INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR BLAURO CARDOSO DE MATTOS

EDUARDO FILIPI LOUSADA LUCAS SANTANA MURTA

IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO EMPRESARIAL - ERP: IMPACTOS NA ROTINA DO PROFISSIONAL CONTÁBIL DE UMA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS DE ARMAZENAGEM

SERRA – ES 2018

EDUARDO FILIPI LOUSADA LUCAS SANTANA MURTA

IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO EMPRESARIAL - ERP: IMPACTOS NA ROTINA DO PROFISSIONAL CONTÁBIL DE UMA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS DE ARMAZENAGEM

Trabalho de conclusão de curso apresentado ao curso de Graduação em Ciências Contábeis do Instituto Blauro Cardoso de Matos de Ensino Superior, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Prof. Ms. Marcelo Hideki Togo.

SERRA – ES 2018

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Dedicatória: Primeiramente dedicamos ao nosso Deus, pois sem Ele, entendemos que não teríamos condições e nem recursos suficientes para concluirmos esta etapa. Aos professores, agradecemos por sempre terem se preocupado conosco, pelo companheirismo, pela atenção e por acreditarem em nós. Neste país, onde temos muitos profissionais no mercado, porém, em muitas situações, sem preparo algum para passar algo para alguém, tivemos o privilégio de receber aulas de grandes mestres que agregaram bastante conteúdo em nosso HD intelectual e nos fizeram chegar aonde chegamos.

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AGRADECIMENTO

Gostaríamos de agradecer a Deus em primeiro lugar, depois aos excelentes mestres que tivemos o prazer e a sorte de sermos discipulados por eles em sala de aula e a todos os colegas de classe pela solidariedade nos momentos difíceis e disponibilidade em ajudar-nos a vencer todos os obstáculos rotineiros ao longo destes quatro anos. Agradecemos também a nossos familiares por sempre nos aconselhar e apoiar nos momentos mais complicados que enfrentamos se não fossem vocês, certamente não teríamos chegado aqui aonde chegamos. Queríamos do fundo dos nossos corações que todas as pessoas que nos ajudaram, direta ou indiretamente ao longo destes quatro anos, fossem lembradas aqui em nossa página de agradecimentos. Gostaríamos de deixar aqui direcionado a todos que contribuíram para que esse momento acontecesse a todos que torceram, a todos que sempre se importaram e a todos que choraram e sorrindo, o nosso muito obrigado. Uma coisa é certa, não estaríamos aqui agora prestes a concluir um curso de graduação em Ciências Contábeis, se não fosse por todo e carinho que foram depositados em nós ao longo destes quatro anos.

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RESUMO

O objetivo deste trabalho consiste em uma explicação consistente, aliada de muito

conteúdo teórico, adquirido através de pesquisas bibliográficas e de experiências

práticas do dia a dia absorvidos em uma empresa que presta serviços no ramo de

armazenagem, do que é: sistema de Gestão Integrada ERP (Enterprise Resource

Planning); listar quais são e como são feitas as atividades contábeis dentro da

empresa Unilog Express Logística S/A, que tem como atividade principal a prestação

de serviços de armazenagem; e quais as vantagens e desvantagens de se optar por

um sistema ERP para controlar e gerar todas as informações de uma empresa.

Para atingir o objetivo deste trabalho, foi realizado um estudo bibliográfico focando-se

os seguintes temas: conceituação do que que é sistema ERP, principais sistemas que

estão no mercado nacional, processos de etapas da implantação de um sistema,

dificuldades no processo de implantação, vantagens e desvantagens na implantação

do sistema. Após este estudo foi realizado também um trabalho de campo, onde foram

entrevistadas pessoas que ajudaram a responder algumas perguntas pertinentes ao

assunto. Com este trabalho de campo foi possível realizar um estudo de caso,

aplicando a teoria estudada e a realidade encontrada na empresa. Como resultado

final, foi possível analisar as mudanças que ocorreram na empresa visitada e quais os

resultados que a implantação do sistema ERP Senior trouxe para a empresa

estudada.

Palavras-chave: sistema de gestão integrada ERP, atividades contábeis, vantagens

e desvantagens de um ERP e dificuldade no processo de implantação.

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ABSTRACT

The objective of this work is a consistent explanation, allied with a lot of theoretical

content, acquired through bibliographical research and practical day-to-day

experiences of what is ERP (Enterprise Resource Planning) Integrated Management

system; list which are and how the accounting activities are performed within the

company Unilog Express Logística S / A, whose main activity is the provision of storage

services; and what are the advantages and disadvantages of opting for an ERP system

to control and generate all relevant accounting information.

In order to reach the objective of this work, a bibliographic study was carried out

focusing on the following topics: conceptualization of what is ERP system, main

systems that are in the national market, processes of steps of the implantation of a

system, difficulties in the implantation process, advantages and disadvantages of

deploying the system. After this study was also carried out a field work, where were

interviewed people who helped answer some questions pertinent to the subject. With

this fieldwork it was possible to carry out a case study, applying the theory studied and

the reality found in the company. As a final result, it was possible to analyze the

changes that occurred in the company visited and what results the implementation of

the ERP Senior system brought to the company studied.

KEYWORDS: ERP integrated management system; accounting activities; advantages and disadvantages of an ERP; and difficulty in the deployment process

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 7

1.1 PROBLEMA .......................................................................................................... 8

1.2 OBJETIVOS .......................................................................................................... 9

1.2.1 Objetivo Geral .................................................................................................... 9

1.2.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 10

1.2.3 Justificativa ....................................................................................................... 10

1.4 METODOLOGIA .................................................................................................. 12

2. REFERENCIAL TEÓRICO .................................................................................... 14

2.1 sistema de Gestão Integrada .............................................................................. 14

2.2 CONCEITO ......................................................................................................... 19

2.1 PRINCIPAIS SISTEMAS ERP QUE ESTÃO NO MERCADO NACIONAL .......... 20

2.2 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA ERP SENIOR .......................................... 21

2.5 MÓDULOS .......................................................................................................... 23

2.5.1 MÓDULO DE VENDAS OU FATURAMENTO ................................................. 24

2.5.2 MÓDULO DE COMPRAS OU SUPRIMENTOS ............................................... 25

2.5.3 MÓDULO FINANCEIRO ................................................................................... 26

2.5.4 DEPARTAMENTO PESSOAL E RECURSOS HUMANOS .............................. 27

2.5.5 MÓDULO CONTÁBIL ....................................................................................... 28

2.7 dificuldades no processo de implantação de erp ................................................. 29

2.7.1 estagnação ....................................................................................................... 30

2.7.2 OBSOLESCÊNCIA ........................................................................................... 31

2.7.3 POUCO NÍVEL DE COMPROMETIMENTO .................................................... 32

2.7.4 ACOMODAÇÃO ............................................................................................... 32

2.7.5 DESATUALIZAÇÃO ......................................................................................... 32

2.8 ROTINA CONTÁBIL ............................................................................................ 33

2.8.1 PROCESSOS BÁSICOS DA ROTINA CONTÁBIL .......................................... 33

2.8.2 DESAFIOS DE UMA ROTINA CONTÁBIL ....................................................... 35

2.8.3 COMO LIDAR COM AS TAREFAS DA ROTINA CONTÁBIL ........................... 36

7

2.9 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO ERP PARA ROTINA CONTÁBIL ........... 37

2.10 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP PARA ORGANIZAÇÃO

.................................................................................................................................. 38

2.10.1 o sistema de gestão integra todas as áreas da empresa ............................... 39

2.10.4 DIMINUIÇÃO DO RETRABALHO .................................................................. 39

2.10.5 GESTÃO ESTRATÉGICA DE PESSOAS ...................................................... 40

2.10.6 apoio à tomada de decisões ........................................................................... 40

2.10.7 REDUÇÃO DOS CUSTOS E AUMENTO DO LUCRO ................................... 41

2.11 FATORES DE RESISTÊNCIA DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP EM UMA

ORGANIZAÇÃO ........................................................................................................ 41

3 3. ESTUDO DE CASO ........................................................................................... 43

3.1 Unilog Express Logística S/A .............................................................................. 43

3.2 PESQUISA .......................................................................................................... 45

3.2.1 Instrumentos de pesquisa ................................................................................ 45

3.2.2 Questionário ..................................................................................................... 45

3.3 ANALISE ............................................................................................................. 50

4. CONCLUSÃO ........................................................................................................ 54

5. REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 55

1. INTRODUÇÃO

Este trabalho visa mostrar os resultados obtidos por uma implantação de Sistema de

Gestão Empresarial – ERP em uma organização, mostrando como os processos

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contábeis serão afetados. Sistema ERP, Enterprise Resource Planning, que traduzido

do inglês significa Planejamento dos Recursos da Empresa. ERPs são softwares que

integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Em

termos gerais, sistema ERP é uma plataforma de software desenvolvida para integrar

diversos departamentos de uma empresa possibilitando a automação e

armazenamento de todas as informações de negócio. O sistema ERP é dividido por

módulos integrados entre si, a partir de uma base de dados única e não redundante.

Cada módulo contempla uma área da empresa, que será abastecida pelos usuários

possibilitando a extração de relatórios confiáveis, o que certamente será utilizado na

tomada de decisão de todos os setores, quebrando barreiras outrora impostas pelas

estruturas departamentais.

O intuito de realizarmos este estudo, é mostrarmos como a rotina do profissional

contábil será afetada por conta dos processos existente na organização. O profissional

contábil, por ter um conhecimento amplo dos processos de um sistema ERP, deve

sempre estar acompanhando de perto os usuários que geram as informações, a fim

de minimizar ao máximo os impactos negativos na contabilidade.

1.1 PROBLEMA

Com a utilização do sistema ERP, os contadores tendem a gastar menos tempo

puxando as informações geradas nos outros módulos para o módulo contábil. Isso

acaba permitindo ao contador dedicar-se mais na análise das demonstrações

contábeis, uma vez que a operacionalização dos lançamentos não despenderá mais

tanto de seu tempo. Como todas as operações finalizam em um registro contábil, o

impacto da utilização da tecnologia da informação na Contabilidade, é bastante

expressivo.

No entanto a implementação de um novo sistema nas rotinas contábeis das empresas,

não se dá apenas com a compra de um software potente que atenda às necessidades

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da organização contratante e tampouco com a contratação de uma consultoria

especializada. É exigido dos funcionários grande contribuição e paciência no processo

de reestruturação operacional e adaptação à nova cultura organizacional. Por este

motivo, é fundamental a empresa conhecer bem seus funcionários, pois o sucesso de

um sistema ERP em uma organização depende de pessoas, processos e sistemas. É

necessário haver um equilíbrio entre estes três fatores, pois caso contrário, pode ficar

uma ponta solta que certamente trará impactos negativos no dia a dia das pessoas

que estiverem envolvidas com a implantação, tais como: retrabalhos em atividades

por conta de falhas no processo de integração; a migração dos dados de diversos

sistemas descentralizados, se esta atividade não for bem planejada certamente terá

uma absorção de custos maior do que se esperava obter; sua manutenção é de custo

elevado; há a necessidade de contratar consultores especializados para auxiliar a

implantação de um sistema ERP; a implantação de um sistema ERP é lenta e

trabalhosa e isso acaba gerando um nível alto de desgaste dos funcionários; custos

elevados com treinamentos; por estar totalmente integrado, um erro na entrada de

dados, por exemplo, pode afetar a agilidade dos processos na empresa como um

todo.

Mediante todas estas informações, não podemos deixar de levantar a questão: Quais

são os impactos da implantação de um sistema ERP na rotina do profissional contábil

de uma empresa prestadora de serviços de armazenagem?

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 OBJETIVO GERAL

Este trabalho tem como objetivo geral mostrar que um sistema de Gestão Empresarial

ERP, quando bem implantado, pode sim melhorar bastante as rotinas contábeis de

uma organização e trazer resultados importantes para as empresas que optam em

realizar tal investimento.

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1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Conceituar Sistema de Gestão Empresarial – ERP;

• Explanar quais são e como são feitas as atividades contábeis;

• Demonstrar aspectos positivos e negativos de uma implantação de sistema deste

porte.

