INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia 2016 · del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-05...
9
WWW.ITSA.EDU.CO VIGILADA MINEDUCACIÓN INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia 2016 Gestión Documental
Transcript of INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia 2016 · del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-05...
WWW. I TS A.E DU.C O V I G I L A D A M I N E D U C A C I Ó N
INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Vigencia 2016
Gestión Documental
WWW. I TS A.E DU.C O Sede Soledad: Calle 18 # 39-100 ● Sede Barranquilla: Cra. 45 # 48-31
PBX: 311 2370 - Telefax: 311 2379 ● E-mail: [email protected] ● Nit.: 802011065-5
VIGILADA MINEDUCACIÓN
INTRODUCCION
WWW. I TS A.E DU.C O Sede Soledad: Calle 18 # 39-100 ● Sede Barranquilla: Cra. 45 # 48-31
PBX: 311 2370 - Telefax: 311 2379 ● E-mail: [email protected] ● Nit.: 802011065-5
VIGILADA MINEDUCACIÓN
DESARROLLO
1. Implementación de políticas para el manejo de la información institucional:
1.1. Procedimientos:
2. Fortalecimiento del Sistema de Administración de Documentos Institucionales:
2.1. Propuesta de una alternativa de software para el manejo de la documentación
institucional de forma electrónica:
2.2: Propuesta de aplicación para el Inventario Documental:
WWW. I TS A.E DU.C O Sede Soledad: Calle 18 # 39-100 ● Sede Barranquilla: Cra. 45 # 48-31
PBX: 311 2370 - Telefax: 311 2379 ● E-mail: [email protected] ● Nit.: 802011065-5
VIGILADA MINEDUCACIÓN
2.3. Propuesta de alternativa de software para el manejo de comunicaciones
oficiales:
Instrumentos archivísticos:
2.2.1. Tablas de Retención Documental:
2.2.2. Plan Institucional de Archivos – PINAR:
Se estudió la construcción del Plan Institucional de Archivos – Pinar. Está pendiente su aprobación por parte del Comité Interno de Archivos.
2.2.3. Inventario Documental:
Se actualizó el Inventario Documental de la documentación que se encuentra en el Archivo Central a vigencia 2016.
2.2.4. Tablas de Control de Acceso:
Se estableció la elaboración y aplicación de este instrumento, como una medida de control del riesgo de pérdida de la información. Sin embargo se indagó con el Archivo General de la Nación y aún no se ha generado material acerca de su construcción, por tanto, se extendió su elaboración hasta el año 2017.
WWW. I TS A.E DU.C O Sede Soledad: Calle 18 # 39-100 ● Sede Barranquilla: Cra. 45 # 48-31
PBX: 311 2370 - Telefax: 311 2379 ● E-mail: [email protected] ● Nit.: 802011065-5
VIGILADA MINEDUCACIÓN
2.2.5. Tablas de Valoración Documental: Se diseñaron las Tablas de Valoración Documental de las modificaciones de las estructuras anteriores, con la finalidad de tener control sobre los fondos acumulados a los cuales no se les ha aplicado Tabla de Retención Documental.
3. Servicios:
3.1. Fotocopiado:
Se sigue prestando el servicio de fotocopiado en la Institución, de acuerdo con el reglamento establecido para ello.
3.2. Digitalización:
Se presta el servicio de digitalización de documentos y se sigue digitalizando la información actual. Se tiene programado para el año 2017, empezar con un proyecto para digitalizar la información institucional de años anteriores.
3.3. Préstamo de Documentos:
Se modificó el procedimiento de préstamo de documentos y ahora la solicitud se realiza con un trámite virtual mediante un formulario electrónico en la página web institucional.
4. Procedimientos de Gestión Documental:
4.1 Planeación Documental:
Durante el 2016 se diseñaron las Tablas de Valoración Documental, en cumplimiento de la normatividad establecida para ello. Se encuentran aprobadas por el Comité Interno de Archivos y se estableció su presentación ante Consejo Distrital de Archivos para vigencia 2017.
