A Practical Approach that Supports Operational Excellence

Authors:Robert Walter & Richard Foottit – AntiEntropics, Inc.

Brian Nelson – Suncor Energy (U.S.A.)

Human beings, who are almost uniqueh h b l lin having the ability to learn 

from the experience of others,l k bl f hare also remarkable for their apparent 

disinclination to do so. l dDouglas Adams

2

P bli   tt ti  i   t   Public attention is greater now 2005 BP Texas City Incident (and recent others) have focused government & public attention on refinery g p yPSM performance

Good organizations are fallible The Baker report & CSB investigation were revealing The Baker report & CSB investigation were revealing (now almost 20 yrs since promulgation!)

Closer OSHA oversight is a necessary piece of the equationthe equation

Your PSM NEP inspection WILL focus on Your site’s implementation and enhancing overall i d   f  f  l  l dindustry performance from lessons learned

3

OSHA  b b d d t b  I t t d  OSHA web‐based database Integrated Management Information System (IMIS) is Very InformativeInformative Trending NEP citations as the program progresses Frequently cited OSHA standardsq y Industry profile for an OSHA standard

Of ~1644 NEP related citations – 27% are non‐PSM (    % i   )PSM (was 31 % in 2009) Work on non‐PSM issues during waiting period 1008 PSM vs   447 Non PSM vs  189 deleted ~1008 PSM vs. ~447 Non‐PSM vs. 189 deleted

4

U.S. Department of Labor - OSHA - Change in Citation Numbers 05/24/2011

447

189

1008447

Current PSM

Current Non‐PSM

Deleted Citations

5

/ /  D t / 8/  D t5/24/2011 Data 198 ‐Mechanical Integrity 178 ‐ Process Safety Information

68  O ti  P d

2/28/2009 Data 100 ‐Operating Procedures 94 ‐Mechanical Integrity

86  P  H d  A l i 168 ‐Operating Procedures 166 ‐ Process Hazard Analysis 83 ‐Management of Change

72  Incident Investigation

86 ‐ Process Hazards Analysis 73 ‐ Process Safety Information 40 ‐Management Of Change

40  Incident Investigation 72 ‐ Incident Investigation 39 ‐Compliance Audit 28 ‐Contractors 27  Training

40 ‐ Incident Investigation 26 ‐Compliance Audit 14 ‐Training 13  Employee Participation 27 ‐Training

16 ‐ Emerg. Planning & Resp. 15 ‐ Employee Participation 11  Pre startup Safety Review

13 ‐ Employee Participation 13 ‐Contractors 9 ‐ Emerg. Planning & Resp. 7  Pre startup Safety Review 11 ‐ Pre‐startup Safety Review

7 ‐Hot Work 7 ‐ Pre‐startup Safety Review 4 ‐ Hot Work

6

U S Department of Labor OSHA Citation Numbers

8

200178

66 168

198

U.S. Department of Labor - OSHA - Citation Numbers05/24/2011

120

140

160

180 166 168

60

80

100

120

8372

0

20

4015

27 28

11 716

39

7

EP PSI PHA OPER. PROC.

TRN CONT PSSR MI HOT WORK

MOC INC. INV.

EP&R COMP. AUDIT

U.S. Department of Labor - (OSHA) - Total Cost by PSM Element05/24/2011

$3,000,000  $2,798,448 

05/24/2011

$2,000,000 

$2,500,000 

 

$1,500,000 $1,515,201 

$1,173,471 

$500,000 

$1,000,000 $707,428 

88 $83 000 

$385,498 $215,958 

$68  $127,410 

8

$‐EP PSI PHA OPER. 

PROC.TRN CONT PSSR MI HOT 

WORKMOC INC. 

INV.EP&R COMP. 

AUDIT

$47,550  $51,880 $83,000 $29,800  $21,650  $68,434 

U.S. Department of Labor - (OSHA) - Average Cost of Citation05/24/2011

$14,000 

$16,000 $15,722 

$10,000 

$12,000 

$9,128 

$6,000 

$8,000 

$4,211 

$5,927 

$4,645  $4,277 

$2,000 

$4,000  $3,170 $4,211 

$1,921 $2,964 $2,709  $3,093  $2,999 

$4, 77$3,267 

9

$0 EP PSI PHA OPER. 

PROC.TRN CONT PSSR MI HOT 

WORKMOC INC. 

INV.EP&R COMP. 