1.2.3 JUSTIFICATIVA

Tendo em vista a crescente demanda das empresas de um modo geral, por uma

ferramenta que possa suprir as necessidades processuais e fiscais de uma

organização, considera-se relevante um estudo que aponte os impactos que uma

implantação de sistema ERP pode causar dentro de uma organização, mais

precisamente na rotina do profissional contábil. O tema deste trabalho está ligado ao

Curso de Ciências Contábeis, uma vez que a implantação de um ERP dentro de uma

organização, seja ela qual for, certamente dará maior agilidade e controle nos

registros contábeis, possibilitando uma tomada de decisão acertada.

Outra justificativa é por conta das mudanças constantes na legislação, onde precisa-

se cada vez mais de um sistema preparado para atender à necessidade que às

empresas tem hoje com o fisco, principalmente na geração de arquivos que serão

transmitidos ao mesmo. Com isso, viu-se a necessidade da criação de um sistema

capaz de unificar todas as informações da empresa em uma única base de banco de

dados, permitindo assim a organização a gerar relatórios mais precisos e confiáveis

que irão ser refletidos na tomada de decisão dos sócios administradores. É

11

interessante aprofundarmos ainda neste tema, pelo fato do mesmo ser de extrema

relevância no cenário empresarial, onde podemos enxergar a necessidade das

empresas em ter um sistema deste porte, para atender todas as suas demandas.

A escolha deste assunto deve-se também ao fato dos pesquisadores trabalharem

diretamente no setor de Planejamento e Controladoria da empresa que recentemente

implantou um sistema ERP, que acabou sendo utilizado como base para estudo e ter

visto todo o processo de muito perto. Viu-se a necessidade de falarmos deste tema,

tema este que não costuma ser muito abordado por alunos em apresentações de

monografias, pelo fato de que as empresas estão tendo em contratar um sistema ERP

para continuarem a competir no mercado que está cada vez mais competitivo. Para

quem almeja ir mais longe, hoje é de suma importância o investimento em uma

ferramenta capaz de atender todas as necessidades dos seus clientes.

A relevância deste trabalho está diretamente ligada aos objetivos da Contabilidade,

pois o sistema de ERP, integra as informações de toda a empresa em um só banco

de dados, provendo agilidade e eficiência aos registros contábeis, o que gera

demonstrações fidedignas e em tempo hábil para a tomada de decisão dos gestores.

A contabilidade acaba tendo um peso relevante na cabeça de quem cogita a

possibilidade de mudança de sistema. Isto acontece porque a contabilidade é o

fechamento de todo o processo de uma empresa e nela estão todas as informações,

isto de forma consolidada, da empresa.

Este estudo contribui do ponto de vista acadêmico, para auxílio aos estudantes e

professores, de um caso de implantação de ERP em uma empresa prestadora de

serviços de armazenagem, mais precisamente Unilog Express Logística S/A,

mostrando vantagens e desvantagens encontradas no processo de implantação.

Essa pesquisa também trará um retorno tanto às empresas fornecedoras de ERP, que

podem observar as principais dificuldades apontadas pelas empresas e trabalhar de

forma a melhorar seu produto/serviço. Quanto às empresas que desejam implantar

um software ERP, é necessário se preparar para a mudança na Cultura

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Organizacional que irá acontecer dentro da empresa devido à implantação do ERP.

Outro fator relevante neste estudo, é o fato de uma implantação de sistema ERP

envolver os três componentes, conforme citado anteriormente, pessoas, sistema e

processos. O envolvimento de uma equipe em um processo de implantação de

sistema ERP é fundamental para o sucesso futuro da ferramenta fornecendo

informações a empresa que ela for implantada.

1.4 METODOLOGIA

Em relação a este trabalho, podemos classifica-lo como uma pesquisa aplicada, pois,

“objetiva gerar conhecimentos para aplicação prática da ferramenta em alguma

empresa, mostrando com clareza os pontos que devem ser observados para que não

aja fracassos em sua implantação, envolvendo fatos e interesses locais”, segundo

projeto escrito por Mariana Coelho da Rocha (Universidade Federal de Santa

Catarina, p.10).

Este trabalho é classificado como uma pesquisa bibliográfica, pois está totalmente

baseado em um conteúdo já existente, seja ele em livros, artigos, documentos

monográficos, jornais e revistas. Pesquisa bibliográfica consiste na etapa inicial de

todo trabalho científico ou acadêmico, com o objetivo de reunir informações e dados

que servirão de base para a construção da investigação proposta a partir do tema

proposto.

O Estudo de Caso foi feito com base em pesquisa de campo qualitativa, realizada em

uma empresa prestadora de serviços no ramo de armazenagem. Portanto, foram

extraídas informações importantes e fundamentais para o desenvolvimento deste

trabalho, tais como procedimentos internos utilizados, capacitação de pessoas para

executarem os processos internos, disponibilidade de recursos para as os

funcionários poderem exercer suas atividades de maneira plena, dentre outros pontos

essenciais.

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Os questionários foram direcionados aos usuários-chave de cada processo interno da

empresa e ao gerente de projeto de implantação do ERP, onde foram analisadas todas

as respostas. Foi necessário a realização de um filtro para não perdermos folego e

seguir dentro do conteúdo proposto. As perguntas serão colocadas no capítulo de

Desenvolvimento.

A pesquisa é restrita a empresa estudada. Não é pretensão desta pesquisa comparar

o processo de implantação do sistema ERP com outras empresas que também o

fizeram, até mesmo porque uma implantação de sistema ERP para uma empresa

prestadora de serviços se difere com relação a implantação de ERP para uma

indústria por exemplo. São universos diferentes e dependendo do seguimento da

empresa o sistema é customizado, ou seja, feito sob medida para atender as

demandas da empresa.

Além disso, o enfoque deste estudo restringe-se à aplicação do ERP nos processos

internos da empresa Unilog Express Logística S/A, sendo analisada, neste caso, a

relação da escolha do sistema ERP com as estratégias corporativas. O tempo de

utilização do ERP na empresa, aproximadamente um ano, também pode ser

considerado uma delimitação deste estudo, o que torna esta análise válida para o

primeiro ano após a implantação do ERP na empresa.

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2. REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA

A sigla ERP, em inglês Enterprise Resource Planning, que traduzido para o português,

significa Planejamento dos Recursos da Empresa, é um sistema de gestão

empresarial e sua principal finalidade é a organização das informações para melhor

gerenciamento da empresa e diminuição de tempo e custos gastos nos processos. O

sistema ERP tem a função de consolidar todas as informações em um único sistema,

a fim de mostrar um resultado para usuários internos e externos. (FORTULAN,

AQUARION CAZARINI, 1999, P.12)

O sistema ERP atende, praticamente a todas grandes empresas que se encontram

no mercado nos dias de hoje, que tem seus compromissos com seus clientes,

fornecedores, colaboradores, sócios e com o fisco, e que precisam ser cumpridos em

períodos mensais, trimestrais ou anuais. Estes sistemas propiciam para as

organizações informações em tempo real referente a situação da empresa em um

dado momento Sendo assim, fica mais fácil e mais seguro obter todas as informações

em uma única plataforma segura, ou seja, as atividades terão seu tempo reduzido

para serem executadas e com isso você acaba ganhando em comunicação entre os

setores da empresa, desde administração; recursos humanos e departamento

pessoal; contas a pagar e contas a receber e contabilidade.

O Crescimento do mercado mundial de ERPs nos últimos anos despertou o interesse

acadêmico pelo tema, que já havia sendo explorado pela imprensa especializada e

pelo meio empresarial. No Brasil, o mercado de Software de Gestão Empresarial

Integrada teve um crescimento destacado a partir da segunda metade da década de

90. Pesquisas de mercado revelaram uma grande expansão no período de 1997 a

2001. A partir de 2003, constatou-se a saturação do mercado de empresas de grande

porte, que já haviam realizado grandes investimentos em ERP. A partir daí os

fornecedores voltaram-se para o chamado “small/middle Market”, composto por

empresas de pequeno e médio porte que não haviam ainda implantado nenhum

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sistema integrado de gestão. De acordo com o Gartner Group, o mercado mundial de

licenças de softwares de gestão empresarial integrada, superou a marca de US$ 19,2

bilhões em 2007, esperando-se um crescimento anual de 7,6% até 2011, atingindo

US$ 25,2 bilhões. (Hypólito;Pamplona,1999).

Um relatório divulgado pela Panorama (2008) sobre os prazos de projetos de

implantação de ERP, revelam que somente 7% dos projetos iniciados em 2008 foram

finalizados dentro do prazo estimado e 93% ultrapassaram o tempo previsto para

entrega, dos quais 68% foram classificados como “muito mais longo que o esperado”.

Nenhum dos projetos avaliados na pesquisa foi finalizado antes do prazo. Em relação

ao tempo de duração das implantações, a mesma pesquisa aponta que 71% dos

projetos tiveram duração de 06 a 18 meses. Em um outro estudo mais aprofundado

sobre os resultados de implantações de ERP realizadas em 2008 no mundo todo, a

Panorama (2008), divulgou os seguintes resultados:

• Em apenas 43% dos projetos concluídos foi possível identificar os benefícios

mensuráveis a partir do novo sistema;

• Pouco mais de 40% das empresas informaram que a sua gestão executiva está

satisfeita com o resultado dos seus projetos ERP;

• Apenas 38% dos entrevistados afirmam que que estão satisfeitos com o resultado

das suas implementações ERP;

• 48% dos projetos ERP avaliados excederam o orçamento, variando de 5% a 125%

a mais dos orçamentos originais.

Para Esteves Carvalho e Santos (2000,p.1), “as críticas ao sistema ERP foram,

essencialmente, os elevados custos de cada projeto, elevadas taxas de fracasso e a

complexidade, o que torna difícil para os usuários aperceberem-se das vantagens e

das possibilidades desses sistemas”.

Para Toraldo, Saporiti e Filho (2003, p.3) talvez os maiores problemas encontrados

nas análises de investimentos sejam as dificuldades de mensuração das variáveis

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intangíveis e, em um número bastante significativo de casos, tais projetos de

implementação não são totalmente respaldados no retorno do investimento, e sim em

variáveis intangíveis.

O motivo de fracasso das implantações de sistemas ERPs tem merecido muita

atenção de pesquisadores, principalmente porque, muitas vezes, todo o investimento

é perdido. Os autores afirmam que o limite não é tecnológico, isto é, o problema não

está no software e sim em fazê-lo funcionar. (Fortulan; Aquaroni; Cazarini,1999).

[...] não basta conhecer ou dispor de uma tecnologia e ferramentas como o ERP. É necessário coloca-la em funcionamento, e assim obter os benefícios da mesma. Nesta fase é que aparecem as maiores dificuldades [...] caso não se disponha da estratégia correta para se realizar a implantação, o que deveria ser uma ferramenta para tornar a organização mais competitiva, pode em alguns casos leva-la à beira do caos. (Fortulan; Aquarion. Cazarini, 1999, p.12).

Para Cerri e Cazarini (2004, p.4355), “há um confronto nos ambientes empresariais e

acadêmicos entre pesquisadores, executivos, empresários e consultores diante do

aumento ou não produtividade após investimentos em Tecnologia de Informação”.

Para os autores, as causas desses questionamentos são os inúmeros fracassos

tecnológicos e empresariais ocorridos frente aos maciços investimentos nos pacotes

ERPs. (Cerri;Cazarini,2004).

Sistema ERP está revolucionando as organizações como um todo, automatizando

cada vez mais os processos e contribuindo para o crescimento das organizações.

Segundo Colangelo, 2001,p.17), podemos considerá-lo um software aplicativo que

permite às empresas automatizar e integrar parcela substancial de seus processos de

negócios, abrangendo finanças, controles, logística e recursos humanos; compartilhar

dados e uniformizar os processos de negócios, bem como produzir e utilizar

informações em tempo real.

Para Côrrea, Gianesi e Caon (2001), trata-se de um sistema formado por vários

módulos integrados entre si e com a contabilidade, a partir de uma única base de

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dados, que tem como objetivo atender as necessidades de informação para apoio à

tomada de decisão.

