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Informe de gestión y cuenta 2008

Asociación Civil

Valle Arriba Athletic Club

ACCIONES que cuentan

Junta Directiva

Francisco AcevedoPresidente

José Luis Colmenter Vicepresidente

Roberto Dardik Secretario

Andrés B. Capriles Tesorero

Carolina Kuhn Vocal

Jesús Evelio Flores Vocal

Jaime Pereira Vocal

Luis Enrique CifuentesComisario

Ricardo Enrique Velásquez FloresSuplente

Comisiones

Miembros Comisión de NataciónOscar HuenCarmen PalomoJenny FuentesCarolina FernándezMaría Carla JugoJorge LeiJacqueline Serra Hernández

Miembros Comisión de GimnasioRosalvina JaimesJulio RodríguezCarlos UzcáteguiGianfranco Mazziotti

Miembros Comisión de

Tenis | SquashDavid UndaRicardo HoyosEduardo OrtegaDaniel Aloisio

Miembros Comisión de CasaDanielle RodríguezMoisés Ramos

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CONVOCATORIA

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Dando cumplimiento al mandato es-

tablecido en los estatutos vigentes, en

nombre de la Junta Directiva somete-

mos a consideración de esta Asamblea

Extraordinaria el siguiente informe,

con el cual se resumen las actividades

ejecutadas en el ejercicio económico

comprendido entre el 01 de enero y

el 31 de diciembre del año 2008, todas

alineadas con los propósitos de nuestra

Visión y Misión que es convertirnos en

el mejor club privado de Caracas dedi-

cado a la recreación y al bienestar inte-

gral de sus socios y familiares.

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1. Recuperación de áreas verdes: se invirtió en mejoras de la redoma de la piscina; jardineras en canchas de tenis; setos de palma al lado de la ca-minería que va de la gerencia al Gym; arborización del talud detrás de las canchas de tenis y cambio de las ma-teras gigantes de la entrada al Gym por una “cola de pescado” más visto-sa y con mayor aguante en áreas de poca luz. Con estas mejoras, mante-nemos nuestro aporte ecológico a la comunidad tanto de socios como de la urbanización, como consecución del acuerdo establecido con la Alcal-día de mantener en perfectas condi-ciones el área verde que se encuentra frente a la fachada del club.

2. Instalación de toldos en las can-chas de tenis: se instalaron toldos tipo “C” con un diseño inspirado en can-chas europeas para tener un área de espera y observación adecuada a los requerimientos de socios entusiastas de esta disciplina deportiva.

3. Instalación de sillas de árbitro para competencias de tenis: se adquirie-ron estos equipos que favorecen la realización de competencias en este espacio deportivo del club.

4. Instalación de tableros de Bas-ketball: igualmente la adquisición de estos equipos respondió a la necesi-dad de optimizar el espacio para la realización de competencias de esta disciplina en las instalaciones del club.

5. Compra de nuevas sombrillas para mobiliario de piscina: en el espíritu de mantener el alto estándar del mo-biliario de las instalaciones, se com-praron las nuevas sombrillas con el mismo modelo marca Tropitone.

GERENCIA de operaciones

La inversión en actualización y mejoramiento de las instalaciones del club fue una constante en la gestión del Valle Arriba Athletic Club durante el año 2008.

He aquí los logros más resaltantes:

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6. Compra de nuevo vehiculo de transporte interno VaacMóvil: se ad-quirió una camioneta silverado 4x4 modelo 2009, la cual fue modificada a un diseño tipo club con capacidad para trasladar cómodamente a 10 so-cios y así mejorar el servicio de trans-porte interno.

7. Instalación del piso de madera tipo flotante al nuevo restaurante Abattia: se cambió la antigua alfombra por este nuevo piso acorde con el cam-bio en la oferta gastronómica del res-taurant ubicado en el Nivel Tierra de la Casa Club.

8. Mejoras en zona de servicios para los trabajadores: se mejoraron las ins-talaciones de los baños de damas; se creó una nueva área de uso común y se aprovechó un espacio al aire libre para crear un ambiente para descanso.