AUDIT

L k  t    it ’   t  li   dit Look at your site’s past compliance audits. The same top four items from the PSM NEP citation hit parade will be likely be prominenthit parade will be likely be prominent

A small proposed penalty may belie a very large abatement cost  (for example, operating procedures and P&IDs)

Each citation item has two abatement issuesS ifi   b t t  t i t  ti   f  f d  Specific abatement – strict correction of referenced items & sub‐items

Long term/plant wide abatement – to truly improve Long term/plant wide abatement  to truly improve performance & avoid future FTAs & REPEATs

10

f h lBefore everything else, getting ready is the secret to success.

dHenry Ford

11

1 Perform a self analysis of those PSM NEP directive aspects of 1. Perform a self analysis of those PSM NEP directive aspects of your process safety management system that can be pre‐considered

2 Prepare your management  technical staff  & hourly employees 2. Prepare your management, technical staff, & hourly employees for the audit

3. Analyze the need for additional paralegal assistance & specific equipment to support the inspection & the refinery’s legal equipment to support the inspection & the refinery’s legal needs

4. Provide a suitable workspace for the OSHA inspection teamC  d  &  l   h     i  i  h l i   h  OSHA 5. Create documents & tools that can assist in helping the OSHA inspectors and your organization track & respond to the team’s requests

6. Create a method for tracking each document request

12

P f     lf  l i   f th  PSM NEP  Perform a self analysis of those PSM NEP directive aspects of your process safety management system that can be pre‐management system that can be preconsidered. until the OSHA team selects the unit(s), specific , pactions are limited for many static questions & document requests

identify the best human resources for each question &  identify the best human resources for each question & document request type. This is a useful preparation exercise as it prepares personnel for their roles in the OSHA  ’  i iOSHA team’s inspection.

13

P     t  t h i l  t ff  & h l   l Prepare your management, technical staff, & hourly employees Educate them on an overview of the PSM NEP directive Educate them on their rights as workers in regard to an OSHA 

inspection Prepare key people for the on boarding & opening conference Select & train your NEP response teamy p

▪ PSM group – safety experts – engineers – hourly PSM employee committee

▪ Escorts –Who will they be? What is expected▪ Security – Set strict procedures & adhere to them

Predetermine how you will efficiently support & escort the OSHA inspectors when they are on site▪ Safety orientation & employee interviews (other aspects?)

14

f Analyze the need for: Additional paralegal assistance &  Specific equipment to support the inspection & the refinery’s legal needs ▪ Bates stamping, ▪ High speed copyingHi h  d  i▪ High speed scanning

▪ Others things your site has thought of?

15

f Provide a suitable workspace for the OSHA inspection team They will provide their basic needs, but consider:▪ Land line telephone▪ Independent Internet connection (not through site portal)

▪ Office furnitureOffice furniture▪ Other things?

16

Create documents & tools that can assist in helping the OSHA inspectors & your 

k d horganization track & respond to the team’s requests Document request and transmittal form Document request and transmittal log Escort Logs

17

18

19

AEI NEP SUPPORT TEAM – Inspection Status Update - Document RequestsRevision 12

94 of 103 items prepared as of 10/6/08 (91%)92 of 103 items transmitted to OSHA (89%)Revision 12 92 of 103 items transmitted to OSHA (89%)

OSHA Reference and Date

Item no. Item Description – verbatim

[References]

Due Date

Primary Contact

Support Contacts

Status Date to Legal Date to OSHA Notes:

List 0 Letter 9/8/08

1 A list of all PSM (29 CFR 1910.119) covered process units with the date that the unit was put in service and the number of employees assigned to each unit per shift.

9/10/08 J. Doe J. Smith Finished 9/10/08 9/10/08

[REF: X.E.3.b./m.]

20

h f h hIt is not the strongest of the species that survive, nor the most intelligent, but the ones most 

hresponsive to change.Charles Darwin

21

It is over:It is over: Document requests & personnel interviews have stopped OSHA has demobilized

Cl i   f  h  b  h ld Closing conference has been held Citations have been finalized & delivered Citation contest activity in accordance with OSHA protocol has been 

completed (informal/formal) The site staff has recovered from PSM NEP fatigue. 