No entanto, os sistemas ERPs possuem algumas características que fazem com que

seu ciclo de vida se diferencie dos softwares ou sistemas de informações tradicionais.

São pacotes comerciais, desenvolvidos a partir de modelos-padrão de processos,

visando a integração dos sistemas de diversas áreas da empresa. Nesse caso, o ciclo

de vida é caracterizado pela adaptação do sistema comercial que foi desenvolvida de

maneira genérica para atender a qualquer segmento de mercado. (Souza;

Zwicker,1999).

Atualmente, a implantação de sistemas ERP ainda apresentam muitos problemas. As

barreiras e dificuldades encontradas são questões bastante discutidas na bibliografia

por Wood JR. e Caldas (1999), (Souza; Zwicker,1999), Buckhout, Frey e Nemec JR.

(1999) e Mendes e Escrivão (2002). Outras questões igualmente importantes têm

merecido menor atenção no meio acadêmico, como por exemplo, a necessidade de

estabelecer um processo que inclua todos os aspectos relacionados ao ciclo de vida

dos sistemas ERP. As poucas tentativas na área consistem basicamente de

metodologias privadas, criadas pelos fornecedores e empresas de consultoria. Tais

metodologias podem facilmente ter a eficiência contestada através dos expressivos

relatos de fracassos nos projetos de implantação desses sistemas.

De acordo com Gil, os sistemas ERP são uma evolução das tecnologias de otimização

industrial MRP I e MRP II aplicadas a atividade fim das organizações industriais.

Desta forma, os sistemas ERP podem ser entendidos como sistemas capazes de

integrar todas as informações que fluem pela empresa por intermédio de uma base

de dados única, permitindo a visualização de todos os processos realizados pela

organização e com o intuito de otimizar os processos empresariais e torna-los mais

ágeis, gerando assim um retorno significativo para quem usufrui das informações que

estão armazenadas na base do banco de dados de determinada organização.

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Existem hoje no mercado alguns modelos de ERP disponíveis para empresas que

buscam um software no mercado. As três principais opções são ERP on-premise, ERP

hospedado/gerenciado e soluções de ERP na nuvem. Os ERP’s

hospedado/gerenciado e on-premise proporcionam maior flexibilidade aos pacotes

sob medida para atender às necessidades organizacionais, mas também são mais

caros. ERP na nuvem, permite aos usuários em geral ter visibilidade em tempo real,

redução dos processos manuais e controle através de planilhas, em até 70%,

utilizando um sistema de BackOffice e o que chama atenção é o uso da nuvem como

forma de reduzir os custos dos projetos e, assim, atrair mais as pequenas e as médias

empresas.

De acordo com Colangelo Filho (2001, p.20), os sistemas MRP (planejamento das

necessidades dos materiais), surgiram na década de 70, e eram utilizados em

empresas manufatureiras. Efetuavam o controle dos estoques e davam apoio as

funções de planejamento de produção e compras. Ainda conforme Colangelo Filho

(2001, p. 20-21), “os sistemas MRP II surgiram na década de 1980, como uma

ampliação dos MRPs. Além de executar funções de planejamento de produção e

estoques, tratavam de planejamento de capacidade de produção e de aspectos

financeiros [...].”

Um Sistema ERP, têm em sua estrutura módulos que se falam. Isto quer dizer que

todos os processos executados em um módulo serão importados para outro e depois

para outro, até que chegue no último módulo, que é o contábil. Este sistema de

comunicação é interessantíssimo para os empresários, pois ao se ter um sistema ERP

bem implantado em sua empresa, você consegue ganhar tempo nas tarefas;

qualidade nas informações; diminuição de pessoal, diminuindo assim a folha de

pagamento; confiabilidade e veracidade nas informações, uma vez que tudo estiver

rodando em sua totalidade; e armazenamento de dados em um único servidor de

banco de dados, facilitando a consulta de informações retrógadas. “Um Sistema ERP

é como uma flor, se regado e cuidado da maneira correta, produzirá frutos dignos de

elogios”. Essa frase é uma verdade, não somente para esse contexto pode ser

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utilizada, mas também a muitos outros, porém, um sistema para funcionar em sua

plenitude, necessita do auxílio de pessoas.

Hoje nas organizações faltam profissionais capazes de ler, entender e fazer alguma

coisa diferente, para se ter um resultado diferente quando necessário. Hoje temos um

cenário dentro das empresas, onde muitos profissionais estão acomodados e em sua

zona de conforto, acabam criando uma forte resistência ao novo. É necessário ficar

ligado quanto a esse fator, pois ele é crucial para o sucesso de uma implantação de

ERP em uma organização. Na empresa estudada, veremos que durante o processo

de implantação do sistema ERP, na mesma haviam alguns funcionários que ocupam

cargos importantes e essenciais para o desenvolvimento da implantação, e que já há

algum tempo não produziam tudo aquilo que podiam. Este foi um grande problema

para a organização, pois sem o envolvimento destas pessoas, o processo de

implantação acabou perdendo cada vez mais folego e foram gastos mais hora

consultoria do que estava orçado para implantação daquele projeto.

2.2 CONCEITO

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning e trata-se de um software integrado

de gestão empresarial que reúne numa única solução as informações gerenciais dos

setores de uma empresa, tais como Contabilidade, Finanças, Fiscal, RH,

Suprimentos, Patrimônio e Vendas. O Sistema ERP integra as atividades, automatiza

processos, facilita a gestão empresarial e elimina a necessidade de vários programas

e controles departamentais paralelos.

O ERP é um software que pode ter um servidor próprio, ser hospedado em nuvem ou

distribuído em unidades de hardware. Seu principal objetivo é automatizar as rotinas

empresárias para que processos sejam padronizados e o fluxo de informação

integrado, entre os setores da organização. Por meio de um sistema ERP, é possível

monitorar resultados, diminuir custos operacionais, aumentar a eficiência produtiva,

antever cenários e otimizar o gerenciamento de uma organização. As funcionalidades

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mais comuns são: segurança, stakeholders, produtos e serviços, controladoria e

financeiro e logístico.

2.1 PRINCIPAIS SISTEMAS ERP QUE ESTÃO NO MERCADO NACIONAL

Quando se fala em sistema de Gestão Integrada, podemos observar que existem

diversas conceituações de diferentes autores, porém, é possível se observar

características nas definições que se convergem e contribuem para o entendimento

do conceito.

Para a FQN, Fundação Nacional da Qualidade, um sistema de gestão é um conjugado

de práticas com determinado padrão que interagem entre si com o objetivo de gerir

um negócio e produzir resultados positivos não somente de caráter financeiro.

Segundo pesquisas realizadas pela Faculdade Getúlio Vargas - FGV (2004), hoje três

empresas concentram cerca de 82% do mercado brasileiro de ERP. A concentração

de mercado no mundo dos ERPs cresceu. De acordo com 23ª Pesquisa anual do Uso

de TI, produzida pela FGV, sob a coordenação do diretor executivo e diretor geral da

FGV-EAESP Fernando S. Meirelles, três fabricantes concentram 82% do mercado de

ERPs no Brasil. Pela ordem, TOTVS (38%), SAP (28%) e Oracle (16%) lideram o

segmento. Quando se avalia a presença das fabricantes por porte de empresas, a

TOTVS permanece com amplo domínio no segmento de pequenas e médias,

chegando a um Market share de 53%, na outra ponta, a SAP garante 51% de

participação entre as grandes empresas da amostra. A Infor, que nos outros anos

aparecia com 5% da fatia do mercado geral de sistemas de gestão, viu sua

participação de mercado reduzir e está no grupo de outros. Uma das novidades da

pesquisa deste ano está em avaliar o segmento de inteligência analítica, grupo que

reúne soluções como BI, CRM e BA. A SAP apareceu como líder do consolidado com

Market share de 20%, seguida por Oracle (18%), TOTVS (16%), Microsoft (10%) e

IBM (10%).

21

A pesquisa avaliou também o mercado de sistemas operacionais para servidores e

um ponto ganhou atenção: o vácuo deixado pela Novell está sendo tomado,

principalmente, pela Microsoft com o Windows Server, que lidera com 68% de share.

O Linux, que há três anos se mantinha na segunda posição com 20%, viu seu uso cair

para 18%, já as variantes de Unix aparecem com 11%. O estudo contabiliza as

respostas de 2,180 mil empresas.

2.2 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA ERP SENIOR

O sistema Senior ERP não aparece na listagem dos maiores do país, porém optamos

por falar dele porque ele é o sistema operante na empresa onde será realizado o

estudo de caso deste trabalho. O Senior foi desenvolvido para potencializar a gestão

das empresas que o contratarem. Ele é um sistema completo e eficiente e totalmente

flexível a necessidade do cliente, ou seja, permite ao cliente customização de

relatórios, criação de telas, criação de processos de integração entre sistemas e com

isso diminui processos, agiliza a tomada de decisão e gera resultados precisos. Tudo

isso de forma prática, automatizada, especialista e simplificada, facilitando a sua

gestão.

Segundo informações obtidas pela própria desenvolvedora, o grupo Senior possui

hoje cerca de 1800 clientes, desde PMEs a grandes empresas e trabalha sempre de

olho nas mudanças da legislação que ocorre em todo momento. É interessante

observar essas mudanças na lei, uma vez que às empresas não tem pessoas

capacitadas e informadas sobre determinados assuntos e com a aquisição desta

ferramenta, podemos observar que o pessoal do suporte da Senior, sempre entra em

contato com seu cliente, com um tempo consideravelmente bom, para informar sobre

possíveis mudanças que estarão ocorrendo naquele momento.

O tempo ideal de implantação de um sistema ERP em uma organização, varia de

empresa para empresa. Isto quer dizer que uma implantação de sistema ERP irá

depender de alguns fatores importantes, que são:

22

• Horas de consultoria fixadas no contrato;

• Complexidade dos processos da organização, isto depende mais do tamanho da

empresa e a quantidade de tarefas que a mesma executa;

• Envolvimento da equipe interna, ou seja, não desperdiçar tempo quando estiver com

consultor na empresa.

Estas coisas parecem simples, porém pode ser observado, com relação a empresa

Unilog Express Logística S/A, empresa esta, que por nós está sendo estudada, que

por falta de planejamento pode-se obter um prejuízo e um gasto maior no decorrer do

processo. Na empresa Unilog, os diretores optaram por reduzir o quadro de horas

para implantação do processo, sem imaginar os impactos futuros que isso ocasionaria

dentro da organização. Acabou que foram estimados pela Unilog, aproximadamente

180 dias para entrega/virada de sistema e isso humanamente era uma tarefa bastante

complicada de se fazer com os recursos que tínhamos naquela época. O pessoal do

Senior, estimou cerca de 360 dias para uma implantação segura e confiável e o projeto

foi entregue com exatos 360 dias no fim das contas, ou seja, aconteceu uma falta de

planejamento por parte da Unilog durante esta implantação que acabou sendo

refletida no valor final do produto adquirido. A empresa poderia ter optado em fechar

um pacote mais extenso de horas de consultoria, até porque o mesmo custaria bem

menos se fechado no início do contrato, do que acabou custando pós implantação,

mais optou por seguir um caminho diferente, optou por contratar horas de consultoria

de acordo com sua demanda e necessidade e acabou encarecendo muito o projeto.

Infelizmente informações de valores não foram divulgadas pela empresa estudada.

Conforme escreveu o famoso filósofo Mário Sérgio Cortella “Faça o teu melhor, na

condição que você tem, enquanto você não tem condições melhores, para fazer ainda

melhor”. Esta frase é impactante, pois retrata bem o que foi falado acima, pois a

direção tomou uma decisão que acabou não favorecendo aos usuários, que

fatalmente teria um acúmulo de atividades, estresse maior, acúmulo de atividades e

aumento da carga horária para poder atender todas as demandas dentro do prazo

23

orçado. No final das contas, tanto os funcionários quanto a própria empresa,

acabaram perdendo bastante com esta tomada de decisão.