9. Aumento de la capacidad de loc-kers en baños de damas y caballeros de piscina: se compraron 80 lockers nuevos que permitieron a más socios guardar sus pertenencias a la hora de entrenar.

10. Compra de cornetas para el nivel de pesas: se amplió el sistema de so-nido del gimnasio para que los socios que se ejercitan en el nivel de pesas también disfruten del hilo musical.

11. Compra de mesas de ping-pong y de futbolito: respondiendo a la pe-tición de los socios de contar con un nuevo espacio deportivo y recrea-tivo, se adquirieron dos mesas de futbolito y dos de tenis de mesa que están colocadas en el área común de las canchas de squash.

12. Inversiones en materia de IT: se actualizaron computadoras, licencias de programas y completaron los ser-vicios del Cyber.

13. Cambio de la acometida de gas: se instalaron nuevos medidores y tu-berías del tipo PPM que es el material normado por Covenin y PDVSA gas.

Además se preparó una nueva ruta subterránea para dar seguridad a las tuberías y hacer más accesible los medidores y válvulas de regulación.

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18. Ampliación del deck de la pisci-na infantil: esta obra se ejecutó con la intención de ampliar nuestras ins-talaciones y ofrecer mayor capacidad de servicios en el área de la piscina infantil.

19. Mudanza y ampliación del par-que infantil: se adquirió un módulo de juegos de plástico, para comple-mentar las instalaciones de disfrute de nuestros niños, y dar mayor colo-rido al área. Por otro lado, se realizó el mantenimiento de las piezas del parque de madera.

20. Reparación de las filtraciones de la piscina de adultos. Se restauró el espacio con una técnica similar a la utilizada por el Metro de Caracas, proporcionando una solución definitiva a este problema.

21. Compra de nuevo mobiliario de Café Olé: con el objetivo de mante-ner el confortable y moderno am-biente de nuestras instalaciones de alimentos y bebidas, fue adquirido un nuevo mobiliario y se aumentó la capacidad del espacio a 80 comensa-les. El mobiliario anterior de madera fue trasladado a la piscina donde se ganaron 60 puestos más.

Obras y Activos nuevosAportados por Desarrollos Valle Arriba:14. Modernización de la recepción:

se restauraron y modificaron los muebles de la entrada al Gimnasio y se recuperó el piso de granito para mantener la vistosidad de nuestra entrada.

15. Instalación de enfriadores de agua: se instalaron bebederos en el área de la piscina y uno en el área de Squash.

16. Nuevas papeleras para áreas de estacionamiento y tenis: se instalaron papeleras en los estacionamientos techados y área de tenis.

17. Remodelaciones de áreas para concesionarios: se efectuaron remo-delaciones para ampliar y modernizar espacios en el área de Peluquería y el Skye Sushi Bar.

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MANTENIMIENTO general

Buscando la constante excelencia de nuestras instalaciones, se lograron mejoras en los siguientes sistemas de mantenimiento:

Se lograron mejoras en los siguientes sistemas de mantenimiento:

22. Se desarrolló el plan de mante-nimiento del taller de carpintería for-mando los almacenes de insumos y puestos de trabajo: lijado, pintura y secado.

23. Se creó el plan de pintura del club y se establecieron los tiempos del ci-clo de trabajo en cada edificio: esta-cionamiento, casa club y gimnasio.

24. Equipamiento de los talleres de herrería y pintura con nuevos com-pre-sores, esmeriles de banco y mobiliario.

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Producciones, C.A

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es de mi

R E C R E A C I Ó N Y B I E N E S T A R I N T E G R A L

Mago Pitt Rey

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ATENCIÓN al socio

El Valle Arriba Athletic Club abocó sus esfuerzos durante el año para multiplicar cada vez más las actividades de corte social y familiar que le brindaran al socio el espacio para entretenerse en compañía de sus seres queridos en las instalaciones del Club, creando comunidad.

• Presentación de la obra Club de Caballeros en el Salón Valle Arriba | 6 de marzo de 2008.

• Cena exclusiva con el Chef EdgarLeal en el Restaurant Gaia | 31 de mayo de 2008.

• Curso de comida japonesa | 14 de junio de 2008.