Now the response begins:p g Specific citation abatement efforts take first priority Long term abatement plant‐wide is the real organizational opportunity If the PSM team succeeded in helping Mgmnt understand the business  If the PSM team succeeded in helping Mgmnt understand the business 

case for PSM, operational excellence can be enhanced long term

22

The OSHA inspectors can assist in clarification of  The OSHA inspectors can assist in clarification of the citations & discuss methods for closing the citations in a timely manner (FMOA)citations in a timely manner (FMOA)

See the example Gantt chart average of  26 citations seen in inspections completed to date (was 15 in average of  26 citations seen in inspections completed to date (was 15 in 

2009)  The period allowed for abatement is often only one to two months

Contest the following as appropriate Contest the following as appropriate Abatement date Proposed Penaltyp y Citation basis (reduce citation type)

23

The basic tenets of PSM are rooted in good  The basic tenets of PSM are rooted in good engineering & management practices Each site’s citations are unique  historical inspection data can ID likely Each site s citations are unique, historical inspection data can ID likely 

elements, Pre‐inspection self‐analysis & tracking document requests during the inspection period are helpful

Identify elements that received the most interest by the OSHA NEP Identify elements that received the most interest by the OSHA NEP inspectors

Identify the non‐PSM personnel safety issues raised  & start addressing them ASAPthem ASAP

This displays a proactive, good faith effort concerning worker safety (& creates extra time later for more complex citation abatement activities)

24

A l  l i  f   l t d  it  t   ll  it  f   Apply learning from selected units to all units for elements like: Process Safety Information Process Safety Information Process Hazard Analysis Operating Proceduresp g Training  Management of Change Pre‐startup Safety Review Mechanical IntegrityC Contractors

25

E l t  th   t   f   PSM   f   d   Evaluate three aspects of a PSM program for upgrade opportunities:

Administrative procedures These describe the programmatic approach to compliance

Work procedures Work procedures As indicated by a specific element’s needs (for example operating procedures, maintenance procedures, safe work practices, emergency response procedures

Documentation The evidence that the administrative & work procedures The evidence that the administrative & work procedures are being used.

26

Document Number / Document TitlePSM RMP 01  PSM/RMP Compliance Manual DescriptionPSM‐RMP‐01 ‐ PSM/RMP Compliance Manual DescriptionPSM‐RMP‐02 ‐ Employee ParticipationPSM‐RMP‐03 ‐ Process Safety InformationPSM‐RMP‐04 ‐ Process Hazard Analysis

dPSM‐RMP‐05 ‐ PSM/RMP Procedure Program PSM‐RMP‐06 ‐ PSM/RMP Training ProgramPSM‐RMP‐07 ‐ContractorsPSM‐RMP‐08 ‐ Pre‐Startup Safety ReviewPSM‐RMP‐09 ‐Mechanical IntegrityPSM‐RMP‐10 ‐Hot Work PermitPSM‐RMP‐11 ‐Management Of ChangePSM‐RMP‐12 ‐ Incident InvestigationS c de t est gat oPSM‐RMP‐13 ‐ Emergency Planning & ResponsePSM‐RMP‐14 ‐Compliance AuditsPSM‐RMP‐15 ‐Trade SecretsPSM‐RMP‐16 ‐ RMP Management System

27

PSM‐RMP‐16 ‐ RMP Management SystemPSM‐RMP‐17 ‐ RMP Executive SummaryPSM‐RMP‐18 ‐ Risk‐Based Process Safety Guidelines

F   h PSM  l   h  CCPS    For each PSM element, the CCPS paper detailsB i   i t  t   l      f   Basic requirements to analyze your program for based upon the regulation & citations to date Specific citations to date within each PSM Specific citations to date within each PSM element Vulnerable areas for the refining industry as g yindicated by targeted PSM requirements

A sample seed Gantt chart for an upgrade ff t f lleffort follows

28

29

30

1. Industry gets a directed opportunity to improve overall PSM 1. Industry gets a directed opportunity to improve overall PSM performance Leveraging this requires an organizational culture of high 

operational discipline operational discipline 2. High reliability organizations (HROs) must embrace PSM 

upgrade to see sustainable growth & greater reliabilityO ti l di i li    b tt   t   hi h l l  f 3. Operational discipline can better support a high level of operational excellence

4. Valuing a holistic sense of quality supports business excellence5. OSHA inspectors & site management gain PSM expertise6. OSHA better able to help industry protect workforce7. Refining & chemical industries’ gain increased level of 

catastrophic risk prevention 

31

Business ExcellenceBusiness ExcellenceThe Peak The Peak ‐‐ Both perceptual andBoth perceptual and

Operational ExcellenceOperational Excellencequantitative thingsquantitative things

ppThe The Path Path –– quantitative, business quantitative, business critical things (Procedures, Metrics, KPIs)critical things (Procedures, Metrics, KPIs)