Não pode ser considerada tarefas das mais fáceis a implantação de um sistema ERP

em uma empresa prestadora de serviços de armazenagem, porque mesmo fazendo

menção que os processos da mesma sejam simples, existem fatores que complicam

e muito a qualidade do trabalho no final das contas. É importante ser feito um

planejamento impecável, avaliando todas as possibilidades possíveis, se possível

orçar para maior, pois numa situação de implantação de ERP é necessário ter os

recursos necessários para cumprir as tarefas de implantação. Mas infelizmente as

empresas, na maioria das vezes, optam por reduzir custos num processo de troca de

sistema. Isto porque já será realizado um investimento elevado para organização na

aquisição do sistema e junto disso ainda serão atribuídos outros custos que

encarecerão ainda mais o projeto.

2.5 MÓDULOS

Independente do sistema a ser utilizado por uma organização, a base dos módulos de

um sistema ERP sempre serão similares. Os módulos correspondem a um sistema

que viabiliza o planejamento da empresa, abrangendo diferentes áreas de operação,

ou seja, os módulos são parecidos com sistemas distintos, porém integrados dentro

de uma única base de dados. Em síntese, é um sistema de Gestão Empresarial que,

por meio de uma série de recursos informatizados, auxilia na administração dos mais

diferentes processos das organizações. Um importante princípio do ERP é otimizar o

fluxo de informações, munindo o gestor com dados precisos e de qualidade. Isso

porque, basicamente, um sistema ERP, coleta e organiza informações em diferentes

níveis, oferecendo em tempo real indicadores de desempenho que subsidiam a

tomada de decisão por parte da administração.

Os módulos de um ERP são a estrutura por detrás do sistema que permite a inserção

de informações de diferentes setores, que ficaram registradas em uma única base de

dados, facilitando assim o processo de junção ou consolidação na etapa final,

24

contabilidade. Estas informações precisam chegar na contabilidade da melhor forma

possível, pois caso existam erros de lançamentos, ou baixas feitas de forma

equivocadas, haverá um retrabalho. Este retrabalho será penoso, pois por se tratar de

um sistema integrado, as informações são transmitidas módulo a módulo e caso

precise ser efetuado algum acerto, o processo terá que ser todo desfeito, módulo a

módulo, alterado e refeito para que se concerte o erro.

O módulo ERP oferece vantagens para a organização que precisam serem levadas

em consideração. Algumas das maiores vantagens dos módulos ERP, são: o controle

e a padronização de processos. Quando a emissão de relatórios, a geração de notas

fiscais, o relacionamento com o cliente e demais operações são organizadas e

padronizadas dentro do ERP, a empresa otimiza o tempo antes desperdiçado em

ações manuais e, consequentemente, melhora a produtividade; identificação de

ofensores, ou seja, quando se têm todos os processos gerenciados em um único

software, fica muito simples enxergar quais são os gargalos que o impedem de atingir

melhores resultados. Desse modo, a intervenção gerencial se torna mais rápida e

inteligente, reduzindo drasticamente os erros em diversos níveis da organização;

redução de estoque. Antigamente era comum comprometer grande parte do

orçamento na aquisição de mercadorias para assegurar um preço mais baixo de

produção ou revenda. Porém, a inteligência de informação proporcionada pelos

softwares ERP viabilizam a redução de grande parte dos custos para formar o

estoque, isso sem comprometer a estratégia de adquirir os produtos e matérias-primas

com preços menores; redução de mão de obra. É comum acontecer quando se tem

processos automatizados e agilizados, o que permite a empresa reduzir custos com

recursos humanos, afinal, muito daquilo que era passível de erro e que demandava

mais tempo ao ser feito por um colaborador, passa a ser executado de forma

automatizada e confiável via sistema.

2.5.1 MÓDULO DE VENDAS OU FATURAMENTO

25

Qualquer tipo de comercialização realizado pela empresa, seja operações de venda

de mercadorias ou venda de serviços, será tratado nessa gestão. Utilizando como

base a disponibilidade dos produtos em estoque, para as vendas de mercadorias, os

processamentos se iniciam com a criação do pedido de vendas. Para todas as Notas

Fiscais Eletrônicas que forem emitidas, será necessário criar um pedido de venda para

atender esta demanda e assim o ERP buscará saldo do produto a ser comercializado,

na base onde estiverem armazenadas todas as informações pertinentes ao estoque

disponível. Para as Notas Fiscais de Serviços Eletrônicos, não será necessário passar

pela etapa da criação do pedido. Basta gerar uma NFS-e, preenchida corretamente

com as informações de retenções dos impostos, de acordo com a lei que rege o

município, o estado, de forma direta em comunicação com a prefeitura do município

onde sua empresa estiver instalada.

O módulo de Faturamento é muito importante, pois nele estarão registradas as

receitas da empresa. O usuário precisará cadastrar o cliente, informações deverão ser

obtidas no site da Sefaz, através de uma consulta de cartão CNPJ, Cadastro Nacional

de Pessoa Jurídica e, amarrar corretamente as contas para que a contabilidade possa

puxar e integrar as informações nele geradas.

Para os casos de notas fiscais de serviços, este módulo estará totalmente integrado

com a prefeitura do município onde o mesmo estiver localizado. Já para os casos de

notas fiscais eletrônicas o mesmo estará em comunicação com a Secretaria da

Fazenda. Uma vez enviada estas informações para algum destes órgãos citados, só

será possível efetuar cancelamento da mesma. Não será possível reabilitar notas,

alterar e reenviar informações.

2.5.2 MÓDULO DE COMPRAS OU SUPRIMENTOS

A gestão de recebimento representa a administração de compras da empresa que

engloba solicitação, cotação e ordem de compra em suas diversas modalidades. O

recebimento poderá ser dividido em duas formas: a primeira, seria através de

importação de documentos eletrônicos gerados e registrados na Secretária da

26

Fazenda, este processo sendo válido apenas para os Danfes; e a outra forma seria

através de entrada de nota fiscal manual, que será mais utilizada para os serviços

tomados pela organização. Uma vez que este módulo estiver bem parametrizado com

as informações de alíquotas de tributação, cadastros de fornecedores e cadastros de

produtos e serviços, todas as entradas pertinentes a Danfes emitidos no Sefaz, o

sistema já busca o XML do mesmo e faz a leitura. Caberá ao usuário verificar se as

informações importadas pelo sistema estão de acordo com as informações recebidas

pela NFE recebida.

Dentro do módulo de compras, se faz necessário efetuar cadastro dos fornecedores

de mercadorias e/ou serviços para sua empresa. Este cadastro é realizado com base

nas informações obtidas através do cartão Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica,

disponível no site da Secretaria da Fazenda, e contém informações de localização,

cep, endereço, telefone contato e quais atividades a empresa contratada está apta a

prestar. Este cadastro permitirá ao usuário, para que nos casos de NFe, seja feita

importação de XML, evitando assim qualquer intervenção humana. Sem dúvidas, isto

reduz a zero a chance de erros, uma vez que não existirá digitação para as notas

fiscais de compra de mercadorias recebidas pela organização, existindo apenas o

processo de conferência das notas.

2.5.3 MÓDULO FINANCEIRO

Este módulo é subdividido em contas a pagar, contas a receber e tesouraria. Estes

três módulos registram todos os movimentos financeiros da organização. O sistema

ERP permite você gerar relatórios que serão uteis para se enxergar a real situação da

organização em um determinado momento. Um destes relatórios, é uma

Demonstração Contábil, e é chamado de Demonstração de Fluxo de Caixa. Este

relatório indica quais foram as entradas e saídas de dinheiro do caixa durante o

período e o resultado desse fluxo, ou seja, quanto de dinheiro você ainda tem no caixa

de sua empresa.

27

O Departamento do Contas a Pagar, criará, no ato do fechamento das notas, no

módulo de compras, uma obrigação a pagar ou um título a pagar. O que é interessante

neste processo é que ao importar um Danfe no módulo de compras e fechá-lo, o

módulo financeiro já entende que existe uma obrigação da empresa para com seu

fornecedor e cria automaticamente um título a pagar no Contas a Pagar. Perceba que

com a criação automática deste título a pagar no Contas a Pagar, não existe

intervenção humana no processo, o que diminui consideravelmente a possibilidade de

erro no processo.

O Departamento do Contas a Receber, criará, no ato do fechamento das notas no

módulo de vendas ou na geração de títulos financeiros a receber, diretamente no

módulo financeiro contas a receber, uma provisão a receber. Todas as receitas da

empresa estarão registradas no modulo financeiro, que futuramente, em um outro

processo, enviará estas informações para o módulo contábil para serem registradas

todas as receitas na Contabilidade da empresa.

Logo após todo o processo de lançamento, consulta e pagamento, será necessário

realizar as baixas dos pagamentos e dos recebimentos do período apurado. O módulo

financeiro estará integrado com o sistema bancário de sua organização e será

mostrado os lançamentos pendentes de baixas. O usuário precisará extrair um extrato

bancário referente ao período apurado e proceder com as baixas conforme as

mesmas aconteceram. Trata-se de um procedimento padrão que muitas empresas

executam em suas operações.

2.5.4 DEPARTAMENTO PESSOAL E RECURSOS HUMANOS

Este módulo registrará todas as informações referente a contratação e demissão de

colaboradores da organização, além de registrar informações dos colaboradores tais

como proventos e descontos provenientes dos fatos acontecidos dentro do mês de

apuração. As informações geradas neste módulo se integram ao módulo contábil

através de lotes contábeis. Fica a critério do Contabilista criar vários lotes de acordo

com a quantidade de centro de custo existente na organização, ou criar um único lote

28

abrangendo todas as informações. O trabalho do Contabilista é conferir se as

informações integradas na contabilidade estão de acordo com as informações

geradas no módulo de Departamento Pessoal.

Muitas empresas optam por deixar um sistema a parte para tratar folha de pagamento.

A empresa estudada, por exemplo, optou por ter um sistema paralelo, fornecida pela

mesma empresa que vendeu o software a ela, capaz de registrar informações de

admissão, demissão, FGTS, férias,1/3 de férias, enfim, informações que o

departamento pessoal fica encarregado de gerar. Estas empresas que optam por

deixar o Departamento Pessoal em uma plataforma diferente pensam na questão da

segurança das informações e no sigilo das mesmas. Nem tudo que acontece no RH

de uma empresa pode ser passado para outras pessoas dentro da organização, como

por exemplo contratação e demissão de funcionários.

2.5.5 MÓDULO CONTÁBIL

Este módulo receberá todas as informações geradas nos outros. É interessante ter

em mente, que ao se adquirir um sistema de gestão empresarial ERP, o empresário

está fazendo um alto investimento e certamente exigirá um resultado produtivo do

mesmo. Portanto, o módulo contábil, ao receber as informações dos outros módulos

necessitará de uma conciliação. Esta conciliação será feita pelo profissional contábil

e o mesmo trabalhará para saber se as informações integradas ali naquele módulo

condizem com as informações que foram geradas nos outros módulos. Esta

conciliação normalmente é feita através de uma análise de balancete, conta a conta,

seguida de razões que ajudam a enxergar mais detalhadamente o que acontece

nestas contas.

É importante não haver pontas soltas no processo, ou seja, estamos falando de algo

que deve ser 100% automatizado. Isto faz com que as informações que forem geradas

no módulo de compras, por exemplo, uma vez baixadas no Contas a Pagar de uma

empresa e importadas para a contabilidade de forma errada, certamente gerará muito

transtorno e dor de cabeça para quem ficar encarregado de realizar as alterações. Isto

29

porque estamos falando de um sistema de Gestão Integrado, que não permite

alterações nas informações que já tiverem sido modificadas ou vistas em outro

módulo. Para conseguir alterar alguma coisa, o usuário precisará voltar processo a

processo, até conseguir reabilitar, alterar e resolver o seu problema.

Outro processo realizado no módulo contábil se diz respeito a geração de arquivos

fiscais para atender o fisco. Muitas empresas optam por mudar de sistema justamente

por conta deste sistema antigo não estar atendendo da forma como deveria. Isto

acontece porque todas as empresas, eu disse todas, precisam prestar contas ao

governo referente as suas operações de compra e venda. O profissional Contábil

precisa estar atento a todas estas obrigações e enviar as informações correta em

tempo oportuno para que a empresa não seja penalizada.

