
aja fracassos em sua implantação, envolvendo fatos e interesses locais”, segundo
projeto escrito por Mariana Coelho da Rocha (Universidade Federal de Santa
Catarina, p.10).
Este trabalho é classificado como uma pesquisa bibliográfica, pois está totalmente
baseado em um conteúdo já existente, seja ele em livros, artigos, documentos
monográficos, jornais e revistas. Pesquisa bibliográfica consiste na etapa inicial de
todo trabalho científico ou acadêmico, com o objetivo de reunir informações e dados
que servirão de base para a construção da investigação proposta a partir do tema
proposto.
O Estudo de Caso foi feito com base em pesquisa de campo qualitativa, realizada em
uma empresa prestadora de serviços no ramo de armazenagem. Portanto, foram
extraídas informações importantes e fundamentais para o desenvolvimento deste
trabalho, tais como procedimentos internos utilizados, capacitação de pessoas para
executarem os processos internos, disponibilidade de recursos para as os
funcionários poderem exercer suas atividades de maneira plena, dentre outros pontos
essenciais.
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Os questionários foram direcionados aos usuários-chave de cada processo interno da
empresa e ao gerente de projeto de implantação do ERP, onde foram analisadas todas
as respostas. Foi necessário a realização de um filtro para não perdermos folego e
seguir dentro do conteúdo proposto. As perguntas serão colocadas no capítulo de
Desenvolvimento.
A pesquisa é restrita a empresa estudada. Não é pretensão desta pesquisa comparar
o processo de implantação do sistema ERP com outras empresas que também o
fizeram, até mesmo porque uma implantação de sistema ERP para uma empresa
prestadora de serviços se difere com relação a implantação de ERP para uma
indústria por exemplo. São universos diferentes e dependendo do seguimento da
empresa o sistema é customizado, ou seja, feito sob medida para atender as
demandas da empresa.
Além disso, o enfoque deste estudo restringe-se à aplicação do ERP nos processos
internos da empresa Unilog Express Logística S/A, sendo analisada, neste caso, a
relação da escolha do sistema ERP com as estratégias corporativas. O tempo de
utilização do ERP na empresa, aproximadamente um ano, também pode ser
considerado uma delimitação deste estudo, o que torna esta análise válida para o
primeiro ano após a implantação do ERP na empresa.
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2. REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA
A sigla ERP, em inglês Enterprise Resource Planning, que traduzido para o português,
significa Planejamento dos Recursos da Empresa, é um sistema de gestão
empresarial e sua principal finalidade é a organização das informações para melhor
gerenciamento da empresa e diminuição de tempo e custos gastos nos processos. O
sistema ERP tem a função de consolidar todas as informações em um único sistema,
a fim de mostrar um resultado para usuários internos e externos. (FORTULAN,
AQUARION CAZARINI, 1999, P.12)
O sistema ERP atende, praticamente a todas grandes empresas que se encontram
no mercado nos dias de hoje, que tem seus compromissos com seus clientes,
fornecedores, colaboradores, sócios e com o fisco, e que precisam ser cumpridos em
períodos mensais, trimestrais ou anuais. Estes sistemas propiciam para as
organizações informações em tempo real referente a situação da empresa em um
dado momento Sendo assim, fica mais fácil e mais seguro obter todas as informações
em uma única plataforma segura, ou seja, as atividades terão seu tempo reduzido
para serem executadas e com isso você acaba ganhando em comunicação entre os
setores da empresa, desde administração; recursos humanos e departamento
pessoal; contas a pagar e contas a receber e contabilidade.
O Crescimento do mercado mundial de ERPs nos últimos anos despertou o interesse
acadêmico pelo tema, que já havia sendo explorado pela imprensa especializada e
pelo meio empresarial. No Brasil, o mercado de Software de Gestão Empresarial
Integrada teve um crescimento destacado a partir da segunda metade da década de
90. Pesquisas de mercado revelaram uma grande expansão no período de 1997 a
2001. A partir de 2003, constatou-se a saturação do mercado de empresas de grande
porte, que já haviam realizado grandes investimentos em ERP. A partir daí os
fornecedores voltaram-se para o chamado “small/middle Market”, composto por
empresas de pequeno e médio porte que não haviam ainda implantado nenhum
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sistema integrado de gestão. De acordo com o Gartner Group, o mercado mundial de
licenças de softwares de gestão empresarial integrada, superou a marca de US$ 19,2
bilhões em 2007, esperando-se um crescimento anual de 7,6% até 2011, atingindo
US$ 25,2 bilhões. (Hypólito;Pamplona,1999).
Um relatório divulgado pela Panorama (2008) sobre os prazos de projetos de
implantação de ERP, revelam que somente 7% dos projetos iniciados em 2008 foram
finalizados dentro do prazo estimado e 93% ultrapassaram o tempo previsto para
entrega, dos quais 68% foram classificados como “muito mais longo que o esperado”.
Nenhum dos projetos avaliados na pesquisa foi finalizado antes do prazo. Em relação
ao tempo de duração das implantações, a mesma pesquisa aponta que 71% dos
projetos tiveram duração de 06 a 18 meses. Em um outro estudo mais aprofundado
sobre os resultados de implantações de ERP realizadas em 2008 no mundo todo, a
Panorama (2008), divulgou os seguintes resultados:
• Em apenas 43% dos projetos concluídos foi possível identificar os benefícios
mensuráveis a partir do novo sistema;
• Pouco mais de 40% das empresas informaram que a sua gestão executiva está
satisfeita com o resultado dos seus projetos ERP;
• Apenas 38% dos entrevistados afirmam que que estão satisfeitos com o resultado
das suas implementações ERP;
• 48% dos projetos ERP avaliados excederam o orçamento, variando de 5% a 125%
a mais dos orçamentos originais.
Para Esteves Carvalho e Santos (2000,p.1), “as críticas ao sistema ERP foram,
essencialmente, os elevados custos de cada projeto, elevadas taxas de fracasso e a
complexidade, o que torna difícil para os usuários aperceberem-se das vantagens e
das possibilidades desses sistemas”.
Para Toraldo, Saporiti e Filho (2003, p.3) talvez os maiores problemas encontrados
nas análises de investimentos sejam as dificuldades de mensuração das variáveis
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intangíveis e, em um número bastante significativo de casos, tais projetos de
implementação não são totalmente respaldados no retorno do investimento, e sim em
variáveis intangíveis.
O motivo de fracasso das implantações de sistemas ERPs tem merecido muita
atenção de pesquisadores, principalmente porque, muitas vezes, todo o investimento
é perdido. Os autores afirmam que o limite não é tecnológico, isto é, o problema não
está no software e sim em fazê-lo funcionar. (Fortulan; Aquaroni; Cazarini,1999).
[...] não basta conhecer ou dispor de uma tecnologia e ferramentas como o ERP. É necessário coloca-la em funcionamento, e assim obter os benefícios da mesma. Nesta fase é que aparecem as maiores dificuldades [...] caso não se disponha da estratégia correta para se realizar a implantação, o que deveria ser uma ferramenta para tornar a organização mais competitiva, pode em alguns casos leva-la à beira do caos. (Fortulan; Aquarion. Cazarini, 1999, p.12).
Para Cerri e Cazarini (2004, p.4355), “há um confronto nos ambientes empresariais e
acadêmicos entre pesquisadores, executivos, empresários e consultores diante do
aumento ou não produtividade após investimentos em Tecnologia de Informação”.
Para os autores, as causas desses questionamentos são os inúmeros fracassos
tecnológicos e empresariais ocorridos frente aos maciços investimentos nos pacotes
ERPs. (Cerri;Cazarini,2004).
Sistema ERP está revolucionando as organizações como um todo, automatizando
cada vez mais os processos e contribuindo para o crescimento das organizações.
Segundo Colangelo, 2001,p.17), podemos considerá-lo um software aplicativo que
permite às empresas automatizar e integrar parcela substancial de seus processos de
negócios, abrangendo finanças, controles, logística e recursos humanos; compartilhar
dados e uniformizar os processos de negócios, bem como produzir e utilizar
informações em tempo real.
Para Côrrea, Gianesi e Caon (2001), trata-se de um sistema formado por vários
módulos integrados entre si e com a contabilidade, a partir de uma única base de
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dados, que tem como objetivo atender as necessidades de informação para apoio à
tomada de decisão.
No entanto, os sistemas ERPs possuem algumas características que fazem com que
seu ciclo de vida se diferencie dos softwares ou sistemas de informações tradicionais.
São pacotes comerciais, desenvolvidos a partir de modelos-padrão de processos,
visando a integração dos sistemas de diversas áreas da empresa. Nesse caso, o ciclo
de vida é caracterizado pela adaptação do sistema comercial que foi desenvolvida de
maneira genérica para atender a qualquer segmento de mercado. (Souza;
Zwicker,1999).
Atualmente, a implantação de sistemas ERP ainda apresentam muitos problemas. As
barreiras e dificuldades encontradas são questões bastante discutidas na bibliografia
por Wood JR. e Caldas (1999), (Souza; Zwicker,1999), Buckhout, Frey e Nemec JR.
(1999) e Mendes e Escrivão (2002). Outras questões igualmente importantes têm
merecido menor atenção no meio acadêmico, como por exemplo, a necessidade de
estabelecer um processo que inclua todos os aspectos relacionados ao ciclo de vida
dos sistemas ERP. As poucas tentativas na área consistem basicamente de
metodologias privadas, criadas pelos fornecedores e empresas de consultoria. Tais
metodologias podem facilmente ter a eficiência contestada através dos expressivos
relatos de fracassos nos projetos de implantação desses sistemas.
De acordo com Gil, os sistemas ERP são uma evolução das tecnologias de otimização
industrial MRP I e MRP II aplicadas a atividade fim das organizações industriais.
Desta forma, os sistemas ERP podem ser entendidos como sistemas capazes de
integrar todas as informações que fluem pela empresa por intermédio de uma base
de dados única, permitindo a visualização de todos os processos realizados pela
organização e com o intuito de otimizar os processos empresariais e torna-los mais
ágeis, gerando assim um retorno significativo para quem usufrui das informações que
estão armazenadas na base do banco de dados de determinada organização.