• Acto de fin de curso de Fusión Coreográfica | 27 de junio de 2008.

• La Noche del Stand Up Comedy en el Club, con la presentación de ¿Quién se quiere ir? A cargo de George Harris y sus invitadas Ma-riela Celis y Beatriz Rivas | 10 de ju-lio de 2008.

• Fiesta de fin de clases para ado-lescentes en el Salón Valle Arriba | 18 de julio de 2008.

• Feria de juegos en la celebracióndel día del niño, Terraza Césped | 20 de julio de 2008.

• Conferencia El Poder del Pensa-miento Flexible, con el psicólogoy autor del libro del mismo nom-bre, Walter Riso | 29 de agosto de2008.

• Presentación del Mago Pitt Rey en el Salón Valle Arriba | 9 de no-viembre de 2008.

• Presentación de la obra La culpaes de mi bautizo en el Salón Valle Arriba | 14 de noviembre de 2008.

• Risoterapia con el risólogo Me-nahem Belity en el Salón Valle Arriba | 26 de noviembre de 2008.

• Bazar Navideño para socios e in-vitados en el Salón Valle Arriba | 30 de noviembre de 2008.

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Noches VAAC:

• Obra teatral Tal para cual, con Julie Restifo y Javier Vidal | 29 de mayo de 2008.

• No eres tú, soy yo, monólogo de Luis Fernández en las instalacio-nes del Salón Valle Arriba | 25 de junio de 2008.

• El Show del Humor con Emilio Lovera y su banda en el Salón Va-lle Arriba | 17 de julio de 2008.

Mes Aniversario:

• Fiesta de inicio de clases para adolescentes en el Salón Valle Arriba | 3 de octubre de 2008.

• Presentación de El Mimo y los in-ventos en el Salón Valle Arriba | 5 de octubre de 2008.

• Show del humor de Laureano Márquez y Wilmer Ramírez en el Salón Valle Arriba | 9 de octubre de 2008.

• Fiesta Retro, décimo aniversariodel VAAC en el Salón Valle Arriba | 18 de octubre de 2008.

• Fiesta de Halloween para adoles-centes en el Salón Valle Arriba | 24 de octubre de 2008.

• Concurso de disfraces para niños del club, Terraza Césped | 31 de oc-tubre de 2008.

Actividades de apoyo a la lucha contra el cáncer de mama, en alianza con las organizaciones Unicam y Senosayuda:

• Charla sobre la importancia de someterse periódicamente a exa-men médico para despistar el cáncer de mama en los Salones de Juego | 22 de octubre de 2008.

• Despistaje gratuito de cáncer demama para socias del club en el Consultorio de Medicina Depor-tiva del VAAC | 25 de octubre de 2008.

• Presentación de Pechos de Seda, monólogo de Belén Santaella, a beneficio de las organizaciones Unicam y Senosayuda, en el Salón Valle Arriba | 6 de noviembre de 2008.

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Ciclo de Conferencias Abriendo Visiones:

• Pre estreno del documental ve-nezolano “Más allá de la cumbre”, Salón Valle Arriba | 17 de enero de 2008.

• Del sedentarismo al hábito de-portivo, una reflexión sobre los beneficios personales y profesio-nales de cambiar el sillón por la caminadora. Ponentes Ricardo Ja-vornik y representantes de Mercer, empresa multinacional dedicada a brindar asesoría en programas de optimización del capital humano | 11 de junio de 2008.

• Construyendo marca a través de la pasión, con Carlos Silva, geren-te de Ventas de Ferrari-Maserati para Venezuela y Latinoamerica. La conferencia incluyó además la exhibición y prueba de manejo deun Maserati Quattroporte | 2 de agosto de 2008.

• Verdades y mentiras de por qué invertir en Panamá con la empre aCima Sol | 10 de octubre de 2008.

• Escenarios Políticos y económi-cos de la actualidad venezolana, con Luis Vicente León, director deDatanálisis | 13 de noviembre de 2008.

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Deportivas:

• 1era copa infantil de natación | 28 de junio de 2008.

• Duatlón en el club: una compe-tencia compuesta por un circuito de 5 kilómetros en las trotadoras y 500 metros en la piscina semio-límpica | 29 de junio de 2008.