Operational DisciplineOperational DisciplineThe The Power Power  Cultural  qualitative  Cultural  qualitative  

32

The The Power Power –– Cultural, qualitative, Cultural, qualitative, perceptual, thingsperceptual, things

It i     i t t  tt   f b h i l It i     i t t  tt   f b h i l  It is a consistent pattern of behavioral It is a consistent pattern of behavioral choices that choices that supports supports successsuccess A values based management style is based upon a  A values‐based management style is based upon a shared set of values and principles▪ Not directly measurable, but perceived as important by all

In a world of change these fifteen characteristics  In a world of change these fifteen characteristics are always valued when displayed in actions of:▪ Organizations▪ Teams▪ Individuals

When a high level of operational discipline is realized, all stakeholders benefit,

33

Hold a sense of personal responsibility for their actions. Hold a sense of personal responsibility for their actions.  Honor commitments to themselves and others. Honor commitments to themselves and others.  Seek outcomeSeek outcome‐‐based results rather than activitybased results rather than activity‐‐based results. based results.  View problem, setbacks, and mistakes as opportunities for improvement.View problem, setbacks, and mistakes as opportunities for improvement. Use time management techniques in achieving goals.Use time management techniques in achieving goals. Respect and attempt to understand others' ideas and worldviews.Respect and attempt to understand others' ideas and worldviews. Seek fairness in all exchanges.Seek fairness in all exchanges. Share recognition with others.Share recognition with others. Value their life & health & the lives & health of coValue their life & health & the lives & health of co‐‐workers & the community.workers & the community. Use active, twoUse active, two‐‐way communication so information is understandable to all parties.way communication so information is understandable to all parties. Seek to perform the duties & tasks required by their position.Seek to perform the duties & tasks required by their position. Desire to use informational, capital , and human resources efficiently.Desire to use informational, capital , and human resources efficiently. Assume a leadership role when needed , and conversely, follow when appropriate.Assume a leadership role when needed , and conversely, follow when appropriate. Use existing systems to achieve goals & seek to improve the systems when needed.Use existing systems to achieve goals & seek to improve the systems when needed. Trust that others are capable of a high level of operational discipline & treat them Trust that others are capable of a high level of operational discipline & treat them 

accordingly.accordingly. 34

Catastrophic Incident

Prevention

QualityMust

ProfitabilitySafety & Health

Includeea

Operational Discipline

Operating Excellence

Environmental Responsibility

35

Business Excellence

All All CompetenciesCompetencies , personal, team, or , personal, team, or organizational consist organizational consist of three partsof three partsgg f pf pKnowledgeKnowledge

the Cognitive domainthe Cognitive domain the Cognitive domainthe Cognitive domain Skills Skills 

th  P h t  d ith  P h t  d i the Psychomotor domainthe Psychomotor domainAttitudeAttitude

36

the Affective domainthe Affective domain

EvaluationDecision‐making

SynthesisCombines elements

Judging, selection

AnalysisSeparates whole into 

Into new entity

Application

Separates whole into its parts

Comprehension

Uses information in new situation

Knowledge

ComprehensionInterpretTranslate

Performances that require knowledgeOr specific information

37

KnowledgeRecognition and 

Recall

p

NaturalizationCompletes skills with 

ease and limited 

ArticulationCombines multiple 

ease and limited exertion

Precision

Combines multiple skills with harmony

Manipulation

Reproduces skill w/o original source

Imitation

ManipulationPerform skill to instruction

Skill performances that require manipulation oftools, supplies, 

38

ImitationObserves skill and 

repeats

, pp ,or equipment

CharacterizingTotal behavior is 

Organizing

Total behavior is consistent with 

values internalized

OrganizingCommitted to a set 

of values as displayed by 

ValuingDisplays behavior consistent w/ 

behavior

Responding

attitude without forced compliance

Th  f  d i

Receiving

p gComplies 

w/expectationsThe forgotten domainPerformance involves operational discipline

39

ReceivingAware but passively attending to stimuli

p pdemonstrating values,attitudes, and feelings

Robert Walter & Richard FoottitRobert Walter & Richard FoottitAntiEntropics, IncorporatedAntiEntropics, IncorporatedP.O. Box 692P.O. Box 692New Market, MD 21774New Market, MD 21774

llrjwalter@antientropics.comrjwalter@antientropics.comrafoottit@antientropics.comrafoottit@antientropics.com

For a copy of the full paper, contact Robert WalterFor a copy of the full paper, contact Robert Walter

40