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Existem hoje no mercado alguns modelos de ERP disponíveis para empresas que
buscam um software no mercado. As três principais opções são ERP on-premise, ERP
hospedado/gerenciado e soluções de ERP na nuvem. Os ERP’s
hospedado/gerenciado e on-premise proporcionam maior flexibilidade aos pacotes
sob medida para atender às necessidades organizacionais, mas também são mais
caros. ERP na nuvem, permite aos usuários em geral ter visibilidade em tempo real,
redução dos processos manuais e controle através de planilhas, em até 70%,
utilizando um sistema de BackOffice e o que chama atenção é o uso da nuvem como
forma de reduzir os custos dos projetos e, assim, atrair mais as pequenas e as médias
empresas.
De acordo com Colangelo Filho (2001, p.20), os sistemas MRP (planejamento das
necessidades dos materiais), surgiram na década de 70, e eram utilizados em
empresas manufatureiras. Efetuavam o controle dos estoques e davam apoio as
funções de planejamento de produção e compras. Ainda conforme Colangelo Filho
(2001, p. 20-21), “os sistemas MRP II surgiram na década de 1980, como uma
ampliação dos MRPs. Além de executar funções de planejamento de produção e
estoques, tratavam de planejamento de capacidade de produção e de aspectos
financeiros [...].”
Um Sistema ERP, têm em sua estrutura módulos que se falam. Isto quer dizer que
todos os processos executados em um módulo serão importados para outro e depois
para outro, até que chegue no último módulo, que é o contábil. Este sistema de
comunicação é interessantíssimo para os empresários, pois ao se ter um sistema ERP
bem implantado em sua empresa, você consegue ganhar tempo nas tarefas;
qualidade nas informações; diminuição de pessoal, diminuindo assim a folha de
pagamento; confiabilidade e veracidade nas informações, uma vez que tudo estiver
rodando em sua totalidade; e armazenamento de dados em um único servidor de
banco de dados, facilitando a consulta de informações retrógadas. “Um Sistema ERP
é como uma flor, se regado e cuidado da maneira correta, produzirá frutos dignos de
elogios”. Essa frase é uma verdade, não somente para esse contexto pode ser
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utilizada, mas também a muitos outros, porém, um sistema para funcionar em sua
plenitude, necessita do auxílio de pessoas.
Hoje nas organizações faltam profissionais capazes de ler, entender e fazer alguma
coisa diferente, para se ter um resultado diferente quando necessário. Hoje temos um
cenário dentro das empresas, onde muitos profissionais estão acomodados e em sua
zona de conforto, acabam criando uma forte resistência ao novo. É necessário ficar
ligado quanto a esse fator, pois ele é crucial para o sucesso de uma implantação de
ERP em uma organização. Na empresa estudada, veremos que durante o processo
de implantação do sistema ERP, na mesma haviam alguns funcionários que ocupam
cargos importantes e essenciais para o desenvolvimento da implantação, e que já há
algum tempo não produziam tudo aquilo que podiam. Este foi um grande problema
para a organização, pois sem o envolvimento destas pessoas, o processo de
implantação acabou perdendo cada vez mais folego e foram gastos mais hora
consultoria do que estava orçado para implantação daquele projeto.
2.2 CONCEITO
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning e trata-se de um software integrado
de gestão empresarial que reúne numa única solução as informações gerenciais dos
setores de uma empresa, tais como Contabilidade, Finanças, Fiscal, RH,
Suprimentos, Patrimônio e Vendas. O Sistema ERP integra as atividades, automatiza
processos, facilita a gestão empresarial e elimina a necessidade de vários programas
e controles departamentais paralelos.
O ERP é um software que pode ter um servidor próprio, ser hospedado em nuvem ou
distribuído em unidades de hardware. Seu principal objetivo é automatizar as rotinas
empresárias para que processos sejam padronizados e o fluxo de informação
integrado, entre os setores da organização. Por meio de um sistema ERP, é possível
monitorar resultados, diminuir custos operacionais, aumentar a eficiência produtiva,
antever cenários e otimizar o gerenciamento de uma organização. As funcionalidades
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mais comuns são: segurança, stakeholders, produtos e serviços, controladoria e
financeiro e logístico.
2.1 PRINCIPAIS SISTEMAS ERP QUE ESTÃO NO MERCADO NACIONAL
Quando se fala em sistema de Gestão Integrada, podemos observar que existem
diversas conceituações de diferentes autores, porém, é possível se observar
características nas definições que se convergem e contribuem para o entendimento
do conceito.
Para a FQN, Fundação Nacional da Qualidade, um sistema de gestão é um conjugado
de práticas com determinado padrão que interagem entre si com o objetivo de gerir
um negócio e produzir resultados positivos não somente de caráter financeiro.
Segundo pesquisas realizadas pela Faculdade Getúlio Vargas - FGV (2004), hoje três
empresas concentram cerca de 82% do mercado brasileiro de ERP. A concentração
de mercado no mundo dos ERPs cresceu. De acordo com 23ª Pesquisa anual do Uso
de TI, produzida pela FGV, sob a coordenação do diretor executivo e diretor geral da
FGV-EAESP Fernando S. Meirelles, três fabricantes concentram 82% do mercado de
ERPs no Brasil. Pela ordem, TOTVS (38%), SAP (28%) e Oracle (16%) lideram o
segmento. Quando se avalia a presença das fabricantes por porte de empresas, a
TOTVS permanece com amplo domínio no segmento de pequenas e médias,
chegando a um Market share de 53%, na outra ponta, a SAP garante 51% de
participação entre as grandes empresas da amostra. A Infor, que nos outros anos
aparecia com 5% da fatia do mercado geral de sistemas de gestão, viu sua
participação de mercado reduzir e está no grupo de outros. Uma das novidades da
pesquisa deste ano está em avaliar o segmento de inteligência analítica, grupo que
reúne soluções como BI, CRM e BA. A SAP apareceu como líder do consolidado com
Market share de 20%, seguida por Oracle (18%), TOTVS (16%), Microsoft (10%) e
IBM (10%).
21
A pesquisa avaliou também o mercado de sistemas operacionais para servidores e
um ponto ganhou atenção: o vácuo deixado pela Novell está sendo tomado,
principalmente, pela Microsoft com o Windows Server, que lidera com 68% de share.
O Linux, que há três anos se mantinha na segunda posição com 20%, viu seu uso cair
para 18%, já as variantes de Unix aparecem com 11%. O estudo contabiliza as
respostas de 2,180 mil empresas.
2.2 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA ERP SENIOR
O sistema Senior ERP não aparece na listagem dos maiores do país, porém optamos
por falar dele porque ele é o sistema operante na empresa onde será realizado o
estudo de caso deste trabalho. O Senior foi desenvolvido para potencializar a gestão
das empresas que o contratarem. Ele é um sistema completo e eficiente e totalmente
flexível a necessidade do cliente, ou seja, permite ao cliente customização de
relatórios, criação de telas, criação de processos de integração entre sistemas e com
isso diminui processos, agiliza a tomada de decisão e gera resultados precisos. Tudo
isso de forma prática, automatizada, especialista e simplificada, facilitando a sua
gestão.
Segundo informações obtidas pela própria desenvolvedora, o grupo Senior possui
hoje cerca de 1800 clientes, desde PMEs a grandes empresas e trabalha sempre de
olho nas mudanças da legislação que ocorre em todo momento. É interessante
observar essas mudanças na lei, uma vez que às empresas não tem pessoas
capacitadas e informadas sobre determinados assuntos e com a aquisição desta
ferramenta, podemos observar que o pessoal do suporte da Senior, sempre entra em
contato com seu cliente, com um tempo consideravelmente bom, para informar sobre
possíveis mudanças que estarão ocorrendo naquele momento.
O tempo ideal de implantação de um sistema ERP em uma organização, varia de
empresa para empresa. Isto quer dizer que uma implantação de sistema ERP irá
depender de alguns fatores importantes, que são:
22
• Horas de consultoria fixadas no contrato;
• Complexidade dos processos da organização, isto depende mais do tamanho da
empresa e a quantidade de tarefas que a mesma executa;
• Envolvimento da equipe interna, ou seja, não desperdiçar tempo quando estiver com
consultor na empresa.
Estas coisas parecem simples, porém pode ser observado, com relação a empresa
Unilog Express Logística S/A, empresa esta, que por nós está sendo estudada, que
por falta de planejamento pode-se obter um prejuízo e um gasto maior no decorrer do
processo. Na empresa Unilog, os diretores optaram por reduzir o quadro de horas
para implantação do processo, sem imaginar os impactos futuros que isso ocasionaria
dentro da organização. Acabou que foram estimados pela Unilog, aproximadamente
180 dias para entrega/virada de sistema e isso humanamente era uma tarefa bastante
complicada de se fazer com os recursos que tínhamos naquela época. O pessoal do
Senior, estimou cerca de 360 dias para uma implantação segura e confiável e o projeto
foi entregue com exatos 360 dias no fim das contas, ou seja, aconteceu uma falta de
planejamento por parte da Unilog durante esta implantação que acabou sendo
refletida no valor final do produto adquirido. A empresa poderia ter optado em fechar
um pacote mais extenso de horas de consultoria, até porque o mesmo custaria bem
menos se fechado no início do contrato, do que acabou custando pós implantação,
mais optou por seguir um caminho diferente, optou por contratar horas de consultoria
de acordo com sua demanda e necessidade e acabou encarecendo muito o projeto.
Infelizmente informações de valores não foram divulgadas pela empresa estudada.
Conforme escreveu o famoso filósofo Mário Sérgio Cortella “Faça o teu melhor, na
condição que você tem, enquanto você não tem condições melhores, para fazer ainda
melhor”. Esta frase é impactante, pois retrata bem o que foi falado acima, pois a
direção tomou uma decisão que acabou não favorecendo aos usuários, que
fatalmente teria um acúmulo de atividades, estresse maior, acúmulo de atividades e
aumento da carga horária para poder atender todas as demandas dentro do prazo
23
orçado. No final das contas, tanto os funcionários quanto a própria empresa,
acabaram perdendo bastante com esta tomada de decisão.
Não pode ser considerada tarefas das mais fáceis a implantação de um sistema ERP
em uma empresa prestadora de serviços de armazenagem, porque mesmo fazendo
menção que os processos da mesma sejam simples, existem fatores que complicam
e muito a qualidade do trabalho no final das contas. É importante ser feito um
planejamento impecável, avaliando todas as possibilidades possíveis, se possível
orçar para maior, pois numa situação de implantação de ERP é necessário ter os
recursos necessários para cumprir as tarefas de implantação. Mas infelizmente as
empresas, na maioria das vezes, optam por reduzir custos num processo de troca de
sistema. Isto porque já será realizado um investimento elevado para organização na
aquisição do sistema e junto disso ainda serão atribuídos outros custos que
encarecerão ainda mais o projeto.
2.5 MÓDULOS
Independente do sistema a ser utilizado por uma organização, a base dos módulos de
um sistema ERP sempre serão similares. Os módulos correspondem a um sistema
que viabiliza o planejamento da empresa, abrangendo diferentes áreas de operação,
ou seja, os módulos são parecidos com sistemas distintos, porém integrados dentro
de uma única base de dados. Em síntese, é um sistema de Gestão Empresarial que,
por meio de uma série de recursos informatizados, auxilia na administração dos mais
diferentes processos das organizações. Um importante princípio do ERP é otimizar o
fluxo de informações, munindo o gestor com dados precisos e de qualidade. Isso
porque, basicamente, um sistema ERP, coleta e organiza informações em diferentes
níveis, oferecendo em tempo real indicadores de desempenho que subsidiam a
tomada de decisão por parte da administração.
Os módulos de um ERP são a estrutura por detrás do sistema que permite a inserção
de informações de diferentes setores, que ficaram registradas em uma única base de
dados, facilitando assim o processo de junção ou consolidação na etapa final,
24
contabilidade. Estas informações precisam chegar na contabilidade da melhor forma
possível, pois caso existam erros de lançamentos, ou baixas feitas de forma
equivocadas, haverá um retrabalho. Este retrabalho será penoso, pois por se tratar de
um sistema integrado, as informações são transmitidas módulo a módulo e caso
precise ser efetuado algum acerto, o processo terá que ser todo desfeito, módulo a
módulo, alterado e refeito para que se concerte o erro.
O módulo ERP oferece vantagens para a organização que precisam serem levadas
em consideração. Algumas das maiores vantagens dos módulos ERP, são: o controle
e a padronização de processos. Quando a emissão de relatórios, a geração de notas
fiscais, o relacionamento com o cliente e demais operações são organizadas e
padronizadas dentro do ERP, a empresa otimiza o tempo antes desperdiçado em
ações manuais e, consequentemente, melhora a produtividade; identificação de
ofensores, ou seja, quando se têm todos os processos gerenciados em um único
software, fica muito simples enxergar quais são os gargalos que o impedem de atingir
melhores resultados. Desse modo, a intervenção gerencial se torna mais rápida e
inteligente, reduzindo drasticamente os erros em diversos níveis da organização;
redução de estoque. Antigamente era comum comprometer grande parte do
orçamento na aquisição de mercadorias para assegurar um preço mais baixo de
produção ou revenda. Porém, a inteligência de informação proporcionada pelos
softwares ERP viabilizam a redução de grande parte dos custos para formar o
estoque, isso sem comprometer a estratégia de adquirir os produtos e matérias-primas
com preços menores; redução de mão de obra. É comum acontecer quando se tem
processos automatizados e agilizados, o que permite a empresa reduzir custos com
recursos humanos, afinal, muito daquilo que era passível de erro e que demandava
mais tempo ao ser feito por um colaborador, passa a ser executado de forma
automatizada e confiável via sistema.
2.5.1 MÓDULO DE VENDAS OU FATURAMENTO
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Qualquer tipo de comercialização realizado pela empresa, seja operações de venda
de mercadorias ou venda de serviços, será tratado nessa gestão. Utilizando como
base a disponibilidade dos produtos em estoque, para as vendas de mercadorias, os
processamentos se iniciam com a criação do pedido de vendas. Para todas as Notas
Fiscais Eletrônicas que forem emitidas, será necessário criar um pedido de venda para
atender esta demanda e assim o ERP buscará saldo do produto a ser comercializado,
na base onde estiverem armazenadas todas as informações pertinentes ao estoque
disponível. Para as Notas Fiscais de Serviços Eletrônicos, não será necessário passar
pela etapa da criação do pedido. Basta gerar uma NFS-e, preenchida corretamente
com as informações de retenções dos impostos, de acordo com a lei que rege o
município, o estado, de forma direta em comunicação com a prefeitura do município
onde sua empresa estiver instalada.
O módulo de Faturamento é muito importante, pois nele estarão registradas as
receitas da empresa. O usuário precisará cadastrar o cliente, informações deverão ser
obtidas no site da Sefaz, através de uma consulta de cartão CNPJ, Cadastro Nacional
de Pessoa Jurídica e, amarrar corretamente as contas para que a contabilidade possa
puxar e integrar as informações nele geradas.
Para os casos de notas fiscais de serviços, este módulo estará totalmente integrado
com a prefeitura do município onde o mesmo estiver localizado. Já para os casos de
notas fiscais eletrônicas o mesmo estará em comunicação com a Secretaria da
Fazenda. Uma vez enviada estas informações para algum destes órgãos citados, só
será possível efetuar cancelamento da mesma. Não será possível reabilitar notas,
alterar e reenviar informações.
2.5.2 MÓDULO DE COMPRAS OU SUPRIMENTOS
A gestão de recebimento representa a administração de compras da empresa que
engloba solicitação, cotação e ordem de compra em suas diversas modalidades. O
recebimento poderá ser dividido em duas formas: a primeira, seria através de
importação de documentos eletrônicos gerados e registrados na Secretária da
26
Fazenda, este processo sendo válido apenas para os Danfes; e a outra forma seria
através de entrada de nota fiscal manual, que será mais utilizada para os serviços
tomados pela organização. Uma vez que este módulo estiver bem parametrizado com
as informações de alíquotas de tributação, cadastros de fornecedores e cadastros de
produtos e serviços, todas as entradas pertinentes a Danfes emitidos no Sefaz, o
sistema já busca o XML do mesmo e faz a leitura. Caberá ao usuário verificar se as
informações importadas pelo sistema estão de acordo com as informações recebidas
pela NFE recebida.
Dentro do módulo de compras, se faz necessário efetuar cadastro dos fornecedores
de mercadorias e/ou serviços para sua empresa. Este cadastro é realizado com base
nas informações obtidas através do cartão Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica,
disponível no site da Secretaria da Fazenda, e contém informações de localização,
cep, endereço, telefone contato e quais atividades a empresa contratada está apta a
prestar. Este cadastro permitirá ao usuário, para que nos casos de NFe, seja feita
importação de XML, evitando assim qualquer intervenção humana. Sem dúvidas, isto
reduz a zero a chance de erros, uma vez que não existirá digitação para as notas
fiscais de compra de mercadorias recebidas pela organização, existindo apenas o
processo de conferência das notas.
2.5.3 MÓDULO FINANCEIRO
Este módulo é subdividido em contas a pagar, contas a receber e tesouraria. Estes
três módulos registram todos os movimentos financeiros da organização. O sistema
ERP permite você gerar relatórios que serão uteis para se enxergar a real situação da
organização em um determinado momento. Um destes relatórios, é uma
Demonstração Contábil, e é chamado de Demonstração de Fluxo de Caixa. Este
relatório indica quais foram as entradas e saídas de dinheiro do caixa durante o
período e o resultado desse fluxo, ou seja, quanto de dinheiro você ainda tem no caixa
de sua empresa.
27
O Departamento do Contas a Pagar, criará, no ato do fechamento das notas, no
módulo de compras, uma obrigação a pagar ou um título a pagar. O que é interessante
neste processo é que ao importar um Danfe no módulo de compras e fechá-lo, o
módulo financeiro já entende que existe uma obrigação da empresa para com seu
fornecedor e cria automaticamente um título a pagar no Contas a Pagar. Perceba que
com a criação automática deste título a pagar no Contas a Pagar, não existe
intervenção humana no processo, o que diminui consideravelmente a possibilidade de
erro no processo.
O Departamento do Contas a Receber, criará, no ato do fechamento das notas no
módulo de vendas ou na geração de títulos financeiros a receber, diretamente no
módulo financeiro contas a receber, uma provisão a receber. Todas as receitas da
empresa estarão registradas no modulo financeiro, que futuramente, em um outro
processo, enviará estas informações para o módulo contábil para serem registradas
todas as receitas na Contabilidade da empresa.
Logo após todo o processo de lançamento, consulta e pagamento, será necessário
realizar as baixas dos pagamentos e dos recebimentos do período apurado. O módulo
financeiro estará integrado com o sistema bancário de sua organização e será
mostrado os lançamentos pendentes de baixas. O usuário precisará extrair um extrato
bancário referente ao período apurado e proceder com as baixas conforme as
mesmas aconteceram. Trata-se de um procedimento padrão que muitas empresas
executam em suas operações.
2.5.4 DEPARTAMENTO PESSOAL E RECURSOS HUMANOS
Este módulo registrará todas as informações referente a contratação e demissão de
colaboradores da organização, além de registrar informações dos colaboradores tais
como proventos e descontos provenientes dos fatos acontecidos dentro do mês de
apuração. As informações geradas neste módulo se integram ao módulo contábil
através de lotes contábeis. Fica a critério do Contabilista criar vários lotes de acordo
com a quantidade de centro de custo existente na organização, ou criar um único lote
28
abrangendo todas as informações. O trabalho do Contabilista é conferir se as
informações integradas na contabilidade estão de acordo com as informações
geradas no módulo de Departamento Pessoal.
Muitas empresas optam por deixar um sistema a parte para tratar folha de pagamento.
A empresa estudada, por exemplo, optou por ter um sistema paralelo, fornecida pela
mesma empresa que vendeu o software a ela, capaz de registrar informações de
admissão, demissão, FGTS, férias,1/3 de férias, enfim, informações que o
departamento pessoal fica encarregado de gerar. Estas empresas que optam por
deixar o Departamento Pessoal em uma plataforma diferente pensam na questão da
segurança das informações e no sigilo das mesmas. Nem tudo que acontece no RH
de uma empresa pode ser passado para outras pessoas dentro da organização, como
por exemplo contratação e demissão de funcionários.
2.5.5 MÓDULO CONTÁBIL
Este módulo receberá todas as informações geradas nos outros. É interessante ter
em mente, que ao se adquirir um sistema de gestão empresarial ERP, o empresário
está fazendo um alto investimento e certamente exigirá um resultado produtivo do
mesmo. Portanto, o módulo contábil, ao receber as informações dos outros módulos
necessitará de uma conciliação. Esta conciliação será feita pelo profissional contábil
e o mesmo trabalhará para saber se as informações integradas ali naquele módulo
condizem com as informações que foram geradas nos outros módulos. Esta
conciliação normalmente é feita através de uma análise de balancete, conta a conta,
seguida de razões que ajudam a enxergar mais detalhadamente o que acontece
nestas contas.
É importante não haver pontas soltas no processo, ou seja, estamos falando de algo
que deve ser 100% automatizado. Isto faz com que as informações que forem geradas
no módulo de compras, por exemplo, uma vez baixadas no Contas a Pagar de uma
empresa e importadas para a contabilidade de forma errada, certamente gerará muito
transtorno e dor de cabeça para quem ficar encarregado de realizar as alterações. Isto
29
porque estamos falando de um sistema de Gestão Integrado, que não permite
alterações nas informações que já tiverem sido modificadas ou vistas em outro
módulo. Para conseguir alterar alguma coisa, o usuário precisará voltar processo a
processo, até conseguir reabilitar, alterar e resolver o seu problema.
Outro processo realizado no módulo contábil se diz respeito a geração de arquivos
fiscais para atender o fisco. Muitas empresas optam por mudar de sistema justamente
por conta deste sistema antigo não estar atendendo da forma como deveria. Isto
acontece porque todas as empresas, eu disse todas, precisam prestar contas ao
governo referente as suas operações de compra e venda. O profissional Contábil
precisa estar atento a todas estas obrigações e enviar as informações correta em
tempo oportuno para que a empresa não seja penalizada.
Por estes motivos é recomendado ao Contador sempre ficar atento a essa questão,
pois a partir do momento que o sistema operacional de sua empresa não estiver mais
dando conta de gerar as informações fiscais da empresa, o mesmo terá um ardo
trabalho na montagem dos arquivos fiscais, como por exemplo SPED Fiscal, SPED
Contábil, dentre outros e sendo assim, a saída pode ser recorrer a uma troca de
sistema.
2.7 DIFICULDADES NO PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DE ERP
As principais dificuldades no processo de implantação de ERP são os obstáculos na
implantação do sistema, custos elevados, complexidade de customização, resistência
a mudanças, compatibilidade com sistemas legados, cultura organizacional, altos
custos com consultorias e treinamentos inadequados.
Muitas pessoas, no decorrer de suas carreiras, já se deparam com uma implantação
de sistema ERP. Quem ainda não teve essa experiência, é possível que seja apenas
uma questão de tempo, uma vez que o crescimento no mercado de sistemas ERP tem
crescido nos últimos anos em âmbito mundial.
30
Esse tipo de sistema tornou-se febre nas empresas pelos benefícios que provê.
Enfrentar um processo de implantação de ERP não é tarefa fácil. As piores barreiras
são as que confrontam a estrutura organizacional das empresas ou alterações em
processos já estabelecidos que normalmente dependem de interatividade com as
pessoas, ou seja, Relationship.
Não é novidade para a maioria dos profissionais de TI, encontrarem funcionários em
diversas áreas da empresa, que se sintam ameaçados quando uma implantação de
ERP acontece em uma organização. E é verdade, realmente uma implantação de
sistema ERP ameaça sim o emprego dos funcionários. Este é um processo tenso por
natureza e tudo vai depender da postura do profissional de TI em relação as outras
pessoas da organização, isto porque subtende-se que o projeto será tocado por
alguma pessoa ligada a área de Gestão de Tecnologia e na medida que esse
profissional for encontrando dificuldades com sua equipe, ele pode sim optar por trocar
seu quadro de funcionários em busca de um melhor rendimento de sua equipe durante
o processo de implantação de sistema.
Os principais fatores de preocupação que podem em algum momento atrapalhar o
projeto, são:
2.7.1 ESTAGNAÇÃO
Este processo é um tanto complicado se levarmos em consideração que praticamente
durante todas implantações de sistema, teremos um ou outro membro da equipe
desanimado, sem fluir, paralisado e sem trazer novas ideias. Este é um fator a ser
analisado bem de perto pelo Gerente de Projeto, porque uma pessoa desmotivada,
que não pensa fora da caixa, pode sim comprometer todo um processo de implantação
de sistema.
Pessoas que não produzem mais para uma organização não são necessárias para
serem utilizadas em um processo de implantação de sistema ERP. Talvez aja uma
certa consideração por parte da direção daquela organização por aquela pessoa que
31
hoje se encontra desmotivada, porém num passado recente desenvolvia um papel
importante na organização. Fato é que esta pessoa por se encontrar em uma situação
um tanto quanto complicada, onde ela não consegue oferecer o seu melhor para a
organização, é necessário que não se conte com ela para o processo de implantação.
Utilize-a de outra forma, mas não comprometa todo o projeto por conta de um ou dois
funcionários.
2.7.2 OBSOLESCÊNCIA
Isto nada mais é do que o que está próximo de se tornar ultrapassado. Para se obter
sucesso em uma implantação de ERP, é necessário ter o melhor das pessoas
envolvidas o tempo inteiro e ideias são fundamentais para mudar um cenário
complicado e tenebroso que porventura possa acontecer em determinado momento
da implantação. Por isso é importante ter profissionais na equipe atualizados com o
que está acontecendo de inovador no mercado para que as ideias possam surgir e
serem colocadas em prática.
Na empresa onde foi realizado o estudo de caso deste trabalho, Unilog Express
Logística S/A, durante o processo de implantação do ERP havia um Contador que
respondia pela empresa. Ele era, aos olhos da maioria, fundamental para a
implantação e consequente, para o sucesso da empresa. Certo dia recebemos a
notícia que o presidente da empresa tinha mandado demitir este contador, decidindo
apostar em um jovem Analista Contábil que estava por começar a sua trajetória.
Ninguém da empresa entendeu e nem concordou com a decisão que o presidente
tinha tomado, porém, os argumentos da diretoria foram os seguintes: precisamos de
pessoas novas, atualizadas com o mercado, que buscam o conhecimento e se
preocupam de fato em fazer as suas tarefas e ir além. Infelizmente ele, Contador
antigo da empresa, precisou ser desligado por não poder oferecer para empresa o
que ela precisava em um dado momento.
Isso foi um baque para todos que faziam parte da equipe. Todas as dúvidas que a
equipe tinha relacionadas as parametrizações de impostos, cadastro de empresas e
32
outras atividades dentro do ERP, eram sanadas com este Contador. Hoje conseguiu-
se entender qual era o objetivo da empresa ao tomar tal decisão que mudaria muita
coisa dentro da organização.
2.7.3 POUCO NÍVEL DE COMPROMETIMENTO
Conforme falamos, um projeto ou processo de implantação de sistema ERP, se faz
com uma equipe de profissionais de diversas áreas, interagindo entre si em busca de
encontrar a melhor opção para resolver determinado empecilho. Pessoas preparadas
tecnicamente e mentalmente são fundamentais para o sucesso do projeto.
Podemos notar que pessoas são sempre uma ameaça referente ao sucesso da
implantação do sistema. Pessoas com uma mente exausta, sobrecarregada e incapaz
de encontrar soluções de melhorias, podem não contribuir entregando o que de
melhor elas têm para entregar para a empresa, logo, este fator pode sim ser uma
ameaça para a implantação do ERP.
2.7.4 ACOMODAÇÃO
Este é um problema que aflige as organizações no sentido de sempre existir numa
empresa aquele profissional acomodado, sem perspectiva de buscar melhorias para
sua vida, pessoas que se contentam com o que tem e ponto final. Para esta classe de
pessoas que não buscam um curso de graduação para se aperfeiçoarem em
determinada área dentro da empresa onde trabalha, é necessário ligarmos um sinal
de alerta, pois o sucesso do processo de implantação do ERP pode ser colocado em
risco por conta deste indivíduo.
2.7.5 DESATUALIZAÇÃO
Profissionais vazios, sem conhecimento suficiente em determinadas áreas, pode
também afetar o sucesso da implantação do ERP. Isto acontece porque em um
33
processo de implantação de sistema é necessário juntar uma equipe de profissionais
de diversas áreas, e em algum momento será exigido este nível de conhecimento
destes profissionais.
Caso não aja conhecimento suficiente para desempenhar determinada atividade, será
necessário buscar fora, será necessário contratar suporte técnico, horas de
consultoria e tudo isto tem um custo alto. Não havendo conhecimento suficiente a
perfeição na implantação do sistema ERP fica comprometida.
2.8 ROTINA CONTÁBIL
O ambiente contábil de uma empresa, envolve muitas informações, documentos,
papeis, listas e por aí vai. Afinal, cada cliente possui exigências próprias e são gerados
relatórios e mais relatórios para cada um deles. Isso significa que, se não houver uma
rotina contábil minimamente organizada, coisas importantes podem se perder e exigir
trabalho dobrado para recuperar tudo.
A rotina contábil envolve todas as análises financeiras de um negócio, não importa se
é micro, pequena, média ou grande empresa. Ela abrange a realização de balanços,
demonstração de resultados, controle de caixa e análise de lucros e prejuízos. Ou
seja, envolve tudo o que é importante para o bom funcionamento de uma empresa e
está muito relacionada às tomadas de decisão dos responsáveis pela gestão.
A rotina contábil está presente desde o planejamento da abertura da empresa até a
fase em que ela já está estruturada e estável. Claro que a rotina contábil varia de
acordo com o tamanho e as demandas da empresa, mas há procedimentos comuns
a todas elas que precisam ser seguidos para que dê tudo certo. Mas quais seriam
eles?
2.8.1 PROCESSOS BÁSICOS DA ROTINA CONTÁBIL
34
• Escrita Fiscal: é onde se iniciam as operações contábeis de um escritório de
contabilidade. É no departamento de escrita fiscal que ocorre o registro de todas as
Notas Fiscais de entrada e de saída. A escrita fiscal também é o departamento
encarregado por preparar os livros fiscais exigidos pela legislação e pela validação
das retenções de impostos, tributos e contribuições que incidem sobre as notas. Esta
atividade é executada única e exclusivamente pelo Contador da empresa ou por um
de seus Analistas.
• Protocolo: é a base de todo o processo contábil. É no protocolo que os documentos
que estão sob a responsabilidade do escritório são organizados e identificados. Essa
identificação deve ser feita de maneira ágil, assim que solicitada. É o setor do
protocolo também o encarregado de distribuir internamente os documentos aos
diferentes departamentos.
• Departamento pessoal: é nele que todos os funcionários são registrados e também
onde ocorre a rescisão contratual. Nessa tarefa, é preciso ter bastante cuidado para
que nenhum direito e dever seja deixado de lado na relação entre empresa e
empregados. Além desse controle admissional e demissional, também é função do
departamento pessoal cuidar da folha de pagamento e contra-cheques mensais da
empresa e os cálculos dos impostos que incidem sobre eles;
• Departamento contábil: é onde ocorre a consolidação de todas as informações
relacionadas à contabilidade provenientes dos outros departamentos. O profissional
do setor pode inserir novas informações aos relatórios contábeis, além de ser o
responsável por apresentar ao gestor da empresa as diferentes tributações, como
Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional;
• Documentação: separar e organizar adequadamente os documentos é um primeiro
passo para agilizar a rotina contábil. Isso facilita muito na hora de fazer consultas, por
exemplo, sobre pagamento de clientes e contas que a empresa precisa pagar;
• Lista de tarefas: melhor do que espalhar post-its e lembretes nos computadores e
nas mesas de trabalho é organizar listas de tarefas que possam ser acompanhadas
35
com mais facilidade. Uma sugestão é fazer a lista com os afazeres do dia a cada
manhã, estipulando um tempo médio que será gasto para a execução de cada tarefa;
• Agenda de reuniões: assim como as tarefas, as reuniões também devem ser
planejadas e organizadas para a rotina contábil não ficar caótica. O ideal é estabelecer
uma agenda fixa de reuniões de equipe, com uma pauta já pré-estabelecida, porém
flexível. Manter uma rotina de encontros com os clientes também não é tão difícil, uma
vez que há prazos para balanços e fechamentos, por exemplo;
• Software de gestão: é preciso utilizar as tecnologias a favor da contabilidade. Um
bom software de gestão auxilia na rotina contábil, que está ficando cada vez mais
informatizada. Com ele, é possível padronizar processos, economizar tempo e
esforço, além de evitar erros comuns quando o trabalho é mais manual;
• Capacitação profissional: não é preciso dizer que é importante que os profissionais
da contabilidade passem por constante capacitação. Isso não só para se atualizarem
em relação aos recursos tecnológicos cada vez mais presentes, mas também em
relação à própria rotina contábil e como ela interfere e sofre interferência dos
diferentes contextos;
2.8.2 DESAFIOS DE UMA ROTINA CONTÁBIL
Passar por todos esses processos sem nenhum imprevisto ou percalço é praticamente
impossível, mas é viável prever alguns dos obstáculos que podem surgir. Na hora de
organizar a rotina contábil, é importante conseguir prever alguns desafios que estarão
por vir. Dessa forma, fica mais fácil enfrentá-los de maneira tranquila, sem alterar
demais o que já havia sido planejado.
A primeira coisa é entender que o escritório de contabilidade possui uma rotina
diferente das empresas as quais atendem. Isso quer dizer que por mais organizada
que seja, o cliente pode ser desorganizado e exigir um pouco mais de atenção.
36
Manter a contabilidade sempre em dia, além de uma obrigação, pode ser considerada
também um desafio. Com muitas atribuições e afazeres não é muito difícil se dispersar
e acabar perdendo o foco. Se isso já é um problema em qualquer área, na
contabilidade é ainda pior por conta dos prazos sempre apertados. Por isso também
a importância de uma equipe organizada, bem entrosada e alinhada.
Para lidar melhor com esses desafios, há alguns procedimentos que podem ser
incorporados pelas equipes e facilitar o dia a dia da empresa. É sobre eles que
falaremos a seguir.
2.8.3 COMO LIDAR COM AS TAREFAS DA ROTINA CONTÁBIL
Otimizar as tarefas da rotina contábil é também uma forma de utilizar os recursos de
maneira eficiente e econômica. Ou seja, pode fazer com que a empresa cresça. Para
organizar a rotina contábil, é preciso levar em consideração as especificidades do
trabalho realizado. Dentre os principais aspectos que devem receber atenção estão:
• Documentação: separar e organizar adequadamente os documentos é um primeiro
passo para agilizar a rotina contábil. Isso facilita muito na hora de fazer consultas, por
exemplo, sobre pagamento de clientes e contas que a empresa precisa pagar;
• Lista de tarefas: melhor do que espalhar post-its e lembretes nos computadores e
nas mesas de trabalho é organizar listas de tarefas que possam ser acompanhadas
com mais facilidade. Uma sugestão é fazer a lista com os afazeres do dia a cada
manhã, estipulando um tempo médio que será gasto para a execução de cada tarefa;
• Agenda de reuniões: assim como as tarefas, as reuniões também devem ser
planejadas e organizadas para a rotina contábil não ficar caótica. O ideal é estabelecer
uma agenda fixa de reuniões de equipe, com uma pauta já pré-estabelecida, porém
flexível. Manter uma rotina de encontros com os clientes também não é tão difícil, uma
vez que há prazos para balanços e fechamentos, por exemplo;
37
• Software de gestão: é preciso utilizar as tecnologias a favor da contabilidade. Um
bom software de gestão auxilia na rotina contábil, que está ficando cada vez mais
informatizada. Com ele, é possível padronizar processos, economizar tempo e
esforço, além de evitar erros comuns quando o trabalho é mais manual;
• Capacitação profissional: não é preciso dizer que é importante que os profissionais
da contabilidade passem por constante capacitação. Isso não só para se atualizarem
em relação aos recursos tecnológicos cada vez mais presentes, mas também em
relação à própria rotina contábil e como ela interfere e sofre interferência dos
diferentes contextos.
A manutenção de uma rotina contábil correta e eficiente já é meio caminho
andado para que as obrigações sejam cumpridas com o mínimo de falhas. O que não
pode acontecer é todas as etapas acabarem se tornando algo rotineiro, que recebe
menos atenção pelo fato de se repetirem.
As rotinas contábeis recebem esse nome, mas é preciso estar sempre atento a ela,
para que a necessidade de adaptações seja percebida a tempo e os imprevistos não
prejudiquem o trabalho desenvolvido.
2.9 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO ERP PARA ROTINA CONTÁBIL
A implantação de um sistema ERP em uma empresa modifica bastante a vida do
profissional contábil. A ideia por detrás de um processo de implantação é sempre
melhorar os processos dentro da casa. Vamos listar alguns tópicos importantes que a
implantação de um sistema ERP interfira positivamente na rotina contábil de uma
organização.
Antes da implantação de qualquer sistema, é necessário averiguar o que ele
proporcionará para a organização, devido ao fato de não haver um sistema que
satisfaça todas as necessidades da empresa.
38
As principais vantagens que poderão ser refletidas nas rotinas contábeis de uma
empresa são a redução do número de sistemas, um sistema ERP tem esse benefício
de juntar tudo em uma única base; registro on-line e real time, as informações podem
ser atualizadas e fornecidas aos usuários em tempo real; visão integradas das
operações da empresa e eliminação de retrabalhos. Este ponto é interessante pelo
fato de um sistema ERP disponibilizar todas as informações pertinentes a uma
organização em uma única base e isso facilita bastante caso seja necessário alterar
algum registro; maior eficiência e redução dos custos administrativos; utilização de
uma única base de dados.
A automatização dos processos que antecedem os processos contábeis, também é
uma grande vantagem para a organização, pois a Contabilidade está presente em
cada módulo de um sistema ERP. A Contabilidade começa a ser feita quando a
empresa recebe ou emiti algum documento fiscal que precise ser escriturado em
algum momento. O Contador é responsável por essas informações que são geradas
nos módulos do sistema, de modo que tudo que é feito será integrado ao módulo
contábil e auditado pelo Contador.
2.10 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP PARA ORGANIZAÇÃO
A grande vantagem de implantar um sistema de gestão na sua empresa é poder focar
as atividades estratégicas que trarão melhores resultados sem ter que abdicar do
cuidado e atenção que a gestão administrativa requer. A principal diferença é que,
com a adoção de um ERP, as horas gastas nessas atividades cotidianas se
transformam em minutos; a consulta a vários sistemas ou planilhas deixa de existir e
qualquer informação de qualquer área da empresa. Listamos abaixo algumas das
mais importantes vantagens que são trazidas a sua empresa pela implantação de
sistema ERP, são elas:
39
2.10.1 O SISTEMA DE GESTÃO INTEGRA TODAS AS ÁREAS DA EMPRESA
Algumas empresas nos dias de hoje, acabam optando por ainda utilizar vários
sistemas para gerenciar suas informações. O sistema de Gestão Empresarial ERP
engloba todas as áreas/ processos de sua empresa em uma única plataforma de
banco de dados.
A realidade de outras empresas é a de não usar nenhum sistema de gestão integrado,
possibilitando que cada área ou departamento utilize a solução que julgar mais
adequada. O problema é que isso prejudica a gestão e a tomada de decisão por parte
dos proprietários, gerentes e coordenadores. Por exemplo, se a pessoa responsável
pelo estoque não souber qual é a previsão de vendas, poderá comprar itens que
ficarão encalhados ou insuficientes para atender à demanda gerada pela área de
vendas.