4.2 Gestión y Trámite:
Durante el año 2016 se recibieron las siguientes comunicaciones, dando cumplimiento a lo descrito en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación. Este proceso se lleva a cabo bajo los preceptos del procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-04 Recepción de documentos.
Recepción de Documentos:
WWW. I TS A.E DU.C O Sede Soledad: Calle 18 # 39-100 ● Sede Barranquilla: Cra. 45 # 48-31
PBX: 311 2370 - Telefax: 311 2379 ● E-mail: [email protected] ● Nit.: 802011065-5
VIGILADA MINEDUCACIÓN
Distribución de documentos:
Esta actividad se lleva a cabo para garantizar que los documentos lleguen a su destino final. Esta actividad se realiza por medio electrónico, digitalizando las comunicaciones oficiales recibidas e internas y distribuyéndolas por correo electrónico a su correspondiente destinatario. Sólo en el caso que el destino lo solicite se entregará el documento original. Este proceso se lleva a cabo bajo los preceptos del procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-05 Despacho de documentos.
4.3. Organización de documentos:
Se modificó el procedimiento para la organización de documentos en los archivos de gestión y central y se creó el procedimiento de Transferencia documental, así como también el instructivo de preparación de los documentos para transferencia documental.
4.4. Transferencia Documental:
Se creó el procedimiento de Transferencia Documental, el cual fue socializado debidamente a los funcionarios y contratistas de la Institución. Además de ello, se dio a conocer el Programa Anual de Transferencias Documentales, el cual se aplicará en la vigencia 2017.
WWW. I TS A.E DU.C O Sede Soledad: Calle 18 # 39-100 ● Sede Barranquilla: Cra. 45 # 48-31
PBX: 311 2370 - Telefax: 311 2379 ● E-mail: [email protected] ● Nit.: 802011065-5
VIGILADA MINEDUCACIÓN
4.5. Disposición de documentos:
Durante el año 2016, se inició la implementación de las Tablas de Retención Documental, para la aplicación de los procedimientos y tiempos descritos en este instrumento, de tal forma que se cumplan los tiempos valorados en la TRD de cada dependencia.
4.6. Valoración Documental: Con la finalidad de cumplir con este procedimiento, se actualizaron las Tablas de Retención Documental con la nueva estructura orgánico-funcional y se diseñaron las Tablas de Valoración Documental de las estructuras anteriores. Con la elaboración de estos instrumentos se pretende tener control total de la documentación de la Institución.
WWW. I TS A.E DU.C O Sede Soledad: Calle 18 # 39-100 ● Sede Barranquilla: Cra. 45 # 48-31
PBX: 311 2370 - Telefax: 311 2379 ● E-mail: [email protected] ● Nit.: 802011065-5
VIGILADA MINEDUCACIÓN
CONCLUSIONES
WWW. I TS A.E DU.C O Sede Soledad: Calle 18 # 39-100 ● Sede Barranquilla: Cra. 45 # 48-31
PBX: 311 2370 - Telefax: 311 2379 ● E-mail: [email protected] ● Nit.: 802011065-5
VIGILADA MINEDUCACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación. (2001). Archivo General de la Nación. Recuperado el 04 de 02 de 2015, de Archivo General de la Nación: http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=2333#
Archivo General de la Nación. (2015). Decreto 1080 de 2015: Glosario de Términos. Recuperado el 02 de 03 de 2017, de http://www.archivogeneral.gov.co/decretos
Archivo General de la Nación. (2014). Decreto 1712 de 2014: Glosario de Términos. Recuperado el 04 de 02 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/decretos
Archivo General de la Nación. (2012). Decreto 2609 de 2012: Glosario de Términos.
Recuperado el 05 de 02 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/decretos Archivo General de la Nación. (2000). Acuerdo 049 de 2000: Glosario de Términos.
Recuperado el 04 de 02 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos Archivo General de la Nación. (2014). Acuerdo 002 de 2014: Glosario de Términos.
Recuperado el 05 de 02 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos
