Informe del Estado de Control Interno Mar 2013 a Jun 2013

7/28/2019 Informe del Estado de Control Interno Mar 2013 a Jun 2013

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COMPONENTE AMBIENTEDE CONTROL,

" Loa Acuerdos de gestin deben tener en cuenta los objetivos de la entidad y estar acorde a laspolticas a desplegar desde la Alta Direccin alineado con el plan de desarrollo distrital (BogotHumana). Se deben considerar algunos aspectos de Gobierno Corporativo para fortalecer msla tica de la entidad. A pesar de que ya se encuentran aprobadas las polticas. se estcomenzando con el despliegue en todos los niveles de la Organizacin.

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DIRECCIONAMIENTOESTRATGICODebido a la dinmica del sector. se han tenido que reajustar algunas metas a mediano y largoplazo. acorde con la normatividad vigente que aumentan la complejidad y perturbacionesdentro de la organizacin. 1 0 que dificulta el cumplimiento de cada una de las metas

planteadas. A pesar de lo anterior y de que existe un mapa de procesos bien estructurado comosistema enfocado al cliente y que es conocido por los colaboradores de la entidad. no entregalos resultados y eficiencia necesaria debido a falta de comunicacin entre los diferentes agentesque componen el sistema y las actuaciones individuales separadas que no generan resultadoscolectivos.

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,ADM IN ISTRACIN DE R IE SGOS

En razn al tamao de la entidad y a los diferentes procesos (gerenciales, misionales, de apoyoo soporte y transversales) que deben interactuar entre s. se dificulta el avance y mejora delodos los elementos que hacen parte del componente en mencin. Se est subvalorando laimportancia que tiene el mapa de riesgos co~o herramienta para toma de decisiones. A pesarde que acaecen los riesgos, la capacidad para reaccionar ante ellos y tomar correctivosinmediatos 110 son lo suficientemente agiles para minimizar el impacto que genera.

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AMBIENTE DE CONTROL

Existe un gran inters para que las actuaciones de la entidad adems de ser acorde con lanormatividad vigente, cumpla altos estndares ticos y de transparencia con la finalidad demejorar la imagen y percepcin ante el usuario y comunidad. Hay un Cdigo de tica quepermite la participacin de la comunidad en' diferentes temas de inters como los derechos ydeberes de los usuarios. El plan de bienestar de la entidad aborda diferentes aspectos de la vidadel colaborador y propende por el desarrollo de habilidades en un mejor ambienteorganizacional.D IRECC IONAMIENTO ESTRATG ICO ,

Con el establecimiento de los planes y programas entre otras cosas, se ha buscado tener unmarco de referencia claro, para proyectar una Institucin moderna y eficiente por lo que fuefundamental que los diferentes elementos de la plataforma estratgica estuvieran elaboradosde manera participativa. Los planes y programas cuentas con un cronograma y responsablesque gracias a la estructura organizacional h t facilitado hacer los ajustes par? ?'7.~--:"::' o c 'cumplimiento.

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ADMINISTRACINDERIESGOS , En las diferentes evaluaciones realizadas se ha percibido una buena acogida del mapa de

riesgos como herramienta que permite monitorear una situacin o similar evitando que seproduzca un evento negativo que pueda afectar a la entidad y no algo impuesto. Laherramienta permite una mejor interaccin entre los diferentes procesos misionales y de apoyoen la entidad. Se acogen las recomendacio~es en materia de administracin de riesgo queemiten los diferentes entes externos como por ejemplo Veedura Distrital y DAFP

ACTIVIDADESDE CONTROL Se hace necesario recordar conceptos de la cultura del control (autocontrol y autorregulacin .

en especial) en los eventos en que no sea indispensable un aval o autorizacin cuando elfuncionario es competente para resolver una situacin o circunstancia. incluyendo el aceptarlos errores ya que esto hace parte del aprendizaje y mejoramiento continuo del talentoHumano. Los procedimientos en algunos eventos no abarca el componente de capacitacinespecfica en puesto de trabajo trasladndose dicha responsabilidad al compaero ms antiguoo de ms experiencia (conocimiento tcito).SISTEMASDE INFORMACIN ,

Se reitera que el actual software que soporta la operacin administrativa y financiera. nosatisface todas las expectativas de los usuarios que interactan con el sistema e impide unnormal control de las operaciones. Adicional a que no se articula con la parte misional con unmdulo de historias clnicas digitalizado. Falta desarrollo en la implementacin yfuncionamiento del manejo de las tablas de retencin documental.

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COMUNICACIN PBLICA ,

Por lo heterogneo que es el Recurso Humano (edad, sexo, raza, ideologa, etc.], se puededificultar la comunicacin haciendo que los procesos no sean lo suficientemente agilesafectando la correcta y oportuna prestacin del servicio y creando conflictos por una efectivacomunicacin. A pesar de que se llevan a cabo audiencias pblicas de rendicin de cuentas,hay una normativa (Documento CONPES 36~4 de 2010) que trae herramientas y preceptosadicionales que pueden mejorar las relaciones con los grupos de inters.