O uso de um sistema de gestão empresarial – ERP integra todas as áreas da empresa
e diminui erros administrativos que são facilmente cometidos por empresários que não
possuem uma visão 360º das áreas internas e da demanda externa.
2.10.4 DIMINUIÇÃO DO RETRABALHO
Não a nada que demande mais tempo, dentro de uma organização que gestores terem
que enviar e-mails para diversas áreas da empresa para informar de a respeito de
erros cometidos e solicitar a correção dos mesmos.
Um sistema de gestão ERP praticamente elimina esse tipo de retrabalho, ou seja, o
trabalho que precisa ser refeito por diversas áreas de sua empresa. Com ele, por
exemplo, os dados informados pelos vendedores no momento em que um pedido é
realizado, já seguem diretamente para a área administrativa que os usa para emitir as
notas e os boletos para os consumidores, além de o pessoal responsável pela
40
expedição de pedidos ser comunicado prontamente, fazendo com que o tempo de
espera do cliente pelos itens comprados seja drasticamente reduzido.
2.10.5 GESTÃO ESTRATÉGICA DE PESSOAS
É comum se ver nas empresas, pessoas se dedicando bastante a realizar tarefas que
poderiam ser automatizadas. Tivemos na empresa Unilog uma mudança de gerência
há cinco anos. Tínhamos nove pessoas em um setor executando diversas atividades.
Com a chegada desse gerente, este setor foi reduzido a duas pessoas.
Ao realizar tarefas com pouco significado, é comum que os colaboradores de sua
empresa se desmotivem. O ERP permite que as pessoas desempenhem funções mais
estratégicas e se sintam mais valorizadas dentro de seus departamentos, aumentando
a satisfação que sentem em trabalhar na empresa e melhorando o resultado de sua
área.
2.10.6 APOIO À TOMADA DE DECISÕES
Determinar quais são as áreas que merecem mais investimentos; quais custos e
despesas podem ser reduzidos sem afetar a qualidade das atividades realizadas pelos
colaboradores; detectar falhas nos processos e determinar as causas para os
principais problemas de sua empresa, pode ser extremamente difícil quando se utiliza
diversos bancos de dados, sistemas ou planilhas para fazer a gestão administrativa
da empresa.
Um bom sistema de gestão oferece visualizações gráficas das principais informações
da empresa, permite estabelecer os principais indicadores de desempenho e
configurar o sistema para monitorá-los automaticamente. Por fim, sempre que
necessário, cada gráfico, KPI (do inglês Key Performance Indicador) ou informação
apresentada, poderá ser analisada em detalhe, permitindo que as causas dos
problemas sejam rapidamente encontradas e corrigidas.
41
2.10.7 REDUÇÃO DOS CUSTOS E AUMENTO DO LUCRO
Pelo fato de aumentar a eficiência operacional, permitir que a empresa foque o
relacionamento com seus clientes e desenvolva inovações para ter diferenciais
competitivos em seu mercado – além de reduzir os custos com seus trabalhos internos
ao integrar as áreas – é que um sistema ERP gera aumento indireto nas margens de
lucro da empresa. Ele faz com que a produtividade de seus colaboradores aumente e
a qualidade de seus serviços seja superior ao daquelas empresas em que as
informações são transmitidas de maneira mais manual e informal.
Portanto, qualquer tipo de empresa que pense em reduzir custos, aumentar os lucros
e melhorar a qualidade do atendimento do atendimento aos clientes, certamente o uso
de um sistema ERP é uma das principais chaves para atingir esse resultado.
2.11 FATORES DE RESISTÊNCIA DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP EM UMA ORGANIZAÇÃO
A implantação de um sistema ERP em uma organização significa mudanças e, na
maioria das vezes, por uma tendência natural do ser humano, as pessoas envolvidas
neste processo tornam-se resistentes à mudança. Essa mudança muitas vezes
representa uma ameaça ao emprego, a quebra de uma rotina, a criação de uma zona
de desconforto e novos processos que alterem a rotina diária na qual o indivíduo esteja
acostumado. Nota-se que todos os problemas citados envolvem pessoas e pessoas
precisam estarem bens para desempenhar os seus papéis da melhor forma possível.
Se você tiver um sistema de última geração, o sistema mais conceituado do mercado,
mas não tiver pessoal capacitado, motivado e empenhado para fazer a ferramenta
rodar, a sua implantação pode não dar certo.
Mudanças dentro de uma organização nascem para suprir uma necessidade, seja ela
de uma nova tecnologia, de um novo tipo de comportamento ou uma nova metodologia
de trabalho e, muitas vezes, essa mudança de um modo geral não agrada muito os
envolvidos, pois há sempre aquela sensação de que o seu espaço na organização
42
está ameaçado, gerando a resistência. Isto é um tanto complicado, pois o funcionário
ao chegar neste estágio ele começa a pensar somente nele e acaba retendo tudo que
ele pensar ser importante como medida preventiva. Retendo o conhecimento de
determinadas resoluções de atividades dentro da organização, o mesmo acredita que
manterá seu emprego, pois na cabeça dele a empresa sempre terá uma dependência
do seu trabalho. Na verdade, não é bem assim que as coisas acontecem, isto porque
pessoas não são insubstituíveis em uma empresa de prestação de serviços de
armazenagem. As tarefas administrativas em uma empresa prestadora de serviços de
armazenagem, não é e nem nunca será um bicho de sete cabeças.
Essa resistência surge de uma defasagem entre a situação atual em que a empresa
se encontra e a situação que se deseja encontrar. A percepção dessa diferença e a
necessidade de mudança normalmente acontecem tardiamente, pois é típico do ser
humano ter dificuldades para alterar ou quebrar paradigmas. Acostumados com seus
hábitos, geralmente as pessoas só percebem aquilo que reforçam os seus conceitos
pré-concebidos e eliminam aquilo que é diferente ou ameaçador. Somente um
acúmulo considerável de informações o levará a mudar o paradigma vigente. Mas vale
ressaltar que mudança implica em esforço.
Conforme Leon C. Megginson “não é o mais forte que sobrevive, nem o mais
inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças.
As empresas devem preparar seus colaboradores de maneira adequada para aceitar
a mudança de forma positiva, fazendo-os entender que aquilo que a princípio pode
ser incômodo, vai trazer benefícios ao seu trabalho. As pessoas devem entender que
a mudança faz parte da vida de todos e que vão aparecer constantemente nos mais
diversos momentos.
E o fator humano é que promove o desenvolvimento dentro das organizações. Em um
ambiente constantemente em mutação, os gerentes como representantes da diretoria
ou presidência são os implementadores da mudança e divulgadores da visão e dos
novos valores e, portanto, antes de mais nada, precisam estar conscientes da
43
dimensão das mudanças e preparados para levar os seus subordinados a adotarem
as mudanças propostas.
Para diminuir essa resistência à mudança é necessária a criação de um clima de
confiança na organização, de forma que os colaboradores percebam que o seu
emprego não está ameaçado. Também devemos incentivar a participação das
pessoas que serão afetadas diretamente pela mudança para que as mesmas
participem desde o início do projeto e possam influenciar em seu resultado.
É importante dar tempo ao tempo para que os envolvidos possam entender que as
mudanças serão estabelecidas progressivamente. A partir de um nível de maturidade
alcançada ao longo desse processo e de informações fornecidas pelas partes
interessadas - clientes, funcionários, diretores, fornecedores - os procedimentos são
modificados e o melhoramento é contínuo.
É imprescindível também que haja a devida capacitação dos envolvidos e a correta
comunicação para assegurar que as pessoas vão ter a informação de que necessitam
para executar essas novas atividades. A não participação do colaborador na
elaboração de uma instrução de trabalho é um erro grave, muito comumente cometido
nas organizações.
Dessa forma, não temos como pensar em implantar qualquer sistema sem a
participação das pessoas. A implantação de um sistema e seu correto funcionamento
depende da participação de todos, começando com o comprometimento da alta
gerência com a causa e depois se estendendo a toda organização. A implantação
requer uma remodelagem da organização e suas rotinas, o que permitirá a
viabilização das soluções imaginadas.
3 3. ESTUDO DE CASO
3.1 UNILOG EXPRESS LOGÍSTICA S/A
44
A empresa Unilog foi criada em 2008 a partir da união de profissionais que já atuavam
no segmento de armazenagem e distribuição de produtos farmacêuticos e cosméticos
há mais de 20 anos. A experiência de seus diretores e os investimentos em tecnologia
e logística avançada levaram a empresa a assumir uma posição de referência.
Sua atuação ao longo dos anos foi marcada pela parceria e pelo comprometimento
com seus clientes. Sua performance tem sido reconhecida pela qualidade aprimorada
dos serviços prestados e pelo atendimento às exigências legais, conforme a
necessidade de cada categoria de produtos, como: Indústria farmacêutica,
distribuidores atacadistas, varejistas e e-commerce de diversas áreas de produtos e
serviços.
A empresa tem como principais atividades: Armazenagem, Crossdocking,
Gerenciamento de Estoques, Processamento de Pedidos, Expedição, Monitoramento
de transporte e Logística Reversa.
A Unilog vem alcançando grandes resultados na área de logística. A empresa conta
com uma tecnologia de ponta, áreas administrativas, sistema de gestão à vista,
avaliação disciplinar, indicadores de desempenho KPI, performance de produção por
cliente e geral, profissionais treinados e estrutura organizada para proporcionar um
atendimento de qualidade aos clientes.
Nossos centros logísticos estão localizados em condomínios fechados, com
segurança armada, garra de tigre e monitoramento eletrônico 24hs.
A Unilog visa ser uma referência na prestação de serviços na área de logística,
atendendo aos requisitos técnicos e legais. Sua missão é promover soluções
logísticas, desenvolvendo processos eficientes com soluções tecnológicas eficazes,
agregando valores aos nossos clientes, colaboradores e acionistas, contribuindo para
o crescimento econômico e socioambiental do país. Os seus valores principais são:
ética, qualidade, comprometimento, respeito, melhoria contínua, resultados e
valorização dos colaboradores.