• Súper Clases combinadas de ae-robics | 4 de octubre de 2008.

• Traslado de nuestros socios a la Carrera 10kms Caracas Rock | 5 deoctubre de 2008.

• Torneo individual femenino y masculino de tenis de campo en las canchas de tenis del club | 12 y 18 de octubre de 2008.

• Torneo de natación interclubes realizado en el área de piscina del Club | 18 de octubre de 2008.

• Torneo de fútbol de mesa | 19 de octubre de 2008.

• Torneo de natación infantil inter-clubes | 25 de octubre de 2008.

• Competencias de relevos en tro-tadoras en el gimnasio VAAC | 26 de octubre de 2008.

• Torneo de dominó para socios | 26 de octubre de 2008.

• Competencia de Natación padres e hijos | 26 de octubre de 2008.

• Carrera caminata Stanford– VAAC, a beneficio de la Fundación migos del Niño con Cáncer y de la Fundación Venezolana contra la Parálisis Infantil | 9 de noviembre de 2008.

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Cuenta de MES MESES

SALÓN CATEGORÍA Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov DicTotal

General

Bar Skye

CorporativoCulturalDeportivoSocial 6

1

2

1

1

2 3

7 7

3

1

11

3

1

3

2

11

1

1

1421

32

Total Bar Skye 6 3 2 2 10 7 4 5 4 4 2 49

Bar Skye / TaikoCorporativoSocial

24

24

Total Bar Skye / Taiko

6 6

Piscina Social 1 6 3 3 2 10 4 2 6 9 8 5 59

Total Piscina 1 6 3 3 2 10 4 2 6 9 8 5 59

Restaurant AbattiaCorporativoSocial

12

12

Total Restaurant Abattia

3 3

Restaurant GaiaCorporativoInterno VAACSocial 2 2

2

1

3

3

2

4

4

2

2

115

2

6 4

2 171

30

Total Restaurant Gaia

2 2 3 6 6 6 3 6 8 4 2 48

Restaurant Oz Social 2

Total Restaurant Oz 2

Salón de Juegos

CorporativoCulturalInterno VAACSocial

2

2

3

1

1

1

4 2 3 7 7 41

8

1

82

41

53441

Total Salón de Juegos

4 4 2 4 2 3 7 7 5 9 10 5 62

Salón SummitCorporativoInterno VAAC

6 9 41

3 6 8 12 8 9 5 11 4 851

Total Salón Summit 6 9 5 3 6 8 12 8 9 5 11 4 86

Salón Valle Arriba

CorporativoCulturalDeportivoEntretenimientoInterno VAACSocial

21

1

1

21

211

11

3

113

5

1

2

33

1

2

3

231

21

12 3

51

4

4

31

2

2

72

113

34112

129

25

Total Salón Valle Arriba

4 4 6 8 8 9 9 6 3 14 8 14 93

Terraza CéspedCorporativoSocial 2 3 2 4

18 4 4 2 4 9

33

445

Total Terraza Césped

2 3 2 4 9 4 4 2 4 9 6 49

TOTAL GENERAL 25 31 22 27 43 47 46 31 35 53 52 45 457

ESTADÍSTICAS eventos Vaac

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En cuanto al cumplimiento de obligaciones gubernamentales en materia de Seguridad y Salud Laboral se pueden mencionar:

• Creación y registro del Comité de Seguridad y Salud Laboral.

• Creación de la brigada de emergencia.

Adiestramiento:

• Entrenamiento de integrantes del Comité de Seguridad y Salud Laboral.

• Entrenamiento de los integrantes de la Brigada de Emergencia.

• Curso de Seguridad Básica.

• Curso de Primeros Auxilios y RCP.

Dentro de las obras concebidas durante el período 2008 en mate-ria de Higiene y Seguridad Labo-ral, se pueden señalar:

• Dotación de Equipos de Seguridad al personal de servicio técnico y de limpieza.

CAPITAL humano

Este informe presenta un balance de las principales actividades desarrolladas en el transcurso del 2008 tendientes a la óptima administración, funcionamiento y bienestar del Capital Humano de nuestra Organización.