Por estes motivos é recomendado ao Contador sempre ficar atento a essa questão,

pois a partir do momento que o sistema operacional de sua empresa não estiver mais

dando conta de gerar as informações fiscais da empresa, o mesmo terá um ardo

trabalho na montagem dos arquivos fiscais, como por exemplo SPED Fiscal, SPED

Contábil, dentre outros e sendo assim, a saída pode ser recorrer a uma troca de

sistema.

2.7 DIFICULDADES NO PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DE ERP

As principais dificuldades no processo de implantação de ERP são os obstáculos na

implantação do sistema, custos elevados, complexidade de customização, resistência

a mudanças, compatibilidade com sistemas legados, cultura organizacional, altos

custos com consultorias e treinamentos inadequados.

Muitas pessoas, no decorrer de suas carreiras, já se deparam com uma implantação

de sistema ERP. Quem ainda não teve essa experiência, é possível que seja apenas

uma questão de tempo, uma vez que o crescimento no mercado de sistemas ERP tem

crescido nos últimos anos em âmbito mundial.

30

Esse tipo de sistema tornou-se febre nas empresas pelos benefícios que provê.

Enfrentar um processo de implantação de ERP não é tarefa fácil. As piores barreiras

são as que confrontam a estrutura organizacional das empresas ou alterações em

processos já estabelecidos que normalmente dependem de interatividade com as

pessoas, ou seja, Relationship.

Não é novidade para a maioria dos profissionais de TI, encontrarem funcionários em

diversas áreas da empresa, que se sintam ameaçados quando uma implantação de

ERP acontece em uma organização. E é verdade, realmente uma implantação de

sistema ERP ameaça sim o emprego dos funcionários. Este é um processo tenso por

natureza e tudo vai depender da postura do profissional de TI em relação as outras

pessoas da organização, isto porque subtende-se que o projeto será tocado por

alguma pessoa ligada a área de Gestão de Tecnologia e na medida que esse

profissional for encontrando dificuldades com sua equipe, ele pode sim optar por trocar

seu quadro de funcionários em busca de um melhor rendimento de sua equipe durante

o processo de implantação de sistema.

Os principais fatores de preocupação que podem em algum momento atrapalhar o

projeto, são:

2.7.1 ESTAGNAÇÃO

Este processo é um tanto complicado se levarmos em consideração que praticamente

durante todas implantações de sistema, teremos um ou outro membro da equipe

desanimado, sem fluir, paralisado e sem trazer novas ideias. Este é um fator a ser

analisado bem de perto pelo Gerente de Projeto, porque uma pessoa desmotivada,

que não pensa fora da caixa, pode sim comprometer todo um processo de implantação

de sistema.

Pessoas que não produzem mais para uma organização não são necessárias para

serem utilizadas em um processo de implantação de sistema ERP. Talvez aja uma

certa consideração por parte da direção daquela organização por aquela pessoa que

31

hoje se encontra desmotivada, porém num passado recente desenvolvia um papel

importante na organização. Fato é que esta pessoa por se encontrar em uma situação

um tanto quanto complicada, onde ela não consegue oferecer o seu melhor para a

organização, é necessário que não se conte com ela para o processo de implantação.

Utilize-a de outra forma, mas não comprometa todo o projeto por conta de um ou dois

funcionários.

2.7.2 OBSOLESCÊNCIA

Isto nada mais é do que o que está próximo de se tornar ultrapassado. Para se obter

sucesso em uma implantação de ERP, é necessário ter o melhor das pessoas

envolvidas o tempo inteiro e ideias são fundamentais para mudar um cenário

complicado e tenebroso que porventura possa acontecer em determinado momento

da implantação. Por isso é importante ter profissionais na equipe atualizados com o

que está acontecendo de inovador no mercado para que as ideias possam surgir e

serem colocadas em prática.

Na empresa onde foi realizado o estudo de caso deste trabalho, Unilog Express

Logística S/A, durante o processo de implantação do ERP havia um Contador que

respondia pela empresa. Ele era, aos olhos da maioria, fundamental para a

implantação e consequente, para o sucesso da empresa. Certo dia recebemos a

notícia que o presidente da empresa tinha mandado demitir este contador, decidindo

apostar em um jovem Analista Contábil que estava por começar a sua trajetória.

Ninguém da empresa entendeu e nem concordou com a decisão que o presidente

tinha tomado, porém, os argumentos da diretoria foram os seguintes: precisamos de

pessoas novas, atualizadas com o mercado, que buscam o conhecimento e se

preocupam de fato em fazer as suas tarefas e ir além. Infelizmente ele, Contador

antigo da empresa, precisou ser desligado por não poder oferecer para empresa o

que ela precisava em um dado momento.

Isso foi um baque para todos que faziam parte da equipe. Todas as dúvidas que a

equipe tinha relacionadas as parametrizações de impostos, cadastro de empresas e

32

outras atividades dentro do ERP, eram sanadas com este Contador. Hoje conseguiu-

se entender qual era o objetivo da empresa ao tomar tal decisão que mudaria muita

coisa dentro da organização.

2.7.3 POUCO NÍVEL DE COMPROMETIMENTO

Conforme falamos, um projeto ou processo de implantação de sistema ERP, se faz

com uma equipe de profissionais de diversas áreas, interagindo entre si em busca de

encontrar a melhor opção para resolver determinado empecilho. Pessoas preparadas

tecnicamente e mentalmente são fundamentais para o sucesso do projeto.

Podemos notar que pessoas são sempre uma ameaça referente ao sucesso da

implantação do sistema. Pessoas com uma mente exausta, sobrecarregada e incapaz

de encontrar soluções de melhorias, podem não contribuir entregando o que de

melhor elas têm para entregar para a empresa, logo, este fator pode sim ser uma

ameaça para a implantação do ERP.

2.7.4 ACOMODAÇÃO

Este é um problema que aflige as organizações no sentido de sempre existir numa

empresa aquele profissional acomodado, sem perspectiva de buscar melhorias para

sua vida, pessoas que se contentam com o que tem e ponto final. Para esta classe de

pessoas que não buscam um curso de graduação para se aperfeiçoarem em

determinada área dentro da empresa onde trabalha, é necessário ligarmos um sinal

de alerta, pois o sucesso do processo de implantação do ERP pode ser colocado em

risco por conta deste indivíduo.

2.7.5 DESATUALIZAÇÃO

Profissionais vazios, sem conhecimento suficiente em determinadas áreas, pode

também afetar o sucesso da implantação do ERP. Isto acontece porque em um

33

processo de implantação de sistema é necessário juntar uma equipe de profissionais

de diversas áreas, e em algum momento será exigido este nível de conhecimento

destes profissionais.

Caso não aja conhecimento suficiente para desempenhar determinada atividade, será

necessário buscar fora, será necessário contratar suporte técnico, horas de

consultoria e tudo isto tem um custo alto. Não havendo conhecimento suficiente a

perfeição na implantação do sistema ERP fica comprometida.

2.8 ROTINA CONTÁBIL

O ambiente contábil de uma empresa, envolve muitas informações, documentos,

papeis, listas e por aí vai. Afinal, cada cliente possui exigências próprias e são gerados

relatórios e mais relatórios para cada um deles. Isso significa que, se não houver uma

rotina contábil minimamente organizada, coisas importantes podem se perder e exigir

trabalho dobrado para recuperar tudo.

A rotina contábil envolve todas as análises financeiras de um negócio, não importa se

é micro, pequena, média ou grande empresa. Ela abrange a realização de balanços,

demonstração de resultados, controle de caixa e análise de lucros e prejuízos. Ou

seja, envolve tudo o que é importante para o bom funcionamento de uma empresa e

está muito relacionada às tomadas de decisão dos responsáveis pela gestão.

A rotina contábil está presente desde o planejamento da abertura da empresa até a

fase em que ela já está estruturada e estável. Claro que a rotina contábil varia de

acordo com o tamanho e as demandas da empresa, mas há procedimentos comuns

a todas elas que precisam ser seguidos para que dê tudo certo. Mas quais seriam

eles?

2.8.1 PROCESSOS BÁSICOS DA ROTINA CONTÁBIL

34

• Escrita Fiscal: é onde se iniciam as operações contábeis de um escritório de

contabilidade. É no departamento de escrita fiscal que ocorre o registro de todas as

Notas Fiscais de entrada e de saída. A escrita fiscal também é o departamento

encarregado por preparar os livros fiscais exigidos pela legislação e pela validação

das retenções de impostos, tributos e contribuições que incidem sobre as notas. Esta

atividade é executada única e exclusivamente pelo Contador da empresa ou por um

de seus Analistas.

• Protocolo: é a base de todo o processo contábil. É no protocolo que os documentos

que estão sob a responsabilidade do escritório são organizados e identificados. Essa

identificação deve ser feita de maneira ágil, assim que solicitada. É o setor do

protocolo também o encarregado de distribuir internamente os documentos aos

diferentes departamentos.

• Departamento pessoal: é nele que todos os funcionários são registrados e também

onde ocorre a rescisão contratual. Nessa tarefa, é preciso ter bastante cuidado para

que nenhum direito e dever seja deixado de lado na relação entre empresa e

empregados. Além desse controle admissional e demissional, também é função do

departamento pessoal cuidar da folha de pagamento e contra-cheques mensais da

empresa e os cálculos dos impostos que incidem sobre eles;

• Departamento contábil: é onde ocorre a consolidação de todas as informações

relacionadas à contabilidade provenientes dos outros departamentos. O profissional

do setor pode inserir novas informações aos relatórios contábeis, além de ser o

responsável por apresentar ao gestor da empresa as diferentes tributações, como

Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional;

• Documentação: separar e organizar adequadamente os documentos é um primeiro

passo para agilizar a rotina contábil. Isso facilita muito na hora de fazer consultas, por

exemplo, sobre pagamento de clientes e contas que a empresa precisa pagar;

• Lista de tarefas: melhor do que espalhar post-its e lembretes nos computadores e

nas mesas de trabalho é organizar listas de tarefas que possam ser acompanhadas

35

com mais facilidade. Uma sugestão é fazer a lista com os afazeres do dia a cada

manhã, estipulando um tempo médio que será gasto para a execução de cada tarefa;

• Agenda de reuniões: assim como as tarefas, as reuniões também devem ser

planejadas e organizadas para a rotina contábil não ficar caótica. O ideal é estabelecer

uma agenda fixa de reuniões de equipe, com uma pauta já pré-estabelecida, porém

flexível. Manter uma rotina de encontros com os clientes também não é tão difícil, uma

vez que há prazos para balanços e fechamentos, por exemplo;

• Software de gestão: é preciso utilizar as tecnologias a favor da contabilidade. Um

bom software de gestão auxilia na rotina contábil, que está ficando cada vez mais

informatizada. Com ele, é possível padronizar processos, economizar tempo e

esforço, além de evitar erros comuns quando o trabalho é mais manual;

• Capacitação profissional: não é preciso dizer que é importante que os profissionais

da contabilidade passem por constante capacitação. Isso não só para se atualizarem

em relação aos recursos tecnológicos cada vez mais presentes, mas também em

relação à própria rotina contábil e como ela interfere e sofre interferência dos

diferentes contextos;

2.8.2 DESAFIOS DE UMA ROTINA CONTÁBIL

Passar por todos esses processos sem nenhum imprevisto ou percalço é praticamente

impossível, mas é viável prever alguns dos obstáculos que podem surgir. Na hora de

organizar a rotina contábil, é importante conseguir prever alguns desafios que estarão

por vir. Dessa forma, fica mais fácil enfrentá-los de maneira tranquila, sem alterar

demais o que já havia sido planejado.

A primeira coisa é entender que o escritório de contabilidade possui uma rotina

diferente das empresas as quais atendem. Isso quer dizer que por mais organizada

que seja, o cliente pode ser desorganizado e exigir um pouco mais de atenção.