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Nossos centros logísticos estão localizados em condomínios fechados, com
segurança armada, garra de tigre e monitoramento eletrônico 24hs.
A Unilog visa ser uma referência na prestação de serviços na área de logística,
atendendo aos requisitos técnicos e legais. Sua missão é promover soluções
logísticas, desenvolvendo processos eficientes com soluções tecnológicas eficazes,
agregando valores aos nossos clientes, colaboradores e acionistas, contribuindo para
o crescimento econômico e socioambiental do país. Os seus valores principais são:
ética, qualidade, comprometimento, respeito, melhoria contínua, resultados e
valorização dos colaboradores.
3.2 PESQUISA
3.2.1 INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Como instrumento técnico de coleta de dados elaborou-se um questionário
estruturado com 7 perguntas. As perguntas foram elaboradas de acordo com o
objetivo deste trabalho e foram feitas a profissionais que em algum momento fizeram
parte de algum processo de implantação de sistema ERP. Trata-se de uma pesquisa
qualitativa, onde se buscou respostas mais precisas com relação a este processo que
é tão complexo e foram feitas a três gestores que fizeram parte do projeto de
implantação do ERP na empresa Unilog.
O primeiro gestor entrevistado foi o sr. Leon T. Firme, consultor da empresa Senior,
um dos principais responsáveis pela implantação na Unilog. O segundo gestor foi o
sr. Stephan Bausen que atua na área de Tecnologia da Informação (TI) da empresa
Unilog, como analista de TI. A terceira pessoa entrevistada foi o sr. Fabrício Penha,
gerente de projeto, o mesmo possui um cargo de supervisor na organização.
3.2.2 QUESTIONÁRIO
46
Pergunta número 1 – Na sua opinião, o que é sistema ERP e em que momento a
empresa tem a necessidade de adquirir um sistema deste porte?
Leon respondeu: “Sistema ERP é uma ferramenta que que junta todas as informações
de uma empresa em uma única base de dados. Para fazer isso se cria módulos no
sistema que é o local onde as informações serão geradas e depois consolidadas,
permitindo assim aos gestores uma visualização de como a empresa se encontra e
baseado nisso, tomar uma decisão acertada sobre determinado assunto”.
Stephan respondeu: “Sistema de gestão integrada ERP é um sistema dentro de outro
sistema. Existem módulos no ERP que podemos chamar de subsistemas. Todos as
informações registradas nestes subsistemas, por fim será integrada ao módulo
contábil, onde será apurado o resultado final da empresa”.
Fabricio respondeu: “Sistema ERP é um software corporativo que tem como principal
função apoiar as empresas no controle total de suas informações, integrando e
gerenciando dados, recursos e processos para que as companhias tenham maior
assertividade na tomada de decisão e sucesso nos negócios”.
Pergunta número 2 – Quais as principais vantagens de se implantar um sistema
ERP em uma empresa prestadora de serviços de armazenagem?
Segundo Leon, “A implantação de um ERP para gerenciar todas as rotinas de uma
empresa é uma ótima escolha, pois através de um sistema ERP você gerencia todos
os registros referentes as operações que acontecem na empresa em uma única base
de banco de dados, além de trazer automatização dos processos que é sem dúvidas
uma das vantagens mais atrativas”.
Segundo Stephan, “A automatização dos processos ao implantar um ERP, acaba
reduzindo a intervenção humana nas operações. Este é um dos fatores que sem
dúvidas conduzem as empresas a optarem em adquirir um sistema ERP para
gerenciar suas rotinas. Outro fator que é interessantíssimo é o fato de haver um
controle maior sobre o ciclo de produção, ou seja, através de cada etapa do processo
47
de produção ou de um serviço, como é o nosso caso, as empresas podem conseguir
resultados mais satisfatórios e melhorar a qualidade do produto que oferecem.
Segundo Fabrício, “Um ERP de qualidade, quando bem implantado em uma
organização, oferece um universo de vantagens para todas as áreas da organização.
As principais delas são: automatização dos processos, moderniza os processos,
redução dos erros, fraudes e atendimento ao fisco.”
Pergunta número 3 – Quais as principais desvantagens de se implantar um
sistema ERP em uma empresa prestadora de serviços de armazenagem?
Segundo Leon, “A aquisição de um ERP é um alto investimento que precisa ser bem
planejado pela organização e a maior das desvantagens pode ser o custo benefício
do produto que será adquirido. Outro fator que pesa muito é não cumprimento dos
requisitos estabelecidos para implantação do ERP”.
Segundo Stephan, “É necessário antes de se escolher um sistema, verificar se o
atendimento do suporte e as atualizações atendem as necessidades da empresa.
Caso a empresa contratante não levante um estudo a respeito de como funciona este
atendimento da desenvolvedora do software, podemos considerar sim que é uma
grande desvantagem para a empresa”.
Segundo Fabrício, “Os custos para manutenção da ferramenta acabam se tornando
uma desvantagem para a organização, que busca cada vez mais otimizar os lucros.”
Pergunta número 4 – Na sua opinião, quais são as principais atividades
contábeis realizadas em uma organização?
Leon respondeu da seguinte forma: “Para mim a contabilidade está presente da
abertura ao fechamento da empresa. Eu acredito que uma das principais atividades
contábeis de uma empresa é a regularização da mesma com o fisco, o que de certa
forma resume toda a rotina contábil em uma organização”.
Stephan respondeu da seguinte forma: “A contabilidade é uma das áreas mais
importantes de uma empresa. É atividade contábil toda e qualquer operação que
48
envolva documentos fiscais. Todos os processos executados em uma organização
acabam sendo o início das tarefas contábeis de uma organização, isto, porque para
se atender ao fisco com as diversas obrigações fiscais é necessário gerar primeiro
estas informações nos módulos que lhe cabem serem geradas”.
Fabrício respondeu da seguinte forma: “São muitas, porém é função da contabilidade
auditar todas as informações geradas nas outras bases. Tudo isso será visto na
contabilidade e depois disso serão gerados arquivos para atender o que o fisco pede”.
Pergunta número 5 – Por que é interessante para as empresas adquirirem um
sistema ERP?
Leon respondeu da seguinte forma: “Na minha ótica, o processo de implantação de
um sistema ERP de qualidade em uma organização traz inúmeros benefícios que
poderão ser contemplados a curto e a longo prazo. Um exemplo de um benefício a
curto prazo seria a credibilidade que você adquire para com os seus clientes. Um
exemplo a longo prazo seria redução de custo por conta da automatização dos
processos, o que torna possível e viável se planejar para buscar um software de
tamanha potência para suprir todas as necessidades da empresa”.
Stephan respondeu da seguinte forma: “Eu acredito que todas as empresas deveriam
pensar em buscar uma ferramenta deste porte no mercado, seja ela pequena, média
ou de grande porte. Uma empresa que busca o crescimento no mercado, precisa de
um sistema ERP para gerenciar suas atividades e atender as necessidades fiscais e
com os demais usuários do ERP”.
Fabrício respondeu da seguinte forma: “A aquisição de um sistema ERP em uma
empresa é um diferencial que as empresas possuem para captar novos clientes.
Sendo assim, por conta das melhorias trazidas pelo ERP, é essencial para as
empresas adquirirem um de qualidade e que propicie todas as melhorias citadas nos
processos internos”.
Pergunta número 6 – Quais os impactos que uma implantação de sistema mal
planejada pode causar em uma empresa?
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Leon respondeu da seguinte forma: “O aumento dos custos com a implantação seria
um fator que estaria evidência e que poderia comprometer todo o resultado do mesmo,
caso não se tenha tudo muito bem planejado antes mesmo da iniciação do processo
de implantação de sistema”.
Stephan respondeu da seguinte forma: “A equipe é quem vai ditar o ritmo da
implantação. Se você tem profissionais com problemas pessoais tocando o processo
de implantação, as coisas tendem a não andar. Este fator sem dúvidas marca a etapa
de implantação de um sistema ERP em uma organização”.
Fabrício respondeu da seguinte forma: “Por conta de um mau planejamento as
empresas podem perder muito dinheiro, pois precisará trazer consultoria para casa e
consultoria é caro. Por isso tudo tem que ser muito bem planejado, tudo precisa estar
no orçamento e nada fugir dele. Logo é fundamental ter todas as rotinas bem
estruturadas para que a consultoria responsável pela implantação traga o novo sem
deixar de atender processos antigos. Estes podem sofrer mudanças, mas não deixar
de ser atendidos”.
Pergunta número 7 – Quais os resultados oriundos de uma implantação de
sistema bem planejada?
Leon respondeu que o fato dos gestores terem em mãos relatórios contábeis
fidedignos, capazes de auxiliar os gestores na tomada de decisão, é a comprovação
da eficácia por detrás de uma boa implantação de sistema ERP.
Stephan respondeu que uma boa implantação de sistema traz resultados
imensuráveis para uma organização, dentre eles o fato de não haver quase nunca
retrabalho para se tocar a contabilidade.
Fabrício respondeu que uma empresa, tendo um ERP para gerenciar as rotinas
corporativas, a organização ganha em organização dos processos e com isso tende
a delegar mais responsabilidades aos usuários a fim de faze-los se sentirem mais
importantes dentro da organização. Como é comum enxugar alguns processos
50
manuais, que agora passam a ser otimizados é real a redução de pessoal, assim como
refletindo em redução de custos”.
3.3 ANALISE
Neste tópico será feita uma análise referente as respostas dos entrevistados, com
base no questionário elaborado acima, acerca do assunto tema deste estudo. Trata-
se de uma pesquisa qualitativa onde o intuito é identificarmos os pontos positivos que
poderiam ter sido explorados pela empresa Unilog durante a implantação do ERP,
porém não foram, tudo isso com base na teoria contida no referencial teórico deste
trabalho.
As perguntas foram bastante objetivas e feitas a pessoas que trabalharam diretamente
no processo de implantação do sistema ERP Senior, na empresa Unilog Express
Logistica S/A.