• Dotación de mobiliario adaptado a exigencias de LOPCYMAT, entre las cuales se encuentran sillas, escrito-rios, iluminación de oficinas, entre otras.

• Instalación de barandas en las áreas de las escaleras del Gimnasio.

• Incremento en el número de lám-paras de emergencia y extintores en diferentes áreas del Club.

• Incorporación de señalizaciones de áreas, materiales, salidas de emer-gencia, y otras zonas que signifiquen riesgos para nuestro personal.

• Inicio de adecuación de áreas de co-medor y sanitarios para empleados.

• Dotación de uniformes para el per-sonal.

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Durante el año 2008 sólo se reporta-ron dos accidentes, cifra que eviden-cia la reducción del riesgo laboral en las instalaciones del club y el disfrute de nuestro personal de unas condi-ciones de trabajo favorables, basadas en una cultura de prevención, salud y seguridad.

En cuanto al cumplimiento de obligaciones gubernamentales en general, se ha adecuado la data existente a las siguientes exigen-cias y cambios de Ley:

• Actualización de empleados en el Sistema del IVSS:

En este sentido la ACVAAC, prosi-guió con el proceso de auditoría de los empleados en el sistema del IVSS, apuntando a sincerar la data para lue-go adecuarla a las nuevas exigencias tecnológicas del mencionado ente. Esto abarcó el chequeo de los datos de cada trabajador, tanto activo como inactivo, con la finalidad de limpiar la información y actualizar el estatus de cada uno de ellos.

• Inicio del proceso de inscripción y migración de AC VAAC al Sistema Tiuna establecido por el Instituto Venezolano de Seguro Social:

En este sentido se llevó a cabo el ini-cio de la migración de toda la data de los empleados activos de AC VAAC al Sistema automatizado Tiuna, esto abarcó actualización de registros, ade-cuación de la data a las exigencias del Sistema, de manera de cumplir con los plazos establecidos por el Ente re-gulador de este proceso.

• Actualización de Empleados en el Sistema de Banco Nacional de Vivien-da y Hábitat (Banavih), con la finalidad de sincerar la data existente y seguir cumpliendo con el compromiso, así como vigilar el correcto, íntegro y oportuno pago del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV).

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Durante el 2008 de la mano con el Departamento de Tecnología del Club, Capital Humano llevó a cabo la adecuación y migración de toda la data existente del personal al nuevo sistema Perfect Club, el cual nos daría apertura a la administración más idó-nea de la data de nuestro Recurso Hu-mano, permitiéndonos de este modo optimizar los registros, los tiempos de respuesta, la solución de situaciones de índole laboral, sincerar los históri-cos del personal, generar reportes y estadísticas importantes para la ges-tión, entre otros procesos.

Con la finalidad de brindar una me-jor atención cada día, durante el año 2008 se decidió gestionar el área de Cyber del Club con personal propio, quien cuenta con las competencias necesarias en materia de informática y servicios audiovisuales, apoyando en el desarrollo de todas las áreas del club, redundando en beneficios para los socios, sus eventos y servicios en general.

Área de Sistemas y Tecnología de Información:

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En este mismo orden de ideas y con la finalidad de mantener al personal capacitado y actualiza-do, se incluyeron dentro del pro-grama de Adiestramiento cursos relativos a:

• Actualización en materia impositiva.• Cursos de Supervisión.• Actualización en materia laboral, cumplimiento con las leyes.• Curso de Nómina.• Curso de Gestión.• Seguridad Industrial en Clubes.• Actualización de sistemas de agua de piscinas.• Primera etapa de adecuación al Sistema de Gestión de Calidad: ISO 9001:2000.