36

Manter a contabilidade sempre em dia, além de uma obrigação, pode ser considerada

também um desafio. Com muitas atribuições e afazeres não é muito difícil se dispersar

e acabar perdendo o foco. Se isso já é um problema em qualquer área, na

contabilidade é ainda pior por conta dos prazos sempre apertados. Por isso também

a importância de uma equipe organizada, bem entrosada e alinhada.

Para lidar melhor com esses desafios, há alguns procedimentos que podem ser

incorporados pelas equipes e facilitar o dia a dia da empresa. É sobre eles que

falaremos a seguir.

2.8.3 COMO LIDAR COM AS TAREFAS DA ROTINA CONTÁBIL

Otimizar as tarefas da rotina contábil é também uma forma de utilizar os recursos de

maneira eficiente e econômica. Ou seja, pode fazer com que a empresa cresça. Para

organizar a rotina contábil, é preciso levar em consideração as especificidades do

trabalho realizado. Dentre os principais aspectos que devem receber atenção estão:

• Documentação: separar e organizar adequadamente os documentos é um primeiro

passo para agilizar a rotina contábil. Isso facilita muito na hora de fazer consultas, por

exemplo, sobre pagamento de clientes e contas que a empresa precisa pagar;

• Lista de tarefas: melhor do que espalhar post-its e lembretes nos computadores e

nas mesas de trabalho é organizar listas de tarefas que possam ser acompanhadas

com mais facilidade. Uma sugestão é fazer a lista com os afazeres do dia a cada

manhã, estipulando um tempo médio que será gasto para a execução de cada tarefa;

• Agenda de reuniões: assim como as tarefas, as reuniões também devem ser

planejadas e organizadas para a rotina contábil não ficar caótica. O ideal é estabelecer

uma agenda fixa de reuniões de equipe, com uma pauta já pré-estabelecida, porém

flexível. Manter uma rotina de encontros com os clientes também não é tão difícil, uma

vez que há prazos para balanços e fechamentos, por exemplo;

37

• Software de gestão: é preciso utilizar as tecnologias a favor da contabilidade. Um

bom software de gestão auxilia na rotina contábil, que está ficando cada vez mais

informatizada. Com ele, é possível padronizar processos, economizar tempo e

esforço, além de evitar erros comuns quando o trabalho é mais manual;

• Capacitação profissional: não é preciso dizer que é importante que os profissionais

da contabilidade passem por constante capacitação. Isso não só para se atualizarem

em relação aos recursos tecnológicos cada vez mais presentes, mas também em

relação à própria rotina contábil e como ela interfere e sofre interferência dos

diferentes contextos.

A manutenção de uma rotina contábil correta e eficiente já é meio caminho

andado para que as obrigações sejam cumpridas com o mínimo de falhas. O que não

pode acontecer é todas as etapas acabarem se tornando algo rotineiro, que recebe

menos atenção pelo fato de se repetirem.

As rotinas contábeis recebem esse nome, mas é preciso estar sempre atento a ela,

para que a necessidade de adaptações seja percebida a tempo e os imprevistos não

prejudiquem o trabalho desenvolvido.

2.9 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO ERP PARA ROTINA CONTÁBIL

A implantação de um sistema ERP em uma empresa modifica bastante a vida do

profissional contábil. A ideia por detrás de um processo de implantação é sempre

melhorar os processos dentro da casa. Vamos listar alguns tópicos importantes que a

implantação de um sistema ERP interfira positivamente na rotina contábil de uma

organização.

Antes da implantação de qualquer sistema, é necessário averiguar o que ele

proporcionará para a organização, devido ao fato de não haver um sistema que

satisfaça todas as necessidades da empresa.

38

As principais vantagens que poderão ser refletidas nas rotinas contábeis de uma

empresa são a redução do número de sistemas, um sistema ERP tem esse benefício

de juntar tudo em uma única base; registro on-line e real time, as informações podem

ser atualizadas e fornecidas aos usuários em tempo real; visão integradas das

operações da empresa e eliminação de retrabalhos. Este ponto é interessante pelo

fato de um sistema ERP disponibilizar todas as informações pertinentes a uma

organização em uma única base e isso facilita bastante caso seja necessário alterar

algum registro; maior eficiência e redução dos custos administrativos; utilização de

uma única base de dados.

A automatização dos processos que antecedem os processos contábeis, também é

uma grande vantagem para a organização, pois a Contabilidade está presente em

cada módulo de um sistema ERP. A Contabilidade começa a ser feita quando a

empresa recebe ou emiti algum documento fiscal que precise ser escriturado em

algum momento. O Contador é responsável por essas informações que são geradas

nos módulos do sistema, de modo que tudo que é feito será integrado ao módulo

contábil e auditado pelo Contador.

2.10 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP PARA ORGANIZAÇÃO

A grande vantagem de implantar um sistema de gestão na sua empresa é poder focar

as atividades estratégicas que trarão melhores resultados sem ter que abdicar do

cuidado e atenção que a gestão administrativa requer. A principal diferença é que,

com a adoção de um ERP, as horas gastas nessas atividades cotidianas se

transformam em minutos; a consulta a vários sistemas ou planilhas deixa de existir e

qualquer informação de qualquer área da empresa. Listamos abaixo algumas das

mais importantes vantagens que são trazidas a sua empresa pela implantação de

sistema ERP, são elas:

39

2.10.1 O SISTEMA DE GESTÃO INTEGRA TODAS AS ÁREAS DA EMPRESA

Algumas empresas nos dias de hoje, acabam optando por ainda utilizar vários

sistemas para gerenciar suas informações. O sistema de Gestão Empresarial ERP

engloba todas as áreas/ processos de sua empresa em uma única plataforma de

banco de dados.

A realidade de outras empresas é a de não usar nenhum sistema de gestão integrado,

possibilitando que cada área ou departamento utilize a solução que julgar mais

adequada. O problema é que isso prejudica a gestão e a tomada de decisão por parte

dos proprietários, gerentes e coordenadores. Por exemplo, se a pessoa responsável

pelo estoque não souber qual é a previsão de vendas, poderá comprar itens que

ficarão encalhados ou insuficientes para atender à demanda gerada pela área de

vendas.

O uso de um sistema de gestão empresarial – ERP integra todas as áreas da empresa

e diminui erros administrativos que são facilmente cometidos por empresários que não

possuem uma visão 360º das áreas internas e da demanda externa.

2.10.4 DIMINUIÇÃO DO RETRABALHO

Não a nada que demande mais tempo, dentro de uma organização que gestores terem

que enviar e-mails para diversas áreas da empresa para informar de a respeito de

erros cometidos e solicitar a correção dos mesmos.

Um sistema de gestão ERP praticamente elimina esse tipo de retrabalho, ou seja, o

trabalho que precisa ser refeito por diversas áreas de sua empresa. Com ele, por

exemplo, os dados informados pelos vendedores no momento em que um pedido é

realizado, já seguem diretamente para a área administrativa que os usa para emitir as

notas e os boletos para os consumidores, além de o pessoal responsável pela

40

expedição de pedidos ser comunicado prontamente, fazendo com que o tempo de

espera do cliente pelos itens comprados seja drasticamente reduzido.

2.10.5 GESTÃO ESTRATÉGICA DE PESSOAS

É comum se ver nas empresas, pessoas se dedicando bastante a realizar tarefas que

poderiam ser automatizadas. Tivemos na empresa Unilog uma mudança de gerência

há cinco anos. Tínhamos nove pessoas em um setor executando diversas atividades.

Com a chegada desse gerente, este setor foi reduzido a duas pessoas.

Ao realizar tarefas com pouco significado, é comum que os colaboradores de sua

empresa se desmotivem. O ERP permite que as pessoas desempenhem funções mais

estratégicas e se sintam mais valorizadas dentro de seus departamentos, aumentando

a satisfação que sentem em trabalhar na empresa e melhorando o resultado de sua

área.

2.10.6 APOIO À TOMADA DE DECISÕES

Determinar quais são as áreas que merecem mais investimentos; quais custos e

despesas podem ser reduzidos sem afetar a qualidade das atividades realizadas pelos

colaboradores; detectar falhas nos processos e determinar as causas para os

principais problemas de sua empresa, pode ser extremamente difícil quando se utiliza

diversos bancos de dados, sistemas ou planilhas para fazer a gestão administrativa

da empresa.

Um bom sistema de gestão oferece visualizações gráficas das principais informações

da empresa, permite estabelecer os principais indicadores de desempenho e

configurar o sistema para monitorá-los automaticamente. Por fim, sempre que

necessário, cada gráfico, KPI (do inglês Key Performance Indicador) ou informação

apresentada, poderá ser analisada em detalhe, permitindo que as causas dos

problemas sejam rapidamente encontradas e corrigidas.

41

2.10.7 REDUÇÃO DOS CUSTOS E AUMENTO DO LUCRO

Pelo fato de aumentar a eficiência operacional, permitir que a empresa foque o

relacionamento com seus clientes e desenvolva inovações para ter diferenciais

competitivos em seu mercado – além de reduzir os custos com seus trabalhos internos

ao integrar as áreas – é que um sistema ERP gera aumento indireto nas margens de

lucro da empresa. Ele faz com que a produtividade de seus colaboradores aumente e

a qualidade de seus serviços seja superior ao daquelas empresas em que as

informações são transmitidas de maneira mais manual e informal.

Portanto, qualquer tipo de empresa que pense em reduzir custos, aumentar os lucros

e melhorar a qualidade do atendimento do atendimento aos clientes, certamente o uso

de um sistema ERP é uma das principais chaves para atingir esse resultado.

2.11 FATORES DE RESISTÊNCIA DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP EM UMA ORGANIZAÇÃO

A implantação de um sistema ERP em uma organização significa mudanças e, na

maioria das vezes, por uma tendência natural do ser humano, as pessoas envolvidas

neste processo tornam-se resistentes à mudança. Essa mudança muitas vezes

representa uma ameaça ao emprego, a quebra de uma rotina, a criação de uma zona

de desconforto e novos processos que alterem a rotina diária na qual o indivíduo esteja

acostumado. Nota-se que todos os problemas citados envolvem pessoas e pessoas

precisam estarem bens para desempenhar os seus papéis da melhor forma possível.

Se você tiver um sistema de última geração, o sistema mais conceituado do mercado,

mas não tiver pessoal capacitado, motivado e empenhado para fazer a ferramenta

rodar, a sua implantação pode não dar certo.

Mudanças dentro de uma organização nascem para suprir uma necessidade, seja ela

de uma nova tecnologia, de um novo tipo de comportamento ou uma nova metodologia

de trabalho e, muitas vezes, essa mudança de um modo geral não agrada muito os

envolvidos, pois há sempre aquela sensação de que o seu espaço na organização

42

está ameaçado, gerando a resistência. Isto é um tanto complicado, pois o funcionário

ao chegar neste estágio ele começa a pensar somente nele e acaba retendo tudo que

ele pensar ser importante como medida preventiva. Retendo o conhecimento de

determinadas resoluções de atividades dentro da organização, o mesmo acredita que

manterá seu emprego, pois na cabeça dele a empresa sempre terá uma dependência

do seu trabalho. Na verdade, não é bem assim que as coisas acontecem, isto porque

pessoas não são insubstituíveis em uma empresa de prestação de serviços de

armazenagem. As tarefas administrativas em uma empresa prestadora de serviços de

armazenagem, não é e nem nunca será um bicho de sete cabeças.

Essa resistência surge de uma defasagem entre a situação atual em que a empresa

se encontra e a situação que se deseja encontrar. A percepção dessa diferença e a

necessidade de mudança normalmente acontecem tardiamente, pois é típico do ser

humano ter dificuldades para alterar ou quebrar paradigmas. Acostumados com seus

hábitos, geralmente as pessoas só percebem aquilo que reforçam os seus conceitos

pré-concebidos e eliminam aquilo que é diferente ou ameaçador. Somente um

acúmulo considerável de informações o levará a mudar o paradigma vigente. Mas vale

ressaltar que mudança implica em esforço.

Conforme Leon C. Megginson “não é o mais forte que sobrevive, nem o mais

inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças.