ACTIVIDADESDECONTROL , Se tiene un cuadro control en cuanto a la actualizacin de los procedimientos de los diferentes

procesos de la entidad, que por 10 general. es de cada dos aos con la finalidad de mantenerlosal da con la nueva norrnatividad o ultimas tcnicasSISTEMASDE INFORMACIN ,

11 Adicional a que se moderniz el Outlook a correo Zimbra con una mejor interfaz que haceamigable la experiencia con el usuario y permite el envo de correos internos con archivos demas tamao. Se mejoro el correo externo el cual tiene un hosting con la ETB, que de igualmanera al Zimbra se mejora la experiencia al interactuar con las diferentes opciones que trae.

,COMUNICACIN PBLICA

~ Se implemento, desde el Grupo de Comunicaciones, un boletn semanal que mantiene a losfuncionarios de la entidad actualizados en diferentes temas de salud, trayendo las ltimasnovedades de los diferentes actores del sistema.

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AUTOEVALUACIN No hay una debida aprehensin de los concepto de autocontrol y autorregulacin del ,\ECI. los,controles establecidos, en algunos casos no son lo suficientemente efectivos para generar una

optima gestin ocasionando desgaste. Se dificulta la medicin en tiempo real de procesos enparte por el software actual.EVALUACININDEPENDIENTE

, Los nuevos retos y metas exigen metodologas modernas de seguimiento y evaluacin paraevaluar la gestin y generar recomendaciones que sean adoptadas en torno a corregir lasdesviaciones. No est siendo posible evaluar todos los procesos con la suficiente profundidad yen una pequea proporcin no se cumplen los tiempos de auditora por los auditadosPLANESDEMEJORAMIENTO ,

Las acciones de mejora en algunos casos, no se analizan con el mtodo causa raz, por lo que seresuelven en el corto plazo ms no a largo plazo. El nmero adoptado de planes de mejoradesborda la capacidad de gestin de quienes hacen seguimiento.

AUTO EVALUACIN Desde el grupo Funcional de Calidad se ha hecho un despliegue para el uso del Formato de

servicio no conforme que ha contribuido a reconocer situaciones que merecen una revisin yatencin para el mejoramiento continuo de la'entidad

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EVALUACININDEPENDIENTE Se da cumplimiento a la entrega oportuna de informes requeridos por entes externos por

parte de las diferentes reas. Se realizan las evaluaciones cuatrimestrales al sistema de maneraindependiente, que a su vez, se sube a la web para que sea de fcil consulta y acceso para los,diferentes grupos de inters.

PLANESDEMEJORAMIENTO Se ha logrado un importante avance en la consolidacin y elaboracin de los planes de,mejoramiento individual que ayudan a sensibilizar al funcionario en los aspectos que debe

reforzar en la gestin. Se ha dado un nuevo enfoque al establecimiento de planes demejoramiento por procesos, producto de las auditorias y de productos no conformes.

Posterior a la expedicin del decreto 1599 de 2005, el Hospital Simn Bolvar tiene formalmenteestablecido el sistema de control interno conforme al MECI 1000:2005, de manera estructural yconceptual. 10 que le ha permitido mejorar el desempeo institucional a partir de los procesosestablecidos. Despus de casi 10 aos a su implementacin, el sistema ha llegado a un grado demadurez que si bien ha logrado mantenerlo y fortalecerlo, hace necesario, como de hecho ya se esthaciendo por el DAFP, una revisin del MECI, para colocar a las entidades a la vanguardia de losactuales retos.En trminos generales, existe un sistema de control interno debidamente establecido conforme a lanormatividad vigente, que requiere de un fortalecimiento.

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Implementar una herramienta como el Hoshin Kanri que ayuda al cumplimiento de metas.mejora los niveles de compromiso y participacin de cada una de las personas de laorganizacin. Adems va a permitir que cada persona recupere su nivel de empowcrment pexela toma de decisiones que a c/u le compete. qe lograr una implementacin exitosa del HoshinKanri se podra conseguir un reconocimiento a nivel nacional en gestin, eficiencia y culturaorganizacional.

Evolucionar del conocimiento tcito al conocimiento explicito documentando todos los aciertosdepurando los errores de lo que el funcionario aprende. conoce y propone. para evitar fugasde informacin y conocimiento. Para lo asterior es muy importante tener en cuenta laparticipacin activa de toda la Organizacin para la consecucin de los resultados esperados.

Continuar con la importancia dada a las visitas de entes externos y a las sugerencias que sedesprenden de los informes producto de las visitas. ya que all se encuentra una informacinvaliosa por ser una visin externa de la entidad.

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Es importante adelantar acciones para que en la entidad puedan llevarse a cabo auditoriasconjuntas que integren diferentes enfoques y de esa manera se logre cumplir el concepto deintegralidad.

ACIOS

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