La ACVAAC, el tren Directivo y Ge-rencial de la mano del departamen-to de Capital Humano y la Empre-sa GAL Producciones Integrales, siempre con miras a optimizar la calidad de servicio brindada a nues-tros socios, hicieron posible la conso-lidación del programa “Pasión por Atender”, el cual tuvo como premisa la creación de un modelo de aten-ción efectiva basado, principalmente, en generar relaciones fuertes, simples y poderosas con los clientes tanto in-ternos como externos. Este progra-ma fue concebido en varias etapas netamente vivenciales, en las que el recurso humano que integra todos los niveles de la Organización parti-ciparon en forma directa en talleres y mediante el modelaje en prácticas diarias, las cuales fortalecieron el vín-culo con los socios. En consecuencia y dado los resultados obtenidos, los cuales se tradujeron en una mayor integración con las funciones, la con-cientización por parte de nuestros equipos de la importancia que tiene el brindar un servicio de calidad.

Adiestramiento y capacitación de personal:

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En este sentido, la ACVAAC ha ga-rantizado y potenciado con el apo-yo de nuestra comunidad de socios, actividades que motiven e integren a nuestro recurso humano.Un ejemplo de ello fue la Fiesta de Fin de Año, en la cual por primera vez pudimos contar con un día completo para el disfrute de la gran familia VAAC. Este evento fue realizado en Casa de Tejas en el Hatillo. Todo el personal pudo disfrutar y compartir actividades re-creativas y deportivas; participaron en rifas, concursos, bailes y diferentes ac-tividades generadoras de integración y compañerismo.

Se aprovechó esta valiosa oportuni-dad para hacer reconocimientos a los empleados por sus años de ser-vicio; se otorgaron reconocimientos mediante votaciones previas de los mismos compañeros a rubros como el compañero más alegre, más pro-activo, más bromista, el más popular, entre otros.

Actividades de bienestar y reconocimiento del personal:

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ADMINISTRACIÓN

El equipo de administración estuvo abocado durante el 2008 a la óptima inversión de los

recursos del club, en beneficio de la recreación y bienestar integral de nuestros socios.

• Sistema Perfect Club: con el fin de brindar a nuestros socios información confiable, se realizaron actualizacio-nes que permiten ejecutar de forma dinámica los procesos administrati-vos y tomar dediciones sobre bases reales y de control presupuestario.

• Actualizaciones de la Base de da-tos: Se realizaron operativos perma-nentes de actualización de base de datos, los cuales permiten mantener una mejor comunicación con los so-cios.

• Venta de créditos fiscales: la Aso-ciación Civil realizo la venta de los créditos fiscales los cuales ascendie-ron a Bs. 268.703,85, parte de este dinero se dispuso para la adquisición del vehiculo de transporte interno “VAAC Móvil” y otras inversiones im-portantes.

• Tarjeta Privada BNC – VAAC: Se dio inicio a la I fase del sistema de crédito y control de acceso “Tarjeta Privada”, entre el BNC y ACVAAC, este importante servicio estará operativo en el 2009.

• Contratación Firma de Audito-ria: Partiendo de un proceso abierto de licitación en el año 2008, se deci-dió contratar a la Firma de auditoria KPMG, por ser una de las principales firmas del país, con un equipo hu-mano y tecnológico que garantiza el profesionalismo y resultados alta-mente confiables.

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• Normas VEN NIIF: Con el fin de brindar información actualizada en proceso de adaptación a las Normas NIIF el club comenzó los trabajos de avaluó e identificación de sus activos, se tomo como base para la valoración los activos presentes en los estados financieros reexpresados.

• Adquisición de impresoras Fis-cales: Adoptando la normativa esta-blecida por el Seniat, el club adquirió dos (02) impresoras fiscales para la facturación y de esta forma cumplir con la providencia 0591.

• Consolidación del departamento de compras: Con el fin de optimizar los recursos en la adquisición, control y seguimiento de bienes y servicios, en el año 2008 se consolido la estruc-tura y las funciones del Departamen-to de compras.

• Sistema de control telefónico: Se implemento a través de claves de ac-ceso un control para realizar llamadas y reportes por extensión, esto con el fin de tener un registro detallado de los consumos, lo cual permitió un ahorro del 25% con respecto al año 2007.

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COMISARIO

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Asociación Civil Valle Arriba Athletic ClubEstados Financierose Información Suplementaria31 de Diciembre de 2008 y 2007

Con el Informe de los Contadores Públicos Independientes

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AUDITORES

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RIF J-30515306-0 www.vaac.com.ve