Com base nas informações coletadas através dos questionários enviados para os
gestores do projeto de implantação de sistema ERP na empresa Unilog, entende-se
que a implantação de um software de gestão integrada ERP na empresa Unilog,
acabou sendo considerada boa, uma vez que os entrevistados apresentaram
respostas que estão de acordo com o que está escrito na teoria.
Com relação a pergunta número 1, todos responderam corretamente a respeito do
que é ERP. Vale ressaltar que faltou dizerem que a sigla ERP, traduzida, significa
Planejamento dos Recursos da Empresa. Isto resume e conceitua bem do que se trata
e de sua importância, uma vez que o mesmo será responsável em gerar informações
valiosas sobre a organização.
Já na pergunta número 2, cada um citou um benefício vindo com a implantação do
ERP. Primeiro foi falado a respeito dos relatórios contábeis, que acabam se tornando
cada vez mais confiáveis com a implantação do ERP e auxilia os gestores na tomada
de decisão. O segundo respondente, falou que a implantação de um ERP reduz o
retrabalho nas tarefas dentro da organização e isso acaba justificando a aquisição de
51
um sistema ERP. O terceiro respondente contou que graças a uma implantação de
ERP, você tem os processos mais organizados e com isso fica mais fácil delegar
responsabilidade aos usuários a fim de fazê-los se sentirem importantes no processo.
Podemos notar que de certa forma a opinião deles está de acordo com a teoria, porém
gostaríamos de acrescentar algo. As principais vantagens com a implantação de um
ERP em uma organização, são: redução dos custos obtidos com a diminuição de
desperdício de materiais, mão de obra, diminuição de erros e retrabalhos; aumento
da produtividade com a automação dos processos; redução do prazo de entrega do
fechamento contábil com a implantação do ERP; redução custos de TI; aumento de
receitas e lucros. Essas são algumas das principais vantagens de se optar por adquirir
um sistema ERP para atender a sua empresa.
Na pergunta número 3, foi questionado aos respondentes quais as principais
desvantagens de se implantar um sistema ERP. As respostas foram, resumidamente,
respondidas desta forma: custo benefício do produto, ou seja, é necessário realizar
um planejamento minucioso e detalhado com relação a necessidade da empresa; não
cumprimento dos requisitos para uma implantação segura de sistema ERP; suporte e
atendimento da desenvolvedora, é importante, pois se trata de como será o
atendimento que o usuário do ERP irá receber para resolver os problemas; custo de
manutenção do produto, pode se tornar caro, com isso presume-se uma diminuição
do lucro líquido.
O ERP por si só, não torna uma empresa verdadeiramente integrada. Algumas das
desvantagens são: altos custos podem afetar a relação custo benefício; dependência
do fornecedor do pacote; tornam os módulos dependentes um dos outros, pois cada
departamento depende do módulo anterior; exige uma maior carga de trabalho dos
servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos.
Com relação a pergunta número 4, foi respondido que a contabilidade está presente
do início ao fechamento de uma empresa. Foi dito também que é atividade contábil
toda e qualquer operação com documentos fiscais e que é tarefa do contador auditar
as informações geradas nas outras bases.
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Tudo que foi falado são verdades, porém, vale ressaltar que a Contabilidade é
responsável pelo controle do movimento financeiro de empresas no que se referem a
apuração de impostos e de taxas referente a prestação de serviços e produtos. O
trabalho consiste na descrição registro e controle de toda a movimentação de dinheiro
de uma empresa. São tarefas contábeis: elaboração de balancetes e demonstrativos;
realizar a execução e controle de planilhas e relatórios de contabilidade; fazer
classificação de despesas; registro de documentos; acompanhamento das leis
trabalhistas; calcular impostos (PIS, COFINS, ICMS, etc.); verificar impostos retidos;
analisar contas patrimoniais; gerar lançamentos contábeis; e auxiliar os gestores na
tomada de decisão.
A pergunta de número 5, foi respondida da seguinte forma pelos respondentes:
oferece credibilidade ao cliente e reduz os custos; gerenciar atividades e atender
necessidades fiscais; e captar novos clientes.
O momento exato em que uma empresa precisa implantar um ERP para gerenciar as
suas rotinas é quando a situação na empresa está fora de controle, seja em relação a
dificuldade de acesso às informações, ou seja, devido à falta de integração entre os
setores. Quando as obrigações não são pagas em dia, ou seja, por falta de um
gerenciamento eficaz do financeiro, custo benefício do ERP.
Na pergunta número 6, os respondentes foram questionados a respeito dos impactos
causados por conta do mau planejamento das empresas com relação a implantação
de ERP. As respostas foram boas, pois segundo eles o aumento dos custos poderia
comprometer o sucesso na implantação. Além disso, foi falado também que a equipe
quem vai ditar o ritmo da implantação e que a falta de planejamento pode sem
sombras de dúvidas afundar o projeto.
Um mau planejamento é sem dúvidas o fator mais importante que pode colocar todo
o projeto por água abaixo. Existem outros fatores que podem comprometer toda a
estrutura de implantação, porém, o mais determinante para fazer com que não dê
certo, é este.
53
Com relação a pergunta número 7, tivemos 3 respostas diferentes. Os resultados são:
relatórios em mãos, contribuindo diretamente para o auxílio a tomada de decisões,
redução de retrabalho nos processos e o fato de se implantar um ERP, permite você
a delegar maiores responsabilidades para sua equipe.
Os principais resultados obtidos por uma implantação de sistema ERP, são:
automatização dos processos; relatórios confiáveis, a fim de serem bem utilizados nas
tomadas de decisões da organização; redução do retrabalho, uma vez que a partir do
momento que se implanta um ERP em uma empresa, as atividades passam a ser
executadas de forma automatizada, pelo menos na maioria dos lugares é assim que
funciona; organizar melhor os processos, o que poderá contribuir para o crescimento
da equipe, uma vez que pessoas precisaram assumir a dianteira e consequentemente
assumirem cargos de lideranças.
Com base nas informações coletadas através dos questionários enviados para os
gestores do projeto de implantação de sistema ERP na empresa Unilog, entende-se
que a implantação do um software de gestão integrada ERP na empresa Unilog,
acabou por ter sido considerada boa, uma vez que os problemas apresentados foram
relacionados a falta de planejamento da diretoria quando fechou o pacote de horas
para implantação, tentando reduzir os custos do projeto sem medir as consequências.
Felizmente pode-se notar que os processos são bem definidos na empresa Unilog.
Vimos na teoria apresentada neste trabalho, que as empresas sempre buscam por
uma diminuição do custo, mesmo se tratando de um investimento. Isso precisa ser
medido de forma inteligente, é preciso orçar e saber o que a empresa precisa. Na
empresa da Unilog, vimos que nem tudo foi seguido à risca, como manda o figurino,
porém, por ter pessoas altamente capacitadas e suporte devido, por parte da
desenvolvedora, a implantação do ERP obteve uma boa nota e hoje, 1 anos após esta
implantação, podemos colher os frutos outrora plantados.
Uma vez que a implantação foi realizada por pessoas capacitadas e comprometidas
em realizar um bom trabalho, a fim de melhorar a qualidade dos processos da
empresa Unilog e fazer com que a mesma atinja o crescimento esperado com essa
54
nova aquisição. O sistema tem aproximadamente 1 ano de uso e hoje todos enxergam
com bastante clareza o investimento realizado na organização.
Nota-se que a empresa adotou os métodos de implantação citados neste trabalho
para implantação deste ERP. Apenas em alguns momentos a empresa pecou em não
seguir todo o manual de implantação de um ERP em uma organização. Conforme
respondido por um dos respondentes, a Unilog optou em reduzir as horas de
consultoria para implantação do ERP pela metade e isso acabou gerando alguns
problemas para os usuários, que acabaram por absorver mais tarefas do que o
esperado e afetou também na qualidade do produto final.
É interessante que outras pessoas que resolverem falar deste tema, possam utilizar o
presente estudo como base e possam agregar ainda mais conteúdo com relação ao
assunto contribuindo assim para qualquer empresa que desejar optar por mudar, ou
adquirir um ERP, consulte o conteúdo contido no trabalho.
4. CONCLUSÃO
A implantação de ERPs, é sem dúvidas um assunto de extrema relevância nos dias
atuais, como demonstra a contínua preocupação com que as organizações adquirem
e implantam novos sistemas, ou migram de um para o outro.
As pesquisas empíricas, comprovam que muitos projetos falham porque não são
eficazmente conduzidos pelo time de implantação. Existem empresas que contratam
consultorias para apoiar a implantação, enquanto outras adotam práticas próprias e
não consideram todos os riscos e variáveis envolvidos. Trata-se de um projeto
arrojado, arriscado, que demanda bastante tempo e possui um custo elevadíssimo,
além de exigir total entrega dos usuários que fizerem parte do processo de
implantação.
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Constatou-se que os resultados dessa pesquisa atenderam com êxito os objetivos
propostos. Buscou-se abranger ao máximo todos os aspectos que impactam num
projeto de implantação, além de confrontar dados com os obtidos na pesquisa
realizada. Alguns dados corroboraram a fundamentação teórica, outros
apresentaram-se distintamente do que o que foi recomendado.
Para este trabalho ficou comprovado que a aquisição de um sistema ERP em uma
organização prestadora de serviços de armazenagem pode sim trazer inúmeras
vantagens para as rotinas contábeis, uma vez que a mesma seja implantada por
profissionais capacitados e comprometidos para extrair o melhor da ferramenta.
Evidencia-se que essa afirmação também pode ser marco para demais empresas em
diversos segmentos empresariais, visto que em suma processos de implantação e
rotinas contábeis tendem a serem bem próximos, variando em si algumas regras de
negócios da organização, sendo que a essência da contabilidade será igual sobre sua
forma, independente do ramo empresarial.
5. REFERÊNCIAS
ANTONIO, CARLOS, GIL, 2002. Disponível em: <https://www.passeidireto.com/arquivo/16794499/metodologia-do-trabalho-cientifico---prodanov-e-ernani/16> . Acesso em: 29 de junho de 2018.
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![Cardoso Dissertation[1]](https://static.fdocuments.us/doc/165x107/577d276c1a28ab4e1ea3e42b/cardoso-dissertation1.jpg)