As empresas devem preparar seus colaboradores de maneira adequada para aceitar

a mudança de forma positiva, fazendo-os entender que aquilo que a princípio pode

ser incômodo, vai trazer benefícios ao seu trabalho. As pessoas devem entender que

a mudança faz parte da vida de todos e que vão aparecer constantemente nos mais

diversos momentos.

E o fator humano é que promove o desenvolvimento dentro das organizações. Em um

ambiente constantemente em mutação, os gerentes como representantes da diretoria

ou presidência são os implementadores da mudança e divulgadores da visão e dos

novos valores e, portanto, antes de mais nada, precisam estar conscientes da

43

dimensão das mudanças e preparados para levar os seus subordinados a adotarem

as mudanças propostas.

Para diminuir essa resistência à mudança é necessária a criação de um clima de

confiança na organização, de forma que os colaboradores percebam que o seu

emprego não está ameaçado. Também devemos incentivar a participação das

pessoas que serão afetadas diretamente pela mudança para que as mesmas

participem desde o início do projeto e possam influenciar em seu resultado.

É importante dar tempo ao tempo para que os envolvidos possam entender que as

mudanças serão estabelecidas progressivamente. A partir de um nível de maturidade

alcançada ao longo desse processo e de informações fornecidas pelas partes

interessadas - clientes, funcionários, diretores, fornecedores - os procedimentos são

modificados e o melhoramento é contínuo.

É imprescindível também que haja a devida capacitação dos envolvidos e a correta

comunicação para assegurar que as pessoas vão ter a informação de que necessitam

para executar essas novas atividades. A não participação do colaborador na

elaboração de uma instrução de trabalho é um erro grave, muito comumente cometido

nas organizações.

Dessa forma, não temos como pensar em implantar qualquer sistema sem a

participação das pessoas. A implantação de um sistema e seu correto funcionamento

depende da participação de todos, começando com o comprometimento da alta

gerência com a causa e depois se estendendo a toda organização. A implantação

requer uma remodelagem da organização e suas rotinas, o que permitirá a

viabilização das soluções imaginadas.

3 3. ESTUDO DE CASO

3.1 UNILOG EXPRESS LOGÍSTICA S/A

44

A empresa Unilog foi criada em 2008 a partir da união de profissionais que já atuavam

no segmento de armazenagem e distribuição de produtos farmacêuticos e cosméticos

há mais de 20 anos. A experiência de seus diretores e os investimentos em tecnologia

e logística avançada levaram a empresa a assumir uma posição de referência.

Sua atuação ao longo dos anos foi marcada pela parceria e pelo comprometimento

com seus clientes. Sua performance tem sido reconhecida pela qualidade aprimorada

dos serviços prestados e pelo atendimento às exigências legais, conforme a

necessidade de cada categoria de produtos, como: Indústria farmacêutica,

distribuidores atacadistas, varejistas e e-commerce de diversas áreas de produtos e

serviços.

A empresa tem como principais atividades: Armazenagem, Crossdocking,

Gerenciamento de Estoques, Processamento de Pedidos, Expedição, Monitoramento

de transporte e Logística Reversa.

A Unilog vem alcançando grandes resultados na área de logística. A empresa conta

com uma tecnologia de ponta, áreas administrativas, sistema de gestão à vista,

avaliação disciplinar, indicadores de desempenho KPI, performance de produção por

cliente e geral, profissionais treinados e estrutura organizada para proporcionar um

atendimento de qualidade aos clientes.

Nossos centros logísticos estão localizados em condomínios fechados, com

segurança armada, garra de tigre e monitoramento eletrônico 24hs.

A Unilog visa ser uma referência na prestação de serviços na área de logística,

atendendo aos requisitos técnicos e legais. Sua missão é promover soluções

logísticas, desenvolvendo processos eficientes com soluções tecnológicas eficazes,

agregando valores aos nossos clientes, colaboradores e acionistas, contribuindo para

o crescimento econômico e socioambiental do país. Os seus valores principais são:

ética, qualidade, comprometimento, respeito, melhoria contínua, resultados e

valorização dos colaboradores.

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Nossos centros logísticos estão localizados em condomínios fechados, com

segurança armada, garra de tigre e monitoramento eletrônico 24hs.

A Unilog visa ser uma referência na prestação de serviços na área de logística,

atendendo aos requisitos técnicos e legais. Sua missão é promover soluções

logísticas, desenvolvendo processos eficientes com soluções tecnológicas eficazes,

agregando valores aos nossos clientes, colaboradores e acionistas, contribuindo para

o crescimento econômico e socioambiental do país. Os seus valores principais são:

ética, qualidade, comprometimento, respeito, melhoria contínua, resultados e

valorização dos colaboradores.

3.2 PESQUISA

3.2.1 INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Como instrumento técnico de coleta de dados elaborou-se um questionário

estruturado com 7 perguntas. As perguntas foram elaboradas de acordo com o

objetivo deste trabalho e foram feitas a profissionais que em algum momento fizeram

parte de algum processo de implantação de sistema ERP. Trata-se de uma pesquisa

qualitativa, onde se buscou respostas mais precisas com relação a este processo que

é tão complexo e foram feitas a três gestores que fizeram parte do projeto de

implantação do ERP na empresa Unilog.

O primeiro gestor entrevistado foi o sr. Leon T. Firme, consultor da empresa Senior,

um dos principais responsáveis pela implantação na Unilog. O segundo gestor foi o

sr. Stephan Bausen que atua na área de Tecnologia da Informação (TI) da empresa

Unilog, como analista de TI. A terceira pessoa entrevistada foi o sr. Fabrício Penha,

gerente de projeto, o mesmo possui um cargo de supervisor na organização.

3.2.2 QUESTIONÁRIO

46

Pergunta número 1 – Na sua opinião, o que é sistema ERP e em que momento a

empresa tem a necessidade de adquirir um sistema deste porte?

Leon respondeu: “Sistema ERP é uma ferramenta que que junta todas as informações

de uma empresa em uma única base de dados. Para fazer isso se cria módulos no

sistema que é o local onde as informações serão geradas e depois consolidadas,

permitindo assim aos gestores uma visualização de como a empresa se encontra e

baseado nisso, tomar uma decisão acertada sobre determinado assunto”.

Stephan respondeu: “Sistema de gestão integrada ERP é um sistema dentro de outro

sistema. Existem módulos no ERP que podemos chamar de subsistemas. Todos as

informações registradas nestes subsistemas, por fim será integrada ao módulo

contábil, onde será apurado o resultado final da empresa”.

Fabricio respondeu: “Sistema ERP é um software corporativo que tem como principal

função apoiar as empresas no controle total de suas informações, integrando e

gerenciando dados, recursos e processos para que as companhias tenham maior

assertividade na tomada de decisão e sucesso nos negócios”.

Pergunta número 2 – Quais as principais vantagens de se implantar um sistema

ERP em uma empresa prestadora de serviços de armazenagem?

Segundo Leon, “A implantação de um ERP para gerenciar todas as rotinas de uma

empresa é uma ótima escolha, pois através de um sistema ERP você gerencia todos

os registros referentes as operações que acontecem na empresa em uma única base

de banco de dados, além de trazer automatização dos processos que é sem dúvidas

uma das vantagens mais atrativas”.

Segundo Stephan, “A automatização dos processos ao implantar um ERP, acaba

reduzindo a intervenção humana nas operações. Este é um dos fatores que sem

dúvidas conduzem as empresas a optarem em adquirir um sistema ERP para

gerenciar suas rotinas. Outro fator que é interessantíssimo é o fato de haver um

controle maior sobre o ciclo de produção, ou seja, através de cada etapa do processo

47

de produção ou de um serviço, como é o nosso caso, as empresas podem conseguir

resultados mais satisfatórios e melhorar a qualidade do produto que oferecem.

Segundo Fabrício, “Um ERP de qualidade, quando bem implantado em uma

organização, oferece um universo de vantagens para todas as áreas da organização.

As principais delas são: automatização dos processos, moderniza os processos,

redução dos erros, fraudes e atendimento ao fisco.”

Pergunta número 3 – Quais as principais desvantagens de se implantar um

sistema ERP em uma empresa prestadora de serviços de armazenagem?

Segundo Leon, “A aquisição de um ERP é um alto investimento que precisa ser bem

planejado pela organização e a maior das desvantagens pode ser o custo benefício

do produto que será adquirido. Outro fator que pesa muito é não cumprimento dos

requisitos estabelecidos para implantação do ERP”.

Segundo Stephan, “É necessário antes de se escolher um sistema, verificar se o

atendimento do suporte e as atualizações atendem as necessidades da empresa.

Caso a empresa contratante não levante um estudo a respeito de como funciona este

atendimento da desenvolvedora do software, podemos considerar sim que é uma

grande desvantagem para a empresa”.

Segundo Fabrício, “Os custos para manutenção da ferramenta acabam se tornando

uma desvantagem para a organização, que busca cada vez mais otimizar os lucros.”

Pergunta número 4 – Na sua opinião, quais são as principais atividades

contábeis realizadas em uma organização?

Leon respondeu da seguinte forma: “Para mim a contabilidade está presente da

abertura ao fechamento da empresa. Eu acredito que uma das principais atividades

contábeis de uma empresa é a regularização da mesma com o fisco, o que de certa

forma resume toda a rotina contábil em uma organização”.

Stephan respondeu da seguinte forma: “A contabilidade é uma das áreas mais

importantes de uma empresa. É atividade contábil toda e qualquer operação que

48

envolva documentos fiscais. Todos os processos executados em uma organização

acabam sendo o início das tarefas contábeis de uma organização, isto, porque para

se atender ao fisco com as diversas obrigações fiscais é necessário gerar primeiro

estas informações nos módulos que lhe cabem serem geradas”.

Fabrício respondeu da seguinte forma: “São muitas, porém é função da contabilidade

auditar todas as informações geradas nas outras bases. Tudo isso será visto na

contabilidade e depois disso serão gerados arquivos para atender o que o fisco pede”.

Pergunta número 5 – Por que é interessante para as empresas adquirirem um

sistema ERP?

Leon respondeu da seguinte forma: “Na minha ótica, o processo de implantação de

um sistema ERP de qualidade em uma organização traz inúmeros benefícios que

poderão ser contemplados a curto e a longo prazo. Um exemplo de um benefício a

curto prazo seria a credibilidade que você adquire para com os seus clientes. Um

exemplo a longo prazo seria redução de custo por conta da automatização dos

processos, o que torna possível e viável se planejar para buscar um software de

tamanha potência para suprir todas as necessidades da empresa”.

Stephan respondeu da seguinte forma: “Eu acredito que todas as empresas deveriam

pensar em buscar uma ferramenta deste porte no mercado, seja ela pequena, média

ou de grande porte. Uma empresa que busca o crescimento no mercado, precisa de

um sistema ERP para gerenciar suas atividades e atender as necessidades fiscais e

com os demais usuários do ERP”.

Fabrício respondeu da seguinte forma: “A aquisição de um sistema ERP em uma

empresa é um diferencial que as empresas possuem para captar novos clientes.

Sendo assim, por conta das melhorias trazidas pelo ERP, é essencial para as

empresas adquirirem um de qualidade e que propicie todas as melhorias citadas nos

processos internos”.

Pergunta número 6 – Quais os impactos que uma implantação de sistema mal

planejada pode causar em uma empresa?

49

Leon respondeu da seguinte forma: “O aumento dos custos com a implantação seria

um fator que estaria evidência e que poderia comprometer todo o resultado do mesmo,

caso não se tenha tudo muito bem planejado antes mesmo da iniciação do processo

de implantação de sistema”.

Stephan respondeu da seguinte forma: “A equipe é quem vai ditar o ritmo da

implantação. Se você tem profissionais com problemas pessoais tocando o processo

de implantação, as coisas tendem a não andar. Este fator sem dúvidas marca a etapa

de implantação de um sistema ERP em uma organização”.

Fabrício respondeu da seguinte forma: “Por conta de um mau planejamento as

empresas podem perder muito dinheiro, pois precisará trazer consultoria para casa e

consultoria é caro. Por isso tudo tem que ser muito bem planejado, tudo precisa estar

no orçamento e nada fugir dele. Logo é fundamental ter todas as rotinas bem

estruturadas para que a consultoria responsável pela implantação traga o novo sem

deixar de atender processos antigos. Estes podem sofrer mudanças, mas não deixar

de ser atendidos”.

Pergunta número 7 – Quais os resultados oriundos de uma implantação de

sistema bem planejada?

Leon respondeu que o fato dos gestores terem em mãos relatórios contábeis

fidedignos, capazes de auxiliar os gestores na tomada de decisão, é a comprovação

da eficácia por detrás de uma boa implantação de sistema ERP.

Stephan respondeu que uma boa implantação de sistema traz resultados

imensuráveis para uma organização, dentre eles o fato de não haver quase nunca

retrabalho para se tocar a contabilidade.

Fabrício respondeu que uma empresa, tendo um ERP para gerenciar as rotinas

corporativas, a organização ganha em organização dos processos e com isso tende

a delegar mais responsabilidades aos usuários a fim de faze-los se sentirem mais

importantes dentro da organização. Como é comum enxugar alguns processos

50

manuais, que agora passam a ser otimizados é real a redução de pessoal, assim como

refletindo em redução de custos”.

3.3 ANALISE

Neste tópico será feita uma análise referente as respostas dos entrevistados, com

base no questionário elaborado acima, acerca do assunto tema deste estudo. Trata-

se de uma pesquisa qualitativa onde o intuito é identificarmos os pontos positivos que

poderiam ter sido explorados pela empresa Unilog durante a implantação do ERP,

porém não foram, tudo isso com base na teoria contida no referencial teórico deste

trabalho.

As perguntas foram bastante objetivas e feitas a pessoas que trabalharam diretamente

no processo de implantação do sistema ERP Senior, na empresa Unilog Express

Logistica S/A.

Com base nas informações coletadas através dos questionários enviados para os

gestores do projeto de implantação de sistema ERP na empresa Unilog, entende-se

que a implantação de um software de gestão integrada ERP na empresa Unilog,

acabou sendo considerada boa, uma vez que os entrevistados apresentaram

respostas que estão de acordo com o que está escrito na teoria.

Com relação a pergunta número 1, todos responderam corretamente a respeito do

que é ERP. Vale ressaltar que faltou dizerem que a sigla ERP, traduzida, significa

Planejamento dos Recursos da Empresa. Isto resume e conceitua bem do que se trata

e de sua importância, uma vez que o mesmo será responsável em gerar informações

valiosas sobre a organização.

Já na pergunta número 2, cada um citou um benefício vindo com a implantação do

ERP. Primeiro foi falado a respeito dos relatórios contábeis, que acabam se tornando

cada vez mais confiáveis com a implantação do ERP e auxilia os gestores na tomada

de decisão. O segundo respondente, falou que a implantação de um ERP reduz o

retrabalho nas tarefas dentro da organização e isso acaba justificando a aquisição de

51

um sistema ERP. O terceiro respondente contou que graças a uma implantação de

ERP, você tem os processos mais organizados e com isso fica mais fácil delegar

responsabilidade aos usuários a fim de fazê-los se sentirem importantes no processo.

Podemos notar que de certa forma a opinião deles está de acordo com a teoria, porém

gostaríamos de acrescentar algo. As principais vantagens com a implantação de um

ERP em uma organização, são: redução dos custos obtidos com a diminuição de

desperdício de materiais, mão de obra, diminuição de erros e retrabalhos; aumento

da produtividade com a automação dos processos; redução do prazo de entrega do

fechamento contábil com a implantação do ERP; redução custos de TI; aumento de

receitas e lucros. Essas são algumas das principais vantagens de se optar por adquirir

um sistema ERP para atender a sua empresa.

Na pergunta número 3, foi questionado aos respondentes quais as principais

desvantagens de se implantar um sistema ERP. As respostas foram, resumidamente,

respondidas desta forma: custo benefício do produto, ou seja, é necessário realizar

um planejamento minucioso e detalhado com relação a necessidade da empresa; não

cumprimento dos requisitos para uma implantação segura de sistema ERP; suporte e

atendimento da desenvolvedora, é importante, pois se trata de como será o

atendimento que o usuário do ERP irá receber para resolver os problemas; custo de

manutenção do produto, pode se tornar caro, com isso presume-se uma diminuição

do lucro líquido.

O ERP por si só, não torna uma empresa verdadeiramente integrada. Algumas das

desvantagens são: altos custos podem afetar a relação custo benefício; dependência

do fornecedor do pacote; tornam os módulos dependentes um dos outros, pois cada

departamento depende do módulo anterior; exige uma maior carga de trabalho dos

servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos.

Com relação a pergunta número 4, foi respondido que a contabilidade está presente

do início ao fechamento de uma empresa. Foi dito também que é atividade contábil

toda e qualquer operação com documentos fiscais e que é tarefa do contador auditar

as informações geradas nas outras bases.

52

Tudo que foi falado são verdades, porém, vale ressaltar que a Contabilidade é

responsável pelo controle do movimento financeiro de empresas no que se referem a

apuração de impostos e de taxas referente a prestação de serviços e produtos. O

trabalho consiste na descrição registro e controle de toda a movimentação de dinheiro

de uma empresa. São tarefas contábeis: elaboração de balancetes e demonstrativos;

realizar a execução e controle de planilhas e relatórios de contabilidade; fazer

classificação de despesas; registro de documentos; acompanhamento das leis

trabalhistas; calcular impostos (PIS, COFINS, ICMS, etc.); verificar impostos retidos;

analisar contas patrimoniais; gerar lançamentos contábeis; e auxiliar os gestores na

tomada de decisão.

A pergunta de número 5, foi respondida da seguinte forma pelos respondentes:

oferece credibilidade ao cliente e reduz os custos; gerenciar atividades e atender

necessidades fiscais; e captar novos clientes.

O momento exato em que uma empresa precisa implantar um ERP para gerenciar as

suas rotinas é quando a situação na empresa está fora de controle, seja em relação a

dificuldade de acesso às informações, ou seja, devido à falta de integração entre os

setores. Quando as obrigações não são pagas em dia, ou seja, por falta de um

gerenciamento eficaz do financeiro, custo benefício do ERP.

Na pergunta número 6, os respondentes foram questionados a respeito dos impactos

causados por conta do mau planejamento das empresas com relação a implantação

de ERP. As respostas foram boas, pois segundo eles o aumento dos custos poderia

comprometer o sucesso na implantação. Além disso, foi falado também que a equipe

quem vai ditar o ritmo da implantação e que a falta de planejamento pode sem

sombras de dúvidas afundar o projeto.

Um mau planejamento é sem dúvidas o fator mais importante que pode colocar todo

o projeto por água abaixo. Existem outros fatores que podem comprometer toda a

estrutura de implantação, porém, o mais determinante para fazer com que não dê

certo, é este.

53

Com relação a pergunta número 7, tivemos 3 respostas diferentes. Os resultados são:

relatórios em mãos, contribuindo diretamente para o auxílio a tomada de decisões,

redução de retrabalho nos processos e o fato de se implantar um ERP, permite você

a delegar maiores responsabilidades para sua equipe.

Os principais resultados obtidos por uma implantação de sistema ERP, são:

automatização dos processos; relatórios confiáveis, a fim de serem bem utilizados nas

tomadas de decisões da organização; redução do retrabalho, uma vez que a partir do

momento que se implanta um ERP em uma empresa, as atividades passam a ser

executadas de forma automatizada, pelo menos na maioria dos lugares é assim que

funciona; organizar melhor os processos, o que poderá contribuir para o crescimento

da equipe, uma vez que pessoas precisaram assumir a dianteira e consequentemente

assumirem cargos de lideranças.

Com base nas informações coletadas através dos questionários enviados para os

gestores do projeto de implantação de sistema ERP na empresa Unilog, entende-se

que a implantação do um software de gestão integrada ERP na empresa Unilog,

acabou por ter sido considerada boa, uma vez que os problemas apresentados foram

relacionados a falta de planejamento da diretoria quando fechou o pacote de horas

para implantação, tentando reduzir os custos do projeto sem medir as consequências.

Felizmente pode-se notar que os processos são bem definidos na empresa Unilog.

Vimos na teoria apresentada neste trabalho, que as empresas sempre buscam por

uma diminuição do custo, mesmo se tratando de um investimento. Isso precisa ser

medido de forma inteligente, é preciso orçar e saber o que a empresa precisa. Na

empresa da Unilog, vimos que nem tudo foi seguido à risca, como manda o figurino,

porém, por ter pessoas altamente capacitadas e suporte devido, por parte da

desenvolvedora, a implantação do ERP obteve uma boa nota e hoje, 1 anos após esta

implantação, podemos colher os frutos outrora plantados.

Uma vez que a implantação foi realizada por pessoas capacitadas e comprometidas

em realizar um bom trabalho, a fim de melhorar a qualidade dos processos da

empresa Unilog e fazer com que a mesma atinja o crescimento esperado com essa

54

nova aquisição. O sistema tem aproximadamente 1 ano de uso e hoje todos enxergam

com bastante clareza o investimento realizado na organização.

Nota-se que a empresa adotou os métodos de implantação citados neste trabalho

para implantação deste ERP. Apenas em alguns momentos a empresa pecou em não

seguir todo o manual de implantação de um ERP em uma organização. Conforme

respondido por um dos respondentes, a Unilog optou em reduzir as horas de

consultoria para implantação do ERP pela metade e isso acabou gerando alguns

problemas para os usuários, que acabaram por absorver mais tarefas do que o

esperado e afetou também na qualidade do produto final.

É interessante que outras pessoas que resolverem falar deste tema, possam utilizar o

presente estudo como base e possam agregar ainda mais conteúdo com relação ao

assunto contribuindo assim para qualquer empresa que desejar optar por mudar, ou

adquirir um ERP, consulte o conteúdo contido no trabalho.

4. CONCLUSÃO

A implantação de ERPs, é sem dúvidas um assunto de extrema relevância nos dias

atuais, como demonstra a contínua preocupação com que as organizações adquirem

e implantam novos sistemas, ou migram de um para o outro.

As pesquisas empíricas, comprovam que muitos projetos falham porque não são

eficazmente conduzidos pelo time de implantação. Existem empresas que contratam

consultorias para apoiar a implantação, enquanto outras adotam práticas próprias e

não consideram todos os riscos e variáveis envolvidos. Trata-se de um projeto

arrojado, arriscado, que demanda bastante tempo e possui um custo elevadíssimo,

além de exigir total entrega dos usuários que fizerem parte do processo de

implantação.

55

Constatou-se que os resultados dessa pesquisa atenderam com êxito os objetivos

propostos. Buscou-se abranger ao máximo todos os aspectos que impactam num

projeto de implantação, além de confrontar dados com os obtidos na pesquisa

realizada. Alguns dados corroboraram a fundamentação teórica, outros

apresentaram-se distintamente do que o que foi recomendado.

Para este trabalho ficou comprovado que a aquisição de um sistema ERP em uma

organização prestadora de serviços de armazenagem pode sim trazer inúmeras

vantagens para as rotinas contábeis, uma vez que a mesma seja implantada por

profissionais capacitados e comprometidos para extrair o melhor da ferramenta.

Evidencia-se que essa afirmação também pode ser marco para demais empresas em

diversos segmentos empresariais, visto que em suma processos de implantação e

rotinas contábeis tendem a serem bem próximos, variando em si algumas regras de

negócios da organização, sendo que a essência da contabilidade será igual sobre sua

forma, independente do ramo empresarial.

5. REFERÊNCIAS

ANTONIO, CARLOS, GIL, 2002. Disponível em: <https://www.passeidireto.com/arquivo/16794499/metodologia-do-trabalho-cientifico---prodanov-e-ernani/16> . Acesso em: 29 de junho de 2018.

BOM CONTROLE Disponível em: <https://bomcontrole.com.br/4-etapas-importantes-para-implantacao-de-um-sistema-de-erp-em-sua-empresa/> . Acesso em: 29 de junho de 2018.

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